SYSTEM ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "SYSTEM ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015"

Transkrypt

1 SYSTEM ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 FUNKCJONALNOŚĆ V Prawa do niniejszych materiałów zastrzeżone są na rzecz innych podmiotów (Microsoft/IT.Integro) i ich naruszenie grozi sankcją. Korzystanie z tych materiałów dozwolone jest tylko zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zakresem udzielonego upoważnienia. Zabronione jest ich rozpowszechnianie lub jakiekolwiek komercyjne wykorzystanie poza wskazany podmiot.

2 ROZDZIAŁ 1. DLA KOGO TEN DOKUMENT?... 9 ROZDZIAŁ 2. MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 JAKO SYSTEM ERP SYSTEM KLASY ERP Wspólna baza danych Działanie w czasie rzeczywistym Procesy biznesowe w systemie ERP Role i autoryzacja System klasy ERP PODSTAWOWE FUNKCJE SYSTEMU EWIDENCJA TRANSAKCJI TECHNOLOGIA TYPY KLIENTÓW Klient Windows Klient sieci Web Klient SharePoint Klient tabletowy ROZDZIAŁ 3. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I KSIĘGOWOŚĆ KSIĘGA GŁÓWNA Plan kont Budżety Arkusze kont Definiowanie kodów audytu KSIĘGOWANIE W SYSTEMIE ERP MICROSOFT DYNAMICS NAV Dzienniki główne Komunikat z numerem zaksięgowanego dokumentu Opis księgowania Import kursów wymiany NBP Księgowanie korekty (storno czerwone) Korygowanie kursów wymiany Usuwanie zaksięgowanych dokumentów zakupu i sprzedaży Informacja o nazwie i wersji programu księgowego Definiowanie grup księgowych ŚRODKI PIENIĘŻNE Zarządzanie kontami bankowymi Płatności Rozliczenia z nabywcami i dostawcami VAT Narzędzie do zmiany stawki VAT Typ kalkulacji VAT Korygowanie kwot VAT w dokumentach i dziennikach sprzedaży i zakupu VAT niezrealizowany Deklaracje VAT Rozliczenie VAT Data VAT Raport Rejestr VAT sprzedaży/zakupu Arkusz rozliczania VAT Szczegółowe zapisy VAT Księgowanie dokumentów z VAT w dziennikach głównych Księgowanie pełnego VAT VAT nie do odliczenia Klauzule VAT Zamówienia i faktury wewnętrzne sprzedaży Obsługa opłaty zwrotnej VAT Deklaracja VAT-UE Nr taryfy usługowej NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA

3 Potwierdzenie salda nabywcy/dostawcy Noty korygujące Faktura korygująca sprzedaży Faktura Pro-forma sprzedaży Faktury przedpłaty Wydruki faktur Wybór konta bankowego na dokumentach sprzedaży Wiele kont należności / zobowiązań Zarządzanie należnościami: Monity i noty odsetkowe Obliczanie odsetek na monitach Wiele stóp procentowych PRZEDPŁATY Konfigurowanie niezrealizowanego podatku VAT dla przedpłat Definiowanie procentów przedpłat dla nabywców i dostawców Definiowanie procentów przedpłat dla kombinacji nabywców i zapasów oraz dostawców i zapasów Definiowanie weryfikacji przedpłat Przepływ procesów przedpłat Przetwarzanie przedpłaconych zamówień sprzedaży i zakupu Procedura przedpłaty faktur sprzedaży i zakupu Korygowanie przedpłat PROCEDURY ZAMKNIĘCIA ROKU FINANSOWEGO Zamykanie roku finansowego Przenoszenie sald konta rachunku wyników Księgowanie dziennika INTRASTAT WIELOWALUTOWOŚĆ Definiowanie wielowalutowości dla nabywców, dostawców i kont bankowych Przetwarzanie dokumentów sprzedaży i zakupu Przetwarzanie wpłat gotówkowych Przetwarzanie płatności Zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany dla nabywców, dostawców i kont bankowych Zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany dla kont K/G Wyświetlanie rejestru korekt kursów wymiany RACHUNEK KOSZTÓW Definiowanie rachunku kosztów Zapisy kosztów Budżety kosztów Alokacja kosztu Rejestry kosztów KONSOLIDACJA ROZDZIAŁ 4. ŚRODKI TRWAŁE KARTOTEKA ŚRODKA TRWAŁEGO AMORTYZACJA TRANSAKCJE ŚRODKÓW TRWAŁYCH Dzienniki środków trwałych Zakup środków trwałych Obliczanie i księgowanie amortyzacji Zmniejszenie i zwiększenie wartości środków trwałych Sprzedaż/likwidacja środka trwałego Korekta zapisu Dokumentowanie transakcji środków trwałych Raporty środków trwałych Budżetowanie transakcji środków trwałych Amortyzacja w module Rachunek kosztów Indeksacja Aktywa niskocenne PODZIAŁY ŚRODKÓW TRWAŁYCH

4 Przesunięcia środków trwałych Częściowa sprzedaż/likwidacja środka trwałego Łączenie środków trwałych KONSERWACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH Rejestracja i koszty konserwacji Raportowanie kosztów konserwacji UBEZPIECZENIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH Monitorowanie pokrycia ubezpieczenia Aktualizacja informacji o ubezpieczeniu Indeksowanie ubezpieczenia KLASYFIKACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO W FAKTURZE ZAKUPU ROZDZIAŁ 5. RAPORTOWANIE, ANALITYKA ORAZ BI Raportowanie Wykresy i kluczowe wskaźniki wydajności Bezpośrednie zapytania i analizy RAPORTOWANIE Raporty w formie dokumentów i raporty standardowe Microsoft SQL Server Reporting Services Reports WYKRESY I KLUCZOWE WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI Wykresy i grafy Wskaźniki Zaawansowana wizualizacja danych BEZPOŚREDNIE ZAPYTANIA I ANALIZY Arkusze kont Widoki analityczne Power BI Jet Reports Express Table Builder Funkcja Księga główna Report Player RAPORTOWANIE ORAZ ANALIZY FINANSOWE Analizy i raportowanie ANALIZA PLANU KONT ARKUSZE KONT ANALIZY WIELOWYMIAROWE Wymiary Definiowanie wymiarów Analiza wielowymiarowa Raporty oparte na wymiarach ARKUSZE ANALITYCZNE Arkusze analityczne i raporty Eksportowanie arkuszy analitycznych do programu Microsoft Excel Łączenie arkuszy analitycznych z arkuszami kont WYNIKI FINANSOWE Wykresy wyników finansowych Bilans i rachunek zysków i strat DODATKOWA WALUTA RAPORTOWANIA Definiowanie dodatkowych walut raportowania Wyświetlanie kwot dodatkowej waluty na stronach PROGNOZOWANIE PRZEPŁYWÓW PIENIĘŻNYCH Funkcje prognozy przepływów pieniężnych XBRL Specyfikacje i taksonomie XBRL Praca z bazami łączy Wprowadzanie definicji wiersza XBRL Eksportowanie wierszy XBRL

5 ROZDZIAŁ 6. MARKETING KONTAKTY KLASYFIKACJA KONTAKTÓW WYSZUKIWANIE DUPLIKATÓW KONTAKTU ZARZĄDZANIE KONTAKTAMI ZADANIA KAMPANIE ZARZĄDZANIE INTERAKCJAMI/DOKUMENTAMI DZIENNIK INTERAKCJI PROSPEKTY INTEGRACJA Z KLIENTEM OUTLOOK LOGOWANIE DO PROGRAMU MICROSOFT EXCHANGE ZA POMOCĄ KONTA ROZDZIAŁ 7. SPRZEDAŻ I ZAKUPY ZARZĄDZANIE ZAMÓWIENIAMI SPRZEDAŻY Zarządzanie transakcjami sprzedaży Rezerwacja zapasu Księgowanie zamówień Dostawa bezpośrednia Przedpłaty nabywcy CENY SPRZEDAŻY I RABATY Obsługa cen sprzedaży Rabaty wiersza sprzedaży Rabaty faktur FUNKCJE OBSŁUGI KLIENTA Substytuty zapasu Odsyłacze zapasu Definiowanie oraz tworzenie zapasów pozamagazynowych Sprzedaż zapasów pozamagazynowych ZARZĄDZANIE ZAMÓWIENIAMI ZAKUPU Zarządzanie transakcjami zakupu Ceny zakupu i rabaty Ceny zakupu Rabaty faktur i wierszy Przedpłaty dostawcy ZARZĄDZANIE ZAPOTRZEBOWANIEM Arkusz zapotrzebowania Dodatkowe funkcje arkusza KOSZTY DODATKOWE Koszty dodatkowe zakupu Koszty dodatkowe sprzedaży Obniżki ceny zakupu i sprzedaży OBIETNICE ZAMÓWIEŃ Obietnica dostawy zamówienia sprzedaży Definicje i obliczenia obietnicy zamówienia zakupu Ustawienia obliczania dat dla zamówień zakupu Szacowanie przyjęcia zleceń przesunięcia Kalendarze ZARZĄDZANIE ZWROTAMI Zarządzenie zwrotami od nabywców Zarządzanie zwrotami do dostawców ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW BUDŻETY ZAKUPÓW I SPRZEDAŻY SZABLONY NABYWCÓW I DOSTAWCÓW POLSKA KLASYFIKACJA WYROBÓW I USŁUG (PKWIU) ROZDZIAŁ 8. MAGAZYN I ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

6 PODSTAWOWE ZADANIA MAGAZYNOWE ZAPASY PRZYCHODZĄCE DZIAŁANIA WEWNĘTRZNE ZAPASY WYCHODZĄCE PRZYJĘCIE I ODŁOŻENIE ZAPASÓW POBIERANIE ORAZ WYDAWANIE ZAPASÓW PRZESUNIĘCIE ORAZ KOREKTA ZAPASÓW W MAGAZYNIE KALKULACJA PODATKU OD OPAKOWAŃ DOKUMENT INWENTARYZACJI DOKUMENTY OPERACJI MAGAZYNOWYCH WIELE LOKALIZACJI Przesunięcia lokalizacji Centra kompetencyjne DOSTĘPNOŚĆ ZAPASU DZIENNIKI Dziennik zapasów Dziennik inwentaryzacji Dzienniki przesunięć zapasów Dzienniki przeszacowań ŚLEDZENIE ZAPASU Kiedy korzystać z numerów seryjnych/partii? Zarządzanie numerami serii/partii Zarządzanie numerami seryjnymi/partii w zapasach Zarządzanie numerami serii/partii dla zapasów wychodzących Śledzenie numerów seryjnych/partii Ustawienia śledzenia zapasu Drukowanie numerów seryjnych i numerów partii na dokumentach i raportach Rezerwacja zapasów na podstawie numerów seryjnych i numerów partii DOSTĘPNOŚĆ ZAPASU NA OSI CZASU KONTROLA ZAPASÓW PRZESUNIĘCIE ZAPASÓW SYSTEM AUTOMATYCZNEGO PRZECHWYTYWANIA DANYCH (ADCS) REZERWACJE ZAPASÓW I ŚLEDZENIE ZAMÓWIENIA ROZDZIAŁ 9. PRODUKCJA PRODUKCYJNE ZESTAWIENIE KOMPONENTÓW (BOM) Podstawowe funkcje BOM-u produkcyjnego Zaawansowane funkcje BOM-u produkcyjnego PODSTAWOWE ZDOLNOŚCI PRODUKCYJNE I MARSZRUTY Ustawienia zdolności produkcyjnych Marszruty Zaawansowane funkcje marszrut ZLECENIA PRODUKCYJNE Stan zlecenia produkcyjnego Zmiany zlecenia produkcyjnego Planowanie zlecenia produkcyjnego Dodatkowe zagadnienia związane z planowaniem PRZETWARZANIE ZLECENIA PRODUKCYJNEGO Zużycie materiałów Pobieranie komponentu Ilość wyprodukowana Odłożenie wyprodukowanych zapasów do magazynu Dziennik kontroli produkcji Zakończenie zlecenia produkcyjnego INTERFEJS ZAMÓWIENIA SPRZEDAŻY I PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ Planowanie zamówienia sprzedaży Planowanie zleceń PROGNOZOWANIE I PLANOWANIE

7 Prognoza produkcji Prognozy produkcji i planowanie Rzeczywiste zapotrzebowanie netto w stosunku do prognozy Przegląd planowania Planowanie odtworzenia Planowanie zmian mat. netto Śledzenie zamówień i komunikaty akcji Warianty zapasu Lokalizacje zapasów magazynowych i jednostki składowania zapasu (SKU) Zamówienia zbiorcze sprzedaży Wielopoziomowe zlecenia produkcyjne PODWYKONAWSTWO ZDOLNOŚCI PRODUKCYJNE Zdolności produkcyjne Kalendarze gniazd i stanowisk roboczych Dzienniki zdolności produkcyjnych OBCIĄŻENIA ROBOCZE Podstawowe narzędzia dotyczące obciążeń roboczych Planowanie nieograniczonych zdolności produkcyjnych Planowanie ograniczonych zdolności produkcyjnych WYCENA PRODUKCJI DODATKOWE ZAGADNIENIA PRODUKCYJNE Przestoje Braki Czas nieprodukcyjny Metody zmniejszania czasu realizacji Rodziny KOMPLETACJA Sprzedaż z wykorzystaniem opcji kompletacji na magazyn Zapasy kompletowane i BOM-y kompletacji Kompletacja na zamówienie Rezerwacje i śledzenie zapasu Sprzedaż zapasów kompletowanych na zamówienie (ATO) oraz zapasów magazynowych Wydania kompletacji na zamówienie ROZDZIAŁ 10. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM ZLECENIA WIERSZE ZADAŃ I PLANOWANIA ROBOTY W TOKU PANEL STEROWANIA RWT KOSZTY RZECZYWISTE DO BUDŻETU KARTY CZASU PRACY ZARZĄDZANIE ZDOLNOŚCIAMI PRODUKCYJNYMI ALTERNATYWNE KOSZTY ROZDZIAŁ 11. SERWIS ZLECENIA SERWISOWE CENY SERWISU PRZEDMIOTY SERWISU UMOWY SERWISOWE PLANOWANIE I ALOKACJA ZADAŃ KOLEJKA ZLECEŃ ROZDZIAŁ 12. SŁOWNICZEK POJĘĆ BAZA DANYCH FIZYCZNE I LOGICZNE BAZY DANYCH Pole Rekord Tabela

8 Firma CUSTOMERSOURCE DOKUMENTACJA TECHNICZNA DOSTĘP DO INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA GRANULE IDENTYFIKATORY UŻYTKOWNIKA I HASŁA KODY PRZYCZYNY KONFIGURACJA KONSTRUKTOR APLIKACJI KONSTRUKTOR ROZWIĄZAŃ LICENCJA NA BAZĘ DANYCH (SERWER SQL) LICENCJA WIECZYSTA OBIEKTY MATERIAŁY SZKOLENIOWE PAKIET STARTOWY (STARTER PACK) I PAKIET ZAAWANSOWANY (EXTENDED PACK) Pakiet Startowy Pakiet Zaawansowany PERSONALIZACJA PODMIOT ZALEŻNY (LICENCJA NIEOGRANICZONA PODRĘCZNIKI UŻYTKOWNIKA POMOC ONLINE PORTY XML PROJEKTANT RAPORTÓW PROJEKTANT STRON PROJEKTANT TABELI PROJEKTANT ZAPYTAŃ SERIE NUMERACJI SUBSKRYPCJA POPRZEZ DOSTAWCÓW USŁUG ŚRODOWISKO MICROSOFT WINDOWS TEKST DODATKOWY UPRAWNIENIA I PROFILE UŻYTKOWNIKÓW WIELOJĘZYCZNOŚĆ ZACHOWANIE BAZY DANYCH ROZDZIAŁ 13. PARTNER MICROSOFT DYNAMICS NAV

9 ROZDZIAŁ 1. DLA KOGO TEN DOKUMENT? System Microsoft Dynamics NAV 2015 to rozwiązanie klasy ERP przygotowane głównie z myślą o sektorze SMB (firmy średnie i małe). Jego standardowa funkcjonalność pokrywa z reguły wszystkie obszary działalności tej grupy firm. Są to przede wszystkim: zarządzanie finansami i księgowość, środki trwałe, analityka i raportowanie, marketing, sprzedaż i zakupy, magazyn i zarządzanie zapasami, produkcja, zarządzanie projektami oraz serwis. Naszym celem było przybliżenie funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV 2015 firmom, które rozważają wdrożenie systemu klasy ERP. Dokument z pewnością nie zastąpi prezentacji samego systemu, podczas której konsultant IT.integro będzie miał możliwość przedstawienia sposobów, w jaki Państwa oczekiwania mogą zostać zrealizowane przy pomocy systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Z drugiej jednak strony zawiera on charakterystyki bardzo wielu obszarów aplikacji. Dlatego zapoznanie się z dokumentem ma umożliwić wstępne udzielenie sobie odpowiedzi na pytanie: w jakim stopniu system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 odpowiada wymaganiom mojej firmy? Zamieszczone w dokumencie opisy poszczególnych funkcji czy obszarów aplikacji skupiają się bardziej na możliwościach systemu, niż na konkretnych sposobach realizacji danego procesu. Czyli przykładowo krótki opis funkcji: Łączenie środków trwałych zawiera informację o tym, że system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia połączenie kilku środków trwałych w jeden oraz uzasadnienie w jakich sytuacjach korzystanie z funkcji może być konieczne. Opis nie zawiera jednak sposobu, czyli konkretnych kroków, jakie mamy do przeprowadzenia w aplikacji, aby przeprowadzić całą operację. Tego rodzaju opisy IT.integro dostarcza w ramach dostępnych w języku polskim materiałów szkoleniowych dla systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Dokument jest więc dość wnikliwym opisem możliwości systemu zaadresowanym do firm porównujących system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 z innymi rozwiązaniami ERP. Nie jest natomiast materiałem szkoleniowym czy podręcznikiem do systemu. IT.integro jest głównym partnerem systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 w Polsce i jednocześnie dostawcą polskiej wersji systemu. Firmy zainteresowane jego wdrożeniem zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej: 9

10 ROZDZIAŁ 2. MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 JAKO SYSTEM ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest systemem informatycznym klasy ERP, wspomagającym zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. System klasy ERP Wspólna baza danych Głównym celem systemów klasy ERP jest integracja wszystkich działów i funkcji w firmie. Integracja polega na wykorzystaniu wspólnej bazy danych w ramach jednego systemu, dzięki czemu firma posługuje się tylko jednym zbiorem danych. Zapewnienie dostępu do aktualnych i poprawnych informacji jest jednym z wyzwań, przed jakimi stoją przedsiębiorstwa. Jest to kluczowy czynnik w procesie podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie. Często zdarza się, że informacje firmowe są rozproszone w kilku bazach danych. Przykładowo dane dotyczące stanów magazynowych znajdują się w jednej bazie, a informacje o klientach w innej. W wielu przypadkach bazy danych to systemy wyspowe (niezintegrowane i działające niezależnie od siebie). Systemy wyspowe Jak przedstawiono na rysunku, w przypadku systemów wyspowych informacje dotyczące magazynu, produkcji, sprzedaży i klientów znajdują się w kilku firmowych bazach danych. Ponieważ nie ma możliwości współdzielenia informacji w ramach jednego systemu, korzystanie z nich jest utrudnione. Jeśli więc np. klient firmy, kupujący zwykle towary na kredyt, chce potroić swoje standardowe zamówienie i życzy sobie również, aby dostarczyć mu dany towar w ciągu miesiąca, wówczas sprzedawca, musi zweryfikować poniższe kwestie, aby upewnić się, że możliwa jest realizacja zamówienia. Potrzebuje on poniższych informacji: autoryzacja czy wymagane jest, aby zamówienie zatwierdził kierownik? limit kredytu jaka jest dopuszczalna kwota zamówienia nabywcy w przypadku zakupu na kredyt? stany zapasów czy dostępne zapasy wystarczają do realizacji zamówienia? dostawa czy możliwe jest dostarczenie zapasów w określonym terminie? Sprzedawca może nie sfinalizować transakcji, jeśli w odpowiednim czasie nie uzyska dostępu do powyższych informacji. Jeśli natomiast zgodzi się na zawarcie transakcji bez przeprowadzenia wstępnej weryfikacji danych, może okazać się, że wbrew wcześniejszym zapewnieniom zamówienie nie zostanie zrealizowane. Takie postępowanie może doprowadzić do pogorszenia relacji z potencjalnym klientem. 10

11 W systemach klasy ERP nie napotykamy na tego rodzaju ograniczenia, ponieważ wszystkie informacje gromadzone są we wspólnej bazie danych. Jeśli na przykład kierownik magazynu wprowadzi dane do systemu, korzystając z modułu magazynowego, dane te będą widoczne we wszystkich innych działach w przedsiębiorstwie. Dzięki temu sprzedawca, przyjmując zamówienie od klienta, może korzystać ze wszystkich danych niezbędnych do realizacji zamówienia. Mogą to być dane historii kredytowej klienta, stany magazynowe czy np. możliwości dostawy. System klasy ERP Działanie w czasie rzeczywistym Innym typowym problemem napotykanym w przypadku starszej generacji systemów dla firm jest fakt, że wprowadzane w nich informacje nie są dostępne w czasie rzeczywistym. Dane są uaktualniane tylko co pewien okres czasu (np. raz w ciągu godziny, dnia, tygodnia albo miesiąca). Z reguły odbywa się to za pomocą zadania wsadowego. Natomiast w systemach klasy ERP dane są dostępne natychmiast po ich wprowadzeniu. Oznacza to jednak również, że wszelkie niepoprawne wpisy są widoczne od razu. Użytkownicy muszą zatem zachować ostrożność w trakcie wprowadzania danych. Kluczowym warunkiem jest zatem to, aby w systemie ERP znajdowały się wyłącznie poprawne dane. Procesy biznesowe w systemie ERP Systemy ERP umożliwiają przedsiębiorstwom prowadzenie księgowości i zarządzanie różnymi obszarami działalności. Mogą one na przykład wspierać dystrybucję, serwis i produkcję. System ERP konfiguruje się często w taki sposób, aby dopasować go do procesów biznesowych w firmie. Z reguły przedsiębiorstwa działające w określonej branży realizują podobne procesy biznesowe. Jednak niektóre z nich wdrażają własne, specyficzne procesy. System ERP może być modyfikowany i konfigurowany tak, aby spełnił wymagania firmy w tym zakresie. Role i autoryzacja Chociaż dostęp do informacji w systemie ERP jest łatwy, wymagana jest poprawna autoryzacja dostępu. Zakres dostępu do danych jest uzależniony od roli i stanowiska danej osoby w organizacji. Na przykład specjalista ds. zamówień sprzedaży ma uprawnienia do przeglądania i modyfikacji ofert sprzedaży. Nie może jednak przetwarzać faktur sprzedaży. 11

12 W niektórych przypadkach możliwe jest przydzielenie tymczasowego dostępu do określonych informacji. Kierownik działu produkcji może więc na czas swojego urlopu upoważnić podwładnego do tworzenia i zwalniania zleceń produkcyjnych w swoim imieniu. Daje to gwarancję, że nieuprawnieni pracownicy nie będą mieli dostępu do danych. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera wiele zdefiniowanych ról w systemie takich jak: główny księgowy, kierownik działu sprzedaży, czy magazynier. Role można dowolnie modyfikować, a także tworzyć nowe. Przypisanie danego użytkownika do określonej roli przekłada się na zakres obszarów w aplikacji do których ma on dostęp. System klasy ERP System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest systemem w pełni zintegrowanym, który działa w oparciu o relacyjną bazę danych. W ramach systemu możliwe jest rejestrowanie i obsługa wszystkich aspektów działalności finansowej i gospodarczej firmy. System obejmuje następujące obszary działalności: księga główna, zapasy, sprzedaż i należności, zakupy i zobowiązania, zasoby, 12

13 produkcja, zlecenia, zarządzanie serwisem. Z tego właśnie względu Microsoft Dynamics NAV 2015 uznawany jest za system klasy ERP. Funkcjonalność systemu ma odzwierciedlenie w graficznym interfejsie użytkownika, dzięki czemu: praca odbywa się w oknach aplikacji, jednocześnie może być otwartych wiele okien, uruchomienie dostępnych funkcji jest proste i wymaga tylko naciśnięcia klawisza lub kliknięcia myszką. Ogólne funkcje aplikacji umożliwiają: zaplanowanie codziennych obowiązków, szybkie wyszukiwanie informacji, zarządzanie informacjami biznesowymi, analiza danych, raportowanie. Podstawowe funkcje systemu W aplikacji dostępne są funkcje pozwalających na zebranie niezbędnych informacji niezależnie od ich przeznaczenia. Użytkownik ma możliwość analizy informacji zebranych w systemie oraz wykorzystywania ich w innym programie. Wyodrębnianie i wyświetlanie danych systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest możliwe dzięki następującym funkcjom: Przechodzenie do szczegółów opcja umożliwia przechodzenie z pozycji obliczonej ilości lub kwoty do kolejnego okna, w którym widoczne są poszczególne zapisy składające się na obliczoną wartość. Filtry ograniczają zakres informacji widocznych na stronach oraz raportach. Dostępne są trzy typy filtrów: Pola Tabeli FlowFilter Sortowanie opcja umożliwiająca porządkowanie informacji w sposób ułatwiający ich późniejszą analizę. Statystyka opcja pozwalająca przeglądać zestawienia istotnych wartości dla określonych rekordów, a także wyświetlać powiązane informacje. Strona Nawigacja umożliwia wyszukiwanie, przeglądanie oraz drukowanie wszystkich powiązanych rekordów bazy danych z jednego miejsca w systemie. Pola informacji umożliwiają wyświetlanie powiązanych informacji. Raporty funkcja pozwalająca przeglądać oraz drukować przefiltrowane dane w formie standardowych raportów tworzonych na typowe potrzeby biznesowe. Wykresy generyczne opcja umożliwiająca wyświetlanie informacji w formie wykresu w widoku głównym użytkownika. 13

14 Integracja z pakietem Microsoft Office zarządzanie informacjami w programach Microsoft Word, Microsoft Excel lub innych. Ewidencja transakcji System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia obsługę standardowych działań oraz przechowuje wszystkie dane niezbędne w procesie zarządzania dwoma kluczowymi obszarami działalności firmy, jakimi są sprzedaż i należności oraz zakupy i zobowiązania. Technologia System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 bazuje na trójwarstwowej architekturze. System zawiera narzędzia programistyczne umożliwiające odpowiednie dostosowywanie kodu i efektywne wykorzystanie dostępnych funkcji. Typy klientów Microsoft Dynamics NAV Server pozwala na kilka opcji dostępu do warstwy logiki biznesowej i danych. Dostęp jest możliwy za pośrednictwem: klienta Windows, klient sieci Web, klienta SharePoint oraz klienta tabletowego. Klient Windows Klient Windows opiera się na interfejsie Windows Forms i jest przystosowany do architektury trójwarstwowej. Jest to intuicyjna i wszechstronna aplikacja oparta o środowisko Windows, którą partnerzy, administratorzy i użytkownicy mogą skonfigurować i spersonalizować w taki sposób, aby ułatwiała realizację zadań charakterystycznych dla ról użytkownika występujących w danej organizacji. W standardowej wersji oprogramowania dostępnych jest 21 widoków głównych użytkownika. Przykładami dostępnych widoków są: specjalista ds. zamówień czy główny księgowy. W widokach głównych użytkownika dostępne są specyficzne informacje ważne dla poszczególnych pracowników, które ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków. Klient Windows usprawnia wyszukiwanie niezbędnych informacji oraz odpowiednich miejsc wprowadzania danych. Klient Windows w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

15 Klient sieci Web Klient sieci Web umożliwia dostęp do danych systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 przez przeglądarkę internetową. Interfejs, podobny do klienta Windows, pozwala na przegląd i edycję danych. Klient sieci Web jest alternatywą w sytuacjach, kiedy korzystanie z klienta Windows jest utrudnione lub niemożliwe. Nie zastępuje go jednak w pełni. Rozwiązania dla klienta sieci Web tworzone są w Microsoft Dynamics NAV Development Environment. Wykorzystują te same obiekty oraz warstwy logiki biznesowej jak w przypadku klienta Windows. Klient sieci Web w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Klient SharePoint Aplikacje internetowe dla platformy Microsoft SharePoint wyświetlają strony i raporty z systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Grupą komponentów wykorzystywanych do tworzenia aplikacji dla Microsoft SharePoint jest Microsoft Dynamics NAV Portal Framework. Dzięki nim administrator ma możliwość tworzenia aplikacji wyświetlanych na portalu SharePoint. Udostępniają one zarówno funkcje, jak i strony systemu ERP Microsoft Dynamics NAV

16 Klient Sharepoint dla systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Klient tabletowy Użytkownik tabletowy jest specjalnie przygotowany pod obsługę dotykową. Wymaganiem technicznym jest posiadanie ekranu o przekątnej minimum 7 cali. Klient korzysta z ustawień bezpośrednio z systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, zatem nie wymaga dodatkowego programowania. Aplikację można w każdej chwili pobrać ze sklepu Windows, Apple itunes lub Google Play. Klient tabletowy dla systemu ERP Microsoft Dynamics NAV

17 ROZDZIAŁ 3. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I KSIĘGOWOŚĆ System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 ułatwia zarządzanie standardowymi procesami, danymi oraz działaniami finansowymi, takimi jak księgowanie transakcji, przygotowywanie sprawozdań finansowych, obsługa kont bankowych, kosztów produkcji, zapasów oraz środków trwałych. Księga główna Księga główna to jeden z kluczowych obszarów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV W tym obszarze księguje się dane finansowe, przygotowuje sprawozdania oraz raporty. Plan kont Dwa najważniejsze komponenty obszaru Księga główna to plan kont oraz budżety K/G. Plan kont umożliwia szybki dostęp do kont K/G, a budżety K/G ułatwiają zestawienie rzeczywistych oraz zabudżetowanych kwot. Plan kont to finansowy kręgosłup firmy. Jest on zestawieniem kont księgi głównej, na których w trakcie roku podatkowego gromadzone są zapisy K/G. Zapisy księgi głównej są tworzone automatycznie w wyniku rejestrowania transakcji gospodarczych za pośrednictwem takich dokumentów jak faktury zakupu. Poprawne przetwarzanie tych dokumentów ma kluczowe znaczenie, dlatego niezbędne jest odpowiednie zdefiniowanie różnego rodzaju danych podstawowych takich jak: dane nabywców czy dostawców. Dane podstawowe i plan kont to główne elementy systemu zarządzania finansami. Plan Kont w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Budżety Funkcja budżetów dostarcza porównania rzeczywistych kwot z kwotami zabudżetowanymi dzięki połączeniu: kont K/G, okresów, 17

18 wymiarów globalnych, wymiarów budżetów. Budżety księgi głównej Budżet to zestawienie planowanych wydatków i przychodów. Jest to istotne narzędzie, którego używa się podczas analizy danych, aby ocenić rzeczywistą kondycję finansową firmy w odniesieniu do prognozowanych wyników. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 funkcja budżetu pozwala: tworzyć kilka budżetów dla tych samych okresów; tworzyć proste lub skomplikowane budżety przy pomocy kombinacji konta K/G, okresu, dwóch wymiarów globalnych i czterech wymiarów budżetów; kopiować budżety z poprzednich okresów i korygować dane rzeczywiste lub budżetowe przy pomocy współczynnika korekty; eksportować i importować budżety przy pomocy programu Microsoft Excel. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 dostępne są różne widoki kwot zabudżetowanych: konta K/G w podziale na okresy; wymiary w podziale na okresy; wymiary i konta K/G; wymiary; Budżety w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 można tworzyć na wiele sposobów: ręcznie; poprzez skopiowanie istniejącego budżetu; poprzez import budżetu w postaci arkusza Microsoft Excel. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 posiada opcję tworzenia budżetów przy pomocy funkcji importu i eksportu. Budżety można eksportować do programu Microsoft Excel przy pomocy zadania wsadowego Eksport budżetu do programu Microsoft Excel. Po wyeksportowaniu budżetów, można wykonać następujące czynności: użyć programu Microsoft Excel w celu modyfikacji lub dodania informacji do budżetu; utworzyć nowe budżety w oparciu o wyeksportowane dane budżetu. Budżety można importować z programu Microsoft Excel przy pomocy zadania wsadowego Importuj budżety z programu Microsoft Excel. Podczas importowania budżetów z programu Microsoft Excel dostępne są następujące możliwości: importowanie budżetów poprzednio wyeksportowanych z systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015; tworzenie nowych zapisów budżetu; dodawanie zapisów budżetu do istniejącego budżetu. Arkusze kont Arkusze kont służą do tworzenia zestawień kont wyszczególnionych w planie kont, dostarczając niezbędnych informacji na ich temat. Można definiować rozmaite układy arkuszy w celu określenia, jakie informacje należy 18

19 wyodrębnić z planu kont. Jedną z najważniejszych funkcji arkuszy kont jest zapewnienie miejsca na obliczenia, których nie można wykonać bezpośrednio w planie kont. Łącząc odpowiednio typy kosztów oraz konta zapisów przepływów pieniężnych w planie kont, użytkownik może na przykład przygotowywać raporty dotyczące rachunku kosztów oraz przepływów pieniężnych. Arkusze kont można drukować oraz eksportować do pliku programu Microsoft Excel. Współużytkowany arkusz kont Wiersze współużytkowanego arkusza kont mogą być wykorzystane w formułach innych arkuszy kont. Celem tego rozwiązania jest ułatwienie tworzenia raportów przy użyciu narzędzia Arkusze kont. Dzięki niemu nie jest konieczne wielokrotne wprowadzanie takich samych parametrów kalkulacji kwot w danej pozycji raportu w wierszach wielu arkuszy kont. Wystarczy zdefiniowanie takiego wiersza tylko raz we współużytkowanym arkuszu kont. W pozostałych arkuszach wystarczy wskazać w wybranej pozycji definicję wiersza współużytkowanego arkusza kont, którą system ma zastosować. Dla arkusza kont wybranego jako współużytkowany obowiązują te same zasady definiowania parametrów, jak dla innych arkuszy kont. Zapisywanie wyników arkusza kont Zapisanie wyników raportu utworzonego przy użyciu narzędzia Arkusze kont umożliwia kontrolowanie zmian historycznych w danych księgowych dotyczących danych okresów księgowych. Każda wersja zapisanych wyników arkuszy kont identyfikowana jest przez system według jej numeru zgodnie z wybraną serią numeracji, nadawanego automatycznie w momencie zapisywania. Definiowanie kodów audytu W celu przeprowadzenia audytu konieczne może być prześledzenie transakcji od pierwotnego zapisu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, a także wskazanie przyczyny powstania danego zapisu. W audyt systemie przeprowadza się w oparciu o kody audytu. W związku z kodami audytu, należy zdefiniować: kody źródłowe, ustawienia kodów źródłowych, kody przyczyny. Podczas definiowania nowej firmy tabele Kody źródłowe i Ustawienia kodów źródłowych są wypełniane automatycznie. Kody przyczyny należy zdefiniować ręcznie. Księgowanie w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Dzienniki główne Dzienniki główne w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwiają księgowanie informacji do księgi głównej oraz na inne konta. Dziennik główny ma również zastosowanie podczas księgowania alokacji kosztów oraz innych księgowań na konta. W razie konieczności możliwe jest późniejsze wycofanie oraz korekta nieprawidłowych zapisów. 19

20 Tworzenie i księgowanie zapisów dziennika w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 W przypadku częstego wprowadzania tych samych księgowań do dziennika, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zapewnia dwa użyteczne narzędzia: dziennik standardowy oraz dzienniki cykliczne. Dzienniki standardowe tworzy się i używa w celu automatycznego wprowadzania wierszy dziennika. Dzienniki cykliczne zawierają wiersze dziennika, które mogą być cyklicznie przeglądane, korygowane oraz księgowane. Korzystając z dzienników cyklicznych, można również księgować alokacje kosztów przy użyciu kluczy alokacji na podstawie kwot lub wartości procentowych. Definiowanie szablonów i instancji dzienników głównych Dzienniki główne umożliwiają wprowadzanie danych zarówno na kontach księgi głównej, jak również na kontach, bankowych, nabywców i dostawców. W systemie dostępne są również szablony innych dzienników. Przy ich pomocy można wprowadzać dane na kontach tylko określonych obszarów, na przykład na kontach zleceń, środków trwałych czy kosztów. Szablony dzienników głównych dzielą się na kilka typów, na przykład dziennik wpłat i dziennik sprzedaży. Każdy typ dziennika głównego ma oddzielną stronę z określonymi funkcjami i polami koniecznymi do ich obsługi. Dla każdego szablonu dziennika użytkownik może zdefiniować wiele instancji dziennika (pojedyncze dzienniki). Każdy pracownik działu należności może na przykład posiadać swój własny dziennik wpłat. Tworzenie i księgowanie zapisów dziennika Zapisy dziennika mogą być tworzone i księgowane dla: pojedynczych wierszy zapisu bez oddzielnego wiersza z kontem przeciwstawnym; kilku wierszy zapisu poprzez użycie wiersza z kontem przeciwstawnym; zapisów z wymiarami. 20

21 Dzienniki standardowe Dzienników standardowych używa się w przypadku transakcji, które są często księgowane z niewielkimi zmianami lub niezmienionych i bez stałego cyklu pomiędzy dwoma kolejnymi księgowaniami. Standardowy dziennik główny to taki, który jest zapisany jako domyślny zestaw wierszy. Program umożliwia automatyczne wypełnienie wierszy dziennika głównego. Dziennik standardowy tworzony jest z dziennika i może być: utworzony tylko dla dzienników typu Ogólny; używany tylko w ramach tego samego szablonu dziennika; używany dla różnych instancji dziennika z tego samego szablonu. Dzienniki cykliczne Dzienników cyklicznych używa się w przypadku transakcji, które są księgowane wielokrotnie z niewieloma zmianami lub bez zmian. Oto niektóre cechy dziennika cyklicznego: zawiera specjalne pola do zarządzania transakcjami cyklicznymi; może być użyty do alokowania pojedynczych zapisów na kilka kont księgi głównej; może zostać utworzony dla: każdego typu dziennika głównego (ogólne, aktywa, wpłaty gotówkowe, płatności, międzyfirmowe, zlecenia, sprzedaż oraz zakup), dzienników środków trwałych, dzienników zapasów, dzienników zasobów, pola przeciwstawne nie będą dostępne w wierszach dziennika; wiersze dziennika zostają zachowywane po zaksięgowaniu. Przetwarzanie dzienników cyklicznych Podczas przetwarzania dzienników cyklicznych często księgowane dzienniki można zapisać jako cykliczny szablon dziennika głównego. Opcja ta pozwala oszczędzać czas podczas księgowania na kontach. Dziennik zmian Dziennik zmian zawiera rejestr modyfikacji danych podstawowych systemu Microsoft Dynamics NAV. Rejestrowane są wszystkie zmiany danych wprowadzone przez użytkownika w bazie danych z wyjątkiem zmian w dokumentach roboczych takich jak dzienniki, zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu. Funkcjonalność umożliwia dodanie chronologicznej listy zmian do każdego pola w dowolnej tabeli (z wyjątkiem dokumentów roboczych) wraz z identyfikatorem użytkownika, który zmodyfikował dany zapis. Wycofania i korekty Czasami z powodu błędów w księgowaniu użytkownik musi wycofać lub poprawić wiersze zapisów dziennika. Opcja wycofywania wierszy zapisów dziennika pozwala łatwo i poprawnie wycofywać błędne zapisy. 21

22 Komunikat z numerem zaksięgowanego dokumentu Polskie ustawodawstwo wymaga umieszczania na dokumencie papierowym informacji o numerze księgowym, pod jakim został on zaewidencjonowany w księgach firmy. W celu ułatwienia użytkownikom odnalezienia numeru księgowego, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera komunikat, który wyświetla numer księgowy dokumentu po jego poprawnym zaksięgowaniu. Opis księgowania System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera ułatwienia w opisywaniu księgowanych transakcji zapisywanych w tabeli Zapis księgi głównej. Pozwala też na ujednolicenie systemu opisywania transakcji poprzez zablokowanie dokonywania zmian w wybranych opisach wstawianych domyślnie. Import kursów wymiany NBP W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 możliwa jest ewidencja transakcji wielowalutowych. Takie transakcje w zapisach księgi głównej prezentowane są jako równowartość w złotych wyliczona z użyciem kursu wymiany waluty, a w zapisach ksiąg pomocniczych prezentowane są dwie kwoty: wartość w walucie transakcji i równowartość w złotych wyliczona w taki sam sposób, jak w zapisach księgi głównej. Dla ułatwienia obsługi transakcji wielowalutowych, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia zdefiniowanie walut i ewidencję kursów wymiany obowiązujących do przeliczania transakcji w wybranej walucie w wybranym okresie. W systemie możliwe jest również automatyczne importowanie oficjalnych kursów wymiany NBP, publikowanych na odpowiedniej stronie internetowej. Księgowanie korekty (storno czerwone) W przypadku wielu kont bilansowych, księgowym potrzebna jest informacja o dokładnych przychodach i rozchodach z konta w danym okresie. W polskiej praktyce ewidencyjnej, w celu określenia kwot przychodów i rozchodów z konta, używa się obrotów konta po określonej stronie. Na przykład dla konta Środki trwałe przychodami są obroty strony debet a rozchodami obroty strony kredyt. Aby zapewnić, poprawność tak określonych kwot rozchodów i przychodów, księgowi muszą zachować tak zwaną czystość obrotów. Oznacza ona księgowanie po tej samej stronie konta, po której zaksięgowana została pierwotna operacja, lecz z przeciwnym znakiem ( czerwone storno ). Aby ułatwić użytkownikom stosowanie czerwonego storna do księgowania operacji korygujących, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera następujące elementy: możliwość wymuszenia księgowań po właściwych stronach właściwych kont księgi głównej; możliwość księgowania korekt transakcji magazynowych jako czerwone storno (wydania w transakcjach przesunięć magazynowych, wyksięgowanie kosztu przewidywanego itp.); uproszczenia procesu obsługi księgowania korekt za pomocą jednego kliknięcia (księgowania w księdze głównej, zapasach i zleceniach). Korygowanie kursów wymiany Korygowanie kursów wymiany, czyli wycena bilansowa, to przeliczanie otwartych rozrachunków nabywców i dostawców oraz środków pieniężnych zgromadzonych w kasie i na rachunkach bankowych, według kursu wymiany obowiązującego na dzień przeprowadzenia wyceny bilansowej. Wycena taka powinna być przeprowadzana co najmniej raz w roku. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera następujące ułatwienia w tym zakresie: możliwość korygowania kursów wymiany oddzielnie dla nabywców, dostawców i kont bankowych; możliwość zaksięgowania zapisów szczegółowo lub zagregowanych według waluty; 22

23 możliwość korygowania kursów wymiany w trybie testowym, wyłącznie jako symulacji (czyli bez wykonywania księgowań wynikających z przeliczeń). Usuwanie zaksięgowanych dokumentów zakupu i sprzedaży Polskie ustawodawstwo wymaga przechowywania przez określony czas dokumentów księgowych na podstawie których dokonano zapisów do ksiąg rachunkowych. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala na niezależne definiowanie uprawnień do usuwania zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zaksięgowanych dokumentów zakupu. Informacja o nazwie i wersji programu księgowego Przepisy ustawy o rachunkowości narzucają obowiązek drukowania informacji o nazwie i wersji programu księgowego na oficjalnych raportach księgowych: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania; System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 dodaje wymaganą informację do kilkunastu raportów. Definiowanie grup księgowych Powiązania między kontami w różnych obszarach aplikacji a kontami K/G w księdze głównej tworzy się przy pomocy grup księgowych. W przypadku gdy nie wskazano konta księgowania dla konkretnej transakcji sprzedaży lub zakupu, transakcje te są księgowane zgodnie z ustawieniami mapowania kont dla danej grupy księgowej. Środki pieniężne W obsłudze środków pieniężnych firmy ważna jest elastyczność i bieżąca kontrola salda. Dlatego system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera funkcję Zarządzanie kasą gotówkową. Właściwe zdefiniowanie wszystkich ustawień w ramach tej funkcjonalności zapewnia najbardziej optymalną i dostosowaną do potrzeb użytkownika obsługę transakcji gotówkowych. Funkcja zarządzania kasą gotówkową w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 obejmuje administrowanie kontami bankowymi firmy. Jedną z najważniejszych funkcji zarządzania kasą gotówkową jest Kartoteka konta bankowego. Zawiera ona wszystkie dane kont bankowych firmy. Korzystając z kartoteki konta bankowego, użytkownik ma możliwość: ewidencjonować płatności otrzymane od nabywców; ewidencjonować płatności dla dostawców; unieważniać zaksięgowane czeki (tzw. unieważnienie finansowe). 23

24 Kartoteka konta bankowego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Istotnymi funkcjami w zarządzaniu kasą gotówkową są należności i zobowiązania. W obszarze zarządzania należnościami wszystkie potrzebne informacje dla nabywcy znajdują się w kartotece nabywcy. Zawiera ona szczegółowe zapisy księgi nabywców. Zarządzanie kasą gotówkową w zakresie należności obejmuje między innymi następujące funkcje: rozliczanie i księgowanie płatności nabywcy; cofanie rozliczenia i wycofywanie zaksięgowanych zapisów. W obszarze zarządzania zobowiązaniami informacje o dostawcy znajdują się w kartotekach dostawców. Zawierają one zapisy księgi dostawców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Funkcjonalność zarządzania zobowiązaniami umożliwia sprawniejsze administrowanie płatnościami dostawców i tworzenie obszernej bazy danych dostawców. Zarządzanie kontami bankowymi Przegląd konta bankowego Dla każdej transakcji w Microsoft Dynamics NAV 2015, wykorzystującej konto bankowe, system księguje zapis w księdze kont bankowych. Do każdego konta bankowego przypisana jest grupa księgowa konta bankowego, dzięki której księgowane są zapisy K/G powiązane z transakcją bankową. Ponadto, jeżeli użytkownik dokonuje płatności ręcznego lub elektronicznego czeku, program księguje zapis do księgi czeków w celu zaewidencjonowania transakcji czekowej i zaktualizowania bieżącego statusu czeku. 24

