z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie zasad finansowania działalności doktorantów w ramach Funduszu Ruchu Doktoranckiego

Transkrypt

1 REKTOR SZKOŁY GŁÓWNEJ HANDLOWEJ w Warszawie ADOIL ZARZĄDZENIE NR 10 z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie zasad finansowania działalności doktorantów w ramach Funduszu Ruchu Doktoranckiego Na podstawie 56 ust 1 statutu SGH zarządza się, co następuje: 1 Postanowienia wstępne W planie rzeczowo-finansowym Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, zwanej dalej Uczelnią, na dany rok wydziela się Fundusz Ruchu Doktoranckiego, z którego finansowana jest, zgodna z celami Uczelni kulturalna i sportowa działalność prowadzona przez doktorantów, współpraca środowiska doktorantów oraz funkcjonowanie Samorządu Doktorantów SGH, zwanego dalej Samorządem Fundusz Ruchu Doktoranckiego, zwany dalej FRD, dzieli się na cztery filary: 1) I filar przeznaczony jest na finansowanie działalności statutowej Samorządu; 2) II filar przeznaczony jest na finansowanie współpracy środowiska doktorantów z organizacjami zewnętrznymi; 3) III filar przeznaczony jest na finansowanie integracji wewnętrznej środowiska doktorantów zmierzającej do podjęcia nowych inicjatyw; 4) IV filar stanowi rezerwa, która wynosi nie więcej niż 5% FRD. 2. Dysponentem FRD jest Zarząd Samorządu Doktorantów zwany dalej Zarządem. 3. FRD nie jest funduszem w rozumieniu art. 101 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 poz. 572, z późń. zm. ), zwanej dalej Ustawą. 1

2 4. Ze środków FRD nie mogą być finansowane wynagrodzenia związane z jakąkolwiek formą zatrudnienia, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej. 3 Kanclerz uwzględnia w projekcie planu rzeczowo-finansowego SGH wysokość FRD w porozumieniu z Zarządem. 4 Przepisy ogólne 1. Samorząd działa na podstawie Ustawy i Regulaminu Samorządu Doktorantów SGH. 2. Podstawowa działalność statutowa Samorządu finansowana jest z I filaru FRD. 3. Finansowaniu z I i II filaru FRD podlegają realizowane przez Samorząd projekty mające na celu: 1) współpracę środowiska z organizacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi; 2) reprezentowanie interesów doktorantów na forum uczelnianym; 3) wymianę najlepszych praktyk w ramach współpracy międzynarodowej; 4) wypracowanie wspólnych rozwiązań wobec wyzwań Uczelni; 5) rozwój kompetencji środowiska doktorantów; 6) informowanie doktorantów o sytuacji i wydarzeniach w SGH. 4. Z filaru III FRD mogą być finansowane projekty o charakterze warsztatowym oraz nowe inicjatywy pogłębiające integrację doktorantów. 5. Projekt polega na organizacji wydarzenia sportowego, kulturalnego lub warsztatu. Projekt może mieć charakter mieszany. 6. O przyznanie dofinansowania projektu może ubiegać się wyłącznie doktorant SGH (uczestnik studiów doktoranckich). 7. Jeden projekt może otrzymać jedno dofinansowanie (bez względu na liczbę organizatorów). 5 Zasady dofinansowania projektu 1. Przyznane dofinansowanie projektu może pokryć nie więcej niż 90% całkowitych kosztów projektu. 2

