ZAPYTANIE OFERTOWE na: Świadczenie usługi doręczeń przekazów pieniężnych adresatom wskazanym przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie

Transkrypt

1 Nr sprawy: SNA MZ Częstochowa, dn r. ZAPYTANIE OFERTOWE na: Świadczenie usługi doręczeń przekazów pieniężnych adresatom wskazanym przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie W związku z faktem, iż szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty netto, zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie, ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, Częstochowa, woj. śląskie, tel. (34) , faks: (34) II. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa doręczania w obrocie krajowym przekazów pieniężnych opłacanych w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznej książki nadawczej, nadanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie. 2. Przedmiot zamówienia winien być realizowany w oparciu o ustawę z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe oraz ustawę z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych. 3. Nadawanie przekazów pieniężnych na terenie Polski obejmuje także tereny wiejskie. 4. Zamawiający dopuszcza sytuację nadania części przekazów przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego na zasadzie podwykonawstwa, w wyniku czego na przekazach lub dowodzie nadania będzie figurował Wykonawca. 5. Zamawiający nie dopuszcza podziału przekazów i tworzenia odrębnych dokumentów nadawczych dla przekazów nadawanych w imieniu i na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę. 6. Szacunkowa suma wypłacanych świadczeń dla podopiecznych Zamawiającego wynosi ,00 zł miesięcznie (ok. 529 szt. na terenie miasta Częstochowy oraz ok. 67 szt. na terenie Polski). 7. Minimalna kwota pojedynczego przekazu wynosi 20,00 zł, natomiast maksymalna 1800,00 zł. 8. Z tytułu niepełnego wykorzystania przewidywanej przez Zamawiającego ilości wypłaconych świadczeń, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia finansowe. 9. Wykonawca winien udostępnić Zamawiającemu serwis internetowy umożliwiający zalogowanie i wczytanie książki elektronicznej w formie pliku z rozszerzeniem XML, zawierającego dane do nadania przekazów lub ich rejestracji w systemie. Zamawiający nie wyraża zgody na nadawanie przekazów w sposób papierowy. 10. Zamawiający uiszcza kwoty przekazowe (do wypłaty adresatowi) i opłaty za ich nadanie w formie bezgotówkowej przed nadaniem przekazów, poleceniem przelewu na rachunek Sekcja Nadzoru i Administracji tel przetargi@mops.czestochowa.pl Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, Częstochowa tel , fax mops@czestochowa.um.gov.pl