25 Każde konto bankowe posiada swoją własną kartotekę, która zawiera szereg informacji. W kartotece konta bankowego wprowadza się informacje dotyczące konkretnego konta bankowego. Są one edytowalne. Dziennik wyciągów bankowych System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera funkcję Dziennika wyciągów bankowych, która pozwala na sprawną obsługę rejestracji operacji bankowych. Właściwe zdefiniowanie wszystkich ustawień w jej ramach zapewnia najbardziej optymalną i dostosowaną do potrzeb użytkownika ewidencję transakcji na kontach bankowych. Płatności elektroniczne i polecenia zapłaty W Microsoft Dynamics NAV 2015 użytkownik ma możliwość tworzenia oferty płatności na podstawie dokumentów dostawcy, a następnie generować pliki płatności bankowych w formacie ISO20022/SEPA lub, korzystając z usługi konwersji danych bankowych, wygenerować plik płatności odpowiedni dla danego banku. Wszystkie płatności elektroniczne są rejestrowane, dzięki czemu możliwe jest odtworzenie historycznych plików płatności. Rozliczanie płatności jest bardzo proste i polega na oznaczeniu oraz przetworzeniu wybranych płatności. Po utworzeniu zestawów dla polecenia zapłaty możliwe jest pobranie należności bezpośrednio z konta bankowego nabywcy i wygenerowanie pliku polecenia zapłaty dla banku w formacie ISO 20022/SEPA. Uzgodnienie przychodzących i wychodzących transakcji bankowych Funkcjonalność umożliwia import danych transakcji bankowych zapisanych w plikach przesłanych przez banki w formacie ISO /SEPA. W przypadku innych typów plików wykorzystywana jest usługa konwersji danych bankowych. Rozliczenie transakcji bankowych z otwartymi zapisami nabywcy i dostawcy odbywa się automatycznie zgodnie z regułami mapowania definiowanymi przez użytkownika. Użytkownik ma też możliwość przeglądania proponowanych rozliczeń oraz mapowań kont w łatwy i intuicyjny sposób. Może również zmodyfikować algorytm dopasowania rekordów poprzez zmianę, usunięcie lub dodanie nowych reguł. Uzgodnienia kont bankowych Funkcjonalność umożliwia import danych transakcji bankowych zapisanych w plikach przesłanych przez banki w formacie ISO /SEPA. W przypadku innych typów plików wykorzystywana jest usługa konwersji danych bankowych. Dane wyciągów bankowych są uzgadniane automatycznie na podstawie zapisów księgowych konta bankowego. Użytkownik ma również możliwość śledzenia wszystkich wyciągów bankowych. Kalkulacja i księgowanie różnic kursowych w transakcjach bankowych Zgodnie z przepisami polskiego prawa, wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej z kasy i kont bankowych powinny być przeliczone według kursu wymiany z dnia wpływu środków pieniężnych w walucie obcej do kasy lub na konto bankowe. Oznacza to, że równowartość wypłaty w walucie lokalnej powinna być oparta na równowartości powiązanego wpływu w tej walucie. Proces ten jest bardzo podobny do sposobu wyceny zapasów. Dopuszczalne metody rozliczania wypłat środków pieniężnych z wpływami są zasadniczo takie same: FIFO, LIFO, średnia ważona. Najczęściej stosowaną metodą jest FIFO. Dlatego też to na niej oparta jest rekalkulacja wypłat środków pieniężnych w walucie w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Wystawianie czeków Dla każdego konta bankowego można wystawić czeki z unikalną serią numeracji. W zależności od ustawień w wierszu dziennika płatności program generuje czek elektroniczny lub wydruk czeku. Wydruk czeku przed zaksięgowaniem płatności jest dodatkowym elementem kontrolnym. Funkcja wydruku czeków zapewnia elastyczność poprzez możliwość anulowania i ponownego drukowania czeku, korzystania z formularzy z odcinkami kontrolnymi, wydruków próbnych, a także łączenia płatności dla jednego dostawcy na jednym czeku. 25

26 Unieważnianie czeków Unieważnianie czeków ma miejsce, gdy czeki ręczne nie zostają uznane przez bank lub, gdy czeki elektroniczne muszą być usunięte lub ponownie wydrukowane. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 czeki można unieważnić na dwa sposoby wydając dyspozycję anulowania zaksięgowanych czeków lub unieważnić niezaksięgowane czeki. Płatności Dziennik wpłat i przegląd dziennika płatności Płatności dla dostawców są tworzone i księgowane w Dzienniku płatności. Dziennika płatności można używać w celu szybkiego odnotowania i zaksięgowania odręcznych czeków. Czeki elektroniczne dla otwartych faktur można wprowadzić ręcznie lub uruchamiając zadanie wsadowe Sugeruj płatności dostawcy. Dostęp do dziennika płatności jest możliwy z dwóch następujących obszarów menu zarządzania finansami: Zarządzanie kasą gotówkową; Zobowiązania. Funkcja Sugeruj płatności dostawcy W Dzienniku płatności funkcja Sugeruj płatności dostawcy przetwarza otwarte zapisy księgi dostawców i tworzy sugestie płatności oparte na kryteriach przedstawionych poniżej: Informacje o dostawcy; terminy płatności; priorytet dostawcy. Funkcja Sugeruj płatności dostawcy może być także uruchomiona w celu uwzględnienia płatności, dla których można uzyskać rabat i w celu pogrupowania sugerowanych wierszy dla każdego dostawcy według wymiarów. Rozliczanie płatności Użytkownicy mogą rozliczać płatności zapisami księgi nabywców lub dostawców podczas księgowania płatności i/lub po zaksięgowaniu płatności bez rozliczania do zapisu. Wśród metod rozliczania płatności w dzienniku wpłat lub dzienniku płatności można wyróżnić: księgowanie płatności do jednej faktury; księgowanie płatności do kilku faktur; księgowanie częściowej płatności do jednej faktury; księgowanie częściowej płatności do kilku faktur; rozliczanie płatności po jej księgowaniu. Zasady rozliczania płatności są takie same w zarządzaniu należnościami i zobowiązaniami. Wycofanie zaksięgowanych dzienników W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 niepoprawne zapisy księgi nabywców księgowane z dziennika, takiego jak Dziennik sprzedaży lub Dziennik wpłat, mogą być wycofane w celu ich skorygowania. Funkcji wycofania można użyć pod warunkiem, że: 26

27 zapisy są wygenerowane z wiersza dziennika głównego lub z poprzedniego wycofania; zapisy księgi nabywców nie mogą być rozliczone; zapisy księgi bankowej nie mogą być zamknięte poprzez uzgodnienie; kwota razem zapisów K/G do wycofania musi być równa zero. Przed wycofaniem rozliczonego zapisu księgi nabywców należy cofnąć rozliczenie zapisu. Podczas procedury wycofania w każdym wierszu w zapisie można tworzyć i księgować zapisy korygujące z numerem dokumentu i datą księgowania z pierwotnego zapisu. Po wycofaniu zapisu można ręcznie wprowadzić i zaksięgować poprawne zapisy. Rozliczenia z nabywcami i dostawcami Należności i zobowiązania W obszarze zarządzania należnościami wszystkie informacje dotyczące nabywcy znajdują się w kartotece nabywcy. Zawiera ona wszystkie zapisy księgi nabywców i szczegółowe zapisy księgi nabywców. Zarządzanie kasą gotówkową należności obejmuje między innymi następujące funkcje: rozliczanie i księgowanie płatności nabywcy; cofanie rozliczenia i wycofywanie zaksięgowanych zapisów. W obszarze zarządzania zobowiązaniami informacje o dostawcy znajdują się w kartotekach dostawców. Zawierają one zapisy księgi dostawców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Funkcjonalność zarządzania zobowiązaniami umożliwia sprawniejsze administrowanie płatnościami dostawców i tworzenie obszernej bazy danych dostawców. Przegląd nabywców i dostawców Aby zarządzać całością finansów firmy konieczna jest umiejętność zarządzania danymi nabywców. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 podstawowe dane nabywcy są utrzymywane w kartotekach nabywcy. Kartoteka nabywcy jest wykorzystywana w zarządzaniu należnościami, finansami i zamówieniami nabywców. Aby zarządzać całością finansów firmy, należy posiadać możliwości administrowania danymi i płatnościami dostawcy. Można w ten sposób uniknąć opłat karnych w przypadku opóźnienia płatności, utrzymać dobre relacje z dostawcami i otrzymać zniżki. Cofanie rozliczenia zapisów księgi nabywców i dostawców Funkcję Cofnij rozliczenie zapisów księgi nabywców używa się w celu wycofania rozliczania zapisów. 27

28 Cofanie rozliczenia zapisów nabywców W przypadku wycofywania wcześniej zaksięgowanych rozliczeń można ponownie otworzyć zamknięte zapisy księgi nabywców. Podczas wycofywania zapisu, poprawiane są również wszystkie księgowania K/G, które mogą pochodzić z nieprawidłowych rozliczeń, takich jak rabaty terminowe oraz zyski i/lub straty walutowe. Wycofywanie rozliczenia można wykonać tylko od dołu do góry. Dlatego jeżeli zapis jest rozliczony przez więcej niż jeden zapis rozliczający, w pierwszej kolejności należy wycofać ostatni zapis rozliczający. VAT Wszystkie firmy mają obowiązek obliczania i zgłaszania podatku VAT od transakcji sprzedaży i zakupu. Występuje więc konieczność zapoznania się z procedurą konfiguracji, obliczania, wyświetlania i uzgadniania kwot VAT w dokumentach sprzedaży i zakupu. Podatek od wartości dodanej (VAT) to podatek od towarów i usług, który płaci nabywca końcowy. Dla sprzedawcy jest to jedynie podatek od wartości, który jest dodany do ceny produktu, materiału lub usługi. Sporządzanie wymaganych raportów VAT ułatwiają następujące funkcje dodatkowe: VAT od importu, Korekty VAT, Raporty VAT, Rozliczenie VAT, VAT niezrealizowany, Korekty VAT rabatu terminowego. Narzędzie do zmiany stawki VAT Narzędzie Zmiana stawki VAT w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia konwersję VAT i głównych grup księgowych. Korzystając z narzędzia, można w prosty sposób zmieniać stawki VAT w celu zachowania poprawności raportowania VAT. Data obowiązywania nowej stawki VAT jest podawana przez ustawodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to na przygotowanie się do wprowadzenia nowej stawki w systemie ERP takim jak Microsoft Dynamics NAV Od tej daty stosuje się nową stawkę VAT w dokumentach i dziennikach firmowych. 28

29 Procedura zmiany stawki VAT składa się z następujących kroków: Procedura zmiany stawki VAT w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Typ kalkulacji VAT W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 VAT jest obliczany na podstawie gospodarczej i towarowej grupy księgowej VAT. Ustawienia księgowe VAT przypominają główne ustawienia księgowania. Ustawienia księgowe VAT Ustawienia księgowe VAT zawierają między innymi Typ kalkulacji VAT. Przy jego pomocy określa się metodę obliczenia VAT. Korygowanie kwot VAT w dokumentach i dziennikach sprzedaży i zakupu Jeśli kwoty VAT obliczane przez system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 różnią się nieznacznie od kwot obliczonych przez nabywcę lub dostawcę, można je skorygować ręcznie w dokumentach sprzedaży i zakupu oraz w dziennikach głównych, zakupu lub sprzedaży. VAT niezrealizowany System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia obsługę podatku VAT niezrealizowanego. VAT niezrealizowany jest obliczany podczas tworzenia faktury. Nie jest jednak należny ani zrealizowany do czasu uregulowania należności za fakturę. 29

30 Deklaracje VAT Deklaracja VAT jest standardowym narzędziem pomocnym w przygotowaniu dokumentów na potrzeby Urzędu Skarbowego. Narzędzie umożliwia generowanie sprawozdania dla wybranego i zdefiniowanego wcześniej okresu VAT. Większość firm jest zobowiązana do składania deklaracji VAT. Deklaracja VAT stanowi podstawę obliczenia podatku VAT płatnego organom podatkowym. Podstawą do tworzenia deklaracji VAT są: konta w oknie Plan kont; zapisy w oknie Zapisy VAT. Zaletą używania zapisów VAT jest możliwość ich zamknięcia poprzez zaksięgowanie rozliczenia VAT. Ponadto praca z zapisami VAT umożliwia odszukanie zapisów korekt VAT we wcześniejszych okresach obrachunkowych, w których została utworzona deklaracja VAT. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 deklaracja VAT jest zazwyczaj definiowana podczas początkowej konfiguracji firmy według formatu wymaganego przez organy podatkowe. Po zdefiniowaniu deklaracji można ją wydrukować lub przejrzeć w trybie podglądu wydruku. Rozliczenie VAT Nadwyżka podatku należnego nad naliczonym podlega okresowej wpłacie do organu podatkowego. Aby obliczyć tę kwotę, należy uruchomić zadanie wsadowe Oblicz i księguj dekl. VAT, które wykonuje poniżej wymienione działania: rozlicza VAT dla otwartych zapisów VAT w poprzednich okresach obrachunkowych; wyszukuje wszystkie Zapisy VAT dla każdej kombinacji grup księgowych VAT uwzględnionej w filtrach w zadaniu wsadowym.; rozpoczyna procedurę księgowania lub wydrukowania raportu testowego; jest uruchamiane tak często, jak jest to potrzebne. Data VAT Podstawowe ustawienia i transakcje z VAT Polskie prawo umożliwia rozliczenie podatku VAT w innym okresie niż okres zaksięgowania dokumentu. Funkcja Data VAT w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 została wprowadzona, w celu dostosowania aplikacji do lokalnych wymagań. Ma ona wpływ na sposób obsługi poniższych elementów systemu: ustawienie funkcji Daty VAT, księgowanie transakcji sprzedaży, zakupu i serwisu z Datą VAT, przekładanie podatku VAT w fakturach korygujących sprzedaży, przygotowanie deklaracji VAT, kalkulowanie i księgowanie podatku VAT, uzgadnianie zapisów VAT z zapisami księgi głównej. Przełożony VAT (oznaczanie podpisanych faktur korygujących sprzedaży) Przełożony VAT to funkcjonalność wykorzystywana zawsze, gdy kwota podatku VAT musi zostać zawieszona, ze względu na brak możliwości jej rozliczenia w danym momencie. Ma ona szczególne znaczenie w obsłudze faktur 30

31 korygujących sprzedaży. Zgodnie z przepisami polskiego prawa, podatek VAT z tytułu takiej faktury może być obniżony dopiero po otrzymaniu potwierdzenia otrzymania faktury korygującej sprzedaży przez odbiorcę. Wynika stąd potrzeba przełożenia zmniejszenia kwoty podatku VAT na okres pomiędzy wystawieniem faktury korygującej sprzedaży a otrzymaniem potwierdzenia. Raport Rejestr VAT sprzedaży/zakupu Raport Rejestr VAT sprzedaży/zakupu jest podstawowym raportem do kalkulacji kwoty podatku VAT należnego i naliczonego za wybrany okres. Na raporcie wyświetlana jest kwota VAT oraz szczegółowe informacje o nabywcy lub dostawcy dla każdego dokumentu. Kwota podstawy VAT i kwota VAT są podzielone i wyświetlane dla poszczególnych stawek VAT. Wyświetlane są również suma kwoty VAT i zsumowane są kwoty VAT dla każdej kombinacji Gosp. grupy księgowej VAT i Tow. grupy księgowej VAT. W ramach raportu Rejestr VAT sprzedaży/zakupu możliwa jest prezentacja zapisów VAT według grup księgowych VAT lub identyfikatorów VAT, w zależności od opcji wybranej podczas przygotowywania wydruku raportu. Arkusz rozliczania VAT W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 użytkownik uzyskuje pełną kontrolę nad działaniami związanymi z podatkiem VAT takimi jak: przekładanie i realizacja niektórych zapisów VAT oraz zmiany daty VAT. Narzędzie Arkusz rozliczania VAT umożliwia zarządzanie zapisami VAT. Szczegółowe zapisy VAT Funkcjonalność Szczegółowe zapisy VAT jest częścią systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, umożliwiającą dokładniejszą obsługę i większą kontrolę nad zmianą wartości podatku VAT, który ma być rozliczony w danym okresie. Zasada działania szczegółowych zapisów VAT jest podobna do zasady działania szczegółowych zapisów w innych księgach pomocniczych w systemie, takich jak szczegółowe zapisy księgi nabywców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Oznacza to, że w Szczegółowych zapisach VAT system przechowuje informacje o zmianach wartości zapisów VAT w postaci oddzielnych zapisów. Kwoty w zapisach VAT są zaś sumą kwot zarejestrowanych w Szczegółowych zapisach VAT powiązanych z danym zapisem VAT. Księgowanie dokumentów z VAT w dziennikach głównych W związku z wymaganiami przepisów polskiego prawa, przedsiębiorstwa mają obowiązek umieszczania danych kontrahentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży. W przypadku ewidencji faktur zakupu od dostawców jednorazowych, możliwe jest uniknięcie konieczności zakładania dla nich kartotek rozrachunkowych. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia to dzięki rozszerzeniu funkcjonalności dzienników głównych w zakresie księgowania transakcji z podatkiem VAT poprzez dodanie możliwości podania danych kontrahenta. Księgowanie pełnego VAT Zgodnie z wymogami polskiego prawa rejestr VAT powinien zawierać kwotę netto dla wszystkich transakcji VAT. Aby spełnić ten wymóg, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia ręczne wprowadzanie kwoty podstawy VAT dla księgowań obejmujących wyłącznie kwotę podatku VAT. Ta funkcjonalność ma szczególne znaczenie dla ewidencji zakupów spoza UE. W przypadku takich transakcji niezbędne jest zaksięgowanie dwóch dokumentów: faktury zakupu, aby ująć wartość netto zakupów i zobowiązanie na podstawie faktury od dostawcy; 31

32 dokumentu SAD, aby ująć podatek VAT i inne dodatkowe koszty celne obciążające dostawę z poza terytorium UE. Wartość netto, stanowiąca podstawę kalkulacji podatku VAT, jest księgowana na podstawie faktury zakupu, dlatego nie może być ona ponownie księgowana na podstawie dokumentu SAD w związku z księgowaniem podatku VAT. Zatem podczas księgowania dokumentu SAD, podstawa kalkulacji podatku VAT podawana jest wyłącznie informacyjnie. Zapewnia to poprawność wydruku transakcji zakupu w rejestrze VAT. VAT nie do odliczenia Istnieją przypadki, w których VAT naliczony nie może być odliczony w 100%. W związku z tym tylko część kwoty podatku VAT może być wykazana w rejestrze VAT. Pozostała część powinna zostać doliczona do kwoty zakupu i zaksięgowana w koszty. W przypadku zakupu zapasu lub środka trwałego, nieodliczana część kwoty podatku VAT jest doliczana do wartości zakupu zapasu lub środka trwałego. Następnie następuje jej księgowanie jako części kosztu nabycia. Celem tego elementu w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest umożliwienie: ustawienia częściowego odliczania podatku VAT naliczonego; księgowania transakcji zakupu z podatkiem naliczonym VAT częściowo odliczanym; zwiększania kosztu nabycia zapasów i środków trwałych o nieodliczoną cześć podatku naliczonego VAT. Klauzule VAT W związku z wymogami przepisów polskiego prawa, w niektórych sytuacjach konieczne jest umieszczanie na fakturach prawnego uzasadnienia sposobu kalkulacji podatku VAT. Funkcja Klauzule VAT umożliwia zdefiniowanie wielu tekstów w różnych językach, które to teksty mogą być drukowane w języku faktury w zależności od użytych na danym dokumencie kombinacji grup księgowych VAT. Zamówienia i faktury wewnętrzne sprzedaży Zgodnie z polskim prawem w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów i usług, w pewnych przypadkach transakcję taką należy z punktu widzenia podatku VAT potraktować jako sprzedaż i naliczyć VAT należny. Tak naliczona kwota VAT jest traktowana jako koszt. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 został wyposażony w narzędzie upraszczające proces dodatkowej ewidencji podatku VAT dla tego rodzaju transakcji. Obsługa opłaty zwrotnej VAT Zgodnie z wymaganiami przepisów polskiego prawa wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i usług oraz import usług podlegają opodatkowaniu VAT. Do obliczania naliczonego i należnego podatku VAT z tytułu tego typu transakcji wykorzystywana jest standardowa funkcjonalność Opłata zwrotna VAT. Aby przystosować tę funkcjonalność do wymagań polskiego prawa, zostały do niej dodane następujące elementy: Opłata zwrotna VAT została rozszerzona o tworzenie zapisu VAT dla sprzedaży. Dzięki temu transakcja WNT i zakupu usług z kwotą podatku VAT należnego wykazywane są zarówno w rejestrze VAT sprzedaży jak i zakupu. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia również kalkulację podatku VAT w walucie lokalnej według kursu wymiany z innego dnia, niż data przeliczenia wartości zakupu i zobowiązań na potrzeby ksiąg rachunkowych. 32

33 Deklaracja VAT-UE Deklaracja VAT-UE to informacja podsumowująca dokonane wewnątrzwspólnotowe transakcjach w danym okresie. Konieczność składania tego sprawozdania wynika z przepisów Ustawy o VAT. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 został wyposażony w narzędzie ułatwiające i automatyzujące przygotowanie danych do deklaracji VAT-UE. Nr taryfy usługowej Dla transakcji sprzedaży usług poza granice Polski, w rejestrze VAT należy podać krótki opis świadczonej usługi dla celów badania poprawności kalkulacji VAT. Celem funkcjonalności Numer taryfy usługowej jest udostępnienie użytkownikom listy takich opisów i możliwości przypisania. Należności i zobowiązania Należności i zobowiązania to część aplikacji ściśle powiązana z obszarami takimi jak sprzedaż, czy zakupy. Zawiera ona szereg funkcji ułatwiających firmom księgową obsługę transakcji zawieranych z kontrahentami. Obszar aplikacji Zarządzanie należnościami posiada funkcję zarządzania windykacją należności, która pozwala śledzić monity i noty odsetkowe. Funkcja zawiera też opcję sprawdzania, czy kwoty należne są przekazywane terminowo. W przypadku braku opłaty kwot należnych w terminie należy określić, kiedy i w jaki sposób wysłać monity. Można również obciążyć kontrahentów odsetkami i/lub opłatami. Przykład monitu odsetkowego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

34 System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia generowanie monitów oraz not odsetkowych. Celem monitów jest skłonienie nabywców do zapłacenia przeterminowanych kwot i poinformowanie ich o dodatkowych opłatach, które są zobowiązani uiścić. Jeżeli nabywca nie chce zapłacić przeterminowanej kwoty po otrzymaniu monitu, wygenerowana zostaje nota odsetkowa, która zawiera odsetki i/lub opłaty dodatkowe. Odsetki można też dodać bezpośrednio do monitów. Potwierdzenie salda nabywcy/dostawcy Na koniec każdego roku finansowego (lub w razie konieczności innego okresu obrachunkowego) firmy tworzą zestawienia należności i zobowiązań w celu ich potwierdzenia z nabywcami i dostawcami. Nabywcy i dostawcy mają obowiązek ich potwierdzenia lub odrzucenia na podstawie własnej ewidencji należności i zobowiązań. W ramach systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 dostępne są raporty potwierdzenia salda nabywców i dostawców, które prezentują stan należności lub zobowiązań na wybrany dzień. Noty korygujące Zgodnie z przepisami polskiego prawa, w razie otrzymania faktury VAT z drobnymi błędami (np. pomyłka w adresie nabywcy), firmy mają możliwość wystawienia noty korygującej. Nota wskazuje błędne dane oraz określa dane, które powinien zawierać otrzymany dokument. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera funkcję Noty korygujące ułatwiającą obsługę tego procesu. Faktura korygująca sprzedaży W sytuacji, gdy zachodzi potrzeba skorygowania sprzedaży udokumentowanej fakturą sprzedaży, firmy zwykle wystawiają fakturę korygującą sprzedaży. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera ułatwienia w tworzeniu faktur korygujących sprzedaży, m.in.: kreator tworzenia wierszy korekty, typy korekty kontrolujące poprawność tworzonych korekt, możliwość wystawiania jednej faktury korygującej sprzedaży do wielu faktur sprzedaży. Faktura Pro-forma sprzedaży Faktury pro-forma sprzedaży są wystawiane przed ostatecznym zafakturowaniem sprzedaży. Mają one zastosowanie w dwóch sytuacjach: Na podstawie otrzymanej faktury pro-forma sprzedaży nabywcy dokonują przedpłaty do zamówienia. Faktura pro-forma stanowi w tej sytuacji dokument potwierdzający wysokość kwoty należności, która ma zostać zapłacona z góry. Faktura pro-forma wystawiana jest w transakcji sprzedaży produktów do krajów nie będących członkami Unii Europejskiej. W tej sytuacji faktura pro-forma dostarczana jest do Urzędu Celnego w celu przygotowania dokumentu SAD. Faktury przedpłaty Przepisy prawa polskiego w zakresie VAT wymagają wystawiania faktury zaliczkowej do wpłaconych przez nabywcę zaliczek z tytułu realizacji zamówienia sprzedaży. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 faktury zaliczkowe są wystawiane i księgowane przy pomocy funkcjonalności faktur przedpłat. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera funkcjonalność dostosowującą aplikację do wymogów polskiego prawa w tym zakresie. 34

35 Wydruki faktur W ramach systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 wydruki faktury sprzedaży, faktury korygującej sprzedaży, faktury sprzedaży serwisu, faktury korygującej sprzedaży serwisu zostały dostosowane do wymagań ustawowych i zawierają wszystkie wymagane polskim prawem elementy. Wybór konta bankowego na dokumentach sprzedaży Bardzo wiele firm korzysta z wielu kont bankowych w wielu różnych instytucjach bankowych, co pozwala im na obniżenie kosztów obsługi transakcji finansowych. Z tego powodu, do standardowej obsługi sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 została dodana możliwość wyboru konta bankowego (spośród kont zdefiniowanych w systemie), którego dane mają być drukowane na dokumencie sprzedaży. Wiele kont należności / zobowiązań Każdy nabywca (dostawca) ma zwykle zdefiniowaną w systemie jedną kartotekę. Może być ona powiązana z jedną grupą księgową nabywcy (dostawcy) czyli z jednym kontem K/G należności (zobowiązań). Często zdarza się jednak, że należności (zobowiązania) jednego nabywcy (dostawcy) powinny być księgowane na różne konta K/G w zależności od typu operacji gospodarczej. Przykładem mogą być zobowiązania wynikające z bieżącej działalności oraz wpłacone kaucje. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera ułatwienie obsługi różnych typów należności (zobowiązań) w postaci substytutów grup księgowych. Ułatwienie polega na tym, że do kartoteki nabywcy (dostawcy) przypisana jest domyślna grupa księgowa, która jest kopiowana do wszystkich dokumentów. Użytkownik ma możliwość zmiany tej grupy na wprowadzanym dokumencie. Nie jest przy tym konieczna zmiana domyślnej grupy księgowej nabywcy (dostawcy) w jego kartotece. Zarządzanie należnościami: Monity i noty odsetkowe System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia generowanie monitów oraz not odsetkowych. Celem monitów jest skłonienie nabywców do zapłacenia przeterminowanych kwot i poinformowanie ich o dodatkowych opłatach, które są zobowiązani uiścić. Jeżeli nabywca nie chce zapłacić przeterminowanej kwoty po otrzymaniu monitu, wygenerowana zostaje nota odsetkowa, która zawiera odsetki i/lub opłaty dodatkowe. Odsetki można też dodać bezpośrednio do monitów. Obszar aplikacji Zarządzanie należnościami posiada funkcję zarządzania windykacją należności, która powala śledzić monity i noty odsetkowe. Funkcja zawiera też opcję sprawdzania, czy kwoty należne są przekazywane terminowo. W przypadku braku opłaty kwot należnych w terminie należy określić, kiedy i w jaki sposób wysłać monity. Można również obciążyć kontrahentów odsetkami i/lub opłatami. 35

36 Generowanie not odsetkowych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Obliczanie odsetek na monitach Oprócz obliczania odsetek na notach odsetkowych można to wykonać również na monitach. Oznacza to, że można jednocześnie używać funkcji przypomnień nabywcom o przeterminowanych fakturach używając różnych poziomów oraz obliczać i naliczać odsetki w jednym dokumencie. Wiele stóp procentowych Wysokość stóp procentowych do obliczania odsetek od nieterminowych płatności może mieć różną wartość w różnych okresach czasu. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 został wyposażony w mechanizm kalkulowania odsetek w różnej stawce, w zależności od okresu, w jakim należności były przeterminowane. Przedpłaty Przedpłat dokonuje się przed końcowym zafakturowaniem zamówienia sprzedaży lub zakupu. Dla każdej przedpłaty należy utworzyć fakturę przedpłaty sprzedaży lub zakupu. Faktury przedpłaty można później rozliczać z innymi powiązanymi fakturami. Pozwala to skutecznie śledzić zamówienia sprzedaży, zakupu oraz przedpłat. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia zdefiniowanie przedpłat dla sprzedaży i zakupów. 36

37 Po stronie sprzedaży funkcja przedpłat jest stosowana, aby wymóc na nabywcy zaliczkową płatność za część sumy zamówienia, wyrażoną jako konkretna kwota lub procent. Po stronie zakupów funkcja przedpłat jest stosowana w celu dokumentowania i przetwarzania przedpłat wymaganych przez dostawców. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia zdefiniowanie następujących wymagań: przedpłaty określonego procentu całego zamówienia sprzedaży w przypadku wybranych nabywców; procentu przedpłaty dla konkretnych kombinacji zapasów i nabywców lub grup cenowych nabywców; przedpłaty dla konkretnych zapasów w przypadku wszystkich nabywców; przedpłaty określonego procentu całego zamówienia zakupu w przypadku wybranych dostawców; procentu przedpłaty dla konkretnych kombinacji dostawców i zapasów; weryfikacji dokonania przedpłaty przed wydaniem lub przyjmowaniem zapasów. Konfigurowanie niezrealizowanego podatku VAT dla przedpłat Obliczanie kwoty VAT od kwoty przedpłaty polega na przetwarzaniu faktury przedpłaty z uwzględnieniem kombinacji towarowej grupy księgowej VAT skonfigurowanej na koncie księgi głównej dla przedpłat oraz gospodarczej grupy księgowej VAT skonfigurowanej na nabywcy lub dostawcy w nagłówku zamówienia sprzedaży lub zakupu. Inną możliwością zrealizowania VAT wynikającego z faktury przedpłaty jest dostarczenie zamówionych towarów lub usług. W tym przypadku zaksięgowanie zamówienia sprzedaży (zaksięgowanie faktury końcowej) realizuje niezrealizowany VAT zaksięgowany na fakturze przedpłaty, jeśli dana faktura jest otwarta. Transakcje zrealizowane i niezrealizowane obsługuje się, definiując odpowiednie ustawienia konta przedpłat. Definiowanie procentów przedpłat dla nabywców i dostawców Program umożliwia zdefiniowanie domyślnych procentów przedpłat, które będą stosowane we wszystkich transakcjach sprzedaży zapasów nabywcom i we wszystkich transakcjach zakupów od dostawców. Domyślne procenty przedpłaty są wprowadzane automatycznie dla zamówień sprzedaży lub zakupu oraz we wszystkich wierszach zamówień sprzedaży lub zakupu. Następnie program oblicza wartość procentową przedpłaty na podstawie całkowitej kwoty zamówienia sprzedaży lub zakupu. Procenty przedpłat określone dla nabywców i dostawców mają zastosowanie dla wszystkich wierszy zamówień sprzedaży lub zakupu, nie tylko dla wierszy z zapasami. Definiowanie procentów przedpłat dla kombinacji nabywców i zapasów oraz dostawców i zapasów Istnieje możliwość zdefiniowania domyślnego procentu przedpłaty dla zapasu sprzedawanego wszystkim nabywcom, konkretnemu nabywcy lub grupie cenowej nabywcy. Domyślny procent przedpłaty dla danej kombinacji jest nadrzędny w stosunku do domyślnego procentu przedpłaty zdefiniowanego dla danego nabywcy. Domyślny procent przedpłaty dla kombinacji nabywca - zapas jest nadrzędny w stosunku do domyślnego procentu przedpłaty dla kombinacji grupa cenowa nabywcy oraz domyślnego procentu przedpłaty dla zapasu sprzedawanego wszystkim nabywcom. 37

38 Istnieje również możliwość zdefiniowania procentu przedpłaty dla nabywanego zapasu dla konkretnego dostawcy. Ten procent przedpłaty jest nadrzędny w stosunku do domyślnego procentu przedpłaty zdefiniowanego dla nabywcy. Definiowanie weryfikacji przedpłat Księgując fakturę przedpłaty do nabywcy lub dostawcy, można tak skonfigurować system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, aby weryfikował otrzymanie i generowanie przedpłat od nabywcy i dostawcy. Dzięki tej opcji zapasy nie są wydawane nabywcom lub odbierane od dostawców przed rozliczeniem faktury przedpłaty. Uruchomienie weryfikacji przedpłaty eliminuje wymóg realizacji VAT niezrealizowanego zaksięgowanego na fakturze przedpłaty. Program tworzy fakturę końcową bez rozliczania faktury przedpłaty. Aby zrealizować VAT przedpłaty, należy rozliczyć fakturę przedpłaty. Przepływ procesów przedpłat Faktury przedpłaty z zamówienia sprzedaży lub zakupu można również tworzyć przy pomocy opcji faktury. Przedpłatę na zamówieniu oblicza się na podstawie procentu przedpłaty określonego dla poszczególnych zapasów, nabywców lub dostawców. Procent lub kwotę można edytować na indywidualnym zamówieniu sprzedaży lub zakupu. Przetwarzanie przedpłaconych zamówień sprzedaży i zakupu Po utworzeniu zamówienia dla zapasu, nabywcy lub dostawcy ze zdefiniowaną przedpłatą, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pobiera wymaganie przedpłaty z kartoteki danego zapasu, nabywcy lub dostawcy i wprowadza je do zamówienia. Procedura przedpłaty faktur sprzedaży i zakupu Po wprowadzeniu zamówienia sprzedaży lub zakupu można utworzyć fakturę przedpłaty. W tym celu można użyć domyślnych procentów dla każdego wiersza zakupu lub sprzedaży lub w razie potrzeby skorygować kwoty. Korygowanie przedpłat Po zaksięgowaniu faktury przedpłaty można dokonać korekty lub aktualizacji poprzez dodanie nowych wierszy do zamówienia oraz zaksięgowanie innej faktury przedpłaty. Wierszy nie można usunąć z zamówienia po zafakturowaniu przedpłaty. Korekty przedpłaty można dokonać: zwracając wszystkie zafakturowane przedpłaty dla zamówienia; redukując ilości w wierszach sprzedaży lub zakupu; dodając nowe wiersze do zamówienia po wygenerowaniu przedpłaty; zwiększając kwotę przedpłaty. Procedury zamknięcia roku finansowego Procedura zamknięcia roku finansowego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 składa się z trzech kroków: 1. Zamknięcia roku finansowego przy pomocy funkcji Zamknij rok na stronie Okresy obrachunkowe. 38

39 2. Wygenerowania zapisów zamknięcia roku przy pomocy zadania wsadowego Zamknij rachunek wyników. 3. Zaksięgowania zapisów zamknięcia roku wraz z zapisami konta przeciwstawnego Wynik finansowy. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 nie wymaga zamykania roku finansowego, jednak wykonanie procedur zamknięcia daje pewność, że wyświetlane salda (np. w Planie kont) prezentują wyniki tylko dla otwartego roku (lat). Zamykanie roku finansowego Pierwszym krokiem w procedurze zamykania roku jest zamknięcie roku finansowego. Ta procedura zarządza okresami i datami lat finansowych. Rok finansowy można w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zamknąć dopiero po utworzeniu nowego. Przenoszenie sald konta rachunku wyników Zadanie wsadowe Zamknij rachunek wyników przenosi salda kont wynikowych na konto bilansowe Wynik finansowy oraz zamyka konta wynikowe. Tworzy również odpowiednie wiersze w dzienniku, które należy zaksięgować. Zadania wsadowego Zamknij rachunek wyników można używać kilka razy w celu zamknięcia kont wynikowych. Należy to zrobić na przykład wówczas, gdy następne zapisy są księgowane w zamkniętym roku finansowym. Księgowanie dziennika Zadanie wsadowe Zamknij rachunek wyników przenosi zapisy zamknięcia do określonej instancji dziennika. Zadanie wsadowe nie księguje zapisów automatycznie. Podczas księgowania dziennika na każdym koncie rachunku wyników program księguje przynajmniej jeden wiersz dziennika tak, aby saldo kont wynosiło zero. Na koncie zysków zatrzymanych program aktualizuje pozycje zysków i strat. Intrastat Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej spowodowało nałożenie nowego obowiązku sprawozdawczego na podmioty prowadzące wymianę towarową z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Obowiązek ten polega na dokonywaniu przez podmiot zgłoszeń Intrastat w wymaganej formie i w określony sposób. W ich ramach przedsiębiorstwa przekazują organom celnym informacje na temat obrotu towarowego z państwami UE. Intrastat to system statystyki handlu towarami pomiędzy firmami prowadzącymi działalność na teranie Unii Europejskiej. W ramach Intrastat firmy są zobowiązane do: comiesięcznego raportowania przepływu towarów do organów statystycznych; dostarczania raportu organom podatkowym. Odpowiednia konfiguracja systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia sprawne przygotowanie wymaganych raportów Intrastat. Okresowe raporty Intrastat wypełniane są z wykorzystaniem dziennika Intrastat. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera narzędzia ułatwiające przygotowanie deklaracji Intrastat oraz różne inne funkcje w tym obszarze, w tym również możliwość eksportu deklaracji Intrastat w formacie pliku XML. Wielowalutowość W realiach globalnej gospodarki wiele firm staje wobec konieczności raportowania i prowadzenia transakcji przy użyciu wielu walut. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 udostępniona została funkcja, która umożliwia firmom prawidłowe księgowanie i wycenę transakcji w wielu walutach, a ponadto pozwala na wyświetlanie wyników księgi głównej w dodatkowej walucie raportowania, jak również konsolidowanie wyników firm 39

40 używających różnych walut. Zapoznanie się z tymi funkcjami pozwala przedsiębiorstwom na usprawnienie działań na rynku globalnym, dzięki wykorzystaniu wielu różnych walut. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia definiowanie wielu walut oraz wykonywanie działań takich jak: konfiguracja walut obcych; wprowadzanie kursów wymiany walut; przypisywanie walut do nabywców, dostawców oraz kont bankowych; księgowanie transakcji w obcych walutach; obliczanie następujących różnic kursowych: niezrealizowane zyski i straty; zrealizowane zyski i straty; definiowanie dodatkowych walut raportowania. Kartoteka waluty w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

41 Definiowanie wielowalutowości dla nabywców, dostawców i kont bankowych Zanim będzie możliwe przetwarzanie transakcji dla nabywców, dostawców i kont bakowych, które używają domyślnych walut innych niż waluta lokalna, należy skonfigurować wymagane ustawienia. Dotyczy to następujących ustawień: parametrów zaokrąglania; zasad określających kiedy mogą zostać przeprowadzone rozliczenia między walutami; walut domyślnych dla nabywców, dostawców i kont bankowych. Przetwarzanie dokumentów sprzedaży i zakupu Po ukończeniu konfigurowania ustawień wielowalutowości, tworzenie i księgowanie dokumentów sprzedaży i zakupu przy użyciu wielu walut jest w zasadzie takie samo jak tworzenie i księgowanie dokumentów w walucie lokalnej. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 dysponuje jednak dodatkowymi funkcjami, wspomagającymi wielowalutowość. Wśród nich dostępne są następujące opcje: aktualizacja Kodu waluty przy wprowadzaniu dokumentów; edycja Kursu wymiany walut w zależności od ustawień; wyświetlanie kwot w obu walutach w oknach statystyk; wyświetlanie zaksięgowanych kwot w obu walutach. Przetwarzanie wpłat gotówkowych Zasady korzystania dziennika wpłat z wieloma walutami są zasadniczo takie same, jak przetwarzanie wpłat gotówkowych w walucie lokalnej. Podstawowa różnica polega na ograniczeniach księgowania, opartych na walucie. Możliwość księgowania dziennika jest uwarunkowana przez związek między Kodem waluty przypisanym do wybranego konta bankowego, a Kodem waluty w wierszach wpłaty. Przy przetwarzaniu wielu walut można użyć tego samego dziennika wpłat, kiedy kod waluty konta bankowego to PLN. Można również skorzystać z następujących możliwości: Płatności dokonywane w jednej walucie mogą rozliczać zapisy faktury w innej walucie. Przykładowo płatność otrzymana w Euro może zostać użyta do rozliczenia faktury w koronach duńskich. Płatności w jednej walucie mogą zostać użyte do rozliczenia kilku zapisów faktur z więcej niż jedną walutą. Przykładowo płatność w Euro może zostać użyta do rozliczenia dwóch faktur, jednej w koronach duńskich, a drugiej w Euro. Kolejną różnicą przy pracy z wieloma walutami są zapisy tworzone przy księgowaniu. Kiedy płatność przy użyciu wielu walut jest rozliczana i księgowana bez uwzględnienia zapisu faktury księgi nabywców, tworzone są trzy szczegółowe zapisy księgi nabywców: Zapis wstępny, zawierający kwotę i walutę płatności. Umożliwia to dopasowanie pojedynczego zapisu dla płatności. Zapis rozliczenia, który stanowi rozliczenie z zapisem księgi nabywców dla faktury. W tym zapisie jest określona waluta faktury oraz termin płatności. 41

42 Zapis rozliczenia, który stanowi rozliczenie z zapisem księgi nabywców dla płatności. Waluta oraz termin płatności są takie same jak w zapisie wstępnym. Kwota natomiast ma przeciwny znak. Przetwarzanie płatności Zasady przetwarzania płatności dla transakcji wielowalutowych w dzienniku płatności są takie same jak zasady używania tego dziennika dla transakcji w pojedynczej walucie lokalnej. Podobnie jak w przypadku dziennika wpłat, przy przetwarzaniu płatności istnieją ograniczenia księgowania ze względu na waluty. Ograniczenia mają również wpływ na zdolność drukowania czeków z dziennika płatności. Zdolność drukowania czeków i księgowania dziennika jest uwarunkowana przez kod waluty przypisany do wybranego konta bankowego. Zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany dla nabywców, dostawców i kont bankowych W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany przetwarza się w celu zaktualizowania kwot PLN dla zaksięgowanych zapisów. Zadanie wsadowe koryguje zapisy dla dostawców, nabywców i kont bankowych tak, aby odzwierciedlały zaktualizowane kwoty przy zmianach w kursie wymiany po zaksięgowaniu zapisów. Korygowanie kursów wymiany jest z reguły przeprowadzane w następującej kolejności: 1. Wprowadza się korektę kursu wymiany dla waluty. 2. W zadaniu wsadowym Koryguj kurs wymiany definiuje się filtry. 3. Uruchamia się zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany. Zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany dla kont K/G Gdy jest używana dodatkowa waluta raportowania, aby zarejestrować wszystkie różnice kursowe dla wcześniej zaksięgowanych transakcji, należy uruchomić zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany. Zazwyczaj zadanie wsadowe jest przetwarzane na końcu miesiąca. Wyświetlanie rejestru korekt kursów wymiany Rejestr korekt kursów wymiany zapewnia przegląd wszystkich korekt kursów wymiany dokonanych przez zadanie wsadowe Koryguj kurs wymiany. Rachunek kosztów Rachunek kosztów to funkcja, która dostarcza informacji na temat kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Funkcja umożliwia analizę następujących danych: typy kosztu i plan typów kosztu; centra kosztów / dane podstawowe rachunku kosztów; obiekty kosztów; alokacje. Księgowanie kosztów polega między innymi na alokacji rzeczywistych oraz zabudżetowanych kosztów operacji, działów, produktów oraz projektów w celu analizy i oceny rentowności firmy. 42

43 Przepływ procesów w Rachunku Kosztów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Księgowanie kosztów obejmuje następujące komponenty: typy kosztów, centra kosztów oraz nośniki kosztów; zapisy kosztów oraz dzienniki kosztów; alokacje kosztów; budżetowanie kosztów; raportowanie kosztów. 43

44 Plan typów kosztu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Moduł Rachunek kosztów uzupełnia zarządzanie finansami w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 w zakresie księgowości operacyjnej. Relacje w rachunku kosztów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

45 Definiowanie rachunku kosztów Rachunek kosztów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 posiada następujące cechy: zawiera dowolnie definiowany plan typów kosztu o strukturze i funkcjach podobnych do planu kont księgi głównej; plan typów kosztu można tworzyć automatycznie na podstawie kont rachunku wyników w księdze głównej; w jednym typie kosztu można zsumować kilka kont księgi głównej; można dowolnie definiować centra kosztów i obiekty kosztów, sortować je oraz uzupełniać sumami częściowymi i tytułami; centra kosztów i obiekty kosztów można przenieść i zsynchronizować z tak zwanych kluczowych wymiarów" w księdze głównej. Zapisy kosztów Zapisy kosztów mogą pochodzić z różnych źródeł: automatycznego przesunięcia zapisów księgi głównej; ręcznego księgowania samych zapisów kosztów, kosztów wewnętrznych i ręcznych alokacji; automatycznych księgowań dla kosztów rzeczywistych; przesunięcia zapisów budżetu do księgi głównej. Budżety kosztów Rachunek kosztów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 posiada następujące funkcje związane z budżetami: można tworzyć dowolną liczbę budżetów kosztów. Budżety mają podobną funkcję do budżetu księgi głównej; budżet kosztów można kopiować do budżetu księgi głównej lub odwrotnie; można przekształcić zabudżetowane koszty na koszty rzeczywiste. Budżety kosztów można tworzyć poprzez użycie jednej z poniższych metod: ręcznie; przesuwając budżety z księgi głównej przy pomocy zadania wsadowego Kopiowanie budżetu K/G do budżetu kosztów; kopiując budżety kosztów przy pomocy zadania wsadowego Kopiowanie budżetu kosztów do budżetu kosztów. Alokacja kosztu Alokacje polegają na przypisaniu kosztów i przychodów do typów, centrów i obiektów kosztów. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zapewnia możliwość elastycznego definiowania alokacji. Użytkownicy mogą definiować dowolną liczbę alokacji. Każda alokacja składa się ze źródła alokacji oraz jednego lub kilku celów alokacji. Przykładowo wszystkie koszty dla typu kosztu Budynek (źródło alokacji) można alokować na centra kosztów Warsztat, Produkcja i Sprzedaż (trzy cele alokacji). 45

46 Dla każdej alokacji użytkownicy mogą zdefiniować poziom alokacji, okres ważności i identyfikator wariantu. W przypadku użycia automatycznej alokacji kosztów można zastosować odpowiednie filtry w celu wyboru definicji alokacji, które mają być przedmiotem zadania wsadowego. Najważniejszą częścią definicji alokacji jest podstawa alokacji. Podstawa alokacji może być stała lub dynamiczna: Stałe podstawy alokacji bazują na określonej wartości, takiej jak metr kwadratowy lub na założonym wskaźniku alokacji, takim jak 5:2:4. Dynamiczne podstawy alokacji zależą od innych, zmiennych wartości, takich jak liczba pracowników w centrum kosztów lub przychody ze sprzedaży obiektu kosztów w określonym okresie. Rachunek kosztów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 posiada następujące cechy związane z alokacją: można alokować rzeczywiste wartości lub wartości budżetu; można tworzyć stałe alokacje przy pomocy stałych udziałów lub procentów; użytkownicy mogą używać dynamicznych alokacji z 9 predefiniowanymi podstawami alokacji i 12 dynamicznymi zakresami dat; występuje 99 poziomów alokacji; można używać dowolną liczbę wariantów alokacji; można definiować alokacje z zakresami dat ważności; można dowolnie definiować alokacje pomiędzy typami, centrami i obiektami kosztów; można anulować alokacje i procesy księgowania. Rejestry kosztów Rejestry systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawierają czas wystąpienia zapisów księgowania kosztów i alokacji. Oprócz zwykłych zapisów rejestrów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Rejestry zawierają informacje i funkcje przeznaczone dla rachunku kosztów. Rejestry kosztów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

47 Konsolidacja Konsolidacja oznacza łączenie sprawozdań finansowych dwóch lub kilku jednostek tworzących grupę kapitałową (firm zależnych). W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 każda firma objęta konsolidacją nazywana jest podmiotem gospodarczym. Firma utworzona z podmiotów gospodarczych tylko w celu konsolidacji (z wykluczeniem wspólnych transakcji) nazywana jest firmą skonsolidowaną. Aby móc korzystać z funkcjonalność konsolidacji, należy najpierw zdefiniować w systemie firmę skonsolidowaną i jej podmioty zależne. Przed rozpoczęciem konsolidacji konieczne jest również wyeksportowanie oraz testowanie danych. Na podstawie danych uzyskanych w procesie konsolidacji można wygenerować kompletny raport przedstawiający całościową ocenę kondycji finansowej grupy. 47

