Miejsce realizacji imprezy Knyszyn (Rynek park, parking Urzędu Miejskiego) Termin realizacji imprezy 20/21 czerwca 2015r. godz

Transkrypt

1 Knyszyn, dnia ZAPYTANIE OFERTOWE na zorganizowanie i koordynację imprezy plenerowej DNI KNYSZYNA 2015 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną. I. ZAMAWIAJĄCY: GMINA KNYSZYN Knyszyn ul. Rynek 39 NIP: ; REGON: II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i koordynacja imprezy plenerowej DNI KNYSZYNA 2015 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną. wg następującego opisu: Miejsce realizacji imprezy Knyszyn (Rynek park, parking Urzędu Miejskiego) Termin realizacji imprezy 20/21 czerwca 2015r. godz Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny (o wymiarach min. 5x6m, umożliwiająca występy zespołów), zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia oraz obsługi technicznej i garderób zgodnie z wymogami artystów oraz płotków odgradzających scenę. 2. Wykonawca powinien określić maksymalne zapotrzebowanie na energię elektryczną na minimum miesiąc przed terminem imprezy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do realizacji przedmiotu zamówienia Zapewnienie profesjonalnego konferansjera: osoby prowadzącej imprezę, przeprowadzającej konkursy, opowiadającej anegdoty o regionie, występujących zespołach itp. 2. Zakup nagród i upominków w konkursach organizowanych na scenie przez konferansjera w kwocie około 500,00 zł Zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej - prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci (np. konkursy i zabawy + stanowiska animacyjne- m. in. malowanie twarzy, żonglerka, ekwilibrystyka, talerzyki, robienie małych/wielkich baniek, chodzenie na szczudłach itp.). Występ i animacje dla dzieci (występ 45 min i 4 godziny animacji) 2. Wymagana obecność min. 2 animatorów, przebranych w barwne kostiumy (np. clowna), którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy i drobne zabawy, rozdawali słodycze Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej nieodpłatne atrakcje typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, huśtawki, trampoliny (wszystkie atrakcje dla dzieci starszych i młodszych).strefa powinna zawierać min.5 atrakcji (do uzgodnienia w scenariuszu). 2. W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji -co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.

2 3. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy Występ zespołu biesiadnego z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej dostosowanej do odbiorców, czyli młodzieży oraz rodzin z dziećmi. 2 bloki każdy 1 godzina. 2. Wieczorna zabawa z zespołami występującymi z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej w godz Występ gwiazdy wieczoru, zespołu prezentującego muzykę disco dance (godzinny koncert + bisy) Zapewnienie kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność na małą i dużą gastronomię) - przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie. W zakres obsługi wchodzi: a) przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp. b) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek itp. c) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miejskim w Knyszynie) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra; nie mniej niż 3 punktów, d) sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty; e) właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego; f) zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu. Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a) d) wyłoniony Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność. Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko. Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy. Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję. 2. Zapewnienie 100 zestawów posiłków bonowanych: np. kiełbasa, kaszanka, karczek (po ok. 100g przygotowane na grillu), pieczywo (bułka lub chleb), musztarda, keczup, napój 0,5l. i ich wydanie w dniu r. 7. Przygotowanie i zapewnienie działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie: 1. Odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy.

3 2. Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez koncesjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy (min. 10 pracowników służby porządkowej), oraz w czasie prac organizacyjnych poprzedzających i likwidacyjnych (min. 3 pracowników służby porządkowej. Wykonawca zapewni warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy (m. in.: pracownicy służby porządkowej i informacyjnej, służby medyczne). 3. Zapewnienia i ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników (ok. 900 osób). 4. Odpowiedniego przygotowania terenu odbywania się imprezy, w szczególności w zakresie wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia wszelkich urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy. 5. Organizacji zaopatrzenia w energię elektryczną z uwzględnieniem niezbędnych podłączy elektrycznych (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu). Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii. Zapewnienie obsługi uprawnionego elektryka w trakcie montażu i demontażu urządzeń oraz dyżuru podczas imprezy leżą po stronie Wykonawcy. 6. Zapewnienia osób sprzątających teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku i sprzątania oraz wywozu nieczystości. 7. Stałego utrzymania porządku i higieny. 8. Zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności: zabezpieczenia medycznego i ppoż. 8. Ponadto po stronie wykonawcy leży: 1. Uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym opłacenie ZAIKS, a także kosztów pokrewnych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa (w tym Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych); 2. Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie. 3. Po zakończeniu imprezy niezwłoczne zdemontowanie sceny, obiektów towarzyszących, nagłośnienia i oświetlenia oraz uprzątnięcie terenu imprezy oraz terenów przyległych z zanieczyszczeń pozostałych po imprezie Wykonawca jest Organizatorem imprezy w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i do Jego obowiązków należy wypełnić wszelkie obowiązki organizatora imprezy zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2013r., poz.611 z późn. zm.), co obejmuje również zapewnienie ochrony na czas imprezy, zapewnienie sanitariatów i płotków ochronnych 2. Obowiązek Wykonawcy dotyczący organizacji, zabezpieczenia, a także kompleksowej oprawy i obsługi obejmuje zarówno: koncerty jak również wszelkich innych atrakcji, strefę dla dzieci, strefy ze stoiskami i animacji/konkursów/pokazów, które będą miały miejsce w trakcie imprezy. 3. Odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprezy określona przepisami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych spoczywa na Wykonawcy Do obowiązków Wykonawcy należy wypracowanie we współpracy z Zamawiającym scenariusza imprezy.

