ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 14 sierpnia 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 14 sierpnia 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz tekst jednolity) oraz zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY DEPARTAMENTU PRZEDSIĘBIORCZOSCI I GOSPODARKI KOMUNALNEJ Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1. Siedziba Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej ( departamentu ) znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe sekretariatu departamentu: 1) telefon: ; 2) faks: ; 3) przedsiebiorczosc@um.zielona-gora.pl Siedziba Biura Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe: 1) telefon: , ; 2) inwestor@um.zielona-gora.pl Siedziba Biura Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Zjednoczenia 110b. 2. Dane teleadresowe: 1) telefon: ; 2) gospodarkakomunalna@um.zielona-gora.pl Siedziba wieloosobowego stanowiska ds. dodatków mieszkaniowych znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Długiej Dane teleadresowe: 1) telefon: , 2) dodatkimieszkaniowe@um.zielona-gora.pl

2 5.1. Zarządzenie używa określeń: miasto, urząd, prezydent, pracownik, system zarządzania jakością w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym - należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu; 2) regulaminie - należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny departamentu; 3) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora departamentu; 4) zastępcy należy przez to rozumieć zastępcę dyrektora departamentu; 5) pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników departamentu; 6) kierowniku - należy przez to rozumieć kierowników biur; 7) instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67). 8) stowarzyszeniach należy przez to rozumieć stowarzyszenia z członkostwem miasta np. Stowarzyszenie Lubuskie Trójmiasto oraz Stowarzyszenie Aglomeracja Zielonogórska; 9) spółkach prawa handlowego należy przez to rozumieć spółki z posiadanymi przez miasto udziałami lub akcjami; 10) systemie CEIDG - należy przez to rozumieć Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej prowadzoną przez Ministra Gospodarki w zakresie rejestracji i ewidencji przedsiębiorców będących osobami fizycznymi; 11) podsystemie RISS należy przez to rozumieć informatyczny podsystem Rejestracja i Śledzenie Spraw w urzędzie; 12) systemie informatycznym epuap należy przez to rozumieć system teleinformatyczny elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej; 13) BOI należy przez to rozumieć stanowiska wydziału w Biurze Obsługi Interesanta przy ul. Podgórnej 22; 14) sekretariacie należy przez to rozumieć sekretariat departamentu; 15) komisji należy przez to rozumieć Społeczną Komisję Mieszkaniową; 16) zespole należy przez to rozumieć Zespół Opiniodawczy i Doradczy ds. gospodarowania lokalami użytkowymi. Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna departamentu 6. W skład departamentu wchodzą: 1) dyrektor; 2) zastępca dyrektora; 3) Biuro Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej GK; 4) Biuro Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej PD; 5) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi departamentu DG. Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 2

3 Rozdział 3 Zadania Biura Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej - GK 7. W skład biura GK wchodzą: 1) kierownik; 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. komunalnych GK-I; 3) wieloosobowe stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych GK-II; 4) wieloosobowe stanowisko pracy ds. lokalowych GK-III; 8.1. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. komunalnych (GK-I) należy: 1) sprawowanie nadzoru nad Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej; 2) sprawowanie nadzoru nad Miejskim Zakładem Komunikacji; 3) prowadzenie spraw związanych z udziałem miasta w Zielonogórskim Związku Gmin; 4) współpraca z samorządowymi zakładami budżetowymi w zakresie ustalania cen i opłat lokalnych; 5) prowadzenie spraw związanych z porozumieniami międzygminnym z zakresu zadań biura; 6) organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi; 7) prowadzenie spraw związanych z cmentarzami i chowaniem zmarłych m.in. w zakresie: a) zakładania i rozszerzania cmentarzy komunalnych, b) zamykania cmentarzy komunalnych, c) decydowania o użyciu terenu cmentarnego na inny cel, d) decydowaniu o przekazywaniu zwłok szkołom wyższym; 8) prowadzenie spraw związanych z ochroną bezdomnych zwierząt, a w szczególności: a) nadzorowanie i kontrola prowadzenia Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt, b) organizowanie akcji wyłapywania bezdomnych zwierząt, c) organizowanie dokarmiania bezdomnych kotów, d) organizowanie sterylizacji dzikich kotek, 9) wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy agresywnej; 10) wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy chart; 11) wydawanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok z zagranicy; 12) wydawanie zezwoleń na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych; 13) wydawanie zezwoleń dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami; 14) wydawanie zezwoleń dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie prowadzenia schronisk dla bezdomnych zwierząt, a także grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych i ich części; 15) planowanie i zakup urządzeń komunalnych z zachowaniem odrębnych przepisów; 16) planowanie, zakup i prowadzenie ewidencji urządzeń sportowych i rekreacyjnych; 17) opiniowanie wniosków dotyczących lokalizacji obiektów na terenach zieleni miejskiej; 18) opiniowanie wniosków dotyczących wykorzystania terenów lasów komunalnych; 19) prowadzenie spraw związanych z organizacją i utrzymaniem placów zabaw na terenach komunalnych; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 3

