Dokumentacja użytkownika Systemu Comarch CDN XL Moduł: Księgowość. Wersja 10.5

Transkrypt

1 Dokumentacja użytkownika Systemu Comarch CDN XL Moduł: Księgowość Wersja 10.5

2 Copyright 2011 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

3 Spis treści 9 KSIĘGOWOŚĆ Ogólny opis funkcjonalności modułu Opis funkcji dostępnych w module Menu główne System Listy Księgowość Dokumenty Kasa/Bank Rozliczenia/Rozrachunki Środki trwałe Płace Business Intelligence Narzędzia Zadania Pasek narzędzi Pasek narzędzi przyciski związane z aktywnym oknem Pierwsze uruchomienie konfiguracja Konfiguracja modułu: Księgowość Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Okresy obrachunkowe Konfiguracja, zakładka: Księgowość/ Parametry Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania cd Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Konta kontrahentów Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Konta pracowników Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Odsetki Rejestr VAT - konfiguracja Kasa bank - konfiguracja Rozrachunki - konfiguracja Zaawansowane operacje księgowe Rejestr VAT Okno: Rejestr VAT Zakładka: Wg numeru Zakładka: VAT Zakładka: VAT-UE Dokumenty typu a vista... 29

4 9.4.3 Okno: Deklaracje Deklaracja VAT Deklaracja VAT 7, zakładka: Ogólne Deklaracja VAT 7, zakładka: Strona 1 i Strona Deklaracja VAT 7, zakładka: Płatności Deklaracja VAT-7, zakładka: Księgowość Deklaracja VAT-7, zakładka: ORD-ZU Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZZ Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZT Deklaracja VAT-7K Deklaracja VAT-7D Deklaracja VAT-7D, zakładka: Zaliczki Deklaracja VAT-7, zakładka: ORD-ZU Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZZ Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZT Deklaracja VAT-7D, zakładka NAD-ZP Deklaracja podsumowująca Zakładka: Ogólne Zakładka: Dane Zakładka: Dostawy, Zakładka: Nabycia Zakładka: Usługi Zakładka: Oświadczenie e-deklaracje Inne deklaracje Deklaracja CIT Deklaracja CIT 2/O Scenariusze w rejestrze VAT Jak wystawić fakturę z poziomu rejestru VAT Faktura sprzedaży a vista, zakładka Ogólne Faktura sprzedaży a vista, zakładka VAT Faktura zakupu a vista Jak zaksięgować pojedynczą fakturę Jak zaksięgować grupę dokumentów Jak zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu handlowego (FZ, FS) Jak zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu kosztowego (faktury a vista) Jak zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu typu spinacz (S)FZ Kasa i bank Rejestry kasowe/bankowe Opis okna głównego Rejestr kasowy/bankowy Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Ogólne Sekcja Raporty: Zakładka: Ogólne rejestru typu: Kasa Zakładka: Ogólne rejestru typu: Bank Zakładka: Ogólne rejestru typu: Karta Zakładka: Ogólne rejestru typu: Czek... 68

5 Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Raporty Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Operacje Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Ciągi Raporty kasowe/bankowe Raport bieżący Raport Bilansu Otwarcia Operacje kasowe/bankowe Opis okna głównego Operacja kasowa/bankowa Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Ogólne Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Parametry Zapisy kasowe/bankowe Opis okna głównego Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Raport Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Bufor Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Podmiot Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Znajdź Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Nagłówek raportu Zapis kasowy/bankowy Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Ogólne Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Kurs/Wycena Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Rozliczenia Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Księgowość Zakładka: Księgowość/Dekretacja Zakładka: Księgowość/Opis analityczny Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Atrybuty Lokaty Słownik lokat Rejestr bankowy typu: Lokata Operacja bankowa typu: Lokata Zapis bankowy związany z lokatą Założenie lokaty Zamknięcie lokaty i naliczenie odsetek Zamknięcie lokaty walutowej Import zapisów bankowych, eksport przelewów Import zapisów Obsługa wirtualnych numerów rachunków Automatyczne rozliczanie płatności podczas importu wyciągu bankowego Przelewy za zobowiązania podatkowe Import zapisów typu lokata Scenariusze operacji Jak utworzyć rejestr kasowy Jak utworzyć raport w rejestrze Jak ustawić automatyczne otwieranie raportów Jak zdefiniować operacje kasowe i bankowe

6 Jak przypisać operację do rejestru Jak ustawić sposób numeracji dla automatycznego ciągu numeracji operacji w rejestrze. 102 Jak zamknąć raport kasowy Jak zaksięgować raport kasowy/bankowy Jak zaimportować zapisy danego raportu Jak dodać zapis kasowy/bankowy do raportu Jak utworzyć automatyczny zapis kasowy/bankowy Jak modyfikować wybrany zapis kasowy/bankowy Jak usuwać wybrany zapis kasowy/bankowy Jak usunąć zaksięgowany zapis kasowy/bankowy Jak przeglądać zawartość wybranego raportu kasowego/bankowego Jak rozliczyć zapis kasowy/bankowy Jak odnaleźć fakturę, za którą przyjmujemy zapłatę Rozliczenia i rozrachunki Płatności Zakładka: Nierozliczone Zakładka: Przelewy Okno: Eksport przelewów Zakładka: Dokumenty Preliminarz płatności Preliminarz płatności, zakładka: Rozliczenia Preliminarz płatności, zakładka: Preliminarz Preliminarz płatności, zakładka: Kalendarz Dolna zakładka: Okres Dolne zakładki na preliminarzu płatności Preliminarz płatności, zakładka: Rodzaj Preliminarz płatności, zakładka: Okres Preliminarz płatności, zakładka: Konstruktor filtra Zapis preliminarza płatności Zapis preliminarza płatności, zakładka: Ogólne Zapis preliminarza płatności, zakładka: Właściwości Zapis preliminarza płatności, zakładka: Podmiot Zapis preliminarza płatności, zakładka: Atrybuty Rozrachunki Kompensaty Lista kompensat Dokument kompensaty Kompensata, zakładka: Ogólne Kompensata, zakładka: Nagłówek Kompensata, zakładka: Płatności Kompensata, zakładka: Księgowość Kompensata, zakładka: Atrybuty Kompensata, zakładka: Załączniki Dokument kompensaty a dekret kompensacyjny Upomnienia i noty Generowania not i upomnień

7 Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Płatności Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Upomnienia Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Noty odsetkowe Okno: Księgowanie not odsetkowych Upomnienie Upomnienie, zakładka: Ogólne Upomnienie, zakładka: Opis Nota odsetkowa Nota odsetkowa, zakładka: Ogólne Nota odsetkowa, zakładka: Płatności Nota odsetkowa, zakładka: Księgowość Nota odsetkowa, zakładka: Załączniki Scenariusze Jak dodać zapłatę na liście płatności Jak podzielić płatność zbiorczą na płatności cząstkowe Jak dodać rozliczenie/kompensatę na Liście nierozliczonych płatności Jak usunąć rozliczenie z poziomu listy nierozliczonych płatności Jak wyeksportować przelewy Jak dokonać przelewu niezwiązanego z dokumentem, a związanego z kontrahentem Jak dokonać rozrachunku zaznaczonych dekretów księgowych na danym koncie rozrachunkowym Jak dokonać automatycznego rozrachunku Jak dokonać rozrachunku zapisu z dekretem pochodzącym z innego, wybranego konta księgowego Jak wygenerować upomnienie/notę odsetkową Jak dodać płatność dla noty odsetkowej Jak dodać rozliczenie/kompensatę do noty odsetkowej Jak rozliczyć wszystkie wybrane pozycje na preliminarzu płatności Jak rozliczyć/skompensować wybraną pozycję Jak wyedytować dokument źródłowy Jak usunąć rozliczenia Jak wygenerować podsumowanie Jak dodać zapis z preliminarza Jak usunąć zapis z preliminarza Jak dodać dokument kompensaty Jak modyfikować dokument kompensaty Jak usunąć dokument kompensaty Jak anulować dokument kompensaty Jak zaksięgować dokument kompensaty Plan kont Struktura planu kont Konto Konto, zakładka: Ogólne Konto, zakładka: Właściwości Konto, zakładka: Obroty i salda Konto, zakładka: Stan konta Konto, zakładka: Walutowe

8 Konto, zakładka: Tożsame Konto, zakładka: Atrybuty Zestawienie obrotów i sald Kreator planu kont Przeniesienie planu kont Przeniesienie kolejnych kont z poprzedniego okresu Scenariusze operacji na planie kont Jak wygenerować plan kont Jak dodać nowe konto do planu kont Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym Jak założyć konto walutowe powiązane z kontem złotówkowym Dzienniki księgowe i zapisy księgowe Zapisy księgowe Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki Zapisy księgowe, zakładka: Chronologicznie Zapisy księgowe, zakładka: Id. księgowy Zapisy księgowe, zakładka: Dokumenty Zapisy księgowe, zakładka: Konto Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź/Ogólne Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź/Atrybuty Scenariusze w oknie zapisy księgowe Jak dodać zbiorczy zapis księgowy Jak przenieść zapisy z bufora do Księgi Głównej Jak usunąć dekret księgowy Księgowanie wsadowe Proces księgowania wsadowego Definiowanie procesu księgowania wsadowego Obsługa procesu księgowania wsadowego Bilans otwarcia Ogólne informacje o bilansie otwarcia Ewidencja bilansu otwarcia z poziomu listy dokumentów BO Dokument BO, zakładka: Ogólne Dokument BO, zakładka: Pozycje Pozycja dokumentu BO Pozycja dokumentu BO, zakładka: Ogólne Pozycja dokumentu BO, zakładka: Kwoty Pozycja dokumentu BO, zakładka: Płatności Przeniesienie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego Scenariusze dotyczące bilansu otwarcia Jak wygenerować Bilans Otwarcia w pierwszym roku pracy z programem Jak wprowadzić Bilans Otwarcia na koncie zwykłym

9 Jak wprowadzić Bilans Otwarcia na koncie rozrachunkowym Jak wprowadzić Bilans Otwarcia na koncie walutowym Jak dodać rozliczenie/kompensatę do zapisów Bilansu Otwarcia z poziomu dokumentów bilansu otwarcia Noty memoriałowe Zastosowanie not memoriałowych Definiowanie not memoriałowych Symbole kwot Definicja noty memoriałowej Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje Lista not memoriałowych Noty memoriałowe, zakładka: Wg numeru Noty memoriałowe, zakładka: Chronologicznie Nota memoriałowa Nota memoriałowa, zakładka: Ogólne Nota memoriałowa, zakładka: Nagłówek Nota memoriałowa, zakładka: Płatności Nota memoriałowa, zakładka: Księgowość Nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty Uproszczona nota memoriałowa (UNM) Generowanie uproszczonej noty memoriałowej Nota uproszczona generowana z zapisu księgowego Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Ogólne Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Pozycje Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Płatności Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Opis analityczny Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej) Pozycja UNM, zakładka: Ogólne Pozycja UNM, zakładka: Waluty Pozycja UNM, zakładka: Atrybuty Pozycja UNM, zakładka: Załączniki Korekta uproszczonej noty memoriałowej Scenariusze dla not memoriałowych Jak dodać zwykłą notę memoriałową Jak rozliczyć notę memoriałową z pozycji noty memoriałowej Jak zaksięgować notę memoriałową Jak usunąć notę memoriałową Przeszacowanie walut Przeszacowanie walut, zakładka: Generacja Przeszacowanie walut, zakładka: Księgowanie

10 Scenariusze Jak wygenerować przeszacowanie Jak zaksięgować przeszacowanie Jak usunąć przeszacowanie Dokumenty różnic kursowych Ustawienia konfiguracyjne Lista dokumentów różnic kursowych Dokument różnicy kursowej (RK) Dokument RK, zakładka: Ogólne Dokument RK, zakładka: Księgowość Księgowanie automatyczne Księgowanie schematem Dokument RK, zakładka: Atrybuty Dokument RK, zakładka: Załączniki Narzędzia Schematy księgowań Informacje ogólne Definiowanie i zasady działania schematów księgowań Schemat księgowania, zakładka: Ogólne Schemat księgowania, zakładka: Pozycje Funkcja SQL Ograniczenia funkcji SQL: Import/Eksport schematów księgowych Scenariusze Jak zdefiniować schemat księgowania Jak usunąć schemat księgowania Zmienne Zmienna, zakładka: Ogólne Zmienna, zakładka: Wartości Scenariusze Jak dodać nową zmienną Jak obliczać wartość zmiennej Klucze podziałowe Lista kluczy podziałowych Klucz podziałowy Klucz podziałowy, zakładka: Ogólne Klucz podziałowy, zakładka: Parametry Klucz podziałowy, zakładka: SQL Klucz podziałowy, zakładka: Elementy Księgowanie okresowe Zakładka: Ogólne Zakładka: Pozycje

11 Zakładka Przypomnienie Jak dokonać księgowania okresowego Zestawienia Kreator zestawień księgowych Lista zestawień księgowych Zestawienia, zakładka: Ogólne Zestawienia, zakładka: Pozycje Okno: Pozycja zestawienia Pozycja zestawienia, zakładka: Ogólne Pozycja zestawienia, zakładka: Definicje Zestawienia, zakładka: Szablony Wpływ parametru: Bufor, na prezentacje danych w zestawieniu księgowym Scenariusze Jak zdefiniować zestawienie Jak obliczyć zestawienie Grupowanie kont Scenariusze Jak dodać grupę kont Jak zsynchronizować grupy kont Jak usunąć grupę kont Jak dokonać zmian w grupie kont Kręgi kosztów Krąg kosztów, zakładka: Ogólne Krąg kosztów, zakładka: Elementy Scenariusze Jak zdefiniować krąg kosztów Jak wykonać raport niezgodności Jak usunąć zdefiniowany krąg kosztów Moduł: Księgowość a Ustawa o rachunkowości Dzienniki (Zapisy księgowe) Księga Główna Księgi pomocnicze Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych) Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne) Struktura bazy danych Zasady ochrony danych Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych Wprowadzanie danych do systemu finansowo księgowego

12 9 Księgowość 9.1 Ogólny opis funkcjonalności modułu Moduł: Księgowość, zawiera narzędzia konieczne do prawidłowego prowadzenia rachunkowości firmy, zgodnie z treścią Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., przy czym w ramach działań dozwolonych ustawą, pozwala na dużą różnorodność sposobu pracy z programem. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe udostępnione w module obejmują: Dzienniki Konta Księgi Głównej (konta syntetyczne) Konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne) Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych. Moduł: Księgowość, pozwala na generowanie i księgowanie w oparciu o utworzone schematy księgowań różnego rodzaju dokumentów, a są one następujące: Handlowe - faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury importowe, SAD, Faktury eksportowe Magazynowe PZ, WZ, RW, PW, MMP, MMW itd. Rejestry VAT Raporty kasowe Raporty bankowe Listy płac Noty memoriałowe Dokumenty kompensaty Dokumenty związane ze środkami trwałymi OT, LT, AM, itd. Uwaga: Lista dokumentów handlowych dostępna z modułu: Księgowość, jest analogiczna do listy dostępnej z poziomu modułu: Sprzedaż, a lista dokumentów inwentarzowych jest analogiczna do listy dostępnej z poziomu modułu: Środki trwałe. Wszystkie wymienione wyżej dokumenty są księgowane do dowolnej ilości zdefiniowanych wcześniej przez Użytkownika dzienników księgowań, grupujących operacje według rodzaju, np.: KASA dla zapisów kasowo/bankowych, ZAKUP dla faktur zakupu, a dodatkowo mogą być księgowane do Bufora (na brudno) lub bezpośrednio do Księgi Głównej. Uwaga: Zalecane jest korzystanie z jednego Bufora księgowań. Moduł: Księgowość, umożliwia również Użytkownikowi sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań finansowych takich jak: Bilans Rachunek wyników Cash Flow. Z poziomu modułu: Księgowość, istnieje również możliwość rozliczenia się z fiskusem z podatku VAT w oparciu o deklarację VAT 7, prowadzenia płatności i rozrachunków z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi, pracownikami i urzędami, analizę ekonomiczną danych w oparciu o zdefiniowane wskaźniki. Warte podkreślenia są również pewne cechy programu świadczące o jego dużej elastyczności. Można tu wymienić m.in.: rok obrachunkowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym

13 ilość jednocześnie otwartych okresów obrachunkowych może być nieograniczona plan kont może posiadać pięciopoziomową analitykę rozliczanie płatności w walucie systemowej i w walutach obcych automatyczne naliczanie, rozliczanie i księgowanie różnic kursowych itp. 9.2 Opis funkcji dostępnych w module Podstawę modułu: Księgowość, stanowi: menu i pasek narzędzi Menu główne System Rys. 9.1 Menu główne i pasek narzędzi modułu: Księgowość. W menu: System możliwe jest wprowadzanie zmian dotyczących systemu. Listy Aktywne sesje wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane Konfiguracja umożliwia konfigurację systemu Zmiana hasła umożliwia ustawienie nowego hasła Zmiana daty umożliwia ustawienie nowej daty systemowej Zmiana okresu umożliwia ustawienie nowego okresu obrachunkowego (jest to możliwe tylko wtedy, gdy w programie nie jest otwarte żadne okno) Zmiana kontekstu operatora pozwala na zmianę centrum dla aktywnego operatora Zmiana operatora pozwala na zmianę operatora Zakazy kontekstowe pozwala na ustalenie ograniczeń dla poszczególnych operatorów Domyślne ustawienia okien Ustawienia użytkownika Ustawienia drukarki Dodatki otwiera listę dodatków W menu: Listy, dostępne są następujące listy. Kontrahenci otwiera okno z listą kontrahentów. Lista kontrahentów może zostać podzielona na oddzielne listy: Odbiorcy i Dostawcy (w zależności od parametru w konfiguracji systemu, zakładka Ogólne/Parametry 1: Oddzielne listy dostawców i odbiorców ) Pracownicy otwiera listę pracowników Urzędy otwiera okno z listą urzędów Banki otwiera okno z listą banków Waluty otwiera listę walut Towary otwiera okno z listą towarów Magazyny otwiera listę magazynów. Załączniki otwiera listę załączników. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

14 Księgowość W menu: Księgowość znajdują się funkcje związane z szeroko rozumianą księgowością i rachunkowością. Dokumenty Zapisy księgowe otwiera okno z zapisami księgowymi Bilans otwarcia otwiera okno z dokumentami bilansu otwarcia Plan kont otwiera okno z planem kont Noty memoriałowe podnosi do edycji listę not memoriałowych, listę Symbole kwot, oraz listę Definicje dokumentów Przeszacowanie walut - otwiera okno służące do przeszacowania walut na kontach Zmienne - otwiera okno służące do definiowania zmiennych (np. wskaźników księgowych) Zestawienia - umożliwia otworzenie okien z odpowiednimi zestawieniami bilansem, rachunkiem wyników, Cash Flow, oraz listę wszystkich zestawień Deklaracje - umożliwia wygenerowanie deklaracji VAT 7, VAT UE, deklaracji INTRASTAT oraz CIT- 2, CIT 2O Daty obliczeń - umożliwia ustawianie daty działania funkcji księgowych Zmień okres umożliwia zmianę okresu obrachunkowego Zamknij okres umożliwia zamknięcie okresu obrachunkowego W menu: Dokumenty, dostępne są listy dokumentów możliwych do wystawienia i księgowania. Kasa/Bank Rejestry VAT otwiera listę Rejestrów VAT Dokumenty Handlowe i Magazynowe - otwiera okno z listą dokumentów handlowych i magazynowych. Na liście tej znajdują się także dokumenty importowe Zamówienia otwiera listę zamówień Lista RKZ - podnosi do podglądu listę RKZ (rejestr kosztów zakupu). Zlecenia produkcyjne otwiera listę zleceń produkcyjnych Zlecenia kompletacji otwiera listę zleceń kompletacji Wydatki pracowników otwiera listę wydatków pracowników. W menu: Kasa/Bank, dostępne są okna związane z obsługa kasy/banku. Zapisy kasowe/bankowe otwiera okno z zapisami kasowymi/bankowymi Rejestry kasowe/bankowe - otwiera listę rejestrów kasowych i bankowych Operacje kasowo/bankowe - otwiera okno służące do definiowania operacji kasowych i bankowych oraz podpinania ich do odpowiednich rejestrów. Rozliczenia/Rozrachunki W menu: Rozliczenia/Rozrachunki, znajdują się listy oraz funkcje związane z dokonywaniem rozliczeń i rozrachunków. Płatności - otwiera okno z listą nierozliczonych płatności Preliminarz płatności - otwiera okno: Preliminarz płatności Rozrachunki - otwiera okno z rozrachunkami Kompensaty - otwiera listę dokumentów kompensaty Dokumenty różnic kursowych edytuje listę dokumentów różnic kursowych Generowanie not i upomnień

15 Środki trwałe Z menu: Środki trwałe, możliwe jest wybranie następujących opcji. Płace Tabela amortyzacji otwiera okno: Tabela amortyzacji Dokumenty inwentarzowe edytuje listę z dokumentami inwentarzowymi Księga inwentarzowa otwiera księgę inwentarzową Samochody otwiera listę samochodów. Więcej na temat listy samochodów znajduje się w dokumentacji do modułu Środki Trwałe. Leasing otwiera listę Umów leasingowych i Harmonogramów spłat. Temat Leasingu opisany jest w dokumentacji do modułu Środki Trwałe. Menu: Płace odnosi się do funkcjonalność Comarch CDN XL związanej z płacami. Listy płac otwiera listę: Listy płac Podzielnik edytuje listę podzielników wynagrodzeń Konfiguracja podzielnika umożliwia konfigurację podzielnika wynagrodzeń Kwoty z deklaracji PIT i DRA otwiera okno: Kwoty z deklaracji PIT i DRA Business Intelligence Menu: Business Intelligence udostępnia opcje łączące się z kontrolingiem: Narzędzia Wymiary analityczne otwiera okno wymiarów analitycznych użytkownika umożliwiające tworzenie własnych wymiarów Kategorie finansowe otwiera okno z kategoriami finansowymi Projekty edytuje listę zdefiniowanych w systemie projektów Wzorce opisu analitycznego otwiera listę zdefiniowanych wzorców opisu analitycznego. Dokumenty do opisania otwiera listę dokumentów, które nie zostały opisane analitycznie W menu: Narzędzia, umieszczone są wszystkie instrumenty niezbędne do prowadzenia księgowości finansowej i zarządczej. Schematy księgowań dokumentów otwiera okno umożliwiające dodawanie schematów księgowań i podpinanie ich do odpowiednich rodzajów dokumentów Księgowanie okresowe otwiera okno pozwalające na ustalanie wzorców księgowań dla operacji cyklicznych, powtarzających się z okresu na okres Klucze podziałowe umożliwia definiowanie kluczy podziałowych Grupowanie kont umożliwia tworzenie grup kont w celu zautomatyzowania zakładania i dopisywania kont do planu kont Kręgi kosztów umożliwia definiowanie kręgów kosztów Kreator planu kont umożliwia wygenerowanie planu kont syntetycznych dla firmy Kreator zestawień księgowych pozwala na wygenerowanie szablonu zestawień księgowych Przeniesienie planu kont umożliwia przeniesienie planu kont do nowego okresu obrachunkowego Przeniesienie bilansu otwarcia - umożliwia przeniesienie sald kont z zakończonego okresu obrachunkowego do nowego.

16 Zadania Z menu możliwe jest wybranie następujących funkcji: Moje dokumenty w obiegu otwiera okno moje dokumenty w obiegu, które związane jest z Automatycznym obiegiem dokumentów, który opisany został w dokumentacji do modułu: Administrator. Skrzynka dokumentów - otwiera okno skrzynka dokumentów, które związane jest z Automatycznym obiegiem dokumentów, który opisany został w dokumentacji do modułu: Administrator. Terminarz - otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji w dokumentacji modułu: Administrator. Skrzynka pracownika otwiera okno: Skrzynka pracownika, z poziomu którego operator/pracownik może obsłużyć wszystkie procesy przypisane do siebie, do centrum, w którym się znajduje oraz do podległych pracowników (według struktury podległościowej). Obsługa procesu z poziomu skrzynki pracownika to możliwość uruchomienia procesu i wykonywania kolejnych zadań. Więcej informacji na temat funkcjonalności procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. Lista procesów - w oknie wyświetlone są wszystkie aktywne procesy, zarejestrowane w systemie. Z poziomu okna można uruchomić wybrany proces, wyświetlić jego historię itd. Więcej informacji na temat funkcjonalności procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator Pasek narzędzi [Plant kont] wyświetla plan kont. [Zapisy księgowe] wyświetla listę zapisów księgowych. [Noty memoriałowe] otwiera listę not memoriałowych. [Zestawienia] wyświetla poszczególne zestawienia. [Daty obliczeń (okres obrach.)] umożliwia ustawienie daty działania funkcji księgowych. [Okres obrachunkowy] podaje okres obrachunkowy. [Deklaracje] otwiera okno deklaracji VAT. [Rejestry VAT] wyświetla listę rejestrów zakupów VAT. [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów handlowych i magazynowych. Opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż. [RKZ] wyświetla listę RKZ (rejestr kosztów zakupu). [Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] wyświetla listę zapisów lub rejestrów kasowych i/lub bankowych. [Preliminarz] otwiera preliminarz płatności. [Rozrachunki] wyświetla listę dokumentów do rozrachowania.

17 [Terminarz] otwiera terminarz pracownika podpiętego do operatora zalogowanego do systemu Pasek narzędzi przyciski związane z aktywnym oknem [Drukuj] umożliwia drukowanie odpowiednich zestawień, planów kont itp. W zależności od aktywnego okna, pozwala też na wybór rodzaju wydruku (czarna strzałka przy ikonie). [Wykres] pozwala na wygenerowanie odpowiedniego wykresu, jeżeli został on wcześniej zdefiniowany. [Wykonaj] umożliwia wygenerowanie odpowiedniego raportu. [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc. Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji. [Historia kontaktów] służy do zapisywania przebiegów poszczególnych, tematycznych rozmów z kontrahentami. [Pomoc] wyświetla dokumentację systemową. [Historia kontrahenta] wyświetla wszystkie transakcje związane z danym kontrahentem (ikona aktywna po podniesieniu do podglądu odpowiedniego dokumentu z listy dokumentów). [Historia towaru] wyświetla wszystkie transakcje związane z danym towarem. [Dokument źródłowy] podnosi do podglądu zaksięgowany dokument (ikona aktywna tylko w momencie podniesienia do podglądu zapisu księgowego). [Dekret wynikowy] pokazuje zapis księgowy podniesionego do podglądu dokumentu (ikona aktywna tylko dla dokumentów zaksięgowanych). [Poprzednia/Następna pozycja z listy] podnosi do podglądu następną pozycję z wyświetlanej listy. [Pokaz tylko konta syntetyczne] ikona występuje po wyświetleniu planu kont. [Pokaż wszystkie konta] ikona występuje po wyświetleniu planu kont. [Wydruk raportu] w oknie zapisy kasowe/bankowe, po podświetleniu odpowiedniego odpisu. [Statystyka dokumentu] wyświetla podstawowe informacje o towarach znajdujących się na dokumencie (marża, waga itp.). 9.3 Pierwsze uruchomienie konfiguracja Konfiguracja modułu: Księgowość Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Księgowość, w celu zapewnienia jego poprawnego funkcjonowania, należy go odpowiednio skonfigurować. Aby uruchomić konfigurację należy z menu

18 System, wybrać funkcję: Konfiguracja. Funkcja dostępna jest zarówno z poziomu modułu: Administrator jak i Księgowość Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki Na zakładce należy zdefiniować odpowiednie słowniki. Są to: bufory księgowań, dzienniki księgowań, klasy kont księgowych i opisy dekretów (zalecany jest jeden bufor księgowań). We wszystkich przypadkach, definiując wymienione słowniki podaje się ich nazwę i opis, z wyjątkiem opisu dekretów, gdzie należy wprowadzić tylko opis dekretu. Z poziomu zakładki istnieje możliwość zdefiniowania cech transakcji, którymi można następnie opisać dokumenty księgowe. Rys. 9.2 Konfiguracja, zakładka Słowniki W słowniku definiuje się również serie dla dokumentów różnic kursowych, kompensat, not memoriałowych, upomnień i not odsetkowych. Jeżeli seria zostanie wykorzystana na dokumencie nie można już usunąć jej z konfiguracji. Więcej informacji o dokumentach różnic kursowych znajduje się w rozdziale: 9.13 Dokumenty różnic kursowych Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Okresy obrachunkowe Na zakładce należy zdefiniować następujące po sobie okresy obrachunkowe. Najczęściej obejmują one pełny rok, ale program pozwala określić okres o nietypowej długości (krótszy lub dłuższy niż jeden rok kalendarzowy).

19 Rys. 9.3 Konfiguracja, zakładka: Okresy obrachunkowe Konfiguracja, zakładka: Księgowość/ Parametry 1 Na zakładce należy określić podstawowe parametry dotyczące księgowania: nazwy stron księgowania (do wyboru Debet/Credit, Winien/Ma) liczbę znaków syntetyki, jeżeli ma być stała dla wszystkich kont sposoby księgowania (czy dozwolone będzie księgowania na syntetykę, jednostronne, pojedyncze) czy dozwolone są częściowe rozliczenia/rozrachunki zdecydować o tworzeniu kont pośrednich: Uwaga: Od wersji 7.0 z konfiguracji ogólnej usunięty został parametr: Salda kont obliczane na podstawie obrotów. Określenie tego parametru jest możliwe indywidualnie na każdym koncie, dzięki czemu możliwa jest prezentacja sald wg obrotów na wybranych kontach. Od wersji 7.0 wprowadzono możliwość zakładania kont pośrednich: Przy użyciu schematów księgowych Z poziomu karty kontrahenta Przy przenoszeniu planu kont Zaznaczenie parametru: Tworzenie kont pośrednich, zadecyduje o zakładaniu nowych kont przy księgowaniu schematem. Użytkownik może założyć konto w tzw. trybie rozszerzonym. Aby konto zostało założone, należy podać symbol konta w schemacie księgowym z poleceniem założenia go. Sposób podawania symbolu jest standardowy, oprócz zastąpienia znaku - występującego w symbolu na konkretnym poziomie znakiem -- (podwójny minus). Przykład: Chcemy założyć koto: ABC , gdzie: 501 to syntetyka, 001 pierwszy poziom analityczny, ABC drugi poziom analityczny, trzeci poziom analityczny. W celu założenia kont wg wyżej podanej struktury hierarchicznej, wyrażenie musi być podane w postaci: ABC Wiele schematów księgowych zbudowanych jest w następujący sposób : 201- & KNt_Akronim. Jako, że knt_akronim może zawierać znaki - w takim wypadku powinno się wprowadzać: 201- & zk(knt_akronim) zk funkcja zamieniająca jeden znak minus na dwa.

20 czy płatności korekt mają być prezentowane z znakiem minus czy aktywna ma być Kontrola kręgu kosztów. Zaznaczenie tego parametru spowoduje włącznie kontroli kręgu kosztów on line czyli kontrola zadziała w momencie wprowadzania zapisu zbiorczego. Więcej informacji o kontroli kręgu kosztów znajduje się w rozdziale: Kręgi kosztów. czy na deklaracjach VAT UE/UEK mają być obcinane grosze czy na deklaracji VAT-7 (VAT- 7K, VAT- 7D) mają być uwzględniane zakupy z stawką 0% i sprzedaż nieopodatkowana Rys. 9.4 Konfiguracja, zakładka: Parametry 1. W zależności od ustawienia w konfiguracji w obszarze Deklaracje odpowiednie rodzaje deklaracji będą widoczne na liście deklaracji VAT. Domyślnie wybranym typem jest deklaracja VAT-7. Jeżeli wybrany jest tylko jeden rodzaj deklaracji pole zostaje wyszarzone program wymusza w ten sposób wybór przynajmniej jednego wzorca deklaracji. W związku z zmianą sposobu wyliczania proporcji przy rozliczeniu VAT naliczonego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną, w wersji 10.5 wprowadzono w konfiguracji parametr: Wskaźnik struktury sprzedaży. Zgodnie z przepisami, w przypadku, gdy proporcja: 1) przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku, była mniejsza niż 500 zł podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 100%;

21 2) nie przekroczyła 2% podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%., Zaznaczenie parametru spowoduje, że wartość proporcji będzie zaokrąglana odpowiednio do 100 % lub 0%. Odnosi się to również do wartości proporcji szacunkowej uzupełnianej przez operatora na deklaracji VAT Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 2 Na zakładce należy określić sposób ewentualnej dodatkowej numeracji dokumentów i dekretów księgowych utworzonych na podstawie księgowania dokumentów. Zaznaczenie parametru: Dodatkowy identyfikator dokumentu i dekretu księgowego spowoduje uaktywnienie dwóch opcji: Numer systemowy dokumentu zapisy księgowe numerowane będą dodatkowo numerem zaksięgowanego dokumentu Numer zapisu księgowego dodatkowym identyfikatorem będzie numer zapisu księgowego Jeśli parametr Dodatkowy identyfikator dokumentu i dekretu księgowego nie zostanie zaznaczony, zapisy księgowe nie będą otrzymywały dodatkowego numeru. Uwaga: W przypadku zaznaczonej opcji: Numer systemowy dokumentu, jeśli wystawimy zapis księgowy bezpośrednio na konta, dodatkowym identyfikatorem będzie numer tego zapisu. Podobnie będzie, jeśli do zapisu wygenerowana zostanie Uproszczona Nota Memoriałowa. Na zakładce można też określić czy opis analityczny będzie możliwy na dokumencie źródłowym, zapisie księgowym, czy też na obu obiektach jednocześnie. Rys. 9.5 Konfiguracja, zakładka: Parametry Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania Na zakładce należy określić, czy możliwe będzie księgowanie przez bufor dla poszczególnych grup księgowań oraz określenie kont księgowych dla przeszacowania walut. Ponadto na zakładce określa się, czy generowane będą dokumenty różnic kursowych. Po zaznaczeniu parametru: Dokument różnic kursowych, generowane będą dokumenty różnic kursowych, ale wtedy, gdy rozliczenie będzie następowało od strony dokumentów. Jeśli rozliczenie zostanie wykonane od strony dekretów, wygenerowanie dokumentów różnic kursowych nie nastąpi. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony, różnice kursowe będą generowane bezpośrednio na kontach księgowych.

22 Zaznaczenie parametru: Dokument różnic kursowych, uaktywni dwie opcje księgowania różnicy kursowej: Automatycznie - jeżeli dokumenty źródłowe będące źródłem dokumentu RK zostaną zaksięgowane, nastąpi automatyczne zaksięgowanie dokumentu RK (informacje takie jak: Dziennik, Bufor, data księgowania będą pobierane z konfiguracji) Schematem - dokumenty RK będą księgowane schematem księgowym. Po wybraniu tego parametru nastąpi wyszarzenie parametrów: Dziennik oraz Data księgowania. Dostępny będzie parametr Bufor decydujący o tym, czy zapis księgowy wygenerowany na podstawie dokumentu RK ma zostać ujęty w buforze, czy też w księdze głównej (Informacje takie jak: Dziennik, Data księgowania także będą pobierane ze schematu. O księgowaniu do Bufora będzie decydował parametr w konfiguracji: Bufor) Więcej informacji o dokumentach różnic kursowych znajduje się w rozdziale: 9.13 Dokumenty różnic kursowych. Rys. 9.6 Konfiguracja, zakładka: Księgowania Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania cd. Na zakładce znajdują się parametry dotyczące księgowania kompensat. Rys. 9.7 Konfiguracja, zakładka: Księgowania cd.

23 Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Konta kontrahentów Na zakładce należy ustalić numery kont syntetycznych dla dostawców i odbiorców, sposób tworzenia kont analitycznych do istniejących kont syntetycznych, zaznaczyć automatyczne zakładanie kont dla dostawców i odbiorców oraz wprowadzić konta dla kontrahentów z określoną formą płatności: Gotówka. W tym miejscu istnieje również możliwość założenia większej ilości kont dla kontrahenta. Należy wprowadzić je do tabeli: Symbole kont. Konta te będzie można wskazać na karcie kontrahenta w momencie jej wprowadzania. Uwaga: Ze względu na możliwość zakładania kont w oparciu o akronimy, nie zaleca się używania w akronimie kontrahenta spacji oraz znaków typu: kropka, myślnik. Rys. 9.8 Konfiguracja, zakładka: Konta kontrahentów. Uwaga: Nie można usunąć predefiniowanych symboli kont Odbiorcy i Dostawcy Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Konta pracowników Na zakładce wskazuje się konta służące do rozliczeń z pracownikami (z tytułu wypłat wynagrodzeń, zaliczek itp.) Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Odsetki Zakładka służy do ustalania procentowej wartości odsetek. Dodatkowo można na niej określić, czy odsetki będą naliczane od płatności rozliczonych fakturami korygującymi czy też nie. Osobno można definiować odsetki dla należności i zobowiązań. W obszarze: Okres - ilość dni, określa się liczbę dni w roku przyjętych do wzoru naliczania odsetek. Odsetki mogą być naliczane od zapłaty oraz od zaległości. Przykład: Należność w wysokości A zł jest częściowo zapłacona w kwocie B po upływie X czasu po terminie. Od momentu zapłaty upłynął czas Y, dlatego odsetki zawsze liczone są "jakby" dzisiaj (po łącznym czasie X+Y od terminu) zapłacono resztę należności, czyli A-B. Symbol % oznacza stopę procentową odsetek za 1 dzień. Algorytm od zaległości: Nota jest wystawiana z opóźnieniem X na kwotę AX% Upomnienie ma opóźnienie Y na kwotę (A-B)Y% Algorytm od zapłaty:

24 Nota jest wystawiana z opóźnieniem X na kwotę BX% Upomnienie ma opóźnienie X+Y na kwotę (A-B)(X+Y)% Łączna kwota odsetek wynosi w pierwszym przypadku (AX+AY-BY)%, w drugim (BX+AX+AY-BX-BY)%. Dla uproszczenia pominięto ewentualne zmiany stawek procentowych w czasie objętym przez okresy X i Y. Zaimplementowany algorytm zmiany te uwzględnia Rejestr VAT - konfiguracja Rys. 9.9 Konfiguracja, zakładka: Odsetki. Dla bezbłędnego przeprowadzania operacji związanych z rejestrami VAT i deklaracją VAT-7 niezbędne jest wprowadzenie odpowiednich ustawień w konfiguracji. W pierwszej kolejności, na zakładce: Słowniki (Rys. 9.2 Konfiguracja, zakładka SłownikiRys. 9.2) należy zdefiniować rejestry VAT. W tym celu należy zaznaczy kursorem słownik Rejestr VAT, a następnie przycisnąć ikonę [Dodaj element]. Zostanie wyświetlone okno: Rejestry VAT. Rys Rejestry VAT. W aktywnym oknie określa się dla poszczególnych rejestrów VAT: nazwę i opis, typ oraz rodzaj wzorca. Dodatkowo dla typu: Zakup, określa się jego rodzaj oraz to, czy będą z nim związane

25 odliczenia VAT-u (tak VAT zostanie odliczony, nie VAT nie zostanie odliczony, warunkowo VAT zostanie odliczony proporcjonalnie, zgodnie z udziałem sprzedaży, w związku z którą przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego do sprzedaży ogółem). W oknie deklaruje się również, czy dokumenty trafiające do danego wzorca mają być uwzględnione na deklaracji VAT w bieżącym miesiącu. Od wersji 9.0 wprowadzono możliwość oznaczania rejestrów VAT parametrem archiwalny. Rejestr tak oznaczony nie będzie dostępny na listach: Rejestry w definicji serii Rejestr na zakładce VAT dokumentu Rejestry w strukturze praw Wybór rejestru w rejestrze VAT Następnym krokiem jest ustalenie - na zakładce: Parametry 1 (Rys. 9.4), czy na deklaracji VAT-7, będą uwzględniane zakupy 0%, sprzedaż niepodlegająca opodatkowaniu oraz czy na deklaracji VAT UE/UEK mają być obcinane grosze. Uwaga: Lista stawek VAT jest definiowana w module: Administrator, na zakładce: Sprzedaż/Stawki VAT Kasa bank - konfiguracja Dla poprawnego działania wszelkich operacji związanych z kasą i bankiem należy w pierwszej kolejności określić odpowiednie słowniki w konfiguracji ciągi numeracji kasy (Rys. 9.2). Określamy je podając ich nazwę i opis Rozrachunki - konfiguracja Dla prawidłowego funkcjonowania rozrachunków, należy: na zakładce: Słowniki konfiguracji modułu: Księgowość (Rys. 9.2) - określić nazwy kursów, rodzaje upomnień oraz serie not odsetkowych, na zakładce: Parametry 1 (Rys. 9.4) - zadeklarować, czy dozwolone będą częściowe rozliczenia/rozrachunki, na zakładce: Odsetki (Rys. 9.9) - określić procentową wartość odsetek. Odsetki mają znaczenie przy liczeniu not odsetkowych. W tym miejscu określa się ich procentową wartość i to, czy będą naliczane od zapłaty, czy od zaległości Zaawansowane operacje księgowe Wykonywanie czynności w module: Księgowość, jest uzależnione od ustanowienia uprawnień i zakazów dla operatora. Istotnym zakazem dla operatora, warunkującym jego pracę w tym module jest zakaz: Zaawansowane operacje księgowe. Zakaz ten ustanawia się, podobnie jak inne zakazy, w oknie: Operator, na zakładce: Zakazy. Więcej informacji dotyczących ustanawiania zakazów dla operatora znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. Zakaz: Zaawansowane operacje księgowe, obejmuje zakazy do: W zakresie deklaracji VAT-7 zmiany wskaźnika struktury sprzedaży oraz statusu deklaracji W zakresie deklaracji VAT-UE - zmiany statusu deklaracji Otwarcia zamkniętego raportu kasowego Poprawienia bilansu otwarcia na kartach kont (o ile nie został wprowadzony dokumentami BO) Anulowania zatwierdzenia dokumentu bilansu otwarcia (o ile dokument ten nie został zaksięgowany)

26 Anulowanie zatwierdzenie dokumentu kompensaty (o ile dokument ten nie został zaksięgowany) Zmiany aktywnego okresu obrachunkowego. 9.4 Rejestr VAT Okno: Rejestr VAT Rejestr podatku VAT jest miejscem gromadzenia informacji na temat sprzedaży i zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Rejestr VAT jest wywoływany poprzez naciśnięcie przycisku: [Rejestry VAT], na pasku narzędzi (jest to również możliwe poprzez wybranie z menu: Dokumenty, funkcji: Rejestry VAT). Zostanie otworzone okno: Rejestr zakupów/sprzedaży VAT. W oknie znajdują się następujące funkcje: Rys Rejestr sprzedaży VAT, zakładka: Wg numeru. [Włącz filtrowanie] umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków. [Konstruktor filtra] umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry. [Renumeruj rejestr] umożliwia renumerację rejestru. [Włącz/Wyłącz sumowanie] sumowanie wartości znajdujących się na dokumentach na poszczególnych pozycjach. [Nowy] umożliwia dodanie do listy nowej faktury: w przypadku wybrania rejestru sprzedaży sprzedaży a vista, faktury wewnętrznej a vista, korekty faktury sprzedaży oraz korekty faktury wewnętrznej a vista

27 w przypadku wybrania rejestru zakupu faktury zakupu a vista oraz jej korekty ręcznej Więcej informacji na temat dokumentów a vista znajduje się w rozdziale Dokumenty typu a vista. [Historia procesu] po zaznaczeniu konkretnego dokumentu na liście i naciśnięciu przycisku, zostanie otworzone okno: Historia procesu, w którym wyświetlona zostanie lista zadań do wykonania w ramach procesu, którym obsługiwany jest dokument [Eksport dokumentu/listy] umożliwia wyeksportowanie listy lub pojedynczych dokumentów do pliku tekstowego. Nazwę pliku i ścieżkę do katalogu, w którym plik zostanie zapisany, określa się w Konfiguracji systemu, zakładka Ogólne, funkcja Parametry. [Import rejestru VAT] umożliwia import rejestru VAT z wybranego pliku tekstowego. [Korekta dokumentu] umożliwia dodanie korekty do zaznaczonego dokumentu. [Edycja] umożliwia edytowanie danego dokumentu i dokonywanie na nim zmian. Uwaga: W przypadku dokumentów wprowadzanych z poziomu rejestru VAT możliwe jest wprowadzanie wszelkich zmian do chwili ich zaksięgowania. W przypadku dokumentów wprowadzanych w module: Sprzedaż, wszystkie zmiany są możliwe do momentu zatwierdzenia dokumentu. Po zatwierdzeniu dokumentu można modyfikować jedynie parametry na zakładce VAT. Po zaksięgowaniu, modyfikować można tylko sposób odliczania podatku VAT oraz miesiąc uwzględnienia w deklaracji VAT. [Usuń] umożliwia usunięcie danego dokumentu. [Księgowanie] umożliwia automatyczne księgowanie dokumentów znajdujących się w rejestrze. [Zamknij okno] zamykanie okna: Rejestry VAT. Uwaga: Aby dokument był widoczny w rejestrze VAT nie może znajdować się w buforze dokumentów modułu handlowego. Oprócz funkcji wprowadzone zostały dodatkowe parametry: - zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlenie dokumentów w rejestrze VAT, który został oznaczony jako archiwalny. - parametr wprowadzony dla celów kontrolnych - zaznaczenie tego czeku będzie powodowało ograniczenie listy tylko do dokumentów bez pozycji w tabelce VAT. - odznaczenie parametru ukrywa kolumnę na rejestrze VAT Data powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli kolumna zostanie ukryta nie będzie również widoczna na wydrukach z poziomu rejestru VAT. Okno: Rejestry VAT podzielone jest na trzy zakładki pionowe: Wg numeru, VAT, VAT-UE, a każda z nich na następujące kolumny: Numer Numer w rejestrze. Dokumenty numerowane są oddzielnie dla poszczególnych rejestrów vatowskich założonych w systemie (konfiguracja, zakładka: Księgowość/ Słowniki/ Rejestry VAT). Rejestr rejestr dokumentu

28 Data wystawienia/odprawy zawiera datę wystawienia/odprawy Data sprzedaży zawiera datę sprzedaży (dla rejestrów sprzedaży) Data wpływu zawiera datę wpływu ( dla rejestrów zakupu) Data powstania obowiązku podatkowego wskazuje datę powstania obowiązku podatkowego Numer faktury numer systemowy dokumentu Numer dokumentu numer dokumentu obcego Kontrahent (w podziale na Akronim i Miasto) akronim i miasto kontrahenta Netto podsumowanie wartości netto całego dokumentu VAT podsumowanie kwoty VAT całego dokumentu Brutto podsumowanie wartości brutto całego dokumentu Na zakładkach możliwe jest filtrowanie dokumentów według wszystkich lub pojedynczych rejestrów zakupu/sprzedaży lub według właściciela. Dodatkowo istnieje możliwość zawężenia listy ze względu na: Rodzaj transakcji wszystkie, krajowe, zagraniczne (wspólnotowe + inne zagraniczne), wspólnotowe, inne zagraniczne Rys Okno: Rejestr VAT, sekcja: Rodzaj transakcji Rodzaj zakupu wszystkie towar, koszt, usługi, usługi rozlicza odbiorca, paliwo, inwestycyjne, nieruchomości, środki transportu, a także: towar+koszt+paliwo, towar+koszt+paliwo+usługi, towar+koszt+paliwo+usługi+usługi rozlicza odbiorca, inwestycyjne+nieruchomości, inwestycyjne+nieruchomości+środki transportu Zaksięgowano nieistotne, tak, nie Odliczenia VAT: - nieistotne, tak, nie, warunkowo, tak/warunkowo (dla rejestrów zakupu) Deklaracja VAT-7 oraz VAT UE filtrowanie dokumentów ze względu na to, czy są uwzględniane na deklaracji VAT-7/VAT UE czy nie, z dodatkową opcją Nieistotne Wyświetl dokumenty za na zakładce: Wg numeru parametr odnosi się do miesiąca/kwartału ujęcia dokumentu w rejestrze vat. Na zakładce: VAT oznacza miesiąc/kwartał ujęcia dokumentu na deklaracji VAT. Rys Okno: Rejestr VAT, sekcja: Wyświetl dokumenty za:.

29 Zakwalifikowano do deklaracji w okresie na zakładce: Wg numeru oznacza okres ujęcia dokumentu na deklaracji VAT (obszar nazwany: Zakwalifikowano do deklaracji, w okresie). Na zakładce: VAT natomiast oznacza okres uwzględnienia dokumentu w rejestrach vatowskich (obszar nazwany: Ujęto w rejestrze, w okresie). Rys Okno: Rejestr VAT, sekcja: Zakwalifikowano do deklaracji w okresie/ujęto w rejestrze w okresie Zakładka: Wg numeru Na zakładce: Wg numeru, dokumenty wyświetlone są chronologicznie. Dla zakupów, dokumenty są ujmowane według daty wpływu, za wyjątkiem faktur wewnętrznych zakupu i ich korekt one ujmowane są według daty powstania obowiązku podatkowego. Dokumenty sprzedażowe ujmowane są zgodnie z datą wystawienia, za wyjątkiem faktur eksportowych z transakcją inną zagraniczną one wchodzą do rejestru według daty odprawy Zakładka: VAT Na zakładce tej wyświetlane są dokumenty zakwalifikowane do Deklaracji VAT. Pole Deklaracja VAT-7 jest tu wyszarzane i domyślnie ustawione na Tak. Sposób wyświetlania dokumentów jest analogiczny jak na zakładce Wg numeru Zakładka: VAT-UE Na zakładce tej wyświetlane są dokumenty zakwalifikowane do Deklaracji podsumowującej za dany okres (kwartał lub miesiąc). Pole Deklaracja VAT_UE jest tu wyszarzane i domyślne ustawione na Tak. Sposób wyświetlania dokumentów jest analogiczny jak na zakładce: Wg numeru Dokumenty typu a vista Dokumenty typu a vista to dokumenty wystawiane tylko z poziomu rejestru VAT. Nie powodują one ruchu na magazynie, służą głównie naliczeniu lub korygowaniu kwoty VAT. Dla dokumentów tego typu istnieje możliwość włączenia innego wyglądu formatki, niż dla pozostałych dokumentów. Służy do tego parametr: Uproszczony formularz dla dokumentów A vista, znajdujący się w module Administrator, na definicjach Faktury zakupu oraz Faktury sprzedaży, zakładka: Inne.

30 Rys Faktura sprzedaży a vista formularz uproszczony. Rys Faktura sprzedaży a vista formularz zwykły. Przyjmijmy, że działamy na formularzu zwykłym. Wszystkie zakładki i znajdujące się na nich standardowe funkcje mają podobne znaczenie i działanie, jak na zwykłych fakturach zakupu oraz sprzedaży. Są jednak pewne funkcjonalności, którymi faktury a vista różnią się od zwykłych. Na dokumentach a vista nie wprowadza się elementów z listy towarów. Po naciśnięciu przycisku [Dodaj] na zakładce: Ogólne, otwiera się okno elementu (Rys. 9.17). Tutaj przycisk: Towar otwierający listę towarów jest wyszarzony. W aktywne pole można wpisać opis pozycji, jednak po przejściu w kolejne pola, w pozycję Towar wpisywany jest towar A vista.

31 Rys Element faktury typu a vista. Wartość na faktury a vista można też wprowadzić z pominięciem elementów - bezpośrednio poprzez tabelkę VAT. W tym celu należy przejść na zakładkę: VAT, nacisnąć przycisk [Dodaj]. W otwartym oknie: Tabela VAT należy ustalić stawkę VAT, podać odpowiednie kwoty i zatwierdzić zmiany przyciskiem pusta. [Zapisz zmiany]. Tabela elementów na zakładce: Ogólne pozostanie wtedy Faktury a vista nie mogą zostać zapisane do bufora. Wprowadzając taki dokument, po zatwierdzeniu zmian przyciskiem [Zapisz], większość pól pozostaje możliwych do edycji. Można zmienić kontrahenta, a także ustawienia na zakładce: Nagłówek oraz VAT. Po zapisaniu dokumenty a vista można bezśladowo usunąć. Dopiero po zaksięgowaniu takiego dokumentu większość pól wyszarza się. Aktywna pozostaje zakładka: Płatności (gdzie można podzielić płatność, rozliczyć ją), opis analityczny, a na zakładce: VAT pola: dla faktury sprzedaży: parametr: Nie uwzględniaj na deklaracji VAT-7, Miesiąc ujęcia w deklaracji, pole: W proporcji (po edytowaniu tabelki VAT), dla faktury zakupu: odliczenia VAT, parametry: Korekta podatku odliczonego, Nie uwzględniaj na deklaracji VAT-7, Miesiąc ujęcia w deklaracji. Specjalnym przypadkiem faktury a vista wystawianej po stronie sprzedaży jest faktura wewnętrzna a vista. Od ustawień na definicji tego dokumentu (moduł: Administrator, menu: Narzędzia/Definicje dokumentów) zależy, czy generuje on płatności czy też nie. Faktura wewnętrzna pozwala zaewidencjonować zarówno wewnątrzwspólnotową dostawę, jak i wewnątrzwspólnotowe nabycie (dla transakcji wewnątrzwspólnotowej). Element takiej faktury zawiera dodatkowo zakładkę: Koszty (Rys. 9.18).

32 Rys Element faktury wewnętrznej a vista, zakładka: Koszty. Można na niej ustalić wartość zakupu towaru, którego może dotyczyć faktura, a także ustalić, czy VAT ma być traktowany jako koszt (parametr: Koszt Vat), czy zwiększać wartość netto (parametr: Koszt Netto) Okno: Deklaracje Zgodnie ze zmianami przewidzianymi w Dyrektywie 2008/8/WE i Ustawie o VAT, od 1 stycznia 2010 roku ogólną zasadą, od której przewidziano liczne wyjątki, jest opodatkowanie usług w miejscu ich rzeczywistej konsumpcji. Tym samym w sytuacji świadczenia usług przez podmiot z jednego państwa członkowskiego UE na rzecz odbiorcy z innego państwa do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji zobowiązany będzie nabywca usług. W wyniku nowelizacji ustawy o VAT zmodyfikowane zostały stosowne Rozporządzenia Ministra Finansów, które wprowadziły nowe formularze: Deklaracji: VAT-7, VAT-7K, VAT-7D Informacji podsumowujących: VAT-UE, VAT-UEK, VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UE/C Program umożliwia wygenerowanie deklaracji VAT 7, VAT-7K, VAT-7D oraz deklaracji podsumowującej VAT-UE (kwartalnej lub miesięcznej) w oparciu o dokumenty znajdujące się w Rejestrze VAT, odpowiednio na zakładce VAT i na zakładce VAT-UE, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Ujęcie danego dokumentu w określonym polu (na określonej zakładce) deklaracji VAT-7 (VAT-UE) zależne jest od ustawień wybranych na tym dokumencie. Kluczowe są tu następujące ustawienia: na zakładce: Ogólne i VAT wybór rodzaju transakcji (w zależności od typu dokumentu): krajowa: krajowa, TaxFree, Podatnikiem jest Nabywca wewnątrzwspólnotowa: wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie, wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie trójstronne, dostawa opodatkowana poza terytorium kraju inna zagraniczna: import, eksport, dostawa opodatkowana poza terytorium kraju na pozycji tabeli VAT wybór rodzaju (w zależności od transakcji i typu dokumentu): towar, koszty, inwestycyjny, nieruchomości, środki transportu, paliwo, usługi, usługi rozlicza odbiorca na pozycji tabeli VAT wybór odliczeń VAT: tak, nie warunkowo na pozycji tabeli VAT zaznaczenie/odznaczenie parametrów: Nie uwzględniaj na deklaracji VAT-UE oraz Nie uwzględniaj na deklaracji VAT-7 wraz z wskazaniem miesiąca. Lista deklaracji VAT jest dostępna po wybraniu opcji: Deklaracje z menu: Księgowość. Zostanie wówczas otworzone okno: Deklaracje.

33 Okno: Deklaracje składa się z dwóch zakładek: Rys Rejestr VAT Deklaracje. VAT-7 - na której znajduje się lista deklaracji VAT-7, VAT-7K lub VAT-7D. VAT-UE - na której znajduje się lista deklaracji podsumowujących. Listy deklaracji na obydwu zakładkach można wyfiltrować za pomocą skonstruowanych wcześniej filtrów lub zawęzić do określonego roku oraz miesiąca lub kwartału w zależności od rodzaju deklaracji (deklaracja VAT-7 i VAT-UE miesięczna możliwość zawężenia listy do miesiąca, deklaracje VAT-7K, VAT-7D, VAT-UE kwartalna - możliwość zawężenia listy do kwartału). Na liście otwieranej z okna: Deklaracje, na zakładce VAT-7, będą widoczne poszczególne rodzaje deklaracji: VAT-7, VAT-7K, VAT-7D oraz opcja: Wszystkie (w zależności od ustawień w Konfiguracji). Na zakładce VAT-UE dostępne są opcje: Kwartalna, Miesięczna, Wszystkie. Ponadto w oknie: Deklaracje znajdują się następujące ikony: [Nowa deklaracja] Służy do dodawania nowej deklaracji. Na zakładce VAT-7 w zależności od ustawienia w oknie Deklaracje, po jej naciśnięciu zostanie dodana, deklaracja VAT 7, VAT-7K lub VAT-7D. Na zakładce VAT-UE zostanie dodana deklaracja podsumowująca UE kwartalna lub miesięczna. Wybór przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] przy ikonie: [Nowa deklaracja] spowoduje rozwinięcie listy, z której można wybrać, zależnie od zakładki, interesującą nas deklarację VAT-7, VAT-7K, lub VAT-7D, albo dokonać wyboru pomiędzy deklaracją VAT-UE lub VAT-UEK. Deklaracje VAT-7 dostępne są w wersjach 10, 11, 12 natomiast deklaracje VAT-UE/ UEK kwartalne w wersjach 1 i 2, VAT-UE/UEK miesięczne w wersji 2. Rys Rejestr VAT Wybór deklaracji. [Karta] służy podniesieniu zaznaczonej deklaracji do edycji. [Usuń] służy usuwaniu wskazanej deklaracji. [Eksport deklaracji do pliku xml] umożliwia eksport deklaracji do pliku. [Wysyłanie deklaracji do portalu MF] służy wysyłaniu e-deklaracji.

34 [Księguj] umożliwia zaksięgowanie jednej lub kilku deklaracji z listy. Uwaga: Usuwać można tylko deklaracje znajdujące się w buforze Deklaracja VAT-7 System Comarch CDN XL obsługuje formularz deklaracji VAT 7, na którym kwoty podstawy naliczania podatku i kwoty podatku zaokrąglane są do pełnych złotych, gdy wartość wynosi 50 i więcej groszy. Standardowo deklaracja VAT-7 składa się z pięciu zakładek: Ogólne, Strona 1, Strona 2, Płatności, Księgowość. Dodatkowo deklaracja może zawierać kolejne trzy zakładki: ORD-ZU, VAT-ZZ i VAT-ZT. Uwaga: Dodatkowe zakładki: ORD-ZU, VAT-ZZ i VAT-ZT dostępne są od wersji 11 deklaracji VAT-7. Rys Rejestr VAT Deklaracja VAT-7. Na wszystkich zakładkach deklaracji VAT-7 dostępne są następujące przyciski: [Zapisz zmiany] służy do zatwierdzania wprowadzanych na deklaracji zmian. [Anuluj] służy do anulowania wprowadzonych na deklaracji zmian. [Przelicz deklarację] służy do przeliczenia deklaracji. [Pobieranie UPO] służy do pobrania potwierdzenia wysłania deklaracji drogą elektroniczną

35 [Zablokuj możliwość zapisu zmian] blokuje możliwość zmian na deklaracji Deklaracja VAT 7, zakładka: Ogólne Zakładka Ogólne jest zakładką informacyjną, na której ustalany jest rok, miesiąc i numer deklaracji oraz dane urzędu skarbowego. Na zakładce tej określany jest również status deklaracji. Do wyboru są cztery statusy: Bufor pozwala na przeliczenie deklaracji, skorygowanie pól pozwalających na ręczną edycję, wykasowanie deklaracji. Deklaracja pozostająca w buforze nie generuje płatności. Zaakceptowana pozwala na cofnięcie do bufora i przeliczenie deklaracji, skorygowanie pól do edycji, bezśladowe wykasowanie (jeżeli płatności są nierozliczone). Zaakceptowana deklaracja generuje również płatności. Zatwierdzona taka deklaracja nie podlega żadnym modyfikacjom za wyjątkiem płatności. Anulowana taka deklaracja nie podlega żadnym modyfikacjom. Podczas generowania deklaracji VAT-7 należy również określić wskaźnik struktury sprzedaży. Do wyboru są dwie opcje: Obliczony określany na podstawie obrotów roku poprzedniego Szacunkowy wskaźnik wprowadzany z ręki. Jest to wskaźnik uzgodniony indywidualnie z Urzędem Skarbowym. Uwaga: W miesiącu można wygenerować korektę deklaracji, jednak tylko w przypadku anulowania poprzedniej deklaracji. Istnieje możliwość uniemożliwienia danemu operatorowi zmiany sposobu obliczania wskaźnika struktury sprzedaży. Jest to możliwe poprzez wybranie na karcie danego operatora w module: Administrator, opcji: Zakaz do zaawansowanych operacji księgowych. Deklaracja VAT 7, zakładka: Strona 1 i Strona 2 Są to zakładki, które stanowią wierne odwzorowanie druku deklaracji VAT-7. Uwaga: Na deklaracji VAT-7 istnieje konieczność wprowadzenia do odpowiednich pól korekty podatku odliczonego. Aby do pól zostały wpisane odpowiednie kwoty należy kwotę korekty wprowadzić do systemu za pomocą faktury zakupu a vista, z zaznaczonym polem na zakładce: VAT. Ze względu na wprowadzenie na deklaracji VAT-7 oddzielnych pól, związanych z naliczeniem podatku VAT należnego od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, środków transportu importu usług, jak również dostawy na terytorium kraju przez podatnika nieposiadającego siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania na terytorium tego kraju, z wyłączeniem dostaw w ramach procedury uproszczonej, o której mowa w artykule ustawy (w pozycjach tych nie uwzględnia się dostaw, od których podatek od towarów i usług rozliczył dostawca) w systemie umożliwiono wprowadzenie tego rodzaju transakcji, za pomocą faktur wewnętrznych (FW a vista, FW, FWS) po wybraniu odpowiednich parametrów. Zaleca się FW a vista oraz FWS (FWS dostępne tylko dla użytkowników posiadających moduł: Import). Deklaracja VAT 7, zakładka: Płatności Na tej zakładce widoczne są wygenerowane płatności do deklaracji VAT-7. Płatności generowane są tylko na deklaracji zaakceptowanej lub zatwierdzonej. W przypadku deklaracji zaakceptowanej możliwe jest jej powtórne przeliczenie (po uprzedniej zmianie statusu na bufor) pod warunkiem, że

36 powstała płatność nie została rozliczona (oznacza to, że wartość nowej płatności może być różna od poprzedniej). W przypadku, gdy płatność zostanie rozliczona system nie pozwoli na przeliczenie deklaracji VAT-7. Deklaracja VAT-7, zakładka: Księgowość Na zakładce: Księgowość można dokonać predekretacji oraz zaksięgować deklarację. Deklaracja VAT-7, zakładka: ORD-ZU Zakładka: ORD-ZU pojawia się na deklaracji w przypadku oznaczenia jej jako korekty (pole 7 deklaracji). Stanowi ona załącznik zawierający uzasadnienie przyczyn składania korekty deklaracji. Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZZ Zakładka VAT-ZZ pojawia się na deklaracji w przypadku zaznaczenia opcji: Tak w polu: Wniosek o zwrot podatku. Na zakładce znajdują się następujące pola: Powód zwrotu wybierany z dostępnej listy Wnioskowana kwota zwrotu kwota przepisana z pola 61 deklaracji Uzasadnienie złożenia wniosku Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZT Zakładka VAT-ZT pojawia się na deklaracji w przypadku zaznaczenia opcji: Tak w polu: Wniosek o przyspieszenie terminu zwrotu podatku. Na zakładce znajdują się pola: Kwota do zwrotu w terminie 25 dni kwota przepisana z pola 62 deklaracji Uzasadnienie złożenia wniosku Deklaracja VAT-7K Obecnie wszyscy podatnicy mogą korzystać z kwartalnego rozliczania podatku VAT, dlatego w programie Comarch CDN XL istnieje możliwość wystawiania deklaracji kwartalnych VAT-7K oraz VAT- 7D. Deklaracja VAT-7K generowana jest analogicznie jak deklaracja VAT-7 tylko dla odpowiedniego kwartału. Po wyborze w oknie Deklaracje wzorca VAT-7K w polu: Okres zmienia się zakres czasu z Miesiąc na Kwartał. Deklaracja VAT-7K składa się z 5 podstawowych zakładek. Dodatkowo deklaracja może zawierać kolejne trzy zakładki: ORD-ZU, VAT-ZZ i VAT-ZT. Uwaga: Dodatkowe zakładki: ORD-ZU, VAT-ZZ i VAT-ZT dostępne są od wersji 5 deklaracji VAT-7K. Dostępność dodatkowych zakładek jest analogiczna jak w przypadku deklaracji VAT-7, co zostało opisane w podrozdziale Takie samo zastosowanie mają też przyciski znajdujące się na każdej zakładce deklaracji VAT-7K.

