REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W GRUDZIĄDZU

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 245/14 Prezydenta Grudziądza z dnia 1 lipca 2014 roku REGULAMIN ORGANIZACYJNY POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W GRUDZIĄDZU ROZDZIAŁ I Przepisy ogólne 1 Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek organizacyjnych. 2 Ilekroć w Regulaminie Organizacyjnym mowa jest o: 1) Prezydencie należy przez to rozumieć Prezydenta Grudziądza; 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu; 3) Zastępcy należy przez to rozumieć Zastępców Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu; 4) Radzie Miejskiej należy przez to rozumieć Radę Miejską w Grudziądzu; 5) Radzie Rynku Pracy należy przez to rozumieć Powiatową Radę Rynku Pracy lub Powiatową Radę Zatrudnienia w Grudziądzu; 6) Regulaminie Organizacyjnym należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu; 7) Urzędzie należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Grudziądzu; 8) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć dział, Centrum Aktywizacji Zawodowej lub stanowisko pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Grudziądzu. 1. Siedzibą Urzędu jest Miasto Grudziądz Terenem działania Urzędu jest Grudziądz miasto na prawach powiatu oraz Powiat Grudziądzki. 3. Urząd działa pod zwierzchnictwem Prezydenta. 1

2 ROZDZIAŁ II Przedmiot i zakres działania 4 Urząd realizuje zadania z zakresu przeciwdziałania bezrobociu oraz aktywizacji lokalnego rynku pracy, określone w szczególności w następujących aktach prawnych: 1) ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2013 r., poz. 674 z późn. zm.); 2) ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.); 3) ustawie z dnia 19 czerwca 2009 roku o pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych udzielonym osobom, które utraciły pracę (Dz. U. Nr 115, poz. 964); 4) ustawie z dnia 11 października 2013 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz. U. z 2013 r., poz. 1291); 5) ustawie z dnia 13 czerwca 2003 roku o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 225 z późn. zm.); 6) ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz z późn. zm.); 7) ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.); 8) ustawie z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.); 9) ustawie z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r., poz. 182 z późn. zm.); 10) ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.); 11) ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.); 12) ustawie z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404 z późn. zm.). 5 W realizacji swoich zadań Urząd współpracuje z Radą Rynku Pracy oraz organami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami pracodawców, bezrobotnych, związkami zawodowymi oraz innymi organizacjami pozarządowymi w zakresie działania Urzędu. 2

3 ROZDZIAŁ III Organizacja i zarządzanie 6 1. Urzędem kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor. 2. Dyrektor jest powoływany i odwoływany na zasadach określonych: 1) w art. 9 ust. 5a ustawy z 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2013 r., poz. 674 z późn. zm.); 2) w Porozumieniu z 18 października 2004 roku w sprawie zasad funkcjonowania Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu oraz wspólnej polityki rynku pracy. 3. Zastępcę powołuje i odwołuje Dyrektor. 4. Dyrektor składa Radzie Miejskiej roczne sprawozdanie z działalności Urzędu. 5. W indywidualnych sprawach w zakresie określonym upoważnieniem Prezydenta decyzje administracyjne wydają Dyrektor, Zastępca, kierownicy komórek organizacyjnych oraz inni pracownicy Urzędu. 6. Dyrektor wykonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu. ROZDZIAŁ IV Gospodarka finansowa i majątkowa 7 1. Podstawą gospodarki finansowej Urzędu jest plan finansowy. 2. Dyrektor odpowiada za racjonalną gospodarkę środkami finansowymi. 3. Urząd prowadzi obsługę finansowo księgową realizowanych przez siebie zadań. Urząd zarządza powierzonym mu mieniem, zapewnia jego ochronę i należyte wykorzystanie. 8 ROZDZIAŁ V Kierownictwo Urzędu 9 1. Dyrektor kieruje działalnością Urzędu przy pomocy Zastępców i Kierowników komórek organizacyjnych. 2. Podczas nieobecności Dyrektora działalnością Urzędu kieruje Zastępca w zakresie określonym przez Dyrektora. 3