2 bankowy Wykonawcy. 11. Przyjęcie przekazów pieniężnych nastąpi w dniu następnym po dniu wpływu środków pieniężnych na konto Wykonawcy. W przypadku, gdy dzień nadania przypada na dzień wolny od pracy, nadanie przekazów nastąpi w pierwszym dniu roboczym po tym dniu. W przypadku, gdy przekazy pieniężne dostarczone do przyjęcia przez Zamawiającego nie mogą być przyjęte z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, zostaną one wycofane, a środki finansowe zwrócone na rachunek bankowy w ciągu 7 dni. 12. Maksymalny termin na podjęcie próby doręczenia przekazu pieniężnego wynosi 4 dni robocze od dnia otrzymania kwoty pieniężnej przez Wykonawcę. 13. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. 14. Opłata za przekaz nie może być zwiększona w przypadku trudności w zastaniu świadczeniobiorcy i konieczności awizowania. 15. Środki pieniężne z nadanych przekazów będą udostępnione przez Wykonawcę do odbioru adresatom przekazu przez cały okres ich przechowywania. 16. Wykonawca zapewni wypłatę zasiłków bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców lub osób uprawnionych pod adresem ich przebywania, za pokwitowaniem odbioru, zgodnie z elektroniczną książką nadawczą. 17. Odbiór świadczenia potwierdzany będzie własnoręcznym podpisem odbiorcy lub osoby upoważnionej do odbioru, na odwrocie odcinka przekazu pozostającego u Wykonawcy. 18. Kwota przekazu nie może być ograniczona przez Wykonawcę. 19. W przypadku, gdy doręczenie kwoty przekazu nie mogło nastąpić z powodu nieobecności adresata, Wykonawca zobowiązany jest pozostawić awizo z następującymi danymi: 1) data i godzina wizyty doręczyciela; 2) identyfikator (lub podpis) umożliwiający jednoznaczne ustalenie danych, osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji); 3) informacja wraz z adresem gdzie klienci Zamawiającego mogą podjąć osobiście kwotę przekazu wraz z podaniem godzin urzędowania. 20. W przypadku, gdy adresat nie stawi się we wskazanej jednostce Wykonawcy po odbiór kwoty przekazu, Wykonawca zobowiązany jest ponownie go awizować. 21. Każdorazowe awizo jest ważne 7 dni od daty jego wystawienia. 22. W przypadku wyczerpania możliwości doręczenia przekazu adresatowi, Wykonawca dokona zwrotu niewypłaconych środków (kwota świadczenia) bez dodatkowego wynagrodzenia, na rachunek bankowy Zamawiającego. Zwrot przekazów nastąpi w terminie nieprzekraczającym 19 dni od dnia ich nadania. 23. Wykonawca ponosi wobec świadczeniobiorców odpowiedzialność materialną za przyjęte zlecenia wypłat do wysokości środków przekazanych przez Zamawiającego na jego rachunek bankowy. 24. Reklamację niezrealizowanego przekazu pieniężnego Zamawiający składa w formie pisemnej bądź elektronicznie. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zwróci Zamawiającemu kwotę, jaka była określona w przekazie wraz z wynagrodzeniem, które przysługiwałoby mu z tytułu wykonania umowy w sposób należyty. III. DODATKOWE WYMAGANIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ ZAMÓWIENIA: KLAUZULA SPOŁECZNA: 1. Zamawiający będzie wymagał, aby wśród osób bezpośrednio uczestniczących przy wykonywaniu zamówienia, zatrudniona była na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy co najmniej 1 osoba bezrobotna na podstawie skierowania z właściwego urzędu pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 149) lub na podstawie właściwego dokumentu kierującego bezrobotnego do pracodawcy, wystawionego przez organ zajmujący się realizacją zadań z zakresu Strona 2 z 6

3 rynku pracy, określony w analogicznych przepisach państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 2. Wyżej wskazana osoba bezrobotna powinna być zatrudniona nieprzerwanie przez cały okres trwania umowy. 3. Zamawiający uprawniony będzie do kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań dotyczących zatrudniania osoby bezrobotnej w ramach stosowania klauzuli społecznej. 4. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez ww. osobę lub przez pracodawcę przed zakończeniem okresu obowiązywania umowy, Wykonawca ma obowiązek zatrudnić na to miejsce inną osobę, spełniającą ww. warunki, tak aby klauzula społeczna była spełniona przez cały okres trwania umowy. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia podpisania umowy do dnia r. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy wykażą, że: 1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności gospodarczej jest krótszy w tym okresie, wykonali bądź wykonują co najmniej dwie usługi polegające na doręczaniu przekazów pieniężnych o wartości minimum zł brutto każda, z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie (referencje lub inny dokument potwierdzający, iż usługa została wykonana należycie), z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów należy dołączyć oświadczenie Wykonawcy; 2) posiadają co najmniej dwa punkty do odbioru awizowanych przekazów na terenie miasta Częstochowy. 3) są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż ,00 zł brutto. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE NALEŻY DOŁĄCZYĆ DO OFERTY: Lp. Wymagany dokument 1 Formularz ofertowy (załącznik nr 1) 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 2) 3 Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług (załącznik nr 3) 4 Referencje potwierdzające, że wskazane w załączniku nr 3 usługi zostały lub są wykonywane należycie 5 Oświadczenie o dysponowaniu punktami do odbioru awizowanych przekazów na terenie miasta Częstochowy (załącznik nr 4) 6 Dokument potwierdzający posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie wymaganym przez Zamawiającego Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności 7 gospodarczej lub wskazanie przez Wykonawcę adresu internetowego ogólnodostępnej bezpłatnej bazy danych, z której Zamawiający ww. dokument może pobrać 1. Wszystkie dokumenty muszą być doręczone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną z wyłączeniem dokumentu, o którym mowa w pkt 7, jeżeli Wykonawca wskazał adres Strona 3 z 6

