Zarządzenie nr 22/2007 z dnia 26 czerwca 2007 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 22/2007 z dnia 26 czerwca 2007 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Skarbowym w Tychach Na podstawie 10 ust.1 oraz 8 ust. 6 Rozdziału IV Regulaminu organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Tychach, stanowiącego Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 6/2006 z dnia 28 kwietnia 2006 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Tychach zarządza się co następuje: ustalam Instrukcję obiegu dokumentów w Urzędzie Skarbowym w Tychach 1. Instrukcja obiegu dokumentów w Urzędzie Skarbowym w Tychach stanowi Załącznik nr 1 do Zarządzenia. 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu do przestrzegania zasad obiegu dokumentów, opisanych w Instrukcji oraz zawartych w niej schematach obiegu dokumentów. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych, zobowiązani są do bieżącego nadzoru i kontroli, w zakresie zgodności postępowania pracowników z wytycznymi z Instrukcji obiegu dokumentów oraz do stałego monitorowania zmian w otoczeniu prawnym i organizacyjnym, które mogą wpłynąć na przyjęte w Instrukcji rozwiązania i zgłaszania tych zmian do Naczelnika lub Zastępcy Naczelnika Urzędu. 4. Traci moc Zarządzenie wewnętrzne nr 16/2006 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach z dnia r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Skarbowym w Tychach. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r.

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego nr 22/2007 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach z dnia r. INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE SKARBOWYM W TYCHACH Tychy, czerwiec 2007

3 UCZESTNICY OBIEGU DOKUMENTÓW ORAZ DODATKOWE PROCEDURY W SYSTEMIE I. Naczelnik Urzędu Skarbowego... 3 II. Zastępcy Naczelnika Urzędu Skarbowego i Główny Księgowy... 3 III. Kierownicy komórek organizacyjnych... 3 IV. Kancelaria - ekspedycja poczty... 3 V. Stanowiska recepcyjne sala obsługi podatnika... 5 VI. Samodzielny Referat Ewidencji i Identyfikacji Podatników... 5 VII. Sekretariat Naczelnika Urzędu Skarbowego... 8 VIII. Samodzielny Referat Wprowadzania Danych... 9 IX. Komórki wymiarowe (PD, PP, PO, MPP) X. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Monitorowania Pomocy Publicznej.. 20 XI. Dział Rachunkowości Podatkowej XII. Biblioteka Akt XIII. Dział Egzekucji XIV. Dział Kontroli Podatkowej XV. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Karnych Skarbowych XVI. Procedury weryfikacji danych do zaświadczeń i wydawania zaświadczeń XVII. Schematy do Instrukcji Obiegu Dokumentów

4 I. Naczelnik Urzędu Skarbowego 1. Zapoznaje się z treścią pism przychodzących do Urzędu Skarbowego. 2. Określa tryb i sposób załatwienia pism. 3. Zatwierdza decyzje wydane przez organ podatkowy oraz inną korespondencję i dokumentację zastrzeżoną do jego podpisu. 4. Zatwierdza sprawozdania wychodzące z Urzędu Skarbowego zastrzeżone do jego podpisu. II. Zastępcy Naczelnika Urzędu Skarbowego i Główny Księgowy 1. Zapoznają się z treścią pism przychodzących do Urzędu Skarbowego. 2. Określają tryb i sposób załatwienia pism odnoszących się do ich zakresu odpowiedzialności i kompetencji. 3. Zatwierdzają decyzje, postanowienia, zaświadczenia, inną korespondencję i dokumentację, wydawaną przez organ podatkowy, zastrzeżoną do ich podpisu na podstawie odrębnych uregulowań i upoważnień. III. Kierownicy komórek organizacyjnych 1. Zatwierdzają decyzje, postanowienia, zaświadczenia, inną korespondencję i dokumentację, wydawaną przez organ podatkowy, zastrzeżoną do ich podpisu na podstawie odrębnych uregulowań i upoważnień. IV. Kancelaria - ekspedycja poczty Korespondencja wpływająca do Urzędu 1. Przyjmowanie korespondencji z Urzędu Pocztowego. 2. Kontrola przesyłek pod względem zgodności adresowej, zawartości koperty. 3. Podział korespondencji na wymagającą potwierdzenia odbioru i inną korespondencję. 4. Otwieranie nadesłanej korespondencji za wyjątkiem zastrzeżone, poufne oraz imiennie adresowanej. 5. Umieszczenie pieczęci wpływu z datą otrzymania na wszystkich dokumentach. 6. Podział korespondencji ze względu na rodzaj dokumentu i bieżące przekazywanie do poszczególnych komórek organizacyjnych. 7. Opracowanie potwierdzeń odbioru i zwrotów: - pieczętowanie datą wpływu, wprowadzenie poszczególnych potwierdzeń odbioru do programu Biblioteka Akt, - podział na działy, - opracowanie zwrotów korespondencji nie doręczonej: - sprawdzenie zgodności z dokumentacją UP, - pieczętowanie datą wpływu, - wprowadzenie do programu Biblioteka Akt, 3

5 - podział na działy, - obliczenie należnej zapłaty dla UP (z wyszczególnieniem przesyłek działu EA). 8. Odbieranie korespondencji z biura podawczego i przekazywanie jej poszczególnym komórkom organizacyjnym. 9. Przesyłanie przesyłek mylnie skierowanych właściwemu adresatowi. Korespondencja wpływająca do Urzędu jest przekazywana do komórek organizacyjnych w dniu jej otrzymania z Urzędu Pocztowego /UP/, w przypadkach wpływu dużej ilości korespondencji lub jej późnego dostarczenia przez UP - w dniu kolejnym rano. Korespondencja wychodząca z Urzędu 1. Przyjmowanie korespondencji do wysłania. 2. Wstępny podział na przesyłki: - polecone, - zwykłe, - egzekucja i pozostałe działy, - rejestrowane w programie Biblioteka Akt, - do osobistego doręczenia. 3. Kontrola pism pod względem merytorycznym: - znak sprawy, - podpis, - zgodność i prawidłowość adresu, - kod dokumentu. 4.W przypadku stwierdzenia błędu wyjaśnienie niezgodności z pracownikiem przygotowującym dokument (usunięcie błędu). 5. Rejestracja pism w programie Biblioteka Akt. 6. Przygotowanie przesyłek doręczanych osobiście przez pracownika Urzędu. 7. Przygotowanie dokumentów do wysłania: - kopertowanie, - naklejanie nalepek adresowych i numerów nadawczych R, - sporządzanie książek nadawczych, - frankowanie przesyłek. 8. Sporządzenie dziennego rozliczenia kosztów związanych z nadaniem przesyłek (porto). 9. Sporządzenie miesięcznych zestawień kosztów i obliczenie opustu. 10.Opracowanie reklamacji przesyłek niedoręczonych bądź niewłaściwie doręczonych przez UP. 11. Korespondencyjne i telefoniczne wyjaśnienie spraw dotyczących nadanych przez Urząd przesyłek. 12.Wyjaśnienie spraw związanych z brakiem potwierdzeń odbioru listów poleconych w oparciu o dane systemowe programu Biblioteka Akt. Korespondencja jest wysyłana lub dostarczana za pośrednictwem pracownika działu KAO, w dniu jej przekazania do wysyłki przez pracowników Urzędu, jeżeli zostanie dostarczona do stanowiska ekspedycji poczty do godziny 10 oo. Korespondencja złożona po tej godzinie, jest przeznaczona do wysyłki na kolejny dzień roboczy. W sytuacjach nieprzewidzianych, Naczelnik Urzędu lub kierownik działu KAO mogą podjąć decyzję o przesunięciu czasu przyjęcia korespondencji do wysyłki. 4

