Olga GIWER * Weronika KUBRAK* Maria MILLER-JANKOWSKA*

Transkrypt

1 Olga GIWER * Weronika KUBRAK* Maria MILLER-JANKOWSKA* repozytorium instytucjonalne, repozytorium uczelniane, archiwizacja dorobku naukowego, otwarty dostęp, bazy bibliograficzne, biblioteki cyfrowe, długoterminowa archiwizacja ROLA I ZADANIA BIBLIOTEKI W DOKUMENTOWANIU DOROBKU NAUKOWEGO PRACOWNIKÓW UCZELNI NA PRZYKŁADZIE UDZIAŁU BIBLIOTEKI GŁÓWNEJ PW W TWORZENIU REPOZYTORIUM UCZELNIANEGO. Referat jest próbą pokazania trudnej i pełnej problemów drogi, jaką Biblioteka Główna PW musiała pokonać, aby móc współtworzyć i nadzorować merytorycznie funkcjonowanie powstającego obecnie na Politechnice Warszawskiej centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku naukowego i repozytorium PW. Od dwóch lat Biblioteka współpracuje z Wydziałem Elektroniki i Technik Informacyjnych (WEiTI), który opracował i uruchomił na swoim Wydziale repozytorium dorobku pracowników. Repozytorium poza podstawowymi funkcjami gromadzenia, udostępniania i archiwizowania publikacji ma wiele istotnych możliwości pozwalających wykorzystywać zgromadzone dane do ankietyzacji, raportowania, ocen parametrycznych. Wieloletnie starania, dobra współpraca z WEiTI oraz wielofunkcyjność oprogramowania repozytoryjnego, autorstwa pracowników Instytutu Informatyki, pozwoliły przychylnie nastawić do pomysłu nowo wybrane władze PW. Efektem jest uchwalona w listopadzie 2011 roku uchwała przygotowana przez Bibliotekę Główną, przyjmująca Zasady tworzenia centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i jednostek Uczelni oraz Repozytorium Politechniki Warszawskiej, powołująca do życia Repozytorium Instytucjonalne PW. * Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej, pl. Politechniki 1, Warszawa

2 1. WSTĘP Repozytoria naukowe na świecie są jednym z głównych kanałów komunikacji naukowej. W latach obserwujemy również wzrost liczby powstających repozytoriów przy polskich instytucjach naukowych. Każda instytucja mająca uprawnienia do nadawania stopni naukowych powinna wprowadzić zasadę deponowania wyników badań w repozytorium instytucjonalnym open access" (Budapeszteńska Inicjatywa Open Access). Repozytorium instytucjonalne tworzone na Politechnice Warszawskiej jest integralną częścią Bazy Wiedzy Politechniki Warszawskiej, zawiera informacje o prowadzonych w PW pracach naukowych, badawczych i wdrożeniowych, publikacjach, raportach z badań, bronionych rozprawach doktorskich, a także o prowadzonej działalności dydaktycznej i ukończonych pracach dyplomowych. Celem Repozytorium PW jest zapewnienie bezpośredniego dostępu do pełnych tekstów materiałów naukowych. Powstanie repozytorium poprzedził kilkuletni okres przygotowań i prac wprowadzających. 2. BAZY DOROBKU PIŚMIENNICZEGO PRACOWNIKÓW PW TWORZONE DO ROKU 2012 Do czasu utworzenia Repozytorium Biblioteka Główna realizowała swój, wynikający ze statutu uczelni obowiązek prowadzenia prac bibliograficznych dorobku naukowego, 1 tworząc bazy BIBLIO i DOKTO. Publikacje naukowe pracowników PW były ewidencjonowane w bazach BIBLIO (dorobek piśmienniczy) oraz DOKTO (obronione na PW prace doktorskie i habilitacyjne). Wcześniej tworzono Bibliografię publikacji pracowników Politechniki Warszawskiej za lata , która była wydawana w wersji papierowej. Proces pozyskiwania danych do opisu w przypadku BIBLIO opierał się w głównej mierze na samodzielnym wyszukiwaniu i opracowywaniu informacji znalezionych w różnego typu katalogach, bazach danych czy też bezpośrednim dostępie do czasopism i materiałów konferencyjnych, znajdujących się w zasobach Biblioteki. Prace przy tworzeniu bazy DOKTO polegały głownie na współpracy z Biurem ds. Nauki, kontaktach z wydziałami oraz wykorzystaniu wpływających do biblioteki drukowanych wersji prac doktorskich i habilitacyjnych. Najmniej efektywną metodą w przypadku obu baz okazało się korzystanie ze sprawozdań, przygotowywanych przez instytuty oraz Biuro ds. Nauki. 1 Statut PW pkt. 3;.117 pkt. 2

