lp pytanie odpowiedź 1 do punktu 3.3 zapytania ofertowego: Pytanie:

Transkrypt

1 lp pytanie odpowiedź 1 do punktu 3.3 zapytania ofertowego: UWAGA!: W biurze Zamawiającego dostępne są (do wglądu na miejscu) przebiegi wszystkich procesów (w formie diagramów), wraz z zaznaczeniem wystąpień Systemu w ramach tych procesów, zgodnie z zakresem specyfikacji technicznej ujętej w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego. Diagramy zostaną udostępnione odpowiednio upoważnionym przedstawicielom Wykonawców, po uprzednim podpisaniu przez Nich zobowiązania do zachowania poufności co do wszystkich udostępnionych informacji dotyczących Zamawiającego ( z wyłączeniem informacji powszechnie dostępnych lub ujawnionych wcześniej przez Zamawiającego) wg. wzoru Zamawiającego. Oferent nie może dokonywać utrwalania treści stanowiących tajemnicę organizacji. Stąd też materiały dostępne są jedynie do wglądu na miejscu inaczej przesłalibyśmy je mailem do wszystkich zainteresowanych. Czy Oferent może w ramach wglądu wykonać kserokopie lub fotografie istotnych z punktu widzenia projektu elementów procesów biznesowych? 2 Do punktu 1.3 z załącznika nr1. umożliwiać łatwą modyfikację eksploatowanych modułów oraz rozbudowę o nowe (moduły, funkcjonalności) przez Zamawiającego (z poziomu administratora Systemu), System powinien umożliwiać dołączanie i obsługę nowych funkcjonalności, których dzisiaj jeszcze nie wiemy ale które mogą pojawić się w czasie trwania projektu, w postaci choćby nowych urządzeń. Jakie konkretnie Zamawiający ma na myśli funkcjonalności pozwalające na rozbudowę systemu o nowe funkcjonalności z poziomu administratora. 3 Czy Zamawiający preferuje jako platformę bazową systemu Microsoft SharePoint? 4 Do punktu 1.7 z załącznika nr1. umożliwiać dostęp (z poziomu menu kontekstowego) do dokumentów ( w ramach praw dostępu użytkownika) przechowywanych w Systemie bez konieczności uruchamiania Systemu na stacji klienta. Czy Zamawiający oczekuje iż użytkownicy systemu będą posiadali dostęp do zgromadzonych w nim dokumentów z poza Interesuje nas stabilne, wydajne, elastyczne rozwiązanie. Zamawiający nie wskazuje na żadne preferowane rozwiązanie. Tak, oczekujemy aby dokumenty przechowywane w Systemie były również widoczne z poziomu innych narzędzi (choćby poprzez explorer windows, tak by można było odszukać dany dokument, podejrzeć jego zawartość bez konieczności logowania się do oferowanego rozwiązania.

2 systemu za pomocą narzędzi zewnętrznych? 5 Czy uprawnienia użytkownika w zakresie dostępu do dokumentów zewnętrznych mają się pokrywać z uprawnieniami do dokumentów w systemie? 6 Czy prawami dostępu do folderów i dokumentów poza system ma zarządzać system? 7 Do punktu 3.3 z załącznika nr1. Przeniesienia danych (których obsługę przewidziano w zamawianym Systemie) przechowywanych w dotychczas eksploatowanym przez Zamawiającego systemach do zamawianego Systemu. Użytkownik zalogowany w ActiveDirectory ma dostęp do dokumentów przechowywanych w Systemie zgodnie z prawami określonymi w ramach Systemu. Tak to ma być funkcja systemu która określa uprawnienia dla użytkowników zalogowanych i użytkowników niezalogowanych odwołujących się do dokumentów przechowywanych w systemie. Dane będą przenoszone z systemów: Qmax 2.09 firmy Terminus WorkingDoc family firmy RICOH W związku z powyższym prosimy o sprecyzowanie z ilu systemów dane będą przenoszone? Czy zamawiający może określić producentów nazwy i wersje aplikacji? 8 Do punktu 5 z istotnych warunków umowy. Wykonawca udziela w ramach niniejszej umowy gwarancji do dnia r Z chwilą przekazania praw autorskich do systemu, Zamawiający ma możliwość dokonania zmian w systemie poprzez jego modyfikacje i rozbudowę bez wiedzy Wykonawcy. Jak w takiej sytuacji Wykonawca może gwarantować w okresie do bezawaryjne działanie systemu? Zmiany w systemie nie dotyczą narzędzi z których system jest budowany, a jedynie sposobu wykorzystywania tych narzędzi. Dla przykładu w systemie przewidziano wersjonowanie dokumentów. Jeżeli Zamawiający w pewnym momencie zdecyduje że rezygnuje z tej funkcjonalności dla zadanej grupy dokumentów, to może wyłączyć tę funkcjonalność i nie powinno to spowodować nieprawidłowego działania systemu. Lub inny przykład jeżeli w okresie eksploatacji systemu pojawi się nowa technologia powiadamiania użytkowników (nowy standard dla nowych urządzeń) to Zamawiający powinien mieć możliwość dołączenia do systemu takiej funkcjonalności. O wprowadzeniu zamierzonej zmiany Zamawiający powiadomi Wykonawcę, który będzie miał prawo zasugerowania sposobu