4 ROZDZIAŁ VI Komórki organizacyjne 1. Terenem działania Urzędu jest obszar gmin: 1) Miasto Grudziądz; 2) Gmina Grudziądz; 3) Miasto i Gmina Łasin; 4) Miasto i Gmina Radzyń Chełmiński; 5) Gmina Gruta; 6) Gmina Rogóźno; 7) Gmina Świecie n/osą W Urzędzie mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne: 1) dział; 2) Centrum Aktywizacji Zawodowej; 3) stanowisko pracy (jednoosobowe lub wieloosobowe). 3. Dyrektor może, w celu realizacji określonych zadań w Urzędzie, powoływać zespoły i komisje zadaniowe. 4. Dyrektor w ramach kompetencji i posiadanego upoważnienia może dodawać nowe zadania do wykonywania komórkom organizacyjnym oraz przekazywać zadania między komórkami organizacyjnymi, o ile będzie to zgodne ze Schematem Organizacyjnym. 5. Dyrektor może wyznaczyć i powierzyć pracownikowi Urzędu pełnienie obowiązków koordynatora danego stanowiska pracy Dział jest podstawową komórką organizacyjną, zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej ułatwia prawidłowe zarządzanie. 2. Działem kieruje Kierownik działu, a Działem Finansowo Księgowym kieruje Główny Księgowy Centrum Aktywizacji Zawodowej jest wyspecjalizowaną komórką organizacyjną w rozumieniu art. 9b ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2013 r., poz. 674 z późn. zm.), która realizuje zadania w zakresie usług rynku pracy oraz instrumentów rynku pracy poprzez działającego w jego ramach działy i stanowiska pracy. 2. Ze względu na zakres i specyfikę realizowanych zadań ustawowych przez Centrum Aktywizacji Zawodowej w Regulaminie Organizacyjnym nie wyodrębnia się zakresu 4

5 działania poszczególnych działów i stanowisk pracy działających w ramach Centrum Aktywizacji Zawodowej. 3. Centrum Aktywizacji Zawodowej podlega bezpośrednio Zastępcy Dyrektora, który nadzoruje i koordynuje jego pracę za pośrednictwem podległych mu kierowników działów: Działu Instrumentów Rynku Pracy oraz Działu Usług Rynku Pracy, a także Koordynatora Stanowiska ds. organizacji szkoleń oraz Koordynatora Stanowiska - Mobilnego Centrum Aktywizacji Zawodowej wyodrębnionych w ramach funkcjonowania CAZ. 13 Stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w przypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki, nie uzasadniającego powołania większej komórki organizacyjnej. Stanowisko pracy może być tworzone w ramach działu lub jako komórka samodzielna. Stanowisko pracy może być jednoosobowe lub wieloosobowe. Nad pracownikami zatrudnionymi na stanowisku pracy lub nad grupą stanowisk pracy zwierzchni nadzór może sprawować koordynator powoływany przez Dyrektora. ROZDZIAŁ VII Struktura organizacyjna Urzędu 14 W Urzędzie tworzy się komórki organizacyjne wymienione w Schemacie Organizacyjnym Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu, stanowiącym Załącznik do Regulaminu Organizacyjnym Powiatowego Urzędu Pracy w Grudziądzu. 15 Dyrektor nadzoruje pracę komórek organizacyjnych oraz upoważnia swojego Zastępcę do nadzorowania pracy określonych komórek organizacyjnych. 16 Do kompetencji Dyrektora należy w szczególności: 1) planowanie i dysponowanie środkami finansowymi Urzędu; 2) organizacja pracy Urzędu; 3) planowanie i zatwierdzanie programów działania Urzędu; 4) zatrudnianie, zwalnianie i ocenianie pracowników Urzędu; 5) promocja usług Urzędu; 6) współpraca z Radą Rynku Pracy oraz organami administracji rządowej i samorządowej, organizacjami pracodawców, bezrobotnych, związkami zawodowymi oraz innymi organizacjami pozarządowymi w zakresie działania Urzędu; 7) wydawanie zarządzeń, poleceń służbowych i decyzji administracyjnych w zakresie określonym upoważnieniami; 8) inicjowanie programów specjalnych; 5

