Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Transkrypt

1 Księga Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. ul. Miłosławska Września Opracował: Data/Podpis Zweryfikował: Data/Podpis Zatwierdził: Data/Podpis Przemysław Hirschfeld, Jarosław Ochotny, Jarosław Ochotny, KSIĘGA ZSZ PWiK Września 9.doc Wyłącznie do użytku wewnętrznego

2 ROZDZIAŁ I Strona 2 z 69 Spis treści Spis treści...2 ROZDZIAŁ I WPROWADZENIE Zakres systemu Zastosowane wyłączenia Deklaracja kierownictwa Prezentacja PWiK Forma prawna i organizacyjna PWiK Schemat organizacyjny PWiK...16 ROZDZIAŁ II TERMINOLOGIA I DEFINICJE...17 ROZDZIAŁ III PROCESY ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA...19 ROZDZIAŁ IV SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Wymagania ogólne Wymagania dotyczące dokumentacji Postanowienia ogólne Księga Nadzór nad dokumentacją Nadzór nad zapisami...25 ROZDZIAŁ V ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Zaangażowanie kierownictwa...27

3 ROZDZIAŁ I Strona 3 z Orientacja na klienta Polityka ZSZ Planowanie Cele ZSZ Planowanie Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Odpowiedzialność i uprawnienia Przedstawiciel kierownictwa Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Przegląd zarządzania Postanowienia ogólne Dane wejściowe do przeglądu Dane wyjściowe z przeglądu...39 ROZDZIAŁ VI ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Zapewnienie zasobów Zasoby ludzkie Postanowienia ogólne Kompetencje, świadomość i szkolenie Infrastruktura Środowisko pracy...42 ROZDZIAŁ VII REALIZACJA USŁUG Planowanie realizacji usług Procesy związane z Klientem Określenie wymagań dotyczących usługi...43

4 ROZDZIAŁ I Strona 4 z Przegląd wymagań dotyczących wyrobu Komunikacja z klientem Projektowanie i rozwój - WYŁĄCZENIE Zakupy Proces zakupu Informacje dotyczące zakupów Weryfikacja zakupionego wyrobu Produkcja i dostarczanie usługi Nadzorowanie produkcji i dostarczania usługi Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi Identyfikacja i identyfikowalność Własność Klienta Zabezpieczenie wyrobu Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów...50 ROZDZIAŁ VIII POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE Postanowienia ogólne Monitorowanie i pomiary Zadowolenie Klienta Audit wewnętrzny Monitorowanie i pomiary procesów Monitorowanie i pomiary wyrobów Nadzór nad wyrobem niezgodnym Analiza danych Doskonalenie Ciągłe doskonalenie...58

5 ROZDZIAŁ I Strona 5 z Działania korygujące Działania zapobiegawcze...59 ROZDZIAŁ IX - SYSTEM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Aspekty środowiskowe Wymagania prawne i inne Sterowanie operacyjne Gotowość i reagowanie na awarie Monitorowanie i pomiary Ocena zgodności...63 ROZDZIAŁ X BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY Zarządzanie ryzykiem zawodowym Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami Zapobieganie, gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i poważne awarie Podwykonawstwo Szkolenie, świadomość, kompetencje i motywacje z zakresu BHP Monitorowanie Badanie wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych Wymagania prawne i inne...68 ROZDZIAŁ XI ZAŁĄCZNIKI KZSZ/01 Polityka ZSZ Cele ZSZ (Jakości, Środowiska i BHP) KZSZ/03 - Mapa procesów KZSZ/04 Karty procesów ZMIANY...69

6 ROZDZIAŁ II Strona 6 z 69 ROZDZIAŁ I 1. WPROWADZENIE Niniejsza Księga stanowi część dokumentacji systemowej Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o., w której opisany jest zintegrowany system zarządzania. Księga ZSZ opisuje ponadto, w uporządkowanej formie, działania organizacyjne i techniczne, których celem jest zapewnienie odpowiedniej jakości realizowanych usług oraz stałe doskonalenie standardów zarządzania Firmą. Księga ustala zakres obowiązków jednostek organizacyjnych uczestniczących w procesie realizacji usług. Zintegrowany system zarządzania, opisany w niniejszej Księdze ZSZ, uwzględnia wymagania normy ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i PN-N 18001:2004 oraz odpowiednie wymagania Klientów Firmy. 1.1 Zakres systemu Zakres zintegrowanego systemu zarządzania w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni obejmuje dystrybucję wody, odprowadzanie ścieków, wykonawstwo sieci wod-kan, wydawanie warunków technicznych oraz obsługę Klienta w tym zakresie Zastosowane wyłączenia Z zakresu obowiązującego systemu wyłączono wymagania punktu 7.3 Projektowanie i rozwój normy ISO 9001:2008, ponieważ PWiK Sp. z o.o. nie prowadzi prac projektowych dotyczących sieci wod-kan, a jej wykonawstwo prowadzone jest wyłącznie w oparciu o dokumentację techniczną Klienta Deklaracja kierownictwa Zarząd PWiK Sp. z o.o. zapewnia, że wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie zintegrowanego systemu zarządzania zgodnego z normami ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i PN-N 18001:2004 jest głównym instrumentem podnoszenia jakości świadczonych usług oraz standardów zarządzania Organizacją. Zarząd firmy odpowiada za realizację Polityki Jakości, Polityki Środowiskowej i BHP oraz za nadzór nad wykonaniem wytyczonych Celów Jakości, Środowiska i BHP.

7 ROZDZIAŁ II Strona 7 z 69 Zarząd PWiK Sp. z o.o. we Wrześni 1.4. Prezentacja PWiK Działalność wodociągowo-kanalizacyjna we Wrześni rozpoczęła się już na początku XX wieku. Świadczy o tym wybudowana w 1912 r. oczyszczalnia ścieków i wieża ciśnień, które funkcjonują do dnia dzisiejszego. Pierwotnie wszystkie przedsiębiorstwa działające w sferze użyteczności publicznej, tzw. non-profit funkcjonowały pod nazwą Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej i obejmowały teren Wrześni. Pewne przekształcenia były zazwyczaj efektem zmian organizacyjnych w państwie. W okresie funkcjonowania powiatów nazwa przedsiębiorstwa brzmiała: Powiatowe Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej. W skład tego przedsiębiorstwa wchodziła Września i okolice (Pyzdry i Miłosław). W związku ze zlikwidowaniem od 1 stycznia 1975 r. instytucji powiatów nastąpiła kolejna zmiana nazwy przedsiębiorstwa na Wojewódzkie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w skład, którego obok Wrześni wchodziły miasta całego województwa poznańskiego. Od 1 lipca 1976 r. z wymienionego wyżej przedsiębiorstwa zostało wyodrębnione Wojewódzkie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Poznań, Zakład Gniezno, Wydział Września. Następnie zarządzeniem Wojewody Poznańskiego z 31 października 1991 r. powstało Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji we Wrześni. Ta forma organizacyjno prawna obowiązywała do 13 grudnia 1993 r. Przedsiębiorstwo od tego czasu funkcjonowało regulowane ustawą o przedsiębiorstwach państwowych, według której przedsiębiorstwo państwowe jest samodzielnym, samorządnym i samo finansującym się podmiotem gospodarczym, posiadającym osobowość prawną. Od 14 grudnia 1993 r. nastąpiła zmiana formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa, przedsiębiorstwo państwowe zostało przekształcone w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a nowa jego nazwa brzmiała Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni. Kolejną ważną zmianą, która miała miejsce w Przedsiębiorstwie było przejęcie od czerwca 1997 r. w użytkowanie nowo wybudowanej biologicznej oczyszczalni ścieków, która zastąpiła dotychczasową oczyszczalnię funkcjonującą od 1912 r. Było to ważnym wydarzeniem dla działalności przedsiębiorstwa i miało istotny wpływ na strukturę organizacyjną, stan zatrudnienia oraz finanse firmy.

