Polska funkcjonalność NAV 2015

Transkrypt

1 Polska funkcjonalność NAV 2015 oraz pakiet Tools i elogistics dla NAV2015 Podręcznik użytkownika Microsoft Dynamics NAV 2015 Dokument przeznaczony do użytku wewnętrznego dla Partnerów oraz użytkowników Systemu Microsoft Dynamics NAV, będących pracownikami firm-klientów Autorem niniejszego dokumentu jest Acrebit S.A. Prawa autorskie do niniejszego materiału należą wyłącznie do Acrebit S.A. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, sprzedaż treści bez zgody autora.

2 Spis treści 1. Księga Główna Przeksięgowywanie zapisu zobowiązania z faktury zakupu na innego dostawcę Schematy serii numeracji Bilans/Rachunek Zysków i Strat Raporty do Bilansu/RZiS Szczegółowy bilans próbny Wycena bilansowa Kontrola stron księgowania na kontach K/G Parametryzowana Data dla kursu wymiany Przesunięcie kursu wymiany o x-dni względem daty odniesienia dla wszystkich typów dokumentów Zabezpieczenie usuwania zaksięgowanych dokumentów Trwałe zamykanie ksiąg rachunkowych Informacje o nazwie i wersji programu na wydrukach księgowych Dziennik zapisów księgi dostawców/nabywców, Dziennik K/G Zestawienie obrotów i sald (K/G, Nabywcy, Dostawcy) Raporty potwierdzenia sald nabywców i dostawców Komunikat z numerem zaksięgowanego dokumentu Wydruki księgowe VAT Rejestr VAT Księgowanie VAT z poziomu dzienników K/G (Kontrahenci Incydentalni) Księgowanie pełnego VAT Arkusz rozliczania VAT ze statusem rozliczenia rozrachunków z nabywcami i dostawcami Szczegółowe zapisy VAT Transakcje trójstronne Rozbudowa arkusza deklaracji VAT Opłata zwrotna VAT (w obu rejestrach VAT) oraz dodatkowy kurs wymiany dla kwoty VAT Faktura wewnętrzna i korekta faktury wewnętrznej Deklaracje VIES (VAT-UE) Rozliczanie proporcji VAT (VAT nie do odliczenia) Taryfy usługowe VAT Przełożony Klauzule VAT Rejestr VAT sprzedaży/zakupu raport Strona 2 z 110

3 3. Kasy/banki Różnice kursowe w bankach Kontrolowanie znaków kwot w dziennikach kasowych Wydruk Raportu kasowego Wydruk KP i KW Należności i zobowiązania Domyślne serie numeracji księgowania Zaokrąglanie cen jednostkowych sprzedaży Konto bankowe odbiorcy płatności - na Fakturach i Fakturach korygujących sprzedaży Faktura korygująca sprzedaży Przedpłaty Wyświetlanie Salda jako dostawcy/nabywcy - na obu kartotekach Kompensaty Szablony dostawcy Noty korygujące Wiele stóp procentowych SAD Wydruki dokumentów (sprzedaż) Wydruki dokumentów (zakup) Środki Trwałe Zwiększenie wartości ŚT z poziomu Faktury zakupu Wydruk dokumentów OT i LT Lista inwentaryzacyjna ŚT Roczny plan amortyzacji ŚT Historia Środków Trwałych Zapasy Kalkulacja podatku od opakowań Intrastat Dokument inwentaryzacji Korekta wyceny zapasów Pakiet Tools efaktury i ekorekty edeklaracje Interfejsy bankowe Import kursów walut z NBP Dokumenty magazynowe Strona 3 z 110

4 8. Moduł Logistyczny Strona 4 z 110

5 1. Księga Główna 1. Przeksięgowywanie zapisu zobowiązania z faktury zakupu na innego dostawcę Funkcjonalność umożliwia wskazanie na fakturze zakupu płatnika dokonującego rozliczenia z dostawcą towaru/usługi, na którego zostanie przeksięgowany zapis rozrachunku. Dzięki temu można śledzić rozrachunki w historii transakcji pierwotnego dostawcy oraz zapisywać do rejestru VAT informacje wymagane przez ustawę VAT, zaś zobowiązanie automatycznie przeksięgowywać na kartotekę innego dostawcy, w szczególności pracownika. Dzięki tej funkcjonalności można zautomatyzować proces rozliczania zaliczek z pracownikami w zakresie przeksięgowań rozrachunków nie ma wówczas potrzeby generowania dodatkowych poleceń księgowania. 1. Należy utworzyć fakturę zakupu 2. W zakładce Ogólne po prawej stronie są dwa dodatkowe pola: Przeksięguj na dostawcę wybieramy z listy zdefiniowanego dostawcę, na którego ma zostać zaksięgowany zapis rachunku; ewentualnie tworzymy kartotekę pracownika jako dostawcy (przy rozliczaniu zaliczek). Rozlicz z dokumentem dostawcy wybieramy z listy dokument, który chcemy rozliczyć z aktualną fakturą (np. KW zaliczki dla pracownika). W oknie wybieramy dokument (zapis) i klikamy OK. 3. Wraz z zaksięgowaniem faktury zobowiązanie zostanie przeksięgowane i rozliczone na koncie kontrahenta (pracownika), natomiast na pierwotnym dostawcy rozrachunki zostaną automatycznie rozliczone i jego dane będą figurowały w rejestrze VAT. Strona 5 z 110

6 2. Schematy serii numeracji Schematy serii numeracji pozwalają uprościć i zautomatyzować proces tworzenia kolejnych serii numeracji na dany rok, miesiąc, a także dzień. Bez ustawionego schematu serii numeracji użytkownik manualnie wprowadza wiersze serii na każdy rok/miesiąc/dzień, co jest czasochłonne i może powodować błędy w nadawanej numeracji. Stosując schematy serii numeracji nie ma potrzeby żmudnego uzupełniania wierszy serii numeracji, ustawia się jedynie szablon numeru. 1. Należy otworzyć Seria numeracji (ścieżka: Działy/Zarządzanie Finansami/Ustawienia/ Administracja) 2. W kolumnie Szablon kodu numeracji wskazujemy w jaki sposób system ma tworzyć serie numeracji dla wskazanej serii. Ważne jest odpowiednie użycie znaku #, który z kombinacją liter Y i M oraz D określa aktualny rok, miesiąc i dzień. Należy rozwinąć pole szablonu kodu numeracji i w nowym oknie wpisać szablon. System w polu Kod serii zaprezentuje jak będzie wyglądał numer, dzięki czemu użytkownik może od razu poprawić błędny szablon. Przykładowy schemat: FS/#YY/#MM/001, gdzie pierwszy numer w serii numeracji będzie wyglądał następująco: FS/14/11/001. System będzie generował nowy wiersz serii numeracji przy rozpoczęciu każdego nowego miesiąca. Strona 6 z 110

7 3. Bilans/Rachunek Zysków i Strat Podstawowym narzędziem dla sprawozdawczości finansowej jest funkcjonalność Bilansu i Rachunku wyników. Oba dokumenty mają strukturę ściśle określoną w Ustawie o Rachunkowości (art. 10). Wprowadzenie struktury tych raportów ustawowych do systemu jest jednorazowe, a konfiguracja uproszczona. Dzięki tej funkcjonalności możliwe jest stworzenie Bilansu i Rachunku Zysków i Strat dla danego okresu sprawozdawczego, których wartości powstają w oparciu o plan kont zdefiniowany w NAV. Wyniki raportów są kalkulowane i przechowywane odrębnie dla każdego użytkownika NAV, dzięki czemu możliwe jest równoległe przygotowywanie różnych wersji kalkulacji przez wielu użytkowników w tym samym czasie. 1. Wprowadzenie danych do struktury dokumentów Bilansu/RZiS następuje w tabeli Wiersz Bilansu/RZiS zarówno dla Bilansu jak i Rachunku Zysków i Strat. Poszczególne kolumny oznaczają: "Nr linii" - Wprowadza się tu kolejny numer wiersza (zaczynając od numeru 10000) - należy pamiętać o tym, że dla pasywów i RZiS nie zaczynamy numeracji od 10000, ale od numeru, na którym skończyliśmy poprzednia kategorię. "Kod wiersza" - Pole to ułatwia określenie kategorii i podkategorii (w analogiczny sposób określa się podkategorie wg Ustawy o Rachunkowości) "Poziom" - pozwala programowi przypisać do danego wiersza pod kategorie, gdzie poziom "1" oznacza poziom najwyższego szczebla, a analogicznie wyższe cyfry - poziomy szczebla niższego. Tak jak widać na powyższym obrazku - np. na poziom 2 "Wartości niematerialne i prawne" składa się cztery wiersze poziomu 3-ciego. "Drukuj" - wskazuje, czy dany wiersz będzie widoczny na wydruku. Strona 7 z 110

8 "Strona bilansu" - wskazuje, do jakiej grupy należy dany wiersz. Do wyboru są trzy kategorie: o Aktywa o Pasywa o RZiS Obie strony (z tej opcji się nie korzysta, jest używana wewnętrznie przez NAV) "Opis" - zgodna z ustawą nazwa danego elementu. "Kwota okr. Porównawczy" oraz "Kwota okr. Sprawozdawczy" - uzupełniają się automatycznie po obliczeniu bilansu/rzis - pobierane są z Tabeli Zapis Bilansu/RZiS. "Typ kalkulacji" - są dwie opcje do wyboru: o Suma - dla wierszy sumy, przy których program automatycznie zlicza sumę kwot dla wierszy podkategorii o Wyliczalne - dla wierszy, w których skład wchodzą Konta z Planu kont. "Dodaj do linii" - służy jedynie do określania sumowań dla RZiS (wiersze formuł np. C-B) "Zysk ze sprzedaży (A-B)" - dla wierszy A i B określamy w tej kolumnie, że dodajemy je do linii C. "Znak" - Plus lub Minus - określa z jakim znakiem dana kwota będzie się wyświetlać (dla kwot ujemnych wybranie Minus sprawi, że kwota będzie widoczna jako dodatnia). Strona 8 z 110

9 2. Przypisanie poszczególnych kont KG następuje bezpośrednio z poziomu Planu Kont w Zarządzaniu finansami. Stojąc na wybranym koncie otwieramy kartotekę konta i wybieramy zakładkę "Bilans/RZiS". Pola do uzupełnienia (w zależności od charakteru konta): "Pozycja w aktywach/pasywach/rzis" - wskazuje, gdzie będzie wykazywane dane konto w aktywach/pasywach/rzis. Jeśli nie jest to konto aktywne - w polu pozostawiamy wartość "0". "Strona w aktywach/pasywach/rzis" - w zależności od rodzaju konta i sposobu jego ewidencji mamy do wyboru następujące opcje: o PerSaldo - wstawia saldo na dzień niezależnie od znaku o Strona debet - wstawia kwotę zsumowanych zapisów ujętych po stronie debet o Strona kredyt - wstawia kwotę zsumowanych zapisów ujętych po stronie kredyt o Saldo debet - wstawia saldo w wypadku, jeśli zsumowane saldo na dzień jest dodatnie o Saldo kredyt - wstawia saldo w wypadku, jeśli zsumowane saldo na dzień jest ujemne o Dostawca debet - wstawia sumę dostawców, którzy mają debetowe salda na koncie analitycznym o Dostawca kredyt - wstawia sumę dostawców, którzy mają kredytowe salda na koncie analitycznym o Nabywca debet - wstawia sumę nabywców, którzy mają debetowe salda na koncie analitycznym o Nabywca kredyt - wstawia sumę nabywców, którzy mają kredytowe salda na koncie analitycznym Strona 9 z 110

10 o Bank debet - wstawia sumę dla banków, które mają debetowe salda na koncie analitycznym o Bank kredyt - wstawia sumę dla banków, które mają kredytowe salda na koncie analitycznym "Znak w aktywach/pasywach/rzis" - Plus lub Minus - określa z jakim znakiem dana kwota będzie się wyświetlać (dla kwot ujemnych wybranie Minus sprawi, że kwota będzie widoczna jako dodatnia).! W przypadku kategorii w Pasywach "Zysk (strata) netto" należy przypiąć PerSaldo wszystkie konta wynikowe (te same definiujemy również dla samego RZiS), co pozwoli na przeliczenie i wstawienie w tym miejscu wyniku finansowego bieżącego roku. 4. Raporty do Bilansu/RZiS Funkcjonalność obliczania składników Bilansu oraz Rachunku Zysków i Strat połączona jest z szeregiem raportów mających na celu zwizualizowanie wyników obliczeń (Raport Bilans, Raport RZiS), ale także kontrolę nad prawidłowością skonfigurowania zakładowego planu kont ze składnikami Bilansu/RZiS (Definicja bilansu/rzis raport zawiera poszczególne wiersze bilansu/rzis i pod każdym z nich odpowiednie konto, które wchodzi w jego skład; Definicja bilansu/rachunku wyników wg kont raport zawiera plan kont, a pod każdym z kont informację, do której pozycji w Bilansie/RZiS jest podłączone). Dodatkową funkcją jest możliwość wydrukowania Bilansu/Rachunku Zysków i Strat w wersji angielskiej i opisami pozycji w obcym języku. 1. Po ustawieniu odpowiednich wartości dla wierszy bilansu oraz poprawnym przypisaniu poszczególnych kont - można przeliczyć gotowy już bilans/rzis. W oknie Bilans/RZiS wypełniamy pola: "Strona bilansu" - określa co ma pokazać się w wierszach. Możemy pokazać zarówno Aktywa, Pasywa, RZiS jak i Aktywa i Pasywa razem jako "Obie strony" "Filtr daty okres sprawozdawczy" - określa przedział dat, dla okresu na który chcemy wygenerować bilans/rzis "Filtr daty okres porównawczy" - określa przedział dat, dla okresu z którym chcemy zestawić dla porównania dane z okresu sprawozdawczego "Filtr Działu/Projektu" - pozwala filtrować na podstawie wymiarów globalnych w NAV, zakładając filtr np. na konkretny Dział dla którego chcemy wygenerować sprawozdanie Oprócz filtrów na tej stronie mamy informacje pomocnicze: "Suma aktywów okr. sprawozdawczy/porównawczy" - wskazuje sumę dla wszystkich aktywów w okresie sprawozdawczym/porównawczym "Suma pasywów okr. sprawozdawczy/porównawczy" - wskazuje sumę dla wszystkich pasywów w okresie sprawozdawczym/porównawczym "Różnica okr. sprawozdawczy/porównawczy" - pozwala na szybką weryfikację zgodności aktywów i pasywów pokazując czy dane się bilansują. Strona 10 z 110

