Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach

Transkrypt

1 Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE Zadania Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w imieniu Wojewody Śląskiego wykonuje Śląski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, jako kierownik wojewódzkiej inspekcji jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, wchodzącej w skład zespolonej administracji wojewódzkiej. 2. Śląski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych działa przy pomocy Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Katowicach będącego jednostką budżetową, obejmującą swym zasięgiem obszar województwa śląskiego. 3. Siedziba Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych znajduje się w Katowicach, ul. Jana III Sobieskiego Siedziba Oddziału w Zebrzydowicach Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach znajduje się w Zebrzydowicach, ul. Jana Kochanowskiego Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach działa na podstawie: 1) ustawy z dnia r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych (Dz. U. z 2005r. Nr 187, poz ), 2) rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 5 września 2002r. w sprawie zasad organizacji Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (Dz. U. Nr 154, poz.1279 z późn. zm.), 3) przepisów odrębnych, 4) Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach zwany dalej Regulaminem określa 1

2 organizację wewnętrzną, zadania oraz tryb i zasady kierowania pracą Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach. 2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają: 1) Główny Inspektor Główny Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych, 2) Główny Inspektorat Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych, 3) Wojewódzki Inspektor Śląski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych, 4) Zastępca Wojewódzkiego Inspektora Zastępca Śląskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, 5) Inspektorat Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno Spożywczych w Katowicach, 6) Inspekcja - Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych, 7) Oddział w Zebrzydowicach Oddział w Zebrzydowicach Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach, 8) komórka organizacyjna - Wydział, Oddział, Laboratorium Kontrolno-Analityczne, Stanowisko do Spraw Kontroli Ex-Post, Stanowisko do Spraw Pracowniczych, Stanowisko do Spraw Obsługi Prawnej, Stanowisko do Spraw Systemu Zarządzania Jakością, Stanowisko do Spraw Informacji Niejawnych - w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Katowicach, 9) artykuły rolno-spożywcze produkty rolne, runo leśne, dziczyzna, organizmy morskie i słodkowodne w postaci surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych otrzymywanych z tych surowców i półproduktów, w tym; środki spożywcze i używki, 10) jakość handlowa - cechy artykułu rolno-spożywczego dotyczące jego właściwości organoleptycznych, fizykochemicznych i mikrobiologicznych w zakresie technologii produkcji, wielkości lub masy oraz wymagania wynikające ze sposobu produkcji, opakowania, prezentacji i oznakowania, nie objęte wymaganiami sanitarnymi, weterynaryjnymi lub fitosanitarnymi. ROZDZIAŁ II ZADANIA WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA ORAZ INSPEKTORATU 4 2