37 Deklaracja VAT-7D Rys Deklaracja VAT-7K Dla podatników innych niż mali zgodnie, z art. 99 ust. 3 istnieje możliwość generowania deklaracji VAT-7D. Deklaracja ta generowana jest analogicznie jak pozostałe deklaracje VAT, przy czym wprowadzono na niej dodatkową zakładkę: Zaliczki. Oprócz niej mogą wystąpić dodatkowe zakładki ORD-ZU, VAT-ZZ i VAT-ZT (analogicznie jak na deklaracjach VAT-7 i VAT-7K), a także zakładka NAD- ZP, która dostępna jest tylko dla deklaracji VAT-7D. Przyciski znajdujące się na wszystkich zakładkach deklaracji VAT-7D zostały opisane w podrozdziale Deklaracja VAT-7.

38 Deklaracja VAT-7D, zakładka: Zaliczki Rys Deklaracja VAT-7D, zakładka: Ogólne Na zakładce: Zaliczki prezentowane są proponowane wysokości zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, dla którego wyliczana jest deklaracja VAT-7D. Zaliczki mogą być: wyliczane na podstawie danych z poprzedniego kwartału proponowana wysokość zaliczki wyliczana jest na podstawie zaakceptowanych deklaracji z poprzedniego kwartału w wysokości 1/3 zobowiązania podatkowego, jeśli w poprzednim kwartale była wystawiona deklaracja VAT-7D, lub w wysokości zobowiązania odpowiednio za pierwszy i drugi miesiąc poprzedniego kwartału, jeśli w poprzednim kwartale brak jest deklaracji VAT-7D,

39 wyliczane na podstawie danych z bieżącego kwartału proponowana wysokość zaliczki jest wyliczona na podstawie danych z bieżącego kwartału odpowiednio za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, wprowadzone przez Użytkownika w wysokości innej niż wynikająca z przedstawionych przez program propozycji, jeśli na zakładce: Zaliczki zostanie wybrana opcja: Innych. Rys Deklaracja VAT-7D, Zakładka: Zaliczki Wyliczone kwoty proponowanych zaliczek zaokrąglane są wg zasad matematycznych. Kwota z przecięcia wiersza 3 Do zapłaty z kolumną: Razem, pobierana jest do pozycji 59 deklaracji. Kwoty zaliczek pomniejszane są o nadpłatę zaliczek wykazaną w polu 60 deklaracji VAT-7D za poprzedni

40 kwartał. Kwota zaliczki może podlegać modyfikacji, jeśli formularz deklaracji ma status: Bufor. Kwoty zaliczek nie generują płatności. Ewentualne płatności wynikające z wykazanych zaliczek należy ewidencjonować za pomocą not memoriałowych. Rys Deklaracja VAT-7D, Strona-2 Jeśli na deklaracji VAT-7D wykazana zostanie nadpłata zaliczki, na różnicę kwot wynikających z pozycji 62 (Nadpłata różnica pomiędzy sumą zaliczek wpłaconych a należnym zobowiązaniem podatkowym podlegającym wpłacie do urzędu) i 64 (Zaliczenia nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych), automatycznie tworzona jest płatność o typie Należność.

41 Deklaracja VAT-7, zakładka: ORD-ZU Rys Deklaracja VAT-7D, Zakładka Płatności Zakładka: ORD-ZU pojawia się na deklaracji w przypadku oznaczenia jej jako korekty (pole 7 deklaracji). Stanowi ona załącznik zawierający uzasadnienie przyczyn składania korekty deklaracji. Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZZ Zakładka VAT-ZZ pojawia się na deklaracji w przypadku zaznaczenia opcji: Tak w polu: Wniosek o zwrot podatku. Na zakładce znajdują się następujące pola: Powód zwrotu wybierany z dostępnej listy Wnioskowana kwota zwrotu kwota przepisana z pola 67 deklaracji Uzasadnienie złożenia wniosku Deklaracja VAT-7, zakładka: VAT-ZT Zakładka VAT-ZT pojawia się na deklaracji w przypadku zaznaczenia opcji: Tak w polu: Wniosek o przyspieszenie terminu zwrotu podatku. Na zakładce znajdują się pola: Kwota do zwrotu w terminie 25 dni kwota przepisana z pola 68 deklaracji Uzasadnienie złożenia wniosku Deklaracja VAT-7D, zakładka NAD-ZP Zakładka NAD-ZP pojawia się na deklaracji w przypadku zaznaczenia kwadratu: Tak w polu: 79. Wniosek o zaliczenie nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Kwadrat ten zaznaczany jest automatycznie, jeśli wybrano opcję: Tak w polu 63. Zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Zakładka zawiera następujące pola:

42 Kwota nadpłat kwota z pozycji 64 deklaracji Uzasadnienie złożenia wniosku Deklaracja podsumowująca System Comarch CDN XL umożliwia wygenerowanie miesięcznej lub kwartalnej deklaracji podsumowującej VAT-UE. Udostępnione zostały następujące wzory deklaracji podsumowującej: VAT UE deklaracja podsumowująca o wewnatrzwspólnotowych transakcjach VAT-UE/A załącznik do VAT-UE zestawienie dostaw towarów VAT-UE/B załącznik do VAT-UE zestawienie nabyć towarów VAT-UE/C załącznik do VAT-UE zestawienie świadczonych usług VAT-UEK korekta deklaracji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach Uwaga: Załączniki, czyli deklaracje VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UE/C będą generowane, jeżeli liczba kontrahentów, z którymi kooperowano w danym kwartale/miesiącu przekroczy po stronie dostaw, nabyć, usług liczbę wykazaną na formularzu. Na deklaracji podsumowującej są wykazywane wartości towarów dostarczonych oraz otrzymanych z innych państw członkowskich UE, a także wartości świadczonych usług w podziale na poszczególnych kontrahentów podatnika oraz ich numery identyfikacji podatkowej VAT. Uwaga: Na deklaracji VAT-UE, wartości nabyć, dostaw i usług grupowane są według numeru NIP znajdującego się na wystawianych fakturach, a nie według numeru NIP z karty kontrahenta. Deklaracja VAT-UE składa się z siedmiu zakładek: Ogólne, Dane, Dostawy, Nabycia, Usługi, Oświadczenie, Załączniki. Na wszystkich zakładkach deklaracji VAT-7 dostępne są następujące przyciski: [Zapisz zmiany] służy do zatwierdzania wprowadzanych na deklaracji zmian. [Anuluj] służy do anulowania wprowadzonych na deklaracji zmian. [Przelicz deklarację] służy do przeliczenia deklaracji. [Pobieranie UPO] służy do pobrania potwierdzenia wysłania deklaracji drogą elektroniczną [Zablokuj możliwość zapisu zmian] blokuje możliwość zmian na deklaracji

43 Zakładka: Ogólne Rys Deklaracja podsumowująca VAT-UE Zakładka: Ogólne jest zakładką informacyjną, na której określa się kwartał lub miesiąc, za który jest wygenerowana deklaracja, osobę wprowadzającą, modyfikującą i zatwierdzającą deklarację oraz status deklaracji. Podobnie jak w przypadku deklaracji VAT-7 można wybrać jeden z czterech statusów: Bufor, Zaakceptowana, Zatwierdzona, Anulowana. Zakładka: Dane Zakładka zawiera dane podatnika takie jak: numer identyfikacji podatkowej, określony kwartał lub miesiąc roku, rodzaj, nazwa podatnika, jego adres oraz dane urzędu skarbowego, do którego składana jest deklaracja. Zakładka: Dostawy, Zakładka: Nabycia Zakładki: Dostawy oraz Nabycia służą do przedstawienia wszystkich dostaw/nabyć, które miały miejsce w danym kwartale/miesiącu. Zakładki te są podzielone na następujące kolumny: Deklaracja/Kod kraju określony jest rodzaj deklaracji oraz kod kraju dostawy lub nabycia Numer identyfikacyjny VAT numer identyfikacyjny kontrahenta Kwota dostaw/nabyć w złotych Transakcje trójstronne służy do zaznaczenia pozycji, które są transakcjami trójstronnymi W dolnej części okna znajduje się obszar: Razem, w którym prezentowane jest podsumowanie dostaw/nabyć. Oddzielne okno prezentuje sumę dostaw/nabyć trójstronnych. Jeżeli liczba kontrahentów, z którymi zarejestrowano wewnątrzwspólnotową dostawę/nabycie w danym kwartale/miesiącu przekroczy liczbę wykazaną na formularzu, tworzony jest dodatkowy formularz VAT-UE/A dla dostaw i VAT-UE/B dla nabyć. Na zakładkach jest on prezentowany jako odrębna gałąź.

44 Zakładka: Usługi Rys Deklaracja podsumowująca Zakładka Dostawy. Zakładka: Usługi służy prezentacji wszystkich usług świadczonych w danym kwartale/miesiącu. Ujęte są tu tylko te transakcje, które oznaczone zostały parametrem rodzajowym Usługi rozlicza odbiorca. Zakładka podzielone na następujące kolumny: Deklaracja/Kod kraju określony jest rodzaj deklaracji oraz kod kraju dostawy lub nabycia Numer identyfikacyjny VAT numer identyfikacyjny kontrahenta Kwota transakcji w złotych W dolnej części okna znajduje się obszar: Razem, w którym prezentowane jest podsumowanie usług. Jeżeli liczba kontrahentów, na rzecz których świadczono wewnątrzwspólnotową usługę w danym kwartale/miesiącu przekroczy liczbę wykazaną na formularzu, tworzony jest dodatkowy formularz VAT- UE/C, który jest prezentowany jako odrębna gałąź (analogicznie jak to ma miejsce na zakładkach: Dostawy oraz Nabycia).

45 Zakładka: Oświadczenie Na zakładce: Oświadczenie podane są ilości załączników dołączonych do deklaracji oraz dane osoby reprezentującej podatnika. Rys Deklaracja podsumowująca Zakładka Oświadczenie. Na deklaracji podsumowującej znajdują się dodatkowo następujące ikony: Uwaga: W przypadku potrzeby uwzględnienia na deklaracji podsumowującej wartości z dokumentów FAI wystawionych w module: Import należy z każdego takiego dokumentu FAI wygenerować dokument FWS, a z dokumentu FWS dokument FWZ. Tak wygenerowane dokumenty FWZ będą brane pod uwagę w trakcie wystawiania deklaracji podsumowującej e-deklaracje Począwszy od 16 sierpnia 2006 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło możliwość składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Funkcjonalność Comarch CDN XL umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik musi być opatrzony podpisem elektronicznym. Aby możliwe było wysłanie e- deklaracji, konieczne jest posiadanie takiego elektronicznego podpisu. Wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną możliwe jest dla deklaracji VAT-7 (wersja 11, 12), VAT-7K (wersja 5, 6), VAT-7D (wersja 2, 3) i ich korekt, oraz deklaracji VAT-UE, VAT-UEK (wersja 2). Z poziomu listy deklaracji (otwieranej z menu: Księgowość/Deklaracje) istnieje możliwość eksportu deklaracji do pliku XML. Służy do tego przycisk: [Eksport deklaracji do pliku xml]. Plik zapisywany jest w miejscu, które wcześniej zostanie określone w konfiguracji komputera, zakładka: Wymiana danych, sekcja: Zgłoszenia SAD, deklaracje (Rys. 9.30).

46 Rys Konfiguracja komputera, zakładka: Wymiana danych. Z wysyłaniem deklaracji drogą elektroniczną związane są dodatkowe pola znajdujące się na zakładce: Ogólne deklaracji VAT-7 oraz VAT-UE: Status e-deklaracji: Nie dotyczy jeżeli deklaracja jest obliczona za rok i miesiąc wcześniejszy niż 01/2008, Nie wysłano jeżeli deklaracji jeszcze nie wysłano, Wysłano/trwa przetwarzanie jeżeli deklaracja została wysłana i odebrano komunikat z grupy , Wysłano/nie odebrano UPO jeżeli nie odebrano potwierdzenia złożenia deklaracji i kod statusu to 200, Wysłano/odebrano UPO jeżeli odebrano potwierdzenie złożenia deklaracji i kod statusu to 200, Błąd wysyłania jeżeli kod statusu należy do grupy komunikatów , Odrzucono jeżeli kod statusu należy do grupy komunikatów Numer referencyjny identyfikator dokumentu Data rejestracji data i czas rejestracji e-deklaracji na serwerze MF Data potwierdzenia data i czas odebrania potwierdzenia Do wysłania deklaracji elektronicznej służy przycisk znajdujący na liście deklaracji VAT-7 i VAT-UE. [Wysyłanie deklaracji do portalu MF] Uwaga: Przyciski: Eksport deklaracji do pliku xml oraz Wysyłanie deklaracji do portalu MF są aktywne tylko dla deklaracji o statusie co najmniej Zaakceptowana. Po naciśnięciu przycisku zostanie otwarte okno: Wysyłanie e-deklaracji. Tutaj, w polu: Certyfikat, należy wskazać certyfikat klucza elektronicznego, a następnie nacisnąć przycisk [Generuj deklarację w postaci xml]. Aby został wygenerowany poprawny plik, konieczne jest uzupełnienie na deklaracji następujących pól obowiązkowych: Dla deklaracji VAT-7:

47 Kod urzędu skarbowego na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: Ogólne, pole: Kod urzędu. Rok i miesiąc złożenia deklaracji Cel złożenia deklaracji Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika Data urodzenia Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika Pełna nazwa podatnika Dla deklaracji VAT-UE oraz VAT-UEK: Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Kod urzędu skarbowego Rok i kwartał złożenia deklaracji Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika Data urodzenia Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika Pełna nazwa podatnika Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Uwaga: Pole: Kraj na deklaracji powinno zostać wybrane z rozwijanej listy. Po prawidłowym wygenerowaniu pliku zapełni się okno: Dokument do wysłania, a zakładka: Podpisz i Wyślij uaktywni się.

48 Rys Wysyłanie e-deklaracji, zakładka: Dane i certyfikaty po wygenerowaniu pliku xml. Na zakładce: Podpisz i Wyślij należy, po wybraniu opcji [Podpisz] podpisać deklarację, a następnie wysłać ją przyciskając przycisk [Wyślij]. Rys Wysyłanie e-deklaracji, zakładka: Podpisz i Wyślij. Po wykonaniu wyżej opisanych czynności na wysłanej deklaracji, na zakładce: Ogólne, uaktywni się przycisk [Pobieranie UPO], który służy do pobrania potwierdzenia. Po jego przyciśnięciu wysłane zostanie żądanie potwierdzenia złożenia dokumentu, w wyniku czego osoba wysyłająca otrzymuje zwrotnie status złożonego dokumentu (Rys. 9.33).

49 Rys Wysyłanie e-deklaracji, pobieranie UPO po wysłaniu deklaracji. Na zakładce: Ogólne deklaracji, w polu: Status e-deklaracji pojawi się odpowiedni wpis, świadczący o wysłaniu e-deklaracji oraz przetwarzaniu i sprawdzaniu jej poprawności. Czynności te odbywają się już na serwerze, na który deklaracja została wysłana (Rys. 9.34). Rys Deklaracja VAT-7, zakładka: Ogólne, widok po wysłaniu. Jeżeli deklaracja zostanie przetworzona i nie będzie zawierała błędów, na zakładce: Ogólne zmieni się wpis w polu: Status e-deklaracji na: Wysłano/odebrano UPO, oraz będzie możliwe pobranie UPO Urzędowego Poświadczenia Odbioru stanowiącego potwierdzenie poprawnego przekazu deklaracji

50 drogą elektroniczną. UPO dostępne jest jako standardowy wydruk wykonywany dla wysłanej deklaracji. Dodatkowo status deklaracji zmienia się automatycznie z Zaakceptowanej na Zatwierdzoną Inne deklaracje Funkcja: Inne deklaracje, uruchamiana z menu: Księgowość, otwiera okno: Deklaracje podatkowe. Z poziomu tego okna możliwe jest wygenerowanie deklaracji CIT 2. Możliwe jest wygenerowanie jednej deklaracji pierwotnej (złożonej po raz pierwszy) oraz wielu deklaracji korekt. Określenie rodzaju deklaracji następuje w oknie generowanej deklaracji (więcej informacji w rozdziale: Deklaracja CIT 2). Rys Deklaracje podatkowe. W oknie: Deklaracje podatkowe, wyświetlona jest lista wygenerowanych deklaracji, w następujących kolumnach: Numer - numer w obrębie okresu obrachunkowego i miesiąca. Potrzeba numeracji wewnętrznej wynika z faktu, że można wystawić dowolną ilość deklaracji stanowiących korektę do deklaracji pierwotnej. Okres - dokładny zakres dat, za który wyliczono deklarację CIT-2 np Data obliczenia data wypełnienia deklaracji (taka, jak na deklaracji w polu 5). Status status deklaracji: bufor, zaakceptowana lub zatwierdzona. Wersja nr wersji deklaracji. Listę wyświetlanych deklaracji można zawęzić do wskazanego miesiąca i roku obrachunkowego lub tylko do roku obrachunkowego bądź też korzystając ze standardowego filtra i konstruktora filtra. W oknie znajdują się ponadto funkcje: [Księguj] księguje wskazaną, zatwierdzoną deklarację. [Nowy formularz CIT 2] umożliwia dodanie nowej deklaracji. [Karta] otwiera deklarację zaznaczoną na liście do podglądu i edycji. [Usuń] usuwa wskazaną na liście deklarację.

51 Deklaracja CIT 2 Deklarację CIT 2 generuje się z poziomu okna: Deklaracje podatkowe, uruchamianym po wybraniu funkcji: Inne deklaracje, z menu: Księgowość. Na okno deklaracji składają się zakładki: Ogólne, Płatność, Księgowość, Załączniki. Ponadto dla okna zostanie wyświetlonych tyle zakładek, ile stron zawiera deklaracja. Rys Deklaracja CIT-2. W oknie deklaracji można edytować te pola, które wyglądają jak przyciski na rysunku (Rys. 9.37) są to pola numer 19, 20 i 21. Rys Pola możliwe do edycji. Po naciśnięciu takiego pola zostanie otworzone okno: Definicja pola 20. Numer wskazuje numer edytowanego pola.

52 Rys Definicja pola z rozwiniętym menu. W oknie, należy nacisnąć przycisk:, który rozwinie menu, z dostępnymi wyrażeniami, jakimi można określić definiowane pole. Po wybraniu wyrażenia, należy wybrać dla niego wartość i zatwierdzić edycję pola, po naciśnięciu przycisku: [Zatwierdź]. Dla deklaracji CIT 2 możliwe jest zarejestrowanie w systemie załączników CIT 2/O. Załącznik definiuje się z poziomu zakładki: Ogólne. Więcej informacji o załącznikach CIT 2/O znajduje się w rozdziale: Deklaracja CIT 2/O. Uwaga: Na deklaracji CIT-2/O w sekcjach: B.2. suma odliczanych kwot w poszczególnych pozycjach oraz łączna suma odliczeń nie jest automatycznie ograniczana do kwoty z poz. 25 CIT-2 pomniejszonej o kwotę z poz. 15 CIT-2/O. C. suma odliczanych kwot w poszczególnych pozycjach oraz łączna suma odliczeń nie jest automatycznie ograniczana do różnicy kwoty z poz. 25 CIT-2O i sumy kwot z poz. 15 CIT-2/O i 21 CIT-2/O D. suma odliczanych kwot w poszczególnych pozycjach oraz łączna suma odliczeń nie jest automatycznie ograniczana do kwoty podatku z poz. 37 CIT-2. Oznacza to, że na Użytkowniku spoczywa obowiązek wprowadzenia odpowiednich wartości, w poszczególnych polach deklaracji CIT-2/O Deklaracja CIT 2/O Deklarację CIT 2/O dodaje się z poziomu okna: Deklaracja CIT 2, zakładki: Ogólne, po naciśnięciu przycisku: [Dodaj].

53 Rys Deklaracja CIT 2, zakładka: Ogólne. Zostanie wyświetlone okno: Deklaracja CIT 2. Okno odpowiada aktualnemu formularzowi deklaracji CIT 2/O. Podobnie jak na deklaracji CIT 2, istnieje możliwość definiowania pól, które wyświetlone są na deklaracji jak przyciski. Deklaracja CIT-2/O nie generuje płatności i nie podlega księgowaniu, a status dla niej jest przeniesiony z deklaracji CIT 2, z którą jest powiązana. Jeżeli deklaracja CIT-2 zostanie zaakceptowana lub zatwierdzona, deklaracja CIT-2/O nie będzie podlegała modyfikacji. Po wprowadzeniu potrzebnych danych, należy zapisać deklarację przyciskiem: [Zapisz]. Zapisana deklaracja będzie wyświetlona na liście załączników, na deklaracji CIT 2, na zakładce: Ogólne. Rys Deklaracja CIT 2/O, strona 1.

54 9.4.6 Scenariusze w rejestrze VAT Jak wystawić fakturę z poziomu rejestru VAT Aby wystawić faktury z poziomu Rejestru VAT należy: Otworzyć aktywne okno tego rejestru. W tym celu należy nacisnąć przycisk: [Rejestr VAT] na pasku narzędzi (jest to też możliwe poprzez wybranie funkcji: Rejestry VAT z menu: Dokumenty). Zostanie otworzone okno: Rejestr zakupów VAT. W otwartym oknie, w zależności od tego czy ma być dodana faktura zakupu, czy sprzedaży, należy wybrać odpowiednio jeden ze zdefiniowanych wcześniej rejestrów zakupu lub sprzedaży w polu: Rejestr, a następnie nacisnąć przycisk: [Nowy]. W przypadku rejestru zakupu zostanie dodana faktura zakupu a vista (rozwijane menu udostępnia tez wybór korekty ręcznej faktury zakupu a vista). W przypadku rejestru sprzedaży dodana zostanie faktura sprzedaży a vista, a po rozwinięciu menu dostępnych opcji faktura wewnętrzna a vista lub korekta ręczna faktury a vista lub wewnętrznej. Jeżeli będzie wystawiany np. dokument sprzedaży, dla którego nie ustalono w konfiguracji formatki uproszczonej zostanie wyświetlone okno: Faktura sprzedaży a vista (Rys. 9.41). Faktura sprzedaży a vista, zakładka Ogólne Rys Dodawanie FS a vista. W celu wybrania kontrahenta, należy nacisnąć przycisk:. Zostanie otworzone okno z listą kontrahentów, z którego należy wybrać kontrahenta i zatwierdzić wybór przez podwójne kliknięcie lub naciśnięcie przycisku: [Wybierz] (W tym miejscu istnieje również możliwość wprowadzenia kontrahenta jednorazowego, nieistniejącego w bazie). Po zatwierdzeniu wyboru, nastąpi automatyczny powrót do okna: Faktura sprzedaży a vista. Po powrocie do okna: Faktura, można zmienić (w razie potrzeby) formę płatności, termin i sposób dostawy. Należy również wybrać z listy kraj przeznaczenia oraz rodzaj transakcji. Do wyboru są rodzaje transakcji: Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa, Inna zagraniczna (poza UE). W przypadku wyboru transakcji wewnątrzwspólnotowej dokument będzie uwzględniany w deklaracji podsumowującej. Następnie należy przycisnąć przycisk: [Dodaj], w celu wprowadzenia przedmiotu transakcji. Zostanie otworzone wówczas okno: Element transakcji.

55 Rys Element transakcji, zakładka Ogólne. W otwartym oknie (inaczej niż ma to miejsce w module: Sprzedaż) nie ma możliwości wyboru towaru z listy towaru przycisk: [Wybierz towar], jest nieaktywny. W związku z tym, nie można podać towaru z kartoteki towarów i trzeba tu wpisać opis pozycji z klawiatury. Po wprowadzeniu odpowiednich danych należy zatwierdzić je przyciskiem: wówczas na fakturę sprzedaży. [Zapisz] i dane trafią Uwaga 1: Dla faktur a vista nie jest wymagane wprowadzanie elementów transakcji. W celu dodania faktury wystarczy tylko uzupełnić dane w tabelce VAT: kwota netto, brutto, VAT, stawka VAT. Uwaga 2: Na fakturach a vista, w odróżnieniu od zwykłych faktur nie ma daty przyjęcia/wydania magazynowego. Uwaga 3: Na fakturach a vista, promocje będą naliczane jak na zwykłym dokumencie: jeżeli na karcie towaru a vista zostanie zdefiniowana cena początkowa, to wtedy rabat będzie liczony od tej ceny. Jeżeli cena początkowa wynosi 0, wtedy zostanie naliczony upust specjalny (Od wartości/ceny początkowej zerowej) jeżeli rabat spowoduje zejście ceny poniżej zera, wtedy cena podnoszona jest do zera. Faktura sprzedaży a vista, zakładka VAT Na zakładce ustala się rejestr VAT oraz określa czy dany dokument ma być uwzględniany w strukturze sprzedaży (w strukturze sprzedaży nie jest wykazywana np. sprzedaż środków trwałych wykorzystywanych w działalności gospodarczej), na deklaracji VAT-7 i na deklaracji podsumowującej (dokument jest brany pod uwagę na deklaracji podsumowującej tylko wówczas, gdy jako rodzaj transakcji została wybrana wewnątrzwspólnotowa dostawa lub nabycie). Wśród rejestrów VAT dostępny jest parametr: TaxFree, dla transakcji krajowej, jeśli na fakturze sprzedaży a vista została zadeklarowana stawka 0%. Po wypełnieniu wskazanych pól należy zatwierdzić dokument naciskając przycisk Zatwierdzany dokument jest wyświetlany, jako nowa pozycja w rejestrze VAT. [Zapisz]. Faktura zakupu a vista Jeżeli ma być dodana np. Faktura zakupu a vista (kosztowa), dla której w konfiguracji ustalono formatkę uproszczoną zostanie wyświetlone okno: Faktura zakupu (Rys. 9.43).

56 Rys Faktura zakupu a vista. Podobnie jak w przypadku okna z klasyczną fakturą, na karcie faktury zakupu a vista, należy wypełnić odpowiednie pola numer faktury, daty dokumentu (wpływu, wystawienia, zakupu), dane kontrahenta, płatnika, kraju wysyłki, rodzaj transakcji, formę i termin płatności, ewentualnie pozycje faktury, informacje o płatnościach dokumentu z możliwością rozliczenia lub kompensaty, rodzaj zakupu oraz sposoby odliczania VAT, tabelkę VAT. Na dokumencie można wskazać płatnika innego niż kontrahent. Funkcjonalność płatnika na dokumentach została opisana w dokumentacji modułu: Sprzedaż. W tym miejscu należy również określić czy dokument ma być uwzględniany na deklaracji podsumowującej i deklaracji VAT-7 oraz czy faktura ma być traktowana jako korekta podatku odliczonego. Następnie należy zapisać dokument, przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz]. Uwaga: Dokumenty wprowadzone z pozycji Rejestrów VAT nie są wyświetlane na liście dokumentów w module: Sprzedaż. Jak zaksięgować pojedynczą fakturę Aby zaksięgować fakturę z poziomu Rejestrów VAT należy: otworzyć okno: Rejestry VAT. W tym celu należy nacisnąć przycisk: [Rejestry VAT], na pasku narzędzi (jest to też możliwe poprzez wybranie funkcji: Rejestry VAT z menu: Dokumenty). Zostanie wyświetlone okno: Rejestr sprzedaży VAT (Rys. 9.44).

57 Rys Rejestr sprzedaży VAT. W oknie należy zaznaczyć wybrany dokument i wyświetlić go do podglądu, poprzez podwójne kliknięcie lub naciśnięcie przycisku: [Edycja]. W zależności od tego, jaki dokument został zaznaczony zostanie otworzony podgląd jego karty. W oknie: Faktura sprzedaży, należy wybrać zakładkę: Księgowość (przykładowa faktura sprzedaży (Rys. 9.45). Rys Księgowanie pojedynczego dokumentu. Z wcześniej zdefiniowanych schematów, należy wybrać odpowiedni schemat księgowania (z rozwijającej się listy przy oknie: Schemat). Po wybraniu schematu, w oknie zostanie otworzony odpowiedni zapis kwot dokumentu na kontach. W polu: Dziennik, zostanie otworzona nazwa dziennika, do którego trafi zapis księgowy. Jeżeli zapis ma trafić do innego dziennika, z rozwijanej listy można wybrać inną nazwę. Po wybraniu schematu księgowań i dziennika należy nacisnąć przycisk: [Księguj], w celu zaksięgowania dokumentu i przeniesienia go do wybranego dziennika księgowań.

58 Jak zaksięgować grupę dokumentów Aby zaksięgować grupę dokumentów z poziomu rejestrów VAT należy: otworzyć okno: Rejestry VAT (Rys. 9.10). Można to zrobić przyciskiem: [Rejestry VAT], na pasku narzędzi (innym sposobem jest wybranie funkcji Rejestry VAT z menu: Dokumenty). W otwartym oknie należy zaznaczyć dokumenty przeznaczone do księgowania (w okienku z lewej strony danej pozycji). Jeżeli zaznaczone mają być wszystkie dokumenty umieszczone w danym rejestrze należy nacisnąć na klawiaturze kombinację klawiszy <Ctrl> + <A> lub wybrać opcję: Zaznacz wszystkie, w oknie dostępnym po użyciu prawego przycisku myszy. Po zaznaczeniu odpowiednich pozycji należy nacisnąć przycisk: [Księguj]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie dokumentów handlowych. Rys Księgowanie dokumentów handlowych. W aktywnym oknie, przed rozpoczęciem księgowania, należy ustalić schemat księgowania i dziennik. Zastosuj schemat: Do dziennika: Wybrany na dokumencie dokumenty będą księgowane zgodnie z treścią zakładki Księgowość znajdującej się na dokumentach. Wybór tej opcji jest możliwy, jeżeli na zakładce wybrano odpowiedni schemat księgowania. Jeśli nie wybrano innego, to w tym przypadku wybrany w tym miejscu schemat księgowania zostanie zastosowany tylko w przypadku dokumentów z pustą zakładką Księgowość. Dokumenty, dla których wcześniej wybrano schemat księgowania zostaną zaksięgowane według tego schematu. Zawsze schemat wskazany w tym miejscu zostanie zastosowany do wszystkich zaznaczonych dokumentów, bez względu na to, czy zakładka Księgowość jest pusta, czy został wybrany tam schemat księgowania. Wybranego na dokumencie dokumenty będą księgowane zgodnie z zakładką Księgowość znajdującą się na zatwierdzonych dokumentach, jeżeli na zakładce wybrano odpowiedni dziennik. Jeśli nie wybrano innego, to proponowany w tym miejscu dziennik księgowania zostanie zastosowany tylko do dokumentów z pustą zakładką Księgowość. Dokumenty, dla których ustalono wcześniej dziennik księgowania zostaną zaksięgowane do tego dziennika. Zawsze wskazany tu dziennik księgowań zostanie zastosowany do wszystkich zaznaczonych dokumentów niezależnie od tego, czy zakładka Księgowość jest pusta, czy wybrany został na niej inny dziennik.

59 Po wybraniu odpowiednich opcji należy nacisnąć przycisk: [Rozpocznij księgowanie], aby rozpocząć proces księgowania. Po zakończeniu, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Uwaga: W ten sam sposób można zaksięgować pojedynczy dokument, jeżeli w oknie: Rejestry VAT, zaznaczona zostanie jedna pozycja. Jak zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu handlowego (FZ, FS) Dla dokumentów handlowych możliwa jest zmiana klasyfikacji dla całej pozycji w tabelce VAT, dla niektórych elementów na pozycji tabeli VAT lub dla nagłówka dokumentu. We wszystkich tych przypadkach, aby zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu handlowego należy: otworzyć okno: Rejestry VAT (Rys. 9.10). Można to zrobić przyciskiem: [Rejestry VAT], na pasku narzędzi (jest to też możliwe poprzez wybranie funkcji: Rejestry VAT, z menu: Dokumenty). w oknie: Rejestry VAT, należy podnieść do edycji odpowiednią fakturę przyciskając ikonę: [Edycja] i wybrać zakładkę VAT. Rys Faktura zakupu, zakładka: VAT. Jeżeli zmieniona ma być klasyfikacja dla nagłówka dokumentu w wyświetlanym oknie, należy zmienić właściwe parametry zakupu (sposób odliczania VAT, rodzaj zakupu, miesiąc odliczenia VAT, czy uwzględniać na deklaracji VAT-7). W przypadku faktury sprzedaży, możliwa jest tylko zmiana miesiąca odliczania VAT i określenia czy faktura ma być uwzględniana na deklaracji VAT 7. Uwaga: Parametry klasyfikacji VAT dla nagłówka dokumentu mogą być zmieniane dopóki żadna pozycja w tabelce VAT nie zostanie inaczej sklasyfikowana do deklaracji VAT 7, niż wynika to z zakładki VAT. Jeżeli zmiana ma być dokonana dla pozycji lub elementów pozycji w tabelce VAT, należy wyświetlić do podglądu odpowiednią pozycję, poprzez jej zaznaczenie i naciśnięcie

60 przycisku: [Edycja]. Zmiana dla całej pozycji w tabelce VAT, oznacza zmianę dla wszystkich elementów w danej stawce. Zostanie otworzone okno: Tabela VAT. Rys Rejestry VAT/Faktura zakupu/tabela VAT. W wyświetlanym oknie należy dokonać zmian odpowiednich parametrów dla faktury zakupu lub sprzedaży. Po dokonaniu jakichkolwiek zmian parametrów, udostępnione zostaną elementy związane z daną pozycją w tabelce (Rys. 9.49). Rys Tabela VAT/udostępnione elementy pozycji. Jeżeli zmiana dotyczy tylko niektórych elementów, należy zaznaczyć te, których klasyfikacja jest zmieniona, a następnie zatwierdzić je przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Zmiany te utworzą nową pozycję w danej stawce, która w tabeli VAT będzie wyświetlana na czerwono. Jeżeli zmiany klasyfikacji dotyczą całej pozycji w tabelce VAT, czyli będą dokonywane dla wszystkich elementów w danej stawce, należy wyedytować pozycję w tabelce VAT, zmienić odpowiednie parametry i zapisać zmiany przyciskiem: zmian, dana pozycja będzie wyświetlana na czerwono. [Zapisz zmiany]. Po zapisaniu Uwaga: Każda tabelka VAT może również zostać opisana za pomocą zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator, atrybutów. 1) Przy wystawianiu faktury przez CTRL+ins nie będą przepisywać się atrybuty z tabelki VAT 2) Po rozbiciu pozycji tabelki VAT na dwie - na nową utworzoną pozycję przepiszą się atrybuty z rozbijanego rekordu

61 3) Po sklejeniu się dwóch rekordów w wyniku zmiany jakiś parametrów w tabelce VAT, na wynikowy rekord przepiszą się atrybuty z edytowanej pozycji VAT (z tej nieedytowanej zostaną usunięte atrybuty). 4) Gdy zmieni się ExpoNorm (czyli rodzaj transakcji np. z "wewnątrzwpólnotowej" na "krajową") lub zmieni się kontrahent na dokumencie, odbudowywana jest od nowa tabelka VAT, a tym samym usuwane są atrybuty. Jak zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu kosztowego (faktury a vista) Aby zmienić klasyfikację VAT na dokumencie kosztowym, należy: uaktywnić okno: Rejestry VAT (Rys. 9.10). Można to zrobić poprzez naciśnięcie przycisku: [Rejestry VAT] na pasku narzędzi (jest to możliwe również poprzez wybrania funkcji: Rejestry VAT w menu: Dokumenty). W otwartym oknie należy otworzyć do podglądu fakturę a vista przez jej zaznaczenie i naciśnięcie przycisku [Edycja] (na przykładzie Faktury zakupu a vista). Zostanie wyświetlone okno: Faktura zakupu (Rys. 9.43). Jeżeli zmiana ma dotyczyć klasyfikacji nagłówka dokumentu, w wyświetlanym oknie faktury zakupu a vista, należy zmienić właściwe parametry zakupu (sposób odliczania VAT, rodzaj zakupu, miesiąc odliczenia VAT, czy uwzględniać na deklaracji VAT - 7). W przypadku faktury sprzedaży możliwa jest tylko zmiana miesiąca odliczania VAT i określenia, czy faktura ma być uwzględniana na deklaracji VAT 7 (jest to możliwe z zakładki Rejestr VAT). Uwaga: Parametry klasyfikacji VAT dla nagłówka dokumentu mogą być zmieniane dopóki żadna pozycja w tabelce VAT nie zostanie inaczej sklasyfikowana do deklaracji VAT 7, niż wynika to z zakładki VAT. Jeżeli ma być dokonana zmiana konkretnej pozycji w tabelce VAT należy podnieść do podglądu odpowiednią pozycję, dokonać na niej odpowiednich zmian parametrów, wpisać odpowiednią wartość netto i zatwierdzić zmiany przyciskiem: [Zapisz zmiany]. W tabelce VAT zostanie dopisana druga pozycja w danej stawce, która będzie wyświetlana na czerwono. Przykład: Jeżeli w tabelce VAT jest pozycja ze stawką 22% i klasyfikacją wynikającą z dokumentu: - rodzaj zakupu Koszty - odliczenia Tak a Użytkownik chce dla części tej kwoty zmienić klasyfikację na: odliczenia Warunkowo, wówczas poprawia wartość netto pozycji i przypisuje odpowiednią klasyfikację. W tabelce VAT zostanie dopisana druga pozycja o stawce 22%, która będzie wyświetlana na czerwono. Uwaga: Na podobnych zasadach odbywa się zmiana klasyfikacji VAT dla dokumentu SAD. Zmiana klasyfikacji na pozycjach jest możliwa tylko wtedy, gdy dokument jest zatwierdzony. Jak zmienić klasyfikację VAT dla dokumentu typu spinacz (S)FZ Zmiana klasyfikacji VAT dla dokumentu typu spinacz dokumentów PZ, czyli faktury zakupu wygenerowanej z dokumentów PZ, jest możliwa tylko z poziomu spinacza (dokumentu (S)FZ tabelka VAT na dokumentach PZ ma tylko charakter informacyjny, nie można na niej nanosić żadnych modyfikacji). Aby dokonać zmiany klasyfikacji VAT na spinaczu, należy otworzyć do podglądu wybrany dokument (S)FZ. W tym celu należy otworzyć okno: Lista dokumentów handlowych i magazynowych.

62 Można to zrobić poprzez naciśnięcie przycisku: [Dokumenty], na pasku narzędzi lub wybierając z menu: Dokumenty, funkcji: Dokumenty handlowe i magazynowe. W uaktywnionym w ten sposób oknie należy wybrać zakładkę pionową Zakup, a następnie zakładkę poziomą FZ. W otworzonym oknie należy wybrać dokument (S)FZ i otworzyć, klikając na nim dwukrotnie lewym klawiszem myszy lub naciskając przycisk: [Zmień]. W otworzonym dokumencie, należy wybrać zakładkę VAT i wyświetlić do podglądu odpowiednią pozycję tabeli VAT. Zostanie otworzone wówczas okno: Tabela VAT. W oknie: Tabela VAT, należy dokonać odpowiednich zmian dotyczących rodzaju zakupu, sposobu odliczania VAT-u, uwzględniania na deklaracji VAT na wybranych towarach. Po ich dokonaniu należy je zapisać, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. Wprowadzone zmiany zostaną uwzględnione na spinaczu, czyli fakturze zakupu, w tabeli VAT dostępnej na zakładce Rejestr VAT na fakturze. Na czerwono zostanie wyświetlona nowa pozycja. Zmian klasyfikacji VAT nie można dokonywać bezpośrednio na dokumencie spiętym. Tabelka na dokumencie PZ ma tylko charakter informacyjny, a zawarte w niej informacje są wyszarzane (nie można ich modyfikować). 9.5 Kasa i bank W systemie Comarch CDN XL nie ma osobnego modułu do prowadzenia kasy, ale wszystkie funkcje do prowadzenia kasy i rachunku bankowego są dostępne w module: Księgowość (są one też dostępne w module: Sprzedaż). Z obu poziomów umożliwiono: prowadzenie raportów kasowych rejestrację wyciągów bankowych rejestrację i rozliczanie zaliczek pobranych przez pracowników rozliczenie zapłat i płatności zarejestrowanych w walucie systemowej rozliczenie zapłat i płatności zarejestrowanych w walutach obcych rozliczenie zapłat w walucie systemowej z płatnościami zarejestrowanymi w walutach obcych automatyczne księgowanie raportów kasowych i wyciągów bankowych obsługę lokat (terminowych oraz OverNight, w walucie obcej i systemowej) Rejestry kasowe/bankowe Rejestry kasowe/bankowe są narzędziami księgowymi stworzonymi w celu rejestracji operacji związanych z przepływem pieniężnym, czyli dokumentów kasowych lub bankowych. Rejestry kasowe/bankowe zakłada się osobno dla każdego stanowiska kasowego i rachunku bankowego Opis okna głównego Lista rejestrów kasowych/bankowych jest wywoływana poprzez wybranie funkcji Rejestry kasowe/bankowe z menu: Kasa/Bank (lub z listy przy przycisku [Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] na pasku narzędzi). Zostanie wyświetlone okno: Rejestry kasowe i bankowe.

63 Rys Rejestry kasowe i bankowe. W otwartym oknie widoczna jest lista wszystkich rejestrów kasowych/bankowych. Każdy z nich opisany jest na liście przez kod i nazwę. Poza tym, na karcie każdego rejestru znajdują się wszystkie niezbędne informacje o rejestrze. Możliwe jest zawężenie listy wyświetlanych rejestrów według ich typów, oraz w podziale na oddziałowe i nie oddziałowe. Od wersji 9.0 wprowadzono parametr Archiwalne. Po odznaczeniu tego parametru na liście rejestrów kasowych i bankowych widoczne będą tylko aktualne rejestry (nieoznaczone parametrem archiwalny) Rejestr kasowy/bankowy Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Ogólne Na zakładce: Ogólne znajdują się pola i funkcje, których dostępność uzależniona jest od rodzaju rejestru. Poniżej znajduje się opis tych pól, które dostępne są dla wszystkich rodzajów rejestrów. Opis pozostałych pól znajduje się w podrozdziałach dotyczących poszczególnych rodzajów rejestrów. Kod skrócona nazwa rejestru. Nazwa nazwa stanowiska kasowego, rachunku bankowego. Waluta symbol waluty, w której wyrażane będą rejestrowane operacje (waluta systemowa lub jedna z walut obcych wprowadzonych do systemu). Wycena wskazanie sposobu wyceny rejestru walutowego. Pole jest dostępne tylko wtedy, jeśli w polu: Waluta wskazano walutę inną niż systemowa. Dostępne metody wyceny to: Brak, FIFO, LIFO. Konto konto księgowe rejestru wykorzystywane do księgowania wprowadzonych raportów kasowych i wyciągów bankowych, (jeżeli rejestr jest założony w walucie obcej, to jest to pozabilansowe konto walutowe rozrachunkowe powiązane z właściwym kontem złotówkowym). Uwaga: Jeżeli rejestr jest założony w walucie obcej i wybrano wycenę, to konto przypisane do niego musi być kontem pozabilansowym, rozrachunkowym, walutowym powiązanym z właściwym kontem złotówkowym. Rodzaj możliwe jest zdefiniowanie rejestru jako: Kasa, Bank, Karta, Czek. Archiwalny służy do oznaczanie rejestrów, które nie są wykorzystywane. Rejestry oznaczone tym parametrem nie będą widoczne na następujących listach: Lista rejestrów na karcie kontrahenta

64 Lista rejestrów w strukturze praw lista rejestrów Lista rejestrów w strukturze praw domyślny rejestr bankowy Lista rejestrów w strukturze praw lista rejestrów dostępna na formie płatności Lista rejestrów przy edycji płatności Lista rejestrów dostępna przy definiowaniu operacji k/b Na poniższych listach rejestry te będą widoczne opcjonalnie poprzez zaznaczenie parametru: Archiwalne Sekcja Raporty: Preliminarz płatności Lista nierozliczonych płatności (zakładka przelewy) Lista rejestrów dostępna liście zapisów k/b Rys Rejestry kasowe, sekcja Raporty Okres: należy wskazać okres, na jaki otwierane będą raporty: dzień, tydzień, miesiąc, dowolny. W przypadku raportów dziennych: Data otwarcia Podczas otwarcia pierwszego raportu w danym roku, data otwarcia ustawiana jest analogicznie z datą systemową i godziną bieżącą z możliwością zmiany. W kolejnym raporcie data otwarcia określona jest jako: + 1 dzień od daty otwarcia poprzedniego raportu i godzina 00:00:01, z możliwością zmiany daty /godziny w górę. Data zamknięcia: Data zamknięcia ustalana jest na podstawie daty otwarcia, z proponowana godziną 23:59:59. Jeżeli jest dozwolone kilka raportów parametr Tylko jeden raport w danym okresie nieaktywny, zamknięcie następuje z datą/godziną bieżącą. W takim przypadku data otwarcia pobierana jest również z daty/godziny bieżącej. W przypadku aktywnego parametru Automatyczne, zamykanie i otwieranie raportu odbywa się analogicznie z wartościami opisanymi powyżej. W przypadku raportów tygodniowych: Data otwarcia: Podczas otwarcia pierwszego raportu w danym roku, data otwarcia inicjalizowana jest datą systemową i godziną bieżącą z możliwością zmiany. W kolejnym raporcie data otwarcia określona jest jako kolejny poniedziałek od daty zamknięcia poprzedniego raportu i godzina 00:00:01, z możliwością zmiany daty /godziny wyłącznie w górę (żeby np. ominąć dni wolne od pracy) Data zamknięcia:

65 Data zamknięcia jest to niedziela z tygodnia z oznaczonego datą otwarcia, godzina 23:59:59. Zmiana daty możliwa jest w zakresie od: ostatniej daty zapisu w raporcie do: niedzieli tygodnia otwarcia do godziny 23:59:59. Jeżeli jest dozwolone kilka raportów parametr Tylko jeden raport w danym okresie nieaktywny, zamknięcie raportu nastąpi z datą/godziną bieżącą. W takim przypadku data otwarcia raportu inicjalizowana jest również datą/godziną bieżącą. W przypadku aktywnego parametru Automatyczne zamykanie i otwieranie raportu odbywa się analogicznie z wartościami opisanymi powyżej. W przypadku raportów miesięcznych: Data otwarcia: Miesiąc liczony od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca (czyli raport otwarty w dniu o będzie zamknięty a nie 7.01.) Podczas otwarcia pierwszego raportu w danym roku data otwarcia inicjalizowana jest datą systemową i godziną bieżącą z możliwością zmiany. W kolejnym raporcie data otwarcia określona jest jako pierwszy dzień miesiąca w stosunku od daty zamknięcia poprzedniego raportu i godzina 00:00:01. Zmiana daty /godziny możliwa jest wyłącznie w górę (żeby np. ominąć dni wolne od pracy) Data zamknięcia: Data zamknięcia jest to ostatni dzień kalendarzowy z miesiąca oznaczonego datą otwarcia, godzina 23:59:59. Zmiana daty możliwa jest w zakresie od: ostatniej daty zapisu w raporcie do: ostatniego dnia miesiąca otwarcia. Jeżeli jest dozwolone kilka raportów parametr Tylko jeden raport w danym okresie nieaktywny, zamknięcie następuje z datą/godziną bieżącą. W takim przypadku data otwarcia inicjalizowana jest również datą/godziną bieżącą. W przypadku aktywnego parametru Automatyczne zamykanie i otwieranie raportu odbywa się analogicznie z wartościami opisanymi powyżej. Automatyczny: zaznaczenie parametru powoduje otwieranie raportu podczas automatycznych zapłat. Otwarcie bez zamknięcia poprzedniego: Parametr ten jest dostępny wyłącznie wtedy, gdy nie istnieją raporty wprowadzone do danego rejestru lub wszystkie raporty są zamknięte. Jeżeli parametr jest aktywny system pozwala na otwieranie kolejnych raportów nawet, jeżeli poprzednie raporty nie zostały zamknięte. Jeżeli parametr jest nieaktywny - jeżeli jakiś raport nie został zamknięty, system nie zezwoli na dodanie kolejnego raportu. Pojawi się wówczas komunikat: Nie wszystkie raporty zostały zamknięte. Zamknij raport i spróbuj ponownie. Analogicznie system zachowa się przy próbie otwarcia raportu uprzednio zamkniętego. Tylko jeden raport w danym okresie: Parametr dostępny do edycji wyłącznie, gdy wskazany został okres inny niż dowolny oraz wtedy, gdy w rejestrze nie ma żadnych wprowadzonych raportów. Jeżeli parametr jest aktywny system pozwala na dodanie tylko jednego raportu w okresie. Jeżeli parametr jest nieaktywny system pozwala na dodanie kilku raportów w okresie. Sprawdź raport przy zamykaniu: Parametr, który w wcześniejszych wersja znajdował się w konfiguracji. Przeniesienie parametru do definicji rejestru umożliwia kontrolę konta przeciwstawnego w ramach raportów danego rejestru.

66 Automatyczne zapisy do bufora: Po zaznaczeniu tego parametru zapisy kasowo-bakowe wygenerowane automatycznie podczas zapłaty za dokument będą trafiały do bufora. Zakładka: Ogólne rejestru typu: Kasa Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Kasa to: Oddział po zaznaczeniu tej opcji, rejestr będzie mógł zostać przypisany do oddziału. Zerowanie stanu zaznaczenie tego parametru spowoduje, że podczas zamykania raportu wygenerowana zostanie operacja zerująca stan danego raportu na podstawie jego salda. Uaktywnią się również pola: Przychód, Rozchód Przychód operacja typu KP, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca. Rozchód operacja typu KW, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca. Zakładka: Ogólne rejestru typu: Bank Rys Rejestr typu: Kasa, zakładka: Ogólne. Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Bank to: Oddział po zaznaczeniu tej opcji, rejestr będzie mógł zostać przypisany do oddziału. Bank numer rachunku bankowego. Podczas podawania numeru rachunku sprawowana jest kontrola standardu NRB. Po zaznaczeniu parametru: NRB, zostanie dodany znak /-/ do numeru banku oraz udostępniona zostanie możliwość podania dwóch cyfr kontrolnych umieszczonych na początku numeru rachunku. Identyfikacja wirtualnych numerów rachunków zaznaczenie opcji umożliwia identyfikowanie kontrahenta po numerze rachunku. Pole dostępne do edycji po wpisaniu numeru bankowego. Więcej informacji znajduje się w rozdziale:

67 Lokata służy do oznaczenia rejestru lokat. Parametr jest widoczny tylko dla rodzaju: Bank. Dostępny jest do edycji do momentu podpięcia do rejestru operacji oznaczonych jako: Lokata Zakładka: Ogólne rejestru typu: Karta Rys Rejestr typu: Bank, zakładka: Ogólne. Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Karta to: Kontrahent akronim operatora kart, który będzie pobierany na operację zerującą. Jeżeli podczas zamykania raportu będzie powstawać płatność, to podmiotem dla tej płatności będzie płatnik pobierany z karty wskazanego tutaj kontrahenta Uwaga: Dla rejestru typu Karta przypisanie operatora kart jest obowiązkowe Zerowanie stanu zaznaczenie tego parametru spowoduje, że podczas zamykania raportu wygenerowana zostanie operacja zerująca stan danego raportu na podstawie jego salda. Uaktywnią się również pola: Przychód, Rozchód Przychód operacja typu KP, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca. Rozchód operacja typu KW, która w swojej definicji ma zaznaczony parametr: Operacja zerująca. Generowanie płatności operatora kart po zaznaczeniu tego parametru, przy zamykaniu danego raportu, utworzy się na nim płatność na operatora na podstawie operacji zerującej raport.

68 Zakładka: Ogólne rejestru typu: Czek Rys Rejestr typu: Karta, zakładka: Ogólne. Dodatkowe pola aktywne na zakładce: Ogólne rejestru typu Czek to: Bank numer rachunku bankowego. Podczas podawania numeru rachunku sprawowana jest kontrola standardu NRB. Po zaznaczeniu parametru: NRB, zostanie dodany znak /-/ do numeru banku oraz udostępniona zostanie możliwość podania dwóch cyfr kontrolnych umieszczonych na początku numeru rachunku. Identyfikacja wirtualnych numerów rachunków zaznaczenie opcji umożliwia identyfikowanie kontrahenta po numerze rachunku. Pole dostępne do edycji po wpisaniu numeru bankowego. Więcej informacji znajduje się w rozdziale: Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Raporty Na zakładce: Raporty znajdują się raporty przypisane do danego rejestru. Istnieje możliwość wprowadzenia kilku raportów tego samego dnia, pod warunkiem, że ich czasy otwarcia i zamknięcia nie będą na siebie nachodzić.

69 Rys Rejestr kasowy w walucie systemowej, zakładka: Raporty. Dla wszystkich raportów umieszczonych na zakładce: Raporty rejestru kasowego/bankowego widoczne są następujące dane podzielone na kolumny: Kolejny numer raportu w roku nadany przez system Numer raportu nadany przez Użytkownika Data otwarcia raportu Czas otwarcia raportu Data zamknięcia raportu Czas zamknięcia raportu Stan początkowy Przychody i rozchody Stan końcowy. Uwaga: Raport można zaksięgować dopiero po jego zamknięciu. Na zakładce: Raporty znajdują się też pola i przyciski: Wyświetl raporty umożliwia zawężenie listy raportów do raportów bieżących lub raportów BO, pole dostępne jest tylko dla rejestrów walutowych Filtr umożliwia filtrowanie listy raportów według kryteriów wskazanych przez Użytkownika Rok, Miesiąc zwęża listę raportów do wybranego roku i miesiąca Dziennik dziennik, do którego dany raport będzie zaksięgowany [Księguj] przycisk umożliwiający zaksięgowanie raportu [Wyceń] wycenia wskazany raport (aktywny tylko dla rejestrów walutowych) [Skasuj wycenę] usuwa wycenę wskazanego raportu (aktywny tylko dla rejestrów walutowych) [Historia procesu] po naciśnięciu przycisku zostanie otworzone okno: Historia procesu, w którym możliwy jest podgląd procesu obsługującego zaznaczoną na liście notę. Więcej

70 informacji o procesach znajduje się w rozdziale: 9.9 Księgowanie wsadowe oraz dokumentacji modułu: Administrator. [Zapisy] umożliwia bezpośrednie przejście do listy zapisów wskazanego raportu Uwaga: Zawartość poszczególnych raportów można obejrzeć po wybraniu opcji: Zapisy kasowe/bankowe z menu: Kasa/Bank lub naciśnięcie przycisku: rejestry kasowe/bankowe] znajdującego się na pasku narzędzi. [Zapisy lub lub [Dodaj] dodaje bieżący raport, dla rejestrów walutowych przy pomocy tego przycisku można dodać także raport bilansu otwarcia (RBO) [Zmień] podnosi do edycji formatkę raportu [Usuń] usuwa raport (jeśli nie jest on zamknięty) Rys Rejestr kasowy walutowy, zakładka: Raporty. Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Operacje Na zakładce: Operacje wyświetlana jest lista operacji kasowo/bankowych przypisanych do danego rejestru. Lista operacji podzielona jest na kolumny: Kod operacji skrócona nazwa Nazwa operacji pełna nazwa operacji Rodzaj operacji przychód lub rozchód

71 Rys Rejestr kasowy, zakładka: Operacje Pod listą operacji kasowych/bankowych znajdują się następujące przyciski: [Przesuń w górę] umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w górę na liście. [Przesuń w dół] umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w dół na liście. [Zmień] umożliwia otworzenie okna operacji kasowej/bankowej w trybie do edycji [Dołącz operację] umożliwia otworzenie listy operacji kasowych/bankowych w trybie do wyboru oraz przypisanie operacji do rejestru (jeśli wskazana operacja nie jest już przypisana). [Odłącz operację] Odłączenie operacji od rejestru. Rejestr kasowy/bankowy, zakładka: Ciągi Rys Rejestr kasowy, zakładka: Ciągi.

72 Na zakładce znajdują się dwie listy: Ciągi numeracji (lewe okno) prezentacja ciągów związanych z operacjami przypisanymi do danego rejestru. Operacje (prawe okno) lista operacji przypiętych do wybranego ciągu, wyświetlana w zależności od wskazanego ciągu. Uwaga: Na zakładce: Ciągi widoczne są tylko te operacje, które na definicji operacji, zakładce: Parametry, mają wybraną numerację automatyczną. Na dole zakładki udostępnione są parametry numeracji dla danego ciągu: Numeracja z opcjami: roczna, miesięczna, narastająco Numer początkowy numer początkowy ciągu numeracji Przycisk [Aktualizuj numerację] Pola pozostają aktywne, dopóki nie zostanie wystawiony zapis kasowy/bankowy powiązany z daną operacją. Jeśli na definicji operacji nie wybrano numeracji automatycznej, czyli nie przypisano ciągu, numeracja zapisów będzie wspólna dla wszystkich typów operacji (przychodowych, rozchodowych) i odbywać się będzie w ramach rejestru/roku kalendarzowego. Jeśli na definicji operacji wybrano ciąg numeracji automatycznej, numeracja będzie odbywać się na przecięciu rejestru i ciągu, w ramach roku, miesiąca lub narastająco (w zależności od wyboru w polu: Numeracja). Numer początkowy nadawany jest dla ciągu w ramach rejestru. Wpływa on tylko na numer pierwszego zapisu w danym rejestrze dla danego ciągu. Domyślna wartość numeru początkowego to 1. W przypadku czeków, jeżeli pojawi się nowa pula z inną numeracją, Użytkownik będzie musiał zdefiniować nowy ciąg, z nowym numerem startowym Raporty kasowe/bankowe Raport bieżący Raport kasowy/bankowy można dodać z poziomu zakładki: Raporty znajdującej się na rejestrze kasowym/bankowym. Formatka raportu stanowi niejako nagłówek takiego raportu.

73 Rys Nagłówek raportu kasowego/bankowego w walucie systemowej. Na zakładce: Ogólne znajdują się następujące pola: Numer numer raportu nadany przez system Numer raportu numer raportu nadany przez Użytkownika Data otwarcia data i czas otwarcia raportu Zamknięty zaznaczenie parametru zamyka raport Data zamknięcia data i czas zamknięcia raportu Zamknięty przez operator zamykający raport Na zakładce: Stan nagłówka raportu znajdują się pola: Stan początkowy stan kasy w chwili otwarcia raportu Przychody kwota przychodów Rozchody kwota rozchodów Stan końcowy stan kasy w chwili zamknięcia raportu Zakładka: Stan raportu znajdującego się w rejestrze walutowym nieco różni się od zakładki raportu w walucie systemowej. Wartości stanu początkowego i końcowego oraz przychodów i rozchodów prezentowane są w walucie rejestru. W dodatkowej kolumnie znajdują się analogiczne pola przeliczające podane wartości na walutę systemową. W tej części prezentowane są też powstałe różnice kursowe.

74 Rys Zakładka: Stan raportu kasowego/bankowego w walucie obcej Raport Bilansu Otwarcia Raportu BO związany jest z funkcjonalnością wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walucie obcej. Może on zostać dodany do rejestru, gdy są w nim już otwarte inne raporty bieżące. Rys Raport kasowy typu BO, zakładka: Ogólne. Raport BO możne zostać oznaczony dwoma parametrami: Nie księguj czy dany raport BO ma być księgowany (zapis księgowy utworzony w wyniku zaksięgowania raportu typu BO będzie wpływał na bilans otwarcia) Nie rozliczaj czy dany raport BO ma być rozliczany (kompensowany) W przypadku rozpoczęcia pracy z systemem Comarch CDN XL parametry te będą odznaczone. Nie będzie konieczności wprowadzenia bilansu otwarcia dla kasy/banku dokumentem BO. W przypadku baz podlegających konwersji, na przekonwertowanych rejestrach wycena będzie ustawiana na Brak. Oznaczać to będzie konieczność założenia nowego rejestru z odpowiednim typem wyceny oraz ponownego wprowadzenia zapisów k/b, które nie zostały wycenione, a które w pierwotnym rejestrze mogą być już rozliczone i zaksięgowane. Zatem dzięki dostępnym na raporcie BO parametrom zmniejszone zostanie prawdopodobieństwo zdublowania zapisów k/b zarówno po stronie stanów księgowych jak i rozliczeń Operacje kasowe/bankowe System Comarch CDN XL umożliwia definiowanie typów operacji wykorzystywanych na danych stanowiskach kasowych bądź przy wprowadzaniu wyciągów bankowych. Definicja operacji umożliwia np. uzależnienie typu rozchodu środków pieniężnych w kasie od podmiotu, któremu dana kwota jest wypłacana, a więc przykładowo czy jest to uregulowanie zobowiązania wobec kontrahenta, czy wypłata zaliczki pracownikowi.

75 Opis okna głównego Okno: Operacje kasowe/bankowe, jest dostępne z menu: Kasa/Bank. Okno można otworzyć również z poziomu modułu: Administrator, menu: Firma. Rys Operacje kasowe/bankowe. W oknie można zadeklarować występujące w kasie typy operacji gotówkowych, a w banku typy operacji na rachunkach. Można również przyporządkować operacje do określonych rejestrów. Okno składa się z dwóch części. Lista z lewej strony służy do wpisywania możliwych operacji, jakie mogą w firmie zaistnieć, typu kasa, bank, karta lub czek. Znajdują się tam wszystkie istniejące operacje. Lista z prawej strony zawiera operacje dostępne w wybranym pojedynczym rejestrze. Rejestr wybierany jest w polu: Rejestr. Ponadto w oknie: Operacje kasowe/bankowe są dostępne następujące pola i przyciski: Wszystkie wyświetla wszystkie zdefiniowane operacje [Nowy] umożliwia dodanie nowej operacji. [Karta] umożliwia edycję karty danej operacji i nanoszenie zmian. [Usuń] umożliwia usunięcie operacji, (jeżeli nie istnieją zapisy powiązane z daną operacją). [Przesuń w górę] umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w górę na liście. [Przesuń w dół] umożliwia przesunięcie danej operacji o jedno miejsce w dół na liście. [Zamknij okno] zamyka okno. [Przyłącz operacje] przyłącza wskazaną operację do rejestru wybranego w polu: Rejestr [Odłącz operacje] odłącza wskazaną operację z rejestru wybranego w polu: Rejestr Archiwalne pozwala na wyświetlenie na liście wszystkich operacji również tych, które oznaczone są parametrem: Archiwalne.