11 2. Na wstążce oprócz odnośników wydruków raportów, znajdują się na także następujące funkcje: "Rozwiń wszystko" - domyślnie, pod uruchomieniu Strony wszystkie podpoziomy są zwinięte, aby je rozwinąć należy użyć tego przycisku (dla wszystkich jednocześnie) bądź w wierszach pojedynczo rozwijać poszczególne poziomy (klikając na znak plusa) "Zwiń wszystko" - operacja odwrotna do powyższej "Oblicz..." - przeliczenie dla wszystkich wierszy odpowiednich kwot w zależności od zdefiniowanych filtrów "Kalkuluj tylko Sumy..." - program aktualizuje tylko wiersze, których Typ kalkulacji = "Suma". Pozwala to na manualną korektę pozycji analitycznych i przeliczenie pozycji sum. 3. Na stronie Bilans/RZiS oprócz standardowych funkcji mamy dostęp do wydruków: Bilans/Rachunek wyników są głównymi raportami, które wykazują odpowiednie kategorie i odpowiadające im dla danego okresu kwoty. Po uruchomieniu należy wybrać "Podgląd" by pokazał się docelowy wygląd raportu dla Bilansu lub RZiS. Definicja Bilansu/RZiS - użytkownik wybiera, którą definicję chce wydrukować (Bilans czy RZiS) i w zależności od wyboru wyświetla się podgląd raportu, zawierający poszczególne wiersze bilansu i pod każdym z nich odpowiednie konto, które wchodzi w jego skład. Definicja bilansu/rachunku wyników wg kont - wyświetla plan kont, a pod każdym z kont miejsce, w którym przypięte jest to bilansu lub rachunku wyników. Strona 11 z 110

12 5. Szczegółowy bilans próbny Na wydruku Bilansu próbnego kwoty każdego wiersza prezentowane były narastająco, co utrudniało przegląd danych dotyczących konkretnego wiersza. Szczegółowy Bilans Próbny wskazuje kwoty również dla każdego z wierszy osobno. 6. Wycena bilansowa Funkcjonalność umożliwia kalkulację różnic kursowych, powstałych po przeliczeniu otwartych rozrachunków nabywców i dostawców oraz posiadanych środków pieniężnych, według kursu waluty z dnia przeprowadzenia wyceny oraz zaksięgowanie powstałych różnic na odpowiednich kontach (także możliwość wyksięgowania różnic kursowych pod datą kolejnego okresu). Dodatkowo funkcjonalność umożliwia także prezentację danych w postaci raportu. Istnieje możliwość uruchomienia funkcji w trybie testowym i sprawdzenia poprawności kalkulacji bez księgowania różnic na kontach, a także możliwość uruchomienia kalkulacji osobno dla konta bankowego, nabywcy czy dostawcy. Odnośnie zapisów historycznych korekt kursów wymiany rozszerzony został Rejestr korekt kursów wymiany, dzięki któremu możliwe jest uzyskanie szczegółowych informacji o przeprowadzonych korektach. 1. Otwieramy: Działy/Zarządzanie Finansami/Czynności okresowe/waluta/koryguj kursy wymiany Data Początkowa - Data końcowa określa się przedział czasu, w którym system ma obliczyć różnice kursowe Opis księgowania formuła wpisana na stałe, zostanie wyświetlona w zaksięgowanych zapisach Wyksięguj wycenę zaznaczony chceckbox i wpisanie daty w pole Data wyksięgowania wyceny spowoduje, że system od razu wyksięguje różnice kursowe pod tą datą. Numer dokumentu należy wpisać numer z jakim system zaksięguje różnice kursowe Koryguj Konta bankowe, Dostawców, Nabywców, Konta K/G dla dodatkowej waluty raportowania checkbox postawiony przy odpowiednim wierszu wskaże jakie zapisy system ma brać pod uwagę podczas rozliczania różnic kursowych Tryb testowy zaznaczany zawsze, gdy próbnie użytkownik chce sprawdzić jak system naliczy różnice kursowe. Strona 12 z 110

13 7. Kontrola stron księgowania na kontach K/G Kontrola stron księgowania pozwala na zdefiniowanie kont księgi głównej jako tylko debetowych bądź tylko kredytowych. Ustawienia te zabezpieczają przed zaksięgowaniem po niewłaściwej stronie konta, a przy próbie wykonania takiego działania system wyświetla komunikat o braku możliwości wykonania takiego księgowania. 1. Otwieramy: Działy > Zarządzanie finansami > Księga główna > Plan kont Stojąc na konkretnym wierszu klikamy na wstążce "Edycja". W zakładce "Ogólne" widnieje pole (zaznaczone na żółto) - "Debet/kredyt". Użytkownik ma możliwość wybrania następujących opcji: o Obydwa o Debet o Kredyt Domyślna wartość to "Obydwa, co pozwala na księgowanie operacji po obu stronach. Strona 13 z 110

14 2. Aby aktywować kontrolowanie parametrów ustawionych na koncie K/G należy w Ustawienia księgi głównej zaznaczyć opcję Sprawdź księgowanie stron debet/kredyt. W przypadku, gdy zostanie wybrana jedna z dwóch pozostałych opcji, podczas księgowania po innej stronie niż zdefiniowana, użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o ograniczeniach na koncie. Strona 14 z 110

15 8. Parametryzowana Data dla kursu wymiany Parametryzowana data kursu wymiany umożliwia na etapie konfiguracji modułu sprzedaży i zakupów dokonanie wyboru, dla której z dat system ma pobierać kurs wymiany. Do wyboru jest Data dokumentu lub Data księgowania. 1. Otwieramy Ustawienia sprzedaży i należności/zakupów i zobowiązań i dla Daty dla kursu wymiany wybieramy czy ma być to Data dokumentu czy Data księgowania. 9. Przesunięcie kursu wymiany o x-dni względem daty odniesienia dla wszystkich typów dokumentów Przesunięcie kursu wymiany jest funkcjonalnością pozwalającą m. in. na pobieranie kursu wymiany z dnia poprzedniego - zgodnie z polskim prawem. Jeśli administrator systemu NAV ustali formułę daty na -1D to system od daty odniesienia (Data księgowania lub Data dokumentu) odejmie 1 dzień i dla tego dnia pobierze kurs wymiany waluty do dokumentu. 1. Otwieramy: Działy > Zarządzanie finansami > Administracja > Ustawienia księgi głównej Należy w polu Formuła przesunięcia daty kursu wymiany walut określić formułę przesunięcia daty dla wszystkich dokumentów. Strona 15 z 110

16 10. Zabezpieczenie usuwania zaksięgowanych dokumentów Funkcjonalność, która zapewnia kontrolę nad zaksięgowanymi dokumentami i zapobiega ich usuwaniu z systemu. W razie potrzeby, po określonej konfiguracji, możliwe jest usuwanie dokumentów we wskazanym okresie, przy nadanych odpowiednio silnych uprawnieniach. 1. Otwieramy Ustawienia sprzedaży i należności/zakupów i zobowiązań i w polu Usuwanie zaksięgowanych dokumentów do dnia możliwe jest wstawienie daty do której (od początku powstawania zaksięgowanych dokumentów) system pozwala usunąć zaksięgowane dokumenty. Jeśli w polu nie wybrano żadnej daty to usuwanie dokumentów jest niemożliwe. Strona 16 z 110

17 11. Trwałe zamykanie ksiąg rachunkowych Funkcjonalność powstała na bazie art. 12 ust. 5 Ustawy o Rachunkowości, która jasno zakazuje wprowadzania zapisów księgowych w zamkniętych i zatwierdzonych okresach obrachunkowych. Dzięki funkcjonalności system pilnuje by nie powstawały nowe zapisy w zamkniętych okresach obrachunkowych, po zamknięciu roku. 12. Informacje o nazwie i wersji programu na wydrukach księgowych Przepisy Ustawy o rachunkowości (art. 10) nakazują, aby każdy dokument, zarówno wyświetlany jak i drukowany z systemu komputerowego, posiadał informację o nazwie i wersji programu, przy pomocy którego prowadzone są księgi rachunkowe. Do wybranych raportów księgowych dodana została powyższa informacja. 13. Dziennik zapisów księgi dostawców/nabywców, Dziennik K/G Raporty powstały na bazie wymagań Ustawy o Rachunkowości (art. 14 ust. 1). Dzięki nowo utworzonym raportom możliwe jest wykazanie w porządku chronologicznym wszystkich zapisów powstałych we wskazanych dziennikach Strona 17 z 110

18 14. Zestawienie obrotów i sald (K/G, Nabywcy, Dostawcy) Funkcjonalność umożliwia wygenerowanie raportów ustawowych (art. 18 Ustawy o Rachunkowości), które należy obowiązkowo przygotowywać minimum raz w miesiącu. Raporty zawierają informacje o Saldzie początkowym, Obrotach okresu, Obrotach narastająco oraz Saldzie na dzień sporządzania raportu, dla wszystkich kont księgi głównej / nabywców / dostawców. Dodatkowo raporty mogą być generowane w języku angielskim i z opisami kont w obcym języku. 1. Zestawienia obrotów i sald dostępne są w raportach dla nabywców dostawców jak i w raportach w Księdze Głównej. 2. Wszystkie trzy raporty działają na podobnych zasadach - pokazują zestawienie na obrotów i sald dla wybranego okresu. 3. Dla nabywców/dostawców w oknie ustawień raportu można założyć konkretne filtry w zakładce "Dostawca". Można też ograniczyć widok pozycji na wydruku do kont zawierających obroty w danym okresie - aby to zrobić należy zaznaczyć w zakładce "Opcje" pole "Tylko konta z obrotami". Strona 18 z 110

19 15. Raporty potwierdzenia sald nabywców i dostawców. Jedną z zasad inwentaryzacji jest uzgodnienie salda należności od odbiorców i zobowiązań wobec dostawców, której podstawą prawną jest art. 26 ust. 1 pkt. 2 Ustawy o Rachunkowości. W Microsoft Dynamics NAV 2015 użytkownik ma możliwość wygenerowania dokumentów wzywających do uzgodnienia stanu salda wraz z wykazem poszczególnych transakcji oraz innymi niezbędnymi informacjami. Możliwe jest wygenerowanie potwierdzeń sald uwzględniając sytuacje gdy jeden kontrahent jest jednocześnie nabywcą i dostawcą system umożliwia zestawienie pełnych informacji o należnościach i zobowiązaniach kontrahenta na jednym wydruku. 1. Otwórz: Działy > Zarządzanie finansami > Należności/Zobowiązania > (Raporty). Zarówno dla nabywcy jak i dostawcy raporty te działają analogicznie. W zakładce "Opcje" najważniejszym polem do uzupełnienia jest "Data uzgodnienia". Wstawiana jest tu data, na którą program ma wyliczyć stan należności. "Data zwrotu" uzupełniana jest automatycznie i domyślnie ustawiana jest na 7 dni od daty uzgodnienia. Pozostałe 4 pola w tej zakładce są opcjonalne i zależą od potrzeb i preferencji użytkowników. Zakładka "Nabywca" służy do filtrowania. Strona 19 z 110

20 16. Komunikat z numerem zaksięgowanego dokumentu Aby ułatwić użytkownikom wyszukiwanie zaksięgowanych dokumentów oraz dostosować system NAV do polskiego prawa, utworzono funkcjonalność, która wyświetla numer księgowy poprawnie zaksięgowanego dokumentu. Dzięki temu spełniony jest obowiązek zawierania na dokumencie papierowym informacji o numerze księgowym dokumentu nadawanym przez system informatyczny. 1. System po każdym prawidłowym księgowaniu dokumentów wyświetla komunikat o numerze zaksięgowanego dokumentu. 17. Wydruki księgowe W systemie zostały stworzone nowe wydruki, które użytkownik może wygenerować bezpośrednio z zapisów Księgi Głównej. Są one dostosowane do wymogów polskiego prawa. Nowe wydruki to: K/G - faktura sprzedaży, K/G - faktura korygująca sprzedaży, K/G - faktura zakupu, K/G - faktura korygująca zakupu oraz Dokument księgowy - rejestr K/G, który prezentuje dekretację zapisów Księgi Głównej dla wybranego rejestru, używany na potrzeby drukowania dokumentów PK. 1. Raporty należy podłączyć w odpowiednich ustawieniach programu, tj. Wybór raportów sprzedaż, Wybór raportów zakupy, Szablony dzienników. Strona 20 z 110

