ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POKL/LAUREN/2011 z dnia

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POKL/LAUREN/2011 z dnia Mając na uwadze zachowanie zasad konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w postępowaniu prowadzonym w ramach projektu nr WND-POKL /11pt. Nowe umiejętności nowe możliwości w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet VIII Regionalne Kadry Gospodarki, Poddziałanie Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego, zapraszamy do złożenia oferty na usługę świadczenia usług księgowych obejmujących pełną ewidencję finansowo księgową projektu w okresie jego realizacji tj. od 3 stycznia 2012 do 31 grudnia 2013 Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2007r. nr 233, poz z późo. zm.). Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi w niniejszym zapytaniu kryteriami oceny. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Niniejsze zapytanie zostało wysłane do trzech potencjalnych Wykonawców oraz zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego oraz umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego 1

2 1. ZAMAWIAJĄCY Lauren Peso Polska S.A. ul. Dąbrowskiego Chorzów NIP REGON KRS OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ WIELKOŚCI ZAMÓWIENIA Z PODANIEM INFORMACJI O MOŻLIWOŚCI SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH Nazwa i kod przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) Kod CPV Nazwa przedmiotu zamówienia wg CPV Usługi księgowe Zadanie Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych obejmujących pełną ewidencję finansowo księgową projektu polegającą na : - ewidencjonowaniu dokumentów księgowych związanych z realizacja projektu - przygotowanie opisów dokumentów projektu - przygotowanie pomocniczego zestawienia finansowego - przygotowanie treści umów z podwykonawcami - przygotowanie treści umów z pracownikami - przygotowanie treści umów z e zleceniobiorcami - sporządzanie protokołów odbioru usług w oparciu o ewidencję czasu pracy - weryfikowanie rachunków od umów zleceń - utrzymywanie kontaktów z kontrahentami i podwykonawcami w celu wyjaśniania powstałych wątpliwości - prowadzenie korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym - uzyskiwanie od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego wszelkich niezbędnych zaświadczeń 2

3 - przygotowywanie zmian do wniosku o dofinansowanie od strony finansowej, na podstawie otrzymanych danych - współdziałanie w zakresie monitorowania rozliczeń prowadzonych projektów - prowadzenie rozliczeń w zakresie podatku dochodowego i innych wymaganych umową o realizację projektu - udzielanie Zleceniodawcy informacji dotyczących spraw związanych z prowadzonym projektem tj. terminy, sposób sporządzania oraz rodzaj przedkładanych dokumentów dodatkowych - obsługa płac polegająca na sporządzaniu list płac, kart wynagrodzeń (przychodów) pracowników oraz ewidencji zatrudnienia. - sporządzanie deklaracji podatkowych za płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych (deklaracja na pobrane zaliczki PIT-4, informacja o pobranych zaliczkach PIT-11). - sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS za ubezpieczonych. wykonujących prace w projekcie - udzielanie Zleceniodawcy informacji dotyczących spraw związanych z prowadzoną dokumentacją kadrowo płacową. - reprezentacja przed organami kontrolnymi (ZUS, US,PIP) 3. Cele projektu, uczestnicy i ich status, formy wsparcia dla uczestników projektu Cele projektu Dopasowanie kwalifikacji i uprawnień zawodowych minimum 540 pracowników pracodawców przechodzących procesy adaptacyjne i modernizacyjne do potrzeb regionalnej gosp.,od 02.I do 31.XII.2013 Cele szczegółowe Określenie ścieżki zawodowej dla 100% uczestników w okresie 2 miesięcy od przystąpienia. do projektu Do 31XII 2013r. minimum 540 uczestników nabędzie nowe kwalifikacje i/ lub uprawnienia zgodne z potrzebami regionalnej gospodarki Uczestnicy: Grupę docelową stanowi 600 (w tym minimum 200kobiet) pracowników pracodawców przechodzących procesy adaptacyjne i modernizacyjne firm posiadających jednostkę organizacyjną na terenie województwa śląskiego (pracownicy pracujący lub zamieszkujący w województwie śląskim). Status uczestników 420 pracowników ( w tym minimum 160 kobiet) zatrudnieniowych w 240 mikroprzedsiębiorstwach 3

