ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Transkrypt

1 Znak sprawy: DOA MZ Częstochowa, dn r. ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY dotyczące udzielenia zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości Szanowni Państwo, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie zaprasza do składania ofert cenowych na przygotowanie części festynu rodzinnego, przeznaczonej dla uczestników II edycji pilotażowej części projektu pn. Schematom STOP! Wspólne Działania Instytucji Pomocy Społecznej i Instytucji Rynku Pracy pilotaż, w ramach imprezy plenerowej organizowanej z okazji Dnia Dziecka, przy współudziale Partnerstwa Lokalnego na Rzecz Aktywności Lokalnej Raków Reaktywacja i Stare Miasto Nowe Życie, pod patronatem Prezydenta Miasta Częstochowy. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Polskiej Organizacji Wojskowej Częstochowa tel. Cent , fax mops@czestochowa.um.gov.pl NIP: REGON: ZAMAWIAJĄCY: I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest współorganizacja festynu rodzinnego, polegająca na zapewnieniu części artystycznej i rekreacyjno-sportowej połączonej z poczęstunkiem dla 10 rodzin wielodzietnych wraz z osobami z ich środowiska lokalnego. 2. Zamawiający szacuje, iż usługa objęta przedmiotem zamówienia winna być zorganizowana dla maksymalnie 100 osób. 3. Festyn odbędzie się w dniu r. na terenie Zbiornika Wodociągów Częstochowskich (dawny Zbiornik Huty Częstochowa) przy ul. Kucelińskiej, w godzinach od 10:00 do 15:00. Strona 1/6

2 4. W dniu organizacji imprezy Wykonawca zobowiązuje się pozostać w pełnej dyspozycji Zamawiającego i wykonywać wszelkie czynności niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia imprezy. 5. W ramach części artystycznej Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) zapewnienia co najmniej dwóch animatorów zabaw dla dzieci i dorosłych, w tym osoby do malowania twarzy dzieciom, 2) zapewnienie dmuchańca wraz z obsługą (np. dmuchanej zjeżdżalni lub zamku), 3) opracowania i przeprowadzenia konkursów, gier i zabaw dla dorosłych i dla dzieci, w tym: malowanie twarzy dzieciom, pokaz baniek mydlanych, modelowanie balonów, warsztaty graffiti, konkurencje sportowe dla dzieci, np. bieg w workach, przeciąganie liny, hula hop, itp. 5. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia różnorodnych drobnych upominków w formie nagród dla maksymalnie 40 dzieci. Upominkami tymi mogą być np. pluszowe maskotki, kolorowe piłki, miniaturowe samochodziki, drobne komplety klocków plastikowych, puzzle, zestawy zabawek do piaskownicy (wiaderko + łopatka + foremki), skarbonki, przybory szkolne typu np. ozdobne ołówki, komplety kredek pastelowych, zeszyty kolorowanek, długopisy, breloczki, kubeczki, taśmy tzw. smycze itp. Wydawane dzieciom drobne upominki muszą być zróżnicowane i dostosowane do wieku dziecka uczestniczącego w danej konkurencji lub zabawie. Przewiduje się udział w zabawach dzieci w wieku od 3 do 17 lat. 6. Wartość zestawu upominkowego dla jednego uczestnika nie może być mniejsza niż 25,00 zł brutto. Wykonawca do oferty dołącza wykaz zestawów upominkowych wraz z podaniem ich wartości, stanowiący załącznik nr Wykonawca w trakcie trwania festynu zapewni dla uczestników pilotażu wraz z osobami z ich środowiska, poczęstunek w postaci: 1) słodyczy np. ciastka kruche, cukierki typu Mieszanka Wedlowska, wafle kakaowe, itp. w ilości min. 25 dkg dla jednego uczestnika festynu; 2) waty cukrowej i popcornu wytwarzanych na miejscu przez cały okres trwania festynu; 3) kanapek (np. wędlina lub twarożek, masło, warzywa (pomidor, papryka, szczypiorek), pieczywo bułka zwykła) co najmniej 2 kanapki na 1 osobę; 4) napoi gazowanych typu Cola Jurajska, Krzyś, itp. podawanych w plastikowych kubkach o pojemności min. 0,25 l, w ilości co najmniej 1,5 l na 1 osobę; 5) soków pitnych w trzech smakach, np. pomarańczowym, jabłkowym i winogronowym, podawanych w plastikowych kubkach o pojemności min. 0,25 l, w ilości co najmniej 0,5 l na 1 osobę; 6) przekąsek w postaci paluszków, orzeszków, itp. 8. Koszty dostarczenia artykułów spożywczych i przygotowania poczęstunku Wykonawca uwzględnia w oferowanej cenie na świadczenie usług opisanych w przedmiocie Strona 2/6

