Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Transkrypt

1 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta w dniu roku w Ostrowcu pomiędzy Gminą Ostrowiec Świętokrzyski Urzędem Miasta, ul. Głogowskiego 3/5, Ostrowiec Świętokrzyski reprezentowaną przez: Jarosława Górczyńskiego - Prezydenta Miasta zwaną dalej Powierzającym a.. zwaną dalej Przetwarzającym reprezentowaną przez:.. 1. Definicje W Umowie poniższe słowa i wyrażenia oznaczają, co następuje: 1) Umowa - oznacza niniejszą umowę wraz z załącznikami, zawartą przez Strony; 2) Umowa w sprawie Zamówienia Publicznego oznacza umowę nr U M / / / / / / z d n i a r o k u zawartą pomiędzy Stronami, dot. realizacji zadania pod nazwą Zapewnienie usługi dostępu do Internetu oraz serwis sprzętu dla Beneficjentów Ostatecznych oraz jednostek podległych Beneficjentowi projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu wśród dzieci i młodzieży w Ostrowcu Świętokrzyskim 3) Ustawa - oznacza ustawę o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. ( Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.); 4) Rozporządzenie oznacza rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 5) dane osobowe oznacza dane osobowe w rozumieniu art. 6 Ustawy; 6) przetwarzanie danych osobowych oznacza operacje w rozumieniu art. 7 pkt. 2 Ustawy; 7) administrator danych podmiot, o którym mowa w art.7 pkt.4 ustawy ; 1

2 2. Powierzenie przetwarzania, cel powierzenia i zakres danych 1. Przedmiotem Umowy jest powierzenie Przetwarzającemu przez Powierzającego przetwarzania w pełnym zakresie dotyczącym danych osobowych zgromadzonych przez Powierzającego na potrzeby realizacji zadania pn. Dostawa i instalacja sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem oraz świadczenie usługi serwisowej oraz usługi dostępu do Internetu dla beneficjentów ostatecznych projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu wśród dzieci i młodzieży w Ostrowcu Świętokrzyskim 2. Dane osobowe Beneficjenta Ostatecznego przekazane do przetwarzania Przetwarzającemu obejmują: imię i nazwisko, pesel, nr dowodu osobistego oraz telefon rodzica/opiekuna dziecka oraz imię i nazwisko wraz z adresem zamieszkania dziecka. 3. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 1 i 2, wyłącznie w celu realizacji Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego 4. Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych Beneficjentów Ostatecznych zadania pn. Świadczenie usługi serwisowej oraz usługi dostępu do Internetu dla beneficjentów ostatecznych projektu Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu wśród dzieci i młodzieży w Ostrowcu Świętokrzyskim 5. Powierzający oświadcza, że jest administratorem zbiorów danych osobowych, o których mowa w ust Powierzający powierza przetwarzanie danych osobowych Przetwarzającemu jako innemu podmiotowi" w rozumieniu art. 31 ust. 1 Ustawy. 7. Powierzający upoważnia Przetwarzającego do udzielania dalszych imiennych upoważnień na podstawie art.37 ustawy pracownikom firmy Przetwarzającego. 8. Przetwarzający może powierzyć przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust.1 i 2, innym podmiotom, występującym jako podwykonawcy realizujący części Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego, wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Powierzającego. 3. Zobowiązania Stron, środki zabezpieczające 1. Przetwarzający zobowiązuje się wykonać wszelkie czynności wynikające z realizacji niniejszej umowy z należytą starannością w zgodzie z przepisami ustawy i rozporządzenia. 2. Przetwarzający oświadcza, że w stosunku do przetwarzanych danych osobowych, o których mowa w 2 ust. 1 i 2 Umowy, podejmie środki zabezpieczające zbiory danych Powierzającego, o których mowa w art Ustawy oraz spełni wymagania określone w przepisach Rozporządzenia. 3. Przetwarzający oświadcza, że w związku z wykonywaniem czynności objętych Umową zabezpieczy, zgodnie z ust. 1 powyżej, dane osobowe, o których mowa w 2 ust. 1 i 2 Umowy, przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności za udostępnienie osobom nieupoważnionym, zabranie przez osobę nieuprawnioną, przetwarzanie z naruszeniem Ustawy oraz zmiany, utratę, uszkodzenia lub zniszczenie 2