4 60 pracowników ( w tym minimum 20 kobiet) zatrudnionych w 12 małych przedsiębiorstwach 20 pracowników ( w tym minimum 7 kobiet) zatrudnionych w 2 średnich przedsiębiorstwach 40 pracowników ( w tym minimum 13 kobiet) zatrudnionych w 1 dużym przedsiębiorstwie Formy wsparcia dla uczestników projektu 1. Obsługa wózków jezdniowych z wymianą butli gazowych 20 grup szkoleniowych po 10 osób 2. Obsługa suwnic sterowanych z kabiny oraz suwnic hakowych ogólnego przeznaczenia sterowanych z poziomu roboczego, w tym bezprzewodowo oraz cięgników 2 grupy szkoleniowe po 10 osób (20 miejsc szkoleniowych) 3. Obsługa żurawi samojezdnych 2 grupy szkoleniowe po 10 osób (20 miejsc szkoleniowych) 4. Obsługa podestów ruchomych przejezdnych: wolnobieżnych i przewoźnych, samojezdnych 2 grupy szkoleniowe po 10 osób (20 miejsc szkoleniowych) 5. Szkolenie dla zajmujących się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci energetycznych wytwarzających, przetwarzających, przesyłających i zużywających energię elektryczną (SEP- G1) 26 grup szkoleniowych po 10 osób (260 miejsc szkoleniowych) 6. ECDL -Advance 4 moduły - Moduł 1 Edytor tekstu 20 grup szkoleniowych po 10 osób (200 miejsc szkoleniowych) - Moduł 2 Arkusz kalkulacyjny 20 grup szkoleniowych po 10 osób (200 miejsc szkoleniowych) - Moduł 3 Planowanie i projektowanie zaawansowanych prezentacji 12 grup szkoleniowych po 10 osób (120 miejsc szkoleniowych) - Moduł 4 Zaawansowane projektowanie baz danych 3 grupy szkoleniowe po 10 osób (30 miejsc szkoleniowych) 7. Szkolenia językowe (język biznesu) angielski lub niemiecki 40 grup szkoleniowych po 8osób (320 miejsc szkoleniowych) 8. Profesjonalna sprzedaż i obsługa klienta 20 grup szkoleniowych po 10 osób (200 miejsc szkoleniowych) 4

5 9. Koordynator magazynu i spedycji 6 grup szkoleniowych po 10 osób (60 miejsc szkoleniowych) 10. Podstawy księgowości 7 grup szkoleniowych po 10 osób (70 miejsc szkoleniowych) 11. Kadry i płace 5 grup szkoleniowych po 10 osób (50 miejsc szkoleniowych) Ogółem miejsc szkoleniowych na kursach: 1770 Minimum 1593 (czyli 90% ) wydanych zaświadczeń o ukończeniu kursów Razem: 185 grup szkoleniowych Razem godzin zajęć na wszystkich kursach OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Do udziału w postępowaniu dopuszczeni są wykonawcy, którzy spełniają łącznie wszystkie następujące warunki: a. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a w szczególności: - posiadają odpowiednią wiedzę w aspekcie finansowego rozliczania projektów szkoleniowych POKL współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego - dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia c. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY 1. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej. 5

6 2. Oferty można składać do dnia do godz w Biurze LAUREN PESO POLSKA S.A., ul. Dąbrowskiego 48, Chorzów lub pocztą, kurierem lub osobiście w godzinach od do (decyduje data i godzina wpływu oferty do Biura) na adres Lauren Peso Polska S.A. ul. Dąbrowskiego 48, Chorzów 3. Oferty złożone po terminie nie będą podlegać ocenie. Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę i godzinę jej wpływu do Biura Lauren Peso Polska S.A. 4. Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić napis Oferta na świadczenie usług księgowych obejmujących pełną ewidencję finansowo księgową projektu Projekt Nowe umiejętności nowe możliwości - Nie otwierać przed przed godziną Koperta powinna zawierać pieczęć Wykonawcy. 6. Nie dopuszcza się złożenia oferty w formie a lub faksem. 7. Do oferty cenowej za usługi księgowo-finansowe określonej w kwocie brutto za okres jednego miesiąca, należy załączyć kopię licencji Ministra Finansów RP na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych 8. Oferta musi zawierać podpis/-y osoby/-ób uprawnionej/-ych do występowania w imieniu Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeśli osoba/-y podpisująca/-e dokumenty działa/-ją na podstawie pełnomocnictwa, musi ono w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem 9. Nieprzedłożenie kompletu dokumentów będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Dokumenty, których żąda Zamawiający, muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii. W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis). Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde 6

