Po co coaching zespołowy korporacjom?

Transkrypt

1 Metody wzmacniania efektywności zespołów Po co coaching zespołowy korporacjom? Praca zespołowa to cecha korporacji. To także duże wyzwanie dla menedżerów sprzedaży i liderów projektów, aby osiągnąć założone wskaźniki i zrealizować postawione cele. Członkom zespołu często towarzyszy spadek motywacji i zaangażowania, w grupie pojawiają się konflikty i emocje. Coaching zespołowy sprzyja współpracy i wpływa na efekty pracy zespołu, poprawia komunikację oraz pobudza kreatywność. Dorota Jaworska TTo, co jest wspólne dla pracy zespołowej, to cel, jaki ma być osiągnięty w określonym czasie z wykorzystaniem dostępnych zasobów. Wyznaczenie lidera czy koordynatora projektu jest drugim nieodłącznym elementem pracy grupowej. Zwykle jednak jest to kierownik lub menedżer. Coaching zespołowy jest jak poznawanie świata zespołu i zrozumienie jego terytorium Praca w korporacji niesie ze sobą ciągłe zmiany w postaci nowych zadań, obowiązków, projektów, inwestycji. Wymusza to automatycznie zmiany w postawach pracowników, ich nastawieniu i motywacji. Jak pokazują badania z 2007 r., coaching pomaga pracownikom rozwinąć swoje umiejętności (50 proc. wskazań), zwiększyć motywację (44 proc.) oraz wzmocnić się w nowej roli (40 proc.) patrz wykres: W czym pomógł coaching pracownikom?. Ponadto wspiera ich również w zmianie podejścia do sytuacji występujących w pracy, jak również w uporządkowaniu życia zawodowego. To same źródło, ale w oparciu o badania przeprowadzone przez Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) w 2005 r., przedstawia powody, dla których firmy inwestują w coaching. Są nimi: poprawienie indywidualnych wyników 78 proc.; radzenie sobie ze słabymi wynikami 30proc.; poprawienie wydajności 28proc.; planowanie kariery i rozwoju osobistego 27proc.; rozwijanie przyszłych pracowników wyższego szczebla 26proc. 100 Personelplus marzec2014

2 Jak widać, coaching sprzyja pracy zespołowej, gdyż motywuje ludzi, pomaga poprawiać ich wyniki, które następnie przekładają się na poprawę wyników całego zespołu, zwiększa wydajność pracy i wpływa na rozwój zawodowy. W czym pomógł coaching pracownikom? (w proc.) Zdobycie lub rozwinięcie umiejętności 50 Uporządkowanie życia zawodowego 44 Zwiększenie motywacji 44 Coaching w pracy przy projektach Wzmocnienie w nowej roli Zmiana podejścia do sytuacji w pracy Projekty angażują ludzi. Bierze w nich udział od kilku do kilkunastu osób. W korporacjach często są prowadzone w środowisku międzynarodowym z użyciem odpowiednich narzędzi IT, generują spore zasoby w postaci ludzi, nakładów finansowych, a do tego są rozłożone w czasie, nawet do kilku lat. Okazuje się, że dobór pracowników do projektu nie zawsze jest przemyślany. Do tego słaba orientacja i wiedza liderów na temat zarządzania projektami, nieznajomość zasad i metod realizacji projektów wśród pracowników, powodują spadek motywacji wśród członków zespołu projektowego, Źródło prezentacja Coaching korzyści dla biznesu, Komitet Lokalny ICF Silesia, s. 23. REKLAMA marzec2014 Personelplus 101

