2015 r. R E G U L A M I N. przetargów na roboty remontowe i budowlane oraz prace projektowe organizowane przez Rudzką Spółdzielnię Mieszkaniową

Transkrypt

1 2015 r. R E G U L A M I N przetargów na roboty remontowe i budowlane oraz prace projektowe organizowane przez Rudzką Spółdzielnię Mieszkaniową Zatwierdzony Uchwałą nr 351/2015 Rady Nadzorczej z dnia 09 listopada 2015 r. i obowiązuje z dniem zatwierdzenia.

2 Działając w oparciu o 39 Statutu Rudzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej, Rada Nadzorcza uchwala co następuje: Przedmiotem przetargu są: a/ roboty remontowe, budowlane i konserwacyjne, których wartość przekracza ,00- PLN ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego, obejmującego roboty : ogólnobudowlane, dekarskie, kominiarskie, malarskie, stolarskie, demontaż i utylizacja płyt azbestowych, ślusarskie, wykonanie i remont placów zabaw, drogowe, urządzenie terenów zieleni osiedlowej wraz z przycinaniem i wycinaniem drzew i krzewów, kontrola instalacji gazowych, remont instalacji wodno-kanalizacyjnych, gazowych i c.o., remont kanalizacji zewnętrznych, elektryczne, dezynfekcję, dezynsekcję i deratyzację. b/ modernizacja dźwigów, której wartość przekracza ,- PLN, c/ wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, której wartość przekracza ,00PLN, d/ roboty termomodernizacyjne oraz związane z nimi roboty polegające na usunięciu materiałów niebezpiecznych i inne roboty towarzyszące, których wartość przekracza ,00 PLN. e/ prace projektowe i roboty geodezyjne zlecane i nadzorowane przez Zarząd, których wartość ustaloną na podstawie preliminarza kosztów zatwierdzonego przez Zarząd przekracza 5.000,- oraz prace projektowe polegające na przygotowaniu dokumentacji związanej z prowadzeniem robót termomodernizacyjnych, których wartość przekracza ,- PLN. 2. Prace określone w 1 ust. 1a mogą być zlecane wyłącznie firmom zakwalifikowanym do II etapu przetargu. 3. Roboty z punktu b, c, d i e mogą być zlecane w trybie bezprzetargowym na wniosek Zarządu po uzyskaniu akceptacji Rady Nadzorczej. 4. Oferty stanowiące kontynuację zadań zrealizowanych w wyniku przeprowadzonego nieograniczonego postepowania przetargowego, przy zachowaniu nie gorszych dla spółdzielni warunków mogą zostać przyjęte do realizacji po uzyskaniu akceptacji Zarządu. 5. Wyłączeniu z postępowania przetargowego podlegają roboty remontowe i naprawcze powstałe w wyniku szkód górniczych spowodowanych eksploatacja górniczą, dla wykonania których uzyskano środki finansowe w wyniku zawarcia z Kompanią Węglową ugód lub przeprowadzonych postępowań sądowych. 6. Wyłączeniu z postępowania przetargowego, w uzasadnionych interesem spółdzielni i zaakceptowanych przez Zarząd przypadkach, podlegają roboty wykonywane jako wspólne zadania z właścicielami sąsiadujących nieruchomości, jeżeli są wykonywane przez firmy, które nie zostały zakwalifikowane do II-go etapu przetargu Podmioty gospodarcze zamierzające brać udział w przetargu zgłaszają swoje uczestnictwo w sposób i w terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu. 2. W przetargu jednoetapowym i w pierwszym etapie przetargu dwuetapowego mogą brać udział w charakterze obserwatorów przedstawiciele Rady Nadzorczej i Rad Osiedli. 3. W II etapie prac komisji uczestniczy w charakterze członka komisji, przedstawiciel Rady Osiedla Administracji, której przetarg dotyczy, zgodnie z Uchwałą nr 32/2014 Rady Nadzorczej z dnia r. 4.Osoby wykonujące czynności w postępowaniu przetargowym podlegają wyłączeniu, jeżeli: a/ ubiegają się o udzielenie zamówienia, b/ pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są