3 Problem nie wynikał jedynie z trudności w ich uzyskaniu, ale przede wszystkim z licznych błędów oraz niekompletności opisów (zestawienia zawierały jedynie nazwisko autora, tytuł, nazwę wydziału, nazwisko promotora i datę nadania stopnia naukowego). Również kontakty osobiste z samymi autorami nie przynosiły zamierzonych efektów, co skutkowało wydłużeniem prac nad tworzeniem baz. Aktualnie trwają prace nad ponowną konwersją danych z obu baz w celu przeniesienia znajdujących się w nich opisów do repozytorium uczelnianego. Obydwie bazy znacznie wzbogaciły swoje zasoby na skutek prowadzonych w latach prac przygotowawczych do powstania repozytorium. 3. BIBLIOTEKA CYFROWA POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ Rolę repozytorium w małym zakresie próbowała pełnić Biblioteka Cyfrowa Politechniki Warszawskiej ( której jednak zasadnicza działalność polega na zapewnieniu dostępu do zdigitalizowanych dzieł o znaczeniu historycznym dla rozwoju myśli naukowej i technicznej w Polsce i w świecie oraz do dorobku profesorów uczelni z okresu przedwojennego i innych źródeł dokumentujących dzieje naszej uczelni. Biblioteka Cyfrowa nie gromadzi właściwie bieżących prac naukowych pracowników PW, poza doktoratami i nielicznymi wybranymi publikacjami, koncentrując się na cyfrowym utrwalaniu i udostępnianiu dorobku naukowego w kontekście historycznym i kulturowym. Na przeszkodzie w zapewnieniu dostępu do aktualnych publikacji naukowych stanęły znane wszystkim bibliotekom cyfrowym problemy związane z prawem autorskim i brak rozwiązań systemowych i organizacyjnych, zapewniających stały dopływ publikacji a także finansowanie takiego projektu. W ramach prezentacji historycznego dorobku profesorów Politechniki Warszawskiej umieszczono w Bibliotece Cyfrowej pełnotekstowe bibliografie m.in. Jana Czochralskiego (130 publikacji), chemika, metaloznawcy, wynalazcy metody otrzymywania monokryształów krzemu, najczęściej wymienianego do dziś polskiego uczonego z dziedzin technicznych, Tadeusza Urbańskiego (ponad 500 publikacji) i Ludwika Szperla (38 publikacji), uznanych uczonych z zakresu chemii organicznej, Zdzisława Pawlaka wybitnego matematyka i informatyka, twórcy teorii zbiorów przybliżonych oraz Witolda Nowackiego specjalisty w dziedzinie mechaniki budowli, teorii sprężystości i termosprężystości. Bibliografie W. Nowickiego i T. Urbańskiego należą do najczęściej czytanych publikacji w naszej Bibliotece Cyfrowej (W. Nowacki ponad 504 tys. wejść od maja 2008, T. Urbański ponad 35 tys. wejść od listopada 2012). W przygotowaniu jest kilkanaście pełnotekstowych bibliografii,

4 zawierających zdigitalizowane publikacje profesorów Politechniki okresu międzywojennego, realizowanych w ramach projektu Ocalić od zapomnienia 2 Wspomniane wcześniej problemy związane z prawem autorskim blokowały rozwój kolekcji Doktoraty (aktualnie w Bibliotece Cyfrowej PW jest ponad 30 prac doktorskich z dostępem do pełnych tekstów). Zgody na zamieszczanie w BCPW i udostępnianie w modelu Open Access pozyskiwano przeważnie dzięki osobistym kontaktom i namowom autorów na udostępnienie doktoratów, pomocy bibliotekarek wydziałowych oraz akcjom promocyjnym prowadzonym na uczelni. Zachętą było udostępnianie prac doktorskich poprzez Bibliotekę Cyfrową w otwartym międzynarodowym repozytorium naukowym DART-Europe. Kolekcja Doktoratów powstała w celu umożliwienia naszym doktorantom trwałej archiwizacji prac i ich upowszechnienia na szerszym forum. Prace doktorskie, jak i inne publikacje, za pośrednictwem Federacji Bibliotek Cyfrowych docierają do takich portali jak DART Europe, Europeana czy ViFaOst (Wirtualna Biblioteka Europy Wschodniej) oraz repozytoriów DOAR i ROAR. Zasięg pracy doktorskiej udostępnianej w otwartym Internecie poprzez Bibliotekę Cyfrową w porównaniu do tradycyjnego udostępnienia w czytelni jest nieporównywalny. Najczęściej oglądana w kolekcji praca doktorska Investigation of micromixing in viscous liquids : Antoniego Rożenia, z zakresu hydrodynamiki, była wyświetlana w ciągu 3 lat była ponad 21 tysięcy razy. W czytelni nie korzystał z niej w ciągu tego okresu nikt. Jedna z kolekcji Biblioteki Cyfrowej Publikacje pracowników BG pełni rolę repozytorium ściśle bibliotecznego, które gromadzi publikacje pracowników BGPW Utwory zamieszczane w Bibliotece Cyfrowej PW udostępniane są w modelu Open Access. Autorzy przekazujący nam swoje prace, podpisują umowę licencyjną, która pozwala na zachowanie praw autorskich i własnościowych, nie ograniczając możliwości publikowania pracy u dowolnego wydawcy. 4. DZIAŁANIA PROMUJĄCE POWSTANIE REPOZYTORIUM Biblioteka Główna PW od lat prowadziła działania zmierzające do utworzenia na uczelni otwartego repozytorium dorobku naukowego pracowników Politechniki Warszawskiej. Służyły temu wielotorowe działania skierowane do środowiska akademickiego. Przede wszystkim permanentna akcja informacyjna na temat otwartych repozytoriów i publikowania w modelach Open Access, szkolenia i 2 Projekt Ocalić od zapomnienia. Kolekcja pełnotekstowa wybranych publikacji wybitnych uczonych Politechniki Warszawskiej od początków istnienia do 1950 roku w Bibliotece Cyfrowej PW realizowany w Bibliotece Głównej w ramach środków własnych i dotacji pozyskanych z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach dotacji na upowszechnianie nauki.