21 2. VAT 1. Rejestr VAT Do podstawowej funkcjonalności zostały dodane dodatkowe pola, które dostosowują rejestr VAT do obowiązujących przepisów, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. 1. W ustawieniach księgi głównej należy zwrócić uwagę na zakładkę VAT i znajdujące się na niej pola: Użyj daty rozliczenia VAT zaznaczenie chceckbox powoduje, że aktywowana jest funkcja i na dokumentach zakupu i sprzedaży obowiązkowe jest uzupełnianie pola Data rozliczenia VAT (w nagłówku, w wierszach) Dozw. Księgowanie VAT od / do pola, w których można zdefiniować okres w którym dozwolone jest księgowanie VAT. Próba zaksięgowania VAT poza okresem spowoduje pojawienie się komunikatu z błędem księgowania. Dozw. Zmiana daty VAT w wierszach jeśli jest zaznaczone to system pozwala zmienić ręcznie datę VAT w wierszach, niezależnie od daty VAT ustawionej w nagłówku. Dodatkowo w rejestrze VAT zapisują się dane o kontrahencie. Dedykowany raport powiązany z rejestrem VAT to Raport VAT sprzedaży/zakupu. Strona 21 z 110

22 2. Księgowanie VAT z poziomu dzienników K/G (Kontrahenci Incydentalni) Funkcjonalność, która umożliwia uproszczone ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych, bez konieczności tworzenia faktur zakupu oraz zakładania osobnych kartotek dostawcom, z którymi nawiązaliśmy tylko jednorazową transakcję. Lista kontrahentów incydentalnych zawiera podstawowe dane o podmiotach, dla których nie chcemy zakładać kartotek w systemie, a z której można korzystać podczas księgowania VAT z poziomu dzienników. Funkcjonalność powstała jako odpowiedź na wymagania polskiego prawa odnośnie obowiązku przedsiębiorców do umieszczania danych kontrahentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży. 1. W stworzonym wierszu Dziennika głównego aby wskazać informacje do rejestru VAT należy określić wartość w kolumnie Główny typ księgowania. 2. W kolumnie Kwota VAT należy rozwinąć wartość i uzupełnić dodatkowe informacje, które mają trafić do rejestru VAT. Jeśli użytkownik chce wskazać kontrahenta incydentalnego z listy, należy użyć listy rozwijanej w polu NIP lub wpisać dane kontrahenta manualnie. Strona 22 z 110

23 3. Księgowanie pełnego VAT Realizując wymogi polskiego prawa utworzona została funkcja księgowania pełnego VAT, która umożliwia wprowadzenie kwoty podstawy VAT manualnie przez użytkownika, odnośnie księgowań, które obejmują wyłącznie kwotę podatku VAT. 1. Funkcja umożliwia ręczne wpisanie kwoty podstawy VAT w wierszach dokumentu, wcześniej opcja taka była niedostępna. 4. Arkusz rozliczania VAT ze statusem rozliczenia rozrachunków z nabywcami i dostawcami W ramach podstawowych funkcji związanych z obsługą podatku VAT powstał Arkusz rozliczania VAT, który pozwala zarządzać całym rejestrem VAT, umożliwia zbiorcze przekładanie i realizację VAT oraz zmianę daty obowiązku VAT. Dodatkowo udostępnia informację o statusie rozliczenia i terminie płatności zapisu zobowiązania i należności powiązanego z danym zapisem VAT. Ogólną korzyścią tej funkcji jest kontrola nad działaniami związanymi z podatkiem VAT. 1. Arkusz rozliczania VAT wyświetla cały rejestr VAT i umożliwia jego zarządzanie. Dodane pola w rejestrze VAT to: Data rozliczenia VAT Przełożony VAT Podstawa kwoty VAT i kwoty VAT przełożonego Kwota VAT i Kwota przełożonego VAT Dane kontrahenta (nazwa, adres) Typ korekty i numer faktury korygowanej Termin płatności i pola Otwarta należność, Otwarte zobowiązanie VAT (%) (nie do odliczenia) oraz Podstawa VAT i Kwota VAT (nie do odliczenia) Rola pośrednika w handlu 3-stronnym UE Nr taryfy usługowej Przyciski na wstążce umożlwiające zmianę daty VAT i obsługę przełożonego VAT. Zmień datę VAT po znaczeniu wiersza zapisu VAT i wybraniu funkcji otwiera się okno, gdzie możliwe jest wprowadzenie nowej daty rozliczenia VAT tej opcji używa się głównie w przypadku nie korzystania z VATu przełożonego. Przełóż VAT - po znaczeniu zapisów VAT i wybraniu funkcji otwiera się okno, klikamy OK. Kwota z Kwota VAT zostanie przeniesiona do kolumny Kwota przełożonego VAT i zaznaczony zostanie chceckbox Przełożony VAT jednocześnie wykonane zostaną odpowiednie przeksięgowania kwot VAT na kontach K/G. Zapisy z zaznaczonym przełożonym VAT nie wyświetlają się na wydruku rejestru VAT. Realizuj przełożony VAT funkcja umożliwia realizację przełożonego VAT, czyli znacznik z chceckox Przełożony VAT zostaje usunięty, a kwota z kolumny Kwota Strona 23 z 110

24 przełożonego VAT zostaje przeniesiona do Kwota VAT (i wykonane przeksięgowania kwot VAT na kontach K/G). Zapisy zostaną wyświetlone na wydruku rejestru VAT. Strona 24 z 110

25 5. Szczegółowe zapisy VAT W polskiej funkcjonalności dodatkową funkcją jest księgowanie Szczegółowych zapisów VAT. Choć tworzone są analogicznie do zwykłych zapisów VAT, pełnią one inne funkcje. Wszelkie zmiany dotyczące przełożonego VAT oraz zmiany Daty rozliczenia VAT zapisywane są w tabeli szczegółowych zapisów, dzięki czemu możliwa jest większa kontrola nad zmianą wartości podatku VAT. 1. Dostęp z funkcji Nawiguj po wybraniu konkretnego dokumentu i rozwinięciu liczby widniejącej przy szczegółowych zapisach VAT. Strona 25 z 110

26 6. Transakcje trójstronne Aby spełnić wymogi ustawy rozbudowano dokumenty zakupu i sprzedaży o obsługę transakcji trójstronnych oraz propagowanie niezbędnych informacji do rejestrów księgowych. 1. W dokumentach zakupu i sprzedaży znajduje się zakładka Handel zagraniczny, na której zostały dodane dwa pola: Handel 3-stronny UE pole do zaznaczenia czy dokument dotyczy takiego handlu Rola pośrednika w handlu 3-stronnym UE pole do zaznaczenia czy dokument dotyczy tylko pośrednictwa w handlu 3-stronnym. 2. Jeśli zostanie zaznaczona któraś z opcji system zapisze te informacje w Rejestrze VAT, dzięki czemu w Arkuszu deklaracji VAT możliwe jest kalkulowanie pozycji z zapisów VAT oznakowanych dla handlu 3-stronnego. Strona 26 z 110

27 7. Rozbudowa arkusza deklaracji VAT Nową funkcjonalnością dotyczącą deklaracji VAT jest rozbudowanie o możliwość filtrowania zapisów na podstawie ich daty VAT. Powstało dodatkowe pole, w którym użytkownik może określić filtry daty i dzięki nim przefiltrować zapisy do poszczególnych pozycji. Jest to funkcjonalność umożliwiająca wygenerowanie obliczeń deklaracji VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (art.99 ust.1 Ustawy o podatku od towarów i usług). Ponadto dodana została obsługa transakcji trójstronnych oraz możliwość kalkulowania wyliczeń z uwzględnieniem głównych grup księgowych. 1. Opcja ta jest dostępna z poziomu arkusza deklaracji VAT w ogólnych polach filtru oraz w wierszach, w których tworzone są formuły i filtry do wyliczania danej pozycji. Strona 27 z 110

28 8. Opłata zwrotna VAT (w obu rejestrach VAT) oraz dodatkowy kurs wymiany dla kwoty VAT Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i usług oraz import usług podlegają opodatkowaniu VAT. Dlatego też funkcjonalność podstawowa systemu została w polskiej wersji rozbudowana o tworzenie zapisu VAT należnego w rejestrze VAT. Ponadto podczas wprowadzania faktury/korekty zakupu, na której odbywa się księgowanie opłaty zwrotnej VAT możliwe jest podanie dodatkowej daty, a poprzez to ustalenie odrębnego kursu wymiany waluty do obliczenia kwoty podatku VAT w walucie lokalnej. 1. Należy ręcznie wpisać datę kursu wymiany dla kwoty VAT opłaty zwrotnej, natomiast system po wskazaniu daty sam pobierze wysokość kursu wymiany na ten dzień i dla wskazanej waluty z Tabeli kursów walut. Strona 28 z 110

29 9. Faktura wewnętrzna i korekta faktury wewnętrznej Dla faktur i korekt zakupu zarejestrowanych z użyciem opłaty zwrotnej VAT dostępny jest raport faktury wewnętrznej oraz korekty faktury wewnętrznej. Wydruki należy podłączyć jako dodatkowe raporty dla zaksięgowanej faktury zakupu i zaksięgowanej korekty zakupu w ustawieniach wyboru raportów. 1. Funkcjonalność dotyczy Wydruku dla zaksięgowanej faktury zakupu/faktury korygującej zakupu Jeśli zakup dotyczy dostawcy z Unii Europejskiej i dotyczy towaru oprocentowanego np. stawką 23% VAT to w Ustawieniach księgowych VAT Typ księgowania VAT należy ustawić jako Opłata zwrotna. 2. Po zaksięgowaniu faktury system automatycznie nalicza opłatę zwrotną. Użytkownik natomiast przy wydruku zaksięgowanej faktury otrzyma także wydruk faktury wewnętrznej. 10. Deklaracje VIES (VAT-UE) Funkcjonalność ta pozwala na szybsze przygotowanie informacji uzupełniającej o dokonanych przez przedsiębiorstwo wewnątrzwspólnotowych transakcjach w danym okresie. Deklaracja sporządzana jest dla celów rozliczeń z Urzędem Skarbowym, a podstawą prawną w tym przypadku jest Ustawa o podatku od towarów i usług (art. 100 Ustawy o podatku od towarów i usług). 1. W Ustawieniach księgowania VAT należy dla odpowiednich Gospodarczych grup księgowych VAT i Towarowych grup księgowych VAT ustalić czy informacje z transakcji obejmujących te grupy księgowe mają zawierać się w Deklaracji VIES i w jakiej grupie (sprzedaż, zakup). Strona 29 z 110

30 2. W Ustawieniach zakupów i zobowiązań wskazujemy dla deklaracji VIES serię numeracji oraz wskazujemy odpowiednie raporty. Strona 30 z 110

31 2. Otwieramy listę Deklaracji VIES (Działy/Zarządzanie finansami/czynności okresowe/vat) i tworzymy nową deklarację. W Typie transakcji Handlowej należy wpisać Oba 3. Następnie z wstążki wybieramy Akcje i Sugeruj wiersze : Przy sugerowaniu wierszy należy zaznaczyć, aby system usunął dotychczasowe Po obliczeniu wierszy należy Zwolnić dokument i wówczas można wydrukować deklarację poprzez raport Deklaracja. Strona 31 z 110

32 11. Rozliczanie proporcji VAT (VAT nie do odliczenia) Mechanizm pozwalający automatycznie rozliczać VAT naliczony zgodnie z proporcją VAT, w przypadku występowania sprzedaży mieszanej, czyli jednoczesnej sprzedaży towarów i usług zwolnionych z VAT oraz opodatkowanych VAT na zasadach ogólnych. Mechanizm umożliwia rozliczanie VAT według współczynnika ustalanego poprzez obliczenie proporcji sprzedaży opodatkowanej do całości sprzedaży i skonfigurowanego w systemie. 1. Należy otworzyć Ustawienia księgowe VAT i wybrać odpowiednie skrzyżowanie Gosp. Grupy księgowej VAT i Towarowej Grupy księgowej VAT, dla których użytkownik chce ustalić wysokość proporcji VAT. 2. Z wstążki należy wybrać funkcję VAT nie do odliczenia. W nowo otwartym oknie należy ustawić datę od kiedy ma obowiązywać proporcja oraz w kolumnie VAT nie do odliczenia wpisać wielkość procentową, która będzie odliczana od kwoty VAT. Strona 32 z 110

33 3. Na wstążce należy wybrać funkcję Edycja i zaznaczyć znacznik w polu Dozwolony VAT nie do odliczenia. 4. Należy wprowadzić fakturę zakupu, gdzie grupa księgowa VAT kontrahenta i towarowa grupa księgowa VAT zapasu odpowiadają ustawieniom VATu nie do doliczenia. Należy otworzyć okno Statystyka gdzie w wierszu widać jaki procent ma zostać odliczony od kwoty VAT oraz ile wynosi kwota odliczona. Po zaksięgowaniu faktury, część kwoty VAT, która nie podlega odliczeniu, zwiększa koszt nabycia usługi/zapasu/środka trwałego/itp. Strona 33 z 110

34 12. Taryfy usługowe Konfiguracja podstawowa grup księgowych VAT została rozbudowana o taryfy usługowe i prezentowanie ich na wydruku Rejestru VAT. Funkcjonalność pozwala spełnić wymagania Ustawy o podatku od towarów i usług (art. 100) odnoszące się do transakcji sprzedaży usług poza granice Polski. 1. Należy zdefiniować kody taryf usługowych otwierając tabelę Taryfy usługowe. 2. W ustawieniach księgowych VAT można określić obowiązkowość kodu taryfy usługowej. Strona 34 z 110

35 3. Kod taryfy usługowej wprowadza się w wierszach Faktury sprzedaży/zakupu w kolumnie Nr taryfy usługowej. 4. Na wydruku rejestru VAT sprzedaży/zakupu wyświetlony zostanie numer i opis taryfy. Strona 35 z 110

