WYTYCZNE do realizacji i rozliczania zada programu szkolenia i współzawodnictwa spor- towego młodzie

Transkrypt

1 WYTYCZNE do realizacji i rozliczania zadań programu szkolenia i współzawodnictwa sportowego młodzieży w Akademickich Centrach Szkolenia Sportowego w roku Zadania należy realizować i rozliczać zgodnie z warunkami umowy nr 2015/0125/0281/SubB/DSW z dnia 11 maja 2015, zawartej między Ministerstwem Sportu i Turystyki a ZG AZS, oraz: a) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.); b) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); c) rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 10 października 2014 r. w sprawie szczegółowych warunków uzyskiwania dofinansowania realizacji zadań inwestycyjnych oraz zadań z zakresu rozwijania sportu, trybu składania wniosków oraz przekazywania środków z Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej (Dz. U. 2014, poz. 1391); d) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114, z późn. zm.); e) ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.); f) ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.); g) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759); h) ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2010 r. Nr 127, poz. 857 z późn. zm.); i) Decyzją nr 7 MSiT z dnia 28 stycznia 2015 r. w sprawie ogłoszenia Programu dofinansowania zadań ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej w zakresie szkolenia i współzawodnictwa sportowego młodzieży, realizowanego w Akademickich Centrach Szkolenia Sportowego, Wojskowych Centrach Szkolenia Sportowego, Ośrodkach Szkolenia Sportowego Młodzieży Ludowych Zespołów Sportowych w roku 2015 ; j) Zasadami Dobrej Praktyki wydanymi w styczniu 2015 r. przez MSiT; k) aktualizowanym na bieżąco zakresem rzeczowym i finansowym zadań, drukami i innymi dokumentami publikowanymi na stronie internetowej ZG AZS

2 Zwracamy uwagę, że w tegorocznych warunkach realizacji programu obowiązują ograniczenia w zakresie: a) posiadania udziału własnego realizatora programu (środki klubu, samorządu, sponsorów) z koniecznością udokumentowania tego udziału w dowodach księgowych wystawionych na realizatora lub umową z samorządem; b) zwrotu kosztów podróży samochodem prywatnym do wysokości określonych w uchwale Zarządu Głównego AZS (zasady na naszej stronie: ); c) kosztów bezpośrednich na wynagrodzenia, które mogą dotyczyć tylko osób bezpośrednio związanych z procesem szkolenia sportowego i ograniczeniem wysokości dofinansowania miesięcznego lub dziennego wg Tabeli 5. w Decyzji nr 7; d) konieczności posiadania przez zawodników licencji pzs i aktualnych orzeczeń lekarskich o zdolności do uprawiania sportu; e) konieczności zgłaszania przed faktem wszelkich zmian w planie i rozliczania zadań dokładnie wg planu, także w zakresie wysokości dofinansowania, która musi być dokładnie zgodna z planem; f) rodzajów kosztów możliwych do dofinansowania w poszczególnych zakresach zadania, które zostały ograniczone do wymienionych w Katalogu Kosztów, z uwzględnieniem zaleceń określonych w uwagach, będącym załącznikiem do umowy (dostępnym na stronie MSiT, link do Regulacji MSiT z naszej strony: g) miejsca realizacji przygotowań olimpijskich w bazie sportowej oddziałach Centralnego Ośrodka Sportu lub w ośrodkach spełniających standardy określone w załączniku nr 2 (dostęp poprzez link do Regulacji MSiT ); h) badań diagnostycznych, które MSiT zaleca realizować w Instytucie Sportu; i) dokumentacji, która nie jest wprawdzie konieczna do rozliczenia rocznego, ale utrzymano obowiązek jej prowadzenia i przechowywania przez 5 lat w zakresie: - ewidencji dystrybucji suplementów diety i odżywek (wykaz, lista zawodników potwierdzających ich odbiór itp.), - ewidencji dystrybucji sprzętu sportowego (wykaz, lista zawodników potwierdzających ich odbiór protokół zdawczo-odbiorczy itp.), - wykazu badań diagnostycznych wraz z listą zawodników potwierdzających udział w badaniach; - list uczestników akcji szkoleniowych wraz z potwierdzeniem ich udziału, - ewidencji miejsca pobytu zawodnika/zawodników do celów kontroli antydopingowej, - ewidencji ubezpieczeń zawodników od następstw nieszczęśliwych wypadków;

