Protokół nr 7/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej MPSB-M SAM-81 odbytego w dniu 27 czerwca 2013 roku

Transkrypt

1 Protokół nr 7/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej MPSB-M SAM-81 odbytego w dniu 27 czerwca 2013 roku Pierwsze posiedzenie Rady Nadzorczej nowej kadencji zwołał Wojciech Matyjasiak, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia Członków Spółdzielni, które odbyło się w dniu 14 czerwca 2013 roku. W posiedzeniu uczestniczyło 14 członków Rady Nadzorczej: Adamska Małgorzata, Brzeski Ryszard, Dąbrowski Marcin, Gorzelak-Maciak Danuta, Grzybowska Irena, Haraburda Barbara, Matyjasiak Wojciech, Nurowski Piotr, Pszczołowska Anetta, Sokołowska Anna, Tkacz Dorota, Wojdasiewicz Małgorzata, Zapalska-Cichowicz Magdalena, Żak Jarosław. W posiedzeniu uczestniczyli także członkowie Zarządu MPS B-M SAM-81: Prezes Rak Ryszard, Członek Zarządu Gostkowska Renata oraz Adwokat Krawczyk Grzegorz. Obradom przewodniczył pan Wojciech Matyjasiak, jako przewodniczący ostatniego Walnego Zgromadzenia Członków. Członkowie Rady Nadzorczej otrzymali następujący projekt porządku obrad: 1. Przyjęcie porządku obrad 2. Informacja Zarządu o aktualnej sytuacji finansowej Spółdzielni 3. Informacja Zarządu o realizacji uchwał i zaleceń Rady Nadzorczej w okresie od ostatniego posiedzenia Rady w poprzedniej kadencji oraz omówienie ich wykonania 4. Dyskusja nad strategią działania Rady Nadzorczej w kadencji oraz wskazanie najpilniejszych projektów uchwał do przygotowania przez Prezydium Rady Nadzorczej i Zarząd 5. Wybór przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego i sekretarza Rady Nadzorczej 6. Powołanie komisji stałych Rady Nadzorczej 7. Wybór przewodniczących komisji stałych Rady Nadzorczej 8. Sprawy różne i wolne wnioski

2 Przewodniczący obrad stwierdził prawidłowość zwołania posiedzenia Rady Nadzorczej oraz poinformował, iż zgodnie z listą obecności stanowiącą załącznik do protokołu - w posiedzeniu RN uczestniczy wymagane kworum i zgodnie z regulaminem Rady Nadzorczej będzie możliwe podejmowanie uchwał. Ad 1. Przewodniczący obrad zaproponował przyjęcie porządku obrad, którego projekt został przekazany członkom Rady Nadzorczej - zgodnie z regulaminem Rady Nadzorczej - na 5 dni przed terminem posiedzenia. Zmian do projektu porządku obrad nie zgłoszono. Za przyjęciem proponowanego porządku obrad oddano 14 głosów, przeciw brak głosów, nikt nie wstrzymał się od głosu. Przewodniczący obrad ogłosił, że porządek został przyjęty. Ad 2. Informację na temat aktualnej sytuacji finansowej Spółdzielni przedstawiła pani Renata Gostkowska - Członek Zarządu, Główny Księgowy. Każdy z członków Rady Nadzorczej otrzymał skrócony rachunek zysków i strat oraz bilans Spółdzielni za okres 5. miesięcy 2013 roku. Szczegółowo została przedstawiona informacja o realizacji zobowiązań kredytowych wobec Invest Banku S.A. oraz Banku PKO BP S.A., ze szczególnych wskazaniem zadłużenia długoterminowego z tytułu pożyczki i kredytów. Pan Ryszard Rak - Prezes Zarządu przedstawił informację o realizacji budowy budynku D w Markach, o rozliczeniach z przyszłymi właścicielami lokali mieszkalnych, którzy posiadają ekspektatywy do poszczególnych lokali, zgodnie z zawartymi umowami. Pan Grzegorz Krawczyk - Adwokat przekazał informację na temat możliwości ewentualnego zaskarżenia uchwały w sprawie wydania lokali mieszkalnych w budynku D podjętej przez Walne Zgromadzenie Członków Spółdzielni w dniu roku. Poinformował, że w powyższej sprawie Członkom Rady Nadzorczej będzie przedłożona opinia prawna na piśmie. W przypadku większości prezentowanych przez członków Zarządu kwestii członkowie Rady Nadzorczej zadawali pytania w celu uszczegółowienia przedstawionych informacji.