3 2. Przez dofinansowanie projektu rozumie się środki pieniężne przeznaczone na jego realizację. 3. Przystąpienie do realizacji projektu wymaga zgłoszenia projektu akademickiego doktorantów (ZPAD) za pomocą formularza elektronicznego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia oraz zgody właściwego prorektora. 4. W ZPAD organizator jest zobowiązany podać wszelkie wymagane informacje dotyczące m.in. nazwy, celu i terminu projektu, organizatora, sponsorów, zaproszonych gości. 5. Wniosek musi posiadać preliminarz wpływów i wydatków, dane kontaktowe wnioskodawcy oraz uzasadnienie merytoryczne celowości projektu. 6. Projekt może być współorganizowany z podmiotem zewnętrznym, zwanym dalej współorganizatorem. W takim przypadku formularz wniosku powinien być uzupełniony o: 1) informację o współorganizatorze określającą rolę, jaką będzie on pełnił w trakcie realizowania projektu oraz dane identyfikacyjne podmiotów zewnętrznych (NIP, REGON lub PESEL); 2) informację na temat udziału współorganizatora w finansowaniu projektu; 3) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe koordynatora projektu (koordynatorem może być wyłącznie doktorant SGH). 7. ZPAD składa się przed terminem rozpoczęcia realizacji projektu: 1) co najmniej 3 dni robocze wcześniej, w przypadku gdy ZPAD dotyczy wyłącznie kwestii rezerwacji sali lub auli; 2) co najmniej 6 dni roboczych wcześniej, w przypadku gdy ZPAD dotyczy również innych kwestii, poza rezerwacją sali lub auli. 8. Zmiany w zaakceptowanym projekcie należy dokonać za pomocą formularza zmian lub korekty kosztorysu, dostępnych w formie elektronicznej w ZPAD. 9. Właściwy prorektor nie wyraża zgody na realizację projektu w sytuacji gdy: 1) realizacja projektu jest niezgodna z powszechnie obowiązującym prawem, statutem SGH, normami wewnętrznymi SGH lub niniejszym zarządzeniem; 2) realizacja projektu narusza dobre imię lub interes SGH; 3) projekt jest niezgodny z misją i celami Samorządu; 4) ZPAD został złożony z naruszeniem terminów określonych w ust Doktorant może otrzymać dofinansowanie nie częściej niż dwa razy w ciągu 12 miesięcy. 3

4 11. Wniosek doktoranta, który w okresie 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku nie otrzymał dofinansowania, ma pierwszeństwo przed wnioskiem doktoranta, którego wniosek jest drugim wnioskiem w okresie 12 miesięcy. 12. Struktura wydatków Projektu nie może przewidywać wynagrodzenia dla doktoranta. 13. Niewykorzystane w danym roku środki z FRD powracają do budżetu Uczelni. 14. Przed dokonaniem jakichkolwiek zamówień (zleceń, zakupów) towarów i usług koniecznych do realizacji projektu niezbędne jest złożenie wniosku w Workflow dotyczącego zamówień oraz udzielania zamówień publicznych w SGH, zgodnego z zarządzeniem Rektora. 15. Na wniosek doktoranta (koordynatora projektu) lub Zarządu (osoba wyznaczona przez przewodniczącego Samorządu) zgłoszonego co najmniej 6 dni roboczych przed realizacją projektu, upoważniony pracownik Działu Rekrutacji i Organizacji Dydaktyki (DRIOD) składa wniosek, o którym mowa w ust Wszyscy doktoranci korzystający ze środków Uczelni i pozyskujący w ramach swoich inicjatyw przychody dla Uczelni są zobowiązani do przestrzegania regulacji w zakresie prawa zamówień publicznych oraz innych właściwych przepisów wewnętrznych Uczelni. 17. Doktorant nie może zaciągać zobowiązań w imieniu Uczelni, w tym zawierać umów i porozumień. Za zgodą właściwego prorektora zobowiązanie może zaciągnąć upoważniony pracownik DRIOD. 6 Postępowanie w sprawie przyznania dofinansowania Projektu 1. Przyjmowanie wniosków o dofinansowanie odbywa się w drodze naboru ogłaszanego publicznie na stronie internetowej SGH (w profilu doktorant ) zwanego dalej Naborem i poprzez wiadomości przesyłane przez Zarząd na adres doktorantów w domenie SGH. 2. Zarząd ogłasza Nabór jeden raz w roku akademickim nie później niż do 15 października danego roku akademickiego. 3. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1 i 2, określa wiążący termin składania Wniosków oraz inne niezbędne informacje dla potencjalnych wnioskodawców. 4

