Załącznik nr 6a SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I WYMAGANIA OGÓLNE 1. Jedna relacyjna baza danych, ze wspólnymi słownikami w której

Transkrypt

1 Załącznik nr 6a SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I WYMAGANIA OGÓLNE 1. Jedna relacyjna baza danych, ze wspólnymi słownikami w której przechowywane są wszystkie dane systemu, opisowe i konfiguracyjne. 2. Wielodostępne i wielomodułowe zintegrowane środowisko aplikacyjne, w którym prace wykonane w ramach jednego z modułów Systemu będą wykorzystywane w innych modułach, w czasie rzeczywistym bez konieczności dodatkowych operacji. 3. MoŜliwość skalowania Systemu, poprzez zmianę liczby stanowisk roboczych, liczby obsługiwanych lokalizacji, itp. 4. Zapewnienie pełnej obsługi dla przynajmniej 500 budynków z lokali, obsługiwanych poprzez centrale i administracje. 5. Współpraca ze standardowymi aplikacjami funkcjonującymi w środowisku stanowisk roboczych Zamawiającego -w zakresie przesyłania do nich danych (edytor tekstów - Open Office, MS WORD, arkusz kalkulacyjny OpenOffice, MS EXCEL). 6. Struktura Systemu umoŝliwiająca importy z systemów zewnętrznych (w formatach: txt, dbf). 7. MoŜliwość powiązania obiektów z zewnętrznymi dokumentami oraz umoŝliwienie wywoływania tych dokumentów, m.in. rysunków, zdjęć i skanów. 8. MoŜliwość tworzenia przez administratorów raportów ze wszystkich danych zgromadzonych w bazie. 9. Pełny dostęp osoby lub osób upowaŝnionych przez Zarząd Spółki do danych i innych dokumentów zapisanych w bazie danych za pomocą standardowych narzędzi motoru baz danych będącego elementem środowiska sprzętowo-programowego. 10. Centralna administracja systemem przez administratorów Systemu Zamawiającego z moŝliwością ustawiania parametrów systemu i uprawnień uŝytkowników do menu, funkcji, raportów i danych przechowywanych przez System (z definiowanymi grupami uŝytkowników i grupami zasobów) oraz logami bezpieczeństwa Systemu. 11. Zapewnienie zabezpieczenia przechowywanych w bazie danych na róŝnych poziomach, w tym m.in.: a) chronione hasła dostępu, b) nadawanie identyfikatora i hasła uŝytkownika, c) zarządzanie uprawnieniami uŝytkowników systemu, d) rejestrowanie zmian dotyczących kont, haseł i uprawnień uŝytkowników, e) logowania uŝytkownika do Systemu, data i czas pracy (wejście-wyjście), f) rejestrowanie zmian danych, g) moŝliwość uruchomienia szyfrowanych sesji z Systemem, 12. System musi umoŝliwiać jednoczesną pracę przynajmniej 40 uŝytkownikom, w tym 30 wprowadzającym dane i wykonującym zmiany, a 10 ograniczonym do funkcji podglądu danych, a takŝe umoŝliwić w przyszłości dołączenie kolejnych uŝytkowników. 13. System musi funkcjonować w środowisku pracy stacji roboczych Zamawiającego: Windows XP, System musi posiadać moŝliwość pracy w trybie usług terminalowych serwerów Windows 2000,Windows 2003.