76 Operacja kasowa/bankowa Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Ogólne Rys Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Ogólne Przy definiowaniu operacji kasowych/bankowych określane zostają: Kod operacji skrócona nazwa Nazwa operacji pełna nazwa operacji Konto przeciwstawne konto wykorzystywane przy księgowaniu operacji może to być konkretne konto lub konto uzależnione od podmiotu występującego na danej operacji (kontrahenta, pracownika, urzędu). W tym miejscu można również zdefiniować konto w oparciu o wyrażenie. W tym celu należy zaznaczyć parametry: Wyrażenie i Załóż konto, a następnie zdefiniować odpowiednie wyrażenie Rodzaj operacji przychód lub rozchód Typ operacji Kasa, Bank, Karta, Czek Oddział parametr przypisuje daną operację do oddziału Uwaga: Jeżeli na operacji zaznaczony został parametr: Oddział, wtedy na operacji wyszarzone zostaną następujące parametry: Numeracja automatyczna, Usunięcie przez anulowanie, Rodzaj kursu, Wpływa na średni kurs. Do operacji takiej może zostać przypisany tylko rejestr, na którym również zaznaczono opcję: Oddział. Archiwalny zaznaczenie parametru spowoduje, że operacja nie będzie dostępna z poziomu: Wybór operacji podczas wprowadzania zapisu k/b Definiowanie (przypinanie) operacji z poziomu definicji rejestru Wybór operacji podczas rozliczania zaliczki

77 Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Parametry Rys Operacja kasowa/bankowa, zakładka: Parametry Na zakładce: Parametry znajdują się następujące pola i parametry: Numeracja automatyczna po zaznaczeniu tego parametru i wskazaniu ciągu numeracji dokumenty KP/KW będą automatycznie numerowane zgodnie z ustawieniami w wskazanym ciągu Schemat księgowań pewnym typom operacji możemy przypisać właściwe schematy księgowań. Jeżeli nie przypiszemy schematu księgowań danej operacji to będzie ona księgowana z wykorzystaniem konta rejestru oraz konta przeciwstawnego określanego na zakładce: Ogólne operacji. Zaliczka pracownika służy oznaczeniu zapisów kasowych opartych na tej operacji, jako zaliczek pracownika. Wynagrodzenie służy oznaczaniu zapisów kasowych, które wykorzystywane są do wypłaty wynagrodzeń Lokata parametr dostępny tylko dla operacji typu: Bank (ustawienie na zakładce: Ogólne) służący oznaczeniu tych operacji, które będą zakładać i rozwiązywać lokaty. Operacje oznaczone tym parametrem będą mogły być przyłączone tylko do rejestrów typu: Bank-Lokata. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone, dana operacja nie będzie mogła być zaliczką i wynagrodzeniem pracownika (odpowiednie parametry zostaną wyszarzane). Dodatkowo rodzaj kursu będzie pobrany z tabeli. Usunięcie przez anulowanie parametr decyduje o trybie usuwania zapisu kasowego; istnieje możliwość bezśladowego usunięcia zapisu lub pozostawienie zapisu w postaci anulowanego dokumentu. Zaznaczenie parametru spowoduje, że nie będzie możliwe bezśladowe usunięcie zapisu kasowego. Pozostawienie pola niezaznaczonego umożliwi zarówno kasowanie zapisu jak również kasowanie przez anulowanie dokument będzie nadal wyświetlany na liście zapisów kasowych, jako anulowany. Nie rozliczaj zapis kasowy, oparty o operację nie będzie rozliczany. Operacja zerująca parametr wykorzystywany dla raportów typu kasa i karta. Operacje oznaczone tym parametrem można wskazać na zakładce: Ogólne tych rejestrów w grupie: Zamykanie raportu. Służą one do zerowania zamykanego raportu na podstawie obrotów, bądź salda.

78 Uwaga: Jeżeli na operacji zaznaczony został parametr: Operacja zerująca, automatycznie wyszarzany jest parametr: Usunięcie przez anulowanie. Kategoria finansowa parametr controllingowy. Data analityczna parametr controllingowy. Rodzaj kursu - z tabeli, wprowadzony ręcznie. W przypadku kursu, który zaciągany jest z tabeli, od wersji 10.5, jest możliwość zadecydowania, który kurs ma być stosowany, do której daty ma się odwoływać: daty zapisu, czy daty dokumentu oraz z którego dnia przed tą datą kurs ma być pobierany. Funkcjonalność ta wprowadza pełną swobodę operowania kursami, które użytkownik chce pobierać na operacje kasowo-bankowe. Uwaga: Dopisanie nowej operacji kasowej/bankowej nie jest równoznaczne z możliwością jej stosowania. Dopiero przyporządkowanie operacji do jednego z rejestrów pozwala na jej wykorzystanie w tym rejestrze. Jeśli jakaś operacja ma być stosowana we wszystkich rejestrach, przyporządkowanie musi być przeprowadzone dla każdego z rejestrów osobno. Do przenoszenia rejestrów z listy głównej do danego rejestru służą przyciski [Przyłącz operacje] i [Odłącz operacje] Zapisy kasowe/bankowe W oknie: Zapisy kasowe/bankowe rejestrowane są zapisy kasowe i bankowe w podziale na rejestry i raporty. Aby otworzyć okno z zapisami kasowymi i bankowymi należy z menu: Kasa/Bank wybrać opcję: Zapisy kasowe/bankowe lub nacisnąć przycisk: znajdujący się na pasku narzędzi Opis okna głównego Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Raport [Zapisy lub rejestry kasowe/bankowe] Na zakładce: Raport prezentowane są zapisy składające się na dany raport w danym rejestrze. Na zakładce znajdują się następujące pola, parametry i przyciski: Rejestr wskazanie rejestru, z którego mają być wyświetlone zapisy Raport wskazanie systemowego numeru raportu, z którego mają być wyświetlone zapisy Z dnia data otwarcia raportu, z którego mają być wyświetlone zapisy Raport numer raportu nadany przez Użytkownika Filtr pole filtra, w którym Użytkownik ma możliwość definiowania własnych filtrów Archiwalne umożliwia wyświetlenie na liście zapisów pochodzących z rejestrów oznaczonych parametrem: Archiwalne [Eksport raportu do pliku COMMA] służy do eksportowania raportu do pliku tekstowego. [Import zapisów] służy do zaimportowania zapisów z pliku tekstowego (plik w formacie XML, SWIFT MT940 lub inny zdefiniowany przez Użytkownika w module: Administrator, z poziomu okna: Formaty eksportu przelewów). [Nowy] służy do dodawania nowych zapisów kasowych do raportu. Rozwijana lista przy przycisku zawiera następujące opcje: Przychód/Rozchód na zapisie w polu: Operacja dostępne będą wszystkie operacje przypięte do rejestru

79 Przychód na zapisie w polu: Operacja dostępne będą operacje przychodowe przypięte do rejestru Rozchód na zapisie w polu: Operacja dostępne będą operacje rozchodowe przypięte do rejestru Załóż lokatę opcja dostępna tylko dla rejestru typu Bank Lokata. Na zapisie w polu: Operacja dostępne będą operacje rozchodowe oznaczone jako: Lokata, przypięte do rejestru Zamknij lokatę/nalicz odsetki - opcja dostępna tylko dla rejestru typu Bank Lokata. Na zapisie w polu: Operacja dostępne będą operacje Przychodowe oznaczone jako: Lokata, przypięte do rejestru [Zmień] służy do edytowania karty danego zapisu. [Usuń] służy do usuwania zapisów z raportu. Istnieje możliwość seryjnego usuwania zapisów Uwaga: Na możliwość usuwania zapisu, ma wpływ ustawienie na operacji, w oparciu o którą powstał zapis, parametru: Usunięcie zapisu przez anulowanie. Jeżeli na operacji ten parametr został zaznaczony, wtedy nie będzie możliwe skasowanie zapisu, który powstał w oparciu o taką operację. Możliwe będzie jedynie anulowanie zapisu, poprzez wybranie funkcji: Anuluj, wybieranej z menu kontekstowego, uruchamianego prawym klawiszem myszy, po zaznaczeniu odpowiedniego zapisu. [Włącz/Wyłącz sumowanie] służy do sumowania wartości w poszczególnych kolumnach. [Księguj raport] służy do księgowania raportu. Rys Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Raport. Oprócz funkcji uruchamianych przyciskami, możliwe jest uruchomienie funkcji poprzez wybranie odpowiednich pozycji z menu kontekstowego, rozwijanego prawym klawiszem myszy. Spośród funkcji

80 uruchamianych z tego menu, należy zwrócić uwagę na funkcję: Anuluj. Umożliwia ona anulowanie zapisu kasowego. Taki zapis będzie dalej wyświetlony na liście zapisów, jego kolor zmieni się na szary. Dla raportów w walucie innej niż systemowa dostępne są dodatkowe pola i ikony: Wyświetl raporty zgodnie z wartością wybraną w tym polu pokazywane będą zapisy raportu bieżącego lub raportu BO Waluta waluta rejestru, którego zapisy są prezentowane. Pole dostępne tylko dla rejestrów walutowych Pozostaje do wyceny zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlanie tylko tych zapisów, które nie zostały wycenione lub są wycenione częściowo. Parametr dostępny tylko dla rejestrów walutowych Różnice kursowe parametr staje się aktywny po zmianie waluty na PLN. Po jego zaznaczeniu Lista podsumowanie będzie rozbudowana: Obroty: suma przychodów + suma różnic kursowych po stronie przychodu, suma rozchodów + suma różnic kursowych po stronie rozchodu Stan poprzedni stan końcowy z uwzględnieniem różnic kursowych Stan obecny Stan poprzedni + Przychody Rozchody Suma Różnice kursowe suma różnic przychodowych, suma różnic rozchodowych Saldo Różnic kursowych = suma RK przychodowych minus suma RK Rozchodowych [Wyceń] pozwala wycenić zapisy [Skasuj wycenę] usuwa wycenę zapisów Rys Zapisy kasowe/bankowe, raport walutowy, zakładka: Raport. Niezależnie od waluty rejestry, zapisy prezentowane na zakładce: Raport ujęte są w następujące kolumny:

81 Numer kolejny numer systemowy zapisu Nr Kwitu jeśli do operacji przypisano ciąg, jest to kolejny numer w obrębie rejestru/operacji, jeśli ciągu nie wybrano kolejny numer w ramach rejestru Dokument dokument, który był podstawą do powstania zapisu Data data zapisu Czas zapisu godzina wprowadzenia zapisu Przychód kwotę przychodu Rozchód kwotę rozchodu Kontrahent (w podziale na akronim i miasto) dane dotyczące kontrahenta, z którym związany jest zapis Treść - treść zapisu Konto konto księgowe Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Bufor Zakładka stanowi listę zbudowaną z identycznych kolumn jak zakładka: Raport. Znajdują się na niej pozycje przypisane do danego rejestru i zapisane w buforze (wyboru rejestru dokonuje się w lewym dolnym rogu). Pozycje te nie mają numeru w raporcie, a otrzymują go w momencie ich przenoszenia do raportu. Jest to możliwe po naciśnięcie przycisku: Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Podmiot [Przenieś do raportu]. Zakładka zawiera zapisy kasowe lub bankowe jednego podmiotu. Jest ona pomocna w kojarzeniu transakcji tego podmiotu z zapłatami. Rys Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Podmiot Na zakładce: Podmiot znajdują się następujące pola: Rodzaj rodzaj zapisu (dowolne, przychodowe, rozchodowe)

82 Kontrahent pole umożliwiające wybór kontrahenta, którego zapisy mają być wyświetlone Nierozliczone wyświetla zapisy, które nie zostały rozliczone Rozliczone wyświetla zapisy, które zostały rozliczone Nie rozliczaj wyświetla zapisy, które nie podlegają rozliczeniu Wszystkie wyświetla wszystkie zapisy Waluta określa walutę zapisów Archiwalne wyświetla zapisy wprowadzone do rejestrów oznaczonych jako archiwalne Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Znajdź Zakładka służy wyszukiwaniu określonego zapisu kasowego lub bankowego. Kryteriami wyszukiwania mogą być: kwota zapisu, kwota rozliczona, kwota do rozliczenia, treść, dokument, podmiot lub rejestr. Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Nagłówek raportu Na zakładce prezentowany jest nagłówek wybranego raportu. Pola znajdujące się na nagłówku raportu zostały opisane w rozdziale Raporty kasowe/bankowe. Z poziomu zakładki: Nagłówek raportu istnieje możliwość zamykania raportu, poprzez zaznaczenie pola: Zamknięty i zapisanie zmian Zapis kasowy/bankowy Umieszczanie zapisów w raporcie jest możliwe tylko do czasu zamknięcia raportu. System umożliwia też umieszczanie zapisów w buforach kasowych. Jeżeli na zakładce: Ogólne danego rejestru zaznaczone zostanie pole: Automatyczne zapisy do bufora, automatyczne operacje kasowe będą pierwotnie rejestrowane właśnie w buforze. Dodawanie zapisów kasowych/bankowych do danego raportu odbywa się na zakładce: Raporty okna: Zapisy kasowe/bankowe. Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się podstawowe informacje o danym zapisie.

83 Rys Zapis kasowy, zakładka: Ogólne. Operacja pole to uzupełniane jest kodem oraz nazwą wybranej z listy operacji. Pozycja to numer zapisu w raporcie, czyli liczba porządkowa pozycji. Jest to pozycja wpisywana automatycznie przez program. Numer kwitu kolejny numer w obrębie rejestru/operacji (jeśli do operacji przypisano ciąg) lub kolejny numer w ramach rejestru (jeśli ciąg nie został przypisany). Data zapisu data i godzina systemowa. System kontroluje, czy data i godzina nie jest wcześniejsza od daty i godziny otwarcia raportu bieżącego lub późniejsza, niż data i godzina otwarcia raportu następnego. Jest to pole dostępne do edycji. Numer dokumentu jest to identyfikator zapisu. Jeśli do operacji został przypisany ciąg numeracji automatycznej, to pole jest niedostępne do edycji i zostaje automatycznie obliczone przez program jest to numer unikalny w ramach, rejestru i ciągu numeracji. Jeżeli zapis jest tworzony przy pomocy operacji bez automatycznej numeracji, to pole: numer, jest dostępne do edycji i program nie kontroluje jego unikalności. Należy tam podać numer dokumentu, na podstawie którego następuje wpłata lub wypłata np. numer faktury, numer listy płac. Przychód/Rozchód pole, w którym zapisywana jest pełna wartość operacji. Do rozliczenia jest to kwota, która nie została powiązana z płatnościami. Pole jest automatycznie aktualizowane podczas dokonywania rozliczeń. Jest ono niedostępne do edycji. Do prowadzenia rozliczeń służą funkcje zgrupowane na zakładce: Rozliczenia. Treść domyślnie system wypełnia pole nazwą operacji. Podmiot pole wymaga wpisania podmiotu operacji kasowej/bankowej. Jeżeli w definicji operacji kasowej/bankowej wskazano, jako konto przeciwstawne konto kontrahenta, pracownika lub urzędu, przycisk: Podmiot, zostanie odpowiednio zamieniony na: Kontrahent, Pracownik lub Urząd.

84 Kontrahent pole jest aktywne wtedy, gdy w definicji operacji, w polu konto przeciwstawne, wybrano opcję: Kontrahenta-dostawcy lub Kontrahenta-odbiorcy. Program oczekuje wówczas na podanie akronimu. Użytkownik może skorzystać z listy kontrahentów, uruchamianej przyciskiem: lub wpisać kod kontrahenta z klawiatury. Pracownik pole jest aktywne, gdy w definicji operacji w polu: Konto przeciwstawne, wybrano pozycję: Konto pracownika. Wówczas program oczekuje na podanie akronimu pracownika. Użytkownik może skorzystać z pomocniczej listy pracowników, uruchamianej przyciskiem: wpisać akronim pracownika z klawiatury. Urząd pole jest aktywne wtedy, gdy w definicji operacji w polu: Konto przeciwstawne, wybrano opcję Konto urzędu. Program oczekuje wówczas na podanie akronimu urzędu. Użytkownik może skorzystać wówczas z listy urzędów wyświetlanych po naciśnięciu przycisku: Urząd lub wpisać akronim danego urzędu z klawiatury. Bank pole jest aktywne wtedy, gdy w definicji operacji w polu: Konto przeciwstawne, wybrano pozycję: Banku. Program oczekuje wówczas na podanie akronimu banku. Użytkownik może skorzystać wówczas z listy banków wyświetlanej po naciśnięciu przycisku: Bank lub wpisać akronim danego banku z klawiatury. Jeżeli pole: Konto przeciwstawne, wypełniono w inny sposób, niż opisany powyżej oznacza to, że pozycja nie dotyczy ani kontrahentów, ani pracowników, ani urzędów. Wówczas w pole: Podmiot, należy wpisać: Inny. Uwaga: Wypełnienie pola: Konto, zależy od definicji pola: Konto przeciwstawne, w definicji operacji kasowych/bankowych. Aby sprawdzić, czy operacja ma przypisane konto lub przeciwstawne, należy nacisnąć przycisk operacji na liście operacji kasowych/bankowych. [Karta], po wcześniejszym wskazaniu Jeżeli w polu: Konto przeciwstawne, wybrana jest jedna z opcji: Kontrahent dostawcy, Kontrahent odbiorcy, Pracownik, to pola: Podmiot i Konto, zostaną automatycznie wypełnione danymi z karty kontrahenta lub pracownika. Jeżeli przy definicji operacji kasowych/bankowych wpisano konkretne konto, to zostanie ono pobrane do aktualnie wypełnianego pola. Jeżeli pole: Konto przeciwstawne, nie zostało wypełnione, program będzie oczekiwał na podanie konta podczas edycji zapisu. Użytkownik może skorzystać z listy pomocniczej, uruchamianej przyciskiem:. Zaliczka pracownika po zaznaczeniu tego pola na zapisie kasowym/bankowy, zapis ten będzie się pojawiał podczas rozliczania zaliczek pracownika. Wynagrodzenie służy oznaczaniu zapisów kasowych, które wykorzystywane są do wypłaty wynagrodzeń Wystawił, Zatwierdził, Zmodyfikował kod operatora wystawiającego, zatwierdzającego, modyfikującego zapis kasowy. Zmodyfikowano data i czas modyfikacji zapisu (jest to data serwerowa) Cecha cecha wybrana z listy Opis dodatkowy opis zapisu Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Kurs/Wycena Na tej zakładce definiuje się odpowiedni kurs walut, jeżeli dany zapis ma być w innej walucie niż waluta systemowa. Dla raportów walutowych na tej zakładce dokonywana jest wycena waluty.

85 Rys Zapis kasowy, zakładka: Kurs/Wycena Na zakładce: Kurs/Wycena dostępne są następujące pola: Waluta rozliczenia waluta rejestru Kurs wg FIFO, LIFO, Ustalony jeżeli wybrano wycenę wg FIFO lub LIFO pojawia się domyślnie jedna z wybranych metod wyceny. Oznacza to, iż kurs będzie pobierany z dokumentów przychodowych w kolejności rozliczania wg FIFO lub LIFO. Będzie także możliwość wprowadzenia kursu z ręki, po zmianie opcji z FIFO (LIFO) na Ustalony. jeżeli nie wybrano metody wyceny, (ustawienie na brak) kurs będzie wprowadzany na dotychczasowych zasadach. Zmiana na tabelę kursów będzie uzależniona od ustawień na definicji operacji k/b związanych z rodzajem kursu. Pole jest aktywne do momentu rozliczenia Użytkownik ma możliwość wyboru jednej z metod lub wskazania kursu z ręki. Uwaga: Jeżeli na rejestrze wybrano metodę FIFO, nie można wskazać kursu LIFO i analogicznie, jeżeli na rejestrze wybrano metodę LIFO nie można wskazać kursu FIFO. Rozliczenie wg to informacja o kolejności kojarzenia ze sobą zapisów przychodowych z rozchodowymi (FIFO, LIFO). Pole nie jest przeznaczone do edycji. Kwota wartość dokumentu, prezentowana w walucie rozliczenia oraz w walucie systemowej Pozostaje kwota pozostająca do rozliczenia, prezentowana w walucie rozliczenia oraz w walucie systemowej Pozostaje do wyceny kwota pozostająca do wyceny, prezentowana w walucie dokumentu Kwota RK kwota powstałej różnicy kursowej, prezentowana w walucie systemowej Jeżeli kurs KW jest większy od kursu zapisu wyceniającego (KP), na liście będzie prezentowana także różnica kursowa. Pole kwota różnic kursowych będzie w takim przypadku równy 0. Jeżeli kurs KW będzie mniejszy od kursu zapisu wyceniającego (KP), w polu kwota różnic kursowych będzie prezentowana wartość różnicy kursowej (tzw. rozchodowej, ponieważ zwiększa ona wartość zapisu po stronie rozchodu).

86 [Wyceń] wycenia zapis [Podgląd] podgląd dokumentu wyceniającego [Skasuj wycenę] usuwa wycenę zapisu Na zakładce: Kurs/Wycena znajduje się też tabela, w której prezentowane są zapisy przychodowe pobrane do wyceny danego zapisu rozchodowego. Tabela podzielona jest na kolumny: Numer Numer dokumentu Kwota wal. kwota zapisu wyceniającego w walucie Kwota sys. kwota zapisu wyceniającego w walucie systemowej Kurs kurs zapisu Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Rozliczenia Zakładka służy do kojarzenia zapisów kasowych/bankowych z nierozliczonymi dokumentami związanymi z kontrahentem, pracownikiem, urzędem lub niezwiązanymi z konkretnym podmiotem. Rys Zapis bankowy, zakładka: Rozliczenia. Aby otworzyć listę nierozliczonych płatności dla wybranego podmiotu, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj rozliczenie]. Wyświetlona zostanie lista: Nierozliczone należności (lub zobowiązania) kontrahenta (Rys. 9.71) podzielona na trzy zakładki: Wg terminu płatności kontrahenta posortowane są według terminu płatności Wg dokumentu płatności kontrahenta posortowane są według numeru dokumentu obcego Wg kwoty płatności kontrahenta posortowane są według waluty, a w ramach waluty według kwoty Z wyświetlonej listy, należy wybrać nierozliczoną płatność i przenieść ją na listę dokumentów rozliczonych przyciskiem: [Wybierz].

87 Rys Lista nierozliczonych należności kontrahenta. Z tego poziomu możliwe jest też dodanie częściowego rozliczenia, kompensaty, częściowej kompensaty, rozliczenia z rejestrem VAT, dokumentem lub notą. Jest to możliwe poprzez wybranie na zakładce Rozliczenia, przycisku:, przy przycisku [Dodaj rozliczenie] i wybranie odpowiedniej opcji z rozwiniętej listy. Jeżeli zostanie wybrana opcja: Częściowe rozliczenie lub Częściowa Kompensata i wskazany zostanie dokument, zostanie otworzone okno: Podaj kwotę rozliczenia, w którym można modyfikować kwotę. Rys Podanie kwoty rozliczenia. W zależności od kwoty zapłaty i sumy kwot rozliczanych dokumentów, mogą zaistnieć trzy sytuacje: Zapłata pełna jeżeli skojarzona została zapłata z dokumentami, gdzie kwota zapłaty i suma kwot z dokumentów zakładki Rozliczenia są takie same. W tej sytuacji w polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne wyświetlane będzie: 0. Zapłata częściowa jeżeli zapłata jest mniejsza niż suma kwot z dokumentów zakładki Rozliczenia. Na liście dokumentów rozliczonych na zakładce Rozliczenia, w kolumnie: Pozostaje, zostanie wyświetlona kwota większa od: 0. W polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne pojawi się: 0. W polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne zostanie wyświetlona kwota, która została nierozliczona. Nadpłata jeżeli zapłata jest większa, niż suma kwot dokumentów z zakładki Rozliczenia. W polu: Do rozliczenia, zakładki Ogólne zostanie wyświetlona kwota, która została nierozliczona Zmiany w kwocie do rozliczenia na zakładce ogólne, widoczne są dopiero po dokonaniu rozliczenia. Aby kontrolować kwotę pozostająca do rozliczenia, w sytuacji, kiedy zapis rozliczany jest więcej niż jedną pozycją, w oknie płatności do rozliczenia dodano pole, w którym kwota do rozliczenia będzie się odpowiednio zmniejszać w momencie zaznaczania kolejnych pozycji rozliczających dany zapis. W przypadku częściowej zapłaty, uzyskanie pełnego rozliczenia będzie możliwe po przyjęciu kolejnych zapłat, aż do momentu wyrównania sumy zapłat z sumą zapisu kasowego/bankowego. Wyrównanie to nie musi się dokonać jednorazowo wpłaty mogą napływać ratami.

88 W przypadku nadpłaty, powstanie dodatnie saldo po stronie: MA, na koncie odpowiednio: kontrahenta, pracownika czy urzędu. Kwota nadpłaty może być wykorzystywana do rozliczania kolejnych faktur np. kontrahenta. Na formatce dokumentów do rozliczenia dodany został w wersji 9.0 parametr Pokaż płatności korekt. Po zaznaczeniu tego parametru na liście dokumentów do rozliczenia pojawią się również płatności przeciwnego typu, ale wyłącznie te, których źródłem są faktury korygujące kontrahenta. Dodatkowo uaktywni się ikona [Kompensuj zaznaczone]. Parametr ten umożliwia powiązanie płatności przeciwnego typu bez generowania dokumentu kompensaty, a następnie z poziomu tej samej listy kontynuację rozliczenia z pozostałymi płatnościami. Jeżeli w konfiguracji zaznaczony jest parametr: Prezentuj płatności korekt ze znakiem minus, wówczas parametr: Pokaż płatności korekt jest automatycznie zaznaczony. Uwaga: Kojarzenie zapłat z fakturami może odbywać się w różnych miejscach systemu. Niezależnie od tego, z którego miejsca w systemie kojarzenie zostało wywołane, operuje ono zawsze na wspólnych danych. Wykonanie rozliczenia płatności np. faktury sprzedaży na zakładce Płatność dokumentu FS spowoduje, że rozlicznie to będzie widoczne na powiązanym zapisie kasowo/bankowym. Nie rozliczaj - Na zakładce Rozliczenia możliwe jest również zaznaczenie pola: Nie rozliczaj. Jego zaznaczenie spowoduje, że zapis będzie ignorowany w rozliczeniach, kompensatach, a zakładka Rozliczenia ulegnie wyszarzeniu. Zapisy kasowe/bankowe z zaznaczonym polem: Nie rozliczaj będą niedostępne na liście nierozliczonych płatności, zapisów uruchamianych opcjami: Dodaj rozliczenie, Dodaj kompensatę, Dodaj częściowe rozliczenie, Dodaj częściowa kompensatę. W wersji 10.5 wprowadzono możliwość rozliczania płatności bez wcześniejszego wskazania podmiotu i wartości operacji na zakładce ogólne. Po wybraniu operacji kasowo/bankowej zakładka rozliczenia jest od razu aktywna. Operator może więc rozpocząć wprowadzanie zapisu od rozliczania płatności. Lista dostępna z menu kontekstowego przy ikonie plusa ograniczona jest w takiej sytuacji do dwóch możliwości: Dodaj rozliczenie, Dodaj częściowe rozliczenie. Pozostałe opcje zostają wyszarzone. Po wyborze jednej z dostępnych opcji otwiera się odpowiednio: lista nierozliczonych należności, jeżeli wybrana operacja jest operacją przychodową lub lista nierozliczonych zobowiązań, jeżeli wybrana operacja jest operacją rozchodową. Są to pełne listy nierozliczonych należności i zobowiązań. Dopiero po zaznaczeniu pierwszej płatności do rozliczenia listy zawężają się do konkretnego płatnika, tego, który związany jest z wskazana płatnością. Po wybraniu płatności do rozliczenia i zapisaniu operacji system automatycznie uzupełnia podmiot oraz kwotę operacji na zakładce ogólne. Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Księgowość Składa się ona z dwóch zakładek: Dekretacja i Opis analityczny. Zakładka: Księgowość/Dekretacja Służy do zbudowania dekretu księgowego dla operacji i zastąpienie nim schematu domyślnego (schematu zbudowanego z konta przypisanego do rejestru, w którym zrealizowano zapis i konta przeciwstawnego, umieszczonego w samym zapisie). Zakładka jest aktywna dla tych operacji kasowych/bakowych, którym przyporządkowano schemat księgowy. Zakładka: Księgowość/Opis analityczny Służy do wprowadzania danych, do których można się odwoływać w schematach księgowań i które wykorzystuje się w module: Business Intelligence. W opisie analitycznym zapisu kasowo-bankowego skorzystać można z zdefiniowanych wcześniej wzorców opisu.

89 Definiowanie wzorców opisu analitycznego odbywa się z poziomu Menu głównego modułu księgowego po wybraniu Business Intelligence/ Wzorce opisu analitycznego. W oknie tym, za pomocą plusa można dodać nowy wzorzec opisu analitycznego. Na wzorcu należy uzupełnić kod oraz nazwę, określić, czy jest to wzorzec obowiązkowy, czy proponowany. Jeżeli wzorzec zostanie oznaczony, jako obowiązkowy, po wybraniu go na dokumencie operator nie będzie mógł nanieść żadnych zmian. Dany wzorzec można zarchiwizować nie będzie można go wtedy użyć na danym dokumencie. Na definicji wzorca należy też określić jakiego obiektu wzorzec dotyczy. Po wybraniu konkretnego obiektu uaktywni się obszar elementy opisu, gdzie wskazać należy odpowiednie wartości. Rys Definicja wzorca opisu analitycznego. Zdefiniowaną pozycję należy wskazać w polu: na zakładce księgowe / opis analityczny konkretnego dokumentu. Rys Zapis bankowy, zakładka: Księgowość.

90 Zapis kasowy/bankowy, zakładka: Atrybuty Na tej zakładce można opisać dany zapis kasowy/bankowy zdefiniowanymi w systemie i przypiętymi do danego obiektu atrybutami (definiowanie atrybutów odbywa się w module: Administrator) Lokaty W systemie Comarch CDN XL istnieje możliwość zakładania oraz rozwiązywania lokat: terminowych oraz OverNight zarówno w walucie obcej jak i w walucie systemowej, wraz z możliwością ewidencji odsetek od tych lokat Słownik lokat W module: Administrator, na liście słowników kategorii, w części: Księgowość i Środki trwałe, znajduje się predefiniowana lokata OverNight. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania innych słowników lokat. Definicja taka obejmuje podanie następujących informacji: Kod kod lokaty Nazwa nazwa lokaty Okres okres lokaty. Dostępne opcje to: nocna (do godziny - do godziny), Godziny, Dni, Tygodnie, Miesiące, Lata wraz ze wskazaniem ilości Typ typ lokaty. Dostępne opcje to: Nieodnawialna, Odnawialna Aktywny oznaczenie aktywności lokaty Rys Formatka słownika lokaty. Zdefiniowane lokaty będą możliwe do założenia z poziomu zapisów kasowo/bankowych w rejestrze oznaczonym jako lokata Rejestr bankowy typu: Lokata Obsługa lokat w systemie Comarch CDN XL odbywa się w rejestrach bankowych, oznaczonych jako: Lokata. Na zakładce: Ogólne rejestru, jeśli jako rodzaj zostanie wskazany: Bank, pojawi się parametr: Lokata. Jego zaznaczenie umożliwi przypięcie do rejestru stosownych operacji bankowych, będących wzorcem do zakładania i zamykania lokat zdefiniowanych w słownikach kategorii. Parametr: Lokata dostępny jest do edycji do momentu przypięcia do rejestru operacji bankowych oznaczonych jako lokata Operacja bankowa typu: Lokata Operacje kasowe/bankowe definiowane w systemie zostały szerzej opisane w rozdziale Operacje kasowe/bankowe.

91 Do oznaczenia operacji bankowej typu: Lokata służy parametr: Lokata znajdujący się na zakładce: Parametry formatki operacji. Tylko tak oznaczone operacje mogą być przypinane do rejestru lokat i wykorzystywane do zakładania i zamykania lokat. Wybór parametru: Lokata będzie skutkował automatycznym ustawieniem rodzaju kursu na kurs z tabeli numer kursu 1 (średni NBP). Operacja zakładająca lokatę powinna być zdefiniowana jako operacja rozchodowa, natomiast operacja zamykająca lokatę jako przychodowa Zapis bankowy związany z lokatą Zapisy kasowe/bankowe związane ze zwykłymi rejestrami kasowymi i bankowymi zostały opisane w rozdziale Zapisy kasowe/bankowe. Zapis bankowy zakładający lub rozwiązujący lokatę jest możliwy do dodania tylko na podstawie operacji oznaczonej jako lokata, w raporcie należącym do rejestru typu: Lokata. W oknie: Zapisy bankowe, jeśli w polu: Rejestr został wybrany rejestr lokat, w rozwijanym menu dostępnym przy przycisku Dodaj lokatę Założenie lokaty Zamknij lokatę/nalicz odsetki [Dodaj] dostępne są dwie dodatkowe opcje: Zapis bankowy zakładający lokatę nieco różni się od zwykłego zapisu bankowego. Główne różnice znajdują się na zakładce: Ogólne zapisu. Rys Zapis bankowy zakładający lokatę. Oprócz standardowych pól, które zostały opisane w rozdziale , na zakładce, w obszarze: Otwarcie lokaty, znajdują się pola: Lokata lista do wyboru, zawierająca wszystkie lokaty zdefiniowane w słownikach kategorii w module: Administrator Wymagalność pole dostępne, jeśli w polu: Lokata wybrana została lokata nieodnawialna. Określa datę i czas wymagalności lokaty. Termin wymagalności obliczany jest automatycznie na podstawie

92 wzoru: data zapisu + okres lokaty + 1 sekunda (dla lokat, których okres wyrażony jest w godzinach) lub data zapisu + okres lokaty + 1 sekunda (dla lokat, których okres wyrażony jest w dniach, tygodniach, miesiącach, latach) Lokata co pole dostępne, jeśli w polu: Lokata wybrano lokatę odnawialną. Wpis ten zdeterminowany jest okresem definiowanym na słowniku lokaty Konto bankowe numer rachunku lokaty. Po tym polu następuje kojarzenie zapisu zakładającego oraz likwidującego lokatę w przypadku importu wyciągu bankowego. Dodatkowo, w Polu: Operacja, dostępne są operacje typu rozchód, ocechowane parametrem lokata. Jeżeli zapis zakładający lokatę wprowadzony jest do walutowego rejestru lokat, zostaje on wyceniony zgodnie z przyjęta na rejestrze metodą (FIFO, LIFO, Brak). Zamknięcie lokaty i naliczenie odsetek Zamknięcie lokaty i naliczenie odsetek następuje poprzez wskazanie zapisu otwierającego lokatę i wybór opcji: Zamknij lokatę/nalicz odsetki, dostępnej na liście zapisów rejestru lokat, na liście rozwijanej przy przycisku [Dodaj]. Zostaje otwarte okno: Zakończ lokatę/nalicz odsetki. Rys Okno do zamykania lokat/generowania odsetek. Na podstawie ustawień wskazanych w tym oknie zostaje wygenerowany zapis przychodowy zamykający lokatę i/lub zapis przychodowy naliczający odsetki. W oknie: Zakończ lokatę/nalicz odsetki znajdują się następujące pola i parametry: Lokata numer zapisu wskazanego do zamknięcia Operacja pole z rozwijaną listą operacji przychodowych ocechowanych parametrem Lokata Data wymagalności przycisk otwierający kalendarz. Data, pod jaką powstaną dokumenty KP likwidujące lokatę Zamknij lokatę odnawialną parametr dostępny w przypadku zamykania lokat odnawialnych, domyślnie odznaczony. Pozwala na zamknięcie lokaty odnawialnej (wygenerowanie zapisu przychodowego zamykającego lokatę) Zamknij lokatę nieodnawialną parametr dostępny w przypadku zamykania lokat nieodnawialnych, domyślnie zaznaczony. Pozwala na zamknięcie lokaty nieodnawialnej (wygenerowanie zapisu przychodowego zamykającego lokatę) Kwota lokaty kwota zamykanej lokaty

93 Nalicz odsetki parametr domyślnie zaznaczony. Pozwala na wygenerowanie zapisu przychodowego rejestrującego odsetki naliczone od lokaty Kwota odsetek pole dostępne do edycji, w które należy wpisać kwotę naliczonych odsetek [Generuj] generuje zapisy przychodowe zamykające lokatę [Zamknij okno] zamyka okno Jeżeli wartości w polach: Kwota lokaty oraz Kwota odsetek będą różne od zera, system wygeneruje dwa oddzielne zapisy przychodowe dokumentujące likwidację lokaty i naliczenie odsetek. Rys Zapisy bankowe zamykający lokatę i naliczające odsetki. Na zapisie będącym rozwiązaniem lokaty, w obszarze: Zamknięcie lokaty, przedstawione są dane zamykanej lokaty: rodzaj lokaty, wymagalność, numer zapisu otwierającego lokatę, konto bankowe. W polu: Przychód wpisana jest kwota lokaty bez możliwości zmiany. Pozostałe pola uzupełnione są standardowo. Zapis bankowy likwidujący lokaty jest automatycznie rozliczany z zapisem bankowym zakładającym lokatę (na zakładce: Rozliczenia następuje podpięcie właściwego zapisu). Zapis dokumentujący naliczenie odsetek wygląda analogicznie, z tym, że w ple: Przychód wpisana jest kwota odsetek podana przy generowaniu zapisów likwidujących lokatę. Zamknięcie lokaty walutowej W przypadku lokat zakładanych w rejestrze walutowym, zapis zakładający lokatę jest wyceniany zgodnie z przyjętą metodą (wycena odbywa się na zakładce: Kurs/Wycena).

94 Po wybraniu opcji: Zamknij lokatę/nalicz odsetki, otwarte zostanie okno generacji zapisów kończących lokatę, na którym oprócz pól opisanych wcześniej pokazane będzie dodatkowe pole: Kurs dla odsetek domyślnie średni kurs NBP z poprzedniego dnia roboczego poprzedzającego datę na formularzu Rys Okno do zamykania lokat walutowych. Ponieważ zapis zamykający lokatę walutową musi być wyceniony w taki sam sposób, w jaki został wyceniony zapis zakładający lokatę, przy zamykaniu lokaty wygenerowanych będzie tyle zapisów przychodowych, ile wyceniało zapis zakładający lokatę. Oprócz tego, jeśli w oknie generacji zaznaczona naliczanie odsetek, wygenerowany będzie zapis przychodowy dotyczący odsetek. Zapis ten wyceniony będzie po kursie podanym na oknie generacji Import zapisów bankowych, eksport przelewów System Comarch CDN XL umożliwia definiowanie formatów przelewów, co pozwala na wymianę danych z bankiem eksportu danych z listy płatności i importu do rejestru bankowego. Więcej informacji na temat formatów przelewów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator Import zapisów Import zapisów bankowych wykonywany jest z poziomu okna: Zapisy kasowe, po naciśnięciu przycisku: [Import zapisów]. Zostanie otworzone okno: Import zapisów, w którym wskazuje się format importowanego pliku, jego położenie (po naciśnięciu przycisku: [Otwórz]) oraz pozostałe parametry importu. W obszarze: Operacje kasowe/bankowe następuje wskazanie operacji, zgodnie z którymi powstaną zapisy powiązane z kontrahentem, pracownikiem, innym podmiotem oraz lokatą tutaj do wyboru są tylko te operacje, które oznaczone zostały parametrem: Lokata. W oknie znajdują się też przyciski: [Wczytaj] następuje wczytanie pliku [Przenieś] następuje tworzenie zapisów w rejestrze

95 Rys Okno: Import zapisów, podczas uruchamiania importu z poziomu okna: Zapisy kasowe. Podczas importu zapisów bankowych możliwa jest identyfikacja kontrahenta. Identyfikacja ta odbywa się poprzez: Akronim Indywidualny rachunek bankowy kontrahenta Wykorzystanie wirtualnego numeru rachunku bankowego Na liście zaimportowanych operacji znajduje się kolumna z danymi kontrahenta (akronim/nazwa). Ich wyświetlenie oznacza, że powiodła się identyfikacja kontrahenta Obsługa wirtualnych numerów rachunków Wiele banków oferuje usługę polegającą na identyfikacji numer rachunku beneficjenta przelewu przez dodatkowy, wirtualny numer rachunku (alias), zbudowany następująco: gdzie: 11 suma kontrolna według standardu NRB numer kierunkowy banku 3333 identyfikator rachunku (zastępujący cały szesnastocyfrowy numer) wirtualne subkonto identyfikujące klienta, ignorowane przez bank Cały wirtualny numer podlega standardowi NRB. Dla banku jednoznacznym identyfikatorem rachunku, który ma swój własny, rzeczywisty, inny numer jest ciąg Ciąg nie ma dla banku znaczenia, nie jest przetwarzany i może być dowolny, ale występuje na wyciągach. Właściciel rachunku może dowolnie wykorzystywać ciąg do identyfikacji operacji. Najczęstszym wykorzystaniem ciągu , jest podawanie każdemu dłużnikowi innego numeru rachunku, na który należy dokonywać wpłat. Numer dla dłużnika może mieć postać: , gdzie to identyfikator dłużnika. Dłużnik dokonuje wpłaty na rachunek , bank identyfikuje rachunek na podstawie

96 ciągu 3333, ale cały numer umieszcza na wyciągu, dzięki czemu właściciel rachunku łatwo identyfikuje kontrahenta, od którego pochodzi wypłata. Aby korzystać z obsługi wirtualnych numerów rachunków w Comarch CDN XL, należy: dla danego rejestru bankowego wybrać opcję: Identyfikacja wirtualnych numerów rachunków. Wpisać numer kierunkowy ( ) i identyfikator (3333), Jeżeli do dokumentu zostanie przypisany taki rejestr bankowy, to na wydruku takiego dokumentu pojawi się indywidualny numer w postaci , gdzie to numer kolejny kontrahenta, 55 wewnętrzna suma kontrolna ciągu , 11 suma kontrolna całego numeru, wyliczona zgodnie ze standardem NRB. Przy imporcie wyciągu bankowego z pliku, w którego strukturze znajduje się pole: Subkonto identyfikator kontrahenta, system przypisze kontrahenta do importowanej operacji. Możliwa jest identyfikacja kontrahenta po wirtualnym numerze rachunku nie tylko podczas importu wykonywanego według formatów definiowalnych, ale również za pomocą formatu SWIFT MT 940. Wprowadzenie numeru może odbywać się na 2 sposoby: wprowadzenie numeru w polu :61: jako ciąg 16 znaków (numer rachunku bez cyfr kontrolnych i numeru kierunkowego banku), po sekwencji //, za częścią pola z kodem transakcji SWIFT. Przykład: Wprowadzenie numeru w polu :86: po znaczniku ID IPH: (standard BRE). Przykład: :86:911 TRANSAKCJA IPH; ID IPH: XX ; OD: PHU KUBUŚ PUCHATEK; TYTUŁEM: TESTU; REF. KLIENTA: Po znalezieniu numeru rachunku, zostanie uruchomiona funkcja: Identyfikator podmiotu, która identyfikuje kontrahenta. Identyfikacja kontrahenta nie musi występować po GID numerze kontrahenta. Możliwa jest modyfikacja funkcji: Wirtualny numer rachunku (odpowiedzialnej za generowanie numeru kontrahenta), która przekazuje numer kontrahenta do funkcji: Identyfikator podmiotu (którą również można edytować). Dzięki temu Użytkownik może definiować identyfikację kontrahenta, np. wg numeru NIP Automatyczne rozliczanie płatności podczas importu wyciągu bankowego Podczas eksportu poleceń przelewów każdemu poleceniu może być nadawany identyfikator. Tym samym identyfikatorem zostaną oznaczone płatności, które są źródłem tego polecenia. Jeśli identyfikator ten wystąpi w wyciągu bankowym (będzie nim oznaczone obciążenie), to podczas jego importu odpowiednie płatności zostaną automatycznie rozliczone.

97 Rys Eksport przelewów i import wyciągów z rozliczeniem płatności. Przykład: W definicji formatu Elixir-O w ostatnim polu należy umieścić Identyfikator operacji (po znaczniku 51). Po wyeksportowaniu polecenia przelewu plik będzie zawierał linię: 110, ,229000, ,0," "," ","TEST SP. Z O.O. ","KONTRAHENT X SP. Z O.O. ARMII KRAJOWEJ KRAKÓW",0, ,"FS-1/ ","","","51"," " Po zrealizowaniu polecenia bank umieszcza ciąg znaków w odpowiednim miejscu pola :61: wyciągu MT940: :61: DN1199,60NTRF //BR Podczas importu wyciągu identyfikator z wyciągu zostanie odszukany w płatnościach, co pozwoli na ich automatyczne rozliczenie z pozycją wyciągu. Przelewy za zobowiązania podatkowe W systemie Comarch CDN XL istnieje możliwość exportu płatności dotyczących zobowiązań podatkowych i wykorzystanie rachunków bankowych z karty urzędu skarbowego do poszczególnych tytułów zobowiązań. Na karcie urzędu, na zakładce: Rachunki znajdują się pola, w których należy wskazać bank właściwy wymienionym tytułom zobowiązań.

98 Rys Formatka urzędu, zakładka: Rachunki. Przy eksporcie płatności dla banku system będzie pobierał rachunek w zależności od dokumentu generującego daną płatność (deklaracja VAT-7, CIT itd.) Import zapisów typu lokata Importowane operacje bankowe związane z lokatami (zapisy zakładające lokatę, likwidujące lokatę, odsetki) rozpoznawane są przez system po kodzie operacji tylko w przypadku formatu MT940. Dla pozostałych formatów Użytkownik ma możliwość zdefiniowania kryteriów rozpoznawania pozycji związanych z lokatami. Importowane zapisy zakładające oraz likwidujące lokatę są automatycznie rozliczane kojarzenie tych zapisów następuje na podstawie numeru rachunku bankowego przypisanego do lokaty. W przypadku importu lokat walutowych system rozpozna, czy importowany zapis przychodowy dokumentuje likwidację lokaty i wygeneruje tyle dokumentów przychodowych, ile wyceniało zapis rozchodowy zakładający daną lokatę. Importowane zapisy zakładające oraz likwidujące lokatę zostaną też automatycznie rozliczone Scenariusze operacji Jak utworzyć rejestr kasowy Aby dodać nowy rejestr kasowy należy: otworzyć okno: Rejestry kasowe i bankowe W oknie: Rejestry kasowe/bankowe, należy nacisnąć przycisk: [Nowy], w wyniku czego zostaje otworzone okno: Rejestr kasowy W oknie: Rejestr kasowy, w polu: Kod, należy wpisać skróconą nazwę nowego rejestru (nie więcej niż 5 znaków), a w polu: Nazwa, pełną jego nazwę. Następnie w polu: Waluta, należy wybrać z rozwijanej listy walutę, w jakiej mają być prowadzone zapisy w rejestrze. Poprzez naciśnięcie przycisku: Konto, należy wybrać konto banku lub kasy, na które będą księgowane pozycje w rejestrze, a następnie określić, w polu: Rodzaj, rodzaj rejestru (Kasa, Bank, Karta lub Czek). Następnie należy odpowiednio zdefiniować parametry w sekcji Raporty: okres, na jaki mają być otwierane raporty, zdecydować, czy raporty mają być otwierane automatycznie i czy kolejny raport może zostać otwarty bez zamykania poprzedniego. W tej części należy również określić, czy przy zamykaniu raportu przeprowadzona ma być kontrola konta przeciwstawnego i czy zapisy automatyczne mają trafiać bezpośrednio do raportu, czy do bufora.

99 Rys Dodawanie raportu kasowego, sekcja Raporty Po wprowadzeniu powyższych danych, należy zatwierdzić je przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Jak utworzyć raport w rejestrze Aby utworzyć nowy raport należy: otworzyć okno: Rejestry kasowe i bankowe poprzez wybranie z menu: Kasa/Bank, funkcji: Rejestry kasowe/bankowe; w oknie: Rejestry kasowe i bankowe, otworzyć rejestr, w którym zostanie utworzony raport, poprzez naciśnięcie przycisku: [Karta]; w oknie: Rejestr kasowy, wybrać zakładkę: Raporty; na zakładce: Raporty nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Raport; w aktywnym oknie, wpisać numer raportu i ewentualnie zmodyfikować datę i godzinę otwarcia (program podpowiada tu datę i godzinę systemową). Po wprowadzeniu danych należy zatwierdzić je przyciskiem [Zapisz zmiany]. Rys Raport kasowy, zakładka: Ogólne. Jak ustawić automatyczne otwieranie raportów Aby ustawić automatyczne otwieranie raportów należy: otworzyć okno: Rejestry kasowe i bankowe, wybierając z menu: Kasa/Bank, funkcję: Rejestry kasowe/bankowe; w oknie: Rejestry kasowe i bankowe, zaznaczyć rejestr i nacisnąć przycisk: [Karta]; w oknie: Rejestr bankowy, wybrać zakładkę: Ogólne; na zakładce: Ogólne, w sekcji: Raporty zaznaczyć parametr: Automatyczny, a w polu: Okres, wybrać czas, na jaki mają być otwierane raporty: dzień, tydzień, miesiąc, dowolny..po wprowadzeniu danych, należy je zapisać przyciskiem [Zapisz zmiany].

100 Przy włączonej opcji: Automatyczny, możliwe jest także otwieranie nowych raportów ręcznie. Jak zdefiniować operacje kasowe i bankowe Aby zdefiniować nową operację kasową lub bankową należy: otworzyć okno: Operacje kasowe i bankowe W aktywnym oknie, aby dodać nową operacje, należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Operacja kasowa/bankowa. W oknie: Operacja kasowa/bankowa, należy określić: Kod operacji oraz jej pełną nazwę, a następnie wybrać odpowiednie konto księgowe, naciskając przycisk: i wybierając odpowiedni rodzaj konta z rozwijanej listy (numer konta można wpisać też bezpośrednio z klawiatury) (Rys. 9.85). Rys Wybór konta przeciwstawnego. Z listy należy wybrać: pozycję: Konto jeśli ma zostać wskazane konto z planu kont, pozycję: Kontrahenta-dostawcy jeśli kontem przeciwstawnym ma być rozrachunkowe konto zobowiązań od kontrahenta, pozycję: Kontrahenta-odbiorcy jeśli kontem przeciwstawnym ma być rozrachunkowe konto należności wobec kontrahenta, pozycję: Pracownika jeśli kontem przeciwstawnym ma być rozrachunkowe konto pracownika (do wyboru 5 kont, które można zapisać na karcie pracownika), pozycję: Urzędu jeśli kontem przeciwstawnym ma być konto rozrachunkowe urzędu (do wyboru 4 konta, które można zapisać na formularzu zawierającym dane urzędu). pozycję: Banku Jeżeli kontem przeciwstawnym ma być konto rozrachunkowe banku.

101 Do wprowadzenia konta można również użyć wyrażenia lub funkcji: Załóż konto po zaznaczeniu odpowiedniego pola w oknie: Operacja Kasowa/bankowa. Następnie należy ustalić rodzaj operacji (rozchód lub przychód) oraz, w obszarze: Typ, ustalić, czy dana operacja jest typu Kasa, Bank, Karta, Czek, czy też będzie wykorzystywana w programie CDN-Pico (opcja: Oddział). Następnie należy wybrać zakładkę: Parametry. Zaznaczając pole: Numeracja automatyczna, należy wybrać z listy odpowiednią serię dokumentów. Pole to służy do przypisania do danej operacji jednego ze zdefiniowanych wcześniej ciągów numeracji. W tym miejscu istnieje również możliwość przypisania do danej operacji schematu księgowań. Schemat księgowań jest wskazany, gdy księgowanie dokumentów kasowych/bankowych, oprócz kont wprowadzanych na dokument (konta rejestru i przeciwstawnego) powinno przebiegać na dodatkowe konta, np.: dodatkowe konto zespołu: 5. Po naciśnięciu przycisku:, otworzy się okno z listą schematów do wyboru. W tym miejscu istnieje też możliwość wprowadzenia nowego schematu. Rys Wybór schematu księgowań. Na danej Operacji kasowej/bankowej można również określić, czy związane z nią zapisy kasowe/bankowe będą traktowane jako zaliczki pracownika. W tym celu należy zaznaczyć pole: Zaliczka. Do danej operacji można też przypisać kategorię finansową i datę analityczną. Przy definiowaniu operacji kasowych/bankowych, które będą wykorzystywane w rejestrach walutowych, można dodatkowo określić rodzaj kursu, tzn. zadecydować czy będzie on określany przez operatora bezpośrednio w czasie wprowadzania dokumentu, czy pobierany z właściwej tabeli kursowej, czy też będzie to kurs średni. Jak przypisać operację do rejestru Aby przypisać operację do rejestru należy: otworzyć okno: Operacje kasowe/bankowe w prawej części okna wybrać, z rozwijalnej listy, rejestr, do którego operacja ma być przypisana; w lewej części okna, podświetlić operację, która ma być używana w wybranym wcześniej rejestrze; po wybraniu rejestru i operacji należy nacisnąć przycisk [Przyłącz operację], w wyniku czego operacja zostanie skopiowana z lewej listy do prawej.

102 Uwaga: Istnieje możliwość usunięcia operacji przyłączonej wcześniej do danego rejestru. W tym celu należy podświetlić wybraną do usunięcia operację na lewej liście i przycisnąć przycisk [Odłącz operację]. Kierunek kopiowania (usuwania) operacji pokazują strzałki na przyciskach. Jak ustawić sposób numeracji dla automatycznego ciągu numeracji operacji w rejestrze Aby przypisać automatyczny ciąg numeracji w danym rejestrze należy: otworzyć okno: Rejestry kasowe i bankowe edytować wybrany rejestr i przejść na zakładkę: Ciągi w lewym oknie podświetlić wybrany ciąg w polu określić, czy numeracja ma odbywać się w obrębie miesiąca, roku czy też narastająco w polu ustawić numer, od którego numeracja ma się rozpoczynać ustawienia zatwierdzić przyciskiem [Aktualizuj numerację] zmiany na formatce rejestru zapisać przyciskiem [Zapisz zmiany]. Jak zamknąć raport kasowy Aby zamknąć raport należy: otworzyć okno: Rejestry kasowe i bankowe W oknie: Rejestry kasowe i bankowe, w celu podniesienia do podglądu odpowiedniego rejestru należy go zaznaczyć, nacisnąć przycisk: zakładkę Raporty; [Karta] i w otwartym oknie, wybrać Na zakładce: Raporty zaznaczyć raport i nacisnąć przycisk: [Karta]. Zostanie otworzone okno: Raport Rys Zamykanie Raportu kasowego. W otwartym oknie należy zaznaczyć pole: Zamknięty. Zostanie wyświetlona aktualna data i godzina systemowa (można ją modyfikować) jako data i godzina zamknięcia oraz osoba, która zamknęła raport; Po wprowadzeniu zmian należy je zatwierdzić przyciskiem [Zapisz zmiany]. Raport można także zamknąć z poziomu zapisów

103 Uwaga: Otworzyć zamknięty raport może tylko osoba, która go zamknęła lub operator bez zakazu do zaawansowanych operacji księgowych. Jak zaksięgować raport kasowy/bankowy Aby zaksięgować raport kasowy/bankowy należy: otworzyć okno: Rejestry kasowe i bankowe W oknie: Rejestry kasowe i bankowe, należy podnieść do edycji wybrany rejestr, przyciskiem: [Karta]. Zostanie otworzone okno: Rejestr kasowy W oknie: Rejestr kasowy, w lewym dolnym rogu należy ustalić dziennik, do którego będą księgowane raporty, zaznaczyć wybrany raport (lub kilka raportów) i zaksięgować go poprzez naciśnięcie przycisku: [Księguj raport]. W ten sposób raport zostanie zaksięgowany, a księgowanie odbywać się będzie na konto rejestru oraz konto przeciwstawne określone w operacji lub na konta określane w schematach księgowań powiązanych z konkretnymi operacjami. Uwaga: Księgować można tylko zamknięty raport, a księgowanie odbywa się z datą zamknięcia. Księgowanie raportu jest możliwe również z listy pozycji znajdujących się w danym, zamkniętym raporcie (okno: Zapisy kasowe/bankowe, zakładka: Raporty, wybrane z menu: Księgowość). Jak zaimportować zapisy danego raportu Aby zaimportować zapisy danego raportu należy: otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe. W aktywnym oknie, na zakładce: Raport, należy zaznaczyć raport z odpowiedniego rejestru. Po określeniu zapisów przeznaczonych do importu, należy nacisnąć przycisk: zapisów]. Zostanie otworzone okno: Import zapisów. [Import Rys Import zapisów.

104 W aktywnym oknie należy wskazać format pliku oraz sam plik, z którego mają być importowane zapisy, określić rejestr, do którego mają zostać zaimportowane zapisy oraz rodzaje operacji przychodowych i rozchodowych (do wyboru rodzaje operacji przypisane do danego raportu). Następnie należy nacisnąć przycisk:, w celu odczytania danych z pliku. Po wczytaniu danych należy nacisnąć przycisk:, w celu przeniesienia danych do wskazanego raportu. W ten sposób zapisy zostaną umieszczone we wskazanym wcześniej raporcie. Za pomocą pola: Rozliczaj, można powiązać zaimportowane zapisy z odpowiednimi płatnościami. Jak dodać zapis kasowy/bankowy do raportu Aby dodać Zapis kasowy/bankowy do raportu należy: otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe W otwartym oknie należy nacisnąć przycisk: [Dodaj]. Można też rozwinąć listę dostępnych opcji (przycisk ) i od razu zawęzić dostępne na zapisie operacje do przychodowych lub rozchodowych. W aktywnym oknie Zapis kasowy/bankowy należy wypełnić odpowiednie pola W razie potrzeby, na zakładce Kurs należy określić walutę i kurs, po którym będzie ona przeliczana. Wprowadzone ustalenia zatwierdzamy przyciskiem [Zapisz zmiany]. Uwaga: Dodawanie zapisów do raportu jest możliwe tylko do momentu zamknięcia raportu. Jak utworzyć automatyczny zapis kasowy/bankowy Do raportu lub do bufora raportu mogą również trafiać zapłaty rejestrowane bezpośrednio podczas wprowadzania bądź edycji dokumentu. Funkcja ta jest dostępna z następujących poziomów: Lista nierozliczonych płatności (menu Rozliczenia/Rozrachunki opcja: Płatności) Preliminarz płatności (menu Rozliczenia/Rozrachunki opcja: Preliminarz płatności) Karta dokumentu handlowego zakładka: Ogólne oraz Płatności Aby wygenerować taką zapłatę należy: nacisnąć przycisk: [Zapłata], wygenerowana wtedy zostanie płatność gotówkowa. Jeżeli ma być wybrana inna forma płatności należy nacisnąć przycisk:, znajdujący się obok przycisku: [Zapłata]. Rozwija się wtedy menu dostępnych opcji (Rys. 9.89).

105 Rys Menu dostępnych form zapłaty. W otwartym oknie należy wybrać odpowiednią formę i wygenerować zapłatę. Podczas generowania zapłaty pojawia się okno Wypłata (lub Wpłata - w zależności od rodzaju płatności), z kwotą, na którą zostanie wygenerowany zapis kasowy. W zapisach kasowych/bankowych zostanie wyświetlony automatycznie nowy zapis związany z tą transakcją. Podczas wprowadzania zapłaty można wprowadzić kwotę zapłaty różną od kwoty dokumentu. Umożliwia to parametr: potwierdzenie gotówki, znajdujący się na karcie operatora. Aby zaznaczyć ten parametr należy uruchomić moduł: Administrator, a w nim uruchomić listę operatorów przyciskiem: [Stanowiska i Operatorzy], znajdującym się na pasku narzędzi. W aktywnym oknie należy otworzyć do edycji kartę odpowiedniego operatora, wybrać zakładkę Parametry/Ogólne i zaznaczyć pole: Potwierdzenie gotówki. Rys Wypłata. Uwaga: Automatyczne operacje kasowe są ściśle powiązane z formami płatności. Przy danej płatności określa się, czy ma ona mieć związek z automatycznymi operacjami kasowymi, poprzez wskazanie rejestru automatycznych operacji kasa/bank (jest to definiowane w konfiguracji systemu - zakładka Sprzedaż/Formy płatności). W tym wypadku wykorzystaniu podlega zawsze pierwsza z dostępnych w danym rejestrze operacji przychodowych bądź rozchodowych. Jak modyfikować wybrany zapis kasowy/bankowy Aby zmodyfikować wybrany zapis kasowy lub bankowy należy: otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe ; w otwartym oknie należy ustalić rejestr ( ) oraz numer i dzień raportu ( ), a następnie otworzyć do edycji odpowiedni zapis kasowy/bankowy przyciskiem: Zostanie otworzone okno: Zapis bankowy. [Edycja]. Jeżeli dany zapis nie jest rozliczony, możliwa jest modyfikacja: Daty zapisu i dokumentu oraz godzina zapisu (data i godzina zapisu musi się mieścić pomiędzy datą i godziną otwarcia i zamknięcia danego raportu),

106 Numeru dokumentu (tylko w przypadku, gdy do użytej na zapisie operacji nie przypisano ciągu numeracji automatycznej), Kwoty przychodu/rozchodu Treść Podmiotu i konta księgowego oraz kontrahenta docelowego (pole: Podmiot jest aktywne tylko dla zapisów znajdujących się w buforze), Pole: Zaliczka pracownika Waluty i kursu Jeżeli dany zapis jest już rozliczony (całkowicie lub częściowo) modyfikacji podlegają: Data dokumentu Treść Numer konta i kontrahent docelowy Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem [Zapisz zmiany]. Jak usuwać wybrany zapis kasowy/bankowy Aby usunąć zapis kasowy/bankowy, należy: otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe. W otwartym oknie należy zaznaczyć przeznaczony do usunięcia zapis i nacisnąć przycisk: W ten sposób zapis zostanie usunięty. [Usuń]. Uwaga: Jeżeli usuwane są zapisy kasowe/bankowe, które zostały wcześniej rozliczone, system najpierw usunie rozliczenie. Jak usunąć zaksięgowany zapis kasowy/bankowy Aby usunąć zaksięgowany zapis kasowy/bankowy należy w pierwszej kolejności odksięgować raport kasowy/bankowy zawierający ten zapis. W tym celu należy: otworzyć okno: Zapisy księgowe (Rys. 9.91). Rys Zapisy księgowe. W otwartym oknie należy określić dziennik oraz miesiąc i rok zapisu, a następnie zaznaczyć odpowiedni zapis księgowy i usunąć go, naciskając przycisk: [Usuń].

