OBOWIĄZKI PRACODAWCÓW W 2013 R.

Transkrypt

1 E-PORADNIK OBOWIĄZKI PRACODAWCÓW W 2013 R.

2 Stan prawny na 1 lutego 2013 r. Autorzy Część I: Magdalena Stojek-Siwińska Część II: Ewa Drzewiecka, Joanna Kaleta, Agata Kamińska, Piotr Kostrzewa, Małgorzata Kozłowska, Małgorzata Mrzygłód, Magdalena Barbara Rycak, Małgorzata Skibińska, Paweł Ziółkowski Redaktor merytoryczny Sylwia Gołaś-Olszak Ta książka jest wspólnym dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, byś przestrzegał przysługujących im praw. Książkę możesz udostępnić osobom bliskim lub osobiście znanym, ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A jeśli musisz skopiować część, rób to jedynie na użytek osobisty. Szanujmy prawo i cudzą własność. Więcej na Polska Izba Książki Copyright by Wolters Kluwer Polska SA, 2013 ISBN (e-book PDF): Wydane przez: Wolters Kluwer Polska SA Warszawa, ul. Płocka 5a tel , fax ksiazki@wolterskluwer.pl księgarnia internetowa

3 SPIS TREŚCI Wykaz skrótów... 7 Część I Obowiązki pracodawcy w 2013 r O czym pracodawca powinien pamiętać na przełomie roku Plan urlopów na następny rok Przeniesienie niewykorzystanego urlopu na żądanie na przyszły rok Nowy urlop wypoczynkowy Współczynnik urlopowy Zaplanowanie czasu pracy Nagrody i premie Nowe dwa dni na opiekę Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia Wynagrodzenie na przełomie roku Przeliczenie dodatku za pracę w nocy Wpływ wysokości minimalnego wynagrodzenia na inne świadczenia Kwota wolna od potrąceń Przeliczenie podstawy wymiaru zasiłków Wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy Składki na ubezpieczenie społeczne Składki przedsiębiorców ZUS IWA ZUS RMUA Oświadczenie podatkowe Oświadczenia dla PFRON Obowiązki w zakresie działalności socjalnej Co czeka pracodawcę w 2013 r Wstęp Wyższe wynagrodzenie minimalne w 2013 r Dodatek za pracę w porze nocnej... 22

4 4 SPIS TREŚCI 2.4. Wartość współczynnika ekwiwalentowego w 2013 r Rekompensata za święto wypadające w sobotę - powrót do starych zasad na podstawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego Wysokość odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i świadczenia urlopowego Mniej formalności przy zakładaniu firmy Część II Obowiązki pracodawców w 2013 r. w pytaniach i odpowiedziach Urlop wypoczynkowy Czy pracodawca ma obowiązek w planie urlopów, rozplanować cały urlop na przyszły rok? Czy urlop na żądanie obniża wymiar urlopu zaległego? Czas pracy i nadgodziny Jak w 2013 r. rozliczyć nadgodziny pracowników zatrudnionych w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym? Jaki będzie czas pracy pracownika w poszczególnych miesiącach 2013 r. przy wolnym poniedziałku? Czy zgodnie z orzeczeniem TK, pracownikom należy oddać dni wolne za święta wypadające w dniu wolnym od pracy wstecz, czyli od 1 stycznia 2011 r.? Kiedy pracownikowi przysługuje dodatek za pracę w nocy? Wynagrodzenie minimalne Czy pracownikowi należy wyrównać wynagrodzenie do wysokości minimalnego? Jak naliczyć pracownikowi wynagrodzenie aby osiągnąć poziom wynagrodzenia minimalnego? Obowiązki względem ZUS Czy nowa firma, powstała w trakcie roku, ma obowiązek składania raportu ZUS IWA za poprzedni rok? Czy w świetle zmian w zakresie wydawania druków RMUA rocznie, pracodawca może zrezygnować z wydawania tzw. "pasków wynagrodzeń"? ZFŚS Czy można skorygować błędnie naliczony odpis na ZFŚS za 2012 r. i wypłacić w 2013 r.?... 44

5 SPIS TREŚCI 5 6. Obowiązki względem PIP i PIS Czy istnieje nadal obowiązek zgłaszania rozpoczęcia działalności gospodarczej do Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej?... 45

6

7 WYKAZ SKRÓTÓW k.p. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 u.s.z.r.p. ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. Nr 90, poz. 844 u.z.f.ś.s. ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz u.z.e.r.f.u.s. ustawa z dnia 11 maja 2012 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 637) u.m.w.p. ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz u.u.s.w.p. ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322, u.s.u.s. ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz u.p.d.o.f. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 u.p.d.o.p. ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397