3 Metody wzmacniania efektywności zespołów Budowanie zaangażowania Wspólne zamiary Tożsamość zespołu Włączenie się Uznanie i celebrowanie Zmiana władzy Motywacja Dezorientacja Niepewność Strach Zrozumienie Po co tu jestem? Ostrożność Nieufność Nieszczerość Budowanie zaufania Jakie są intencje? Bierność Sceptycyzm Nieuzasadniona rywalizacja Wzajemny szacunek Szczerość Wiarygodność Dookreślenie celów Co mamy osiągnąć? Jasne założenia Jasne, spójne cele Wspólna wizja Określone role Zaalokowane zasoby Podjęte decyzje Zobowiązanie Jak to będziemy robić? Spontaniczne interakcje Synergia Lepszy wyniki Jasne procesy Dostrojenie Dyscyplina w realizacji Współpraca Wow! Wdrożenie Kto co zrobi, kiedy i gdzie? Odbudowa Po co kontynuować? Przeciążenie Brak harmonii Konflikty Niedopasowanie Przekroczone terminy Znudzenie Wypalenie Uzależnienie Opór Źródło materiały z kursu Akredytowany Coach ICF, autor: K. Pępiak-Kowalska (wiceprezes zarządu ICF Poland). 1 S. McAdam, Coaching kadry kierowniczej. Dopasowanie usług coachingowych do kontekstu i potrzeb przedsiębiorstwa, Warszawa 2011, s. 62. wywołują obawy typu: Czy dam radę?, Czy nie zawiodę zespołu?. Praca przy projektach wykonywana jest z reguły jako praca dodatkowa, poza codziennymi obowiązkami. Dochodzi wówczas presja czasu, a jego deficyt skutkuje brakiem przepływu informacji o założeniach i celach projektu. Wszystkie te elementy wywołują dezorientację pracowników, konflikty i problemy, wpływają na oddalanie się od realizacji projektu pomimo założonych budżetów i terminów. Gdzie jest zatem rola coacha w pracy zespołowej przy projektach? Oto możliwe obszary działania 1 : wspieranie zespołu kierowniczego projektu (budowanie zaangażowania, wzrost motywacji); coaching dla kierownika projektu; wspieranie sponsora projektu, czyli np. prezesa lub członka zarządu; bycie partnerem do dyskusji dla zespołu projektowego przed oceną postępów z zarządem. Korzyści, jakie zespół odniesie z udziału coacha w procesie realizacji projektu, to współpraca na rzecz jednego celu, efektywna komunikacja, uświadomienie sobie roli, jaką pełni zespół, i jego ważności w organizacji, a przede wszystkim płynne i bezkon liktowe przybliżanie się do celu. Z kolei korzyści, jakie coaching daje poszczególnym członkom zespołu, to zaangażowanie i motywacja, rozwój zawodowy, poczucie przynależności do grupy, działanie na rzecz wspólnego celu, świadomość swojej roli w projekcie, a szczególnie wyróżnienie na tle organizacji. W pracy z grupą coach wykorzystuje różne metody. Jest to m.in. kwestionariusz Mereditha Belbina, pozwalający na świadome 102 Personelplus marzec2014

4 ustalenie roli każdego członka w zespole, następnie zlecanie mu odpowiednich zadań oraz komunikowanie się w odpowiedni sposób. Nie może też zabraknąć pracy na wartościach. I tutaj zahaczamy o kulturę organizacyjną irmy, na ile wartości członków zespołu są spójne z wartościami organizacji, co następnie przekłada się na realizację projektu. Wykorzystuje także narzędzia pokazujące różnice w postrzeganiu przez poszczególnych członków zespołu, gdzie są bariery komunikacyjne, oraz metody badające satysfakcję z pracy zespołowej czy wydobywające potencjał tkwiący w zespole strategia Walta Disneya. Te przykładowe sposoby, metody i narzędzia pracy z zespołem projektowym są stosowane przez coacha z zachowaniem reguły, że to zespół podejmuje decyzje, co jest celem wspólnego projektu oraz gdzie, kiedy i w jaki sposób go zrealizować. Coach tylko pomaga dojść do tych decyzji. Model Budowanie zaangażowania doskonale oddaje proces coachingowy w obszarze budowania zaangażowania zespołu projektowego, jak też innych zespołów w irmie. Wypowiedź jednego z kierowników przerwanego projektu: Mieliśmy tu pole bitwy, na którym ścierały się aspiracje grupy i działów operacyjnych, a także zespołu IT i konsultantów. Coach mógłby nam pomóc trudno to stwierdzić na pewno, ale więcej otwartości w kwestii początkowych niedopowiedzeń wiele by zmieniło. Sponsor projektu również by skorzystał, ponieważ sądził, że jego rolą jest organizowanie rozmów podnoszących na duchu, a nie zrozumienie konsekwencji naszego planu 2, jest dowodem na to, że coaching ma pomagać pokonywać bariery i trudności w realizacji wyznaczonych celów projektowych. Coaching zespołów sprzedażowych Ideą coachingu w kontekście sprzedaży jest rozwój osobisty i zawodowy pracownika poprzez wsparcie, zachętę, a także dawanie przestrzeni na głębszą autore leksję samego handlowca. Profesjonalni coachowie sprzedaży nie radzą handlowcom, co mają robić. Coach sprzedaży razem ze sprzedawcą pracuje nad realizacją Proces coachingowy 6. Sprawdzenie rezultatów 5. Plan działania Źródło Broszura DoradKom Zawarcie kontraktu Jak wygląda proces coachingowy? 4. Sesje coachingowe ustalonych celów, wykorzystując swoje umiejętności komunikacyjne. Analogicznie odbywa się to w działach handlowych, gdzie jest grupa pracowników wykonująca swoją pracę na rzecz wspólnego celu, jakim jest najczęściej wzrost sprzedaży. Podobnie jak w przypadku coachingu dla zespołu projektowego, coach wspiera działy handlowe w osiąganiu celów sprzedażowych, sprzyja efektywnej komunikacji, pobudza lub dopinguje kierownictwo w udzielaniu informacji zwrotnych swoim podwładnym, pomaga rozwiązywać kon likty, stymuluje kreatywność zespołu i buduje zaangażowanie jego członków. W procesie coachingowym stosuje różne narzędzia, testy psychologiczne i metody. Są wśród nich m.in. cykl D. Kolba, Piramida Diltsa, koło kompetencji. Pozwalają one na wydobycie potencjału zespołu, posiadanych kompetencji indywidualnych, poznanie, jakie są przekonania zespołu odnośnie do celów, zadań i działań przed nim stojących, a także zwiększenie poziomu zaangażowania i motywacji do pracy. W odniesieniu do zespołów sprzedażowych proces coachingowy (patrz rysunek: 2 Tamże, s Diagnoza potrzeb klienta 3. Określenie celu marzec2014 Personelplus 103