4 20) bieżące utrzymanie rowów melioracyjnych, zbiorników wyrównawczych i kanalizacji deszczowej; 21) koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku miasta; 22) prowadzenie spraw związanych z dekoracją okolicznościową miasta; 23) prowadzenie spraw związanych z usuniętymi przez Straż Miejską lub Policję pojazdami pozostawionymi bez tablic rejestracyjnych lub pojazdami, których stan wskazuje na to, że nie są używane; 24) prowadzenie spraw związanych z wyborem jednostek zajmujących się usuwaniem pojazdów oraz prowadzących parkingi strzeżone dla pojazdów usuniętych; 25) prowadzenie spraw związanych z przejęciem usuniętych i nieodebranych w terminie pojazdów na rzecz miasta; 26) prowadzenie postępowań administracyjnych; 27) rejestrowanie umów i zleceń związanych z wydatkami budżetowymi w podsystemach księgowych; 28) sporządzanie projektów wniosków o zmianę planów zamówień publicznych i zamówień; 29) sporządzanie wniosków o udzielenie zamówień publicznych; 30) sporządzanie szczegółowych wniosków o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego; 31) sporządzanie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia publicznego i zamówienia; 32) przeprowadzanie wizji w terenie, sporządzanie dokumentacji fotograficznej i spisanie protokołu; 33) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu; 34) sporządzanie projektów wniosków o zmianę budżetu; 35) opracowywanie projektów uchwał rady miasta i zarządzeń prezydenta; 36) realizacja zadań wynikających z uchwał rady miasta, zarządzeń, decyzji i poleceń prezydenta; 37) prowadzenie spraw podatku VAT, a w szczególności: a) naliczanie podatku VAT, b) prowadzenie rejestru sprzedaży i innej dokumentacji wynikającej z obowiązujących przepisów podatkowych i wewnętrznych, c) prawidłowe i terminowe sporządzanie deklaracji VAT oraz składanie dokumentów do księgowości; 38) sporządzanie projektów planów jednostkowych dochodów i wydatków; 39) przygotowanie informacji z zakresu zaangażowania wydatków; 40) opracowanie kart usług publicznych w zakresie pracy; 41) opracowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; 42) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego w zakresie działania biura; 43) w zakresie obsługi biura: a) obsługa kancelaryjno-biurowa; b) przyjmowanie korespondencji i rejestracja w podsystemie RISS; c) przekazywanie pocztą elektroniczną sekretariatowi departamentu informacji w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej; d) udzielanie informacji interesantom o miejscu i sposobie załatwiania spraw; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 4

5 e) sporządzanie zapotrzebowań i przekazywanie do sekretariatu departamentu na materiały sprzęt biurowy dla biura GK, zgodnie z odrębnymi zasadami; f) prowadzenie spraw osobowych biura ( m.in. związanych z listą obecności, planami urlopów, zakresami odpowiedzialności i uprawnień, zaopatrzeniem w bilety MZK ); g) prowadzenie i przekazywanie wskazanemu pracownikowi departamentu, przygotowanych i opracowanych spraw związanych z budżetem miasta a w szczególności: w sprawach związanych z realizacją budżetu miasta w zakresie działania biura m.in. : h) sporządzanie planów zamówień publicznych i zamówień biura; i) przygotowywanie sprawozdań z realizacji budżetu; j) sporządzanie sprawozdań finansowych, rozliczanie dotacji; k) przygotowywanie materiałów do projektu budżetu; l) przygotowywanie teczek aktowych wg instrukcji kancelaryjnej zgromadzonych w biurze i przekazywanie do sekretariatu departamentu celem przekazania do archiwum zakładowego na podstawie sporządzonego spisu zdawczo-odbiorczego; 2. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. dodatków mieszkaniowych (GK-II) należy: 1) przyjmowanie wniosków o przyznanie dodatków mieszkaniowych; 2) prowadzenie rejestru złożonych wniosków o przyznanie dodatków mieszkaniowych; 3) udzielanie informacji o zasadach przyznawania dodatków mieszkaniowych; 4) weryfikacja wniosków o przyznanie dodatków mieszkaniowych pod względem merytorycznym i rachunkowym; 5) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie dodatków mieszkaniowych; 6) typowanie wniosków do przeprowadzenia wywiadu środowiskowego i złożenia oświadczenia majątkowego; 7) przeprowadzanie wywiadów środowiskowych w zakresie realizowanych zadań; 8) współpraca z zarządcami i administratorami budynków mieszkaniowych w zakresie wypłat dodatków mieszkaniowych, potwierdzania wniosków; 9) naliczanie dodatków mieszkaniowych; 10) prowadzenie spraw dotyczących zwrotu należności z tytułu niesłusznie pobranych dodatków mieszkaniowych i przekazanie do egzekucji administracyjnej; 11) sporządzanie decyzji dotyczących przyznania, odmowy przyznania dodatku oraz wstrzymania wypłaty w oparciu o obowiązujące przepisy; 12) przygotowywanie stanowiska dotyczącego odwołania od decyzji do przekazania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego; 13) sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych; 14) przygotowanie decyzji do wysyłki wnioskodawcom i zarządcom; 15) koordynacja merytorycznej obsługi podsystemu DOCZ przez wykonywanie zadań gospodarza podsystemu, w szczególności: a) aktualizacja danych i uzupełnianie słowników; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 5