3 Ad 3. Przewodniczący obrad zaproponował ograniczenie okresu, którego dotyczy prezentacja uchwał Rady Nadzorczej, do II kwartału 2013 r. i wręczył wszystkim wykaz uchwał podjętych przez RN w tym okresie. Zastrzeżeń do tej propozycji nie zgłoszono. Pan Ryszard Rak - Prezes Zarządu przedstawił Radzie Nadzorczej informację o realizacji przez Zarząd wszystkich uchwał Rady Nadzorczej podjętych w okresie od 04/2013 do 06/2013. W trakcie prezentowania uchwał członkowie Rady Nadzorczej zadawali p. Prezesowi pytania zmierzające do uszczegółowienia przedstawionej informacji. Ad 4. Otwierając dyskusję, przewodniczący obrad zgłosił propozycję skoncentrowania się przez Radę Nadzorczą w kadencji na czterech głównych kierunkach działania: a) Kontrolowanie działalności Zarządu i systematyczne badanie dokumentów Spółdzielni, b) Nadzorowanie działalności finansowej Spółdzielni, ze szczególnym uwzględnieniem konieczności monitorowania płynności finansowej, c) Nadzorowanie działalności Spółdzielni w zakresie administrowania budynkami i realizacji planu remontów, oraz współpraca w tym zakresie z Radami Osiedli, d) Nadzorowanie działalności Spółdzielni w zakresie gospodarki nieruchomościami, w tym procesu sprzedaży składników majątkowych oraz dokończenia budowy budynku D w Markach. W trakcie dyskusji większość członków Rady Nadzorczej opowiedziało się za przyjęciem zaproponowanych kierunków za główne kierunki działania Rady w bieżącej kadencji. Poruszono również kwestię najpilniejszych projektów uchwał Rady Nadzorczej, które powinny zostać przygotowane przez Prezydium Rady Nadzorczej i Zarząd Spółdzielni.

4 Ad 5. Przewodniczący obrad zaproponował, aby przed dokonaniem wyboru przewodniczącego Rady Nadzorczej, jego zastępcy oraz sekretarza, każdy z członków Rady Nadzorczej przedstawił się. Po krótkiej autoprezentacji członków Rady Nadzorczej przystąpiono do wyboru przewodniczącego Rady Nadzorczej. Pan Piotr Nurowski na tę funkcję zgłosił kandydaturę pana Wojciecha Matyjasiaka. Wobec powyższego przewodniczący obrad powierzył prowadzenie tej części zebrania pani Dorocie Tkacz - Sekretarzowi Walnego Zgromadzenia Członków, które odbyło się w dniu 14 czerwca 2013 r. Pan Wojciech Matyjasiak wyraził zgodę na kandydowanie na funkcję przewodniczącego Rady Nadzorczej. Innych kandydatów nie zgłoszono. Członkowie Rady Nadzorczej zaproponowali dokonanie wyboru przewodniczącego RN w trybie głosowania jawnego. Wobec braku sprzeciwu prowadząca zebranie zarządziła głosowanie w tym trybie. Za wyborem pana Wojciecha Matyjasiaka na przewodniczącego Rady Nadzorczej oddano 13 głosów; jedna osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Prowadząca zebranie ogłosiła, że na przewodniczącego Rady Nadzorczej wybrano p. Wojciecha Matyjasiaka. Uchwała Nr 05/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru przewodniczącego Rady Nadzorczej: Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Wojciecha Matyjasiaka na funkcję Przewodniczącego Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku. Uchwała obowiązuje od dnia jej podjęcia.