8 ROZDZIAŁ II Strona 8 z 69 W 1999 r. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni połączyło się z bliźniaczym przedsiębiorstwem działającym na terenie gminy Września, a mianowicie Wodociągami Wiejskimi Sp. z o.o. Z tych dwóch przedsiębiorstw powstało Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. i jako większa jednostka prowadzi dalej działalność wodociągowo-kanalizacyjną zaspokajając potrzeby miasta i przyległych wsi. Fot. 1. Wieża wodociągowa i stacja uzdatniania wody nocą ( źródło: materiały własne). Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji należy do jednostek gospodarczych o specyficznym podmiocie działania. Jest firmą o typowo usługowym charakterze, dużej liczbie odbiorców i w zasadzie sztywno ograniczonym zakresie działania. Należy do przedsiębiorstw świadczących odpłatne usługi związane z produkcją i rozdziałem wody oraz odprowadzeniem i oczyszczaniem ścieków są to główne obszary działania firmy. Ponadto przedmiotami działalności są: eksploatacja, konserwacja i remonty urządzeń i instalacji będących własnością Spółki oraz znajdujących się w jej dyspozycji; świadczenie usług w zakresie budowy, eksploatacji oraz remontów urządzeń wodno-kanalizacyjnych;

9 ROZDZIAŁ II Strona 9 z 69 wydawanie odbiorcom wody technicznych warunków przyłączenia do urządzeń wodno-kanalizacyjnych; opiniowanie projektów w zakresie przyłączenia do sieci wodociągowej i kanalizacyjnej; świadczenie usług w zakresie sprawowania nadzoru inwestorskiego nad robotami wodociągowymi i kanalizacyjnymi; wykonywanie usług polegających na badaniu wody i ścieków; ponadto, Spółka upoważniona jest do: o o o opiniowania dokumentacji technicznych w fazie założeń technicznoekonomicznych i projektu technicznego; sprawowania nadzoru i kontroli realizacji inwestycji; uczestniczenia w odbiorach technicznych inwestycji z prawem do wstrzymania lub oddania inwestycji do eksploatacji; Miasto Września cechuje wysoki poziom wyposażenia w urządzenia infrastruktury wodno-kanalizacyjnej, a co za tym idzie duża ilość odbiorców, która na dzień dzisiejszy kształtuje się w granicach odbiorców wody i około dostawców ścieków, przy czym większa część to odbiorcy indywidualni. Świadczy to o specyficznym charakterze i lokalnym zasięgu PWiK Sp. z o.o.

10 ROZDZIAŁ II Strona 10 z 69 Fot. 2. Wieża wodociągowa wejście główne (źródło: materiały własne). Jednym z podstawowych zadań przedsiębiorstwa jest zaopatrzenie mieszkańców miasta i przyległych wsi w wodę. Głównymi źródłami są ujęcia wód podziemnych trzeciorzędowych mioceńskiego poziomu wodonośnego o głębokości metrów. Woda ta nie wymaga żadnej dodatkowej obróbki chemicznej. Oprócz stacji uzdatniania wody w mieście Przedsiębiorstwo eksploatuje jeszcze 6 stacji uzdatniania wody w Gminie Września, które pobierają wodę z 12 studni głębinowych. Stacje te mieszczą się we wsiach: Bardo, Gozdowo, Gutowo Małe, Kaczanowo, Nowy Folwark, i Otoczna. Z wodociągu sieciowego korzysta prawie 100% mieszkańców, a roczne zużycie wody na jednego mieszkańca kształtuje się na poziomie 25 m 3. W 2011 roku zużycie wody w mieście wynosiło m 3 i od kilku lat utrzymuje się na podobnym poziomie. Siedzibą Spółki jest miasto Września. Miejscem prowadzenia działalności Przedsiębiorstwa we Wrześni jest: ul. Miłosławska 8 administracja i przepompownia; Szosa Witkowska 1k Stacja Uzdatniania Wody; ul. Gen. Sikorskiego 42 Oczyszczalnia Ścieków; w terenie:

11 ROZDZIAŁ II Strona 11 z 69 Kaczanowo pobór, uzdatnianie i rozprowadzanie wody, SUW; Bardo pobór, uzdatnianie i rozprowadzanie wody, SUW; Otoczna pobór, uzdatnianie i rozprowadzanie wody, SUW; Nowy Folwark pobór, uzdatnianie i rozprowadzanie wody, SUW; Gozdowo pobór, uzdatnianie i rozprowadzanie wody, SUW; Gutowo Wielkie pobór, uzdatnianie i rozprowadzanie wody, SUW. Stacja Uzdatniania Wody we Wrześni. Rozpoczęty w 2001 roku proces modernizacji SUW we Wrześni został zakończony w 2005 roku. Zakres prowadzonych robót obejmował: wprowadzenie nowej technologii napowietrzania wody (kaskady); modernizację filtrowni i zbiorników podfiltrowych; modernizację rurociągów technologicznych i rurociągów wody surowej; wymianę starej pompowni III stopnia na nową w pełni zautomatyzowaną; instalację kontrolno-pomiarową umożliwiającą monitorowanie ujęć wody. Poniesione nakłady na nowoczesne technologie uzdatniania wody w kwocie ok. 4,5 mln zł zlikwidowały zakłócenia w poborze wody i przyczyniły się do poprawy jakości dostarczanej wody i ograniczenia kosztów eksploatacji. Jakość wody produkowanej przez przedsiębiorstwo jest zgodna z normami krajowymi i europejskimi. Woda po procesie uzdatniania spełnia wymagania sanitarne i higieniczne. Woda ujmowana jest wyłącznie z ujęć głębinowych i poddawana nowoczesnym procesom uzdatniania. Pobór wody utrzymuje się w ilości m 3 mieszkańców. na dobę i pokrywa potrzeby Stacja jest w pełni zautomatyzowana. Wprowadzono radiowy system sterowania i sygnalizacji pracy ujęć i stacji uzdatniania, który umożliwia sterowanie pracą urządzeń obiektów znacznie oddalonych od SUW.