2 15. System musi posiadać moŝliwość pracy w architekturze klient/serwer. 16. Interface systemu w języku polskim. 17. Instrukcje obsługi do poszczególnych modułów oprogramowania w języku polskim. 18. Podział systemu na moduły i nazewnictwo poszczególnych modułów jest stricte umowne i ma charakter wyłącznie informacyjny, system musi posiadać wszystkie opisane funkcje, które zostały podzielone tematycznie. 19. W systemie musi funkcjonować zasada: informacja raz wprowadzona jest dostępna we wszystkich modułach (w szczególności dotyczy to faktur wraz z danymi zawartymi na fakturach oraz wpłat najemców i właścicieli). II IMPORT DANYCH POCZĄTKOWYCH 1. Obecnie posiadane bazy danych, z których Wykonawca zaimportuje dane w celu wykonania zasilenia początkowego: a) baza wspólnot mieszkaniowych, b) baza budynków, c) baza lokali (mieszkalnych, komunalnych, wykupionych, uŝytkowych, garaŝy, poŝytków, ogródków), d) baza klientów (najemców i właścicieli), e) baza kontrahentów, f) baza pomieszczeń w lokalach, g) baza zawartych umów o zarządzanie, na dostawy mediów i usług we wspólnotach, h) baza podjętych uchwał wspólnot mieszkaniowych, i) baza liczników wody (głównych i indywidualnych), j) baza sald indywidualnych kartotek najemców i właścicieli, k) baza składników naliczeń obciąŝeń dla zajętych lokali, l) baza indywidualnych rachunków bankowych najemców i właścicieli, m) baza rachunków bankowych wspólnot mieszkaniowych. 2. Weryfikacja przenoszonych danych (m.in. ustalenie wspólnie z Zamawiającym szczegółowego zakresu przenoszonych danych i procedur porównywania i ujednolicania danych z róŝnych baz) III Moduł CZYNSZE zapewni co najmniej: 1. MoŜliwość wprowadzania i modyfikacji danych dotyczących lokalu oraz uŝytkownika lokalu (lokale mieszkalne i uŝytkowe). 2. Automatyczne naliczenie czynszu i mediów wg dowolnie zadanych algorytmów, indywidualnie i w sposób masowy dla dowolnie określonego zakresu, z dokładnością do dnia. 3. Definiowanie dowolnej liczby składników opłat czynszu i mediów (zaleŝnych np. od standardu lokalu uwzględniającej podwyŝki lub obniŝki stawki bazowej czynszu, powierzchni uŝytkowej, powierzchni grzewczej, ilości osób, obowiązujących norm zaliczkowych na śmieci i wodę, itp.), z dokładnością do dnia oraz z przypisaniem kont FK. 4. Automatyczne naliczenie podatku VAT dla wskazanych składników czynszu i mediów. 5. MoŜliwość modyfikacji składników opłat w sposób masowy dla dowolnie określonego zasobu i dowolnie wybranego okresu w przyszłości i przeszłości.

3 6. MoŜliwość automatycznego korygowania naliczeń czynszu i mediów za dowolnie wybrany okres, z dokładnością do dnia. 7. MoŜliwość wykonania dla poszczególnych uŝytkowników lokali zbiorczego zestawienia bieŝących naliczeń z naliczeniami okresów poprzednich (z zaznaczeniem róŝnic) z moŝliwością filtrowania po danych zgromadzonych w bazie. 8. ObciąŜanie poszczególnych tytułów płatności zgodnych z naliczeniami wg dowolnie budowanych kluczy z wykorzystaniem informacji zawartych w opisie budynku, lokalu np. wg typów własności budynku, rodzajów umów, itp. 9. MoŜliwość ewidencji decyzji o dodatkach mieszkaniowych wraz z ich księgowaniem i uwzględnieniem następujących po sobie zmian na kartotece uŝytkownika lokalu w sposób ręczny i przez import z pliku 10. MoŜliwość uzyskiwania raportu osób zalegających z dopłatami róŝnic pomiędzy naliczeniem a wysokością dodatku mieszkaniowego. 11. MoŜliwość czasowego zawieszenia dodatku mieszkaniowego. 12. MoŜliwość wprowadzania wpłat, zasiłków z MOPR, PK oraz przeksięgowań. 13. MoŜliwość równoległego księgowania dwóch miesięcy. 14. MoŜliwość rozksięgowania wpłat na poszczególne tytuły płatności wg dowolnie budowanych kluczy z wykorzystaniem informacji zawartych w danych lokalu np. miesięczne naliczenie czynszu i mediów oraz saldo poszczególnych tytułów płatności. 15. MoŜliwość generowania (tworzenia raportów uŝytkownika z opcją drukowania i przeglądania na ekranie) zestawienia obrotów, naleŝności, rozliczonych mediów i innych zestawień ze wszystkich danych i wyliczeń zgromadzonych w bazie wg kryteriów zadanych przez uŝytkownika. 