5 Pan Wojciech Matyjasiak podziękował za wybór na funkcję przewodniczącego Rady Nadzorczej i ponownie objął przewodniczenie obradom. Przystąpiono do wyboru zastępcy przewodniczącego Rady Nadzorczej. Pan Wojciech Matyjasiak zgłosił na tę funkcję kandydaturę Pani Doroty Tkacz, która nie wyraziła zgody na kandydowanie. Następnie zostały zgłoszone kandydatury Pana Ryszarda Brzeskiego oraz Pani Małgorzaty Adamskiej - oboje wyrazili zgodę na kandydowanie. Członkowie Rady Nadzorczej zaproponowali dokonanie wyboru zastępcy przewodniczącego RN w trybie głosowania jawnego. Wobec braku sprzeciwu przewodniczący obrad zarządził głosowanie w tym trybie. Za wyborem pana Ryszarda Brzeskiego na zastępcę przewodniczącego Rady Nadzorczej oddano 5 głosów; a za wyborem na tę funkcję pani Małgorzaty Adamskiej 8 głosów; jedna osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Przewodniczący obrad ogłosił, że na zastępcę przewodniczącego Rady Nadzorczej wybrano p. Małgorzatę Adamską. Uchwała Nr 06/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru zastępcy przewodniczącego Rady Nadzorczej: Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Małgorzatę Adamską na funkcję Zastępcy Przewodniczącego Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku. Uchwała obowiązuje od dnia jej podjęcia.

6 Następnie przystąpiono do wyboru sekretarza Rady Nadzorczej. Zgłoszono na tę funkcję dwie kandydatury: Panią Małgorzatę Wojdasiewicz oraz Panią Dorotę Tkacz - obie kandydatki wyraziły zgodę na kandydowanie. Członkowie Rady Nadzorczej zaproponowali dokonanie wyboru sekretarza RN w trybie głosowania jawnego. Wobec braku sprzeciwu przewodniczący obrad zarządził głosowanie w tym trybie. Za wyborem pani Małgorzaty Wojdasiewicz na sekretarza Rady Nadzorczej oddano 8 głosów; a za wyborem na tę funkcję pani Doroty Tkacz 5 głosów; jedna osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Przewodniczący obrad ogłosił, że na sekretarza Rady Nadzorczej wybrano p. Małgorzatę Wojdasiewicz. Uchwała Nr 07/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru sekretarza Rady Nadzorczej: Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Małgorzatę Wojdasiewicz na funkcję Sekretarza Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku. Uchwała obowiązuje od dnia jej podjęcia. Ad 6. Przewodniczący obrad przedstawił projekt uchwały zakładający powołanie przez Radę Nadzorczą czterech komisji stałych: Rewizyjnej, ds. Finansów, ds. Administrowania Osiedlami oraz ds. Gospodarki Nieruchomościami. W załączniku do projektu uchwały opisano zakres zadań poszczególnych komisji. Do projektu uchwały nie zgłoszono żadnych poprawek. Następnie przewodniczący obrad zapytał poszczególnych członków Rady Nadzorczej, w których komisjach stałych chcieliby pracować. Każdy z członków RN zgłosił swój akces do jednej lub dwóch komisji.