5 4. Dopuszczane do rozpatrzenia są wnioski spełniające łącznie poniższe warunki: 1) spełniają wymagania formalne określone w niniejszym zarządzeniu; 2) są złożone na prawidłowych formularzach wraz z kompletnymi załącznikami; 3) zawierają prawdziwe informacje. 5. Niespełnienie wymagań określonych w ust. 4 skutkuje odrzuceniem wniosku z powodów formalnych. 6. Oceny wniosków dokonuje Zarząd, biorąc pod uwagę spełnienie wymagań formalnych oraz uzasadnienie merytoryczne. Ocena jest dokonywana w ciągu 7 dni od upływu ostatecznego terminu składania Wniosków. 7. Wnioski oceniane są ze względu na poniższe kryteria: 1) cele i oczekiwane rezultaty Projektu; 2) poziom merytoryczny Projektu; 3) liczbę beneficjentów Projektu; 4) wpływ na kształtowanie rozwoju dobrych praktyk; 5) doświadczenie osób zaangażowanych w realizację projektu; 6) dofinansowanie zewnętrzne. 8. Wagi poszczególnych kryteriów wyszczególniono w Karcie Oceny Projektu, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 9. Zarząd na podstawie Karty Oceny Projektu sporządza listę rankingową Projektów. 10. Ocena punktowa projektów dokonywana jest większością głosów. W przypadku równowagi głosów decydujący głos ma przewodniczący Samorządu. 11. Najpóźniej 15 listopada danego roku kalendarzowego właściwy prorektor, w porozumieniu z Zarządem, zatwierdza listę rankingową Projektów oraz wstępny preliminarz ich wydatków. 12. Zatwierdzona merytorycznie przez właściwego prorektora lista rankingowa projektów wraz ze wstępnym preliminarzem przekazywana jest kanclerzowi do akceptacji wysokości dofinansowania. Ocena kanclerza dotyczy kwestii finansowych. 13. Decyzje w sprawie przyznania dofinansowania Projektu podejmowane są w ciągu 90 dni od dnia zakończenia Naboru. 14. Przed podjęciem decyzji w sprawie przyznania dofinansowania Projektu Zarząd może zwrócić Wniosek do poprawy. Poprawiona może być także wnioskowana kwota dofinansowania. Wnioskodawca zobowiązany jest do poprawy wniosku w terminie 2 dni od daty jego otrzymania. 5

6 15. Postępowanie w sprawie przyznania dofinansowania Projektu może zostać zawieszone w każdym czasie ze względu na wyczerpanie środków, o których mowa w Członek Zarządu nie bierze udziału w rozpatrywaniu złożonego przez siebie Wniosku. 17. Nadzór nad postępowaniem w sprawie przyznania dofinansowania Projektu sprawuje właściwy prorektor Kanclerz, w porozumieniu z właściwym prorektorem i Zarządem ustala w terminie do 30 listopada danego roku wstępną wartość preliminarza wydatków na kolejny rok kalendarzowy, w celu włączenia go do projektu planu rzeczowo-finansowego Uczelni. Wysokość preliminarza jest ustalana na podstawie wniosków zaakceptowanych w trakcie naboru, o którym mowa w Po zatwierdzeniu przez Senat SGH planu rzeczowo-finansowego Uczelni kanclerz informuje Zarząd o ostatecznej wysokości preliminarza wydatków na dany rok kalendarzowy. 8 Ogłoszenie wyników Naboru 1. Decyzja w sprawie przyznania dofinansowania Projektu przesyłana jest na kontaktowy adres doktoranta w domenie SGH podany we Wniosku oraz do Działu Rekrutacji i Organizacji Dydaktyki na adres driod@sgh.waw.pl. 2. Karty Oceny Projektów wraz z przyznaną liczbą punktów, listą rankingową Projektów i listą zaakceptowanych Projektów wraz z przyznaną kwotą dofinansowania są dostępne dla wszystkich doktorantów na stronie internetowej SGH (w profilu doktorant ). Zarząd zamieszcza te informacje niezwłocznie po przesłaniu decyzji doktorantom. 9 Postępowanie odwoławcze 1. Doktorant, któremu odmówiono przyznania dofinansowania ma prawo do złożenia odwołania do Rektora w ciągu 14 dni od daty otrzymania decyzji. 6