3 Do zakresu działania Wojewódzkiego Inspektora działającego przy pomocy Inspektoratu należy w szczególności: 1) nadzór nad jakością handlową artykułów rolno-spożywczych, a w szczególności: a) kontrola jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych w produkcji i w obrocie, w tym wywożonych za granicę, b) kontrola jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych sprowadzanych z zagranicy, w tym kontrola graniczna tych artykułów, c) dokonywanie oceny i wydawanie świadectw w zakresie jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, d) powiadamianie podpunktu krajowego punktu kontaktowego w ramach sieci systemu wczesnego ostrzegania o niebezpiecznych produktach żywnościowych i środkach żywienia zwierząt (systemu RASFF) o podjętych decyzjach dotyczących niebezpiecznych artykułów rolno-spożywczych, e) kontrola artykułów rolno-spożywczych posiadających zarejestrowane, na podstawie odrębnych przepisów, chronione oznaczenia geograficzne, oznaczenia pochodzenia albo świadectwa dla artykułów rolno-spożywczych o szczególnym charakterze oraz współpraca z jednostkami sprawującymi taką kontrolę w innych państwach, 2) kontrola warunków składowania i transportu artykułów rolno-spożywczych, 3) gromadzenie i przetwarzanie informacji o sytuacji na rynkach rolnych, 4) współpraca z właściwymi organami administracji rządowej w województwie, organami innych inspekcji, urzędami celnymi, Policją, jednostkami samorządu terytorialnego oraz państwowymi jednostkami organizacyjnymi realizującymi politykę rolną państwa, 5) współpraca z jednostkami organizacyjnymi pełniącymi funkcje agencji płatniczych w zakresie realizacji Wspólnej Polityki Rolnej, 6) współpraca z organizacjami międzynarodowymi zajmującymi się jakością handlową artykułów rolno-spożywczych oraz ich międzynarodowym obrotem lub uczestnictwo w pracach tych organizacji, 7) udzielanie informacji i prowadzenie szkoleń w zakresie przepisów i wymagań dotyczących jakości handlowej lub ustalania klas jakości handlowej oraz metod i badań artykułów rolno-spożywczych, 8) współpraca z urzędowymi jednostkami kontrolnymi w innych państwach w zakresie kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, w tym wymienianie informacji lub próbek artykułów rolno-spożywczych, 9) prowadzenie rejestru rzeczoznawców i nadzór nad rzeczoznawcami, 10) kontrola prawidłowości dokonywanych transakcji finansowanych z Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej realizowanych w ramach Wspólnej Polityki Rolnej, 3

4 11) wykonywanie innych zadań określonych w przepisach wymienionych w 2 pkt 1-3 Regulaminu. ROZDZIAŁ III STRUKTURA ORGANIZACYJNA INSPEKTORATU 5 W skład Inspektoratu wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Kontroli - symbol - KO, 2) Wydział Nadzoru - symbol - NA, - Stanowisko do Spraw Kontroli Ex-Post - symbol - NA.Ex, 3) Wydział Administracji - symbol - AD, 4) Laboratorium Kontrolno-Analityczne - symbol - LKA, 5) Oddział w Zebrzydowicach - symbol - ODDZ, 6) Stanowisko do Spraw Pracowniczych - symbol - AD.P, 7) Stanowisko do Spraw Obsługi Prawnej - symbol - RP, 8) Stanowisko do Spraw Systemu Zarządzania Jakością - symbol - SZJ, 9) Stanowisko do Spraw Informacji Niejawnych - symbol - IN. ROZDZIAŁ IV ZASADY KIEROWANIA INSPEKTORATEM, PODZIAŁ KOMPETENCJI I NADZORU 6 1. Wojewódzki Inspektor jako kierownik Wojewódzkiego Inspektoratu odpowiada za realizację zadań Inspekcji przed Głównym Inspektorem i Wojewodą Śląskim. 2. Wojewódzki Inspektor kieruje Inspektoratem przy pomocy Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora oraz osób kierujących komórkami organizacyjnymi Wojewódzkiego Inspektoratu Do kompetencji Wojewódzkiego Inspektora należy w szczególności: 1) organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie realizacji ustawowych zadań Inspekcji, 4