6 V. Stanowiska recepcyjne sala obsługi podatnika 1. Przyjmowanie od podatników: - pism i podań z poświadczeniem, - zgłoszeń rejestracyjnych VAT, - zgłoszeń rejestracyjnych w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych, - zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych i deklaracji podatkowych. 2. Umieszczanie pieczęci wpływu z datą otrzymania na w/w dokumentach. 3. Przekazywanie pism i podań do sekretariatu Naczelnika Urzędu Skarbowego. 4. Sprawdzanie deklaracji podatkowych i zgłoszeń rejestracyjnych VAT, zgłoszeń rejestracyjnych w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych, zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych pod względem prawidłowości wypełniania, to jest czytelności, kompletności i przeprowadzenie kontroli właściwości miejscowej dokumentu zgłoszeniowego. 5. Podział dokumentów ze względu na rodzaj tj. deklaracje i dokumenty rejestracyjne. 6. Podział deklaracji ze względu na rodzaj podatków. 7. Przekazanie deklaracji do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych. 8. Przekazanie zgłoszeń rejestracyjnych VAT i zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych do komórki ewidencji i identyfikacji podatników nie później niż w dniu następnym po dniu wpływu. 9. Udzielanie informacji interesantom. 10. Wydawanie druków formularzy podatkowych. VI. Samodzielny Referat Ewidencji i Identyfikacji Podatników 1. Przyjmowanie dokumentów rejestracyjnych. 2. Odbieranie deklaracji podatkowych podmiotów niezarejestrowanych z Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych celem uzupełnienia danych w bazie POLTAX (na bieżąco). 3. Kontrola formalna dokumentu identyfikacyjnego, aktualizującego lub rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług bądź transakcji wewnątrzwspólnotowych pod względem: czytelności zapisów, kompletności zawartych informacji, sprawdzenia czy do zgłoszenia identyfikacyjnego, aktualizacyjnego lub rejestracyjnego VAT dołączone są wymagane załączniki. 4. Jeżeli zgłoszenia identyfikacyjne, aktualizacyjne lub rejestracyjne VAT są kompletne i prawidłowo wypełnione, następuje ich niezwłoczna segregacja według klucza: typ dokumentu, cel złożenia, a mianowicie: a) rejestracja pełna podmiotów, b) aktualizacja danych zawartych w zgłoszeniu aktualizacyjnym, c) rejestracja w zakresie podatku od towarów i usług, d) rejestracja w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych. 5

7 5. Przy rejestracji pełnej wprowadzone są dane podmiotu do programu (nie później niż w terminie 7 dni od daty wpływu): przekazanie danych do weryfikacji w Krajowej Ewidencji Podatników przed nadaniem NIP z częstotliwością co 7 dni, generowanie numeru identyfikacji podatnika, kompletowanie dokumentów rejestracyjnych wraz z decyzją NIP do teczki akt podatnika, zaopatrzenie okładki teczki akt podatnika w etykietę, przekazanie teczki wraz z decyzją o nadaniu NIP do podpisu przez kierownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników, przekazanie decyzji o nadaniu NIP do kancelarii celem wysłania do adresata, odbieranie potwierdzeń odbioru decyzji o nadaniu NIP z kancelarii, wprowadzenie do systemu POLTAX i przekazanie do biblioteki NIP. 6. Jeżeli dokument złożony jest przez podatnika z powodu zmian danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym następuje aktualizacja danych w systemie w terminie do 7 dni i przekazanie dokumentu do biblioteki NIP, gdzie nastąpi ich dołączenie do teczki podatnika. 7. Jeżeli dokument złożony jest przez podatnika w celu dokonania zgłoszenia rejestracyjnego VAT, po potwierdzeniu przez pracownika działu PP merytorycznej poprawności zgłoszenia, następuje otwarcie obowiązku w zakresie podatku VAT, wydruk potwierdzenia VAT-5 w terminie do 7 dni, przekazanie do podpisu przez kierownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników, wysłanie oryginału do podatnika i umieszczenie kopii dokumentu w aktach stałych podatnika w bibliotece NIP. 8. Jeżeli dokument złożony jest przez podatnika w celu dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego VAT, po potwierdzeniu przez pracownika działu PP merytorycznej poprawności zgłoszenia, następuje wprowadzenie danych objętych zgłoszeniem aktualizacyjnym VAT-R do systemu i umieszczenie kopii dokumentu w aktach stałych podatnika w bibliotece NIP. 9. Jeżeli dokument złożony jest przez podatnika w celu dokonania rejestracji w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych, po potwierdzeniu przez pracownika działu PP merytorycznej poprawności zgłoszenia, następuje otwarcie aktywności VIES. Wprowadzona aktywność VIES podlega centralnej weryfikacji, po pozytywnym wyniku weryfikacji, następuje wydruk potwierdzenia VAT-5UE, przekazanie do podpisu przez kierownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników, wysłanie oryginału do podatnika i umieszczenie kopii dokumentu w aktach stałych podatnika w bibliotece NIP. 10. Jeżeli jest to odnotowanie podatnika lub płatnika na podstawie deklaracji podatkowej, do systemu POLTAX wprowadzone są dane podatnika lub płatnika i dokument przekazywany jest do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych. 11. Przygotowywanie wezwań do podatników celem wyjaśnienia błędnie wypełnionych zgłoszeń rejestracyjnych VAT, zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych (na bieżąco). 12. Prowadzenie rejestru wezwań. 13. Odbieranie potwierdzeń odbioru wezwań z kancelarii. 6

8 14. Wyjaśnianie błędów z podatnikami. 15. Wycofanie poprawionych dokumentów z teczki wezwań. 16. Przekazanie potwierdzeń odbioru wezwań do biblioteki NIP oraz dołączenie ich do teczki podatnika. 17. Przygotowanie a następnie przekazanie błędnie skierowanych zgłoszeń rejestracyjnych VAT, zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych do kancelarii celem wysłania do właściwego organu podatkowego. 18. Sporządzanie raportów o nowo zarejestrowanych podatnikach VAT i przekazanie ich do działu PP. 19. Zamykanie obowiązków podatnikom VAT w trybie art. 96 i 97 ustawy o VAT, na podstawie przekazywanych przez dział PP formularzy VAT-Z oraz raportów. 20. Potwierdzanie weryfikacji numeru rachunku bankowego istniejącego w bazie POLTAX oraz innych danych znajdujących się na Karcie potwierdzeń zwrotu. 21. Otwieranie i zamykanie obowiązków podatkowych PIT, PPL, PPE na podstawie przekazanych z działu PD zawiadomień w sprawie zgłoszenia działalności gospodarczej oraz na podstawie raportów przekazanych przez Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Informatyki. 22. Otwieranie obowiązków w podatku CIT na podstawie załączonych do zgłoszeń identyfikacyjnych/aktualizacyjnych NIP-2 dokumentów (akt notarialny założenia jednostki, wypis z KRS). 23. Zamykania obowiązków w podatku CIT na podstawie załączonych do zgłoszeń aktualizacyjnych NIP-2 dokumentów o ustaniu bytu prawnego jednostki (postanowienia o wykreśleniu z KRS). Schemat obiegu poszczególnych zgłoszeń jest następujący: Zgłoszenia identyfikacyjne 1. Przyjmowanie zgłoszeń identyfikacyjnych (NIP-1, NIP-2, NIP-3) na sali obsługi podatnika oraz z kancelarii nadesłanych pocztą. 2. Wprowadzenie danych wynikających ze zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie 7 dni od daty wpływu. 3. Przekazanie danych do weryfikacji w Krajowej Ewidencji Podatników przed nadaniem NIP (dotyczy zgłoszeń NIP-1, NIP-3) z częstotliwością co 7 dni. 4. Wygenerowanie numeru identyfikacji podatkowej NIP oraz wydruk decyzji w sprawie nadania numeru NIP. 5. Podpisanie decyzji przez kierownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników. 6. Wysłanie decyzji do adresata przez kancelarię. 7. Przekazanie decyzji (kopia) do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników i wpięcie jej do akt podatnika. 8. Przyjęcie z Urzędu Pocztowego potwierdzenia odbioru doręczenia i przekazanie go do komórki ewidencji i identyfikacji podatników celem wprowadzenia do bazy POLTAX. 9. Dołączenie potwierdzenia odbioru decyzji NIP do akt podatnika. 7