6 b) bieżąca współpraca z administratorem podsystemu; c) zgłaszanie administratorowi podsystemu DOCZ potrzeby zmian wynikających ze zmiany przepisów lub bieżących potrzeb użytkowników, d) nadzór nad prawidłowym działaniem podsystemu; 16) wydawanie zaświadczeń o pobieraniu dodatku mieszkaniowego na wniosek strony; 17) opracowanie planów, analiz i sprawozdań z zakresu wykonywanych zadań; 18) opracowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w zakresie wykonywanych zadań; 19) współpraca z właściwą komórką organizacyjną urzędu ds. wypłaty dodatków mieszkaniowych; 20) dostarczanie i odbieranie korespondencji do i z sekretariatu departamentu. 3. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. lokalowych (GK-III) należy: 1) prowadzenie spraw związanych z zaspokajaniem potrzeb mieszkaniowych z zasobów miasta, w tym m.in: a) przyjmowanie i analizowanie wniosków osób ubiegających się o mieszkania, b) przyjmowanie oświadczeń woli dotyczącej zrzeczenia się praw do najmu komunalnego lokalu mieszkalnego, c) sporządzanie projektu list osób oczekujących na mieszkania oraz list zaopiniowanych przez komisję i zatwierdzonych zarządzeniem prezydenta, d) prowadzenie rejestru wolnych lokali mieszkalnych do zasiedlenia, e) przeprowadzanie wizji lokali mieszkalnych w celu ustalenia przygotowania mieszkania do zasiedlenia oraz w celu ustalenia stanu warunków mieszkaniowych wnioskodawców, f) wydawanie skierowań do najmu komunalnych lokali mieszkalnych; 2) obsługa posiedzeń komisji poprzez: a) powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń komisji, b) przygotowanie materiałów na posiedzenia komisji, c) obsługa protokolarna komisji, d) sporządzanie opinii, wniosków i protokołów z posiedzeń komisji, e) przekazywanie prezydentowi opinii, wniosków i protokołów z posiedzeń komisji; 3) prowadzenie spraw związanych z wstąpieniem z mocy prawa w stosunek najmu lokali mieszkalnych, po śmierci dotychczasowego najemcy; 4) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem skierowań do najmu lokali mieszkalnych osobom, które pozostały w lokalu po śmierci najemcy, a nie są uprawnione do wstąpienia z mocy prawa oraz spraw związanych z odmową wydania takiego skierowania; 5) prowadzenie spraw związanych z zamianą mieszkań pomiędzy kontrahentami; 6) prowadzenie spraw związanych ze zmianą najemcy lokalu z powodu zrzeczenia się dotychczasowego najemcy; 7) prowadzenie spraw związanych z przywracaniem tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego po umorzeniu lub spłacie zadłużenie; 8) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego po wyprowadzeniu się najemcy; 9) prowadzenie spraw odszkodowań z tytułu braku realizacji przez miasto wyroków eksmisyjnych; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 6

7 10) prowadzenie spraw związanych z lokalami mieszkalnymi będącymi w dyspozycji innych jednostek organizacyjnych miasta; 11) prowadzenie spraw związanych z eksmisjami z lokali komunalnych; 12) pozyskiwanie lokali socjalnych i pomieszczeń tymczasowych na realizację wyroków eksmisyjnych; 13) nadzór nad prawidłowością sporządzanych umów najmu lokali komunalnych i nad ich prawidłowym wykorzystywaniem; 14) sprawowanie nadzoru nad prawidłową eksploatacją lokali komunalnych; 15) przeprowadzanie wizji w terenie, sporządzanie dokumentacji fotograficznej i spisanie protokołu; 16) nadzór nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków kierowanych do załatwienia przez zakład dotyczących stanu technicznego lokali; 17) nadzorowanie całości spraw związanych z gospodarowaniem lokalami użytkowymi; 18) przygotowanie wykazu lokali użytkowych i garaży do najmu i podanie do publicznej wiadomości informacji o wykazie; 19) współpraca z zespołem i jego obsługa, a w szczególności a) powiadamianie członków zespołu o terminach jego posiedzeń, b) przygotowanie materiałów na posiedzenia zespołu, c) obsługa protokolarna zespołu, d) sporządzanie opinii, wniosków i protokołów z posiedzeń zespołu, e) przekazywanie prezydentowi opinii, wniosków i protokołów z posiedzeń zespołu; 20) bieżące informowanie członków wspólnot mieszkaniowych o zasadach działania wspólnot oraz o prawach i obowiązkach wynikających z aktualnych przepisów; 21) współpraca z właściwą komórką organizacyjną urzędu ds. sprzedaży lokali mieszkalnych na rzecz aktualnych najemców; 22) współpraca z Miejską Społeczną Radą ds. Osób Niepełnosprawnych w zakresie pozyskiwania lokali przystosowanych dla osób niepełnosprawnych; 23) współpraca w zakresie pozyskiwania mieszkań dla podopiecznych: a) Terenowego Komitetu Ochrony Praw Dziecka, b) Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, c) Pogotowia Opiekuńczego, d) Noclegownia dla bezdomnych; Noclegowni dla bezdomnych; 24) opracowywanie planów, analiz i sprawozdań z zakresu działania biura; 25) opracowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta w zakresie działania biura. Rozdział 4 Zadania Biura Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej - PD 9. W skład biura PD wchodzą: 1) kierownik; 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. działalności gospodarczej PD-I; 3) wieloosobowe stanowisko pracy ds. przedsiębiorczości PD-II; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 7