5 2) zatwierdzanie planów pracy Inspektoratu i nadzorowanie ich wykonania, 3) realizowanie polityki kadrowej, dobór pracowników, ocena podnoszenia kwalifikacji i skuteczności ich pracy, 4) gospodarowanie środkami na wynagrodzenia pracowników Inspektoratu oraz innymi funduszami będącymi w jego dyspozycji, w granicach ustalonych w budżecie, 5) wykonywanie uprawnień i obowiązków zwierzchnika służbowego pracowników Inspektoratu, w tym zatwierdzanie ich zakresów czynności ustalanych przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, 6) wydawanie decyzji administracyjnych i postanowień w sprawach należących do ustawowego zakresu działania i kompetencji Wojewódzkiego Inspektora, 7) sprawowanie nadzoru nad całokształtem spraw związanych z przyjmowaniem, rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków dotyczących zakresu działania Inspektoratu, 8) wydawanie aktów prawa wewnętrznego, regulaminów, instrukcji i zarządzeń, 9) nadzorowanie ochrony informacji niejawnych w Inspektoracie, 10) zarządzanie kontroli wewnętrznych w Inspektoracie i nadzór nad ich przebiegiem, 11) reprezentowanie Inspektoratu na zewnątrz, składanie oświadczeń woli w sprawach majątkowych i przyjmowanie innych zobowiązań w granicach posiadanych uprawnień, 12) udostępnianie danych dotyczących wyników kontroli i badania rynku rolnego oraz innych informacji z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych. 13) udzielanie przedstawicielom środków masowego przekazu informacji w sprawach dotyczących działalności Inspektoratu, 14) nadzorowanie współdziałania pracowników Inspektoratu z organami administracji publicznej i kontroli państwowej, 15) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników Inspektoratu przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, 16) nadzorowanie prawidłowego wykonywania przez pracowników czynności kancelaryjnych oraz właściwego postępowania z materiałami archiwalnymi Inspektoratu. 2. Wojewódzki Inspektor udziela pracownikom Inspektoratu pisemnych upoważnień w szczególności: 1) do podejmowania określonych czynności w jego imieniu, w tym do podpisywania decyzji administracyjnych, postanowień oraz innych dokumentów i pism, określając przedmiotowy zakres upoważnień, 2) do reprezentowania Wojewódzkiego Inspektora w postępowaniu przed organami państwowymi i sądami, 3) do udzielania przedstawicielom środków masowego przekazu informacji w sprawach z zakresu działalności Inspektoratu, 4) do pełnienia obowiązków osób kierujących komórkami organizacyjnymi Inspektoratu w czasie nieobecności tych osób oraz w czasie kiedy nie pełnią one obowiązków służbowych. 3. Wojewódzki Inspektor nadzoruje bezpośrednio następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Nadzoru wraz ze Stanowiskiem do Spraw Kontroli Ex-Post, 5

6 2) Wydział Administracji, 3) Stanowisko do Spraw Pracowniczych, 4) Stanowisko do Spraw Obsługi Prawnej, 5) Stanowisko do Spraw Systemu Zarządzania Jakością, 6) Stanowisko do Spraw Informacji Niejawnych, 8 1. Do zadań Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora należy w szczególności: 1) analizowanie i dokonywanie oceny wyników działalności nadzorowanych komórek organizacyjnych i przedstawianie ich Wojewódzkiemu Inspektorowi, 2) inicjowanie i nadzorowanie sporządzanych zbiorczych sprawozdań z działalności nadzorowanych bezpośrednio komórek organizacyjnych, 3) bieżące śledzenie aktów prawnych regulujących jakość handlową artykułów rolnospożywczych, ich wdrażanie oraz kontrola realizacji, 4) uczestniczenie w naradach i współuczestniczenie w przygotowywaniu i organizowaniu szkoleń, 2. Zastępca Wojewódzkiego Inspektora ponadto realizuje zadania w zakresie wyznaczonym przez Wojewódzkiego Inspektora i jest odpowiedzialny za merytoryczną prawidłowość podjętych decyzji i działań. 3. W czasie nieobecności Wojewódzkiego Inspektora oraz w czasie kiedy Wojewódzki Inspektor nie pełni obowiązków służbowych, zakres obowiązków Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora rozciąga się na wszystkie kompetencje Wojewódzkiego Inspektora. 4. Zastępca Wojewódzkiego Inspektora nadzoruje bezpośrednio następujące komórki organizacyjne Inspektoratu: 1) Wydział Kontroli, 2) Laboratorium Kontrolno-Analityczne, 3) Oddział w Zebrzydowicach Wydziałem Nadzoru Inspektoratu, Laboratorium Kontrolno-Analitycznym oraz Oddziałem w Zebrzydowicach kierują kierownicy, Wydziałem Administracji kieruje Główny Księgowy, a Wydziałem Kontroli - Zastępca Wojewódzkiego Inspektora. 6

