Z A P Y T A N I E O F E R T O W E

Transkrypt

1 BP Katowice, dnia 31 stycznia 2014 r. Z A P Y T A N I E O F E R T O W E Śląski Związek Gmin i Powiatów : Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych ul. Kościuszki 43/5, NIP: zaprasza do złożenia propozycji cenowej dotyczącej zadania: badania satysfakcji klientów jednostek sektora finansów publicznych kod CPV Usługi badania opinii publicznej Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zapytania jest koszt usługi badania satysfakcji klientów w 40-tu jednostkach sektora finansów publicznych, wchodzących w skład jednostek biorących udział w realizowanym przez Śląski Związek Gmin i Powiatów projekcie współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z podanymi poniżej szczegółami. Badanie jest przeprowadzane w ramach projektu pn. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych. Kontekst badania Projekt ma na celu poprawę jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w jednostkach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu. W ramach projektu zostanie opracowany produkt, składający się z kilku elementów składowych, który będzie miał za zadanie wspieranie kadry kierowniczej jednostek sektora finansów publicznych w zarządzaniu urzędami. Realizacja projektu zakłada przeprowadzenie trzech cykli testowania wstępnej wersji produktu. W każdym cyklu planowane jest przeprowadzenie badania opinii publicznej w miastach, których urzędy są uczestnikami projektu. 1

2 Cel badania Badanie ma na celu zebranie opinii / oceny klientów urzędów na temat organizacji urzędu. Wyniki badania będą stanowiły materiał dla kadry kierowniczej urzędu. Jednocześnie, w przypadku 19 jednostek, badanie ma na celu porównanie wyników tegorocznego badania z wynikami zeszłorocznymi (na podstawie danych dostarczonych przez Zamawiającego) oraz, w przypadku wszystkich jednostek, grupą porównawczą. Przedmiot badania Badaniu podlegać będzie poziom satysfakcji klientów urzędów miast, gmin i starostw (jednostek uczestniczących w projekcie) z usług publicznych świadczonych przez ww. jednostki. Podmiot badania Osoby indywidualne, korzystające z usług świadczonych przez urzędy miast / gmin / starostw powiatowych oraz (we wskazanych miastach na prawach powiatów i gminach) mieszkańcy. Zamawiający nie dysponuje bazą danych osób, których poziom satysfakcji ma zostać poddany badaniu. Baza respondentów Badaniu poddana zostanie osoba rozumiana jako klient urzędu, który doświadczył konkretnej usługi ze strony jednostki. Badania obejmą klientów 40 urzędów, przy czym czterdziesta jednostka zostanie wskazana w terminie późniejszym po podpisaniu umowy (poniżej wymieniono 39 ustalonych jednostek): Zasięg badania Urzędy miast na prawach powiatu: Bielsko Biała, Tychy, Rybnik, Gliwice, Częstochowa, Bytom, Dąbrowa - Górnicza, Tarnów, Krosno, Kalisz, Żory, Sosnowiec, Piotrków Trybunalski, Chorzów, Mysłowice, Ruda Śląska, Jaworzno, Bydgoszcz, Lublin, Zabrze, Urzędy gmin: Radlin, Jaworze, Lubliniec, Radzionków, Wodzisław Śląski, Pilchowice, Pawłowice, Lędziny, Czechowice-Dziedzice, Konopiska, Ornontowice, Kalety, Skoczów, Kochanowice, Czeladź, Zbrosławice, Starostwa powiatowe: Zawiercie, Piotrków Trybunalski, Bieruń, 2