9 Zgłoszenia rejestracyjne podatników VAT 1. Przyjmowanie zgłoszeń rejestracyjnych podatników VAT z kancelarii oraz stanowiska recepcyjnego. 2. Wprowadzenie danych do systemu komputerowego w terminie 7 dni. 3. Wydruk potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego podatnika VAT (VAT-5) - na bieżąco. 4. Niezwłocznie podpisanie potwierdzenia VAT-5 przez kierownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników. 5. Wysłanie potwierdzenia VAT-5 do adresata przez kancelarię. 6. Umieszczenie kopii dokumentu w aktach stałych podatnika w bibliotece NIP. 7. Przyjęcie z Urzędu Pocztowego potwierdzenia odbioru doręczenia i przekazanie go do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników. 8. Dołączenie potwierdzenia odbioru do akt podatnika. Zgłoszenia rejestracyjne w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych 1. Przyjmowanie zgłoszeń rejestracyjnych w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych z kancelarii oraz stanowiska recepcyjnego. 2. Wprowadzenie danych do systemu komputerowego w terminie 7 dni. 3. Przekazanie danych do Krajowej Ewidencji Podatników w celu weryfikacji poprawności aktywności VIES, z częstotliwością co 7 dni. 4. Wydruk potwierdzenia zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT UE (VAT-5UE) - na bieżąco. 5. Przekazanie potwierdzenia VAT-5UE niezwłocznie do kierownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników w celu jego podpisania. 6. Wysłanie potwierdzenia VAT-5UE do adresata przez kancelarię. 7. Umieszczenie kopii dokumentu w aktach stałych podatnika w bibliotece NIP. 8. Przyjęcie z Urzędu Pocztowego potwierdzenia odbioru doręczenia i przekazanie go do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników. 9. Dołączenie potwierdzenia odbioru do akt podatnika. Zgłoszenia aktualizacyjne 1. Przyjmowanie zgłoszeń aktualizacyjnych z kancelarii oraz stanowiska recepcyjnego. 2. Wprowadzenie danych ze zgłoszeń aktualizacyjnych do systemu komputerowego w terminie do 7 dni od daty wpływu. 3. Wpięcie zgłoszeń aktualizacyjnych do akt podatnika na bieżąco. VII. Sekretariat Naczelnika Urzędu Skarbowego 1. Przyjmowanie pism i podań z kancelarii. 2. Przyjmowanie pism i podań z biura podawczego i stanowiska ekspedycji poczty. 3. Przyjmowanie planów pracy i innych pism wewnętrznych dotyczących poszczególnych komórek merytorycznych. 4. Komputerowa rejestracja korespondencji przychodzącej (pism i podań) w aplikacji Biblioteka Akt. 8

10 5. Przedstawienie Naczelnikowi Urzędu Skarbowego i Zastępcom pism zewnętrznych i wewnętrznych. 6. Po zapoznaniu się z korespondencją przez Naczelnika, następuje podział i przekazanie korespondencji za potwierdzeniem do właściwych komórek merytorycznych. 7. Przekazanie zatwierdzonych przez Naczelnika planów pracy i innych pism wewnętrznych do właściwych komórek merytorycznych zgodnie z rozdzielnikiem. 8. Przekazanie oryginałów i kopii różnego rodzaju decyzji podatkowych podpisanych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego do komórek wymiarowych odbiór potwierdzeń odbioru pism i decyzji z stanowiska ekspedycji poczty: - przekazanie potwierdzeń odbioru do Biblioteki Akt, jeżeli są to odpowiedzi na pisma, - przekazanie potwierdzeń odbioru decyzji do komórek merytorycznych. VIII. Samodzielny Referat Wprowadzania Danych 1. Podział deklaracji i informacji przyjętych z biura podawczego i stanowiska ekspedycji poczty wg rodzaju formularza i okresu. 2. Pobranie numeru z Rejestru paczek deklaracji w momencie tworzenia paczki deklaracji. 3. Rejestracja deklaracji: jeżeli podatnik nie figuruje w ewidencji komputerowej deklaracja zostaje przekazana do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników, jeżeli podatnik znajduje się w ewidencji komputerowej następuje rejestracja deklaracji i ręczne nanoszenie numeru nadanego przez komputer. 4. Ręczne nanoszenie numeru paczki na deklaracje należące do tej samej paczki. 5. Kompletowanie paczki do 60 szt. ponumerowanych, kolejno ułożonych formularzy deklaracji. 6. Wprowadzanie danych szczegółowych. 7. Umieszczenie na etykiecie paczki następujących informacji: - numer paczki, - typ dokumentów w paczce, - ilość dokumentów w paczce, - okres za jaki złożono dokumenty, - data rejestracji i podpis osoby rejestrującej, - data wprowadzenia i podpis osoby wprowadzającej. 8. Przekazanie paczki za pokwitowaniem w Rejestrze paczek do właściwej komórki wymiarowej (PD, PP, PO). 9. W przypadku stwierdzenia wpływu kolejnej wersji deklaracji następuje przekazanie jej do komórki wymiarowej (PD, PP, PO). Po otrzymaniu deklaracji z biura podawczego i stanowiska ekspedycji poczty deklaracje są niezwłocznie wprowadzane do systemu POLTAX, przy czym stosuje się szczególny obieg wprowadzania deklaracji VAT. Deklaracje VAT zostają podzielone na: do przypisu, do przeniesienia, do zwrotu. 9