5 prezentacje przybliżające środowisku ideę gromadzenia w jednym miejscu publikacji i wyników badań oraz dzielenia się nimi z jak najszerszym gronem odbiorców. Szkolenia były wielokrotnie prowadzone dla bibliotekarzy Systemu Biblioteczno- Informacyjnego. Natomiast pracownicy naukowi mogli się zapoznać z prezentacjami na komisjach senackich i innych spotkaniach organizowanych przez kierownictwo Uczelni. Stałe promowanie otwartej nauki odbywa się poprzez materiały informacyjne i ulotki zamieszczane na stronie domowej Biblioteki Głównej, Facebooku i blogu. Akcję uzupełniają plakaty i ulotki rozmieszczane w filiach BG, bibliotekach wydziałowych, domach studenckich. Co roku Biblioteka Główna aktywnie uczestniczy w Tygodniu Open Access przybliżając społeczności akademickiej otwarte modele komunikacji naukowej i ukazując pozytywne przykłady otwartych repozytoriów uczelnianych na całym świecie. Inną formą promocji jest opracowywanie pełnotekstowych bibliografii publikacji najwybitniejszych profesorów PW z pierwszej połowy XX wieku i zamieszczanie ich w Bibliotece Cyfrowej PW. Do działań inicjujących powstanie repozytorium, ale także promocyjnoinformacyjnych należy zaliczyć przeprowadzone przez pracowników Biblioteki Głównej na początku 2011 roku badanie ankietowe dotyczące otwartego repozytorium instytucjonalnego PW. 5. ANKIETA REPOZYTORIUM UCZELNIANE KORZYŚCI I OBAWY Badanie ankietowe, mające na celu poznanie opinii środowiska akademickiego na temat otwartości w nauce i potrzeby posiadania repozytorium PW, było ważnym etapem na drodze do jego utworzenia. Ankieta miała charakter anonimowy i składała się z 14 pytań zamkniętych, które miały przynieść odpowiedzi na pytania czy w opinii respondentów repozytorium instytucjonalne PW jest potrzebne, co powinno gromadzić, jaki model otwartości byłby najlepszy, kto powinien je tworzyć i nim zarządzać, jaką rolę ma pełnić Biblioteka Główna w tym przedsięwzięciu. Bardzo ważnym aspektem przeprowadzonego badania było pozyskanie informacji na temat korzyści i obaw jakie widzą autorzy zamieszczający swoje publikacje w otwartym repozytorium. W badaniu przeprowadzonym w dwóch formach (on-line i papierowej) wzięło udział 228 osób. Najliczniejszą grupę (prawie 62%) stanowili młodzi ludzie w przedziale wiekowym lat. Najwięcej odpowiedz udzielili pracownicy naukowi. Zdecydowana większość uważała repozytorium za przydatne, a prawie 30% za konieczne. Dokumenty, które zdaniem respondentów powinny być archiwizowane to przede wszystkim prace doktorskie i habilitacyjne oraz artykuły z czasopism. Dla 90% ankietowanych studentów bardzo ważnym jest deponowanie materiałów dydaktycznych. Jedno z pytań dotyczyło obligatoryjnego zamieszczania publikacji w

6 repozytorium. Najwięcej osób wskazało, na rozprawy doktorskie i habilitacyjne. Za najistotniejsze korzyści wynikające z zamieszczenia publikacji uznano szybkie upowszechnienie wyników pracy i promowanie osiągnięć autora i jednostki macierzystej. Wbrew oczekiwaniom tylko niecałe 27% uważało, że będzie to miało wpływ na wzrost cytowań. Za najmniej istotne ankietowani uznali ułatwienie zadań administracyjno-sprawozdawczych i trwałą archiwizację dokumentów. Najwięcej obaw we wszystkich grupach badanych budziła możliwość plagiatowania oraz wykorzystanie wyników badań przez osoby do tego nie powołane. Drugim bardzo istotnym czynnikiem negatywnym wskazanym przez wszystkie grupy jest utrudnienie w publikowaniu zamieszczonej w repozytorium pracy u wydawców komercyjnych. Pełną otwartość repozytorium popierało tylko 45% ankietowanych, najwięcej osób uważało, że o dostępie do publikacji powinien decydować autor. Na podstawie analizy przeprowadzonej ankiety, korespondencji napływającej od respondentów do jej autorów, oraz bezpośrednich rozmów z uczestnikami badania sformułowano kilka konkluzji. Pierwszą jaka się nasunęła jeszcze w trakcie trwania ankiety, to niewielka wiedza respondentów na temat otwartych repozytoriów. Bardzo często mylono repozytorium z bibliograficzną bazą publikacji naukowych pracowników PW [BIBLIO]. Repozytorium bywa też często rozumiane jako wyłącznie archiwum, przechowujące długookresowo kopie publikacji, ale nierealizujące funkcji udostępniania. Brak dostatecznej wiedzy jest przyczyną wielu obaw. Osobnym bardzo istotnym zagadnieniem są kwestie związane z prawami autorskimi. Wiele pytań dotyczyło ograniczeń jakie wynikają z publikowania u komercyjnych wydawców. Kolejną kwestią była nie do końca określona rola Biblioteki w tworzeniu i organizowaniu Repozytorium. Ankietowani widzieli dla niej miejsce jako instytucji wspomagającej tworzenie repozytorium. Głównym organizatorem i zarządzającym powinna być wg nich Uczelnia. Za najmniej istotną korzyść uznano wsparcie zadań administracyjno-sprawozdawczych i trwałą archiwizację. Takie podejście ankietowanych różniło się zasadniczo od pilotażowego projektu repozytorium uczelnianego realizowanego przez Wydział Elektroniki, gdzie te właśnie funkcje zostały przyjęte za główny cel repozytorium i z punktu widzenia tych właśnie zadań projektowane było repozytorium. Wyniki badań zostały zaprezentowane na konferencjach w 2011 r. Otwarte zasoby wiedzy. Nowe zadania uczelni i bibliotek w rozwoju komunikacji naukowej w Krakowie i Zakopanym oraz na IV Konferencji Polskie Biblioteki Cyfrowe w Poznaniu. Raport z opracowanymi wynikami badań znajduje się w Bibliotece Cyfrowej PW.