48 ROZDZIAŁ 4. ŚRODKI TRWAŁE Użytkownicy systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 otrzymują w pełni zintegrowany moduł zarządzania środkami trwałymi, który umożliwia skuteczne i efektywne zarządzanie aktywami firmy. Przy pomocy systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 można śledzić istotne informacje dotyczące środków trwałych, takie jak: koszty i harmonogramy konserwacji, koszty nabycia i utrzymania. Możliwe jest również księgowanie transakcji, generowanie raportów i statystyk oraz zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi przypisanymi do danych środków trwałych. Schemat blokowy przepływu procesów środków trwałych przedstawia najbardziej typowe operacje w tym obszarze w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Kartoteka środka trwałego Dla każdego środka trwałego należy skonfigurować kartotekę zawierającą niezbędne dane dotyczące tego środka. Środkiem trwałym mogą być na przykład budynki oraz sprzęt wykorzystywany w produkcji. Tego typu środki można zdefiniować jako główne i przypisać do nich listę komponentów. Możliwość zdefiniowania wielu ksiąg amortyzacji pozwala na zastosowanie różnych metod amortyzacji. Do obliczania okresowej amortyzacji używa się zadania wsadowego. 48

49 Kartoteka środka trwałego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Amortyzacja Moduł Środki trwałe w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby ksiąg amortyzacji, co pozwala efektywnie śledzić koszty amortyzacji. Niektóre księgi mogą być zintegrowane z księgą główną w celu uzgodnienia transakcji środków trwałych. Natomiast te nie zintegrowane wykorzystuje się do obliczeń wewnętrznych, które nie mają być odzwierciedlone w księdze głównej. Księgi amortyzacji określają różne reguły amortyzacji. Oprócz zwykłych metod amortyzacji moduł Środki trwałe pozwala stworzyć niestandardowe metody. Dzięki elastycznemu działaniu funkcji w czasie rzeczywistym okresowe dane dotyczące przychodów i kosztów są zawsze dokładne i aktualne. Wiele firm, chcąc oszacować przewidywaną wartość majątku trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych przygotowuje symulację rocznej amortyzacji. Przygotowanie takiego zestawienia wynika też z obowiązków ustawowych narzuconych Ustawą o rachunkowości. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera raport Roczny plan amortyzacji przedstawiający przewidywane koszty amortyzacji elementów majątku trwałego w okresie roku. Transakcje środków trwałych Wszystkie transakcje środków trwałych muszą być zaksięgowane w dzienniku środka trwałego. Jeśli środek trwały jest powiązany z księgą amortyzacji zintegrowaną z księgą główną, stosuje się dziennik Środków Trwałych K/G. W przypadku powtarzających się transakcji można użyć dzienników cyklicznych. 49

50 Podstawowymi transakcjami środków trwałych są amortyzacje, koszty nabycia, zmniejszenie wartości oraz sprzedaż/likwidacja. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia korektę wcześniej zaksięgowanych zapisów, w przypadku zmiany kwoty lub błędów w zaksięgowanych transakcjach. Pozwala również na tworzenie raportów, budżetów, rachunku kosztów i indeksacji środków trwałych. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 w module Środki trwałe obsługuje też transakcje na niskocennych środkach trwałych. Dzienniki środków trwałych Wszelkie księgowania transakcji środków trwałych można wykonać za pomocą następujących czterech dzienników: dziennik Środków Trwałych K/G; dziennik Środków Trwałych; dziennik podziału Środków Trwałych; dziennik ubezpieczeń. Zakup środków trwałych Po zaksięgowaniu kosztu nabycia przy pomocy faktury zakupu koszt zostaje zintegrowany z księgą główną. Przed zaksięgowaniem faktury zakupu należy wybrać integrację K/G dla kosztu nabycia w kartotece księgi amortyzacji, z którą połączony jest środek trwały. Powszechną praktyką jest, aby wraz z zakupem wprowadzić wartość odzyskaną. Zazwyczaj wprowadzona wartość odzyskana musi być kwotą ujemną. Obliczanie i księgowanie amortyzacji Amortyzacja jest używana w celu alokacji środków trwałych w trakcie ich cyklu życia. Amortyzacja środka trwałego może być obliczana i księgowana na dwa sposoby: ręcznie; automatycznie. Zmniejszenie i zwiększenie wartości środków trwałych Zmniejszenie wartości środka trwałego Zmniejszenie wartości środka trwałego może być spowodowane przeterminowaniem lub uszkodzeniem środka trwałego. Zapisów zmniejszenia wartości można użyć jako korekty w celu zmniejszenia bazy amortyzacji środka trwałego w przypadku, gdy amortyzacja środka trwałego w przeszłości była zbyt niska. W sprawozdaniu finansowym zmniejszenie wartości środka trwałego księgowane jest jako strata. Zwiększenie wartości środków trwałych Zwiększenie wartości to zwiększenie księgowej wartości środka trwałego (zazwyczaj gruntu lub budynków). Funkcja może być użyta w przypadku środka trwałego, którego wartość wzrasta w związku ze zwiększonym popytem. Zapisu zwiększenia wartości można użyć jako korekty w celu zwiększenia bazy amortyzacji środka trwałego, gdy wcześniejsza amortyzacja danego środka trwałego była zbyt wysoka. Ta wartość w sprawozdaniu finansowym jest księgowana jako zysk. 50

51 Sprzedaż/likwidacja środka trwałego Sprzedając lub w inny sposób zbywając środek trwały, należy zaksięgować wartość sprzedaży/likwidacji. Sprzedaż/likwidacja całości lub części środka trwałego jest ostatnim krokiem w typowym cyklu życia środka trwałego. W przypadku częściowo zlikwidowanych środków trwałych można zaksięgować kilka zapisów sprzedaży/likwidacji. Przed sprzedażą/likwidacją części środka trwałego należy podzielić go na dwa odrębne środki trwałe. Następnie należy całkowicie sprzedać/zlikwidować jedną część. Druga część pozostaje w bieżącym środku trwałym. Aby zaksięgować transakcje sprzedaży/likwidacji w księdze amortyzacji, w której sprzedaż/likwidacja jest zintegrowana z K/G, należy zastosować dziennik Środków Trwałych K/G. Aby zaksięgować transakcje sprzedaży/likwidacji w księdze amortyzacji, w której sprzedaż/likwidacja nie jest zintegrowana z K/G, należy zastosować dziennik Środków Trwałych. Korekta zapisu W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 istnieją dwa sposoby korekty błędnie zaksięgowanego zapisu: Usuwanie zapisu - Błędnie zaksięgowany zapis środków trwałych dla jednego lub kilku środków trwałych można usunąć przy pomocy zadania wsadowego Usuwanie zapisów środków trwałych. Po usunięciu zapisu, zadanie wsadowe tworzy sprostowanie zapisu dziennika, które należy przejrzeć i zaksięgować. Jeśli środki trwałe są zintegrowane z księgą główną, wiersze zostaną utworzone w dzienniku środków trwałych K/G. W przeciwnym razie wiersze zostaną utworzone w dzienniku środków trwałych. Program oznacza zapis z wiersza dziennika i zapis z księgi środków trwałych, jako zapisy księgi błędów. Jest to możliwe tylko w przypadku, gdy oba zapisy mają te same daty księgowania środków trwałych, te same typy księgowania środków trwałych i te same kwoty z przeciwnymi znakami. Wycofanie zapisu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 możliwe jest wycofanie (anulowanie) zapisów. Po wycofaniu zapisu program automatycznie księguje zapis z kwotą ujemną. Jest to ogólna metoda korygowania wszystkich księgowań księgi głównej, stosowana wyłącznie w przypadku zapisów generowanych z wiersza dziennika głównego. Zapisy można wycofać z okien rejestrów K/G, zapisów księgi środków trwałych i innych zapisów księgi. Nie można wycofać zapisów księgi środków trwałych powiązanych ze sprzedanymi środkami trwałymi oraz zapisów księgi środków trwałych, jeśli wycofanie zapisu skutkowałoby ujemną wartością księgową tego środka trwałego. Istotna różnica między tymi dwiema metodami polega na tym, że po wycofaniu zapisu program księguje zapis w tej samej tabeli z przeciwnym znakiem. Podczas usuwania zapisów program przenosi błędne zapisy do księgi błędów środków trwałych. Ponieważ program używa daty księgowania środków trwałych w wielu obliczeniach, należy skorygować zapisy z błędnymi datami księgowania środków trwałych. Dokumentowanie transakcji środków trwałych Wszystkie zapisy księgowane w księdze amortyzacji otrzymują automatycznie kolejne numery zapisów. W rejestrach środków trwałych zapisy są posortowane w kolejności numeru zapisu niezależnie od numerów środków trwałych i numerów księgi amortyzacji. Raporty środków trwałych Przygotowując bilans oraz rachunek wyników może okazać się konieczne wydrukowanie raportów, które pozwalają na analizę kwot amortyzacji, zakupów, sprzedaży/likwidacji, zysków lub strat w okresie obrachunkowym. Przydatne mogą być też raporty dotyczące umorzenia oraz wartości księgowej na koniec 51

52 okresu. Inwentaryzacja, ubezpieczenia i inne zagadnienia związane z zarządzaniem mogą wymagać sporządzenia listy wszystkich środków trwałych firmy. Budżetowanie transakcji środków trwałych Przygotowanie zabudżetowanego rachunku wyników, bilansu oraz przepływów pieniężnych może wymagać informacji na temat przyszłych inwestycji, sprzedaży/likwidacji i amortyzacji środków trwałych. Definiując środek budżetowany, można zaplanować zakup środków trwałych. Po nabyciu środka trwałego należy go utworzyć i zaksięgować z rzeczywistym kosztem nabycia z dziennika środków trwałych, faktury zakupu lub dziennika środków trwałych K/G. Następnie można porównać koszt zabudżetowany z rzeczywistym. Środek trwały budżetowany nie jest integrowany z księgą główną. Informacja o nim jest dostępna w raporcie Wartość przewidywana środków trwałych. Amortyzacja w module Rachunek kosztów Niektóre firmy księgują część swoich kosztów z obszaru środków trwałych. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 obsługuje amortyzację modułu Rachunek kosztów. Indeksacja W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 za pomocą zadania wsadowego Indeksowanie środków trwałych można indeksować środki trwałe, aby skorygować wartości w przypadku ogólnych zmian poziomu cen. Po otrzymaniu faktury za konserwację można ją zarejestrować w następujący sposób: Jeśli została uaktywniona integracja K/G dla księgi amortyzacji można użyć faktury zakupu lub dziennika środków trwałych K/G; Jeśli nie została uaktywniona integracja K/G dla księgi amortyzacji można użyć tylko dziennika środków trwałych. Aktywa niskocenne Aktywa niskocenne to takie, które zostają w pełni zamortyzowane w tym samym roku finansowym, w którym zostały nabyte. Klasyfikacja środka trwałego jako niskocennego zależy od lokalnego ustawodawstwa. Księga amortyzacji środków trwałych dla aktywów niskocennych ma dwa istotne ustawienia: metoda amortyzacji jest zazwyczaj liniowa; data początkowa i data końcowa amortyzacji jest taka sama. W rezultacie program zawsze oblicza 100 procent amortyzacji, nawet jeśli do tego aktywu zostały już zaksięgowanie inne zakupy i amortyzacja. Podziały środków trwałych System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia podział środków trwałych. Podział środków trwałych może okazać się przydatny, gdy należy: przesunąć środek trwały do innej lokalizacji lub z jednej wartości wymiaru do drugiej; podzielić środek trwały; sprzedać/zlikwidować tylko część środka trwałego; połączyć dwa środki trwałe. 52

53 Przesunięcia środków trwałych Przesunięcia środków trwałych można zastosować jeśli wymagane jest przesunięcie, podział lub połączenie środków trwałych. Wszystkie księgowania z przesunięć środków trwałych używają dziennika podziału. Niektóre firmy często przesuwają środki trwałe pomiędzy lokalizacjami. Można sobie wyobrazić, że podczas kompletowania środka trwałego pracownik umieszcza go w magazynie. Po zakończeniu procesu kompletacji środek trwały należy przenieść do innej lokalizacji. Dokładny przegląd aktualnej lokalizacji wszystkich środków trwałych jest więc istotny. W tym celu procedurę zmiany lokalizacji należy zarejestrować w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV Częściowa sprzedaż/likwidacja środka trwałego Zamiast sprzedaży/likwidacji całego środka trwałego czasami jest konieczna częściowa sprzedaż/likwidacja. Aby sprzedać/zlikwidować część środka trwałego, należy go podzielić za pomocą dziennika podziału środków trwałych, a następnie zbyć jeden ze środków trwałych uzyskanych z podziału. Łączenie środków trwałych System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia połączenie kilku środków trwałych w jeden. Może to być konieczne na przykład, kiedy księgowane koszty nabycia kilku środków trwałych mają być połączone w jeden środek trwały. Konserwacja środków trwałych Dla każdego środka trwałego można rejestrować koszty konserwacji, a także datę następnego serwisu. Śledzenie kosztów konserwacji ma kluczowe znaczenie w budżetowaniu, a także w podejmowaniu decyzji o zastąpieniu środka trwałego. Konserwacja środków trwałych powinna być kontrolowana na bieżąco. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia aktualizowanie informacji o konserwacji, a także wyświetlanie statystyk, analizowanie ich oraz drukowanie raportów konserwacji środków trwałych. Rejestracja i koszty konserwacji Za każdym razem, gdy dany środek trwały jest wysyłany do naprawy serwisowej należy zarejestrować istotne dane, takie jak data usługi serwisowej, numer dostawcy, nazwa oraz numer telefonu firmy serwisowej. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia rejestrację oraz wygodne śledzenie tych informacji. Kiedy serwis jest zakończony, a firma otrzymuje fakturę konserwacji należy zarejestrować koszty konserwacji za pomocą dziennika środków trwałych K/G, faktury zakupu lub dziennika środków trwałych, w zależności od tego, czy powiązana księga amortyzacji jest zintegrowana z księgą główną. Raportowanie kosztów konserwacji W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 można wyświetlać oraz analizować zaksięgowane koszty konserwacji w następujących lokalizacjach: W oknie Statystyka środka trwałego, które zawiera kwotę konserwacji. Okno jest dostępne z kartoteki środka trwałego. W oknie Zapisy księgi konserwacji, które zawiera zaksięgowane zapisy konserwacji. Okno jest dostępne z kartoteki środka trwałego lub z widoku Środki trwałe. W raporcie Konserwacja - szczegóły, który zawiera szczegółowe dane o zapisach księgi konserwacji. 53

54 W raporcie Konserwacja - analiza, który zawiera koszty konserwacji środków trwałych dla różnych okresów, podzielone według kategorii środków trwałych. W raporcie Konserwacja - rejestr, który zawiera zaksięgowane wpisy konserwacji, uporządkowane i podzielone według numeru rejestru. W raporcie Konserwacja - następna data serwisu, który zawiera następną datę planowanego serwisu dla każdego środka trwałego. Ubezpieczenie środków trwałych Zarządzanie ubezpieczeniami w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 obejmuje definiowanie ogólnych informacji o ubezpieczeniu, przypisywanie środków trwałych do polis ubezpieczeniowych, monitorowanie pokrycia ubezpieczenia, aktualizowanie informacji o ubezpieczeniu oraz indeksację ubezpieczenia środków trwałych. Kartoteka ubezpieczenia środka trwałego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Poszczególne środki trwałe można przypisać do jednej lub kilku polis ubezpieczeniowych. Ułatwia to weryfikację zgodności kwot polis z wartością środków przypisanych do danej polisy, a w rezultacie monitorowanie corocznych składek ubezpieczeniowych. Monitorowanie pokrycia ubezpieczenia System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia monitorowanie i analizę pokrycia ubezpieczenia środków trwałych na wiele sposobów, między innymi: poprzez widok Ubezp. wartości razem na środkach trwałych - macierz, wskazujący kwotę zarejestrowanego ubezpieczenia dla danej polisy ubezpieczeniowej; 54

55 poprzez widok statystyk dla środków trwałych z podglądem składki rocznej, pokrycia ubezpieczenia oraz wartości środka trwałego do ubezpieczenia w danej polisie; poprzez raport Ubezpieczenie - lista, zawierający listę polis i podstawowe informacje na temat każdej z nich; poprzez raport Ubezpieczenie - nieubez. Środek trwały zawierający listę środków trwałych, dla których nie zaksięgowano kwot w polisach ubezpieczeniowych. Aktualizacja informacji o ubezpieczeniu Szczegóły ubezpieczenia czasami ulegają zmianie: zmienia się składka roczna, pokrycie ubezpieczenia. Ubezpieczenie może również wygasnąć. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 istnieje możliwość aktualizowania odpowiednich arkuszy analitycznych. Indeksowanie ubezpieczenia W przypadku zwiększenia lub zmniejszenia wartości środków trwałych należy uaktualnić zapisy księgi pokrycia ubezpieczenia, aby odzwierciedlić ich rzeczywistą wartość. W celu indeksowania wartości ubezpieczenia niezbędnego dla środków trwałych można uruchomić zadanie wsadowe Indeksowanie ubezpieczenia. Klasyfikacja środków trwałych Przepisy polskiego prawa wymagają podziału środków trwałych według aktualnie obowiązującej ustawowej klasyfikacji środków trwałych. Oficjalna klasyfikacja środków trwałych zawiera 3 poziomy grupowania: grupa - np. środki transportu, podgrupa - np. pojazdy mechaniczne, rodzaj - np. samochody osobowe. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera możliwość przypisywania określonego rodzaju zgodnego z Klasyfikacją Środków Trwałych do każdego środka trwałego. W raportach modułu Środki trwałe została dodana możliwość grupowania danych według numerów KŚT przypisanych do kartotek środków trwałych. Zwiększenie wartości środka trwałego w fakturze zakupu System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala na księgowanie poprzez fakturę zakupu wyłącznie kosztu nabycia oraz eksploatacji środków trwałych. Możliwa jest również ewidencja poprzez fakturę zakupu operacji zwiększenia wartości środka trwałego. 55

56 ROZDZIAŁ 5. RAPORTOWANIE, ANALITYKA ORAZ BI Sukces w biznesie w dużej mierze zależy do umiejętności analizowania i interpretowania danych biznesowych pochodzących z różnych źródeł w organizacji oraz efektywnego ich wykorzystania w działaniu. W tym dokumencie omówiono funkcjonalność analityki biznesowej w Microsoft Dynamics ERP oraz pokazano, w jaki sposób ułatwia ona codzienną pracę i wspomaga podejmowanie decyzji w firmie. Właściwa interpretacja danych dotyczących działalności firmy to znaczący czynnik sukcesu. Oprogramowanie Microsoft Dynamics NAV umożliwia lepszy dostęp do danych i ułatwia ich interpretację. Microsoft Dynamics NAV dostarcza użytkownikom odpowiedzi na konkretne pytania w postaci raportów, wykresów i analiz. Ułatwia również współpracę oraz dystrybucję informacji poprzez platformę Business Insight opartą o rozwiązania Microsoft takie jak Microsoft SQL Server, Microsoft Office i Microsoft SharePoint. Microsoft Dynamics NAV umożliwia zatem zwrot z inwestycji w aplikacje Microsoft oraz efektywne wykorzystanie narzędzi dostępnych na pulpicie, a także generowanie niezbędnych zestawień i raportów. Microsoft Dynamics umożliwia szybki wgląd we wszystkie niezbędne informacje przy pomocy znanych użytkownikom narzędzi, które znajdują się już na ich pulpitach. Elastyczne oraz wszechstronne narzędzia do raportowania, prosta obsługa analityki biznesowej oraz dostęp do danych poprzez platformę Microsoft SQL sprawiają, że system w pełni spełnia potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw. Funkcjonalność analityki biznesowej w Microsoft Dynamics NAV koncentruje się wokół potrzeb przedsiębiorstw dotyczących trzech zagadnień: Raportowanie Monitorowanie bieżących działań oraz porównywanie ich z danymi dotyczącymi działań historycznych i planowanych to jeden z elementów umożliwiających skuteczną realizację zamierzonych celów. Użytkownicy powinni zatem mieć łatwy dostęp do określonych danych dotyczących ich zadań oraz ról. W związku z powtarzalnością wykonywanych procesów konieczne jest również zapewnienie użytkownikom możliwości korzystania z odpowiednio pogrupowanych i sformatowanych danych w ramach standardowej aplikacji i konfiguracji. Wykresy i kluczowe wskaźniki wydajności Monitorując wyniki firmy na bieżąco oraz analizując szczegółowe dane, można szybko zidentyfikować aktualne trendy. Microsoft Dynamics NAV dostarcza informacji w formie wykresów i wskaźników, które w czytelny sposób odzwierciedlają sytuację w firmie. Bezpośrednie zapytania i analizy Wydajne narzędzia analityczne dostępne w ramach łatwego w obsłudze i znanego oprogramowania Microsoft Office Excel pozwalają rozpoznać bieżące trendy. Bazując na pozyskanych informacjach, firma może podjąć odpowiednie działania, aby odwrócić negatywny trend lub wykorzystać ten pozytywny i jednocześnie zwiększyć swoją konkurencyjność. Porównywania i analizy rzeczywistych oraz planowanych wyników umożliwiają więc korygowanie działań i reagowanie na zmiany. Użytkownik oczekuje zatem od systemu rzetelnych informacji opartych o precyzyjne obliczenia oraz odpowiedzi na konkretne pytania i problemy. Raportowanie Możliwość śledzenia różnorodnych działań, począwszy od transakcji finansowych i analiz po raporty zgodności przyczynia się do poprawy wyników firmy. Aby monitorowanie było skuteczne i efektywne, konieczna jest integracja danych w systemie. Microsoft Dynamics NAV zawiera zestaw funkcjonalności, które zapewniają 56

57 wszechstronny dostęp do informacji dzięki wykorzystaniu platformy Microsoft SQL i wbudowanych narzędzi raportowania. Raporty w formie dokumentów i raporty standardowe Użytkownik może na bieżąco śledzić wyniki firmy, korzystając ze standardowych lub spersonalizowanych zestawień danych. Zestawienia danych są widoczne w formie list, których zawartość zależy od roli i potrzeb użytkownika. Definiując filtry danych w listach, użytkownik uzyskuje przekrojowe informacje. Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia generowanie raportów w formie dokumentów Word i definiowanie ich układów. Dzięki temu dane prezentowane są w odpowiedniej formie, a ich dystrybucja jest znacznie łatwiejsza. Na przykład, możliwe jest wygenerowanie faktur i innych dokumentów, a następnie wysłanie ich bezpośrednio z systemu w formie spersonalizowanych wiadomości. Dużym ułatwieniem dla użytkownika jest możliwość tworzenia i dostosowywania raportów w programie Microsoft Word. Wszystkie układy raportów są zapisywane w systemie Microsoft Dynamics NAV, dzięki czemu można je ponownie wykorzystać. W ramach Microsoft Dynamics NAV dostępny jest również zestaw predefiniowanych raportów przyporządkowanych do poszczególnych procesów w organizacji. Korzystając z nich, użytkownicy uzyskują spójny obraz firmy. Rysunek 1: W ramach obszarów funkcjonalnych Microsoft Dynamics NAV użytkownicy mogą korzystać z ponad 300 raportów. Microsoft SQL Server Reporting Services Reports Microsoft SQL Server Reportng Services to wszechstronne oprogramowanie serwerowe. Dzięki integracji Microsoft SQL Server Reportng Services z Microsoft Dynamics NAV możliwe jest tworzenie, zarządzanie i dystrybucja raportów w formie przeznaczonej do wydruku oraz udostępnianie ich na interaktywnej stronie internetowej. Microsoft SQL Server Reporting Services obsługuje efektywnie cały proces raportowania, w tym projektowanie raportów, zarządzanie nimi oraz definiowanie zabezpieczeń. W Microsoft Dynamics NAV 2015 wykorzystywane jest narzędzie Microsoft SQL Server Reporting Services 2012 Report Builder 3.0, przy pomocy którego można projektować raporty w środowisku przypominającym Office. Nowości takie jak wykres przebiegu w czasie, pasek danych, możliwość wizualizacji wskaźników danych oraz zapisywania pozycji raportów jako osobnych części, kreator map, agregacje agregacji oraz lepsza obsługa wyrażeń ułatwiają tworzenie i dostosowywanie raportów. Zarządzanie Lepszy przegląd sytuacji i wyników firmy. Określenie osób odpowiedzialnych za krytyczne decyzje oraz umożliwienie im szybkiej reakcji i wymiany informacji. Dostęp do danych w zależności od roli na przykład do danych dotyczących planowanych i rzeczywistych wydatków. Finanse Poprawny bilans próbny. Możliwość skutecznych działań dzięki wczesnemu rozpoznawaniu problemów i szans. 57

58 Sprzedaż Prowadzenie statystyk dziennych zamówień z możliwością przeglądania danych nabywców. Identyfikacja kluczowych elementów generujących przychody w przypadku najlepszych klientów jako metoda poszukiwania nowych możliwości sprzedaży. Rysunek 2: Lepszy wgląd w sytuację firmy dzięki Microsoft Dynamics NAV and SQL Reporting Services Microsoft Dynamics NAV. Wykresy i kluczowe wskaźniki wydajności Wykresy i kluczowe wskaźniki wydajności dostarczają informacji o bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa. Dzięki nim użytkownik może natychmiast rozpoznać zmieniające się trendy i szybciej reagować. Wykresy i grafy Microsoft Dynamics NAV zawiera rozbudowany zestaw różnorodnych wykresów, które są dostępne dla określonych ról użytkownika. Poszczególne wykresy można szczegółowo analizować, wyświetlając powiązane dane źródłowe. Wykresy są dostępne zarówno na kliencie Windows oraz kliencie Web Tablet. Program generuje wykresy w oparciu o listy, które klient może dowolnie dostosowywać. Wskaźniki Wskaźniki to inaczej kafelki, które są wizualizacją wartości numerycznych takich jak na przykład liczba otwartych faktur zamówień. Kolor wskaźnika zmienia się w zależności od wartości powiązanych danych i zdefiniowanych progów. W ten sposób wizualizowany jest stan danych odpowiadających danemu wskaźnikowi. Rysunek 3: W Microsoft Dynamics NAV dostępny jest zestaw gotowych wykresów. Zaawansowana wizualizacja danych Microsoft Dynamics NAV umożliwia wizualizację danych oraz interaktywną i intuicyjną obsługę systemu w oparciu o elementy wizualne. Zarządzanie Wizualna eksploracja danych i wgląd w wyniki firmy Finanse Identyfikacja docelowych efektów oraz śledzenie ewentualnych niezgodności z zaplanowanymi działaniami, a następnie realizacja wyznaczonych zadań takich jak na przykład śledzenie zmian wydatków. Sprzedaż Interaktywna modyfikacja danych i wizualizacja potencjalnych konsekwencji dla wybranych działań w ramach procesu sprzedaży. Bezpośrednie zapytania i analizy Przedsiębiorstwa potrzebują efektywnych narzędzi, które umożliwiają przekształcenie zgromadzonych informacji w plany. Microsoft Dynamics NAV zapewnia dostęp do prostych, ale efektywnych narzędzi analitycznych i 58

59 raportowych, które wspomagają monitorowanie i kształtowanie trendów oraz inteligentne wykorzystanie systemu. Arkusze kont Arkusze kont przeznaczone są do analiz danych z obszarów Księga główna, Sprzedaż, Zakupy i Zapasy. W ramach arkuszy można porównywać dane budżetów, działów, projektów, kampanii i innych wybranych wymiarów. Analizowane dane przedstawione są w formie tabel, których układ można dowolnie definiować. Program generuje wyniki analiz w formie wydruków bądź wyświetla je w oknach, z których użytkownicy mogą w prosty sposób przejść do źródłowych zapisów i dokumentów i/oraz do programu Microsoft Office Excel, gdzie możliwa jest dalsza edycja. Widoki analityczne Widoki analityczne to wszechstronne zestawienia danych oraz działań firmy, które umożliwiają przeprowadzenie wielowymiarowych analiz dla różnych celów, na przykład analiz dotyczących sprzedaży na określonym obszarze w określonym czasie do wybranej grupy nabywców. Widoki analityczne można również wyświetlić w programie Microsoft Office Excel, gdzie automatycznie tworzone są tabele przestawne. Tabele przestawne można odpowiednio dostosować poprzez zmianę układu pól i zastosowanie dodatkowych wymiarów, jednostek miary i kryteriów analitycznych. Power BI Power BI dla Office 365 to oprogramowanie do analityki biznesowej obsługiwane poprzez program Excel i Office 365. Wykorzystanie protokołu OData i zapytań w Microsoft Dynamics NAV 2015 ułatwia integrację z Microsoft Excel, dzięki czemu użytkownik może korzystać z narzędzi dostępnych w ramach pakietu PowerBI takich jak PowerPivot, PowerView oraz PowerMaps. Jet Reports Express Usprawnienia w zakresie raportowania pozwalają uzyskać natychmiastowe odpowiedzi na zapytania dotyczące firmy, poczynając od finansów poprzez sprzedaż po kluczowe wskaźniki wydajności. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi Jet Reports Express oraz uproszczonym formułom w Microsoft Office Excel użytkownik może tworzyć raporty niezbędne w podejmowaniu decyzji. W programie dostępne są predefiniowane szablony raportów, dzięki którym dane prezentowane są w zwięzły i przejrzysty sposób. Rysunek 4: Widoki PowerView w Microsoft Excel Microsoft Dynamics NAV Table Builder Table Builder ułatwia szybką analizę bezpośrednich zapytań w programie Microsoft Office Excel w oparciu o rzeczywiste dane z Microsoft Dynamics NAV. Przy pomocy tej funkcji użytkownik może dowolnie łączyć dane przechowywane w tabelach, polach, polach typu flow filed oraz wymiary, a następnie analizować i konsolidować je według różnych kryteriów, firm lub baz danych. Pojedyncze kliknięcie umożliwia wyświetlenie informacji powiązanych z wartościami wyświetlanymi w raporcie. Funkcja Księga główna Funkcja ta umożliwia raportowanie ze wszystkich części księgi głównej w ramach znanego i elastycznego środowiska. 59

60 Report Player Report Player zapewnia szybki dostęp do raportów w Microsoft Office Excel oraz śledzenie zmian bezpośrednio na pulpicie. Aplikację można pobrać ze sklepu Windows 8. Rysunek 6: Intuicyjne i szybkie funkcje analityczne w Jet Reports Express Rysunek 5: Report Library jako biblioteka raportów umożliwia użytkownikowi przeglądanie raportów Microsoft Excel bezpośrednio z pulpitu. Zarządzanie Śledzenie skonsolidowanego rachunku wyników według oddziału i firmy. Finanse Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności pod kątem dni zaległości w rozliczenia płatnościach i należności. Sprzedaż Uproszczone tworzenie arkuszy produktów zawierających aktualne wyceny oraz specyfikacje oraz stała aktualizacja i wdrażanie najistotniejszych zmian. Raportowanie oraz analizy finansowe System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala łatwo i szybko generować dane analiz biznesowych. Pracę w aplikacji można rozpocząć od przygotowywania prostych raportów z poziomu planu kont. System umożliwia ponadto opracowywanie zaawansowanych analiz przy użyciu arkuszy kont oraz analiz wielowymiarowych. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera również funkcjonalność, dzięki której kluczowe dane finansowe są prezentowane w formie wykresów. Analizy i raportowanie Firmy, w których używa się systemów ERP, gromadzą dziennie ogromne ilości danych. Dane te odzwierciedlają między innymi informacje o sprzedaży, zakupach, kosztach operacyjnych, wynagrodzeniach i budżetach. Dostęp do nich ma duże znaczenie w procesie podejmowania decyzji. Generowanie analiz z bazy danych firmy w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 może być przydatne dla osób podejmujących strategiczne decyzje. Na podstawie planu kont definiuje się arkusze kont, które później stosuje się w raportach danych finansowych. Aby uzyskać lepszy wgląd w informacje dotyczące działalności własnej firmy, dane można analizować przy użyciu wcześniej zdefiniowanych wymiarów. Taka organizacja danych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 ułatwia ich analizę. Wymiary to dane dodawane (przez użytkownika lub system) do zapisów jako rodzaj identyfikatora. Umożliwiają grupowanie zapisów w celach analitycznych. Na podstawie wymiarów można sprawnie analizować trendy oraz porównywać zestawienia różnych typów danych. Dzięki funkcji przechodzenia od danych szczegółowych do bardziej ogólnych użytkownik ma wgląd w dokładne wyniki transakcji ujęte w zestawieniu. Funkcjonalność analiz oraz raportowania w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 obejmuje narzędzia usprawniające budżetowanie, prognozowanie oraz analizę danych. Narzędzia te przygotowano z myślą o pracownikach działu sprzedaży, zakupów oraz magazynu, którzy nie mają większego doświadczenia w zarządzaniu finansami czy w księgowości. Użytkownicy mogą korzystać z raportów, które ułatwiają podgląd danych w czasie rzeczywistym i które można dostosowywać do indywidualnych potrzeb. Raporty zapisuje się pod unikalnymi nazwami oraz umieszcza w odpowiednich obszarach aplikacji. Pozwala to przeprowadzić analizy w dowolnych formatach. 60

61 Firmy mogą korzystać z funkcjonalności Budżety zakupów i sprzedaży przy tworzeniu wielowymiarowych budżetów (zapas, nabywca, grupa nabywców oraz dostawców) z uwzględnieniem kwot oraz ilości. Użytkownikom udostępniono opcję śledzenia wyników raportów analizy, która bazuje na różnicach pomiędzy rzeczywistymi a zabudżetowanymi kwotami. Możliwa jest również wymiana danych pomiędzy systemem ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 a programem Microsoft Office Excel. System wspiera także kontrolę wersji budżetów, pozwalając użytkownikom na jednoczesną pracę na poszczególnych budżetach. Dotyczy to budżetów o identycznych wymiarach, przedziałach czasu oraz typach wartości. Analiza planu kont Analizy finansowe i raportowanie rozpoczyna się od planu kont. Standardowe analizy w planie kont są łatwo dostępne. Dostarczają danych bez potrzeby dodatkowej konfiguracji. Ze strony Plan kont można uzyskać dostęp do następujących stron analiz: Saldo konta K/G; Saldo K/G; Saldzie K/G wg wymiarów. Saldo konta KG/Budżet; Saldo KG/Budżet. Arkusze kont Arkusze kont pozwalają w elastyczny sposób tworzyć sprawozdania finansowe bez potrzeby wykonywania modyfikacji w systemie. Arkusze kont służą do tworzenia zestawień kont wyszczególnionych w planie kont tak. Zestawienia te pozwalają na wgląd w dane zapisane na kontach. Można definiować rozmaite układy arkuszy w celu wyodrębnienia określonych informacji z planu kont. Jedną z najważniejszych funkcji arkuszy kont jest to, że są one miejscem obliczeń, których nie można wykonać bezpośrednio w planie kont. Arkusze kont wykorzystuje się na przykład do obliczenia marży z uwzględnieniem wymiarów takich jak działy lub grupy nabywców. Oprócz tego dowolne zapisy K/G i zapisy budżetu K/G można filtrować według obrotów lub kwoty debet. Poprzez połączenie typów kosztów oraz kont zapisów przepływów pieniężnych w planie kont użytkownik może między innymi przygotowywać raporty dotyczące rachunku kosztów oraz przepływów pieniężnych. Przy pomocy arkuszy kont można: tworzyć sprawozdania finansowe dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy bez użycia projektanta raportów; tworzyć dowolną liczbę arkuszy kont o unikatowych nazwach; definiować różne układy raportów i drukować je z bieżącymi danymi liczbowymi; eksportować dane finansowe do programu Microsoft Excel. 61

62 Analizy wielowymiarowe Wymiary Wymiary to dane, które można dodać do zapisu jako rodzaj identyfikatora, tak aby zapisy o podobnych charakterystykach mogły być grupowane i w prosty sposób wyszukiwane dla celów analitycznych. Wymiary mogą być stosowane w całym systemie, w zapisach dzienników i dokumentach, a także w budżetach. Księgowanie i przechowywanie wymiarów w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Przypisanie wielu wymiarów do zapisu w trakcie jego tworzenia umożliwia przeprowadzenie kompleksowych analiz np. sprzedaży według sprzedawcy, obszaru oraz grupy nabywców. 62

63 Wymiary wykorzystywane przez przykładową firmę (Cronus Polska Sp. z o. o.) Definiowanie wymiarów Jednym ze sposobów analizy kont sprzedaży i zakupu jest dostosowanie planu kont poprzez podział kont na mniejsze jednostki. Można na przykład utworzyć konto K/G dla każdego państwa, z którego są księgowanie transakcje sprzedaży lub dla każdej grupy nabywców. Dzięki temu z planu kont można łatwo wyszukać najbardziej zyskowne regiony lub grupy nabywców. Im większe jednak zapotrzebowanie firmy na analizy, tym bardziej skomplikowana staje się struktura planu kont oraz ustawienia i obsługa grup księgowych. Aby uniknąć tych komplikacji, można użyć wymiarów, pozostawiając tym samym prostą i przejrzystą strukturę planu kont. W każdym zapisie można wprowadzić dodatkowe informacje, na podstawie których możliwe jest łatwe wyszukanie i pogrupowanie w celu analizy zapisu o podobnej charakterystyce i zaksięgowane na tych samych (lub podobnych) kontach K/G. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 wymiary stosuje się w analizie zapisów dzienników, dokumentów i budżetów. Ponadto wymiary umożliwiają bardziej kompleksową analizę i funkcje sprawozdawcze. Termin wymiar opisuje sposób przeprowadzania analizy. Analiza dwuwymiarowa może na przykład dotyczyć ustalenia wielkości sprzedaży według obszarów. Jeśli podczas tworzenia zapisu używa się więcej niż dwóch wymiarów, możliwa jest bardziej skomplikowana analiza, na przykład analiza sprzedaży według kampanii sprzedaży, nabywców i obszarów. Struktura wymiarów stanowi podstawę funkcjonalności wymiarów. Aby korzystać z niej efektywnie, użytkownicy powinni poświęcić odpowiednią ilość czasu na jej zdefiniowanie. Należy ją wyznaczyć w połączeniu z planem kont, strukturą grup księgowych oraz wymaganiami firmy dotyczącymi sprawozdawczości i analiz. Ponadto zastosowanie wymiarów i uproszczenie planu kont umożliwia lepszą analizę informacji finansowych. Należy wziąć pod uwagę następujące aspekty definiowania i ustawienia wymiarów: wymiary i wartości wymiarów; kombinacje wymiarów; 63

64 wymiary domyślne; wymiary domyślne typu konta; domyślne priorytety wymiarów. Analiza wielowymiarowa Jeśli w trakcie księgowania zapisów, korzysta się z wymiarów, analiza wielowymiarowa przyjmuje formę raportu umożliwiającego przeglądanie danych według maksymalnie czterech z nich. Analiza wielowymiarowa pozwala na przeglądanie danych według następujących kryteriów: konta K/G; okres; podmioty gospodarcze. Struktura danych arkusza analitycznego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Analizę wielowymiarową można uruchomić bezpośrednio w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 lub wyeksportować ją do pliku programu Microsoft Excel. W czasie eksportu analizy do programu Microsoft Excel system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 tworzy tabelę przestawną, która w zależności od potrzeb umożliwia użytkownikowi elastyczne modyfikowanie raportu. 64

65 Tabela przestawna w Microsoft Excel z danymi wyeksportowanymi z systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Do analizowania danych z użyciem wielu wymiarów wykorzystywana jest strona Analiza wielowymiarowa. Może być ona używana do przeglądania kwot pobieranych z arkuszy analitycznych. Dzięki analizie wielowymiarowej użytkownik ma możliwość: Łączyć wymiary, Filtrować zapisy, Analizować dane z różnych perspektyw, Przeglądać obroty oraz salda na dany dzień, Wybierać przedziały czasowe, Powyższych informacji nie można wydrukować bezpośrednio z programu. Istnieje możliwość wyeksportowania ich do programu Microsoft Excel, w którym za pomocą dostępnych narzędzi można przygotować dane do prezentacji oraz wydruku. Analizy arkusza kont bazują głównie na kontach K/G, typach kosztu oraz kontach przepływów pieniężnych. 65

66 Arkusz analityczny to sposób wyświetlania danych finansowych dla konkretnych potrzeb, bazujących na kryteriach określonych w działalności. Na potrzeby arkusza analitycznego zapisy K/G, zapisy budżetu K/G oraz zapisy prognozy przepływów pieniężnych są grupowane według następujących kryteriów: kont K/G; Okres podmiotów gospodarczych; według maksymalnie czterech wymiarów. Innymi słowy, jeśli zapis zostanie zaksięgowany do konkretnego konta z jednym z czterech wymiarów wybranym do arkusza analitycznego, dane o zapisie zostaną uwzględnione w arkuszu analitycznym w postaci zapisu arkusza analitycznego. Jak pokazano na diagramie Struktura danych arkusza analitycznego, arkusze analityczne nie są oparte bezpośrednio na zapisach K/G lecz na zapisach arkusza analitycznego. Kryteria, takie jak wymiary, są definiowane w kartotece arkusza analitycznego. Raporty oparte na wymiarach Podczas stosowania wymiarów są dostępne dwa raporty oparte na arkuszach analitycznych, które można wydrukować: raport Wymiary suma; raport Wymiary szczegóły. Arkusze analityczne Arkusze analityczne i raporty Raporty analizy umożliwiają tworzenie niestandardowych raportów na podstawie rekordów zaksięgowanych transakcji, na przykład sprzedaży, zakupów, przesunięć oraz korekt zapasów. Raporty analizy zapasów mogą dodatkowo uwzględniać dane zleceń produkcyjnych oraz roboty w toku (RWT). Dane źródłowe (pobierane do takich raportów z zapisów księgi zapasów wraz ze skojarzonymi zapisami wyceny) można łączyć, porównywać i przedstawiać w formie czytelnych, zdefiniowanych przez użytkownika zestawień, takich jak raport tabeli przestawnej w programie Microsoft Excel. Raport analizy składa się wierszy i kolumn. W wierszach są wyświetlane obiekty poddawane analizie takie jak nabywcy czy dostawcy. Z kolei kolumny zawierają parametry określające sposób analizowania obiektów (na przykład obliczanie zysku, okresowe porównania kwot i wielkości sprzedaży, okresowe porównania wartości rzeczywistych i budżetowanych itd.). 66

67 Lista raportów analizy sprzedaży W podobny sposób można przeglądać raporty analizy zakupów oraz zapasów. Pod względem funkcjonalnym raporty analizy sprzedaży nie różnią się od raportów analizy zakupów oraz raportów analizy zapasów. Eksportowanie arkuszy analitycznych do programu Microsoft Excel Eksport arkusza analitycznego do programu Microsoft Excel pozwala dzielić się analizami wg wymiarów z zewnętrznymi użytkownikami nieposiadającymi dostępu do systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Podczas eksportu arkusza analitycznego do programu Microsoft Excel, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 tworzy tabelę przestawną w pliku Microsoft Excel. Do wyświetlenia arkusza analitycznego w formie graficznej można też użyć funkcji wykresów programu Microsoft Excel. Łączenie arkuszy analitycznych z arkuszami kont W przypadku zamiaru użycia w arkuszu analitycznym innych wymiarów, niż dwa wymiary globalne, można przypisać istniejący arkusz analityczny do arkusza kont. Dzięki temu można użyć do czterech wymiarów w arkuszu kont. Przypisanie arkusza analitycznego zmienia zapisy, które są użyte do utworzenia kwot w arkuszu kont z zapisów K/G na zapisy arkusza analitycznego. Po przypisaniu arkusza analitycznego do układu kolumn, użytkownik otrzymuje te same możliwości filtrowania, ale na poziomie kolumn. Jeśli układ kolumn zostaje zdefiniowany z arkuszem analitycznym, a w układzie kolumn zostaje zastosowany filtr wymiaru, dany układ kolumn może być użyty tylko z arkuszem kont, do którego został przypisany ten sam arkusz analityczny. 67

68 Wyniki finansowe Wykresy wyników finansowych Graficzna prezentacja danych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest możliwa dzięki dwóm typom wykresów: Wykresy generyczne które można definiować dla każdej z tabel. Wykresy szczegółowe odnoszą się do konkretnych tabel, takich jak arkusze kont oraz raporty analizy. Przykładem wykresu szczegółowego dostępnego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest wykres wyników finansowych. Na wykresie można odczytać wskaźniki wygenerowane na podstawie wartości arkuszy kont. Funkcja pozwala na graficzne zestawienie wyników finansowych, ich późniejszą analizę oraz prognozę trendów. To okno w widoku głównym użytkownika funkcjonuje jako zbiór wykresów dotyczących wszystkich wskaźników wyników finansowych, które zostały wygenerowane z wartości arkusza kont użytkownika. Istniejące w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 wykresy można edytować, lub tworzyć nowe poprzez dowolne łączenie kolumn i wierszy arkuszy kont. Można je wyświetlać w różnych typach wykresu. Podstawą osi wykresu mogą być kolumny arkusza kont, wiersze arkusza kont lub okres zdefiniowany przez zakres dat lub długość okresu. Obliczone wartości arkusza kont są wyświetlane na osi w PLN. Podczas dokonywania wyboru elementu graficznego, otwiera się okno źródłowe, takie jak Arkusz kont. Następnie możliwe jest przejście do szczegółów, na przykład zapisów księgi, które są wynikiem transakcji przedstawionych przez dany element graficzny. Przykładem wykresu szczegółowego dostępnego w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest wykres wyników finansowych. Na wykresie można odczytać wskaźniki wygenerowane na podstawie wartości arkuszy kont. Funkcja pozwala na graficzne zestawienie wyników finansowych, ich późniejszą analizę oraz prognozę trendów. Wykresy w widoku głównym użytkownika specjalisty ds. zamówień 68

69 Bilans i rachunek zysków i strat Bilans oraz Rachunek zysków i strat są sprawozdaniami wymaganymi przez polskie ustawodawstwo. Ich budowa jest ściśle określona ustawą o rachunkowości, dlatego system ERP powinien umożliwiać ich przygotowanie przy użyciu określonych wzorów. Funkcjonalność Bilansu i Rachunku zysków i strat dostępna w ramach systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest narzędziem ułatwiającymi przygotowanie tych raportów ustawowych. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie wielu wersji sprawozdań bilansu i rachunku zysków i strat. Dodatkowa waluta raportowania Definiowanie dodatkowych walut raportowania Za pomocą systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 firmy mogą rejestrować transakcje księgi głównej zarówno w walucie lokalnej (PLN), jak i w dodatkowej walucie raportowania (DWR). Głównym celem stosowania dodatkowej waluty raportowania jest generowanie raportów, które będą stanowiły ważne źródło informacji dla użytkowników sprawozdań finansowych i innych raportów. Po zdefiniowaniu dodatkowej waluty raportowania, system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 automatycznie wykonuje następujące czynności: Rejestruje kwoty w PLN oraz w dodatkowej walucie raportowania we wszystkich zapisach księgi głównej oraz w innych zapisach, takich jak zapisy VAT. Korzysta z informacji ze strony Kursy wymiany walut w celu znalezienia kursu wymiany do rejestracji transakcji w dodatkowej walucie raportowania. Funkcja Dodatkowa waluta raportowania nie powinna być używana jako podstawa tłumaczenia sprawozdania finansowego. Nie jest to narzędzie, za pomocą którego można dokonać tłumaczenia sprawozdań finansowych filii zagranicznych jako części konsolidacji firmy. Funkcja dodatkowej waluty raportowania umożliwia jedynie przygotowywanie raportów w obcej walucie tak, jakby była ona lokalną walutą firmy. Wyświetlanie kwot dodatkowej waluty na stronach Pola związane z dodatkową walutą raportowania mogą być wyświetlane na różnych stronach, w tym na: Planie kont; Podglądzie arkusza kont; Analizie wielowymiarowej; Saldzie K/G wg wymiarów. Prognozowanie przepływów pieniężnych W celu zapewnienia płynności finansowej, firmy muszą posiadać narzędzia umożliwiające planowanie. Na podstawie analizy aktywów pieniężnych z poprzedniego okresu program tworzy okresowe zestawienie i kalkulację przewidywanych przychodów i wydatków operacyjnych. Następnie obliczona zostaje nadwyżka lub deficyt gotówki. Na podstawie otrzymanych wyników można dokonać korekt - na przykład redukcji kredytu w przypadku nadwyżki lub zaciągnięcia kredytu w przypadku deficytu. Funkcja prognozy przepływów pieniężnych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala zapewnić płynność finansową oraz stworzyć kompleksową analizę planowania przepływów pieniężnych w firmie. 69