11 Następnie deklaracje do zwrotu dzielone są ze względu na termin ustawowy zwrotu podatku VAT na: - zwrot 25 dni, - zwrot 60 dni, - zwrot 180 dni, - zwrot 60 i 180 dni. Ponadto w ramach zwrotu podatku następuje podział na: - zwrot do PLN - zwrot pow PLN Deklaracje VAT do przypisu i do przeniesienia grupowane są w paczki po 60 szt., a deklaracje do zwrotu w paczki do 10 szt. Po zarejestrowaniu i wprowadzeniu, paczki zostają przekazane do komórki wymiarowej za potwierdzeniem odbioru. Pozostałe deklaracje wymiarowe są grupowane w paczki po 60 szt. i rejestrowane, następnie wprowadzone zostają dane szczegółowe. Po wprowadzeniu, paczki zostają przekazane do odpowiedniej komórki wymiarowej za potwierdzeniem odbioru. Informacje podatkowe grupowane są w paczki po 100 szt. rejestrowane, a następnie wprowadzone zostają dane szczegółowe i uruchamiana zostaje procedura zatwierdzania grupowego. Paczki z dokumentami zostają przekazane do Biblioteki Akt za potwierdzeniem odbioru. Wprowadzenie deklaracji odbywa się w dwóch fazach. Pierwsza faza to rejestracja pracownik rejestrujący deklaracje w systemie POLTAX sprawdza kompletność zapisów, zgodność podpisów na deklaracjach, odpowiada za wprowadzenie prawidłowych dat, okresu za jaki została złożona deklaracja, prawidłowej kwoty przypisu/odpisu, nadanie odpowiedniego numeru. Dla deklaracji VAT sporządza wydruk zawartości paczki dokumentów. Druga faza to wprowadzanie danych szczegółowych pracownik wprowadzający jest odpowiedzialny za sprawne wprowadzenie danych szczegółowych do systemu POLTAX. Ostateczny termin końca wprowadzania deklaracji VAT to 2 dzień miesiąca następnego po miesiącu, w którym nastąpił spływ deklaracji. W fazie rejestracji deklaracji odrzucone zostają: - korekty, - deklaracje z nieprawidłowościami formalnymi, - deklaracje, w których stwierdzono rozbieżności w danych osobowych podatników/płatników z bazą POLTAX. Korekty deklaracji zostają przekazane za potwierdzeniem odbioru do komórek wymiarowych celem wyjaśnienia. Po wyjaśnieniu korekty deklaracji zostają zarejestrowane i wprowadzone do systemu POLTAX. Z deklaracji zawierających błędy formalne tworzone są odrębne paczki. Po zarejestrowaniu i wprowadzeniu danych szczegółowych przekazane są za potwierdzeniem do komórek wymiarowych. Po wprowadzeniu deklaracji za dany okres sporządzone zostają listy podatników, którzy złożyli deklaracje po ustawowym terminie. Wykazy deklaracji VAT przekazywane są do działu PP celem przeprowadzenia analizy. 10

12 IX. Komórki wymiarowe (PD, PP, PO, MPP) 1. Przygotowanie wezwań do podatników, płatników celem wyjaśnienia braku deklaracji lub błędów w deklaracjach. 2. Prowadzenie rejestru wezwań. 3. Przyjęcie paczek deklaracji za pokwitowaniem w Rejestrze paczek deklaracji z Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych. 4. Korygowanie błędnych deklaracji z urzędu, przesyłanie korekt deklaracji i zawiadomień do podatników, prowadzenie rejestru zawiadomień. 5. Kontrola deklaracji pod względem rachunkowym i merytorycznym: - jeżeli deklaracja obliczona jest prawidłowo pracownik wymiaru akceptuje dane w programie ze statusem poprawności "W - poprawna", - jeżeli deklaracja zawiera jedynie drobne błędy rachunkowe pracownik wymiaru akceptuje dane w programie ze statusem poprawności "S - błędna, zgodna z dokumentem źródłowym", - jeżeli deklaracja zawiera błędy np. nieprawidłowo wyliczony podatek, brak wypełnionych wszystkich pozycji w deklaracji, to deklaracja zostaje zatwierdzona ze statusem "Z -błędna", następnie w ramach czynności sprawdzających pracownik wymiaru wyjaśnia błędy z podatnikiem. 6. Utworzenie rejestru przypisów/odpisów dla danej paczki. 7. Uzupełnienie etykiety paczki o następujące informacje: - data zatwierdzenia paczki w wymiarze, - osoba zatwierdzająca, - numer rejestru przypisów/odpisów, - sumaryczna kwota przypisu/odpisu, - uwagi. 8. Przekazanie paczki za potwierdzeniem do Działu Rachunkowości Podatkowej. 9. W przypadku otrzymania z Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych korekty deklaracji pracownik wymiaru dokonuje: - anulowania pierwotnego zapisu deklaracji w systemie, - przekazania (za potwierdzeniem) korekty deklaracji do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych w celu wprowadzenia danych szczegółowych, - przyjęcia paczek korekt deklaracji ( za potwierdzeniem) i ich zatwierdzenia, - tworzy rejestr przypisów/odpisów dla deklaracji anulowanych i zatwierdzanych korekt i przekazuje do Działu Rachunkowości Podatkowej, 10. Wyjaśnianie z podatnikami stwierdzonych błędów. 11. Rozpatrywanie wniosków podatników o zastosowanie ulg podatkowych. 12. Opracowanie sprawozdań do zażaleń i odwołań. 13. Sporządzenie projektów decyzji i odpowiedzi na pisma. 14. Przekazanie projektów decyzji i odpowiedzi na pisma (do ostatecznej akceptacji i podpisu) do kierowników komórek lub sekretariatu dla Naczelnika Urzędu Skarbowego lub Zastępców Naczelnika - w stosunku do korespondencji zastrzeżonej wyższej aprobacie. 15. Przyjmowanie z sekretariatu lub kierownika komórki podpisanych decyzji (oryginałów, kopii) i wprowadzenie danych do systemu oraz przyjmowanie pozostałej podpisanej korespondencji. 16. Przekazanie oryginałów decyzji i pism do stanowiska ekspedycji poczty celem wysyłki. 17. Wprowadzenie danych wynikających z decyzji do systemu. 11

13 18. Monitorowanie zwrotu potwierdzenia odbioru wysyłanej korespondencji oraz dołączenie zwrotnego potwierdzenia odbioru do kopii wysyłanego pisma lub decyzji. 19. Przekazanie jednej z kopii decyzji do działu rachunkowości z rejestrem przypisów/odpisów. 20. Przekazanie kopii wysłanej decyzji lub innej korespondencji wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru do Biblioteki Akt (jeżeli akta są w niej przechowywane) lub ich archiwizacja w komórce wymiarowej. 21. Sporządzanie sprawozdań dla potrzeb Izby Skarbowej. 22. Sporządzanie wykazów podatników wzywanych przez komórkę. 23. Prowadzenie i przechowywanie rejestru wymiarowego. 24. Inne zgodne z regulaminem organizacyjnym Urzędu Skarbowego. 25. Postępowanie zgodnie z zarządzeniami NUS w zakresie podatku od towarów i usług, informowania o kontroli podatkowej, badania zaległości pod kątem przedawnienia zaległości zobowiązań podatkowych, składania informacji sygnalnych w celu wykrywania źródeł nieujawnionych. Deklaracje dla podatku od towarów i usług Po dokonaniu przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych podziału, rejestracji deklaracji oraz wprowadzeniu danych szczegółowych zostają one przekazane wraz z raportami do Działu Podatków Pośrednich: deklaracje do przypisu oraz deklaracje z wykazaną kwotą do przeniesienia na następny miesiąc w terminie do 2-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została złożona deklaracja, deklaracje z wykazaną kwotą do zwrotu w terminie do 4 dni od daty złożenia deklaracji. Deklaracje podatników, którzy nie mają otwartego obowiązku podatkowego są przekazywane do Działu Podatków Pośrednich bez ich wcześniejszej rejestracji, wpisywane do ewidencji brakujących obowiązków, i przekazywane wyznaczonemu pracownikowi celem wyjaśnienia. Po wyjaśnieniu z podatnikiem braku przedmiotowego obowiązku jest on otwierany przez Samodzielny Referat Ewidencji i Identyfikacji Podatników. Następnie deklaracje są przekazywane do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych celem rejestracji i wprowadzenia danych szczegółowych, po czym paczki deklaracji są ponownie przekazywane do Działu Podatków Pośrednich. Wprowadzone deklaracje są niezwłocznie zatwierdzane i tworzony jest rejestr przypisów/odpisów przez wyznaczonego pracownika Działu Podatków Pośrednich jednak nie później niż: deklaracje do przypisu oraz deklaracje z kwotą do przeniesienia na następny miesiąc w terminie do 4-go dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia deklaracji, deklaracje z wykazaną kwotą do zwrotu w terminie do 2 dni od daty otrzymania deklaracji z komórki wprowadzania danych. Po zatwierdzeniu deklaracji w systemie POLTAX niezwłocznie przygotowywany jest wydruk deklaracji błędnych oraz wydruk podmiotów, które nie złożyły deklaracji. Do podatników tych wysyłane są wezwania celem wyjaśnienia i skorygowania nieprawidłowości. Wygenerowane rejestry przypisów/odpisów wraz z załączonymi deklaracjami są przekazywane do Działu Rachunkowości Podatkowej w celu ich zaksięgowania (deklaracje ze zwrotami należy 12