107 Uwaga: Aby znaleźć dany zapis księgowy należy otworzyć okno z rejestrami kasowymi/bankowymi, otworzyć do edycji odpowiedni rejestr, a następnie zaksięgowany raport. W wyniku tych kroków na pasku narzędzi zostanie wyświetlona ikona: [Dekret księgowy]. Po jej naciśnięciu zostanie podniesiony do podglądu wybrany zapis księgowy. Od wersji 9.0 wprowadzona została możliwość kontekstowego usuwania dekretów. Aby usunąć dekret, który powstał po zaksięgowaniu raportu kasowo/bankowego należy z pozycji rejestrów kasa/bank ustawić kursor na danym raporcie i spod prawego klawisza myszy wybrać opcję: usuń dekret. Rys Usuwanie dekretu z menu kontekstowego W następnej kolejności należy otworzyć zamknięty wcześniej raport. W tym celu należy otworzyć okno: Rejestry kasowe/bankowe, zakładka Raporty otworzyć do podglądu wybraną pozycję. Zostanie wyświetlone okno: Raport. W otwartym oknie należy odznaczyć pole: Zamknięty i zatwierdzić zmiany przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Po dokonaniu zmian, należy otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe i można usunąć poszczególne zapisy z otwartego wcześniej raportu postępując według scenariusza: Jak usuwać wybrany zapis kasowy/bankowy. Rys Raport, zakładka: Ogólne. Jak przeglądać zawartość wybranego raportu kasowego/bankowego Aby przeglądać zawartość wybranego raportu należy:

108 otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe i wybrać zakładkę Raport. W aktywnym oknie, z rozwijanej listy w polu: oraz numer raportu w polu:., należy wybrać odpowiedni rejestr Zostanie wyświetlony spis wszystkich zapisów, zawartych we wskazanym rejestrze i raporcie. Można tu sprawdzać zawartość każdego znajdującego się tam zapisu, poprzez naciskanie na zaznaczonym zapisie przycisku: [Edycja]. Jak rozliczyć zapis kasowy/bankowy Aby rozliczyć określony zapis kasowy/bankowy należy: otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe i wybrać zakładkę: Raport. W otwartym oknie należy zaznaczyć zapis kasowy/bankowy i otworzyć go do edycji przez naciśnięcie przycisku: [Edycja] i wybrać zakładkę: Rozliczenia. W otwartym oknie, w polu: Do rozliczenia, pokazana jest kwota, która nie została jeszcze rozliczona. W celu jej rozliczenia należy nacisnąć przycisk: [Dodaj rozliczenie], co spowoduje otworzenie okna: Nierozliczone należności (lub zobowiązania) kontrahenta (Rys. 9.94). Rys Nierozliczone należności kontrahenta. Uwaga: Lista nierozliczonych należności kontrahenta zostanie wyświetlona tylko wówczas, gdy na zakładce Ogólne danego zapisu kasowego/bankowego, wskazany jest kontrahent. W przypadku, gdy wskazany jest urząd, wyświetlane będą nierozliczone należności urzędu, a jeśli wybrany został pracownik, zostaną wyświetlane nierozliczone zobowiązania pracownika. Na wyświetlonej liście należy zaznaczyć wybrany dokument i nacisnąć przycisk: [Wybierz]. W ten sposób zapis kasowy/bankowy zostanie rozliczony ze wskazanym dokumentem. Z tego poziomu możliwe jest też dodanie częściowego rozliczenia, kompensaty, częściowej kompensaty, rozliczenia z rejestrem VAT, dokumentem lub notą. Jest to możliwe poprzez wybranie na zakładce Rozliczenia, przycisku:, przy przycisku [Dodaj rozliczenie] i wybranie odpowiedniej opcji z rozwiniętej listy. Jeżeli zostanie wybrana opcja: Częściowe rozliczenie lub Kompensata i wskazany zostanie dokument, zostanie otworzone okno: Podaj kwotę rozliczenia, w którym można modyfikować kwotę.

109 Rys Podanie kwoty rozliczenia. Uwaga: Z poziomu zapisu kasowego/bankowego możliwe jest też rozliczenie zaliczek danego pracownika. Aby było to możliwe należy na zakładce: Ogólne, dodawanego zapisu wskazać konto pracownika. Wówczas na zakładce: Rozliczenia, uaktywnia się ikona: [Rozliczenie zaliczki]. Po wciśnięciu tej ikony zostanie wyświetlona lista zaliczek pracownika z możliwością ich rozliczenia odpowiednimi dokumentami. Jak odnaleźć fakturę, za którą przyjmujemy zapłatę Aby odnaleźć taką fakturę, należy: otworzyć okno: Zapisy kasowe/bankowe. w otwartym oknie zaznaczyć wybrany zapis i podnieść go do edycji, przyciskając przycisk: [Edycja]; na wyświetlonym zapisie wybrać zakładkę Rozliczenia i nacisnąć przycisk: [Szukaj dokumentów do rozliczenia]. Zostanie otworzone okno: Szukaj dokumentów do rozliczenia. Rys Szukanie dokumentów do rozliczenia. W aktywnym oknie należy wybrać sposób poszukiwań: Wg numeru w polu obok należy podać numer dokumentu (faktury), którą chcemy wyszukać, Wg dokumentu obcego należy podać numer dokumentu obcego Wg terminu wyświetla listę dokumentów dla danego kontrahenta uporządkowaną wg terminów zapłaty, Chronologicznie wyświetla listę dokumentów uporządkowaną wg dat ich utworzenia,

110 Wg kwoty to pole wypełnia się automatycznie kwotą wpisaną we wcześniej otwartym oknie, w polu rozchód/przychód program będzie poszukiwał faktur właśnie z tą kwotą. Po zaznaczeniu odpowiedniego sposobu należy nacisnąć przycisk: [Szukaj]. W wyniku tego w dolnej części okna zostanie wyświetlona pojedyncza faktura lub lista faktur spełniających zadane warunki. 9.6 Rozliczenia i rozrachunki Podstawą rozrachunków w systemie Comarch CDN XL są płatności (należności, zobowiązania) generowane przez dokumenty źródłowe. W oparciu o zaksięgowane płatności można prowadzić rozrachunki na kontach księgowych. Dostarczają one informacji, z jakich nierozliczonych zapisów księgowych składa się saldo konta rozrachunkowego. Dzięki połączeniu rozrachunków z płatnościami daną transakcję rozlicza się tylko raz. W rozrachunkach bardzo istotne są następujące terminy: Płatność należność lub zobowiązanie wynikające wprost z dokumentu źródłowego Dekret na konto rozrachunkowe zaksięgowana płatność na koncie rozrachunkowym lub dekret wprowadzony bezpośrednio do dziennika księgowego na konto rozrachunkowe, Rozliczenie skojarzenie płatności z zapłatą, Rozrachunek powiązanie dwóch dekretów księgowych na koncie rozrachunkowym, które powstały automatycznie na skutek zaksięgowania płatności oraz zapłaty, Kompensata szczególny rodzaj rozliczenia dokonany pomiędzy dokumentami tego samego typu (np. płatności - należności z płatnością - zobowiązaniem) lub dwoma dekretami księgowymi dotyczącymi płatności lub zapisów kasowych/bankowych Płatności Informacje o należnościach oraz zobowiązaniach generowane są przez dokumenty źródłowe. Dokumenty w walucie systemowej generują domyślnie płatności w walucie systemowej, natomiast dokumenty w walucie obcej generują płatności w tej samej walucie obcej. Wszystkie płatności są wyświetlane w oknie: Lista nierozliczonych płatności. Aby otworzyć to okno, należy wybrać funkcję: Płatności, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. Poza tym, w systemie Comarch CDN XL płatności można rozliczać i kompensować również na karcie dokumentu źródłowego, zapisu kasowego/bankowego, historii kontrahenta. Rys Lista nierozliczonych płatności, zakładka: Nierozliczone.

111 Zakładka: Nierozliczone Na zakładce znajdują się nierozliczone płatności, dla których widoczne są dane, podzielone na następujące kolumny: Dokument W tej kolumnie podany jest numer dokumentu źródłowego, Dokument obcy Prezentuje numer faktury wystawionej przez dostawcę, który przepisany jest z zakładki Nagłówek, dokumentu źródłowego. Występuje on na dokumentach rodzących zobowiązanie (w przypadku dokumentów rodzących należności przepisywany tu jest systemowy numer faktury). Akronim Pokazuje akronim kontrahenta, który na dokumencie jest określony jako płatnik. Miasto Nazwa miasta przepisywana z adresu kontrahenta. Nazwa i adres kontrahenta nazwa i adres kontrahenta przekazywane z karty kontrahenta Termin Termin płatności (czerwona data oznacza płatności przeterminowane). Kwota Jest to kwota należności lub zobowiązania, na którą wystawiono dokument. Pozostaje Pokazuje kwotę, która pozostaje nierozliczona (w przypadku dokumentów nierozliczonych, kwota ta jest równa wartości brutto, na którą wystawiono dokument, w przypadku dokumentów rozliczonych częściowo jest to różnica pomiędzy wartością brutto należności lub zobowiązania i wartością, która została już rozliczona). Ponadto na zakładce znajdują się inne informacje dotyczące nierozliczonych płatności: Waluta Służy określeniu zakresu wyświetlanych dokumentów, wg kryterium waluty. W sytuacji, kiedy zostanie wybrana waluta inna niż systemowa, uaktywni się dodatkowy obszar, w którym, po zaznaczeniu parametru: Kwota pozostaje w PLN, można wskazać, po jakim kursie powinna przeliczać się kwota, która pozostaje do rozliczenia. W oknie widoczne są wówczas dwie dodatkowe kolumny, w których kwota do rozliczenia wyliczana jest odpowiednio: wg kursu z dokumentu i wg kursu aktualnego, czyli wskazanego przez operatora. Operator może wskazać konkretny kurs z tabeli, bądź wprowadzić ręcznie odpowiednie wartości i przeliczyć wartość kolumn za pomocą przycisku:.

112 Rys Lista nierozliczonych płatności, zakładka: Nierozliczone, przeliczenie wartości na PLN Zobowiązania, Należności Wszystkie płatności są wyświetlane w podziale na zobowiązania lub należności, w zależności od zaznaczenia wybranej opcji. Dodatkowo mogą być pokazywane dokumenty niepodlegające rozliczeniu. Wszystkie, Dzisiejsze, Po terminie Pola służą określeniu zakresu wyświetlania dokumentów, wg kryterium terminu. [Dodaj zapłatę] - umożliwia dokonanie zapłaty za zaznaczony na liście dokument. Po naciśnięciu przycisku: [Wybór typu płatności], znajdującego się przy ikonie [Dodaj zapłatę], zostanie rozwinięta lista dostępnych form zapłaty, z której Użytkownik może dokonać wyboru. Po naciśnięciu ikony [Dodaj zapłatę] zostanie otworzone okno: Wypłata (Rys. 9.90). W aktywnym oknie zostaje wyświetlona kwota pozostająca do rozliczenia. W tym miejscu istnieje możliwość modyfikacji wyświetlonej kwoty. [Włącz filtrowanie] - umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków. [Konstruktor filtra] - umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry. [Dodaj rozliczenie] - umożliwia dodanie rozliczenia zaznaczonego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się przy ikonie, zostanie wyświetlona lista typów rozliczeń (Rys. 9.99).

113 Z listy tej następuje wybór sposobu rozliczenia. Rys Menu: Dodawanie rozliczenia. Uwaga: Aby było możliwe częściowe rozliczenie i częściowa kompensata należy w konfiguracji systemu, na zakładce: Księgowość/Parametry 1, zaznaczyć opcję: Dozwolone częściowe rozliczenia/rozrachunki. [Zmień] - umożliwia dokonywanie zmian na karcie płatności. Po naciśnięciu ikony zostanie wyświetlone okno: Płatność zostanie zmieniona (Rys ). Płatność, zakładka: Ogólne Rys Płatność. Na tej zakładce można modyfikować formę płatności, datę, rejestr, do którego trafi płatność, spodziewany termin płatności. W tym miejscu można też nadać danej płatności status płatności niepodlegającej rozliczeniu, poprzez zaznaczenie pola: Nie rozliczaj. W przypadku płatności o charakterze zobowiązań, istnieje również możliwość określenia, czy płatność jest: wysłana, przeznaczona do wysłania czy wstrzymana. Powyższe parametry można też zmieniać seryjnie, dla wielu płatności jednocześnie. Należy wówczas z poziomu listy płatności z zakładki: Nierozliczone lub Przelewy zaznaczyć płatności, które mają być modyfikowane. Spod prawego przycisku myszy należy wybrać opcję: Zmień seryjnie płatność, otworzy się okno, w którym należy oznaczyć, który z parametrów ma być zmodyfikowany: Rejestr Status płatności Status przelewu (opcja dostępna tylko dla zobowiązań)

114 Rys Seryjne zmiany na płatnościach W oknie Płatności możliwa jest również zmiana podmiotu. Jest ona dostępna, jeśli płatność nie jest rozliczona (ani całkowicie, ani częściowo) i dokument źródłowy nie jest zaksięgowany lub zapredekretowany. Jeśli podmiotem jest kontrahent, dostępna jest również zmiana jego adresu (jeśli płatność nie jest całkowicie rozliczona). Powiązanie płatności z adresem umożliwi wskazanie numeru rachunku kontrahenta (przypisanego do adresu), na który ma być wysłany przelew. Funkcja ta wykorzystana jest w generowaniu plików poleceń przelewów. Płatność, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość przypisania do płatności zdefiniowanych wcześniej module: Administrator, atrybutów. [Włącz/Wyłącz sumowanie] - uruchomienie funkcji powoduje sumowanie kwot wszystkich pozycji listy w kolumnach: Kwota i Pozostaje. [Dokument źródłowy] - umożliwia podgląd nierozliczonego dokumentu źródłowego. [Zamknij okno] - służy zamknięciu aktywnego okna. [Usuń] - umożliwia usunięcie rozliczenia, jeżeli nie zostało ono rozrachowane w module księgowym (aktywne tylko w przypadku dokumentu częściowo rozliczonego przy podświetlonym rozliczeniu) Zakładka: Przelewy Na zakładce wyświetlane są listy przelewów. Obok funkcji, które występują również na zakładce Nierozliczone znajdują się tu następujące pola: Rachunek Służy wskazaniu rachunku, z którego dokonywany jest przelew. Status Służy określeniu zakresu wyświetlonych dokumentów, wg kryterium wysłania.

115 Rys Lista nierozliczonych płatności, zakładka: Przelewy. Jeżeli na liście zostanie wybrana inna waluta niż PLN i zaznaczony zostanie parametr: Kwota pozostaje w PLN pojawią się dodatkowe kolumny, w których wartości zostaną przeliczone na PLN po kursie z dokumentu pierwotnego i po kursie wskazanym przez operatora. Rys Lista nierozliczonych płatności, zakładka: Przelewy, przeliczenie wartości na PLN Na zakładce Przelewy, analogicznie jak na zakładce Nierozliczone, możliwa jest seryjna zmiana parametrów płatności. [Eksport płatności] uruchamia eksport przelewów w wybranym formacie. Po naciśnięciu przycisku zostanie otworzone okno: Eksport przelewów. Okno: Eksport przelewów W oknie znajdują się pola: Format eksportu możliwy jest wybór jednego z formatów eksportu. Definiowanie formatów eksportu przelewów następuje w oknie: Edycja formatu pliku wymiany danych (moduł:

116 Administrator). Dokładny opis kreacji nowego formatu znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. Eksportuj możliwe są dwa typy eksportu: wszystkie zaznaczenie opcji spowoduje eksport wszystkich dokumentów, zaznaczone zaznaczenie opcji spowoduje eksport zaznaczonych dokumentów. Data przelewu zaznaczenie tej opcji spowoduje eksport przelewów ze wskazaną datą. Możliwy jest eksport przelewów z datą: dzisiejsza zostaną wyeksportowane przelewy z datą dzisiejszą, termin płatności zostaną wyeksportowane przelewy zgodnie z zaznaczonymi na poszczególnych dokumentach terminach płatności, inna zostaną wyeksportowane przelewy z datą określoną w tym miejscu przez Użytkownika, data wystawienia dokumentu w pliku zostanie zapisana data wystawienia dokumentu. Plik eksportu wskazuje miejsce położenia pliku wymiany danych. Rys Eksport przelewów. Zastąp istniejący plik/dopisz pozycje do istniejącego pliku opcja zostanie uaktywniona przy próbie powtórnego wysłania zaznaczonego przelewu. Wybór opcji zadecyduje o tym, czy nowy plik zastąpi poprzedni, czy też do poprzedniego zostaną jedynie dopisane pozycje. Przelewy zbiorczo dla poszczególnych kontrahentów - zaznaczenie opcji uruchomi eksport zbiorczy przelewów dla poszczególnych kontrahentów. Tytułem wskazany tytuł przelewu. Uwaga: Aby wystawienie przelewu było możliwe, na karcie kontrahenta, na którego został wystawiony dokument musi być określony bank oraz numer konta Zakładka: Dokumenty Na zakładce znajdują się nierozliczone dokumenty typu: spinacz.

117 Rys Lista nierozliczonych płatności, zakładka: Dokumenty. Podobnie jak na zakładce: Nierozliczone, można w tym miejscu dokonać zapłaty oraz rozliczenia odpowiednich dokumentów, po wcześniejszym wybraniu waluty rozliczeń. W tym miejscu istnieje również możliwość zawężenia listy, do listy dokumentów z danego miesiąca i roku oraz do dokumentów zakupu lub sprzedaży Preliminarz płatności W systemie Comarch CDN XL Preliminarz płatności pełni dwie role: listy zwiększającej ergonomię rozliczeń, preliminarza płatności. W ramach preliminarza istnieje możliwość ustalenia przepływów gotówkowych na dany dzień oraz analizy tych przepływów. Dzięki preliminarzowi istnieje również możliwość planowania przez firmę jej zapotrzebowania na środki pieniężne oraz zarządzania płatnościami i zasobami gotówkowymi. Aby otworzyć okno: Preliminarz płatności należy wybrać funkcję: Preliminarz płatności z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. Rys Lista: Preliminarz Płatności, zakładka: Rozliczenia.

118 W związku z możliwością stosowania preliminarza w tak szerokim zakresie nie może on składać się tylko z jednej listy. Wynika to z kwestii odmiennego ujmowania zapisów kasowych/bankowych na liście dedykowanej rozliczeniom oraz na liście preliminarza płatności. Na pierwszej z wymienionych list zapisy przychodowe powinny być prezentowane po stronie zobowiązań, rozchodowe po stronie należności. Z kolei na preliminarzu płatności, którego zadaniem jest pokazanie przepływów gotówkowych zapisy przychodowe powinny być ujmowane po stronie wpłat, a rozchodowe po stronie wypłat. Ze względu na powyższe, Preliminarz płatności składa się z trzech zakładek. Na dwóch z nich: Rozliczenia i Preliminarz, funkcjonuje sortowanie po kolumnach Preliminarz płatności, zakładka: Rozliczenia Lista: Rozliczenia, służy do zwiększenia ergonomii rozliczeń. Prezentowane są na niej zarówno płatności wynikające z dokumentów źródłowych, jak i zapisy rejestrów kasowych/bankowych. Dodatkowo można na niej wyświetlić: przewidywane płatności: należności (na zakładce: Rozliczenia, są widoczne po stronie należności) zobowiązania (na zakładce: Rozliczenia, są widoczne po stronie zobowiązań) przewidywane: przychody (na zakładce: Rozliczenia są widoczne po stronie zobowiązań) rozchody (na zakładce: Rozliczenia, są widoczne po stronie należności). Na liście prezentowane są płatności wynikające z dokumentów wygenerowanych w systemie.: handlowych i magazynowych not memoriałowych dokumentów bilansu otwarcia (BO i BOK) not odsetkowych list płac deklaracji PIT-4 deklaracji DRA dokumentów SAD i FAI deklaracji VAT, CIT Po wybraniu w polu: Waluta, opcji: Wszystkie PLN, na liście wyświetlone zostaną dokumenty różnic kursowych (więcej informacji o dokumentach RK znajduje się w rozdziale: 9.13 Dokumenty różnic kursowych). Ponadto na liście: Rozliczenia, istnieje możliwość różnorakiego zawężania wyświetlanych danych. Istnieje tu możliwość: równoczesnego wyświetlania należności oraz zobowiązań, jak również zapisów kasowych/bankowych, różnego wyświetlania płatności wynikających z faktur korygujących (po tej samej lub przeciwnej stronie) jest to uzależnione od ustawień w konfiguracji na zakładce Księgowość/Parametry 1 Prezentuj płatności korekt ze znakiem minus, zaznaczania oraz rozliczania płatności i zapisów kasowych/bankowych w proporcji 1:1, 1:n, n:n, drukowania oraz eksportu do Excela zaznaczonych płatności oraz zapisów, zawężania płatności, zapisów kasowych/bankowych do konkretnego podmiotu Płatnika lub Podmiotu głównego (kontrahenta, lub płatnika kontrahenta, pracownika, urzędu, banku) dodatkowo na karcie operatora istnieje możliwość określenia praw do oglądania płatności i zapisów kasowych/bankowych określonych rodzajów podmiotów,

119 zawężania płatności, zapisów kasowych/bankowych do konkretnego rejestru kasowego/bankowego, wyświetlania płatności, zapisów kasowych/bankowych w podziale na rozliczone, nierozliczone i nie podlegające rozliczeniu, wyświetlania płatności, zapisów kasowych/bankowych za dowolny okres (płatności mogą być ograniczone według terminu płatności, daty wystawienia lub spodziewanego terminu płatności, a zapisy kasowe/bankowe według daty zapisu), zawężania listy płatności do tych, których termin realizacji przypada na dzień bieżący, nie przeterminowanych, przeterminowanych (na dzień lub według wybranego zakresu dni zwłoki), sortowania według kolumn: dokument obcy, akronim/nazwa, miasto, data wystawienia, termin płatności, spodziewany termin płatności, dni zwłoki, kwoty wpływów, kwoty wpływów pozostających do rozliczenia, kwoty wydatków, kwoty wydatków pozostających do rozliczenia, rejestrze. Uwaga: Sortowanie według kolumn jest możliwe z poziomu zakładki Preliminarz. W celu posortowania według wybranej kolumny należy dwukrotnie kliknąć na nagłówek danej kolumny. Z poziomu listy Preliminarza, zarówno z zakładki Rozliczenia, jak i Preliminarz można seryjnie modyfikować płatności. Modyfikacja możliwa jest tylko wtedy, jeżeli lista zawężona jest do należności i zobowiązań. W zależności od rodzaju zaznaczonych dokumentów modyfikacji podlegać będzie: Rejestr Status płatności: Status przelewu - dostępny tylko dla zobowiązań. Lista: Rozliczenia składa się z 10 głównych kolumn. Są to: Dokument numer dokumentu nadany przez system. Dokument obcy numer nadany przez użytkownika (z FZ, FZL, FAI, SAD, BO, BOK, NM). Podmiot/Płatnik (w podziale na akronim/nazwę i miasto) akronim lub nazwa podmiotu (w przypadku kontrahenta w zależności od ustawień w konfiguracji zakładka: Ogólne/ Parametry 1 Wyświetlanie danych kontrahenta ) i miasto z adresu podmiotu. Data wystawienia. Termin płatności w przypadku płatności przeterminowanych data ta prezentowana jest w kolorze czerwonym. Dni zwłoki w przypadku zaznaczenia pola: Dni zwłoki dla płatności nierozliczonych liczba dni zwłoki liczona na dzień bieżący, dla płatności rozliczonych liczba dni zwłoki liczona algorytmem identycznym jak przy naliczaniu odsetek tj. od następnego dnia po terminie płatności do dnia zapłaty (w przypadku kompensaty należy brać pod uwagę datę kompensaty), od zapisów kasowych/bankowych liczba dni zwłoki nie jest wyświetlana. Pozostaje (w podziale na należności i zobowiązania) kwota pozostająca do rozliczenia. Kwota (w podziale na należności i zobowiązania) wartość dokumentu. Waluta symbol waluty. Status wyświetlany jest status płatności: wysłana, nie wysłana, wstrzymana. Rejestr rejestr kasowy/bankowy (z możliwością wyboru rejestru archiwalnego po zaznaczeniu parametru; Archiwalny).

120 Jeżeli wybrana zostanie waluta inna niż PLN i zaznaczony zostanie parametr: Pozostaje w PLN, to pojawią się dodatkowe kolumny, w których wartości zostaną przeliczone na PLN wg kursu z dokumentu pierwotnego i wg kursu wskazanego przez operatora. Wartości w walucie wyświetlane są w podziale na należności i zobowiązania. W kolumnie: Pozostaje w PLN, nie ma takiego podziału, stąd kwoty należności prezentowane są z plusem, a kwoty zobowiązań z minusem. Rys Preliminarz płatności, zakładka Rozliczenie, przeliczenie wartości na PLN. Ponadto na zakładce Rozliczenia znajdują się następujące ikony: [Rozliczaj wszystkie zaznaczone pozycje] umożliwia rozliczenie zaznaczonych pozycji w proporcji 1:1, 1:n, n:n [Dodaj rozliczenie] umożliwia rozliczenie zaznaczonego dokumentu. Naciśnięcie menu dostępnych opcji] powoduje rozwinięcie listy dostępnych opcji rozliczenia. [Rozwija Rys Preliminarz płatności dostępne opcje rozliczenia. Uwaga: Aby możliwe było częściowe rozliczania i częściowa kompensata należy w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Parametry zaznaczyć pole: Dozwolone częściowe rozliczanie/rozrachunki. Z aktywnej listy należy wybrać odpowiednia opcję rozliczenia. W zależności od wyboru rozliczenia lub rozrachunku zostanie wtedy otworzona lista nierozliczonych zobowiązań lub lista nierozliczonych zapisów odpowiedniego podmiotu (kontrahenta, pracownika, urzędu, banku, innego). [Edycja płatności/zapisu kasowego] umożliwia otworzenie odpowiedniego zapisu lub płatności. [Edycja dokumentu] umożliwia otworzenie dokumentu źródłowego.

121 [Usuń rozliczenie] umożliwia usunięcie rozliczenia (aktywne tylko w momencie zaznaczenia odpowiedniego rozliczenia). [Zamknij okno] Zamyka okno: Preliminarz płatności. [Podsumowanie] uaktywnia okno: Podsumowanie preliminarza płatności (przycisk jest aktywny tylko na listach zawężających płatności, zapisy kasowe/bankowe do jednej waluty). W oknie następuje podsumowanie należności i zobowiązań w ramach kolumn: Pozostaje oraz Kwota w zależności od ustawień i filtrów użytych na Preliminarzu. Rys Preliminarz płatności, podsumowanie, zakładka: Rozliczenia. [Pozostaw okno na wierzchu] przyciśnięcie tego przycisku umożliwia manipulowanie ustawieniami w oknie: Preliminarz płatności, bez potrzeby zamykania okna: Podsumowanie preliminarza płatności. Zakładka Rozliczenia jest dodatkowo podzielona na trzy zakładki dolne służące do zawężania listy wyświetlanych dokumentów. Więcej informacji o tych zakładkach znajduje się w rozdziale: Dolne zakładki na preliminarzu płatności Preliminarz płatności, zakładka: Preliminarz Zakładka ma charakter analityczny. Lista płatności i zapisów kasowych/bankowych znajdująca się na tej zakładce będzie mogła być w tym miejscu poszerzona o zapisy dotyczące planowanych przychodów i rozchodów, tzw. zapisy preliminarza. Zapisy te będzie można uwzględniać w analizie wpływów i wydatków środków pieniężnych. Dodatkowo z poziomu tej listy będzie możliwe generowanie przelewów, w tym w oparciu o zapisy preliminarza. Na zakładce można wyświetlić: przewidywane płatności: należności (na zakładce: Preliminarz, prezentowane są po stronie wpływów) zobowiązania (na zakładce: Preliminarz, prezentowane są po stronie wydatków) przewidywane przychody (na zakładce: Preliminarz, prezentowane są po stronie wpływów); rozchody (na zakładce: Preliminarz, prezentowane są po stronie wydatków).

122 Rys Preliminarz płatności, zakładka: Preliminarz. Lista: Preliminarz składa się z 11 kolumn głównych: Dokument numer dokumentu nadany przez system, Dokument obcy - numer nadany przez użytkownika (z FZ, FZL, FAI, SAD, BO, BOK, NM), Podmiot - (w podziale na akronim/nazwę i miasto) akronim lub nazwa podmiotu(w przypadku kontrahenta w zależności od ustawień w konfiguracji - zakładka pionowa Ogólne/Parametry 1 Wyświetlanie danych kontrahenta) i miasto z adresu podmiotu, Data wystawienia, Termin płatności (w przypadku zaznaczenia pola: Według spodziewanego terminu na zakładce dolnej: Okres jest to spodziewany termin płatności), Dni zwłoki w przypadku zaznaczenia pola: Dni zwłoki, dla płatności nierozliczonych liczba dni zwłoki liczona na dzień bieżący dla płatności rozliczonych liczba dni zwłoki liczona algorytmem identycznym jak przy naliczaniu odsetek tj. od następnego dnia po terminie płatności do dnia zapłaty (w przypadku kompensaty należy brać pod uwagę datę kompensaty) od zapisów kasowych/bankowych liczba dni zwłoki nie jest wyświetlana. Wpływy płatności typu: Należność, Zapisy kasowe/bankowe typu: Przychód, Planowane przychody. Wydatki płatności typu: Zobowiązanie, Zapisy kasowe/bankowe typu: Rozchód, Planowane rozchody. Waluta waluta płatności Status wyświetlany jest status płatności: wysłana, nie wysłana, wstrzymana. Rejestr rejestr kasowy/bankowy (z możliwością wyboru rejestru archiwalnego po zaznaczeniu parametru; Archiwalny). Jeżeli wybrana zostanie waluta inna niż PLN i zaznaczony zostanie parametr: Wpływy/Wydatki w PLN, to pojawią się dodatkowe kolumny, w których wartości zostaną przeliczone na PLN wg kursu z

123 dokumentu pierwotnego i wg kursu wskazanego przez operatora. Wartości w walucie wyświetlane są w podziale na wpływy i wydatki. W kolumnie: Wpływy/Wydatki w PLN, nie ma takiego podziału, stąd kwoty wpływów prezentowane są z plusem, a kwoty wypływów z minusem. Rys Preliminarz płatności, zakładka Preliminarz, przeliczenie wartości na PLN Listę można dodatkowo zawęzić do przelewów: wysłanych, nie wysłanych, wstrzymanych, bądź wszystkich. Ponadto, na zakładce: Preliminarz, znajdują się następujące ikony: [Eksport płatności] uruchamia eksport przelewów w formacie Eliksir lub dowolnym zdefiniowanym wcześniej formacie. Po jej naciśnięciu zostanie otworzone okno: Eksport przelewów. Dokładniejszy opis w rozdziale: Płatności [Nowy] umożliwia dodanie nowego zapisu preliminarza. [Edycja płatności/zapisu kasowego] służy do edytowania płatności/zapisu kasowego. [Edycja dokumentu] służy do edytowania dokumentu źródłowego. [Usuń] służy do usuwania zapisów (aktywne tylko w przypadku zapisów z preliminarza). [Podsumowanie] - uaktywnia okno: Podsumowanie preliminarza płatności (przycisk jest aktywny tylko na listach zawężających płatności, zapisy kasowe/bankowe do jednej waluty. W oknie następuje podsumowanie kolumn: Wpływy oraz Wydatki wraz z wyliczeniem salda, w zależności od ustawień i filtrów użytych na Preliminarzu. Podsumowanie odbywa się osobno dla zapisów kasowych/bankowych, płatności wynikających z dokumentów oraz planowanych płatności i przychodów/rozchodów. Wyjątkiem jest tutaj pozycja: Stan początkowy, która wyliczana jest dla wszystkich kontrahentów na dzień wybrany w polu: Od na zakładce: Okres, według algorytmu: SP= Stan początkowy rejestrów (wybranych na zakładce: Rodzaj w polu: Rejestr)+(suma zapisów kasowych/bankowych typu przychód-suma zapisów kasowych/bankowych typu rozchód)+(suma nierozliczonych należności-suma nierozliczonych zobowiązań)+(suma przewidywanych przychodów-suma przewidywanych rozchodów).

124 Rys Podsumowanie preliminarza płatności, zakładka: Preliminarz. [Pozostaw okno na wierzchu] przyciśnięcie tego przycisku umożliwia manipulowanie ustawieniami w oknie: Preliminarz płatności bez potrzeby zamykania okna: Podsumowanie preliminarza płatności. Zakładka: Preliminarz jest dodatkowo podzielona na trzy zakładki dolne: Rodzaj, Okres, Konstruktor filtra. Zakładki te mają analogiczną budowę jak na zakładce: Rozliczenia. Ich opis znajduje się w rozdziale: Dolne zakładki na preliminarzu płatności Preliminarz płatności, zakładka: Kalendarz Zakładka posiada strukturę drzewiastą i maksymalnie może się składać z trzech poziomów. poziom pierwszy zakres dat, za jaki prezentowane są wpływy i wydatki (prezentacja dzienna, tygodniowa, miesięczna, kwartalna, półroczna, roczna) poziom drugi podział strukturalny przepływów w ramach okresów Środki pieniężne wpływy oraz wydatki generowane przez wszystkie zapisy kasowe/bankowe bez względu na stan rozliczenia Płatności wpływy oraz wydatki generowane przez nierozliczone w całości lub częściowo należności oraz zobowiązania Planowane środki pieniężne Planowane środki płatności poziom trzeci konkretne zapisy w ramach danej struktury przepływów gotówkowych. Rys Preliminarz płatności, zakładka: Kalendarz.

125 Zakładka składa się z 7 głównych kolumn: Okres/dokument dla poziomu pierwszego okres zadeklarowany przez użytkownika (dzień, tydzień, itd.), dla poziomu trzeciego numer wewnętrzny zapisu. Dokument obcy numer dokumentu obcego. Podmiot - (w podziale na akronim/nazwę i miasto) akronim lub nazwa podmiotu (w przypadku kontrahenta w zależności od ustawień w konfiguracji - zakładka pionowa Ogólne/ Parametry 1 Wyświetlanie danych kontrahenta) i miasto z adresu podmiotu, Wpływy kwoty przychodów generowane przez zapisy kasowe/bankowe o typie przychód, należności w części nierozliczonej, zapisy preliminarza o typie: Planowany przychód. Wydatki kwoty rozchodów generowane przez zapisy kasowe/bankowe o typie rozchód, zobowiązania w części nierozliczonej, zapisy preliminarza o typie: Planowany rozchód. Bilans różnica pomiędzy kwotą wpływów oraz wydatków. Saldo różnica pomiędzy kwotą wpływów oraz wydatków z uwzględnieniem stanu początkowego dla zapisów kasowych/bankowych oraz nierozliczonych płatności, pod warunkiem, że lista nie będzie ograniczona do przepływów pieniężnych konkretnego rejestru. Wg struktury wpływów i wydatków zaznaczenie tego pola powoduje, że wyświetlany jest drugi poziom drzewa Kalendarza, czyli podział strukturalny przepływów. Ponadto, na zakładce: Kalendarz znajdują się następujące ikony: [Edycja płatności/zapisu kasowego] umożliwia edycję płatności lub zapisu kasowego. [Edycja dokumentu] umożliwia edycję dokumentu źródłowego. [Podsumowanie] uaktywnia okno: Podsumowanie preliminarza płatności (przycisk jest aktywny tylko na listach zawężających płatności, zapisy kasowe/bankowe do jednej waluty. Rys Podsumowanie preliminarza płatności, zakładka: Kalendarz Kalendarz jest dodatkowo podzielony na trzy zakładki dolne: Rodzaj, Okres i Konstruktor filtra. Zakładka Rodzaj i Konstruktor filtra jest analogiczna do zakładek na Rozliczeniach i Preliminarzu. Dolna zakładka: Okres Na dolnej zakładce: Okres, wyświetlanej dla zakładki: Kalendarz: Parametry dotyczące terminu płatności są wyszarzane Parametry dotyczące okresu są analogiczne jak na Rozliczeniach i Preliminarzu Parametry dotyczące kalendarza: Grupuj umożliwia określenie zakresów czasowych, za które prezentowane są wpływy i wydatki. Do wyboru jest prezentacja: dzienna, tygodniowa, miesięczna, kwartalna i roczna.

126 Pomijaj okresy bez obrotów zaznaczenie tego pola spowoduje, że nie będą wyświetlane okresy, w których nie zanotowano żadnych obrotów lista zostanie zawężona do okresów z obrotami Dolne zakładki na preliminarzu płatności Na preliminarzu płatności występują zakładki dolne, takie same dla każdej głównej zakładki preliminarza. Preliminarz płatności, zakładka: Rodzaj Podmiot służy do określenia podmiotu, dla którego będą otworzone płatności i zapisy kasowe/bankowe. Po naciśnięciu przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] przy przycisku zostanie rozwinięta lista dostępnych podmiotów. Rys Wybór podmiotu. Z wyświetlonej listy można wybrać: wszystkie podmioty, wszystkich lub konkretnego kontrahenta, pracownika, bank, urząd lub nieokreślony podmiot inny. Jeżeli w tym miejscu zostanie wybrany jeden określony podmiot, wówczas zostanie otworzona odpowiednio lista kontrahentów, pracowników, urzędów lub banków, z której należy wybrać odpowiedni podmiot i zatwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]. Waluta służy do wyboru waluty płatności i zapisów kasowych/bankowych Rejestr służy do zawężenia płatności, zapisów kasowych/bankowych do określonego rejestru kasowego/bankowego (z możliwością wyboru rejestru archiwalnego po zaznaczeniu parametru; Archiwalny). Grupa parametrów dotyczących Płatności: Zobowiązania/Należności służy do zawężenia płatności w zależności od ich rodzaju (tylko zobowiązania, tylko należności, zobowiązania i należności razem). Nierozliczone/Rozliczone/Nie podlegające rozliczeniu służy do zawężenia płatności ze względu na status rozliczeń (zawężenie możliwe po wcześniejszym wybraniu rodzaju płatności). Status służy do zawężenia płatności ze względu na status zaksięgowania (wszystkie, niezaksięgowane, zaksięgowane). Grupa parametrów dotyczących Zapisów: Przychody/Rozchody służy do zawężenia zapisów ze względu na ich rodzaj (tylko przychody, tylko rozchody, przychody i rozchody razem). Nierozliczone/Rozliczone/Nie podlegające rozliczeniu służy do zawężenia zapisów ze względu na status rozliczeń (zawężenia możliwe po wcześniejszym wybraniu rodzaju zapisów).

127 Status służy do zawężenia zapisów i ze względu na status zaksięgowania (wszystkie, niezaksięgowane, zaksięgowane). Grupa parametrów dotyczących Przewidywanych przepływów pieniężnych: Należności/Zobowiązania służy do zawężania przewidywanych przepływów pieniężnych (tylko należności, tylko zobowiązania, należności i zobowiązania razem). Przychody/Rozchody służy do zawężenia przewidywanych przepływów pieniężnych (tylko przychody, tylko rozchody, przychody i rozchody razem). Uwaga: Po zaznaczeniu pola dotyczącego planowanych przepływów na liście będą edytowane zdarzenia wprowadzone bezpośrednio do preliminarza (nie powiązane z dokumentami, zapisami kasowymi/bankowymi) lub wygenerowane przez zatwierdzone zamówienie. Preliminarz płatności, zakładka: Okres Parametry dotyczące okresu, którego będą dotyczyć edytowane dokumenty Od, do umożliwia zawężenie edytowanych dokumentów do danego zakresu czasu Ograniczenie płatności według: Daty ogranicza dokumenty według daty wystawienia Terminu ogranicza płatności według terminu płatności Spodziewanego terminu ogranicza płatności według spodziewanego terminu płatności Parametry dotyczące terminu płatności Wszystkie umożliwia edytowanie wszystkich dokumentów z zadanego okresu, Na dzień umożliwia edytowanie wszystkich dokumentów na dany dzień, Po terminie umożliwia edytowanie dokumentów po określonym datą terminie, Nieprzeterminowane umożliwia edytowanie tylko dokumentów nieprzeterminowanych z danego okresu, Dni zwłoki umożliwia edytowanie dokumentów o określonej zakresem ilości dni zwłoki, Wg spodziewanego terminu zaznaczenie tego pola powoduje, że wszystkie wymienione wyżej parametry są wyliczane według spodziewanego terminu płatności. Uwaga: Pola: Nieprzeterminowane, Dni zwłoki oraz Wg spodziewanego terminu, są uaktywniane w momencie zaznaczenia pola: Dni zwłoki, umieszczonego bezpośrednio pod edytowaną listą. Na zakładkach: Rodzaj i Okres, znajdują się dodatkowo następujące ikony: [Odśwież listę] służy do odświeżania listy po zmianie ustawień. [Włącz odświeżanie na bieżąco] wciśnięcie tej ikony powoduje, że po zmianie ustawień lista sama się odświeża bez potrzeby używania ikony [Odśwież listę]. Preliminarz płatności, zakładka: Konstruktor filtra Na zakładce tej możliwe jest wprowadzanie własnych filtrów umożliwiających dodatkowe zawężanie listy. Możliwe jest zawężanie listy tylko według filtra lub razem z ustawieniami z zakładki Rodzaj i Okres. Służy do tego pole.

128 [Włącz/wyłącz filtrowanie] - umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków. [Konstruktor filtra] - umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry. Uwaga: Zakładka: Konstruktor filtra, działa identycznie na wszystkich zakładkach Preliminarza płatności Zapis preliminarza płatności Zapis preliminarza płatności, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się funkcje: Numer zostaje ustalona seria i numer zapisu preliminarza (jako numer podpowiada się kolejny numer w systemie), Numer obcy numer nadawany przez Użytkownika. Rys Zapis preliminarza płatności. Podmiot służy do wyboru podmiotu, z którym związany jest dany zapis. Po naciśnięciu przycisku domyślnie otwiera się lista: Kontrahenci. Naciśnięcie przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] powoduje rozwinięcie listy opcji, z której można wybrać kontrahenta, pracownika, urząd lub bank. Jeżeli zostanie wybrana opcja: Inny, wówczas dany zapis nie będzie powiązany z podmiotem. Kontrahent docelowy umożliwia wybór kontrahenta docelowego z listy kontrahentów. Płatnik umożliwia wybór płatnika Data wystawienia umożliwia podanie daty wystawienia (domyślnie podpowiada się data systemowa, którą można modyfikować). Termin umożliwia ustalenie terminu płatności. Spodziewany termin umożliwia ustalenie spodziewanego terminu płatności. Forma płatności umożliwia wybór formy płatności z listy płatności zdefiniowanej w konfiguracji (zakładka: Sprzedaż/Formy płatności). Rejestr umożliwia wybór rejestru kasowego/bankowego. Kwota umożliwia ustalenie kwoty zapisu.

129 Waluta umożliwia wybór zapisu. Kurs pole uaktywnia się w momencie wyboru innej waluty niż systemowa. Typ umożliwia ustalenie typu wprowadzanego zapisu, Planowane zobowiązanie (PRP) Planowana należność (PRP) Przewidywany przychód (PRW) Przewidywany rozchód (PRW) Status umożliwia ustalenie statusu płatności Do wysłania Wstrzymano Wysłano pole nie jest aktywne. Zostaje zaznaczone w momencie dokonania przelewu. Zapis preliminarza płatności, zakładka: Właściwości Na zakładce istniej możliwość wprowadzenia notatek do zapisu. Ponadto są tu wyświetlone dane dotyczące operatora wystawiającego zapis oraz dokonującego modyfikacji. Zapis preliminarza płatności, zakładka: Podmiot Na zakładce wyświetlone są szczegółowe dane Podmiotu i Płatnika, wybranego na zakładce: Ogólne. Z poziomu zakładki możliwa jest zmiana tych podmiotów. Na zakładce istnieje możliwość wskazania jednego z adresów kontrahenta, co umożliwia wygenerowanie zapisu na wybrany numer rachunku kontrahenta. Fakt ten obsłużony jest w pliku umożliwiającym wymianę elektroniczną z bankami. Zapis preliminarza płatności, zakładka: Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość opisania preliminarza za pomocą atrybutów. Opisanie za pomocą atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach. Aby atrybut mógł zostać przypięty do konkretnego zapisu, musi zostać przypisany do obiektu: [Księgowe].[Zapisy preliminarza] Rozrachunki Rozrachunki związane są z ewidencją i rozliczaniem zapisów księgowych, powiązanych z dokumentami generującymi płatności lub zapisami wprowadzonymi bezpośrednio do dziennika księgowego na kontach rozrachunkowych. Zapisy księgowe przeznaczone do rozrachunków powstają na skutek księgowania należności lub zobowiązań wynikających z dokumentów źródłowych takim schematem księgowym, w którym do zaksięgowania zobowiązań lub należności posłużono się prymitywem kwoty: Płatność, Należność, Zobowiązanie (w przypadku kont rozrachunkowych). Zapisy takie powstają również na skutek wprowadzania dekretacji bezpośrednio w dzienniku księgowym, na konta rozrachunkowe. Prowadzenie rozrachunków jest możliwe w oknie: Rozrachunki oraz w oknie: Zapisy księgowe. Okno: Rozrachunki można otworzyć wybierając opcję: Rozrachunki w menu Rozliczenia/Rozrachunki.

130 Rys Rozrachunki. Konto. Służy określeniu konta rozrachunkowego, dla którego zostaną wyświetlone zapisy księgowe. Dla każdego zapisu są podawane następujące dane: Numer numer zapisu w ramach dziennika Dokument numer dokumentu źródłowego Data data zapisu księgowego Kwota kwota zapisu księgowego Pozostaje (WN) kwota nierozliczona zapisu księgowego po stronie: Winien Pozostaje (MA) kwota nierozliczona zapisu księgowego po stronie: Ma Opis opis dekretu księgowego. Zapisy księgowe. Pola w tej części służą wyświetleniu zapisów, wg następujących kryteriów: Rozliczone wyświetlona zostanie lista zapisów rozliczonych Nierozliczone wyświetlona zostanie lista zapisów nierozliczonych Pozostaje Winien i Ma - Strony księgowania na wskazanym koncie rozrachunkowym Bufor zaznaczenie spowoduje wyświetlenie również tych zapisów, które znajdują się w buforze (oprócz dekretów zatwierdzonych) Uwzględniaj okres. Ta część służy określeniu okresu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy. - służy określeniu dolnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy. - służy określeniu górnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy [Rozrachuj] rozwijane menu dostępnych opcji umożliwia wybór jednej z funkcji: Rozrachuj lub Rozrachuj bez rozliczenia. W oknie istnieje możliwość rozliczenia między sobą zaznaczonych dekretów, (jeżeli są to zapisy po różnych stronach księgowych). W ten sposób można rozliczać dekrety: jeden do jednego jeden do wielu wiele do wielu Aby w ten sposób rozrachować wybrane dekrety, należy: na liście zapisów księgowych, zaznaczyć zapisy, które mają zostać rozrachowane nacisnąć przycisk: [Rozrachuj] lub z rozwijanej listy wybrać opcję Rozrachuj bez rozliczenia. W wyniku tej operacji zaznaczone dekrety zostaną rozrachowane i znikną z listy nierozliczonych zapisów. Wariant: Rozrachuj powinien być wykorzystywany wtedy, gdy wraz z rozrachunkiem

131 dekretów Użytkownik chce automatycznie powiązać płatności dokumentów źródłowych. Jeśli na dokumentów źródłowych zaksięgowanych na konto rozrachunkowe podmiotu płatność nie będzie rozliczna, lub dekret wprowadzony jest na konto rozrachunkowe nie powiązane z podmiotem, do dokonania rozrachunku na koncie należy użyć opcji: Rozrachuj bez rozliczenia. Przykład: Wprowadzono uproszczoną notę memoriałową (dokument ten opisany jest w rozdziale ) jednopozycyjną na konto rozrachunkowe 1 powiązane z podmiotem (na nocie powstanie płatność) oraz konto rozrachunkowe 2 nie powiązane z podmiotem (na koncie nie powstanie płatność). Rozrachunek dekretu tej noty z innym dekretem na koncie 2 należy wykonać przy użyciu opcji: Rozrachuj bez rozliczenia (gdyż nie ma płatności do powiązania), a rozrachunek na koncie 1 opcją: Rozrachuj (jest płatność do powiązania). [Rozrachunki automatyczne] służą automatycznemu wyszukaniu i rozliczaniu dekretów, wg jednego z poniższych kryteriów: numer dokumentu kwota, która pozostaje do rozliczenia opis chronologicznie, czyli wg daty zapisu. Aby dokonać rozrachunku automatycznego: należy: nacisnąć przycisk: [Rozrachunki automatyczne]. Zostanie otworzone okno: Rozrachunki automatyczne. Rys Rozrachunki automatyczne. W aktywnym oknie należy zaznaczyć dekret, który ma zostać rozrachowany. Skojarz dekrety. Zaznaczenie tej opcji ma wpływ na to, jaki dekret ma zostać rozrachowany: bieżący dekret rozrachowany zostanie dekret bieżący wszystkie zapisy konta rozrachowane zostaną wszystkie dekrety z danego konta wszystkie rozrachowane zostaną wszystkie nierozliczone dekrety. Sposób kojarzenia. Służy określeniu, w jaki sposób dekret ma zostać skojarzony z zapisami: wg numeru dekret skojarzony zostanie z zapisem o danym numerze

132 wg kwoty dekret zostanie skojarzony z zapisem na daną kwotę wg opisu uwzględnione są dwa sposoby kojarzenia wg opisu: Równa się program skojarzy zapisy, gdzie opis dekretu jest identyczny z podanym (np FS 1/2010 ) Zawiera się - program skojarzy zapisy, jeżeli w opisie dekretu zawierał się będzie podany ciąg znaków chronologicznie dekret zostanie skojarzony z zapisami o tej samej dacie Okres. Służy określeniu okresu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy. - służy określeniu dolnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy. - służy określeniu górnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone zapisy. [Szukaj dekretów] służy wyszukaniu dekretów, po wypełnieniu wyżej opisanych pól. Po wyświetleniu listy dekretów następuje wybór tych, które podlegają rozrachowaniu. Wyboru tego można dokonać na dwa sposoby: [Zaznacz wszystkie do rozrachunku] naciśnięcie przycisku spowoduje zaznaczenie wszystkich dekretów. [Zaznacz do rozrachunku] naciśnięcie tego przycisku spowoduje zaznaczenie, wybranego wcześniej lewym przyciskiem myszy, dekretu. [Podgląd zapisu] służy otwarciu okna: Zapis księgowy, do podglądu. [Rozrachuj dekrety] powoduje dokonanie rozrachunku lub rozrachunku bez rozliczenia (opcja dostępna z rozwijanego menu dostępnych opcji). Przycisk ten powinien zostać naciśnięty po wykonaniu opisanych wyżej czynności (więcej: Rozdział: Jak dokonać automatycznego rozrachunku). Dekrety z danego konta można również rozrachowywać z dekretami z innego, wybranego konta. W tym celu, w oknie: Rozrachunki, po zaznaczeniu przeznaczonych do rozrachowania zapisów należy nacisnąć przycisk: [Dodaj rozrachunek]. W otwartym oknie: Zapisy księgowe, należy podać numer konta, z którego nastąpi wybór zapisów i zatwierdzić wybór. Uwaga: Z poziomu listy rozrachunków oraz zapisu księgowego (zakładka: Rozrachunki) dostępna jest funkcja: Rozrachuj bez rozliczenia. Pozwala ona na dokonanie rozrachunku z pominięciem rozliczenia. Zadziała w przypadku, gdy dekret przeznaczony do rozrachunku będzie powiązany z nierozliczoną w całości płatnością lub zapisem kasowym/bankowym Kompensaty Saldo należności od danego kontrahenta może być skompensowane ze zobowiązaniami wobec tego samego lub innego kontrahenta. W ramach kompensat można wyróżnić kompensowanie należności z zobowiązaniami w ramach tego samego podmiotu lub w ramach różnych podmiotów. W pierwszym przypadku są to kompensaty jednostronne, a w drugim kompensaty wielostronne. Do ewidencjonowania różnego rodzaju kompensat służy dokument kompensaty, a w szczególności zadaniem dokumentu kompensaty jest: Sformalizowanie saldowania wzajemnych należności i zobowiązań wynikających z dokumentów sprzedaży i zakupu w ramach tego samego podmiotu lub w ramach różnych podmiotów Dokument kompensaty może zawierać n pozycji

133 Datę kompensaty wskazuje Użytkownik Dokument kompensaty, wprowadzany ręcznie, może być wygenerowany w oparciu o nierozliczone (w tym nierozliczone częściowo) płatności, zapisy kasowe/bankowe Dokument kompensaty można wygenerować w oparciu o płatności, zapisy kasowe/bankowe wyrażone w walucie systemowej lub w walucie obcej Skompensowaniu mogą ulec płatności, dla których: Dłużnikiem i wierzycielem jest ten sam podmiot, przy czym wierzytelności są księgowane na to samo konto (jeżeli kompensacie towarzyszyć będzie dokument kompensaty, zostanie on zaksięgowany jednym zapisem dwustronnym zawierającym po obu stronach to samo konto) Dłużnikiem i wierzycielem jest ten sam podmiot, przy czym wierzytelności księgowane są na dwa różne konta księgowe Dłużnikiem i wierzycielem są dwa różne podmioty, przy czym wierzytelności księgowane są na dwa różne konta księgowe. Uwaga: Kompensata (bez dokumentu kompensaty) powstaje również w trakcie automatycznego kompensowania dokumentów Lista kompensat Dokument kompensaty można wystawić z pozycji listy kompensat lub preliminarza płatności. Lista kompensat jest dostępna po wybraniu opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. Lista kompensat składa się z sześciu kolumn: Rys Lista kompensat. Numer numer kompensaty nadany przez system Numer zewnętrzny numer nadany przez Użytkownika (np. numer dokumentu kompensaty, który otrzymano od kontrahenta) Data wystawienia data wystawienia dokumentu kompensaty Data kompensaty data określająca, kiedy dokumenty uległy kompensacie Status status dokumentu kompensaty (bufor, zaakceptowany, zatwierdzony, anulowany) Treść treść z dokumentu kompensaty.

134 Całą listę kompensat można zawęzić do określonej serii lub okresu. Dodatkowo z poziomu listy kompensat dostępne są następujące opcje: [Księguj] służy do księgowania dokumentów kompensaty. [Nowy] służy do dodawania nowych dokumentów kompensaty. [Karta] służy do edytowania dokumentów kompensaty. [Usuń] służy do usuwania dokumentów kompensaty. [Włącz/Wyłącz filtrowanie] umożliwia zawężenie listy wyświetlanych dokumentów do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków. [Konstruktor filtra] - umożliwia filtrowanie dokumentów w oparciu o pewne, zdefiniowane wcześniej parametry. [Historia procesu] wyświetla historię procesu związaną z danym dokumentem Dokument kompensaty Dokument kompensaty składa się z pięciu zakładek: Kompensata, zakładka: Ogólne Zakładka: Ogólne, dokumentu kompensaty zawiera informacje o skompensowanych dokumentach. Rys Dokument kompensaty, zakładka: Ogólne. Zakładka jest podzielona na trzy części: Należność, Zobowiązanie, Kompensata. Części dotyczące należności i zobowiązań podzielono na pięć kolumn: Numer Numer kompensowanego dokumentu nadawany przez system Numer dokumentu Numer kompensowanego dokumentu nadawany przez użytkownika Podmiot podmiot, na który wystawiono dokument Data data dokumentu Kwota kwota płatności. Część dotycząca kompensaty zawiera wartość kompensaty oraz walutę. Na zakładce: Ogólne można również wpisać treść kompensaty.

135 Dodatkowo na zakładce tej dostępne są następujące opcje: [Usuń] służy do usuwania wygenerowanych kompensat. [Dodaj] umożliwia dodanie kompensaty lub częściowej kompensaty. Po naciśnięciu przycisku [Rozwija menu dostępnych opcji] zostanie rozwinięta lista opcji dodania kompensaty. Po wybraniu odpowiedniej opcji zostanie podniesiona lista preliminarza płatności z płatnościami zawężonymi wyłącznie do płatności nierozliczonych. Listę można dodatkowo zawęzić do odpowiedniego podmiotu, rejestru, waluty. Na liście preliminarza należy wskazać, które z płatności i zapisów mają być ze sobą skompensowane. Po wskazaniu n płatności zostaną one skompensowane w porządku chronologicznym (kwotą kompensaty będzie zawsze kwota mniejszej płatności). Po wybraniu płatności oraz naciśnięciu przycisku [Kompensuj zaznaczone] wygenerowane zostaną płatności po stronach przeciwnych. W efekcie, na zakładce: Ogólne, dokumentu kompensaty pojawi się informacja o płatnościach pierwotnych, które zostały ze sobą skompensowane oraz o kwocie kompensaty. Kompensata, zakładka: Nagłówek Zakładka: Nagłówek, pełni rolę informacyjną. Znajdują się na niej następujące informacje: Rys Dokument kompensaty, zakładka: Nagłówek. Seria seria dokumentu kompensaty (wypełnienie pola nie jest wymagalne). Numer numer nadawany automatycznie przez system. Numeracja odbywa się w ramach okresu obrachunkowego. Numer dokumentu numer nadawany przez Użytkownika (np. numer dokumentu kompensaty otrzymanego od kontrahenta). Status określenie stanu, w jakim znajduje się dokument kompensaty: Bufor przy takim statusie istnieje możliwość dodawania pozycji, modyfikacji oraz usuwania wybranych pozycji. Dokument znajdujący się w buforze można również bezśladowo usunąć

136 Zaakceptowany przy takim statusie dokument może być modyfikowany, można dodawać nowe pozycje oraz kasować istniejące. Nie można go natomiast usunąć listy - można go jedynie cofnąć do bufora. Dokument zaakceptowany może zostać zapredekretowany i zaksięgowany Zatwierdzony przy takim statusie nie ma możliwości wprowadzenia żadnych modyfikacji na dokumencie. Dokument można tylko anulować Anulowany zapisy dokumentu zostają wycofane. (Dokument anulowany można wykasować z listy). Data dokumentu data wystawienia dokumentu. Domyślnie system podpowiada datę systemową z możliwością zmiany. Data kompensaty domyślnie podpowiadana jest data bieżąca. Użytkownik ma możliwość zmiany daty. Cecha możliwość ocechowania dokumentu, Url wypełnienie pola nie jest wymagalne, Uwagi możliwość wprowadzenia dodatkowych uwag, Modyfikował informacja o operatorze ostatnio modyfikującym dokument, Zatwierdził informacja o operatorze zatwierdzającym dokument. Kompensata, zakładka: Płatności Na zakładce znajdują się płatności wygenerowane przez dokument kompensaty, powiązane z płatnościami pochodzącymi z dokumentów źródłowych. Kompensata, zakładka: Księgowość Rys Dokument kompensaty, zakładka: Płatności. Zakładka służy do predekretowania i księgowania dokumentów. Więcej informacji o księgowaniu dokumentu kompensaty znajduje się w rozdziale: Jak zaksięgować dokument kompensaty. Kompensata, zakładka: Atrybuty Na zakładce można dodatkowo opisać dokument kompensaty zdefiniowanymi wcześniej w module: Administrator, atrybutami.

137 Kompensata, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników dotyczących kompensaty. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Dokument kompensaty a dekret kompensacyjny Dekret kompensacyjny może być wynikiem kompensaty przeprowadzonej w tradycyjny sposób lub kompensaty z użyciem dokumentu kompensaty. W przypadku dokumentu kompensaty moment jego zaksięgowania będzie zależał od ustawień konfiguracyjnych, przy czym jego zaksięgowanie będzie możliwe pod warunkiem, że zaksięgowano wszystkie płatności stanowiące źródło kompensaty. Dokument kompensaty może być zaksięgowany z datą bieżącą, datą wystawienia, datą kompensaty. Dekret powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty, zawiera analogiczne pozycje jak dokument kompensaty, przy czym usuwać można tylko całe dekrety (nie można usuwać pojedynczych pozycji dekretu). Podczas kasowania dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu kompensaty istnieje możliwość jednoczesnego skasowania rozliczeń powiązanych z tym zapisem. Pojawi się komunikat o kasowaniu dekretu z pytaniem czy wraz z rozrachunkami skasować rozliczenia. Jeżeli zostanie wybrana opcja: Tak, rozliczenie zostanie skasowane. Wykasowanie dekretu odblokowuje dokument kompensaty. Z poziomu dokumentu kompensaty można teraz zmienić jego status na: Anulowany lub bufor, w zależności od wcześniejszego statusu oraz uprawnień operatora. Dekret kompensacyjny powstaje w wyniku rozrachunku dekretów, których płatności zostały zaksięgowane na różne konta Upomnienia i noty System Comarch CDN XL umożliwia generowanie upomnień oraz not odsetkowych. Miejscem generowania upomnień i not odsetkowych jest okno: Generowanie not i upomnień Generowania not i upomnień Aby otworzyć okno, należy z menu: Rozliczenia/Rozrachunki, wybrać pozycję: Generowanie not i upomnień. Ponaglenie zapłaty (upomnienie) generowane jest w oparciu o nierozliczone płatności, a noty odsetkowe w oparciu o płatności rozliczone. Jeżeli dokument został częściowo rozliczony, system pozwala na automatyczne wygenerowanie dla części nierozliczonej ponaglenia zapłaty, a dla części rozliczonej noty odsetkowej. Możliwe jest również wygenerowanie zbiorczych upomnień oraz not odsetkowych tzn. w oparciu o dowolną liczbę zaznaczonych na liście płatności. Dostępna jest również funkcja stopniowania upomnień w zależności od okresu przeterminowania (w zależności od wprowadzonych w konfiguracji systemu stopni upomnień: Konfiguracja, zakładka Księgowość/Słowniki opcja Rodzaje not i upomnień). Noty i upomnienia można też wygenerować po określeniu minimalnych wartości liczby dni zwłoki oraz kwoty odsetek. Upomnienia można generować do należności nierozliczonych w walucie systemowej lub w walucie obcej. Noty odsetkowe można generować do należności rozliczonych po terminie wyrażonych w walucie systemowej lub w walucie obcej. Lista upomnień i not odsetkowych składa się z trzech zakładek.

138 Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Płatności Na zakładce znajdują się płatności wszystkich kontrahentów. Są one podzielone na następujące kolumny: Numer numer dokumentu źródłowego Kontrahent akronim kontrahenta, na którego został wystawiony dokument źródłowy Termin termin płatności Kwota kwota płatności (należności lub zobowiązania) Pozostaje kwota, która pozostaje do rozliczenia Dni zwłoki ilość dni zwłoki Odsetki wysokość ewentualnych odsetek Odsetki w PLN odsetki mogą być wyświetlone w walucie obcej i w PLN. W kolumnie wyświetlone są odsetki przeliczone na PLN (od należności i zobowiązań walutowych) według kursu wskazanego w części: Kurs waluty. Kolumna zostanie wyświetlone po zmianie waluty na inną niż systemowa i po zaznaczeniu parametru: Wyświetlaj odsetki w PLN. Upomnienie data wystawienia oraz numer wystawionego upomnienia lub noty Dane wyświetlone na liście można sortować wg terminu i wg kontrahenta. Sortowanie możliwe jest tylko wtedy, kiedy zaznaczony jest parametr: Okres. Na zakładce znajdują się następujące funkcje: Rys Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Płatności. Obliczaj odsetki i upomnienia zaznaczenie powoduje, że na liście, dla poszczególnych dokumentów wyświetlane są informacje o kwocie odsetek oraz ostatnio wystawionych notach i upomnieniach wraz z odsetkami.