8 10. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. działalności gospodarczej (PD-I) należy w szczególności: 1) realizowanie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a w szczególności: a) przyjmowanie wniosków przedsiębiorców w zakresie wpisów o rozpoczęcie, zakończenie, zawieszenie, wznowienia działalności gospodarczej oraz wniosków o zmiany w istniejących wpisach, zgodnie z określonymi, przez organ ewidencyjny, kompetencjami i obowiązkami; b) przekształcanie danych z ww. wniosków z formy papierowej na formę elektroniczną; c) przesyłanie danych przedsiębiorców do systemu CEIDG; d) wydawanie potwierdzeń tożsamości wnioskodawcy składającego wniosek CEDIG-1 i potwierdzenie wnioskodawcy, za pokwitowaniem przyjęcie wniosku; e) archiwizowanie wniosków CEIDG-1 w formie papierowej oraz dokumentacji z nimi związanej, przez okres 10 lat od daty dokonania wpisu; f) wzywanie wnioskodawcy do skorygowania błędnych danych w złożonych wnioskach; 2) wykonywanie obowiązków narzuconych przepisami prawa powszechnie obowiązującego a w szczególności przekazywanie do CEIDG informacji o uzyskaniu, utracie, wygaśnięciu lub zmianie uprawnień wynikających z zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; zezwoleń i licencji transportowych oraz innych informacji w zakresie transportu drogowego; a także pozostałych uprawnień wskazywanych przez właściwego ministra nadzorującego rejestr działalności regulowanych ora archiwizowanie i udzielanie informacji o przedsiębiorcach wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez prezydenta miasta Zielona Góra; 3) współdziałanie z innymi instytucjami prowadzącymi rejestry przedsiębiorców; 4) prowadzenie spraw dotyczących realizacji programu współpracy administracyjnej w ramach Systemu Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym Unii Europejskiej (IMI); 5) opracowywanie projektów aktów prawnych w zakresie ustalenia rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie miasta Zielona Góra; 6) prowadzenie ewidencji innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie oraz ich kontrola; 7) zaszeregowanie pól biwakowych oraz prowadzenie ich ewidencji; 8) przygotowywanie projektów uchwał związanych z lokalizacją kasyn i salonów gier; 9) kompleksowa obsługa interesanta w zakresie spraw związanych z Centralną Ewidencją Działalności Gospodarczej w ramach Biura Obsługi Interesanta; 10) prowadzenie spraw wynikających z przepisów o transporcie drogowym, w tym: a) udzieleniem, odmową udzielenia, zmianą lub cofnięciem licencji na wykonywanie krajowego drogowego przewozu osób lub rzeczy, b) wydawaniem, odmową wydania, zmianą, wygaśnięciem i cofnięciem zaświadczeń na wykonywanie niezarobkowego przewozu osób lub rzeczy, c) wydawaniem, odmową wydania, zmianą, wygaśnięciem oraz cofnięciem zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób oraz regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym, Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 8

9 d) udzieleniem, wydaniem odmową udzielenia, zmianą, wygaśnięciem oraz cofnięciem licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką, e) uzgadnianiem linii na przebieg, których zezwolenia wydają inne organy samorządu terytorialnego, f) prowadzenie spraw związanych z wykonaniem analizy sytuacji rynkowej w zakresie regularnych przewozów osób; 11) w zakresie realizacji zadań wynikających z przepisów o publicznym transporcie zbiorowym prowadzenie spraw związanych z: a) uzgadnianiem linii, na przebieg których zezwolenia wydają inne organy samorządu terytorialnego, b) prowadzeniem spraw w zakresie wydawania lub zmiany zaświadczeń na wykonywanie publicznego transportu zbiorowego operatorom publicznego transportu zbiorowego, c) opracowywaniem projektów planu zrównoważonego rozwoju publicznego transportu zbiorowego oraz jego oceny i aktualizacji, d) organizowaniem publicznego transportu zbiorowego w zakresie określenia i uzgadniania przystanków komunikacyjnych, których właścicielem jest miasto Zielona Góra, udostępnionych dla operatorów i przewoźników oraz określenie warunków i zasad korzystania z przystanków komunikacyjnych, w tym naliczanie opłat za korzystanie z przystanków, e) zarządzaniem publicznym transportem zbiorowym w rozumieniu rozdziału 4 ustawy o publicznym transporcie zbiorowym z wyłączeniem publikowania sprawozdań, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 9 ustawy o publicznym transporcie zbiorowym 12) z zakresu realizacji zadań wynikających z przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi: a) prowadzenie spraw związanych wydawaniem, cofnięciem oraz zmianą zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, b) naliczanie rocznych opłat przedsiębiorców korzystających z zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, c) prowadzenie rejestru przedsiębiorców korzystających z zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, d) wydawanie - na wniosek przedsiębiorcy - zaświadczeń o wniesieniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, e) przeprowadzanie kontroli przedsiębiorców w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, f) współdziałanie z Miejską Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w zakresie wydawania zezwoleń oraz kontrolowania prawidłowości korzystania z zezwoleń, na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, g) opracowywanie założeń do projektów aktów prawa miejscowego w zakresie zasad sprzedaży napojów alkoholowych na terenie miasta Zielona Góra, h) współdziałanie z Biurem Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. rozwiązywania problemów alkoholowych oraz innymi jednostkami organizacyjnymi miasta; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 9

10 11. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy w zakresie przedsiębiorczości (PD-II) należy podejmowanie i wykonywanie zadań związanych z rozwojem gospodarczym miasta oraz prowadzeniem spraw związanych z budżetem departamentu w szczególności poprzez: 1) krajową i zagraniczną promocję terenów inwestycyjnych miasta; 2) przygotowywanie i obsługę bazy danych ofert inwestycyjnych; 3) współpracę z krajowymi i zagranicznymi środowiskami i instytucjami zajmującymi się inwestycjami i gospodarką; 4) przygotowywanie i zapewnienie udziału miasta w krajowych i zagranicznych imprezach targowych o tematyce gospodarczej i inwestycyjnej; 5) współdziałanie z innymi wydziałami w zakresie zdobywania środków zewnętrznych na projekty promocji gospodarczej miasta; 6) organizację stałych i okolicznościowych spotkań prezydenta z przedsiębiorcami, w szczególności przez: a) organizację szkoleń, konferencji i spotkań dla przedsiębiorców, b) organizację misji gospodarczych oraz promocję lokalnych firm, c) systematyczną komunikację z przedsiębiorcami za pośrednictwem miejskiego portalu internetowego oraz serwisu d) przekazywanie informacji o możliwościach pozyskiwania środków zewnętrznych, w tym konkursach i naborach organizowanych przez krajowe jak i zagraniczne instytucje wspierające przedsiębiorców; 7) prowadzenie spraw związanych z członkostwem miasta w stowarzyszeniach, a w szczególności: a) opracowywanie i monitorowanie realizacji porozumień, projektów, umów dotyczących współpracy miasta w stowarzyszeniach, b) prowadzenie stałej współpracy i korespondencji z władzami stowarzyszeń, c) przygotowywanie materiałów, opracowań i informacji związanych z udziałem przedstawicieli miast i członków stowarzyszeń we wspólnych przedsięwzięciach, d) konsultowanie i opiniowanie istotnych dla stowarzyszeń decyzji i zamierzeń, e) udział w działaniach promujących stowarzyszenia, f) inicjowanie działań miasta w ramach członkostwa w stowarzyszeniach o charakterze gospodarczym; 8) w zakresie zadań związanych z realizacją budżetu departamentu : a) prowadzenie ewidencji wydatków na podstawie informacji przekazywanych przez poszczególne biura, b) koordynacja prac nad rejestracją zleceń, umów, i porozumień w podsystemach finansowo księgowych, c) prowadzenie spraw związanych z planowaniem oraz wydatkami budżetu, d) rozliczanie faktur i rachunków w systemach finansowych, e) sporządzanie planów jednostkowych dochodów i wydatków budżetowych; f) przygotowywanie informacji z zakresu zaangażowania wydatków departamentu; g) sporządzanie planów zamówień publicznych i zamówień; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 10