36 13. VAT Przełożony Funkcjonalność pozwalająca odroczyć rozliczenie VAT należnego i naliczonego w sytuacji kiedy nie ma możliwości rozliczenia kwoty VAT w danej chwili. Mechanizm umożliwia także zaksięgowanie kwot odroczonego podatku VAT na odrębne konta K/G. Dzięki temu suma obrotów w rejestrze VAT w danym okresie jest zgodna z sumą obrotów kont K/G, na których rejestrowany jest bieżący VAT naliczony i należny. Dodatkowo funkcjonalność umożliwia zarządzanie odroczonym podatkiem VAT. 1. W ustawieniach księgi głównej znajduje się opcja do włączenia funkcjonalności przełożonego VAT jest to pole Użyj przełożonego VAT. Dodatkowo jeśli chcemy umożliwić przekładanie VAT w każdym wierszu dokumentu osobno należy uaktywnić opcję Zezwalaj na przełożony VAT w wierszu. 2. Konta dedykowane do księgowania kwot VATu przełożonego konfiguruje się w Ustawieniach księgowych VAT: Konto przełoż. naliczonego VAT Konto przełoż. należnego VAT Strona 36 z 110

37 3. W Ustawieniach sprzedaży i należności znajduje się opcja Domyślnie przełożony VAT dla korekt, pozwalająca automatycznie znakować faktury korygujące sprzedaży znacznikiem Przełożony VAT. Rozwiązanie to ułatwia tworzenie korekt użytkownikom i przenosi odpowiedzialność za rozliczanie VAT od podpisanych korekt na dział księgowości. 4. Na dokumentach sprzedaży i zakupu w nagłówku i wierszach dostępne jest pole Przełożony VAT. Jego zaznaczenie powoduje, że zapis w rejestrze VAT jest zapisywany jako przełożony, zaś księgowania odbywają się na koncie dedykowanym dla VAT przełożonego. Strona 37 z 110

38 5. Zarządzanie przełożonym VAT dla zaksięgowanych Faktur korygujących sprzedaży odbywa się wyłącznie z poziomu kartoteki zaksięgowanej korekty. Na kartotece dostępna jest akcja Księguj lub koryguj przełożony VAT. Strona 38 z 110

39 6. Zarządzanie przełożonym VAT dla pozostałych typów zaksięgowanych dokumentów odbywa się przy pomocy Arkusza rozliczenia VAT - przyciski na wstążce umożlwiające obsługę przełożonego VAT: Przełóż VAT - po znaczeniu zapisów VAT i wybraniu funkcji otwiera się okno, klikamy OK. Kwota z Kwota VAT zostanie przeniesiona do kolumny Kwota przełożonego VAT i zaznaczony zostanie chceckbox Przełożony VAT jednocześnie wykonane zostaną odpowiednie przeksięgowania kwot VAT na kontach K/G. Zapisy z zaznaczonym przełożonym VAT nie wyświetlają się na wydruku rejestru VAT. Realizuj przełożony VAT funkcja umożliwia realizację przełożonego VAT, czyli znacznik z chceckox Przełożony VAT zostaje usunięty, a kwota z kolumny Kwota przełożonego VAT zostaje przeniesiona do Kwota VAT (i wykonane przeksięgowania kwot VAT na kontach K/G). Zapisy zostaną wyświetlone na wydruku rejestru VAT. 14. Klauzule VAT Na podstawie przepisów polskiego prawa, na wydrukach faktury sprzedaży i faktury korekty sprzedaży w niektórych sytuacjach obowiązkowe jest umieszczanie prawnego uzasadnienia sposobu, w jaki został skalkulowany podatek VAT, dlatego też powstała funkcjonalność, która umożliwia dodanie właściwych tekstów do wydruków faktury. 1. Należy zdefiniować kody klauzul VAT i stworzyć ich opis (ścieżka: Działy/Zarządzanie Finansami/Ustawienia/Grupy księgowe VAT/Klauzule VAT) 2. Następnie w Ustawieniach księgowych VAT należy w odpowiednim wierszu wskazać kod klauzuli VAT. Strona 39 z 110

40 3. Na wydruku zaksięgowanej faktury sprzedaży znajdzie się dopisana przez użytkownika treść klauzuli VAT. 15. Rejestr VAT sprzedaży/zakupu raport Jest to podstawowy raport do kalkulacji kwoty podatku VAT należnego i naliczonego za wybrany okres rozliczeniowy. Aby dostosować raport do wymagań polskiej Ustawy o podatku od towarów i usług w raporcie możliwe jest filtrowanie rejestru VAT wg daty rozliczenia VAT, wyświetlana jest kwota VAT oraz szczegółowe informacje o nabywcy lub dostawcy dla każdego dokumentu, a także prezentowane są opisy taryf usługowych zastosowanych na dokumentach. Strona 40 z 110

41 3. Kasy/banki 1. Różnice kursowe w bankach Mechanizm pozwalający na automatyczne obliczenie, zaksięgowanie i zaraportowanie różnic kursowych zrealizowanych na rachunkach bankowych i kasach, działający zgodnie z metodą wyceny FIFO. 1. W Ustawieniach księgi głównej należy wypełnić pola na zakładce Różnice kursowe w bankach 2. Otwieramy kartotekę konta bankowego (ścieżka: Działy/Zarządzanie Finansami/Zarządzanie środkami pieniężnymi/konta bankowe) Na kartotece konta bankowego dodano 3 funkcje, które można znaleźć na wstążce w zakładce Akcje: Strona 41 z 110

42 Kalkulacja różnic kursowych system oblicza i zapisuje powstałe różnice kursowe w zapisach tego banku (należy podać datę końca kalkulacji różnic) Raport różnic kursowych testowy podgląd skalkulowanych różnic kursowych Strona 42 z 110

43 Księgowanie różnic kursowych skalkulowane różnice kursowe system przenosi do instancji dziennika wskazanej w konfiguracji w Ustawieniach księgi głównej. 3. Przechodzimy do Instancji dziennika i tam księgujemy utworzone zapisy różnic kursowych. 2. Kontrolowanie znaków kwot w dziennikach kasowych Funkcjonalność, która umożliwia kontrolowanie stron księgowania w Dziennikach KP i KW. Dzięki niej użytkownik ma pewność, że odpowiednie kwoty zostaną zaksięgowane po właściwych stronach kont. 1. Kontrolę znaków kwot ustala się w Instancjach dziennika głównego dla każdej z instancji oddzielnie. Należy wybrać z listy jedną z opcji kontroli w kolumnie Znak kwoty. Do wyboru jest Tylko Dodatnie, Tylko Ujemne, Pusta. System będzie odpowiednio pilnował stron księgowania dla Dziennika KW i Dziennika KP. Jeśli nie zostanie wybrana żadna z opcji ( Pusta ) to należy pamiętać, że nie ma ustawionej kontroli księgowania. Funkcja ta jest dedykowana do obsługi dzienników kasowych. Strona 43 z 110

44 3. Wydruk Raportu kasowego Raport kasowy/bankowy to funkcjonalność, która prezentuje saldo danego konta bankowego/kasowego na początek oraz koniec określonego okresu. Numer konta oraz przedział czasu, w którym raport ma zwrócić wyniki, są określane za pomocą specjalnych filtrów. 1. Ścieżka: Działy > Zarządzanie finansami > Zarządzanie kasą gotówkową > Konto bankowe Na liście kont bankowych wybieramy z paska wstążki raport "Raport kasowy bankowy" 2. Pojawi się okno, które pozwala na filtrowanie zapisów kont bankowych wg potrzeb. Na poniższym przykładzie założone zostały filtry "Nr konta bankowego" oraz "Data księgowania". 4. Wydruk KP i KW Raport Kasa przyjmie/kasa wypłaci umożliwia wydruk dokumentu księgowego z wszystkimi niezbędnymi informacjami dotyczącymi określonej transakcji, po uprzednim wprowadzeniu odpowiednich filtrów odnośnie rejestrów K/G i Zapisów rejestrów kont bankowych. Dodatkowo, na żądanie, prezentowane są rozliczenia gdy transakcja zaksięgowana jest z kontem przeciwstawnym nabywcy lub dostawcy i dokonano rozliczenia zapisów w księdze nabywcy/dostawcy. 1. Gotowe wydruki dokumentów KP i KW dostępne są pod następującą ścieżką: Działy/Zarządzanie Finansami/Zarządzanie środkami pieniężnymi/raporty Kasa przyjmie/wypłaci. Strona 44 z 110

45 Po uruchomieniu tego dokumentu wyświetla się nam się strona, w której użytkownik może ustawić filtry, dla których chce wygenerować Dokumenty KP bądź KW. Po założeniu odpowiednich filtrów należy wybrać podgląd lub drukowanie. W przypadku, kiedy dany dokument drukowany jest ponownie w opcjach istnieje pole "Duplikat", które zaznaczane jest w przypadku, gdy wystawiamy dokument po raz kolejny. Informacja o tym, że jest to duplikat pojawia się pod numerem dokumentu na wydruku. 2. Wydruki dokumentu KP / KW należy podłączyć w instancji dziennika, w którym skonfigurowano obsługę księgowania kasy. Strona 45 z 110

46 4. Należności i zobowiązania 1. Domyślne serie numeracji księgowania Domyślne serie numeracji księgowania dla dokumentów sprzedaży, zakupu, montażu i serwisu pozwalają automatycznie nadawać serię księgowania dokumentu na podstawie wybranej serii roboczej. Jest to przydatne w przypadku stosowania wielu różnych serii numeracji dla jednego typu dokumentu (np. podział na faktury krajowe i zagraniczne) i pozwala użytkownikom uniknąć błędów wyboru niewłaściwej serii księgowania. 1. W tabeli Serie numeracji dodana została kolumna Domyślna seria księgowania, która służy do przypisania serii księgowania do serii roboczej. Podczas tworzenia nowego dokumentu roboczego (faktury, korekty) seria księgowania zostaje automatycznie wstawiona do nagłówka dokumentu na podstawie wybranej serii roboczej. Zwalnia to użytkownika z konieczności podwójnego wybierania serii numeracji dla jednego dokumentu (serii roboczej oraz księgowania) i zabezpiecza przed popełnianiem błędów. Strona 46 z 110

47 2. Zaokrąglanie cen jednostkowych sprzedaży Funkcja ta jest rozszerzeniem podstawowej funkcjonalności zaokrąglania cen w systemie Microsoft Dynamics NAV. Dzięki niej użytkownik może definiować zaokrąglanie cen i kwot sprzedaży niezależenie od ustawień obowiązujących dla pozostałej części systemu. 1. W Ustawieniach sprzedaży i należności dodane zostały w zakładce Ogólne dwa pola: Kwota dokładność zaokrąglania (dla kwoty wiersza) Kwota jedn. dokładność zaokrąglania (dla kwoty jednostkowej wprowadzanej w wierszu) 2. Ustawienia sprzedaży i należności w tej kwestii są nadrzędne nad Ustawieniami księgi głównej, gdzie opcje zaokrąglania kwot są częścią standardu NAV. W sytuacji, gdy w Ustawieniach sprzedaży i należności nie zostaną wskazane parametry zaokrąglania, system pobierze dane z tabeli Waluta z domyślnych wartości pól Kwota - dokładność zaokrąglania (Sprzedaż), Kwota jedn.-dokładność zaokr. (Sprzedaż). Strona 47 z 110

48 3. Konto bankowe odbiorcy płatności - na Fakturach i Fakturach korygujących sprzedaży Dokumenty Faktur sprzedaży i Faktur korygujących sprzedaży zostały rozbudowane o dodatkowe pole, jakim jest Konto bankowe odbiorcy płatności, gdzie użytkownik może wskazać na jakie konto bankowe (zdefiniowane w systemie) nabywca zobowiązany jest uiścić płatność. Jest to niezbędne ułatwienie jeśli firma posiada więcej niż jedno konto bankowe. Dane konta pojawią się na wydrukowanym dokumencie. 1. W dokumentach sprzedaży (faktury i faktury korygujące) w zakładce fakturowanie znajduje się pole Konto bankowe odbiorcy płatności, które należy wypełnić jeśli firma posiada kilka kont i chce, aby dokładnie na to konto nabywca uregulował płatność. Numer konta bankowego pojawi się na wydruku faktury. Strona 48 z 110

49 4. Faktura korygująca sprzedaży Często w firmach dochodzi do sytuacji skorygowania sprzedaży, którą potwierdza wystawiona faktura sprzedaży. Wtedy też wystawiana jest faktura korygująca sprzedaży. Aby ułatwić i usprawnić proces tworzenia faktury korygującej sprzedaży rozszerzono podstawowe funkcje o możliwość: tworzenia wierszy korekty (Przed/Po) z wcześniej wskazanej faktury sprzedaży utworzenia typów korekt (cenowa, ilościowa, itp.) korygowania ilości (możliwe zwiększenie ilości zapasu), cen, stawek VAT, rabatów wystawiania jednej faktury korygującej sprzedaży do: a) faktur nieistniejących w systemie NAV (przydatne po wdrożeniu i zasileniu systemu Bilansem Otwarcia) b) pojedynczej faktury c) wielu faktur sprzedaży (korekty zbiorcze) Dla korekt zbiorczych istnieje możliwość pobrania wierszy korygowanych dla zadanego okresu czasu oraz automatycznego narzucenia rabatu procentowego lub rabatu kwotowego (kluczem wartościowym) dla pobranych wierszy. Funkcje te są szczególnie przydatne przy generowaniu korekt z tytułu udzielonych bonusów okresowych. 1. Ścieżka: Działy > Sprzedaż i marketing > Przetwarzanie zamówień > Faktury korekty sprzedaży Wyświetlona zostaje lista utworzonych i jeszcze niezaksięgowanych faktur korygujących dla sprzedaży. Aby utworzyć nową należy z pola wstążki wybrać opcję "Nowe" i uzupełnić informacje dotyczące nabywcy, którego fakturę użytkownik chce skorygować, w zakładce "Ogólne": 2. Ważnym jest również uzupełnienie informacji znajdujących się na kartotece w zakładce "Korekta". Można w tym miejscu wybrać typ korekty w zależności, czego ona dotyczy, typ dokumentu korygowanego, nr tego dokumentu oraz wielkość procentową rabatu, który ma być odliczony od pierwotnych faktur (opcja do wyboru tylko przy Fakturach zbiorczych). Jeżeli w typie dokumentu zostanie wybrana zaksięgowane faktury (zbiorczo) to nie korzystamy z pola Nr dokumentu kor., tylko od razu przechodzimy do okna Pobierz wiersze Przed/Po. Strona 49 z 110