7 2. Do obowiązków osób kierujących komórkami organizacyjnymi Inspektoratu należy w szczególności: 1) planowanie, właściwa organizacja pracy i dbałość o sprawne funkcjonowanie komórek organizacyjnych, 2) przydzielanie zadań podległym pracownikom i sprawowanie nadzoru nad ich terminową realizacją oraz rozstrzyganie o sposobie załatwienia spraw, 4) przygotowywanie wyczerpujących danych w sprawach kierowanych do konsultacji lub podpisu Wojewódzkiego Inspektora lub Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora, 5) ustalanie zakresów czynności dla pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych, 6) sprawowanie kontroli wewnętrznej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych, 7) informowanie Wojewódzkiego Inspektora i Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora o problemach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległych komórek organizacyjnych, 8) podpisywanie korespondencji wynikającej z załatwianych spraw w granicach upoważnień udzielonych przez Wojewódzkiego Inspektora, 9) sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy, przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów z zakresu prowadzonych spraw, ochrony informacji niejawnych oraz przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, 10) koordynowanie terminów wykorzystywania urlopów przez podległych pracowników, 11) występowanie z wnioskami dotyczącymi spraw pracowniczych w zakresie: - awansowania, wyróżniania i karania, - zmiany warunków pracy i płacy, - obsadzania wolnych stanowisk pracy. 3. W czasie nieobecności osób kierujących komórkami organizacyjnymi Inspektoratu ich obowiązki pełnią pracownicy upoważnieni przez Wojewódzkiego Inspektora. 4. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy współpracują między sobą w sprawach wymagających kompleksowego załatwienia. ROZDZIAŁ V ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH INSPEKTORATU 10 Do zakresu działania Wydziału Kontroli należy w szczególności: 1) opracowywanie projektów planów pracy Inspektoratu obejmujących zadania Inspekcji, 2) przeprowadzanie oceny i wydawanie świadectw w zakresie jakości handlowej artykułów rolno spożywczych, 3) przeprowadzanie planowych i pozaplanowych kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych w produkcji i w obrocie oraz warunków ich składowania i transportu na rynku krajowym, 7

8 4) przeprowadzanie kontroli jakości handlowej artykułów rolno spożywczych wywożonych za granicę, 5) przeprowadzanie kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych sprowadzanych z zagranicy, 6) opracowywanie informacji o wynikach kontroli, okresowych sprawozdań statystycznych i zestawień z zakresu pracy Wydziału, 7) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych i świadectw w zakresie jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, 8) współpraca z jednostkami organizacyjnymi pełniącymi funkcje agencji płatniczych w zakresie realizacji Wspólnej Polityki Rolnej, 9) rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących zakresu działania Inspektoratu, 10) wydawanie świadectw potwierdzających pochodzenie mięsa wołowego z dorosłych osobników męskich, 11) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora lub Zastępcę Wojewódzkiego Inspektora Do zakresu działania Wydziału Nadzoru należy w szczególności: 1) prowadzenie ewidencji podmiotów gospodarczych w zakresie objętym przepisami ustawy o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, 2) ewidencjonowane i nadzorowanie gospodarstw ekologicznych w zakresie objętym przepisami ustawy o rolnictwie ekologicznym, 3) ewidencjonowanie i nadzorowanie artykułów rolno-spożywczych posiadających zarejestrowane na podstawie odrębnych przepisów, chronione nazwy pochodzenia, chronione oznaczenia geograficzne albo nazwy specyficznego charakteru, 4) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Inspektoratu na podmioty gospodarcze, 5) przyjmowanie wniosków kandydatów na rzeczoznawców, prowadzenie rejestru rzeczoznawców, współpraca z Głównym Inspektoratem w zakresie szkoleń kandydatów na rzeczoznawców i przeprowadzania egzaminów państwowych, przygotowywanie decyzji administracyjnych dla rzeczoznawców, sporządzanie dokumentacji związanej z ich działalnością, 6) ewidencjonowanie dokumentacji związanej z kontrolą towarów sprowadzanych z zagranicy i wywożonych za granicę, 8