3 - oświadczeń zawodników zawierających wyrażenie zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. Pozostały złagodzone od 2014 roku warunki w zakresie: a) wysokości udziału własnego, który może być dowolny; b) braku limitu na ogólną kwotę wynagrodzeń w kosztach bezpośrednich; c) możliwości udziału zawodnika w kilku programach finansowanych ze środków MSiT, pod warunkiem uczestnictwa zawodnika tylko w jednej akcji w danym czasie (możliwość ta sprawiła, że PZLA wymaga bieżącego informowania o składach zawodniczych poszczególnych akcji szkoleniowych i startów); d) możliwości dofinansowania udziału w zawodach mistrzowskich międzynarodowych (MŚ, ME) na wniosek pzs, po uzyskaniu pozytywnej opinii ZM-S i zgody MSiT; e) ograniczenia liczby dokumentów rozliczeniowych do 2 druków (plus obciążenie finansowe), pozostawiając jednak obowiązek stosowania w realizacji programu określonej dokumentacji, przechowywania jej w klubie przez okres 5 lat i okazania (przesłania uwierzytelnionej kopii) w razie kontroli; f) możliwości wynagrodzenia trenerów lub osób współpracujących zatrudnionych w akcjach szkoleniowych (poza osobami zatrudnionymi w ramach programu ACSS na podstawie umowy o pracę). 2. Zadania należy realizować i rozliczać zgodnie z planem rzeczowo-finansowym określonym w załącznikach do Umowy, modyfikowanym w trybie planu po zmianach i publikowanym przez ZG AZS na stronie internetowej. Plan ten określa szczegółowo parametry objęte dofinansowaniem ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki, co oznacza, że w procesie szkoleniowym kluby mogą (i powinny) realizować akcje szkoleniowe czy też starty z imprezach w formach najbardziej dogodnych organizacyjnie i adekwatnych dla przyjętego w klubie modelu szkolenia, jak również w szerszym (ale nie węższym) zakresie rzeczowym i finansowym (wykorzystując środki własne i z innych źródeł), jednak dofinansowanie tych akcji w ramach programu ACSS musi być zrealizowane i rozliczone dokładnie wg planu (planu po zmianach). Powyższe dotyczy także wykazu zawodników i trenerów, wykazu osób zatwierdzonych do wynagrodzeń, jak również wszystkich pozostałych pozycji zakresów zadań (Pozycje: 1-18). 3. Zmian planu należy dokonywać sukcesywnie w miarę powstawania okoliczności je uzasadniających, przesyłając do Działu Sportu ZG AZS pocztą elektroniczną (sport@azs.pl), w trybie tygodniowym, wniosek na Druku do zmiany planu i rozliczenia obejmujący bieżące zmiany zakresu rzeczowego i finansowego zadań identyfikowanych kodami (Pozycje: 1-5) oraz zmiany zakresu finansowego pozostałych zadań (Pozycje: 7-18). Zmian planu zakresu rzeczowego i finansowego pozostałych pozycji (7-18) należy dokonać: a) za okres pierwszego półrocza 2015 w terminie do dnia 17 sierpnia 2015;