6 9) zatwierdzanie regulaminów wewnętrznych; 10) wykonywanie obowiązków i uprawnień administratora danych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); 11) realizowanie polityki bezpieczeństwa informacji Główny Księgowy nadzoruje działalność Działu Finansowo Księgowego. 2. Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego określa ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) i ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 3. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi. 4. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) koordynowanie i nadzorowanie pracy działu Finansowo Księgowego; 2) podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji zgodnie z zakresem działania działu na podstawie upoważnień Prezydenta i Dyrektora; 3) zapoznawanie pracowników z zadaniami działu, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi oraz ustaleniami kierownictwa, a także przekazywanie do wiadomości i wykonania otrzymanych poleceń; 4) dbałość o rozwój zawodowy pracowników; 5) udzielanie pomocy pracownikom w opracowaniu procedur i wytycznych realizacji zadań; 6) kontrola pracy i dokonywanie okresowych ocen przydatności zawodowej pracowników; 7) nadzorowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych; 8) opiniowanie obsady osobowej, wnoszenie propozycji wysokości wynagradzania, przeszeregowań, nagród i kar dla pracowników; 9) powierzanie w uzasadnionych przypadkach pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych nie objętych zakresem czynności; 10) ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla pracowników; 11) wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub długotrwałej nieobecności w pracy; 12) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji, a w tym wykonywanie obowiązków lokalnego Administratora Bezpieczeństwa Informacji; 13) prowadzenie rachunkowości Urzędu; 14) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; 15) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 16) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 17) rozliczanie aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu; 18) nadzorowanie pracy Koordynatora stanowisk ds. funduszy strukturalnych, którego zakres zadań obejmuje w szczególności: 6

7 a) opracowywanie projektów w celu pozyskiwania dodatkowych środków z rezerwy Ministra i Marszałka, b) opracowywanie projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej ze szczególnym uwzględnieniem Europejskiego Funduszu Społecznego oraz innych źródeł zewnętrznych, c) identyfikacja potrzeb lokalnego rynku pracy, d) opracowywanie dokumentacji projektowej, e) monitorowanie i ewaluacja realizowanych projektów, f) bieżąca kontrola stopnia zaawansowania realizowanych projektów, g) promocja projektów, a w tym m.in. opracowywanie strategii promocyjnych, h) bieżący nadzór nad kompletnością dokumentacji realizowanych projektów, i) wewnętrzna weryfikacja dokumentacji w ramach poszczególnych zadań projektu, j) sprawozdawczość realizowanych projektów, k) obsługa rachunkowa projektów, l) inicjowanie zawierania partnerstw w związku z realizacją projektów, m) inicjowanie organizacji konferencji i seminariów, n) współpraca oraz konsultowanie zagadnień projektowych z Instytucjami Pośredniczącymi II stopnia oraz innymi interesariuszami projektów, o) wprowadzanie danych do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego, p) rozliczanie projektów. Do kompetencji Kierowników działów należy: 1) koordynowanie i nadzorowanie pracy działu; 18 2) podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji zgodnie z zakresem działania, na podstawie upoważnień Prezydenta i Dyrektora; 3) zapoznawanie pracowników z zadaniami działu, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi oraz ustaleniami kierownictwa, a także przekazywanie do wiadomości i wykonywania otrzymanych poleceń; 4) dbałość o rozwój zawodowy pracowników; 5) udzielanie pomocy pracownikom w opracowywaniu procedur i wytycznych realizacji zadań stałych; 6) kontrola pracy i dokonywanie okresowych ocen przydatności zawodowej pracowników; 7) nadzorowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych; 8) opiniowanie obsady osobowej, wnoszenie propozycji wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar dla pracowników; 9) powierzanie w uzasadnionych przypadkach pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych nie objętych zakresem czynności; 7

8 10) ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla pracowników; 11) wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub długotrwałej nieobecności w pracy pracowników działu; 12) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji, a w tym wykonywanie obowiązków lokalnych Administratorów Bezpieczeństwa Informacji. ROZDZIAŁ VIII Zakres zadań komórek organizacyjnych Urzędu Do zakresu działania Centrum Aktywizacji Zawodowej należy realizacja zadań z zakresu usług oraz instrumentów rynku pracy a w szczególności: 1) prowadzenie pośrednictwa pracy, w szczególności pozyskiwanie i upowszechnianie ofert pracy oraz ocena efektywności tych działań; 2) prowadzenie pośrednictwa pracy związanego ze swobodnym przepływem pracowników na terenie państw UE, EOG, a także państw, które zawarły ze Wspólnotą Europejską stosowne umowy dot. swobodnego przepływu osób oraz koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego; 3) udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy; 4) udzielanie pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych; 5) inicjowanie i organizowanie kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami; 6) prowadzenie poradnictwa i informacji zawodowej; 7) tworzenie banku danych dotyczącego informacji zawodowej; 8) profilowanie pomocy dla osoby bezrobotnej; 9) opracowywanie indywidualnego planu działania dla bezrobotnych obejmującego podstawowe usługi rynku pracy wspierane instrumentami rynku pracy; 10) planowanie ścieżki aktywizacji bezrobotnego; 11) inicjowanie, organizowanie i prowadzenie porad i informacji indywidualnych bezpośrednich i na odległość, porad grupowych, porad z zakresu umiejętności poszukiwania pracy; 12) prowadzenie analizy zatrudnienia u pracodawców, określanie kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji oraz innych cech niezbędnych do wykonywania określonej pracy; 13) informowanie, inicjowanie i organizowanie szkoleń indywidualnych i grupowych dla osób uprawnionych, finansowanie kosztów studiów podyplomowych oraz udzielanie zwrotnych pożyczek szkoleniowych; 14) umożliwienie osobom zarejestrowanym dostępu do internetowych baz danych z zakresu rynku pracy; 8