9 7) ewidencjonowanie i udostępnianie pracownikom aktów prawnych zewnętrznych i wewnętrznych oraz innych dokumentów regulujących zasady i tryb postępowania Inspekcji, 8) nadzorowanie archiwum Inspektoratu, 9) opracowywanie okresowych sprawozdań z zakresu pracy Wydziału, 10) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora. 2. W Wydziale Nadzoru wyodrębnia się Stanowisko do Spraw Kontroli Ex-Post, do zakresu działania którego należy w szczególności: 1) przeprowadzanie kontroli ex-post na podstawie rozporządzenia Rady (EWG) Nr 4045/89 z dnia 21 grudnia 1989 r. w sprawie kontroli przez Państwa Członkowskie transakcji stanowiących część systemu finansowania przez Sekcję Gwarancji Europejskiego Funduszy Orientacji i Gwarancji Rolnej i uchylające dyrektywę 77/435/EWG ( Dz. Urz. WE L 388 z , str. 18; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, Rozdz. 3, t. 9, str 208, z późn. zm.) zgodnie z trybem określonym w Instrukcji przeprowadzania kontroli ex-post dla wojewódzkich inspektoratów JHARS znak GI-GN /05, 2) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora. 12 Do zakresu działania Wydziału Administracji należy w szczególności: 1) gospodarowanie funduszem płac oraz prowadzenie spraw związanych z wynagradzaniem pracowników, 2) prowadzenie ewidencji wszystkich wydatków finansowych i dochodów budżetowych zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości i finansów publicznych, 3) opracowywanie projektów i realizacja preliminarzy budżetowych dochodów i wydatków oraz zakupów inwestycyjnych, 4) sporządzanie okresowych analiz i sprawozdań z działalności budżetowo-gospodarczej, 5) prowadzenie spraw rachunkowo-kasowych, operacji bankowych i księgowości, 6) rozliczanie delegacji służbowych pracowników, 7) gospodarowanie finansowymi środkami pozabudżetowymi będącymi w dyspozycji Inspektoratu, 8) prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi i zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, 9

10 9) administrowanie mieniem stałym i ruchomym Inspektoratu, w tym: prawidłowe zabezpieczanie obiektów i majątku Inspektoratu przed kradzieżą, pożarem i innymi klęskami, jak również prawidłowa eksploatacja urządzeń i środków transportu oraz utrzymywanie porządku i czystości na terenie całego Inspektoratu, 10) wykonywanie zadań związanych z dysponowaniem środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 11) właściwe administrowanie siecią komputerową i sprzętem komputerowym Inspektoratu, 12) prowadzenie spraw z zakresu Obrony Cywilnej, 13) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora. 13 Do zakresu działania Laboratorium Kontrolno-Analitycznego należy w szczególności: 1) realizowanie zadań wynikających z planów pracy, 2) wykonywanie analiz próbek artykułów rolno-spożywczych objętych zakresem działania Inspekcji, 3) wykonywanie badań w ramach innych zleceń, 4) współuczestniczenie w przygotowywaniu informacji dla organów nadzoru sanitarnego, weterynaryjnego oraz Głównego Urzędu Ceł w przypadku podejrzenia odchyleń parametrów zdrowotnych lub zafałszowań badanych artykułów rolno-spożywczych, 5) utylizowanie odpadów laboratoryjnych, 6) prowadzenie dokumentacji laboratoryjnej, 7) opracowywanie analiz wyników badań laboratoryjnych dla potrzeb Inspektoratu i Głównego Inspektoratu, 8) współpraca z Centralnym Laboratorium Głównego Inspektoratu, 9) prowadzenie zbiorów literatury fachowej, 10) prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego, w tym powierzonego pracownikom, 11) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora lub Zastępcę Wojewódzkiego Inspektora