14 zaksięgować w terminie do 2 dni od daty otrzymania deklaracji z Działu Podatków Pośrednich). Po zaksięgowaniu deklaracje ze zwrotami są przekazywane do Działu Podatków Pośrednich w celu ich opracowania, pozostałe deklaracje są przekazywane do Biblioteki Akt. W przypadku deklaracji wykazujących kwotę do zwrotu wyznaczeni pracownicy Działu Podatków Pośrednich dokonują kontroli merytorycznej deklaracji, wyjaśniają stwierdzone nieprawidłowości, opracowują deklaracje i przekazują do akceptacji kierownikowi PP. W przypadku deklaracji z wykazaną kwotą do zwrotu powyżej 5.000,00 zł przeprowadzane są czynności mające na celu ocenę zasadności zwrotu. Sprawdzenie zasadności zwrotu może następować w trakcie prowadzenia czynności analitycznych, sprawdzających lub w ramach kontroli podatkowej. Udokumentowanie powyższych działań następuje na Karcie oceny zasadności zwrotu sporządzanej w dwóch egzemplarzach. W uzasadnionych przypadkach Dział Podatków Pośrednich przekazuje wniosek o przeprowadzenie kontroli w zakresie prawidłowości wykazanej kwoty różnicy podatku do zwrotu do Działu Kontroli Podatkowej. W takim przypadku deklaracja oraz Karta oceny zasadności zwrotu są opracowywane przez Dział Podatków Pośrednich po przekazaniu materiałów pokontrolnych. Wszystkie zwroty powyżej ,00 zł są akceptowane przez kierownika Działu Podatków Pośrednich, Głównego Księgowego, Zastępcę Naczelnika. Zwroty powyżej ,00 zł są akceptowane przez kierownika Działu Podatków Pośrednich, Głównego Księgowego, Zastępcę Naczelnika, Naczelnika Urzędu Skarbowego. Pozostałe deklaracje z wykazanymi zwrotami poniżej 5.000,00 zł są akceptowane przez kierownika Działu Podatków Pośrednich. Zaakceptowane deklaracje ze zwrotami (deklaracje z kwotą do zwrotu powyżej 5.000,00 zł wraz z Kartą oceny zasadności zwrotu) są przekazywane za potwierdzeniem do Działu Rachunkowości Podatkowej w dacie umożliwiającej terminowe dokonanie zwrotu podatku na rachunek bankowy podatnika tj.: zwroty z 60 dniowym terminem zwrotu w terminie do 8 dni przed upływem terminu zwrotu, zwroty z 25 dniowym terminem zwrotu w terminie do 4 dni przed upływem terminu zwrotu. Każdorazowo przed dokonaniem zwrotu różnicy podatku VAT pracownik Działu Rachunkowości Podatkowej sporządza Kartę potwierdzeń zwrotu/obiegówkę dla każdego zwrotu różnicy podatku VAT (dla zwrotów w wysokości do 5.000,00 zł według wzoru skróconego oraz dla zwrotów przekraczających 5.000,00 zł według wzoru rozszerzonego). Po dokonaniu zwrotu generowane są odpowiednie raporty, a następnie rejestry przypisów/odpisów wraz z paczkami dokumentów źródłowych przekazywane są do Biblioteki Akt. Drugi egzemplarz Karty oceny zasadności zwrotu Dział Podatków Pośrednich przekazuje do akt podatnika znajdujących się w komórce KAO (Biblioteka Akt). 13

15 Zgłoszenia o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT-Z) 1. Przyjmowanie zgłoszeń VAT-Z z kancelarii oraz stanowiska recepcyjnego przez Dział Podatków Pośrednich. 2. Weryfikacja formalna i merytoryczna poprawności zgłoszenia VAT-Z. 3. Przekazanie zgłoszenia VAT-Z do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników celem zamknięcia obowiązku VAT w systemie. 4. Wprowadzenie danych do systemu komputerowego przez pracownika Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników. 5. Przekazanie zgłoszenia VAT-Z do komórki KAO (Biblioteka Akt). Deklaracje PCC 1 Przyjęcie deklaracji następuje bezpośrednio na stanowisku w Samodzielnym Referacie Podatków Majątkowych i Opłat (deklaracje nadane pocztą przekazywane są do komórki za stanowiska ekspedycji poczty). W momencie wpływu deklaracji pracownik Samodzielnego Referatu Podatków Majątkowych i Opłat dokonuje ich weryfikacji pod kątem merytorycznym i rachunkowym. Do podatników, którzy złożyli błędne deklaracje wysyłane są wezwania celem wyjaśnienia i skorygowania nieprawidłowości (w terminie 7 dni od dnia ich wpływu). Jeżeli podatnik nie figuruje w bazie POLTAX, deklaracje zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników w celu odnotowania. Odnotowane deklaracje zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, gdzie niezwłocznie zostają wprowadzone do systemu. Deklaracje prawidłowe wprowadzane są przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych do systemu komputerowego najpóźniej do 7 dni od dnia ich wpływu. Wprowadzone do systemu paczki deklaracji zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Podatków Majątkowych i Opłat, gdzie następuje ich zatwierdzenie oraz utworzenie rejestru przypisów/odpisów deklaracji. Rejestr wraz z paczkami deklaracji (do 60 szt.) przekazywany jest do Działu Rachunkowości Podatkowej na bieżąco. Ostatni rejestr za dany okres przekazywany jest do 4-go dnia roboczego następnego miesiąca. Po zaksięgowaniu rejestry wraz z paczkami dokumentów źródłowych przekazywane są do Biblioteki Akt. W przypadku złożenia ewentualnych korekt do deklaracji podatkowych ich wprowadzenie do systemu przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych następuje po uprzednim anulowaniu deklaracji pierwotnych przez uprawnionych pracowników wymiaru oraz utworzeniu rejestru przypisów/odpisów dla deklaracji anulowanych i przekazaniu ich do Działu Rachunkowości Podatkowej. Korekty deklaracji z Działu Rachunkowości Podatkowej są przekazywane do Biblioteki Akt. Po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpił wpływ deklaracji, najpóźniej do dnia 10-ego następnego miesiąca są sporządzane wydruki deklaracji złożonych po terminie, które następnie zostają przekazane do Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Karnych skarbowych celem służbowego wykorzystania. 14