16. Wgląd w kartoteki rozrachunkowe uŝytkowników lokali (lokale mieszkalne i uŝytkowe) z uwzględnieniem bilansu otwarcia oraz tytułów płatności dotyczących danego lokalu czynsz, bezumowne korzystanie, media, ewidencja wpłat, salda. 17. Automatyczne naliczanie i księgowanie odsetek wg dowolnie zdefiniowanych modeli, z dokładnością do dnia. 18. Rejestracja historii zmian dotyczących lokalu i jego uŝytkownika, zmian stawek, składników opłat i uwzględnianie ich w naliczeniach, raportach oraz na ekranie. 19. Funkcję samodzielnego tworzenia wzorów pism dotyczących korespondencji z uŝytkownikiem lokalu. 20. Generowanie informacji o zmianie opłat za lokal, potwierdzeń sald i innych (korespondencja masowa i indywidualna). 21. MoŜliwość wydrukowania blankietów/ksiąŝeczek do wpłat z naniesionymi indywidualnymi danymi uŝytkownika lokalu wraz z kodem kreskowym. 22. MoŜliwość generowania plików z danymi uŝytkowników lokali wg określonego wzoru i wybranego zakresu do przygotowania masowego druku ksiąŝeczek opłat. 23. MoŜliwość definiowania i prowadzenia dowolnej ilości rejestrów sprzedaŝy. 24. MoŜliwość automatycznego i ręcznego wystawiania faktur dla lokali uŝytkowych z kolejną numeracją, kodem uŝytkownika, naliczonymi obciąŝeniami z dokładnością do dnia, naliczonym podatkiem VAT. 25. MoŜliwość wystawiania faktur VAT z rozliczenia mediów. 26. Ewidencja dokumentów VAT dla lokali uŝytkowych wraz z generowaniem rejestrów. 27. MoŜliwość automatycznego generowania faktur korygujących. 28. Automatyczne kojarzenie zapłat z naliczeniami.

4 29. Automatyczna dekretacja sprzedaŝy do modułu FK zgodna z planem kont. 30. MoŜliwość importu danych z innych systemów (takŝe obcych). 31. MoŜliwość eksportu raportów do plików Exela'a, Word'a, itp. 32. Współpraca z modułem FK, modułem media oraz modułem windykacji. IV Moduł KASA Pełna obsługa raportów kasowych: 1. Rejestracja operacji kasowych. 2. Wystawianie dowodów KP 3. Wystawianie dowodów KW 4. MoŜliwość wprowadzania danych przy uŝyciu czytnika kodów kreskowych. 5. Przyjmowanie wpłat i wypłat z bazy czynszowej. MoŜliwość definiowania dowolnych wydruków. MoŜliwość przeglądania na ekranie tworzonych raportów. Automatyczne przekazywanie danych do systemu F-K. V Moduł ŚRODKI TRWAŁE Prowadzenie pełnej ewidencji majątku zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bilansowego i podatkowego. 1. Rejestracja i modyfikacja środków trwałych w oparciu o dokumenty księgowe. 2. Szczegółowe kartoteki majątku z dokładnym opisem według systemu KŚT. 3. MoŜliwość automatycznego nadawania numerów inwentarzowych. 4. MoŜliwość definiowania metod sposobu liczenia amortyzacji. 5. Naliczanie amortyzacji w układzie bilansowym i podatkowym. 6. Automatyczne naliczanie umorzeń i amortyzacji. 7. MoŜliwość przeprowadzenia inwentaryzacji majątku i jej rozliczanie. 8. MoŜliwość sporządzania dowolnych raportów celem sporządzania sprawozdań. 9. MoŜliwość prowadzenia ewidencji o małej wartości składników majątku. 10. Rejestracja wszelkich zmian dotyczących niskocennych składników wyposaŝenia. 11. MoŜliwość przeprowadzenia inwentaryzacji. VI Moduł FINANSOWO-KSIĘGOWY Musi zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem bilansowym. 1. Księga Główna musi zapewnić: a) MoŜliwość pracy równoległej w więcej niŝ jednym roku obrachunkowym bez konieczności zamykania roku poprzedniego. b) Rejestracja dokumentów księgowych dla kilku okresów sprawozdawczych jednocześnie. c) Kontrola formalna dokumentów księgowych przy ich wprowadzaniu. d) MoŜliwość przenoszenia bilansu otwarcia z bilansu zamknięcia roku poprzedniego, nawet po dokonaniu zmian planu kont. e) MoŜliwość własnego definiowania automatycznej dekretacji dokumentów księgowych oraz księgowanie z jej uŝyciem. f) Definiowanie strukturalnego planu kont z wieloma poziomami analityk. g) MoŜliwość tworzenia sprawozdań finansowych np. F01, bilansu rachunku zysków i strat oraz deklaracji podatkowych np. CIT.