3 Badania o charakterze jakościowo ilościowym w oparciu o przygotowany przez Zamawiającego kwestionariusz ankiety. Metodologia badania Wstępny projekt kwestionariusza jest dostępny w załączniku nr 1 kwestionariusz może ulec zmianie (+/- 1 pytanie), po ewentualnych sugestiach Wykonawcy, na które Zamawiający wyrazi zgodę. Kwestionariusz ankiety składać się będzie z czterech części: Informacje na temat kwestionariusza ankiety Technika badawcza Dobór próby I. Opinia o organizacji pracy w Urzędzie (6 pytań) II. Rodzaj załatwianej sprawy i częstość kontaktów (7 pytań) III. Opinia na temat wybranych aspektów funkcjonowania miasta/gminy/powiatu (13 pytań) IV. Część formalno-ewidencyjna (4 pytania) Łącznie 30 pytań o charakterze otwartym oraz zamkniętym. Wywiad osobisty przeprowadzony w urzędzie (i ewentualnie na ulicach miast wśród mieszkańców). Próba losowa reprezentatywna Min dorosłych osób (klientów) w każdej jednostce, bezpośrednio przed wejściem do urzędu lub w środku zgodnie z bezpośrednimi ustaleniami z przedstawicielem danej jednostki (przy zachowaniu zasady, że wśród grupy respondentów 65% będą stanowiły kobiety). Wielkość próby Z uwagi na liczebność mieszkańców, badanie powinno być przeprowadzone na: a) w gminie Jaworze, grupie 750 osób, b) w gminie Ornontowice, grupie 534 osób, c) w gminie Lędziny, w grupie 534 osób, d) w gminie Radzionków, grupie 534 osób, e) w gminie Kochanowice, w grupie 534 osób, f) w gminie Kalety, w grupie 534 osób, g) w gminie Konopiska, w grupie 534 osób, h) w Starostwie w Bieruniu, w grupie 750 osób, i) w gminie Zbrosławice, w grupie 534 osób. W sumie min osoby. *W gminach o małej liczbie ludności, tj. poniżej 50 tys. mieszkańców (np. Radlin, Lubliniec, itd..), Zamawiający dopuszcza dobieranie respondentów poza urzędem (w oparciu o dodatkowe pytanie filtrujące Czy ostatnio był/była Pan/Pani w urzędzie? ). Przed przystąpieniem do zmiany doboru respondentów, Wykonawca musi otrzymać zgodę Zamawiającego. 3

4 Zakres analizy danych Analiza będzie obejmowała wyniki badań cząstkowych oraz wyniki zbiorcze. Analiza ma być przeprowadzona dla każdej jednostki oddzielnie (40 raportów), z rozbiciem wyników na kategorie: grupa wiekowa, płeć, wykształcenie itp. wraz z analizą wyników dla tych poszczególnych kategorii. W ramach raportów zostanie dokonane porównanie do wyników danego urzędu z poprzedniego roku oraz wyników osiągniętych przez grupę porównawczą (czyli urzędy miast na prawach powiatu, urzędy gmin i starostwa powiatowe). Dodatkowo Zamawiający wymaga opracowania trzech zbiorczych raportów w kategoriach: miasta na prawach powiatu, gminy, starostwa powiatowe. Wyniki badania powinny być przedstawione w języku polskim, w formie zestawień tabelarycznych, raportu (wzór raportu dostępny w załączniku nr 1) i prezentacji, także zestawienie wszystkich wyników cząstkowych w Excelu. Dokumentacja musi być dostarczona Zamawiającemu w wersji pisemnej i elektronicznej. Wyniki Zamawiający dopuszcza kodowanie odpowiedzi na pytania otwarte, ale klucz kodowania musi zostać zatwierdzony przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do wykorzystania w ww. dokumentacji logotypów Unii Europejskiej oraz informacji o współfinansowaniu badań ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Termin realizacji Faza badania we wszystkich jednostkach powinna rozpocząć się po podpisaniu umowy. Musi zostać zakończona do 30 kwietnia 2014 roku. Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu raporty / analizy po każdym z przeprowadzonych badań cząstkowych w wersjach roboczych. Raporty w wersji ostatecznej, po zakończeniu wszystkich badań, uwzględniające w swoim zakresie wyniki dla grupy porównawczej oraz odniesienie do wyników osiągniętych w roku 2012 i 2013 zostaną przekazane nie później niż w dniu 15 maja 2014 r. 4