5 Zarządzanie zaangażowaniem Model GROW Will co zespół wybiera, jaką decyzje podejmuje? 3 Patrz: S. Rogala, Coaching w sprzedaży. Pragmatyczne wykorzystanie coachingu w rozwoju kompetencji sprzedażowych, Business coaching 2010/1, s Goal cel na sesję. Co zespół chce osiągnąć? Model GROW Options jakie są pomysły, możliwości, opcje zespołu, aby osiągnąć cel na sesję? Reality jak wygląda aktualnie sytuacja? Źródło opracowanie własne na podstawie materiałów z kursu Akredytowany Coach ICF. Proces coachingowy ) należy interpretować w następujący sposób: 1. Zawarcie kontraktu ustalenie zasad i warunków współpracy między sponsorem (osobą decyzyjną w irmie, np. prezes zarządu), zespołem sprzedażowym i coachem. 2. Diagnoza potrzeb klienta rozmowy ze sponsorem i menedżerem działu sprzedaży w celu zapoznania się z ich potrzebami. 3. Określenie celu doprecyzowanie celu po spotkaniach i rozmowach z zespołem sprzedażowym. 4. Sesje coachingowe praca z zespołem nad realizacją celu głównego. Każda sesja ma swój cel, nad którym chce pracować grupa, aby docelowo zrealizować cel główny. Mogą to być takie cele na sesje, jak np. poprawa komunikacji, rozwiązanie kon liktu w zespole, wzrost motywacji, poprawa organizacji pracy itp. Poszukiwane są różne rozwiązania i metody osiągnięcia celu na sesje, a tym samym celu głównego. 5. Plan działania każda sesja kończy się opracowaniem planu działania przez zespół, wyznaczeniem terminu jego realizacji i podziałem zadań na członków grupy. 6. Sprawdzanie rezultatów wery ikacja postawionych zadań i działań, czy zostały zrealizowane zgodnie z wytycznymi zespołu. W jakim stopniu wpłynęły na realizację celu głównego? Z kolei model GROW (patrz schemat: Model GROW ) pokazuje, jak wygląda sesja coachingowa w zespołach sprzedażowych. Sposób jej prowadzenia coach uczestniczy w cyklicznych spotkaniach, naradach zespołu, tzw. on- -job-coaching lub w ustalonych terminach. Nasuwa się zatem pięć głównych myśli dotyczących coachingu w zespołach sprzedażowych O skutecznym coachingu można mówić, gdy odróżni się go i wyraźnie odgraniczy od innych form rozwoju, jak mentoring czy trening. 2. Coaching jest metodą ukierunkowującą rozwój osoby poprzez personalny instruktaż, wsparcie, zachętę, a także przez dawanie przestrzeni na głęboką autore leksję samego handlowca. 3. Efektywny coaching jest stałym procesem stworzonym dla progresywnego doskonalenia umiejętności handlowych sprzedawców na przestrzeni miesięcy, a nawet lat, ich kariery w dziedzinie sprzedaży. 4. Analiza umiejętności oraz aktualnego stanu kompetencji handlowych będzie fundamentem do ustalenia poszczególnych celów spotkań oraz do obserwacji ich przebiegu. 5. Konstruktywnie udzielona, a także odpowiednio podana informacja zwrotna inspiruje do rozwoju. Podsumowując, coaching zespołowy zarówno w pracy przy projektach, jak i w działach handlowych rozpoczyna się od precyzyjnego określenia oczekiwań i celów zespołu. Jest również okazją do pracy nad spójną misją, wizją i strategią działania zespołu. W wyniku procesu coachingowego zespół: bardziej dostrzega nowe możliwości i szanse; podejmuje lepsze decyzje; sprawniej rozwiązuje złożone problemy; poprawia swoją komunikację; stymuluje swoją kreatywność; zwiększa swoją innowacyjność. Dorota Jaworska coach ICF, certyfikowany trener biznesu House of Skills, doradca, praktyk. Właściciel firmy DoradKom. Specjalizuje się w coachingu biznesowym i komunikacji wewnętrznej. 104 Personelplus marzec2014