5 h) MoŜliwość definiowania mechanizmów numeracji dokumentów, przy zachowaniu ciągłości numeracji. i) Konta analityczne minimum do 30 znaków. j) Prowadzenie wielu kont rozrachunków dla jednego kontrahenta. k) Definiowanie przeksięgowań. l) Wiekowanie naleŝności i zobowiązań. m) MoŜliwość analizy rozrachunków na dany dzień. n) Automatyczne rozliczanie zapłat z fakturami. o) Drukowanie not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzenia sald. p) MoŜliwość definiowania zasad automatycznych przeksięgowań np. kosztów. q) MoŜliwość sprawdzania prawidłowości księgowań w okresach sprawozdawczych np. miesiąca. r) Kontrole kręgu kosztów. s) Eksport plików do Excel'a. t) MoŜliwość sporządzania dowolnej ilości raportów. u) Definiowanie automatycznego numerowania wprowadzanych dowodów księgowych. 2. Rejestry faktur; a) MoŜliwość definiowania i prowadzenia dowolnej ilości rejestrów zakupu i sprzedaŝy. b) Definiowanie stawek VAT. c) MoŜliwość tworzenia refaktur zakupów na dowolną ilość faktur sprzedaŝy. d) MoŜliwość modyfikacji daty obowiązku podatkowego. e) Kontrola poprawności VAT w księgowanych dokumentach. f) MoŜliwość definiowania automatycznej dekretacji i przenoszenie do księgi głównej. g) MoŜliwość przeglądania na ekranie utworzonych raportów. h) Tworzenie deklaracji podatkowej VAT 7. VII MODUŁ FK WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH zapewni co najmniej: 1. Obsługę wydzielonej rachunkowości i moŝliwość stosowania indywidualnego planu kont dla kaŝdej wspólnoty mieszkaniowej. 2. MoŜliwość określenia przez uŝytkowania struktury analityki dla kaŝdej syntetyki. 3. MoŜliwość samodzielnej zmiany planu kont na nowy okres obrachunkowy. 4. Księgowanie dokumentów kosztowych, wyciągów bankowych, itp. z podpowiedzią planu kont oraz kontrolą poprawności wprowadzanych danych. 5. MoŜliwość równoległego księgowania dwóch miesięcy oraz księgowania w nowym roku przed ostatecznym zamknięciem roku poprzedniego. 6. Prowadzenie rozrachunków z dostawcami i odbiorcami i moŝliwość analizy na dany dzień. 7. MoŜliwość definiowania wzorcowych szablonów (plan kont, tabele dekretacji, sprawozdania finansowe wspólnot, itp.) oraz powielanie zdefiniowanych wzorców na wybrane lub wszystkie wspólnoty. 8. MoŜliwość tworzenia sprawozdań finansowych m.in. F01 oraz deklaracji podatkowych CIT. 9. MoŜliwość sporządzania rocznych sprawozdań finansowych wspólnot mieszkaniowych oraz rozliczania kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej wg

6 dowolnie zdefiniowanego klucza z moŝliwością generowania wydruków dla właścicieli. 10. Eksport faktur do zapłacenia w programie do płatności masowych (MultiCash) z moŝliwością eksportu wg róŝnych kryteriów m.in. wg terminu płatności, rodzaju kosztów, kontrahenta. 11. Automatyczne rozliczanie zapłat z fakturami. 12. MoŜliwość definiowania mechanizmów numeracji dokumentów, przy zachowaniu ciągłości numeracji. 13. MoŜliwość sprawdzania prawidłowości księgowań w okresach sprawozdawczych, np. miesiąca. 14. MoŜliwość tworzenia wg dowolnie definiowanych kryteriów wykazów stanów kont i obrotów oraz dokumentów księgowych (bieŝących i archiwalnych). 15. MoŜliwość rozliczenia wspólnoty jako całości i poszczególnych właścicieli na kaŝdy dzień roku obrachunkowego, wg ustalonych kryteriów i wzorców. 16. MoŜliwość redakcji wezwań do zapłaty, not odsetkowych, potwierdzeń sald, itp. (dla kontrahentów). 