70 Dzięki dostępnej w systemie funkcji prognozowania użytkownik może planować i przewidywać przyszłe przepływy pieniężne firmy. Analizując przepływy pieniężne, określa się wypłacalność i płynność finansową firmy oraz możliwości terminowej realizacji zobowiązań finansowych. Prognozy przepływów pieniężnych można analizować za pomocą arkuszy kont oraz statystyk prognoz. Przepływy pieniężne to ponadto ogólne określenie stanu aktywów pieniężnych firmy, do których można zaliczyć salda gotówkowe, fundusze na żądanie, czeki lub fundusze giro. Wpływ na przepływy pieniężne mają też inne aktywa, takie jak papiery wartościowe i należności. Ich wpływ zależy od różnych wskaźników płynności gotówkowej. Wskaźnik płynności gotówkowej jest z kolei uzależniony od momentu konwersji aktywu na walutę poprzez sprzedaż. Funkcje prognozy przepływów pieniężnych Prognoza przepływów pieniężnych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 posiada wiele funkcji ułatwiających zapewnienie płynności finansowej firmy. Program umożliwia połączenie planów przepływów pieniężnych i utworzenie jednej lub kilku prognoz przepływów pieniężnych. Można wówczas uwzględnić różne koncepcje. Plany powinny być zorganizowane w formie kont definiowanych przez użytkownika. Struktura takich kont odpowiada zazwyczaj zaawansowanej strukturze planu kont księgi głównej oraz planu przepływów pieniężnych. Podczas planowania można stosować wartości z obszarów aplikacji, takich jak Księga główna (K/G), Sprzedaż, Zakup, Serwis i Środki trwałe. W Księdze głównej znajdują się informacje o dostępnych płynnych środkach i wartościach budżetu firmy. W obszarze Zakup wartości bieżących otwartych zobowiązań oraz przewidywane zobowiązania z otwartych zamówień zakupu. W obszarze Sprzedaż znajdują się informacje o bieżących otwartych należnościach oraz przewidywanych należnościach z otwartych zamówień sprzedaży. Obszar Serwis dostarcza informacji o otwartych wierszach zleceń serwisowych, które program przenosi do prognozy przepływów pieniężnych. Jeśli w obszarze Środki trwałe zostały zarejestrowana przewidywana sprzedaż/likwidacja oraz zostały zabudżetowane przyszłe zakupy, te wartości można również włączyć do kalkulacji przepływów pieniężnych. Ponadto przy pomocy prognozy przepływów pieniężnych można zarządzać ręcznie wprowadzanymi przychodami i wydatkami oraz integrować je w prognozie. W celach analizy prognozy w programie dostępnych jest kilka stron i raportów statystycznych odnoszących się do dostępności oraz okresu. Narzędzia te są elastyczne i mogą być dostosowane do konkretnej struktury kont. 70

71 Podgląd procesu Prognoza przepływów pieniężnych XBRL Rozszerzalny język sprawozdawczości finansowej (w skrócie XBRL) to język XML, który pozwala na tagowanie danych finansowych. Dzięki temu możliwe jest wydajne i dokładne przetwarzanie danych i ich udostępnianie. Inicjatywa XBRL umożliwia globalne finansowe raportowanie poprzez firmy tworzące systemy ERP i międzynarodowe organizacje księgowe. Celem tej inicjatywy jest dostarczanie standardu ujednoliconej sprawozdawczości danych finansowych do banków, inwestorów i organów państwowych. Tego typu raportowanie gospodarcze może zawierać: sprawozdania finansowe, dane finansowe, dane niefinansowe, ustawowe raporty, takie jak roczne lub kwartalne sprawozdania finansowe i podatki. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia firmom udostępnianie danych w XBRL i czerpanie korzyści z elastyczności i automatyzacji, jaką oferuje w przypadku zbierania i udostępniania danych. Oprócz tego należy znać zasady: importu taksonomii XBRL; dołączania odpowiednich baz łączy, które umożliwiają odczyt XBRL; wprowadzania definicji wierszy, które określają typy danych, takie jak Księga główna, komentarze lub opisy; eksportu wystąpienia dokumentu. Specyfikacje i taksonomie XBRL Od kwietnia 2008 obowiązująca jest specyfikacja XBRL 2.1. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest zgodny ze Specyfikacją 2.1, ale współpracuje również z taksonomiami przygotowanymi według Specyfikacji 2.0 i 1.0. Praca z bazami łączy Bazy łączy to pliki XML zawierające informacje, dzięki którym taksonomia pojawia się w czytelnym, użytecznym formacie. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 stosuje się cztery typy baz łączy: Etykieta: Zarządza tekstem skojarzonym z elementami taksonomii w wielu językach. Prezentacja Porządkuje etykiety. Obliczenia Przypisuje relacje kalkulacji między prezentowanymi etykietami. Odwołanie Przedstawia informacje pochodzące od dostawcy taksonomii. Aby informacje zostały wyświetlone prawidłowo, bazy łączy muszą być dołączone do taksonomii. Zazwyczaj bazy łączy zostają automatycznie dołączone podczas importu taksonomii. Czasami należy zaimportować dodatkowe bazy łączy. Taksonomie zgodne ze Specyfikacją 1 nie wymagają dołączania baz łączy. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 używa taksonomii zgodnej ze Specyfikacją 2. 71

72 Wprowadzanie definicji wiersza XBRL Po zaimportowaniu lub zaktualizowaniu schematu w wierszach należy wprowadzić informacje, które odpowiadają typom wierszy, takie jak komentarze lub opisy, konta K/G lub stałe. Oprócz tego nieistotne wiersze można oznaczyć jako Nie dotyczy. Wtedy nie będą eksportowane z wystąpieniem dokumentu XBRL. Mapowanie do Planu kont odbywa się tak samo dla taksonomii zgodnej ze Specyfikacją 1 i Specyfikacją 2. Różnica polega na tym, że taksonomie zgodne ze Specyfikacją 1 nie wymagają importu baz łączy, aby możliwe było wyświetlenie strony Wiersze taksonomii XBRL. Eksportowanie wierszy XBRL Celem definiowania wierszy XBRL jest stworzenie i wyeksportowanie wystąpienia dokumentu XBRL. Dokument dostarcza finansowych danych sprawozdawczych w formacie XML. Przed eksportowaniem do organów warto przejrzeć te informacje w podglądzie. 72

73 ROZDZIAŁ 6. MARKETING Kluczem do sukcesu w działaniach marketingowych oraz sprzedażowych jest podejmowanie właściwych decyzji we właściwym czasie. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zapewnia stały i natychmiastowy dostęp do dokładnych informacji o kontaktach. Przyczynia się to do lepszych efektów w zakresie pozyskiwania nabywców oraz zwiększania ich zadowolenia. Funkcje marketingowe dostępne w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 ułatwiają zarządzanie oraz wsparcie działań marketingowych i sprzedażowych. Umożliwiają też dostęp do kompleksowych oraz dokładnych danych, a także ukierunkowanie działań na preferowaną grupę nabywców. Działania te realizuje się za pomocą różnych typów kampanii marketingowych. Nabywców można grupować na podstawie cech wspólnych. Dzieli się ich również na różne grupy korespondencyjne, na przykład w oparciu o dane profilowe. Do kampanii marketingowych można zaliczyć przykładowo ogłoszenia, reklamy telewizyjne, pocztę bezpośrednią czy kampanie . Kontakty System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia rejestrowanie kontaktów, czyli wszystkich jednostek zewnętrznych, z którymi współpracuje firma użytkownika (na przykład nabywcy, potencjalni nabywcy, dostawcy, prawnicy, czy konsultanci). Kontaktami mogą być zarówno firmy jak ich pracownicy. Natomiast osoby współpracujące z firmą rejestrowane są jako niezależne osoby kontaktowe. Podczas rejestrowania kontaktu program sprawdza, czy kontakt już istnieje. Jeśli został on już wcześniej zdefiniowany, program automatycznie wyświetli komunikat o błędzie. Kontakty można klasyfikować według kryteriów profilowych. Funkcjonalność zarządzania kontaktami pozwala na dostosowanie ich ustawień do indywidualnych potrzeb użytkowników. 73

74 Kartoteka kontaktu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 W kartotece kontaktu można rejestrować dane powiązane z kontaktem. Niektóre z pól kartoteki mają zastosowanie tylko w czasie wprowadzania danych firm, inne kiedy wprowadza się ustawienia dla osób kontaktowych. Rejestrując nowy kontakt, należy określić, czy jest to nowa firma czy nowa osoba kontaktowa zatrudniona w firmie, która istnieje już w systemie jako kontakt. Funkcjonalność kontaktów jest ściśle zintegrowana z obszarem Sprzedaż. Oznacza to, że użytkownik może na przykład generować oferty dla potencjalnych nabywców oraz tworzyć dokumenty sprzedaży dla konkretnych osób kontaktowych. Klasyfikacja kontaktów Klasyfikacja kontaktów polega na sortowaniu nabywców według określonych przez użytkownika kryteriów, na przykład przychodu. Dzięki temu użytkownikom łatwiej wykonywać działania, takie jak: planowanie kampanii w oparciu o kluczowe dane; kierowanie działań oraz ofert do konkretnych kontaktów; usprawnienie realizacji strategii i komunikatów marketingowych oraz sprzedażowych. Dzięki funkcji rankingów kontaktów użytkownik może definiować dostosowane do własnych potrzeb rankingi, 74

75 uwzględniając na przykład ważność lub lojalność nabywców, dostawców oraz partnerów. Szybki dostęp do najbardziej aktualnych danych wybranego kontaktu można uzyskać, przechodząc do kartoteki kontaktu, w której widoczne są rankingi. Dzięki klasyfikacji kontaktów możliwe jest skierowanie odpowiedniej kampanii do odpowiednich kontaktów. Podział nabywców na segmenty ABC umożliwia ich klasyfikację (po przypisaniu wag dwóch pytań, aby określić wartość trzeciego pytania). Wyszukiwanie duplikatów kontaktu Funkcjonalność zarządzania współpracą ułatwia wyszukiwanie duplikatów kontaktów, obejmujące tylko firmy kontaktów (a nie osoby kontaktowe). Dostępne są dwa sposoby wyszukiwania duplikatów: automatyczny lub ręczny. Program może automatycznie wyszukiwać duplikaty zawsze podczas tworzenia nowego kontaktu. Możliwe jest również ręczne wyszukiwanie duplikatów. W przypadku tej opcji wyszukiwanie należy wykonywać regularnie, na przykład zawsze po wprowadzeniu nowego kontaktu. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 wyszukiwanie duplikatów odbywa się na podstawie ciągów znaków wyszukiwania. Zarządzanie kontaktami Zestawienia kontaktów pozwalają na wprowadzenie dodatkowych spersonalizowanych informacji na temat kontaktów. Funkcjonalność jest ściśle zintegrowana z obszarem Sprzedaż i należności i umożliwia: określenie osób powiązanych z każdym z kontaktów; kontrolę wprowadzania zduplikowanych informacji na temat kontaktów; przeglądanie danych prospektów i nabywców według kategorii kontaktów zdefiniowanych na podstawie pytań profilowych; generowanie ofert dla prospektów lub tworzenie dokumentów sprzedaży dla wybranych kontaktów, w przypadku gdy używane jest również rozwiązanie Zarządzanie zamówieniami sprzedaży. Zadania Funkcjonalność zarządzania zadaniami ułatwia: organizację kampanii; organizacja działań powiązanych z marketingiem i sprzedażą; definiowanie zadań do wykonania, które można powiązać z kontaktami oraz kampaniami; przypisywanie zadań innym użytkownikom lub zespołom zarejestrowanym w systemie. Lista zadań do wykonania zawiera kilka opcji podglądu zadań. Użytkownik może na przykład zobaczyć liczbę przypisanych zadań lub numer kontaktu zaangażowanego w ich wykonanie. Zadania można grupować według kampanii, sprzedawców, zespołów oraz kontaktów. Kampanie Kampania to dowolne działanie obejmujące wiele kontaktów. Do kampanii przypisuje się wszystkie działania marketingowe i sprzedażowe, w które zaangażowane są kontakty, na przykład kampanię promocyjną sprzedaży. Kontakty dzieli się na segmenty według określonych kryteriów takich jak sprzedaż, profile kontaktu oraz 75

76 interakcje. Funkcja kampanii pozwala również na: ponowne wykorzystanie segmentów poprzez zdefiniowanie, czy mają być aktualizowane przy każdorazowym wprowadzaniu informacji dla danego kontaktu; zablokowanie/zamrożenie grupy do dalszych działań takich jak poczta bezpośrednia; tworzenie korespondencji seryjnej dla wybranego segmentu za pomocą dokumentu Microsoft Office Word lub wysłanie dowolnego typu pliku do kontaktów danego segmentu; wysyłanie kopii tego samego dokumentu do osób różnych narodowości, z których każda otrzyma dokument w wybranym języku ojczystym. Po skonfigurowaniu kampanii oraz określeniu działań, sprzedawcom oraz zespołom można przypisać grupy działań obejmujące kilka zadań do wykonania. Działania można przypisywać tylko pracownikom zarejestrowanym jako sprzedawcy. Zarządzanie interakcjami/dokumentami Funkcjonalność umożliwia rejestrację interakcji z kontaktami, na przykład rozmów telefonicznych, spotkań, listów. Do każdej interakcji można załączyć dokumenty (w formacie Word, Excel lub pliki txt). Interakcje można rejestrować automatycznie. Na przykład można zapisywać automatycznie wszystkie dokumenty Microsoft Dynamics NAV wysyłane do kontaktów, zamówień sprzedaży i ofert. Interfejs TAPI, który obsługuje wiele urządzeń telekomunikacyjnych, pozwala nawiązać połączenie telefoniczne z kontaktem przy pomocy jednego kliknięcia na elektronicznej karcie kontaktu. Dziennik interakcji Dziennik interakcji to lista wszystkich interakcji powiązanych z danym kontaktem. Za jego pomocą użytkownik ma możliwość: rejestracji interakcji z wybranym kontaktem; śledzenia dokumentów; wyszukiwania dokumentów. Do interakcji można zaliczyć na przykład rozmowę telefoniczną, spotkanie oraz list. Jeśli interakcja zawiera dokument, można go zapisać przy właściwym kontakcie. Dokumenty generowane w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 i wysyłane do kontaktów, takie jak na przykład oferty oraz zamówienia sprzedaży, można rejestrować i korzystać z nich w trakcie realizacji późniejszych działań. Zapisy dziennika interakcji zawierają listę wszystkich zarejestrowanych interakcji. Prospekty Funkcja zarządzania prospektami umożliwia sprzedawcom śledzenie prospektów sprzedaży, a także przeglądanie i właściwe planowanie zbliżających się zadań do realizacji. Zarządzanie prospektami pozwala też dzielić proces sprzedaży na etapy. Prospekty zawierają kilka opcji przeglądania istniejących już prospektów, pogrupowanych przykładowo według wartości (obliczanej na wiele sposobów) lub: kampanii; 76

77 sprzedawcy; kontaktu. Integracja z klientem Outlook Dla większości pracowników działu sprzedaży i marketingu w budowaniu relacji z kontaktami pomocne jest korzystanie z narzędzi zarządzania zadaniami oraz z funkcji kalendarza. Znaczna część zewnętrznej komunikacji odbywa się za pomocą programu Microsoft Office Outlook. Integracja systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 z programem Outlook jest więc niezwykle istotna w czasie pracy w aplikacji CRM. Dzięki integracji z klientem Outlook użytkownik może wykonywać następujące zadania: planować spotkania; wyświetlać listę zadań do wykonania; rejestrować spotkania w formie interakcji w oknie Zapisy dziennika interakcji; planować i realizować przypisane zadania za pomocą narzędzi planowania; tworzyć działania dla nabywców oraz osób kontaktowych. Po wprowadzeniu danych takich jak zadanie lub kontakt informacje są automatycznie uaktualniane w programie Outlook. Nie ma potrzeby dwukrotnej aktualizacji tych samych danych w obu aplikacjach. Logowanie do programu Microsoft Exchange za pomocą konta Dzięki integracji z programem Outlook użytkownik może korzystać z dodatkowych wbudowanych funkcji tego programu. Funkcje te obejmują definiowanie reguł przenoszenia określonych typów wiadomości do konkretnych folderów, do których można się potem automatyczne logować z systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Usługa logowania za pomocą konta w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia zintegrowaną obsługę poczty pomiędzy systemem ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 a serwerem Microsoft Exchange Server. Dzięki niej użytkownik ma stały dostęp do aktualnych wiadomości w obu systemach. Funkcja pozwala pracownikom działu sprzedaży i zakupów na wymianę i publikację informacji pomiędzy kontaktami zarejestrowanymi w systemie, a także rejestrację odbiorców interakcji oraz rejestrację interakcji zakończonych powodzeniem. 77

78 ROZDZIAŁ 7. SPRZEDAŻ I ZAKUPY System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera liczne funkcje wspierające efektywne zarządzanie sprzedażą, zakupami oraz operacjami zwrotu. Przepływ procesu sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

79 Przepływ procesu zakupu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 W systemie uwzględniono zagadnienia takie jak ceny i rabaty, koszty dodatkowe oraz zobowiązania dotyczące realizacji zamówień. Aplikacja udostępnia więc wszystkie narzędzia niezbędne do osiągnięcia wysokiego poziomu świadczonych usług. Funkcjonalność zarządzania zapotrzebowaniem wspiera firmę w efektywnym zarządzaniu stanami magazynowymi oraz utrzymaniu kosztów na niskim poziomie. Zarządzanie zamówieniami sprzedaży W warunkach stale zmieniającego się rynku oraz rosnącej konkurencji zadowolenie klienta jest jednym z najważniejszych czynników mających wpływ na utrzymanie pozycji firmy. Możliwość udzielenia szybkiej oraz precyzyjnej odpowiedzi na pytania dotyczące cen produktów lub przewidywanej daty dostawy jest więc niezwykle ważne w procesie sprzedaży. Podobne znaczenie ma funkcja rezerwowania zapasów dla wybranego nabywcy. 79

80 Zamówienie sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Realizacja zamówień specjalnych uwzględniających preferencje klienta w zakresie dostaw oraz fakturowania ma również wpływ na utrzymanie pozytywnych relacji. Do najczęściej zgłaszanych wymagań należą: częściowe wydania oraz wysyłka zapasów pod różne adresy; bezpośrednia wysyłka zapasów od dostawcy do nabywcy (dostawy bezpośrednie); przyjęcie zamówień przed ich fakturowaniem; łączenie kilku wydań na jednej fakturze. W czasie negocjowania warunków przyszłej umowy sprzedaży sprzedawcy nie muszą wprowadzać wymaganych szczegółów za każdym razem. Wystarczy, że wprowadzą je tylko raz, korzystając z funkcji zamówienia zbiorczego sprzedaży. Dane te można wykorzystać w późniejszym tworzeniu zamówień sprzedaży. Jeśli problemem są dotychczasowe zobowiązania nabywcy, może okazać się, że przed wydaniem zamówień niezbędne jest ściągnięcie wymaganej płatności. Do obowiązków firmy należy również rejestrowanie w systemie wszystkich danych dotyczących transakcji sprzedaży, na przykład aktualizowanie stanu zapasów oraz salda należności nabywcy. Firmy mogą także wymagać funkcji umożliwiającej ewidencję danych dotyczących sprzedawców. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia realizację wszystkich wymienionych wymagań dzięki następującym właściwościom: dostęp do przejrzystych informacji o cenach oraz dostępności i dostawie produktów; płynne przejście z oferty sprzedaży oraz zamówień zbiorczych sprzedaży do zamówień sprzedaży; 80

81 wydajny system rezerwacji zapasów; elastyczny system przedpłat, wydań, fakturowania oraz dostaw bezpośrednich; automatyczna rejestracja wszystkich danych transakcji dzięki zaawansowanej integracji sprzedaży oraz łańcucha dostaw. Zarządzanie transakcjami sprzedaży Do typowych zadań związanych z transakcjami sprzedaży można zaliczyć: tworzenie oferty sprzedaży dla nabywcy; rejestracja zamówienia zbiorczego sprzedaży dla nabywcy; konwertowanie oferty sprzedaży lub zamówienia zbiorczego sprzedaży na zamówienie sprzedaży; bezpośrednie tworzenie zamówienia sprzedaży. Niekiedy zapasy sprzedane nabywcy są dostarczane przez dostawcę bezpośrednio z pominięciem magazynu firmowego. Program obsługuje powiązane działania w ramach funkcjonalności dostawy bezpośredniej. Dodatkowo możliwe jest tworzenie zamówień specjalnych, które łączą zakupy i sprzedaż. Oferty sprzedaży Przed zaakceptowaniem zamówienia sprzedaży kontakty, potencjalni lub istniejący nabywcy mogą zwrócić się z prośbą o przesłanie oferty sprzedaży. Może to wynikać z cech produktu lub faktu, że nie prowadzili wcześniej interesów z firmą lub chcą wynegocjować lepszą cenę. Oferta sprzedaży może być używana jako wstępny projekt zamówienia, który określa opis zapasu, jego cenę oraz warunki sprzedaży. Oferta sprzedaży jest bardzo elastycznym narzędziem systemu MS Dynamics NAV. W przypadku tego dokumentu nie ma konieczności wprowadzania informacji na temat istniejących nabywców. Można go przekonwertować w zamówienie sprzedaży lub zarchiwizować na potrzeby obsługi przyszłych transakcji. Zamówienia sprzedaży Zamówienia sprzedaży można tworzyć ręcznie lub, jak to zostało przedstawione wcześniej, automatycznie z oferty sprzedaży lub zamówienia zbiorczego sprzedaży. Ręczne tworzenie zamówienia sprzedaży przebiega analogicznie do tworzenia oferty lub zamówienia zbiorczego sprzedaży z pominięciem funkcji Utwórz zamówienie. Zamówienia zbiorcze sprzedaży Zamówienie zbiorcze sprzedaży stanowi strukturę długoterminowej umowy między firmą a nabywcą. Zazwyczaj dotyczy jednego zapasu z wieloma wydaniami z ustalonymi ilościami, cenami oraz datami dostawy. Osoba przetwarzająca zamówienia tworzy zamówienie zbiorcze sprzedaży, gdy nabywca zamierza w dużych ilościach zakupić zapas, który będzie następnie dostarczany w kilku wydaniach w określonych odstępach czasu. Każde wydanie można zdefiniować jako osobny wiersz. Wiersz można następnie przekonwertować w zamówienie sprzedaży w momencie wydania. Ilości wprowadzone w zamówieniu zbiorczym sprzedaży nie mają wpływu na dostępność zapasów, ale mogą zostać użyte w procesie prognozowania i planowania. 81

82 Rezerwacja zapasu W przypadku ograniczonej ilości zapasu może zaistnieć konieczność rezerwacji aktualnej lub przyszłej ilości zapasów dla określonego wiersza zamówienia sprzedaży. Rezerwacja może być użyta w celu uniknięcia sytuacji, w której zapasy zostaną wykorzystane na inne cele oraz w celu zapewnienia realizacji zamówienia w planowanej dacie wydania. Wspomniana wyżej proces w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 odbywa się poprzez rezerwację zapasów. Opcje rezerwacji zapasu uzależnione są od ustawień dokonanych w kartotece zapasu. Dostępne są następujące opcje: Nigdy: rezerwacja zapasu nie jest możliwa. Opcjonalnie: program nie dokonuje automatycznej rezerwacji zapasu, ale dopuszcza możliwość rezerwacji ręcznej. Zawsze: program każdorazowo dokonuje rezerwacji zapasu. Te same opcje dostępne są dla kartoteki nabywcy. Ustawienia kartoteki zapasu są przenoszone do każdego wiersza sprzedaży danego zapasu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na kartotece zapasu zostanie wybrana opcja rezerwacji Opcjonalnie, a na kartotece nabywcy opcja rezerwacji Zawsze. Wówczas opcja rezerwacji dla wiersza sprzedaży zostanie zmieniona na Zawsze. W przypadku ręcznej rezerwacji pełna odpowiedzialność za rezerwację zapasów spoczywa na użytkowniku. Ilości zarezerwowane nie są uwzględnione w procedurach planowania. Księgowanie zamówień Podczas księgowania zamówień finansowa wartość transakcji musi zostać przeniesiona do odpowiednich kont księgi głównej. Dodatkowo konieczne jest przeniesienie ilości oraz informacji finansowych związanych z transakcją do ksiąg pomocniczych. Zaliczamy do nich zapisy księgi nabywców i zapasów (z powiązanymi zapisami wyceny), które są wykorzystywane w obliczeniach na potrzeby różnych statystyk sprzedaży oraz zapasów. Ponieważ wszystkie transakcje sprzedaży zawierają informacje na temat ilości oraz wartości (ceny i kosztu), funkcja księgowania podzielona jest na dwa etapy wydanie (zmiana ilości) oraz fakturowanie (zmiana wartości). W trakcie księgowania faktury oba powyższe działania odbywają się jednocześnie i nie można ich oddzielić. Można jednak w pierwszej kolejności dokonać wydania, a dopiero później fakturowania. Pozwala to firmom na elastyczne dostosowanie procesów biznesowych oraz realizację funkcji dodatkowych takich jak: wycofanie ilości z zaksięgowanego przyjęcia, które nie zostało jeszcze zafakturowane; łączenie kilku wydań na jednej fakturze. W razie konieczności zaksięgowania kilku dokumentów sprzedaży jednocześnie należy skorzystać z zadania wsadowego Księgowanie seryjne zam. sprzed. Za jego pomocą można zaksięgować zarówno wydania i/lub faktury. Dostawa bezpośrednia Dostawa bezpośrednia to dostawa zapasu lub partii zapasów od jednego z dostawców firmy bezpośrednio do jednego z jej nabywców. Firmy stosują dostawy bezpośrednie w sytuacjach, w których chcą pominąć niektóre etapy w procesie obsługi zamówienia, takie jak magazynowanie i dostarczenie towaru do nabywcy. Podejmując się realizacji zamówienia nabywcy, firmy muszą uwzględnić transakcję dotyczącą dostawy bezpośredniej w obliczeniach kosztów własnych sprzedaży towarów i zysków ze sprzedaży. 82

83 System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia obliczenie poprawnych wartości zapasów i kosztów zapasu. Mimo że transakcje sprzedaży i zakupu związane z dostawą bezpośrednią są rejestrowane w programie, zapasów z tej dostawy nie umieszcza się w rzeczywistości w magazynie. Rysunek przepływu procesu dostaw bezpośrednich pokazuje sposób zarządzania dostawami bezpośrednimi. Przepływ procesu dostaw bezpośrednich w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Przepływ procesu dostaw bezpośrednich obejmuje następujące etapy: Nabywca składa zamówienie w firmie (zamówienie sprzedaży). Firma składa zamówienie zakupu u dostawcy. Dostawca dostarcza zamówione zapasy bezpośrednio do nabywcy. Dostawca wystawia fakturę dla firmy za dostawę. Firma wystawia fakturę dla nabywcy. Przedpłaty nabywcy Niektóre firmy przed realizacją zamówienia wymagają, aby nabywca zapłacił część kwoty zamówienia. Może ona być wyrażona kwotowo lub jako część całkowitej wartości zamówienia. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 funkcjonalność, która obsługuje takie wymagania nosi nazwę Przedpłaty nabywcy. 83

84 Obsługa przedpłat w procesie i księgowaniu sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Ceny sprzedaży i rabaty Firmy działające na rynkach wrażliwych na zmiany cenowe powinny stosować elastyczne strategie cenowe, które umożliwią im podtrzymanie zainteresowania nabywców. Jedna z typowych strategii polega na proponowaniu indywidualnych umów cenowych dużym nabywcom oraz stosowaniu standardowych cen i rabatów wobec pozostałych. Indywidualne umowy stosuje się również dla grup określonych nabywców takich jak sieci sklepów detalicznych. Strategia zmiany cen oraz rabatów jest wykorzystywana także w celu zredukowania zbyt wysokich stanów zapasów magazynowych lub dla wsparcia kampanii marketingowych. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 użytkownik ma możliwość definiowania różnych cen sprzedaży oraz zakupu dla zapasów. Funkcja rabatów wiersza pozwala przypisywać wartości procentowe rabatów do zapasów oraz grup zapasów. Firmy, które elastycznie określają ceny, mogą skorzystać z kompleksowej funkcjonalności ceny wiersza sprzedaży oraz rabatów wiersza sprzedaży. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 funkcje polityki cenowej oraz rabatowej obejmują: oferowanie cen oraz rabatów dla poszczególnych wierszy zamówienia w oparciu o określone kryteria; udzielanie rabatów w zależności od całkowitej kwoty faktury oraz opcjonalnie od waluty transakcji; definiowanie działań skierowanych do określonych grup nabywców z zastosowaniem strategii cenowych i rabatowych. 84

85 Bardzo istotnym jest fakt powiązania funkcji cen oraz rabatów z odpowiednimi procesami handlowymi, marketingowymi oraz księgowymi. Stanowi to gwarancję spójności, przejrzystości oraz prostoty użytkowania. Obsługa cen sprzedaży Korygowanie cen sprzedaży jest zadaniem realizowanym przez pracowników sprzedaży cyklicznie w związku ze zmieniającymi się realiami rynkowych, nowymi umowami z nabywcami lub nowymi inicjatywami sprzedażowymi. System dostarcza dwa narzędzia, które umożliwiają przygotowanie oraz przeprowadzenie korekty cen sprzedaży. Wybór narzędzia zależy od tego, czy zarządzanie cenami odbywać się będzie z wykorzystaniem kartotek zapasu czy za pomocą ceny sprzedaży. Rabaty wiersza sprzedaży W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 firmy mogą oferować nabywcom trzy rodzaje rabatów: rabat powiązany z zapasem rabat faktury rabat terminowy Rabaty faktur Pracownicy działu sprzedaży mogą oferować nabywcom także rabaty faktur. Rabaty tego typu przyznaje się, jeśli wartość faktury przewyższa określoną minimalną kwotę. Rabat jest udzielany od całkowitej kwoty faktury. Funkcja automatycznego naliczania rabatów faktur jest opcjonalna. Pracownicy działu sprzedaży definiują rabaty faktur na podstawie minimalnej kwoty faktury, rabatu procentowego oraz opcjonalnie na podstawie kodu waluty. Dodatkowym elementem, który może zostać zdefiniowany są opłaty manipulacyjne. Funkcje obsługi klienta Funkcjonalność obsługi klienta w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 obejmuje substytuty zapasów, odsyłacze zapasów oraz zapasy pozamagazynowe. Firmy mogą zarządzać sprzedażą zapasów pozamagazynowych w dwojaki sposób poprzez tworzenie dostaw bezpośrednich oraz zamówień specjalnych. Zapewniając większą elastyczność działania oraz usprawnienie realizowanych procesów sprzedaży, każda z dostępnych funkcji wpływa na zwiększenie satysfakcji klienta. Substytuty zapasu Często zdarza się, że firmy oferują produkty, które mogą się wzajemnie zastępować. Mając możliwość zakupu produktu różnorodnych marek, w różnych stylach i cenach, nabywca może wybrać ten, który najbardziej odpowiada jego potrzebom oraz budżetowi. Gdy firma dysponuje wieloma towarami o porównywalnej jakości, funkcjonalności i cenie, może realizować potrzeby klienta nawet w przypadku wystąpienia braków magazynowych. Dzięki funkcji substytutów firmy mogą grupować zapasy o identycznych lub bardzo podobnych właściwościach. Substytucja może działać jednostronnie (zapas x można zastąpić zapasem y, ale nie odwrotnie) lub obustronnie. Zapasy, które można zastąpić innymi nazywa się zamiennymi. W czasie definiowania ich w systemie program automatycznie tworzy zapis wycofania substytutu dla drugiego z zapasów. Po zaznaczeniu wybranego substytutu program aktualizuje właściwe pola w wierszu sprzedaży. 85

86 Odsyłacze zapasu Funkcja odsyłaczy zapasu umożliwia powiązanie numeru zapasu nabywcy lub dostawcy z wewnętrznym numerem zapasu używanym w firmie użytkownika. Po wprowadzeniu zewnętrznego numeru zapasu w wierszu sprzedaży lub zakupu program automatycznie wypełni wewnętrzny numer zapasu oraz wszelkie powiązane z nim informacje. Dla odsyłaczy można zdefiniować następujące typy numerów zapasu: Pusty Nabywca Dostawca Kod kreskowy Dla jednego zapasu można zdefiniować kilka odsyłaczy powiązanych z nabywcą, dostawcą oraz kodem kreskowym. Wybranie opcji pusty oznacza, że dla wybranego zapasu nie zdefiniowano numeru odsyłacza i w odpowiednim polu można wprowadzić dowolny numer (na przykład dodatkowe wewnętrzne oznaczenia zapasu). Definiowanie oraz tworzenie zapasów pozamagazynowych Firmy korzystają z funkcji zapasów pozamagazynowych w przypadku zamawiania, wydawania oraz fakturowania zapasów niebędących częścią stanów magazynowych. Z funkcji zapasów pozamagazynowych korzystają głównie pracownicy działów sprzedaży, zakupów oraz magazynów. Dzięki niej na ofertach, zamówieniach oraz fakturach sprzedaży można wprowadzać zapasy, które nie są dostępne na regularnej liście magazynowej. Dowolny zapas można wybrać z istniejącej listy zapasów pozamagazynowych dostarczanej przez dostawców oraz rejestrowanej w programie (katalog dostawcy). Program automatycznie utworzy zapas będący częścią listy zapasów oraz przypisze mu unikalny numer natychmiast po wybraniu właściwego zapasu dostawcy w wierszu dokumentu. Zapas będzie traktowany jako zwykły zapas z listy magazynowej. Dzięki funkcji raportów firma może decydować, czy określone zapasy pozamagazynowe mogą być wykorzystywane jako zapasy magazynowe. Sprzedaż zapasów pozamagazynowych Firmy często realizują sprzedaż zapasów pozamagazynowych w formie dostaw bezpośrednich lub zamówień specjalnych. Dostawa bezpośrednia polega na wysłaniu zapasu przez dostawcę bezpośrednio do nabywcy. Zamówienia specjalne zanim trafią do nabywcy, wysyłane są do magazynu firmy. Dostawa bezpośrednia dotyczy sytuacji, gdy firma chce zrealizować zamówienie nabywcy i uwzględnić tę transakcję w kalkulacji zysków oraz kosztów własnych sprzedanych produktów. Jednocześnie chce uniknąć fizycznej obsługi towarów zamówienia, czyli magazynowania oraz dostawy. Zamówienie sprzedaży można przetwarzać jako zamówienie specjalne w dwóch przypadkach jeśli obejmuje ono zarówno zwykłe zapasy jak i te pozamagazynowe lub jeśli wszystkie transakcje z nabywcą firma zamierza obsługiwać w taki sam sposób. 86

87 Zarządzanie zamówieniami zakupu Terminowość realizacji zamówień zakupu oferowanych w najbardziej korzystnej cenie to jeden z kluczowych aspektów mających bezpośredni wpływ na usprawnienie zarządzania zapasami, obniżenie kosztów oraz możliwość spełniania wymagań klientów. Zamówienie zakupu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Uzyskanie jak najlepszej ceny jest uzależnione od kilku czynników: zdolności firmy do rejestrowania z wyprzedzeniem uzgodnień cenowych i rabatowych; możliwości automatycznego zastosowania najkorzystniejszych cen w transakcjach; świadomości pracowników działu zakupów w zakresie potencjalnych oszczędności i kosztów. Ponadto firmy muszą dbać o aktualne harmonogramy dostaw, spełnienie wymagań dostawców w zakresie przedpłat oraz automatyczną rejestrację wszystkich niezbędnych danych dotyczących zapasów oraz danych finansowych powiązanych z transakcjami zakupu. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 wspomaga wszystkie te działania poprzez następujące funkcje: kompleksowy system zarządzania zamówieniami zakupu, który umożliwia ewidencję oraz zastosowanie kompletnych danych dostawców, umów cenowych i rabatowych, a także opcji wydania oraz przyjmowania; 87

88 zintegrowany system ofert zakupu pozwalający pracownikom działu zakupów przygotowywać jak najlepsze warunki zakupu, a także w sposób dogodny przekształcać oferty w zamówienia zakupu; zintegrowany system zamówień zbiorczych zakupu umożliwiający ewidencję umów zakupu wykorzystywanych w późniejszych zamówieniach zakupu; elastyczny i wydajny system przedpłat; automatyczną rejestrację wszystkich danych dotyczących transakcji zakupu dzięki zaawansowanej integracji danych z obszarów zakupów, łańcucha dostaw oraz sprzedaży. Dokumenty zakupu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Zarządzanie transakcjami zakupu Do głównych zadań realizowanych w ramach przepływu transakcji zakupu należą: rejestracja oferty zakupu lub umowy zbiorczej z dostawcą; konwersja oferty lub umowy zbiorczej na zamówienie zakupu; przyjęcie oraz fakturowanie zamówienia zakupu. Oferty zakupu Ofertę zakupu tworzy się zazwyczaj jako zamówienie robocze, w którym można rejestrować cenę oferowaną przez dostawcę, warunki sprzedaży oraz opis zapasu. Jeśli oferta spełnia wymagania pracownika działu zakupów, można ją przekonwertować na zamówienie zakupu. Analogicznie, w przypadku gdy istnieje potrzeba uzupełnienia zapasów, kierownicy magazynu mogą wysłać informację o zapotrzebowaniu do działu zakupów. W takiej sytuacji, na wewnętrzne potrzeby działu, tworzy się ofertę zakupu. Po jej zaakceptowaniu można ją przekształcić w zamówienie. Zamówienia zbiorcze zakupu Zbiorcze zamówienie zakupu odzwierciedla uzgodnienia pomiędzy firmą a dostawcą. Często obejmuje ono jeden zapas, który zostanie dostarczony w kilku dostawach zgodnie z określonymi wcześniej ilościami zakupu, cenami oraz datami dostawy. Na zbiorczym zamówieniu każde przewidywane przyjęcie można skonfigurować jako osobny wiersz zamówienia, który w momencie składania zamówienia można przekształcić na zamówienie zakupu. 88

89 Przykładem sytuacji, w której warto zastosować zbiorcze zamówienie zakupu, jest wystawienie dostawcy stałego zlecenia na dostawę 100 jednostek towaru co miesiąc przez cały rok. Zamówienia zakupu Zamówienia zakupu stanowią podstawę funkcjonalności zarządzania zakupami w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV Funkcjonalność zamówień zakupu umożliwia wykonywanie następujących działań: automatyczne kopiowanie informacji o dostawcy do nagłówka zamówienia oraz danych zapasu do wierszy zamówienia; automatyczne sprawdzanie najbardziej korzystnych cen oraz dostępnych rabatów; niezbędne obliczenia; planowanie; poprawną aktualizację zapisów finansowych firmy. Zamówienia zakupu pod wieloma względami (szczegóły dostawcy, ustawienia ilości, jednostek miary itp.) przypominają zamówienia sprzedaży. Ceny zakupu i rabaty Informacje dotyczące kosztów zapasów można rejestrować w kartotece zapasu. Po wybraniu zapasu w wierszu zamówienia zakupu program automatycznie odszuka ostatni koszt bezpośredni w kartotece zapasu, a następnie skopiuje go do wiersza zamówienia zakupu. W przypadku gdy dostawca oferuje towar w obniżonej cenie lub z rabatem od standardowej ceny, szczególnie jeśli jego przyznanie zależy od innych kryteriów takich jak data zamówienia czy minimalna wielkość zamówienia, model kartoteki pozwalający zdefiniować jeden koszt dla danego zapasu nie jest w stanie uwzględnić takich dodatkowych wymagań. W ramach funkcjonalności cen zakupu oraz rabatów wiersza, można korzystać z funkcji obsługi cen, która jest znacznie szersza niż w przypadku standardowej kartoteki zapasu. Rabaty można też stosować w fakturach zakupu, naliczając je od całkowitej kwoty faktury. Ceny zakupu Ceny zakupu to alternatywne ceny zapasu definiowane na podstawie kombinacji numeru zapasu, dostawcy oraz opcjonalnie jednego lub kilku poniższych kryteriów: Wariant zapasu; Jednostka miary; Minimalna ilość zakupu; Data zamówienia; Użyta waluta. Mając na celu zapewnienie najlepszych i najkorzystniejszych cen, pracownicy działu zakupów mogą definiować dodatkowe ceny. Najlepsza cena to najniższa dopuszczalna cena z najwyższym dopuszczalnym rabatem wiersza dla konkretnej daty. W czasie tworzenia zamówienia zakupu przez pracownika działu zakupów system wykonuje następujące działania: sprawdza, czy dla wybranego dostawcy zdefiniowano alternatywne ceny zakupu; 89

90 ustala, które z opcjonalnych cen można zastosować po spełnieniu warunków w nagłówku zakupu oraz szczegółach wiersza; wybiera najlepszą cenę spośród zdefiniowanych dodatkowych opcji cenowych. Jeśli wybrano alternatywną cenę zakupu, program kopiuje ją do wiersza zakupu. Jeśli w systemie nie zarejestrowano dodatkowych cen zakupu lub nie spełniono warunków przyznania co najmniej jednej z nich, w miejsce najlepszej ceny do wiersza zakupu kopiowany jest ostatni koszt bezpośredni. Aby pracownicy działu zakupów nie przeoczyli możliwości uzyskania korzystnej ceny, system powiadamia ich o istnieniu dodatkowych cen zakupu, nawet jeśli warunki umożliwiające ich zastosowanie nie mogą być w danej chwili spełnione. Za pomocą jednego kliknięcia myszką pracownicy działu zakupów mogą przeglądać dodatkowe opcje cenowe oraz sprawdzać, w jaki sposób należy zmodyfikować wiersz i/lub zamówienie zakupu, aby można było zaoferować najkorzystniejszą cenę zakupu. Rabaty faktur i wierszy Istnieje kilka sposobów rejestrowania uzgodnionych z dostawcą rabatów. Rabat faktury, inaczej rabat procentowy, jest najbardziej podstawowym typem rabatu. Warunkiem jego otrzymania jest osiągnięcie minimalnej kwoty na fakturze zakupu. Zdefiniowanie i zastosowanie rabatu wiersza zakupu jest jednak bardziej złożonym działaniem. Wartość procentową rabatu oblicza się dla każdego wiersza zakupu, jeśli spełnił określone wymagania. Przedpłaty dostawcy Zdarza się, że dostawcy wymagają częściowej płatności za zamówione towary przed ich dostarczeniem. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera funkcjonalność przedpłat, umożliwiając rejestrowanie ich w formie kwot lub wartości procentowych. 90

91 Obsługa przedpłat w procesie i księgowaniu sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Zarządzanie zapotrzebowaniem Terminowe uzupełnianie braków magazynowych oraz zakup optymalnych ilości wyrobów gotowych wyrobów, surowców oraz zapasów niezbędnych do produkcji należą do głównych zadań działu zakupów. Wymienione działania mają znaczący wpływ na prawie wszystkie obszary działalności firmy, w szczególności na zarządzanie zapasami, produkcję oraz sprzedaż. Funkcjonalność zarządzania zapotrzebowaniem w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pomaga automatyzować oraz koordynować procesy zakupu. Arkusz zapotrzebowania, będący najważniejszym narzędziem wykorzystywanym w przetwarzaniu wymienionych działań, umożliwia korzystanie z następujących funkcji: obliczanie bieżącego oraz szczegółowego planu zamówienia zakupu na żądanie; tworzenie rzeczywistego zamówienia zakupu na podstawie wierszy planu zapotrzebowania; zarządzanie jednostkami składowania zapasu uzupełnianymi za pomocą zlecenia przesunięcia oraz tworzenie analogicznych powiązanych zleceń przesunięcia; wspieranie zarządzania dostawami bezpośrednimi oraz zamówieniami specjalnymi; zarządzanie wierszami zamówienia zakupu wskazanymi powiązanymi w innych obszarach aplikacji; zarządzanie ręcznie utworzonymi wierszami zapotrzebowania; 91

92 kontrolowanie przepływu kluczowych danych pomiędzy działami. Funkcjonalność planowania dostępna w arkuszu zapotrzebowania pod wieloma względami działa podobnie jak arkusz planowania dostępny w obszarze produkcji. Arkusz zapotrzebowania różni się jednak tym, iż uwzględnia zapasy uzupełniane jedynie za pomocą zamówień zakupu oraz zleceń przesunięcia. Arkusz planowania obejmuje wszystkie zapasy, również te wyprodukowane. Arkusz zapotrzebowania stanowi zaledwie jeden z elementów procesu planowania. Obliczenia i zalecenia będące częścią arkusza bazują na zasadach oraz parametrach planowania definiowanych przez pracownika odpowiedzialnego za planowanie produkcji. Obliczanie daty odbioru w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Arkusz zapotrzebowania Pracownik działu zakupów korzysta z arkusza zapotrzebowania, aby obliczyć plan uzupełnień zapasów, uwzględniający dane na temat zamawianych zapasów, ich ilości i optymalny czas zamówienia. W arkuszu dostępne są dwa zadania wsadowe. Pierwsze z nich Oblicz plan - arkusz zapot. oblicza plan zakupu oraz tworzy wiersze zapotrzebowania (propozycję zamówienia). Zadanie wsadowe Wykonaj kom. akcji - zapot. tworzy zamówienia na podstawie wierszy zapotrzebowania. Dodatkowe funkcje arkusza Arkusz zapotrzebowania umożliwia korzystanie z następujących funkcji: obsługa dostaw bezpośrednich; obsługa zamówień specjalnych; wiersze arkusza planowania; ręczne tworzenie wierszy arkusza. Koszty dodatkowe Prawidłowa informacja o kosztach jest bardzo istotnym czynnikiem wpływającym na podejmowanie efektywnych oraz właściwych decyzji. Firmy rejestrują i analizują koszty na podstawie faktur zakupu i sprzedaży. Zarówno w przypadku zakupów jak i sprzedaży muszą jednak uwzględniać koszty dodatkowe, do których można zaliczyć można: fracht, ubezpieczenie, opłaty celne, 92