4 2. Scenariusz musi obligatoryjnie zawierać elementy merytoryczne wskazane przez Zamawiającego na etapie uzgodnień scenariusza. 3. Przewidywane godziny trwania programu imprezy: godz Dokładne godziny i program imprezy zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym we wspólnie wypracowanym scenariuszu imprezy. 11. Zamawiający na etapie tworzenia z wyłonionym wykonawcą scenariusza imprezy, zastrzega prawo do modyfikacji poszczególnych działań opisanych w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty wykonawcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie) z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej w ofercie wykonawcy. III. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM Ofertę może złożyć wykonawca, który: 1. Dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz niezbędnym sprzętem do realizacji zadania. 3. Wykona przedmiot zamówienia w terminie. 4. Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/ rachunku. 5. Przyjmie zlecenie przedmiotowego zadania w formie pisemnej umowy między Zamawiającym a Wykonawcą. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1). Oferta powinna być: a) opatrzona pieczątką firmową, b) posiadać datę sporządzenia, c) zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP, d) być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim, e) podpisana czytelnie przez wykonawcę, f) zawierać wszystkie wymagane załączniki Do oferty obowiązkowo należy dołączyć: 1. Oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2), 2. Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze minimum 2 (załącznik nr 3), 3. Szczegółową kalkulację kosztów wskazanych w formularzu oferty (załącznik nr 4), 4. Ramowy program przedsięwzięcia (załącznik nr 5). V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do Urzędu Miejskiego w Knyszynie, ul. Rynek 39 do dnia 27 kwietnia 2015 r. do godz (decyduje data wpływu oferty do Urzędu) w zamkniętej kopercie opatrzonej adnotacją: Oferta na organizację i koordynację imprezy plenerowej DNI KNYSZYNA 2015 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną. Nie otwierać przed godz Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wzywać wykonawców do uzupełnień ofert. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. VI. OCENY OFERTY Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: 1. Cena 70 % 2. Atrakcyjność programu 30% (oceniana w skali od 1-10) Sposób obliczania kryterium cena: Cena oferty najtańszej x 70 = ilość punktów Cena oferty badanej Sposób obliczania kryterium atrakcyjność programu : Suma pkt. oferty badanej x 30 = ilość punktów Suma pkt. oferty najwyżej ocenionej Zamawiający informuje iż: 1. Dopuszcza się złożenie 2 ofert wariantowych. 2. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani telefonicznie. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem 2. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela: Krzysztof Chowański - tel: ; , burmistrz@knyszyn.pl, fax Załączniki: Burmistrz Knyszyna Jarosław Antoni Chmielewski 1. Formularz Oferty. 2. Formularz oświadczenia Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. 3. Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze. 4. Szczegółowa kalkulacja kosztów wskazanych w formularzu oferty. 5. Ramowy program przedsięwzięcia. 6. Projekt umowy.