5 Wymagania w stosunku do Wykonawcy O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: A. posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonywania zamówienia, tj. w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali należycie co najmniej jedną usługę badań społecznych o wartości brutto nie niżej niż ,00 brutto, w ramach której przebadano techniką ilościową PAPI co najmniej respondentów, B. dysponują lub będą dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, to znaczy: o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują odpowiednimi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia i w powyższym zakresie wykażą, że do wykonania zamówienia zapewnią zespół specjalistów o wiedzy i do świadczeniu adekwatnym do podejmowanych zadań, płynności realizacji badania oraz harmonogramu, składający się z Kierownika Zespołu, 2 (dwóch) Ekspertów ds. Metodologii, Eksperta ds. Analiz oraz Eksperta ds. Kontroli Zarządczej o następujących kwalifikacjach: 1) Kierownik Zespołu spełniający łącznie następujące kryteria: posiada co najmniej stopień doktora socjologii, posiada co najmniej 5 lat doświadczenia w prowadzeniu badań społecznych, w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję kierowniczą w co najmniej jednym projekcie badawczym, którego wartość wynosiła co najmniej ,00 zł brutto oraz który obejmował badaniem grupę co najmniej 4000 respondentów. 2) Ekspert ds. Metodologii (2 osoby), z których każdy z osobna spełnia łącznie następujące kryteria: posiada co najmniej stopień doktora socjologii, posiada co najmniej 5 lat do świadczenia w prowadzeniu badań społecznych, w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert był członkiem zespołu w co najmniej jednym projekcie badawczym o tematyce społecznej, obejmującym grupę co najmniej 1000 respondentów. 3) Ekspert ds. Analiz spełniający łącznie następujące kryteria: posiada co najmniej stopień doktora matematyki, posiada co najmniej 5 lat do świadczenia w przeprowadzaniu analiz statystycznych, jest autorem lub współautorem co najmniej jednej publikacji naukowej z zakresu badań społecznych. 4) Ekspert ds. Kontroli Zarządczej spełniający łącznie następujące kryteria: posiada co najmniej wykształcenie wyższe, posiada co najmniej 3 lata do świadczenia zawodowego, posiada uprawnienia biegłego rewidenta lub jeden z następujących certyfikatów potwierdzających posiadanie profesjonalnych umiejętności: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA. C. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5

6 Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym kapitałowo lub osobowo 1. Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wymagania dodatkowe Digitalizacja zebranego materiału badawczego PAPI zostanie przeprowadzona w systemie on-line, z obligatoryjnym zastosowaniem procedury Double Data Entry (Podwójnego Wprowadzania Danych). Minimalne wymogi systemu to: 1. Zapewnienie Zamawiającemu stałego dostępu do systemu w czasie rzeczywistym, umożliwiającego śledzenie postępów badania, przegląd tworzonej bazy danych i jej export w dowolnym momencie do pliku bazodanowego (csv), 2. Wyposażenie w skrypt uczący się dopasowujący odpowiedzi na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, 3. Wyposażenie w system podpowiedzi wspomagający koderów przy kodowaniu odpowiedzi na pytania otwarte, 4. Identyfikacja koderów wraz z przypisaniem wprowadzonego przez nich obszaru danych. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej Propozycję cenową wraz ze wszystkimi wyszczególnionymi poniżej załącznikami należy przesyłać w formie elektronicznej (skany podpisanych dokumentów) na adres mpapis@silesia.org.pl do dnia r. do godz lub dostarczył w oryginale do siedziby Śląskiego Związku Gmin i Powiatów (ul. Kościuszki 43/5, Katowice). Oferent zobligowany jest do dostarczenia kompletu dokumentów, na które składają się: a) oferta sporządzona na załączonym formularzu ofertowym zał. nr 2 b) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych z Zamawiającym zał. nr 4 c) oświadczenie o posiadanym doświadczeniu wraz z wykazem wykonanych prac zał. nr 5 d) wykaz osób, które będą zaangażowane w realizację przedmiotu zapytania zał. nr 6 Oferty nie spełniające warunku kompletności dokumentów zostaną wykluczone z procesu oceny ofert. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych ani wariantowych. Kryterium oceny ofert 100% cena 1 Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. 6

7 Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego: Mariusz Śpiewok, kierownik projektu, tel , mspiewok@silesia.org.pl Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania z przedstawionej propozycji. Z poważaniem Mariusz Śpiewok Kierownik projektu 7