139 Wyświetlaj odsetki w PLN odsetki mogą być wyświetlone w walucie obcej i w PLN. Po zaznaczeniu parametru uaktywniona zostanie na liście kolumna: Odsetki w PLN, w której wyświetlone są przeliczone na PLN odsetki według kursu wskazanego w części: Kurs waluty. Typ. Odrębnie wyświetlane są listy należności i zobowiązań. Dokumenty. Wypełnienie tych pól służy określeniu zakresu wyświetlanych dokumentów: Rozliczone zostaną wyświetlone tylko dokumenty rozliczone Nierozliczone zostaną wyświetlone tylko dokumenty nierozliczone Waluta zostaną wyświetlone tylko dokumenty ze wskazaną w tym polu walutą Kwota odsetek zostaną wyświetlone dokumenty z, określoną w tym polu, kwotą graniczną odsetek Tylko przeterminowane zostaną wyświetlone tylko dokumenty przeterminowane. Istnieje wtedy możliwość określenie terminu, dla którego będzie liczony upływ terminu Ilość dni zwłoki zostaną wyświetlone tylko dokumenty ze wskazaną w tym polu, liczbą dni zwłoki. Kurs waluty w tej części wskazuje się kurs po jakim mają być liczone koszt upomnień i odsetek: Przeliczaj odsetki w PLN wg kursu po zaznaczeniu opcji zostaną uaktywnione pola umożliwiające wybranie kursu, według którego liczone będą upomnienia i odsetki. Wybrany rodzaj kursu znajdzie się zatem na dokumentach upomnień i not odsetkowych walutowych i według niego będzie liczony koszt tych dokumentów (bez możliwości edycji rodzaju kursu) Przeliczaj odsetki w PLN wg kursu z dokumentu po zaznaczeniu opcji przeliczenie odsetek będzie następowało według rodzaju kursu z dokumentu źródłowego. Okres Służy określeniu okresu, za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty. - służy określeniu dolnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty. - służy określeniu górnego zakresu dla terminu, za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty. [Upomnienia i noty dla płatności] - służy wyświetleniu wszystkich upomnień i not wystawionych dla danego dokumentu. Aby je wyświetlić, należy zaznaczyć wybrany dokument i nacisnąć przycisk: [Upomnienia i noty dla płatności]. [Generuj upomnienia] służy wygenerowaniu odpowiednio upomnienia lub noty odsetkowej. W tym celu należy zaznaczyć dokument, dla którego ma zostać wygenerowana nota lub upomnienie, a następnie nacisnąć ikonę: [Szukaj]. Możliwe jest generowanie : Upomnień - do należności nierozliczonej w PLN i walucie obcej Noty odsetkowej do należności rozliczonej w PLN i w walucie obcej. Noty i upomnienia w walucie obcej generowane są wg tych samych zasad, które obowiązują dla not i upomnień krajowych (sposób liczenia odsetek, dni zwłoki, itd.). [Dokument] służy do podglądu dokumentów. [Włącz/Wyłącz sumowanie] - Sumuje/Kasuje sumowanie wartości z poszczególnych kolumn. Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Upomnienia Na zakładce wyświetlona jest lista upomnień, wygenerowanych z listy wyświetlonej na zakładce: Płatności. Upomnienia wyświetlane są w następujących kolumnach:

140 Numer numer upomnienia Kontrahent akronim kontrahenta, na którego wystawiono upomnienie Data wystawienia data wystawienia upomnienia Data doręczenia data dostarczenia upomnienia Koszt upomnienia PLN kolumna będzie wyświetlona po zaznaczeniu parametru: Odsetki i koszty w PLN. Zostaną w niej wyświetlone koszty upomnień walutowych w przeliczeniu na PLN. Koszt upomnienia wyliczony koszt upomnienia Kwota odsetek w PLN kolumna będzie wyświetlona po zaznaczeniu parametru: Odsetki i koszty w PLN. Zostanie w niej wyświetlona kwota odsetek przeliczona na PLN Kwota odsetek wyliczona kwota odsetek. Dane wyświetlone na liście można sortować wg numeru, kontrahenta, daty wystawienia i kwoty odsetek. Sortowanie możliwe jest tylko wtedy, kiedy zaznaczony jest parametr: Okres. Na zakładce znajdują się również parametry decydujące o wyświetlaniu upomnień w wybranej walucie: Odsetki i koszty w PLN opcja będzie aktywna dla upomnień wystawionych w walucie innej niż PLN (o wyświetleniu upomnień w walucie innej niż PLN decyduje ustawienie opcji: Odsetki koszty w walucie). Po zaznaczeniu opcji, w oknie wyświetlona będzie dodatkowe kolumny: Koszty upomnienia PLN (wyświetlona będzie wartość upomnienia przeliczona w PLN), Kwota odsetek w PLN (wyświetlona będzie kwota odsetek przeliczona na PLN). Odsetki i koszty w walucie opcja umożliwia wybranie waluty, w której wystawione zostały upomnienia. Na liście zostaną wyświetlone upomnienia w wybranej walucie. Wybranie waluty innej niż PLN spowoduje uaktywnienie opcji: Odsetki koszty w PLN. Rys Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Upomnienia. Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Noty odsetkowe Na zakładce wyświetlona jest lista not, wygenerowanych do dokumentów z listy wyświetlonej na zakładce Płatności.

141 Lista ta składa się z identycznych kolumn jak lista upomnień, z wyjątkiem pierwszej kolumny na tej zakładce jest to kolumna: Nota i są tu prezentowane numery not odsetkowych. Noty Ta część okna, służy określeniu rodzaju wyświetlanych not: rozliczone zostaną wyświetlone tylko noty rozliczone nierozliczone - zostaną wyświetlone tylko noty nierozliczone wszystkie zostaną wyświetlone wszystkie noty. Rys Generowanie upomnień i not odsetkowych, zakładka: Noty odsetkowe. [Historia procesu] po naciśnięciu przycisku zostanie otworzone okno: Historia procesu, w którym możliwy jest podgląd procesu obsługującego zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale: 9.9 Księgowanie wsadowe oraz dokumentacji modułu: Administrator. [Księguj] służy księgowaniu zaznaczonych not. W tym celu należy zaznaczyć noty przeznaczone do zaksięgowania i przycisnąć przycisk: [Księguj]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie not odsetkowych. Odsetki i koszty w PLN opcja będzie aktywna dla not odsetkowych wystawionych w walucie innej niż PLN (o wyświetleniu not w walucie innej niż PLN decyduje ustawienie opcji: Odsetki koszty w walucie). Po zaznaczeniu opcji, w oknie wyświetlona będzie dodatkowa kolumna: Koszty noty PLN, w której wyświetlona będzie wartość noty przeliczona w PLN. Odsetki i koszty w walucie opcja umożliwia wybranie waluty, w której wystawione zostały noty. Na liście zostaną wyświetlone noty w wybranej walucie. Wybranie waluty innej niż PLN spowoduje uaktywnienie opcji: Odsetki koszty w PLN, która umożliwia wyświetlenie dodatkowej kolumny, w której przedstawiona będzie wartość noty wystawionej w walucie, przeliczona na PLN. Dane wyświetlone na liście można sortować wg numeru, kontrahenta, daty wystawienia i kwoty odsetek. Sortowanie możliwe jest tylko wtedy, kiedy zaznaczony jest parametr: Okres.

142 Okno: Księgowanie not odsetkowych W oknie znajdują się następujące pola: Rys Księgowanie not odsetkowych. Zastosuj schemat służy do wyboru schematu, według którego dana nota będzie zaksięgowana. Może to być schemat określony wcześniej na dokumencie, schemat, który zostanie zastosowany, jeżeli na dokumencie nie wybrano schematu lub schemat, który będzie stosowany bez względu na to, czy na dokumencie został określony schemat czy też nie. Do dziennika służy do wyboru dziennika księgowego, do którego będą trafiać zapisy powstałe po zaksięgowaniu not. Może to być dziennik określony wcześniej na dokumencie, dziennik, który zostanie zastosowany, jeżeli na dokumencie nie wybrano dziennika lub dziennik, który będzie stosowany bez względu na to, czy na dokumencie został określony dziennik, czy też nie. Sposób księgowania określa, czy księgowanie ma odbywać się natychmiast, czy też nota księgowana będzie procesem. Księgowanie odbywa się po naciśnięciu przycisku [Rozpocznij księgowanie] Upomnienie Upomnienie można wystawić w PLN oraz walucie innej niż PLN. Upomnienie walutowe zostanie wygenerowane zarówno w walucie jak i w PLN. Oznacza to, że naliczone odsetki będą na dokumencie upomnienia wyświetlone zarówno w walucie jak i w PLN. Rys Upomnienie, zakładka: Ogólne.

143 Upomnienie, zakładka: Ogólne Na tej zakładce wyświetlane są wszystkie dokumenty, których dotyczy dane upomnienie. Zawiera ona następujące informacje o dokumentach (w kolumnach): Stopień rodzaj upomnienia (którego stopnia jest upomnienie) Dokument numer dokumentu, dla którego wygenerowano upomnienie Termin termin płatności Dni zwłoki ilość dni zwłoki Procent stawka procentowa wybrana w trakcie generowania upomnienia (indywidualna, z karty kontrahenta lub ogólna z konfiguracji) Kwota zaległa wartość brutto faktury, za którą nie dokonano zapłaty Kwota odsetek naliczona kwota należnych odsetek. Kwota odsetek PLN w kolumnie wyświetlona jest kwota odsetek przeliczona według kursu na upomnieniu. Pozostałe pola w oknie: Numer/Seria w polach wyświetlony jest numer i seria dokumentu. Podmiot wskazuje podmiot, którego dotyczy upomnienie. Data wystawienia służy określeniu daty wystawienia dokumentu. Data doręczenia służy określeniu daty doręczenia upomnienia. Koszt upomnienia wskazuje koszt upomnienia. Koszt upomnienia PLN w polu wyświetlona jest wartość upomnienia w PLN (w przypadku upomnień walutowych). Upomnienie można wystawić w PLN oraz walucie innej niż PLN. Upomnienie walutowe zostanie wygenerowane zarówno w walucie jak i w PLN. Oznacza to, że koszt upomnienia i naliczone odsetki będą na dokumencie upomnienia wyświetlone zarówno w walucie jak i w PLN. Rodzaj kursu, po jakim przeliczona będzie wartość upomnienia będzie zależała od ustawienia opcji: Kurs waluty, w oknie: Generowanie upomnień i not odsetkowych: Przeliczaj odsetki w PLN wg kursu po zaznaczeniu opcji zostaną uaktywnione pola umożliwiające wybranie kursu, według którego liczone będą upomnienia. Przeliczaj odsetki w PLN wg kursu z dokumentu po zaznaczeniu opcji przeliczenie odsetek będzie następowało według rodzaju kursu z płatności dokumentu, do którego generowane jest upomnienie. Podczas przeliczenia wartości kosztu upomnienia uwzględniana jest wartość kursu z dnia poprzedzającego datę wystawienia upomnienia. Wprowadził określa operatora, który upomnienie wygenerował. Waluta waluta, w jakiej wystawiony został dokument upomnienia (pole niedostępne do edycji patrz opis parametru: Koszt upomnienia w PLN). Kurs kurs, według którego zostanie przeliczona wartość upomnienia walutowego w PLN (pole niedostępne do edycji patrz opis parametru: Koszt upomnienia w PLN). Cecha Przypisuje cechę z listy zdefiniowanej w konfiguracji (zakładka: Ogólne/Cechy transakcji). [Włącz/Wyłącz sumowanie] sumuje/likwiduje sumowanie kwot z poszczególnych kolumn. Upomnienie, zakładka: Opis Na zakładce można wprowadzać wszystkie dodatkowe informacje dotyczące upomnienia.

144 Nota odsetkowa Notę odsetkową można wystawić w PLN oraz walucie innej niż PLN. Oznacza to, że naliczone odsetki będą na dokumencie noty odsetkowej wyświetlone zarówno w walucie jak i w PLN. Rodzaj kursu, po jakim przeliczona będzie wartość noty odsetkowej będzie zależała od ustawienia opcji: Kurs waluty, w oknie: Generowanie upomnień i not odsetkowych: Przeliczaj odsetki w PLN wg kursu po zaznaczeniu opcji zostaną uaktywnione pola umożliwiające wybranie kursu, według którego liczone będą odsetki. Przeliczaj odsetki w PLN wg kursu z dokumentu po zaznaczeniu opcji przeliczenie odsetek będzie następowało według rodzaju kursu z konfiguracji (okno: Konfiguracja, zakładka: Ogólne/Parametry). Podczas przeliczenia uwzględniana jest wartość kursu z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu. Okno: Nota odsetkowa, składa się z czterech zakładek. Nota odsetkowa, zakładka: Ogólne Rys Nota odsetkowa (walutowa), zakładka: Ogólne. Zakładka ma taki sam wygląd, jak zakładka: Ogólne, w oknie: Upomnienie (w kolumnie: stopień zawsze znajduje się nazwa Nota odsetkowa). Nota odsetkowa, zakładka: Płatności Na zakładce znajdują się wszystkie zapisy związane z płatnościami powiązanymi z daną notą odsetkową. Na zakładce można dodać płatność, rozliczenie lub kompensatę. Nota odsetkowa, zakładka: Księgowość Na zakładce istnieje możliwość wprowadzenia predekretacji dla danej noty, według wybranego schematu księgowań oraz zaksięgowania noty do wybranego dziennika. Nota odsetkowa, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

145 9.6.6 Scenariusze Jak dodać zapłatę na liście płatności Aby dodać zapłatę do dokumentu w oknie: Lista nierozliczonych płatności, należy: otworzyć okno: Lista nierozliczonych płatności. zaznaczyć fakturę, dla której ma nastąpić rozliczenie; nacisnąć przycisk: [Wybór typu płatności], znajdujący się obok przycisku: [Dodaj zapłatę] i z menu dostępnych opcji wybrać formę zapłaty (jeżeli zostanie naciśnięty bezpośrednio przycisk:, to domyślną formą zapłaty będzie gotówka). Rys Formy płatności. Po wybraniu odpowiedniej formy płatności, zostanie otworzone okno z kwotą, której wysokość można korygować. Po zaakceptowaniu wysokości kwoty wypłaty, należy ją zatwierdzić przyciskiem: [Przyjmij/Wydaj] w zależności od tego, czy jest to zobowiązanie, czy należność. Jeżeli zapłacona została cała kwota, dokument znika z listy, a jeżeli wygenerowano zapłatę na kwotę niższą, dokument pozostaje na liście jako częściowo rozliczony. Uwaga: W przypadku dokumentów typu spinacz rozliczenia/kompensaty płatności muszą być przeprowadzane z poziomu dokumentów spiętych. Jak podzielić płatność zbiorczą na płatności cząstkowe Funkcja podziału płatności udostępniona jest dla dokumentów handlowych i dokumentów a vista. Podział płatności dla dokumentów handlowych jest możliwy w oknie: Lista dokumentów handlowych i magazynowych, a dla dokumentów a vista w oknie: Rejestr VAT. Funkcję tą można wykorzystywać do podziału należności lub zobowiązań na płatności cząstkowe, odpowiadające poszczególnym ratom. W wyniku podziału, uzyskane płatności mogą różnić się nie tylko kwotą, walutą, ale także warunkami płatności: terminem płatności oraz formą płatności. Aby podzielić płatność na dokumencie handlowym (np. faktura zakupu), należy: otworzyć okno: Lista dokumentów handlowych magazynowych i transportowych. W otwartym oknie należy zaznaczyć fakturę, dla której ma zostać podzielona płatność i nacisnąć przycisk: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Faktura zakupu.

146 Rys Faktura zakupu, zakładka: Płatności. w oknie: Faktura zakupu, wybrać zakładkę Płatności na zakładce zaznaczyć płatność, która ma zostać podzielona. Zostanie w ten sposób otworzone okno: Płatność (Rys ) wypełnić okno: Płatność: Płatność służy wybraniu formy płatności Do służy określeniu terminu płatności Kwota służy wprowadzeniu wartości dla płatności cząstkowej Waluta służy określeniu waluty dla płatności cząstkowej Rejestr służy określeniu rejestru dla płatności cząstkowej Spodziewany termin płatności służy określeniu terminu przewidzianego dla dokonania płatności cząstkowej Notatki służy wprowadzeniu opisu dla płatności Nie rozliczaj dana płatność nie będzie brana pod uwagę w rozliczeniach Status: Do wysłania płatność jest przeznaczone do przesłania Wstrzymano wstrzymano wysłanie płatności. Następnie należy zatwierdzić zmiany przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Zapisanie zmian spowoduje, że na zakładce: Płatności, w oknie: Faktura zakupu, zostanie wyświetlona nowa płatność. W podanym przykładzie, na liście znajdą się teraz dwie płatności: płatność zbiorcza pomniejszona o wartość nowej płatności i nowa płatność (Rys ). Rys Faktura zakupu, podział płatności. Druga płatność, do momentu zatwierdzenia, będzie miała charakter wirtualny (będzie wyświetlana na czerwono). Zatwierdzenie drugiej płatności może się odbyć przez jej zaznaczenie i naciśnięcie przycisku: przycisku: [Zmień], a następnie, w otwartym oknie: Płatność zostanie zmieniona, naciśnięcie [Zapisz zmiany].

147 Płatność można dodać również za pomocą przycisku: [Dodaj płatność]. Pozwala on na dodanie płatności z walutą nagłówka, z walutą systemową lub z walutą obcą. Płatność zostaje dodana po obu stronach (należność i zobowiązanie) w tej samej wartości. Uwaga: Analogicznie dzieli się płatność na fakturach a vista, ale w celu ich podziału, należy najpierw otworzyć listę rejestrów VAT, przyciskając przycisk: [Rejestry VAT], na pasku narzędzi lub wybierając funkcję: Rejestry VAT z menu: Dokumenty. Po podziale płatności zbiorczej, dana faktura, w oknie: Lista nierozliczonych płatności, jest wyświetlana dwa razy osobno dla każdej płatności. Jak dodać rozliczenie/kompensatę na Liście nierozliczonych płatności Aby dodać rozliczenie lub kompensatę, należy: otworzyć okno: Lista nierozliczonych płatności (Rys. 9.97). w aktywnym oknie zaznaczyć dokument, do którego ma zostać dodane rozliczenie lub kompensata, (np. fakturę zakupu) i nacisnąć przycisk: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdujący się obok ikony: [Dodaj rozliczenie]. Zostanie wtedy rozwinięte menu dostępnych opcji (Rys ), z którego należy wybrać jedną z pozycji. Rys Opcje rozliczenia. Uwaga: Aby na liście były widoczne opcje częściowego rozliczenia i kompensaty należy najpierw w konfiguracji systemu, na zakładce pionowej Księgowość i zakładce poziomej Parametry 1 zaznaczyć pole: Dozwolone częściowe rozliczenia/rozrachunki. W zależności od wyboru pozycji zostanie wyświetlona: lista nierozliczonych zapisów kontrahenta (Rys ), jeżeli zostanie zaznaczona pozycja: Dodaj rozliczenie lub Dodaj częściowe rozliczenie lista nierozliczonych należności kontrahenta (Rys ), jeżeli z listy rozwiniętych opcji zostanie wybrana pozycja: Dodaj kompensatę lub Dodaj częściową kompensatę.

148 Rys Nierozliczone zapisy kontrahenta. Z jednej z wyświetlonych list należy wybrać pozycję, do której ma zostać dodane rozliczenie lub kompensata i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Wybierz]. Jeżeli z opcji zostało wybrane częściowe rozliczenie lub częściowa kompensata, wówczas zostanie otworzone okno, w którym można korygować kwotę rozliczenia/kompensaty (Rys ). Rys Korekta kwoty rozliczenia/kompensaty częściowej. Wprowadzone rozliczenie/kompensata zostanie wyświetlona na zakładce: Płatności, rozliczanej faktury. Uwaga: Przy księgowaniu rozliczonych dokumentów (po zaksięgowaniu drugiego dokumentu) pojawia się: Zapis kompensacyjny. Jeżeli księgowane są dokumenty rozliczone w obcej walucie, pojawia się: Różnica kursowa. Jak usunąć rozliczenie z poziomu listy nierozliczonych płatności Aby usunąć rozliczenie z dokumentu częściowo rozliczonego, należy: otworzyć okno: Lista nierozliczonych płatności (Rys. 9.97), poprzez wybranie funkcji: Płatności, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki; w otwartym oknie wybrać częściowo rozliczoną fakturę i rozwinąć rozliczenia poprzez naciśnięcie przycisku: po jej lewej stronie; zaznaczyć przeznaczone do usunięcia rozliczenie i nacisnąć przycisk: [Usuń];

149 po usunięciu, rozliczenie znika z danej faktury (rozliczenie można usunąć razem z zapisem kasowym lub bez. System zadaje w tym względzie odpowiednie pytanie). Uwaga: Nie jest możliwe skasowanie rozliczenia, jeżeli obydwa rozliczone dokumenty są zaksięgowane i na podstawie rozliczeń powstał rozrachunek. W takim przypadku kasowanie rozliczeń odbywa się poprzez skasowanie rozrachunku na koncie księgowym z pozycji: Rozrachunki, w menu: Księgowość. Aby usunąć rozliczenie dla dokumentu całkowicie rozliczonego, należy: otworzyć okno: Lista dokumentów handlowych i magazynowych (Rys. 9.19), poprzez: naciśnięcie przycisku: [Dokumenty], na pasku narzędzi lub wybranie opcji Dokumenty w menu. w otwartym oknie zaznaczamy całkowicie rozliczony dokument (dla którego rozliczenie ma zostać usunięte) i otwieramy go przyciskiem: [Zmień] w otwartym oknie dla rozliczonego dokumentu wybrać zakładkę: Płatności na zakładce zaznaczyć rozliczenie i nacisnąć przycisk: [Usuń]. Po usunięciu rozliczenia, nierozliczony teraz dokument, będzie wyświetlany na liście nierozliczonych płatności. Uwaga: Razem z usunięciem rozliczenia system automatycznie usuwa dokument różnicy kursowej, jeśli przy rozliczaniu taki powstał. Jak wyeksportować przelewy System Comarch CDN XL umożliwia przygotowanie i przesłanie zestawu poleceń przelewu do banku. Dotyczy to wysyłania przelewów z własnego (firmowego) banku i obejmuje wyłącznie płatności pochodzące z dokumentów zakupu. Aby wyeksportować odpowiednie przelewy, należy: otworzyć okno: Lista nierozliczonych płatności (Rys. 9.97), poprzez wybranie pozycji: Płatności, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki; w aktywnym oknie wybrać zakładkę Przelewy (Rys ) i zaznaczyć pole: nie wysłane; na wyświetlonej liście, zaznaczyć dokumenty, dla których ma zostać dokonany przelew (można również wyeksportować wszystkie przelewy z listy), a następnie nacisnąć przycisk: [Eksport przelewów]. zostanie otworzone okno: Eksport przelewów; w aktywnym oknie zaznaczyć, czy ma zostać dokonany przelew dla wszystkich płatności, czy tylko dla zaznaczonych, określić datę przelewu (do wyboru: dzisiejsza, terminu płatności, wystawienia dokumentu lub inna ustalona samodzielnie). W tym miejscu można też określić zbiorowe przelewy dla poszczególnych kontrahentów (więcej: Rozdział: Płatności); wybrać miejsce na dysku, gdzie zostanie zapisany plik z wyeksportowanymi przelewami i nacisnąć przycisk: [Eksportuj przelew]. Po wykonaniu tych czynności, zaznaczone przelewy zostaną wyeksportowane do wybranego pliku tekstowego i zostanie wyświetlone zapytanie o potwierdzenie przelewu. Naciśnięcie przycisku: [Tak] - spowoduje nadanie płatności statusu: wysłane i przeniesienie ich na listę: Płatności wysłane, [Nie] - spowoduje, ze operacje nadal będą miały status: Do wysłania.

150 W wersji 10.5 umożliwiono wyłączenie tego komunikatu. Aby komunikat nie pojawiał się przy każdej operacji wysyłania przelewów, należy zaznaczyć parametr: Nie zadawaj więcej tego pytania. Jeżeli komunikat zostanie wyłączony, po poprawnym wyeksportowaniu przelewów zostaną one automatycznie oznaczone jako wysłane. Rys Eksport przelewów / Wyłączanie komunikatu. Uwaga: Jeżeli płatność trafi na listę: wysłane, a konieczne będzie powtórne jej wysłanie, będzie to wymagało zmiany statusu na: do wysłania. Zmiana statusu spowoduje jej przeniesienie na listę: nie wysłane. Po przeniesienie przelewów do pliku tekstowego, każdy wiersz w pliku będzie oznaczał jedno polecenie przelewu. Jak dokonać przelewu niezwiązanego z dokumentem, a związanego z kontrahentem Wykonanie przelewu niezwiązanego z dokumentem jest możliwe w oknie: Karta kontrahenta. Aby go dokonać, należy: otworzyć okno: Kontrahenci (menu: Listy/Kontrahenci) W aktywnym oknie należy wybrać kontrahenta, poprzez jego zaznaczenie i naciśnięcie przycisku: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Karta kontrahenta. Rys Karta kontrahenta, zakładka: Księgowe. w otwartym oknie należy wybrać zakładkę Księgowe.

151 Następnie należy nacisnąć przycisk: [Wybierz wydruk], znajdujący się obok przycisku: [Drukuj] na pasku narzędzi W otwierających się kolejno oknach (Rys ), należy wybrać opcje: Przelew z ręki (od nas), następnie: Pełny nadruk lub Pełny wydruk, a następnie: Podgląd na ekran. Po wybraniu tych opcji zostanie otworzone okno: Ustalenie wartości parametrów wydruku (Rys ) Rys Generowanie przelewu. Rys Ustalenie wartości parametrów wydruku. w aktywnym oknie ustalić kwotę i tytuł przelewu, a następnie zatwierdzić je przyciskiem: [Zatwierdź]. W zależności od wybranej wcześniej formy: wydruk lub nadruk zostanie wyświetlony: podgląd nadruku, który można nanosić na gotowe druki (Rys ). Rys Podgląd nadruku podgląd przeznaczony do bezpośredniego drukowania (Rys ), po wybraniu opcji pełnego wydruku.

152 Rys Podgląd nadruku. Jak dokonać rozrachunku zaznaczonych dekretów księgowych na danym koncie rozrachunkowym Aby dokonać rozrachunków zaznaczonych dekretów z jednego konta, należy: otworzyć okno: Rozrachunki. w aktywnym oknie należy wybrać konto, którego zapisy mają zostać rozrachowane, a następnie zaznaczyć przeznaczone do rozrachowania zapisy. Uwaga: Aby rozrachowanie zapisów było możliwe muszą one posiadać wartości po przeciwnych stronach księgowania (WN i MA). Po zaznaczeniu odpowiednich zapisów, nacisnąć przycisk: [Rozrachuj]. W wyniku tych czynności zaznaczone zapisy zostaną rozrachowane i zostanie wyświetlony komunikat (Rys ). Rys Rozrachowanie zaznaczonych zapisów. Uwaga: Istnieje możliwość wyeksportowania komunikatu o rozrachunkach do wybranego pliku tekstowego. W tym celu należy nacisnąć przycisk: tekstowego], w oknie z komunikatem. [Eksport do pliku W wyniku tych kroków zapis, który został całkowicie rozrachowany znika z listy, a jeżeli nie został rozrachowany całkowicie pozostaje na niej jako zapis częściowo rozrachowany.

153 Jak dokonać automatycznego rozrachunku Aby dokonać automatycznego rozrachunku, należy: otworzyć okno: Rozrachunki W aktywnym oknie należy zaznaczyć zapis, przeznaczony do rozrachowania i nacisnąć przycisk: [Rozrachunki automatyczne] Zostanie otworzone okno: Rozrachunki automatyczne (Rys ) W otwartym oknie należy określić, jaki dekret ma być kojarzony i wybrać sposób kojarzenia, określić okres, z którego mają pochodzić poszukiwane zapisy do rozrachunków (więcej: Rozdział Rozrachunki) Po określeniu tych warunków, nacisnąć przycisk: [Szukaj dekretów]. Zostaną wyświetlone dekrety spełniające określone wcześniej warunki Spośród dekretów, należy wybrać te, którymi nastąpi rozrachowanie wybranych wcześniej zapisów lub zapisów danego konta i zaznaczyć je przyciskiem: [Zaznacz do rozrachunku]. Jeżeli do rozrachunku mają zostać przeznaczone wszystkie wyświetlane dekrety, należy nacisnąć przycisk: [Zaznacz wszystkie do rozrachunku]. Po zaznaczeniu odpowiednich dekretów dokonuje się rozrachunku przyciskiem: rozrachunku]. [Dokonaj Po wykonaniu powyższych kroków dekrety zostają rozrachowane i, jeżeli był to rozrachunek całkowity, znikają z listy rozrachunków. Jak dokonać rozrachunku zapisu z dekretem pochodzącym z innego, wybranego konta księgowego Aby dokonać rozrachunku zapisu z dekretem z innego konta księgowego: należy: otworzyć okno: Rozrachunki, poprzez: naciśnięcie przycisku: [Rozrachunki] na pasku narzędzi lub wybranie pozycji: Rozrachunki, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. W aktywnym oknie wybrać numer konta, którego zapisy mają zostać rozrachowane, zaznaczyć przeznaczony do rozrachunku zapis lub zapisy i nacisnąć przycisk: [Dodaj rozrachunek]. Jeżeli ma zostać dokonany częściowy rozrachunek, wówczas należy nacisnąć przycisk: i wybrać spośród opcji: Dodaj częściowy rozrachunek podczas rozliczania zostanie wyświetlone okno, w którym będzie możliwość skorygowania kwoty rozrachunku. Po wykonaniu tych czynności zostanie wyświetlone okno: Zapisy księgowe (Rys ).

154 Rys Zapisy księgowe. W otwartym oknie należy wybrać numer konta, z którego zapisami mają zostać dokonane rozrachunki, określić rodzaj dekretów (WN, MA, wszystkie), miejsce ich zapisu (bufor, Księga Główna), dziennik. Spośród tak wyfiltrowanych zapisów wybrać te, które są przeznaczone do rozrachunku i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Wybierz]. Jak wygenerować upomnienie/notę odsetkową Aby wygenerować upomnienie/notę odsetkową, należy: otworzyć okno: Lista upomnień i not odsetkowych (Rys ). W aktywnym oknie należy wybrać zakładkę Płatności i wypełnić pole: Waluta. W zależności od tego czy ma zostać wygenerowane upomnienie czy nota, należy zaznaczyć, czy będą wyświetlane dokumenty rozliczone (generowanie not), czy nierozliczone (generowanie upomnień). Można również wybrać okres, za jaki mają zostać wyświetlone określone dokumenty. Z wyświetlonej listy należy wybrać dokument, z którego ma zostać wygenerowane upomnienie lub nota odsetkowa i zaznaczyć go, a następnie nacisnąć przycisk: [Generuj upomnienia]. Zostanie otworzone okno: Generowanie upomnień (Rys ). Rys Generowanie upomnień.

155 W otwartym oknie można ustalić koszt upomnienia, stawki, określić, czy system ma generować upomnienia o tym samym stopniu i czy ma generować upomnienia bez stopnia bezpośrednio niższego. Po określeniu warunków, nacisnąć przycisk: [Generuj upomnienia]. Zostanie wyświetlone okno z komunikatem o generowaniu upomnień (Rys ). Rys Informacja o wygenerowaniu noty/upomnienia. W oknie komunikatu nacisnąć przycisk: [Zamknij okno]. W ten sposób upomnienie lub nota zostanie wygenerowane. Jednocześnie z wyświetleniem upomnienia/ noty, na zakładce Płatności w oknie: Generowanie not i upomnień, zostanie ona wyświetlona - odpowiednio na zakładce Upomnienia lub Noty odsetkowe. Jak dodać płatność dla noty odsetkowej Na notach odsetkowych funkcja dodawania płatności służy do dzielenia płatności na raty. Aby dodać płatność dla noty odsetkowej, należy: Otworzyć okno: Lista upomnień i not odsetkowych (Rys ), poprzez wybranie pozycji: Generowanie not i upomnień, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. W otwartym oknie należy wybrać zakładkę Noty odsetkowe i ustalić, jaki rodzaj not i z jakiego okresu ma zostać wyświetlony; Następnie należy zaznaczyć notę, której płatność ma zostać podzielona i otworzyć ją, poprzez naciśnięcie przycisku: (Rys ); [Karta]. Zostanie otworzone okno: Nota odsetkowa Rys Nota odsetkowa, zakładka Płatności.

156 W otwartym oknie należy wybrać zakładkę Płatności i nacisnąć przycisk: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Płatność zostanie zmieniona (Rys ); W oknie: Płatność zostanie zmieniona, należy zmniejszyć wartość istniejącej płatności i zapisać zmiany przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Aby dodać drugą część płatności, nacisnąć przycisk: [Dodaj płatność], a w otworzonym oknie zostanie domyślnie wprowadzona wartość, o którą została pomniejszona poprzednia płatność. Po jej zatwierdzeniu, płatność na nocie odsetkowej zostanie rozbita na raty. Jak dodać rozliczenie/kompensatę do noty odsetkowej Aby dodać rozliczenie/kompensatę dla noty odsetkowej, należy: otworzyć okno: Lista upomnień i not odsetkowych (Rys ), poprzez wybranie pozycji: Generowanie not i upomnień, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki. W otwartym oknie należy wybrać zakładkę Noty odsetkowe. Na zakładce należy wybrać notę, do której zostanie dodane rozliczenie/ kompensatę i nacisnąć przycisk: [Zmień]. Zostanie otworzone okno: Nota odsetkowa. W oknie: Nota odsetkowa, należy wybrać zakładkę: Płatności (Rys ). Następnie należy nacisnąć przycisk: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się obok przycisku: [Dodaj] i z menu dostępnych opcji (Rys ), wybrać odpowiednio: rozliczenie lub kompensatę (w przypadku naciśnięcia bezpośrednio przycisku: system automatycznie będzie dodawał rozliczenie). [Dodaj] Rys Opcje rozliczeń dla noty odsetkowej. Należy wybrać jedną z pozycji z listy. Zostanie otworzone odpowiednie okno. W przypadku wyboru rozliczenia, zostanie otworzone okno z nierozliczonymi zapłatami kontrahenta (Rys ); Jeżeli zostanie wybrana kompensata, zostanie wyświetlone analogiczne okno z nierozliczonymi zobowiązaniami kontrahenta. W aktywnym oknie wybrać zapis lub zobowiązanie i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Wybierz]. W ten sposób odpowiednia płatność lub jej część zostanie rozliczona i na zakładce Płatności zostanie wyświetlony odpowiedni zapis kasowy lub bankowy (Rys ). Jeżeli z listy dostępnych opcji zostanie wybrane częściowe rozliczenie lub częściowa kompensata, po wyborze dokumentu do rozliczenia, zostanie otworzone okno (Rys ), w którym można skorygować wartość kwoty rozliczenia.

157 Rys Rozliczenie płatności noty odsetkowej. Jak rozliczyć wszystkie wybrane pozycje na preliminarzu płatności Aby rozliczyć wszystkie wybrane pozycje preliminarza należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności (Rys ). W aktywnym oknie należy wyfiltrować odpowiednie płatności i zapisy (określić podmiot, lub grupę podmiotów, walutę, rejestr, rodzaj płatności i zapisów i nacisnąć przycisk: [Odśwież listę] Na wyfiltrowanej liście należy zaznaczyć odpowiednie dokumenty przeznaczone do rozliczenia. Następnie należy przycisnąć przycisk: [Rozlicz wszystkie zaznaczone pozycje]. Po zakończeniu zostanie wyświetlone okno informujące o rozliczeniu. Uwaga: Z tego poziomu możliwe jest rozliczanie nie tylko 1:1 ale również 1:n i n:n. Dokumenty są rozliczane chronologicznie. Jak rozliczyć/skompensować wybraną pozycję Aby rozliczyć, skompensować wybraną pozycję należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności, poprzez wybranie funkcji: Preliminarz płatności, z menu: Rozliczenia/Rozrachunki modułu: Księgowość i wybrać zakładkę Rozliczenia (Rys ). W aktywnym oknie należy wyfiltrować odpowiednie płatności i zapisy (określić podmiot, lub grupę podmiotów, walutę, rejestr, rodzaj płatności i zapisów oraz ewentualnie przewidywanych przepływów) i nacisnąć przycisk: [Odśwież listę]. Następnie należy zaznaczyć wybraną do rozliczenia pozycje i nacisnąć ikonę: [Rozwija menu dostępnych opcji] przy ikonie: lista z opcjami rozliczeń. [Dodaj rozliczenie]. Zostanie wówczas otworzona

158 Rys Opcje rozliczeń. Uwaga: Naciśnięcie bezpośrednio ikony: [Dodaj rozliczenie] spowoduje wybranie opcji: Dodaj rozliczenie i zostaną otworzone nierozliczone zapisy danego podmiotu. Z rozwiniętej listy należy wybrać odpowiednią opcję. W zależności od wyboru zostanie otworzone okno z nierozliczonymi zobowiązaniami/należnościami danego podmiotu (w przypadku kompensaty) lub nierozliczonymi zapisami podmiotu (w przypadku rozliczenia). Uwaga: Aby możliwe było częściowe rozliczania i kompensata, należy w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Parametry 1 zaznaczyć pole: Dozwolone częściowe rozliczanie/ rozrachunki. Z otworzonej listy należy wybrać odpowiedni dokument i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Wybierz]. W przypadku wyboru częściowego rozliczenia/kompensaty zostanie otworzone okno, w którym będzie można modyfikować kwotę rozliczenia, a następnie zatwierdzić kwotę przyciskiem: [Zatwierdź]. Rys Modyfikacja kwoty rozliczenia. Dokument zostanie odpowiednio rozliczony lub skompensowany na wybrana kwotę. Jak wyedytować dokument źródłowy Aby wyedytować dokument źródłowy należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności i wybrać zakładkę Rozliczenia (Rys ). W aktywnym oknie należy wyfiltrować odpowiednie płatności i zapisy (określić podmiot, lub grupę podmiotów, walutę, rejestr, rodzaj płatności i zapisów i nacisnąć przycisk: [Odśwież listę]. na wyświetlonej liście zaznaczyć pozycję, dla której ma być wyedytowany dokument źródłowy i nacisnąć przycisk: [Edycja dokumentu]. jeżeli do edycji dokumentu źródłowego został wybrany dokument handlowy wówczas zostanie otworzona karta tego dokumentu (na karcie tej nie można wprowadzać zmian, jest ona w tym miejscu podnoszona do podglądu tylko w celach informacyjnych). jeżeli do edycji zostanie wybrany zapis kasowy wówczas zostanie otworzona karta zapisu (na karcie tej nie można wprowadzać zmian, jest ona w tym miejscu podnoszona do podglądu tylko w celach informacyjnych).

159 Jak usunąć rozliczenia Aby usunąć rozliczenie należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności i wybrać zakładkę Rozliczenia (Rys ). W aktywnym oknie należy wyfiltrować odpowiednie płatności i zapisy (określić podmiot, lub grupę podmiotów, walutę, rejestr, rodzaj płatności i zapisów i nacisnąć przycisk [Odśwież listę]. Na wyświetlonej liście należy wybrać częściowo lub całkowicie rozliczony dokument i nacisnąć z jego lewej strony. Zostanie wówczas rozwinięte powiązane z dokumentem rozliczenie. Następnie należy zaznaczyć dokument rozliczający i nacisnąć przycisk [Usuń rozliczenie]. Zostanie wówczas wyświetlone pytanie o skasowanie zapisu. Jeżeli zostanie wybrana opcja: - rozliczenie zostanie usunięte, - operacja usuwania rozliczenia zostanie anulowana. Jak wygenerować podsumowanie Aby wygenerować podsumowanie należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności i wybrać zakładkę Rozliczenia (Rys ). W aktywnym oknie należy wyfiltrować odpowiednie płatności i zapisy (określić podmiot, lub grupę podmiotów, walutę, rejestr, rodzaj płatności i zapisów oraz ewentualnie przewidywanych przepływów) i nacisnąć przycisk [Odśwież listę] Na wyfiltrowanej liście należy nacisnąć przycisk [Podsumowanie]. Zostanie otworzone dodatkowe okno z wartościami podsumowania. Rys Podsumowanie preliminarza płatności/zakładka Rozliczenia. Uwaga: W analogiczny sposób generuj się podsumowanie na zakładce: Preliminarz oraz na zakładce: Kalendarz. Jak dodać zapis z preliminarza Aby dodać nowy zapis z preliminarza należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności i wybrać zakładkę Preliminarz (Rys ), Na zakładce należy nacisnąć przycisk [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Zapis preliminarza płatności (Rys ). W aktywnym oknie należy określić sposób numerowania zapisu, kontrahenta, datę wystawienia, termin zapłaty i spodziewany termin zapłaty ( w miejscu tych dat podpowiada

160 się data systemowa, którą można jednak modyfikować), formę płatności, rejestr kasowy. bankowy, oraz kwotę i walutę zapisu. W przypadku wybrania waluty innej niż systemowa należy określić również kurs waluty. W tym miejscu należy również określić typ zapisu (przewidywany rozchód/przewidywany przychód) oraz status zapisu. Po podaniu tych informacji należy nacisnąć przycisk [Zapisz zmiany] w celu zatwierdzenia zapisu. Jak usunąć zapis z preliminarza Aby usunąć zapis z preliminarza należy: otworzyć okno: Preliminarz płatności i wybrać zakładkę Preliminarz (Rys ), w aktywnym oknie należy wyfiltrować odpowiednie płatności i zapisy (określić podmiot, lub grupę podmiotów, walutę, rejestr, rodzaj płatności i zapisów oraz ewentualnie przewidywanych przepływów) i nacisnąć przycisk [Odśwież listę] na wyfiltrowanej liście należy zaznaczyć przeznaczony do usunięcia zapis i nacisnąć ikonę [Usuń]. Zostanie wyświetlone zapytanie o skasowanie zapisu. Jeżeli zostanie wybrany przycisk: - zapis zostanie usunięty. - operacja usuwania zapisu zostanie wstrzymana. Jak dodać dokument kompensaty Aby dodać dokument kompensaty należy: Otworzyć okno: Kompensaty poprzez wybranie opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki (Rys ) Na liście należy nacisnąć przycisk [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Kompensata (Rys ), W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk [Rozwija menu dostępnych opcji] przy ikonie [Nowy] i z rozwiniętej listy wybrać opcje: Dodaj kompensatę lub Dodaj częściowa kompensatę. Zostanie wówczas otworzone okno: Preliminarz płatności. W aktywnym oknie należy wyfiltrować interesujące Użytkownika płatności oraz zapisy kasowe/bankowe, zaznaczyć odpowiednie zapisy oraz płatności po stronie zobowiązań i należności, a następnie nacisnąć przycisk powstanie zapis w dokumencie kompensacyjnym. [Kompensuj zaznaczone]. W ten sposób Uwaga: Wskazując na Preliminarzu płatności n płatności do skompensowania płatności skompensowane będą w kolejności chronologicznej. Po wprowadzeniu pozycji do dokumentu kompensaty należy zapisać zmiany poprzez naciśnięcie przycisku [Zapisz zmiany]. Jak modyfikować dokument kompensaty Aby zmodyfikować dokument kompensaty należy: Otworzyć okno: Kompensaty, poprzez wybranie opcji: Kompensaty z menu: Księgowość (Rys ),

161 Na liście należy zaznaczyć przeznaczony do modyfikowania dokument kompensaty i nacisnąć przycisk [Karta]. W ten sposób zostanie wyedytowany odpowiedni, przeznaczony do modyfikacji dokument kompensaty (Rys ). W aktywnym oknie w zależności od statusu dokumentu kompensaty można wprowadzać określone zmiany. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić je przyciskiem [Zapisz zmiany]. Jak usunąć dokument kompensaty Aby usunąć dokument kompensaty należy: Otworzyć okno: Kompensaty, poprzez wybranie opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki (Rys ), Na otwartej liście zaznaczyć dokumenty przeznaczone do usunięcia, a następnie przycisnąć przycisk [Usuń]. Zostanie wyświetlone pytanie o skasowanie zapisu. Po zatwierdzeniu pytania dokument zostanie usunięty. Uwaga: Aby usunąć dokument kompensaty, musi on znajdować się w buforze. Jak anulować dokument kompensaty Aby anulować dokument kompensaty należy: Otworzyć okno: Kompensaty, poprzez wybranie opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki (Rys ), Wyedytować wybrany, przeznaczony do anulowania dokument kompensaty poprzez naciśnięcie przycisku [Karta]. W aktywnym oknie należy przejść na zakładkę: Nagłówek (Rys ), Na zakładce należy zmienić status dokumentu na anulowany, Wprowadzone zmiany należy zapisać poprzez naciśnięcie przycisku [Zapisz zmiany]. W wyniku zmian, dokument zostanie anulowany i będzie wyświetlany na liście dokumentów kompensat na szaro. Uwaga: Anulowany może być tylko dokument kompensaty, który został wcześniej zatwierdzony. Jak zaksięgować dokument kompensaty Dokument kompensaty można zaksięgować z pozycji listy dokumentów kompensaty lub z pozycji karty pojedynczego dokumentu kompensaty. Aby zaksięgować dokument kompensaty z poziomu listy należy: Otworzyć okno: Kompensaty poprzez wybranie opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki (Rys ), Na otwartej liście zaznaczyć dokumenty przeznaczone do zaksięgowania, a następnie przycisnąć przycisk [Księguj]. W wyniku powyższych kroków wskazane dokumenty kompensaty zostaną zaksięgowane. Uwaga: Przy księgowaniu z listy konta pobierane są z zaksięgowanych wcześniej płatności natomiast dziennik, do którego ma trafić dekret kompensacyjny jest pobierany z ustawień konfiguracyjnych.

162 Aby zaksięgować dokument kompensaty z poziomu zakładki: Księgowość dokumentu należy: Otworzyć okno: Kompensaty poprzez wybranie opcji: Kompensaty z menu: Rozliczenia/Rozrachunki (Rys ), Na otwartej liście podnieść do edycji przeznaczony do zaksięgowania dokument poprzez naciśnięcie przycisku [Karta]. W otwartym oknie wybrać zakładkę: Księgowość. Rys Dokument kompensaty, zakładka: Księgowość. Na zakładce należy nacisnąć przycisk: [Predekretuj], w celu naniesienia predekretacji. Uwaga: Konta do predekretacji są pobierane z zaksięgowanych wcześniej płatności. Następnie należy określić dziennik, do którego ma trafić powstały dekret i nacisnąć przycisk [Księguj]. W wyniku powyższych kroków dokument kompensaty zostanie zaksięgowany. Aby zapisać zmiany, należy nacisnąć przycisk [Zapisz zmiany]. 9.7 Plan kont Struktura planu kont Plan kont jest bardzo istotnym elementem organizacji rachunkowości w firmie. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy, jednostki mogą zastosować wzorcowy plan kont. System Comarch CDN XL udostępnia taki wzorcowy plan, który można modyfikować pod kątem potrzeb jednostki. Możliwe jest też zbudowanie własnego planu kont od podstaw. Pod pojęciem planu kont w module: Księgowość, należy rozumieć zbiór wszystkich kont księgowych, powiązania pomiędzy tymi kontami, ich atrybuty i możliwe do wykonania na nich operacje. Plan kont w systemie Comarch CDN XL ma następujące cechy: ilość kont syntetycznych jest dowolna księgowania mogą odbywać się na koncie syntetycznym tylko wtedy, gdy nie posiada ono żadnych kont analitycznych i zezwolono na to w konfiguracji systemu

163 konto analityczne może posiadać subanalitykę jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) nie istnieje możliwość księgowania na takim koncie (księgowanie może odbywać się jedynie na najniższym poziomie) plan kont może posiadać maksymalnie 6 poziomów (syntetykę i 5 poziomów analityki) całkowita długość planu kont wraz ze znakami - oddzielającymi kolejne poziomy analityk nie może przekroczyć 30 znaków numer każdego konta może być alfanumeryczny. Aby wyświetlić na ekranie plan kont, należy na pasku narzędzi nacisnąć przycisk: [Plan kont] (jest to też możliwe poprzez wybranie funkcji: Plan kont, z menu: Księgowość). Zostanie wyświetlona drzewiasta lista kont. Używając przycisków: i, przy gałęziach drzewa, można rozwijać i zwijać poszczególne gałęzie drzewa planu kont, które obrazują kolejne poziomy kont analitycznych. Na liście istnieje możliwość wyświetlania tylko kont syntetycznych lub wszystkich kont istniejących w systemie. Naciśnięcie przycisku: [Pokaż tylko konta syntetyczne] (zostanie wyświetlony na pasku narzędzi przy otwartym oknie z planem kont), powoduje wyświetlanie zwiniętej listy kont, tj. listy kont syntetycznych. Rys Plan kont (konta syntetyczne). Naciśnięcie przycisku: ze wszystkimi poziomami. [Pokaż wszystkie konta], powoduje wyświetlanie pełnego planu kont Lista planu kont posiada strukturę drzewiastą poziom pierwszy tworzą konta syntetyczne, a poziomy kolejne konta analityczne. Cała lista składa się z trzech zakładek: Zakładka: Wg numeru konta są sortowane według numeru Zakładka: Wg nazwy konta są sortowane według nazwy Zakładka: Wg kontrahenta w tym miejscu istnieje możliwość zawężenia listy kont do kont tylko jednego kontrahenta. Jest to przydatne w momencie, gdy z jednym kontrahentem jest związanych kilka kont księgowych. Ponadto, poprzez wybranie odpowiedniej opcji w polu: możliwość zawężenia listy kont do kont:, istnieje również

164 bilansowych oraz wynikowych tylko bilansowych tylko wynikowych pozabilansowych Dodatkowo istnieje możliwość zawężenia listy do kont rejestrujących operacje w walucie systemowej oraz w walutach obcych. Jest to możliwe poprzez wybranie waluty w polu:. Filtrowanie kont jest również możliwe za pomocą lokatora ograniczającego. Oprócz możliwości wyszukania za jego pomocą konta o podanym numerze, czy nazwie możliwe jest też stosowanie tzw. masek do wyszukiwania określonych grup kont. Zastosowanie tu mają dwie maski: _ zastępuje jeden znak % zastępuje dowolny ciąg znaków Konto Poszczególne konta można otworzyć do edycji, poprzez naciśnięcie przycisku: Zostanie wyświetlone okno: Konto. [Karta konta] Konto, zakładka: Ogólne Zakładka zawiera zestaw podstawowych informacji o koncie. Są tu następujące dane: Numer konta identyfikator konta księgowego. W tym polu znajduje się numer konta, z jakim jest ono wyświetlane w planie kont. Pole mieści 30 znaków. Nazwa pełna nazwa konta. Nazwa dodatkowa dodatkowa nazwa konta. Rys Konto, zakładka: Ogólne. Data założenia data utworzenia konta w planie kont. Przy dopisywaniu konta system domyślnie podpowiada bieżącą datę systemową, ale dopuszcza jej zmianę. System nie pozwala na utworzenie konta analitycznego z datą wcześniejszą, niż data utworzenia konta wyższego poziomu np. konta syntetycznego. Powiązanie przycisk pozwala powiązać konto z kontrahentem, pracownikiem, urzędem, z którym konto zostanie związane. Powiązanie konta z podmiotem można zastosować tylko w przypadku kont rozrachunkowych.

165 Waluta jeżeli konto ma służyć ewidencji operacji w walucie obcej, należy w tym miejscu wskazać właściwy symbol waluty. Walutą domyślną jest waluta systemowa. Uwaga: Jeżeli w polu: Waluta, wskazana zostanie inna waluta, niż waluta systemowa, na zakładce Ogólne karty konta zostanie otworzone dodatkowe pole:. W tym miejscu należy podać konto złotówkowe powiązane z zakładanym kontem walutowym, które będzie służyło do prowadzenia podwójnej ewidencji rozliczeń dla transakcji zagranicznych (w walucie obcej i walucie systemowej). Założone przez, Operator modyfikujący w polach wyświetlone są dane operatorów dokonujących odpowiednich operacji. Data modyfikacji w polu wyświetlana jest data ostatniej modyfikacji konta. Jeśli nie dokonywano żadnych modyfikacji wyświetlona zostanie data wygenerowania konta Konto, zakładka: Właściwości Zakładka zawiera informacje o typie konta. Rys Konto, zakładka: Właściwości. Wskazanie typu konta określa, jakiego typu operacje będą na nim rejestrowane. W tym miejscu są do wyboru następujące typy: aktywa ewidencja składników aktywów pasywa ewidencja składników pasywów aktywa-pasywa ewidencja składników aktywów oraz pasywów koszty ewidencja bieżących kosztów przychody ewidencja przychodów pozabilansowe konta, które nie występują w bilansie. Służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych. Uwaga: Jeżeli jako typ konta wybrany zostanie: aktywa-pasywa, to będzie to miało wpływ na prezentację salda na koncie syntetycznym. Konto analityczne w systemie wykazuje zawsze saldo jednostronne, zatem konto syntetyczne aktywno-pasywne będzie

166 wykazywało jednocześnie dwa salda, w sytuacji, gdy podpięte do niego konta analityczne będą posiadały salda po przeciwnych stronach (część saldo Debet, część saldo Credit). Do kont syntetycznych o statusie: AKTYWA możliwe jest podpięcie wyłącznie kont analitycznych o statusie Aktywa lub Pasywa PASYWA możliwe jest podpięcie wyłącznie kont analitycznych o statusie Aktywa lub Pasywa AKTYWA PASYWA możliwe jest podpięcie kont o statusie: Aktywa, Pasywa, Aktywa Pasywa PRZYCHODY możliwe jest podpięcie wyłącznie kont Wynikowych (Przychody lub Koszty) KOSZTY możliwe jest podpięcie wyłącznie kont Wynikowych (Przychody lub Koszty) Saldo na podstawie obrotów parametr jest dostępny dla kont rozrachunkowych oraz zwykłych o statusie aktywa pasywa. Parametr będzie propagowany na konta niższych poziomów. Jego zmiana jest możliwa tylko na poziomie konta syntetycznego. Parametr ten decyduje o tym, czy saldo konta będzie liczone na podstawie obrotów (do wersji 7.0 parametr ten znajdował się w oknie konfiguracji ogólnej). Typ konta: Rozrachunkowe warunkiem rozliczania zapisów księgowych na danym koncie jest zaznaczenie parametru: Rozrachunki. Uwaga: W wersji 7.0 zrezygnowano ze statusu: Specjalne konto rozrachunkowe. Realizację scenariuszy, (np. wycenę rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walucie obcej, rozliczanie transakcji realizowanych za pośrednictwem kart płatniczych, itd.), które były możliwe do przeprowadzenia wyłącznie na specjalnych kontach rozrachunkowych udostępniono na zwykłych kontach rozrachunkowych, za pośrednictwem nowej opcji: Dodaj rozrachunek bez rozliczenia (dostępnej z poziomu okna: Zapis księgowy, zakładka: Rozrachunki), lub przy wykorzystaniu dotychczasowego mechanizmu, parametru: Nie rozliczaj. Ponadto na zakładce: Właściwości znajdują się następujące pola: Klasa pozwala na grupowanie kont według przyjętej przez Użytkownika klasyfikacji, Blokada przenoszenia bilansu otwarcia blokada działa w okresie bieżącym, do którego importowany jest bilans otwarcia. Zaznaczenie jej na koncie powoduję, że nie zostanie przeniesiony lub zaktualizowany stan początkowy konta podczas importu BO z poprzedniego okresu obrachunkowego. Przeniesienie planu kont w tej części znajdują się pola i funkcje pozwalające na ustalenie tożsamości konta na przełomie okresów. Podczas operacji przenoszenia planu kont, system wykorzystuje informacje zawarte w pierwszej grupie do tworzenia (podpinania) bieżącego konta jako konta tożsamego w następnym okresie obrachunkowym. Po operacji przeniesienia planu kont, następuje fizyczne spięcie bieżącego konta z kontem w następnym okresie (wyświetlone w polu: Konto, w następnym okresie). Mimo fizycznego spięcia dwóch kont, Użytkownik ma możliwość zmiany konta tożsamego poprzez naciśnięcie przycisku i wyboru odpowiedniego konta z kolejnego okresu. Nie wpływa to jednak na ustawienia z pierwszej grupy kontrolek, ponieważ dotyczą one jedynie operacji przenoszenia planu kont. Operacja przenoszenia BO opiera się o fizyczną tożsamość konta czyli konto podane w parametrze: Konto w następnym okresie Konto, zakładka: Obroty i salda Na zakładce znajduje się zestawienie obrotów i sald konta za poszczególne miesiące.

167 Rys Konto, zakładka Obroty i salda. Obroty mogą być liczone na podstawie zapisów Księgi Głównej (zapisów zatwierdzonych) lub w oparciu o wszystkie zapisy (w zależności od tego, czy zostanie zaznaczone pole: Bufor). Zaznaczenie pola: pozwala na wyświetlanie sald nie tylko w oparciu o obroty z danego miesiąca, ale z uwzględnieniem salda z bilansu otwarcia Konto, zakładka: Stan konta Zakładka zawiera zestaw informacji o następujących wartościach w podziale na strony księgowe: Bilansie otwarcia bieżącego okresu Stanie początkowym Obrotach dotychczasowych Obrotach bieżących Obrotach narastająco Saldzie Dane te nie podlegają modyfikacjom. Są one aktualizowane w oparciu o bieżące zapisy księgowe rejestrowane na danym koncie.

168 Rys Konto, zakładka Stan konta Konto, zakładka: Walutowe Na zakładce wykazywane są powiązania konta złotówkowego z kontami w walutach obcych. Konto złotówkowe może mieć powiązania z kilkoma kontami walutowymi, przy czym nie ma możliwości połączenia konta złotówkowego z kilkoma kontami walutowymi w jednej walucie. Na tej zakładce zapisujemy odpowiednie powiązania tylko w momencie, gdy istnieje konieczność równoległej rejestracji w dwóch walutach, w walucie systemowej oraz w walucie obcej Konto, zakładka: Tożsame Każde z kont może mieć swój odpowiednik w innych okresach. O takich kontach mówi się, że są ze sobą tożsame i są traktowane jako to samo konto na przełomie okresów. Dwa konta nie mogą być tożsame w tym samym okresie obrachunkowym. Konta tożsame mogą mieć zupełnie inny symbol oraz inną syntetykę. Na zakładce znajduje się informacja o kontach tożsamych. Definiowanie konta tożsamego odbywa się na zakładce: Właściwości Konto, zakładka: Atrybuty Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych kont za pomocą atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator Zestawienie obrotów i sald Z poziomu planu kont możliwe jest wykonanie zestawienia obrotów i sald, czyli tzw. obrotówki. Służy ona okresowej kontroli zachowania równowagi bilansowej. Aby system wykonał przeliczenie obrotów i sald, należy zaznaczyć pole:, na planie kont. W wyniku zaznaczenia tego pola, lista kont zostanie wzbogacona o informacje na temat bilansu otwarcia, obrotów i sald po poszczególnych stronach kont (Rys ). Dodatkowo nazwa okna zmieni się na: Obroty i salda, a obok nazwy zostanie wyświetlony okres, za który obroty i salda zostały obliczone (okres ten jest ustalany w oknie pojawiającym się po naciśnięciu przycisku: obliczeń]). [Daty W przypadku użycia filtra zawężającego listę do kont spełniających określone warunki (kont analitycznych), istnieje możliwość zsumowania sald po wyfiltrowanych kontach analitycznych.

169 Rys Obroty i salda. Uwaga: Jeżeli data obliczeń nie będzie pokrywać się z pełnym okresem obrotowym to wówczas, podczas kreowania zestawienia obrotów i sald zamiast bilansu otwarcia po stronie WN i MA zostaną wyświetlone salda początkowe po stronie WN i MA. Na liście, w kolumnie: Typ, wyświetlone są znaczniki związane z parametryzacją konta. Z danym kontem może być związanych kilka znaczników, np. dla konta rozrachunkowego, aktywno-pasywnego, dla którego zadeklarowano sposób liczenia sald wg obrotów, w kolumnie: Typ, pojawią się następujące znaczniki:. Parametr Rozrachunkowe Aktywa-Pasywa Pozabilansowe Znacznik R AP P Jeżeli na planie kont zaznaczone zostanie pole: brane pod uwagę niezatwierdzone zapisy z bufora. W oknie znajdują się parametry pozwalające na filtrowanie zestawienia: Konta niezerowe, to przy kreowaniu tzw. Obrotówki, będą Wg Obrotów - wyfiltrowanie kont o niezerowych obrotach (pod pojęciem obrotów należy także rozumieć bilans otwarcia) Wg Sald - wyfiltrowanie kont o niezerowych saldach, Waluta wyświetlenie obrotów i sald dla wskazanej waluty, Tylko rozrachunkowe zawężenie listy do kont rozrachunkowych. Przy kreowaniu zestawienia obrotów i sald odpowiednie wartości na kontach mogą być obliczane na dwa sposoby. Na dwustronną prezentację sald mają wpływ następujące czynniki: status konta rozrachunkowe w przypadku kont syntetycznych, rozrachunkowych, bez względu na typ konta (aktywne, pasywne, aktywno-pasywne) ma miejsce dwustronna prezentacja sald aktywa pasywa Parametr: aktywa pasywa, ma wpływ na dualną prezentację sald na kontach zwykłych, syntetycznych oraz na kontach zwykłych

170 i rozrachunkowych analitycznych, do których podpięto konta niższego poziomu. Na kontach najniższego poziomu saldo prezentowane jest persaldem. Chcąc uzyskać na najniższym poziomie prezentację dwustronną należy uaktywnić parametr Saldo na podstawie obrotów parametr: Saldo na podstawie obrotów, zaznaczany w oknie: Konto, zakładka: Właściwości. Uwaga: W wersji 7.0 z konfiguracji ogólnej usunięty został parametr: Salda kont obliczane na podstawie obrotów. Określenie tego parametru będzie teraz możliwe indywidualnie na każdym koncie, dzięki czemu możliwa jest prezentacja sald wg obrotów na wybranych kontach. Przykład: Konto Bo WN Bo MA Obroty WN Obroty MA Saldo WN Saldo MA A B Konto Bo WN Bo MA Obroty WN Obroty MA Saldo WN Saldo MA A B Istotna, głównie po wykreowaniu tzw. obrotówki, jest możliwość podglądu dokumentów źródłowych, czyli zapisów składających się na stan danego konta. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie wybranego konta i naciśnięcie przycisku: [Dekrety na koncie ] na pasku narzędzi. Zostanie otwarte okno, zawierające wszystkie zapisy danego konta. Można również obejrzeć wszystkie rozrachunki związane z danym kontem. Do tego celu służy przycisk: [Rozrachunki na koncie]. Istnieje możliwość wyświetlenia historii kontrahenta związanego z danym kontem (dotyczy tylko kont powiązanych z konkretnym kontrahentem). Jest to możliwe poprzez podświetlenie wybranego konta i naciśnięcie przycisku: [Historia kontrahenta] na pasku narzędzi. Wszystkie te funkcje są też dostępne w momencie, gdy na planie kont nie wykreowano tzw. obrotówki Kreator planu kont Kreator planu kont jest wygodnym narzędziem wspomagającym budowanie zakładowego planu kont. Za jego pomocą, w prosty sposób można wygenerować wzorcowy plan kont dla firmy. Aby wykreować nowy plan kont należy wybrać funkcję: Kreator planu kont, z menu: Narzędzia. Po uruchomieniu kreator pyta o to, jak ma wyglądać żądany plan. Dostępny jest plan kont: spółki akcyjnej, spółki z o.o., spółki cywilnej, spółdzielni, przedsiębiorstwa państwowego. Ponadto, należy

171 wskazać, jaką działalność firma prowadzi (handlową, produkcyjną, usługową) oraz w jakim układzie prowadzona będzie ewidencja kosztów (tylko w układzie 4, w układzie 4 i 5, tylko w układzie 5 ). Od wersji 9.0 można przy kreowaniu planu kont utworzyć przykładowe schematy księgowań należy zaznaczyć parametr twórz schematy księgowań. Po zaznaczeniu tego parametru automatycznie zaznaczy się (bez możliwości odznaczenia) parametr twórz konta analityczne. Plan kont można generować kilkakrotnie, a kształt planu kont po jego wygenerowaniu nie jest ostateczny. Uwaga: Do planu kont można wnosić poprawki w ciągu całego roku, jednak obowiązują dwie zasady: - Z chwilą dokonania pierwszego zapisu na dowolnym koncie, zablokowany zostanie dostęp do kreatora, - Z chwilą dokonania dowolnego zapisu na dowolnym koncie, konta tego nie będzie można już wykasować Przeniesienie planu kont Przeniesienie planu kont jest możliwe tylko wtedy, gdy księgowość prowadzona była w poprzednim roku obrachunkowym, ponieważ to właśnie z poprzedniego roku jest przenoszony plan kont. Plan przenoszony do nowego roku można dowolnie modyfikować, ale poprawek w planie kont dokonywać można tylko do momentu pierwszych księgowań na kontach. Uwaga: Od wersji 7.0 plan kont przenoszony jest wyłącznie z poprzedniego okresu obrachunkowego. Do przenoszenia planu kont służy funkcja: Przenoszenie planu kont, wybierana z menu: Narzędzia. Rys Przeniesienie planu kont. Po wybraniu tej funkcji zostanie otworzone okno: Przeniesienie planu kont, w którym następuje wskazanie, które z kont mają zostać przeniesione. Konta do przeniesienia: Wszystkie po wybraniu tej opcji zostaną przeniesione wszystkie konta Wybrane po wybraniu tej opcji zostaną uaktywnione przyciski umożliwiające dodawanie, podgląd i usunięcie kont, które maja zostać przeniesione. Listę kont do przeniesienia tworzy się przy pomocy przycisku: [Dodaj]. Należy pamiętać, że po wybraniu kont i ich

172 przeniesieniu możliwe jest przeniesienie innych w późniejszym czasie (więcej informacji poniżej, w rozdziale: Przeniesienie kolejnych kont z poprzedniego okresu) [Dodaj] po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu. W oknie wyświetlone są konta w trybie multiselect, które poprzez zaznaczenie wskazuje się do przeniesienia. Po zaznaczeniu kont do przeniesienia, należy nacisnąć przycisk: Przeniesienie planu kont. [Wybierz]. Wybrane konta zostaną wprowadzone do okna: [Karta] po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone do podglądu okno konta zaznaczonego na liście. [Usuń] za pomocą przycisku usuwa się zaznaczone konto z listy kont do przeniesienia. Tworzenie kont pośrednich po zaznaczeniu parametru, podczas przenoszenia planu kont będą zakładane konta pośrednie. Warunkiem, który umożliwi założenie tego konta jest podanie w polu: Przeniesienie planu kont (w oknie: Konto, na zakładce: Właściwości) symbolu konta, w którym zamiast znaku - występującego w symbolu, wskazuje się na konkretnym poziomie znak -- (podwójny minus). Przykład: Ma zostać założone koto: ABC , gdzie: 501 to syntetyka, 001 pierwszy poziom analityczny, ABC drugi poziom analityczny, trzeci poziom analityczny. W celu założenia kont wg wyżej podanej struktury hierarchicznej, wyrażenie musi być podane w postaci: ABC Po wybraniu zakresu przenoszonych kont, można uruchomić przeniesienie planu kont za pomocą przycisku: [Start]. Przeniesienie kolejnych kont z poprzedniego okresu W przypadku, gdy do przeniesienia wskazano tylko niektóre konta (po zaznaczeniu opcji: Wybrane), istnieje możliwość przeniesienia w późniejszym czasie również pozostałych, lub innych wybranych kont, które nie zostały do tej pory przeniesione. Aby wskazać konta do przeniesienia, które dotychczas nie zostały przeniesione, należy ponownie wybrać z menu: Narzędzia, funkcję: Przeniesienie planu kont. Zostanie otworzone okno: Przeniesienie planu kont, w którym należy zaznaczyć opcję: Wybrane, następnie nacisnąć przycisk: [Dodaj]. Zostanie otworzone okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu, w którym, po zaznaczeniu opcji: Tylko nie przeniesione, będzie istniała możliwość wyboru do przeniesienia tylko tych kont, które nie zostały do tej pory przeniesione. Wybór odpowiednich kont należy zatwierdzić przyciskiem: [Wybierz]. Po wyświetleniu listy wybranych kont w oknie: Przeniesienie planu kont, należy uruchomić funkcję ich przeniesienia, czyli nacisnąć przycisk: [Start].