7 6. PROJEKT SYSTEMU REPOZYTORIUM WEITI W roku 2010 na Wydziale Elektroniki i Technik Informacyjnych PW w ramach programu badawczego UPB realizowany był projekt stworzenia pilotowej wersji elektronicznego repozytorium dokumentów. Biblioteka wzięła udział w projekcie w zakresie definiowania typów dokumentów. W 2011 r. pod kierunkiem prof. Henryka Rybińskiego w Instytucie Informatyki Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej opracowany został system komputerowy do utrzymywania wydziałowego repozytorium dorobku publikacyjnego pracowników uczelni. System zaimplementowano z wykorzystaniem narzędzi programistycznych technologii języka Java: JCR (Java Content Repository) i bazy danych MySQL. System oferuje szerokie możliwości wyszukiwania publikacji pracowników, prezentowania informacji dotyczących odnalezionych publikacji, jak również wykorzystanie odnośników podanych w tych opisach do światowych zasobów informacyjnych dostępnych w Internecie. Ponadto, system repozytorium umożliwia generowanie różnego rodzaju zestawień i raportów, które mogą być przydatne do tworzenia następujących opracowań: wykaz publikacji, dorobku danego autora lub instytutu roczne sprawozdanie instytutu sprawozdanie Dziekana Wydziału ankieta jednostki Te właśnie funkcje, ułatwiające prace sprawozdawcze Wydziałom sprawiły, że system wdrożony w WEiTI stał się podstawą do uruchomienia centralnego systemu ewidencji dorobku naukowego i repozytorium uczelnianego. 7. WSPÓŁPRACA BGPW I WEITI PROJEKT URUCHOMIENIE I BIEŻĄCA AKTUALIZACJA REPOZYTORIUM POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ W roku 2012 Biblioteka Główna pozyskała środki finansowe z dotacji na upowszechnianie nauki z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Pozwoliło to na zintensyfikowanie prac zmierzających do utworzenia repozytorium PW. Celem zadań realizowanych przez Bibliotekę było: uporządkowanie, aktualizacja i ujednolicenie metadanych w bazach posiadanych przez BG PW, które po konwersji powinny zasilić Repozytorium Uczelniane, oraz sprecyzowanie potrzeb w zakresie dodatkowych funkcji i narzędzi systemu. W okresie od kwietnia do grudnia 2012 roku pracownicy Biblioteki Głównej PW i Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych wykonali następujące zadania:

8 1. Przeprowadzono prace w zakresie przygotowania rekordów bibliograficznych zgromadzonych w bazach rejestrujących dorobek naukowy pracowników PW [BIBLIO i DOKTO]. Bazę BIBLIO zwiększono o 1534 nowe opisy i 465 adresów internetowych z dostępem do pełnych tekstów publikacji pracowników PW. Bazę DOKTO uzupełniono o ponad 620 brakujące rekordy wraz z abstraktami w języku polskim i angielskim. 2. Włączono do systemu repozytorium za pomocą programu ZOTERO dane o publikacjach autorów z afiliacją PW z dostępnych internetowych baz danych. Wzbogaciło to Repozytorium PW o ponad 7 tys. linków do pełnych tekstów publikacji. 3. Pobrano z systemu uczelnianego SAP dla potrzeb Repozytorium PW dane osobowe i dotyczące struktury jednostek organizacyjnych Politechniki Warszawskiej. Włączono do bazy nazwiska ok nauczycieli akademickich PW. 4. Opracowano (WEiTI) narzędzia informatyczne do przejmowania danych bibliograficznych, w tym umożliwiające: import danych w formacie BibTex, ładowanie danych dotyczących publikacji za pośrednictwem ZOTERO, program załadowania bazy danymi z wielu dostępnych źródeł wraz z ich integracją i scalaniem, załadowanie wykazu czasopism oraz wykazu konferencji Web of Science wykorzystywanych przy nadawaniu punktów do oceny jednostki, opracowanie i załadowanie zasad oceny jednostek uczelnianych. 5. Przygotowano dla potrzeb indeksów w Repozytorium stałe, ujednolicone elementy danych: tytuły czasopism, nazwy konferencji, zasady punktowania publikacji i czasopism. 6. Przeprowadzono korektę metadanych i weryfikację indeksów w bazach bibliotecznych. 7. Przygotowano informacyjną stronę www o repozytorium, która zawiera podstawowe informacje o systemie oraz o publikowaniu w modelu Open Access. 8. Opracowano materiały do przeprowadzenia szkoleń dla redaktorów wydziałowych Repozytorium PW, m.in. instrukcję dla wprowadzających dane. 9. Przeprowadzono testy bazy repozytoryjnej w zakresie wyszukiwania, wprowadzania i modyfikacji danych. W ramach prac przy projekcie do repozytorium wprowadzono dane bibliograficzne z wielu dostępnych źródeł na koniec grudnia 2012 roku baza Repozytorium PW liczyła ponad rekordów bibliograficznych.