17. MoŜliwość dotarcia do pojedynczej informacji i odszukania dokumentu źródłowego wg dowolnie zadanego kryterium. 18. MoŜliwość importu danych z innych modułów systemu. 19. MoŜliwość eksportu danych, raportów do plików Excel a. 20. Współpracę z pozostałymi modułami systemu. VIII MODUŁ MEDIA zapewni co najmniej: 1. Tworzenie węzłów porządkowych, fakturowych, pośrednich itp, dla rozliczanego medium. 2. Ewidencja liczników indywidualnych, pośrednich i zbiorczych. a) ewidencja dla lokali mieszkalnych i uŝytkowych w zakresie c.o., c.w., zimnej wody, b) ewidencja liczników i układów pomiarowych wraz z historią, c) ewidencja odczytów wraz z historią (moŝliwość kontroli wprowadzanych odczytów), d) symulacja brakujących odczytów na podstawie danych zawartych w systemie, e) rozliczanie liczników indywidualnych, pośrednich i głównych. 3. Rejestracja faktur za dostawę mediów z moŝliwością ewidencji poszczególnych składników faktury. 4. Automatyczne naliczanie i rozliczanie opłat niezaleŝnych od właściciela (c.o., c.w., zimna woda, wywóz nieczystości, gaz). 5. Rozliczenie danego medium za zadany okres wg faktur lub wg wskazań liczników. 6. MoŜliwość rozliczenia poszczególnych składników wg róŝnych algorytmów. 7. Rozliczenie lokali, w których następuje zmiana uŝytkownika lokali. 8. Księgowanie wyników rozliczeń na kartotekach. 9. Automatyczne wyliczanie nowych zaliczek dla rozliczanego medium i naliczanie nowych zaliczek po ich akceptacji. 10. Bilans nieruchomości: a) rozliczanie poniesionych kosztów z naliczonymi zaliczkami, b) generowanie kartotek nieruchomości z wykazaniem kosztów, naliczeń, rzeczywistych wpłat, zasobów budynków i lokali,

7 c) rozliczanie nieruchomości (budynków i wspólnot) na poszczególnych właścicieli i poszczególne lokale, według definiowanych algorytmów rozliczeń (uwzględniających ilość lokali opomiarowanych, nieopomiarowanych, powierzchnię lokali, ilość osób w nieruchomości, wspólne urządzenia pomiarowe i wspólne urządzenia odbiorcze). d) moŝliwość rozliczania nieruchomości w pełni opomiarowanych (zuŝycia liczników traktowane jako podzielnik kosztów). e) moŝliwość wykonania korekty rozliczenia (wycofanie poprzedniego lub doksięgowanie róŝnicy wyniku rozliczenia). 11. Importy, eksporty rozliczeń mediów wykonanych przez zewnętrznych wykonawców (woda, energia cieplna): a) eksport do pliku *.txt, *.dbf informacji o naliczanych zaliczkach (ilości i wartości poszczególnych składników do rozliczenia) na poszczególnych, w podziale na poszczególne węzły rozliczeniowe, b) eksport do pliku *.txt, *.dbf informacji o poniesionych kosztach (ilości i wartości poszczególnych składników do rozliczenia) w podziale na poszczególne węzły rozliczeniowe, c) import z plików *.txt, *.dbf rozliczeń wykonanych przez innych wykonawców i zaksięgowanie wyników rozliczeń na kartotekach najemców, właścicieli i właścicieli zbiorowych (jako suma rozliczeń najemców), d) import z plików *.txt, *.dbf wartości nowych opłat zaliczkowych za media dla najemców, właścicieli i właścicieli zbiorowych (jako suma zaliczek najemców), e) raporty z wykonanych importów. 12. MoŜliwość eksportu raportów do plików Excela i Worda. 13. Tworzenie tabel kalkulacyjnych. 14. MoŜliwość definiowania analiz finansowych wg określonych algorytmów. 