11 Do zakresu działania Oddziału w Zebrzydowicach należy w szczególności: 1) przeprowadzanie oceny i wydawanie świadectw w zakresie jakości handlowej artykułów rolno spożywczych, 2) przeprowadzanie planowych i pozaplanowych kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych w produkcji i w obrocie oraz warunków ich składowania i transportu na rynku krajowym, 3) przeprowadzanie kontroli jakości handlowej artykułów rolno spożywczych wywożonych za granicę, 4) przeprowadzanie kontroli jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych sprowadzanych z zagranicy, 5) opracowywanie informacji o wynikach kontroli, okresowych sprawozdań statystycznych i zestawień z zakresu pracy Oddziału, 6) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych i świadectw w zakresie jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, 7) współpraca z jednostkami organizacyjnymi pełniącymi funkcje agencji płatniczych w zakresie realizacji Wspólnej Polityki Rolnej, 8) rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących zakresu działania Inspektoratu, 9) wydawanie świadectw potwierdzających pochodzenie mięsa wołowego z dorosłych osobników męskich, 10) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora lub Zastępcę Wojewódzkiego Inspektora. 15 Do zakresu działania Stanowiska do Spraw Pracowniczych należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Inspektoratu, 2) przygotowywanie dokumentów związanych z przyjmowaniem do pracy i zwalnianiem pracowników, ewidencjonowanie czasu pracy, 3) opracowywanie projektów rocznych planów urlopów wypoczynkowych i czuwanie nad ich realizacją, 4) przygotowywanie dokumentów związanych z przejściem pracowników na emeryturę lub rentę, 11

12 5) planowanie i koordynowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników Inspektoratu, 6) załatwianie spraw związanych z legitymacjami służbowymi i ubezpieczeniowymi, 7) przygotowywanie materiałów i dokumentów związanych z awansowaniem, nagradzaniem, odznaczaniem i karaniem pracowników Inspektoratu, 8) prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy, 9) prowadzenie ewidencji skarg na pracowników Inspektoratu oraz udział w ich rozpatrywaniu, 10) prowadzenie spraw związanych z okresowymi badaniami oraz zwolnieniami lekarskimi pracowników Inspektoratu, 11) zapewnienie ochrony danych osobowych, 12) prowadzenie spraw związanych z obsługą sekretariatu, 13) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora Do zakresu działania Stanowiska do Spraw Obsługi Prawnej należy wykonywanie obsługi prawnej Inspektoratu na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2002r. Nr 123, poz z późn.zm.), a w szczególności: 1) konsultacja prawna w zakresie problemów prawnych występujących w Wojewódzkim Inspektoracie, 2) sporządzanie opinii prawnych na polecenie Wojewódzkiego Inspektora bądź podległych mu komórek organizacyjnych, 3) konsultacja prawna wydawanych przez Wojewódzkiego Inspektora wewnętrznych aktów prawnych, 4) prowadzenie zastępstwa sądowego przed sądami powszechnymi w tym sądami pracy, Sądem Najwyższym, sądami administracyjnymi oraz innymi organami orzekającymi, 5) wykonywanie na polecenie Wojewódzkiego Inspektora innych zadań z zakresu obsługi prawnej, 6) zapewnienie na czas nieobecności zastępstwa innego radcy prawnego. 2. Radca prawny upoważniony jest do podpisywania pism procesowych w sprawach sądowych. 3. Radca prawny zobowiązany jest do ochrony danych osobowych przetwarzanych w trakcie pracy w Inspektoracie. 4. Radca prawny ponosi odpowiedzialność służbową za: 12