93 opłaty maklerskie. Koszty dodatkowe zdefiniowane w firmie Cronus Polska Sp. z o. o. W przypadku zakupów zapasów dodatkowe wydatki uznaje się za koszty wliczane do wartości zapasu i uwzględnia się je w wycenie zapasów oraz kalkulacji kosztów własnych sprzedanych towarów. Koszty dodatkowe sprzedaży są kosztami niewliczanymi do wartości zapasu, które rejestruje się jako wydatki sprzedaży w celu poprawniej kalkulacji zysku. Funkcjonalności kosztów dodatkowych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia obsługę zarówno kosztów wliczanych do wartości zapasu jak i kosztów niewliczanych do wartości zapasu. Koszty dodatkowe mogą być księgowane także po zaksięgowaniu powiązanych dokumentów zakupu lub sprzedaży. Efekt księgowania kosztów dodatkowych ma wymiar wyłącznie finansowy i nie wpływa na ilość zapasów. Dzięki temu funkcjonalność może być również wykorzystywana do: obniżek cen zakupu i sprzedaży (opłaty przeładunkowe, faktury korygujące, zwroty); rejestrowania opłat za transport; różnego rodzaju dostosowań związanych z wyceną zapasów. Koszty dodatkowe zakupu W procesie zakupu towarów od dostawców bardzo często ponoszone są koszty dodatkowe takie jak koszty frachtu, cło, itp. Wpływają one na łączne koszty zakupu, w związku z czym uwzględnia się je w kalkulacji wartości zapasów oraz kosztów własnych sprzedawanych towarów. Jeśli umowa sprzedaży tego wymaga, firma pokrywa koszty dodatkowe w momencie dostawy sprzedanych zapasów. W takim przypadku koszty są zaliczane do wydatków pozamagazynowych, które wpływają na zysk całkowity firmy. 93

94 Dział księgowości rejestruje wspomniane koszty dodatkowe jako oddzielną kategorię kosztów i łączy je bezpośrednio z odpowiednimi zapasami. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 koszty te określane są mianem kosztów dodatkowych i można je rejestrować na dwa sposoby: jako oddzielny dokument zakupu. Ta metoda jest używana, gdy faktura za koszty dodatkowe wpłynie po zaksięgowaniu oryginalnego dokumentu zakupu lub w przypadku, gdy koszt ma zostać przypisany do dokumentu sprzedaży; w oryginalnym dokumencie zakupu. Ta metoda jest wykorzystywana, gdy kwota kosztów jest znana w momencie księgowania przyjęcia określonych zapasów. Program może sugerować przydzielenie kosztu dodatkowego do odpowiedniego wiersza w dokumencie. Metodę rejestrowania kosztu dodatkowego można definiować w zależności od potrzeb. Koszty dodatkowe sprzedaży Zapłata dodatkowego kosztu przez nabywcę jest standardową transakcją sprzedaży nie wpływającą na stan zapasów. Firma może więc rejestrować koszty jako koszty dodatkowe sprzedaży powiązane z odpowiednim dokumentem sprzedaży. Umożliwia to tworzenie poprawnych statystyk przychodu oraz zysku. Zasady rejestrowania, przypisywania oraz księgowania kosztów dodatkowych sprzedaży są takie same jak w przypadku kosztów dodatkowych zakupu. Jedyna różnica polega na tym, że koszty rejestrowane są na dokumencie sprzedaży a nie zakupu. Obniżki ceny zakupu i sprzedaży Jedną z podstawowych funkcji kosztów dodatkowych jest rejestrowanie zmian kosztów transakcji oraz zmian kwot cen zapasów, które nie mają wpływu na ilość zapasów na magazynie. Ta podstawowa zasada ma różne zastosowania w zarządzaniu finansami w kontekście transakcji zakupów i sprzedaży. Obniżki cen zakupu i sprzedaży są bardzo często stosowane przy zwrotach. Na przykład, jeśli nabywca otrzyma uszkodzony zapas, firma może zaproponować obniżkę jego ceny w zamian za jego zatrzymanie. W przypadku zaakceptowania propozycji firma dokonuje obniżki i wystawia fakturę korygującą. Typ wiersza faktury korygującej zostanie zdefiniowany jako koszt dodatkowy. Podobnie, aby skorygować źle wycenioną dostawę bez potrzeby zwrotu zapasów, dostawca może zaproponować firmie obniżkę ceny. Firma rejestruje wtedy odpowiednią kwotę na fakturze korygującej zakupu jako koszt dodatkowy. Obietnice zamówień Dobrą praktyką stosowaną przez firmy jest informowanie nabywców o dokładnych datach dostaw (w przypadku zamówień sprzedaży) oraz precyzyjne przewidywanie dat przyjęć (w przypadku zamówień zakupu i zleceń przesunięcia). W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 tę funkcjonalność określa się obietnicą zamówienia. Obliczanie daty dostawy w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

95 Na podstawie znanych i przewidywanych dat dostępności zapasu program automatycznie oblicza daty wydania i dostawy dla zamówienia sprzedaży. Na tych datach opiera się obietnica zamówienia. Jeśli nabywca zażąda dostawy zapasu w innym terminie, program szacuje, czy dostawa jest możliwa. Jeśli zapasu nie ma na magazynie, a żadne zamówienie jego dostawy nie jest zaplanowane, program umożliwia oszacowanie najwcześniejszej możliwej daty dostawy danego zapasu do nabywcy. Osoba przetwarzająca zamówienie ma wtedy do dyspozycji funkcję Możliwe do obiecania. Podobne kalkulacje dat możliwe są w przypadku zakupów. Program pozwala określać datę, do której należy zamówić zapas, co gwarantuje zapewnienie jego dostępności na magazynie w odpowiednim momencie. Dodatkowo w oparciu o datę zamówienia możliwe jest określenie momentu, w którym zamówiony zapas dotrze do magazynu i będzie gotowy do pobrania. Firma musi mieć możliwość informowania nabywców o datach dostawy zamówienia. Na podstawie znanej oraz przewidywanej daty dostępności zapasu system ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 oblicza datę wydania oraz dostawy. Informacje te można przekazać dalej nabywcy. Obietnice zamówień działają w oparciu o dwa mechanizmy: Dostępne do obiecania (ATP) Możliwe do obiecania (CTP) Obietnica dostawy zamówienia sprzedaży Osoby przetwarzające zamówienia mają do czynienia z wieloma scenariuszami tworzenia obietnic dostaw zamówień sprzedaży. Wynikają one z odpowiedzi na poniższe pytania: Czy nabywca oczekuje lub otrzymał obietnicę daty dostawy i czy ta data jest możliwa do realizacji? Czy istniejące albo przewidywane stany magazynowe wystarczają na pokrycie zapotrzebowania wynikającego z zamówienia? Jeśli tak, to kiedy? Czy w celu pokrycia zapotrzebowania możliwe jest wyprodukowanie, zakup, kompletacja lub przesunięcie zapasów, jeśli nie są one dostępne ani planowane? Definicje i obliczenia obietnicy zamówienia zakupu Informacje o datach przyjęcia zapasów z zamówień złożonych u dostawców i możliwości ich pobrania są niezbędne dla pracowników działu zakupów. W trakcie tworzenia zamówienia zakupu program oblicza planowaną i przewidywaną datę przyjęcia zamówienia, uwzględniając czas realizacji zdefiniowany dla dostawcy oraz inne zmienne czasowe. W sytuacji gdy jest określona żądana data przyjęcia zamówienia, program oblicza datę, do której niezbędne jest złożenie zamówienia, aby dostawca zdążył je zrealizować. Obietnica zamówienia zakupu, podobnie jak obietnica zamówienia sprzedaży, opiera się na obliczeniach dotyczących kilku pól daty i czasu. Ustawienia obliczania dat dla zamówień zakupu Aby możliwe było obliczanie dat w ramach obietnic zamówień zakupu, należy wprowadzić następujące ustawienia: Czas czynności magazynowych na wejściu Określa czas potrzebny na wykonanie czynności magazynowych zanim zapas będzie dostępny po przyjęciu. Program wykorzystuje tę informację razem 95

96 z rezerwą czasu realizacji do obliczenia przewidywanej daty przyjęcia na podstawie planowanej daty przyjęcia. Formuła cyklu realizacji Określa czas potrzebny do uzupełnienia zapasu, upływający od daty zamówienia do planowanej daty przyjęcia. Program oblicza planowaną datę przyjęcia, dodając tę wartość do daty zamówienia. Przy kalkulacji wstecz program oblicza datę zamówienia, odejmując tę wartość od planowanej daty przyjęcia. Rezerwa czasu realizacji Określa długość okresu buforowego definiowanego na wypadek opóźnień w czasie realizacji zakupów uzupełniających. Na podstawie tej informacji oraz czasu czynności magazynowych na wejściu program oblicza przewidywaną datę przyjęcia na podstawie planowanej daty przyjęcia. Szacowanie przyjęcia zleceń przesunięcia Obliczenia w funkcji obietnicy zamówienia umożliwiają również określanie daty przyjęcia zlecenia przesunięcia w lokalizacji docelowej. Program oblicza datę przyjęcia na podstawie poniższego wzoru. Data wydania + Czas czynności magazynowych na wyjściu + Czas wydania + Czas czynności magazynowych na wejściu = Data przyjęcia Czas wydania jest równy czasowi, który określono dla danej usługi spedycyjnej zdefiniowanej dla marszruty przesunięcia albo wprowadza się go ręcznie w nagłówku przesunięcia. Kalendarze Dni wolne od pracy to dni, w których firma jest zamknięta (np. weekendy czy święta). Pozostałe dni, kiedy firma prowadzi działaność, to dni robocze. W poszczególnych krajach obowiązują różne dni robocze i dni wolne od pracy. Firmy ustalają swoje harmonogramy w oparciu o dni robocze i dni wolne od pracy, biorąc jednak pod uwagę, że harmonogramy ich partnerów biznesowych mogą się różnić. Funkcja Kalendarza wykorzystywana jest w ustawieniach związanych z obliczaniem przez program dni roboczych oraz dni wolnych od pracy. Zarządzanie zwrotami Zarządzanie zamówieniami zwrotu sprzedaży oraz zamówieniami zwrotu zakupu to funkcje systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, które poprzez wprowadzenie wydajnych zasad zarządzania zwrotami przyczyniają się do zwiększenia zadowolenia klientów. Zarządzanie zwrotami sprzedaży jest funkcjonalnością ważną dla działu serwisu. Terminowa naprawa, wymiana uszkodzonych zapasów oraz kredytowanie na wypadek zwrotu przyczynia się do wzrostu zadowolenia klientów i zachęca ich do powtarzania transakcji zakupu. Równie duże znaczenie ma możliwość otrzymania od dostawców zapasów wymiennych lub zadowalającej rekompensaty za uszkodzone zapasy. 96

97 Zapasy zwrócone dostawcy w celu naprawy w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Z perspektywy firmy zarządzanie procesami związanymi ze zwrotami obejmuje: wydawanie nabywcom wymienianych zamienników zapasów, kontrolę zwróconego towaru, wysyłanie zwróconych zapasów do dostawcy w celu naprawy, korektę sald dostawcy i nabywcy, aktualizację ilości i wartości magazynowych, księgowanie kosztów dodatkowych. Zakres tych procesów zależy od wielu czynników takich jak: żądanie nabywcy, przyczyna zwrotu, typ i wartość zapasu, przyczyna uszkodzenia, praktyki przyjęte w branży. Procesy zwrotu angażują często kilku różnych pracowników. Są nimi osoby przetwarzające zamówienia, magazynierzy, księgowi, pracownicy działu zakupów i kontroli. Mimo że powyższe zadania są powiązane logicznie, nie muszą być zależne operacyjnie. Firma może na przykład wydać zamiennik zanim nabywca zwróci uszkodzony zapas. Podobnie nabywca może otrzymać kredyt na zwrócony zapas zanim firma sprawdzi i zatwierdzi zwrot. 97

98 Zamówienie zwrotu sprzedaży w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Ponieważ zarządzanie zwrotami obejmuje wiele procesów, dużym wyzwaniem jest terminowość oraz sprawne rozwiązywanie potencjalnych problemów. Jednym z nich są wysokie koszty obsługi zwrotów wynikające ze złożoności i skali powiązanych procesów. W celu kontroli kosztów firmy optymalizują swoje systemy do zarządzania zwrotami. Zarządzanie zwrotami w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala firmom zarządzać zwrotami w wysoce wydajny i oszczędny sposób dzięki poniższym funkcjom: szybka odpowiedź na żądania nabywcy, w ramach której osoba odpowiedzialna za relacje z klientami może w jednym dokumencie zarejestrować szczegóły umowy zwrotu, nawet jeśli sam zwrot składa się z wielu dokumentów; wysoka elastyczność umożliwiająca jednoczesne wykonywanie wielu zadań związanych ze zwrotem; śledzenie dokumentów związanych ze zwrotami, które umożliwia obsługę zapytań nabywców oraz dalsze wewnętrzne działania; pełna obsługa procesu zwrotu do dostawcy, obejmująca automatyczne tworzenie wymaganych dokumentów. Dzięki możliwości śledzenia dokumentów program zapewnia wgląd w historię zwrotów sprzedaży. Jest to istotne zarówno z punktu widzenia zapytań nabywców jak i wewnętrznych potrzeb śledzenia stanu zwrotów. Program umożliwia korzystanie z funkcji automatyzujących tworzenie odpowiednich dokumentów w przypadku zwrotów zapasów posiadających gwarancje od dostawców (zwrot sprzedaży powiązany z procesem zwrotu do dostawcy). Do innych funkcji dostępnych w zarządzaniu zwrotami zaliczyć można: tworzenie dokumentów związanych ze zwrotami; tworzenie zwrotów do dostawcy; 98

99 przenoszenie ujemnych wierszy; wycofywanie zaksięgowanych wierszy dokumentów. Zarządzenie zwrotami od nabywców Obsługa zwrotów otrzymywanych od niezadowolonych nabywców jest ważnym zagadnieniem. Jeśli proces zostanie przeprowadzany szybko i sprawnie, firma może uzyskać pozytywną opinię nabywcy o własnym dziale obsługi klienta. Osoba przetwarzająca zamówienia, która jest odpowiedzialna za interakcję z nabywcą, z reguły przyjmuje również reklamacje dotyczące zwrotów. W niektórych firmach obsługą zwrotów zajmują się jednak osobni pracownicy na przykład z działu obsługi klienta. Zarządzanie zwrotami od nabywców obejmuje wykonanie kilku zadań. Ich liczba i skala zależą od stosowanej przez firmę polityki zwrotów oraz od przyjętej praktyki biznesowej. Proces zwrotu ukierunkowany na nabywcę obejmuje następujące zadania: rejestracja uzgodnień z nabywcą dotyczących rekompensaty; wydanie nabywcy towaru zastępczego, jeśli wymianę przewidziano w ramach uzgodnień dotyczących rekompensaty; udzielenie kredytu nabywcy (kredyt na fizycznie zwracane zapasy) lub obniżka ceny sprzedaży w sytuacji, gdy nabywca nie zwraca fizycznie zapasów; wydanie nabywcy naprawionych zapasów (jeśli naprawa jest uwzględniona w rozliczeniu z nabywcą); odpowiedzi na zapytania nabywcy. Dodatkowo w niektórych przypadkach konieczne jest wykonanie kilku wewnętrznych zadań: przyjęcie i kontrola zwróconych zapasów; naliczanie opłat za przeładunek; weryfikacja wartości przypisanej do zwróconych zapasów; wydanie dostawcy zwróconych zapasów w celu ich naprawy. Zarządzanie zwrotami do dostawców Uzgodnienie z dostawcą zasad rekompensaty za uszkodzone lub nieodpowiednie zapasy jest istotne ze względu na procedurę odzyskiwania kosztów oraz bieżące relacje między firmą i dostawcą. Usprawniając obsługę zwrotów do dostawcy, można znacznie obniżyć koszty zwrotów. W przypadku gdy firma nie jest zadowolona z zakupionych zapasów, z dostawcą kontaktuje się najpierw wyznaczony pracownik działu zakupów. Cały proces zwrotu zapasów do dostawców obejmuje serie zadań. Liczba i zakres tych zadań zależą od tego, kto inicjuje zwrot: firma (gdy na przykład jakość zakupionych zapasów jest nieodpowiednia lub zostaną dostarczone niewłaściwe zapasy) czy nabywca, który kupuje zapasy od tej firmy. Proces zwrotu do dostawcy obejmuje następujące zadania: uzgodnienie rekompensaty z dostawcą; w razie potrzeby wydanie dostawcy zwróconych zapasów w celu ich naprawy; obciążenie konta dostawcy kwotą kredytu na fizycznie zwrócone zapasy lub kwotą obniżki ceny zakupu w przypadku, gdy firma nie musi fizycznie zwracać zapasów; 99

100 utworzenie zamówień zakupu dotyczących wymiany, jeśli zasady wymiany ustalono w uzgodnieniu rekompensaty. Niekiedy konieczne może być również wykonanie następujących czynności wewnętrznych: przyjęcie wymienionych/naprawionych zapasów; weryfikacja wartości przypisanej do zwróconych zapasów; łączenie kilku wydań zwrotów dla jednego dostawcy w jednym dokumencie faktury korygującej. Zatwierdzanie dokumentów System akceptacji dokumentów sprzedaży i zakupu umożliwia użytkownikom przedkładanie dokumentów do akceptacji zgodnie ze wstępnie zdefiniowaną hierarchią menedżerów uprawnionych do akceptowania w określonych limitach kwot. Ustawienia dotyczące zatwierdzania dokumentów wprowadza się w ścisłym porozumieniu z głównym księgowym lub innym pracownikiem o podobnym statusie w organizacji. Pracownik, któremu przypisano rolę zatwierdzania dokumentów, odpowiada także za dokumenty działów sprzedaży oraz zakupów. Pracownik ten określa, które dokumenty podlegają zatwierdzeniu, a także przypisuje użytkownikom właściwe miejsce w hierarchii osób akceptujących dokumenty. Oprócz kierownika odpowiedzialnego za definiowanie hierarchii akceptacji, należy również wyznaczyć administratora akceptacji, który posiada uprawnienia wyższe niż pozostali użytkownicy. Osoba taka może: dodawać nowych użytkowników; definiować zastępców osób akceptujących; dołączać nowe dokumenty do akceptacji; wyświetlać oczekujące akceptacje dla wszystkich użytkowników. Dokument sprzedaży i jego księgowanie w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

101 Łączenie wydań w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Budżety zakupów i sprzedaży Firmy używają funkcjonalności budżetów sprzedaży i zakupu w celu planowania, prognozowania i porównania planów względem wyników. 101

102 Budżet sprzedaży według ilości i według miesiąca w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV W tym przypadku budżet sprzedaży jest tworzony dla zapasu według ilości i według miesiąca. Wartości wpisane w kolumny miesięcy są sumowane. W systemie Microsoft Dynamics NAV można tworzyć budżety na wielu poziomach (zapas, nabywca, grupa nabywców, dostawca) i dla wielu okresów czasu (dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, rok, okres obrachunkowy). Zapisy okresów czasu są przechowywane na poziomie dnia, ale można je rozszerzać na wyższe poziomy. Budżety sprzedaży mogą być określone w ilości, kwocie sprzedaży, kwocie KWS, natomiast budżety zakupów w ilości i kwocie kosztu. Oprócz kilku różnic w nagłówkach budżety sprzedaży i zakupów są niemal identyczne pod względem funkcjonalnym. Istnieje możliwość filtrowania danych budżetu, a także ich importu i eksportu do Microsoft Excel. Możliwe jest również włączenie ich do raportów analizy w celu porównania budżetowanych i rzeczywistych wartości oraz wyliczenia różnic. Budżety są definiowane przez użytkownika i niezależne od siebie. Dlatego użytkownicy mogą pracować na osobistych budżetach na tych samych poziomach, okresach czasu i typach wartości. Budżety sprzedaży i zakupu różnią się od budżetów używanych w obszarze Zarządzanie Finansami w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV Szablony nabywców i dostawców System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia wykorzystanie szablonu nabywcy podczas tworzenia kartoteki nabywcy z kartoteki wcześniej wprowadzonego kontaktu oraz: 102

103 definiowanie domyślnej serii numeracji w ramach szablonu nabywcy; obsługę szablonów dostawców, na wzór szablonów nabywców, łącznie z domyślną serią numeracji. Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU) Funkcjonalność Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU), będąca elementem systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, umożliwia ewidencję transakcji zakupu i sprzedaży z właściwym dla danego towaru kodem PKWiU. Kod ten, w razie potrzeby, jest drukowany na fakturach sprzedaży. Kody PKWiU w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

104 ROZDZIAŁ 8. MAGAZYN I ZARZĄDZANIE ZAPASAMI Zarządzanie zapasami jest kluczowym obszarem każdej firmy zajmującej się dystrybucją lub produkcją. Aby płynnie i wydajnie realizować wszystkie operacje w tym obszarze, informacje na temat posiadanych zapasów powinny być wiarygodne. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia firmom prawidłowe rejestrowanie stanu zapasów oraz dostarcza dokładnych informacji o ich dostępności. Podstawowe zadania magazynowe Zwiększenie wydajności pracy jest ważnym elementem umożliwiającym podniesienie jakości obsługi klienta oraz redukcję kosztów. Duże znaczenie odgrywa w tym zakresie poprawność i wiarygodność danych wykorzystywanych w zarządzaniu zapasami i operacjach magazynowych. Czynniki te nie są jednak najważniejsze w przypadku firm, dla których operacje magazynowe nie są kluczowym obszarem działalności. Firmy te skupiają się raczej na inwestowaniu w zaawansowane rozwiązania magazynowe i akceptują dłuższy czas wdrożenia. Warto również pamiętać o licznych wyzwaniach, z jakimi muszą sobie poradzić firmy o niezbyt zaawansowanych potrzebach magazynowych (małe firmy dystrybucyjne, produkcyjne lub usługowe), mając jednocześnie na uwadze realizację przyjętych celów. Aby osiągnąć zamierzoną wydajność i krótki czas realizacji zamówień, konieczne jest szybkie i łatwe wyszukiwanie zapasów w magazynie. Co więcej, ważne jest, aby pracownicy magazynowi mogli skupić się nie na ewidencji komputerowej, ale rzeczywistych operacjach magazynowych. W przypadku firm z dużą rotacją pracowników magazynowych, niezwykle istotna jest możliwość szybkiego przeszkolenia pracowników w zakresie użytkowania programu. Zapasy przychodzące Funkcja przyjęcia zamówienia w systemie zarządzania magazynem pozwala na zdefiniowanie sposobu przyjmowania oraz lokowania zapasów w procesie magazynowania. W momencie dotarcia zapasów do magazynu, księgowane jest przyjęcie magazynowe i zapasy stają się częścią stanów magazynowych. Na podstawie zaksięgowanego dokumentu przyjęcia program tworzy dokument odłożenia. Dokument ten zawiera wygenerowane przez program instrukcje dla pracowników magazynu, które wskazują miejsce przyjętego zapasu w magazynie. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 obsługuje przeładunek komplementarny zapasów. Polega on na przekazaniu zapasów przeznaczonych do wydania bezpośrednio ze strefy przyjęcia do strefy wydania bez umieszczania ich w miejscu przechowywania. Oznacza w rezultacie sprawniejszą i szybszą obsługę zapasu. System pozwala na realizację następujących czynności magazynowych: przyjęcie, odłożenie, przeładunek komplementarny, zarządzanie numerami seryjnymi/partii. 104

105 Lista odłożeń zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

106 Działania wewnętrzne Na zapasach przechowywanych w magazynie mogą być wykonywane określone operacje. Zapas można na przykład przenieść z jednego pojemnika do innego lub usunąć z magazynu, jeśli okaże się, że jest uszkodzony. Program pozwala na wykonywanie następujących czynności wewnątrz magazynu: zarządzanie zapisami magazynowymi; przesunięcie zapasów; wewnętrzne pobrania i odłożenia; zarządzanie pojemnikami; usuwanie zapasów magazynowych; przeklasyfikowanie zapasów magazynowych; liczenie zapasów magazynowych; definiowanie i wykonywanie inwentaryzacji cyklicznej. W celu rejestrowania korekt magazynowych można wykorzystać następujące dzienniki magazynowe: dziennik zapasów magazynowych, dziennik przesunięć magazynowych, 106

107 dziennik inwentaryzacji magazynowej. Zapasy wychodzące Dziennik inwentaryzacji w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Funkcjonalność zarządzania magazynem obejmuje grupę funkcji oraz działań wspierających obsługę zapasów. Działania te to na przykład wydanie przeładunku komplementarnego zapasów oraz ładunku drobnicowego. Przed wydaniem dokumentu wychodzącego (zamówienia sprzedaży, zamówienia zwrotu zakupu oraz wychodzącego zlecenia przesunięcia) pracownicy magazynowi powinni najpierw pobrać zapasy z magazynu. Możliwe jest wystawienie jednego dokumentu pobrania na zamówienie lub zestawienie różnych zamówień na jednym arkuszu pobrania, co pozwoli na pobranie wielu zamówień za jednym razem. System umożliwia realizację następujących czynności związanych z zapasami wychodzącymi: wydanie zapasów; wydanie przeładunku komplementarnego zapasów; wydanie ładunku drobnicowego; pobranie zapasów według numerów serii/partii. Przyjęcie i odłożenie zapasów Funkcjonalność magazynowa w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia realizację przyjęć i odłożeń zleceń wchodzących, takich jak zamówienia zakupu, zamówienia zwrotu sprzedaży oraz zlecenia przesunięcia (wejście). 107

108 Z zasady procesy przyjęcia zleceń wchodzących obejmują dwie główne czynności: przyjęcie zapasów w miejscu rozładunku; odłożenie zapasów w miejsce składowania. W czasie przyjęcia zapasów w magazynie pracownik magazynowy: porównuje otrzymane ilości zgodnie z dokumentami dostawy z ilościami zarejestrowanymi w zamówieniach i zatwierdza je; rejestruje przyjęte ilości; rejestruje miejsce odłożenia zapasów. Pobieranie oraz wydawanie zapasów Funkcja obsługi magazynu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala firmom na efektywne zarządzanie pobraniami i wydaniami zleceń wychodzących: zamówień sprzedaży, zamówień zwrotu zakupu oraz zleceń przesunięcia (wyjście). Z zasady na procesy związane z wydawaniem zamówień wychodzących składają się dwa główne zadania: pobieranie zapasów z półek; wydawanie zapasów z magazynu. Podobnie jak w przypadku przyjęć i odłożeń, wyróżniamy cztery metody wspierające proces pobierania oraz wydania. Zostały one przedstawione w poniższej tabeli. Przesunięcie oraz korekta zapasów w magazynie Podczas wykonywania codziennych zadań użytkownicy spotykają się z koniecznością przesuwania zapasów z pojemnika do pojemnika oraz korygowania ilości dla danego pojemnika. Firmy stosują przesunięcia zapasów do różnych pojemników w celu reorganizacji części magazynu. Korekty ilości są natomiast wymagane gdy nastąpiła poważna nadwyżka lub utrata zapasów, spowodowana na przykład odnalezieniem zapasów uznanych za utracone lub ich uszkodzeniem. Przesunięcia oraz dostosowania ilości zapasów w magazynie są prostym do nauczenia oraz przeprowadzenia procesem, ponieważ co do zasady są one zbliżone do pozostałych przesunięć oraz korekt takich jak przesunięcia pomiędzy lokalizacjami czy też korekta ilości w obrębie jednej lokalizacji. Głowna różnica polega na tym, że przesunięcie zapasów z jednego pojemnika do innego w obrębie tego samego magazynu stanowi odzwierciedlenie fizycznego przemieszczenia zapasów i nie wpływa na ilość zapasów w magazynie. Dlatego jeśli użytkownik księguje przesunięcie magazynowe, program tworzy jedynie zapisy magazynowe a nie zapisy księgi zapasów. W przypadku gdy użytkownik dokonuje korekty ilościowej w magazynie, w którym zdefiniowano obowiązkowe użycie pojemnika, program podczas księgowania dziennika tworzy zarówno zapisy księgi zapasów oraz zapisy magazynowe. Kalkulacja podatku od opakowań Firmy sprzedające lub zużywające towary na lokalnym rynku są zobowiązane do przygotowania deklaracji podatku od opakowań na potrzeby kalkulacji opłaty produktowej. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera narzędzia ułatwiające przygotowanie takiej deklaracji poprzez: 108

109 definiowanie listy opakowań, zbieranie danych o sprzedaży i zużyciu zapasów w powiązaniu ze zdefiniowaną listą opakowań, kalkulacje i raportowanie podatku od opakowań dla wymienionych wyżej transakcji i zapasów. Dokument inwentaryzacji Na koniec roku obrachunkowego użytkownicy dokonują fizycznego zliczenia zapasów w celu ich uzgodnienia ze stanem ilościowym i wartościowym zarejestrowanym w systemie. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera raport dokumentu inwentaryzacji. Może on zostać zarchiwizowany przez dział księgowości jako potwierdzenie zakończenia procesu inwentaryzacji. Dokument inwentaryzacji zawiera zaksięgowane wartości i ilości zapasów magazynowych oraz nazwiska przedstawicieli firmy, którzy własnoręcznym podpisem potwierdzają, że ilości i kwoty wykazane w dokumencie są zgodne z rzeczywistym stanem magazynowym. Dokumenty operacji magazynowych Do typowych operacji magazynowych realizowanych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 należą: spisanie ze stanu magazynu, przeszacowanie wartości i przesunięcie międzymagazynowe. System umożliwia wydrukowanie dokumentu Przesunięcie zapasu. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zawiera dodatkowe raporty dokumentujące operacje magazynowe: dokument spisania ze stanu magazynu dostępny przed zaksięgowaniem operacji; zaksięgowany dokument spisania ze stanu magazynu dostępny w raportach modułu Zarządzanie Finansami po zaksięgowaniu operacji; dokument przeszacowania zapasów dostępny przed zaksięgowaniem operacji. System zarządzania magazynem jest kompletnym zestawem funkcji służącym do zarządzania obiegiem wszystkich czynności magazynowych (wejściowych, wyjściowych, wewnętrznych) w obrębie całego obszaru magazynowego. Obejmuje zaawansowane funkcje takie jak pobrania i przesunięcia, klasyfikację pojemników, przeładunek komplementarny oraz inwentaryzacje cykliczne. Przepływ zapasów w obrębie magazynu można podzielić na trzy podstawowe procesy: przyjęcie i udostępnienie zapasów w magazynie; obsługa zapasów na potrzeby ich wewnętrznej dystrybucji/przesunięć/produkcji; pobranie zapasów z magazynów oraz wydanie zapasów do nabywców lub do innych lokalizacji. Wiele lokalizacji System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia firmom zarządzanie zapasami znajdującymi się w wielu lokalizacjach za pomocą jednej bazy danych. U podstaw tego rozwiązania leżą dwie koncepcje: lokalizacje i jednostki składowania zapasu. Lokalizacja jest definiowana jako miejsce, w którym fizycznie znajdują się zapasy oraz zarejestrowana jest ich ilość. Ta koncepcja jest na tyle szeroka, że do lokalizacji zaliczają się: fabryki i zakłady produkcyjne, centra dystrybucyjne, magazyny, salony sprzedaży, pojazdy serwisowe. 109

110 Jednostka składowania zapasu jest definiowana jako zapas i/lub wariant zapasu i jest specyficzna dla danej lokalizacji. Dzięki użyciu jednostek składowania zapasu firmy mające wiele oddziałów mogą dodawać informacje o uzupełnieniach, adresy i niektóre informacje finansowo-księgowe na poziomie lokalizacji. W rezultacie firmy mają możliwość uzupełniania wariantów jednego zapasu w każdej lokalizacji oraz zamawiania zapasów dla każdej lokalizacji na podstawie informacji o uzupełnieniach specyficznych dla każdej lokalizacji. Jednostka składowania zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Do precyzyjnego śledzenia przesunięć zapasów z jednej lokalizacji do innej wykorzystuje się zlecenia przesunięcia. Aby wykonać przesunięcie, należy utworzyć zlecenie przesunięcia zawierające wiersz dla każdego zapasu, który ma być przesunięty. Status od momentu wysłania zapasów z lokalizacji źródłowej do momentu ich dotarcia do miejsca docelowego określa się statusem w drodze. Obecnie wiele firm prowadzi działalność na dużych obszarach poprzez niezależnie zarządzane jednostki organizacyjne. Taki sposób działania umożliwia firmom uzyskanie przewagi konkurencyjnej dzięki dużej elastyczności w działaniu i szybkiemu reagowaniu na potrzeby klientów. Z drugiej jednak strony firmy z wieloma lokalizacjami borykają się z problemem utrzymywania kontroli nad swoją zdecentralizowaną działalnością i optymalizacji przepływów magazynowych. Aby sprostać temu wyzwaniu, informacje generowane na bieżąco w danej lokalizacji muszą być dostępne w pozostałych jednostkach organizacji. Funkcjonalności systemu ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 takie jak: wiele lokalizacji czy centra kompetencyjne umożliwiają firmom wielooddziałowym zarządzanie działalnością operacyjną w najbardziej wszechstronny i optymalny sposób. 110

111 Przesunięcia lokalizacji Wiele firm zajmujących się sprzedażą hurtową i produkcją posiada wiele magazynów rozmieszczonych w oddziałach obsługujących określony region. Aby zminimalizować łączny stan zapasów, firmy często wprowadzają strategię polegającą na utrzymywaniu zapasu bezpieczeństwa w głównym magazynie i minimalnych ilości zapasów w magazynach regionalnych. Ta praktyka wymaga przesunięć zapasów z magazynu głównego do magazynów regionalnych. Firmy przesuwają również zapasy pomiędzy lokalizacjami w celu realizacji nieoczekiwanego zapotrzebowania. W przypadku większych firm możliwe jest, aby znaczna ilość zapasów była w drodze. Powoduje to jednak trudności zarówno w płaszczyźnie finansowej i logistycznej. Od strony finansowej trudność polega na problematycznej wycenie zapasów, których część jest w drodze. W logistyce nie jest możliwe dokładne oszacowanie dostępności zapasów. Funkcja Przesunięcia lokalizacji umożliwia firmom wykorzystania zlecenia przesunięcia do precyzyjnego śledzenia przesunięć zapasów z jednej lokalizacji do innej. Aby przesunąć zapasy, konieczne jest utworzenie zlecenie przesunięcia. Wiersze zlecenia dotyczą poszczególnych zapasów, które mają być przesunięte. Od momentu wydania zapasów z lokalizacji źródłowej do momentu ich dotarcia do miejsca docelowego określa się je statusem w drodze. Zlecenia przesunięcia Jako kluczowy obiekt funkcjonalności przesunięć-zlecenie przesunięcia umożliwia: tworzenie przesunięcia, księgowanie wydania zapasów, księgowanie przyjęcia zapasów. Zlecenie przesunięcia zawiera informacje o ilościach wydanych i przyjętych z uwzględnieniem sposobu realizacji tych procesów. Informacje te są zgodne z dokumentami sprzedaży i zakupu. Funkcjonalność Przesunięć lokalizacji umożliwia firmom ręczne i automatyczne przesuwanie zapasów. Ręczne przesunięcie jest szczególnie potrzebne w sytuacjach, kiedy w określonej lokalizacji brakuje zapasu niezbędnego do realizacji zamówienia sprzedaży. W takim wypadku inicjator operacji (np. sprzedawca) podejmuje decyzję o przesunięciu zapasów z lokalizacji, gdzie są one dostępne. Automatycznie zlecenie przesunięcia powstaje natomiast w wyniku działań związanych z planowaniem uzupełnień. Aby utworzyć automatyczne przesunięcia, odpowiednie osoby (zwykle pracownicy działu zakupów) wykorzystują arkusz zapotrzebowania lub arkusz planowania. Widok zapasów w drodze W przypadku firm wielooddziałowych ciągły ruch zapasów pomiędzy lokalizacjami wymaga kontrolowania stanu poszczególnych zapasów. Funkcjonalność przesunięć lokalizacji w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia takim firmom śledzenie ilości i wartości zapasów znajdujących się aktualnie w drodze. Funkcjonalność zapewnia wgląd w stan zapasów w drodze dla każdego kodu lokalizacji oraz dla każdego zapasu. Wszelkie raporty dotyczące dostępności zapasów zawierają ponadto informacje o ilości zapasów w drodze. Centra kompetencyjne Centra kompetencyjne to opcja będąca rozszerzeniem funkcjonalności wielu lokalizacji. Opcja ta umożliwia użytkownikom obsługę centrów administracyjnych. Centrum kompetencyjnym może być: 111

112 centrum kosztów, centrum zysków, centrum inwestycyjne. Przykładami centrów kompetencyjnych są biura sprzedaży, działy zakupów dla kilku lokalizacji oraz biuro planowania zakładu. Dzięki tej funkcji firmy mogą na przykład skonfigurować specyficzne dla użytkownika widoki dokumentów sprzedaży i zakupu związane wyłącznie z danym centrum kompetencyjnym. Dostępność zapasu Chcąc zapewnić nabywcom wysoką jakość usług, firmy powinny posiadać poprawne dane o dostępności zapasów na magazynie. Aby precyzyjnie określić datę dostawy, konieczne jest posiadanie pełnych informacji o stanach zapasów i przewidywanych dostawach w określonym czasie. Dostępność zapasów to przewidywana na dany dzień ilość zapasów, którą firma może dysponować. Definicja ta wykracza poza aktualną ilość zapasów i obejmuje czynniki takie jak alokacje, rozumiane jako ilości zarezerwowane na określone cele oraz ilości oczekujące na zamówieniach przychodzących, czyli w przyszłych dostawach. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 dostępność każdego zapasu można sprawdzić według różnych kryteriów. Odpowiednie zestawienia są dostępne w następujących oknach: Dostępność zapasu wg zdarzenia, Dostępność zapasu wg okresu, Dostępność zapasu wg wariantu, Dostępność zapasu wg lokalizacji, Dostępność zapasu wg poziomu BOM-u, Dostępność zapasu na osi czasu. 112

113 Dostępność zapasu wg lokalizacji w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Dzienniki Od czasu do czasu, na przykład podczas wycofywania ze sprzedaży przestarzałego produktu, może zaistnieć potrzeba skorygowania ilości zapasów w magazynie. Szybkie i elastyczne przeprowadzenie odpowiedniej korekty zapewniają dzienniki zapasów. Dziennik zapasów Dziennik zapasów wykorzystuje się do księgowania transakcji, których celem jest korekta stanów magazynowych z pominięciem księgowania dokumentów biznesowych, takich jak zamówienie zakupu lub sprzedaży. Służy on do księgowania czterech typów zapisów zapasów: Zakup, Sprzedaż, Korekta in-plus, Korekta in-minus. 113

114 Dziennik inwentaryzacji Dziennik inwentaryzacji jest wykorzystywany podczas inwentaryzacji. Za pomocą funkcji Oblicz ilość zapasów program oblicza przewidywane zapasy. Po ręcznym przeliczeniu ilości zapasów należy wprowadzić stan rzeczywisty i zaksięgować różnice. Dzienniki przesunięć zapasów Dziennik przesunięć zapasów umożliwia skorygowanie stanu zapasów w przypadku przesunięć zapasów między lokalizacjami lub pojemnikami, a także skorygowanie kodów wartości wymiarów. Dzienniki przesunięć mogą być wykorzystywane również do zmiany metody śledzenia zapasu (na przykład numeru seryjnego albo numeru partii). Dzienniki przeszacowań Jeżeli z jakiegoś powodu wartość zapasów magazynowych zmieni się, w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 można odpowiednio zmniejszyć lub zwiększyć tę wartość. Aby obliczyć wartość zapasów, można skorzystać z funkcji Oblicz wartość zapasów. Jeśli przeszacowany koszt jednostkowy zostanie wpisany ręcznie, po zaksięgowaniu dziennika zapasy zostaną przeszacowane. Śledzenie zapasu Funkcjonalność śledzenia zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 jest prosta w obsłudze. Dostarcza wszechstronnych informacji związanych z zapasami takich jak: data przyjęcia, miejsce w magazynie, data ważności, dane nabywcy wraz z datą sprzedaży. Funkcjonalność działa w oparciu o numery seryjne oraz numery partii i pozwala na przyjęcie lub wydanie kilku zapasów z numerami seryjnymi lub numerami partii z pojedynczego wiersza zamówienia. Program rejestruje historię transakcji każdego zapasu posiadającego numer seryjny lub numer partii w zapisach śledzenia zapasu, co umożliwia śledzenie poszczególnych zapasów w obrębie całego łańcucha dostaw. Aby rozpocząć śledzenie numeru seryjnego lub numeru partii, należy przypisać kod śledzenia zapasu w kartotece zapasu. Kody śledzenia zapasu odzwierciedlają różne aspekty śledzenia zapasów w zależności od parametrów oraz obszarów, dla których ma ono być przeprowadzone. 114

115 Kartoteka kodu śledzenia zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Funkcjonalność śledzenia zapasów jest wykorzystywana głównie do monitorowania ruchu zapasów pomiędzy dostawcą i nabywcą. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 informacje dotyczące śledzenia zapasów, od miejsca pochodzenia do miejsca zużycia lub odwrotnie, są widoczne na stronie Śledzenie zapasu. W oknie Nawigacja są dostępne wszystkie numery seryjne oraz numery partii, zarówno dla otwartych rekordów jak i zaksięgowanych zapisów. W przypadku firm działających w ramach łańcuchów dostaw przepływ towarów jest często bardzo skomplikowany. Dlatego możliwość śledzenia zapasu ma szczególne znaczenie. Monitorowanie przepływu transakcji dotyczących wszystkich zapasów jest obowiązkowym procesem w wielu przedsiębiorstwach; w innych traktowane jest jako element, który ułatwia śledzenie produktów na gwarancji lub z określonym terminem ważności. Funkcjonalność Śledzenie zapasu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zapewnia sprawną obsługę zapasów, dostarczając szczegółowych informacji o każdej jednostce takich jak: data przyjęcia, 115

116 miejsce w magazynie, data ważności, dane nabywcy wraz z datą sprzedaży. Funkcjonalność działa w oparciu o numery seryjne oraz numery partii i pozwala na przyjęcie lub wydanie kilku zapasów z danym numerem seryjnym lub numerem partii z pojedynczego wiersza zamówienia. Program rejestruje historię transakcji każdego zapasu posiadającego numer seryjny lub numer partii w zapisach śledzenia zapasu, co umożliwia śledzenie poszczególnych zapasów w obrębie całego łańcucha dostaw. Kiedy korzystać z numerów seryjnych/partii? W zależności od relacji z nabywcami i dostawcami oraz rodzaju obsługiwanych zapasów, w firmach są realizowane różne wewnętrzne procesy dotyczące obsługi i śledzenia zapasu według numerów seryjnych oraz numerów partii. W niektórych firmach śledzenie zapasu rozpoczyna się od momentu przyjęcia ich do magazynu. W zależności od tego, czy do takich zapasów przypisano już numery seryjne lub numery partii czy też nie, stosuje się wymienione procedury: Ręczna rejestracja pierwotnych numerów seryjnych/partii określonych przez dostawcę. Ręczne lub automatyczne przypisanie nowych numerów seryjnych/partii. Zdefiniowanie i automatyczne przypisanie dostosowanych numerów seryjnych/partii. Zarządzanie numerami serii/partii W firmach wprowadzane są różne procedury śledzenia zapasu obejmujące czynności magazynowe w zakresie przyjęcia zapasów z przypisanymi numerami serii/partii z zamówienia zakupu. Niezależnie od wybranej procedury śledzenia samo przypisywanie numerów seryjnych i numerów partii odbywa się w podobny sposób w całym programie. Innym przykładem, kiedy konieczne jest przetwarzanie wprowadzonych numerów seryjnych i numerów partii jest sytuacja, gdy wyprodukowane zapasy posiadają numery seryjne i numery partii. Zarządzanie numerami seryjnymi/partii w zapasach Zapasy z przypisanymi numerami seryjnymi/numerami partii są wykorzystywane w wewnętrznych działaniach magazynowych, do których zalicza się: przesunięcia pomiędzy lokalizacjami, podziały/przesunięcia, inwentaryzację. Zarządzanie numerami serii/partii dla zapasów wychodzących Aby umożliwić śledzenie sprzedanych zapasów, a także późniejszą realizację zwrotów i umów serwisowych, firmy przypisują zapasom numery serii/partii. W zależności od polityki wewnętrznej firmy oraz współpracy z nabywcami, procedury śledzenia sprzedanych zapasów mogą się różnić i obejmować na przykład: Zakup zapasów od dostawców bez przypisanych im wcześniej numerów serii/partii, a następnie nadanie im własnych numerów w procesie sprzedaży. 116

117 Zakup zapasów z przypisanymi wcześniej numerami serii/partii oraz użycie tych samych numerów w procesie sprzedaży. Jeśli firma postanawia przypisać zapasom własne numery serii i partii, ważne jest zachowanie spójnej numeracji. Śledzenie numerów seryjnych/partii Zauważa się rosnące zapotrzebowanie na funkcje umożliwiające śledzenie zapasów od momentu wysłania ich przez dostawcę aż do ich odbioru przez nabywcę. Wynika to po części z nowych przepisów Unii Europejskiej dotyczących firm zajmujących się obsługą towarów nietrwałych, a także wymagań Agencji ds. Żywności i Leków (FDA). Również klienci zgłaszają potrzebę zastosowania funkcjonalności śledzenia. W przypadku wystąpienia wad produktów należy zidentyfikować błędy, a następnie wadliwym zapasom uniemożliwić wydanie z magazynów firmy. Jeśli wadliwe zapasy zostały już wysłane, niezbędne jest ustalenie ich pochodzenia, zlokalizowanie ich odbiorcy i, jeśli zachodzi taka potrzeba, wycofanie zapasów z rynku. Pierwszym kluczowym aspektem zarządzania wadliwymi zapasami jest ustalenie miejsca, w którym zostały użyte. Analizę przeprowadza się na podstawie danych historycznych. Ułatwieniem jest w tym przypadku możliwość przeszukiwania zapisów śledzenia zapasów. Drugie niezbędne działanie to ustalenie, czy śledzone zapasy zostały uwzględnione w planach zawartych w otwartych dokumentach, takich jak niezaksięgowane zamówienia sprzedaży czy dzienniki zużycia. Ustawienia śledzenia zapasu Definiowanie ustawień śledzenia zapasu obejmuje trzy elementy: Ustawienia kodów śledzenia zapasu. Kod śledzenia zapasu określa parametry zapasu (numer seryjny, numer partii lub oba), na podstawie których można śledzić informacje dotyczące zapasów oraz obszarów funkcjonalnych, w których realizowana jest obsługa poszczególnych zapasów. Ustawienia numeru seryjnego i numeru partii. Aby umożliwić automatyczne przypisywanie numerów seryjnych i numerów partii, konieczne jest zdefiniowanie serii numeracji. Procedura definiowania ustawień takich serii numeracji przypomina procedury dotyczące definiowania innych serii numeracji i stanowi część konfiguracji aplikacji. Ustawienia zapasu Każdy zapas, który ma być śledzony w systemie, powinien być odpowiednio zdefiniowany. W tym celu należy przypisać do niego kod śledzenia zapasu. W ustawieniach można również określić serię numeracji powiązaną z numerem seryjnym lub numerem partii danego zapasu, a także formułę ważności. Drukowanie numerów seryjnych i numerów partii na dokumentach i raportach. Informacje o numerach seryjnych/partii mogą znaleźć się na wielu różnych wydrukach np. na liście pobrań zapasów oraz dokumentach takich jak potwierdzenie zamówienia lub dokumenty wydania sprzedaży. Wszystkie drukowane dokumenty i raporty przechowujące informacje o zapasach mogą zostać zdefiniowane do wydruku informacji na temat powiązanych numerów seryjnych/partii zgodnie z poniższym opisem: Raport dodatek śledzenia zapasu może zostać wydrukowany dla odpowiednich dokumentów sprzedaży i zakupu przechowujących numery seryjne/partii. W wybranych dokumentach czynności magazynowych w formularzu żądania znajduje się pole wyboru Pokaż numer seryjny/numer partii pozwalające na dodanie do raportu numerów seryjnych/partii. 117