9 W działaniach Biblioteki Głównej inicjujących powstanie repozytorium pewien udział mieli również bibliotekarze pracujący nad oceną funkcjonowania Systemu Biblioteczno-Informacyjnego PW. W jednym z wniosków Sprawozdania Zespołu ds. oceny funkcjonowania Systemu Biblioteczno-Informacyjnego Politechniki Warszawskiej, które po uzyskaniu pozytywnej opinii Rady Bibliotecznej, zostało przyjęte przez Senat PW (Uchwała Senatu nr 456/XLVII/2012 z dnia 25/04/2012) wskazano na potrzebę poprawy w zakresie dokumentowania i archiwizowania dorobku piśmienniczego i wydawniczego pracowników, doktorantów i studentów Uczelni. 8. UTWORZENIE REPOZYTORIUM INSTYTUCJONALNEGO PW NA MOCY UCHWAŁY SENATU Z DNIA 21 LISTOPADA 2012 ROKU. W efekcie kilkuletnich starań we współpracy z Instytutem Informatyki WEiTI w realizacji podjętych projektów w listopadzie 2012 roku nastąpił przełom na drodze do utworzenia Repozytorium. Ogromnym sukcesem Biblioteki Głównej było doprowadzenie do uchwalenia przez Senat Politechniki Warszawskiej opracowanych przez BG PW zasad tworzenia repozytorium i centralnego systemu ewidencji dorobku PW ( Uchwała nr 026/XLVIII/2012 z dnia 21/11/2012 w sprawie utworzenia centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i jednostek Uczelni oraz Repozytorium Politechniki Warszawskiej ). Repozytorium PW zgodnie z uchwałą jest elementem systemu ewidencji i archiwizacji dorobku naukowego PW, którego najważniejsze cele określono jako: rejestrowanie dorobku pracowników, doktorantów i studentów oraz jednostek organizacyjnych PW; dostarczanie danych do sprawozdawczości i systemów zarządzania Uczelnią; dostarczanie danych (raportów) do zewnętrznych systemów zarządzania nauką i szkolnictwem wyższym; udostępnianie informacji o dorobku PW oraz tekstów utworów, w zakresie określonym umowami autorskimi; gromadzenie cyfrowej wersji utworów stanowiących dorobek PW; zapewnienie bezpieczeństwa i wieloletniej archiwizacji gromadzonych w systemie danych. Bardzo istotnym z punktu widzenia gromadzenia dokumentów w Repozytorium jest zapis o obowiązku wyłącznego stosowania od 1 stycznia 2014 roku danych z systemu ewidencji do przygotowywania sprawozdań, przedkładania pisemnej informacji o jednostkach Uczelni oraz o osobach, których dorobek naukowy,

10 dydaktyczny i techniczny podlega ocenie. Tak więc zgodnie z omawianą Uchwałą Senatu PW, utwory powstałe po 1 stycznia 2013 r. obowiązkowo muszą być rejestrowane i archiwizowane w centralnym systemie ewidencji i archiwizacji prac naukowych. Osobną kwestią jest ich otwarte udostępnianie. Ta sprawa pozostaje w decyzji autorów lub władz jednostki organizacyjnej gromadzącej dane. Zgodnie z przyjętymi zasadami i statutem Uczeni nadzór nad metadanymi centralnego systemu ewidencji oraz Repozytorium sprawuje Biblioteka Główna, natomiast za aktualność i kompletność danych odpowiadają autorzy publikacji i jednostki Uczelni. 9. WDROŻENIE REPOZYTORIUM POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ Koncepcja i projekt techniczny Repozytorium PW ( stanowiącego Bazę Wiedzy opracowane zostały na Wydziale Elektroniki i Technik Informacyjnych PW w ramach projektu PASSIM (realizacja w ramach zadania badawczego SYNAT finansowanego ze środków NCBiR 3 ). Za organizację prac związanych z wdrożeniem projektu, takich jak przygotowanie podstaw prawnych, prowadzenie szkoleń oraz weryfikacja danych w istniejących wcześniej w PW bazach dorobku naukowego, odpowiada Biblioteka Główna PW (zadanie dofinansowane ze środków MNiSzW). Baza Wiedzy Politechniki Warszawskiej zawiera informacje o prowadzonych na Politechnice pracach naukowych, badawczych i wdrożeniowych, publikacjach, raportach z badań prowadzonych ze środków publicznych, rozprawach doktorskich i habilitacyjnych, a także o prowadzonej działalności dydaktycznej i ukończonych pracach dyplomowych na studiach I i II stopnia. W systemie rejestrowane są informacje o dorobku naukowym pracowników, doktorantów i studentów PW, gromadzone zgodnie z wymogami określonymi dla oceny pracowników i jednostek naukowych. W Repozytorium PW, stanowiącym integralną część systemu, archiwizowane są w wersji cyfrowej pełne teksty materiałów dokumentujących prowadzone prace, w tym: monografie, artykuły, rozdziały z książek i raporty, a także teksty utworów stanowiących podstawę do nadawania stopni i tytułów naukowych. Dostęp do tych utworów ograniczać mogą tylko warunki określone w umowach pomiędzy autorami i 3 Repozytorium opracowane zostało w Ramach Zadania Badawczego SYNAT pt. Utworzenie uniwersalnej, otwartej, repozytoryjnej platformy hostingowej i komunikacyjnej dla sieciowych zasobów wiedzy dla nauki, edukacji i otwartego społeczeństwa wiedzy". Program strategiczny: Interdyscyplinarny system interaktywnej informacji naukowej i naukowo-technicznej, finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Nr Umowy SP/I/1/77065/10. Udział autorek referatu w konferencji finansowany był z w/w programu.