11 h) sporządzanie wniosków o zmianę planów zamówień publicznych i zamówień, i) przygotowywanie sprawozdań z realizacji budżetu, j) sporządzanie sprawozdań finansowych, rozliczanie dotacji w zakresie działania departamentu, k) opracowanie materiałów do projektu budżetu, l) przygotowywanie wniosków dotyczących zmian w budżecie miasta, m) przekazywanie zbiorczej deklaracji VAT do księgowości. 12. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy w zakresie obsługi departamentu (DG) należy w szczególności: 1) prowadzenie i obsługa sekretariatu dyrektora i zastępcy departamentu; 2) obsługa interesantów; 3) redagowanie pism i zakładanie teczek aktowych spraw; 4) przekazywanie korespondencji wpływającej w celu uzyskania dekretacji przez dyrektora; 5) prowadzenie kalendarza spotkań dyrektora; 6) organizowanie spotkań okolicznościowych dyrektora; 7) powiadamianie pracowników oraz innych osób zaproszonych o terminach i miejscach organizowanych spotkań; 8) koordynacja obiegu dokumentów - dbanie o prawidłowość i terminowość obiegu dokumentów zgodnie z regulaminem; 9) rejestracja w podsystemie RISS przyjętej korespondencji wcześniej niezarejestrowanej, w tym faksów, i (rejestracja w podsystemie RISS przyjętej korespondencji z zastrzeżeniem 33 regulaminu); 10) nadzór nad obiegiem informacji pomiędzy pracownikami DG; (pomiędzy stanowiskami); 11) przygotowywanie teczek aktowych wg instrukcji archiwalnej zgromadzonych w składnicy akt i przekazywanie do archiwum zakładowego na podstawie sporządzonego spisu zdawczo odbiorczego; 12) dbanie o estetykę gabinetów dyrektora i zastępcy; 13) udzielanie interesantom informacji o zakresie działalności dyrektora; 14) prowadzenie spraw osobowych i ich przechowywanie, 15) prowadzenie zbiorczego planu urlopów przygotowanych przez poszczególne biura oraz ewidencji wykorzystanego urlopu przez pracowników; 16) sporządzanie list obecności pracowników DG, dokonywanie na bieżąco właściwych wpisów o nieobecności pracowników DG; 17) odbieranie, na koniec każdego miesiąca, list obecności poszczególnych biur oraz przekazywanie ich komórce organizacyjnej urzędu właściwej ds. kadr; 18) załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników departamentu; 19) sporządzanie zbiorczego zapotrzebowania na pieczątki, materiały biurowe i sprzęt biurowy departamentu; 20) składanie zamówień na publikacje, wydawnictwa, prasę; 21) pobieranie materiałów biurowych z magazynu urzędu na potrzeby pracowników departamentu; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 11

12 22) obsługa sprzętu biurowego; 23) opracowanie i przekazywanie do właściwej komórki organizacyjnej urzędu danych do aktualizacji informacji związanej z zadaniami departamentu, zamieszczanych w serwisie internetowym oraz BIP. Rozdział 5 Wspólne zadania pracowników departamentu 13. Do zadań wspólnych pracowników departamentu należy: 1) przestrzeganie terminów realizowanych zadań; 2) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta; 3) realizacja zadań wynikających z uchwał rady, zarządzeń, decyzji i poleceń prezydenta; 4) opracowywanie materiałów do konkursów w których bierze udział miasto; 5) opracowywanie na polecenie przełożonego odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; 6) przestrzeganie zasad polityki jakości w ramach świadczonych usług publicznych; 7) redagowanie BIP zgodnie z odrębnym zarządzeniem; 8) opracowywanie kart usług publicznych w zakresie stanowiska pracy; 9) obsługa podsystemów informatycznych wspomagających realizację zadań; 10) przygotowywanie korespondencji do wysyłki. Rozdział 6 Zasady zarządzania departamentem Dział 1 Dyrektor 14. Pracą departamentu kieruje dyrektor. 15. Do wyłącznej kompetencji dyrektora departamentu, jako kierownika komórki organizacyjnej należy: 1) nadzorowanie prac nad opracowywaniem regulaminu wewnętrznego departamentu, występowanie do prezydenta z propozycją zmian; 2) przydzielanie biurom zadań niewynikających z regulaminu w ramach właściwości departamentu; 3) bezpośredni nadzór nad pracą zastępcy i kierowników; 4) bezpośrednie nadzorowanie pracy zadań wykonywanych przez pracowników PD-I wynikających z 10 regulaminu; 5) wykonywanie zadań bezpośredniego przełożonego wynikających z odrębnych przepisów, m. in. ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień bezpośrednio podległych pracowników, udzielanie urlopów pracownikom biura PD, zastępcy i kierownikom; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 12