16 Zgłoszenie SD-Z1 Przyjęcie zgłoszenia następuje bezpośrednio na stanowisku w Samodzielnym Referacie Podatków Majątkowych i Opłat (zgłoszenia nadane pocztą przekazywane są do komórki ze stanowiska ekspedycji poczty). Następnie zgłoszenia przekazywane są do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, gdzie niezwłocznie wprowadzane są do systemu. Jeżeli podatnik nie figuruje w bazie Poltax, zgłoszenia zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatkowej w celu ich odnotowania. Odnotowane zgłoszenia zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, celem niezwłocznego ich wprowadzenia do systemu. Zgłoszenia wprowadzone są niezwłocznie do systemu komputerowego przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych. Wprowadzone do systemu zgłoszenia zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Podatków Majątkowych i Opłat, gdzie pracownicy dokonują weryfikacji pod kątem merytorycznym i rachunkowym. Zgłoszenia prawidłowe zostają przekazane do Biblioteki Akt, a w stosunku do zgłoszeń błędnych prowadzone są postępowania sprawdzające lub postępowania podatkowe. Zeznania podatkowe o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych SD-3 Przyjęcie zeznania następuje bezpośrednio na stanowisku w Samodzielnym Referacie Podatków Majątkowych i Opłat (zeznania nadane pocztą przekazywane są do komórki ze stanowiska ekspedycji poczty). Następnie zeznania przekazywane są do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, gdzie niezwłocznie wprowadzane są do systemu. Jeżeli podatnik nie figuruje w bazie Poltax, zeznania zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatkowej w celu ich odnotowania. Odnotowane zeznania zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, celem niezwłocznego ich wprowadzenia do systemu. Zeznania wprowadzone są niezwłocznie do systemu komputerowego przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych. Wprowadzone do systemu zgłoszenia zostają przekazane do Samodzielnego Referatu Podatków Majątkowych i Opłat, gdzie pracownicy dokonują weryfikacji pod kątem merytorycznym i rachunkowym, oraz przeprowadzają postępowanie podatkowe. Deklaracje i zeznania - podatek dochodowy od osób prawnych Po otrzymaniu wprowadzonych przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych paczek deklaracji, zeznań pracownik komórki wymiarowej sprawdza poprawność wprowadzonych dokumentów pod względem rachunkowym i merytorycznym, po sprawdzeniu zatwierdza. Proces zatwierdzania deklaracji/zeznań obejmuje kontrolę poprawności między dokumentami wprowadzonych zeznań/deklaracji według reguł: - dla deklaracji MZ 1, MW 1 - dla zeznań DZ 1, ZS 1 Po wykonaniu kontroli poprawności złożonych dokumentów, pracownik komórki wymiarowej tworzy rejestr przypisów/odpisów w formie wydruku komputerowego. Paczki zatwierdzonych deklaracji, pracownik wymiaru, łącznie z rejestrem niezwłocznie przekazuje do Działu Rachunkowości Podatkowej (za potwierdzeniem). Po zaksięgowaniu, komórka wymiarowa otrzymuje z działu Rachunkowości jedynie błędne deklaracje, które upoważniony pracownik 15

17 przekazuje na stanowiska, do wytypowanych pracowników w celu dokonania czynności sprawdzających. Pracownicy wymiaru dokonują czynności sprawdzających lub dokonują korekty z urzędu na zasadach określonych w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. Zatwierdzeniu i przekazaniu do Działu Rachunkowości Podatkowej nie podlegają zeznania z wykazaną do zwrotu nadpłatą zawierające błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki. Błędy w zeznaniach pracownik wymiaru wyjaśnia w ramach czynności sprawdzających z udziałem podatnika lub dokonuje korekty zeznania z urzędu w tym zakresie stosuje procedury zawarte w ustawie Ordynacja podatkowa. Skorygowane deklaracje/zeznania upoważniony pracownik wymiaru przekazuje do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, celem ich wprowadzenia, po uprzednim anulowaniu dokumentów pierwotnych. Dalsze działania komórki wymiarowej jak w przypadku deklaracji składanych po raz pierwszy. Paczki deklaracji poprawnych trafiają z Działu Rachunkowości Podatkowej do Biblioteki Akt. Informacje PIT-16A, PIT-19A Po otrzymaniu wprowadzonych przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych paczek informacji podlegają one zatwierdzeniu w systemie POLTAX przez pracowników komórki wymiarowej. Następnie informacje PIT-16A pracownik wymiaru zatwierdza w systemie JOKER, w którym tworzy miesięczne odpisy kwot odliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych przez podatników. Na podstawie informacji PIT-19A w systemie POLTAX pracownik wymiaru tworzy miesięczne odpisy kwot odliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych przez podatników. Następnie pracownicy wymiaru sporządzają rejestry w/w odpisów w formie wydruków komputerowych (w programach odpowiednio JOKER i POLTAX). Paczki z informacjami przekazują łącznie z rejestrem odpisów za potwierdzeniem do Działu Rachunkowości Podatkowej, poza informacjami błędnymi. Po zaksięgowaniu, komórka wymiarowa otrzymuje z Działu Rachunkowości Podatkowej zaksięgowane informacje PIT-16A wraz z rejestrem, PIT-19A Dział Rachunkowości Podatkowej przekazuje do Biblioteki Akt. Informacje błędne są poddawane czynnościom sprawdzającym. W przypadku złożenia korekt, upoważniony pracownik wymiaru anuluje pierwotne informacje i przekazuje do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, celem ich wprowadzenia. Informacje te otrzymuje ponownie komórka wymiarowa. Dalsze jej działania jak w przypadku informacji składanych po raz pierwszy. Zeznania i deklaracje roczne podatek dochodowy od osób fizycznych W zakresie obsługi zeznań rocznych dla podatku dochodowego od osób fizycznych pracownicy Działu Podatku Dochodowego stosują bezwzględnie corocznie wydawaną przez Naczelnika Urzędu Skarbowego na podstawie wytycznych Ministra Finansów, Instrukcję w sprawie obiegu dokumentów związanych z obsługą powszechnego podatku dochodowego od osób fizycznych. W zakresie deklaracji rocznych po otrzymaniu wprowadzonych przez Samodzielny Referat Wprowadzania Danych paczek deklaracji, pracownik komórki wymiarowej sprawdza poprawność wprowadzonych dokumentów pod względem rachunkowym i merytorycznym, po 16