7 2. Odwołanie musi zawierać opinię Rady Samorządu Doktorantów, zwanej dalej Radą. 3. Rada ponownie ocenia spełnienie warunków formalnych i merytorycznych Wniosku. 4. Rektor w ciągu 21 dni od wniesienia odwołania wydaje decyzję, w której: 1) utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję Zarządu albo 2) uchyla zaskarżoną decyzję Zarządu i orzeka o przyznaniu dofinansowania w ustalonej przez siebie kwocie, pokrywanej z dostępnej rezerwy IV filaru. 5. Zarząd doręcza decyzję na adres w domenie SGH doktoranta podany we Wniosku. Pozytywne decyzje Zarząd przesyła również do DRIOD na adres driod@sgh.waw.pl. 10 Zasady rozliczenia dofinansowania Projektu 1. Płatności wobec dostawców towarów i usług realizowane są przez Uczelnię przelewem na konto dostawcy po otrzymaniu faktury. W wyjątkowych przypadkach, leżących w interesie Uczelni, dopuszcza się płatność gotówką. Warunkiem takiej formy płatności jest uzyskanie wcześniejszej zgody kanclerza oraz terminowe rozliczenia faktury na zasadach przez niego określonych. Upoważniony pracownik DRIOD potwierdza na fakturze wykonanie zamówienia zgodnie z danym projektem i złożonym wnioskiem. 2. Płatność gotówką bez wcześniejszego uzyskania zgody kanclerza jest dopuszczalna w przypadku zakupu biletów kolejowych oraz komunikacji miejskiej i dalekobieżnej. 3. Faktury z formą płatności w postaci przelewu, wnioskodawca dostarcza w terminie 2 dni od ich wystawienia do DRIOD. Wnioskodawca ma obowiązek dostarczyć faktury z co najmniej 14-dniowym terminem zapłaty. 4. DRIOD przekazuje faktury do Kwestury niezwłocznie po ich otrzymaniu, lecz nie później niż na 7 dni przed upływem terminu zapłaty. 5. W przypadku przekroczenia terminu, o którym mowa w 10 ust 3 koszt odsetek za opóźnienia w zapłacie obciąża wnioskodawcę. Wnioskodawcą jest osoba, która otrzymała pozytywną decyzję o dofinansowaniu. 6. Doktorantowi nie przysługuje prawo do pobrania zaliczki na realizację projektu. 7