173 Rys Okno: Wybór kont do przeniesienia z poprzedniego okresu, w którym wybiera się konta do przeniesienia Scenariusze operacji na planie kont Jak wygenerować plan kont Aby wygenerować plan kont należy wybrać funkcję: Kreator planu kont, z menu: Narzędzia. Rys Kreator planu kont. W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: własności firmy (Rys ).. Zostanie wyświetlone pytanie o formę Rys Kreator planu kont/krok 1.

174 Po określeniu formy działalności i naciśnięciu przycisku: o rodzaj prowadzonej działalności (Rys )., zostanie wyświetlone pytanie Rys Kreator planu kont/krok 2. Po ustaleniu rodzaju działalności i naciśnięciu przycisku: o sposób ewidencjonowania kosztów., zostanie wyświetlone pytanie Rys Kreator planu kont/krok 3. Po wybraniu sposobu ewidencji kosztów i naciśnięciu przycisku:, zostanie otworzone kolejne okno, gdzie należy zdecydować, czy tworzone mają być konta analityczne i przykładowe schematy księgowań. Rys Kreator planu kont/krok 4.

175 Następnie zostanie otwarte okno, w którym należy wybrać przycisk. W wyniku tych kroków system wygeneruje nowy plan kont, który można dowolnie modyfikować w trakcie dalszej pracy z systemem Comarch CDN XL. Jak dodać nowe konto do planu kont Aby dodać nowe konto do istniejącego planu kont należy: otworzyć okno: Plan kont, po naciśnięciu przycisku: [Plan kont] na pasku narzędzi lub wybraniu funkcję: Plan kont, z menu: Księgowość W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Pokaż dostępne opcje], znajdujący się przy przycisku: [Dodaj konto], a następnie z menu dostępnych opcji, wybrać typ konta, jaki ma zostać dodany. Rys Rodzaje możliwych do dodania kont. Uwaga: Numer dodawanego konta analitycznego zależy od numeru konta, na którym ustawiony jest kursor. Wybór: Dodaj konto, na tym samym poziomie, spowoduje dodanie konta na takim samym poziomie jak konto zaznaczone, przy czym, jeżeli zaznaczone jest konto analityczne, to nowe konto analityczne będzie podpięte do tego samego konta syntetycznego. Wybór: Dodaj konto syntetyczne, spowoduje dodanie nowego konta syntetycznego, o nowym, nieistniejącym jeszcze numerze. Wybór: Dodaj konto analityczne, spowoduje dodanie konta analitycznego do zaznaczonego konta syntetycznego lub analitycznego. W wyniku wybrania odpowiedniej opcji zostanie otworzone okno: Konto (Rys ). W otwartym oknie, na zakładce Ogólne należy wypełnić poniższe pola: Numer konta numer, z jakim konto jest wyświetlane w planie kont, Nazwa konta, Nazwa dodatkowa, Data założenia w tym miejscu system domyślnie podpowie bieżącą datę systemową, którą jednak można modyfikować, Powiązanie w przypadku kont rozrachunkowych, w tym miejscu można określić powiązanie danego konta z kontrahentem, pracownikiem lub bankiem (podmiot powiązany wybiera się z listy wyświetlanej po wybraniu opcji), Waluta służy określeniu waluty, w jakiej będą zapisywane operacje na koncie. System podpowiada tu walutę systemową, ale z listy można wybrać jedną ze zdefiniowanych wcześniej walut obcych. Następnie należy wybrać zakładkę Właściwości i określić typ konta (tu też można mu nadać status konta rozrachunkowego lub rozrachunkowego specjalnego).

176 Po wprowadzeniu odpowiednich zapisów na karcie konta należy nacisnąć przycisk: [Zapisz zmiany], w celu ich zatwierdzenia. Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym Aby powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym należy: otworzyć okno: Plan kont, po naciśnięciu przycisku: [Plan kont] na pasku narzędzi lub wybraniu funkcję: Plan kont, z menu: Księgowość W aktywnym oknie należy wybrać konto, które ma zostać powiązane i nacisnąć przycisk: [Karta konta], w celu podniesienia go do edycji. Zostanie wyświetlone okno: Konto. W otwartym oknie, na zakładce: Ogólne, należy przycisnąć przycisk: Powiązanie i z rozwiniętej listy wybrać rodzaj podmiotu, z którym konto ma być powiązane. W wyniku tych kroków zostanie wyświetlona lista podmiotów kontrahentów, pracowników lub urzędów, z której następuje wybór po zaznaczeniu podmiotu i naciśnięciu przycisku: [Wybierz]. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem: [Zapisz zmiany] na karcie konta. Rys Wiązanie konta z podmiotem. Jak założyć konto walutowe powiązane z kontem złotówkowym Aby założyć powiązane konta walutowe i złotówkowe należy: otworzyć okno: Plan kont, po naciśnięciu przycisku: [Plan kont] na pasku narzędzi lub wybraniu funkcję: Plan kont, z menu: Księgowość; W otwartym oknie należy dodać nowe konto rozrachunkowe (najczęściej dla kontrahenta) według scenariusza Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym, i jako walutę ustalić: PLN. Następnie należy dodać nowe konto rozrachunkowe (dla tego samego kontrahenta), ale w polu: Waluta, wpisać jedną z wybranych walut obcych (Rys ).

177 Rys Zakładanie konta walutowego, powiązanego. W przypadku wybrania innej waluty, niż systemowa, na karcie konta zostanie udostępnione pole:, w które należy wpisać konto, z którym ma zostać powiązane konto walutowe. Wprowadzone dane należy zapisać przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Po założeniu i powiązaniu konta walutowego, na zakładce: Walutowe, powiązanego konta złotówkowego zostanie wyświetlony numer powiązanego konta walutowego. Rys Konto powiązane, złotówkowe. 9.8 Dzienniki księgowe i zapisy księgowe Każdej operacji gospodarczej, w trakcie działalności firmy towarzyszy zapis księgowy. Zapis księgowy jest zapisem dokonywanym na podstawie dokumentu księgowego. W systemie Comarch CDN XL, do przeglądania i rejestracji dokumentów księgowych służy okno: Zapisy księgowe. Wywołuje się je poprzez przyciśnięcie przycisku: [Zapisy księgowe] na pasku narzędzi lub wybierając funkcję: Zapisy księgowe, z menu: Księgowość. Zostanie wówczas otworzone okno: Zapisy księgowe (Rys. 9.91) Lista zapisów księgowych pozwala Użytkownikowi na dodawanie nowych zapisów księgowych, jak również na przeglądanie już istniejących. Zapisy mogą być dodawane do bufora lub od razu, jako zatwierdzone do Księgi Głównej. Ważne jest to, że tylko zapisy znajdujące się w buforze można dowolnie modyfikować. W przypadku zapisów

178 umieszczonych bezpośrednio w Księdze Głównej, zmiana ich wartości jest możliwa tylko przez storno zapisu. Cechy funkcjonalności storna: zapis stornujący może być wygenerowany do Bufora lub do Księgi Głównej - w zależności od zaznaczenia w oknie: Konfiguracja, na zakładce: Księgowość/Księgowania, w sekcji: Księgowanie przez bufor, opcji: Storno storno do Bufora generowane jest w tym samym dzienniku, w którym wygenerowano zapis pierwotny pomiędzy zapisem stornującym a stornowanym pozostaje zachowane powiązanie zapis stornujący w Buforze nie kasuje powiązania pomiędzy źródłem a zapisem stornowanym. Oznacza to, że dopóki nie zostanie przeniesiony zapis stornujący do Księgi Głównej, nie ma możliwości ponownego zaksięgowania dokumentu źródłowego wygenerowanie storna do Bufora nie kasuje rozrachunku. Przeniesienie zapisu stornującego z Bufora do KG powoduje: odpięcie źródła usunięcie predekretacji na dokumencie źródłowym skasowanie rozrachunku (istnieje także możliwość skasowania rozliczenia, o czym informuje odpowiedni komunikat) powstanie rozrachunku między dekretami; stornowanym i stornującym. Wygenerowanie storna w buforze oznacza: możliwość bezśladowego wykasowania zapisu stornującego (przywrócenie stanu przed stornem) brak możliwości wygenerowania storna do zapisu już wystornowanego. Uwaga: Dla zachowania porządku w numeracji system nie pozwala na dokonywanie zapisów do bufora i <KG> w danym dzienniku przemiennie Zapisy księgowe Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki Zakładka służy ewidencji dokumentów w postaci dekretów, w wybranych dziennikach księgowych. Uwaga: Poszczególne dzienniki księgowań ustala się z poziomu okna: Konfiguracja, na zakładce: Księgowość/Słowniki. Dla każdego dziennika podajemy jego nazwę i opis.

179 Rys Zapisy księgowe, zakładki: Dzienniki. Znajdują się tu informacje o poszczególnych zapisach: Numer numer zapisu w Księdze Głównej lub buforze, Dokument w kolumnie wyświetlany jest numer systemowy dokumentu powiązanego z zapisem księgowym (noty uproszczonej, faktury, i innych typów dokumentów). Data data dokonania zapisu, Konto Winien i Ma, Kwota Winien i Ma kwota dekretu Opis opis dekretu Id. księgowy numer, który nadany zostaje na dokumencie i powiązanym zapisie księgowym zgodnie z ustawieniami w konfiguracji zakładka księgowość- parametry 2 Ponadto na zakładce Dzienniki znajdują się następujące ikony: [Renumeruj bufor] służy do zmiany numeracji porządkowej dokumentów w buforze tak, aby wyeliminować luki powstałe na skutek kasowania zapisów znajdujących się w buforze. [Przenieś do Księgi Głównej] Służy do przeniesienia dokumentów znajdujących się w buforze do Księgi Głównej. Istnieje w tym miejscu przeniesienie wszystkich dekretów z bufora lub dekretów do zaznaczonego zapisu. [Generuj uproszczoną notę memoriałową] za pomocą przycisku następuje generowanie uproszczonej noty memoriałowej do zaznaczonego na liście zapisu księgowego. Możliwe jest wygenerowanie wielu dokumentów UNM do wielu zapisów jednocześnie (w stosunku 1:1). Dokument UNM można wystawić z zapisu prostego i złożonego, oraz z poziomu zapisu znajdującego się w buforze, oraz księdze głównej. Notę do zapisu księgowego można wystawić pod warunkiem, że żaden z dekretów nie został rozrachowany. Więcej informacji o nocie uproszczonej generowanej do zapisu księgowego znajduje się w rozdziale: Uproszczona nota memoriałowa (UNM). [Nowy dekret zbiorczy] służy dodaniu nowego dekretu zbiorczego. [Nowy dekret] służy dodaniu pojedynczego dekretu. [Karta] Służy podnoszeniu wybranych dekretów do edycji.

180 [Usuń] służy usuwaniu dekretów. [Włącz filtrowanie] służy ograniczeniu listy wyświetlanych dekretów do takich, które zawierają podany ciąg znaków. [Konstruktor filtra] służy konstruowaniu nowych warunków logicznych do filtrowania. Od wersji 9.0 na zapisach kasowych znajduje się tez parametr- Archiwalny. Po zaznaczeniu tego parametru na liście dzienników pojawią się również te, które w swojej definicji oznaczone zostały jako Archiwalne. Dziennik oznaczony jako Archiwalny nie będzie dostępny z poziomu następujących list : Dzienniki w definicji rejestru kasowego - bankowego Dzienniki w definicji schematu księgowań Dzienniki dostępne podczas księgowania z listy dokumentów handlowych Dzienniki dostępne podczas księgowania z listy zleceń produkcyjnych Dzienniki dostępne podczas księgowania z listy dokumentów inwentarzowych Dzienniki dostępne podczas księgowania z listy list płac/deklaracji Dzienniki dostępne podczas predekretacji wymienionych wyżej typów dokumentów Dzienniki dostępne podczas księgowania raportu /listy raportów Dzienniki dostępne podczas definiowania księgowanie okresowego Dzienniki dostępne na liście zapisów księgowych (wszystkie zakładki) tutaj wybór dziennika archiwalnego został sparametryzowany Dziennik ustawiany w sekcji Księgowanie automatyczne definicji dokumentu Uwaga: W przypadku dokumentów zawartych w Księdze Głównej do przycisku:, nie jest przypisana funkcja kasowania, lecz STORNO. Stornowanie dekretu składowego jest zablokowane. Od wersji 9.0 wprowadzono możliwość seryjnego usuwania zapisów księgowych oraz usuwanie zapisów księgowych z menu kontekstowego. Funkcja seryjnego usuwania zapisów księgowych dostępna jest tylko dla zapisów w buforze z poziomu okna Zapisy Księgowe. Seryjne usuwanie następuje w trybie multiselect po wybraniu ikony. Po zaznaczeniu zapisów do usunięcia i wybraniu opcji: usuń pojawia się okno, na którym należy dokonać wyboru, czy równocześnie z rozrachunkami skasować rozliczenia (jeżeli takie istnieją), oraz czy równocześnie z zapisem księgowym usunąć UNM.

181 Rys Seryjne usuwanie zapisów księgowych. Zapisy księgowe można również kasować z poziomu dokumentu. Funkcja dostępna jest w menu kontekstowym rozwijanym spod prawego klawisza myszy na zaksięgowanym dokumencie. Rys Kontekstowe usuwanie zapisów księgowych. Aby ograniczyć możliwość korzystania z powyższych funkcjonalności można na karcie operatora ustawić zakazy: seryjne usuwanie zapisów księgowych usuwanie dekretu z poziomu dokumentu Zapisy księgowe, zakładka: Chronologicznie Zakładka zawiera listę księgowań w wybranym buforze lub <KG> z wybranego miesiąca. Nie ma tu zawężenia listy do wybranego dziennika. Lista posortowana jest według daty.

182 Zapisy księgowe, zakładka: Id. księgowy Zakładka prezentuje taką samą listę dokumentów, co zakładka: Chronologicznie. Posortowane są one według dodatkowego identyfikatora księgowego Zapisy księgowe, zakładka: Dokumenty Zakładka zawiera tą samą listę dokumentów, co zakładka Chronologicznie z tym, że jest ona posortowana według numerów własnych dokumentów (numerów faktur obcych) Zapisy księgowe, zakładka: Konto Zakładka zawiera chronologicznie uporządkowaną listę zapisów księgowych na koncie, wybranym w polu: Konto. Na zakładce można zawęzić listę do odpowiedniego bufora lub Księgi Głównej, wybranego dziennika księgowego lub wybranego miesiąca w odpowiednim roku. Dodatkowo dla kont rozrachunkowych możliwe jest zawężenie listy do wszystkich operacji, operacji tylko rozliczonych lub nierozliczonych albo operacji nierozliczonych WN lub nierozliczonych MA Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź/Ogólne Zakładka służy wyszukaniu konkretnego zapisu księgowego, na podstawie wybranych parametrów. Aby odnaleźć zapis na zakładce Znajdź, wystarczą nawet szczątkowe informacje, np. fragment tekstu z opisu pozycji lub nagłówka w dokumencie. Oczywiście im więcej zostanie podanych informacji, tym szybciej żądany dokument zostanie odnaleziony. Rys Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź. Na zakładce: Znajdź zapisy mogą być wyszukiwane w oparciu o: Numer numer porządkowy zapisu w dzienniku Dziennik dziennik, w którym zapis umieszczono Bufor umiejscowienie zapisu w jednym z buforów lub Księdze Głównej Konto numer konta Kwotę: zapisu, rozliczoną lub do rozliczenia

183 Numer dokumentu właściwy numer dokumentu z nagłówka. Dodatkowo listę poszukiwanych zapisów możemy zawęzić do wskazanego okresu (po zaznaczeniu parametru Okres i wskazaniu przedziału za pomocą dat). Jeżeli dla parametru: Uwzględnij, zostanie wybrana opcja: Nagłówki, to wyszukiwanie będzie dotyczyć opisów zawartych w nagłówkach dokumentów. Jeżeli natomiast wybrana zostanie opcja: Pozycje, to przeszukane zostaną opisy znajdujące się przy każdej z pozycji. Przeszukiwanie bazy danych zostanie rozpoczęte w momencie naciśnięcia przycisku: [Znajdź zapisy]. Efektem poszukiwań będzie wyświetlenie w dolnej części okna listy zapisów spełniających zadane warunki. Uwaga: Przy wyszukiwaniu szczególna rolę odgrywa wartość wpisana w polu:. Jest to ogranicznik dla ilości wyświetlanych pozycji listy. W przypadku zadania wyszukiwania, którego warunki spełnia większa liczba zapisów w bazie oczekiwanie na wyszukiwanie może trwać bardzo długo. Dlatego zaleca się wpisanie w tym polu wartość ograniczającą ilość wyświetlanych wyników Zapisy księgowe, zakładka: Znajdź/Atrybuty Na zakładce istnieje możliwość odszukania zapisu po atrybucie, jakim został opisany. Wyszukanie odbywa się po wprowadzeniu atrybut na zakładkę i naciśnięciu przycisku: [Znajdź zapisy]. Rys Zapisy księgowe, zakładka: Atrybuty Scenariusze w oknie zapisy księgowe Jak dodać dekret/zapis księgowy Aby dodać nowy dekret należy: otworzyć okno: Zapisy księgowe (Rys. 9.91). W otwartym oknie należy wybrać bufor księgowania, dziennik księgowań oraz ustalić odpowiedni miesiąc i rok, na który będzie księgowany zapis księgowy. Po wprowadzeniu

184 niezbędnych ustaleń, należy nacisnąć przycisk: okno: Zapis księgowy (Rys ). [Nowy dekret]. Zostanie wyświetlone Rys Zapis księgowy, zakładka: Ogólne. W aktywnym oknie należy wypełnić pola: Data zapisu, Data dokumentu, Data operacji i Nr dokumentu (System domyślnie podpowiada w tym miejscu datę systemową) oraz opis dekretu. Następnie należy wybrać z planu kont, wywołanego poprzez naciśnięcie przycisku: i, odpowiednie konta księgowe, uzupełnić kwotę, na którą był wystawiony zapis księgowy, oraz wprowadzić opis dekretu. Po wprowadzeniu odpowiednich kont księgowych pojawiają się dodatkowe zakładki: w przypadku, gdy tylko jedno z kont winien i ma jest rozrachunkowe, zostanie wyświetlona jedna zakładka Rozrachunki, w przypadku, gdy zarówno konto: Winien jak i konto: Ma, są rozrachunkowe pojawiają się dwie zakładki Rozrachunki - winien i Rozrachunki - ma. Na tych zakładkach można dokonać rozrachowania wprowadzanych zapisów. Rozrachunki z tego poziomu są dokonywane na tych samych zasadach, co z poziomu okna: Rozrachunki. W przypadku dodawania dekretów walutowych, (jeżeli chociaż jedno z kont jest kontem powiązanym z kontem walutowym) uaktywnia się zakładka: Waluty (Rys ). Z poziomu zakładki: Ogólne, za pomocą przycisku: [Generuj uproszczoną notę memoriałową], istnieje również możliwość wygenerowania uproszczonej noty memoriałowej (więcej informacji o uproszczonych notach memoriałowych znajduje się w rozdziale: Uproszczona nota memoriałowa (UNM)).

185 Rys Zapis księgowy, zakładka: Waluty. Na zakładce tej pokazane jest konto walutowe powiązane z kontem złotówkowym. W tym miejscu można ustalić też, która wartość będzie wartością źródłową złotówki, waluta czy kurs. Zaznaczenie odpowiedniej opcji blokuje ja do edycji i powoduje, że pozostaje ona niezmieniona w stosunku do pozostałych wartości. Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem [Zapisz zmiany]. Jak dodać zbiorczy zapis księgowy Aby dodać zbiorczy zapis księgowy należy: otworzyć okno: Zapisy księgowe (Rys. 9.91). W otwartym oknie, należy wybrać bufor księgowania, dziennik księgowań oraz ustalić odpowiedni miesiąc i rok, na który będzie księgowany zapis księgowy. Następnie należy nacisnąć przycisk: [Nowy dekret zbiorczy]. Zostanie otworzone okno, jak na Rys.

186 Rys Dodawanie zbiorczego zapisu księgowego. W aktywnym oknie, na zakładce: Ogólne, należy uzupełnić daty: zapisu, dokumentu i operacji oraz nr dokumentu i opis, a następnie wybrać zakładkę: Pozycje. Opis uzupełniony na zakładce Ogólne automatycznie zostanie przeniesiony do pola opis poszczególnych pozycji zapisu księgowego. Rys Dodawanie dekretu zbiorczego/zakładka Pozycje.

187 Na zakładce: Pozycje, w celu dodania nowej pozycji należy przycisnąć przycisk: [Nowy], a następnie postępować według scenariusza: Jak dodać dekret/zapis księgowy. Z poziomu zakładki, po naciśnięciu przycisku: [Generuj uproszczoną notę memoriałową] istnieje możliwość generowania uproszczonej noty memoriałowej (więcej informacji o dokumencie UNM znajduje się w rozdziale: Uproszczona nota memoriałowa (UNM)). Jak przenieść zapisy z bufora do Księgi Głównej Aby przenieść zapisy z bufora do Księgi Głównej należy: otworzyć okno: Zapisy księgowe (Rys. 9.91). W tym celu należy nacisnąć przycisk: [Zapisy księgowe] lub wybrać funkcję: Zapisy księgowe, z menu: Księgowość. Uwaga: Dokonanie przeniesienia zapisów z bufora do Księgi Głównej jest możliwe tylko z zakładki Dzienniki w oknie: Zapisy księgowe. W aktywnym oknie należy ustalić bufor, z którego będą przenoszone zapisy, dziennik księgowań oraz miesiąc i rok, z którego zapisy mają być przeniesione. Jeżeli nie wszystkie zapisy z danego miesiąca mają zostać przeniesione, należy zaznaczyć, do którego zapisu mają one zostać przeniesione, a następnie nacisnąć przycisk: Głównej]. Zostanie wyświetlone pytanie, jak na Rys [Przenieś do Księgi Rys Przeniesienie bufora do Księgi Głównej. W otwartym oknie należy zaznaczyć, czy mają być przeniesione wszystkie dekrety, czy tylko do bieżącego i nacisnąć przycisk: na Rys [Przenieś do KG]. Zostanie otworzone pytanie, jak Rys Potwierdzenie przeniesienia zapisów z bufora do KG. Po zatwierdzeniu rozpocznie się proces przenoszenia zapisów. Po jego zakończeniu zostanie otworzona tabelka z przeniesionymi zapisami.

188 Rys Przeniesienie zapisów do KG. Aby móc kontynuować pracę w module, w aktywnym oknie, należy nacisnąć przycisk: okno]. [Zamknij Przeniesione zapisy od tego czasu znajdują się w Księdze Głównej, a ich zmiana jest możliwa tylko przez wprowadzenie storna. Uwaga: Operatorowi można nadać zakaz uniemożliwiający przenoszenie zapisów z Bufora do Księgi Głównej. W tym celu w module: Administrator na karcie operatora, zakładce: Zakazy należy wybrać z listy zakaz o nazwie Bufor do KG. Jak usunąć dekret księgowy Aby usunąć dekret należy: otworzyć okno: Zapisy księgowe (Rys. 9.91). W tym celu należy nacisnąć przycisk: [Zapisy księgowe] lub wybrać funkcję: Zapisy księgowe z menu: Księgowość. W aktywnym oknie należy zaznaczyć, przeznaczony do usunięcia, dekret i nacisnąć przycisk: [Usuń]. Zostanie wyświetlone pytanie o skasowanie dekretu. Usunięcie dekretu należy zatwierdzić przyciskiem:. Jeżeli dekret został wcześniej rozrachowany, zostanie wyświetlone pytanie jak na Rys Rys Kasowanie dekretu z rozliczeniami. W tym miejscu należy wybrać odpowiednią opcję. Po wybraniu: Tak lub Nie, zostanie wyświetlony komunikat jak na Rys

189 Rys Informacja o wykasowaniu predekretacji. Po zatwierdzeniu informacji zapis zostanie usunięty. Jeżeli zdecydowano się nie kasować rozliczeń razem z rozrachunkami, wówczas podczas kolejnego księgowania, rozrachunki zostaną wykonane automatycznie. Od wersji 9.0 można usuwać dekrety z poziomu zaksięgowanego dokumentu z menu kontekstowego spod prawego klawisza myszy, po wyborze funkcji usuń dekret. 9.9 Księgowanie wsadowe Proces księgowania wsadowego Definiowanie procesu księgowania wsadowego W systemie Comarch CDN XL istnieje możliwość zdefiniowania procesu księgowania wsadowego dokumentów. Dzięki niemu możliwe jest automatyczne księgowanie dokumentów. Proces księgowania wsadowego definiuje się dla każdego typu dokumentu. Podczas definiowania tego procesu można wykorzystać następujące akcje kluczowe: Uruchomienie księgowania Uruchomienie księgowania domyślnie Księgowanie Predekretacja Podczas definiowania procesu księgowania wsadowego należy pamiętać o tym, że dla akcji kluczowej: Uruchomienie księgowania/uruchomienie księgowania domyślnie, nie można przypisać opiekuna automatycznego. Inicjowanie procesu akcją Uruchomienie księgowania lub Uruchomienie księgowania domyślnie musi zostać przeprowadzone ręcznie przez wskazanego operatora. Następne etapy księgowania przebiegają już automatycznie (po przypisaniu do nich opiekuna automatycznego). Do księgowania wsadowego może zostać wskazanych wiele dokumentów jednocześnie. Sposób definiowania procesu księgowania wsadowego przebiega w tych samych etapach, co każdy inny proces. Więcej informacji na temat modelowania procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.

190 Rys Przykładowa definicja procesu księgowania dla faktury sprzedaży Obsługa procesu księgowania wsadowego Księgowanie wsadowe możliwe jest do skonfigurowania jako oddzielny proces lub etap innego procesu. W pierwszym przypadku księgowanie dokumentu za pomocą schematu procesu księgowania wsadowego odbywa się w następujących etapach: Na liście dokumentów, należy zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaksięgowane za pomocą procesu Po zaznaczeniu dokumentu/dokumentów należy nacisnąć przycisk: [Księgowanie]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie dokumentów handlowych W oknie należy wskazać schemat księgowania oraz dziennik, do którego zostanie zaksięgowany wybrany dokument. W oknie znajdują się również opcje dotyczące sposobu księgowania: Księguj natychmiast dokument zostanie zaksięgowany bez użycia procesu Księguj za pomocą domyślnego procesu zostanie uruchomiony proces księgowania wsadowego dokumentu/dokumentów. Księgowanie to będzie obsługiwane przez proces, który ma zdefiniowaną akcję: Uruchomienie księgowania domyślnie Księguj za pomocą procesu po zaznaczeniu opcji, zostanie uaktywniony przycisk:, po naciśnięciu którego zostanie otworzona lista procesów do uruchomienia. Na liście należy wybrać proces, według którego będzie się toczyła obsługa księgowania wsadowego i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Zatwierdź].

191 Po wybraniu procesu, księgowanie zostanie uruchomione. Przy odpowiednich ustawieniach (przypisanie opiekuna automatycznego do akcji: Predekretacja i Księgowanie), proces księgowania będzie przebiegał automatycznie. W drugim przypadku księgowanie dokumentu bazuje na ustawieniach definicji dokumentu, zakładka Opis analityczny, pola Schemat, Dziennik. Więcej informacji na temat modelowania procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator Bilans otwarcia Ogólne informacje o bilansie otwarcia Bilans jest dwustronnym zestawieniem wartości środków gospodarczych aktywów oraz źródeł ich finansowania pasywów sporządzonym na określony dzień i w określonej formie. Jedną z zasad przy sporządzaniu raportu jest ciągłość bilansowa, która mówi, że bilans zamykający jeden rok jest jednocześnie bilansem otwarcia roku następnego. W pierwszym roku prowadzenia księgowości wielkość ta wynika z ustalonych na początek kwot wprowadzanych na kontach (np. stan gotówki przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej). W kolejnych latach obrotowych suma wszystkich bilansów otwarcia musi się równać sumie wszystkich bilansów zamknięcia wyliczonych za poprzednie lata. W systemie Comarch CDN XL udostępniono wprowadzanie Bilansu Otwarcia: automatycznie ręcznie Wprowadzanie bilansu otwarcia pozwala nie tylko na wprowadzanie stanów początkowych. Metoda ta zapewnia również generowanie płatności dla zapisów BO na kontach rozrachunkowych, powiązanych z kartami kontrahentów, pracowników, urzędów. Zapisy na kontach rozrachunkowych mogą być odpowiednikami nierozliczonych faktur z lat poprzednich Ewidencja bilansu otwarcia z poziomu listy dokumentów BO Z poziomu listy dokumentów bilansu otwarcia istnieje możliwość wprowadzenia dwóch rodzajów Bilansu Otwarcia: Bilansu otwarcia Korekty bilansu otwarcia. Rys Dokumenty bilansu otwarcia.

192 Bilans otwarcia jest wprowadzany ręcznie przy rozpoczynaniu pracy z modułem: Księgowość, w celu zachowania ciągłości bilansowej. Rejestruje się go przy pomocy dokumentów BO. Zapisy dokumentu wpływają na wartość sald początkowych kont księgowych. Dekrety na kontach rozrachunkowych powiązanych z kontrahentami, pracownikami, urzędami dodatkowo generują płatności, umożliwiając tym samym prowadzenie rozrachunków w oparciu o nierozliczone zapisy bilansu otwarcia. Korekta bilansu otwarcia służy do wprowadzania zapisów korygujących bilans otwarcia. Także zapisy dokumentu BOK powiązane z kartoteką kontrahenta, pracownika, urzędu generują płatności. Ponadto w oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, widoczne są, generowane automatycznie, dokumenty: BOA (Automatyczny Bilans Otwarcia) generowane w wyniku importu bilansu otwarcia. Nie generuje on płatności BOAK (Automatyczna Korekta Bilansu Otwarcia) jest tworzony wówczas, gdy Użytkownik zdecyduje się na ponowny import bilansu otwarcia. Nie generuje on płatności Uwaga: Wygenerowanie dokumentu BOAK jest możliwe tylko wtedy, gdy nie został wcześniej usunięty dokument BOA oraz miały miejsce zmiany w bilansie zamknięcia, powodujące rozbieżność w stosunku do stanów kont Bilansu Otwarcia. W oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, wszystkie dokumenty są poukładane według daty ich generowania. Znajdują się w nim następujące informacje o dokumentach: Numer dokumentu Data wprowadzenia dokumentu Opis Status Dodatkowo w oknie można zawężać listę wyświetlanych dokumentów ze względu na typ: lub ze względu na status:. Ponadto w oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, dostępne są następujące ikony: [Nowy] służy do wprowadzania nowych dokumentów BO i BOK, [Zmień] służy do podnoszenia dokumentów do edycji, [Usuń] służy do usuwania dokumentów (można usuwać tylko dokumenty znajdujące się w buforze). Podnosząc do podglądu konkretny dokument bilansu otwarcia zostanie wyświetlone okno: Dokument BO (Rys ).

193 Rys Karta dokumentu BO Dokument BO, zakładka: Ogólne Na zakładce znajduje się numer nadawany automatycznie w ramach okresu obrachunkowego, data wprowadzenia w przypadku bilansu automatycznie podpowiada się pierwszy dzień aktywnego okresu obrachunkowego, a w przypadku korekty podpowiada się data systemowa. W polach: Wprowadził, Zaakceptował, Zatwierdził, widoczne są kody operatorów, którzy wprowadzili, zaakceptowali i zatwierdzili dokument. Na tej zakładce zostaje też ustalony status dokumentu, poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu, jak na Rys Rys Status dokumentu bilansu otwarcia. Status Bufor jest domyślny dla dokumentów BO i BOK. Oznacza to, że dokument został wprowadzony na brudno i może podlegać modyfikacjom. Status Zaakceptowany zaakceptowanie dokumentu sprawia, że zostaje on zamrożony nie można go już modyfikować. Ponadto powstają odpowiednie płatności oraz specjalne dekrety księgowe (nie wpływają one na obroty konta, a jedynie na bilans otwarcia, saldo konta oraz powstanie odpowiednich płatności do zapisów na kontach rozrachunkowych). Specjalne dekrety księgowe widoczne są w oknie: Zapisy księgowe, na zakładce: Konto, w dzienniku o nazwie BO. Uwaga: Istnieje możliwość cofnięcia dokumentu do bufora, jeżeli: - żadna z pozycji nie została rozliczona, - nie wygenerowano dokumentów w oparciu o płatności. Jeżeli natomiast rozliczono którąś z pozycji lub w oparciu o płatności wygenerowano dokumenty wówczas, w celu zmiany statusu na Bufor należy usunąć wszystkie rozliczenia oraz wygenerowane dokumenty (noty, ponaglenia). Status Nieokreślony jest związany nie tylko z dokumentem, ale z poszczególnymi jego pozycjami. Jeżeli zostanie zmieniony status chociaż jednej z pozycji dokumentu, przy pozostawieniu całego dokumentu w buforze, wówczas status całego dokumentu zostanie zmieniony na: Nieokreślony.

194 Status Zatwierdzony po całkowitym zatwierdzeniu dokumentu. Takiego dokumentu nie można już modyfikować ani kasować. Niemożliwe jest również przywrócenie statusu na inny Dokument BO, zakładka: Pozycje Zakładka udostępnia listę pozycji Bilansu otwarcia. Każda pozycja dokumentu BO jest sumą n zapisów bilansu otwarcia, na tym samym koncie księgowym. Na liście pozycji dostępne są następujące informacje: Konto numer konta z planu kont, którego dany zapis dotyczy, Kwota BO winien suma wartości zapisów wprowadzonych po stronie winien danego konta księgowego, Kwota BO ma suma wartości zapisów wprowadzonych po stronie ma danego konta księgowego, Per saldo różnica pomiędzy sumą wartości zapisów po stronie winien i po stronie ma, Status status pozycji (może to być status bufor lub zaakceptowany). Rys Dokument BO, zakładka Pozycje. Na zakładce Pozycje dostępne są ponadto następujące ikony: [Włącz/Wyłącz sumowanie] umożliwia zsumowanie kwot w kolumnach Kwota BO winien, Kwota BO ma i per saldo. [Nowy] umożliwia dodanie nowej pozycji. [Karta] umożliwia podniesienie pozycji do edycji. [Usuń] umożliwia usunięcie danej pozycji. Uwaga: Ikony: [Nowy] i [Usuń] są aktywne tylko wówczas, kiedy dokument BO znajduje się w buforze. Po podniesieniu do podglądu pozycji dokumentu BO, zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu BO (Rys ).

195 Pozycja dokumentu BO Pozycja dokumentu BO, zakładka: Ogólne Rys Pozycja dokumentu BO, zakładka Ogólne. Na zakładce znajduje się numer konta, którego dotyczy dany zapis, podmiot, z którym dane konto jest powiązane (kontrahent, pracownik, urząd) w przypadku konta powiązanego, opis pozycji oraz jej status. Pozycja dokumentu BO, zakładka: Kwoty Zakładka służy do wprowadzania poszczególnych zapisów Bilansu Otwarcia. Rys Pozycja dokumentu BO, zakładka: Kwoty.

196 Pozycja dokumentu BO, zakładka: Płatności Zakładka pokazuje płatności powiązane z dokumentem BO. Pozwala ona na przeglądanie płatności, a także na ich kojarzenie z innymi nierozliczonymi dokumentami. Zakładka jest aktywna, jeżeli dana pozycja ma status zaakceptowany, lub zatwierdzony. Na tej zakładce wyświetlane są następujące informacje: Forma płatności/numer Termin płatności Kwota należności kwota pobierana z pola Kwota BO Kwota zobowiązania kwota pobierana z pola Kwota BO Kwota pozostaje kwota do rozliczenia Waluta Rys Pozycja dokumentu BO, zakładka: Płatności. Uwaga: Kojarzenie zapisów BO z innymi nierozliczonymi dokumentami może odbywać się nie tylko z poziomu zakładki Płatności, ale także w innych miejscach systemu np. z poziomu rejestrów kasowo/bankowych, listy płatności, listy rozrachunków. Jednak we wszystkich tych miejscach, operacje te bazują na tych samych danych Przeniesienie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego Import bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego jest dostępny z menu: Narzędzia. Warunkiem, który trzeba spełnić, aby import bilansu otwarcia był możliwy jest przeniesienie zapisów z bufora do Księgi Głównej. Bilans otwarcia można importować w dowolnym momencie, nawet, jeżeli na danym koncie księgowym zostały wprowadzone dekrety okresu bieżącego. Zawsze jednak, jako data zostanie tu podpowiedziana data pierwszego dnia danego okresu obrachunkowego. Bilans otwarcia może zostać przeniesiony dla kont wszystkich lub wybranych, wg zadeklarowanych przez Użytkownika kryteriów. Decyduje o tym ustawienie parametru: Konta Wszystkie/Wybrane. Po wybraniu opcji: Wybrane, zostaną uaktywnione przyciski umożliwiające dodanie, podgląd i usunięcie wybranych kont: [Dodaj] po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno: Wybór kont do przeniesienia bilansu otwarcia, w którym za pomocą trybu multiselect należy wskazać konta do

197 przeniesienia. Podobnie jak w przypadku przeniesienia planu kont, możliwe będzie doimportowanie do bilansu otwarcia kont nieprzeniesionych wcześniej. Ułatwia to opcja: Tylko nie przeniesione, która wpływa na zawężenie listy kont do przeniesienia przy ponownym przeniesieniu BO. [Podgląd] umożliwia podgląd konta zaznaczonego na liście. [Usuń] usuwa konto z listy kont do przeniesienia. Rys Okno: Przeniesienie bilansu otwarcia, w którym dokonuje się wyboru kont, których salda zostaną przeniesione. Wybór opcji dla parametru: Status dokumentu BOA/BOAK (Bufor/Zaakceptowany) decyduje o statusie wygenerowanie dokumentu BOA/BOAK. Uwaga: Nie zalecamy wyboru opcji: Bufor, ponieważ Użytkownik może doprowadzić do zwielokrotnienia bilansu otwarcia na kontach księgowych (przy przenoszeniu BO sprawdzane są stany początkowe kont księgowych. Dokument o statusie: Bufor, nie generuje zapisów na kontach księgowych, a tym samym stanów początkowych). Parametr: Maksymalna ilość pozycji, pozwala zadeklarować ile pozycji ma się składać na dokumenty BOA, BOAK Przykład: Jeżeli bilans otwarcia obejmuje kilka tysięcy kont, np możemy zadeklarować konkretną ilość pozycji w ramach jednego dokumentu, np W wyniku przeniesienia bilansu otwarcia, w miejsce jednego dokumentu BOA zawierającego 5000 pozycji, zostanie utworzonych 10 dokumentów po 500 pozycji. Parametr wprowadzono ze względu na długi czas oczekiwania przy zmianie statusu z: Zaakceptowany, na: Bufor. Po określeniu kryteriów przeniesienia należy nacisnąć przycisk: przenoszenia BO. [Start], który uruchomi proces Zaimportowany Bilans Otwarcia generuje stany początkowe widoczne z poziomu planu kont oraz dokument BOA (Automatyczny Bilans Otwarcia). Jeżeli ma zostać skorygowany bilans, należy to robić z poziomu poprzedniego okresu obrachunkowego, a następnie dokonać ponownego importu BO. Różnice w zapisach zostaną zapisane w dokumentach typu BOAK (Automatyczna Korekta Bilansu Otwarcia). Dokument BOAK zostanie wygenerowany z aktualną datą systemową.

198 Scenariusze dotyczące bilansu otwarcia Jak wygenerować Bilans Otwarcia w pierwszym roku pracy z programem Aby wygenerować Bilans Otwarcia należy: otworzyć okno: Dokumenty bilansu otwarcia z menu Księgowość/Bilans otwarcia (Rys ). W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Pokaż dostępne opcje], przy przycisku: [Nowy] i z rozwiniętej listy wybrać funkcję Bilans Otwarcia. Zostanie otwarte okno: Dokument BO. Rys Dokument BO, zakładka Ogólne. W aktywnym oknie należy wprowadzić opis bilansu, a następnie wybrać zakładkę Pozycje. Rys Dokument BO, zakładka Pozycje. Z zakładki Pozycje, poprzez naciśnięcie przycisku [Nowy], należy wprowadzić Bilans Otwarcia na poszczególne konta. Sposób wprowadzania bilansu otwarcia na kontach, w zależności od rodzaju konta, zostanie opisany w następnych scenariuszach. Jak wprowadzić Bilans Otwarcia na koncie zwykłym Bilans otwarcia na zwykłym koncie składa się zazwyczaj z jednej kwoty salda. Aby wprowadzić bilans otwarcia na takim koncie należy:

199 Na liście Dokumentów bilansu otwarcia przyciskiem: znajdującym się przy przycisku [Nowy] wybrać funkcję: Bilans otwarcia. W aktywnym oknie: Dokument BO (Rys ) należy przejść na zakładkę Pozycje i przycisnąć przycisk 9.194) [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu BO (Rys. Rys Pozycja nowo tworzonego dokumentu BO. Dla konta zwykłego, stan początkowy należy wprowadzić na zakładce Ogólne. W tym celu należy wypełnić następujące pola: Konto służy wprowadzeniu numeru konta księgowego. Można je wpisać z klawiatury lub wybrać z listy planu kont, która rozwinie się po naciśnięciu przycisku:. Jeżeli wybrane przez nas konto rozrachunkowe jest powiązane z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, wówczas pole: Podmiot, zostanie automatycznie uzupełnione. Opis wprowadzamy opis pozycji BO. Status pozycji można nadać status: bufor lub zaakceptowany. Status: bufor oznacza zapis na brudno, który nie generuje stanu początkowego konta. Akceptacja pozycji generuje stan początkowy widoczny z poziomu zestawienia obrotów i sald. Strona wybieramy stronę konta księgowego winien lub ma. Kwota i Kwota BO W przypadku kont zwykłych, przy zapisywaniu BO Kwota oraz Kwota BO będą sobie równe. Stan początkowy wprowadzony w polu: Kwota, zostanie automatycznie przepisany do pola: Kwota BO. Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Jeżeli po zatwierdzeniu, dana pozycja zostanie podniesiona do podglądu, na zakładce Ogólne, będzie brakować informacji o stronie zapisu i kwotach. Informacje te po zaakceptowaniu są dostępne na formularzu dostępnym z zakładki Kwoty (Rys ).

200 Rys Pozycja dokumentu BO, wyświetlone z zakładki Kwoty. Jak wprowadzić Bilans Otwarcia na koncie rozrachunkowym Saldo bilansu otwarcia konta rozrachunkowego, składa się na ogół z kilku nierozliczonych (częściowo lub w całości) dokumentów. Dlatego, w tym przypadku, z poziomu zakładki Kwoty umożliwiono wprowadzenie kilku pozycji odpowiadających nierozliczonym dokumentom. Aby wprowadzić bilans otwarcia na takim koncie należy: wybrać funkcję: Bilans otwarcia z menu: Księgowość i w aktywnym oknie nacisnąć przycisk: [Nowy], a następnie wybrać zakładkę Pozycje. W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu (Rys ). Na zakładce: Ogólne należy wprowadzić numer konta (można go wprowadzić z klawiatury lub wybrać z listy kont, rozwijanej się po przyciśnięciu przycisku ). Jeżeli konto to było powiązane z podmiotem, pole: Podmiot, zostanie zamienione odpowiednio na: Kontrahent, Pracownik, Urząd i zostanie w nim umieszczony akronim podmiotu. Następnie należy wpisać opis, którego treść może pokrywać się z treścią opisu z nagłówka dokumentu oraz określić status (Pozostawia się status: Bufor. Zmiana statusu na: Zaakceptowany, uniemożliwi wprowadzenie pozycji z zakładki Kwoty). Po wprowadzeniu tych danych należy wybrać zakładkę Kwoty. W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu. W aktywnym oknie należy wypełnić następujące dane: Numer dokumentu numer dokumentu źródłowego, Data dokumentu data wystawienia dokumentu źródłowego, Termin płatności termin płatności wynikający z dokumentu, Stronę zapisu Winien lub Ma, Kwotę wartość dokumentu źródłowego (pierwotna wartość należności lub zobowiązania),

201 Kwotę BO kwota, która pozostaje do rozliczenia (jeżeli jest różna od kwoty pierwotnej). W polu: Pozostaje, zostanie przepisana kwota z pola: Kwota BO. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zatwierdzić pozycję przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Rys Dodawanie zapisów do BO na koncie rozrachunkowym. Jeżeli dane konto było powiązane z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, a bilans otwarcia tego konta został zaakceptowany, jego zapisy generują płatności widoczne z poziomu zakładki Płatności (Rys ). Na zakładce tej możliwe jest kojarzenie zapisów BO z innymi nierozliczonymi dokumentami. Opis rozliczania płatności w scenariuszu Jak dodać rozliczenie/kompensatę na Liście nierozliczonych płatności. Jak wprowadzić Bilans Otwarcia na koncie walutowym Aby wprowadzić Bilans Otwarcia dla konta walutowego należy: wybrać funkcję: Bilans otwarcia, z menu: Księgowość i w aktywnym oknie nacisnąć przycisk: [Nowy], a następnie wybrać zakładkę: Pozycje (Rys ). W aktywnym oknie należy przycisnąć przycisk [Nowy]. Zostanie wyświetlone okno: Pozycja dokumentu BO (Rys ). Z poziomu zakładki Ogólne należy określić następujące dane: Konto Numer konta bilansowego, złotówkowego powiązanego z pozabilansowym kontem walutowym. Jeżeli wybrane przez nas konto rozrachunkowe jest powiązane z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, wówczas pole: Podmiot, zostanie automatycznie uzupełnione, Opis opis, którego treść może się pokrywać z treścią opisu z nagłówka dokumentu,

202 Status pozostawia się status: Bufor. Jego zmiana na zaakceptowany uniemożliwi wprowadzanie pozycji z poziomu zakładki: Kwoty. Po wprowadzeniu tych danych należy wybrać zakładkę: Kwoty i nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu (Rys ). Rys Dodawanie pozycji dokumentu BO dla konta walutowego. W aktywnym oknie można określić, w przypadku BO konta zwykłego, walutowego w polach: Numer dokumentu, Data dokumentu i Termin płatności, odpowiednio numer dokumentu źródłowego, datę dokumentu, termin płatności. W aktywnym oknie należy określić stronę zapisu (Winien lub Ma) oraz wprowadzić kwoty w walucie systemowej oraz walucie obcej. Wprowadzanie kwot w walucie obcej należy poprzedzić wprowadzeniem kursu waluty. Kurs może być wybrany z listy kursów lub wprowadzony ręcznie. Uwaga: Nie ma znaczenia, czy zaczniemy wprowadzać kwoty w walutach od waluty obcej czy systemowej. Po wprowadzeniu jednej z kwot oraz kursu waluty, kwota zostaje automatycznie przeliczone według podanego kursu. Wprowadzone zapisy należy zatwierdzić przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Po zapisaniu danej pozycji jest ona wyświetlana na liście pozycji BO dla danego konta w walucie systemowej. Na zestawieniach obrotów i sald, stany początkowe na kontach złotówkowych są wyświetlane w walucie systemowej, a na kontach walutowych, pozabilansowych w walucie obcej. Uwaga: W analogiczny sposób jak w przypadku BO wprowadza się zapisy na poszczególnych kontach w przypadku generowania dokumentu BOK.

203 Jak dodać rozliczenie/kompensatę do zapisów Bilansu Otwarcia z poziomu dokumentów bilansu otwarcia Rozliczenie lub kompensatę można dodać tylko do pozycji dokumentów BO i BOK (dla konta rozrachunkowego) pod warunkiem, że zostały one wcześniej zaakceptowane. W tym celu należy: wybrać funkcję: Bilans otwarcia, z menu: Księgowość. Zostanie otworzone okno: Dokumenty bilansu otwarcia (Rys ). W aktywnym oknie należy podnieść do edycji wybrany dokument, przez naciśnięcie przycisku: [Zmień] i wybrać na nim zakładkę Pozycje. Wskazać pozycję, którą chcemy rozliczać/kompensować i podnieść ją do edycji przyciskiem [Karta]. Zostanie otwarte okno: Pozycja dokumentu BO (Rys ), w którym należy przejść na zakładkę: Płatności. W aktywnym oknie należy zaznaczyć interesującą płatność, nacisnąć przycisk:, znajdujący się przy przycisku: rozliczenie lub kompensatę. [Dodaj] i z menu dostępnych opcji (Rys ) wybrać Rys Dostępne opcje rozliczenia. Jeżeli wybrane zostanie rozliczenie, wyświetlona będzie lista nierozliczonych zapisów kontrahenta, pracownika lub urzędu, a jeżeli zostanie wybrana kompensata, zostanie wyświetlona lista: Nierozliczone zobowiązania (lub należności w zależności od strony konta) kontrahenta, pracownika lub urzędu. Z wyświetlonej listy należy wybrać odpowiedni zapis lub zobowiązanie i zatwierdzić wybór przyciskiem: [Wybierz]. W ten sposób wybrana płatność zostanie rozliczona. Dokładniejszy opis sposobu rozliczania w rozdziale dotyczącym rozrachunków, scenariusz Jak dodać rozliczenie/kompensatę na Liście nierozliczonych płatności Noty memoriałowe Zastosowanie not memoriałowych Noty memoriałowe to dodatkowa ewidencja w module: Księgowość, systemu Comarch CDN XL, służąca do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży). Mogą to być takie dokumenty jak: rachunki zwykłe od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumenty związane z rozliczaniem delegacji, not odsetkowych otrzymanych od kontrahenta. Noty memoriałowe mogą również służyć do wprowadzania tzw. poleceń księgowych dotyczących różnego rodzaju księgowań w trakcie roku obrachunkowego np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp. Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji tych wszystkich dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem lub pracownikiem i które powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta lub pracownika i rozliczone. Jeżeli księgowość otrzymuje notę odsetkową od kontrahenta wówczas jej rejestracja powinna być przeprowadzona przez noty memoriałowe, gdzie dokumenty takie będą mogły zostać rozliczone z zapłatami z raportów kasowych, lub skompensowane z dokumentami handlowymi typu faktura VAT.

204 Podobnie należy postępować z dokumentami stanowiącymi załączniki do zaliczki pracownika. Jeżeli pracownik rozlicza się z zaliczki dokumentami innymi niż faktury VAT, należy je wprowadzić do not memoriałowych i rozliczyć z zaliczką pracownika w raporcie kasowym Definiowanie not memoriałowych Aby korzystać z not memoriałowych konieczne jest zdefiniowanie symboli kwot, typów not memoriałowych dla każdego rodzaju dokumentów, serii dla not memoriałowych i schematów księgowych niezbędnych do właściwego zaksięgowania dokumentów Symbole kwot Lista symboli kwot wyświetlana jest poprzez wybranie funkcji: Noty memoriałowe/symbole kwot z menu: Księgowość (Rys ). Symbole kwot oznaczonych jako: Przychód lub Rozchód, wprowadza się dla określenia wartości, jakie będą w notach memoriałowych używane dla poszczególnych dokumentów. Symbole mogą być zdefiniowane dla każdego rodzaju dokumentów, np. dla dokumentów typu nota odsetkowa może być zdefiniowany symbol kwoty: ODSETKIR jako rozchód, czyli odsetki płacone kontrahentowi i ODSETKIP jako przychód, czyli otrzymywane od kontrahenta. Symbole kwot mogą też być uniwersalne, zdefiniowane np. jako PRZYCHÓD i ROZCHÓD i wykorzystywane dla wszystkich rodzajów dokumentów. Rys Lista symboli kwot. W oknie: Lista symboli kwot, symbole są wyświetlane według symbolu i znajdują się na niej następujące informacje: Symbol symbol nadany danej kwocie, Typ typ kwoty (przychód lub rozchód), Opis opis kwoty, Identyfikator identyfikator nadawany kwocie przez program. Dodatkowo w oknie tym, są dostępne następujące ikony: [Nowy] umożliwia dodanie nowego symbolu kwoty, [Karta] umożliwia podniesienie karty symbolu do edycji, [Usuń] umożliwia usuwanie symboli, [Zamknij okno] zamyka okno z listą symboli kwot Definicja noty memoriałowej Każdy rodzaj dokumentu wprowadzany do ewidencji wymaga zdefiniowania noty memoriałowej. Inaczej powinny być zdefiniowane noty dla dokumentów, które będą rozliczane z dokumentami kasowymi lub fakturami, a inaczej noty dla dokumentów pozostałych, niepodlegających rozliczeniu.

205 Zdefiniowane noty memoriałowe są dostępne po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe/definicje dokumentów z menu: Księgowość. Są one zebrane w formie listy (Rys ). Rys Lista definicji not memoriałowych. Po podniesieniu do edycji odpowiedniej definicji noty, zostanie otworzone okno: Definicja noty memoriałowej. Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat definicji noty. Są to: Kod i Opis kod i opis dokumentu Schemat Wybrany schemat księgowania Seria seria dokumentu Waluta waluta (systemowa lub obca) Numer kursu uzupełniany w przypadku not memoriałowych w walucie obcej Kategoria finansowa Data analityczna Rys Definicja noty memoriałowej, zakładka: Ogólne. Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry Na zakładce określony jest typ noty (rozchód, przychód, rozchód+przychód, nieokreślony), miejsce określenia podmiotu (nagłówek lub pozycje), rodzaj podmiotu (kontrahent, pracownik, urząd, inny).

206 Rys Definicja noty memoriałowej, zakładka: Parametry. Na tej zakładce zaznacza się również, czy dopuszczalna jest edycja pozycji oraz czy podmiot ma być wymagany, czy nie. Parametr: Sumuj płatności tego samego podmiotu decyduje o tym, czy płatności dotyczące jednego i tego samego podmiotu mają być sumowane. W przypadku jego zaznaczenia sumowanie będzie widoczne na zakładce: Płatności płatności dla jednego kontrahenta zostaną zbite do jednej pozycji. Na tej zakładce znajduje się też parametr Leasing. Zaznaczenie tego parametru umożliwi powiązanie takiej noty memoriałowej z konkretną ratą umowy leasingowej i środkiem trwałym. Uwaga: Zaznaczenie pola: spowoduje, że przy dodawaniu nowej noty memoriałowej będziemy mogli samodzielnie dodawać na niej nowe pozycje. Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje Zakładka zawiera listę przypisanych do danej noty pozycji. Dodając nową pozycję do definicji noty określa się: symbol i opis kwoty, pobierany z listy kwot czy kwota ma być wymagana czy kwota będzie brać udział w sumowaniu czy podmiot ma być wymagany rodzaj podmiotu Dla dokumentów związanych z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem definicja powinna zawierać podmiot określony jako wymagany, ze wskazaniem na kontrahenta, pracownika lub urząd. Jest to związane z tym, że tylko noty z określonym podmiotem posiadają płatności i mogą być rozliczane. Dla zwykłych poleceń księgowań np. przeksięgowania kosztów na koniec miesiąca albo rozliczenia podatku VAT, definicja noty nie powinna określać podmiotu.

207 Rys Definicja noty memoriałowej, zakładka: Pozycje. Uwaga: Dla każdego rodzaju noty memoriałowej można określić serie. Serie te wprowadzane są w konfiguracji modułu: Księgowość, zakładka Słowniki/Serie not memoriałowych i określane w nagłówku definicji noty memoriałowej. Serie można przypisać do definicji konkretnych dokumentów Lista not memoriałowych Lista wystawionych not memoriałowych jest dostępna, po wybraniu funkcji: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Na liście znajdują się noty memoriałowe i uproszczone noty memoriałowe, a także korekty uproszczonych not memoriałowych. Z poziomu okna możliwe jest generowanie oraz podgląd i edycja zarejestrowanych not. Rys Noty memoriałowe, zakładka: Wg numeru Noty memoriałowe, zakładka: Wg numeru Na zakładce noty memoriałowe są sklasyfikowane według numerów. Znajdują się na niej następujące informacje o notach: Numer numer noty memoriałowej wewnętrzny, nadany przez system w ramach serii, Data wprowadzenia data wprowadzenia noty Numer dokumentu numer dokumentu, dla którego wprowadzono notę

208 Przychody/Kwota Winien (lub Debet) w zależności od ustawień konfiguracyjnych (okno: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 1, parametr: Nazwa stron księgowania). W kolumnie prezentowana jest suma kwot po pozycjach, po stronie Debet Rozchody/Kwota Ma (lub Credit) w zależności od ustawień konfiguracyjnych (okno: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Parametry 1, parametr: Nazwa stron księgowania). W kolumnie prezentowana jest suma kwot po pozycjach, po stronie Credit Waluta waluta w której wystawiono zwykłą notę memoriałową. W przypadku, gdy w ramach noty zostaną wprowadzone dwa zapisy, przy czym jeden będzie wprowadzony na konto złotówkowe powiązane w k. pozabilansowym w EUR, drugi na konto złotówkowe powiązane z k. pozabilansowym w USD, po wybraniu dla parametru: Przelicz w: waluty PLN na liście będzie widoczna suma wszystkich zapisów w PLN waluty EUR zostanie wyświetlona wartość sumaryczna tylko dla zapisów, które wprowadzono na konta bilansowe powiązane z kontami pozabilansowymi, w walucie EUR waluty USD zostanie wyświetlona wartość sumaryczna tylko dla zapisów noty, które wprowadzono na konta bilansowe powiązane z kontami pozabilansowymi, w walucie USD Treść treść. Identyfikator dodatkowy identyfikator dokumentu i zapisu księgowego nadawany dokumentom przy księgowaniu. Dodatkowo w oknie można zawęzić listę do odpowiedniego miesiąca w roku:, jednej z określonych wcześniej serii: oraz określić walutę noty zwykłej: oraz walutę, w jakiej przeliczone będą noty uproszczone (parametr: Przelicz w) wartości przeliczone wyświetlone będą w kolumnie: Waluta. Możliwe jest również filtrowanie not według ich rodzajów (Wszystkie, Zwykłe, Uproszczone). Dodatkowo dostępne są następujące funkcje: [Historia procesu] w oknie wyświetlona jest informacja o procesach obsługujących zaznaczoną na liście notę. Więcej informacji o procesach znajduje się w rozdziale: 9.9 Księgowanie wsadowe oraz w dokumentacji modułu: Administrator. [Korekta] naciśnięcie przycisku umożliwia wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej. [Nowy] służy dodaniu nowej noty. Po rozwinięciu menu przyciskiem: [Rozwija menu dostępnych opcji] możliwy jest wybór funkcji: Dodaj notę uproszczoną, Dodaj notę. [Karta] służy podnoszeniu kart noty do edycji. [Usuń] służy usuwaniu not. [Księguj] służy księgowaniu not Noty memoriałowe, zakładka: Chronologicznie Ta zakładka ma taki sam układ, jak zakładka: Wg numeru. Noty na niej są posortowane według daty wprowadzenia. Na zakładce nie ma możliwości zawężenia listy not do jednej serii Nota memoriałowa Karta noty memoriałowej składa się z czterech zakładek.

209 Nota memoriałowa, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się podstawowe informacje na temat wystawianej noty: Rodzaj dokumentu rodzaj wybrany z listy definicji dokumentów not. Kontrahent (ew. pracownik, urząd) po wybraniu rodzaju noty, jeżeli nota ma być powiązana z kontrahentem, pracownikiem lub urzędem, w tym miejscu wybiera się z odpowiedniej listy (lub wpisując z klawiatury) odpowiedni podmiot. Rys Nota memoriałowa, zakładka: Ogólne. Uwaga: Jeżeli przy definiowaniu dokumentu dla danej noty, na zakładce: Parametry, wybrano miejsce określenia podmiotu nagłówek i wybierano rodzaj podmiotu, to w tym miejscu będzie można wprowadzić odpowiedni podmiot. Jeżeli dodatkowo zaznaczone zostanie pole: Wymagany, nie będzie możliwe zapisanie nowej noty tego rodzaju bez podania odpowiednio kontrahenta, pracownika lub banku. Jeżeli przy definiowaniu dokumentu noty określone zostanie miejsce określenia podmiotu pozycje, wówczas przy dodawaniu nowej noty memoriałowe na zakładce: Ogólne pole: Podmiot będzie wyszarzone. Podmiot będziemy określać w momencie dodawania pozycji do noty. Kontrahent docelowy akronim kontrahenta docelowego. Płatnik noty memoriałowe generowane są dla płatnika, którym może być: Kontrahent, Urząd, Bank lub Pracownik. Wybranie płatnika zadecyduje o warunkach płatności (pobierane będą np. z karty kontrahenta będącego płatnikiem). Możliwa jest edycja warunków płatności, wykonywana dla noty memoriałowej z poziomu zakładki: Płatności. Data wprowadzenia data wprowadzenia noty (domyślnie podpowiada się tu data systemowa, którą można zmieniać). Opis wpisywana treść noty. Przychód, Rozchód wpisujemy wartość przychodu lub rozchodu. Jeżeli na definicji noty zaznaczony jest parametr Leasing, wówczas na pozycji pojawią się dodatkowe pola:

210 Rys Pozycja noty memoriałowej, obszar dotyczący leasingu Uwaga: Jeżeli w definicji dokumentu noty memoriałowej, na zakładce: Pozycje określono pozycje noty wówczas na zakładce Ogólne noty zostanie otworzone dodatkowo okno służące do wprowadzania pozycji. Wówczas w pola: Rozchód/Przychód będą przepisywały się zsumowane kwoty z wprowadzanych pozycji. Jeżeli nie zostaną określone pozycje, ale przy definiowaniu dokumentu noty, na zakładce: Parametry, zaznaczone zostanie pole: Dopuszczalna edycja pozycji, wówczas zostanie otworzone okno, w którym będzie można wpisywać dowolne pozycje Nota memoriałowa, zakładka: Nagłówek Na zakładce wprowadza się serię i numer noty, numer dokumentu (z miejscem na 40 znaków) oraz daty: dokumentu i operacji. Następnie należy wybrać walutę, a w przypadku waluty obcej określić także kurs. Na zakładce zapisuje się również, kto wprowadził i ewentualnie modyfikował notę oraz wprowadza dodatkowe uwagi Nota memoriałowa, zakładka: Płatności Na zakładce, wyświetlone są płatności wynikające z noty memoriałowej. Warunki płatności określone na płatności, np. forma płatności, pobierane są z karty płatnika wybranego na zakładce: Ogólne (np. w przypadku wybrania jako płatnika kontrahenta, pobierane będą warunki płatności z karty kontrahenta). Na zakładce można rozliczyć lub skompensować wartość noty Nota memoriałowa, zakładka: Księgowość Po wybraniu odpowiedniego dziennika księgowań i użyciu odpowiedniego schematu księgowań można zaksięgować notę. Uwaga: Aby zaksięgowanie noty było możliwe musimy najpierw wybrać funkcję: Schematy księgowań z menu: Narzędzia, modułu: Księgowość, stworzyć odpowiednie schematy i dołączyć schematy do zdefiniowanych dokumentów not Nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty Na zakładce jest możliwość dodatkowego opisania poszczególnych not memoriałowych za pomocą atrybutów, zdefiniowanych wcześniej w module: Administrator.