15. Współpraca z modułem FK i Czynsze. IX MODUŁ WINDYKACJI zapewni co najmniej: 1. Generowanie upomnień, wezwań do zapłaty i innych oraz rejestrów wysyłanych wezwań do zapłaty; 2. Funkcja samodzielnego tworzenia wzorów pism dotyczących korespondencji z najemcą, właścicielem; 3. MoŜliwość tworzenia i przeglądania kartoteki spraw windykacyjnych informacja o rodzaju prowadzonej korespondencji z dłuŝnikiem i sposób załatwienia, wysłanych upomnieniach, wezwaniach do zapłaty, wypowiedzenia umów najmu, nakazy zapłaty, postępowania sądowe o eksmisję z lokalu, o licytację lokalu, egzekucje komornicze oraz moŝliwość nadawania statusu sprawie np. zakończone postępowanie komornicze, skuteczność doręczenia wezwań; 4. MoŜliwość generowania wydruków dłuŝników w podziale na okresy powstawania, tytuł zalegania, wielokrotność zalegania, charakter lokalu np. socjalny, mieszkalny; 5. Generowanie zestawień naleŝności, zobowiązań z poszczególnych tytułów płatności, tworzenie wykresów; 6. Naliczanie odsetek ustawowych według zdefiniowanych modeli odsetkowych, moŝliwość ich usuwania, korygowania; 7. Wystawianie not odsetkowych; 8. MoŜliwość definiowania terminu płatności, indywidualnych terminów płatności;

8 9. Obsługa ugód moŝliwość generowania dokumentu ugody z systemu, rejestr ugód, moŝliwość analizy spłaty zawartych ugód, moŝliwość automatycznego wyliczania rat do ugody, przeksięgowanie kwot z ugody, usuwanie i modyfikacja ugód; 10. Obsługa spraw sądowych rejestr spraw sądowych, zawierający m.in. podstawę skierowania sprawy do sądu, datę przekazania sprawy do sądu, sposób załatwienia sprawy, realizację wyroków, moŝliwość zeskanowania wyroku, ewidencję kosztów związanych z prowadzonymi postępowaniami sądowymi, moŝliwość generowania rejestrów prowadzonych spraw sądowych i ich rodzaju. 11. MoŜliwość generowania wydruków naleŝności według dowolnie określonego kryterium do wyceny naleŝności; 12. Import danych z innych systemów; 13. Eksport raportów do plików Exel a, Word a itp.; 14. MoŜliwość skanowania dokumentów i dołączania do wdroŝonych procedur windykacyjnych np. ugoda, nakaz zapłaty, zajęcie komornicze, postanowienie o umorzeniu postępowania komorniczego, wyrok o eksmisję, itp.; 15. Współpraca z modułem Czynsze X MODUŁ - BIURO ZAMIANY MIESZKAŃ zapewni co najmniej: 1. Rejestrację wniosków, uwzględniając dane: a) data, b) imię i nazwisko, c) adres obecnie zajmowanego lokalu, d) stan prawny budynku, w którym znajduje się lokal oraz charakter lokalu, e) pow. uŝytkowa, f) stan konta, g) ilość osób zamieszkujących, h) wyposaŝenie lokalu w media, i) kwota deklarowana do zapłaty, j) oczekiwania dotyczące lokalu po zamianie: a. połoŝenie budynku w mieście, b. połoŝenie lokalu w budynku (kondygnacja, pow. uŝytkowa, ilość izb, wyposaŝenia w media itp.) c. szkic lokalu (skanowanie). 2. Daty przedstawianych propozycji (np. adres lokalu) 3. Rezygnacje 4. Zamiany 5. Umowy najmu 6. Kaucje (wpłacona kwota, nr KP, data wpłaty) 7. Rejestracja historii zamian. Moduł ten powinien zapewnić moŝliwość: tworzenia i przeglądania kartoteki złoŝonych wniosków, automatycznego wyszukiwania kontrahenta do zamiany w/g określonych parametrów (proponowana kwota spłaty zadłuŝenia, dzielnica miasta, rodzaj budynku itd.) z moŝliwością filtrowania po danych w module, tworzenia kart wnioskodawców z opcjami drukowania i przeglądania na ekranie, współpracy z modułem Windykacje - moŝliwość podglądu i analiz dla potrzeb np. BZM, import danych z innych systemów, eksport raportów do plików np. EXCEL, WORD itp.