12 ROZDZIAŁ II Strona 12 z 69 Eksploatuje się 15 studni głębinowych zlokalizowanych w rejonie Szosy Witkowskiej, 2 studnie głębinowe awaryjne i 1 pomiarową. Na terenie SUW Września znajdują się 2 zamknięte zbiorniki retencyjne wody czystej po 1000 m 3 każdy i 1 zbiornik wieżowy 250 m 3. Ujęcia wiejskie to 6 stacji wodociągowych, w tym 4 dwustopniowego pompowania wody (ze zbiornikami wyrównawczymi), oraz 12 studni głębinowych. W 2007 roku wykonano modernizację układu automatyki na SUW w Bardzie, co pozwoliło przejść w układ stałego ciśnienia wody dostarczanej odbiorcom, co wiąże się z ograniczeniem ilości awarii i strat wody. Wymieniono również złoże filtracyjne w 3 filtrach na SUW w Gozdowie na chalcedonit oraz zmieniono w całości układ napowietrzania wody surowej, co przyczyniło się do poprawy jej jakości. Gruntowna modernizacja SUW Otoczna, zakończona w 2010 r. pozwoliła uzyskać w pełni bezobsługową, zautomatyzowaną, nowoczesną stację uzdatniania wody, spełniającą wymogi zarówno krajowe jak i europejskie pod względem wymogów technologicznych oraz jakości wody. Na szerszą skalę niż w latach ubiegłych Spółka dokonuje modernizacji istniejących sieci wodociągowych i kanalizacyjnych oraz budowę nowych, zarówno w mieście jak i na wsi Forma prawna i organizacyjna PWiK Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji we Wrześni jest jednoosobową spółką gminy, która powstała w grudniu 1993 r. w wyniku przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego. PWiK Sp. z o.o. jest spółką prawa handlowego, a więc spółką kapitałową, w której wspólnicy odpowiadają wobec wierzycieli tylko do wysokości imiennych udziałów w spółce. Działa na podstawie: Kodeksu Spółek Handlowych - z dnia 15 września 2000 r. - Dz.U. Nr 94, poz Aktu przekształcenia przedsiębiorstwa komunalnego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z dnia 8 stycznia 1993 r.; Regulaminu Organizacyjnego.

13 ROZDZIAŁ II Strona 13 z 69 Spółka posiada osobowość prawną. Jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS Siedzibą Spółki jest Września. Kapitał Spółki wynosi PLN. Władzami Spółki są: Zarząd Spółki; Rada Nadzorcza; Zgromadzenie Wspólników. Obecnie Zarząd jest jednoosobowy i składa się z Prezesa, którego powołuje i odwołuje Rada Nadzorcza. Do jego zadań należy kierowanie działalnością Spółki i jej reprezentowanie. Rada Nadzorcza składa się z pięciu członków powołanych przez Zgromadzenie Wspólników i jest zobowiązana do wykonywania stałego nadzoru nad działalnością Spółki. Zgromadzenie Wspólników to najważniejszy organ Spółki. Zgromadzenie Wspólników może odbywać się jako Zgromadzenie Zwyczajne bądź Nadzwyczajne. Prezes Zarządu kieruje Spółką, a w szczególności: ustala plany działalności Spółki; realizuje politykę kadrową; zarządza mieniem Spółki; odpowiada za wyniki jej działalności; podejmuje decyzje we wszystkich sprawach dotyczących Spółki. Do głównych zadań Działu Technicznego należy: wydawanie warunków technicznych przyłączenia do sieci wodociągowej i/lub kanalizacyjnej; uzgadnianie projektów sieci i przyłączy wod-kan oraz innych inwestycji w zakresie wod-kan;

14 ROZDZIAŁ II Strona 14 z 69 dokonywanie odbioru wykonanego przyłącza pod kontem spełnienia warunków technicznych; uzgadnianie tras innych przewodów oraz budowy i usytuowania w tym zakresie obiektów; prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochroną środowiska. Zadaniem Działu Eksploatacji Sieci jest: zapewnienie stałych dostaw wody oraz odbiór ścieków poprzez właściwą eksploatację sieci; prace inwestycyjne w zakresie budowy nowych sieci i przyłączy. Stacja Uzdatniania Wody prowadzi całokształt spraw związanych z produkcją i uzdatnianiem wody oraz eksploatacją maszyn i urządzeń do tego celu przeznaczonych. Oczyszczalnia Ścieków zajmuje się odbiorem i oczyszczaniem ścieków komunalnych i przemysłowych oraz eksploatacją służących do tego celu urządzeń. Utrzymanie Ruchu zajmuje się: prowadzeniem spraw związanych z gospodarką elektryczno-elektroniczną; prowadzeniem spraw związanych z dozorem technicznym; zabezpieczeniem sprawnej eksploatacji komputerów, urządzeń kontrolnopomiarowych oraz ochrony elektrycznej; realizacją zadań wynikających z planu ochrony obiektów wytyczonych przez Wojewodę Wielkopolskiego. Kadry i Płace prowadzą całokształt spraw pracowniczych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Do zadań Starszego Inspektora ds. BHP należy prowadzenie służby BHP. Radca Prawny zajmuje się obsługą prawną przedsiębiorstwa. Sekretariat prowadzi całość spraw związanych z obsługą administracyjno-biurową przedsiębiorstwa.

15 ROZDZIAŁ II Strona 15 z 69 Podstawowymi zadaniami Działu Ekonomiczno-Finansowego są: prowadzenie całokształtu spraw związanych z zadaniami księgowymi Spółki; rozliczenia podatkowe, bieżące analizy finansowe; prowadzenie gospodarki magazynowej. Do Działu Obsługi Klienta należy dokonywanie rozliczeń z kontrahentami Spółki, a w szczególności: wystawianie rachunków, faktur oraz przyjmowanie należności; zawieranie z klientami umów na dostawę wody i odbiór ścieków; sporządzanie miesięcznych sprawozdań dotyczących sprzedaży wody i odprowadzonych ścieków; w zakresie gospodarki wodomierzowej kwalifikacja do wymiany i montaż nowych. Podstawowymi zadaniami komórki organizacyjnej Przetargi i Zakupy jest realizacja, monitoring i nadzór nad procesem zakupów, dostaw materiałów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności Przedsiębiorstwa. W PWiK we Wrześni funkcjonuje wydzielone organizacyjnie Laboratorium Analiz Wody i Ścieków, które posiada wdrożony system zarządzania zgodnie z normą PN-EN ISO/IEC 17025:2005. Do zadań Laboratorium należy wykonywanie analiz wody, ścieków i osadów ściekowych w ramach kontroli wewnętrznej oraz świadczonych usług dla Klientów zewnętrznych. Wszystkie działy współpracują ze sobą zapewniając sprawne i efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W przedsiębiorstwie wykorzystywana jest funkcjonalna struktura organizacyjna, a więc charakterystyczna dla przedsiębiorstw wytwarzających stosunkowo ograniczony asortyment wyrobów i usług.

16 ROZDZIAŁ II Strona 16 z Schemat organizacyjny PWiK Walne Zgromadzenie Rada Nadzorcza Prezes Zarządu TWO Dział Produkcji Wody i Oczyszczania Ścieków DE Dział Ekonomiczno-Finansowy TS Dział Eksploatacji Sieci Wod-Kan DOK Dział Obsługi Klienta TT Dział Techniczny DK Kadry i Płace LAB Laboratorium Analiz Wody i Ścieków DS. Sekretariat TU Utrzymanie Ruchu DZ Przetargi i Zakupy BHP BHP DI IT ISO ISO Obowiązuje od roku.