7 Po uzupełnieniu projektu uchwały o imiona i nazwiska członków poszczególnych komisji przewodniczący obrad poddał projekt uchwały pod głosowanie. Uchwała nr 08/06/2013 Rady Nadzorczej z dnia 27 czerwca 2013 r. w sprawie powołania komisji stałych Rady Nadzorczej Na podstawie 5 ust.4 w związku z 3 ust.1 i 2 regulaminu Rady Nadzorczej stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 6 Walnego Zgromadzenia Członków z dnia 30 czerwca 2008 roku Rada Nadzorcza postanawia, co następuje: 1 Powołuje się stałą Komisję Rewizyjną w składzie: 1/ Ryszard Brzeski, 2/ Magdalena Zapalska Cichowicz, 3/ Małgorzata Adamska 2 Powołuje się stałą Komisję ds. Finansów w składzie: 1/ Anetta Pszczołowska, 2/ Anna Sokołowska, 3/ Wojciech Matyjasiak, 4/ Piotr Nurowski 3 Powołuje się stałą Komisję ds. Administrowania Osiedlami w składzie: 1/ Marcin Dąbrowski, 2/ Jarosław Żak, 3/ Danuta Gorzelak Maciak, 4/ Małgorzata Wojdasiewicz, 5/ Irena Grzybowska Powołuje się stałą Komisję ds. Gospodarki Nieruchomościami w składzie: 1/ Piotr Nurowski, 2/ Dorota Tkacz, 3/ Marcin Dąbrowski, 4/ Barbara Haraburda 4 5 Zakresy zadań komisji stałych Rady Nadzorczej określono w załączniku do uchwały.

8 6 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Załącznik do Uchwały Nr 08/06/2013 Rady Nadzorczej z dnia r. Zakresy zadań komisji stałych Rady Nadzorczej Ustala się następujące zakresy zadań komisji stałych Rady Nadzorczej: I. Komisja Rewizyjna 1. Systematyczne prowadzenie kontroli działalności Spółdzielni, zgodnie z planem kontroli zatwierdzonym przez Radę Nadzorczą, oraz przedstawianie Radzie Nadzorczej wniosków pokontrolnych, a w szczególności: a) badanie okresowych sprawozdań oraz bilansów, b) przeprowadzanie kontroli nad sposobem załatwiania przez Zarząd wniosków organów spółdzielni i poszczególnych jej członków. 2. Przygotowywanie projektów uchwał Walnego Zgromadzenia Członków w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom Zarządu. II. Komisja ds. Finansów 1. Opiniowanie projektów planów gospodarczych w zakresie regulacji zobowiązań i dochodzenia należności Spółdzielni. 2. Opiniowanie projektów uchwał Rady Nadzorczej dotyczących finansów spółdzielni, a w szczególności: a) szczegółowych zasad rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi i ustalania wysokości opłat za lokale, b) zasad rozliczania kosztów poniesionych na remonty budynków, c) tworzenia funduszy specjalnego przeznaczenia. 3. Opiniowanie w aspekcie skutków finansowych projektów uchwał Rady Nadzorczej w sprawach: a) nabycia i obciążenia nieruchomości, b) zasad rozliczania kosztów budowy i ustalania wysokości wkładów, c) szczegółowych zasad finansowania budowy garaży i dodatkowych powierzchni użytkowych w budynkach oraz rozliczeń z tego tytułu, d) wyrażenia zgody na hipoteczne zabezpieczenie kredytów udzielonych członkom na nieruchomościach stanowiących własność Spółdzielni, w granicach najwyższej sumy zobowiązań jaką Spółdzielnia może zaciągnąć, 4. Kierowanie do Zarządu Spółdzielni pytań i wniosków w sprawach dotyczących finansów Spółdzielni. 5. Podejmowanie innych wskazanych przez Radę Nadzorczą czynności związanych z nadzorem nad działalnością finansową Spółdzielni.