3 wprowadzenia zmiany, aby wyeliminować ryzyko spowodowania dysfunkcji Systemu. Taka współpraca Wykonawcy jest objęta przedmiotem zamówienia pkt. -chyba 5. 9 Termin dotyczy oczywiście dni roboczych. Prosimy o doprecyzowanie, czy termin 3 dni odnosi się do dni roboczych czy kalendarzowych? 10 Do punktu 5 z istotnych warunków umowy. Wykonawca do dnia r. zobowiązuje się w ramach ceny zawartej w umowie do wykonania na rzecz Zamawiającego usług konserwacji Systemu i Oprogramowania.. a. dostarczenie (bezpłatnie) Zamawiającemu nowych, standardowych wersji ( Modyfikacje ) na wskazanym przez Zamawiającego nośniku danych. Chodzi o usterki oprogramowania licencyjnego które producent tego oprogramowania usuwa i dostarcza odpowiednie upgrade lub usterki w działaniu systemu ujawnione w trakcie eksploatacji. Nie chodzi o nowe funkcjonalności. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o uszczegółowienie jakiego rodzaju modyfikacji Zamawiający oczekuje realizacji przez Wykonawcę? Czy chodzi tutaj o stwierdzone usterki/uchybienie w działaniu systemu? Czy też chodzi o zupełnie nowe funkcjonalności, o których nie obejmowało niniejsze zapytanie ofertowe? 11 Do punktu 5.11 z istotnych warunków umowy. Wykonawca zobowiązuje się do a. Opracowanie krytycznych modyfikacji wg potrzeb Zamawiającego Rozumiane jako modyfikacje (zgłaszane przez Zamawiającego w trakcie eksploatacji rozwiązania) o szczególnym znaczeniu dla Zamawiającego (np. przyspieszające realizacje danej funkcjonalności, poprawiające ergonomie interface itp..) W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o informacje co Zamawiający rozumie pod pojęciem krytyczne modyfikacje? 12 Do punktu 8 z istotnych warunków umowy. 2. Wynagrodzenie będzie wypłacone w terminie 14 dni W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie sytuacji, w której Zamawiający W takiej sytuacji Zamawiający, niezwłocznie powiadomi o powyższym Wykonawcę i ma prawo do przedłużenia terminu wypłaty wynagrodzenia Wykonawcy o czas opóźnienia w uzyskaniu środków finansowych, jednak nie dłużej niż o 45 dni. W takim przypadku Wykonawca nie ma