118 W celu dostosowania istniejących raportów można użyć raportu dodatek śledzenia zapasu. Na przykład standardowy raport Sprzedaż - wydanie pozwala na dostosowanie w zakresie śledzenia zapasów. Rezerwacja zapasów na podstawie numerów seryjnych i numerów partii Funkcja śledzenia określonych numerów seryjnych ułatwia obsługę zleceń wychodzących, zapobiegając konfliktom związanym z dostępnością zapasów. Konflikty takie mogą wystąpić podczas wprowadzania rezerwacji dla numerów seryjnych/partii. Zastosowanie zasady późnego łączenia rezerwacji i numerów seryjnych umożliwia luźne łączenie numerów seryjnych/partii i dowolnych rezerwacji aż do momentu księgowania. Oznacza to, że w momencie księgowania program może zmienić kolejność rezerwacji w celu sprawdzenia, czy dla danej rezerwacji można użyć danego numeru seryjnego/numeru partii pobranych zapasów. W rezultacie numer ten staje się dostępny dla rezerwacji w powiązanych z nim dokumentach. Dostępność zapasu na osi czasu Okno Dostępność zapasu na osi czasu zawiera graficzne odwzorowanie przewidywanego stanu zapasów. Program określa stan zapasów na podstawie przyszłych dostaw i zapotrzebowania, uwzględniając lub pomijając sugestie dotyczące planowania. Wykres widoczny na stronie odzwierciedla profil zapasów. System ERP Microsoft Dynamics NAV2015 wyświetla również sugestie dotyczące planowania, z możliwością ich modyfikacji. Kontrola zapasów Zarządzanie zapasami jest kluczowym obszarem dla każdej firmy zajmującej się sprzedażą hurtową i produkcją. Aby płynnie i wydajnie realizować wszystkie operacje w tym obszarze, niezbędne są wiarygodne informacje na temat posiadanych zapasów. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia firmom prawidłowe rejestrowanie stanu zapasów oraz dostarcza dokładnych informacji na temat ich dostępności. Kontrola zapasów obejmuje: analizę dostępności, ręczne korekty poziomów zapasów, inwentaryzację, przesunięcia zapasów magazynowych. Przesunięcie zapasów Niekiedy konieczne jest zmodyfikowanie informacji dotyczących zapasów w magazynie, na przykład w przypadku danych błędnie wprowadzonych w trakcie księgowania zapasu na magazyn. Informacje, które można modyfikować to: kod wymiaru, kod lokalizacji, kod pojemnika, numer seryjny/numer partii, data ważności (numeru seryjnego/numeru partii), kartoteki informacyjne numeru seryjnego/numeru partii. 118

119 System automatycznego przechwytywania danych (ADCS) Automatyczne przechwytywanie danych sprawdza się w warunkach, gdzie konieczne jest natychmiastowe przetwarzanie informacji. ADCS wspomaga poprawną rejestrację danych. Dzięki integracji z przepływami pracy w systemie zarządzania magazynem granula umożliwia automatyzację procesów w magazynie. Rezerwacje zapasów i śledzenie zamówienia Dużym wyzwaniem w wielu firmach jest odpowiednie dostosowanie zapotrzebowania i dostaw, które umożliwia nie tylko sprawniejszą obsługę, ale gwarantuje również wysokie zadowolenie klientów bez konieczności zwiększenia kosztów magazynowych. Aby sprostać temu wyzwaniu, większości dostawców hurtowych i producentów niezbędne są: pewność, że określone zapotrzebowanie można zawsze zrealizować dzięki zorganizowanym odpowiednio dostawom; możliwość wglądu w szczegóły alokacji dostaw w celu znalezienia alternatywnych form realizacji pilnych zamówień klientów w sytuacjach, kiedy określone zapasy nie są dostępne w inny sposób. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia realizację wszystkich wymienionych wymagań dzięki następującym funkcjom: rezerwacje, śledzenie zamówienia. 119

120 ROZDZIAŁ 9. PRODUKCJA Pod wieloma względami proces produkcji przemysłowej przypomina proces wypiekania. Aby powstał gotowy produkt, niezbędne jest użycie listy składników (komponentów) oraz wykonanie określonej grupy działań (operacji). W przypadku produkcji sekwencję operacji nazywa się marszrutą, a listę składników produkcyjnym zestawieniem komponentów (BOM). Powstały produkt można sprzedać, wykorzystać w formie podzespołów na potrzeby wewnętrzne firmy lub przechowywać w magazynie. Istotną różnicą pomiędzy produkcją przemysłową, a wypiekaniem na własne potrzeby jest złożoność i skala realizowanych procesów produkcyjnych. Produkcja przemysłowa może angażować setki pracowników i maszyn. Może wiązać się z jednoczesnym wytwarzaniem setek lub tysięcy produktów, a także regularnym uzupełnianiem, zarządzaniem i zużyciem wielu tysięcy komponentów. Takie kompleksowe działania wymagają skutecznego i wydajnego planowania. Pracownicy odpowiedzialni za planowanie produkcji powinni więc określić, jakie konkretne wyroby należy wyprodukować w danym okresie czasu, aby pokryć wymagane zapotrzebowanie. Działania te stanowią część Harmonogramu głównego produkcji (MPS). Pracownicy zajmujący się planowaniem potrzeb materiałowych ustalają, jakie ilości podzespołów i surowców są niezbędne do realizacji zleceń produkcyjnych określonych w harmonogramie. Jest to tak zwane Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP). Jeśli firma nie obsługuje stałych zamówień sprzedaży, do zadań planistów należy szacowanie przyszłego zapotrzebowania na zapasy, czyli prognozowanie. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia obsługę środowiska produkcyjnego dzięki następującym funkcjom: definiowanie i zarządzanie zestawieniami komponentów (BOM), marszrutami i zdolnościami produkcyjnymi; tworzenie i przetwarzanie zleceń produkcyjnych; tworzenie prognoz dla gotowych wyrobów i komponentów; opcje planowania: planowanie zamówienia sprzedaży; harmonogram główny produkcji (MPS); planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP); zintegrowana funkcjonalność podwykonawstwa; zaawansowane zdolności produkcyjne i funkcjonalność obciążeń roboczych; Obszar aplikacji Produkcja obejmuje w pełni zintegrowane funkcje, które obsługują działania związane z wyrobami gotowymi takie jak planowanie, dostawy, produkcja, tworzenie harmonogramów, śledzenie oraz raportowanie. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 łączy światowe zasady produkcji z rozwiązaniem umożliwiającym uproszczenie procesów oraz wdrożenie zmian operacyjnych na poziomie przedsiębiorstwa. Dzięki temu system wspiera przedsiębiorstwa w działaniach, których celem jest dostarczanie nabywcom właściwych produktów we właściwym czasie. Produkcyjne zestawienie komponentów (BOM) Produkcyjne zestawienie komponentów (BOM) jest zestawieniem zapasów niezbędnych do wyprodukowania określonego wyrobu. Efektem procesu produkcji jest podzespół (używany do produkcji innego zapasu) lub wyrób 120

121 gotowy (przeznaczony do sprzedaży). Zapas może być jednocześnie podzespołem jak i wyrobem gotowym (na przykład część zamienna dla innego zapasu). Zapasy wchodzące w skład BOM-u produkcyjnego są nazywane komponentami. BOM produkcyjny definiuje niezbędne do produkcji materiały. Zarządzanie zasobami wykorzystywanymi w produkcji odbywa się przy pomocy marszruty. BOM produkcyjny z komponentami do produkcji roweru w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Produkcyjne zestawienie komponentów (BOM) to lista komponentów niezbędnych do wyprodukowania zapasu nadrzędnego. Lista ta zawiera ich opisy, ilości oraz jednostki miary. Komponentem BOM-u może być zapas zakupiony (surowiec), wyprodukowany (podzespół) lub inny BOM produkcyjny (nazywany fantomem BOM-u). Podzespoły i fantomy BOM-u mogą składać się z innych podzespołów, fantomów i komponentów zapasu. Strukturę BOM-u pokazano na poniższym rysunku. 121

122 Struktura BOM-u produkcyjnego dla roweru Diagram przedstawia BOM produkcyjny roweru, który składa się z jednej ramy, dwóch kół oraz innych elementów. Jedno z kół widocznych na diagramie to koło przednie, które - jeśli użyte jako część BOM-u - będzie pełniło rolę podzespołu. BOM-y wielopoziomowe to BOM-y produkcyjne zawierające przynajmniej jeden podzespół lub fantom BOM-u. Zapas nadrzędny definiowany przez BOM może być wyrobem gotowym do sprzedaży (na przykład rower) lub podzespołem, który zostanie użyty do skompletowania innego zapasu (na przykład przedniego koła). Niektóre zapasy mogą pełnić rolę zarówno wyrobów gotowych jak i podzespołów. Przednie koło może więc stanowić część roweru i być sprzedawane niezależnie jako część zamienna. BOM produkcyjny nie określa kroków i działań niezbędnych do skompletowania lub przekształcenia komponentów w zapas nadrzędny. Zadania te należą do marszruty. BOM-y wykorzystuje się w tworzeniu zleceń produkcyjnych oraz w planowaniu zapotrzebowania materiałowego (MRP). Może się wydawać, że BOM-y produkcyjne to proste zagadnienie. Podobnie jednak jak w przypadku innych aspektów procesu produkcyjnego, obsługa BOM-u produkcyjnego wiąże się z trudnościami, takimi jak konieczność śledzenia i dostosowywania zmian technicznych. Wynikiem wprowadzanych modyfikacji może być wystąpienie różnych wersji tego samego BOM-u. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 oferuje wydajne i kompleksowe funkcjonalności wspierający obsługę BOM-ów produkcyjnych. Należą do nich: obsługa wielopoziomowych BOM-ów aż do 50 poziomów w dół; obsługa fantomów BOM-u; wsparcie zmian technicznych, w tym zmiany wersji; funkcja obliczania zapotrzebowania na surowce za pomocą formuł kalkulacji; możliwość śledzenia BOM-ów i komponentów w obrębie struktury wyrobu. Podstawowe funkcje BOM-u produkcyjnego BOM produkcyjny składa się z jednego nagłówka oraz jednego lub kilku wierszy. 122

123 Użytkownik ma możliwość tworzenia, kopiowania, edytowania BOM-u, a także jego usunięcia, jeśli nie jest już używany. Różne statusy BOM-u określają sposób zastosowania. Zmiana komponentów BOM-u wpływa na zmianę jego struktury. Modyfikacje można wprowadzać bezpośrednio w BOM-ie lub tworzyć różne wersje tego samego BOM-u. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia obsługę wielu wersji poszczególnych BOM-ów dzięki funkcjom śledzenia zużycia komponentów na poziomie BOM-u, wersji BOM-u oraz komponentu BOM-u. Zaawansowane funkcje BOM-u produkcyjnego Do zaawansowanych funkcji BOM-ów produkcyjnych należą: fantomy BOM-u; formuły kalkulacji; możliwość zastępowania komponentów BOM-u za pomocą zadania wsadowego; możliwość usuwania przeterminowanych komponentów za pomocą zadania wsadowego; elastyczne metody definiowania jednostek miary; kody niższego poziomu. Podstawowe zdolności produkcyjne i marszruty Ustawienia zdolności produkcyjnych pozwalają określić schemat środowiska produkcyjnego. Na przykład, piekarnia obejmuje stanowiska, w których wypieka się ciasta, przygotowuje nadzienia, a także różne typy pieców piekarskich. Zadania poszczególnych stanowisk różnią się, podobnie jak przypisane im zdolności produkcyjne. Marszruta określę sekwencję kroków (operacji) niezbędnych do wytworzenia produktu. Do zadań kierownika produkcji należy między innymi: identyfikacja obszarów produkcyjnych zakładu; określenie zdolności produkcyjnych dla poszczególnych stanowisk (na przykład, ile spodów do ciasta można wypiec w ciągu godziny); zdefiniowanie działań niezbędnych do wytworzenia produktu (marszruta); ustalenie czasu wymaganego do wykonania poszczególnych działań (część marszruty); zdefiniowanie produktów oraz ilości produktów, które należy wyprodukować (zapotrzebowanie); planowanie produkcji w oparciu o zestawienie zapotrzebowania z dostępnymi zdolnościami produkcyjnymi. Poszczególne etapy procesu pieczenia można zaplanować, korzystając z powyższych wskazówek ( składników ). Marszruta określa sekwencję czynności niezbędnych do wyprodukowania wyrobu. Czynności te mogą być wykonywane przez gniazda lub stanowiska robocze. Gniazda robocze i stanowiska robocze są odzwierciedleniem zdolności produkcyjnych. Firmy produkcyjne używają marszrut do wizualizacji oraz zarządzania procesami produkcyjnymi. Stanowią one podstawę procesów planowania w tym planowania zdolności produkcyjnych oraz generowania dokumentów produkcyjnych. Aby możliwa była praca z marszrutami, należy w pierwszej kolejności zdefiniować ustawienia danych podstawowych związanych z planowaniem zdolności produkcyjnych. Marszruty są przypisywane do artykułów w obrębie podstawowych danych dotyczących zapasów. 123

124 Marszruta operacji niezbędnych do wytworzenia roweru w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Gniazda i stanowiska robocze są kluczowymi elementami branymi pod uwagę przy definiowaniu marszrut. Jako miejsca, w których wykonywana jest praca, posiadają własne ustawienia określające: zdolności produkcyjne liczbę zasobów długość zmiany Ustawienia zdolności produkcyjnych Ustawienia zdolności produkcyjnych obejmują następujące komponenty: jednostki miary zdolności produkcyjnych; zmiany robocze; kalendarze produkcyjne; typy zdolności produkcyjnych, takie jak wydziały produkcyjne, gniazda robocze, stanowiska robocze; zadania standardowe; kody zatrzymania; kody braków; Zasoby z ograniczonymi zdolnościami produkcyjnymi Marszruty Marszruta określa sekwencję kroków (operacji) wykonywanych w czasie wytwarzania produktu. Operacje te mogą być wykonywane w jednostkach infrastruktury produkcyjnej, czyli w gnieździe roboczym lub na stanowisku roboczym. Jednostki te dysponują określonymi zdolnościami produkcyjnymi. Firmy produkcyjne korzystają z marszrut w celu zarządzania procesami produkcyjnymi. Marszruty stanowią podstawę: 124

125 planowania procesu produkcji; planowania zdolności produkcyjnych; dokumentów produkcyjnych. Procedura przypisywania marszrut do kartotek zapasów jest taka sama jak w przypadku BOM-ów produkcyjnych. Zaawansowane funkcje marszrut System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 oferuje szereg zaawansowanych funkcji marszrut. Należą do nich: Kody powiązania marszruty, Planowanie równoległe, Ilość przekazana do kolejnej operacji. Zlecenia produkcyjne Zlecenia produkcyjne służą do zarządzania przetwarzaniem zakupionych surowców w wyprodukowane zapasy. Do surowców zalicza się zakupione zapasy oraz podzespoły nazywane komponentami lub komponentami zapasu. Zlecenia produkcyjne zawierają informacje na temat: typów i ilości produktów planowanych do produkcji; komponentów niezbędnych do wytworzenia produktów; kroków lub operacji marszrut wymaganych do przetworzenia komponentów w gotowe produkty; gniazd i stanowisk roboczych, w których przeprowadza się operacje marszruty, przy czym gniazda robocze i stanowiska robocze są odzwierciedleniem zdolności produkcyjnych. Dane wprowadzone w zleceniu są wykorzystywane w różnych celach w zależności od daty zlecenia: Zlecenia zaplanowane do produkcji z datą przyszłą pozwalają określić zapotrzebowanie na komponenty i zdolności produkcyjne niezbędne do wytworzenia zapasów, a także przyszłe ilości wyrobów gotowych. Wraz z prognozami i zapotrzebowaniem sprzedaży stanowią ważny element planowania produkcji. Bieżące zlecenia pozwalają kontrolować codziennie czynności produkcyjne. Zawierają informacje na temat wytwarzanych w danym momencie produktów, a także komponentów zapasów i zdolności produkcyjnych, które zostały lub dopiero zostaną zużyte. Zlecenia produkcyjne z minioną datą, dotyczą wyprodukowanych już zapasów oraz komponentów i zdolności produkcyjnych jakich użyto do ich wytworzenia. W zależności od etapu produkcji, na którym znajduje się zlecenie, przypisuje się mu odpowiedni stan. Zlecenia produkcyjne służą do zarządzania przetwarzaniem zakupionych materiałów w wyprodukowane zapasy. Zlecenia produkcyjne (zlecenia zadań lub pracy) kierują przepływem pracy przez różne jednostki (gniazda lub stanowiska robocze) w zakładzie produkcyjnym. Zlecenia produkcyjne to główne składniki funkcjonalności produkcji w programie, które obejmują następujące informacje: produkty planowane do produkcji; materiały wymagane dla planowanych zleceń produkcyjnych; 125

126 produkty, które właśnie zostały wyprodukowane; materiały, które zostały już wybrane. materiały, które były używane w poprzednich operacjach produkcyjnych. Zlecenia produkcyjne są tworzone na podstawie poniżej wymienionych zakresów danych podstawowych: zapasy, BOM-y produkcyjne, marszruty, stanowiska robocze, gniazda robocze. Zwolnione zlecenie produkcyjne dla 27 rowerów BOM-y produkcyjne i marszruty określają komponenty oraz jednostki czasu, w zależności od których program określa końcowy czas realizacji zlecenia produkcyjnego. Dotyczy to zrównoważonego harmonogramu produkcji wielu powtarzających się operacji. Zlecenia produkcyjne oraz zamówienia zakupu komponentów są najczęściej generowane przez system planowania potrzeb materiałowych (MRP), jako wynik obliczonego planu dostaw w celu pokrycia zapotrzebowania określonego w zamówieniach sprzedaży. Istnieją cztery typy zleceń produkcyjnych (Planowane, Potwierdzone, Zwolnione oraz Zakończone). Zlecenia Planowane oraz Potwierdzone stanowią część procesu planowania oraz prognozowania zużycia materiałów, zasobów oraz czasu niezbędnego do wyprodukowania określonej ilości zapasu w danym okresie czasu. 126

127 Zwolnione zlecenia produkcyjne to inaczej zatwierdzone zlecenia, gotowe do produkcji. W momencie zwolnienia zlecenia produkcyjnego program rejestruje zużycie materiałów, zasobów i czasu, a także księguje wyprodukowaną ilość zapasu. Stan zlecenia produkcyjnego Zleceniu produkcyjnemu można przypisać jeden z pięciu kodów stanu: Symulowane Planowane Potwierdzone Zwolnione Zakończone Stan zlecenia produkcyjnego określa, w jaki sposób zachowuje się ono w programie, a także kolejność i jego realizacji. Poszczególne stany zlecenia omówiono szczegółowo poniżej. Zmiany zlecenia produkcyjnego Zlecenie produkcyjne można modyfikować na wiele sposobów. Zmiany mogą dotyczyć następujących elementów: Stan zlecenia produkcyjnego Wartości daty i godziny Ilości Wiersze marszruty Wiersze komponentów Substytuty zapasu Wprowadzanie zmian w zleceniach produkcyjnych należy zazwyczaj do obowiązków planistów produkcji, którzy dysponują niezbędnymi danymi produkcyjnymi. Planowanie zlecenia produkcyjnego Planowanie zleceń produkcyjnych obejmuje procedury wspomagane komputerowo, które umożliwiają planistom produkcji podejmowanie decyzji o tym, co i kiedy ma być produkowane. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 usprawnia proces planowania dzięki trzem następującym narzędziom: Arkusz planowania Planowanie zleceń Funkcja Zmień plan w kartotece zlecenia produkcyjnego Arkusz planowania oferuje kompleksowe funkcje planowania. Funkcjonalność planowania zleceń obejmuje proste narzędzie planowania. Można je wykorzystywać jako alternatywę do arkusza planowania w sytuacjach, gdy zaawansowane funkcje planowania nie są konieczne. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 umożliwia planowanie również w bardziej ograniczonym zakresie. Pozwala na tworzenie i planowanie na nowo zleceń produkcyjnych dla niższych poziomów komponentów wymaganych w bieżącym zleceniu produkcyjnym. 127

128 Dodatkowe zagadnienia związane z planowaniem Funkcjonalność planowania obejmuje również następujące zagadnienia: Rezerwacja zapasu Zlecenia produkcyjne z fantomami BOM-ów Zlecenia produkcyjne z jednostkami miary partii produkcyjnej Statystyka zlecenia produkcyjnego Przetwarzanie zlecenia produkcyjnego Zwolnione zlecenie produkcyjne przetwarzane jest w procesie produkcji do momentu jego zakończenia. Na proces ten składają się następujące zadania: uruchomienie zlecenia produkcyjnego; pobranie komponentów z magazynu; zużycie surowców; wyprodukowanie produktu; zarejestrowanie zużyć oraz produktu wyjściowego w dzienniku produkcji (opcjonalnie); odłożenie wyrobów gotowych do magazynu; zakończenie zlecenia produkcyjnego. Zużycie materiałów W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 dostępnych jest wiele opcji rejestracji zużycia materiałów. Można do nich zaliczyć następujące funkcje: kalkulacja zużycia do przodu dla całego zlecenia produkcyjnego; kalkulacja zużycia wstecz dla całego zlecenia produkcyjnego; kalkulacja zużycia do przodu według operacji marszruty; kalkulacja zużycia wstecz według operacji marszruty. ręczna kalkulacja zużycia Metodę kalkulacji zużycia można zdefiniować dla każdego zapasu. Podczas odświeżania zlecenia produkcyjnego metoda kalkulacji zużycia jest kopiowana z kartoteki zapasu na odpowiedni wiersz komponentu zlecenia produkcyjnego BOM. Od tego momentu wartość kalkulacji zużycia dla danego komponentu zależy od wartości w wierszu komponentu zlecenia produkcyjnego. W każdym momencie jest jednak możliwa zmiana metody kalkulacji zużycia dla określonego komponentu bezpośrednio na zleceniu produkcyjnym BOM. Pobieranie komponentu W sytuacji gdy użytkownik nie korzysta z funkcjonalności magazynowej, fizyczne pobranie komponentów opiera się zazwyczaj na jednym z dwóch raportów: Zlecenie produkcyjne - zapotrz. mat. Zlecenie produkcyjne - karta zadań 128

129 Proces pobrania komponentów z magazynu może przebiegać w różny sposób i jest zależny od dostępności następujących funkcjonalności magazynowych: Funkcja pojemnika Pobrania odłożenia System zarządzania magazynem (WMS) Ilość wyprodukowana System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala rejestrować zarówno ilość wyprodukowanych zapasów dla zlecenia produkcyjnego jak i czas poświęcony na jego realizację. Obie te wartości nazywa się łącznie ilością wyprodukowaną. Dzięki ewidencjonowaniu wyprodukowanych ilości można dokładniej określać koszty produkcji. Firmy produkcyjne korzystające ze standardowego systemu wyceny mogą wykorzystać te dane w celu usprawnienia kalkulacji kosztów. W czasie przetwarzania zlecenia produkcyjnego w warsztacie, wyprodukowane ilości oraz czas poświęcony na realizację zlecenia rejestruje się za pomocą raportów. Dane te można następnie wprowadzić do systemu, korzystając z dziennika produkcji. Aby zmniejszyć ilość danych do rejestracji, należy użyć systemu do zbierania danych innej firmy i połączyć go z interfejsem systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Podobnie jak w przypadku zużycia materiałów rejestrację wyprodukowanych ilości można wykonywać automatycznie lub ręcznie za pomocą jednej z trzech metod: Do przodu Opcja pozwala automatycznie rejestrować przewidywane ilości produkcji oraz czas realizacji zlecenia produkcyjnego w momencie jego zwolnienia. Wstecz Opcja pozwala automatycznie rejestrować przewidywane ilości produkcji oraz czas realizacji zlecenia w momencie jego zakończenia. Ręczne Opcja pozwala ręcznie rejestrować wyprodukowane ilości oraz czas realizacji zlecenia za pomocą dziennika produkcji. Automatyczna kalkulacja zużycia według operacji dla wyprodukowanych ilości nie jest możliwa. Kody powiązania marszruty nie mają więc wpływu na wyprodukowane ilości. Istnieje możliwość użycia dowolnej kombinacji automatycznej i ręcznej kalkulacji zużycia. Można na przykład przeprowadzić automatyczną kalkulację zużycia w celu rejestracji przewidywanych ilości, a następnie użyć dziennika produkcji do ewidencji braków zapasu nadrzędnego lub dodatkowego czasu pracy nad zleceniem. Metodę kalkulacji zużycia dla poszczególnych stanowisk i gniazd roboczych można określić w kartotece stanowiska lub gniazda roboczego. Po odświeżeniu zlecenia produkcyjnego metoda kalkulacji zużycia wybrana dla poszczególnych stanowisk lub gniazd roboczych zostaje przeniesiona do marszruty zlecenia produkcyjnego. Od tego momentu wartość kalkulacji zużycia dla danego komponentu zależy od wartości w wierszu komponentu zlecenia produkcyjnego. Zmiana metody kalkulacji zużycia dla wybranych operacji jest możliwa bezpośrednio w marszrucie zlecenia produkcyjnego. Odłożenie wyprodukowanych zapasów do magazynu W zależności od funkcjonalności magazynowej dostępnej w systemie, istnieje możliwość odłożenia wyprodukowanych zapasów do magazynu. Proces odłożenia można rozpocząć i kontrolować na różnych poziomach zaangażowania w czynności magazynowe. Dostępne są następujące opcje: Odłożenie za pomocą dziennika produkcji (funkcjonalność pojemników) 129

130 Odłożenie ze zlecenia produkcyjnego (funkcjonalność odłożenia) Dziennik kontroli produkcji Dziennik kontroli produkcji łączy w sobie funkcje dziennika zużycia i dzienników produkcji, zapewniając jeden interfejs służący do rejestrowania zużycia i produkcji z poziomu zlecenia produkcyjnego. Dziennik kontroli produkcji pozwala na: łatwe rejestrowanie produkcji i zużyć na potrzeby zlecenia produkcyjnego; wiązanie zużyć komponentów z operacjami; łączenie rzeczywistych danych dotyczących operacji ze standardowymi oszacowaniami w wierszu marszruty oraz BOM-u zlecenia produkcyjnego; księgowanie i drukowanie przeglądu zarejestrowanych danych dotyczących operacji dla dziennika kontroli produkcji. Dziennik kontroli produkcji pełni wiele takich samych funkcji jak dziennik zużyć oraz dzienniki produkcji. Obsługuje wymiary, śledzenia zapasów oraz zawartości pojemników dokładnie w taki sam sposób jak dziennik zużyć oraz dzienniki produkcji. Od dzienników zużycia i produkcji różni się jednak następującymi cechami: Jest wywoływany bezpośrednio ze zwolnionego zlecenia produkcyjnego. Zawiera wstępnie definiowane dane komponentów z BOM-u zlecenia produkcyjnego oraz dane marszruty z marszruty zlecenia produkcyjnego. Operacje i komponenty są wyświetlane w dzienniku razem, w logicznej strukturze umożliwiającej przegląd procesu produkcyjnego. Ilości i czasy już zaksięgowane dla zlecenia są wyświetlane w dolnej części dziennika jako rzeczywiste zapisy. Umożliwia definiowanie typów komponentów i wierszy marszruty, które wyświetla się w oparciu o filtr metody kalkulacji zużycia w górnej części dziennika. Użytkownik może zdefiniować sposób wstępnego ustalania w dzienniku ilości wyprodukowanych. Można na przykład określić, że ilość wyprodukowana w ostatniej operacji musi wynosić zero. Pola, do których nie trzeba wprowadzać danych, nie podlegają edycji. W przypadku zamknięcia dziennika bez zaksięgowania zmian zostanie wyświetlony komunikat umożliwiający pozostanie w oknie dziennika. Zużyte ilości księguje się jako ujemne zapisy księgi zapasów. Wyprodukowane ilości księgowane są jako dodatnie zapisy księgi. Czas spędzony na realizację zleceń księguje się jako zapisy księgi zdolności produkcyjnych. Dziennik kontroli produkcji umożliwia jednoczesne przeglądanie danych zużycia i danych produkcji. Dlatego operacje i komponenty są wyświetlane w dzienniku razem w logicznej strukturze odzwierciedlającej proces produkcyjny. Komponenty z kodami powiązań są wyświetlane we wciętych wierszach pod operacjami, z którymi są połączone. Aby korzystać z dziennika kontroli produkcji, konieczne jest użycie kodów powiązań marszrut. Dziennik wyświetla w pierwszej kolejności tylko te komponenty, które nie zawierają kodów powiązania marszrut. Zakończenie zlecenia produkcyjnego Stan zwolnionego zlecenia produkcyjnego zmienia się bezpośrednio ze zlecenia produkcyjnego lub jako zadania wsadowego. Zakończenie zlecenia produkcyjnego to ważne zadanie w procesie wyceny produkowanego zapasu. Przez zakończenie zlecenia wycenę można skorygować i uzgodnić. 130

131 Zakończone zlecenia produkcyjne umożliwiają przeglądanie szczegółowej historii zleceń produkcyjnych, w tym ich marszrut i komponentów. Jest to przydatna funkcja w środowisku produkcji na zamówienie (MTO), gdzie w miarę potrzeby modyfikuje się marszruty i komponenty. Jeśli nabywca złoży ponowne zamówienie, łatwo będzie przejrzeć jego wcześniejsze zlecenia. Zakończone zlecenie produkcyjne może być wykorzystywane jako szablon do tworzenia nowych zleceń produkcyjnych. Po zmianie stanu zlecenia na Zakończone nie można go edytować, zaksięgować oraz usunąć. Interfejs zamówienia sprzedaży i planowanie zamówień Po uzyskaniu informacji o powstałym zapotrzebowaniu na swoje produkty firma powinna wykonać następujące czynności: Upewnić się, że posiada wystarczające ilość surowców oraz komponentów podzespołów na pokrycie powstałego zapotrzebowania. Powiadomić pracowników produkcji. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala na realizację tych dwóch celów, umożliwiając korzystanie z poniższych metod: Utworzenie zlecenia produkcyjnego bezpośrednio z zamówienia sprzedaży. Metoda ta jest nazywana planowaniem zamówienia sprzedaży Wykorzystanie funkcji planowania zleceń do tworzenia zleceń produkcyjnych bezpośrednio dla różnych typów zapotrzebowania takich jak zapotrzebowanie sprzedaży, produkcji, usług itp. Tego typu planowania można użyć tylko na jednym poziomie BOM-u w danym czasie. Poza tym istnieją jeszcze inne ograniczenia. Wykorzystanie arkusza planowania w celu obliczenia pełnego planu odtworzenia lub planu obrotów netto z uwzględnieniem wszystkich dostępnych w systemie informacji dotyczących zapotrzebowania oraz dostaw na pokrycie tego zapotrzebowania. Planowanie zamówienia sprzedaży Większość firm produkujących na zlecenie nie prowadzi magazynu wyrobów gotowych. Wyroby są produkowane wyłącznie w odpowiedzi na konkretne zamówienie sprzedaży. Model ten stosuje się typowo w przypadku produktów, które często wymagają modyfikacji. Funkcja planowania zamówień sprzedaży obsługuje ten model, umożliwiając utworzenia zlecenia produkcyjnego bezpośrednio z zamówienia sprzedaży. Planowanie obejmuje również rezerwację wyprodukowanych ilości na potrzeby zamówienia sprzedaży oraz śledzenie zamówienia w celu sprawdzenia powiązań pomiędzy sprzedażą, produkcją i zapasami. Gdy w związku z zamówieniem nabywcy, konieczna jest modyfikacja zapasu, produkcja nie jest jedyną metodą pokrycia powstałego zapotrzebowania. Można na przykład skorzystać z funkcji zarządzania kompletacją, jeśli prosta kompletacja umożliwia zaspokojenie wymagań nabywców. Planowanie zleceń Planowanie zleceń jest ręcznym narzędziem planowania dostaw, które dostarcza informacji o zapotrzebowaniu bez pokrycia oraz o dostępności zapasów wraz z sugestiami pokrycia. Narzędzie to umożliwia okresową ocenę niezaplanowanego zapotrzebowania na zapas wynikającego z zamówień sprzedaży, zleceń serwisowych, zleceń, zleceń produkcyjnych i zleceń kompletacji. Dzięki niemu można również tworzyć zlecenia dostawy na pokrycie 131

132 danego zapotrzebowania. Narzędzie można również wykorzystać w planowaniu pod konkretne zamówienia. Sugerowane zlecenia dostaw na pokrycie zapotrzebowania obejmują zamówienia zakupu, zlecenia produkcyjne i zlecenia kompletacji jak również zlecenia przesunięcia. Chociaż w planowaniu zleceń program wykorzystuje mechanizm MRP, proces planowania zleceń jest uproszoną alternatywą funkcji automatyzacji dostaw na pokrycie zapotrzebowania, która jest dostępna w arkuszu planowania. Stosowanie tych dwóch zasad planowania nie jest zalecane, ponieważ korzystając z funkcji w arkuszu planowania, można błędnie zmodyfikować lub usunąć zlecenia dostaw na pokrycie zapotrzebowania utworzone w wyniku planowania zleceń. Poza tym wszystkie nieprzetworzone wiersze planowania zleceń są obsługiwane przez arkusz planowania na bieżąco. Może to spowodować powstanie nadmiernych zapasów. Prognozowanie i planowanie Wiele firm przygotowuje prognozy przyszłego zapotrzebowania i na ich podstawie planuje swoje działania. Trafne prognozowanie ma szczególne znaczenie, gdy czas realizacji zamówienia jest dłuższy niż czas oczekiwany przez nabywców. W takim przypadku prognozowanie to jedyny sposób umożliwiający poprawne zaplanowanie produkcji. Niemniej prognozowanie nie jest wolne od ryzyka. Skutkiem zbyt optymistycznej prognozy może być nadmiar zapasów. Zbyt pesymistyczna natomiast może spowodować opóźnienia dostaw a nawet utratę możliwości sprzedaży i obniżenie satysfakcji klienta. W firmach produkcyjnych istotne jest nie tylko prognozowanie zapotrzebowania, ale również planowanie jego pokrycia. W przypadku firm działających na szybko zmieniających się rynkach niezbędne są również: uzgadnianie prognoz z rzeczywistym zapotrzebowaniem; automatyczna korekta prognoz w razie konieczności; szybka korekta planów produkcyjnych w oparciu o zmienione prognozy. Funkcjonalność prognozowania produkcji w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala na zaawansowane przewidywanie wszystkich rodzajów zapotrzebowania. Nie jest to jednak narzędzie wyłącznie dla planistów produkcji. Jest ono bowiem integralną częścią systemu planowania w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV Oznacza to, że prognozy mogą być w łatwy sposób przekonwertowane na plany produkcyjne oraz uzgadniane z rzeczywistą sprzedażą. Możliwe jest również zastosowanie zmian prognoz do istniejących planów produkcyjnych. System planowania bierze pod uwagę wszystkie dane dotyczące zapotrzebowania i jego pokrycia, oblicza ich wyniki netto i tworzy propozycje dotyczące zrównoważenia zapotrzebowania i jego pokrycia. Planowanie składa się z dwóch elementów: zapotrzebowania i jego pokrycia. Muszą one być stale zrównoważone, gdyż gwarantuje to, że zapotrzebowanie będzie zaspokajane na czas i w sposób jak najbardziej ekonomiczny. Mechanizm planowania obejmuje dwa komponenty: Harmonogram główny produkcji (MPS) Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP) W wyniku kalkulacji MRP program generuje sugestie dotyczące zwolnionych zamówień dostawy zapasów przez zakup, przesunięcie lub produkcję. Ponadto, ponieważ kalkulacja MRP uwzględnia fazy czasowe, na podstawie jej wyników można ponownie zaplanować otwarte zamówienia w przypadku niedotrzymania poprzedniego terminu realizacji lub zapotrzebowania. Arkusz zapotrzebowania oraz arkusz planowania umożliwiają automatyczne obliczanie zamówienia dostawy w zależności od parametrów planowania. Arkusz planowania ułatwia planowanie, umożliwiając przeglądanie 132

133 przydatnych zapisów nie związanych z zamówieniem. W arkuszu są wyświetlane również ostrzeżenia, dzięki którym planista może przygotować optymalny plan dostawy. Prognoza produkcji W większości firm proces prognozowania rozpoczyna się od zdefiniowania budżetu sprzedaży lub prognozy sprzedaży. Prognoza sprzedaży musi zawierać informacje o zapasie, okresie i ilości, aby mogła być wykorzystana do planowania produkcji. Prognozy sprzedaży zawierają jednak tylko informacje o zapasach sprzedawanych bezpośrednio nabywcom. Dotyczą zatem zapotrzebowania niezależnego. W sytuacji gdy sprzedawane nabywcom zapasy są produkowane lub kompletowane w firmie, powstaje zapotrzebowanie na komponenty wykorzystywane do ich wytworzenia. Tego typu zapotrzebowanie to zapotrzebowanie zależne. Na niektóre zapasy zgłaszane jest zarówno zapotrzebowanie zależne jak i niezależne. Na przykład, zapas 1100, czyli przednie koło, jest komponentem w produkcji roweru, ale może być również sprzedawany niezależnie jako część zamienna. Ten typ zapasu może wymagać dwóch ilości prognozy w każdym okresie prognoz. W celu określenia niezależnego i zależnego zapotrzebowania planista produkcji ma możliwość wygenerowania prognozy produkcji. Ten rodzaj prognozy umożliwia przewidywanie ilości danego zapasu w określonym okresie zarówno dla zapotrzebowania niezależnego jak i zależnego. Prognozowanie uwzględnia również lokalizacje. Zapotrzebowanie niezależne w prognozie produkcji jest zazwyczaj początkowo kopią prognozy sprzedaży. Planiści produkcji mają jednak możliwość zmiany tej części prognozy w celu dostosowania jej do wymagań operacyjnych. Mogą na przykład podzielić zapotrzebowanie na mniejsze części i rozplanować produkcję zapasu na dłuższy okres, jeśli prognoza sprzedaży wymaga produkcji dużej ilości zapasu i planiści produkcji dostrzegają, że koliduje to z produkcją innych zapasów. W systemie Microsoft Dynamics NAV prognozę zapotrzebowania zależnego generuje się nie tylko w celu jego uzasadnienia. System planowania oblicza zapotrzebowanie zależne również z uwagi na zapotrzebowanie niezależne. Planista produkcji może jednak zastosować te same wymagania operacyjne, przygotowując prognozy zapotrzebowania zależnego i niezależnego. Jednym ze sposobów na realizację tego zadania jest wskazanie zapotrzebowania zależnego w prognozie, a następnie dostosowanie go lub zakwalifikowanie jako niezbędnego. Kiedy planista produkcji ma możliwość kontrolowania zapotrzebowania, prognozę można traktować jako przybliżony harmonogram produkcji. W niektórych sytuacjach zapotrzebowanie zależne jest opcjonalne. Firma może na przykład zaoferować opcjonalnie dzwonek dla roweru. Niektórzy nabywcy kupią dzwonek, inni nie. W takiej sytuacji planista produkcji szacuje to zapotrzebowanie w prognozie. Podsumowując, prognoza produkcji to przewidywanie planisty produkcji dotyczące ilości wyrobów gotowych i komponentów (opcjonalnie), wymaganych do realizacji prognozowanego zapotrzebowania sprzedaży. Tam gdzie jest to niezbędne, planista produkcji ma możliwość korekty prognozowanych ilości i harmonogramów, aby zrealizować wymagania operacyjne. W firmach realizujących kompletację na zamówienie (ATO) lub produkcję na zlecenie (MTO) sensowniejsze może być prognozowanie zapotrzebowania głównych komponentów, wykorzystywanych jako komponenty w ostatecznym montażu. Niweluje to pewien poziom niepewności związanej z nieprzewidywalnymi żądaniami nabywców i jest korzystne w przypadku szybko zmieniających się rynków takich jak rynek komputerów domowych. 133

134 Prognozy produkcji i planowanie W całym niniejszym rozdziale Prognozowanie i planowanie słowo planowanie oraz fraza system planowania odnoszą się do arkusza planowania i związanych z nim funkcji. Termin uruchamianie arkusza planowania odnosi się do obliczania harmonogramu głównego produkcji (MPS) i/lub planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP) w oparciu o zapotrzebowanie rzeczywiste lub prognozowane. MPS jest kalkulacją harmonogramu głównego produkcji (MPS) opartego na rzeczywistym zapotrzebowaniu i prognozie produkcji. Kalkulacja MPS jest wykorzystywana do zapasów końcowych posiadających prognozę lub wiersz zamówienia sprzedaży. MRP polega na obliczeniu zapotrzebowania materiałowego w oparciu o rzeczywiste zapotrzebowanie na komponenty oraz zapotrzebowanie na komponenty wynikające z wierszy planowania MPS. Obliczenia MRP dotyczą tylko zapasów nie będących zapasami MPS. MPS i MRP mogą być uruchomione razem lub osobno. Należy pamiętać, że w przypadku uruchomienia razem pierwszy startuje MPS, a dopiero po nim MRP. W sytuacji gdy prognoza dla procesu planowania jest jedynym źródłem zapotrzebowania na zapasy MPS, system planowania oblicza MPR z uwzględnieniem rozwinięcia komponentów wymaganych przez wiersze planowania MPS. Jeśli zlecenia produkcyjne zawierają jakiekolwiek rzeczywiste zapotrzebowanie na komponenty, wówczas jest ono włączane w obliczanie planowania, niezależnie od tego czy komponent jest zaklasyfikowany jako zapas MPS lub MRP. System planowania korzysta z tych samych algorytmów zarówno w przypadku MPS jak i MRP. Podsumowując, system sprawdza ilości zapasu aktualnie wymagane, ilości wymagane w przyszłości (zapotrzebowanie) oraz ilości zapasu dostępne od ręki lub ich przewidywaną dostępność (dostawa na pokrycie zapotrzebowania). Następnie porównuje zapotrzebowanie z dostawą na pokrycie i określa czy niezbędna jest nowa dostawa lub czy należy zmienić albo usunąć istniejącą dostawę. System generuje komunikaty akcji, w których informuje użytkownika o tych wnioskach, a następnie wprowadza komunikaty akcji do arkusza planowania, w którym występują one jako wiersze planowania. Komunikaty akcji sugerują utworzenie nowej dostawy lub zmianę albo usunięcie istniejącej dostawy. Źródła dostaw to produkcja, kompletacja, zakup i zlecenia przesunięcia. Planiści produkcji mają możliwość akceptacji, modyfikacji i odrzucenia komunikatów akcji po ich napotkaniu w arkuszu planowania. Ostatecznym celem systemu planowania jest: pokrycie zapotrzebowania; utrzymywanie optymalnego poziomu zapasów określonego przez parametry planowania. Rzeczywiste zapotrzebowanie netto w stosunku do prognozy Jak wspomniano wcześniej w części Rola prognoz w obliczeniach planowania, rzeczywiste zapotrzebowanie jest rozliczane względem prognozowanego zapotrzebowania. Pokazano to na diagramie Łączenie prognozowanego i rzeczywistego zapotrzebowania. 134

135 Łączenie prognozowanego i rzeczywistego zapotrzebowania Łączenie prognozowanego i rzeczywistego zapotrzebowania na sprzedawane zapasy jest dość oczywiste. Jeśli po wprowadzeniu prognozowanego zapotrzebowania na sprzedawany zapas A w okresie 1 w ilości 200 jednostek, zostanie wprowadzone zamówienie sprzedaży na 50 jednostek zapasu A w okresie 1, prognozowane zapotrzebowanie zmniejszy się do 150. Po dodaniu 50 jednostek do zamówienia sprzedaży łączne zapotrzebowanie na zapas w tym okresie wynosi 200. Prognozowane zużycie Jeśli rzeczywiste zapotrzebowanie przekracza prognozowane zapotrzebowanie tak, że prognozowane zapotrzebowanie wynosi, łączne zapotrzebowanie będzie potem równe rzeczywistemu zapotrzebowaniu. W przypadku zbiorczych zamówień sprzedaży nie korzysta się z prognoz. System planowania traktuje bowiem zamówienia zbiorcze jako dodatkowe źródła zapotrzebowania, które są charakterystyczne dla danego klienta. Dlatego, jeśli zostanie dodane zbiorcze zamówienia sprzedaży na 25 jednostek zapasu A w okresie 1 do prognozy produkcji w ilości 200 jednostek oraz rzeczywiste zamówienie sprzedaży na 50 jednostek, system obliczy, że łączne zapotrzebowanie na 225 jednostek dla zapasu A w okresie 1 obejmuje: 150 jednostek z prognozy produkcji, 135

136 50 jednostek z rzeczywistego zamówienia sprzedaży, 25 jednostek z zbiorczego zamówienia sprzedaży. Prognoza komponentu jest wykorzystywana na pokrycie rzeczywistego zapotrzebowania na komponent (obejmującego zapotrzebowanie na komponent w wierszach planowania). Można to zilustrować na następującym przykładzie. Według prognozy zapotrzebowanie na zapas A wynosi 200. Do produkcji jednej jednostki zapasu A potrzebne są 2 jednostki zapasu B. Jeśli po wprowadzeniu prognozy komponentu na 400 jednostek zapasu B w okresie 1 zostanie uruchomiony arkusz planowania tylko dla zapasu B, system wygeneruje sugestię dostawy 400 jednostek na pokrycie prognozowanego zapotrzebowania na komponent. W przykładzie nie uwzględniono jednak żadnych innych czynników planowania. Jeśli jednak arkusz planowania zostanie uruchomiony dla zapasu A oraz dla zapasu B: System planowania utworzy wiersz planowania zawierający sugestię dostawy 200 jednostek zapasu A. Ponieważ dla zapasu A utworzono wiersz planowania, system planowania wykryje zapotrzebowanie na zależny komponent, czyli zapas B. Uwzględni również prognozę komponentu dotyczącą zapasu B, która sugeruje zapotrzebowanie na 400 jednostek. Ponieważ w pierwszej kolejności prognozowane zapotrzebowanie zostaje zużyte na pokrycie zapotrzebowania z wiersza planowania zapasu A, wartość pozostałej prognozy zmieni się na 0. Dlatego system planowania utworzy wiersz planowania zawierający sugestię dostawy 400 jednostek zapasu B. Jeśli wartość prognozy komponentu zmieni się na 500 jednostek, system planowania będzie sugerował dostawę 500 jednostek. Na tę liczbę składa się 400 jednostek zależnego zapotrzebowania określonego dla zapasu A oraz 100 jednostek prognozy bez pokrycia. Jeśli z kolei prognoza komponentu dla zapasu B zmieni się na 300 jednostek, system planowania będzie nadal sugerował dostawę 400 jednostek zapasu B. Na tę liczbę składa się 400 jednostek zależnego zapotrzebowania określonego dla zapasu A oraz zero jednostek pozostałej prognozy komponentu. Przegląd planowania Wiele z wymienionych wcześniej elementów planowania (dotyczących MPS : MRP) przedstawiono na poniższym rysunku. 136