211 Uproszczona nota memoriałowa (UNM) Uproszczona nota memoriałowa to dokument, który umożliwia dokonanie prostego przeksięgowania kwot z jednego konta rozrachunkowego na inne, w celu zapewnienia zgodności między rozliczeniami i rozrachunkami. Forma dokumentu w stosunku do zwykłej normy memoriałowej zapewnia lepszą ergonomię pracy. Uproszczone noty memoriałowe nie mają swoich definicji, tak jak zwykłe noty memoriałowe (więcej informacji o definicjach not memoriałowych znajduje się w rozdziale: Definicja noty memoriałowej). Korzystają natomiast z tych samych serii co NM (definiowanych z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki). Uproszczone noty memoriałowe oraz zwykłe noty memoriałowe będą miały również wspólną numerację. Dokument UNM generuje płatności pod warunkiem, że pozycja tego dokumentu wprowadzona będzie na konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem Generowanie uproszczonej noty memoriałowej Uproszczona nota memoriałowa może być generowana: Z poziomu okna: Noty memoriałowe, po wybraniu funkcji: Dodaj notę uproszczoną (więcej informacji o liście not memoriałowych znajduje się w rozdziale: Lista not memoriałowych). Dokument wystawiony z poziomu listy not memoriałowych będzie podlegał księgowaniu Z poziomu zapisu księgowego istnieje możliwość wygenerowania takiej noty z poziomu konkretnego zapisu lub też listy zapisów księgowych (przycisk notę memoriałową]). Tak wystawione nota nie podlega księgowaniu. [Generuj uproszczoną Uwaga 1: Nie można wygenerować uproszczonej noty memoriałowej do zapisu księgowego, który został wystornowany. Uwaga 2: Zakaz Generowanie uproszczonej noty memoriałowej dodany na liście zakazów na karcie operatora (moduł: Administrator) spowoduje, że operator nie będzie mógł generować not z poziomu zapisów księgowych. Będzie mógł natomiast dodać notę z poziomu listy not. Nota uproszczona generowana z zapisu księgowego Jak wspomniano wyżej nota uproszczona może zostać wygenerowana z poziomu zapisu księgowego lub listy zapisów księgowych (patrz informacje w rozdziale: Zapisy księgowe, zakładka: Dzienniki). Wygenerowanie noty uproszczonej z zapisu księgowego będzie możliwe pod warunkiem, że żaden z dekretów nie został rozrachowany. Nota wygenerowana z zapisu księgowego będzie się odznaczała następującymi cechami: Nota będzie generowała płatności pod warunkiem, że dekret zostanie wprowadzony na konto rozrachunkowe powiązane z podmiotem (kontrahentem, urzędem, pracownikiem) sposób działania analogiczny do generowania płatności na dokumencie BO Płatności generowane są do każdego dekretu osobno nie będą podlegały scalaniu Na płatnościach nie ma możliwości zmiany podmiotu Płatności będą generowane zgodnie z walutą przypisaną do konta. Jeżeli dekretacja będzie wprowadzona na konto złotówkowe powiązane z kontem pozabilansowym walutowym, płatność zostanie wygenerowana w walucie konta pozabilansowego Dekret oparty o konto rozrachunkowe nie powiązane z podmiotem, nie będzie generował płatności, będzie go jednak można dowolnie rozrachować Jeżeli na płatności noty uproszczonej zostanie zaznaczony parametr: Nie rozliczaj, będzie to skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia rozliczenia. Od strony dekretu

212 powiązanego z tak ocechowaną płatnością będzie jednak można dokonać rozrachunku, któremu nie będzie towarzyszyło rozliczenie Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Seria noty uproszczone posługują się tymi samymi seriami, które zostały zdefiniowane dla zwykłych not memoriałowych. Definiowanie serii dla not odbywa się z poziomu okna: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Słowniki. Istnieje możliwość zmiany serii dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Numer numer automatycznie nadany przez system, w ramach wybranej serii. Wprowadził/modyfikował w polach wskazany jest identyfikator operatorów dokonujących odpowiednich operacji. Nr dokumentu pole, w którym wprowadza się zewnętrzny numer dokumentu. Istnieje możliwość jego zmiany dokumentu dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Id. księgowy dodatkowy identyfikator dokumentu i zapisu księgowego nadawany dokumentom przy księgowaniu. Data wprowadzenia datą domyślną jest data bieżąca z możliwością zmiany. Data ta jest odpowiednikiem daty wprowadzenia zapisu księgowego. Istnieje możliwość zmiany daty wprowadzenia dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Data dokumentu może nią być data dokumentu zewnętrznego, dla którego wystawiana jest nota. Data ta odpowiada dacie na zapisie księgowym. Istnieje możliwość jej zmiany dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Data operacji data przenoszona do zapisu księgowego, do pola: Data operacji. Istnieje możliwość zmiany tej daty dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Treść wypełnienie pola wymagalne. Opis przenoszony do nagłówka zapisu księgowego. możliwość jej zmiany na dokumencie niezaksięgowanym. Cecha w polu istnieje możliwość ocechowania dokumentu, także zaksięgowanego. Url pole przeznaczone na wprowadzenie adresu URL. Istnieje możliwość wprowadzenia adresu także na dokumencie zaksięgowanym (zgodnie z obowiązującym standardem).

213 Rys Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Ogólne Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Pozycje Z poziomu zakładki dokonuje się dodawania, edycji i usuwania pozycji dokumentu UNM. Informacje o pozycjach wyświetlone są w kolumnach: Lp liczba porządkowa pozycji Numer konta Winien Podmiot podmiot pojawi się tylko wtedy, gdy wybrano konto powiązane z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem) Numer konta Ma Podmiot podmiot związany z kontem wybranym po stronie Ma Kwota Winien kwota pozycji w PLN po stronie Wn Kwota Ma kwota pozycji w PLN po stronie Ma Opis Na zakładce znajdują się pola i funkcje: Dziennik w polu wskazuje się dziennik księgowania dokumentu. [Księguj] za pomocą przycisku uruchamia się księgowanie dokumentu. Nota nie jest księgowana przy użyciu schematu, ponieważ predekretacja odbywa się już na poziomie pozycji UNM (dokument będzie ręcznie dekretowany). W ramach jednej pozycji nie ma możliwości wprowadzenia dwóch identycznych kont księgowych (analogicznie jak ma to miejsce na poziomie zapisu księgowego). Nie ma możliwości zaksięgowania niezbilansowanego zapisu księgowego opartego o konta bilansowe oraz wynikowe. Księgowanie UNM jest uwzględnione w mechanizmie Kontroli Kręgu Kosztów. Księgowanie odbywa się zgodnie z datą wprowadzenia (widoczną na zakładce: Ogólne). [Włącz/Wyłącz sumowanie] za pomocą funkcji aktywuje się podsumowanie na liście pozycji. [Nowy] za pomocą przycisku następuje dodanie noty memoriałowej. Dodanie nowej pozycji jest możliwe na dokumencie niezaksięgowanym. W obrębie noty dopuszcza się

214 wprowadzenie zapisów na kontach bilansowych powiązanych z kontami pozabilansowymi, którym przypisano różne waluty. Określanie parametrów pozycji odbywa się w oknie: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej), którego opis znajduje się w rozdziale: Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej). [Karta] za pomocą przycisku możliwy jest podgląd/edycja pozycji dokumentu. Edycja pozycji będzie możliwa, o ile nie została ona jeszcze rozliczona. [Usuń] za pomocą przycisku odbywa się usuwanie pozycji dokumentu. Rys Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Pozycje Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Płatności Płatności będą generowane dla pozycji opartych na dekretacji zawierającej konta rozrachunkowe, powiązane z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem) - analogicznie jak dla zapisów Bilansu Otwarcia. Pozycja może generować tylko jedną płatność. Nie jest możliwe zatwierdzenie pozycji noty, która będzie zawierała dwa konta rozrachunkowe powiązane z podmiotem. Istnieje natomiast możliwość podania na pozycji dwóch kont rozrachunkowych niepowiązanych z podmiotem. Wówczas należy pamiętać o tym, by rozrachunek dekretu takiej noty wykonywany był od strony konta zawsze przy użyciu opcji: Rozrachuj bez rozliczenia (jej opis znajduje się w rozdziale Rozrachunki). Wskazanie konta rozrachunkowego powiązanego z podmiotem po stronie WN pozwoli na wygenerowanie płatności typu: Należność, po stronie MA płatność typu: Zobowiązanie. Pozycja na kwotę ujemną na koncie rozrachunkowym powiązanym z podmiotem wygeneruje: Po stronie WN zobowiązanie Po stronie MA należność Uwaga: W związku z parametrem globalnym: Prezentuj płatności korekt ze znakiem minus, płatności związane z dokumentami typu UNK (Korekta Memoriałowej

215 Uproszczonej Noty), w zależności od jego ustawień będą prezentowane ze znakiem minus, lub po stronie przeciwnej. Dla każdej pozycji będą generowane osobne płatności. Dokument będzie generował płatności w walucie obcej, jeżeli pozycja będzie oparta na dekretacji zawierającej konta bilansowe rozrachunkowe, powiązane z kontami rozrachunkowymi pozabilansowymi walutowymi. Waluta płatności musi być zgodna z walutą przypisaną do konta pozabilansowego walutowego. Na płatności nie ma możliwości zmiany podmiotu (analogicznie jak na zapisach bilansu otwarcia). Zakładka: Płatności, zawiera standardowe kolumny, w tym kolumnę: Podmiot, w związku z tym, że pozycje noty mogą być oparte o konta księgowe, powiązane z różnymi podmiotami. Płatności dla tego samego kontrahenta będą wyświetlone osobno Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Opis analityczny Opis analityczny będzie standardowo przenoszony na zapis księgowy. Uproszczona nota memoriałowa korzysta z ustawień definicji dokumentu uproszczonej noty memoriałowej. Ze względu na fakt, że nota uproszczona nie jest oparta o definicję noty jak ma to miejsce w przypadku not zwykłych, na UNM, na zakładce: Opis analityczny, pole: Kategoria, jest nieaktywne. Ustawieniem domyślnym dla tego pola jest wartość: Wg dokumentu. Pole: data analit. oraz parametr związany z datą księgowania, pozostają dostępne do edycji Uproszczona nota memoriałowa, zakładka: Atrybuty Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach Pozycja noty memoriałowej (uproszczonej) Rys Pozycja uproszczonej noty memoriałowej zakładka: Ogólne.

216 Pozycja UNM, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje: Data dokumentu przepisywana z nagłówka dokumentu, z możliwością zmiany. Data operacji data przepisywana z nagłówka dokumentu z możliwością zmiany. Data wprowadzenia data przepisywana z nagłówka dokumentu, pole nie jest przeznaczone do edycji. Numer dokumentu numer dokumentu zewnętrznego. Wybór kont księgowych plan kont udostępniają przyciski:, - (nazwa przycisków uzależniona jest od parametru konfiguracyjnego: Nazwy stron księgowania, np. Winien lub Debet). Jeżeli konto powiązano z podmiotem, podmiot wyświetlany jest w polu: Płatnik. Kwota w polu określa się kwotę pozycji. Dopuszczalna jest możliwość wprowadzenia wartości ujemnej. Opis wypełnienie pola z opisem jest wymagane, ponieważ dane z tego pola zostają automatycznie przeniesione do dekretu księgowego, który musi być opisany. Umowa leasingu notę można powiązać z ratą umowy leasingowej. Środek trwały notę można powiązać z środkiem trwałym. Pozycja UNM, zakładka: Waluty Zakładka jest aktywna pod warunkiem wyboru konta bilansowego powiązanego z kontem pozabilansowym, walutowym. Na zakładce wyświetlone są informacje dotyczące konta pozabilansowego powiązanego z kontem złotówkowym wybranym na zakładce: Ogólne. Za pomocą przycisku: Kurs, istnieje możliwość wskazania rodzaju kursu, po którym zostanie przeliczona kwota pozycji. Kurs może zostać również wprowadzony ręcznie. Pozycja UNM, zakładka: Atrybuty Rys Pozycja uproszczonej noty memoriałowej zakładka: Waluty. Istnieje możliwość opisania pozycji UNM za pomocą atrybutów. Klasa atrybutu musi zostać uprzednio przypisana do obiektu: [Księgowe].[Uproszczone noty memoriałowe].[pozycje]. Dodawanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.

217 Pozycja UNM, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Korekta uproszczonej noty memoriałowej Z poziomu listy not memoriałowych możliwe jest wygenerowanie korekty do uproszczonej noty memoriałowej. Korygować można zarówno dokumenty zaksięgowane jak i niezaksięgowane, oraz rozliczone i nierozliczone. Nota, do której wygenerowano korektę nie będzie podlegała edycji (za wyjątkiem możliwości rozliczania, ocechowania, wprowadzenia adresu url identycznie jak na nocie zaksięgowanej). Aby wygenerować korektę należy w oknie: Noty memoriałowe, zaznaczyć odpowiedni dokument UNM, a następnie: nacisnąć przycisk: [Korekta] lub z menu kontekstowego, rozwijanego prawym przyciskiem myszy wybrać funkcję: Korekta Do danego dokumentu źródłowego może być wystawionych wiele dokumentów korygujących, przy czym wartość bezwzględna na ostatnim dokumencie korygującym nie może być większa od wartości skorygowanej o wcześniej wystawione do tego dokumentu korekty Scenariusze dla not memoriałowych Jak dodać zwykłą notę memoriałową Aby dodać notę memoriałową należy najpierw otworzyć listę not memoriałowych. W tym celu należy: wybrać funkcję: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Zostanie otworzone okno: Noty memoriałowe (Rys ). W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Nota memoriałowa (Rys ). Uwaga: Rozwijając przyciskiem menu dostępnych opcji mamy możliwość dodania Noty Memoriałowej zwykłej lub Uproszonej Noty Memoriałowej. Naciskając bezpośrednio przycisk poprzednio. [Nowy] system podpowiada taki typ dokumentu, jaki był dodawany W aktywnym oknie należy wybrać, z rozwijalnej listy, rodzaj dokumentu, w polu: Rodzaj dokumentu. Jeżeli na definicji tego dokumentu określono miejsce podmiotu nagłówek, wówczas określa się w tym miejscu również podmiot. Jeżeli na definicji dokumentu nie określono pozycji, to w pola: przychód i rozchód (lub jedno z nich) wpisuje się odpowiednią kwotę lub definiuje pozycje, jeżeli na definicji zaznaczono pole: Dopuszczalna edycja pozycji. Jeżeli w definicji określono pozycje, wówczas należy przejść do ich wypełnienia. W tym celu należy podnieść do edycji wybraną pozycję przyciskiem: okno: Pozycja noty memoriałowej (Rys ). [Karta]. Zostanie otworzone

218 W aktywnym oknie należy określić podmiot oraz kwotę rozchodu lub przychodu, a następnie zatwierdzić dane przyciskiem: zatwierdzona. [Zapisz zmiany]. W ten sam sposób cała nota zostanie Rys Dodanie pozycji noty memoriałowej. Jak rozliczyć notę memoriałową z pozycji noty memoriałowej Aby rozliczyć notę memoriałową należy: wybrać funkcję: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Zostanie otworzone okno: Noty memoriałowe (Rys ). W aktywnym oknie należy określić miesiąc w roku, z którego ma pochodzić nota do rozliczenia, określić serię noty i walutę. Z wyświetlonej listy należy wybrać poszukiwaną notę, otworzyć ją do edycji przyciskiem: Płatności. [Karta] i w otwartym oknie wybrać zakładkę

219 Rys Nota memoriałowa, zakładka Płatności. W aktywnym oknie należy zaznaczyć płatność przeznaczoną do rozliczenia, a następnie nacisnąć przycisk:, przy przycisku: [Dodaj] i z menu dostępnych opcji wybrać rozliczenie lub kompensatę. W zależności od wybranej opcji zostanie otworzona lista nierozliczonych zapisów lub należności/zobowiązań podmiotu, z której należy wybrać odpowiednią pozycję i zatwierdzić wybór. W ten sposób płatność noty zostanie całkowicie lub częściowo rozliczona/skompensowana. Uwaga: Notę memoriałową można rozliczyć również z poziomu listy nierozliczonych płatności. Jak zaksięgować notę memoriałową Aby zaksięgować notę memoriałową należy: wybrać funkcję: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Zostanie otworzone okno: Noty memoriałowe (Rys ). W aktywnym oknie należy określić miesiąc w roku, z którego ma pochodzić nota, serię noty oraz walutę. Po ustaleniu tych parametrów można przejść do księgowania. Noty memoriałowe można księgować z pozycji listy not lub z pozycji karty pojedynczej noty, z zakładki Księgowość. Jeżeli ma być zaksięgowana jedna nota, należy wybrać ją z listy, podnieść do edycji przyciskiem: [Karta] i wybrać zakładkę Księgowość (Rys ). W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Predekretacja], w celu wprowadzenia predekretu według określonego schematu księgowań.

220 Rys Karta noty memoriałowej, zakładka Księgowość. Uwaga: Aby utworzenie predekretu było możliwe, należy najpierw podpiąć do dokumentu odpowiedni schemat księgowań, który definiuje się po wybraniu funkcji: Schematy księgowań, z menu: Narzędzia. Po wprowadzeniu predekretu należy określić dziennik, do którego będzie odbywać się księgowanie i nacisnąć przycisk: [Księguj]. W wyniku tych kroków nota zostanie zaksięgowana i zostanie wyświetlony komunikat: Rys Komunikat o zaksięgowaniu noty. Jeżeli ma być zaksięgowany więcej niż jeden dokument, należy, na liście not (Rys ) zaznaczyć wszystkie noty, które są przeznaczone do zaksięgowania, a następnie nacisnąć przycisk: 9.215). [Księguj]. Zostanie otworzone okno: Księgowanie not memoriałowych (Rys.

221 Rys Księgowanie not memoriałowych. W aktywnym oknie należy wybrać, do jakiego dziennika mają trafiać księgowania (wybranego na dokumencie, określonego, czy dziennika - bank), a następnie nacisnąć przycisk: [Rozpocznij księgowanie]. Jak usunąć notę memoriałową Aby usunąć notę memoriałową należy: wybrać funkcję: Noty memoriałowe, z menu: Księgowość. Zostanie otworzone okno: Noty memoriałowe (Rys ) W aktywnym oknie należy zaznaczyć odpowiednią notę i nacisnąć przycisk [Usuń]. W wyniku tych kroków nota zostanie usunięta. Uwaga: Można usunąć tylko notę niezaksięgowaną, dla której nie rozliczono żadnej płatności Przeszacowanie walut Przeszacowanie walut pozwala na dokonanie przeliczeń sald lub zapisów kont walutowych, na koniec miesiąca. Umożliwia to wycenę na koniec: Kwartału (po wskazaniu 3 miesiąca roku obrachunkowego) Półrocza (po wskazaniu 6 miesiąca roku obrachunkowego) okresu obrachunkowego (po wskazaniu ostatniego miesiąca roku obrachunkowego) itp. Przeszacowaniu podlegają wyłącznie konta walutowe. Przeliczenie może dotyczyć albo salda konta walutowego (dla kont zwykłych) albo zapisów na koncie walutowym (dla kont rozrachunkowych). Przeszacowanie może być przeprowadzane dla zapisów znajdujących się w Księdze Głównej, zapisów znajdujących się w buforze lub sald liczonych w oparciu o zapisy z Księgi Głównej i Bufora. Funkcja przeszacowania walut jest uruchamiana poprzez wybranie funkcji: Przeszacowanie walut z menu: Księgowość (Rys ).

222 Rys Przeszacowanie walut, zakładka: Generacja Przeszacowanie walut, zakładka: Generacja Na zakładce ustala się walutę oraz kurs, według którego będą przeliczane wartości na kontach. W tym miejscu ustala się również, czy przeszacowaniu będą podlegać salda kont (uwzględniane są salda kont Księgi głównej i Bufora), czy zapisy na kontach (po wybraniu tej opcji, możliwe jest również uwzględnienie zapisów w buforze). Jeżeli zostanie ustalone, że przeszacowaniu będą podlegać zapisy, wówczas w aktywnym oknie zostanie wyświetlona dodatkowo możliwość wyboru, czy będą przeszacowane wszystkie zapisy w danej walucie, czy zapisy wybranych kont oraz czy mają być uwzględnione zapisu w buforze. Będzie istniała również możliwość nieprzeliczania zapisów o kursie mniejszym niż podany. W wersji 10.5 wprowadzona została możliwość wskazania do przeszacowania kilku kont. Rys Przeszacowania walut, Zapisy z wskazanych kont W polu: Miesiąc, wskazuje się miesiąc, na koniec którego ma nastąpić przeszacowanie.

223 Wyświetlenie kont lub zapisów do przeszacowania nastąpi po naciśnięciu przycisku: [Szukaj kont do przeszacowania]. Na liście zapisów dostępna jest funkcja podglądu zapisu, uruchamiana po zaznaczeniu zapisu i naciśnięciu przycisku: [Edycja]. Uruchomienie przeszacowania następuje po naciśnięciu przycisku [Dokonaj przeszacowania] Przeszacowanie walut, zakładka: Księgowanie Zakładka zawiera listę wygenerowanych w danym okresie przeszacowań. Wyliczone i wprowadzone na listę różnice kursowe, powinny zostać zaksięgowane na koniec minionego okresu. Księgowanie będzie przebiegało na konta podane w konfiguracji na zakładce: Księgowość/Księgowania i będzie dotyczyć niezrealizowanych różnic kursowych, które są konieczne do prawidłowej wyceny rozrachunków oraz środków pieniężnych i papierów wartościowych wyrażonych w walucie obcej. Lista przeszacowań może zostać ograniczona do następujących pozycji: wszystkie niezaksięgowane na końcu okresu niezaksięgowane na początku okresu zaksięgowane na końcu okresu zaksięgowane na początku okresu. Księgowanie odbywa się poprzez zaznaczenie odpowiednich przeszacowań i przyciśnięcie przycisku: [Księguj]. Księgowanie może odbywać się tylko przy zawężeniu listy do niezaksięgowanych na końcu okresu lub niezaksięgowanych na początku okresu. Rys Przeszacowanie walut, zakładka Księgowanie.

224 Scenariusze Jak wygenerować przeszacowanie Aby wygenerować przeszacowanie walut należy: otworzyć okno: Przeszacowanie walut (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Przeszacowanie walut z menu: Księgowość. W aktywnym oknie, należy wybrać walutę oraz kurs, po którym odbywać się będzie przeszacowywanie. Następnie należy zdecydować, czy przeszacowywane będą zapisy, czy salda kont oraz wybrać miesiąc, na koniec którego ma zostać wykonane przeszacowanie. W przypadku wyboru do przeszacowania salda kont należy określić również, czy będą przeszacowywane wszystkie zapisy, czy tylko zapisy wybranych kont. Po określeniu tych danych należy nacisnąć przycisk: [Szukaj zapisów do przeszacowania/szukaj kont do przeszacowania]. W wyniku tych kroków, w oknie pojawią się przeznaczone do przeszacowania odpowiednio zapisy lub konta. Z listy zapisy/konta, wybrać te, które mają zostać przeszacowane i nacisnąć przycisk: [Dokonaj przeszacowania]. W wyniku tych kroków zostaje dokonane przeszacowanie i zostanie wyświetlona informacja, jak na Rys Rys Potwierdzenie przeszacowania. Wygenerowane przeszacowania znikają z listy kont/zapisów przeznaczonych do generowania przeszacowań i zostają wyświetlane na zakładce: Księgowanie, w oknie: Przeszacowanie walut. Jak zaksięgować przeszacowanie Aby zaksięgować przeszacowanie walut należy: otworzyć okno: Przeszacowanie walut (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Przeszacowanie walut, z menu: Księgowość. W aktywnym oknie wybrać zakładkę: Księgowanie (Rys ). Na zakładce należy określić okres obrachunkowy i z rozwijalnej listy w oknie przeszacowania (Rys ) wybrać, czy będą księgowane przeszacowania niezaksięgowane na początku, czy na końcu okresu. Rys Opcje listy wyświetlanych przeszacowań.

225 Następnie należy zaznaczyć przeszacowania przeznaczone do zaksięgowania i nacisnąć przycisk: [Księguj]. Wybrane przeszacowania zostaną zaksięgowane w postaci różnic kursowych na konta i do dziennika podanego w konfiguracji i zostanie wyświetlona informacja, jak na Rys Rys Potwierdzenie zaksięgowania przeszacowania. Zaksięgowane przeszacowania pojawią się na liście uzyskanej po wybraniu z listy dostępnych opcji (Rys ) odpowiednio przeszacowań zaksięgowanych na końcu lub na początku okresu. Istnieje możliwość podglądu zapisu księgowego powstałego po zaksięgowaniu odpowiedniego przeszacowania walut. W tym celu należy otworzyć listę przeszacowań zaksięgowany na koniec lub początek miesiąca i podnieść do podglądu odpowiednie przeszacowanie za pomocą przycisku: [Karta]. Na pasku narzędzi zostanie wyświetlony przycisk: [Dekret wynikowy]. Po jego naciśnięciu zostanie otworzony do podglądu odpowiedni zapis księgowy (Rys ). Jeśli przeszacowanie zostało zaksięgowane zarówno na koniec jak i na początek okresu, w menu opcji dostępnych spod przycisku znajdującego się przy przycisku na początek okresu. [Dekret wynikowy] będą dostępne dekrety na koniec i Jak usunąć przeszacowanie Aby usunąć przeszacowanie należy: Rys Zapis księgowy (przeszacowania). otworzyć okno: Przeszacowanie walut (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Przeszacowanie walut z menu: Księgowość. W aktywnym oknie wybrać zakładkę Księgowanie (Rys ).

226 W aktywnym oknie należy zaznaczyć przeszacowanie, które ma zostać usunięte i nacisnąć przycisk: [Usuń]. Przeszacowanie zostanie usunięte. Uwaga: Usuwać można tylko te przeszacowania, które nie zostały wcześniej zaksięgowane Dokumenty różnic kursowych Ustawienia konfiguracyjne O tym, czy będą generowane dokumenty różnicy kursowej decyduje ustawienie parametru: Dokument różnicy kursowej, który znajduje się w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Księgowania,. Po jego zaznaczeniu,, jeśli rozliczenie nastąpi od strony dokumentów, będą generowane dokumenty różnicy kursowej. W przeciwnym przypadku, różnice kursowe będą generowane bezpośrednio na kontach księgowych. Dla generowanych dokumentów różnic kursowych możliwe jest ustawienie: księgowanie automatycznie lub schematem. Więcej informacji o ustawieniach konfiguracyjnych znajduje się w rozdziale: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania. Dla dokumentów różnic kursowych należy również zdefiniować serię. Definiowania serii dokonuje się w oknie: Konfiguracja, na zakładce: Księgowość/Słowniki, opcja: Serie dokumentów różnic kursowych Lista dokumentów różnic kursowych Na liście dokumentów różnic kursowych wyświetlone są wygenerowane dokumenty różnic kursowych. Okno wyświetlone zostanie po wybraniu z menu: Rozliczenia/Rozrachunki funkcji: Dokumenty różnic kursowych. Listę dokumentów można filtrować według: Rys Lista dokumentów różnic kursowych. Daty wystawienia (istnieje możliwość zawężenia listy do miesiąca lub okresu wskazanego za pomocą przedziału dat). Dokumentów zaksięgowanych lub niezaksięgowanych Statusu po zaznaczeniu parametru: Status, możliwy będzie wybór jednej z opcji statusu dokumentów (przychody, koszty, Kompensaty, Inne, Wycena). Status ten wskazywany jest na dokumencie RK i możliwy jest do edycji do czasu jego zaksięgowania (więcej informacji w rozdziale: Dokument RK, zakładka: Ogólne).

227 Ponadto, w oknie dostępne są również funkcje: Pokaż dokumenty zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlenie dokumentów składowych dla dokumentów RK. Pozostawienie parametru odznaczonego może wpłynąć na szybsze wyświetlenie listy dokumentów RK. [Księgowanie] przycisk uruchamia funkcję księgowania zaznaczonych na liście dokumentów. [Sumuj wartości] po naciśnięciu przycisku zostaną podsumowane wartości na listach (w kolumnach: Kwota dodatnia/ujemna). [Karta] funkcja umożliwia otworzenie do podglądu/edycji dokumentu zaznaczonego na liście. [Usuń] usuwa zaznaczony na liście dokument RK. Niemożliwe jest usunięcie dokumentu zaksięgowanego Dokument różnicy kursowej (RK) Dokument RK, zakładka: Ogólne Na zakładce znajdują się dane dokumentu: Numer dokumentu nadawany automatycznie przez System, możliwy do edycji, dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Dokument obcy w polu istnieje możliwość podania własnej numeracji dokumentu obcego (do momentu zaksięgowania dokumentu). Data dok. data dokumentu jest ustawiona zgodnie z datą rozliczenia. Użytkownik ma możliwość zmiany tej daty i wykorzystania jej do księgowania schematem księgowym. W przypadku ustawienia w oknie: Konfiguracja (zakładka: Księgowość/Księgowania) parametru księgowania różnic kursowych schematem, data wystawienia dokumentu RK będzie wprowadzana zgodnie z datą dzisiejszą lub datą późniejszego dokumentu. Data rozliczenia ustawienie daty rozliczenia uzależnione jest od ustawień konfiguracyjnych: W przypadku zaznaczenia w konfiguracji dla parametru: Księgowanie, opcji: Automatycznie data rozliczenia ustawiana jest wg: Przykład: daty wystawienia późniejszego dokumentu, biorącego udział w rozliczeniu, którego efektem jest różnica kursowa ustawienie: Księgowanie z datą późniejszego dokumentu Ustawienie daty systemowej: Data wystawienia zapisu K/B: Data wystawienia faktury: Data rozliczenia na RK: daty systemowej - ustawienie parametru: Księgowanie z datą dzisiejszą. Warunek: data w systemie musi być równa lub późniejsza od daty wystawienia najpóźniej wystawionego dokumentu biorącego udział w rozliczeniu. W przeciwnym razie datą rozliczenia będzie data najpóźniej wystawionego dokumentu. Przykład: Ustawienie daty systemowej: Data wystawienia zapisu K/B: Data wystawienia faktury:

228 Data rozliczenia na RK: W przypadku zaznaczenia w konfiguracji dla parametru: Księgowanie, opcji: Schematem - data rozliczenia ustawiana jest zawsze jako data najpóźniej wystawionego dokumentu biorącego udział w rozliczeniu. W przypadku, gdy kompensata generowana jest za pośrednictwem dokumentu KMP, w ustawieniu daty rozliczenia na dokumencie RK nie jest uwzględniana data kompensaty Przykład 1. W konfiguracji ustawiono: Księgowanie Automatyczne z datą późniejszego dokumentu. Za pośrednictwem dokumentu KMP skojarzono ze sobą dwa dokumenty. Data wystawienia pierwszego dokumentu: Drugiego: Data kompensaty na dokumencie KMP: Data rozliczenia na RK została ustawiona na powinna na Przykład 2 W konfiguracji ustawiono: Księgowanie Automatyczne z datą "dzisiejszą" Za pośrednictwem dokumentu KMP skojarzono ze sobą dwa dokumenty. Data wystawienia pierwszego dokumentu: Drugiego: Data kompensaty na dokumencie KMP: Datę systemową ustawiono na Data rozliczenia na RK została ustawiona na powinna na Dokumenty źródłowe w tej części wyświetlone są podstawowe dane dokumentów źródłowych (Podmiot, numer dokumentu, Kwota rozliczenia, kurs oraz kwota rozliczenia w walucie systemowej). Przyciski: [Podgląd] umożliwiają podgląd dokumentów źródłowych. Status opcje w tej części będą aktywne dopóki dokument RK nie zostanie zaksięgowany. Opcje są zaznaczane: Przychody gdy rozliczane są należności Koszty gdy rozliczane są zobowiązania Kompensaty gdy kompensowane są płatności lub zapisy kasowe/bankowe Inne nie jest zaznaczone automatycznie, jednak Użytkownik może zaznaczyć tę opcję (jeśli dokument nie jest zaksięgowany). Wycena jeżeli różnice kursowe powstały w wyniku wyceny Różnica kursowa dodatnia/ujemna pola wypełniane automatycznie, wskazują wartość i rodzaj różnicy.

229 Dokument RK, zakładka: Księgowość Rys Dokument RK, zakładka: Ogólne. Z poziomu zakładki możliwe jest dokonanie księgowania dokumentu. Zgodnie z wybraną w konfiguracji (okno: Konfiguracja, zakładka: Księgowość/Księgowania) metodą księgowania możliwe jest księgowanie dokumentu RK: Automatyczne Schematem Księgowanie automatyczne Księgowanie automatyczne będzie się odbywało według następujących zasad: księgowanie dokumentu RK nastąpi automatycznie po zaksięgowaniu dokumentów źródłowych Sposób ujmowania dokumentu Różnic Kursowych na kontach księgowych będzie się odbywał na identycznych zasadach jak księgowanie wygenerowanego automatycznie dekretu różnic kursowych. Dokumenty źródłowe są źródłem informacji, na jakim koncie rozrachunkowym i po której stronie tego konta zostały ujęte płatności. Różnica kursowa księgowana jest na tym koncie rozrachunkowym i po tej stronie konta, na którą została zaksięgowana płatność, zapis kasowy/bankowy o mniejszym kursie walut (kontrola kursów walut) Księgowanie schematem Księgowanie schematem będzie się odbywało według następujących zasad księgowanie dokumentu RK odbywa się za pośrednictwem schematów księgowych, w trybie natychmiastowym lub wsadowo Dokumenty źródłowe muszą być zaksięgowane Kwota Różnic Kursowych (dodatnia, ujemna) zostanie zaksięgowana po odpowiedniej stronie konta rozrachunkowego zgodnego z kontem dokumentu źródłowego. Predekretacja nie może zawierać kilku tych samych kont rozrachunkowych

230 Nie dojdzie do zaksięgowania dokumentu RK w sytuacji, gdy jeden z dekretów związanych z dokumentem źródłowym zostanie rozrachowany z dekretem z poza kręgu rozliczeń - wprowadzonym z ręki lub związanym z dokumentem nie biorącym udziału w rozliczeniach. Na zakładce Księgowość/Opis analityczny istnieje możliwość dokonania opisu analitycznego dokumentu RK. Dostępne są na niej daty analityczne: Wystawienia i Rozliczenia oraz kategorie finansowe: Nie dotyczy i Wg dokumentu. Dokument RK, zakładka: Atrybuty Na zakładce można opisać dokument na za pomocą atrybutów. Atrybuty dodaje się na ogólnych zasadach. Aby było możliwe przypisanie atrybutu do konkretnego dokumentu RK, należy najpierw przypisać klasę atrybutu do obiektu: [Księgowe].[Różnice kursowe]. Dokument RK, zakładka: Załączniki Na zakładce możliwe jest umieszczenie załączników. Możliwe jest tu umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą załączniki. Sposób dodawania załączników został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki) Narzędzia Schematy księgowań Informacje ogólne Schematy księgowań bazują na powtarzalności pracy w księgowości. W każdym miesiącu dokumenty są księgowane w pewien powtarzalny sposób, na takie same konta księgowe. Zastosowanie mechanizmów schematów księgowań usprawnia sam proces księgowania dokumentów powodując, że dekrety na konta księgowe tworzone są w sposób automatyczny. Schematy księgowań to szablony, według których księgowane są dokumenty wystawiane w module: Sprzedaż lub Księgowość. Budowa prostych schematów nie jest trudna, jednak zaawansowane ich stosowanie wymaga już znajomości budowy bazy danych. Schematy są definiowane oddzielnie dla każdej funkcji w systemie i w ramach funkcji przypinane są do rodzaju dokumentu Definiowanie i zasady działania schematów księgowań Okno ze schematami księgowań jest dostępne po wybraniu opcji: Schematy księgowań z menu: Narzędzia (Rys ).

231 Rys Schematy księgowań dokumentów. Okno składa się z dwóch części. W lewej części okna znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie schematów księgowań. Schematy te mogą być wyświetlane w układzie według numeru lub według nazwy. W prawej części okna znajduje się lista wybranych schematów przyporządkowanych do określonego typu dokumentów z określonej dziedziny. Dlatego też zawartość prawej części okna zależy od tego, jaką zakładkę pionową i jaki dokument w ramach tej zakładki zostanie wybrany. Uwaga: W przypadku Operacji kasowych i Not memoriałowych, dla każdej operacji i noty można przyporządkować tylko jeden schemat księgowania. W oknie za schematami księgowań dokumentów dostępne są ponadto następujące ikony: [Nowy] służy dodawaniu nowego schematu księgowań. [Edycja] służy podnoszeniu zaznaczonego schematu do edycji. [Usuń] służy usuwaniu istniejących schematów księgowań. [Przesuń w górę] służy przenoszeniu schematu księgowań o jedna pozycję w górę na liście. [Przesuń w dół] służy przenoszeniu schematu księgowań o jedna pozycję w dół na liście. [Przyłącz schemat] służy przypinaniu schematów z listy wszystkich schematów do wybranego dokumentu. [Odłącz schemat] służy odpinaniu schematu księgowań od odpowiedniego dokumentu. [Zamknij okno] zamyka okno ze schematami księgowań. [Eksport] umożliwia eksport schematu do pliku [Import] umożliwia import schematu z pliku

232 Od wersji 9.0 wprowadzono na liście schematów parametr: Archiwalny. Po zaznaczeniu tego parametru w oknie pojawią się też schematy, które oznaczone są w swojej definicji jako archiwalne. Podczas definiowania nowego schematu księgowania zostanie wyświetlone okno: Schemat księgowania (Rys ). Schemat księgowania, zakładka: Ogólne Na zakładce: Ogólne, znajduje się nazwa, opis schematu i dziennik, do którego trafiają utworzone przy pomocy schematu zapisy. W tym miejscu jest również określona data księgowania, a także można tu zaznaczyć opcję kontroli kwoty dokumentu. W polu: opis można wykorzystać zapytanie SQL. Jeżeli na schemacie zaznaczony zostanie parametr: Archiwalny wówczas schemat nie będzie dostępny z poziomu następujących list : Schematy dostępne podczas księgowania z listy dokumentów handlowych Schematy dostępne podczas księgowania z listy zleceń produkcyjnych Schematy dostępne podczas księgowania z listy dokumentów inwentarzowych Schematy dostępne podczas księgowania z listy list płac/deklaracji Schematy dostępne podczas predekretacji wymienionych wyżej typów dokumentów Schematy dostępne podczas definiowania operacji k/b Schemat ustawiany w sekcji Księgowanie automatyczne definicji dokumentu Rys Schemat księgowania, zakładka: Ogólne. Schemat księgowania, zakładka: Pozycje Na zakładce znajdują się szczegółowe informacje o schemacie. Schemat księgowania jest budowany poprzez dodawanie pozycji księgowania. W oknie: Pozycja schematu księgowania, określana jest kwota i konto, na które będzie następowało księgowanie. Zarówno konta jak i kwoty mogą być określane, przez tzw. definicje stałe lub zmienne (obliczane na podstawie księgowanego dokumentu) oraz wyrażenia (wzór matematyczny do obliczenia konta lub kwoty). Jeżeli do obliczenia konta używa się wyrażenia, należy zaznaczyć pole: Wyrażenie, obok definicji konta. W przypadku kwoty nie jest to konieczne, ponieważ kwota zawsze jest traktowana jak wyrażenie.

233 Rys Schemat księgowania, zakładka: Pozycje. Przy konstruowaniu wyrażeń należy używać operatora: & dla sklejania tekstów oraz operatorów matematycznych do działań na liczbach: * mnożenie / dzielenie + dodawanie - odejmowanie ( ) nawiasów Rys Pozycja schematu księgowania. Na pozycji schematu księgowania znajduje się parametr: Sumuj kwoty o tych samych kontach. Zaznaczenie parametru powoduje zsumowanie predekretów opartych o te same konta księgowe do jednego dekretu księgowego. Od wersji 9.0 sumowanie można sparametryzować: ograniczyć dla danej pozycji schematu poprzez zaznaczenie checku: i wskazać poziom, w ramach którego odbywać się będzie sumowanie:.

234 W wersji 9.0 uproszczona została funkcjonalność obliczenia wartości pozycji dla danego poziomu dokumentu księgowanego. Zostało dodane pole Poziom. W polu: Opis, można wykorzystać zapytanie SQL. W zależności od typu dokumentów i sposobu obliczania kwoty dostępne są różne zmienne definiujące kwotę i konto. W poniższej tabeli jest ich pełne zestawienie: Dokumenty handlowe (Faktury, PZ, MM itp.) Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Nagłówka Brutto, Netto, VAT, Wartość kaucji, Zaokrąglenie, Zaokrąglenie plus, Zaokrąglenie minus, Zaliczka, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Płatności Tabeli VAT Elementów Opis analityczny Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność zapłata, Należność zaległość, Należność, Zobowiązanie zapłata, Zobowiązanie zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL. Brutto, Brutto (stawka), Netto, Netto (stawka), VAT, VAT (stawka) *), Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość zakupu, Marża, Netto, Deprecjacja, Wartość po deprecjacji, Wartość kaucji, Koszt surowców (PW z ZP), Koszt wg kategorii (PW z ZP), Zaliczka, KGO, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL. Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Faktury importowe KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane KONTO, *MAGAZYN, *SPRZEDAŻ, *KOSZTY, *MAGKONTO, *MAGKONTOZRD, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Nagłówka Płatności Elementów Opis analityczny Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność zapłata, Należność zaległość, Należność, Zobowiązanie zapłata, Zobowiązanie zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) KONTO, *MAGAZYN, *SPRZEDAŻ, *KOSZTY, *MAGKONTO, *MAGKONTOZRD, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA SAD, SAD składu celnego Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta

235 Nagłówka Płatności Tabeli VAT Elementów Kwot Opis analityczny Wartość dostawy, Koszt transportu zagranicznego, Koszt transportu krajowego, Cło, Akcyza, VAT, Proforma, Opłata manipulacyjna, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Zapłata, Zaległość, Płatność, Należność zapłata, Należność zaległość, Należność, Zobowiązanie zapłata, Zobowiązanie zaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Brutto, Brutto (stawka), Netto, Netto (stawka), VAT, VAT (stawka) *), Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość dostawy, Koszt transportu zagranicznego, Koszt transportu krajowego, Cło, Akcyza, VAT, Proforma, Opłata manipulacyjna, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) *URZĘDU-1,* URZĘDU-2, *URZĘDU-3, *URZĘDU-4 KONTO, *MAGAZYN, *SPRZEDAŻ, *KONTO, *MAGKONTO, *MAGKONTOZRD, *MAGKONTODOC DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Dokumenty Środków Trwałych Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Środków trwałych Opis analityczny Amortyzacja podatkowa, Umorzenie, Podstawa bilansowa, Podstawa podatkowa, Dotychczasowe umorzenie, Amortyzacja przyspieszona, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość bilansowa, Wartość podatkowa, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Kasa/Bank KONTO, *GŁÓWNE, *UMORZENIE, *AMPOD, *AMNIEPOD, *STANKST, KONTO, *GŁÓWNE, *UMORZENIE, *AMPOD, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Kasy Płatności Rozliczeń Opis analityczny Kwota, Pozostaje, Zapłata, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Płatność, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Rozliczenie, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL KONTO, *KONTO, *KONTOREJ, *KONTOPRZEC KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), KONTO, *KONTO, *KONTOREJ, *KONTOPRZEC, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK- 1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Płace O!

236 Oblicz dla Zmienne dla kwot Zmienne dla konta Płac** Zestawienia Płac Płatności Opis analityczny Etaty_, Umowy_, Zasiłki_, NpDodatki_, NpPotrącenia_, Inne_, Funkcje księgowe, zmienna, Zapytanie SQL Brutto, Zaliczka podatku, Ubezpieczenia zdrowotne, Ubezpieczenia emerytalne (pracownik), Ubezpieczenia emerytalne (firma), Ubezpieczenia rentowe (pracownik), Ubezpieczenia rentowe (firma), Ubezpieczenia chorobowe, Ubezpieczenia wypadkowe, Fundusz pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Prac., Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Zapłata_PRC, Zaległość_PRC, Płatność_PRC, Funkcje księgowe, zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Kadry i Płace Oblicz dla Zmienne dla kwot Zmienne dla konta Elementów wypłat Typy kwot Elementy wypłaty: Kwota brutto, Składka emerytalna ZUS, Składka rentowa ZUS, Składka emerytalna ZUS płacona przez firmę, Składka rentowa ZUS płacona przez firmę, Składka chorobowa ZUS, Składka wypadkowa ZUS, Składka na Fundusz Pracy, Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Składka na ubezpieczenie zdrowotne, Składka zdrowotna odliczona od podatku Grupa elementów: Kwota brutto, Składka emerytalna ZUS, Składka rentowa ZUS, Składka emerytalna ZUS płacona przez firmę, Składka rentowa ZUS płacona przez firmę, Składka chorobowa ZUS, Składka wypadkowa ZUS, Składka na Fundusz Pracy, Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Składka na ubezpieczenie zdrowotne, Składka zdrowotna odliczona od podatku Funkcje księgowe, Zapytanie SQL Kwota brutto, Składka emerytalna ZUS, Składka rentowa ZUS, Składka emerytalna ZUS płacona przez firmę, Składka rentowa ZUS płacona przez firmę, Składka chorobowa ZUS, Składka wypadkowa ZUS, Składka na Fundusz Pracy, Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Składka na ubezpieczenie zdrowotne, Składka zdrowotna odliczona od podatku, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4, *KONTO-WYDZ KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4, *KONTO-WYDZ

237 Płatności Zapłata, Zaległość, Płatność, Należnośćzapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązanie-zaległość, Zobowiązanie Funkcje księgowe, zmienna, Zapytanie SQL KONTO, *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4, *BANK, *KONTOKNT-1, *KONTOKNT-2, *KONTO- WYDZ Deklaracje (PIT-4, PIT-8, DRA, VAT-7) Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Kwot z deklaracji PIT-4: Kwota pobranego podatku, Kwota potrąconego wynagrodzenia PIT-8: Podatek razem, kwota potrąconego wynagrodzenia DRA: Emerytalne finansowane przez budżet, Emerytalne finansowane przez PFRON, Rentowe finansowane przez budżet, Rentowe finansowane przez PFRON, Chorobowe finansowane przez PFRON, Wypadkowe finansowane przez PFRON, Wynagrodzenie dla płatnika od świadczeń z ub. chorobowego, Wynagrodzenie dla płatnika od ub. zdrowotnego, Kwota składki na FP, Kwota składki na FGŚP VAT-7: Podatek należny razem, Podatek naliczony Środki Trwałe, podatek naliczony pozostałe, Podatek naliczony Środki Trwałe i pozostałe towary, Korekta podatku naliczonego Środki Trwałe, Korekta podatku naliczonego pozostałe, Podatek naliczony do odliczenia, Kwota podatku podlegającego wpłacie do US, Suma zaliczek wpłaconych, dot. kwartału rozliczeniowego (VAT-7D), Kwota nadpłaty za poprzedni kwartał (VAT-7D), Do zapłaty różnica między należnym zobow. a sumą zaliczek (VAT-7D), Nadpłata różnica między sumą zaliczek a należnym zobow. (VAT-7D), Kwota zwrotu na rachunek bankowy, Kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, Zaokrąglenie, Zaokrąglenie podatku należnego, Zaokrąglenie podatku naliczonego Inne: CIT 2(16), CIT-2(17) Funkcje księgowe, zmienna, Zapytanie SQL Konto, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD- 3, *URZĄD-4 Płatności Opis analityczny Urząd Skarbowy: Zapłata, Zaległość, Płatność ZUS: Ubezpieczenie zdrowotne (Zapłata, Zaległość, Płatność), Ubezpieczenie społeczne (Zapłata, Zaległość, Płatność), Fundusz Pracy + FGŚP (Zapłata, Zaległość, Płatność) Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Noty DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Nagłówka Rozchód-suma, Przychód-suma, Symbole kwot zdefiniowane w menu: Księgowość/Noty memoriałowe/symbole kwot, Funkcje księgowe, Zmienna, KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4,

238 Elementów Płatności Opis analityczny Zapytanie SQL Wartość, Przychód, Rozchód, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytania SQL Zapłata, Zaległość, Płatność, Należnośćzapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązaniezaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Noty odsetkowe *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, *URZĄD-4 KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-1, *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5 KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy), *PRACOWNIK-2, *PRACOWNIK-3, *PRACOWNIK-4, *PRACOWNIK-5, *URZĄD-1, *URZĄD-2, *URZĄD-3, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Nagłówka Płatności Elementów Opis analityczny Koszt upomnienia, Kwota odsetek, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Zapłata, Zaległość, Płatność, Należnośćzapłata, Należność-zaległość, Należność, Zobowiązanie-zapłata, Zobowiązaniezaległość, Zobowiązanie, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Kwota odsetek, Kwota zaległa, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Zlecenia kompletacji i dekompletacji KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) KONTO, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Nagłówka Elementów Składników Produktów Opisu analitycznego Koszt rzeczywisty zlecenia, Koszt ewidencyjny zlecenia Koszt rzeczywisty składników, Koszt ewidencyjny składników, Koszt rzeczywisty produktów, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Koszt rzeczywisty, Funkcje księgowe zmienna, Zapytanie SQL Koszt ewidencyjny, Koszt rzeczywisty, Funkcje księgowe, zmienna, Zapytanie SQL Wartość, Funkcje księgowe, Zmienna, Zapytanie SQL Zlecenia produkcyjne KONTO KONTO, *MAGAZYN, *KOSZTY KONTO, *MAGAZYN, DOCELOWY, UŻYTKOWNIKA Oblicz dla Zmienne dla kwoty Zmienne dla konta Nagłówka Surowców Odchylenie_kosztu_surowca, Odchylenie_kosztu_ewidencyjnego Koszt_surowca_finalny, Koszt_surowca_półproduktów_własnych, Koszt_surowca_półproduktów_obcych, Koszt_ewidencyjny_finalny, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_własnych, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_obcych, *KONTO, *KONTOKNT-1 (odbiorcy), *KONTOKNT-2 (dostawcy) + konta definiowane *KONTO

239 Produktów Kategorii kosztów Kategorii kosztów produktów Opisu analitycznego Koszt_surowca_finalny, Koszt_surowca_półproduktów_własnych, Koszt_surowca_półproduktów_obcych, Koszt_ewidencyjny_finalny, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_własnych, Koszt_ewidencyjny_półproduktów_obcych, Koszt finalny, Koszt półproduktów własnych Koszt półproduktów obcych Koszt produktu finalnego, Koszt_ półproduktu własnego, Koszt półproduktu obcego Wartość KONTO KONTO KONTO KONTO, *KONTA WYMIARÓW STANDARDOWYCH (*CENTRUM, *LOKALIZACJA), *KONTA WYMIARÓW DEFINIOWANYCH *) Jako stawkę należy podać symbol stawki podatku VAT zdefiniowany w konfiguracji (zwykle symbole są oznaczane literami A, B, C ) **) Każda zmienna Płac ma 12 wariantów: Brutto, Podatek, Zdrowotne, Emer_prac, Emer_fir, Rent_prac, Rent_fir, Chorobowe, Wypadkowe, Netto Fundusz, FGŚP. Aby otrzymać pełną nazwę zmiennej, należy jeden z powyższych symboli dokleić do nazwy z tabeli. Uwaga: Jeżeli zostanie zaksięgowany zapis kasowy/bankowy w oparciu o kwotę "Rozliczenie", obliczaną dla rozliczeń, a następnie rozrachunek zostanie usunięty, dekret ten nie będzie brał ponownego udziału w żadnym rozrachunku. W celu ponownego rozrachowania dekretu należy skasować zapis księgowy powiązany z raportem kasowym i ponowie raport zaksięgować. Zaleca się księgowanie zapisów kasowych/bankowych w oparciu o "Kwotę" obliczaną dla Kasy. Pobieranie danych przy zmiennych dla konta: KONTO dowolne konto z planu kont, *KONTOKNT-2 (dostawcy) konto kontrahenta (z karty kontrahenta), którego dotyczy transakcja kupna, *KONTOKNT-1 (odbiorcy) konto kontrahenta (z karty kontrahenta), którego dotyczy transakcja sprzedaży, Konta definiowane dostępne w schematach księgowych mają następujące znaczenie: *MAGAZYN domyślne konto magazynowe przypisane do towaru na karcie towaru (zakładka Księgowe), *SPRZEDAŻ domyślne konto sprzedaży przypisane do towaru, który znalazł się na fakturze (karta towary zakładka Księgowe), *KONTO (REJESTRU LUB PRZECIWSTAWNE) konto pobierane z karty rejestru kasowego/bankowego lub konto z karty zapisu kasowego/bankowego, *KONTOREJ konto pobierane z karty rejestru kasowego/bankowego, *KONTOPRZEC konto pobierane z karty zapisu kasowego/bankowego, *MAGKONTO konto pobierane z karty magazynu z listy magazynów (z modułu Administrator ). Magazyn wybrany na karcie towaru, *MAGKONTODOC pobiera konto magazynu wskazanego na dokumencie jako docelowy, *MAGKONTOZRD pobiera konto magazynu wskazanego na dokumencie jako źródłowy, *KOSZTY konto pobierane z karty zlecenia (kompletacji, dekompletacji),

240 *URZĘDU konto pobierane z karty urzędu z listy urzędów, *PRACOWNIKA konto pobierane z karty pracownika z listy pracowników, *GŁÓWNE konto pobierane z karty środka trwałego, *UMORZENIE konto pobierane z karty środka trwałego, *STANKOST konto pobierane z karty środka trwałego, *AMPOD konto pobierane z karty środka trwałego, *AMNIEPOD konto pobierane z karty środka trwałego. Z wymienionych zmiennych i kont zostaje utworzony klasyczny dekret księgowy dla określonego typu dokumentu. Program rozpoznaje typ transakcji i kontrahenta i korzystając ze schematu podstawia w miejsce zmiennych odpowiednie kwoty i konta. Dodając nowy schemat księgowania należy wypełnić również pole: Opis. Tekst, który zostanie wpisany obok przycisku pojawiać się będzie przy każdej automatycznie zaksięgowanej linijce jako komentarz. Pod przyciskiem kryją się dodatkowe zwraca numer z nagłówka naszego dokumentu np. numer faktury sprzedaży. W przypadku obcej faktury sprzedaży, będącej dla nas fakturą zakupu zwracany jest numer porządkowy nadany automatycznie przez system tej zwraca numer dokumentu źródłowego np. obcej faktury sprzedaży, która dla nas jest fakturą zwraca akronim kontrahenta zwraca miasto z karty dla dokumentu korygującego zwraca numer dokumentu, którego korekta numer rejestru zwraca pierwsze 40 numer numer zewnętrzny zwraca pierwsze 40 znaków opisu - numer dokumentu obcego - numer dokumentu - opis dokumentu RS Dzięki tym funkcjom komentarz do księgowań będzie wzbogacony o dodatkowe, użyteczne informacje inne dla każdego księgowanego dokumentu. Uwaga: W schematach księgowań przy księgowaniu płatności można wybrać konkretne konto, konto dostawcy, konto odbiorcy. Istnieje również możliwość, aby numer konta budować jako wyrażenie. Konto wpisane za pomocą wyrażenia może zostać automatycznie założone. Np. jeżeli w schemacie księgowań zostaną dodane dwie pozycje: 202- &Knt_Akronim jeżeli Knt_KontoDostawcy jest puste, to w takim przypadku, przy księgowaniu takim schematem dokumentów dotyczących kontrahenta (dostawcy), na którego karcie brak określonego konta, system założy nowe konto analityczne do konta syntetycznego 202 uzupełnione akronimem kontrahenta. Dodatkowo, w zależności od wyboru opcji w polu: Oblicz dla, dostępne są pola z tabel: Nagłówka TraNag, KNTKarty,

241 Elementów TraNag, KNTKarty, TWRKarty, TraSElem, TraElem, Magazyn, Tabeli VAT TraNag, KNTKarty, TraVat, Płatności TraNag, KNTKarty, TraPlat, Środków trwałych SrtKarty, SrtHistNag, SrtHistElem, Płac PRCKarty, PikNag, PikElem, Kasy Zapisy, Rejestry, Raporty. Dodatkowo, do obliczania kwoty można również użyć dowolnych zmiennych zdefiniowanych w systemie Comarch CDN XL, jak również funkcji księgowych: PSO bilans otwarcia per saldo, DTO bilans otwarcia winien, CTO - bilans otwarcia ma, ODT - obroty winien, OCT obroty ma, KDT obroty narastająco winien, KCT obroty narastająco ma, PSD saldo, SDT saldo winien, SCT saldo ma, DPSD przyrost salda, DSDT przyrost salda winien, DSCT przyrost salda ma. Wymienione funkcje księgowe uwzględniają zapisy znajdujące się w Buforze Funkcja SQL Funkcja SQL daje najwięcej możliwości przy użyciu jej w wyrażeniu obliczającym kwotę lub konto w schemacie księgowań. Funkcja ta pozwala na wykonanie dowolnego zapytania zgodnego z językiem SQL i pobranie jego wyniku, jako kwoty lub numeru konta do zaksięgowania. SQL (wyrażenie_tekstowe) wyrażenie_tekstowe dowolne wyrażenie zgodne ze składnią Clariona for Windows zwracające jako wynik tekst, będący poprawnym zapytaniem SQL. Dostępne są pola z niektórych tabel jako zmienne. Aby z nich skorzystać, trzeba zapisać je poza stałą tekstową np. SELECT MAX (KAZ_Kwota) WHERE KAZ_KNTNumer= & KNT_GIDNumer Podczas edycji wyrażenia w oknie: Zapytanie SQL, należy pominąć apostrofy, a nazwę pola należy poprzedzić Dzięki możliwości korzystania z pól, schemat księgowania działa kontekstowo zapytanie skierowane do bazy może w warunku (sekcji WHERE) ograniczyć rezultat np. do wierszy odpowiadających bieżącemu dokumentowi, kontrahentowi itp. Ograniczenia funkcji SQL: zapytanie musi dotyczyć bieżącej bazy danych, zapytanie musi zwrócić wartość skalarną (jedna kolumna, jeden wiersz), wartość NULL jest interpretowana jak 0, jako zmienne można wykorzystać pola tylko niektórych tabel.

242 W zależności od tego, jaki dokument jest w danym momencie księgowany (predekretowany), można jako zmiennych użyć w wyrażeniu funkcji SQL pól kilku tabel. Użycie pola z innej tabeli spowoduje błąd w czasie predekretacji. Lista dostępnych pól jest ograniczona dodatkowo przez sposób obliczania danego składnika schematu księgowania (pole: Oblicz dla jeżeli kwota budowana jest na podstawie tabeli VAT, użycie pola z tabeli TraElem nie spowoduje błędu, ale da przypadkowy wynik). Lista tabel, z których pola można wykorzystać jako zmienne: Dokumenty handlowe (faktury, PZ, MM itp.) Oblicz dla Nagłówka Płatności Tabeli VAT Elementów Opis analityczny Pola z tabel TraNag, TrnOpisy, KntKarty TraNag, TrnOpisy, KntKarty, TraPlat TraNag, TrnOpisy, KntKartyy, TraVat TraNag, TrnOpisy, KntKarty, TraElem, TraSElem, TwrKarty OpisWymElem, OpisWymSElem, TraNag Faktury importowe Oblicz dla Nagłówka Płatności Elementów Opis analityczny Pola z tabel ImpNag, KntKart ImpNag, KntKarty, TraPlat ImpNag, KntKarty, Impetem, TwrKarty OpisWymElem, OpisWymSElem, ImpNag SAD, SAD składu celnego Oblicz dla Nagłówka Kwot Tabeli VAT Opis analityczny Pola z tabel SadNag, KntKart SadNag, KntKarty, CadKwoty SadNag, KntKarty, TraVat OpisWymElem, OpisoWymSElem, SadNag Dokumenty Środków Trwałych Oblicz dla Środków trwałych Opis analityczny Pola z tabel SrtHistNag, SrtHistElem, SrtKarty OpisWymElem, OpisWymSElem, SrtHistNag Kasa/Bank Oblicz dla Pola z tabel Kasy Zapisy, Raporty, KnyKarty/PrcKarty *) Opis analityczny OpisWymElem, OpisWymSElem, Zapisy

243 Płace O! Oblicz dla Płac Zestawienia płac Opis analityczny Pola z tabel PikNag, PikElem, PikKwoty PikNag, PikElem, PikKwoty OpisWymElem, OpisWymSelem, PikNag Kadry i Płace Oblicz dla Elementy wypłat Typy kwot Płatności Pola z tabel ListyPlac, PlaceElementyWyplat, WypElem ListyPlac, PlaceElementyWyplat, WypElem ListyPlac, PrcKarty, TraPlat Noty memoriałowe Oblicz dla Nagłówka Pola z tabel MemNag Elementów MemNag, MemElem Płatności MemNag, TraPlat, KntKarty/PrcKarty *) Opis analityczny OpisWymElem, OpisWymSElem, MemNag Zlecenia Oblicz dla Nagłówka Elementów Składników Produktów Opis analityczny Pola z tabel ZlcNag ZlcNag, ZlcElem, TwrKarty ZlcNag, ZlcElem, TwrKarty ZlcNag, ZlcElem, TwrKarty OpisWymElem, OpisWymSElem, ZlcNag Noty odsetkowe Oblicz dla Nagłówka Płatności Elementów Opis analityczny Pola z tabel UpoNag UpoNag, TraPlat, KntKarty UpoNag, UpoElem OpisowymElem, OpisWymSElem, UpoNag *) Na zapisie kasowym jako podmiot może znaleźć się kontrahent lub pracownik. W zależności od tego dostępne są albo pola z tabeli KntKart, albo PrcKarty. We wszystkich dokumentach za wyjątkiem listy płac istnieje możliwość wprowadzania ujemnych wartości podczas definiowania opisu analitycznego.