9 XI MODUŁ KADRY-PŁACE zapewni, co najmniej: 1. Ewidencje pracowników zgodną ze strukturą organizacyjną firmy, 2. MoŜliwość definiowania słowników opisujących informacje o pracowniku, 3. MoŜliwość naliczania wynagrodzeń wynikających z umów o pracę wg zdefiniowanych schematów oraz ogólne przepisy wynikające z uregulowań prawnych, 4. MoŜliwość naliczania wynagrodzeń wynikających z umów cywilno-prawnych, 5. MoŜliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy, rozliczanie urlopów, 6. MoŜliwość prowadzenia harmonogramów czasu pracy indywidualnych dla poszczególnych pracowników, 7. MoŜliwość naliczania zasiłków i wynagrodzeń za okres choroby, 8. Współpraca z programem Płatnik (deklaracje ZUS) 9. MoŜliwość automatycznego generowania deklaracji podatkowych (PIT) 10. MoŜliwość automatycznego generowania przelewów z tytułu wynagrodzeń, 11. MoŜliwość ewidencji wszystkich wprowadzanych danych w ujęciu historycznym, 12. MoŜliwość definiowania dowolnych raportów i eksporty do plików w formatach: *.txt, *.dbf, *.sxc, *.xls. 13. MoŜliwość wydruków zbiorczych PIT-ów 11 i PIT-ów 40 w zakresie rozliczenia rocznego. 14. MoŜliwość wydruków osób, które nabyły uprawnienia do nagrody jubileuszowej. 15. Zakupiony program komputerowy ma zawierać instrukcję obsługi programu. XII MODUŁ EWIDENCJI ZARZĄDZANYCH WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH zapewni co najmniej: 1. Ewidencję danych o zarządzanych nieruchomościach wspólnot mieszkaniowych oraz moŝliwość ich zmian, m.in.: NIP, Regon, powierzchnia nieruchomości, powierzchnia poszczególnych lokali, ilość pomieszczeń, wyposaŝenie w instalacje, wiek budynku, nr wspólnoty, nr rachunków bankowych (moŝliwość generowania zestawień i wydruków wg dowolnej konfiguracji). 2. Ewidencję właścicieli i lokali na podstawie aktów notarialnych, m.in.: dane właściciela, data wykupu, ilość osób zamieszkujących, powierzchnia lokalu, udział % w nieruchomości wspólnej, itp. 3. Ewidencję umów o zarządzanie oraz umów na dostawę mediów i usług ewidencja parametrów umowy: dostawca, rodzaj usługi, stawka, data waŝności. 4. Ewidencję uchwał podjętych przez wspólnoty oraz przedłoŝonych propozycji i ich analiza wg dowolnie zdefiniowanego kryterium, m.in. okres obowiązywania, przedmiot uchwały. 5. Ewidencję członków zarządów wspólnot mieszkaniowych. 6. Ewidencję indywidualnych zaliczek wspólnot mieszkaniowych zatwierdzonych uchwałą w zakresie opłat na koszty zarządu, koszty remontów. 7. MoŜliwość edycji i ewidencji algorytmów podziału kosztów na właścicieli lokali wg udziałów z aktów notarialnych, ilości osób lub algorytmów samodzielnie definiowalnych. 8. MoŜliwość rozliczania zaliczek remontowych wg udziałów oraz lokali (w tym moŝliwość rozliczenia kilku zaliczek w jednym wydruku). 9. Ewidencję stawek za zarządzanie. 10. Wystawianie faktur za zarządzanie nieruchomością wspólną i automatyczne tworzenie rejestrów. 11. Automatyczne wystawianie faktur korygujących i not księgowych.