137 Podstawowy proces planowania w przedsiębiorstwie MRP to narzędzie wspierające efektywne zarządzanie następującymi funkcjami: Planowanie materiałowe Planowanie Zakupy W minimalnym zakresie dotyczy to również: struktury zapasu zapasów otwartych zleceń procesów prowadzących do wyświetlenia komunikatów akcji 137

138 Przegląd MRP Podstawą procedury planowania jest obliczenie zapotrzebowania netto w oparciu o zapotrzebowanie brutto. Z kolei zapotrzebowania netto mają wpływ na planowane zwolnienia zleceń. Planuje się je na podstawie: informacji o marszrutach wyprodukowanych zapasów; czasach realizacji kartotek zapasów (zakupionych oraz kompletowanych). Mechanizm planowania określa ilości planowanych zwolnień zleceń za pomocą kalkulacji MRP, a następnie je modyfikuje na podstawie parametrów ustawionych w poszczególnych kartotekach zapasów. Planowanie zapotrzebowania materiałowego rozpoczyna się od kalkulacji zapotrzebowania niezależnego. Zapotrzebowanie niezależne dotyczy zapasów sprzedawanych bezpośrednio nabywcy. Nie jest ono powiązane z innymi zapasami i może również uwzględniać wyroby gotowe, części zamienne oraz podzespoły sprzedawane oddzielnie. Zapotrzebowanie niezależne przedstawia się w formie prognozy produkcji, wierszy planowania MPS, zamówień sprzedaży lub dowolnej ich kombinacji. Zapotrzebowanie zależne obejmuje komponenty niezbędne do skonstruowania wyższych poziomów BOM-u produkcyjnego. Jako komponenty kwalifikuje się zapasy występujące w produkowanych zapasach wyższego poziomu lub w zestawieniu materiałowym (BOM). Zapotrzebowanie na komponent zależy od zapotrzebowania na wszystkie zapasy wyższego poziomu, których jest składnikiem. Zapasami wyższego poziomu mogą być zapasy przeznaczone do sprzedaży lub inne komponenty. Poniżej opisano koncepcję zapasu wyższego poziomu: Struktura BOM-ów bazuje na poziomach. Poziom wyrobu gotowego to poziom zerowy. Komponenty, niezależnie od tego, czy są to zakupione zapasy lub półfabrykaty są rejestrowane na poziomie pierwszym. Półfabrykaty z poziomu pierwszego składają się z komponentów. Komponenty te są z kolei zarejestrowane na poziomie drugim jako zapasy do zakupu i półfabrykaty. Podobnie tworzy się kolejne elementy struktury aż do ostatniego poziomu. Na ostatnim poziomie znajdują się tylko zapasy do zakupu. Microsoft Dynamics NAV przetwarza BOM-y składające się z maksymalnie 50 poziomów. 138

139 Komponenty roweru Struktura zestawienia komponentów roweru W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 istnieje możliwość automatycznego obliczenia kodów niższych poziomów po zatwierdzeniu BOM-u produkcyjnego powiązanego z kartoteką zapasu. Program rozpoznaje, w którym momencie należy rozpocząć oraz zakończyć wyszukiwanie zapasów. Aby planowanie było dokładne, niezbędne jest poprawne obliczenie kodów niższego poziomu. Po uruchomieniu planu odtworzenia w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 widoczne jest, że zapasy zostały sprawdzone nie w kolejności numerycznej, lecz na podstawie kodów niższego poziomu. Kalkulacja kodów rozpoczyna się od poziomu zerowego (najwyższego). Jeśli kody niższych poziomów obliczono niepoprawnie, wyświetlą się błędne komunikaty akcji. Jeśli zatwierdzono BOM przed przypisaniem go do kartoteki zapasu, kody niższego poziomu mogą być niepoprawne. W takim przypadku możliwe jest ponowne zatwierdzenie BOM-u. Rozwinięcie BOM-u umożliwia kontrolę przepływu obliczeń zapotrzebowań netto dla wszystkich komponentów i surowców niższych poziomów. W wyniku tego program oblicza wymagane ilości netto poszczególnych zapasów poprzez porównanie zapotrzebowania i jego pokrycia, a następnie skorygowanie ilości na podstawie 139

140 parametrów planowania zdefiniowanych dla tych zapasów. Program powtarza to samo działanie, przechodząc do kolejnych niższych poziomów BOM-u. Arkusz planowania zostaje uzupełniony wierszami, które nazywa się komunikatami akcji. Są to sugestie utworzenia, zmiany lub usunięcia: planowanych lub potwierdzonych zleceń produkcyjnych; zleceń kompletacji; zamówień zakupu lub zapotrzebowań zakupu; zleceń przesunięcia lub zapotrzebowań przesunięcia. Propozycje te stanowią odzwierciedlenie planu produkcji. Komunikaty akcji nie są automatycznie wykonywane w arkuszu planowania. Zadanie to należy do planisty produkcji, który ma możliwość edycji komunikatów akcji przed ich wykonaniem. Planowanie odtworzenia Funkcja planowania odtworzenia oblicza nowy plan dla wszystkich wybranych zapasów, niezależnie od zmian wprowadzonych w poprzednim procesie planowania. Plan odtworzenia oblicza się, kiedy w danych podstawowych i zdolnościach produkcyjnych wprowadzono zmiany. Przykładem mogą być zmiany w kalendarzach produkcyjnych, które mają wpływ na wszystkie zapasy, a tym samym na cały plan dostaw. Kalkulacja obejmuje wszystkie zmiany w nowym planie w tym zmiany, które podlegają planowaniu zmian materiałowych netto. Planowanie zmian mat. netto Planowanie zmian mat. netto to funkcja umożliwiająca monitorowanie zmian w danych nadrzędnych, planowanie dostawy na pokrycie zamówienia oraz bezpośrednie zmiany w zakresie zapotrzebowania. Obejmują one: zmiany w typie zapotrzebowania w polach planowania i parametrach zapasu (poziom ponownego zamówienia i zapas bezpieczeństwa); zmiany w BOM-ach, w których wykorzystywany jest zapas; zmiany w marszrutach, w których wykorzystywany jest zapas; niezaplanowane zużycie, odchylenia w pobraniach zapasów i inne niezaplanowane zmiany poziomu zapasów; przyjęcie ilości innych niż zaplanowane. Korzyści wynikające z planowania zmian materiałowych netto obejmują: Szybsze obliczenia dzięki temu, że program uwzględnia tylko zmiany wprowadzone od momentu wygenerowania ostatniego planu. System planowania usuwa zaplanowane zlecenia, których realizacja nie jest wymagana ze względu na zmiany w zapotrzebowaniu. Chociaż akcja taka jak zmiana w BOM-ie może dotyczyć kilku zapasów, nie ma konieczności wykonywania obliczeń dla wszystkich zapasów w planie odtworzenia. Lepszym rozwiązaniem jest uwzględnienie tych zapasów w kolejnym etapie planowania zmian materiałowych netto. Rysunek Przykładowy diagram BOM dla planowania zmian materiałowych netto ilustruje niektóre zasady dotyczące zmian materiałowych netto. 140

141 Przykładowy diagram BOM dla planowania zmian materiałowych netto Zgodnie z tymi zasadami: Po pierwsze w wyniku zamówienia sprzedaży (lub inny typ zapotrzebowania) program przypisuje zapas A do planowania. Do tego momentu żadne inne zapasy BOM nie były przypisane do planowania. Po uruchomieniu procesu planowania zmian materiałowych netto program generuje zmienione (lub nowe) zlecenie produkcyjne dla zapasu A. Powoduje to zmiany w zapotrzebowaniu na jego komponenty, czyli zapasy B, C i D. W związku ze zmianami te trzy zapasy zostaną również objęte planowaniem. System planowania działa na niskim poziomie zlecenia. Dlatego analizuje struktury BOM dla zapasów B, C i D. Ponieważ zapasy B i D nie posiadają BOM-ów, planowanie dla tych gałęzi struktury produktu kończy się w tym momencie. Zmienione zapotrzebowanie na zapas C powoduje jednak powstanie nowego zlecenia produkcyjnego na ten zapas. Zapas C posiada BOM, który jest rozwinięty. Z BOM-u wynika nowe zapotrzebowanie na zapas E. Dlatego w planowaniu zostanie również uwzględniony zapas E. Proces powtarza się dla zapasów F, G i L. Z uwagi na to, że zapasy te jako komponenty zapasu E są nowym zapotrzebowaniem, zostaną również objęte planowaniem. Ponieważ poziom zapasu F i G jest wystarczający, nie ma konieczności wprowadzania zamówień zakupów uzupełniających. Dlatego też rozwinięcie ich BOM-ów nie jest konieczne. Zapasy te nie posiadają też komponentów, które należałoby zaplanować. Zapas L to surowiec. Dlatego jeśli konieczne jest wygenerowanie nowego zamówienia uzupełniającego na zapas L, należy pamiętać, że zapas ten nie ma BOM-u, a tym samym komponentów. 141

142 Cykl planowania zmian materiałowych netto jest w tym momencie zakończony. Niektóre zmiany w danych podstawowych lub zdolnościach produkcyjnych, takie jak kalendarze produkcyjne, mogą mieć wpływ na inne zapasy. W takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie planowania dla wszystkich zapasów. Należy do tego celu wykorzystać funkcję planowania odtworzenia. Śledzenie zamówień i komunikaty akcji Śledzenie zamówienia jest funkcją, która śledzi powiązanie zapotrzebowania z odpowiednimi dostawami na pokrycie tego zapotrzebowania. Mechanizm planowania tworzy zapisy śledzenia za każdym razem, kiedy obliczany jest plan. Bazując na tych zapisach można określić pierwotne zapotrzebowanie, w wyniku którego zostały utworzone zamówienia dostawy lub komunikaty akcji na arkuszu planowania. System planowania tworzy komunikaty akcji po wykryciu problemu lub potencjalnego problemu dotyczącego zbilansowania dostaw i zapotrzebowania. Poniższe stwierdzenia charakteryzują komunikaty akcji: System planowania tworzy komunikat akcji za każdym razem, kiedy nie można zrównoważyć połączonych zamówień dostaw lub zapotrzebowania. Komunikaty akcji wskazują na konieczność interwencji użytkownika w zakresie korygowania bieżących lub potencjalnych problemów z dostawami na pokrycie zapotrzebowania. Program generuje komunikaty akcji w formie załączników do śledzonych rekordów. Zawierają one informacje dotyczące zmian, które umożliwią zbilansowanie powiązanych zamówień. Program generuje komunikaty akcji na jednym poziomie w danym momencie zgodnie z kodem zapasu niższego poziomu. Dzięki temu zostają uwzględnione wszystkie zapasy, w przypadku których możliwe są zmiany dostaw i zapotrzebowania. W wyniku przetwarzania komunikatów akcji możliwe jest uzyskanie równowagi pomiędzy zapotrzebowaniem i dostawami na pokrycie tego zapotrzebowania. Aby wyeliminować zbędne komunikaty akcji, można ustawić tolerancje. Tolerancje umożliwiają ograniczenie generowania komunikatów akcji do zmian, w przypadku których została przekroczona ilość lub zdefiniowany okres. Możliwe jest również zamrożenie konkretnych zamówień dostawy, które nie mają być uwzględniane w komunikatach akcji. W tym celu należy zmienić ustawienia elastyczności planowania na Brak w następujących typach wierszy zamówień/zleceń: zlecenie produkcyjne; zamówienie zakupu; zlecenie przesunięcia; wiersz arkusza planowania. Zmiana ustawienia elastyczności planowania na Brak może jednak spowodować generowanie nowych komunikatów akcji sugerujących utworzenie nowych dostaw na pokrycie zapotrzebowania. Sytuacja taka zdarza się, kiedy system planowania nie może dostosować dostaw tak, aby odpowiednio pokrywały zapotrzebowanie. W takim przypadku jedyną możliwością jest utworzenie nowej dostawy. W reakcji na każdą nierównowagę pomiędzy zapotrzebowaniem i dostawą na jego pokrycie program generuje następujące komunikaty akcji: Nowe Zmiana ilości 142

143 Ponowne planowanie Ponowne planowanie i zmiana ilości Anulowanie Te komunikaty mogą odnosić się do zamówień zakupu, zleceń produkcyjnych, zleceń kompletacji oraz zleceń przesunięcia. Warianty zapasu Warianty zapasu określają między innymi takie cechy zapasu jak rozmiar i kolor. Przy ich pomocy można definiować różne wersje zapasów bez potrzeby tworzenia nowego zapasu dla kolejnej wersji. Przykładowo, jeśli zapas A występuje w kolorze niebieskim, zielonym i czerwonym, można utworzyć wariant dla każdego z tych kolorów. Część informacji dostępnych w kartotece zapasu jest wspólna dla wszystkich wariantów (na przykład parametry planowania). Ogranicza to nakłady pracy związane z zarządzaniem tymi informacjami i zapewnia ich spójność. Program umożliwia raportowanie nie tylko z poziomu zapasu, ale również z poziomu wariantu zapasu. Warianty zapasu to podstawowy element systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Nie są one definiowane tylko pod kątem planowania czy produkcji. Wiele funkcji produkcji i planowania bazuje jednak na kodach wariantów zapasu. Kody te można na przykład wybierać w wierszach sprzedaży, planowania i zleceń produkcyjnych. Warianty zapasu nie posiadają własnych zestawień komponentów (BOM) lub marszrut. Każdemu zapasowi można bowiem przypisać tylko jedno zestawienie komponentów i jedną marszrutę. W związku z tym to samo zestawienie komponentów i marszrutę wykorzystuje się we wszystkich wariantach zapasu. Lokalizacje zapasów magazynowych i jednostki składowania zapasu (SKU) W module Produkcja w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 lokalizacje są wykorzystywane w następujący sposób: jako modyfikacja zapasu, którą można śledzić w całym cyklu sprzedaży i produkcji; w powiązaniu z jednostką składowania (SKU) w celu lepszego wykorzystania parametrów planowania. Umożliwia to planowanie produkcji w różnych lokalizacjach z różnymi wartościami parametrów planowania. Jeśli lokalizacje są ustawione jako obowiązkowy parametr, konieczne jest również zdefiniowanie jednostek składowania zapasu. Zamówienia zbiorcze sprzedaży Niektórzy producenci nie korzystają z prognoz. W takim przypadku program umożliwia planowanie w oparciu o zamówienie zbiorcze sprzedaży. Zamówienie zbiorcze sprzedaży to umowa sprzedaży, która obejmuje następujące elementy: stałe ilości zapasu; stała cena lub cena z rabatem; stałe daty dostawy. Zastosowanie zbiorczych zamówień sprzedaży w planowaniu zapewnia przede wszystkim stabilność i precyzję. Zamiast prognozy zapotrzebowania planiści produkcji mogą korzystać ze specyficznych umów pomiędzy firmą i jej klientami. Zamówienia zbiorcze sprzedaży i planowania można opisać w następujący sposób: Zbiorcze zamówienie sprzedaży jest źródłem niezależnego zapotrzebowania. 143

144 Śledzenie zbiorczych zamówień sprzedaży nie jest możliwe. Zużycie w zamówieniu sprzedaży, które utworzono ze zbiorczego zamówienia sprzedaży, jest równe części lub całemu zamówieniu zbiorczemu. Natomiast zużycie w zamówieniu sprzedaży utworzonym ze zbiorczego zamówienia sprzedaży nie jest równe ilości w prognozie. Kiedy program oblicza zużycie na potrzeby zbiorczego zamówienia sprzedaży, data wydania powiązanego zamówienia sprzedaży nie ma zastosowania. Wielopoziomowe zlecenia produkcyjne W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 można utworzyć wielopoziomowe zlecenia produkcyjne. Umożliwia to zarządzanie wszystkimi poziomami zleceń produkcyjnych dotyczących produkowanych zapasów, ponieważ zapas nadrzędny i wymagane podzespoły są wierszami zamówienia w tym samym zleceniu produkcyjnym. Dzięki łączom rezerwacji pomiędzy wierszami zamówienia wyprodukowane podzespoły są wykorzystywane jako pokrycie zapotrzebowania na komponenty zapasu nadrzędnego. Takie podejście umożliwia planistom produkcji odpowiedni wgląd w powiązane zlecenia produkcyjne. Łącza rezerwacji pomiędzy powiązanymi wierszami zamówienia stwarzają jednak pewne ograniczenia. Dlatego też wielopoziomowe zlecenia produkcyjne powinny być wykorzystywane tylko w przypadku, gdy wymagane jest przedstawienie widocznego powiązania pomiędzy zleceniami produkcyjnymi. W przeciwnym przypadku pokrycie zapotrzebowania na komponenty jest realizowane w ramach mechanizmu MRP. Najczęściej wielopoziomowe zlecenia produkcyjne są wykorzystywane w przypadku produkcji na zamówienie (MTO), która polega na wytwarzaniu produktów na pokrycie konkretnych zamówień sprzedaży do nabywców. W celu zdefiniowania wielopoziomowego zlecenia produkcyjnego należy wybrać w ustawieniach zasad produkcyjnych dla wszystkich zamówionych zapasów opcję Produkcja na zamówienie. Podwykonawstwo Podwykonawca to dostawca, który wykonuje jeden lub kilka działań operacyjnych w ramach procesu produkcyjnego. W zależności od firmy zlecanie prac podwykonawcom może być wyjątkiem lub stałym elementem procesu produkcji. Zdolności produkcyjne W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 rozróżniane są trzy typy zdolności produkcyjnych. wydziały produkcyjne, gniazda robocze, stanowiska robocze. Są one zorganizowane hierarchicznie. Każdy poziom zawiera poziomy składowe. Najwyższy poziom stanowi wydział produkcyjny. Do wydziału produkcyjnego przypisane są gniazda robocze. Gniazdo robocze może należeć wyłącznie do jednego wydziału produkcyjnego. Do każdego gniazda roboczego można przypisać różne stanowiska robocze. Stanowisko robocze może należeć wyłącznie do jednego gniazda roboczego. Planowane zdolności produkcyjne gniazda roboczego składają się z dostępności składowych stanowisk roboczych oraz dodatkowo z planowanej dostępności samego gniazda roboczego. Planowana dostępność 144

145 wydziału produkcyjnego stanowi sumę odpowiednich dostępności stanowisk i gniazd roboczych. Dane dostępności są przechowywane w zapisach kalendarza. Hierarchia jednostek roboczych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Planowanie dla ograniczonej ilości zasobów wiąże się z powstaniem wąskich gardeł w procesie produkcji. Pierwszym etapem planowania jest zdefiniowanie ustawień wydziałów produkcyjnych, gniazd roboczych oraz stanowisk roboczych. Następnie należy zdefiniować kalendarze produkcyjne oraz kalendarze zdolności produkcyjnych. W ten sposób można określić podstawowe zdolności produkcyjne dla każdego gniazda roboczego lub stanowiska roboczego. Następnie konieczne jest zarejestrowanie planowanych przestoi dla każdej jednostki w strukturze produkcyjnej. Umożliwi to obliczenie dokładnych kalendarzy zdolności produkcyjnych dla każdej jednostki struktury. Procedurę zamyka zużycie zdolności produkcyjnych poprzez zaksięgowanie operacji zlecenia produkcyjnego lub bezpośrednio, poprzez wiersze dziennika zdolności produkcyjnych, które dotyczą poszczególnych jednostek struktury produkcyjnej. Zdolności produkcyjne Pierwszym etapem w planowaniu zdolności produkcyjnych jest definiowanie zasobów zdolności produkcyjnych lub infrastruktury produkcyjnej. Infrastrukturę produkcyjną można podzielić na wymienione poniżej elementy: wydziały produkcyjne, gniazda robocze, stanowiska robocze. Kalendarze gniazd i stanowisk roboczych Aby określić podstawowy czas dostępny dla gniazd roboczych, należy zdefiniować kalendarz produkcyjny. Program umożliwia definiowanie wielu kalendarzy produkcyjnych i rozliczenie ich odpowiednio z poszczególnymi gniazdami roboczymi. Oznacza to, że możliwe jest planowanie operacji dla gniazd roboczych z uwzględnieniem zmian roboczych. Na przykład, osoby pracujące w dziale malowania w fabryce mogą pracować w innych godzinach niż osoby w dziale montażu. 145

146 W przypadku stanowiska roboczego program korzysta z kalendarza produkcyjnego wybranego dla gniazda roboczego, do którego przypisano stanowisko robocze. W celu wygenerowania kalendarzy dla poszczególnych gniazd roboczych należy zdefiniować wymienione poniżej wartości: zdolności produkcyjne, wydajność, przestój. Po zdefiniowaniu tych wartości można wykonać obliczenia na potrzeby kalendarza zdolności produkcyjnych gniazda roboczego lub stanowiska roboczego, bazując na wartościach kalendarza produkcyjnego. Przypuśćmy, że zgodnie z kalendarzem produkcyjnym gniazdo robocze jest dostępne przez osiem godzin dziennie. Jako zdolności produkcyjne dla tego gniazda wprowadzono jednak wartość 75%. Dlatego według kalendarza zdolności produkcyjnych dostępność gniazda roboczego wynosi tylko 6 godzin dziennie. Dzienniki zdolności produkcyjnych Dzienniki zdolności produkcyjnych oraz cykliczne dzienniki zdolności produkcyjnych umożliwiają księgowanie czasu bezpośrednio do gniazd roboczych lub stanowisk roboczych. Oznacza to zużycie zdolności produkcyjnych tych jednostek. Korzystając z dzienników zdolności produkcyjnych, można przypisać prace konserwacyjne i zaksięgować czas przestoju. W cyklicznym dzienniku zdolności produkcyjnych można dodatkowo korzystać z poniżej wymienionych pól: Częstotliwość cyklu Metoda cykliczna Data ważności Cykliczne dzienniki zdolności produkcyjnych działają tak samo jak inne cykliczne dzienniki. Dotyczy to również poniżej wymienionych czynności: 4. tworzenie zapisów; 5. wybór częstotliwości (na przykład jeden dzień lub jeden miesiąc); 6. wybór cyklicznej metody stałej lub zmiennej; 7. wprowadzanie daty ważności. Po wprowadzeniu daty ważności księgowanie cyklicznego zapisu nie jest możliwe. Obciążenia robocze Tworząc gniazda robocze i stanowiska robocze w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015, użytkownik określa zdolności produkcyjne firmy. Załóżmy, że w firmie są wykorzystywane stanowiska robocze, na których odbywa się ostateczny montaż produktów. Jeśli dane stanowisko robocze pracuje pięć dni w tygodniu przez 10 godzin z 100% wydajnością, wtedy zdolności produkcyjne wykorzystywane do momentu ostatecznego montażu to 50 godzin tygodniowo. Tworzenie planu lub harmonogramu dla zlecenia produkcyjnego polega na stworzeniu zapotrzebowania dla gniazd roboczych i stanowisk roboczych, na których jest przetwarzane zlecenie produkcyjne. Zapotrzebowanie na 30 godzin określone dla zwolnionego zlecenia produkcyjnego obejmującego ostateczny montaż dotyczy stanowiska roboczego, na którym będzie wykonywana ta operacja. Porównując zapotrzebowanie i zdolności produkcyjne stanowiska roboczego, można zmierzyć obciążenie tego stanowiska. Jeśli zatem na pracę zaplanowano 30 godzin tygodniowo na danym stanowisku roboczym, którego 146

147 zdolności produkcyjne wynoszą 50 godzin, oznacza to, że obciążenie danego stanowiska roboczego wynosi 60% tygodniowo. W planowaniu produkcji uwzględnia się zazwyczaj dwie sytuacje: Nadmierne obciążenie, które powstaje wskutek powstania nadmiernego zapotrzebowania w stosunku do zdolności produkcyjnych danej jednostki infrastruktury produkcyjnej w danym okresie. Oznacza to, że dana jednostka nie może zakończyć przydzielonej pracy w określonym okresie. Konsekwencją nadmiernego obciążenia mogą być problemy związane z planowaniem i dostawami. Niedostateczne obciążenie, które powstaje w wyniku zaplanowania niedostatecznej ilości pracy dla danej jednostki infrastruktury produkcyjnej w danym okresie. Powoduje ono zmniejszenie produktywności wynikające z niewykorzystania sprzętu i zasobów ludzkich w dostatecznym zakresie. W celu monitorowania obciążenia i zarządzania w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 przyjęto dwa założenia: Obciążenia przy nieograniczonych zdolnościach produkcyjnych system planowania planuje prace do wykonania przez daną jednostkę infrastruktury produkcyjnej niezależnie od jej obciążenia. W takim przypadku system zaplanuje na przykład 100 godzin prac tygodniowo dla stanowiska, którego zdolności produkcyjne wynoszą 50 godzin. Mimo że stanowisko nie może wykonać przydzielonych prac w określonym okresie, system będzie planował kolejne prace. Dlatego konieczna jest ingerencja planisty produkcji, który odpowiednio dostosuje harmonogram. Obciążenia przy ograniczonych zdolnościach produkcyjnych system planowania planuje prace do wykonania przez daną jednostkę infrastruktury produkcyjnej tylko do określonego procentu jej zdolności produkcyjnych. Można zatem na przykład określić obciążenie do 90 procent dla danej jednostki. W takiej sytuacji gdy zostanie zaplanowane większe obciążenie, system planowania przenosi nadmiernie zaplanowane prace do kolejnego wolnego okresu nie późniejszego niż termin realizacji prac. Podstawowe narzędzia dotyczące obciążeń roboczych Program zawiera podstawowe narzędzia umożliwiające przeglądania i zarządzanie obciążeniami roboczymi, czyli: listy zadań; strony obciążenia. Planowanie nieograniczonych zdolności produkcyjnych Jeśli użytkownik nie zdefiniuje ograniczeń dotyczących wykorzystania gniazda lub stanowiska roboczego, w trakcie planowania operacji zleceń produkcyjnych w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 zakłada się dostępność nieograniczonych zdolności produkcyjnych. W rezultacie w wyniku planowania możliwe jest przydzielenie jednostce infrastruktury prac przekraczających jej zdolności produkcyjne. Może to spowodować błędy w obliczeniach dotyczących planowania. Jeśli na przykład plan na dzień 23 stycznia 2014 dla gniazda roboczego A wynosi 50 godzin pracy, a jego dzienne zdolności produkcyjne wynoszą 24 godziny, pozostałe 26 godzin trzeba zrealizować innego dnia. Rozwiązaniem jest zdefiniowanie gniazda roboczego A jako ograniczonego zasobu. W takim przypadku kwestie związane z nadmiernym obciążeniem rozwiązuje się poprzez planowanie ograniczonych zdolności produkcyjnych. W przypadku gdy metoda planowania ograniczonych zdolności produkcyjnych nie jest wykorzystywana, planista produkcji lub planista pracy warsztatu powinien monitorować obciążenia w kluczowych jednostkach i odpowiednio dostosowywać plany produkcji. 147

148 Planowanie zbyt małej ilości prac w okresie nie jest bowiem korzystnym rozwiązaniem dla firm. Niezależnie od tego, czy planowanie odbywa się w oparciu o ograniczone czy nieograniczone zdolności produkcyjne, konieczne jest monitorowanie obciążenia i dostosowywanie go do planu produkcji. Planowanie ograniczonych zdolności produkcyjnych W przypadku gdy istnieje ryzyko nadmiernego obciążenia danej jednostki infrastruktury, można zdefiniować ją jako zasób z ograniczonymi zdolnościami produkcyjnymi. Mechanizm planowania następnie planuje wtedy prace dla tej jednostki tylko do określonego poziomu obciążenia. Funkcja ta umożliwia: planowanie operacji dla zasobów z ograniczonymi zdolnościami produkcyjnymi w bardziej szczegółowy i realistyczny sposób; monitorowanie i wyświetlanie stanu obciążeń dla zasobów z ograniczonymi zdolnościami produkcyjnymi, a tym samym zapewnia przegląd jednostek z ograniczonymi zdolnościami produkcyjnymi. Zasoby z ograniczonymi zdolnościami produkcyjnymi to inaczej wąskie gardła. Wycena produkcji Producenci sprzedają różnego rodzaju wyroby, które powstały na bazie produktów zakupionych od dostawców. Ponieważ proces produkcyjny obejmuje elementy, takie jak roboty w toku oraz składowanie wyrobów gotowych, jego wycena jest bardziej złożona niż w przypadku wyceny towarów nabywanych. Producenci generują wartość dodaną do zakupionych surowców poprzez zmianę ich postaci fizycznej w wyrób gotowy. Proces ten generuje dodatkowe koszty. Pojęcie kosztu wytworzenia produktów odnosi się do kosztu wyrobów, których produkcja została zakończona, niezależnie od tego, czy proces zaczął się przed czy w trakcie bieżącego okresu obrachunkowego. Firmy wyceniają zapasy na podstawie następujących elementów: koszt nabycia, cena ewidencyjna, wartość sprzedaży netto, koszt odtworzenia. Zazwyczaj firmy produkcyjne wyceniają zapasy w oparciu o cenę ewidencyjną. Dodatkowe zagadnienia produkcyjne Przestoje Kody przestoju dotyczą przyczyn niezaplanowanego wstrzymania prac w gniazdach roboczych i stanowiskach roboczych. Przyczyny niezaplanowanych przestojów to z reguły: awaria maszyny; wady materiałowe; brak personelu. Kody przestoju są wykorzystywane z reguły w celu rejestracji okresów, kiedy sprzęt nie jest wykorzystywany. Kody przestoju należy wprowadzić w dzienniku zdolności produkcyjnych, a następnie zaksięgować je w księdze gniazda roboczego i księdze stanowiska roboczego. Analiza utworzonych zapisów księgi umożliwi wtedy zapobieganie niezaplanowanym przestojom. 148

149 Braki Braki można definiować dla komponentów BOM-u produkcyjnego lub zapasów nadrzędnych dla marszruty na kilka sposobów: jako wartość procentową zapasu; jako wartość procentową BOM-u produkcyjnego; jako stałą kwotę lub wartość procentową marszruty. Wszystkie braki określone dla zapasu, BOM-u produkcyjnego oraz marszruty powodują zwiększenie ilości wymaganych komponentów. Wartość procentową braków można również dodawać w kartotece zapasu. Kody braków opisują przyczyny występowania braków w zleceniach produkcyjnych takie jak: niepoprawna konfiguracja sprzętu, wadliwe materiały, błąd operatora. Kody braków są wykorzystywane tylko dla stanowisk roboczych. Wprowadza się je w dzienniku produkcji lub w dzienniku zdolności produkcyjnych, a następnie księguje w księdze zdolności produkcyjnych. Analiza utworzonych zapisów księgi umożliwia zapobieganie niezaplanowanym brakom. Czas nieprodukcyjny Czas nieprodukcyjny to czas przeznaczony na realizację zlecenia produkcyjnego z wyłączeniem czasu przezbrojenia i czasu jednostkowego. Czas nieprodukcyjny składa się z czasu oczekiwania, czasu przemieszczenia, czasu kolejki. Ilustruje to diagram Nieprodukcyjne elementy czasu realizacji. Nieprodukcyjne elementy czasu realizacji Trzy elementy czasu nieprodukcyjnego elementy dotyczą planowania na niższym poziomie niż w przypadku mechanizmów MPS i MRP. Planowanie na niższym poziomie dotyczy osobnych zleceń produkcyjnych i powiązanych operacji. Uwzględniając elementy czasu nieprodukcyjnego, można przeanalizować procesy produkcyjne pod kątem ich złożoności. 149

150 Dla czasu przerobu można definiować różne jednostki miary. Na przykład można zdefiniować czas jednostkowy w godzinach oraz czas przezbrojenia w minutach. Ustawienie różnych jednostek miary dla różnych typów czasu przerobu pociąga jednak za sobą pewne konsekwencje mające wpływ na kalkulację kosztów. Metody zmniejszania czasu realizacji W celu redukcji czasu realizacji można zastosować poniżej wymienione metody: planowanie równoległe, ilość przekazana do kolejnej operacji, współbieżne zdolności produkcyjne. Rodziny Rodzina produkcyjna to grupa odrębnych jednostek przypisanych do podobnych procesów produkcyjnych. Oprócz zleceń produkcyjnych utworzonych dla grup zapasów typu Produkcja na zlecenie (MTO) i Kompletacja na zamówienie (ATO) w zamówieniu sprzedaży, można również tworzyć zlecenia produkcyjne dla rodziny zapasów. Pozwala to zoptymalizować zużycie materiałowe w firmie. Można to zilustrować, analizując poniżej przedstawiony scenariusz: Firma wykorzystuje arkusze blachy do wykrawania form w kształcie dużego koła. Przy produkcji każdego koła powstaje duża ilość braków. Część braków jest wykorzystywana do produkcji małych form w kształcie kwadratu. Przy produkcji kół powstają zatem również kwadraty. Dlatego zlecenie produkcyjne obejmuje zarówno duże koła i małe kwadraty. Tworzenie rodziny polega zazwyczaj na utworzeniu specyficznej marszruty. Zlecenia produkcyjne dla rodziny tworzy się wtedy, wskazując rodzinę jako źródło. W tym celu należy ręcznie utworzyć zlecenie produkcyjne. Kompletacja Niektóre firmy w procesie sprzedaży łączą zapasy, które są częścią oferowanego asortymentu, tworząc zestawy promocyjne lub okolicznościowe (na przykład kosze świąteczne lub podarunkowe). Firma może też tworzyć gotowe zestawy z komponentów i surowców w ramach prostego procesu będącego częścią procesu realizacji zamówienia. W obu przypadkach kompletacja końcowego produktu odbywa się dopiero po przyjęciu zamówienia. W odniesieniu do sprzedaży główną zaletą takiego podejścia jest jego elastyczność. Nabywca określa swoje wymagania i preferencje na etapie składania zamówienia. Firma elastycznie dostosowuje się do indywidualnych potrzeb klienta. Z finansowego punktu widzenia, dzięki komplementacji firma unika konieczności przechowywania zapasów we wszelkich możliwych kombinacjach, na które nabywca może zgłosić zapotrzebowanie. W ten sposób zmniejsza się koszty magazynowe. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 realizację takich działań umożliwia funkcjonalność Zarządzania komplementacją, a końcowy produkt będący wynikiem tych działań nazywa się zapasem kompletowanym. Zamówienia na zapasy kompletowane mogą być realizowane w trakcie dwóch procesów: Kompletacja na zamówienie (ATO): dotyczy zapasów, które nie podlegają magazynowaniu ze względu na konieczność obniżenia kosztów magazynowania, a także możliwość zgłoszenia przez nabywcę zmian na etapie rejestracji zamówienia sprzedaży. 150

151 Kompletacja na magazyn (ATS): dotyczy zapasów, w przypadku których proces kompletacji jest prosty i które mają być odłożone do magazynu przez sprzedażą. W takim przypadku użytkownicy nie muszą korzystać z funkcjonalności produkcji. Sprzedaż z wykorzystaniem opcji kompletacji na magazyn Sprzedaż zapasów kompletowanych na zamówienie przebiega podobnie do sprzedaży zapasów dostarczanych w wyniku procesu produkcji oraz zakupów. System ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 wspiera zarządzanie kompletacją dzięki następującym funkcjom: możliwość użycia zapasów kompletowanych w zamówieniach sprzedaży, ofertach sprzedaży oraz zamówieniach zbiorczych sprzedaży; obietnice dostaw kompletówacji na podstawie dostępności komponentów; dostosowywanie zapasów kompletowanych w procesie sprzedaży; łączenie zapasów magazynowych oraz zapasów kompletowanych na zamówienie w jednym wierszu zamówienia sprzedaży; obsługa rezerwacji na poziomie zapasu kompletowanego oraz komponentu kompletacji; pełna integracja ze sprzedażą, planowaniem oraz magazynowaniem. Zlecenia kompletacji wykorzystuje się podczas prostego procesu wytwarzania zapasu przy użyciu grupy komponentów. W kompletację może być zaangażowany jeden lub kilka zapasów lub zasobów; nie może to być jednak maszyna ani gniazdo robocze. Przykładem procesu kompletacji jest pobranie dwóch butelek wina i worka kawy, a następnie zapakowanie ich w formie prezentu. BOM kompletacji jest zestawieniem komponentów, przy pomocy którego określa się, jakie zapasy oraz zasoby zostaną wykorzystane w procesie kompletacji zapasu końcowego. Skompletowane zapasy mogą być wynikiem dwóch procesów: kompletacji na zamówienie, kompletacji na magazyn. Zapasy kompletowane i BOM-y kompletacji Zapas kompletowany to zapas podlegający sprzedaży zawierający zestawienie komponentów kompletacji (BOM). BOM kompletacji określa komponenty (zapasy oraz zasoby) niezbędne do kompletacji zapasu kompletowanego. Komponentami mogą być zarówno standardowe zapasy (surowce lub wyroby gotowe) jak również inne zapasy kompletowane (nazywane podzespołami ). BOM kompletacji zawierający podzespół jest nazywany BOM-em wielopoziomowym. Komponenty określają osoby oraz maszyny niezbędne do skompletowania danego zapasu. Informacje na temat poszczególnych komponentów oraz ich ilości wprowadza się w osobnych wierszach zlecenia. Użytkownik ma również możliwość wstawiania w wierszach komentarzy tekstowych zawierających dodatkowe wskazówki oraz opisy dotyczące zapasu. Koszt jednostkowy zapasu kompletowanego jest zazwyczaj równy zakumulowanym kosztom komponentów wyszczególnionych w BOM-ie zapasu. W podobny sposób można określić cenę jednostkową zapasu 151

152 kompletowanego, jednak w niektórych sytuacjach stosuje się inne zasady. Program zawiera funkcje umożliwiające automatyczną akumulację kosztów oraz cen jednostkowych. Kompletacja na zamówienie Proces kompletacji na zamówienie obejmuje zazwyczaj dwa etapy: Utworzenie nagłówka zamówienia sprzedaży. Działanie to nie różni się od typowego procesu tworzenia zamówienia sprzedaży. Wybranie zapasu kompletowanego w wierszu zamówienia sprzedaży oraz wprowadzenie ilości w polu Ilość. Po wprowadzeniu wartości w wierszu sprzedaży program obliczy ilość komponentu niezbędną do realizacji zamówienia. Jeśli komponent jest dostępny w ilości umożliwiającej kompletację zamówienia w uzgodnionym terminie, program przechodzi do dalszego działania. W sytuacji, gdy ilości komponentu nie są wystarczające, wyświetlone zostanie ostrzeżenie o niedostępności do kompletacji. Program zapyta osobę przetwarzającą zamówienie, czy zamierza kontynuować proces realizacji zamówienia. Komunikat o niedostępności dostarcza ważnych informacji na temat statusu kompletacji. Jeśli ostrzeżenie o niedostępności nie zostanie wyświetlone lub jeśli osoba przetwarzająca zamówienie zdecyduje się na kontynuację zamówienia pomimo pojawienia się komunikatu, program automatycznie utworzy zlecenie kompletacji i połączy je z wierszem sprzedaży. Nagłówek zlecenia kompletacji tworzy się na podstawie wartości pól z wiersza sprzedaży. Wiersze zlecenia kopiuje się z BOM-u zapasu kompletowanego. Pola zawierające ilości ustawia się w taki sposób, aby odzwierciedlały ilości wprowadzone w wierszu sprzedaży. W powiązanym zleceniu kompletacji można wprowadzać wymagane zmiany w tym usuwać wiersze, wymieniać komponenty oraz edytować ilości komponentów niezbędne w kompletacji. Jeśli wprowadzone zmiany dotyczą komponentów użytych w zleceniu kompletacji, program umożliwia łatwe przeglądanie informacji o ich dostępności, a także ponowną kalkulację ceny oraz kosztu zamówienia. Po wprowadzaniu niezbędnych ustawień w zamówieniu sprzedaży oraz analogicznych wierszach kompletacji zgodnie z wymaganiami nabywcy, zamówienie sprzedaży można zwolnić do pobrania, kompletacji lub wydania. Rezerwacje i śledzenie zapasu W trakcie przetwarzania kompletacji na zamówienie program automatycznie tworzy rezerwację pomiędzy wierszem sprzedaży a skompletowaną ilością powiązanego zlecenia kompletacji. Utworzona rezerwacja jest również automatycznie rejestrowana w systemie, w związku z czym osoba przetwarzająca zamówienia nie musi wykonywać żadnych działań. Osoba przetwarzająca zamówienie ma możliwość bezpośredniej rezerwacji dostępnych zapasów magazynowych w czasie realizacji kompletacji na zamówienie. Rezerwacja ta nie różni się jednak od standardowej rezerwacji zapasu magazynowego tworzonej w wierszu sprzedaży. Komponenty zapasu można również rezerwować na podstawie wierszy zlecenia kompletacji (a tym samym, pośrednio na podstawie wiersza sprzedaży w czasie kompletacji na zamówienie). Mechanizmy obsługujące rezerwację są takie same jak te, które kierują rezerwacją standardowych zapasów. W wielu firmach wymagane jest, aby na zamówieniu sprzedaży znajdowały się dodatkowe informacje związane z zarządzaniem zapasami (numery seryjne/partii) oraz z ich fizyczną dostępnością w magazynie (kody pojemnika). Zarządzanie tego typu danymi nazywa się śledzeniem zapasu. 152

153 Sprzedaż zapasów kompletowanych na zamówienie (ATO) oraz zapasów magazynowych Zapasy, dla których zdefiniowano politykę kompletacji na zamówienie, nie są z reguły przechowywane w magazynie. Realizacja takich zleceń wiąże się bowiem z wprowadzaniem pewnych modyfikacji. Może się jednak zdarzyć, że z powodu anulowania wcześniejszego zamówienia sprzedaży lub przyjęcia zwrotów w magazynie znajdują się już zapasy skompletowane. W takiej sytuacji wskazane jest, aby osoba przetwarzająca zamówienia sprzedała je w pierwszej kolejności, zanim przyjmie kolejne zlecenie kompletacji. W niektórych przypadkach w wierszach zamówienia sprzedaży można połączyć zarówno skompletowane już zapasy znajdujące się w magazynie jak i te nowo skompletowane. Odwrotna sytuacja ma miejsce wtedy, gdy dla zapasu określono zasadę kompletacji na magazyn. Jeśli jednak w magazynie znajduje się niewystarczająca ilość zapasu, aby zrealizować zamówienie sprzedaży, należy skompletować brakującą ilość. Wydania kompletacji na zamówienie W procesie kompletacji na zamówienie do głównych zadań pracowników magazynu należy pobieranie komponentów kompletacji, kompletacja, wydanie gotowych skompletowanych zapasów oraz księgowanie wydań. Rola osoby przetwarzającej zamówienie kończy się w momencie zwolnienia zamówienia sprzedaży (pod warunkiem, że wszystkie działania przebiegły prawidłowo oraz dalszy kontakt z nabywcą nie jest konieczny). Jeśli do jej obowiązków należy również fakturowanie zamówień, to po wydaniu zapasu wystawia ona fakturę. Osoba przetwarzająca zamówienia nie angażuje się w żadne dalsze działania. Wyjątek stanowią dwie następujące sytuacje: Częściowe wydania w wierszach sprzedaży zawierające zapasy kompletowane na zamówienie oraz zapasy magazynowe. Osoba przetwarzająca zamówienie musi podjąć decyzję, które partie zapasu mają zostać wydane z dostępnych ilości magazynowych, a które z nowo skompletowanych. Wycofywanie wydań. W trakcie wycofywania wydania kompletacji na zamówienie osoba przetwarzająca zamówienie wykonuje takie same działania jak w przypadku innych typów wydań. Powinna być jednak świadoma pewnych podstawowych problemów, jakie mogą wystąpić w czasie rejestrowania i przetwarzania zamówienia. 153

154 ROZDZIAŁ 10. Zarządzanie Projektem Moduł Zlecenia obsługuje typowe zadania zarządzania projektami, takie jak konfigurowanie zlecenia i planowanie zasobów, a także dostarczanie informacji niezbędnych do zarządzania budżetami i monitorowania postępu. Za pomocą funkcji Zlecenia można zarządzać projektami długoterminowymi, z którymi wiąże się wiele typów zużycia, np. zużycie godzin pracy ludzi, godzin pracy maszyn i zapasów magazynowych. Konieczne jest śledzenie wszystkich typów zużycia. Czas pracy maszyn oraz pracowników można śledzić za pomocą kart czasu pracy. Funkcjonalność Zlecenia umożliwia przeglądanie nie tylko pojedynczych zleceń, ale także alokacji pracowników, maszyn i innych zasobów używanych we wszystkich projektach. Przed rozpoczęciem sprzedaży usług, wystawiania zleceń lub przypisywania zasobów do projektów, należy zdefiniować ceny oraz zasady, które będą obowiązywały podczas transakcji na zleceniach lub zasobach. Wszystkie informacje dotyczące cen można edytować. Kartoteka zasobu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Zlecenia Funkcjonalność umożliwia śledzenie zużycia według zleceń oraz danych wymaganych do wystawienia faktury dla nabywcy. Program obsługuje zarówno zlecenia wyceniane według stałej stawki oraz według zużycia czasu i materiałów. Możliwe jest również: tworzenie planu dla zlecenia obejmującego wiele zadań lub grup zadań i wprowadzanie osobnego budżetu dla każdego zlecenia na dowolny okres czasu; 154

155 kopiowanie budżetu z jednego zlecenia do drugiego i definiowanie specyficznych cenników dla poszczególnych zleceń nabywcy, które zostaną użyte w naliczaniu kosztów księgowych oraz kosztów związanych z zapasami i zasobami; przeglądanie sugestii księgowania RWT i uznania dla danego zlecenia; planowanie i fakturowanie zlecenia w walucie innej niż waluta lokalna przy pomocy granuli Zlecenia w połączeniu z granulą Wielowalutowość; przypisanie określonego zlecenia do danego nabywcy i całkowite lub częściowe fakturowanie zlecenia przy pomocy granuli Zlecenia w połączeniu z Fakturowaniem sprzedaży. Rozpoczynając nowy projekt, należy utworzyć zlecenie, na którym znajdą się informacje dotyczące projektu takie jak nazwa oraz nabywca, a także informacje dotyczące księgowania. Kartoteka zlecenia w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Wiersze zadań i planowania Planowanie zleceń odbywa się w dwóch warstwach: Pierwsza warstwa obejmuje wiersze zadania zlecenia, odpowiadające elementom umowy zawartej z nabywcą, który zlecił wykonanie pracy. Konieczne jest zdefiniowanie przynajmniej jednego zadania, 155

156 ponieważ całe księgowanie musi odnosić się do istniejącego zadania zlecenia. Po zdefiniowaniu przynajmniej jednego zadania można zdefiniować wiersze planowania i zaksięgować zużycie w zleceniu. Druga warstwa składa się z wierszy planowania, które określają szczegółowe zużycie zasobów, zapasów oraz różnych wydatków księgi głównej. Wszystkie wiersze planowania składają się na plan projektu. W tworzonych zleceniach można definiować wiersze zadania oraz planowania. Zlecenie można podzielić na mniejsze zadania, a dzięki temu uwzględnić więcej szczegółowych danych w budżetowaniu, ofertach oraz rejestracji. Wiersze zadań zlecenia w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Integracja z obszarem Sprzedaży umożliwia fakturowanie zleceń w taki sam sposób jak zamówień sprzedaży. Za pomocą faktur zakupu można natomiast księgować powiązane ze zleceniem koszty, a także łączyć zapisy zużycia z dziennika zleceń oraz wiersze zakupu z wierszami planowania zlecenia. Roboty w toku Dzięki funkcji zleceń użytkownik może planować wykorzystanie zasobów firmy oraz śledzić koszty związane z wykorzystaniem tych zasobów w określonym projekcie. Zlecenia obejmują zużycie roboczogodzin pracownika, godzin pracy urządzenia, zużycie zapasów magazynowych, a także inne typy zużycia, jakie należy śledzić w miarę postępu realizacji zlecenia. Jeśli wykonanie zlecenia zaplanowano na dłuższy okres czasu, w czasie jego realizacji istnieje możliwość przeniesienia kosztów zużycia na konto robót w toku (RWT) w bilansie. Koszty oraz sprzedaż można wtedy uwzględnić na kontach rachunku wyników, jeśli zajdzie taka potrzeba. Użytkownik ma możliwość definiowania metody kalkulacji RWT tak, aby odzwierciedlała ona potrzeby danej firmy, branży lub kraju. Metodę tę można zdefiniować ją jako domyślną, dzięki czemu będzie ona wykorzystywana w przypadku kolejnych zleceń realizowanych przez firmę. Panel sterowania RWT Panel sterowania RWT to okno aplikacji, w którym można śledzić RWT dla wszystkich projektów. Każdy wiersz w oknie zawiera informacje o zleceniu z uwzględnieniem obliczonych i zaksięgowanych kosztów RWT. 156