6 ... (pieczęć Wykonawcy) Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 07 kwietnia 2015r.. ZAMAWIAJĄCY: GMINA KNYSZYN Knyszyn ul. Rynek 39 FORMULARZ OFERTY odpowiadając na zapytanie dotyczące zorganizowania imprezy plenerowej Dni Knyszyna 2015 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną oferuję/emy wykonanie przedmiotowego zadania: I. Dane Oferenta : Nazwa:... Adres:... Nr telefonu/faksu:... internet: @... REGON...; NIP Oferuję/emy wykonanie kompleksowego przedmiotu zamówienia za cenę: - netto złotych:... (słownie:......) - brutto złotych:... (słownie:......) - w tym podatek VAT w wysokości...%, to jest w kwocie:...zł (słownie:......) Oferowana kwota uwzględnia cenę brutto w zł za udzielenie wyłączności na organizację punktu małej gastronomii, która wynosi zł brutto. 2. Deklaruję/my ponadto termin wykonania zamówienia zgodnie z zapisami podanymi w zapytaniu ofertowym. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie przez Gminę Knyszyn, Knyszyn, ul. Rynek 39 zgodnie z przepisami ustawy z dn r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014r., poz.1182 z późn. zm.).

7 3. Oświadczam/y, że: zapoznałem/liśmy się z opisem przedmiotu zamówienia, dokonałem/liśmy wizji lokalnej terenu, zapoznałem/liśmy się z projektem umowy i nie wnoszę/simy do ich treści zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do właściwego przygotowania oferty oraz wykonania zamówienia, gwarantuję/emy niezmienność ceny oferowanej za wykonanie przedmiotu zamówienia do końca czerwca 2015 r. w razie wybrania mojej/naszej oferty zobowiązuję/emy się do podpisania umowy w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. 4. ZAMÓWIENIE ZOSTANIE WYKONANIE (we właściwym polu wstawić x): BEZ UDZIAŁU PODWYKONAWCÓW PRZY UDZIALE PODWYKONAWCÓW Jeżeli tak, proszę określić część zamówienia, która zostanie powierzona do realizacji danemu podwykonawcy Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: Osobą upoważnioną do kontaktu z Zamawiającym w przypadku udzielenia mi/nam zamówienia jest: Imię i Nazwisko:... Numer telefonu: fax:... dn podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy

8 Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego z dnia 07 kwietnia 2015r.... (pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Składając ofertę na: zorganizowanie imprezy plenerowej Dni Knyszyna 2015 oświadczam/y, że: posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia, posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie dysponuję/emy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Jednocześnie stwierdzam/y, iż świadomy/i jestem/śmy odpowiedzialności karnej związanej ze składaniem fałszywych oświadczeń.... dn podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy

9 Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego z dnia 07 kwietnia 2015r.... (pieczęć Wykonawcy) WYKAZ ZREALIZOWNYCH USŁUG O PODOBNYM CHARAKTERZE Lp. Nazwa usługi Rok realizacji usługi Odbiorca usługi (nazwa, adres, telefon) dn podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy

10 ... (pieczęć Wykonawcy) Załącznik Nr 4 do zapytania ofertowego z dnia 07 kwietnia 2015 r. Szczegółowa kalkulacja kosztów wskazanych w formularzu oferty Lp. Nazwa zadania Szczegółowy opis Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny, zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia oraz obsługi technicznej i garderób zgodnie z wymogami artystów oraz płotków odgradzających scenę Zapewnienie profesjonalnego konferansjera oraz zakup nagród i upominków w konkursach zorganizowanych na scenie przez konferansjera. Zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej - prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci, występ i animacje dla dzieci. Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, huśtawki, trampoliny. Wycena (cena brutto) Uwagi.

11 Występ zespołu biesiadnego z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej dostosowanej do odbiorców, czyli młodzieży oraz rodzin z dziećmi. 2. Wieczorna zabawa z zespołami występującymi z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej 3. Występ gwiazdy wieczoru, zespołu prezentującego muzykę disco polo. Przygotowanie i zapewnienie działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, na terenach objętych jej realizacją 6. RAZEM Przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą obsługi gastronomicznej OGÓŁEM (oferowana cena brutto) zaproponowana cena brutto za udzielenie wyłączności na Organizację obsługi gastronomicznej. Wykonawca uiści na rzecz Zamawiającego kwotę... brutto tytułem opłaty za udostępnienie miejsca. Od kwoty RAZEM odjąć kwotę brutto z poz dn podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy

12 Załącznik Nr 5 do zapytania ofertowego z dnia 07 kwietnia 2015 r.... (pieczęć Wykonawcy) Ramowy program przedsięwzięcia Lp. Czas trwania Zadanie Msza Św. w intencji mieszkańców Zakończenie imprezy i porządkowanie terenu.... dn podpisy osoby/osób upoważnionej/ych do reprezentowania Wykonawcy