17 ROZDZIAŁ II Strona 17 z 69 ROZDZIAŁ II 2. TERMINOLOGIA I DEFINICJE Organizacja - firma, która wdraża zintegrowany system zarządzania. Dostawca - firma dostarczająca materiały i surowce oraz usługi. Klient ten, któremu organizacja dostarcza wyrób lub usługę. Jakość stopień w jakim zestaw naturalnych właściwości spełnia wymagania. Niezgodność niespełnienie ustalonych wymagań. Niezgodność odnosi się do niespełnienia wymagań zintegrowanego systemu zarządzania. Niezgodnościami nazywa się również wyroby (usługi) będące brakami. Księga ZSZ dokument, w którym określono zintegrowany system zarządzania organizacji. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów opisujący sposób realizacji wymagań standardów ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i PN-N 18001:2004. Audit jakości usystematyzowany, niezależny i udokumentowany proces uzyskania dowodu z auditu i obiektywnej oceny w celu określenia w jakim stopniu spełniono uzgodnione kryteria. Proces zestaw wzajemnie powiązanych zasobów i działań, który za pomocą zasobów i informacji przetwarza dane wejściowe w dane wyjściowe o odmiennych właściwościach. Procesy główne (G) związane z zasadniczą działalnością przedsiębiorstwa. Charakteryzują się dodawaniem wartości, są związane bezpośrednio z klientem względnie bezpośrednio na niego oddziałują, przyczyniają się do osiągnięcia sukcesu organizacji i satysfakcji klienta oraz wpływają na fakt, że klient jest gotów do zapłacenia za wynik procesu. Procesy wspomagające (W) tworzą warunki do realizacji procesów głównych względnie procesów zarządzania i mają klienta wewnętrznego. Procesy zarządzania (Z) procesy obejmujące swoim zakresem całe przedsiębiorstwo, dotyczą najwyższego kierownictwa. Proces zewnętrzny proces zlecony wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, który podlega ocenie zgodnie z kryteriami określonymi w Procedurze Zakupy.

18 ROZDZIAŁ II Strona 18 z 69 Środowisko - otoczenie w którym działa organizacja z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi, i ich wzajemnych zależności. Aspekt środowiskowy - element działań organizacji, lub jej wyrobów lub usług, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Procedura ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Zdarzenie potencjalnie wypadkowe niebezpieczne zdarzenie, związane z wykonywaną pracą, podczas którego nie dochodzi do urazów lub pogorszenia stanu zdrowia. Ryzyko zawodowe prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy. Bezpieczeństwo i higiena pracy stan warunków i organizacji pracy oraz zachowań pracowników zapewniający wymagany poziom ochrony zdrowia i życia przed zagrożeniami występującymi w środowisku pracy. Zagrożenie stan środowiska pracy mogący spowodować wypadek lub chorobę.

19 ROZDZIAŁ III Strona 19 z 69 ROZDZIAŁ III 3. PROCESY ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PWiK Sp. z o.o. dąży do ciągłego doskonalenia: jakości, ograniczenia negatywnego oddziaływania na środowisko naturalne oraz zapewnienia bezpiecznych warunków pracy, stosując zasadę Koła Deminga PDCA (Planuj, Rób, Sprawdź, Działaj) zgodnie z poniższym rysunkiem Ciągłe doskonalenie Ciągłe doskonalenie Odpowiedzialność Kierownictwa EN T / ŚR OD OW W Y M A G A NI A IS KO Zarządzanie zasobami Pomiary, analiza i doskonalenie KLI Z A D O W O L E N I E EN T / ŚR OD OW IS KO Realizacja Usług Usługa Na zintegrowany system zarządzania PWiK Sp. z o.o. składają się: system zarządzania jakością wg wymagań ISO 9001:2008, system zarządzania środowiskowego wg wymagań ISO 14001:2004 oraz system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg wymagań PN-N 18001:2004.

20 ROZDZIAŁ III Strona 20 z 69 Należy zaznaczyć, że dokumenty i procesy integrujące trzy systemy, takie jak na przykład proces Zarządzania Zasobami, czy proces Nadzorowania, utrzymują nazewnictwo i oznaczenia związane z normą ISO 9001:2008. System jest zintegrowany, a wiele procesów, dokumentów i formularzy odpowiada wymaganiom wszystkich trzech norm. Przyjęto założenie, iż osobne opisy sposobów spełnienia wymagań norm ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i PN-N 18001:2004 pozwolą uzyskać większą przejrzystość niniejszej Księgi. Warstwa I stanowi podstawę systemu. Tworzą ją Procesy Zarządzania, w których wyodrębniono procesy: - Zarządzanie zasobami (Z1); - Nadzorowanie (Z2). Warstwę II tworzą Procesy Wspomagające, w skład których wchodzą procesy: - Zakupy (W1); - Ochrona środowiska (W2); - BHP (W3); - Infrastruktura wspomagająca (W4), Warstwa III to Procesy Główne, w skład których wchodzą procesy: - Przyłączenie do sieci wod-kan (G1); - Taryfikacja (G2); - Obsługa Klienta (G3); - Produkcja i zaopatrzenie w wodę (G4); - Odbiór i oczyszczanie ścieków (G5); - Utrzymanie sieci wod-kan (G6); - Laboratorium (G7); - Projektowanie przyłączy wod-kan (proces zewnętrzny)

21 ROZDZIAŁ IV Strona 21 z 69 ROZDZIAŁ IV 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4.1. Wymagania ogólne W Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. został ustanowiony, wdrożony i jest utrzymywany i ciągle doskonalony zintegrowany system zarządzania zgodnie z wymaganiami norm ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 i PN-N 18001:2004, przy czym normą bazową w oparciu o którą opracowano dokumentacją systemową jest norma ISO 9001:2008. W związku z powyższym w Przedsiębiorstwie przeprowadzono i są utrzymywane następujące działania: Zidentyfikowano procesy niezbędne w zintegrowanym systemie zarządzania, - KZSZ/03 Mapa procesów. Określono sekwencje i wzajemną zależność między tymi procesami. Określono kryteria i metody wymagane w celu zapewnienia skuteczności procesów i ich nadzorowania KZSZ/04 Karty opisu procesów. Kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skuteczności procesów oraz ich nadzorowania określone są w procedurach i instrukcjach wdrożonych w Przedsiębiorstwie. Zapewniana jest dostępność zasobów i informacji niezbędnych do funkcjonowania i monitorowania tych procesów. Dostępność zasobów zapewniana jest poprzez racjonalne działania biznesowe oraz poprzez odpowiednie planowanie zasobów. Ponadto infrastruktura jest nadzorowana poprzez realizację procedury W04-P01 Infrastruktura wspomagająca, a zasoby ludzkie są zapewniane poprzez realizację procedury Z01-P01 Zarządzanie zasobami. Dostępność informacji zapewniana jest poprzez dostępność instrukcji pracy oraz poprzez dokonywanie zapisów określonych w poszczególnych procedurach.