13 6) uczestnictwo w rekrutacji na stanowiska bezpośrednio podległych pracowników na zasadach wynikających z odrębnych przepisów; 7) występowanie w sprawach awansowania, nagradzania oraz karania pracowników departamentu: a) bezpośrednio podległych, b) pośrednio podległych - na podstawie wniosków kierowników; 8) kierowanie do właściwej komórki organizacyjnej wniosków dotyczących udziału w szkoleniach zewnętrznych, seminariach i sympozjach pracowników departamentu na podstawie wniosków i ocen przydatności dokonanej przez kierowników oraz w sprawach zakupu niezbędnych wydawnictw; 9) występowanie o udzielenie upoważnień pracownikom; 10) zatwierdzanie kryteriów i sporządzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej bezpośrednio podległych pracowników; 11) nadzór nad realizacją zadań w ramach zarządzania procesami w systemie zarządzania; 12) wyłączanie pracowników z postępowań administracyjnych i włączanie; 13) okresowa organizacja odpraw z kierownikami; 14) prezentacja prezydentowi rozwiązań w zakresie działań korygująco-zapobiegawczych z zaleceń i wniosków pokontrolnych w kontroli zewnętrznej i audytów wewnętrznych. Dział 2 Zastępca dyrektora Zastępca wykonuje zadania zlecone przez dyrektora. 2. Do wyłącznej kompetencji zastępcy należy: 1) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad zadaniami realizowanymi przez biuro GK; 2) przedstawianie dyrektorowi propozycji załatwienia spraw i sposobu ich prowadzenia, realizowanych przez podległe mu biura; 3) opracowywanie analizy i oceny dotyczące problematyki zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu; 4) prowadzenie współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy oraz z innymi odpowiedzialnymi za przeciwdziałanie bezrobociu instytucjami, w zakresie realizowanych przez miasto porozumień, umów i wszelkich działań mających na celu poprawę sytuacji na rynku pracy; 5) planowanie, przekazywanie i rozliczanie środków przeznaczonych na realizację miejskiej polityki rynku pracy; 6) przygotowywanie wytycznych do zakresów odpowiedzialności oraz uprawnień pracowników biura GK; 7) przygotowywanie i opiniowanie projektów kart usług publicznych w zakresie działania biura GK; 8) nadzorowanie prowadzonych postępowań administracyjnych, wydawanie i podpisywanie decyzji; 9) przygotowywanie lub nadzorowanie przygotowanych przez podległych pracowników projektów aktów prawnych i administracyjnych; 10) udzielanie urlopów pracownikom biura GK, z zastrzeżeniem 15 pkt. 5. Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 13

14 Dział 3 Kierownicy 17. Kierownicy kierują pracą powierzonych im biur i nadzorują wypełnianie obowiązków służbowych przez podległych pracowników oraz odpowiadają przed dyrektorem za prawidłową realizację zadań. 18. Do wspólnych zadań kierowników należy: 1) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi urzędu i miejskimi jednostkami organizacyjnymi w celu realizacji powierzonych zadań; 2) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych lub nadzór nad opracowywaniem odpowiedzi przez pracowników; 3) występowanie do dyrektora w sprawie zmian w organizacji departamentu; 4) nadzór nad realizacją zadań z zakresu ochrony danych osobowych i przestrzegania tajemnic ustawowo chronionych przez podległych pracowników; 5) analiza protokołów kontroli i zaleceń pokontrolnych, przedstawianie wniosków dyrektorowi w zakresie rozwiązań i proponowanych działań korygujących i zapobiegawczych oraz wdrażanie lub nadzór nad ich wdrażaniem; 6) przygotowywanie założeń do projektu budżetu i jego zmian w zakresie działania biura; 7) nadzór nad realizacją budżetu w zakresie działania biura; 8) powierzanie pracownikom opracowywania ankiet, analiz i informacji; 9) zlecanie pracownikom opracowywania materiałów do konkursów, w których bierze udział miasto; 10) koordynacja nad realizacją załatwianych spraw przez pracowników biura i przestrzeganiem obowiązujących procedur; 11) uczestnictwo w pracach związanych z rekrutacją pracowników na zasadach wynikających z innych przepisów; 12) wykonywanie zadań bezpośredniego przełożonego w stosunku do podległych pracowników wynikających z odrębnych przepisów, w tym m. in.: a) opracowywanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień podległych pracowników biura, b) zatwierdzanie kryteriów i sporządzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników, c) przygotowywanie i przedstawianie dyrektorowi propozycji awansowania, nagradzania oraz karania pracowników, d) powierzanie pracownikom zadań niewynikających z zakresów odpowiedzialności i uprawnień, e) parafowanie wniosków urlopowych podległym pracownikom biur ze wskazaniem zastępstw; 13) dokonywanie ocen zewnętrznych ofert szkoleniowych, konferencji, sympozjów i zgłaszanie dyrektorowi propozycji udziału pracowników; 14) prowadzenie spraw, łączenie z prawem wydawania decyzji administracyjnych, po uzyskaniu akceptacji przełożonego, w zakresie posiadanych upoważnień i pełnomocnictw. Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 14