3 zamówienia. 9. Wykonawca zobowiązany jest do obsługi miejsc gastronomicznych w czasie trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach powierzonego obszaru. 10. Wykonawca zobowiązany jest posiadać odpowiedni sprzęt umożliwiający sprawne przygotowanie i podawanie poczęstunku (przyczepa gastronomiczna, chłodnia/lodówka, maszyna do wytwarzania waty cukrowej, popcornu, itp). 11. Wszystkie produkty spożywcze muszą posiadać ważny termin przydatności do spożycia. 12. Uprawnionymi do odbioru poczęstunku będą osoby posiadające talon z nazwiskiem rodziny uczestniczącej w realizacji pilotażu z logotypem projektu pn. Schematom STOP! Wspólne działania instytucji pomocy społecznej i instytucji rynku pracy pilotaż. 13. Główny organizator festynu zapewnia przyłącze zasilające w energię elektryczną, sanitariaty oraz kosze na śmieci. Wykonawca zabezpiecza we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi /przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym/. 14. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby pełniącej funkcję koordynatora imprezy, która będzie w stałym kontakcie z koordynatorem Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji i przebiegu imprezy. 15. Po zakończeniu festynu Wykonawca zobowiązany jest do godziny 18:00 do uporządkowania i posprzątania terenu, zabrania wszelkich urządzeń oraz sprzętu wykorzystywanego do gier, zabaw i przygotowywania posiłków. 16. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania, w razie potrzeby, napraw bieżących sprzętu podczas trwania imprezy. 17. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie lub mieniu zaistniałe podczas festynu, wynikające z winy Wykonawcy lub jego pracowników obsługujących imprezę. II. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający warunki w zakresie: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: 2) posiadania wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zorganizował co najmniej 3 imprezy plenerowe dla min. 50 osób każda i potwierdzi, że usługi te zostały wykonane należycie. 3) dysponowania niezbędnym sprzętem zapewniającym właściwe wykonywanie usług będących przedmiotem oferty; 4) dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 5) sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Strona 3/6

4 III. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: Lp. WYMAGANE DOKUMENY I OŚWIADCZENIA 1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1). 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert. 3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2) 4. Wykaz przeprowadzonych imprez plenerowych (załącznik nr 3) 5 Referencje potwierdzające należyte wykonanie usług wyszczególnionych w załączniku nr 3 6. Wykaz zestawów upominkowych (załącznik nr 4) Wszystkie dokumenty muszą być doręczone w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, z zachowaniem sposobu reprezentacji. IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: Ofertę na prawidłowo wypełnionym formularzu ofertowym wraz z kompletem wymaganych dokumentów należy złożyć w siedzibie Zamawiającego przy ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2 w Częstochowie (pokój nr 10 parter) w terminie do dnia r. do godz. 13:00. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyżej określonym terminie, nie zostaną rozpatrzone. W przypadku jakichkolwiek pytań bądź wątpliwości związanych z przedmiotem zamówienia prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem telefonu (34) Osobami upoważnionymi do bezpośredniego kontaktu z Oferentem są: Michał Zieliński mzielinski@mops.czestochowa.um.gov.pl Karolina Bilecka kbilecka@mops.czestochowa.um.gov.pl V. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY: 1. Cenę oferty należy określić jako cenę całkowitą za zorganizowanie i przeprowadzenie usługi objętej przedmiotem zamówienia. 2. Podana w ofercie cena winna być wartością wyrażoną w złotych polskich (liczbą i słownie) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz zawierać obowiązujący podatek od towarów i usług VAT lub informację o zwolnieniu z VAT-u oraz wszelkie Strona 4/6

5 koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej realizacji przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności: 1) wynagrodzenie animatorów, 2) koszt wynajmu dmuchańca wraz z jego obsługą, 3) koszt dostarczenia artykułów spożywczych użytych do przygotowania i wydawania poczęstunku, 4) koszt przygotowania poczęstunku; 5) koszt materiałów niezbędnych do przeprowadzenia zabaw, gier i konkursów, 6) koszt zestawów upominkowych, oraz pozostałe koszty niezbędne do właściwego wykonania przedmiotu zamówienia. VI. KRYTERIUM ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT: cena 100 % Liczba punktów w tym kryterium zostanie przyznana w oparciu o następujący wzór: P 1 = C n x 100 C b gdzie: P 1 liczba punktów C n cena najtańszej oferty cena badanej oferty C b Z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zostanie podpisana umowa o udzielenie zamówienia. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE: Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) wezwania Wykonawców w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty; 2) wezwania Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza do przedłożenia oryginałów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu przed zawarciem umowy; 3) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W związku z faktem, iż szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty netto, zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Strona 5/6

6 Załączniki: Formularz ofertowy załącznik nr 1; Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 2; Wykaz przeprowadzonych imprez plenerowych załącznik nr 3; Wykaz zestawów upominkowych załącznik nr 4 Wzór umowy załącznik nr 5. Strona 6/6