9 III. Komisja ds. Administrowania Osiedlami 1. Opiniowanie projektów planów gospodarczych w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi i remontów budynków Spółdzielni. 2. Opiniowanie projektów uchwał Rady Nadzorczej dotyczących gospodarki zasobami mieszkaniowymi i remontów budynków, a w szczególności w sprawach: a) ustalenia zakresu czynności eksploatacyjnych w budynkach, b) planu realizacji funduszu remontowego, c) regulaminu używania lokali w domach Spółdzielni oraz porządku domowego i współżycia mieszkańców, d) regulaminu określającego obowiązki Spółdzielni i członków w zakresie napraw wewnątrz lokali oraz zasad rozliczeń Spółdzielni z członkami zwalniającymi lokale, e) szczegółowych zasad korzystania przez członków z garaży i dodatkowych powierzchni użytkowych w budynkach, 3. Wykonywanie czynności związanych z koordynowaniem działalności nadzorczo-kontrolnych Rad Osiedli, a w szczególności: a) opiniowanie projektów regulaminów Rad Osiedli, b) wnioskowanie do Rady Nadzorczej o ustalenie liczby członków poszczególnych Rad Osiedli, c) opiniowanie skarg na działalność Rad Osiedli, d) opiniowanie odwołań od decyzji Rad Osiedli, e) wnioskowanie do Rady Nadzorczej o uchylenie uchwał Rad Osiedli, o ile są one niezgodne z przepisami prawa, Statutu, uchwałami Walnego Zgromadzenia lub Rady Nadzorczej. 4. Kierowanie do Zarządu Spółdzielni pytań i wniosków w sprawach dotyczących gospodarki zasobami mieszkaniowymi, remontów budynków i koordynowania działalności nadzorczo-kontrolnej Rad Osiedli. 5. Podejmowanie innych wskazanych przez Radę Nadzorczą czynności związanych z nadzorem nad gospodarką zasobami mieszkaniowymi, remontami budynków i koordynowaniem działalności nadzorczo-kontrolnej Rad Osiedli. IV. Komisja ds. Gospodarki Nieruchomościami 1. Opiniowanie projektów planów gospodarczych w zakresie gospodarki nieruchomościami Spółdzielni ze szczególnym uwzględnieniem działań związanych z realizacją inwestycji i zbywaniem nieruchomości. 2. Opiniowanie w aspekcie skutków cywilno-prawnych projektów uchwał Rady Nadzorczej dotyczących: a) nabycia i obciążenia nieruchomości, b) zasad rozliczania kosztów budowy i ustalania wysokości wkładów, c) szczegółowych zasad finansowania budowy garaży i dodatkowych powierzchni użytkowych w budynkach oraz rozliczeń z tego tytułu, d) wyrażenia zgody na hipoteczne zabezpieczenie kredytów udzielonych członkom na nieruchomościach stanowiących własność Spółdzielni, w granicach najwyższej sumy zobowiązań jaką Spółdzielnia może zaciągnąć.

10 3. Kierowanie do Zarządu Spółdzielni pytań i wniosków w sprawach dotyczących gospodarki nieruchomościami Spółdzielni ze szczególnym uwzględnieniem działań związanych ze zbywaniem nieruchomości. 4. Podejmowanie innych wskazanych przez Radę Nadzorczą czynności związanych z nadzorem nad gospodarką nieruchomościami Spółdzielni. Za podjęciem uchwały oddano 14 głosów, przeciw - brak, nikt nie wstrzymał się od głosu. Przewodniczący obrad ogłosił, że Rada Nadzorcza podjęła uchwałę w sprawie powołania komisji stałych. Ad 7. Przewodniczący obrad zaproponował, aby każda z komisji stałych Rady Nadzorczej zgłosiła kandydatów na przewodniczącego i zastępcę przewodniczącego danej komisji, a następnie Rada Nadzorcza dokona zgodnie z Regulaminem Rady Nadzorczej - wyboru przewodniczących poszczególnych komisji, którzy wejdą z klucza w skład Prezydium Rady Nadzorczej. Zastępcy przewodniczących komisji stałych będą natomiast zaproszeni na stałe do udziału w zebraniach Prezydium Rady Nadzorczej z głosem doradczym, aby w przypadku nieobecności przewodniczącego reprezentować daną komisję. Członkowie poszczególnych komisji zgłosili na wymienione funkcje następujące kandydatury: a) w Komisji Rewizyjnej - na przewodniczącego p. Ryszarda Brzeskiego, a na zastępcę przewodniczącego p. Magdalenę Zapalską Cichowicz, b) w Komisji ds. Finansów - na przewodniczącego p. Anettę Pszczołowską, a na zastępcę przewodniczącego p. Annę Sokołowską, c) w Komisji ds. Administrowania Osiedlami - na przewodniczącego p. Marcina Dąbrowskiego, a na zastępcę przewodniczącego p. Danutę Gorzelak Maciak, d) w Komisji ds. Gospodarki Nieruchomościami - na przewodniczącego p. Piotra Nurowskiego, a na zastępcę przewodniczącego p. Dorotę Tkacz. Następnie przewodniczący obrad zarządził głosowania w wyborach na przewodniczących poszczególnych komisji stałych. Za wyborem p. Ryszarda Brzeskiego na przewodniczącego Komisji Rewizyjnej oddano 13 głosów, a 1 osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Przewodniczący