50 3. Następnie należy wprowadzić wiersze korekty. Aby to zrobić należy na wstążce wybrać funkcję "Pobierz wiersze Przed/Po": Nowo otwarte okno pozwala na pobranie i skorygowanie informacji zawartych w wierszach na fakturze źródłowej. Aby pobrać konkretne wiersze użytkownik musi wybrać funkcję "Pobierz wiersze korekty". Otwarte okno zawiera wszystkie wiersze, które znajdowały się na fakturze źródłowej. Należy zaznaczyć odpowiednie wierszy i potwierdzić przyciskiem "OK" ich pobranie. Strona 50 z 110

51 4. Po tej operacji pojawiają się dwa wiersze dla każdego z wcześniej wybranych zapisów. Pierwszy z nich pokazuje wartość wiersza przed korektą, wiersz drugi "Po" zawiera te same informacje, które użytkownik może zmodyfikować, aby otrzymać poprawne wartości. Po zatwierdzeniu program wraca do kartoteki, gdzie w wierszach faktury korygującej widnieją wiersze wprowadzone wcześniej, jako przed i po. 5. Ułatwienie dla generowania korekt bonusowych/rabatu (np. z tytułu przekroczenia obrotów za dany okres) dostępne tylko dla opcji Zaksięgowane faktury (zbiorczo) (typ korekty Rabat): a. Opcja pobierania wierszy przed/po dla wszystkich faktur z zadanego okresu b. Automatyczne alokowanie na wiersze korekty Przed/Po o rabatu w ujęciu procentowym o rabatu w ujęciu kwotowym - alokacja kwoty rabatu kluczem wartościowym na pozycje korekty przekładana na kwotę rabatu na każdej pozycji Przed/Po Strona 51 z 110

52 5. Przedpłaty Funkcjonalność jest rozbudową standardowego mechanizmu faktur przedpłat systemu Microsoft Dynamics NAV, w celu dostosowania do polskich przepisów prawnych dotyczących podatku od towarów i usług (art. 106a-106q Ustawy o VAT). Jeśli nabywca wpłaci zaliczkę z tytułu realizacji zamówienia sprzedaży to przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury przedpłaty zgodnie ze stawkami VAT podanymi w zamówieniu. Dodatkową funkcją jest rozliczanie przedpłat z pełną identyfikacją powstałej faktury przedpłaty. Funkcjonalność ta oferuje również dwa raporty: Nabywca specyfikacja przedpłaty oraz Dostawca specyfikacja przedpłaty. 1. W dokumentach zamówienia zakupu i zamówienia sprzedaży po wprowadzeniu wierszy zamówienia należy otworzyć zakładkę Przedpłaty i wskazać w polu Przedpłata (%) wielkość procentu przedpłaty, który zostanie odliczony od kwoty każdego wiersza zamówienia i jako kwota zostanie przeniesiony do wierszy Faktury przedpłaty. Strona 52 z 110

53 2. Używając funkcji Statystyka z wstążki użytkownik ma wgląd w informacje dotyczące kwoty zamówienia brutto i netto. Dodatkowo w zakładce Przedpłata widać całkowitą kwotę przedpłaty oraz kwotę VAT przedpłaty. Aby sprawdzić jak został obliczony VAT należy rozwinąć listę zapisów VAT w polu Ilość linii VAT. 3. Aby zaksięgować fakturę przedpłaty należy wybrać ze wstążki zakładkę Akcje a na niej przycisk Przedpłata > Księguj fakturę przedpłaty. Strona 53 z 110

54 4. Zaksięgowana faktura przedpłaty pojawi się na liście zaksięgowanych faktur sprzedaży (zakupu). Z poziomu zamówienia można sprawdzić czy zostały utworzone już Faktury przedpłaty. Należy wybrać z wstążki zakładkę Nawiguj i przycisk Faktury przedpłaty. 5. Stworzenie kolejnej faktury przedpłaty do tego samego zamówienia (z Przedpłatą (%) = 50%, ponieważ umówiono się z nabywcą na większy procent przedpłaty niż ustalono pierwotnie) spowoduje, że system obliczy kwotę przedpłaty dla każdego z wierszy w następujący sposób: Kwota podstawowa * Przedpłata (%) II = Kwota przedpłaty II (np. 50%) Kwota przedpłaty II (np. 50%) Kwota przedpłaty I (np. 10%) = Kwota ostateczna przedpłaty faktury II. Strona 54 z 110

55 6. System podczas księgowania faktury sprzedaży zaksięguje ją z kwotą pozostałą do zapłaty (Kwota całości zamówienia Kwota dokonanych przedpłat). Zaksięgowana faktura sprzedaży pojawi się na liście zaksięgowanych faktur. W jej wierszach system umieści informacje na temat wcześniej dokonanych przedpłat. 7. Jeśli do jednego zamówienia stworzone zostały dwie Faktury przedpłaty to na wydruku drugiej z nich znajdzie się informacja o wcześniejszych Fakturach przedpłat i ich kwota. Strona 55 z 110

56 8. Fakturę korygująca przedpłaty tworzymy wybierając z poziomu zamówienia (zakupu/sprzedaży) z wstążki zakładkę Akcje a na niej przycisk Przedpłata -> Księguj Fakturę korygującą przedpłaty. System automatycznie skoryguje utworzoną wcześniej Fakturę przedpłaty. 6. Wyświetlanie Salda jako dostawcy/nabywcy - na obu kartotekach Jeżeli nabywca jest również dostawcą dla danego przedsiębiorstwa, to na jego kartotece aktywne jest dodatkowe pole informujące o stanie nie tylko należności, ale także zobowiązań, które pozwala na szybsze sprawdzenie rozrachunków partnera. Schemat powtórzony jest zarówno na kartotece dostawcy jak i nabywcy. 1. Informacją tworzącą połączenie między kartoteką nabywcy i kartoteką dostawcy jest kontakt. Jeśli nasz kontrahent ma założoną kartotekę dostawcy i okazuje się, że będzie także naszym nabywcą to otwieramy kontakt tego dostawcy i z poziomu kartoteki kontaktu tworzy się kartotekę nabywcy. Należy wybrać z wstążki funkcję Utwórz jako Nabywca. Strona 56 z 110

57 2. Jeśli kontrahent ma utworzone powiązanie między kartoteką jako nabywca i jako dostawca to na obu kartotekach wypełniane jest pole Saldo jako (nabywca/dostawca) w zależności którą z kartotek w danej chwili przeglądamy. 7. Kompensaty Mechanizm pozwalający na łączenie należności i zobowiązań jednego partnera i tworzenie księgowań kompensujących. Dzieje się tak w sytuacji, gdy partner firmy zawiera z nią zarówno transakcje kupna jak i sprzedaży. Wtedy też powstają na jego koncie należności oraz zobowiązania. Aby usprawnić kontrolę salda tego kontrahenta oraz ułatwić rozrachunki, utworzono funkcjonalność, która pozwala kompensować te dwie wartości względem jednego kontrahenta. 1. Funkcja kompensat wywoływana jest z poziomu Dziennika płatności (ścieżka: Działy/Zarządzanie Finansami/Zarządzanie środkami pieniężnymi/dziennik płatności) dla kontrahentów, którzy w systemie posiadają saldo zarówno jako dostawca oraz jako nabywca (czyli należności i zobowiązania). 2. W Dzienniku płatności na wstążce znajdują się dwie funkcje: Sugeruj kompensaty Propozycja kompensaty wydruk do weryfikacji i akceptacji przez kontrahenta Strona 57 z 110

58 2. Sugeruj kompensaty w otwartym oknie należy wpisać numer dokumentu, wybrać datę kompensacji oraz dodatkowe dane. System utworzy wiersze w dzienniku płatności dotyczące kompensaty. 3. Propozycja kompensaty system wydrukuje dla każdego z kontrahentów, dla którego powstały wiersze kompensaty Dokument propozycji kompensaty, który zawiera numery dokumentów zarówno po stronie zakupu jak i sprzedaży powstałych z transakcji z kontrahentem oraz kwotę proponowanej kompensaty. Strona 58 z 110

59 4. Po zaksięgowaniu wierszy Dziennika płatności system automatycznie zmniejszy saldo kontrahenta po stronie dostawcy i nabywcy o kwotę kompensaty i dokona rozliczeń zapisów. 8. Szablony dostawcy Microsoft Dynamics NAV umożliwia tworzenie oferty sprzedaży z utworzonego wcześniej w systemie kontaktu nabywcy. Funkcjonalność ta rozbudowuje podstawowe funkcje o możliwość tworzenia ofert zakupu na bazie kontaktu potencjalnego dostawcy oraz konwersję utworzonego kontaktu i zamianę kontaktu na kartotekę dostawcy na bazie szablonu z predefiniowanymi ustawieniami księgowymi. 1. Należy stworzyć kontakt potencjalnego dostawcy. 2. Na ofercie zakupu należy uzupełnić dwa pola: Nr kontaktu dostawcy oraz Kod szablonu dostawcy. Szablon dostawcy posiada konfigurację według której dane kontaktowe potencjalnego dostawcy zostaną wykorzystane i utworzona zostanie kartoteka dostawcy. Strona 59 z 110

60 3. Przy konwertowaniu Ofert zakupu na Zamówienie zakupu automatycznie utworzona zostanie nowa kartoteka dostawcy. Strona 60 z 110

61 Innym sposobem na utworzenie kartoteki dostawcy z kontaktu jest edycja kartoteki kontaktu i wybór przycisku Utwórz jako z wstążki. 9. Noty korygujące Noty korygujące to funkcjonalność, która służy do korekty błędów o charakterze formalnym dla zakupu. Umożliwia przesłanie dostawcy dokumentu, który zawiera informację o błędach w przesłanej fakturze lub korekcie oraz wskazuje poprawne dane, które powinny znaleźć się na dokumencie. 1. Noty korygujące wprowadza się po uruchomieniu listy not korygujących, ścieżka: Działy/Zarządzanie Finansami/Zobowiązania/Noty korygujące. Strona "Nota korygująca lista" zawiera listę jeszcze niezamkniętych not i pozwala na wprowadzenie nowych poprzez wybranie na wstążce przycisku "Nowe". Strona 61 z 110

62 2. Po wprowadzeniu wszystkich informacji należy wybrać ze wstążki przycisk Zamknij i potwierdzić zamknięcie w kolejnym oknie. 3. Zamknięta nota znika listy not i pojawia się na liście "Zamknięte noty korygujące". Z tego miejsca po otwarciu kartoteki noty korygującej użytkownik może zobaczyć również podgląd jej wydruku. Należy na wstążce wybrać przycisk "Drukuj". 10. Wiele stóp procentowych Funkcjonalność wielu stóp procentowych dla monitów i not odsetkowych umożliwia obliczanie odsetek od nieterminowych płatności, z uwzględnieniem różnej wysokości stawki oprocentowania uzależnionej od danego przedziału czasowego. Wiele stóp procentowych wymaga jedynie ustalenia różnych stawek oprocentowania w różnych okresach i na ich podstawie wykonanie kalkulacji odsetek od płatności. 1. W Ustawieniach Sprzedaży i należności należy zaznaczyć na zakładce Ogólne checkbox przy opcji Wiele stóp procentowych. 2. Wprowadzenie ustawień dla wielu stóp procentowych następuje z poziomu Warunków not odsetkowych - zarówno dla monitów jak i not. Strona 62 z 110

63 Stojąc na odpowiednim wierszu z warunkami not odsetkowych - użytkownik z paska wstążki wybiera funkcję "Wiele stóp procentowych" Aby poprawnie zdefiniować zmienne stopy procentowe należy wypełnić pola: o o o o o Kod odsetek - uzupełniany automatycznie kod wybranej noty odsetkowej Obowiązuje od daty - od tego dnia naliczane będą odsetki wg określonej stopy procentowej Stopa procentowa - stopa z jaką naliczane będą odsetki w danym okresie. Program korzysta z niej do wyliczeń. Stopa ustawowa - stopa określona ustawowo - może być inna niż Stopa procentowa Okres oprocentowania (w dniach) - dla rocznej stopy procentowej określa się wartość "365" dni 3. Aby skorzystać z wielu stóp procentowych dla danego kontrahenta na jego kartotece w zakładce Płatności należy uzupełnić dwa pola: Kod warunków monitu i Kod warunków not odsetkowych. Dzięki tej konfiguracji przy tworzeniu nowego monitu lub noty, system będzie obliczał wielkość odsetek biorąc pod uwagę ustawienia wielu stóp procentowych dla danego kodu. Strona 63 z 110

64 Użytkownik po użyciu funkcji ze wstążki "Sugeruj wiersze noty odsetkowej" otrzyma wiersz z przeliczoną już kwotą odsetek na daną datę w zakładce "Ogólne". Po kliknięciu na tą kwotę i rozwinięciu jej zapisów - widać, że program utworzył dla każdego okresu stopy procentowej oddzielny wiersz, wg wprowadzonych wcześniej ustawień: Dla monitu proces przebiega analogicznie. Strona 64 z 110