11 właścicielami praw majątkowych do dzieła (wydawcy, instytucje finansujące badania). Repozytorium ma służyć nie tylko jako system ewidencji, ale też jako długookresowe archiwum publikacji tworzonych przez pracowników i studentów Politechniki Warszawskiej. Prace inżynierskie i magisterskie mogą być archiwizowane na wniosek kierownictwa wydziału. Gromadzenie prac doktorskich i habilitacyjnych oraz artykułów naukowych jest obligatoryjne. System jest platformą umożliwiającą pełnotekstowe przeszukiwanie oraz udostępnianie treści drogą elektroniczną, zarówno pracownikom uczelni jak też jednostkom i osobom zewnętrznym. Bezpośredni dostęp elektroniczny do zasobów publikacji będzie mieć też znaczenie w procesie dydaktycznym. Włączenie do zasobów archiwum prac magisterskich i inżynierskich, oraz umożliwienie ich pełnotekstowego przeszukiwania i analizy pozwoli na większą skuteczność przeciwdziałania patologicznym praktykom, takim jak plagiaty. Repozytorium stanowić będzie elektroniczne archiwum wieczyste, a jego konstrukcja przewiduje stosunkowo łatwe włączenie jego zasobów do krajowych i europejskich sieci repozytoriów i bibliotek cyfrowych. System zawiera aktualnie dane o ponad 18 tys. publikacji, w tym ponad 8 tys. rekordów z cyfrowymi plikami zawierającymi treść publikacji (ok. 6%) lub odnośnikami do treści publikacji adresy DOI (ok. 40%) czy URL (ok. 38%). Aktualnie udostępniane treści publikacji pochodzą przede wszystkim z Wydziału WEiTI oraz z różnego rodzaju baz i portali internetowych (linki URL).Repozytorium posiada funkcje importowania plików w formatach BibTex i xml. Część zawartości bazy została zaciągnięta w sposób automatyczny przy pomocy oprogramowania Zotero, co powiększyło bazę o kilka tysięcy rekordów, jednakże wiązało się z koniecznością dokonania sprawdzenia i korekt zaciągniętych metadanych. Dane wprowadzane są do repozytorium przez redaktorów, nie ma opcji selfarchiving. Ważną i wyróżniającą funkcją tego systemu jest ułatwienie analizy wyników badań prowadzonych w ramach działań Uczelni, a także działania sprawozdawcze, zarówno na poziomie poszczególnych Wydziałów jak też i całej uczelni. Redaktorzy wydziałowi mają do dyspozycji takie narzędzia, jak podgląd punktacji ministerialnej dla wprowadzanych dokumentów i dołączoną bazę konferencji z Web of Science wraz z punktacją. Ułatwienia te z jednej strony wpłynęły na pozytywną decyzję władz Politechniki o przyjęciu systemu jako centralnego dla całej uczelni i zachęciły Wydziały do korzystania z niego, z drugiej jednak strony zdominowały wszystkie inne możliwości systemu. Na obecnym etapie nie docenia się dostatecznie takich funkcji jak wieczysta archiwizacja, a przede wszystkim udostępnianie treści w otwartych modelach komunikacji, czy nawet w dostępie ograniczonym tylko do sieci uczelnianej. Jest to problem, który wymagał będzie wsparcia władz uczelni i szerokiej akcji informacyjnej. Potrzebne są właściwe i nieuciążliwe dla autorów rozwiązania prawno-organizacyjne przy gromadzeniu

12 cyfrowych wersji publikacji. System daje autorom możliwość różnorodnego ograniczania dostępu: czasowego, do wskazanej afiliacji lub tylko do fragmentu utworu. Możliwe jest też archiwizowanie treści publikacji bez jej udostępniania. 10. INAUGURACJA SYSTEMU SZKOLENIA REDAKTORÓW WYDZIAŁOWYCH I WPROWADZANIE DANYCH DO SYSTEMU Pracownicy Biblioteki, odpowiedzialni za nadzór merytoryczny nad metadanymi wprowadzanymi do systemu ewidencji dorobku wzięli udział w prowadzonych przez autorów bazy z Wydziału WEiTI, szkoleniach dotyczących obsługi bazy. W kolejnym etapie Biblioteka opracowała materiały szkoleniowe, zorganizowała i przeprowadziła warsztaty dla osób, które mają być odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji na poszczególnych wydziałach. Zajęcia przeprowadzone zostały w małych grupach w celu zapewnienia każdej z osób dostępu do komputera i możliwości indywidualnego przećwiczenia głównych funkcji redaktorskich. Uczestnicy mieli możliwość swobodnego zadawania pytań i wyjaśniania problemów. Celem każdego ze szkoleń było przygotowanie wyznaczonych z wydziałów osób do wprowadzania opisów różnego typu publikacji oraz opanowania umiejętności tworzenia raportów. Odpowiednie przygotowanie redaktorów wydziałowych jest z punktu widzenia biblioteki niezwykle ważne, gdyż jak udowodniły prace przy wprowadzaniu dorobku naukowego Wydziału Geodezji i Kartografii najlepszym sposobem na pozyskanie kompletnych danych jest stały kontakt redaktora wydziałowego z pracowniami naukowymi wydziału. Na zajęciach przeszkolono kilkadziesiąt osób z poszczególnych wydziałów w zakresie wprowadzania i modyfikacji opisów oraz dodawania plików z treścią. W przyszłości planowane są również cykle szkoleń dotyczących bardziej zaawansowanych funkcji oprogramowania (m.in. możliwości importu danych), problemów związanych z prawem autorskim oraz znaczeniem otwartego dostępu w nauce dla prestiżu uczelni i autorów. Pierwszym sprawdzianem działania systemu ewidencji była pomoc pracowników Biblioteki dla Wydziału Geodezji i Kartografii (GiK) przy wprowadzaniu danych na potrzeby ankiety jednostki za rok Niekompletność otrzymanych z Wydziału danych zmuszała wielokrotnie do przeszukiwania katalogów bibliotecznych, baz danych czy stron wydawców w celu odnalezienia i uzupełnienia otrzymanych opisów. Do najczęściej brakujących elementów należały: paginacja, rok wydania, numer ISSN oraz informacje umożliwiające zidentyfikowanie konferencji, z którymi dany artykuł był związany. Często nie było możliwe odnalezienie przy pomocy Internetu danych, pozwalających na powiązanie artykułu z konkretnym wydarzeniem lub publikacją.