3 związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c/ przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub były członkami organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia Termin przetargu wyznacza Zarząd Spółdzielni na wniosek kierownika komórki organizacyjnej organizującej przetarg. 2. Zarząd Spółdzielni powołuje Komisję Przetargową. 3. Dla robót określonych w 1 ust. 1a przetarg ma formę przetargu dwuetapowego. 4. Dla robót określonych w 1 ust. 1 b, 1 c, 1d, 1e przetarg ma formę przetargu jednoetapowego. 5. W przypadku przetargu jednoetapowego stosuje się wprost postanowienia od 4 do W przetargu dwustopniowym stosuje się następujące zasady: a/ w I etapie przetargu komisja kwalifikuje do II etapu taką liczbę oferentów aby zapewnić konkurencyjność wyboru oferentów i potrzeby Spółdzielni, Postanowienia od 4 do 18 stosuje się odpowiednio. b/ II etap przetargu polega na wysłaniu do wszystkich firm zakwalifikowanych w I etapie zaproszenia do złożenia konkretnej oferty cenowej w oparciu o kosztorys ślepy i wyłonieniu oferty najkorzystniejszej. W II etapie stosuje się odpowiednio postanowienia 7, 8 pkt 1, 2, 4, 5,12 i 13 10, od 11 do 18 niniejszego Regulaminu. 7. Komisja Przetargowa przygotowuje treść ogłoszenia o przetargu, specyfikację istotnych warunków zamówienia i przedkłada je do zatwierdzenia przez Zarząd. 4 Ogłoszenie o przetargu zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zarządu, we wszystkich Administracjach, w Internecie oraz w prasie - co najmniej na 14 dni przed przeprowadzeniem przetargu. 5 Ogłoszenie o przetargu winno zawierać następujące informacje: 1. Nazwę i siedzibę zamawiającego, NIP i REGON, telefon, fax, adres oraz datę ogłoszenia przetargu. 2. Tryb udzielenia zamówienia : a/ przetarg nieograniczony, b/ przetarg ograniczony. c/ negocjacje z zachowaniem konkurencji, 3. Rodzaj zamówienia przez określenie przedmiotu przetargu z podaniem rodzaju i zakresu robót do wykonania, ich charakterystykę, 4. Nazwę i adres miejsca, w którym można zapoznać się z dokumentacją przetargową. 5. Termin i miejsce składania ofert. 6. Dzień i godzinę otwierania ofert. 7. Wysokość wadium i kosztów przetargu, termin i sposób ich wpłacania o ile są ustalone. 8. Pouczenie o przepadnięciu wadium na rzecz Zamawiającego w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy. 9. Informację, że sposób sporządzenia oferty określono w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