65 11. SAD Funkcjonalność, która do wskazanych faktur zakupu automatycznie generuje dokument księgowy rozliczający SAD, tj. VAT, cło oraz inne podatki naliczone od obrotu towarami z krajami trzecimi, na podstawie taryf celnych przypisanych do zapasów użytych na dokumentach zakupu. Dzięki wykorzystaniu tej funkcjonalności użytkownik może całkowicie automatycznie rozliczyć SAD. 1. Do ustawienia SAD należy wskazać: Numery taryf Koszty dodatkowe Strona 65 z 110

66 Ustawienia księgowania VAT 1. Należy także skonfigurować zakładkę SAD w Ustawieniach zakupów i zobowiązań. Konfiguracja dotyczy wskazania serii numeracji dokumentów SAD, Kodów kosztów dodatkowych dotyczących cła, akcyzy i innych podatków (oraz stawki VAT i konta księgowania podatku VAT. Strona 66 z 110

67 2. Aby móc utworzyć dokument SAD należy także utworzyć kody Taryf celnych. Na kartotece zapasu w zakładce Handel zagraniczny należy wskazać kod taryfy celnej. 3. Otwieramy listę zaksięgowanych faktur zakupu. Na wstążce znajduje się przycisk Utwórz dokument SAD. Strona 67 z 110

68 4. Zaznaczamy na liście faktury, dla których chcemy utworzyć dokument SAD i klikamy przycisk na wstążce. Potwierdzamy komunikat. Należy uzupełnić okno Parametrów do dokumentu SAD Data dokumentu oraz kurs waluty celnej dla waluty obcej. Strona 68 z 110

69 5. Generujemy dokument SAD, który tworzony jest na tymczasowej fakturze zakupu 12. Wydruki dokumentów (sprzedaż) Wydruki związane ze sprzedażą w systemie zostały poprawione wizualnie oraz dostosowane do wymagań polskiego prawa. Są to: Zamówienie sprzedaży, Faktura sprzedaży, Faktura proforma sprzedaży, Faktura korygująca sprzedaży, Sprzedaż - wydanie, Przyjęcie zwrotu sprzedaży, Potwierdzenie wydania, Potwierdzenie zamówienia sprzedaży. 13. Wydruki dokumentów (zakup) Wydruki związane z zakupem w systemie zostały poprawione wizualnie oraz dostosowane do wymagań polskiego prawa. Są to: Zamówienie zakupu oraz Przyjęcie zakupu. Strona 69 z 110

70 5. Środki Trwałe 1. Zwiększenie wartości ŚT z poziomu Faktury zakupu Jeśli zakupiony przez przedsiębiorstwo środek trwały przejdzie modernizację to możliwe jest zwiększenie jego wartości. Umożliwia do dodatkowe pole, które dodano na Fakturze zakupu, informujące o Typie księgowania Środka trwałego. Dzięki tej funkcji kwota zwiększenia trafia na odpowiednie konto środka trwałego oraz do odpowiedniej rubryki na raportach środków trwałych. 1. Na Fakturze Zakupu w wierszu wybieramy numer środka trwałego, uzupełniamy pozostałe dane i w kolumnie Typ księgowania ŚT wybieramy Zwiększenie wartości. Po zaksięgowaniu faktury, koszt nabycia środka na kartotece Środka Trwałego zostanie zwiększony. 2. Wydruk dokumentów OT i LT Funkcjonalność ta pozwala na drukowanie dokumentów Przyjęcia do użytku Środka Trwałego oraz Likwidacji/Sprzedaży Środka Trwałego. Oba dokumenty tworzone są na zasadzie skopiowania z kartoteki środka trwałego wszystkich niezbędnych informacji i wskazaniu odpowiednich dat przyjęcia do użytku lub likwidacji/sprzedaży Środka Trwałego wraz z podaniem nazwisk osób będących w komisjach zatwierdzających owe zdarzenia. 1. Ścieżka: Działy > Zarządzanie finansami > Środki trwałe > (Raporty - Środki trwałe) (Dowód przyjęcia) 2. Okno, które się pojawiło pozwala na wprowadzenie odpowiednich filtrów i informacji na temat interesujących nas środków trwałych. W zakładce opcje istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia informacji dotyczących konkretnego środka trwałego. Polem obowiązkowym jest "Księga amortyzacji". Użytkownik może również zaznaczyć pole "Automatycznie podpowiedz nr dokumentu oraz daty" - program automatycznie pobiera część informacji z zapisów księgi środka trwałego. Strona 70 z 110

71 W zakładce "Środek trwały" użytkownik ma możliwość określić filtry. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych informacji można wygenerować wydruk raportu: Strona 71 z 110

72 3. Dokument dla sprzedaży bądź likwidacji środka trwałego uruchamiamy ścieżka: Działy > Zarządzanie finansami > Środki trwałe > (Raporty - Środki trwałe) Sprzedaż/likwidacja ŚT. Tworzony jest analogicznie do dokumentu OT. 3. Lista inwentaryzacyjna ŚT Raport ten wyświetla listę środków trwałych z informacją czy dany obiekt jest wciąż aktywny czy też został sprzedany/zlikwidowany i nie jest już używany. Raport pobiera dane bezpośrednio z kartoteki środka trwałego oraz drukuje wskazane przez użytkownika nazwiska osób podpisujących się jako członkowie komisji zatwierdzającej. 1. Dostęp do raportu: Działy > Zarządzanie finansami > Środki trwałe > (Raporty - Środki trwałe). 2. Użytkownik musi określić w wyświetlonym oknie wartość w polach "Księga amortyzacji" oraz "1. Osoba". Osoby wpisane tutaj wyświetlają się na wydruku, jako członkowie komisji zatwierdzającej. Pozostałe pola są opcjonalne i ustawia się je w zależności od potrzeb. Dodatkowo użytkownik w zakładce "Środek trwały" może określić filtry, dla których raport ma być wydrukowany. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych pól, przycisk "Podgląd" generuje raport. Strona 72 z 110

73 4. Roczny plan amortyzacji ŚT Raport rocznego planu amortyzacji pozwala na szybki podgląd planowanej amortyzacji środków trwałych w ciągu całego roku, w odrębnych kolumnach dla każdego miesiąca. W przypadku, gdy środek trwały nie ma ustawionej amortyzacji liniowej - program przelicza stawkę amortyzacji na podstawie okresu amortyzacji, jaki został wprowadzony na kartotece środka trwałego. Dzięki temu użytkownik ma ułatwiony wgląd w plan amortyzacji dla konkretnego środka trwałego. 1. Dostęp: Działy > Zarządzanie finansami > Środki trwałe > (Raporty - Środki trwałe). Uruchamia się okno ustawień dla raportu: 2. Pola "Księga amortyzacji" oraz "Rok" są polami obowiązkowymi, natomiast pola filtrów w dwóch pozostałych zakładkach są opcjonalne i użytkownik uzupełnia je zależnie od potrzeb. Po wprowadzeniu ustawień należy wybrać przycisk "Podgląd" dla wygenerowania wydruku raport: Strona 73 z 110

74 5. Historia Środków Trwałych Historia ŚT jest funkcjonalnością pozwalającą ewidencjonować zmiany zachodzące na danym środku trwałym dotyczące Lokalizacji bądź pracownika odpowiedzialnego. Zmiany dokonywane na kartotece środka trwałego tj. przeniesienie do innej lokalizacji bądź zmiana osoby odpowiedzialnej za ten środek zapisywane są w tabeli Historia Środków Trwałych. Ułatwieniem w przeglądzie historii dla konkretnego środka jest raport, który po wprowadzeniu odpowiednich filtrów, wyświetli wszystkie zapisy zmian dokonane na środku trwałym w czasie jego użytkowania. 1. Aby aktywować funkcję tworząca zapisy Historii ŚT należy w Ustawieniach ŚT zaznaczyć chceckbox przy polu Historia Środków Trwałych. Strona 74 z 110

75 2. Zmiany dokonywane na kartotece środka trwałego tj. przeniesienie do innej lokalizacji bądź zmiana osoby odpowiedzialnej za ten środek zapisywane są w tabeli Zapis Historii ŚT. Ścieżka Działy > Zarządzanie finansami > Środki trwałe > Środki trwałe. 2. Następnie wybieramy interesujący nas ŚT i uruchamiamy jego kartotekę. Na wstążce w zakładce Nawiguj klikamy na przycisk Historia. 3. Po wybraniu Historii wyświetla się następująca tabela zawierająca zapisy historii dla danego środka trwałego: 4. Użytkownik ma możliwość również wydrukowania powyższych danych w postaci raportu. Ścieżka: Działy > Zarządzanie finansami > Środki trwałe > (Raporty Środki trwałe) -> Historia Środków trwałych Strona 75 z 110

76 W zakładce opcje użytkownik określa, w jaki sposób chce grupować dane na raporcie. Możliwe opcje to: o Lokalizacja o Pracownik odpowiedzialny Pole Od dnia" pozwala na określenie daty początkowej, dla której chcemy wygenerować raport historii. Zakładka Zapis Historii Środków Trwałych" pozwala na dokładne filtrowanie zapisów, które będą wyświetlone w danym raporcie. Po wprowadzeniu odpowiednich informacji możemy wygenerować gotowy raport dla historii środków trwałych. Strona 76 z 110

77 6. Zapasy 1. Kalkulacja podatku od opakowań Kalkulacja podatku od opakowań to funkcjonalność, która umożliwia użytkownikowi wypełnienie obowiązku przygotowania deklaracji podatku od opakowań na potrzeby kalkulacji opłaty produktowej. System zbiera informacje na temat transakcji sprzedaży i zużycia zapasów i umożliwia kalkulacje podatku od opakowań oraz wyświetlenie ich w postaci raportu dla konkretnych zapasów lub transakcji. 1. Aby móc używać funkcji kalkulacji podatku od opakowań należy na wstępie wprowadzić dane o rodzajach opakowań, w których mogą być sprzedawane zapasy. Kody opakowań należy zdefiniować w tabeli Opakowanie. 2. Następnie na kartotece zapasu należy wprowadzić informacje w jakich opakowaniach zapas może być sprzedawany. Należy otworzyć na wstążce zakładkę Nawiguj i wybrać przycisk Opakowania. Strona 77 z 110

78 3. Kalkulacja podatku od opakowań następuje poprzez raport: Podatek kalkulowany jest w następujący sposób: (Liczba zapasu (sprzedaż) Liczba zapasu (zakup)) * waga dla zapasu z określonym opakowaniem * Stawka podatku (PLN) Rabat % - Zwolnienie = Kwota podatku od opakowań do zapłaty Strona 78 z 110

79 2. Intrastat Funkcjonalność ta została rozbudowana, aby dostosować system NAV do przepisów prawnych dotyczących handlu towarami pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 listopada 2010 r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT; Ustawa - Prawo celne z dnia 19 marca 2004 r. oraz inne przepisy wspólnotowe). Aby usprawnić tworzenie zgłoszeń Intrastat w wymaganej przez prawo formie, system posiada szereg narzędzi takich jak: definiowanie kodów kraju pochodzenia oraz taryf, a także umieszczanie ich w wierszach zakupu i sprzedaży i pobieranie danych do dziennika. Funkcjonalność umożliwia eksport deklaracji Intrastat w formie pliku XML, który jest zgodny i obsługiwany przez zagraniczne instytucje. Możliwe jest także wykluczenie wybranych kosztów dodatkowych z kalkulacji Intrastat. 1. Na kartotece kontrahenta (zarówno dostawcy jak i nabywcy) w zakładce Handel zagraniczny znajdują się 3 dodatkowe pola: Typ transakcji (należy wskazać z listy rodzaj transakcji dokonywanych z kontrahentem), Specyfikacja transakcji oraz Metoda transportu. Informacje wskazane na tej zakładce przenoszone są automatycznie do nagłówka dokumentu zakupu lub sprzedaży i mają na celu ułatwiać tworzenie dokumentów. 2. Na kartotece zapasu w zakładce Handel zagraniczny należy określić trzy wartości: Nr taryfy celnej, Kod kraju pochodzenia zapasu oraz Waga netto. Informacje wprowadzone w tej zakładce przenoszone są automatycznie do wierszy dokumentu zakupu lub sprzedaży, w których zostanie wprowadzony ten zapas. Strona 79 z 110

80 3. Ustawienia księgi głównej w zakładce Intrastat należy wprowadzić wszystkie wymagane informacje. Strona 80 z 110

81 4. W tabeli Koszty dodatkowe dodane zostały dwie kolumny, pozwalające definiować czy dany koszt dodatkowy ma być uwzględniany w kwocie Intrastat i kwocie statystycznej: Uwzględnij w kwocie Intrastat Uwzględnij w wartości statystycznej Intrastat 5. W tabeli Metody dostaw zostały dodane dwa pola, pozwalające dokonać wyboru w jaki sposób system ma uwzględniać koszty transportu w kalkulacji Intrastat: Uwzględnij koszty dodatkowe na podstawie zaksięgowanych kosztów dodatkowych przypisanych do dostaw Korekta (%) na podstawie % współczynnika, zdefiniowanego dla metody dostawy Zaznaczenie znaczników w tabeli Kosztów dodatkowych w określonym wierszu oraz zaznaczenie kolumny Uwzględnij koszty dodatkowe w tabeli Metoda dostawy w określonym wierszu, spowoduje, że przy tworzeniu zapisów Dziennika Intrastat system uwzględni koszty dodatkowe w kalkulacji Intrastat. Strona 81 z 110

82 6. Otwieramy Dziennik Intrastat, gdzie na wstążce należy wybrać przycisk Pobierz zapisy. 7. Po pobraniu wierszy należy wybrać z wstążki przycisk Utwórz plik XML 8. Utworzenie zapisów dla kolejnego okresu wiąże się z koniecznością utworzenia kolejnej instancji dziennika Intrastat z wskazaniem konkretnego okresu statystyk (1602 oznacza rok 2016 i miesiąc Luty). Strona 82 z 110

