INSTRUKCJA Panel Klienta DreamITeam

Transkrypt

1 Warszawa, dnia INSTRUKCJA Panel Klienta DreamITeam Drogi Kliencie, Oddajemy w Twoje ręce, krótką instrukcję dotyczącą Panelu Klienta, który będzie Ci służył do komunikacji z naszą firmą, a w szczególności zgłaszania i nadzoru zleceń serwisowych, które zgłosisz nam do wykonania. Panel Klienta, który przygotowujemy dla Ciebie w ramach współpracy ma następujące funkcje: Możliwość wpisywania zgłoszeń serwisowych Podgląd wystawionych faktur usługowych (nie ma w nim faktur za sprzęt) Proste forum wymiany informacji Terminarz z podglądem tygodniowym naszych działań. Poniżej przedstawiamy bardziej szczegółowe opcje i sposób korzystania z Panelu Klienta. Czekamy także na wszystkie uwagi i sugestie dotyczące korzystania z Panelu. Strona 1 z 9

2 Terminarz: W terminarzu widać wszystkie zgłoszenia w układzie kalendarza. Można zaobserwować dwa rodzaje zgłoszeń: 1. Różowe kafelki przestawiają zgłoszenia planowane 2. Czerwone kafelki przedstawiają zgłoszenia zrealizowane Zgłoszenia: Lista zgłoszeń serwisowych i możliwość ich zgłaszania, monitorowania i w przyszłości akceptowania to najważniejsza możliwość Panelu Klienta. Sekcja zgłoszenia domyślnie zawiera widok wszystkich zgłoszeń serwisowych. Zgłoszenia posortowane są według statusu zgłoszenia. Najwyżej na liście znajdują się zgłoszenia ze statusem zgłoszone, czyli zgłoszenia jeszcze nie przejęte przez DreamITeam. Poniżej będą zgłoszenia ze statusami: Prośba o dodatkowe informacje Jeśli zgłoszenie było niejasne dla InfoMagików mogą oni poprosić o dodatkowe informacje Analiza Jeśli rozwiązanie problemu wymaga więcej czasu InfoMagicy mogą ustawić taki status. Przekazano firmie zewnętrznej Jeśli Twój sprzęt wymaga odesłania do serwisu firmy trzeciej. Rozwiązanie tymczasowe Jeśli InfoMagicy zastosowali rozwiązanie zastępczo-prowizoryczne na czas rozwiązania problemu. Strona 2 z 9

3 Reklamacja Jeśli coś zostało uznane jako reklamacja. Rozwiązanie ostateczne Zadanie zostało wykonane do końca. Ten ekran zgłoszeń umożliwia wejście w każde ze zgłoszeń klikając na numer zgłoszenia. Na ekranie zgłoszenia widzimy więcej informacji, a w szczególności: Wpisujący: Osoba wpisująca zgłoszenie może to być pracownik DreamITeam, jeśli nie miałeś możliwości wpisać zgłoszenia samodzielnie. Numer zgłoszenia: kolejny numer zgłoszenia Data wprowadzenia: kiedy zgłoszenie zostało wprowadzone do systemu Data planowanej realizacji: na kiedy przewidziana jest realizacja zgłoszenia Data realizacji: kiedy zgłoszenie zostało faktycznie zrealizowane Rodzaj usługi: Serwis u klienta Jeśli do naprawy sprzętu doszło w siedzibie klienta Serwis u klienta zdalny Jeśli pomoc udzielona została za pomocą pulpitu zdalnego Serwis lokalny Gdy sprzęt klienta został naprawiony w serwisie Dojazd do klienta Jak w nazwie Strona 3 z 9

4 Usługa bezpłatna Gdy naprawa zajęła tylko kilka minut w przypadku serwisu zdalnego mniej niż 10 Serwis Expert Gdy Pomoc klientowi wymagała niebywałej wiedzy oraz zaangażowania Usługa doradcza Pomoc klientowi w wyborze odpowiednich rozwiązań do jego potrzeb oraz rozwianie wątpliwości Wypożyczenie sprzętu zastępczego Wypożyczenie laptopa lub komputera w na określony czas Jednostka zlecająca: jednostka organizacyjna klienta zlecająca nam prace Status: etap realizacji na którym znajduje się obecnie zgłoszenie statusy wyjaśniono na początku tego punktu Osoba zlecająca: Osoba w firmie klienta zlecająca nam zajęcie się zgłoszeniem Adres: Siedziba jednostki organizacyjnej danej firmy której zgłoszenie dotyczy Wykonawcy: Którzy z naszych pracowników zajmowali się zgłoszeniem Placówka DIT: Który wydział DreamITeam zajmował się zgłoszeniem: Centrala Serwis lokalny I Linia wsparcia Pomoc zdalna, II Linia wsparcia Serwis u klienta opiekunowie klienta Expert Gdy sprawa jest tak zawiła, iż zajmuje się nią nasz firmowy Ekspert Opiekun DIT: Pracownik DIT przeznaczony do opieki nad klientem główna osoba do kontaktu Strona 4 z 9