9 15) informowanie kandydatów do pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy; 16) upowszechnianie informacji o usługach i instrumentach rynku pracy świadczonych w ramach funkcjonowania CAZ; 17) organizowanie i informowanie o zasadach organizacji oraz odbywania okresowych prac subsydiowanych, stażu, przygotowania zawodowego dorosłych, zasad przyznawania środków na doposażenie lub wyposażenie stanowisk pracy, środków na podjęcie własnej działalności gospodarczej, uczestnictwa w programie integracji społecznej lub innej formy aktywizacji; 18) przygotowywanie dokumentacji związanej ze wszczęciem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie rozpatrywania wniosków dotyczących aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu; 19) przygotowywanie dokumentacji do finansowego rozliczenia i oceny efektywności aktywnych form przeciwdziałaniu bezrobociu, dokonywanie oceny efektywności aktywnych form przeciwdziałaniu bezrobociu; 20) realizowanie usług i instrumentów rynku pracy na terenie Powiatu Grudziądzkiego, w ramach Stanowiska - Mobilnego Centrum Aktywizacji Zawodowej, a szczególności poprzez: a) opracowywanie indywidualnych planów działania oraz grupowych planów działania, b) warsztaty aktywizacyjne, c) szkolenia zawodowe, d) pośrednictwo pracy i staże; 21) określanie istniejących grup ryzyka i ich rozmiarów na podstawie analiz lokalnego rynku pracy; 22) tworzenie dodatkowych miejsc pracy z uwzględnieniem potrzeb lokalnego rynku pracy; 23) tworzenie bazy danych statystycznych, przygotowywanie raportów i informacji oraz przygotowywanie analiz rynku pracy; 24) współpraca z pracodawcami w zakresie organizowania zatrudnienia subsydiowanego lub miejsc aktywizacji zawodowej; 25) współpraca z partnerami na rynku pracy w celu zbierania informacji o strukturze gospodarczej, kierunkach rozwoju kształcenia i sytuacji demograficznej w województwie kujawsko pomorskim; 26) współpraca z ośrodkami pomocy społecznej, organizacjami zajmującymi się aktywizacją bezrobotnych; 27) współpraca z Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich w ramach projektu ZIELONA LINIA - Centrum Informacyjno - Konsultacyjne Służb Zatrudnienia. 20 Do zakresu działania Działu Ewidencji i Świadczeń należy w szczególności: 1) rejestrowanie zgłaszających się bezrobotnych i poszukujących pracy; 9