22 ROZDZIAŁ IV Strona 22 z 69 Przeprowadzane są pomiary, monitorowanie i analizowanie procesów oraz są wdrażane działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych rezultatów i ciągłego doskonalenia. Procesy i ich skuteczność są monitorowane i analizowane zgodnie z procedurami Z01-P01 Zarządzanie zasobami, Z02-P03 Audity wewnętrzne Wymagania dotyczące dokumentacji Postanowienia ogólne Dokumentacja zintegrowanego systemu zarządzania została pomyślana i zaprojektowana jako dokumentacja dostępna głównie w formie elektronicznej. W formie papierowej dostępna jest również dokumentacja u Pełnomocnika ZSZ. Dokumentację tą stanowią oryginalne egzemplarze podpisane przez osoby opracowujące, sprawdzające i zatwierdzające dokumenty. W PWiK Sp. z o.o. opracowano Politykę ZSZ, Cele jakości, środowiskowe i BHP (Cele ZSZ), które stanowią załączniki do Księgi ZSZ. Zmiana brzmienia Polityki ZSZ lub Celów ZSZ nie powoduje konieczności wydania uaktualnionej wersji Księgi. Księga ZSZ przygotowywana jest przez Pełnomocnika ds. ZSZ, a następnie weryfikowana i zatwierdzana przez Prezesa Zarządu. Procedury zintegrowanego systemu zarządzania są oddzielnymi dokumentami, których aktualny stan zawarty jest w WYKAZIE DOKUMENTÓW NADZOROWANYCH oraz przywołane są w KARTACH OPISÓW PROCESÓW. Dokumenty potrzebne do zapewnienia skutecznego planowania i nadzorowania procesów, jak również wymagane zapisy zintegrowanego systemu zarządzania określone są w odpowiednich procedurach. Dokumentacja zintegrowanego systemu zarządzania w PWiK Sp. z o.o. zawiera: Księgę ZSZ Udokumentowane procedury Instrukcje robocze Formularze

23 ROZDZIAŁ IV Strona 23 z 69 Inne dokumenty wpływające na jakość oferowanych usług. STRUKTURA DOKUMENTACJI ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA Krąg wykonawców: Zarząd, Pracownicy, Klienci Zawartość: - zakres ZSZ, - opis procesów Księga ZSZ Polityka ZSZ, Deklaracja Kierownictwa oraz Cele ZSZ STRATGI CZNY STRATE GICZNY POZIOM POZIOM Krąg wykonawców: Właściciele Zawartość: Udokumentowane procedury ustanowione dla ZSZ Procedury uwzględniające poziom taktyczny w tym wymagane procedury zg. z ISO 9001, ISO 14001, PN-N TAKTYC ZNY POZIOM Krąg wykonawców: Bezpośredni wykonawcy. Zawartość: Szczegółowe dane do wykonania zadań, Know-how Instrukcje systemowe Dokumentacja źródłowa to między innymi: Akty prawne, Normy, Dzienniki urzędowe, Rozporządzenia, Zarządzenia, Polecenia służbowe, Protokoły OPERAC YJNY POZIOM Księga Księga ZSZ stanowi podstawowy dokument zintegrowanego systemu zarządzania. Księga ZSZ wydana jest w jednym egzemplarzu, który znajduje się w dyspozycji Pełnomocnika ds. ZSZ. Elektroniczna wersja Księgi ZSZ dostępna jest dla wszystkich pracowników PWiK Sp. z o.o. i znajduje się oraz można ją pobrać z witryny po zalogowaniu się. Nadzór nad opracowaniem Księgi ZSZ sprawuje Pełnomocnik ds. ZSZ, a zatwierdza ją Prezes Zarządu. W przypadku konieczności udostępnienia Księgi ZSZ instytucjom zewnętrznym Pełnomocnik ds. ZSZ może udostępnić upoważnionym osobom nadzorowaną i aktualną

24 ROZDZIAŁ IV Strona 24 z 69 wersję Księgi ZSZ. Dokument może być udostępniony w formie dokumentu elektronicznego lub papierowego. Jeżeli zachodzi taka konieczność, Pełnomocnik ds. ZSZ sporządza duplikat Księgi ZSZ, wówczas oznacza go adnotacją, iż jest to egzemplarz informacyjny, nienadzorowany. Zmiany w treści Księgi ZSZ dokonywane są wyłącznie przez Pełnomocnika ds. ZSZ. W przypadku konieczności dokonania zmiany w Księdze ZSZ Pełnomocnik dokonuje korekty w treści i oznacza nową wersję danego rozdziału Księgi ZSZ kolejnym numerem w rubryce WERSJA. Uaktualnione wydanie podlega zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu. Nieaktualne wersje Księgi ZSZ są archiwizowane w biurze (wersja papierowa i elektroniczna) przez Pełnomocnika ds. ZSZ. Przyjmuje się zasadę, że każda zmiana wchodzi w życie z dniem wprowadzenia zmian do elektronicznego i papierowego wydania Księgi ZSZ. Opis wzajemnego oddziaływania procesów w przedsiębiorstwie znajduje się w załączniku nienumerowanym do Księgi ZSZ - MAPA PROCESÓW KZSZ/03 oraz w KARTACH OPISÓW PROCESÓW KZSZ/04, które również stanowią załącznik Księgi ZSZ. Zmiany w treści mapy oraz kart nie powodują konieczności wydania uaktualnionej wersji Księgi ZSZ, o ile treść zmian nie powoduje takiej konieczności. Załączniki wycofane są archiwizowane w biurze przez Pełnomocnika ds. ZSZ. Procedury i instrukcje zintegrowanego systemu zarządzania nie stanowią części Księgi ZSZ i są traktowane jako osobne dokumenty. Zmiany w treści procedur i instrukcji nie powodują konieczności wydania uaktualnionej wersji Księgi ZSZ, o ile treść zmian nie powoduje takiej konieczności. Zmiany treści procedur i instrukcji dokonywane są zgodnie z procedurami: Z02-P01 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ i Z02- P02 NADZÓR NAD ZAPISAMI. Wszystkie dokumenty wycofane są rejestrowane i archiwizowane w biurze Pełnomocnika ds. ZSZ. Wycofane egzemplarze można zniszczyć po 5 latach od daty wycofania Nadzór nad dokumentacją Nadzór nad dokumentami prowadzony jest zgodnie z ustanowioną procedurą Z02-P01 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ. Za prawidłowe funkcjonowanie nadzoru nad dokumentacją odpowiada Pełnomocnik ds. oraz kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Szczegółowe rozwiązania dotyczące nadzoru nad dokumentacją zawarte są we wspomnianej procedurze.