244 Przykład Księgowanie kwoty netto z faktury zaliczkowej. Celem takiego schematu jest zaksięgowanie kwoty netto pochodzącej z faktury zaliczkowej razem z fakturą sprzedaży. Schemat: Poz. Konto WN Konto MA Kwota Opis Netto Netto VAT VAT 3. *ODBIORCA Płatność Płatność Wartość zakupu Koszty SQL('select sum(trn_nettor) from cdn.trarozliczzal join cdn.tranag on trn_gidtyp = trz_zaltyp and trn_gidnumer = trz_zalnumer where trz_kontyp= '&trn_gidtyp&' and trz_konnumer= '&trn_gidnumer) Netto faktury zaliczkowej Schemat ten opiera się na powiązaniu faktury zaliczkowej z końcową fakturą sprzedaży poprzez tabelę Tra_RozliczZal Import/Eksport schematów księgowych Funkcje importu i eksportu schematów księgowych dostępne są z poziomu okna: Schematy księgowań dokumentów uruchamianego z menu: Narzędzia/Schematy księgowań. Do wywołania funkcji służą przyciski [Eksport] oraz [Import]. Rozwijane menu dostępnych opcji pozwala na wybór: Przy eksporcie: Wszystkie eksportuje wszystkie schematy Z zakładki eksportuje schematy dostępne dla wybranej w prawym oknie zakładki Zaznaczone eksportuje te schematy, które zostały zaznaczone na liście w lewym oknie Przy imporcie: Z zakładki importowane są tylko schematy właściwe dla zakładki wybranej w prawej części okna: Schematy księgowań dokumentów Wszystkie importowane są wszystkie schematy z podziałem na listy W momencie uruchamiania eksportu/importu podpowiadane są ścieżki dotyczące eksportu/importu schematów. Można je zdefiniować w konfiguracji komputera na zakładce: Wymiana danych w sekcji: Schematy księgowe (Rys )

245 Scenariusze Rys Konfiguracja komputera, zakładka: Wymiana danych. Jak zdefiniować schemat księgowania Aby zdefiniować nowy schemat księgowania należy: otworzyć okno: Schematy księgowań dokumentów (Rys ) poprzez wybranie funkcji Schematy księgowań z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Schemat księgowania (Rys ). W wyświetlonym oknie należy określić nazwę schematu, jego opis, dziennik księgowań. W tym miejscu należy określić również datę księgowania oraz zaznaczyć opcję kontroli kwoty dokumentu. Następnie należy wybrać zakładkę: Pozycje (Rys ), na której należy dodać kolejno poszczególne pozycje schematu naciskając przycisk: [Nowy]. Zostanie wyświetlone okno: Pozycja schematu księgowania (Rys ). Po dodaniu wszystkich pozycji do konstruowanego schematu księgowań należy zatwierdzić Przykład: je przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Schemat księgowania przeznaczony do zaksięgowania faktury sprzedaży, zakładający dla odbiorcy konto do syntetyki 201 uzupełnione o jego akronim. Pozycja 1. Pozycja 2. Oblicz dla: Nagłówka, Kwota: VAT, Konto MA: VAT należny, Opis: VAT.

246 Oblicz dla: Elementów, Kwota: Netto, Konto MA: , Pozycja 3. Opis: Netto. Oblicz dla: Płatności, Kwota: Płatności, Konto WN: 201- &knt_akronim (przy zaznaczonych opcjach: Wyrażenie oraz Załóż konto), Opis: Płatność. Za pomocą powyższego schematu wartość płatności faktury zostanie zaksięgowana na konto odbiorcy. Jeżeli natomiast pole to będzie puste, wówczas system założy dla danego kontrahenta konto analityczne do konta 201, uzupełnione o jego akronim. Jeśli takie konto istnieje już w planie kont dla danego roku, zostanie ono pobrane na predekretacji. Jak usunąć schemat księgowania Aby usunąć schemat księgowania należy: otworzyć okno: Schematy księgowań dokumentów (Rys ), poprzez wybranie funkcji: Schematy księgowań, z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie należy zaznaczyć kursorem przeznaczony do usunięcia schemat, a następnie nacisnąć przycisk: rekordu. [Usuń]. Zostanie wyświetlone pytanie o skasowanie Aby usunąć schemat, należy przycisnąć przycisk:. W wyniku tych kroków wybrany schemat zostanie usunięty. Uwaga: Jeżeli dany schemat był już wykorzystywany do księgowania dokumentów, wówczas jego usunięcie będzie niemożliwe Zmienne Zmienne są to wyrażenia obliczające dowolne wartości liczbowe, w oparciu o zapisy na kontach. Stanowią one podstawowe narzędzie pozyskiwania prostych informacji, zarówno dla kierownictwa firmy, jak i dla pracowników księgowości. Zmienne mogą też pełnić pomocną rolę w księgowaniach okresowych. Aby wyświetlić okno: Zmienne (Rys ), należy wybrać funkcję: Zmienne, z menu: Księgowość. Rys Zmienne.

247 Aktywne okno składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Centrum, na których znajdują się zmienne w podziale na nazwę, opis i wartość w danym okresie obrachunkowym (dostępne dla wszystkich lub dostępne dla centrum, do którego jest podpięty operator). Karta pojedynczej zmiennej składa się z dwóch zakładek Zmienna, zakładka: Ogólne Na zakładce znajduje się nazwa zmiennej i jej opis. Dodatkowo na tej zakładce określane jest, czy dla danej zmiennej będzie stosowany bufor. Naciśnięcie przycisku:, spowoduje wyświetlenie listy wyboru zawierającej trzy podfunkcje: funkcje konta, funkcje klasy konta oraz wartość pozycji zestawienia. Funkcje klasy konta i funkcje konta zawierają formuły: Rys Wybór formuł. Natomiast, jeżeli zostanie wybrana wartość pozycji zestawienia, do wyboru zostaną wyświetlone dostępne zestawienia księgowe (Rys ): Rys Wybór formuł dla pozycji zestawień. Jeżeli potrzebne jest bardziej skomplikowane wyrażenie, to do wpisanego wyrażenia można dodać nowe elementy. W tym celu należy naprowadzić wskaźnik myszy na pole: Wyrażenia i nacisnąć jej prawy klawisz. W wyniku tych kroków otworzy się ta sama lista, z której korzystano wcześniej. Należy powtórzyć czynność wybierania opcji z listy, przy czym można wybrać dowolną formułę oraz dowolne konto. Druga wybrana formuła zostanie doklejona do pierwszej, a między nimi zostanie wyświetlony operator dodawania +. Operator ten można zmienić ręcznie na: *(mnożenie) (odejmowanie) /(dzielenie), jeżeli zachodzi taka konieczność. Korzystając z listy można budować bardzo proste albo bardzo złożone wyrażenia. Prostym wyrażeniem jest np. PSD(221) zwracające wartość salda debet konta 221-VAT naliczony. Do złożonych zaliczamy wyrażenie obliczające wielkość kosztów przypadających na dział sprzedaży, wg klucza udziału sprzedaży tego działu w sprzedaży ogółem: ODT(411)*(OCT(73100)/OCT(730)).

248 Zmienna, zakładka: Wartości Na zakładce wyświetlona jest wartość zmiennej przeliczona dla pewnego okresu czasu. Znajdują się tu ikony: [Usuń wartość zmiennej] służy do usuwania zapisów z okna. [Oblicz wartość zmiennej] służy do obliczania i wpisywania do okna wyniku działania zmiennej. Dla działania funkcji: Oblicz wartość zmiennej, istotny jest okres, jaki został zadany w oknie: Ustaw daty działania funkcji księgowych (otwieranym po wybraniu funkcji: Daty obliczeń, z menu: Księgowość). Jeśli uruchomione zostaną obliczenia, następnie zmieniony zostanie okres na inny i ponownie zostaną uruchomione obliczenia, to otrzymane wyniki będą się różnić i nastąpi przypisanie następnej linijki z wynikami w oknie: Zmienna, na zakładce Wartości. Jeżeli okres nie zostanie zmieniony nowa zmienna zostanie zapisana w miejsce starej Scenariusze Jak dodać nową zmienną Aby dodać nową zmienną należy: otworzyć okno: Zmienne (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Zmienne, z menu: Księgowość. W aktywnym oknie należy wybrać zakładkę: Ogólne i nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Zmienna. W aktywnym oknie należy wybrać zakładkę: Ogólne i wypełnić pola: Nazwa i Opis. W tym miejscu należy również określić typ zmiennej oraz czy będą brane pod uwagę zapisy z bufora. Jeżeli zostanie wybrana wartość pozycji zestawienia wówczas z rozwiniętej listy należy wybrać odpowiednie zestawienie. Wprowadzoną zmienną należy zatwierdzić przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Jak obliczać wartość zmiennej Aby obliczyć wartość zmiennej należy: otworzyć okno: Zmienne, przez wybranie funkcji: Zmienne z menu: Księgowość. Zostanie otworzone okno: Zmienne (Rys ). Rys Lista zmiennych.

249 W aktywnym oknie należy podnieść do edycji odpowiednią zmienną poprzez naciśnięcie przycisku: [Karta] i wybrać zakładkę: Wartości W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Oblicz wartość zmiennej]. W wyniku tych kroków zostanie obliczony i wpisany do okna wynik działania zmiennej. Uwaga: Dla działania funkcji: Oblicz wartość zmiennej, istotny jest okres, jaki zostanie określony w oknie: Ustaw daty działania funkcji księgowych). Jeżeli uruchomione zostaną obliczenia, następnie zmieniony zostanie okres i ponownie nastąpi uruchomienie obliczenia, to otrzymane wyniki będą się zapewne różnić. Program zapisze oba wyniki na zakładce Wartości okna: Zmienne. Jeżeli okres nie zostanie zmieniony, wówczas nowy wynik zostanie zapisany w miejscu poprzedniego Klucze podziałowe Klucze podziałowe wprowadzono z myślą o umożliwieniu, za pomocą warunków SQL zdefiniowanych przez Użytkownika, podziału kosztów wydziałowych i pomocniczych na poszczególne konta, np. możliwe jest rozdzielenie kosztów produkcji podstawowej (wydziałowych i pomocniczych) na konta związane z produktem. Dzięki kluczom każdą kwotę będącą kosztem produkcji można podzielić na części proporcjonalnie do wartości poszczególnych współczynników wchodzących w skład klucza. Realizacja kluczy ma zastosowanie w księgowaniach okresowych. A zatem rozliczanie produkcji przy pomocy kluczy podziałowych możliwe jest za pomocą księgowań okresowych. Na każdej pozycji księgowania okresowego istnieje możliwość rozbicia obliczonej kwoty wg wskazanego klucza podziałowego. Aby rozbić obliczoną kwotę, wyrażenie, które ją definiuje należy pomnożyć przez predefiniowaną zmienną. W polach obliczających konto istnieje możliwość użycia zmiennych oznaczających identyfikator współczynnika Lista kluczy podziałowych Lista kluczy podziałowych zostanie wyświetlone po wybraniu z menu: Narzędzia, funkcji: Klucze podziałowe. W oknie znajdują się pola i funkcje: Rys Lista kluczy podziałowych. [Nowy] umożliwia dodanie nowego klucza. Opis okna znajduje się w rozdziale: Klucz podziałowy.

250 [Karta] umożliwia edycję klucza podziałowego. [Usuń] usuwa klucz podziałowy z listy Klucz podziałowy Klucz podziałowy, zakładka: Ogólne Na zakładce wskazuje się typ klucza możliwy jest wybór typu: SQL (wtedy rozbicie nastąpi w oparciu o zdefiniowane warunki SQL) lub typu: Elementy (wtedy rozbicie nastąpi w oparciu o podane współczynniki). W oknie wskazuje się również nazwę i opis dla klucza. Klucz podziałowy, zakładka: Parametry Rys Klucz podziałowy, zakładka: Ogólne. Na zakładce określa się parametry, używane w zapytaniu SQL, stanowiącym klucz podziałowy (jeżeli wybrano typ: SQL). Klucz podziałowy, zakładka: SQL Na zakładce wprowadza się zapytanie SQL, stanowiące klucz podziałowy. Zakładka aktywna jeśli wybrano typ: SQL. Klucz podziałowy, zakładka: Elementy Na zakładce określa się współczynniki, w oparciu o które zostanie rozbita kwota do zaksięgowania. Współczynniki te sumowane są do 100%. Zakładka aktywna, jeśli wybrano typ: Elementy Księgowanie okresowe Księgowanie okresowe to dodatkowe narzędzie w module: Księgowość, systemu Comarch CDN XL pozwalające na automatyzację pracy w księgowości związanych z wykonywaniem powtarzalnych cyklicznie księgowań miesięcznych, kwartalnych, rocznych itp. Funkcja polega na zdefiniowaniu schematów księgowań, które służą do wielokrotnego księgowania określonych kwot na określone konta księgowe. Księgowania okresowe używane są najczęściej do przeksięgowywania sald i/lub obrotów jednych kont na inne. Takie księgowania nie są powiązane bezpośrednio z żadnym zdarzeniem gospodarczym, dlatego nie można ich zastąpić mechanizmem schematów księgowych, które wymagają przypięcia do dokumentu. Najczęściej wykorzystywane są na koniec miesiąca do przeksięgowywania kosztów oraz rozliczenia podatku VAT. Umożliwiają również stworzenie schematu pozwalającego na przeksięgowanie przychodów, kosztów na wynik finansowy. Aby otworzyć okno z listą księgowań okresowych należy wybrać funkcję: Księgowania okresowe z menu: Narzędzia. Okno to składa się z dwóch zakładek (Rys ).

251 Rys Księgowanie okresowe. Na zakładce: Wszystkie, znajduje się lista wszystkich przygotowanych schematów księgowań. Zawartość zakładki nie zmienia się (z wyjątkiem sytuacji, w których dodany zostanie nowy schemat). Na zakładce: Dzisiejsze, znajdują się schematy, które są gotowe do zastosowania w bieżącym dniu. Lista księgowań zakładki jest ruchoma i zmienia się w zależności od upływu czasu i wykonywanych działań. Jeżeli odznaczymy parametr: Archiwalne, to lista zostanie zawężona tylko do aktywnych księgowań okresowych. W momencie dodawania nowego schematu księgowań zostanie otworzone okno: Księgowanie okresowe Zakładka: Ogólne Na zakładce znajduje się nazwa, numer dokumentu oraz opis schematu. Rys Księgowanie okresowe, zakładka: Ogólne.

252 Generuj co częstotliwość, z jaką ma być generowane księgowanie. Podawana jest ilość dnia lub tygodni lub miesięcy. Dziennik dziennik księgowań, w którym mają się pojawiać zapisy księgowe wygenerowane schematem księgowań okresowych. Następna generacja data, począwszy od której przeprowadzane będzie księgowanie, a w polu: Ważne do - data wygaśnięcia zlecenia automatycznych księgowań. Bufor wybranie opcji: Tak, oznacza, że wielkości, które będą podlegać przeksięgowaniu będą liczone w oparciu o wszystkie zapisy (KG i bufora), a wybranie opcji: Nie, będzie oznaczać, że księgowane będą tylko zapisy zatwierdzone (w Księdze Głównej). Archiwalny parametr wprowadzony w wersji 9.0 służy do oznaczania księgowań okresowych, które nie są już wykorzystywane. Księgowanie oznaczone tym parametrem będzie widoczne na oknie księgowań okresowych opcjonalnie po zaznaczeniu tego samego parametru z poziomu listy. Przypomnij zaznaczenie parametru powoduje otwarcie Listy pracowników, na której należy wskazać pracownika odpowiedzialnego za wykonanie danego księgowania. Jeżeli pracownik zostanie przypisany, wówczas uaktywni się dodatkowa zakładka: Przypomnienie Zakładka: Pozycje Na zakładce istnieje możliwość wprowadzenia pozycji odpowiadających pojedynczym dekretom. Rys Księgowanie okresowe, zakładka Pozycje. Nową pozycję dodaje się przyciskając przycisk: księgowania okresowego (Rys ). [Nowy]. Zostanie wyświetlone okno: Pozycja

253 Rys Pozycja księgowania okresowego. W aktywnym oknie, w polu: Oblicz dla, istnieje możliwość wprowadzenia maski konta o maksymalnej długości 30 znaków, w oparciu o którą będzie generowane księgowanie. Maska konta może zawierać dwa rodzaje znaków: * zastępuje dowolną ilość znaków,? zastępuje jeden znak. Maska konta pozwala na dokonanie przeksięgowań z wielu kont na jedno lub na wiele kont (na koncie docelowym podaje się wtedy wyrażenie obliczające konto zawierające zmienną: Konto, odwołującą się do bieżącego konta zgodnego z maską wprowadzoną w polu: Oblicz dla). Zaznaczenie pola: Filtr SQL spowoduje wydłużenie pola: Oblicz dla, tak, aby można było wpisać dowolnie długi tekst. Tekst ten musi być poprawnym wyrażeniem SQL. Uwaga: Możliwe jest rozbicie księgowania za pomocą klucza podziałowego. Aby użyć takiego klucza należy nacisnąć przycisk i wybrać klucz z otwartej listy. Po przejściu do części okna dotyczącego kwot, określane jest, czy przy księgowaniu będą brane pod uwagę zapisy z bufora czy nie. Następnie wskazujemy, jaka wartość i z jakiego konta (liczona dynamicznie) będzie księgowana. Do wyliczenia kwoty można posłużyć się wyrażeniem lub zmienną. Jeżeli wcześniej nie zdefiniowano żadnej zmiennej potrzebnej do obliczenia wartości można skonstruować odpowiednie wyrażenie, wykorzystując pojawiającą się po wybraniu odpowiedniej funkcji wyrażenia listę (Rys ).

254 Rys Wybór opcji do budowy wyrażenia. Funkcję tą wybiera się, po wcześniejszym wybraniu z rozwiniętych opcji po naciśnięciu przycisku: odpowiedniej funkcji: Funkcję konta wysokość kwoty liczona w oparciu o obroty, salda, per saldo itp. konkretnego konta księgowego. Funkcję klasy konta wysokość kwoty liczona w oparciu o obroty, salda, per saldo itp. konkretnej klasy konta. Funkcję bieżącego kont jeżeli pole: Oblicz dla, będzie wypełnione, w menu: Wyrażenie, obok opcji: Funkcje konta i Funkcje klasy konta, zostanie wyświetlona opcja: Funkcja bieżącego konta, co pozwoli na wpisanie do pola określającego kwotę jednej z funkcji: ODT(Konto), PSD(Konto) itp. Funkcja (Konto) odwołuje się do maski konta wprowadzone w polu: Oblicz dla. Jeżeli pole: Oblicz dla, jest puste, opcja: Funkcje bieżącego konta, jest nieaktywna. Wyrażenie SQL można tu zastosować wyrażenie obliczające konto. W wyrażeniu tym można stosować zmienna konto, o ile wypełniono wcześniej pole: Oblicz dla, Funkcję SQL oraz operatory, podobnie jak przy określaniu konta na schematach księgowych. Następnie, w części dotyczącej określania kont księgowych należy wybrać konta księgowe po stronie Winien i Ma, na które będzie księgowana dynamicznie wyliczona kwotę w oparciu o skonstruowane wyrażenie. Zaznaczenie w tym miejscu pola: Wyrażenie, przy którymkolwiek z kont powoduje wydłużenie pola z numerem konta. Pozwala to na wpisanie dowolnie długiego wyrażenia (do 2000 znaków) oraz uaktywnienie pola: Załóż konto. Po wpisaniu wszystkich informacji należy zatwierdzić nowy schemat przyciskiem: [Zapisz zmiany] Zakładka Przypomnienie Zakładka uaktywnia się po zaznaczeniu na zakładce Ogólne parametru: Przypomnij. Znajduję się tutaj lista pracowników przypiętych do danego księgowania okresowego. Listę tę można modyfikować dodając bądź usuwając z niej pracowników. Nie może ona jednak być pusta przynajmniej jeden pracownik musi być powiązany z księgowaniem okresowym, na którym zaznaczony jest parametr: Przypomnij.

255 Rys Księgowania okresowe, zakładka: Przypomnienie Jeżeli w momencie logowania się pracownika do systemu znajdują się jakieś księgowania okresowe z aktualną, bądź wcześniejszą datą generacji, które nie zostały do tej pory wygenerowane, pojawi się Przypomnienie: Rys Przypomnienie o zaległych/bieżących księgowaniach okresowych. Z poziomu okna: Przypomnienie można: wykonać Zadanie Terminarza służy do tego ikona [Wykonaj] podglądnąć Zadanie Terminarza za pomocą ikony [Edytuj zadanie] Pojawiające się przypomnienie można odłożyć, bądź wyłączyć całkowicie. Jak dokonać księgowania okresowego Aby dokonać księgowania okresowego należy: otworzyć okno z listą księgowań okresowych, poprzez wybranie funkcji: Księgowania okresowe, z menu: Narzędzia

256 w aktywnym oknie wybrać zakładkę: Dzisiejsze Rys Księgowania okresowe, zakładka Dzisiejsze. W aktywnym oknie znajdują się te spośród schematów księgowań okresowych, które wymagają przeksięgowania w danym dniu. Uwaga: Program sam czuwa nad tym, które księgowania i kiedy należy wykonać. Z chwilą wykonania księgowań okresowych lista zostaje pusta, aż do upływu kolejnego terminu księgowania okresowego. Aby dokonać zaksięgowania okresowego należy nacisnąć przycisk: [Generuj wszystkie] K.O. na dzisiaj]. Po jego naciśnięciu zostanie wyświetlone pytanie jak na Rys Rys Potwierdzenie księgowania okresowego. Po naciśnięciu przycisku: księgowania zostaną wygenerowane. Na oknie zestawień księgowych na zakładce Dzisiejsze wprowadzona została możliwość kolejkowania księgowań okresowych. Za pomocą ikon: dowolnie posortować Księgowania okresowe. [przesuń w górę/dół (w danym dniu)] można Zestawienia Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią one tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analiz. Mają one charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zewidencjonowane na kontach księgowych. Najważniejszym źródłem informacji jest sprawozdanie finansowe. Do jego sporządzania zobowiązane są podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Zgodnie z art. 45 Ustawy o Rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z trzech elementów:

257 Bilansu Rachunku Zysków i Strat Informacji dodatkowej Ponadto podmioty wymienione w art. 64 ust 1 Ustawy o Rachunkowości (np. spółki akcyjne), podlegające corocznemu badaniu, zobowiązane są do sporządzania: Zestawienia zmian w kapitale własnym Rachunku przepływów pieniężnych Funkcja: Zestawienia księgowe, udostępnia Użytkownikowi narzędzia pozwalające na budowanie ww. sprawozdań oraz różnego rodzaju raportów wewnętrznych niezbędnych w analizie sytuacji majątkowej i finansowej firmy Kreator zestawień księgowych Kreator zestawień księgowych pozwala na przygotowanie szablonów zestawień księgowych. Predefiniowane zestawienia zostały zdefiniowane na podstawie wzorców zgodnych z Ustawą o Rachunkowości oraz Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości i obejmują następujące typy zestawień: Bilans, Bilans Uproszczony wg UoR oraz Bilans wg MSSF/MSR Bilans wg MSSF Rachunek Zysków i Strat wariant porównawczy oraz kalkulacyjny wg UoR oraz Rachunek Zysków i Strat w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym wg MSSF/MSR Rachunek Przepływów Pieniężnych metodą pośrednią i bezpośrednią wg UoR oraz MSSF/MSR Zmiany w Kapitale Własnym wg UoR Wskaźniki wg UoR oraz MSSF/MSR Uwaga: Do poprawnego wyliczenia Wskaźników system wykorzystuje dane zawarte w Bilansie, Rachunku Zysków i Strat oraz Rachunku Przepływów Pieniężnych. Jeśli Użytkownik chciałby korzystać z analizy wskaźnikowej, przy kreowaniu Wskaźników należy wybrać także te wyżej wymienione informuje o tym stosowny komunikat. Kreator zestawień można uruchomić wybierając opcję: Kreator zestawień księgowych z menu: Narzędzia. Zostanie otwarte okno: Kreator zestawień księgowych (Rys ). Rys Okno: Kreator zestawień księgowych.

258 Po naciśnięciu przycisku [Dalej] przejdziemy do kroku, w którym należy określić szablon sprawozdania: zgodny z Ustawą o Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości lub obydwa równocześnie (Rys ) Rys Okno: Kreator zestawień księgowych krok 1 z 4. W kolejnym kroku zostanie wyświetlona lista szablonów zdefiniowanych na podstawie wzorców Ustawy o Rachunkowości (Rys ). Na liście należy wskazać te, które Użytkownik chce wykreować. Rys Okno: Kreator zestawień księgowych krok 2 z 4. W kroku trzecim następuje wybór szablonów sprawozdań zdefiniowanych według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (Rys ).

259 Rys Okno: Kreator zestawień księgowych krok 3 z 4. Krok czwarty to zakończenie kreowania szablonów zestawień. Szablony wskazane w kroku numer 2 i 3 będą widoczne na liście zestawień. Uwaga: Pojawienie się okien: Kreator zestawień księgowych krok 2 z 4 oraz Kreator zestawień księgowych krok 3 z 4 uzależnione jest od wyboru dokonanego w kroku pierwszym. Jeśli tutaj wskażemy opcję Sprawozdanie finansowe wg UoR, kreator pominie krok numer 3. Jeśli natomiast wybrane zostanie Sprawozdanie finansowe wg MSR/MSSF pominięty zostanie krok drugi. Wykreowane zestawienia księgowe można w dowolny sposób modyfikować. W szczególności należy poszczególnym pozycjom zestawień przypisać odpowiednie definicje (czyli kwoty pochodzące z kont księgowych, mające składać się na daną pozycję). Użytkownik może też wedle własnego uznania zmieniać/dodawać nowe szablony przypisane danemu zestawieniu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w kolejnych podrozdziałach Lista zestawień księgowych Listę zestawień można wywołać poprzez naciśnięcie przycisku: [Zestawienia] lub poprzez wybranie funkcji: Zestawienia, z menu: Księgowość. Po wykonaniu tych kroków mamy do wyboru: Bilans Rachunek wyników Cash - Flow Inne Listę zestawień Ostatnia pozycja: Lista zestawień. zawiera wszystkie zestawienia dostępne w systemie, w tym wszystkie wymienione powyżej.

260 Rys Lista zestawień. Na liście zestawień dostępne są następujące funkcje: - umożliwia zawężenie wyświetlanej listy zestawień do zestawień typu bilans, rachunek wyników, Cash Flow lub innych [Nowy] dodaje nowe zestawienie [Karta] edytuje istniejące zestawienie [Usuń] usuwa zestawienie [Eksport definicji zestawień] pozwala eksportować zestawienie do pliku [Import definicji zestawień] służy do importu wcześniej wyeksportowanych zestawień Zestawienia, zakładka: Ogólne Na zakładce znajduje się nazwa i opis zestawienia. W tym miejscu znajduje się też schemat numeracji. Przy definiowaniu schematu numeracji określone zostaje, w jaki sposób będą numerowane kolejne poziomy zestawienia (maksymalnie możemy zdefiniować 10 poziomów). Definiując poszczególne poziomy danego zestawu można przypisać im numerację według cyfr arabskich, dużych cyfr rzymskich, małych cyfr rzymskich, dużych liter, małych liter lub mogą być nie numerowane. Rys Karta zestawienia, zakładka Ogólne. Po zdefiniowaniu schematu numeracji określane są: rodzaj zestawienia (Bilans, Rachunek wyników, Cash Flow, Inne) oraz czy zapisy z bufora mają być uwzględniane w liczeniu wartości pozycji zestawienia (Tak), czy nie (Nie).

261 Zestawienia, zakładka: Pozycje Na zakładce znajduje się drzewo (struktura) zestawienia. Powstaje ona poprzez dodawanie kolejnych pozycji zestawienia według odpowiedniej hierarchii. Rys Karta zestawienia, zakładka Pozycje. Przykład (fragment bilansu): POZIOM 1: Aktywa, Pasywa. POZIOM 2: Aktywa trwałe, Kapitał (Fundusz) własny. POZIOM 3: Rzeczowe aktywa trwałe. POZIOM 4: Środki trwałe. POZIOM 5: Grunty (w tym prawa użytkowania wieczystego gruntów). Budowę zestawienia rozpoczyna się od pnia drzewa czyli poziomu 1 w przypadku bilansu jest to pozycja aktywa/pasywa. Następnie dodawane są pozycje poziomów niższych. Budowę pierwszego poziomu rozpoczyna się od naciśnięcia przycisku: [Dodaj pozycję na tym samym poziomie]. Aby dodać pozycję niższego poziomu, należy nacisnąć strzałkę przy przycisku: i z rozwijalnego menu wybrać opcję: Dodaj pozycję na niższym poziomie. Uwaga: Przy dopisywaniu kolejnych pozycji ważne jest, aby zwracać uwagę, na którym poziomie znajduje się kursor. W trakcie dodawania pozycji zostanie otworzone okno: Pozycja zestawienia (Rys ). Okno: Pozycja zestawienia Pozycja zestawienia, zakładka: Ogólne Na zakładce znajduje się dokładna nazwa pozycji oraz znak, z jakim pozycja ta będzie się pojawiać na zestawieniu: plus (+) minus (-) zero (0)

262 Rys Pozycja zestawienia, zakładka Ogólne. W tym miejscu jest również określone, czy pozycja ma być liczona w oparciu o wszystkie zapisy, także te wprowadzone na brudno (bufor), czy tylko w oparciu o zapisy zatwierdzone. Znak zero (0) ustalany jest wtedy, gdy jakaś pozycja musi obowiązkowo znaleźć się w zestawieniu, a wiadomo przy tym, że zawsze będzie mieć wartość zero. Pozycja zestawienia, zakładka: Definicje Zakładka służy do określenia, co i w jaki sposób ma policzyć dopisywana pozycja zestawienia. Definicje jest podpinana do gałęzi najniższych w hierarchii. Zakładka: Definicje, zawiera listę elementów, z których każdy kryje w sobie pewną wartość. Wartość ta oznaczona jest przez definicje wyświetlaną w kolumnie: Definicja, co ułatwia analizę kwot składowych. Suma wartości elementów z listy da wartość naszej pozycji, przy czym elementy mogą być opatrzone znakami plus lub minus. Podczas dodawania definicji zostanie otworzone okno: Definicja zestawienia (Rys ). Rys Definicja zestawienia. Elementami okna: Definicja zestawienia są: Wyrażenia Zmienna Zestawienia Po naciśnięciu przycisku, zostaje rozwinięty następujący wybór funkcji: Rys Wybór funkcji dla wyrażenia.

263 Jeżeli w tym miejscu zostanie wybrana funkcja konta lub funkcja klasy kont, to możliwy będzie wybór: PS0 bilans otwarcia Persaldo zero, DT0 Bilans otwarcia debet Debet zero, CT0 bilans otwarcia Credit zero, ODT obroty Debet (Obroty w zadanym okresie), OCT Obroty Credit (Obroty w zadanym okresie), KDT obroty narastająco Kumulowany Debet (od początku roku), KCT obroty narastająco Kumulowany Credit (od początku roku), PSD Persaldo, SDT Saldo Debet, SCT Saldo Credit, DPSD Delta Persaldo (przyrost w zadanym okresie), DSDT Delta Saldo Debet (przyrost w zadanym okresie), DSCT Delta Saldo Credit (przyrost w zadanym okresie). Wybranie przycisku:, spowoduje otwarcie okna z listą zmiennych. Wybrana zmienna będzie odtąd obliczać wartość pozycji. Po naciśnięciu przycisku: będzie możliwość wybrania gałęzi tego samego lub innego zestawienia (np. do gałęzi bilansu Zysk/Strata netto można podpiąć odpowiednią gałąź z wcześniej sporządzonego Rachunku wyników). Po określeniu odpowiedniego typu pozycji, w dolnej części okna: Definicji zestawienia, określany jest znak edytowanego elementu. Wybrany znak widoczny będzie na liście elementów zakładki Definicja w postaci + lub -. Uwaga: Jeśli pozycja zestawienia jest zdefiniowana jako wyrażenie SQL, dla określania zakresu dat dla okresu, za który ma zostać przeliczone zestawienie, konieczne jest posłużenie się zmiennymi: Data_Od_SQL początek okresu obliczeń jako tekst oznaczający datę w SQL, Data_Do_SQL koniec okresu obliczeń jako tekst oznaczający datę w SQL, np. funkcja CDN.YMD zwraca datę SQL obliczoną z roku, miesiąca i dnia: SQL('SELECT sum(dt_kwota) FROM cdn.dekrety WHERE DT_Dziennik = ''BANK'' and DT_Konto = ''411-01'' AND CDN.YMD(DT_Rok,DT_Miesiac,DT_Dzien) BETWEEN ''' & Data_OD_SQL & ''' AND ''' & Data_Do_SQL & '''') Zestawienia, zakładka: Szablony Zakładka jest miejscem przechowywania wzorców zestawień. W tym miejscu zostaje ustalone, jakie kolumny mają tworzyć nowe zestawienie, czyli układ poziomy zestawienia (w odróżnieniu od zakładki: Pozycje, gdzie ustalany jest układ pionowy). Na przecięciu pozycji z kolumnami, zakładka tworzy pola, w które wstawiane będą wartości liczbowe. Nazwy szablonu dla opisywanej zakładki (zamiast nazwy kolumny) użyto nieprzypadkowo, ponieważ poziomych układów zestawienia można przygotować nawet kilkanaście. Idea polega na tym, aby nie trzeba było przygotowywać kilkunastu różnych zestawień w różnych przekrojach ale jedno, dla którego będzie można zastosować szablony pozwalające osiągnąć ten sam efekt.

264 Rys Zestawienie, zakładka: Szablony. Zdefiniowane szablony dostępne są potem jako lista wyboru na zakładce Pozycje w polu: Szablon. Jeżeli w polu: Szablon, zostanie wybrany inny szablon, wówczas można się spodziewać, że zakładka Pozycje będzie zawierać inne pozycje. Dla różnych nazw szablonów powstaną zestawienia w różnych przekrojach. Nowy szablon można dodać poprzez naciśnięcie przycisku: Zostanie otworzone okno: Edycja szablonu (Rys ). [Nowy] na zakładce Szablony. Rys Edycja szablonu, zakładka: Ogólne. Na zakładce: Ogólne, w oknie: Edycja szablonu, znajduje się tylko nazwa i opis szablonu oraz określone jest, czy szablon ma być widoczny tylko dla konkretnego centrum. Na zakładce: Zmienne (Rys ) znajduje się lista zmiennych czasowych, które wykorzystane są na zakładce Kolumny. Pod pojęciem zmiennej czasowej kryje się pewien okres: od dnia - do dnia. System pozwala skorzystać z czterech standardowych okresów w systemie oraz dowolnej liczby innych, zdefiniowanych przez Użytkownika. Rys Edycja szablonu, zakładka: Zmienne.

265 Nową zmienną czasową dodaje się poprzez naciśnięcie przycisku: [Nowy] (Rys ). W aktywnym oknie należy podać nazwę zmiennej, oraz wybrać jeden z okresów z rozwijanej listy. Do wyboru są następujące możliwości: domyślny ustawiony w opcji: Daty obliczeń, bieżący miesiąc wynikający z ustawień daty systemowej komputera, poprzedni miesiąc miesiąc poprzedzający miesiąc bieżący, bieżący okres obrachunkowy zdeklarowany w opcji Konfiguracja systemu (Zakładka Parametry), inny dowolnie ustalony przez Użytkownika, przy którym należy podać datę początku i końca okresu. Rys Edycja zmiennej zestawienia. Na zakładce: Kolumny (Rys ) określone jest z ilu kolumn liczbowych ma składać się zestawienie. Ilość kolumn wyświetlanych w zestawieniu odpowiada ilości tytułów na liście: Kolejność kolumn w zestawieniu (porządek od lewej strony). Kolejność kolumn w zestawieniu (porządek od prawej strony) odpowiada kolejności tytułów na liście (porządek od góry). Rys Edycja szablony, zakładka: Kolumny. Ustalanie kolejności pozycji na liście może być wykonywane poprzez użycie przycisków: [Przesuń w grę], [Przesuń w dół], które służą do przesuwania zaznaczonej linijki w górę lub w dół. Dodawaniu nowej kolumny do zestawienia służy przycisk: otworzone okno: Edycja kolumny zestawienia (Rys ). [Nowy]. Po jego naciśnięciu zostanie W aktywnym oknie należy wpisać tytuł kolumny oraz wybrać format w polu: Format. W ten sposób określa się format, w jakim mają być wyświetlane liczby w zestawieniu (np. ilość miejsc dziesiętnych, zapis procentowy). Wybierając przycisk: Wyrażenie, zostanie wyświetlona lista zawierająca zdefiniowane wcześniej zmienne czasowe na zakładce Zmienne. Tu należy zdecydować, z jakiego okresu zostaną pobrane dane do zestawienia.

266 Rys Edycja kolumny zestawienia. Po naciśnięciu przycisku: Wyrażenie i wybraniu jednej ze zmiennych zostaje rozwinięta lista jak na Rys Kolumna może pokazywać: Rys Zestawienia/Ustalanie wyrażenia. wartości proste np. zgodnie z formułami obliczeń kolejnych pozycji zestawienia (z definicji pozycji) za pierwszy kwartał (z definicji kolumny). Aby nadać taki status kolumnie należy z rozwiniętej drugiej listy wybrać opcję: wartość; wartość zbiorczą (zagregowaną), taką jak w pozycji grupy nadrzędnej tj. z wyższego poziomu zestawienia. Do obliczenia wartości pól nie są wtedy używane formuły poszczególnych pozycji. Wartości te zapożyczane są z pozycji stojącej wyżej w hierarchii zestawienia wartość grupy nadrzędnej; Reasumując: wartość zbiorczą (zagregowaną) taka jak w pozycji grupy głównej tj. z pnia drzewa zestawienia. Do obliczenia wartości pól nie są wówczas używane formuły poszczególnych pozycji. Wartości te zapożyczane są z pozycji stojącej na szczycie zestawienia np. z pozycji Aktywa wartość grupy głównej; udział wartości pozycji w wartości grupy głównej lub grupy nadrzędnej odpowiednio: udział w grupie głównej, udział w grupie nadrzędnej. Warianty te wykorzystywane są najczęściej przy analizie wskaźnikowej. Wartość prosta wartość pozycji (np. obroty konta) za okres (ten zależy od wybranej zmiennej). Wartość grupy nadrzędnej wartość obliczona dla pozycji położonej o jeden poziom wyżej w hierarchii zestawienia. Wartość grupy głównej wartość obliczona dla pozycji położonej na najwyższym poziomie (tzw. pień zestawienia). Udział w grupie nadrzędnej iloraz wartość/wartość grupy nadrzędnej. Udział w grupie iloraz wartość/wartość grupy głównej. Efektem końcowym działania będzie wpisanie wyrażenia w pole obok przycisku. Wyrażenie to można oczywiście dowolnie zmieniać. Aby zatwierdzić wprowadzone dane (Rys ) należy nacisnąć przycisk: [Zapisz zmiany].

267 Wpływ parametru: Bufor, na prezentacje danych w zestawieniu księgowym Wartość parametru bufor ustawia się w nagłówku zestawienia księgowego, w definicji pozycji oraz w szablonie. jeżeli w definicji pozycji zostanie ustawiona wartość parametru na: Tak lub Nie, w szablonie na: Domyślnie - wartości będą wyliczone w oparciu o ustawienia definicji pozycji jeżeli w definicji pozycji zostanie ustawiona wartość parametru na: Domyślnie, w szablonie na Tak lub Nie - wartości będą wyliczone zgodnie z ustawieniami w szablonie, jeżeli w definicji pozycji zostanie ustawiona wartość parametru na: Tak lub Nie, w szablonie także na: Tak lub: Nie - wartości będą prezentowane zgodnie z ustawieniami w definicji pozycji. jeżeli w definicji pozycji zostanie ustawiona wartość parametru na: Domyślnie, w szablonie także na Domyślnie - wartości będą wyliczone zgodnie z ustawieniami w nagłówku zestawienia. Uwaga: W wersji 10.5 wprowadzono możliwość wydruku zestawienia, na którym uwzględniona będzie również definicja danej pozycji zestawienia. Aby wywołać taki wydruk, należy z poziomu konkretnego zestawienia wybrać wydruk z dopiskiem: definicja, a następnie w oknie: Ustalenie parametrów wydruku zaznaczyć czek: Pokazać definicję. Rys Wydruk definicji zestawienia księgowego, Ustalenie wartości parametrów wydruku. Przy tak ustalonych parametrach wydruku, oprócz nazwy pozycji pojawiać się też będzie jej definicja: Scenariusze Jak zdefiniować zestawienie Aby zdefiniować nowe zestawienie należy: Rys Wydruk zestawienia księgowego z definicją pozycji.

268 otworzyć okno: Lista zestawień. W tym celu należy wybrać funkcję: Zestawienia/Lista zestawień z menu: Księgowość. W aktywnym oknie, w celu dodania nowego zestawienia należy nacisnąć przycisk [Nowy]. Zostanie otworzona karta zestawienia (Rys ). Na zakładce Ogólne należy określić nazwę i opis zestawienia, określić jak będą numerowane poszczególne jego poziomy. W tym miejscu należy też zdeklarować, do jakiego rodzaju zostanie zaklasyfikowane nowe zestawienie oraz czy będą w nim brane pod uwagę zapisy bufora. Na zakładce Szablony (Rys ), aby stworzyć wzór, który będzie potem przypięty do pozycji na zakładce Pozycje. W celu dodania nowego szablonu należy przycisnąć przycisk: [Nowy] (Rys ). Na zakładce Ogólne należy określić nazwę, opis szablonu oraz określić, czy będzie on ogólnie dostępny, czy dostęp będzie ograniczony tylko do określonego centrum. W aktywnym oknie: Edycja szablonu, należy wybrać zakładkę Zmienne (Rys ). Na zakładce Zmienne należy nacisnąć przycisk: [Nowy].W uaktywnionym w ten sposób oknie: Edycja zmiennej zestawienia (Rys ) można dodawać kolejne potrzebne zmienne szablonu. Dla każdej zmiennej należy określić nazwę oraz czy będą w nim brane pod uwagę zapisy z bufora. W tym miejscu należy zadeklarować, jakiego okresu będzie dotyczyła zmienna bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, bieżący okres obrachunkowy, inny. W przypadku, gdy w tym miejscu zostanie wybrany okres: inny, wówczas należy określić przedział czasowy w polach: i. Po zdefiniowaniu zmiennych, należy wybrać zakładkę Kolumny (Rys ). W aktywnym oknie należy, poprzez naciśnięcie przycisku: [Nowy], dodać kolejne kolumny szablonu (Rys ). Dla każdej kolumny należy określić jej nazwę, format oraz wyrażenie (w tym miejscu należy wybrać element z listy zdefiniowanych wcześniej na zakładce Zmienne zmiennych czasowych). Po zdefiniowaniu odpowiednich szablonów i zapisaniu ich za pomocą ikony: [Zapisz zmiany] należy wrócić do okna: Zestawienie i wybrać w nim na zakładkę: Pozycje (Rys ). W aktywnym oknie, w celu dodania poszczególnych pozycji, należy nacisnąć przycisk: [Dodaj] zostanie wtedy dodana pozycja na tym samym poziomie lub nacisnąć przycisk:, znajdujący się przy ikonie: [Dodaj] i z rozwiniętej listy wybrać opcję: Dodaj pozycję na niższym poziomie. Zostanie wtedy otwarte okno: Dodawanie pozycji zestawienia (Rys ). W aktywnym oknie, na zakładce Ogólne należy określić pełną nazwę pozycji, zdecydować, czy ma ona być liczona w oparciu o wszystkie zapisy (razem z zapisami z bufora), czy tylko o zapisy zatwierdzone oraz czy jej wartość i z jakim znakiem, ma być uwzględniona w wartości pozycji poziomów wyższych.

269 Rys Dodawanie pozycji zestawienia, zakładka Ogólne. Następnie należy wybrać zakładkę Definicja (Rys ). Rys Dodawanie pozycji zestawienia, zakładka Definicja. W aktywnym oknie, poprzez naciśnięcie przycisku [Nowy] należy dodać definicję, według której będzie liczona wartość pozycji. Uwaga: Definicje podpina się do gałęzi najniższych w hierarchii. Po dodaniu definicji zostanie wyświetlona lista elementów, z których każdy kryje w sobie pewną wartość. Suma wartości elementów z listy wskaże wartość danej pozycji, przy czym elementy mogą być opatrzone znakami plus lub minus. Przy dodaniu definicji zostanie otworzone okno: Definicja zestawienia (Rys ). Tworząc nową definicję może ona zostać oparta o wyrażenie funkcję kont księgowych (obroty credit, debet, saldo debet, credit, per saldo itd.). Funkcje konta dostępne są z menu: Wyrażenie. Definicja może być też oparta na zmiennych lub zdefiniowanych wcześniej gałęziach tego samego lub innego zestawienia. Po dodaniu odpowiednich pozycji zestawienia i zapisaniu ich oraz określeniu w oknie: Zestawienie, na zakładce Pozycje odpowiedniego szablonu w polu: (wybór z listy zdefiniowanych wcześniej szablonów) można zapisać całe zestawienia poprzez naciśnięcie przycisku: [Zapisz]. Uwaga: Od wyboru szablonu w polu: zależy jakie kolumny będą wyświetlane na tej zakładce., na zakładce Pozycje Jak obliczyć zestawienie Aby obliczyć zestawienie należy: otworzyć do edycji kartę zestawienia, które ma zostać obliczone. W tym celu należy wybrać funkcję: Zestawienia z menu: Księgowość;

270 z rozwiniętej listy zestawień wybrać przeznaczone do obliczenia zestawienie. Zostanie wówczas otworzone okno: Zestawienie (Rys ). Rys Zestawienia. W aktywnym oknie, w polu, należy wybrać jeden z listy dostępnych, zdefiniowanych wcześniej na zakładce Szablony wzorów. Według tego szablonu będzie obliczane wybrane zestawienie. Po wybraniu odpowiedniego szablony należy przycisnąć przycisk: [Oblicz]. Zostanie otworzone wówczas okno, w który będą widoczne postępy w obliczaniu zestawienia (Rys ). Rys Obliczanie zestawienia. Uwaga: W celu przerwania akcji obliczania zestawienia według podanego szablonu należy w aktywnym oknie przycisnąć przycisk. Po zakończeniu obliczania zestawienia, na zakładce Pozycje zostanie wyświetlona dodatkowa kolumna z wartościami liczbowymi powstałymi w wyniku obliczeń. Rys Zestawienie obliczone. Obliczone zestawienie należy zatwierdzić naciskając przycisk: [Zapisz zmiany].

271 Grupowanie kont Funkcja: Grupowanie kont, została wprowadzona w celu usprawnienia prac z planem kont. Jest ona bardzo przydatna w przypadku firm o rozbudowanej analityce kosztowej (konta grupy 4 i 5), gdyż w przypadku takich firm dużą niedogodnością jest konieczność wielokrotnego zakładania identycznie wyglądających gałęzi planu kont pod różne konta. Funkcja: Grupowanie kont, pozwala na automatyczne zakładanie wielu kont analitycznych do kont wykazanych w definicji grupy. Konta tworzą się równolegle po dopisaniu nowego konta przez operatora do jednego z kont wskazanych w grupie. Lista: Grupowanie kont jest dostępna z menu: Narzędzia. Po jej wybraniu zostanie otworzone okno: Grupowanie kont (Rys ). Lista ta składa się z dwóch kolumn: Rys Grupowanie kont. Grupa zawiera nazwy poszczególnych grup kont, Aktywna zawiera okresy, w którym poszczególne grupy są aktywne. Znajdują się też na niej następujące ikony: [Synchronizuj grupę] służy do przypisania wszystkich kont analitycznych podrzędnych wobec jakiejś syntetyki z grupy do wszystkich pozostałych syntetyk grupy, w których tych kont jeszcze nie ma. [Nowy] służy dodawaniu nowej grupy kont do listy. [Karta] służy edytowaniu poszczególnych grup (w trakcie edycji można modyfikować dana grupę). [Usuń] służy do usuwania poszczególnych grup. Ponadto w oknie: Grupowanie kont umożliwiono zawężenie wyświetlanych grup tylko do grup, które są aktywne w danym okresie oraz tych, które są aktywne we wszystkich okresach. Zawężenie to jest możliwe poprzez zaznaczenie pola:. W trakcie dodawania nowej grupy zostanie otworzone okno: Grupa kont (Rys ). W aktywnym oknie znajduje się nazwa grupy kont, określone jest czy jest ona aktywna czy też nie, a jeżeli tak to czy jest aktywna zawsze czy tylko w wybranym okresie. W oknie tym znajduje się też lista kont, które mają tworzyć daną grupę. W oknie tym znajdują się poza tym następujące ikony: [Dodaj] służy dodawaniu do grupy nowych kont z planu kont (po jej naciśnięciu zostanie otwarte okno z planem kont).

272 [Podgląd] służy edytowaniu karty danego konta (po jej naciśnięciu zostanie podniesiona do podglądu karta podświetlonego na liście konta. [Usuń] służy usuwaniu poszczególnych kont z listy. Rys Grupa kont. Uwaga: Grupowanie kont działa podczas dopisywania nowego konta analitycznego w planie kont. Zostaje wówczas uruchomiona procedura sprawdzania, czy któreś z kont syntetycznych nadrzędnych wobec dopisywanego właśnie konta znajduje się w jednej z grup kont. Jeżeli tak, konta o takiej samej końcówce numeru zostaną dopisane do wszystkich syntetyk z tej grupy. Grupowanie kont może zostać wykorzystane w celu automatycznego zakładania kont walutowych. W tym celu konieczne jest utworzenie takiej grupy kont, która będzie zawierała: konta złotówkowe rozrachunków z kontrahentami, konta pozabilansowe w walutach obcych, na których będą ewidencjonowane wartości w walutach. Utworzenie takiej grupy jest niezbędne do automatycznego zakładania kont walutowych podczas dopisywania kartotek kontrahentów lub podczas księgowania dokumentów na konta walutowe Scenariusze Jak dodać grupę kont Aby dodać nową grupę kont należy: otworzyć okno: Grupowanie kont, po wybraniu funkcji: Grupowanie kont z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie należy nacisnąć przycisk: [Nowy], w celu dodania nowej grupy. Zostanie otworzone okno: Grupa kont W otwartym w ten sposób oknie należy wpisać nazwę grupy oraz określić okres, w którym dana grupa będzie aktywna w polu:. Po wpisaniu tych danych, w polu: Konto, należy podać numery kont, które mają należeć do grupy. Aby to zrobić należy nacisnąć przycisk: [Dodaj]. W wyniku tych kroków zostanie otworzone okno: Podaj konto zawierające plan kont

273 W aktywnym oknie należy zaznaczyć konta przeznaczone do grupowania (konta wyświetlane są w trybie multiselect, który umożliwia wybranie jednocześnie wielu kont), a następnie zatwierdzić wybór przyciskiem: przypisane do tworzonej grupy [Wybierz]. W ten sposób konta zostaną Po wyświetleniu wybranych kont w oknie: Grupa kont, należy zapisać grupę naciskając przycisk: [Zapisz zmiany]. Nowa grupa kont zostanie założona. Jak zsynchronizować grupy kont Rys Dodawanie konta do grupy z poziomu okna: Podaj konta. Synchronizacja grup jest niezbędna w przypadku utworzenia grupy, do której zostanie wprowadzone konto, które ma już podpięte analityki, a analityki te mają zostać podpięte do pozostałych kont z grupy. Aby zsynchronizować grupy należy: założyć odpowiednią grupę. Proces zakładania grupy kont został opisany w scenariuszu: Jak dodać grupę kont. Po założeniu grupy, należy w oknie: Grupowanie kont, nacisnąć przycisk: [Synchronizuj grupę]. W ten sposób rozpocznie się proces synchronizacji. Po jego zakończeniu zostanie otworzone okno: Synchronizacja grup kont (Rys ): Rys Synchronizacja grup kont. W ten sposób konta analityczne podpięte do jednego z kont grupy zostaną przypięte do pozostałych kont grupy. Jak usunąć grupę kont Aby usunąć grupę kont należy:

274 otworzyć okno: Grupowanie kont (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Grupowanie kont z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie należy zaznaczyć za pomocą kursora grupę, która jest przeznaczona do usunięcia, a następnie nacisnąć przycisk: usunięcie rekordu. [Usuń]. Zostanie wyświetlone pytanie o Po zaakceptowaniu pytania przyciskiem:, grupa zostanie usunięta. Wybranie w tym miejscu opcji:, spowoduje wstrzymanie operacji. Jak dokonać zmian w grupie kont Aby dokonać zmian w grupie kont należy: otworzyć okno: Grupowanie kont. W tym celu należy wybrać funkcję Grupowanie kont z menu: Narzędzia. Zostanie otworzone okno: Grupowanie kont (Rys ). W aktywnym oknie, należy podnieść kartę odpowiedniej grupy kont do edycji, zaznaczając ją kursorem i naciskając przycisk: 9.270). [Karta]. Zostanie otworzone okno: Grupa kont (Rys. W aktywnym oknie należy nanieść odpowiednie zmiany (zmienić nazwę, aktywny okres, numery kont należących do grupy). Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić, naciskając przycisk: [Zapisz zmiany] Kręgi kosztów Reguły zamkniętego kręgu kosztów, pozwalają jednostkom prowadzącym różnorodną działalność na ustalenie rzeczywistych kosztów świadczeń na potrzeby wewnętrzne, wywodzących się z kosztów operacyjnych o charakterze rodzajowym. Przestrzeganie zasad zamkniętego kręgu kosztów i zmiany stanu produktów umożliwia jednostkom wybór i sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, który w zakresie analizy kosztów w powiązaniu z danymi wynikającymi z ksiąg ma większą wartość poznawczą niż kalkulacyjny wariant sprawozdania. Zagadnienia kręgu kosztów występują w firmach stosujących w zakresie rachunku kosztów konta zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie oraz konta zespołu 5 Koszty według rodzajów działalności i ich rozliczenie lub tylko konta zespołu 5 z ustaleniem kosztów rodzajowych. W systemie Comarch CDN XL umożliwiono kontrolę kręgu kosztów. Liczba zdefiniowanych kręgów kosztów może być dowolna, a samo ich zdefiniowanie pozostawiono Użytkownikowi systemu. Istnieje możliwość włączenia kontroli kręgu kosztów on line. Oznacza to, że kontrola zadziała w momencie wprowadzania zapisu zbiorczego - podczas zapisywania każdego zapisu zbiorczego (zarówno ręcznego jak i pochodzącego z księgowania dokumentów czy księgowań okresowych) sprawdzana jest kontrola spełniania przez ten zapis kręgów kosztów. Uzależnione jest to od zaznaczenia w konfiguracji, na zakładce: Księgowość/Parametry 1, parametru: Kontrola kręgu kosztów. Lista kręgów kosztów jest dostępna z menu: Narzędzia (Rys ). Okno z listą kręgów składa się z dwóch kolumn; Nazwa zawiera nazwy poszczególnych kręgów, Okres zawiera okres, w który dany krąg kosztów jest aktywny. W aktywnym oknie znajdują się dodatkowo następujące ikony: [Raport niezgodności] służy generowaniu raportu niezgodności dla danego kręgu kosztów lub danych elementów, w wyniku którego zostanie wyświetlona lista zapisów księgowych, które wykraczają poza krąg kosztów.

275 [Nowy] służy dodawaniu nowych kręgów kosztów. [Karta] służy podnoszeniu danego kręgu kosztów do edycji. [Usuń] służy usuwaniu zbędnych kręgów. Rys Kręgi kosztów. Podczas definiowania kręgów zostanie otworzone okno: Krąg kosztów (Rys ) Krąg kosztów, zakładka: Ogólne Na zakładce: Ogólne, znajduje się nazwa kręgu oraz okres, w którym dany krąg ma być aktywny. Jeżeli istnieje potrzeba zawężenia okresu aktywności danego kręgu, wówczas w miejscu: Aktywny należy wybrać pole odpowiedni dla danego kręgu. i z listy dostępnych okresów wybrać Rys Krąg kosztów, zakładka: Ogólne. Ponadto, na zakładce znajdują się parametry, mające wpływ na kontrolę kręgu kosztów on line : Kontrola podczas wprowadzania zapisów: Reakcja - w polu określa się sposób reakcji systemu na niespełnienie przez zapis danego kręgu kosztów. Wybór opcji: ostrzeżenie, pozwala na wprowadzenie zapisu księgowego nie spełniającego równości kręgów kosztów. Przy zapisie pojawi się stosowne ostrzeżenie. Wybór opcji: błąd, uniemożliwi zapisanie zapisu księgowego nie spełniającego równości kręgów kosztów. Dziennik parametr decyduje o sprawdzaniu spełnienia danego kręgu kosztów tylko dla zapisów pochodzących ze wskazanego dziennika. Możliwe jest także wybranie kontroli we wszystkich dziennikach.

276 Krąg kosztów, zakładka: Elementy Na zakładce znajdują się wszystkie składowe danego kręgu kosztów. Są one przedstawione w podziale na dwie kolumny: Nazwa zawiera nazwy poszczególnych elementów kręgu kosztów. Maska/Filtr zawiera konta, które należą do definiowanego kręgu (można wskazać konta bezpośrednio z planu kont lub skorzystać z definicji zespołów kont). Rys Krąg kosztów, zakładka Elementy. Karta każdego z elementów kręgu kosztów składa się z dwóch zakładek (Rys ). Rys Element kręgu kosztów, zakładka: Ogólne. Na zakładce: Ogólne znajduje się nazwa elementu kręgu kosztów oraz konta, które należą do danego kręgu kosztów. W polu: Konto, dostępna jest lista opcji (Rys ), z której można wybrać albo konto bezpośrednio z planu kont albo zespół kont predefiniowanych w systemie: Rys Wybór grupy kont. Na zakładce: Zaawansowane (Rys ) można określić wchodzące do kręgu kosztów konta za pomocą odpowiedniego wyrażenia maski.

277 Scenariusze Jak zdefiniować krąg kosztów Rys Element kręgu kosztów, zakładka: Zaawansowane. Aby zdefiniować nowy krąg kosztów należy: otworzyć okno: Kręgi kosztów (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję Kręgi kosztów z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie, w celu dodania nowego kręgu kosztów, należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Krąg kosztów (Rys ). Na zakładce: Ogólne należy określić nazwę kręgu oraz okres, w którym będzie on aktywny. Aby zawęzić okres aktywności danego kręgu należy zaznaczyć pole: w okresie i z listy dostępnych opcji, wybrać odpowiedni okres. Następnie należy określić sposób kontroli kosztów (o ile zaznaczono w konfiguracji parametr: Kontrola kręgu kosztów). Po wypełnieniu zakładki: Ogólne należy wybrać zakładkę Elementy (Rys ). Na zakładce Elementy, w celu dodania nowego elementu kręgu, należy nacisnąć przycisk: [Nowy]. Zostanie otworzone okno: Element kręgu kosztów (Rys ). W aktywnym oknie należy określić nazwę elementu oraz konta, które mają należeć do tworzonego kręgu. Jeżeli konta mają być określone za pomocą odpowiedniego wyrażenia, należy wybrać zakładkę Zaawansowane (Rys ) i wpisać takie wyrażenie. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych elementów, należy zatwierdzić dane przyciskiem: [Zapisz zmiany]. Jak wykonać raport niezgodności Aby wykonać raport niezgodności należy: otworzyć okno: Kręgi kosztów (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Kręgi kosztów z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie należy zaznaczyć przeznaczone do raportu kręgi, a następnie nacisnąć przycisk: (Rys ). [Raport niezgodności]. Zostanie otworzone okno: Kontrola kręgów kosztów

278 Rys Kontrola kręgów kosztów. W aktywnym oknie należy określić okres jakiego ma dotyczyć kontrola kręgów kosztów, dziennik, którego zapisy mają być kontrolowane oraz czy mają to być zapisy bufora, Księgi Głównej, czy wszystkie. Jeżeli w oknie: Kręgi kosztów zaznaczony zostanie więcej, niż jeden krąg, wówczas w tym miejscu, w polu: Pokaż zapisy niespełniające, należy wybrać, czy mają być pokazane zapisy niespełniające wszystkich kręgów kosztów, czy co najmniej jednego z kręgów. Po wpisaniu niezbędnych danych należy nacisnąć przycisk: [Szukaj zapisów], w wyniku czego w aktywnym oknie zostaną wyświetlone zapisy księgowe, które wykraczają poza określony krąg kosztów. Uwaga: Wyświetlona lista będzie możliwa do edycji i każdy zapis, który nie spełnia warunku będzie mógł zostać uzupełniony o brakujące pozycje z poziomu raportu niezgodności, pod warunkiem, że nie jest to zapis księgowy z Księgi Głównej. Jak usunąć zdefiniowany krąg kosztów Aby usunąć zdefiniowany krąg kosztów należy: otworzyć okno: Kręgi kosztów (Rys ). W tym celu należy wybrać funkcję: Kręgi koszów z menu: Narzędzia. W aktywnym oknie należy zaznaczyć kręgi kosztów przeznaczone do usunięcia, a następnie nacisnąć przycisk: [Usuń]. W wyniku tych kroków zostanie wyświetlone pytanie o usunięcie kręgu kosztów. Po zaakceptowaniu pytania przyciskiem:, wybrany krąg kosztów zostanie usunięty. Wybranie w tym miejscu opcji:, spowoduje wstrzymanie operacji Moduł: Księgowość a Ustawa o rachunkowości Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są

279 zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów. Ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej. Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są: Dzienniki, Księga Główna, Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna), Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Księgi rachunkowe powinny być: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia, przechowywane starannie w ustalonej kolejności Dzienniki (Zapisy księgowe) Dzienniki stanowią chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. W dzienniku powinno następować: automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którymi są rejestrowane zapisy. Numeracja ta ma zapewniać ich jednoznaczność, co nie wyklucza możliwości uwzględnienia w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie, automatyczna kontrola zaliczania zapisu do miesiąca, w którym zarejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenia do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go między miesiącami, automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Moduł: Księgowość, systemu Comarch CDN XL pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze według danego rodzaju. Nazwy dzienników mogą być dowolne. Dla dokumentów bankowych Użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dzienni MEMOR itp. Przy wprowadzaniu kilku dzienników cząstkowych, zapisom księgowym program automatycznie nadaje numerację w obrębie dzienników cząstkowych. Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i o osobie zatwierdzającej, czyli przenoszącej zapisy do Księgi Głównej

280 Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą schematów księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają dokumenty handlowe, magazynowe, kasowo/bankowe, noty memoriałowe, listy płac, dokumenty importowe itd. W przypadku zapisów generowanych przez program Comarch CDN XL, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu. Wydruki dzienników oraz pojedynczych zapisów udostępniono z poziomu modułu: Księgowość. Uwaga: Dziennik księgowań powinien być drukowany co miesiąc. Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o Rachunkowości. Dziennik powinien: - Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. - Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z zestawieniami obrotów i sald kont Księgi Głównej. - Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu Księga Główna Zgodnie z wymogami Ustawy o Rachunkowości, wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe, (czyli według, co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność. Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość. Uwaga: Księga Główna powinna być drukowana, co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji. Zagadnienie dotyczące kont Księgi Głównej reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości.

281 Konta Księgi Głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach Księgi Głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie Księgi Głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej w ujęciu systematycznym tj. zgodnie z zarachowaniem ich na konta syntetyczne Księgi pomocnicze Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. W miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp. Według Ustawy o Rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej. Sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić: Na koniec roku obrotowego dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych, Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują. Uwaga: Wydruk ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce nie później niż na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzenia inwentaryzacji. Problematykę kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont Księgi Głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach Księgi Głównej. Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu modułu: Księgowość Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych) Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej zawiera następujące elementy: symbole i nazwy kont typ w kolumnie prezentowane są znaczniki związane z parametryzacją konta. Z danym kontem może być związanych kilka znaczników, np. dla konta rozrachunkowego, aktywnopasywnego (lista znaczników znajduje się w rozdziale: Zestawienie obrotów i sald). salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego

282 sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Rys Zestawienie: Obroty i salda. Uwaga: Wydruk zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Problematykę zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości. Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zestawienie powinno zawierać: - symbole lub nazwy kont - salda kont na dzień otwarcie ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu modułu: Księgowość Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne) Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.