10 2) udzielanie interesantom informacji i wyjaśnień dotyczących zadań Urzędu, praw i obowiązków bezrobotnych i poszukujących pracy oraz udostępnianie interesantom informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów i innych materiałów informacyjnych; 3) współpraca z pracodawcami w zakresie rejestracji przy zwolnieniach grupowych pracowników; 4) wprowadzanie danych do systemu SYRIUSZ oraz wydawanie decyzji w tym systemie; 5) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach statusu bezrobotnego oraz w sprawach świadczeń z tytułu bezrobocia; 6) aktualizacja kart bezrobotnych; 7) przygotowywanie list wypłat świadczeń z Funduszu Pracy; 8) obsługa bezrobotnych z prawem do świadczeń z Funduszu Pracy; 9) przyjmowanie oświadczeń o dochodach; 10) współpraca z ośrodkami pomocy społecznej; 11) wyłączanie bezrobotnych z ewidencji; 12) comiesięczne rozpisywanie indywidualnych kart zasiłkowych; 13) obsługa bezrobotnych bez prawa do zasiłku; 14) realizacja postanowień ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; 15) realizacja postanowień ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; 16) przyjmowanie wniosków o zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny; 17) przygotowywanie dokumentów do wysyłki; 18) realizacja zadań w zakresie pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych udzielonym osobom, które utraciły pracę; 19) prowadzenie punktu obsługi interesanta, którego zakres zadań obejmuje w szczególności: a) kompleksową obsługę interesantów, b) udzielanie podstawowych informacji na temat działalności Urzędu, c) wydawanie wniosków i zaświadczeń, d) łączenie rozmów telefonicznych, e) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją, f) przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej, g) udzielanie uprawnionym instytucjom informacji o zarejestrowanych osobach. 21 Do zakresu działania Działu Finansowo Księgowego należy w szczególności: 1) opracowywanie planów finansowych Urzędu, sprawozdawczość budżetowa; 2) kontrola dyscypliny budżetowej; 3) rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowych; 4) obsługa rachunkowa i kasowa Urzędu; 10

11 5) realizacja postanowień ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; 6) przygotowywanie analiz, sprawozdań i raportów dotyczących realizacji planów finansowych Urzędu; 7) planowanie, opracowywanie, realizowanie i monitoring projektów realizowanych z dodatkowych środków finansowych pozyskiwanych z rezerwy Ministra i Marszałka; 8) planowanie, opracowywanie, realizowanie i monitoring projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej ze szczególnym uwzględnieniem Europejskiego Funduszu Społecznego oraz innych źródeł zewnętrznych; 9) identyfikacja potrzeb lokalnego rynku pracy; 10) opracowywanie dokumentacji projektowej; 11) monitorowanie i ewaluacja realizowanych projektów; 12) bieżąca kontrola stopnia zaawansowania realizowanych projektów; 13) promocja projektów, a w tym m.in. opracowywanie strategii promocyjnych; 14) bieżący nadzór nad kompletnością dokumentacji realizowanych projektów; 15) wewnętrzna weryfikacja dokumentacji w ramach poszczególnych zadań projektu; 16) sprawozdawczość realizowanych projektów; 17) obsługa rachunkowa projektów; 18) inicjowanie zawierania partnerstw w związku z realizacją projektów; 19) inicjowanie organizacji konferencji i seminariów; 20) współpraca oraz konsultowanie zagadnień projektowych z Instytucjami Pośredniczącymi II stopnia oraz innymi interesariuszami projektów; 21) wprowadzanie danych do Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego; 22) rozliczanie aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu, a w tym finansowanie uprawnionym osobom kosztów przejazdu lub zakwaterowania oraz refundowanie uprawnionym osobom kosztów opieki nad dzieckiem lub osobą zależną; 23) rozliczanie projektów. 22 Do zakresu działania Działu Obsługi Prawnej, Organizacji i Koordynacji należy w szczególności: 1) obsługa prawna Urzędu; 2) występowanie w imieniu Urzędu przed sądami; 3) opiniowanie projektów regulaminów wewnętrznych Urzędu; 4) informowanie pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym ustawodawstwie; 5) planowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznych; 6) prowadzenie spraw z zakresu ewidencjonowania i rozpatrywania odwołań od wydanych decyzji; 7) rozpatrywanie i analizowanie skarg i wniosków oraz prowadzenie ich ewidencji; 8) współpraca z Prokuraturą, Sądami i innymi instytucjami; 11