4 b) za okres drugiego półrocza w terminie do dnia 7 grudnia 2015; 4. Włączenia do programu zawodników nowych można dokonać po spełnieniu przez nich wynikowych kryteriów kwalifikacyjnych w trybie wystąpienia pisemnego do ZG AZS, z deklaracją poniesienia kosztów ich szkolenia w ramach przyznanego na rok 2015 wskaźnika finansowego, z załączonymi danymi zawodnika na wykazie (zał. 10). 5. Informację o zmianach (ubytkach) w wykazie zawodników należy złożyć w terminie do 22 czerwca 2015 r., następnie do 21 grudnia 2015 r. 6. Uaktualniany na bieżąco plan po zmianach jest publikowany na stronie internetowej ZG AZS w dziale Dla Działacza/Sport Kwalifikowany/ACSS. Ma formę jednego dla wszystkich klubów arkusza kalkulacyjnego, w którym, poprzez filtrowanie danych, możliwe jest znalezienie aktualnych planów dla poszczególnych klubów i sekcji. Plan po zmianach jest aktualizowany sukcesywnie, raz w tygodniu (w każdy piątek, po godz ), stosowanie do otrzymywanych wniosków o zmianę planu. Ze względów formalnych plik ten jest chroniony hasłem, które zostało udostępnione tylko zainteresowanym klubom AZS. 7. W aktualnym planie znajduje się jeszcze szereg zadań, które nie posiadają sprecyzowanego zakresu rzeczowego. Wszelkie zapisy do ustalenia należy zastąpić konkretnym terminem (ewentualnie przedziałem czasowym) lub miejscem. Sformułowania wg kal. pzs są dopuszczalne dla zadań zblokowanych w czasie, ale należy ich unikać i starać się rozpisywać zadania na pojedyncze akcje, co pozwoli uniknąć problemu z wykazem uczestników. Ewentualnie, przy tym samym składzie zawodniczym i trenerskim, można przy cyklu imprez o tej samej nazwie, pod jednym zadaniem zawrzeć kilka terminów i kilka miejsc zawodów. Do innych usterek najczęściej występujących w planie zadań należą: a) planowanie większej liczby zawodników niż zatwierdzono do programu, b) planowanie zadań startowych z kalendarza sportu powszechnego (AMP, AME), c) brak informacji o kraju zadania realizowanego za granicą, 8. Wysłanie wniosku o zmianę planu nie oznacza automatycznie dokonania zmiany. Ze względu na występujące awarie poczty elektronicznej i inne przyczyny należy żądać potwierdzenia odbioru poczty oraz sprawdzać na stronie ZG AZS, czy zmiany zostały wprowadzone właściwie. 9. Ze względu na możliwość udziału zawodnika zarówno w programie ACSS, jak również w programie szkolenia kadry B w zakresie lekkoatletyki należy na bieżąco informować Dział Szkolenia PZLA o składach osobowych wszystkich akcji szkoleniowych i startowych realizowanych w ramach programu ACSS. Obowiązek ten może zostać rozszerzony także na inne dyscypliny. 10. Rozliczenia zadań należy dokonać w przedziałach kwartalnych, w terminach: - do 3 czerwca 2015 zadania kodowe (Poz. 1-5), których realizacja została zakończona w I kwartale;

5 - do 20 lipca 2015 zadania kodowe (Poz. 1-5), których realizacja została zakończona w II kwartale; - do 19 października 2015 zadania kodowe (Poz. 1-5), których realizacja została zakończona w III kwartale; - do 15 stycznia 2016 wszystkie pozostałe zadania (Poz. 1-18). 11. Rozliczenie kwartalne polega na sporządzeniu i przesłaniu do ZG AZS następujących dokumentów: a) Wykonanie harmonogramu planowanych zadań, wg druku zał. 22 (jeden druk dla wszystkich rozliczanych zadań); b) Zestawienie faktur (rachunków), wg druku zał. nr 28 (osobny druk dla zgrupowań krajowych (1), osobny dla zagranicznych (2) itd.; c) obciążenie finansowe (faktura, rachunek, nota księgowa) jedno obciążenie dla wszystkich rozliczanych zadań w poz Rozliczenie roczne zadań z poz polegać będzie na sporządzeniu i przesłaniu do ZG AZS dokumentów, który wzory zostaną opublikowane w terminie późniejszym. 13. Rozliczeń należy dokonać w wyznaczonych powyżej terminach, przesyłając najpierw wersję elektroniczną do sprawdzenia, następnie wersję papierową. Brak rozliczenia, lub ich niekompletność, spowoduje wstrzymanie zaliczkowania programu. 14. Źródłowe dokumenty finansowe dotyczące rozliczanego zadania należy opatrzyć adnotacją o następującej treści: płatne ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej na podstawie umowy z dnia 11 maja 2015 r., nr 2015/0125/0281/SubB/DSW w kwocie... zł. Ponadto dowody księgowe powinny zawierać szczegółowe informacje takie jak np. liczba osób, liczba dni, stawka i inne informacje uzasadniające wysokość dofinansowania ze środków FRKF, szczególnie w takich przypadkach, gdy dowód finansowy nie dotyczy tylko i wyłącznie osób objętych programem ACSS. Dokumenty należy zatwierdzić merytorycznie przez upoważnione osoby i przechowywać w dokumentacji księgowej klubu realizatora przez okres 5 lat. 15. Zadania należy rozliczyć dokładnie według planu po zmianie oraz zakresu rzeczowego każdego zadania jednostkowego. W rozliczeniu należy operować dokładnie takimi samymi kodami identyfikacyjnymi, nazwami zadań, skrótami, nazwami miejscowości, terminami, liczbami osób, jak w planie po zmianach. Zakres finansowy rozliczenia także nie może się różnić od planu. Podstawą do rozliczenia powinien być uaktualniany na bieżąco plan po zmianach, dostępny na stronie internetowej ZG AZS. Plan ten powinien być na bieżąco śledzony przez wszystkie osoby uczestniczące w procesie programowania, realizacji i rozliczania zadań ACSS; w szczególności, trenerów, kierowników sekcji, służby finansowe klubów, a wszelkie rozbieżności planu z faktycznymi potrzebami lub realizacją natychmiast korygowane w trybie zmiany planu.