4 6 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia powinna zawierać: 1. Opis sposobu przygotowania oferty. 2. Wykaz dokumentów wymaganych. 3. Rodzaj zamówienia przez określenie przedmiotu przetargu z podaniem rodzaju i zakresu robót do wykonania. 4. Kryteria oceny ofert. 5. Termin, do którego oferent jest związany ofertą. 6. Wysokość wadium. 7. Pouczenie o przepadnięciu wadium na rzecz Zamawiającego w przypadku uchylenia się od zawarcia umowy. 8. Określenie wymagań dotyczących dodatkowych warunków przetargu, jeżeli takie zostaną ustalone. 7 Wymogi przygotowania oferty: a/ Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem maszynowym lub na komputerze. b/ Oferent nie powinien dokonywać zmian i skreśleń w treści oferty pod rygorem nieważności. c/ Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji oferenta, a każda strona parafowana. d/ Zgodność wszystkich kopii przedstawionych dokumentów z oryginałem powinna być potwierdzona przez oferenta. 8 I. Pisemna oferta powinna zawierać: 1. Imię, nazwisko, lub nazwę i adres siedziby oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje je bez zastrzeżeń. 4. Ścisłe określenie przedmiotu oferty, wyszczególnienie załączonych wzorów, itp. 5. Określenie wynagrodzenia zgodnie z wymogami zamawiającego. 6. Dowód wpłacenia wadium i kosztów przetargu, o ile takie zostały ustalone. 7. Oświadczenie oferenta, że zobowiązuje się do zawarcia umowy, jeżeli przetarg wygra. 8. Aktualny wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub równorzędnego dokumentu potwierdzającego zarejestrowanie działalności gospodarczej. Jeżeli z w/wym. wydruku nie wynika, kto jest uprawniony do reprezentacji, dokument, który zawiera dane osób uprawnionych imię i nazwisko, adres zameldowania, seria i nr dowodu osobistego, nr PESEL. 9. Aktualne zaświadczenie Urzędu Skarbowego i ZUS o wywiązaniu się z należnych opłat, podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub zaświadczenia, że oferent uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie ewentualnie rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonanie decyzji organu podatkowego. 10. Zaświadczenie z banku prowadzącego rachunek podmiotu gospodarczego o zdolności kredytowej oraz zaświadczenie o obrotach przekraczających przewidywaną wartość zadania w przypadku robót powyżej ,00 PLN. 11. Kserokopie opłaconej polisy potwierdzającej, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia działalności związanej z przedmiotem

5 zamówienia. Wymagana jest polisa od odpowiedzialności cywilnej na kwotę nie mniejszą niż wartość oferty. 12. Kserokopię uprawnień budowlanych dla robót objętych przetargiem oraz aktualnego zaświadczenia z Izby Inżynierów Budownictwa o członkostwie i ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 13. Dokumenty potwierdzające: a/ posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, b/ posiadanie wiedzy i doświadczenia, c/ dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d/ odpowiednią sytuację ekonomiczną i finansową. Przetarg jest ważny choćby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w ogłoszeniu. W takim przypadku należy przeprowadzić negocjacje z oferentem Zarząd ustala wadium przetargowe w wysokości 0,5% - 3,0% wartości planowanych kosztów. Wadium należy wpłacić na konto Spółdzielni. 2. Zamawiający dokonuje zwrotu wpłaconego przez oferentów wadium: - wygrywającemu niezwłocznie po zawarciu umowy, - niezwłocznie po wycofaniu oferty przed upływem terminu składania ofert, - pozostałym oferentom niezwłocznie po ogłoszeniu wyników przetargu. 3.Wadium wygrywającego przetarg przepada na rzecz Spółdzielni, jeżeli oferent uchyli się od zawarcia umowy. 4.W przypadku unieważnienia przetargu wadium oraz kwoty wpłacone za materiały przetargowe zostają zwrócone uczestnikom przetargu. 5. Kwoty wpłacone przez uczestników przetargu za materiały przetargowe nie podlegają zwrotowi Przetarg prowadzi Komisja powołana decyzją Zarządu Spółdzielni składa się ona z nieparzystej liczby członków- co najmniej 5 osób. 2. Decyzje Komisji zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 3 członków komisji. 3. Członek Komisji Przetargowej głosuje jednoznacznie ZA lub PRZECIW. 12 Przetarg składa się z części jawnej i niejawnej. Część niejawna rozpoczyna się bezpośrednio po części jawnej Część jawna odbywa się w obecności oferentów. 2. W części jawnej Komisja Przetargowa: - stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu, - ustala liczbę oraz prawidłowość złożenia ofert,