4 nie otrzyma właściwej transzy lub otrzyma ją z opóźnieniem od Instytucji Finansującej projekt nie z winy Wykonawcy? 13 prawa do naliczania odsetek za okres opóźnienia. Około 50 użytkowników. Jak będzie szacowana liczba użytkowników systemu? Warszawa Plac Żelaznej Bramy 10 W jakich lokalizacjach geograficznych będą odbywać się szkolenia z obsługi systemu? 15 Około 2Gb dokumentów w skali miesiąca. Ile szacunkowo w skali miesiąca będzie rejestrowanych dokumentów? 16 tak Czy wymienione w sekcji B. Załączniki dokumenty mają być dostarczone wraz z ofertą?? 17 Zagadnienie 1.8. powinien pozwalać uruchamiać funkcje OCR na wszystkich dokumentach wprowadzanych do systemu z dowolnego skanera i zapewniać pełno tekstowe wyszukiwanie tych dokumentów przechowywanych w Systemie. Tekst powinien być automatycznie przenoszony do dokumentu rejestrowanego w systemie bez konieczności akceptacji tekstu przez użytkownika Czy po zeskanowaniu dokumentu: - użytkownik będzie akceptował rozpoznane znaki, tekst z dokumentu? - automatycznie rozpoznany tekst, będzie przerzucany np. bezpośrednio do dokumentu systemu? dpi Jaka jest dopuszczalna rozdzielczość skanowanego dokumentu? 19 Zagadnienie 1.11 zapewniać integracje z Ms Outlook w zakresie obsługi poczty e mail. System powinien przechowywać pełną historię korespondencji z danym adresem zewnętrznym, nie zależnie od odbiorcy lokalnego na którego skrzynkę dana korespondencja została przesłana. Dostęp do korespondencji mają uprawnieni użytkownicy Systemu. Tak

5 Czy w trakcie uruchomienia nowego systemu, istnieje możliwość przejścia na skrzynki pocztowe oferowane w ramach nowego rozwiązania. Wtedy użytkownik posiadałby dostęp do skrzynki pocztowej w nowym systemie oraz dostęp do modułów systemu w jednym interfejsie użytkownika? 20 Czy jednak MS Outlook jest główną skrzynką pocztową, z którą system będzie zintegrowany? 21 Zagadnienie Obsługa korespondencji e mail przez telefon komórkowy/tablet/inne mobilne urządzenie z dowolnym systemem operacyjnym. Korespondencja wysyłana z urządzenia mobilnego ze skrzynki firmowej na adresy zewnętrzne przechowywane w Systemie powinna być automatycznie rejestrowana w Systemie, Ms outlook powinien być główną skrzynką pocztową zintegrowaną z oferowanym rozwiązaniem. Ms outlook jest skrzynką firmową. Czy skrzynka firmowa to MS Outlook czy skrzynka w ramach nowego systemu? 22 Zagadnienie 2 W ramach modułu BAZY DANYCH CZŁONKÓW oraz REJESTRÓW ZDARZEŃ I DOKUMENTÓW System powinien obsługiwać następujące rejestry (pełna lista rejestrów zostanie ostatecznie zdefiniowana podczas wdrożenia Systemu); Z punktu widzenia Zamawiającego wymieniono wszystkie rejestry, ale przyjęto że Wykonawca będzie potrzebował dla potrzeb rozwiązania określić/zdefiniować dodatkowe rejestry. Nie przypuszczamy aby ich liczba przekroczyła liczbę 10. Co to znaczy pełna lista rejestrów? Proszę o podanie przedziału listy rejestrów. Wg tego zapisu może być ich 10 albo Zagadnienie 3 W ramach poszczególnych modułów System powinien wspierać odpowiednie Biura BCC w zakresie realizowanych w nich procesach: (pełna lista procesów zostanie ostatecznie zdefiniowana podczas wdrożenia Systemu); Co to znaczy pełna lista procesów? Proszę o podanie przedziału listy procesów. Wg tego W ramach zapytania ofertowego podano minimalną listę procesów które muszą być obsługiwane przez rozwiązanie. Zamawiający zakłada że podczas wdrożenia rozwiązanie pozwoli obsłużyć dodatkowe procesy nie wymienione w zapytaniu. Zakładamy że będzie to w granicach 2-3 procesów.