11 obrad ogłosił, że na przewodniczącego tej komisji Rada Nadzorcza wybrała p. Ryszarda Brzeskiego. Uchwała Nr 09/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej: Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Ryszarda Brzeskiego na funkcję Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku. Uchwała obowiązuje z dniem jej podjęcia. Za wyborem p. Anetty Pszczołowskiej na przewodniczącą Komisji ds. Finansów oddano 13 głosów, a 1 osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Przewodniczący obrad ogłosił, że na przewodniczącego tej komisji Rada Nadzorcza wybrała p. Anettę Pszczołowską. Uchwała Nr 10/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Komisji ds. Finansów Rady Nadzorczej: Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Anettę Pszczołowską na funkcję Przewodniczącego Komisji ds. Finansów Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku.

12 Uchwała obowiązuje z dniem jej podjęcia. Za wyborem p. Marcina Dąbrowskiego na przewodniczącego Komisji ds. Administrowania Osiedlami oddano 13 głosów, a 1 osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Przewodniczący obrad ogłosił, że na przewodniczącego tej komisji Rada Nadzorcza wybrała p. Marcina Dąbrowskiego. Uchwała Nr 11/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Komisji ds. Administrowania Osiedlami Rady Nadzorczej: Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Marcina Dąbrowskiego na funkcję Przewodniczącego Komisji ds. Administrowania Osiedlami Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku. Uchwała obowiązuje z dniem jej podjęcia. Za wyborem p. Piotra Nurowskiego na przewodniczącego Komisji ds. Gospodarki Nieruchomościami oddano 13 głosów, a 1 osoba nie wzięła udziału w głosowaniu. Przewodniczący obrad ogłosił, że na przewodniczącego tej komisji Rada Nadzorcza wybrała p. Piotra Nurowskiego. Uchwała Nr 12/06/ czerwca 2013 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Komisji ds. Gospodarki Nieruchomościami Rady Nadzorczej:

13 Paragraf 1 Rada Nadzorcza powołuje p. Piotra Nurowskiego na funkcję Przewodniczącego Komisji ds. Gospodarki Nieruchomościami Rady Nadzorczej MPSB-M SAM 81 z dniem 27 czerwca 2013 roku. Uchwała obowiązuje z dniem jej podjęcia. Ad 8. Przewodniczący Rady Nadzorczej ogłosił, że zwołuje zebranie prezydium Rady Nadzorczej na dzień roku na godz w siedzibie Spółdzielni przy ul. Orlej 6B. Poinformował, że obrady Prezydium RN są otwarte dla wszystkich członków RN, którzy chcieliby przedstawić na danym zebraniu jakieś projekty uchwał, czy zgłosić do rozpatrzenia wnioski. Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący obrad zamknął pierwsze posiedzenie Rady Nadzorczej. Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący obrad Małgorzata Wojdasiewicz Wojciech Matyjasiak