25 ROZDZIAŁ IV Strona 25 z 69 Zasady nadzorowania dokumentów zewnętrznych (w tym przepisów i norm branżowych) z komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną odbywa się w trybie określonym we wspomnianej procedurze. Nadzór oraz zasady zabezpieczania danych elektronicznych przed utratą prowadzony jest przez Specjalistę ds. Informatyki w oparciu o procedurę Z02-P01 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ oraz POLITYKĘ BEZPIECZEŃSTWA. Celem nadzoru nad dokumentacją jest zapewnienie, że dokumentacja istotna dla funkcjonowania zintegrowanego systemu zarządzania, a także niezbędna w zarządzaniu Przedsiębiorstwa jest nadzorowana w sposób zapewniający jej: identyfikację kompletność i aktualność dostępność wszędzie tam, gdzie jest potrzeba tzn. skierowana zgodnie z rozdzielnikiem dokumentu Ponadto nadzór nad dokumentacją obejmuje: zidentyfikowanie zmian potrzebnych do wprowadzenia, wprowadzenie i zatwierdzenie zmian dostępność zawsze aktualnych dokumentów, połączone z nadzorem nad wycofywaniem nieaktualnych archiwizowanie dokumentów przegląd opracowywanych dokumentów przed zatwierdzeniem ich wydania przegląd wszystkich dokumentów systemu pod kątem ich aktualności Nadzór nad zapisami Nadzór nad zapisami prowadzony jest zgodnie z ustanowioną procedurą Z02-P02 NADZÓR NAD ZAPISAMI. W PWiK Sp. z o.o. prowadzony jest nadzór nad zapisami, w celu dostarczenia dowodów na zgodność z wymaganiami Klientów oraz wymaganiami prawnymi. Zapisy służą do dokumentowania zrealizowanych usług oraz wykazania skuteczności zintegrowanego systemu zarządzania. Zapisy dotyczące jakości są sporządzane na formularzach

26 ROZDZIAŁ IV Strona 26 z 69 w określonych przedmiotowych procedurach / instrukcjach. Dokumenty będące zapisami są sporządzane w sposób czytelny i zawierający cechy identyfikujące wraz z datą ich sporządzenia. Zapisy są przechowywane w odpowiednich komórkach organizacyjnych, w miejscu zapewniającym ich ochronę przed zniszczeniem, przez określony czas. Po tym okresie zapisy wymagające archiwizacji są przechowywane w szafie, a pozostałe niszczone. Prawidłowość przechowywania dokumentów ważnych dla potwierdzenia jakości jest kontrolowana przez Pełnomocnika ds. ZSZ poprzez prowadzone audity wewnętrzne. Nazwa zapisu, czas i okres przechowywania, miejsce przechowywania i osobę odpowiedzialną za przechowywanie określa Rejestr Zapisów będący częścią procedury Z02-P02 NADZÓR NAD ZAPISAMI.

27 ROZDZIAŁ V Strona 27 z 69 ROZDZIAŁ V 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5.1. Zaangażowanie kierownictwa Zaangażowanie Kierownictwa w rozwój i doskonalenie zintegrowanego systemu zarządzania znajduje swój wyraz między innymi w: uświadamianiu zatrudnionym pracownikom jak ważne jest spełnienie wymagań Klienta, określonych w zawartych umowach / przyjętych zleceniach oraz spełnienie wymagań wynikających z uregulowań prawnych i norm branżowych dotyczących usług wykonywanych w przedsiębiorstwie; ustanowieniu i realizowaniu obowiązującej w przedsiębiorstwie polityki ZSZ i celów ZSZ; przeprowadzaniu przeglądów zintegrowanego systemu zarządzania; zapewnieniu dostępności niezbędnych zasobów; nieakceptowanie odstępstw od ZSZ w jakimkolwiek obszarze lub w jakimkolwiek zakresie działania. Każdy nowo zatrudniony pracownik w trakcie szkolenia wstępnego jest informowany przez Pełnomocnika ds. ZSZ i/lub bezpośredniego przełożonego o funkcjonującym w przedsiębiorstwie zintegrowanym systemie zarządzania, a w szczególności o tym jak ważne jest spełnienie wymagań Klienta oraz wymagań prawnych / norm zewnętrznych Orientacja na klienta W przedsiębiorstwie zostały wdrożone zasady i tryb postępowania, których celem jest zapewnienie, że potrzeby i oczekiwania Klienta są określane i spełniane w celu osiągnięcia zadowolenia z jakości obsługi oraz realizacji wymagań jakościowych w odniesieniu do realizowanych usług. Kierownictwo Przedsiębiorstwa dba o spełnienie wymagań Klienta poprzez bieżący nadzór nad działaniem procesów związanych z dostarczaniem Klientom usług oraz przegląd dotyczący wskaźników osiągów procesów związanych z zadowoleniem Klienta, dokonywany zgodnie z procedurą Z01-P01 ZARZĄDZANIE ZASOBAMI.

28 ROZDZIAŁ V Strona 28 z Polityka ZSZ Z uwagi na zintegrowany system zarządzania opracowano Politykę ZSZ, która stanowi załącznik nienumerowany do niniejszej Księgi ZSZ jest równorzędną i spójną częścią całościowej polityki i strategii Przedsiębiorstwa. Najwyższe Kierownictwo w celu stworzenia formalnie wyrażonej strategii w aspekcie jakości, środowiska i BHP opracowało Politykę ZSZ dla całego Przedsiębiorstwa. Zawiera ona wzięte pod uwagę następujące kryteria : oczekiwany stopień zadowolenia Klientów rozwój pracowników w Przedsiębiorstwie wymagania normy ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 oraz PN-N 18001:2004 konieczność ciągłego doskonalenia zgodnie z zaleceniami ISO 9004:2010 Polityka ZSZ jest zakomunikowana w Firmie, dostępna dla Klientów w wyznaczonych miejscach oraz na stronie Zarząd deklaruje dokonywanie przeglądów aktualności przyjętej Polityki ZSZ w trakcie cyklicznych przeglądów zarządzania Planowanie Cele ZSZ Zarząd Firmy ustanowił Cele ZSZ, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi powiązania z Polityką ZSZ. Dokument Cele jakości stanowi podstawę do określenia celów związanych z wskaźnikami osiągów procesów. Cele ZSZ, a także wskaźniki osiągów procesów są mierzalne i spójne z Polityką ZSZ. Zarząd Firmy deklaruje dokonywanie przeglądów Celów ZSZ w trakcie cyklicznych przeglądów zarządzania.