6 16. Rozliczenie zadania należy rozpocząć od druku zał. 28, w którym, w ostatniej kolumnie po prawej stronie, należy dokonać opisu rodzajowego kosztu zgodnego z Katalogiem Kosztów. W jednej pozycji może wystąpić kilka rodzajów kosztów i nie ma potrzeby oddzielania np. zakwaterowania od wyżywienia, jeśli faktura dotyczy wszystkich kosztów pobytu. Każde z rozliczanych zadań kodowych należy podsumować. Należy pamiętać, by wszystkie źródłowe dokumenty finansowe były wystawione i opłacone najpóźniej po 14 dniach od zakończenia zadania, nie później, jak do Wśród druków rozliczeniowych nie ma druku sprawozdania merytorycznego ani druku listy obecności z podpisami. Tym niemniej sprawozdania z realizowanych zadań i wykaz uczestników z potwierdzeniem obecności powinny być przez trenerów sporządzane (na dowolnych drukach) i przechowywane w dokumentacji klubu-realizatora. 18. Wypełniając wzory druków rozliczeniowych należy przestrzegać zasad pracy w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, respektując zastosowane formaty komórek oraz wprowadzone formuły automatycznego przeliczania danych. Wypełniać należy tylko te komórki, które są puste. Te, w których wyświetlana jest wartość 0,00 posiadają formuły przeliczeniowe i wypełnią się same. W komórkach zawierających dane liczbowe nie wolno wprowadzać spacji, kropek, myślników itp. W nazwach plików i arkuszy nie można stosować znaków zastrzeżonych: : /? * [ ani ]. W razie rozliczania większej liczby zadań lub faktur w drukach rozliczeniowych należy dodać nowe wiersze, w przypadku mniejszej ich ilości niepotrzebne wiersze prosimy usuwać. 19. Wypełnione druki rozliczeniowe realizatorzy przesyłają pocztą elektroniczną do Działu Sportu ZG AZS. Po otrzymaniu potwierdzenia prawidłowości ich sporządzenia, druki rozliczeniowe należy wydrukować, podpisać przez upoważnione osoby, ostemplować i przesłać do ZG AZS w formie papierowej, tak, by dotarły w wyznaczonym terminie. 20. Obciążenie finansowe (faktura, rachunek, nota) realizatorzy wystawiają na ZG AZS i przesyłają wraz z wydrukami rozliczeń. Wystarczy jedno obciążenie na wszystkie rozliczane zadania. 21. Wzory druków rozliczeniowych do zadań kodowych (Poz. 1-5) dostępne są na stronie internetowej ZG AZS. 22. Wzory druków rozliczeniowych do pozostałych poz. (7-18), jak również do zmiany planu rzeczowo-finansowego na koniec I półrocza i innych dokumentów ACSS zostaną opracowane i opublikowane w terminie późniejszym. Warszawa, 14 maja 2015 r.