6 zapisu może być ich 10 albo Zagadnienie Zarządzanie rejestrem współpracowników Instytutu (rejestr EKSPERT ); Tak ekspert to użytkownik zewnętrzny (poprzez sieć Internet), który będzie korzystał z systemu. Czy Ekspert będzie użytkownikiem systemu? 25 Zagadnienie rejestracja umowy (metryczka umowy) i dołączanie ich do odpowiedniego członka (w rejestrze FIRMA) Tak metryczka to dokument, którego zawartość zostanie ostatecznie zdefiniowana podczas wdrożenia systemu. Czy metryczka umowy w tym zagadnieniu oraz pojawiły się w innych zagadnieniach obiekty jak debata, ekspertyza mam rozumieć, jako dokument systemu, zdefiniowany podczas wdrożenia Systemu? 26 Zagadnienie Zarządzanie rejestrami zdefiniowanymi w Systemie: wprowadzanie i modyfikowanie definicji pól opisujących dane przechowywane w rejestrze, w tym wprowadzanie definicji słowników dla pól przechowujących predefiniowane dane Tak powinien to być moduł zbliżony funkcjonalnością do modułów klasy CMS. Czy do zarządzania rejestrami ma zostać stworzony dedykowany CMS? Czy wystarczy instrukcja obsługi narzędzia programistycznego, aby dokonać powyższe zmiany? 27 Czy przez wprowadzanie i modyfikowanie definicji pól rozumieją Państwo: - możliwość modyfikacji wszystkich pól także tych, z którymi jest związana logika działania systemu Nie, nie ruszamy pól systemowych. Chodzi o możliwość definiowania dodatkowych pól ich modyfikacji (np.tworzenie listy dopuszczalnych wartości itp.) oraz (włączania/wyłączania danego pola). - możliwość definiowania dodatkowych pól w raz z ich modyfikacją [dodanie / usuwanie]. 28 Zagadnienie pobierać z systemu księgowego (Macrologic) wskazane(ustalone) dane finansowe, Rejestry: FIRMA, OSOBA, SEKRETARZ, Pytania:

7 Jaki rejestr zostanie zasilony danymi z systemu księgowego? 29 Zagadnienie 3.3 Przeniesienia danych (których obsługę przewidziano w zamawianym Systemie) przechowywanych w dotychczas eksploatowanym przez Zamawiającego systemach do zamawianego Systemu. Microsoft SQL Pytania: Na jakim silniku bazodanowym pracuje obecny System? 30 Pytania: Proszę o podanie ilości dokumentów / rekordów, jakie mają zostać migrowane do nowego rozwiązania? 31 Pytania: Czy migracja będzie dotyczyła także użytkowników obecnego Systemu? 32 Pkt.3 ppkt 4. - Przez jaki okres czasu Wykonawca jest zobowiązany udzielić Zamawiającemu wszelkiej niezbędnej pomocy do dokonywania zmian w Systemie poprzez Zamawiającego? 33 Pkt.. 5 ppkt. 1 Wykonawca wnosi o wskazanie dokładnych terminów, w jakich będzie zobowiązany usunąć wady Systemu i Oprogramowania? 34 Pkt. 9 ppkt 1.1, 3 W jakiej dokładnie wysokości ma zostać zapłacona kara umowna przez Wykonawcę w każdej ze wskazanych sytuacji? Około 90 tys dokumentów oraz około 20 tys rekordów opisujących firmy 37 tys rekordów opisujących osoby Tak migracja ma objąć użytkowników obecnego systemu. Zgodnie z zapisami w pkt.5. Wykonawca jest zobowiązany udzielić Zamawiającemu wszelkiej niezbędnej pomocy do dnia r. Zgodnie z zapisami w pkt. 5. Ppkt. 1. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do usuwania wad Systemu i Oprogramowania, w terminie uzależnionym od złożoności wady, jednak nie dłuższym niż 3 dni robocze. Wszystkie kary umowne zostały określone do wysokości 1 mln pln. Zamawiający zastrzegł maksymalną wysokość kary, co oznacza, iż może ona być miarkowana przez Zamawiającego, w zależności od skutku jaki wywoła dla Zamawiającego niewykonanie lub niewłaściwe przedmiotu zamówienia. Celem zapisu nie jest spowodowanie nadmiernego zagrożenia

8 dla Wykonawcy, lecz zapewnienie pokrycia ewentualnych szkód, strat jakie Zamawiający poniesie wskutek niewykonania umowy przez Wykonawcę, a stratą będzie utrata dofinansowania Projektu.