5 Kliknięcie na numer zgłoszenia przenosi nas do okna z bardziej szczegółowymi informacjami dotyczącymi wybranego zgłoszenia. W górnej części podobnie jak na głównym ekranie zgłoszeń widoczne są informacje dotyczące konkretnego zgłoszenia. Są one jednak nieco uszczegółowione. Pracownik zlecający: sekcja wzbogacona o dane kontaktowe Opis zgłoszenia: element nieobecny na głównym ekranie krótki opis problemu będącego przedmiotem zgłoszenia W prawym górnym rogu znajduje się zakładka Dokumenty Po kliknięciu na Dodaj otworzy się okno z możliwością dodania do zgłoszenia dowolnego dokumentu wraz z opisem Aby dodać plik klikamy Przeglądaj i wybieramy jego lokalizację W polu o nazwie opis można zamieścić jeszcze notatkę czego dotyczy dokument Strona 5 z 9

6 Aby zakończyć należy kliknąć dodaj Poniżej środka okna zgłoszenia znajduje się sekcja o nazwie: Kalkulacja- dotycząca rozliczeń z klientem za widoczne zgłoszenie Ilość serwisantów ilość pracowników DIT których udział był konieczny do zakończenia zgłoszenia Wykonawcy imiona oraz nazwiska serwisantów którzy pracowali przy zgłoszeniu Strona 6 z 9

7 Rodzaj usługi ten sam który widoczny jest na ekranie głównym zgłoszeń (na przykładzie Serwis u klienta zdalny) Data realizacji podobnie jak na głównym ekranie zgłoszeń tyle że uszczegółowiona o czas w jakim doszło do realizacji zgłoszenia Pola zaznaczenia expres oraz poza godzinami pracy związane z dodatkowymi kosztami jakie ponosi klient (chyba że umowa stanowi inaczej) rodzaje usługi gdy do realizacji dochodzi natychmiast lub na życzenie klienta poza godzinami pracy. Opis wykonywanych prac: streszczenie czynności wykonanych przez pracownika DIT w celu realizacji zgłoszenia Liczba godzin/serw.: czas jaki średnio poświęcił każdy z zaangażowanych w realizację zgłoszenia serwisantów Razem: suma czasu pracy łącznie poświęcona przez naszych serwisantów Cena roboczo-godziny: w pierwszym polu widoczna jest cena netto, w prawym zaś brutto Cena ryczałt: zryczałtowana cena naszej usługi ignorująca wykorzystanie godzin. Ponownie podana najpierw netto w następnym polu zaś brutto Koszt(dla klienta): koszt za wykonaną usługę = cena roboczogodziny pomnożona przez ilość roboczogodzin - netto Nr Faktury dla DIT: numer faktury Dojazd: Sekcja obejmująca koszty dojazdu składa się z tych samych elementów co Rodzaj Usługi opisany powyżej. Koszt całkowity (dla Klienta) wyliczony : Podany najpierw Netto a następnie brutto Rabat: Podany procentowo upust Koszt po rabacie (dla klienta) Wyliczony: Koszt po rabacie Koszt całkowity (dla klienta) ręcznie: Koszt wpisany ręcznie Strona 7 z 9

8 Faktury Po kliknięciu w zakładkę Faktury naszym oczom ukazuje się następująca lista. W kolejnych kolumnach widoczne są dane dotyczące kolejnych faktur. Nazwy nagłówków mówią same za siebie. Po kliknięciu na numer faktury otworzy się faktura w formacie dokumentu pdf którą można zapisać na dysku i/lub wydrukować. Forum Po kliknięciu w zakładkę Forum naszym oczom ukaże się panel do zakładania wątków na forum: W polu Tytuł należy wpisać nazwę wątku W polu treść zaś treść wiadomości jaką chcemy zamieścić Gdy skończymy należy kliknąć na napis Dodaj Strona 8 z 9

9 Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty. Masz więcej pytań? zadzwoń do nas lub napsz wiadomość . Zawsze chętnie pomożemy! Strona 9 z 9