83 3. Dokument inwentaryzacji Przedsiębiorstwa, aby określić szczegółowy spis z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na dany dzień wykonują inwentaryzację, co jest podstawą do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Po przeprowadzonej inwentaryzacji i wprowadzeniu rzeczywistych stanów do systemu możliwe jest wygenerowanie dokumentu, który zawiera zaksięgowane wartości i ilości zapasów magazynowych oraz nazwiska osób odpowiedzialnych za inwentaryzację i prawdziwość zamieszczonych na dokumencie informacji. 1. Otwieramy Zapisy księgi Inwentaryzacji (ścieżka: Działy/Magazyn/Historia/Zapis księgi inwentaryzacji) 2. Z wstążki wybieramy przycisk Drukuj. W nowym oknie wpisujemy przyczynę powstawania dokumentu oraz osoby odpowiedzialne za inwentaryzację. Strona 83 z 110

84 Wydrukowany raport: 4. Korekta wyceny zapasów Korekta wyceny zapasów realizowana jest jako storno czerwone i umożliwia w ten sposób księgowanie korekt transakcji magazynowych (wydania w transakcjach przesunięć magazynowych, wyksięgowanie kosztu przewidywanego itp.). 1. Aby zachować czystość obrotów na kontach, korekty kosztów księgowane są zawsze po stronie debet. Należy otworzyć okno Ustawienia zapasów i zaznaczyć znaczniki przy polach: Księguj przesunięcia jako korekty oraz Księguj przeksięgowania kosztu przewidywanego jako korekty. Strona 84 z 110

85 7. Pakiet Tools 1. efaktury i ekorekty Funkcjonalność efaktur/ekorekt pozwala na wysyłanie nabywcom faktur i korekt sprzedaży drogą elektroniczną w postaci PDF. W programie istnieją dwa tryby, z które mogą służyć do wysyłki tych dokumentów: serwer STMP lokalny Outlook Dzięki tej funkcjonalności użytkownik nie traci czasu na zapisywanie dokumentu w swoim komputerze i tworzenie nowej wiadomości do nabywcy. Wystarczy, że w systemie NAV konkretnemu nadawcy przypisze jego adres mailowy (lub kilka adresów). Wysłanie dokumentu odbywa się z poziomu zaksięgowanego dokumentu i trwa kilka sekund. Dzięki funkcji "Wyślij PDF" - uruchamiany jest mechanizm, który wysyła dokument do nabywcy (na określone w kartotece nabywcy adresy ) i informuje o tym użytkownika za pomocą komunikatu (w przypadku kiedy korzystamy z programu Outlook - otwiera się okno z wiadomością gotową do wysłania przez użytkownika). Nabywca otrzymuje wiadomość o określonej treści oraz dokument w formacie PDF jako załącznik do wiadomości. 1. Domyślnie NAV korzysta z serwera STMP, który jest skonfigurowany dla konta korporacyjnego Strona 85 z 110

86 2. Dla włączenia możliwości korzystania z programu Outlook należy uruchomić Działy/Pakiet Tools/Ustawienia pakietu Tools W zakładce "efaktury" należy zaznaczyć pole "Użyj Outlook dla wysyłki edokumentów". 3. Aby wysłanie elektronicznych dokumentów było możliwe dla danego nabywcy należy na kartotece nabywcy uzupełnić w zakładce Komunikacja pole "Adres ". Można również umieścić tu kilka adresów, na które będą wysyłane dokumenty dla danego nabywcy - wystarczy oddzielić je znakiem ";". Strona 86 z 110

87 4. Użytkownik może wysłać zaksięgowaną fakturę sprzedaży bądź fakturę korygującą sprzedaży do klienta z poziomu zaksięgowanych faktur/korekt sprzedaży. Stojąc na konkretnej zaksięgowanej fakturze należy otworzyć jej edycję. Na wstążce należy wybrać Akcje, a następnie przycisk "Wyślij fakturę poprzez " - powoduje to uruchomienie mechanizmu, który wysyła dokument do nabywcy (na określone w kartotece nabywcy adresy ) i informuje o tym użytkownika za pomocą komunikatu (w przypadku kiedy korzystamy z programu Outlook - otwiera się okno z wiadomością gotową do wysłania przez użytkownika): Dzięki temu na adres owy nabywcy zostaje wysłana wiadomość następującej treści: Strona 87 z 110

88 Wraz z wiadomością kontrahent dostaje załącznik w formacie PDF zawierający wydruk danej faktury. 2. edeklaracje Moduł e-deklaracje został stworzony z myślą o automatyzacji wystawiania i wysyłania E-deklaracji za pośrednictwem systemu NAV. Pozwala na generowanie i wysyłanie wypełnionych, elektronicznych deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego za pomocą kilku kliknięć. Aby to osiągnąć moduł wykorzystuje standardową funkcjonalność deklaracji VAT i dwa typy plików: PDF interaktywny formularz PDF z wbudowaną funkcją wysłania deklaracji do urzędu skarbowego, XML plik wygenerowany przez system NAV. Zawiera dane dla deklaracji podatkowej (dane podatnika i dane podatkowe). Po wykonaniu odpowiedniej konfiguracji zadaniem użytkownika wysyłającego edeklaracje, jest wykonanie 4 kroków, aby wysłać dokument do Urzędu Skarbowego. Po pierwsze określenie odpowiednich filtrów dat dla wymaganych wyliczeń deklaracji VAT. Następnie wygenerowanie plików edeklaracji oraz zaimportowanie danych (plik XML) do pliku PDF. Trzeci krok to podpisanie cyfrowe dokumentów, co uwiarygadnia dokument i tworzy jednoznaczne powiązanie z właścicielem dokumentu. Ostatnim krokiem jest wysłanie gotowych dokumentów. Za pomocą NAV 2015 i funkcjonalności edeklaracji można generować i wysyłać deklaracje VAT7, VAT UE, PIT oraz CIT. Aby móc korzystać z opisywanej funkcjonalności należy wykonać szereg konfiguracji, które zostaną opisane w poniższych podrozdziałach. 1. Należy otworzyć Ustawienia pakietu Tools i uzupełnić informacje na zakładce edeklaracje oraz Deklaracje VIES a) Funkcjonalność edeklaracji opiera się na dwóch typach zapisywanych plików (XML i PDF), a są one zapisywane w lokalizacjach ustawionych za pomocą: Strona 88 z 110

89 Folder zapisu edeklaracji folder/repozytorium plików edeklaracji, przy odznaczonym znaczniku Wybór miejsca zapisu dla edeklaracji trafiają do niego pliki PDF i XML. Uwaga! Użytkownik uruchamiający edeklaracje musi mieć możliwość zapisu i odczytu do/z wskazanego katalogu. Folder tymczasowy dla wysyłki dokumentów - folder do tymczasowego zapisu interaktywnego formularza PDF. W końcowym etapie generowania edeklaracji plik PDF jest przenoszony do lokalizacji pliku XML. Uwaga! Katalog musi być dostępny dla użytkownika na którym działa usługa NAV. Wymagane pełne uprawnienia do katalogu. Wybór miejsca zapisu dla edeklaracji - znacznik określający czy po wygenerowaniu edeklaracji (plik PDF i XML) można wybrać lokalizację zapisu. Jeśli opcja została wybrana pliki nie kopiują się do repozytorium. b) Grupa ustawień Deklaracja VIES dotyczy deklaracji VIES (VAT Integration Exchange System), lecz tutaj skupimy się tylko na trzech zaznaczonych polach, które bezpośrednio dotyczą edeklaracji: Strona 89 z 110

90 Generowanie edeklaracji VAT UE opiera się na wykorzystaniu wypełnionej deklaracji VIES. Operacja wymaga odpowiedniego grupowania danych, a do tej roli dedykowany jest raport/codeunit wybrany w powyższym setupie. W naszej funkcjonalności te zadanie realizuje raportu o ID Aby móc wysyłać i podpisywać edeklaracje bezpośrednio z interaktywnego formularza PDF należy zainstalować odpowiednią wtyczkę do Adobe Reader. Instrukcja i link poniżej: Wtyczka do Adobe Reader Należy zdefiniować szablony deklaracji (ścieżka: /Działy/Pakiet Tools/eDeklaracje) Grupa Ogólne : - Nazwa szablonu deklaracji i Nazwa deklaracji, są to pola powiązane z standardowymi deklaracjami VAT systemu NAV. Dzięki nim można połączyć definicję edeklaracji i deklaracji VAT. - Ważne od i Ważne do, pola określające w jakim przedziale czasu można używać zdefiniowanej edeklaracji. Podczas próby generowania edeklaracji z filtrem dat który wyskakuje poza ten okres spowoduje pojawienie się komunikatu błędu. - Typ, pole opcja z dozwolonymi wartościami: VAT, VAT UE, PIT, CIT. Na podstawie tego pola mechanizm wie z jaką deklaracją ma do czynienie. Strona 90 z 110

91 - Interaktywny formularz PDF załadowany, znacznik determinujący czy został już załadowany plik PDF zawierający interaktywny formularz edeklaracji. - Okres, pole opcja z dozwolonymi wartościami: Miesiąc, Kwartał, Rok. Pole używane do kontroli zakresu dat, które są wpisywane w filtrach dat deklaracjach VAT. Uwaga! Dla edeklaracji filtry daty wpisywane na deklaracjach VAT muszą zawierać cały okres, np.: marzec: , pierwszy kwartał Grupa Wiersze : W tej części zapisana jest struktura pliku XML, którą mechanizm edeklaracji użyję do stworzenia/ wypełnionego pliku XML(pliku danych dla edeklaracji). Istotnymi polami wymagającymi konfiguracji są pola Zmapowane z polem szablonu VAT i Pole do wyliczeń. Pola te łączą definicje wierszy Deklaracji VAT z wierszami edeklaracji. Dodatkowy opis tego mapowania został przedstawiony w rozdziale Mapowanie z standardową funkcjonalnością NAV Uwaga! Aby wprowadzić strukturę pliku XML zaleca się użyć akcji Wczytaj z pliku schemat XML. Uwaga! Po użyciu funkcji Wczytaj z pliku schemat XML nie musimy dbać o zawartość kolumny Wartość pola XML, stosowne dane takie jak np.: rok, NIP, adres, pola kwot do wyliczenia, zostaną wyliczone na nowo na odpowiednim etapie generowania edeklaracji. Akcje edeklaracji Z racji tego że edeklaracje do poprawnego działania potrzebują wgrania dwóch typów plików (XML i PDF), to z poziomu kartoteki edeklaracji mamy możliwość: - Wczytaj z pliku schemat XML tworzy wiersze edeklaracji. Funkcja po wskazaniu pliku o rozszerzaniu.xml zamienia go w jego tabelaryczną reprezentację i zapisuje w NAV. Aby otrzymać taki plik XML najlepiej użyć funkcji eksportuj na pustym (wszystkie pola wypełnione spacjami/zerami) interaktywnym formularzu PDF. Uwaga! Ponowne wczytanie struktury XML spowoduje dodanie kolejnych wierszy edeklaracji, w związku z czym zaburzy działanie całej funkcjonalności! Dlatego też przed wczytaniem należy usunąć istniejące wiersze edeklaracji. - Zapisz schemat XML do pliku - funkcja działająca w przeciwną stronę do opisanej powyżej. Z tabelarycznej reprezentacji pliku XML można stworzyć (zapisać jako) zwykły plik XML. Funkcja używana do przenoszenia definicji schematu do innego systemu/firmy. - Importu, Eksportuj, Usuń są to funkcji wczytujące/zapisujące/usuwające plik interaktywnego formularza PDF do/z/z bazy danych NAV. Tak zapisany plik PDF będzie Strona 91 z 110

92 kopiowany każdorazowo do wybranego katalogu i w połączeniu z wygenerowanym plikiem danych XML będzie dawać możliwość wysłania edeklaracji. Formularz PDF dostępne są na stronie: 3. Mapowanie ze standardową funkcjonalnością NAV Moduł podczas generowania edeklaracji używa wielu informacji ze standardowych tabel/funkcjonalności NAV. Jednym z źródeł takich informacji jest tabela Informacje o firmie. Z tej właśnie tabeli mechanizm uzupełnia wartości dla wierszy edeklaracji o Nazwie pola XML równej: Kod Kraju, Województwo, Powiat, Gmina, Ulica, Nr Domu, Nr Lokalu, Miejscowość, Kod Pocztowy, Poczta, REGON, Pełna Nazwa, NIP, Kod Urzędu. Kolejnym elementem standardowej funkcjonalności NAV z którym współpracuje moduł są Deklaracje VAT. Aby dostać się do strony należy otworzyć: Działy > Zarządzanie Finansami > Czynności okresowe > VAT >Deklaracje VAT Jest to miejsce gdzie określamy z jakich kont KG, grup księgowych VAT, grup towarowych VAT mają być zebrane dane, odpowiednio zagregowane i przedstawione na Podglądzie deklaracji VAT (zaznaczona akcja). Jest to część standardowej funkcjonalności, której opis nie jest zamieszony w tym dokumencie. Wyliczone dane muszą być wstawione w odpowiednie pola edeklaracji, a do tego należy zmapować wiersze Deklaracji VAT z edeklaracjami. Czynność tą wykonujemy z poziomu wierszy edeklaracji: Strona 92 z 110