3 powierzonych danych powstałe w wyniku zawinionego działania lub zaniechania Powierzającego. 4. Powierzający oświadcza, że na dzień zawarcia Umowy dane osobowe, powierzone do przetwarzania na podstawie Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego, są zabezpieczone przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a zabezpieczenia te spełniają wymogi Ustawy i odpowiednich przepisów. 5. Przetwarzający oświadcza, że do wykonywania zobowiązań wynikających z postanowień Umowy będą dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nadane przez Przetwarzającego na podstawie art. 37 ustawy, za działania i zaniechania których Przetwarzający ponosi odpowiedzialność. 6. Przetwarzający zobowiązuje się do wykonania wszelkich niezbędnych działań, aby osoby, które zostaną upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia, także po wygaśnięciu zawartych z tymi osobami umów o pracę oraz innych tytułów kształtujących stosunek pracy, lub wszelkich innych umów, porozumień i tytułów, na podstawie których osoby te świadczyły usługi na rzecz Przetwarzającego. 7. Przetwarzający prowadzić będzie ewidencję osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na podstawie Umowy, obejmującą pracowników, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. 4. Współpraca Stron, sposób i miejsce przetwarzania 1. Strony ustalają, że podczas realizacji Umowy będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy oraz Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego. 2. Dane osobowe powierzone Przetwarzającemu do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy będą przetwarzane w. Przetwarzającego,..w siedzibie.. 3. Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie w swojej siedzibie. 4. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone do przetwarzania dane osobowe o którym mowa w ust.2. w wyłącznie w formie. 5. Przetwarzający nie jest uprawniony do zakładania oraz posiadania lub tworzenia dodatkowych kopii dokumentów zawierających dane powierzone przez Powierzającego, w tym nagrań wideo w dowolnej formie, formularzy zawierających dane lub baz danych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, na dyskach komputerowych i arkuszach kalkulacyjnych, innych niż określone w niniejszej umowie. 6. W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych, o których mowa w 2 ust.1 i 2, innym podmiotom, występującym jako podwykonawcy realizujący części Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego, Przetwarzający jest zobowiązany niezwłocznie poinformować pisemnie Powierzającego o miejscu i zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych innym podmiotom. 3

4 7. Powierzający jest uprawniony do kontrolowania Przetwarzającego w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych, co do zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz prawidłowości stosowanych procesów, procedur itp.; 8. Przetwarzający zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sformułowane w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Powierzającego. 9. W przypadku wystąpienia okoliczności mogących skutkować odpowiedzialnością Powierzającego za nieprzestrzeganie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych Przetwarzający zobowiązuje się podjąć niezwłoczne działania w celu usunięcia tych okoliczności oraz zobowiązany jest natychmiast powiadomić Powierzającego. 10. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Powierzającego o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem. 11. Przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia informacji, na każde żądanie Powierzającego, dotyczących wszelkich danych osobowych, których przetwarzanie zostało mu powierzone na podstawie niniejszej umowy. 12. W przypadku zakończenia Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego Przetwarzający jest zobowiązany do skutecznego usunięcia danych osobowych powierzonych do przetwarzania w rozumieniu art.7 pkt.3 ustawy 5. Okres obowiązywania Umowy Umowa zostaje zawarta na okres realizacji Umowy w sprawie Zamówienia Publicznego. 6. Zakres odpowiedzialności 1. Przetwarzający nie odpowiada i nie ponosi odpowiedzialności za stosowane po stronie Powierzającego środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych oraz procedury ochrony danych, dokumentację w zakresie ochrony danych osobowych, do której prowadzenia zobowiązany jest Powierzający oraz realizację ewentualnych obowiązków dotyczących zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych oraz innych obowiązków przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa ciążących na administratorze danych. 2. Z zastrzeżeniem postanowień ustępów poprzedzających i w zakresie, w jakim jest to dopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów prawnych, wyłącza się odpowiedzialność Przetwarzającego z tytułu utraconych korzyści Powierzającego w całości a Przetwarzający ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Powierzającego za wszelkie szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym wynikające z niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych. 4

5 7. Informacje Poufne Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji powziętych w związku z realizacją umowy. 8. Postanowienia końcowe 1. Wszelkie spory wynikające z wykonywania Umowy Strony będą starały się rozstrzygać polubownie, a w przypadku niemożności dojścia do porozumienia, rozstrzygać je będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Powierzającego. 2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. W sprawach nieuregulowanych Umową, zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Ustawy i Rozporządzenia oraz przepisy Kodeksu cywilnego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. Powierzający Przetwarzający 5