13 Wynikało to przede wszystkim z braku informacji od samych autorów o typie publikacji (np. prezentacja, poster) i czy została ona opublikowana w materiałach konferencyjnych. Cenną pomocą w tej sytuacji okazała się współpraca z pracownikiem Wydziału GiK, który wielokrotnie kontaktował się osobiście z autorami w celu sprostowania występujących pomyłek oraz uzupełnienia brakujących informacji. Doświadczenie to potwierdziło słuszność przyjętej koncepcji, że dane powinny być wprowadzane bezpośrednio na wydziałach, natomiast rolą Biblioteki jest kontrola i korekta wprowadzonych metadanych. Wprowadzanie publikacji oraz korekta opisów automatycznie zaciągniętych przez oprogramowanie Zotero trwały od stycznia do początku kwietnia 2013r. Podsumowując prace w tym zakresie można stwierdzić, że mimo licznych problemów z identyfikacją danych, proces wprowadzania zakończył się sukcesem. Wydział GiK wygenerował z systemu sprawozdanie, które posłużyło do ankietyzacji jednostki za rok REPOZYTORIUM JAKO BAZA WIEDZY PW MOŻLIWOŚCI SYSTEMU Repozytorium PW oferuje szerokie możliwości wyszukiwania informacji o pracach badawczych, publikacjach, raportach z badań i rozprawach doktorskich. Istotną zaletą systemu jest funkcja ograniczenia wyszukiwania i prezentacji wyników tylko do określonej afiliacji. Daje to możliwość prezentacji wydzielonego dorobku naukowego pracowników określonego Wydziału na jego stronie domowej, w formie graficznej charakterystycznej dla tejże strony. A tym samym pozwala na tworzenie wirtualnego repozytorium wydziałowego czy instytutowego a nawet autorskiego. Jest to korzystne rozwiązanie, gdyż większość Wydziałów ma raczej decentralistyczne tendencje ukazywania swojego dorobku. Część Wydziałów prowadzi własne systemy ewidencji dorobku naukowego pracowników i doktorantów na potrzeby sprawozdawcze i informacyjne. Niektóre z tych baz zostaną zaimportowane przez repozytorium centralne, jednakże nie wszystkie, ze względu na duży koszt przenoszenia baz zaprojektowanych w niestandardowych, indywidualnych rozwiązaniach. Odrębne wydziałowe bazy dorobku piśmienniczego, tworzone w różnych oprogramowaniach i o różnych strukturach, stanowią istotną barierę przy budowaniu repozytorium uczelnianego. Biblioteka przeprowadziła ankietę na Wydziałach mającą na celu poznanie baz i rejestrów oraz rodzaju stosowanego w nich oprogramowania. Badanie wykazało, że 8 z 20 wydziałów prowadzi własne bazy publikacji naukowych. Utrzymywanie w dłuższym okresie równoległych baz ewidencyjnych jest nieefektywne i niefunkcjonalne. Oprogramowanie repozytorium stale rozwija się, dostosowując do potrzeb eksportu metadanych do centralnych systemów informacyjnych, takich jak: POL-on i PBN, co ułatwi Wydziałom realizację

14 obowiązku dostarczania informacji do systemów centralnych i wyeliminuje dublowanie wprowadzania danych. Przyszłość repozytorium, pomijając aspekty finansowe, techniczne i organizacyjne zależy od udziału w nim jednostek uczelni. Władze wydziałowe oraz pracownicy naukowi muszą być przekonani, że repozytorium jest potrzebne i spełnia funkcje do których zostało powołane. Twórcy repozytorium zakładają, że ze względu na przyjęte wewnętrzne uregulowania prawne na Uczelni liczba pełnych tekstów w systemie od 2013 r. będzie sukcesywnie wzrastać. Powiązanie w jednym systemie informacji o dorobku naukowym oraz pełnych tekstów tych publikacji pozwoli na oferowanie jakościowo lepszej i pełniejszej informacji o Uczelni. Centralne repozytorium uczelniane, dobrze widoczne w światowej sieci wpłynie na podniesienie prestiżu uczelni. Na obecnym początkowym etapie działania repozytorium wyłaniają się następujące problemy: dominacja ocen parametrycznych nad ideą gromadzenia i udostępniania w otwartym dostępie obawy autorów przed otwartym udostępnianiem treści publikacji kwestie praw autorskich konkurencyjność (repozytorium powstało w okresie wprowadzenia centralnych systemów informacyjnych CEON, POL-on, PBN, co stwarza konieczność dopasowania oprogramowania do eksportu metadanych) brak przekonania Wydziałów posiadających własne bazy dorobku naukowego do centralnego systemu ewidencji na uczelni egzekwowanie kompletności dorobku naukowego (w tym deponowania w repozytorium treści ewidencjonowanych dokumentów) od autorów i Wydziałów nie do końca rozwiązane kwestie finansowo-organizacyjne Podsumowując kilkuletnie starania Biblioteki w kierunku utworzenia repozytorium uczelnianego można stwierdzić, że pomimo różnorodnych trudności zakończyły się one sukcesem. Politechnika Warszawska posiada centralny system ewidencji dorobku naukowego i repozytorium, które stanowią podstawę do powstania Bazy Wiedzy. Czynniki, które wpłynęły na powodzenie przedsięwzięcia to: jasno sprecyzowane cele i determinacja Biblioteki w dążeniu do ich realizacji; pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania (projekty SYNAT, DUN) dobra współpraca z WEiTI i innymi jednostkami organizacyjnymi PW; zastosowanie oprogramowania umożliwiającego jednostkom gromadzącym dorobek naukowy generowanie raportów i ocen parametrycznych dobrze przygotowane i przeprowadzane działania inicjujące BG i WEiTI (oprogramowanie, przygotowanie podstaw prawnych) stała promocja idei centralnego otwartego repozytorium w środowisku uczelni