93 Klikamy przycisk strzałki w kolumnie Zmapowane z polem szablonu VAT a następnie podwójnym kliknięciem wybieramy wiersz do zmapowania. Ostatnią czynnością jest zaznaczenie znacznika Pole do wyliczenia, dopiero wtedy mechanizm będzie próbował wyliczyć wartość pola wiersza edeklaracji. Uwaga! Nr linii w tabeli Wierszy deklaracji VAT nie musi być unikalny.. Pomimo tego wskazanie wiersza dla edeklaracji w sposób opisany powyżej nie sprawi problemu gdyż jest ona mapowana polem Zmapowane z wiersze szablonu VAT 4. Przykład użycia VAT7 1. Jeśli nie zostały wprowadzone, to wprowadzamy ustawienia opisane w poprzednim rozdziale. 2. Przechodzimy do Deklaracji VAT : Działy > Zarządzanie Finansami > Czynności okresowe > VAT >Deklaracje VAT 3. Wybieramy akcję Podgląd 4. Ustawiamy filtry daty i kilkami akcję Eksportuj do XML. Uwaga! Dla edeklaracji Filtr daty rozliczenia VAT jest wymaganym filtrem, ponadto na jego podstawie jest wybierany numer okresu rozrachunkowego edeklaracji. Strona 93 z 110

94 5. W ustawieniach nie wybraliśmy opcji Wybierz miejsce zapisu dla edeklaracji, więc plik zostanie zapisany w ustawiony repozytorium, ale wcześniej: a) Pojawi się pytanie o uruchomienie jednego z komponentów na które tymczasowo zezwalamy b) Prośba o zezwolenie na odpalenie zewnętrznego elementu również zezwalamy. c) Ostania prośba o potwierdzenie chęci odpalania interaktywnego formularza PDF wybieramy TAK 6. Uruchomi się interaktywny formularz PDF, który został zapisany pod automatycznie wygenerowaną nazwą w katalogu repozytorium. Strona 94 z 110

95 7. Na otwartym PDF klikamy: Rozszerzenia > Import danych (obrazek powyżej) i wybieramy plik XML zapisany w tej samej lokalizacji co plik PDF: 8. Wypełnioną edeklarację podpisujemy i wysyłamy Strona 95 z 110

96 VAT UE 1. Wykonujemy kroki konfiguracji opisanej w rozdziale Konfiguracja * z uwzględnieniem wczytania plików PDF i XML przeznaczonych dla VAT UE. Uwaga! Konfiguracja*. VAT UE nie wymaga ręcznego ustawiania konfiguracji opisanej w rozdziale Mapowanie z standardową funkcjonalnością Uwaga! Ogólne ustawienia edeklaracji w Ustawienia pakietu Tools działają dla wszystkich typów deklaracji: VAT7, VAT UE, PIT, CIT. 2. Przechodzimy do deklaracji VIES Działy > Zarządzanie Finansami > Czynności okresowe >VAT > Deklaracje VIES 3. Jeśli nie utworzyliśmy wcześniej deklaracji VIES, to: a) tworzymy ją, b) generujemy jej wiersze za pomocą funkcji Sugeruje wiersze c) eksportujemy W przypadku posiadania już stworzonej deklaracji VIES wybieramy tylko opcję eksportuj Strona 96 z 110

97 4. Podobnie jak w wypadku edeklaracji VAT7 dostaniemy kilka komunikatów o pozwolenie otwarcia wymaganych programów oraz w przypadku wybrania ustawienia Wybór miejsca zapisu dla edeklaracji, prośbę o wskazanie katalogu dla pliku XML i PDF. 5. Dalsze zachowanie mechanizmu oraz wymagane czynności generowania edeklaracji VAT UE są analogiczne do opisanych kroków 6,7 i 8 edeklaracji VAT7. Strona 97 z 110

98 3. Interfejsy bankowe Moduł Interfejsy bankowe umożliwia zarządzanie informacjami o przelewach bankowych dla konkretnego banku z poziomu systemu NAV. Import wyciągów 1. Aby możliwe było importowanie przelewów dla konkretnego banku należy na samym początku ustawić domyśle obiekty do importu (Codeunit, XMLport, Raport) oraz określić domyślny szablon oraz instancję dziennika głównego, do którego ostatecznie trafią zaimportowane przelewy. 2. Konfiguracji należy dokonać na page Działy/Pakiet Tools/Ustawienia przelewów bankowych. Na Page Ustawienia przelewów konieczne jest uzupełnienie zaznaczonych kolumn: 3. Kiedy już dokonamy odpowiedniej konfiguracji przechodzimy na Page służący do importowania (ścieżka: Działy/Pakiet Tools/Import wyciągu bankowego) Wybieramy odpowiedni kod banku a następnie uruchamiamy funkcje Import wyciągu. Funkcja ta uruchomi mechanizm określony w ustawieniach, który wczyta wyciągi z pliku. Strona 98 z 110

99 Pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację pliku 4. Gdy wyciągi zostaną wczytane wstawiamy je do dziennika głównego przy pomocy funkcji Wyślij do dziennika Wyciągi trafiają do dziennika zdefiniowanego wcześniej w ustawieniach. Strona 99 z 110

100 Ustawienia domyślnych kont bankowych dla firmy 1. Aby możliwe było generowanie przelewów dla konkretnego banku należy na samym początku ustawić domyślne konta do przelewów krajowych jak i zagranicznych. Użytkownik wprowadza ustawienia w Ustawieniach przelewów (ścieżka: Działy/Zarządzanie finansami/zarządzanie kasą gotówkową/(administracja) Ustawienia przelewów). Można tez w tym miejscu określić szablony przelewów jak i wszystkie niezbędne informacje. Eksport przelewów 1. Program umożliwia wygenerowanie przelewów dla dostawców - aby tego dokonać należy zdefiniować konta bankowe zarówno dostawców jak i domyślne, z których przelewy te będą wykonywane. 2. Drugą czynnością jest uzupełnienie kartotek dostawców o dane ich kont bankowych. Stojąc na wybranym dostawcy w paska wstążki wybieramy zakładkę "Nawiguj". W kategorii "Dostawca" widnieje pole "Konta bankowe". Dzięki temu wyświetli się lista kont bankowych danego dostawcy. Dla każdego dostawcy można zdefiniować dowolną ilość kont - każde z nich musi mieć jednak inną wartość w polu "Kod". Strona 100 z 110

101 Określenie konta do płatności na fakturze zakupu 1. Użytkownik wprowadzając do systemu Fakturę zakupu powinien w zakładce "Wydanie" uzupełnić informacje dotyczące "Konta bankowego odb. płatności, (jeśli dany dostawca ma przypisane kilka kont - należy wybrać odpowiednie dla danej transakcji), jeśli chce wygenerować automatycznie dane do przelewu. Strona 101 z 110

102 Przelewy bankowe 1. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych ustawień, użytkownik może wygenerować wiersze przelewów dla zaksięgowanych faktur zakupu. Należy uruchomić: Działy/Pakiet Tools/Przelewy bankowe Wszystkie potrzebne użytkownikowi funkcje znajdują się na wstążce w zakładce Akcje": Pobranie wierszy 1. Aby pobrać dane dla wszystkich otwartych faktur zakupowych użytkownik z zakładki "Akcje" wybiera funkcję "Pobierz przelewy". Powoduje to utworzenie po jednym wierszu dla każdej niezapłaconej jeszcze faktury. Grupowanie przelewów 1. Funkcjonalność pozwala na grupowanie płatności - kiedy dla jednego dostawcy istnieje kilka faktur zakupowych płatnych na to samo konto bankowe dostawcy. Użytkownik zaznacza ręcznie (w wierszach w kolumnie "Zaznaczony") bądź przy życiu funkcji "Zaznacz/Odznacz" (po użyciu tej funkcji program automatycznie wstawi w kolumnie Strona 102 z 110

103 "Zaznaczony" znacznik dla wszystkich wierszy wybranych przez użytkownika - podświetlonych na niebiesko) wszystkie wiersze, które mają zostać zgrupowane w jeden przelew. 2. Po zaznaczeniu odpowiednich wierszy, użycie funkcji "Grupuj przelewy" pozwoli na utworzenie jednego wiersza. Jak widać na zdjęciu poniżej - pole "Opis" zawiera teraz nr wszystkich dokumentów, które wchodzą w jego skład. Prócz tego kolumna "Liczba przelewów w grupie" pokazuje ile przelewów zostało zgrupowane w jeden (w tym przypadku: 2). 3. Można cofnąć tą operację zaznaczając zgrupowany wierszy, a następnie przy użyciu funkcji "Rozgrupuj przelewy" - rozdzielić wcześniej połączone zapisy. Strona 103 z 110

104 Częściowe regulowanie płatności - dzielenie przelewów 1. Użytkownik ma możliwość utworzenia przelewu za część faktury. Aby tego dokonać, należy stojąc na wybranym przelewie wybrać funkcję "Podziel kwotę przelewu". 2. Aby zapłacić częściowo za daną fakturę należy w wyświetlonym oknie Podziel kwoty przelwu zmienić kwotę w kolumnie "Kwota po podziale" na kwotę, jaką faktycznie chcemy zapłacić danym przelewem. 3. Po uzupełnieniu kwoty należy wybrać funkcje "Podziel kwoty przelewów" z zakładki "Akcje". Dana operacja powoduje powstanie dwóch wierszy dla danej faktury - ich suma jest równa kwocie całej faktury. Dodatkowo w kolumnie Nr dokumentu wiersze będą posiadały ten sam numer.. Użytkownik przed zaksięgowaniem musi usunąć wiersz zawierający drugą część kwoty, a zostawić tylko ten, który zawiera kwotę, jaką chce zapłacić danym przelewem. Kody CashFlow 1. Dodatkową funkcją - dla celów analitycznych jest zdefiniowanie kodów Cash Flow. Jeśli zostały one ustawione na fakturze - program automatycznie uzupełnia je w wierszach przelewu. Można je ustawić również bezpośrednio dla każdego wiersza. Po wpisaniu wszystkich kodów i zaznaczeniu wierszy ich zawierających - użycie funkcji "Kopiuj kod Cashflow do opisu" spowoduje wstawieniu danego kodu Cash Flow w opisie przed nr dokumentu. Strona 104 z 110

105 4. Import kursów walut z NBP Aby usprawnić i ułatwić użytkownikom systemu NAV procesowanie dokumentów zawierających kwoty w obcych walutach stworzona została funkcjonalność importu kursów walut z Narodowego Banku Polskiego. Dzięki temu użytkownik nie traci czasu na ręczne wprowadzanie aktualnego kursu dla danej waluty w określonych dokumentach. Użytkownik po krótkiej konfiguracji posiada możliwość zaimportowania kursów walut dla wszystkich walut zdefiniowanych w systemie. Zarówno na bieżący dzień oraz na dni wstecz wskazane we wcześniejszej konfiguracji. Aby kontrolować skuteczność działania funkcji użytkownik ma wgląd w zapisy logów importu, gdzie zapisywane są informacje o dacie pobrania kursów, rodzajach walut, dla których pobrano kurs oraz o sukcesie bądź błędzie w pobieraniu kursów ze strony NBP. 1. Konieczne jest wypełnienie poniższych pól znajdujących się w Ustawieniach pakietu Tools: Adres URL Kursów wymiany walut w polu tym wpisujemy adres strony z której pobrane zostaną kursy ( Nazwa pliku z kursami wymiany walut plik tymczasowy w którym zapisane zostaną kursy wymiany walut Formuła na datę startową pobierania kursów walut okres z jakiego pobrane zostaną kursy -2D oznacza dwa dni wstecz od daty dzisiejszej Strona 105 z 110

106 2. Mechanizm uruchamiamy otwierając zadanie Import kursów walut z NBP z działu Pakiet Tools. W oknie wskazujemy datę, od której chcemy pobrać kursy walut, następnie klikamy OK Kursy zostaną pobrane dla wybranego zakresu (od wskazanej daty do daty bieżącej). 3. W każdej chwili mamy możliwość przejrzeć logi importu. Page uruchamiamy z pozycji: Działy/Pakiet Tools/Logi importu kursów walut z NBP. Na page mamy dostęp do podstawowych informacji takich jak: Typ uruchomienia, datę, firmę w kontekście których uruchomiony został mechanizm, walutę, itp. Strona 106 z 110

107 5. Dokumenty magazynowe Funkcjonalność Dokumenty magazynowe pozwala użytkownikowi realizować istotne dla przedsiębiorstwa procesy z całkiem innego poziomu. Dotychczasowe Przyjęcia i Wydania wewnętrzne widoczne były jako zapisy księgowe, które nie posiadały wielu cennych informacji. Nowa funkcjonalność rozszerza podstawowe funkcje systemu o możliwość tworzenia dokumentów PW i RW w oparciu o kartoteki dokumentów oraz pracy na wielu wersjach roboczych w tym samym czasie. Użytkownik w każdej chwili posiada pełną informację o statusie realizacji każdego z dokumentów. Dodatkową korzyścią jest możliwość jednoznacznego wskazania osoby odpowiedzialnej za dokument i realizację procesu, co zwiększa kontrolę jego przebiegu. Dzięki funkcjonalności Dokumentów magazynowych do każdego z procesów można podać dodatkowe informacje o kontrahencie (Nabywca, Dostawca), który jest powiązany z danym dokumentem, co usprawnia obsługę zgłoszeń reklamacyjnych. Użytkownik systemu może także wydrukować dokumenty w formie dostosowanej do realizowanych procesów oraz posiada wgląd do zaksięgowanych dokumentów również w formie kartotek. 1. Na wstępie należy w Ustawieniach pakietu Tools wskazać serie numeracji dla dokumentów magazynowych RW i PW. Strona 107 z 110

108 2. Aby stworzyć nowy dokument należy otworzyć Działy/Pakiet Tools/Dokumenty PW/RW 3. Na kartotece dokumentu wypełniamy wszystkie niebiedne informacje dotyczące lokalizacji, osoby odpowiedzialnej za dokument i zapasów, które zostaną przyjęte. Strona 108 z 110