15 19. Do wyłącznych zadań kierownika biura GK należy: 1) realizacja i nadzorowanie zadań związanych z uprawnieniami członków wspólnoty samorządowej do uzyskania mieszkania z zasobów komunalnych; 2) roczna weryfikacja listy zakwalifikowanych do otrzymania mieszkania z zasobów miasta; 3) kierowanie wniosków zakwalifikowanych na listy uprawnionych do zaopiniowania przez jednostki ściśle współpracujące, przede wszystkim takie jak: a) Terenowy Komitet Ochrony Praw Dziecka, b) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, c) Noclegownia dla bezdomnych osób im. Ojca Stefana Modesta Glorieux, d) placówki wychowawcze, e) inne organizacje zajmujące się pomocą dla osób ubogich i bezdomnych; 4) bieżąca współpraca z członkami komisji, kierowanie wniosków do zaopiniowania, przedkładanie Komisji informacji o zaawansowaniu realizacji listy oraz nadzór nad organizacją posiedzeń; 5) przyjmowanie interwencji i zażaleń od osób oczekujących na mieszkanie z zasobów komunalnych; 6) opiniowanie wniosków dot. sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych; 7) udział w posiedzeniach zespołu opiniodawczo-doradczego ds. gospodarowania lokalami użytkowymi; 8) bieżąca współpraca z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w sprawach prowadzonych przez biuro; 9) kierowanie pracowników biura na szkolenia związane z wykonywanymi zadaniami; 10) wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z posiadanymi upoważnieniami; 11) przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie spraw prowadzonych przez biuro; 12) zatwierdzenie pod względem merytorycznym projektów uchwał i zarządzeń w zakresie spraw prowadzonych przez biuro. 20. Do zadań kierownika DP poza wymienionymi w 18 należy bezpośredni nadzór w zakresie prowadzenia spraw związanych z pełnieniem przez prezydenta funkcji organu założycielskiego lub właścicielskiego w stosunku do spółek prawa handlowego, poprzez: 1) zbieranie oraz przechowywanie aktów założycielskich spółek, protokołów ze zgromadzeń wspólników i akcjonariuszy, informacji oraz sprawozdań organów spółek, regulaminów prac zarządów i rad nadzorczych oraz podstawowych informacji o osobach zarządzającymi spółkami; 2) dokonywania analiz stanu realizacji uchwał zgromadzenia wspólników, gdy nie narusza to kompetencji rady nadzorczej lub wymaga tego wyjątkowa sytuacja; 3) zbieranie informacji i przygotowywanie, w porozumieniu z innymi biurami, wydziałami i departamentami, projektów aktów prawnych w zakresie aportów wnoszonych przez miasto do spółek prawa handlowego; 4) przygotowywanie koncepcji, opiniowanie propozycji tworzenia, wchodzenia lub wychodzenia miasta ze spółek prawa handlowego; 5) nadzorowanie stanu posiadania oraz zmian udziałów i akcji miasta w spółkach prawa handlowego; 6) monitorowanie sytuacji ekonomiczno finansowej spółek z udziałem miasta; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 15

16 7) sporządzanie, na potrzeby prezydenta miasta i dyrektora, analiz dokumentacji sprawozdawczej spółek ze szczególnym uwzględnieniem materiałów finansowych; 8) sporządzanie informacji o stanie majątku spółek z udziałem miasta, w związku z obowiązkami ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji; 9) weryfikowanie i opiniowanie spraw będących przedmiotem obrad walnych zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy; 10) inicjowanie zwoływania walnych zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy; 11) prowadzenie, aktualizowanie ewidencji spółek, w tym prowadzenie ewidencji: składów organów spółek, wysokości kapitałów zakładowych, struktury podziału udziałów lub akcji; 12) prowadzenie dokumentacji związanej z udziałem przedstawicieli miasta w zarządach oraz radach nadzorczych spółek. 21. Analiza najnowszych wymagań prawnych w ramach DG realizowana jest następująco: 1) dyrektor przekazuje kierownikom informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie realizowanych zadań na naradach zwoływanych co najmniej raz na kwartał; w przypadku istotnych zmian prawa, narady odbywają się niezwłocznie po ogłoszeniu zmian; 2) kierownicy samodzielnie analizują najnowsze wymagania prawne w zakresie realizowanych zadań na podstawie otrzymanych od upoważnionego przez dyrektora pracownika, drogą elektroniczną informacji; 3) kierownicy przekazują informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie realizowanych zadań podległym pracownikom na odprawach zwoływanych niezwłocznie po ogłoszeniu zmian; 4) kierownicy prowadzą ewidencję przekazanych pracownikom informacji o zmianach wymagań prawnych. Dział 4 Zasady zastępstw W czasie nieobecności dyrektora jego zadania w zakresie wyłącznej kompetencji dyrektora wykonuje zastępca. 2. W przypadku nieobecności dyrektora i zastępcy, zadania w zakresie wyłącznej kompetencji dyrektora i zastępcy wykonuje wskazany przez dyrektora pracownik DG, za zgodą właściwego zastępcy prezydenta. 23. W czasie nieobecności kierownika jego obowiązki przejmuje zastępca, a w przypadku jego nieobecności, dyrektor. Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 16