15 zrozumienie i przychylne nastawienie nowo wybranych władz uczelni do istnienia centralnego repozytorium uczelnianego Rolą Biblioteki w tworzonym obecnie repozytorium jest czuwanie nad kompletnością i poprawnością metadanych, a przede wszystkim nad gromadzeniem treści publikacji świadczących o znaczeniu naukowym uczelni. Celem Biblioteki było przekonanie środowiska akademickiego do utworzenia centralnego repozytorium publikacji pracowników PW udostępnianych w modelu Open Access. Zamierzenia udało się po części zrealizować powstało repozytorium zarządzane centralnie. Wyzwaniem, które stoi teraz przed nami to propagowanie w środowisku uczelnianym otwartego dostępu do zgromadzonych treści naukowych. 12. BIBLIOGRAFIA [1] BABINI D., LÓPEZ F. A., Rol del bibliotecario/a para un acceso abierto de calidad., In 54 Reunión Nacional de Bibliotecarios ABGRA [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: F.A.L%C3%B3pez%20CLACSO-IIGG_UBA.pdf [2] BILLINGS M., Changing Scholarly Communications and the Role of the Institutional Repository in the Digital Landscape [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: [3] BONGIOVANI P., MIGUEL S., GÓMEZ N.D., Repositorios Institucionales: Qué pueden autoarchivar los investigadores? El caso de dos universidades argentinas en el campo de Medicina [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: [4] DONOVAN J.M., Watson Carol A., Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: [5] GIWER O., MILLER M., Repozytorium uczelniane korzyści i obawy. Opracowanie wyników badania ankietowego i wnioski [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: [6] LÓPEZ F.A., Visibilidad e impacto de los repositorios digitales en acceso abierto. [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: [7] Projekt i implementacja pilotowego systemu repozytorium dla prac dyplomowych (inżynierskich, magisterskich i doktorskich) oraz publikacji pracowników Politechniki Warszawskiej., Instytut Informatyki Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej., Warszawa grudzień 2010 [8] SIEWICZ K., Otwarty dostęp do publikacji naukowych. Kwestie prawne [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW:

16 [9] STĘPNIAK J., Ewidencja dorobku i repozytorium uczelniane. Warszawa 2012 Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej., prezentacja przedstawiona na posiedzeniu Senatu PW , [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: [10] STRUK W., Oprac., Repozytorium Wydziałowe. Podręcznik edytora. Warszawa 2011 Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych PW. [on-line]. [Dostęp 13 maja 2013]. Dostępny w WWW: df [11] TONAKIEWICZ-KOŁOSOWSKA A., Dokumentowanie dorobku naukowego politechniki warszawskiej. Przyjęte rozwiązania, bariery, osiągnięcia i plany na przyszłość [on-line]. [Dostęp 15 maja 2013]. Dostępny w WWW: [12] Wdrożenie i promocja otwartego dostępu do treści naukowych i edukacyjnych : praktyki światowe a specyfika polska / oprac. Zespół ICM pod kier. M. Niezgódki, Warszawa 2011, s. 283 LIBRARY ROLE AND TASKS IN THE EVIDENCE OF RESEARCH OUTPUT BASED ON THE MAIN LIBRARY OF WARSAW UNIVERSITY OF TECHNOLOGY PARTICIPATION IN THE CREATING OF THE UNIVERSITY REPOSITORY. The paper presents difficulties that the Main Library of the Warsaw University of Technology had to overcome in order to participate in developing and then provide functional and professional supervision of the Warsaw University of Technology central system of filing and archiving the scientific outputs and the WUT repository. For the last two years, the Library has been working with the Faculty of Electronics and Information Technology (FEIT), which created the Faculty repository. In addition to its basic functions, like collecting, sharing, and archiving publications, the repository gives other opportunities, like using the data for surveys, reporting and evaluating parameters. Years of hard work, good cooperation with the FEIT and the multifunctional repository software developed by the Institute of Computer Science, helped to convince the WUT authorities to start the project. All these efforts resulted in the WUT Senate resolution in November 2012, establishing the WUT Repository. The resolution was prepared by the Main Library and it adopted "Rules for creating a central system of recording and archiving achievements related to scientific outputs and teaching of the academic staff, doctoral students and students of the University and establishing the Repository of the Warsaw University of Technology".