29 ROZDZIAŁ V Strona 29 z Planowanie Kierownictwo Przedsiębiorstwa zapewnia, że prowadzone jest planowanie zintegrowanego systemu zarządzania w celu spełnienia wymagań ogólnych sformułowanych w pkt. 4.1 normy ISO 9001:2008 oraz dla osiągnięcia Celów ZSZ. Zgodnie z wymaganiami zawartymi w punkcie 2.3 normy ISO 9001:2008, planowanie to odbywa się poprzez projektowanie procesów i procedur w taki sposób, że późniejsza ich realizacja umożliwi Przedsiębiorstwu osiąganie pożądanych celów ZSZ. Planowanie procesów odbywa się w oparciu o procedury Z01-P01 Zarządzanie zasobami. Ponadto Kierownictwo zapewnia, że integralność systemu jest utrzymywana podczas planowania i wdrażania zmian w systemie. Wymaganie to jest utrzymane poprzez spełnienie wymagań zawartych w wyżej wymienionych procedurach. Istotnym aspektem procesu planowania jest określenie i zaplanowanie zasobów koniecznych do osiągnięcia Celów ZSZ Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Odpowiedzialność i uprawnienia W celu skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania w Przedsiębiorstwie określono i zakomunikowano pracownikom uprawnienia i odpowiedzialność. Dokonano tego w dwojaki sposób: poprzez utworzenie opisów stanowisk pracy (Karta stanowiska pracy), szczegółowo określających zakres odpowiedzialności na danym stanowisku poprzez szczegółowe określenie odpowiedzialności w przedmiotowych procedurach i instrukcjach Odpowiedzialność jest wyznaczona także dla osób odpowiedzialnych za przebieg, skuteczność i doskonalenie poszczególnych procesów. Podstawowe odpowiedzialności w zakresie zintegrowanego systemu zarządzania: Prezes Zarządu odpowiada za: wytyczanie kierunków rozwoju firmy, w tym zintegrowanego systemu zarządzania,

30 ROZDZIAŁ V Strona 30 z 69 opracowanie i zatwierdzenie Polityki, planowanie i realizację przeglądów dokonywanych przez kierownictwo, definiowanie celów ogólnych dla realizacji Polityki Systemu Zarządzania, powołanie Pełnomocnika Zarządu ds., nadzorowanie realizacji i weryfikację adekwatności i aktualności treści Polityki oraz celów z niej wynikających, zapewnienie niezbędnych środków dla utrzymania i rozwoju zintegrowanego systemu zarządzania, zatwierdzanie Księgi i procedur Kierownicy Działów/Główni Specjaliści odpowiadają za: definiowanie celów szczegółowych dla realizacji Polityki Systemu Zarządzania oraz związanych z nimi zadań, metod i czasookresów pomiarów, współpracę z Pełnomocnikiem Zarządu ds. w zakresie realizacji założeń zintegrowanego systemu zarządzania, ochrony środowiska i jego rozwoju, dostarczenie Pełnomocnikowi Zarządu ds. sprawozdań związanych z realizacją celów szczegółowych i zadań oraz wszelkich innych niezbędnych informacji dla prawidłowego funkcjonowania zintegrowanego systemu zarządzania, nadzór nad realizacją i znajomością podstawowych założeń systemu zarządzania w podległych obszarach, realizację działań zgodnie z procedurami i instrukcjami systemowymi dotyczącymi wykonywania zadań przez nich samych, jak również przez pracowników w podległych im obszarach, zatwierdzanie instrukcji systemowych w podległym obszarze, definiowanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz ich realizację w podległych obszarach. Pełnomocnik Zarządu ds. odpowiada za:

31 ROZDZIAŁ V Strona 31 z 69 organizowanie i koordynowanie prac w zakresie identyfikacji procesów w organizacji, koordynowanie prac przy określaniu mierników zidentyfikowanych procesów oraz sposobu prowadzenia monitoring w tym zakresie, weryfikacja opracowanych mierników przez wskazane osoby (komórki organizacyjne) i przekazanie do zatwierdzenia przez Zarząd, nadzór nad dokumentacją związaną z systemem zarządzania w zakresie jej opracowywania, weryfikacji i aktualizacji, zapewnienie zgodności dokumentacji systemowej z obowiązującą polityką zatwierdzoną przez najwyższe kierownictwo (Zarząd), planowanie prac dotyczących (ZSZ) i nadzór nad ich realizacją, opracowywanie celów polityki, koordynowanie wyznaczenia zadań zmierzających do osiągnięcia przyjętych celów w poszczególnych komórkach organizacyjnych i ocenę ich realizacji, nadzór nad realizacją przyjętej polityki ZSZ, przedstawianie Zarządowi Spółki sprawozdań dotyczących funkcjonowania ZSZ oraz realizacji celów polityki, zarządzanie auditami: nadzorowanie zespołu auditorów, planowanie auditów i nadzór nad ich realizacją oraz działaniami poauditowymi, analizę wyników auditów oraz zapisów i inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych, a także nadzór nad ich wdrożeniem i oceną skuteczności, organizację i uczestniczenie w przeglądach, ich dokumentowanie i nadzór nad realizacją ustaleń wynikających z przeglądów, powiadamianie Zarządu o działalności niezgodnej z obowiązującym systemem zarządzania, planowanie, nadzorowanie oraz prowadzenie szkoleń z zakresu ZSZ, opiniowanie aktów normatywnych na zgodność z obowiązującym systemem zarządzania, współpracę i ocenę działania wszystkich komórek organizacyjnych w zakresie wdrażania,

32 ROZDZIAŁ V Strona 32 z 69 funkcjonowania i doskonalenia, reprezentowanie Spółki na zewnątrz w sprawach dotyczących jakości, w zakresie nie rodzącym zobowiązań finansowych, między innymi współpraca z jednostką certyfikującą Koordynator ds. Ochrony Środowiska: systematyczną kontrolę wpływu organizacji na środowisko naturalne oraz przestrzeganie przez pracowników określonych zasad w zakresie zarządzania środowiskowego, dokonywanie okresowych ocen zgodności z wymaganiami prawnymi (ustawy, rozporządzenia, decyzje administracyjne, umowy, protokoły pokontrolne WIOŚ, PIP, itp.) oraz przedkładanie Prezesowi Zarządu (Zarządowi/ Pełnomocnikowi) informacji o stanie środowiskowym w organizacji oraz o źródłach zagrożeń wpływających na przekroczenia w odniesieni do wymagań prawnych wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usuwania/ zapobiegania, określenie kryteriów oceny aspektów środowiskowych zidentyfikowanych w bezpośrednim obszarze działania organizacji jak również aspektów pośrednich, na które organizacja ma ograniczony wpływ, koordynacja i udział w identyfikacji aspektów środowiskowych, koordynacja i udział w ocenie aspektów środowiskowych oraz wyznaczenie znaczących aspektów środowiskowych w stosunku do których konieczne jest podjęcie odpowiednich działań zarządczych i operacyjnych, zatwierdzenie wyniku oceny aspektów środowiskowych w poszczególnych obszarach/ komórkach organizacyjnych, zatwierdzenie wykazu aspektów środowiskowych i znaczących aspektów środowiskowych, koordynowanie i opracowanie programów zarządzania środowiskowego, okresowa kontrola stopnia realizacji programu zarządzania środowiskowego, weryfikacja/ aktualizacja programów zarządzania środowiskowego, sporządzanie raportów z realizacji programów zarządzania środowiskowego i analizy statystycznej,