8 7. Po zakończeniu projektu należy rozliczyć jego koszty i przychody w terminie 14 dni od zakończenia projektu. Nierozliczenie projektu uniemożliwia uzyskanie dofinansowania drugiego projektu w danym roku a także projektów złożonych w kolejnym roku. Informację o nierozliczeniu projektu w terminie, pracownik DRiOD przekazuje na piśmie do Zarządu oraz właściwego prorektora. Wzór rozliczenia projektu stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia. 8. Doktoranci mogą finansować swoją działalność ze źródeł pochodzących spoza SGH na podstawie umów zawieranych z podmiotami zewnętrznymi. Wzór umowy określa załącznik nr 4 do zarządzenia. Każda zmiana wzoru umowy wymaga parafy radcy prawnego SGH. Środki pozyskane w ten sposób ujmowane są w kosztorysie projektu w kwocie netto (bez VAT). W przypadku umów barterowych w kosztach projektu należy ponadto uwzględnić środki na pokrycie podatku VAT z faktury sprzedaży. 9. Przed zawarciem umowy przez strony projektu umowa musi uzyskać akceptację Centrum Relacji Zewnętrznych i Transferu Technologii, które przed podpisaniem umowy ocenia relację wartości zobowiązań ze strony Uczelni (m.in. wynajem sal, zakres promocji) w stosunku do wartości świadczenia drugiej strony. Akceptacja CRZiTT odbywa się poprzez parafowanie umowy. 10. Umowy związane z finansowaniem projektu sporządza się w dwóch egzemplarzach, zgodnie z zasadami ujętymi w Regulaminie organizacyjnym SGH. 11. Pracownik DRIOD wystawia, na podstawie zawartych umów, faktury dla podmiotów zewnętrznych. Pracownik DRIOD otrzymuje 1 egzemplarz umowy natychmiast po jej podpisaniu. 12. Egzemplarze faktur (zbiorczo), wraz z umowami, przekazywane są przez DRIOD do Kwestury po zakończeniu miesiąca, w którym zostały wystawione. 13. Doktorant, którego Projekt otrzymał dofinansowanie odpowiada za terminowe dostarczenie odpowiednich dokumentów koniecznych do dokonania rozliczenia, w tym: oryginałów faktur i kopii umów do DRIOD. 14. Dokumenty niedoręczone w terminie nie będą rozliczone. 15. Zarząd monitoruje realizację projektu. 8

9 11 Sprawozdanie 1. Doktorant zobowiązany jest do przedstawienia sprawozdania z realizacji projektu w terminie 2 tygodni od dnia zakończenia projektu. Sprawozdanie doktorant przesyła w formie elektronicznej na adres: doktoranci@sgh.waw.pl. Wersja papierowa sprawozdania wraz z podpisem doktoranta składana jest w DRIOD. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia. 2. Sprawozdanie powinno zawierać merytoryczną informację o realizacji projektu, w tym realizacji zakładanych celów i uzyskanych efektach oraz kopię listy uczestników projektów. Doktorant powinien również przedstawić informację o wykorzystaniu budżetu Projektu i wykonania zakładanego harmonogramu realizacji Projektu. 12 Mechanizmy dyscyplinarne 1. Zarząd może zobowiązać doktoranta do przedstawienia informacji o stopniu zaawansowania realizacji Projektu i wykazania jego zgodności z budżetem i harmonogramem przedstawionymi we Wniosku. W razie znacznych rozbieżności i opóźnień, Zarząd, po zasięgnięciu opinii prorektora podejmuje decyzję o cofnięciu przyznanego dofinansowania Projektu lub jego proporcjonalnej części. W takim przypadku cofnięte środki trafiają do rezerwy FRD. 2. Brak rozliczenia dofinansowania w terminie oraz inne nieprawidłowości w organizacji Projektu, w szczególności brak zgodności z danymi podanymi we Wniosku, mogą skutkować utratą prawa do złożenia Wniosku w związku z organizacją kolejnych Projektów w ciągu następnych 12 miesięcy. Decyzję o utracie prawa do złożenia Wniosku podejmuje Zarząd w ciągu 2 miesięcy od zakończenia Projektu. Decyzję podejmuje się większością głosów. 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia sprawuje właściwy prorektor. 9

10 13 Postanowienia końcowe 1. W roku akademickim 2015/2016 Projekty dofinansowywane są na podstawie wniosków składanych przez doktorantów i zaopiniowanych przez właściwego prorektora oraz przez Zarząd Samorządu Doktorantów. Wnioski rozpatrywane są w kolejności wpływu, do wyczerpania środków przewidzianych na ten cel w budżecie Uczelni na rok 2016 r. 2. Szczegółowe zasady funkcjonowania uczelnianych organizacji doktorantów zostaną określone odrębnym zarządzeniem Rektora. 3. Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. wz. REKTORA PROREKTOR prof. dr hab. Marek Gruszczyński 10