18 sprawdzeniu zatwierdza. Następnie tworzy rejestr przypisów/odpisów w formie wydruku komputerowego. Paczki zatwierdzonych deklaracji, pracownik wymiaru, łącznie z rejestrem niezwłocznie przekazuje do Działu Rachunkowości Podatkowej (za potwierdzeniem). Po zaksięgowaniu, komórka wymiarowa otrzymuje z Działu Rachunkowości Podatkowej jedynie błędne deklaracje, które upoważniony pracownik przekazuje na stanowiska, do wytypowanych pracowników w celu dokonania czynności sprawdzających. Pracownicy wymiaru dokonują czynności sprawdzających lub dokonują korekty z urzędu na zasadach określonych w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. Skorygowane deklaracje roczne upoważniony pracownik wymiaru przekazuje do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych, celem ich wprowadzenia, po uprzednim anulowaniu dokumentów pierwotnych. Dalsze działania komórki wymiarowej jak w przypadku deklaracji składanych po raz pierwszy. Paczki deklaracji poprawnych trafiają z Działu Rachunkowości Podatkowej do Biblioteki Akt. Decyzje schemat obiegu 1. Przejęcie podań i wniosków przez komórki wymiarowe z sekretariatu za potwierdzeniem. 2. Prowadzenie postępowania wyjaśniającego i podatkowego w sprawach dotyczących wniosków i podań oraz w sprawach wszczętych z urzędu. 3. Opracowanie decyzji i przekazanie do wstępnej bądź ostatecznej akceptacji kierownikowi komórki organizacyjnej Urzędu (decyzje zastrzeżone wyższej aprobacie są przedkładane do podpisu Naczelnikowi Urzędu Skarbowego lub Zastępcom Naczelnika) w terminie umożliwiającym weryfikację i akceptację przedstawionych materiałów oraz załatwienie sprawy w ustawowych terminach. 4. Przekazanie oryginału decyzji do stanowiska ekspedycji poczty, a kopii (2 egz.) do komórek wymiarowych. 5. Wysyłka decyzji do adresata, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 6. Przyjęcie z Urzędu Pocztowego przez stanowisko ekspedycji poczty potwierdzeń doręczenia/odbioru przesyłek i przekazanie ich do komórek wymiarowych. 7. Ewidencja komputerowa wydanej decyzji przez komórkę wymiarową, niezwłocznie po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia jej odbioru. 8. Wprowadzenie przerw skutkujących nie naliczaniem odsetek. 9. Przekazanie przez komórkę wymiarową kopii decyzji po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru (zwrotka) do: - Działu Rachunkowości Podatkowej niezwłocznie po wprowadzeniu decyzji do systemu POLTAX jeden egzemplarz, - Biblioteki Akt drugi egzemplarz ze zwrotką - niezwłocznie, - akt sprawy (drugi egzemplarz ze zwrotką) - w przypadku decyzji wydawanych przez Wieloosobowe Stanowisko ds. Monitorowania Pomocy Publicznej niezwłocznie. 17

19 Dokumenty dotyczące art. 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych schemat obiegu Selekcja danych wpływających do tut. Urzędu o przeprowadzonych transakcjach, akty notarialne oraz dane z ewidencji pojazdów, następuje w głównej mierze za pomocą narzędzi informatycznych (aplikacja CZM). Dział Podatku Dochodowego, na podstawie dostępnych informacji dokonuje analizy poniesionych przez podatników wydatków pod kątem ich pokrycia finansowego w źródłach przychodów zgodnie z Instrukcją w sprawie ustalania zasad i podejmowania działań (...) stanowiącą załączniki do Zarządzenia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach nr 3/2007 z dnia r. Dokumenty dotyczące art. 28 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu przed r. Po otrzymaniu z sekretariatu oświadczeń podatników i deklaracji PIT-23 pracownik wymiaru sprawdza ich poprawność pod względem rachunkowym i merytorycznym. W przypadku poprawnych dokumentów na deklaracjach odnotowuje datę złożenia oświadczenia, natomiast na oświadczeniach: - datę złożenia deklaracji, - datę zbycia, - wartość przychodu, - koszty zbycia, - podatek należny, - nr aktu notarialnego. Oświadczenia, pracownik wymiaru ewidencjonuje wg daty wpływu w rejestrach i nadaje im numer kolejny, deklaracje po ich sprawdzeniu pod względem rachunkowym i merytorycznym przekazuje do Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych celem rejestracji oraz wprowadzenia danych szczegółowych. Po otrzymaniu deklaracji z Samodzielnego Referatu Wprowadzania Danych (deklaracji, które wcześniej były sprawdzane w komórce wymiarowej, oraz deklaracji, które wpłynęły z pominięciem komórki wymiarowej dot. deklaracji bez oświadczeń), upoważniony pracownik wymiaru zatwierdza, następnie tworzy rejestr przypisów w formie wydruku komputerowego. Paczki z deklaracjami poprawnymi przekazuje do Działu Rachunkowości Podatkowej. Po zaksięgowaniu przez Dział Rachunkowości Podatkowej paczki deklaracji wraz z rejestrami przypisów przekazywane są z powrotem do komórki wymiarowej, gdzie są archiwizowane. W przypadku deklaracji błędnych wyznaczeni pracownicy komórki wymiarowej wzywają podatnika do czynności sprawdzających w celu sporządzenia korekty, bądź dokonują korekty z urzędu. Po skorygowaniu deklaracji, pracownik wymiaru wdraża obieg dokumentów jak w przypadku deklaracji poprawnych. Dalsze postępowanie z oświadczeniami i deklaracjami, zgodne z zarządzeniem wewnętrznym Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach nr 7/2006 w sprawie ustalania trybu postępowania w zakresie sprawdzania oświadczeń składanych przez podatników. Oświadczenia, deklaracje złożone niezgodnie z właściwością miejscową przekazywane są do organów właściwych wraz z pismem przewodnim. Kserokopie wysyłanych dokumentów są archiwizowane, wraz z kopią pisma przewodniego, które zostaje zarejestrowane w ewidencji przekazanych spraw do innych urzędów skarbowych. 18

20 Zwrot podatku VAT na niektóre materiały budowlane Przyjmowanie wniosków odbywa się: w drodze obsługi bezpośredniej w Sali obsługi podatnika w drodze obsługi bezpośredniej w Punkcie Obsługi Podatników w Bieruniu, w ramach przyjęć przesyłek pocztowych. Formalną kontrolę wniosków VZM dokonują pracownicy komórek prowadzący obsługę stanowisk informacyjnych w Sali obsługi podatnika tj. PD, PP, KAO oraz pracownicy PP i PD pełniący dyżury w POP w Bieruniu. Przyjęte wnioski VZM wraz z załącznikami pracownicy komórki KAO przekazują do działu PD. Następnie wytypowany pracownik sporządza wykaz złożonych wniosków VZM i przekazuje go do Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników celem otwarcia obowiązków podatkowych bądź odnotowania w bazie POLTAX. Po wykonaniu czynności formalnej kontroli wniosku i otwarciu obowiązku pracownik PD dokonuje rejestracji wniosku i wprowadza dane szczegółowe do systemu POLTAX. Po upływie danego miesiąca, wyznaczony pracownik PD dokonuje podziału wniosków VZM na poszczególne komórki organizacyjne. Pracownicy komórek organizacyjnych dokonują czynności sprawdzających, następnie do prawidłowo sporządzonego wniosku przygotowują analizę i przekazują do wstępnej akceptacji do koordynatora nadzorującego zwrot podatku VAT na niektóre materiały budowlane. Po ostatecznej aprobacie przez Zastępcę Naczelnika Urzędu Skarbowego wytypowani w poszczególnych komórkach organizacyjnych pracownicy sporządzają rejestry odpisu i po zaakceptowaniu przez kierowników przekazują na bieżąco, za potwierdzeniem do RP wraz z jednym egzemplarzem sporządzonej do wniosku analizy. Drugi egzemplarz analizy wraz z aktami pracownik prowadzący sprawę przekazuje bez zbędnej zwłoki do Biblioteki akt. Zgłoszenie o rozpoczęciu działalności gospodarczej, zmianach w wyborze formy opodatkowania, likwidacji działalności gospodarczej w podatku dochodowym od osób fizycznych 1. Wytypowani pracownicy Działu Podatku Dochodowego przyjmują ze stanowiska obsługi podatników zawiadomienia o wyborze formy opodatkowania, zmianach w wyborze formy opodatkowania PIT, PPL, PPE. 2. Następnie dokonują formalnej i merytorycznej weryfikacji otrzymanych zawiadomień. 3. Fakt przeprowadzenia weryfikacji potwierdzają podpisem i datą na zawiadomieniu. 4. Zweryfikowane zawiadomienia pracownicy wymiaru przekazują (za potwierdzeniem) do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników celem otwarcia bądź zmiany obowiązków w podatku PIT, PPL, PPE. 5. Wytypowani pracownicy Działu Podatku Dochodowego przyjmują od Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Informatyki miesięczne raporty o zgłoszonych likwidacjach 19