17 Rozdział 7 Zasady zarządzania dokumentacją 24. Korespondencja kierowana do departamentu jest odbierana przynajmniej raz dziennie przez pracownika wieloosobowego stanowiska ds. obsługi departamentu, z kancelarii ogólnej urzędu. 25. Pracownicy biur samodzielnie przygotowują do wysyłki korespondencję w zakresie realizowanych spraw. 2. Wysyłka korespondencji realizowana jest za pośrednictwem kancelarii ogólnej urzędu. 26. Obieg przesyłek wpływających do DG odbywa się następująco: 1) korespondencja po wpłynięciu do sekretariatu departamentu przekazywana jest do dekretacji przez dyrektora; 2) po uzyskaniu dekretacji dyrektora pracownik wieloosobowego stanowiska ds. obsługi departamentu przekazuje korespondencję w wersji papierowej oraz w podsystemie RISS zgodnie z dekretacją; 3) korespondencja wpływająca na stanowisko PD w Biurze Obsługi Interesanta (BOI) przy ul. Podgórnej 22 przyjmowana i realizowana jest przez pracowników BOI bez dekretacji dyrektora; 4) korespondencja wpływająca do siedziby GK-II przy ul Długiej 13 w tym wnioski o dodatki mieszkaniowe przyjmowana i realizowana jest po dekretacji głównego specjalisty; 5) pracownicy na stanowisku PD w BOI oraz biura GK dokonują rejestracji pism w podsystemie RISS; 6) korespondencja wpływająca do biura GK przy ul. Zjednoczenia 110 b dekretowana jest przez kierownika biura GK Korespondencja wychodząca, wymagająca podpisania lub parafowania przez dyrektora, przedstawiana jest przez pracowników DG dyrektorowi za pośrednictwem sekretariatu departamentu z wyłączeniem korespondencji wychodzącej w zakresie spraw realizowanych przez wieloosobowe stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych. 2. Po uzyskaniu akceptacji dyrektora, pracownik odpowiedzialny za jej przygotowanie, przekazuje ją do kancelarii ogólnej. 28. Wykazy aktów prawnych w zakresie działania wydziału prowadzone są w formie elektronicznej przez wyznaczonego pracownika wg wzoru określonego w systemie zarządzania. 29. Aktualizacja i zatwierdzanie aktów prawnych następuje zgodnie z procedurą zarządzania. 30. Dokumentacją nietworzącą akt sprawy w wydziale są prowadzone rejestry, programy, zbiory i ewidencje: 1) listy obecności, karty urlopowe, plany urlopów; 2) wydruki wypełnionych sprawozdań statystycznych; Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 17

18 3) dane w systemach teleinformatycznych: EDG, OBORSKI, SAGED, KOALA, - w zakresie realizacji zadań departamentu; 4) rejestry zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaży; 5) rejestry wydanych zezwoleń, licencji i zaświadczeń na transport drogowy; 6) ewidencja innych obiektów świadczących usługi hotelarskie oraz pól biwakowych 7) rejestr targowisk: 8) ewidencja wydanych decyzji; 9) rejestr postanowień; 10) rejestr zaświadczeń, 11) rejestr przedsiębiorców osób fizycznych wykreślonych przed 1 lipca 2011 r. 31. Pracownicy departamentu prowadzą na bieżąco dokumentację tworzącą akta spraw zgodnie z instrukcja kancelaryjną. 32. Ustala się zasady przekazywania spraw zakończonych do archiwum zakładowego: 1) gromadzenie wytworzonej dokumentacji niearchiwalnej powstającej w wyniku prowadzonych postępowań i opis teczek aktowych dokonują pracownicy na poszczególnych stanowiskach z wyjątkiem: a) gromadzenia wytworzonej dokumentacji niearchiwalnej w PD - dokonuje kierownik, b) przygotowywania i opisywania teczek aktowych bieżąco wytwarzanych przez poszczególne stanowiska pracy wg instrukcji archiwalnej w DG - odbywa się przez wyznaczonego pracownika; 2) przygotowywanie teczek aktowych wg instrukcji archiwalnej zgromadzonych w składnicy akt i przekazywanie do archiwum zakładowego na podstawie sporządzonego spisu zdawczoodbiorczego przez wyznaczonego pracownika wieloosobowego stanowiska ds. obsługi departamentu Jeżeli przesyłka dotyczy zakresu działania kilku komórek organizacyjnych departamentu, dyrektor wyznacza w dekretacji właściwe biuro, wskazując, które z nich jest wiodący, a które współdziałający w ostatecznym załatwieniu sprawy. 2. Pracownik wieloosobowego stanowiska ds. obsługi departamentu przekazuje przesyłkę komórkom organizacyjnym departamentu zgodnie z dekretacją złożoną przez prezydenta lub dyrektora Ustala się, że przekazywanie projektów pism i decyzji do akceptacji dyrektora i kierowników następuje w postaci elektronicznej. 2. Pismo lub decyzja wpływająca do akceptacji dyrektora, musi zawierać akceptację właściwego kierownika i zastępcy. Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 18

19 35. Programy i systemy wspomagające realizację zadań departamentu: 1) CEIDG 2) EDG Ewidencja Działalności Gospodarczej; 3) SAGED System Automatyzacji Gminnej Ewidencji Działalności; 4) Program Oborski ; 5) KOALA Obsługa zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych; 6) Arc View; 7) Outlook Express. Rozdział 8 Przepisy końcowe 36. Sprawy prowadzone przez pracowników departamentu są kontynuowane do końca 2013 r. pod dotychczasowym oznaczeniem WP i GK. Od 1 stycznia 2014 r. w znakach spraw ma zastosowanie oznaczenie DG. 37. Tracą moc zarządzenia: 1) nr 142/08 Prezydenta Miasta z dnia 1 lutego 2008 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej z późn. zm. 1 ; 2) nr 868/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 26 sierpnia 2009r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Przedsiębiorczości i Działalności Gospodarczej. 38. Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorowi Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej. 39. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 1 Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr 574/08 z dnia 28 czerwca 2008 r., nr 645/08 z dnia 31 lipca 2008 r., nr 1087/08 z dnia 29 grudnia 2008 r., nr 633/09 z dnia 25 czerwca 2009 r. i nr z dnia 13 stycznia 2011 r. Regulamin wewnętrzny Departamentu Przedsiębiorczości i Gospodarki Komunalnej 19