7 przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, etc. powinny być parafowane przez Wykonawcę. 10. Zamawiający ma prawo odrzucić oferty o wartości niewspółmiernie niskiej w stosunku do średnich cen za tego typu usługi. 11. Zamawiający ma prawo odrzucić oferty, której łączna cena przekracza wartość przeznaczoną w budżecie projektu na wykonanie zadania. 12. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 7

8 13. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o następującej treści: Niniejszym oświadczam, iż.. (nazwa wykonawcy usługi) nie jest powiązana z Lauren Peso Polska S.A. osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumiemy wzajemne powiązania między Lauren Peso Polska S.A. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Lauren Peso Polska S.A. lub osobami wykonującymi w imieniu Lauren Peso Polska S.A. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli 6. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cenę oferty należy podać w kwocie brutto miesięcznie uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. 2. Cena brutto oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN), w złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 3. Cena brutto miesięczna określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres obowiązywania umowy i nie może wzrosnąć. 4. Ocenie podlegać będzie cena brutto oferty. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 8

9 6. Wykonawca określi cenę łączną na wszystkie elementy niezbędne do zrealizowania zamówienia, 7. Wykonawca musi uwzględnić wszystkie podatki, w tym podatek od wartości dodanej (VAT), cła i inne koszty, które będą przez niego opłacone w ramach umowy i powinny być one doliczone do stawek, cen i ceny ostatecznej ustalonej przez Wykonawcę w ofercie. 8. Należy przewidzieć cały przebieg usługi, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji Wykonawca winien uwzględnić w zaproponowanej cenie. 9. Przewiduje się, że płatności za wykonanie przedmiotu zamówienia odbywać się będą po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego na podstawie przedłożonej faktury. Jednocześnie Wykonawca akceptuje, że terminowa zapłata za usługę uzależniona jest od posiadania przez Zamawiającego środków finansowych na wyodrębnionym rachunku bankowym projektu, pochodzących z dotacji na realizację projektu. W związku z tym Wykonawca oświadcza, że w przypadku opóźnień związanych z zapłatą za zrealizowane usługi nie będzie wysuwał z tego tytułu żadnych roszczeń. 10. Wykonawca zapewnia, że cena podana w ofercie nie ulegnie zmianie przez okres ważności oferty (związania) oraz okres realizacji (wykonania) zamówienia. 11. Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium. 12. Termin związania ofertą upływa w ciągu 30 dni roboczych od upływu terminu składania oferty. 9

10 7. OPIS KRYTERIUM, KTÓRYM ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria: cena miesięcznej obsługi księgowej projektu (brutto) 100% Cena usług księgowych obejmujących pełną ewidencję finansowo księgową projektu (100%) Wykonawca zobowiązany jest podać miesięczną cenę brutto całościową za usługę będącą przedmiotem zamówienia 2. Wybór oferty dokonany będzie przez Komisję złożoną z 3 członków. 3. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taką samą cenę, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. 4. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta uzyska najniższą cenę brutto. 8. INFORMACJE DODATKOWE 1. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące niniejszego zapytania przekazywane będą telefonicznie. 2. Zamawiający dokona badania i oceny złożonych ofert w terminie maksymalnie 7 dni roboczych od upływu terminu składania ofert. 3. Zamawiający zawrze umowę na wykonanie zamówienia w terminie 14 dni roboczych od dnia dokonania wyboru oferty, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty lub od zawarcia umowy z istotnych przyczyn. 10

11 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo możliwości do żądania od Wykonawcy dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w przedłożonej ofercie, w tym dokumentów finansowych. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć te dokumenty do siedziby Zamawiającego w ciągu 72 godzin od momentu otrzymania prośby o dostarczenie dokumentów. 6. Wybór Wykonawcy nastąpi z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania ubiegających się o zamówienia. 7. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie udokumentowany protokołem, do którego zostaną dołączone złożone oferty. 8. Niniejsze zapytanie jest opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego oraz zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 9. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Kamil Kita lub biuro@laurenpeso.pl. 11