13 1) terminowe i prawidłowe pod względem formalnym i merytorycznym wykonywanie przydzielonych obowiązków służbowych, 2) przestrzeganie tajemnicy służbowej. 17 Do zakresu działania Stanowiska do Spraw Systemu Zarządzania Jakością należy w szczególności: 1) opracowywanie, wdrażanie oraz nadzorowanie Systemu Zarządzania Jakością, 2) planowanie audytów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w Wojewódzkim Inspektoracie, 3) podejmowanie inicjatyw związanych z usprawnieniem organizacji pracy, 4) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora. 18 Do zakresu działania Stanowiska do Spraw Informacji Niejawnych należy w szczególności: 1) zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.), 2) wykonywanie innych zadań zleconych przez Wojewódzkiego Inspektora. ROZDZIAŁ VI ZASADY PODPISYWANIA DOKUMENTÓW I PISM W INSPEKTORACIE Wojewódzki Inspektor podpisuje korespondencję wysyłaną z Inspektoratu, za wyjątkiem dokumentów i pism, do podpisywania których upoważnił innych pracowników. 2. Do wyłącznej akceptacji i podpisu Wojewódzkiego Inspektora zastrzeżone są w szczególności: 1) sprawozdania, plany finansowe i inne dokumenty oraz pisma dotyczące budżetu i majątku Inspektoratu, 2) decyzje administracyjne i postanowienia, 3) zarządzenia i regulaminy, 4) wnioski pokontrolne, 5) upoważnienia i pełnomocnictwa do działania w imieniu Wojewódzkiego Inspektora, 13

14 6) dokumenty i pisma dotyczące spraw osobowych pracowników oraz dokumenty ustalające czas pracy i zakresy czynności pracowników, 7) umowy skutkujące zobowiązaniami materialnymi. 3. Zastępca Wojewódzkiego Inspektora podpisuje dokumenty i pisma z zakresu działania bezpośrednio nadzorowanych komórek organizacyjnych oraz dokumenty i pisma, do podpisywania których został upoważniony przez Wojewódzkiego Inspektora. 4. Dokumenty i pisma nie zastrzeżone do podpisu osób wymienionych w ust. 1-3 podpisują osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Inspektoratu. 5. Pisma przedkładane do podpisu Wojewódzkiego Inspektora oraz Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora parafują uprzednio osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Inspektoratu zgodnie z zakresami czynności. 6. Dokumenty dotyczące wykorzystania środków budżetowych, powodujące określone zobowiązania i skutki finansowe oraz dokumenty dotyczące dokonywania zamówień publicznych wymagają kontrasygnaty Głównego Księgowego. 7. W czasie nieobecności Wojewódzkiego Inspektora oraz w czasie kiedy Wojewódzki Inspektor nie pełni obowiązków służbowych wszystkie dokumenty i pisma z zakresu jego działania podpisuje Zastępca Wojewódzkiego Inspektora. ROZDZIAŁ VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE W trybie zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora regulowane są w szczególności: 1) regulamin pracy, 2) procedura postępowania w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków oraz procedura dokonywania czynności kontrolnych, 3) procedura dotycząca obiegu i kontroli dowodów księgowych, 4) zakładowy plan kont, 5) instrukcja postępowania dotycząca realizacji zamówień publicznych, 6) jednolity rzeczowy wykaz akt, 7) inne sprawy istotne w działalności Inspektoratu. 2. W odrębnym trybie tworzona jest instrukcja archiwalna

15 1. Zasady i obieg dokumentów, sposób ich gromadzenia i przechowywania reguluje rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161 poz.1109 z późn.zm.) 2. Zasady i obieg dokumentów zawierających informacje niejawne oraz sposób ich gromadzenia i przechowywania regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn.zm.) oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. 22 Schemat organizacyjny Inspektoratu określa załącznik do niniejszego Regulaminu Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Wojewodę Śląskiego. 2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin zatwierdzony przez Wojewodę Śląskiego w dniu 12 maja 2003r. Powyższy Regulamin Organizacyjny został zatwierdzony w dniu 18 października 2005 r. przez Wojewodę Śląskiego. 15