157 Panel sterowania RWT w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Koszty rzeczywiste do budżetu Jednym z najważniejszych zadań menedżera projektu jest kontrolowanie budżetu zlecenia. Odpowiedni raport w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 pozwala na porównanie kwot planowanych i kwot zużycia dla wybranych zleceń. 157

158 Raport kwoty rzeczywiste zlecenia do budżetu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Karty czasu pracy Funkcjonalność zarządzania czasem pracy pozwala monitorować oraz szacować zużycie oraz alokację zasobów. Użytkownik może odpowiednio wcześnie identyfikować problemy, a także zapobiegać opóźnieniom oraz przekraczaniu założonych kosztów. Za pomocą kart czasu pracy rejestruje się zużycie czasu dla wybranego pracownika oraz maszyny. Ułatwi to kierownikowi projektu przegląd zużyć oraz ich alokację. Karty czasu pracy przedkładane do analizy są widoczne na karcie czasu pracy kierownika. Kartę można zatwierdzić, odrzucić, bądź ponownie otworzyć w celu wykonania dalszych działań. Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi Zarządzanie zdolności produkcyjnymi obejmuje procesy planowania, sprzedaży oraz monitorowania statystyk zużycia oraz rentowności zasobów. Program umożliwia tworzenie planów przy pomocy kalendarzy dla wybranych okresów. Dostarcza również informacji o zużyciu zasobów, a także o zdolnościach produkcyjnych poszczególnych zasobów z uwzględnieniem ich dostępności, a także o kosztach planowanych w związku z poszczególnymi zamówieniami i ofertami. Alternatywne koszty Możliwe jest również przypisanie alternatywnych kosztów do poszczególnych zasobów i grup zasobów. Koszty mogą mieć stałą wartość lub są obliczane jako procent pewnej wartości. 158

159 ROZDZIAŁ 11. SERWIS Funkcjonalność Zarządzanie serwisem wspiera realizację usług serwisowych, zapewniając jednocześnie o ich wysoki poziom oraz satysfakcję nabywców. Dzięki dostępnym funkcjom użytkownik może: uzyskać szybki dostęp do historii serwisu nabywcy; prognozować potrzeby nabywców; zarządzać w czasie rzeczywistym danymi powiązanymi ze zleceniami, takimi jak: data, godzina, przypisany technik. Zlecenia serwisowe Użytkownicy mogą rejestrować w systemie wszelkie kwestie i problemy posprzedażowe, takie jak: zgłoszenia serwisowe; planowane usługi; zlecenia serwisowe; zgłoszenia naprawy. Zgłoszenia serwisowe mogą być definiowane przez nabywcę lub generowane automatycznie w systemie zgodnie z warunkami określonymi w umowie serwisowej. Dane niezbędne do obsługi zlecenia serwisowego można wprowadzić, pobierając je z biura obsługi klienta lub warsztatu. Użytkownik może też rejestrować w systemie jednorazowe zlecenia serwisowe. Program zapewnia także dostęp do pełnej historii zleceń serwisowych, ofert zleceń serwisowych oraz funkcji zarządzania przedmiotami zastępczymi z poziomu dziennika zleceń serwisowych. 159

160 Zlecenie serwisowe w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Warto zauważyć, że w zleceniach serwisowych, podobnie jak w dokumentach sprzedaży, dostępne są także okienka informacji. Ceny serwisu Stabilna polityka cenowa to jedna z metod kontroli świadczonych usług oraz powiązanych z nimi kosztów. Gwarantuje ona zwiększenie rentowności operacji związanych z serwisem. Funkcjonalność zarządzania cenami serwisu w obszarze Zarządzanie serwisem dostarcza efektywne narzędzia, które wspierają realizację strategii cenowej niezależnie od jej złożoności. Dzięki funkcjonalności użytkownik może definiować różne grupy cenowe serwisu, które bazują na: przedmiotach serwisu (lub ich grupach); typach usterek, których dotyczy określone zadanie serwisu. Zdefiniowane grupy cenowe mogą obowiązywać przez ograniczony czas lub dotyczyć określonego nabywcy lub waluty. Jako szablonów służących do przydzielania określonych cen do określonych zadań serwisu można używać struktur kalkulacji cen. Możliwe jest na przykład przypisanie określonych przedmiotów serwisu oraz typów prac ujętych w cenie serwisu. Aby zapewnić stosowanie właściwych cen, można przypisać ceny stałe, minimalne lub maksymalne, zależnie od warunków umów zawartych z nabywcami. Statystyki grup cenowych serwisu umożliwiają śledzenie każdej grupy cenowej serwisu. Przedmioty serwisu Użytkownik ma możliwość utworzenia bazy danych obejmującej wszystkie przedmioty serwisu i części, a także: informacje o umowach; 160

161 zarządzanie komponentami; odwołania do zestawienia komponentów; informacje o warunkach gwarancji. Informacje na temat uzgodnionych czasów reakcji serwisu zawarte są w umowie serwisowej (SLA - Service Level Agreement). Użytkownicy mogą również: rejestrować wszystkie przedmioty serwisu, części zamienne oraz ich numery seryjne; rejestrować oraz śledzić sprzęt zastępczy, z którego korzystają technicy; łączyć sprzęt serwisowy z dziennikiem przedmiotu serwisu; śledzić wszystkie części zamienne oraz wyposażenie; przeglądać kluczowe wskaźniki wydajności dotyczących przedmiotów serwisu; śledzić informacje o przedmiotach serwisu z poziomu kartoteki przedmiotu serwisu. Przedmiot serwisu w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

162 Umowy serwisowe W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 można tworzyć umowy serwisowe, określając w nich poziom serwisu. Użytkownik może korzystać z informacji w następujących obszarach: historia umów; przedłużenie umów; szablony umów. Funkcjonalność umów serwisowych umożliwia również rejestrowanie danych dotyczących: poziomów serwisu; czasów reakcji; poziomów rabatów. historia serwisowa umowy zawiera informacje na temat: zużytych przedmiotów serwisu; części; roboczogodzin. Dzięki funkcjonalności umów serwisowych użytkownik ma możliwość elastycznego fakturowania a także szacowania opłacalności umów oraz ofert serwisowych. Umowa serwisowa w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV

163 Planowanie i alokacja zadań Dzięki funkcjom planowania oraz alokacji zadań użytkownik może przypisywać pracowników do zadań serwisowych. Narzędzia planowania umożliwiają także rejestrowanie bardziej szczegółowych danych, na przykład statusu zadań serwisowych. Pracowników działu serwisu oraz techników wykonujących naprawy u nabywcy filtruje się według ich dostępności oraz kwalifikacji. W obszarze planowania i alokacji zadań można przeglądać i analizować: zdefiniowane priorytety zadań serwisowych; poziom obciążenia serwisu; eskalację zadań. Kolejka zleceń Dzięki funkcji kolejki zleceń użytkownik może automatyzować zadania wsadowe, a także: generować prewencyjne zlecenia serwisowe; przedłużać umowy serwisowe; fakturować umowy serwisowe. Kolejka zleceń umożliwia również określenie czasu, kiedy program ma automatycznie sprawdzać oraz uruchamiać zadania wsadowe. 163

164 ROZDZIAŁ 12. SŁOWNICZEK POJĘĆ Baza danych fizyczne i logiczne bazy danych Przeciętnego użytkownika bazy danych nie interesuje ani jej rozmiar ani miejsce, gdzie jest zlokalizowana. W przypadku programistów jest inaczej w trakcie projektowania aplikacji muszą zadbać o to, aby wszystkie odwołania do baz danych były poprawne. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 koncepcja bazy danych zakłada, że informacje opisujące miejsca przechowywania danych są znacząco uproszczone. Abstrakcyjny model danych oparty jest więc na elementach logiki takich jak obiekty, ich właściwości oraz powiązania, dzięki czemu koncepcja bazy danych jest łatwa do zrozumienia. Użytkownicy nie muszą zatem koncentrować się na strukturze bazy danych i jej powiązaniach z innymi elementami informacji oraz na sposobie powiązań różnych struktur danych. Pojęcie fizycznej bazy danych obejmuje bowiem reguły, według których struktury logicznej bazy danych oraz ścieżki wyszukiwania są definiowane na serwerze Microsoft SQL Server. Natomiast sam termin baza danych zazwyczaj odnosi się do logicznej bazy danych. Dla użytkownika jest ona spójnym zbiorem informacji przechowywanych w środowisku bazodanowym C/SIDE na fizycznych dyskach w postaci plików. Ustawienia dostępu do danych określa się według odpowiednio zdefiniowanej hierarchii logicznej składającej się z pól, rekordów, tabel i firm. Na poniższym rysunku przedstawiono logiczną strukturę danych w bazie danych systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Logiczna struktura bazy danych (firma to największa struktura logiczna w bazie danych C/SIDE) Pole Pole to najmniejsza struktura logiczna w bazie danych systemu ERP Microsoft Dynamics NAV Pole obejmuje pojedynczy, ograniczony element informacji taki jak nazwa czy kwota. Określone pole może zawierać tylko jeden typ informacji. Pola są grupowane w rekordy, dzięki czemu można tworzyć bardziej elastyczną i zorganizowaną strukturę. 164

OPROGRAMOWANIE DLA FIRM. Księga Handlowa. Podstawowe cechy modułu przeznaczonego do prowadzenia pełnej księgowości.

OPROGRAMOWANIE DLA FIRM. Księga Handlowa. Podstawowe cechy modułu przeznaczonego do prowadzenia pełnej księgowości. OPROGRAMOWANIE DLA FIRM Księga Handlowa Podstawowe cechy modułu przeznaczonego do prowadzenia pełnej księgowości. Księgowość Możliwość płynnej zmiany typu źródła przychodu w momencie dodawania roku obrachunkowego,

Bardziej szczegółowo

WF-FaKiR BUDŻET to aplikacja wspomagająca zarządzanie finansami w jednostkach budżetowych

WF-FaKiR BUDŻET to aplikacja wspomagająca zarządzanie finansami w jednostkach budżetowych WF-FaKiR BUDŻET to aplikacja wspomagająca zarządzanie finansami w jednostkach budżetowych System księgowy charakteryzuje się prostotą obsługi, szybkością i niezawodnością działania Podstawą dla zastosowanych

Bardziej szczegółowo

Informatyzacja Przedsiębiorstw

Informatyzacja Przedsiębiorstw Informatyzacja Przedsiębiorstw Microsoft Dynamics NAV 2013 Moduł finansowo-księgowy lab2 Strona 1 Plan zajęć 1 2 Bilans otwarcia... 3 1.1 Otwarcie raportu kasowego... 3 1.2 Zaksięgowanie wpłaty 50 000PLN...

Bardziej szczegółowo

Informatyzacja Przedsiębiorstw

Informatyzacja Przedsiębiorstw Informatyzacja Przedsiębiorstw Microsoft Dynamics NAV 2013 Moduł finansowo-księgowy lab6 Strona 1 Plan zajęć 1 Utworzenie kartoteki środka trwałego... 3 2 Zakup środka trwałego... 4 3 Amortyzacja środka

Bardziej szczegółowo

Program FK zawiera wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości:

Program FK zawiera wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości: Projektowanie i Wdrażanie Systemów Komputerowych mgr inż. Jacek i Beata Krywult tel. 502 345 656 e-mail: jacek@pwsk.pl www.pwsk.pl Program finansowo-księgowy Firma FK Firma FK to program komputeryzujący

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Faktura w wersji 2011

Nowe funkcje w programie Symfonia Faktura w wersji 2011 Symfonia Faktura 1 / 9 Nowe funkcje w programie Symfonia Faktura w wersji 2011 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Faktury VAT sprzedaży w walucie obcej... 2 3. Rozksięgowywanie wartości

Bardziej szczegółowo

Microsoft Dynamics NAV. Przewodnik po systemie

Microsoft Dynamics NAV. Przewodnik po systemie Microsoft Dynamics NAV Przewodnik po systemie Spis treści MICROSOFT DYNAMICS NAV 6 W JAKI SPOSÓB KUPIĆ MICROSOFT DYNAMICS NAV? 10 FUNKCJONALNOŚĆ MICROSOFT DYNAMICS NAV 13 ZARZĄDZANIE FINANSAMI I KSIĘGOWOŚĆ

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Forte Finanse i Księgowość

Nowe funkcje w programie Forte Finanse i Księgowość Forte Finanse i Księgowość 1 / 11 Nowe funkcje w programie Forte Finanse i Księgowość Spis treści : Korzyści z zakupu nowej wersji 2 Forte Finanse i Księgowość w wersji 2011.b 3 Nowe wzory deklaracji VAT

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2011

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2011 Symfonia Handel 1 / 11 Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2011 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Faktury VAT sprzedaży w walucie obcej... 2 3. Faktury VAT zakupu w walucie

Bardziej szczegółowo

Symfonia Handel 1 / 7

Symfonia Handel 1 / 7 Symfonia Handel 1 / 7 Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1a Poprawiono Częściowe rozliczanie faktur płatnościami. Rozliczanie kilku faktur jednym dokumentem płatności. Wydruk raportu

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1 Symfonia Handel 1 / 8 Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1 Zmiany związane z nowelizacją Ustawy o VAT Dnia 1.01.2010r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług,

Bardziej szczegółowo

MANIFEST. Dla systemów Retail i Bastion ERP do wersji 2015.2 FR01 12.10.2015

MANIFEST. Dla systemów Retail i Bastion ERP do wersji 2015.2 FR01 12.10.2015 MANIFEST Dla systemów Retail i Bastion ERP do wersji 2015.2 FR01 12.10.2015 CO NOWEGO W 2015.2 FR01 Programy Retail stanowią kompleksowe rozwiązanie do ewidencjonowania i kontrolowania sprzedaży, rozliczenia

Bardziej szczegółowo

Nowości Comarch ERP Optima wersja 2013.5.1. Kraków, 26 czerwiec 2013 roku

Nowości Comarch ERP Optima wersja 2013.5.1. Kraków, 26 czerwiec 2013 roku Nowości Comarch ERP Optima wersja 2013.5.1 Kraków, 26 czerwiec 2013 roku Najważniejsze wyróżniki Comarch ERP Optima wersja 2013.5.1 1. Stworzyliśmy nowy moduł CRM Plus zawierający mechanizm windykacji

Bardziej szczegółowo

...Gospodarka Materiałowa

...Gospodarka Materiałowa 1 Gospodarka Materiałowa 3 Obsługa dokumentów magazynowych 4 Ewidencja stanów magazynowych i ich wycena 4 Inwentaryzacja 4 Definiowanie indeksów i wyrobów 5 Zaopatrzenie magazynowe 5 Kontrola jakości 5

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2011

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2011 Symfonia Handel 1 / 10 Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2011 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Faktury VAT sprzedaży w walucie obcej... 2 3. Faktury VAT zakupu w walucie

Bardziej szczegółowo

Rozpoczęcie pracy z programem księgowym 360 Księgowość

Rozpoczęcie pracy z programem księgowym 360 Księgowość Rozpoczęcie pracy z programem księgowym 360 Księgowość 360 Księgowość to nowoczesny, łatwy w obsłudze program księgowy przeznaczony dla kierowników i księgowych małych firm. Rozpoczęcie pracy z 360 Księgowość

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Nowe funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość Symfonia Finanse i Księgowość 1 / 11 Nowe funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość Spis treści : Korzyści z zakupu nowej wersji 2 Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2011.1.b 3 Nowe wzory deklaracji

Bardziej szczegółowo

nieograniczona długość numeru konta oraz ilości sekcji /poziomów zagłębień analitycznych/ wchodzących w jego skład,

nieograniczona długość numeru konta oraz ilości sekcji /poziomów zagłębień analitycznych/ wchodzących w jego skład, AgemaFK System AgemaFK wspomaga prowadzenie pełnej księgowości w jednostkach budżetowych. Jest to nowoczesne narzędzie zaprojektowane na podstawie wieloletnich doświadczeń we współpracy z naszymi Klientami,

Bardziej szczegółowo

Przewodnik po systemie Microsoft Dynamics NAV 2016

Przewodnik po systemie Microsoft Dynamics NAV 2016 NAV Microsoft Dynamics Przewodnik po systemie 2016 Spis treści MICROSOFT DYNAMICS NAV 6 W JAKI SPOSÓB KUPIĆ MICROSOFT DYNAMICS NAV 10 FUNKCJONALNOŚĆ MICROSOFT DYNAMICS NAV 13 ZARZĄDZANIE FINANSAMI I KSIĘGOWOŚĆ

Bardziej szczegółowo

Możliwość dodawania modułów pozwala na dopasowanie oprogramowania do procesów biznesowych w firmie.

Możliwość dodawania modułów pozwala na dopasowanie oprogramowania do procesów biznesowych w firmie. zajmuje się wdrażaniem koncepcji CRM Eroica CRM bazującej na najczęściej używanym rozwiązaniu Open Source vtiger. Eroica CRM posiada wiele funkcji ułatwiających zarządzanie relacjami z klientem w kancelarii.

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Mała Księgowość Premium w wersji 2009

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Mała Księgowość Premium w wersji 2009 SYMFONIA Mała Księgowość Premium Strona 1 z 8 Nowe funkcje w programie SYMFONIA Mała Księgowość Premium w wersji 2009 Obsługa wynagrodzeń i składek ZUS właścicieli oraz rozrachunki z urzędami Odpowiadając

Bardziej szczegółowo

...Finanse Księgowość Koszty

...Finanse Księgowość Koszty 1 Środki Trwałe 3 Ewidencja obrotów 4 Kartoteka elementów majątku trwałego 4 Amortyzacja 4 Księgowanie 5 Przeszacowanie 5 Inwentaryzacja 5 Kartoteki pomocnicze 6 Raporty 6 2 Środki Trwałe Wysokie koszty

Bardziej szczegółowo

Microsoft Dynamics NAV 2015. Nowości w systemie ERP

Microsoft Dynamics NAV 2015. Nowości w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Nowości w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV 2015 Microsoft Dynamics NAV to system ERP firmy Microsoft, który jest elastyczny, szybki we wdrożeniu, łatwy w obsłudze oraz zawiera

Bardziej szczegółowo

RACHUNKOWOŚĆ KOMPUTEROWA JAKO PRZEDMIOT SPECJALICACJI W TECHNIKUM EKONOMICZNYM ROZKŁAD PROGRAMU NAUCZANIA

RACHUNKOWOŚĆ KOMPUTEROWA JAKO PRZEDMIOT SPECJALICACJI W TECHNIKUM EKONOMICZNYM ROZKŁAD PROGRAMU NAUCZANIA RACHUNKOWOŚĆ KOMPUTEROWA JAKO PRZEDMIOT SPECJALICACJI W TECHNIKUM EKONOMICZNYM ROZKŁAD PROGRAMU NAUCZANIA Przedstawiony rozkład materiału został oparty o autorski program nauczania do przedmiotu Rachunkowość

Bardziej szczegółowo

Podręcznik użytkownika

Podręcznik użytkownika Podręcznik użytkownika Centrum rozliczeniowe UPS 2015 United Parcel Service of America, Inc. Nazwa UPS, marka UPS i kolor brązowy są znakami towarowymi firmy United Parcel Service of America, Inc. Wszelkie

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Eksport dokumentów do systemu Comarch EDI Wersja 2015.5.1

Instrukcja użytkownika. Eksport dokumentów do systemu Comarch EDI Wersja 2015.5.1 Instrukcja użytkownika Eksport dokumentów do systemu Comarch EDI Wersja 2015.5.1 Spis treści 1 EKSPORT FAKTUR/KOREKT SPRZEDAŻY... 3 2 EKSPORT ZAMÓWIEŃ... 5 3 IMPORT ZAMÓWIEŃ... 6 4 IMPORT FAKTUR ZAKUPU...

Bardziej szczegółowo

Opis zmian wersji 5.5 programu KOLFK

Opis zmian wersji 5.5 programu KOLFK Opis zmian wersji 5.5 programu KOLFK 1. W niżej wymienionych raportach została zmieniona zasada działania filtra: wg grupy kontrahentów Umożliwiono wykonanie raportów po wybraniu grupy kontrahentów na

Bardziej szczegółowo

Podstawowe możliwości programu Spectro Market Faktura 2011.2

Podstawowe możliwości programu Spectro Market Faktura 2011.2 Podstawowe możliwości programu Spectro Market Faktura 2011.2 Obsługa faktur VAT sprzedaży, zaliczki, marży. Obsługa faktur korygujących. Tworzenie not. Tworzenie pokwitowań. Budowane i obsługa kartotek:

Bardziej szczegółowo

Informacje o wybranych funkcjach systemu klasy ERP Realizacja procedur ISO 9001

Informacje o wybranych funkcjach systemu klasy ERP Realizacja procedur ISO 9001 iscala Informacje o wybranych funkcjach systemu klasy ERP Realizacja procedur ISO 9001 Opracował: Grzegorz Kawaler SCALA Certified Consultant Realizacja procedur ISO 9001 1. Wstęp. Wzrastająca konkurencja

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Finanse i Księgowość Opis zmian

Sage Symfonia Finanse i Księgowość Opis zmian Sage Symfonia Finanse i Księgowość Opis zmian Wersja 2015.b 3 Aktualizacja wzorów deklaracji: CIT-8(22), CIT 8/O(9) 3 VAT Odwrotne obciążenie 3 Kontrahenci Podatnik VAT czynny 3 Długość roku 3 Logowanie

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w module Forte Handel w wersji 2010.2

Nowe funkcje w module Forte Handel w wersji 2010.2 Forte Handel 1 / 12 Nowe funkcje w module Forte Handel w wersji 2010.2 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Faktury VAT sprzedaży w walucie obcej... 2 3. Faktury VAT zakupu w walucie

Bardziej szczegółowo

III. Dane podstawowe definiowanie organizacji

III. Dane podstawowe definiowanie organizacji Ćwiczenia z użytkowania systemu MFG/PRO 1 III. Dane podstawowe definiowanie organizacji 1.1.1 Kartoteka kodów statusów zapasów Kod statusu zapasów określa parametry statusu zapasów w zakresie: Dostępne

Bardziej szczegółowo

Karty katalogowe 2012 PZI TARAN

Karty katalogowe 2012 PZI TARAN MUNICOM.premium Karty katalogowe 2012 PZI TARAN MUNICOM.premium by PZI TARAN System MUNICOM.premium jest zintegrowanym pakietem oprogramowania do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem Autorem systemu

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Start Faktura i Kasa w wersji 2011

Nowe funkcje w programie Symfonia Start Faktura i Kasa w wersji 2011 Symfonia Start Faktura i Kasa 1 / 7 Nowe funkcje w programie Symfonia Start Faktura i Kasa w wersji 2011 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Zmiany w słowniku Stawki VAT... 2 3. Zmiana

Bardziej szczegółowo

FIS SYSTEM MAGAZYNOWY

FIS SYSTEM MAGAZYNOWY FIS OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA FIS SYSTEM MAGAZYNOWY System magazynowy FIS jest innowacyjnym programem wspierającym rozmaite procesy biznesowe potrzebne do zarządzania gospodarką magazynową w sklepach, hurtowniach,

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1

Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1 Symfonia Handel 1 / 5 Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2010.1 Zmiany związane z nowelizacją Ustawy o VAT Dnia 1.01.2010r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług,

Bardziej szczegółowo

1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2. 2. Poprawiono... 2. 3. Zmiany w słowniku Stawki VAT... 2. 4. Zmiana stawki VAT w kartotece Towary...

1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2. 2. Poprawiono... 2. 3. Zmiany w słowniku Stawki VAT... 2. 4. Zmiana stawki VAT w kartotece Towary... Symfonia Start Faktura i Kasa 1 / 8 Nowe funkcje w programie Symfonia Start Faktura i Kasa w wersji 2011a Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Poprawiono... 2 Nowe funkcje w programie

Bardziej szczegółowo

Symfonia Handel 2013 Specyfikacja zmian

Symfonia Handel 2013 Specyfikacja zmian Symfonia Handel 2013 Specyfikacja zmian Obsługa przelewów elektronicznych 2 W wersji 2013 program Handel zapewnia obsługę płatności elektronicznych i współpracę z bankami przy wymianie zleceń płatności

Bardziej szczegółowo

Kontrola płatności z uwagi na KUP i VAT

Kontrola płatności z uwagi na KUP i VAT Kontrola płatności z uwagi na KUP i VAT Materiały aktualne na dzień 05.03.2012 Zgodnie z nowymi przepisami ustaw podatkowych, obowiązujących od 01.01.2013, przedsiębiorcy, którzy zalegają ze swoimi płatnościami

Bardziej szczegółowo

Umożliwia księgowanie dokumentów sprzedaży i zakupu dotyczących Księgi Przychodów i Rozchodów, Ewidencji VAT, Ryczałtu (dodatkowo umożliwia

Umożliwia księgowanie dokumentów sprzedaży i zakupu dotyczących Księgi Przychodów i Rozchodów, Ewidencji VAT, Ryczałtu (dodatkowo umożliwia Podatnik PRO start to łatwy w obsłudze zintegrowany system komputerowy, przeznaczony dla mikro i małych firm do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ryczałtu, ewidencji VAT oraz do wystawiania

Bardziej szczegółowo

KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY

KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY Korekta Podatku dochodowego oraz Podatku VAT związana z niezapłaconymi fakturami Opracował: Katowice, Luty 2013 Ze względu na obowiązujące od 2013 roku zmiany dotyczące obliczania

Bardziej szczegółowo

Zintegrowany System Zarządzania Firmą. humansoft HermesSQL MODUŁ SERWIS I USŁUGI

Zintegrowany System Zarządzania Firmą. humansoft HermesSQL MODUŁ SERWIS I USŁUGI Zintegrowany System Zarządzania Firmą humansoft HermesSQL MODUŁ SERWIS I USŁUGI Radom, listopad 2008 Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft

Bardziej szczegółowo

Faktury VAT w walucie w Symfonia Handel

Faktury VAT w walucie w Symfonia Handel Faktury w walucie w Symfonia Handel 1 / 27 Faktury w walucie w Symfonia Handel Sage sp. z o.o. Faktury w walucie w Symfonia Handel 2 / 27 1 WSTĘP... 4 2 CHARAKTERYSTYKA FAKTUR WALUTOWYCH... 4 3 ALGORYTMY

Bardziej szczegółowo

MODUŁ OFERTOWANIE INSTRUKCJA OBSŁUGI

MODUŁ OFERTOWANIE INSTRUKCJA OBSŁUGI MODUŁ OFERTOWANIE INSTRUKCJA OBSŁUGI 1 1. MOŻLIWOŚCI Moduł Ofertowanie jest przeznaczony do programu Symfonia Handel Forte. Jego zadaniem jest wspomaganie działania pracowników firmy w przygotowywaniu

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009.c

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009.c SYMFONIA Handel Premium Strona 1 Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009.c Zmiany związane z nowelizacją Ustawy o VAT Z dniem 1 grudnia 2008r. weszła w życie nowelizacja ustawy o

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. Wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. Wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji Wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Na następnej stronie

Bardziej szczegółowo

humansoft HERMES SQL

humansoft HERMES SQL Zintegrowany System Zarządzania Firmą humansoft HERMES SQL MODUŁ OPAKOWANIA ZWROTNE Radom, sierpień 2008 Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez pisemnej zgody Humansoft

Bardziej szczegółowo

Import danych z plików Excel. (pracownicy, limity urlopowe i inne)

Import danych z plików Excel. (pracownicy, limity urlopowe i inne) Import danych z plików Excel (pracownicy, limity urlopowe i inne) 1. Wstęp BeeOffice umożliwia import z plików Excel kilku rodzajów danych, najczęściej wykorzystywanych podczas tworzenia nowego systemu

Bardziej szczegółowo

Oferta FAKTUROWNI: koszt miesięczny: 100 zł (netto) doliczone do abonamentu miesięcznego

Oferta FAKTUROWNI: koszt miesięczny: 100 zł (netto) doliczone do abonamentu miesięcznego Oferta FAKTUROWNI: 1. Każdy nowy użytkownik, który chce korzystać z oferty FAKTUROWNI to koszt dostępu zdalnego do terminali Optima Comarch + Saldeo, który wynosi 80 zł (netto) - oplata miesięczna. 2.

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w module Handel w wersji 2010

Nowe funkcje w module Handel w wersji 2010 Forte Handel 1 / 9 Nowe funkcje w module Handel w wersji 2010 Nowa, elastyczniejsza obsługa faktur zaliczkowych Uwzględniając szereg sugestii spływających z rynku odnośnie obsługi transakcji zaliczkowych

Bardziej szczegółowo

enova KSIĘGOVOŚĆ różnice między wersjami

enova KSIĘGOVOŚĆ różnice między wersjami enova KSIĘGOVOŚĆ różnice między wersjami Strona 1 z 6 Funkcjonalność Srebro Złoto Platyna Ewidencja ryczałtowa Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów Rozliczenia podatku VAT Ewidencja transakcji wewnątrzwspólnotowych

Bardziej szczegółowo

Funkcjonalność jest zgrupowana w następujących obszarach:

Funkcjonalność jest zgrupowana w następujących obszarach: Human Resources Funkcjonalność jest zgrupowana w następujących obszarach: Płace i Kadry System ocen pracowników/pulpit pracownika Informacje pracownicze Podzielnik Karty pracy RCP (Rejestracja Czasu Pracy)

Bardziej szczegółowo

aplikacja akcyzattor

aplikacja akcyzattor Wdrożenie systemu służącego do prowadzenia ewidencji energii elektrycznej w formie elektronicznej dla potrzeb rozliczeń podatku akcyzowego aplikacja akcyzattor Klient: KGHM Polska Miedź S.A. Klient KGHM

Bardziej szczegółowo

Zestaw pytao pozwalających na przygotowanie oferty wdrożenia Systemu Zarządzania Nieruchomościami

Zestaw pytao pozwalających na przygotowanie oferty wdrożenia Systemu Zarządzania Nieruchomościami Zestaw pytao pozwalających na przygotowanie oferty wdrożenia Systemu Zarządzania Nieruchomościami Spis treści 1. Hosting aplikacji... 3 Bezpieczeostwo fizyczne... 3 Wymagania techniczne aplikacji... 3

Bardziej szczegółowo

UNIWERSYTET KAZIMIERZA WIELKIEGO Wydział Matematyki Fizyki i Techniki. Studia Podyplomowe Techniki informatyczne w finansach

UNIWERSYTET KAZIMIERZA WIELKIEGO Wydział Matematyki Fizyki i Techniki. Studia Podyplomowe Techniki informatyczne w finansach UNIWERSYTET KAZIMIERZA WIELKIEGO Wydział Matematyki Fizyki i Techniki Studia Podyplomowe Techniki informatyczne w finansach Systemy rachunkowości prowadzący: dr inż. Grzegorz Zych grzegorz@ukw.edu.pl Projekt

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Mała Księgowość w wersji 2012

Nowe funkcje w programie Symfonia Mała Księgowość w wersji 2012 Nowe funkcje w programie Symfonia Mała Księgowość w wersji 2012 Spis treści: Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 Wystawianie efaktur stan prawny... 2 Program Symfonia e-dokumenty... 3 e-faktura w Symfonii...

Bardziej szczegółowo

INFORMACJA I informacje@pkobp.pl, www.pkobp.pl I INFOLINIA 0 801 302 302 I opłata jak za połączenie lokalne

INFORMACJA I informacje@pkobp.pl, www.pkobp.pl I INFOLINIA 0 801 302 302 I opłata jak za połączenie lokalne 1 SPIS TREŚCI WYCIĄGI BANKOWE W... 3... 4... 4... 6 4. Pobieranie wyciągów... 7... 9... 11 operacji na rachunku... 12 na rachunku w... 12... 16 2 WYCIĄGI BANKOWE W Od dnia 23 lipca 2008 roku w systemie

Bardziej szczegółowo

Zapytanie ofertowe (dotyczy zamówienia informatycznego systemu klasy ERP)

Zapytanie ofertowe (dotyczy zamówienia informatycznego systemu klasy ERP) Warszawa, 25.07.2013 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy zamówienia informatycznego systemu klasy ERP) I. ZAMAWIAJĄCY NIP 952 19 11 631 KRS 0000450605 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA PROGRAMU EWKA SPIS TREŚCI

INSTRUKCJA PROGRAMU EWKA SPIS TREŚCI INSTRUKCJA PROGRAMU EWKA SPIS TREŚCI 1. Księgowość 3 1.1 Księga główna. 3 1.1.1 Księga główna- zmiana wyświetlania..3 1.1.2 Księga główna- wydruki.4 1.2 Polecenia PK... 5 1.2.1 Dopisanie PK.....5 1.3 Deklaracje

Bardziej szczegółowo

Funkcje realizowane przez program KC-Firma

Funkcje realizowane przez program KC-Firma Obsługa zakupów i sprzedaży (fakturowanie, sprzedaż detaliczna), gospodarka magazynowa (PZ, WZ, MM, PW,RW, zwroty, przeceny, spisy z natury, raportowanie), rejestry VAT, rozliczenie zakupów, kasa, banki

Bardziej szczegółowo

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SYSTEMU MaxeBiznes MODUŁ KANCELARIA-Elektroniczny obieg faktury 1.1. Uruchomienie aplikacji Aplikacja uruchamiana jest przez uruchomienie skrótu umieszczonego na pulpicie ekranu

Bardziej szczegółowo

B2B by CTI. Lista funkcjonalności

B2B by CTI. Lista funkcjonalności B2B by CTI Lista funkcjonalności Opis programu Zamówienia Internetowe by CTI to system B2B usprawniający proces realizacji zamówień za pośrednictwem Internetu. Składa się z dwóch podstawowych elementów:

Bardziej szczegółowo

Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy.

Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy. Zamknięcie miesiąca. Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy. WPROWADZENIE Zamknięcie miesiąca to procedura, która pozwala na ustalenie wielkości

Bardziej szczegółowo

Po uzupełnieniu informacji i zapisaniu formularza, należy wybrać firmę jako aktywną, potwierdzając na liście dostępnych firm klawiszem Wybierz.

Po uzupełnieniu informacji i zapisaniu formularza, należy wybrać firmę jako aktywną, potwierdzając na liście dostępnych firm klawiszem Wybierz. Pierwsze kroki Krok 1. Uzupełnienie danych własnej firmy Przed rozpoczęciem pracy z programem, należy uzupełnić informacje o własnej firmie. Odbywa się to dokładnie tak samo, jak uzupełnianie informacji

Bardziej szczegółowo

enova365 Preliminarz EŚP

enova365 Preliminarz EŚP enova365 Preliminarz EŚP Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią. www.enova.pl Spis treści Preliminarz EŚP Konfiguracja Preliminarz EŚP Ogólne Algorytm cech Definicje dokumentu

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkowania BPH BankConnect w programie INFOR System.

Instrukcja użytkowania BPH BankConnect w programie INFOR System. Instrukcja użytkowania BPH BankConnect w programie INFOR System. Dokument opisuje współpracę BPH BankConnect z programem INFOR System, która umożliwia wykonywanie części operacji bankowych bezpośrednio

Bardziej szczegółowo

Bankowość elektroniczna

Bankowość elektroniczna Bankowość elektroniczna MICROSOFT DYNAMICS NAV SYSTEMY BANKOWE Wszystkie firmy na rynku zobowiązane są do posiadania konta w banku. Natomiast tylko niewielka ich część korzysta z dobrodziejstw jakie dają

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi platformy B2B ARA Pneumatik

Instrukcja obsługi platformy B2B ARA Pneumatik Instrukcja obsługi platformy B2B ARA Pneumatik Spis treści 1. DOSTĘP DO SERWISU... 2 1.1 REJESTRACJA... 2 1.2 LOGOWANIE... 4 1.3 RESETOWANIE HASŁA... 4 2. SKŁADANIE ZAMÓWIENIA... 5 2.1 WYBÓR GRUPY PRODUKTÓW...

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika systemu MOBEVO

Instrukcja użytkownika systemu MOBEVO Wersja 1.0 Instrukcja użytkownika systemu MOBEVO PANEL BIURA KSIĘGOWEGO Spis treści Instrukcja Użytkownika Spis treści... 2 1 Opis systemu... 5 2 Logowanie do systemu:... 6 3 Panel administracyjny... 8

Bardziej szczegółowo

SKRÓCONY OPIS systemu lojalnościowego

SKRÓCONY OPIS systemu lojalnościowego SKRÓCONY OPIS systemu lojalnościowego na podstawie wersji 2.0 PRODUCENT: Basic-Soft Ostrów Wlkp. AKTUALNA WERSJA: Kontrahent GT wersja 2.0 Zabrania się powielania, publikowania i rozpowszechniania bez

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009

Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009 SYMFONIA Handel Premium Strona 1 z 7 Nowe funkcje w programie SYMFONIA Handel Premium w wersji 2009 Dodatkowa ochrona dostępu do przeglądania cen zakupu towarów Duża grupa użytkowników programu zgłaszała

Bardziej szczegółowo

Zmiany związane ze zmianą stawek VAT w systemach EuroFirma wersja 16.01

Zmiany związane ze zmianą stawek VAT w systemach EuroFirma wersja 16.01 Zmiany związane ze zmianą stawek VAT w systemach EuroFirma wersja 16.01 Uwaga: Ostrzegamy przed poprawą istniejących stawek VAT w inny sposób niż w poniższej instrukcji. Jedyną opcją poprawnego działania

Bardziej szczegółowo

System Arialis Hurtownia Farmaceutyczna opis systemu. Obsługa cen i upustów - Obsługa kartoteki cen urzędowych

System Arialis Hurtownia Farmaceutyczna opis systemu. Obsługa cen i upustów - Obsługa kartoteki cen urzędowych System Arialis Hurtownia Farmaceutyczna opis systemu System Arialis Hurtownia Farmaceutyczna jest aplikacją dedykowaną dla przedsiębiorstw zajmujących się obrotem środków farmaceutycznych. System jest

Bardziej szczegółowo

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt Wiedza i kompetencje najlepszą inwestycją w przyszłość Kurs na Samodzielnego Księgowego w Białymstoku Miejsce prowadzenia szkolenia: BIATEL SA ul. Ciołkowskiego 2/2, 15-25 Białystok Budynek A,

Bardziej szczegółowo

Sz@rk KE PRO - automatyczne korekty kosztów niezapłaconych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów

Sz@rk KE PRO - automatyczne korekty kosztów niezapłaconych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów Sz@rk KE PRO - automatyczne korekty kosztów niezapłaconych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów 1. Wstęp Od początku roku 2013 ustawodawca wprowadził nowe zasady dotyczące obowiązkowych

Bardziej szczegółowo

122 zł brutto. Cena: od 123 Cena: od

122 zł brutto. Cena: od 123 Cena: od Magazyn i Faktury PRO to nowoczesny system do obsługi gospodarki magazynowej oraz sprzedaży towarów i usług dla małych firm. Wystawia wszystkie niezbędne w obrocie handlowym dokumenty, tj.: magazynowe,

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Otwórz Books.dmg i

Bardziej szczegółowo

V 1.1.4 Administracja: 1. Poprawiono instalację programu w niektórych sytuacjach po instalacji przy uruchamianiu pojawiał się błąd logowania do bazy

V 1.1.4 Administracja: 1. Poprawiono instalację programu w niektórych sytuacjach po instalacji przy uruchamianiu pojawiał się błąd logowania do bazy V 1.2.1 Ogólne: 1. Zmieniony system drukowania dokumentów. Usunięte zostały dodatkowe usługi generowania dokumentów. 2. Zmieniony system współpracy z drukarką fiskalną. 3. Możliwość zainstalowania programu

Bardziej szczegółowo

TOPWEB SPSall Budowanie portalu intranetowego

TOPWEB SPSall Budowanie portalu intranetowego TOPWEB SPSall Budowanie portalu intranetowego Przeznaczenie szkolenia Szkolenie dla osób chcących: Profesjonalnie budować intranetowy portal w oparciu o aplikację Microsoft SharePoint 2013. Sprawnie posługiwać

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu Przypominacz 1.6

Instrukcja do programu Przypominacz 1.6 Instrukcja do programu Przypominacz 1.6 Program Przypominacz 1.6 pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt GT do prowadzenia tzw. miękkiej windykacji poprzez wysyłanie kontrahentom

Bardziej szczegółowo

nie należy usuwać ani modyfikować danych firmy ABC

nie należy usuwać ani modyfikować danych firmy ABC Zadanie 2. (ewidencja operacji gospodarczych oraz podatku od towarów i usług w systemie informatycznym) 1. Odtworzyć dane firmy założonej w systemie Raks 2000: a) wprowadzić pod numerem 2. nazwy pełną

Bardziej szczegółowo

4. Rozliczenia [ Rozliczenia ] 1

4. Rozliczenia [ Rozliczenia ] 1 4. Rozliczenia [ Rozliczenia ] 1 4. Rozliczenia Moduł Rozliczenia umożliwia: - przeglądanie listy dokumentów w wybranym rejestrze VAT - automatyczne tworzenie i zapisywanie deklaracji VAT - definiowanie

Bardziej szczegółowo

Zarządzanie FINANSAMI

Zarządzanie FINANSAMI Zarządzanie FINANSAMI MICROSOFT DYNAMICS NAV WYMIARY W systemie Microsoft Dynamics NAV stosowane są wymiary, które pozwalają na dokładniejsze zrozumienie procesów zachodzących w firmie. Kluczowe korzyści:

Bardziej szczegółowo

Moduł mapowania danych

Moduł mapowania danych Moduł mapowania danych Grudzień 2013 Wszelkie prawa zastrzeżone. Dokument może być reprodukowany lub przechowywany bez ograniczeń tylko w całości. W przeciwnym przypadku, żadna część niniejszego dokumentu,

Bardziej szczegółowo

KOMPUTEROWE SYSTEMY FINANSÓW I KSIĘGOWOŚCI

KOMPUTEROWE SYSTEMY FINANSÓW I KSIĘGOWOŚCI Rafik Nafkha Marta Żółtowska KOMPUTEROWE SYSTEMY FINANSÓW I KSIĘGOWOŚCI Podejście praktyczne w Comarch ERP XL Wydawnictwo SGGW Warszawa 2013 Spis treści Wstęp... 11 1. Pojęcie i rozwój systemów informatycznych...

Bardziej szczegółowo

Część I Rozpoczęcie pracy z usługami Reporting Services

Część I Rozpoczęcie pracy z usługami Reporting Services Spis treści Podziękowania... xi Wprowadzenie... xiii Część I Rozpoczęcie pracy z usługami Reporting Services 1 Wprowadzenie do usług Reporting Services... 3 Platforma raportowania... 3 Cykl życia raportu...

Bardziej szczegółowo

System epon Dokumentacja użytkownika

System epon Dokumentacja użytkownika System epon Dokumentacja użytkownika Prawa autorskie tego opracowania należą do MakoLab S.A. Dokument ten, jako całość, ani żadna jego część, nie może być reprodukowana lub rozpowszechniana w jakiejkolwiek

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika

Instrukcja użytkownika Instrukcja użytkownika Eksport dokumentów do systemu Comarch EDI Wersja 2015.0.1 Spis treści 1 EKSPORT FAKTUR/KOREKT SPRZEDAŻY... 3 2 EKSPORT ZAMÓWIEŃ... 5 3 IMPORT ZAMÓWIEŃ... 6 4 IMPORT FAKTUR ZAKUPU...

Bardziej szczegółowo

MAGAZYNY SPRZEDAŻ LOGISTYKA MAGFA GMG Poprawiony czwartek, 10 czerwca 2010 17:50

MAGAZYNY SPRZEDAŻ LOGISTYKA MAGFA GMG Poprawiony czwartek, 10 czerwca 2010 17:50 System obsługuje główne procesy logistyczne począwszy od planowania i budżetowanie dostaw, ewidencji zamówień do dostawców, rejestracji dostaw i zakupów (również import), ewidencji obrotu magazynowego,

Bardziej szczegółowo

Kadry i płace ADD-ON MICROSOFT DYNAMICS NAV. Kadry i płace

Kadry i płace ADD-ON MICROSOFT DYNAMICS NAV. Kadry i płace Kadry i płace ADD-ON MICROSOFT DYNAMICS NAV Kadry i płace Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV w zakresie zarządzania działem kadrowo-płacowym przedsiębiorstwa. Gromadzone

Bardziej szczegółowo

Investing f or Growth

Investing f or Growth Investing for Growth Open Business Solution OB One - zintegrowane oprogramowanie modułowe wspomagające zarządzanie firmą w łatwy i przejrzysty sposób pozwala zaspokoić wszystkie potrzeby księgowe, administracyjne

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w module Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2010.1

Nowe funkcje w module Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2010.1 Symfonia Finanse i Księgowość 1 / 15 Nowe funkcje w module Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2010.1 Spis treści : Korzyści z nowej wersji 2 Zmiany w ewidencji dokumentów i rejestrów VAT 3 1. Znacznik

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Mała Księgowość w wersji 2011

Nowe funkcje w programie Symfonia Mała Księgowość w wersji 2011 Symfonia Mała Księgowość 1 / 6 Nowe funkcje w programie Symfonia Mała Księgowość w wersji 2011 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji... 2 2. Korygowanie deklaracji VAT-UE... 2 3. Załączniki do

Bardziej szczegółowo

Nowe funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2011.1

Nowe funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2011.1 Symfonia Finanse i Księgowość 1 / 6 Nowe funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość w wersji 2011.1 Spis treści : Korzyści z nowej wersji 2 Zmiany w ustawieniach Stawek VAT 3 Model księgowy nowe

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu Przypominacz 1.5

Instrukcja do programu Przypominacz 1.5 Instrukcja do programu Przypominacz 1.5 Program Przypominacz 1.5 pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt GT do prowadzenia tzw. miękkiej windykacji poprzez wysyłanie kontrahentom

Bardziej szczegółowo

System zarządzania zleceniami

System zarządzania zleceniami Verlogic Systemy Komputerowe 2013 Wstęp Jednym z ważniejszych procesów występujących w większości przedsiębiorstw jest sprawna obsługa zamówień klientów. Na wspomniany kontekst składa się: przyjęcie zlecenia,

Bardziej szczegółowo

FIS-CE OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA

FIS-CE OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA FIS-CE OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA FIS-CE jest system centralnym pozwalającym zarządzać kilkoma punktami handlowymi, oddziałami i placówkami. Program ułatwia wymianę dokumentów pomiędzy punktami a centralą.

Bardziej szczegółowo

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Biuro Online Konektor instrukcja użytkownika Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Spis treści 1. Instalacja oprogramowania... 3 2. Pierwsze uruchomienie... 5 2.1. Tworzenie usługi... 5 2.2. Konfiguracja

Bardziej szczegółowo