33 ROZDZIAŁ V Strona 33 z 69 udział w tworzeniu/ przeglądzie umów na podstawie których odbywać się będą dostawy i/lub wykonawstwo robót i które mogą mieć potencjalny wpływ na środowisko naturalne, zgłaszanie wniosków dotyczących utrzymania systemu zarządzania środowiskowego przy opracowaniu przez organizację założeń i dokumentacji inwestycyjnych i modernizacyjnych, udział w ocenie dokumentacji inwestycyjnych oraz odbiorach technicznych nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów, urządzeń produkcyjnych oraz innych urządzeń mających wpływ na środowisko naturalne, udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn awarii środowiskowych, opracowywaniu wniosków z badania przyczyn tych awarii oraz kontrola realizacji tych wniosków, udział w organizowaniu i przeprowadzaniu szkoleń pracowników w zakresie ustalonych zasad (procedury i instrukcje systemowe) oraz wymagań prawnych związanych z zarządzaniem środowiskowym, współpraca z organami nadzoru w zakresie wpływu na środowisko, inicjowanie i rozwijanie różnych form popularyzacji zagadnień dotyczących ochrony środowiska, prowadzenie rejestrów, kompletowanie dokumentów dotyczących zarządzania środowiskowego, inicjowanie przedsięwzięć z zakresu zaangażowania wszystkich pracowników do podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia umiejętności w zakresie zapobiegania negatywnego wpływu na środowisko, promowanie wiedzy w zakresie zarządzania środowiskowego wśród pracowników, podwykonawców wykonujących prace na terenie organizacji oraz wśród klientów jeśli zachodzi taka potrzeba, współpracę z przedstawicielem kierownictwa odpowiedzialnym za utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania w organizacji, prowadzenie i aktualizację wykazów: o o o aspektów środowiskowych i znaczących aspektów środowiskowych, obowiązujących wymagań prawnych z zakresu ochrony środowiska, wykazu odpadów

34 ROZDZIAŁ V Strona 34 z 69 o kluczowych charakterystyk, w stosunku do których uruchomiony został monitoring wpływu na środowisko Zespół ds. Ochrony Środowiska: prowadzenie całokształtu zagadnień dotyczących ochrony atmosfery, wód oraz gruntów w tym nadzór nad właściwym stosowaniem przepisów związanych z ochroną środowiska, nadzorowanie i kontrolowanie przedsięwzięć dotyczących ochrony środowiska, kontrola jakości dostaw towarów i usług pod kątem kryteriów środowiskowych, prowadzenie ewidencji danych związanych z działalnością Przedsiębiorstwa w szczególności: o o o o comiesięcznych zapisów w rejestrach emisji zanieczyszczeń, dokumentacji niezbędnej do naliczania opłat i kar za korzystanie ze środowiska, rejestrowanie prowadzonych pomiarów ładunków zanieczyszczeń, ewidencji opłat z tytułu poboru wód i zrzutu ścieków, przygotowywanie harmonogramów przeglądów środowiskowych, nadzorowanie i prowadzenie całokształtu działań związanych z gospodarką odpadami w Przedsiębiorstwie, przygotowywanie propozycji programów środowiskowych dla Przedsiębiorstwa, prowadzenie monitoringu i ewidencjonowania zdarzeń potencjalnie awaryjnych, mogących mieć negatywny wpływ na środowisko nadzorowanie wdrożenia działań związanych z nowymi wymaganiami prawnymi z zakresu ochrony środowiska przeprowadzanie przeglądów środowiskowych zgodnie z harmonogramem identyfikacja wpływów na środowisko, przygotowywanie sprawozdań z przeglądów środowiskowych oraz przedstawianie wyników Zarządowi. aktualizacja Rejestru Aspektów Środowiskowych przygotowywanie zakresu okresowej oceny zgodności z wymaganiami prawnymi dotyczącymi Ochrony Środowiska

35 ROZDZIAŁ V Strona 35 z 69 przeprowadzanie okresowej oceny zgodności z wymaganiami prawnymi z zakresu Ochrony Środowiska opracowywanie wykazu pomiarów kluczowych charakterystyk monitorowanie i nadzór nad całokształtem działań związanych z pomiarami kluczowych charakterystyk, podejmowanie decyzji w zakresie postępowania z odchyleniami wyników pomiarów kluczowych charakterystyk od poziomów akceptowalnych, Przygotowywanie sprawozdań z monitorowania i pomiarów kluczowych charakterystyk Pracownicy PWiK sp. z o.o. odpowiadają za: znajomość i przestrzeganie założeń Polityki Systemu Zarządzania w ramach realizowanych zadań, realizację zadań zgodnie z procedurami i instrukcjami systemowymi i/ lub innymi dokumentami wewnętrznymi firmy, zgłaszanie Pełnomocnikowi Zarządu ds. wszelkich problemów związanych z zintegrowanym systemem zarządzania Przedstawiciel kierownictwa Wyrazem zaangażowania kierownictwa w budowę systemu jest wyznaczenie jednego z nich na Pełnomocnika ds.. Odpowiedzialność i uprawnienia Pełnomocnika wynikają z wymagań normy ISO 9001:2008 oraz są zakomunikowane w opisie stanowiska Pełnomocnik ds. ZSZ oraz w procedurach i instrukcjach. Pełnomocnik posiada niezbędne uprawnienia organizacyjne i swobodę działania dla skutecznego rozwiązywania problemów dotyczących ZSZ. Pełnomocnik podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu PWiK Sp. z o.o. Funkcja Pełnomocnika ds. umieszczona jest również w Schemacie organizacyjnym.

36 ROZDZIAŁ V Strona 36 z Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Kanały komunikacyjne w zakresie komunikacji wewnętrznej obejmują: spotkania i narady Zarządu z kierownikami, specjalistami i innymi pracownikami, spotkania kierowników z pracownikami poszczególnych działów oraz tablice informacyjne umieszczone na terenie firmy, szkolenia pracowników, spotkania kierownictwa dotyczące stopnia realizacji celów i zadań. W każdym przypadku, jeżeli jest to konieczne, omawiane i przekazywane są informacje dotyczące oceny skuteczności zintegrowanego systemu zarządzania. Komunikacja zewnętrzna obejmuje udostępnianie informacji Klientom, organom administracji państwowej i innym zainteresowanym stronom w zakresie zintegrowanego systemu zarządzania. W tym celu Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania posiada uprawnienia do komunikowania się z jednostką certyfikującą, która dokonuje oceny zgodności systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 oraz PN-N 18001:2004. Decyzją Zarządu, komunikacja w zakresie działalności na rzecz korzystania ze środowiska i ochrony środowiska odbywa się przy wykorzystaniu witryny internetowej, na której znajduje się Polityka. Pozostały zakres komunikacji ze stronami zainteresowanymi w tym względzie odbywa się na zasadzie udzielania odpowiedzi na zapytania kierowane do PWiK we Wrześni. Komunikacja zewnętrzna w zakresie działalności środowiskowej dotyczy również wnioskowania o wydanie odpowiednich decyzji administracyjnych na korzystanie ze środowiska, jak również obejmuje raportowanie w tym zakresie. Zgodnie z podziałem kompetencji, odpowiedzialnym za ten obszar jest Koordynator ds. Ochrony Środowiska. Informowanie stron zainteresowanych o znaczących aspektach środowiskowych Zgodnie z decyzją Prezesa Zarządu PWiK Sp. z o.o., informowanie stron zainteresowanych o znaczących aspektach środowiskowych odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1. Usuwanie awarii lub planowane roboty na sieci wod-kan z zamknięciem dopływu wody Kierownik Działu lub upoważniona przez niego osoba powiadamia Specjalistę ds. Informatyki, który umieszcza informację na stronie internetowej