12 9) udzielanie bezrobotnym porad prawnych w sprawach dotyczących bezrobocia; 10) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych wraz z opracowaniem dokumentacji; 11) opiniowanie zamówień składanych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu zgodnie z zasadami określonymi w prawie zamówień publicznych; 12) monitorowanie wydatków Urzędu zgodnie z zasadami określonymi w prawie zamówień publicznych; 13) uzgadnianie z Dyrektorem składu komisji przetargowej oraz trybu jej pracy; 14) zabezpieczenie pracowników w środki techniczno biurowe; 15) koordynowanie spraw dotyczących realizacji inwestycji z zakresu robót budowlanych i remontów bieżących, związanych z administrowaniem nieruchomościami budynkami Urzędu; 16) prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej; 17) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy; 18) przeprowadzanie kontroli zewnętrznych. Do zakresu działania Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy w szczególności: 23 1) sprawowanie nadzoru i kontroli przetwarzania danych w urzędzie; 2) zapewnienie prawidłowego wykonywania polityki bezpieczeństwa informacji, a w tym: a) opracowanie i bieżąca aktualizacja oraz zapewnienie prawidłowego wykonywania Instrukcji ochrony danych osobowych, b) opracowanie i bieżąca aktualizacja oraz zapewnienie prawidłowego wykonywania Instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, c) opracowanie i bieżąca aktualizacja oraz zapewnienie prawidłowego wykonywania Instrukcji eksploatacji systemów informatycznych ; 3) wydawanie i przechowywanie indywidualnych upoważnień osobom przetwarzającym dane osobowe; 4) prowadzenie ewidencji osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych; 5) prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa; 6) prowadzenie ewidencji oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych; 7) zapewnienie przeszkolenia osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 24 Do zakresu działania Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy należy wykonywanie zadań i podejmowanie działań określonych w przepisach prawa regulujących zakres działania, kompetencje oraz organizację Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, a także prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa przeciwpożarowego. 12

13 25 Do zakresu działania Stanowiska ds. Informatyki, Analiz i Statystyk należy w szczególności: 1) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystywania sprzętu komputerowego; 2) planowanie rozwoju i współtworzenie lokalnej sieci informatycznej; 3) nadzór nad rozwojem i eksploatacją oprogramowania; 4) realizacja funkcji globalnych oprogramowania zastrzeżonych dla administratora sieci, w tym m.in. ustalenie praw dostępu oraz haseł dla poszczególnych użytkowników; 5) właściwe gospodarowanie zasobami sieciowymi, ich przeglądanie, tworzenie niezbędnych kopii zapasowych i zabezpieczenie zbiorów bazy danych; 6) sporządzanie zbiorczych sprawozdań statystycznych MPiPS 01, na podstawie przygotowanych informacji statystycznych przez poszczególne komórki organizacyjne; 7) bieżąca analiza zarejestrowanych bezrobotnych i poszukujących pracy według ich przygotowania zawodowego; 8) gromadzenie wiedzy o rynku pracy; 9) przygotowanie danych statystycznych; 10) sporządzanie wydruków statystycznych z zakresu rynku pracy zgodnie z zapotrzebowaniem; 11) aktualizacja baz danych Urzędu; 12) sprawozdawczość oraz monitorowanie pomocy publicznej. 26 Do zakresu działania Stanowiska ds. Obsługi Sekretariatu należy w szczególności: 1) prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora; 2) prowadzenie terminarza spotkań Zastępcy; 3) prowadzenie bieżącej korespondencji Dyrektora i Zastępcy; 4) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział zgodnie z dekretacją; 5) prowadzenie rejestru interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków w godzinach przyjęć Dyrektora. 27 Do zakresu działania Stanowiska ds. Archiwum należy w szczególności: 1) archiwizacja dokumentów dotyczących bezrobotnych; 2) archiwizacja dokumentów dotyczących funkcjonowania Urzędu; 3) wydawanie zaświadczeń do wyliczenia kapitału początkowego oraz prowadzenie ich ewidencji; 4) nadzorowanie i przestrzeganie zasad doręczania korespondencji Urzędu na terenie Miasta Grudziądza; 5) prowadzenie rejestrów dot. wysyłanej korespondencji; 6) sporządzanie niezbędnych zestawień dotyczących wysyłanej korespondencji. 13

14 ROZDZIAŁ IX Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych, decyzji i innych aktów Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, jak również inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym lub kredytowym, stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych Urzędu podpisują Dyrektor, Zastępca lub osoba upoważniona przez Dyrektora łącznie z Głównym Księgowym lub osobą przez niego upoważnioną. 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębną instrukcją Korespondencję podpisuje Dyrektor, Zastępca lub osoba upoważniona, zgodnie z zakresem upoważnienia. 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania pism i dokumentów określa Instrukcja Kancelaryjna. ROZDZIAŁ X Organizacja pracy Urzędu 1. Czas pracy pracowników nie może przekroczyć 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień Ustala się, że Urząd będzie czynny dla interesantów od poniedziałku do piątku w godzinach od 07:00 do 15: Czas pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalają indywidualne umowy o pracę. 4. Dyrektor i Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w ustalonych godzinach, podanych do powszechnej wiadomości. 14