13 UMOWA NR PROJEKT Zawarta w dniu..2015r. w Knyszynie pomiędzy:.... KRS NR:...../.... lub nr wpisu do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez..... reprezentowanym przez... zwanym dalej Wykonawcą, a Gminą Knyszyn z siedzibą w: ul. Rynek 39, Knyszyn NIP: ; REGON: zwanym dalej Zamawiającym reprezentowaną przez: Jarosława Antoniego Chmielewskiego Burmistrza Knyszyna przy kontrasygnacie Skarbnik Gminy Knyszyn Barbary Płońskiej o następującej treści: 1 Zamawiający zamawia realizację a Wykonawca zobowiązuje się zrealizować i koordynować imprezę plenerową Dni Knyszyna 2015 z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną, zgodnie z Zapytaniem ofertowym Przedmiot umowy przygotowany będzie przez Wykonawcę zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu ofertowym załącznik nr 1 oraz zgodnie ze złożoną ofertą, stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. Wykonawca gwarantuje wysoką jakość przedmiotu umowy. 3 Przedmiot umowy stanowi organizacja Dni Knyszyna Wykonawca zobowiązany jest do: Zapewnienia odpowiedniej zadaszonej sceny (o wymiarach min. 5x6m, umożliwiającej występy zespołów), zapewnienia nagłośnienia i oświetlenia oraz obsługi technicznej i garderób zgodnie z wymogami artystów oraz płotków odgradzających scenę.

14 2. Wykonawca powinien określić maksymalne zapotrzebowanie za energię elektryczną na minimum miesiąc przed terminem imprezy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do realizacji przedmiotu zamówienia Zapewnienia profesjonalnego konferansjera: osoby prowadzącej imprezę, przeprowadzającej konkursy, opowiadającej anegdoty o regionie, występujących zespołach itp. 2. Zakupu nagród i upominków w konkursach organizowanych na scenie przez konferansjera w kwocie około 500,00 zł Zapewnienia grupy artystyczno-animacyjnej - prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci (np. konkursy i zabawy + stanowiska animacyjne- m. in. malowanie twarzy, żonglerka, ekwilibrystyka, talerzyki, robienie małych/wielkich baniek, chodzenie na szczudłach itp.). Występ i animacje dla dzieci (występ 45 min i 4 godziny animacji) 2. Wymagana obecność min. 2 animatorów, przebranych w barwne kostiumy (np. clowna), którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy i drobne zabawy, rozdawali słodycze Organizacji strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, huśtawki, trampoliny (wszystkie atrakcje dla dzieci starszych i młodszych).strefa powinna zawierać min.5 atrakcji (do uzgodnienia w scenariuszu). 2. W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji -co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji. 3. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy Organizacji występu zespołu biesiadnego z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej dostosowanej do odbiorców, czyli młodzieży oraz rodzin z dziećmi. 2 bloki każdy 1 godzina. 2. Organizacji wieczornej zabawy z zespołami występującymi z repertuarem popularnej muzyki rozrywkowej w godz Organizacji występu gwiazdy wieczoru, zespołu prezentującego muzykę disco dance (godzinny koncert + bisy) Zapewnienia kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność na małą i dużą gastronomię) - przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie. W zakres obsługi wchodzi: a) przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp. b) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek itp. c) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miejskim w Knyszynie) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra; nie mniej niż 5 punktów,

15 d) sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty; e) właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego; f) zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu. Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a d Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność. Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko. Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy. Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję. 2. Zapewnienie 100 zestawów posiłków bonowanych: np. kiełbasa, kaszanka, karczek (po ok. 100g przygotowane na grillu), pieczywo (bułka lub chleb), musztarda, keczup, napój 0,5l. i ich wydanie w dniu r. 7. Przygotowania i zapewnienia działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie: 1. Odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy. 2. Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez koncesjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy (min. 10 pracowników służby porządkowej), oraz w czasie prac organizacyjnych poprzedzających i likwidacyjnych (min. 3 pracowników służby porządkowej). Wykonawca zapewni warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy (m. in.: pracownicy służby porządkowej i informacyjnej, służby medyczne). 3. Zapewnienia i ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników. 4. Odpowiedniego przygotowania terenu odbywania się imprezy, w szczególności w zakresie wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia wszelkich urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy. 5. Organizacji zaopatrzenia w energię elektryczną z uwzględnieniem niezbędnych podłączy elektrycznych (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu). Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii. Zapewnienie obsługi uprawnionego elektryka w trakcie montażu i demontażu urządzeń oraz dyżuru podczas imprezy leżą po stronie Wykonawcy. 6. Zapewnienia osób sprzątających teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku i sprzątania oraz wywozu nieczystości. 7. Stałego utrzymania porządku i higieny. 8. Zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności: zabezpieczenia medycznego i ppoż. 8. Ponadto po stronie wykonawcy leży: 1. Uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym opłacenie ZAIKS, a także kosztów pokrewnych zgodnie z