6 - otwiera koperty z ofertami i odczytuje podając nazwę oferenta, cenę, okres gwarancji i terminy realizacji, jeżeli zostały ustalone, jako kryteria oceny. 3. Komisja odmawia zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu, jeżeli: - nie odpowiadają warunkom przetargu, - zostały zgłoszone po wyznaczonym terminie, - nie zawierają danych wymienionych w 8 niniejszego Regulaminu lub dane te są niekompletne, - są nieczytelne lub budzą wątpliwości, co do ich treści, a także zawierają przeróbki bądź skreślenia. 14 W części niejawnej Komisja Przetargowa: - dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich lub ustala, że żadna z ofert nie spełnia wymogów zamówienia, - sporządza protokół z przetargu, podając w nim rozstrzygnięcia przetargu wraz z uzasadnieniem Przy wyborze oferty Komisja Przetargowa w pierwszej kolejności sprawdza zgodność ze specyfikacją kwalifikując oferty do dalszego postępowania. 2. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania. 3. Data zatwierdzenia protokołu i przetargu przez Zarząd Spółdzielni jest datą zakończenia przetargu. 4. Wyniki przetargu zatwierdza Zarząd Spółdzielni, podaje do publicznej wiadomości przez: - wywieszenie na tablicy ogłoszeń w budynku siedziby Zarządu Spółdzielni, - dla II etapu lub przetargu jednoetapowego dodatkowo w Administracji, której przetarg dotyczy Podmiot, który wygrał przetarg zobowiązany jest do zawarcia umowy na wykonanie prac objętych przetargiem w terminie 14 dni od powiadomienia przez Spółdzielnię stosownie do postanowień 15 pkt 4 niniejszego Regulaminu. 2. Warunki zawarte w protokole przetargu muszą mieć odzwierciedlenie w umowie. 3. Umowy powinny być zawarte zgodnie z zatwierdzonym przez Zarząd wzorem Wgląd do dokumentów przetargowych do czasu rozstrzygnięcia przetargu mają wyłącznie członkowie komisji przetargowej, członkowie Zarządu oraz upoważnieni przez Radę Nadzorczą jej członkowie. 2. Protokół z przeprowadzonego postępowania przetargowego Komisja Przetargowa sporządza w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zarządu i działu prowadzącego przetarg. 3. Oryginały wszystkich ofert i protokoły z przetargu Komisja Przetargowa zabezpiecza w opisanej kopercie lub paczce w miejscu niedostępnym dla osób trzecich. 4. Dokumenty przechowuje się 5 lat lecz nie krócej niż 3 lata po zakończeniu i odebraniu prac objętych przetargiem. 5. Po zakończeniu przetargu wgląd do dokumentów mają Członkowie Zarządu, Rewident Zakładowy i Lustrator Spółdzielni oraz upoważnieni przez Radę Nadzorczą jej Członkowie.

7 18 Przetarg może zostać unieważniony lub zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyny Nadzór nad aktualizacją niniejszego Regulaminu pełni Dział Techniczny, który dokonuje jego przeglądu, co najmniej raz w roku, najpóźniej do końca listopada oraz każdorazowo w przypadku zmiany przepisów, na podstawie, których ustalono jego zasady. Z danego przeglądu należy sporządzić zapis. 2. Nieaktualny Regulamin zainteresowane komórki organizacyjne przechowują w swojej dokumentacji przez okres 5 lat. 3. Dział Organizacji i Samorządu przechowuje nieaktualny egzemplarz w/w Regulaminu przez okres 10 lat, po upływie których zostaje przekazany do archiwum, gdzie będzie przechowywany bezterminowo. 4. Szczegółowy sposób postępowania z w/w aktem wewnątrzspółdzielczym reguluje procedura P-31 Postępowanie i nadzór nad dokumentacją i zasadami Niniejszy regulamin został zatwierdzony Uchwałą nr 351/2015 Rady Nadzorczej z dnia 9 listopada 2015 r. i jego tekst jednolity wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia. 2. Traci moc Regulamin przetargów na roboty remontowe i budowlane oraz prace projektowe organizowane przez Rudzką Spółdzielnię Mieszkaniową z dnia r. oraz uchwała nr 49/2010 Rady Nadzorczej z dnia r. zatwierdzająca w/w regulamin. Z-ca Przewodniczącego Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej... mgr Joanna Michalska. mgr inż. Józef Osmenda Ruda Śląska, r.

8