8

9 Część I OBOWIĄZKI PRACODAWCY W 2013 R. 1. O czym pracodawca powinien pamiętać na przełomie roku Na przełomie lat kalendarzowych pracodawców obciążają liczne obowiązki. Wynikają one z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowych. Część z nich wiąże się z przeliczeniami w związku z nową kwotą minimalnego wynagrodzenia, która w 2013 r. wynosi 1600 zł brutto. Istotne jest też przeliczenie zatrudnionych pracowników - może się wówczas okazać, że pojawią się nowe obowiązki albo zmniejszy się ich dotychczasowa ilość Plan urlopów na następny rok Plan urlopów ustala się najczęściej na rok (można na krócej, np. na kwartał). Powinien być sporządzony przed rozpoczęciem lub na początku roku. Późniejsze sporządzenie planu nie może być podstawą odmowy udzielenia pracownikowi urlopu od początku roku kalendarzowego. W trakcie roku plan może być uzupełniany bądź korygowany. W sytuacjach braku planu pracownik uzgadnia termin urlopu z pracodawcą.

10 10 CZĘŚĆ I 1.2. Przeniesienie niewykorzystanego urlopu na żądanie na przyszły rok Urlop na żądanie nie jest odrębnym urlopem. Jest to jedynie część urlopu wypoczynkowego, różniąca się od pozostałej części sposobem udzielania. W razie niewykorzystania w danym roku kalendarzowym, dni urlopu na żądanie przechodzą na następny rok, ale jako zwykłe dni. Przykład: W 2012 r. pracownik nie wykorzystał 3 dni urlopu na żądanie. W 2013 r. te 3 dni wliczy się do urlopu zaległego, a pracownik będzie miał prawo do nowych 4 dni urlopu na żądanie za rok Nowy urlop wypoczynkowy 1 stycznia pracownicy nabywają prawo do nowego urlopu kalendarzowego. Dotyczy to nie tylko pracowników długoletnich, ale również i tych, którzy w 2012 r. podjęli pierwszą w życiu pracę na podstawie umowy o pracę Współczynnik urlopowy Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wyniesie w 2013 r. - w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy - 20,92. Współczynnik ten oblicza się, odejmując od ogólnej liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a następnie dzieląc uzyskany w rezultacie tych działań wynik przez liczbę Zaplanowanie czasu pracy Pracownik zatrudniony w podstawowym i równoważnym systemie czasu pracy powinien w 2013 r. przepracować 2008 godziny (251 dni x 8 godz.).

11 OBOWIĄZKI PRACODAWCY W 2013 R Nagrody i premie Pod koniec roku dokonuje się przydziału premii i nagród. W wewnątrzzakładowych przepisach o wynagradzaniu (czy w umowie o pracę) pracodawcy często mylą premię z nagrodą. Należy podkreślić, że jeżeli z przepisów wynika, że premia i jej wysokość zależą od konkretnych i sprawdzalnych przesłanek, oznacza to, że mamy do czynienia z premią, a nie z nagrodą (por. wyrok SN z 21 września 2006 r., II PK 13/06). Natomiast, jeżeli o przyznaniu premii swobodnie decyduje pracodawca (brak dokładnych, sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów), świadczenie ma charakter nagrody, choćby nawet zostało premią. W związku z powyższym warto zauważyć, że błędne jest sformułowanie premia uznaniowa, gdyż premia nie ma charakteru uznaniowego. Taki charakter ma nagroda. Uznaniowy charakter nagrody polega na tym, że zarówno przyznanie jej pracownikowi, jak i określenie wysokości nagrody zależy od swobodnego uznania pracodawcy. Decyzja ta nie jest uzależniona od żadnych konkretnie określonych warunków i przesłanek i nie podlega kontroli sądu. Przyznawanie nagród na zasadzie uznania nie oznacza jednak całkowitej dowolności w tym zakresie. Pracodawca ma bowiem obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p.). Ponadto przyznawanie nagród nie może prowadzić do dyskryminowania poszczególnych pracowników lub ich grup. Pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (art. 18 3c k.p.) Nowe dwa dni na opiekę Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 k.p.). Zwolnienie należy wykorzystać najpóźniej do końca dnia, w którym dziecko kończy 14 lat. Od nowego roku kalendarzowego przysługują 2 nowe dni. Dni niewykorzystane w poprzednim roku nie przechodzą na następny.