4 internetowy bazy danej do samodzielnego pobrania dokumentu przez Zamawiającego. 2. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY: 1. Cenę ofertową należy wyznaczyć korzystając ze wzoru: [procent od średniej kwoty przekazu (385,91 zł) + prowizja] x 596 sztuk x 12 miesięcy (w cenie oferty należy wkalkulować ryzyko niedostarczenia przekazów oraz wynikającą z tego tytułu ewentualną opłatę) 2. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie koszty realizacji przyszłej umowy i nie może ulec zmianie przez cały okres realizacji zamówienia. 3. Zaoferowana cena musi być wartością brutto (obowiązująca stawka podatku VAT ZW), wyrażoną w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny ofertowej w kilku wariantach. W przypadku przedstawienia ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona. 5. Jeżeli Wykonawca uprawniony jest do naliczania innej stawki podatku VAT, musi załączyć do oferty dokument, na podstawie którego jest do tego uprawniony. VIII. KRYTERIUM ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następuje kryteria: Lp. Kryterium oceny ofert Znaczenie % (waga) 1 Cena 80 2 Ilość punktów do odbioru awizowanych przekazów na terenie miasta Częstochowy 1) Cena liczba punktów jaką można uzyskać dla tego kryterium zostanie obliczona według następującego wzoru: 20 P 1 = C n x 80 C b gdzie: P 1 liczba punktów C n cena najtańszej oferty C b cena badanej oferty 2) Ilość punktów do odbioru awizowanych przekazów na terenie miasta Częstochowy, jakimi dysponuje Wykonawca ocena tego kryterium nastąpi na podstawie liczby wskazanych przez Wykonawcę w załączniku nr 4 do zapytania ofertowego punktów do odbioru awizowanych przekazów na terenie miasta Częstochowy, według następującego wzoru: Strona 4 z 6

5 P 3 = L n x 20 L b gdzie: P 3 liczba punktów L n ilość punktów do odbioru awizowanych przekazów w ofercie badanej L b największa ilość punktów do odbioru awizowanych przekazów Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, która spełnia wszystkie wymogi określone w opisie przedmiotu zamówienia i po zsumowaniu wszystkich kryteriów wyboru otrzyma największą liczbę punktów. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: 1. Zainteresowanych prosimy o składanie ofert w języku polskim w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2 w Częstochowie (Kancelaria parter). 2. Dokumenty aplikacyjne powinny być umieszczone w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym i dopiskiem: Elektroniczne przekazy pieniężne. 3. Termin składania ofert upływa w dniu r. o godz. 13:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. 4. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone. 5. Otwarcie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, o godz. 13:15 (Sala konferencyjna I piętro). (Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe otwarcie oferty przed upływem wyznaczonego terminu, w przypadku nieodpowiedniego oznakowania koperty zewnętrznej). X. UDZIELANIE INFORMACJI: Udzielanie informacji na temat zamówienia odbywa się wyłącznie drogą ową. Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: Michał Zieliński, mzielinski@mops.czestochowa.pl oraz Marcin Michoń, mmichon@mops.czestochowa.pl XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE: 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) wezwania Oferentów w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty; 2) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie; 3) wezwania Oferenta, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza do przedłożenia oryginałów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu przed zawarciem umowy; Strona 5 z 6

6 4) negocjowania ceny oferty, jeżeli w wyznaczonym terminie wpłynie tylko jedna ważna i niepodlegająca odrzuceniu oferta. Załączniki: Formularz ofertowy załącznik nr 1; Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia załącznik nr 2; Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług załącznik nr 3; Oświadczenie o dysponowaniu punktami do odbioru awizowanych przekazów na terenie miasta Częstochowy załącznik nr 4; Istotne postanowienia umowy załącznik nr 5 Strona 6 z 6