21 działalności gospodarczej przez osoby fizyczne. 6. Następnie dokonują weryfikacji otrzymanych raportów, co potwierdzają podpisem i datą dokonanych czynności. Zweryfikowane raporty o zgłoszonej likwidacji działalności gospodarczej pracownicy wymiaru przekazują (za potwierdzeniem) do Samodzielnego Referatu Ewidencji i Identyfikacji Podatników w celu zamknięcia obowiązków w podatku PIT, PPL, PPE. X. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Monitoringu Pomocy Publicznej 1. Przyjmowanie wniosków o zastosowanie ulg podatkowych w spłacie należnych podatków (umorzenie, odroczenie, rozłożenie na raty) oraz innej korespondencji z sekretariatu za potwierdzeniem. 2. Rejestracja wpływu wniosków o ulgi podatkowe (oraz pozostałej korespondencji) w rejestrach prowadzonych na Wieloosobowym Stanowisku Pracy ds. Monitorowania Pomocy Publicznej z uwzględnieniem tytułu podatkowego i kategorii wnioskowanej ulgi. 3. Przydzielenie pracownikom stanowiska wniosków o zastosowanie ulg celem ich merytorycznego rozpoznania. 4. Prowadzenie postępowań wyjaśniających i podatkowych w sprawach dotyczących wniosków oraz w sprawach wszczętych z urzędu w temacie zastosowania ulgowych form uregulowania należnych zobowiązań podatkowych. 5. Opracowanie projektów decyzji i przekazanie celem akceptacji do Naczelnika Urzędu Skarbowego względnie jego Zastępcy. 6. Przekazanie oryginałów decyzji poprzez sekretariat do Naczelnika Urzędu Skarbowego względnie jego Zastępcy celem ich podpisania. 7. Odnotowanie w prowadzonych rejestrach daty i sposobu załatwienia poszczególnych spraw z wniosków podatników. 8. Wysłanie oryginału decyzji do adresata przez stanowisko ekspedycji poczty. 9. Przyjęcie z ze stanowiska ekspedycji poczty potwierdzenia doręczenia decyzji ulgowych. 10. Ewidencja komputerowa wydanych decyzji: - odmawiających przyznania ulgi: w terminie 10 dni od otrzymania potwierdzenia odbioru decyzji, - przyznających ulgę: niezwłocznie - nie później niż do końca m-ca, w którym została wydana decyzja. 11. Przekazanie kopii decyzji do Działu Rachunkowości Podatkowej - odmawiających przyznania ulgi: w terminie 10 dni od otrzymania potwierdzenia odbioru decyzji, - przyznających ulgę: niezwłocznie - nie później niż do końca m-ca, w którym została wydana decyzja wraz z rejestrem przypisów/odpisów. 12. Prowadzenie zbiorów wydanych decyzji ulgowych. 13. Ewidencja komputerowa - przerw w naliczaniu odsetek za zwłokę, - przerw dot. przerwania biegu przedawnienia zaległości podatkowych wskutek wydania przez Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Monitorowania Pomocy Publicznej decyzji. 14. Wydawanie zaświadczeń o udzielonej pomocy de minimus. 20

22 15. Prowadzenie zbioru wydanych zaświadczeń o pomocy de minimis. 16. Opracowanie sprawozdań do zażaleń i odwołań. 17. Ewidencja wydanych decyzji pomocowych (pozytywnych) dla celów sprawozdawczych. 18. Monitoring udzielonej pomocy publicznej. XI. Dział Rachunkowości Podatkowej 1. Przyjmowanie pism z sekretariatu za potwierdzeniem. 2. Obsługa dokumentów dołączonych do wyciągów bankowych: - przekazanie kierownikowi Referatu ds. Wstępnej Obsługi Dokumentów i Wydawania Zaświadczeń lub upoważnionej osobie wyciągów bankowych wydrukowanych z systemu Videotel w dniu ich otrzymania, - przeprowadzanie kontroli merytorycznej dokumentów bankowych przez kierownika bądź inną osobę upoważnioną najpóźniej następnego dnia po ich otrzymaniu, - wprowadzanie danych zbiorczych z wyciągu do systemu POLTAX-2B a następnie wprowadzanie dokumentów bankowych do systemu - niezwłocznie, zaś w okresach nasilenia ilości otrzymanych dokumentów do 5 dni roboczych, - wprowadzanie na konto Wpływy do wyjaśnienia dokumentów bankowych wymagających wyjaśnienia oraz wpłat na poczet zaległości podatkowych dokonywanych w kasie Urzędu przez poborców skarbowych, - uzgadnianie wyciągu bankowego przez kierownika lub upoważnioną osobę następuje bezpośrednio po wprowadzeniu dokumentów z wyciągu, - przekazanie listy dokumentów wraz z dowodami bankowymi do kierownika referatu ds. wstępnej obsługi dokumentów i wydawania zaświadczeń w celu bieżącego zaksięgowania na kartach kontowych podatników w dniu uzgodnienia wyciągu bankowego. 3. Obsługa dokumentów dotyczących wpłat i zwrotów w kasie Urzędu Skarbowego: - dokonywanie wpłat należności przez podatników w kasie Urzędu na podstawie komputerowego kwitu kasowego wystawionego przez likwidatora, - sporządzanie przez kasjera raportu kasowego po uzgodnieniu kasy z dowodów wpłaty KP, oraz dowodów wypłaty KW tego samego dnia, - drukowanie zaświadczeń o dokonaniu wpłaty na wniosek podatnika (w przypadku zagubienia lub zniszczenia wydanego mu kwitu), - dokonywanie zwrotu nadpłaty gotówką z kasy urzędu skarbowego na podstawie dowodu wypłaty (oryginał i kopia) wystawionego w systemie komputerowym przez likwidatora oraz polecenia dokonania zwrotu nadpłaty z kasy Urzędu Skarbowego, zatwierdzonego przez Głównego Księgowego i Naczelnika Urzędu Skarbowego 4. Obsługa dokumentów otrzymanych z komórek wymiarowych: - po otrzymaniu rejestru przypisów i odpisów wraz z dokumentami źródłowymi w referacie ds. wstępnej obsługi dokumentów i wydawania zaświadczeń dokonywana jest ich weryfikacja - niezwłocznie, zaś w okresach nasilenia ilości otrzymanych dokumentów do 5 dni roboczych, - rejestr przypisów i odpisów zatwierdzany jest bezzwłocznie w POLTAX i POLTAX-2B przez wyznaczonego pracownika rachunkowości podatkowej, 21