16 przepisami obowiązującego prawa (w tym Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych); 2. Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie. 3. Po zakończeniu imprezy niezwłoczne zdemontowanie sceny, obiektów towarzyszących, nagłośnienia i oświetlenia oraz uprzątnięcie terenu imprezy oraz terenów przyległych z zanieczyszczeń pozostałych po imprezie Wykonawca jest Organizatorem imprezy w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i do Jego obowiązków należy wypełnić wszelkie obowiązki organizatora imprezy zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2013r., poz. 611 z późn. zm.), co obejmuje również zapewnienie ochrony na czas imprezy, zapewnienie sanitariatów i płotków ochronnych 2. Obowiązek Wykonawcy dotyczący organizacji, zabezpieczenia, a także kompleksowej oprawy i obsługi obejmuje zarówno: koncerty jak również wszelkich innych atrakcji, strefę dla dzieci, strefy ze stoiskami i animacji/konkursów/pokazów, które będą miały miejsce w trakcie imprezy. 3. Odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprezy określona przepisami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych spoczywa na Wykonawcy Do obowiązków Wykonawcy należy wypracowanie we współpracy z Zamawiającym scenariusza imprezy. 2. Scenariusz musi obligatoryjnie zawierać elementy merytoryczne wskazane przez Zamawiającego na etapie uzgodnień scenariusza. 3. Przewidywane godziny trwania programu imprezy: godz Dokładne godziny i program imprezy zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym we wspólnie wypracowanym scenariuszu imprezy. 11. Zamawiający na etapie tworzenia z wyłonionym wykonawcą scenariusza imprezy, zastrzega prawo do modyfikacji poszczególnych działań opisanych w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty wykonawcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie) z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej w ofercie wykonawcy Początek realizacji przedmiotu umowy nastąpi w dniu podpisania umowy, koniec w terminie nie później, niż do 21 czerwca 2015 r. 2. Odbiór przedmiotu umowy nastąpi w dniu 21 czerwca 2015 r. w miejscu realizacji Dni Knyszyna Za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 i 3 Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości: - brutto słownie: netto - VAT

17 2. Wynagrodzenie po prawidłowym wykonaniu przedmiotu umowy będzie płatne przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze wystawionej po zakończeniu imprezy w terminie 30 dni od daty wpływu faktury do Urzędu Miejskiego w Knyszynie wystawionej na Gminę Knyszyn. 1. Zadanie zostanie zrealizowane bez udziału podwykonawcy/ów / przy udziale podwykonawcy/ów*. * (niepotrzebne skreślić) 2. Wykonawca zamówienia przedkłada Zamawiającemu poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię zawartej umowy o podwykonawstwo w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia. 3. Zamawiający, w terminie 5 dni, może zgłosić pisemny sprzeciw do umowy o podwykonawstwo, o której mowa w ust Niezgłoszenie pisemnego sprzeciwu do przedłożonej umowy o podwykonawstwo we wskazanym terminie, uważa się za akceptację umowy przez Zamawiającego. 5. Zapłata wynagrodzenia przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy nastąpi pod warunkiem przedłożenia Zamawiającemu przez Wykonawcę w oryginale potwierdzenia zapłaty na rzecz podwykonawcy/ów Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100% wynagrodzenia brutto określonego w 5 umowy, w przypadku odstąpienia od realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 100% wynagrodzenia brutto określonego w 5 umowy, w przypadku odstąpienia od realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. 3. Niezależnie od kar umownych, o których mowa w ust. 1 i 2, Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania pokrywającego pełną wysokość poniesionej szkody na zasadach ogólnych. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potracenie kar umownych należnych Zamawiającemu z Wynagrodzenia, o którym mowa w 5 umowy. 5. Kary umowne płatne będą w terminie 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania do zapłaty kary umownej W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. W przypadku niemożliwości polubownego rozstrzygnięcia, spory będzie rozpatrywał sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 3. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie.

18 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. 9 Zamawiający Wykonawca Kontrasygnata skarbnik: Załączniki: 1. Zapytanie ofertowe 2. Oferta wykonawcy