10 12. Automatyczna dekretacja faktur sprzedaŝy do FK Zarządcy z uwzględnieniem planu kont. 13. Automatyczna dekretacja zakupu do FK poszczególnych wspólnot mieszkaniowych z uwzględnieniem planu kont poszczególnych wspólnot. 14. Rejestracja historii zmian stawek za zarządzanie oraz zaliczek na koszty zarządu i koszty remontów. 15. MoŜliwość symulacji przychodów i kosztów na nieruchomości wspólnej (w tył i przód) oraz tworzenie planów gospodarczych na podstawie poniesionych kosztów z moŝliwością dowolnego ustalania wskaźnika wzrostu w kaŝdym miesiącu. 16. MoŜliwość kontroli realizacji planów gospodarczych w trakcie roku z uwzględnieniem ewentualnych odchyleń od planu w odniesieniu do kosztów i naliczeń. 17. MoŜliwość definiowania i generowania zestawień i wydruków prezentujących listę zarządzanych wspólnot mieszkaniowych z podaniem adresu, nr wspólnoty i dowolnie określonych parametrów oraz listę właścicieli lub lokali wg dowolnie określonych parametrów. 18. MoŜliwość generowania zestawień i wydruków aktualnych list udziałów w nieruchomości wspólnej, obecności na zebraniach oraz list do głosowania. 19. MoŜliwość tworzenia wzorów pism i seryjnego druku powiadomień do właścicieli. 20. MoŜliwość importu danych z innych modułów systemu. 21. MoŜliwość eksportu danych, raportów do plików Excel a, Word a, itp. 22. Współpracę z modułem FK i Naliczeń wspólnot mieszkaniowych. XIII MODUŁ NALICZEŃ WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH zapewni co najmniej: 1. Automatyczne naliczanie i obciąŝanie wg dowolnie zadanych algorytmów, w dowolnym okresie miesiąca, indywidualnie i w sposób masowy dla dowolnie określonego zakresu na poszczególnych typach obrotów (bez dublowania obciąŝenia kont juŝ obciąŝonych w danym miesiącu). 2. Definiowanie dowolnej liczby składników opłat - zaleŝnych m.in. od powierzchni notarialnej, uŝytkowej, grzewczej, ilości osób, kondygnacji lokalu, winda, domofon, dodatkowe pomieszczenie gospodarcze, itp. z przypisaniem kont FK. 3. MoŜliwość modyfikacji składników opłat indywidualnie i w sposób masowy, dla dowolnie wybranego okresu w przyszłości i przeszłości. 4. MoŜliwość automatycznego korygowania naliczeń i obciąŝeń poszczególnych tytułów płatności za dowolnie wybrany okres (moŝliwość dokonywania wielu korekt w jednym m-cu na tym samym typie obrotów). 5. MoŜliwość wprowadzania i modyfikacji danych dotyczących lokalu i właściciela ręcznie lub przez import z modułu Ewidencji zarządzanych wspólnot mieszkaniowych. 6. Wgląd w kartoteki rozrachunkowe właścicieli z uwzględnieniem bilansu otwarcia oraz poszczególnych tytułów płatności dot. danego lokalu ewidencja wpłat, wyników rozliczeń, salda. 7. Automatyczne naliczanie i księgowanie odsetek według dowolnie zdefiniowanych modeli 8. Rejestracja historii zmian stawek i składników opłat. 9. Ewidencja decyzji o dodatkach mieszkaniowych wraz z ich księgowaniem i uwzględnieniem następujących po sobie zmian na kartotece właściciela lokalu w sposób ręczny i przez import z pliku.

11 10. MoŜliwość czasowego zawieszania dodatku mieszkaniowego. 11. MoŜliwość automatycznego rozbijania dodatku mieszkaniowego na dwa typy obrotów: opłaty eksploatacyjne i woda, wg dowolnie zdefiniowanych algorytmów np. do naliczeń miesięcznych. 12. MoŜliwość generowania raportu i wydruk osób zalegających z dopłatami róŝnic pomiędzy wysokością miesięcznego naliczenia a wysokością dodatku mieszkaniowego. 13. MoŜliwość importu z modułu Czynsze parametrów niezbędnych do obciąŝenia Gminy jako właściciela m.in. ilość osób, powierzchnia uŝytkowa, grzewcza, ilość lokali, normy wody. 14. MoŜliwość wykonania dla poszczególnych właścicieli lokali zbiorczego zestawienia bieŝących naliczeń z naliczeniami okresów poprzednich (z zaznaczeniem róŝnic), z moŝliwością filtrowania po danych zgromadzonych w bazie. 15. MoŜliwość wprowadzania przeksięgowań. 16. MoŜliwość wprowadzania wpłat ręcznie lub przez import (elektroniczna obsługa płatności). 17. MoŜliwość równoległego księgowania dwóch miesięcy. 18. MoŜliwość generowania i wydruk zestawień właścicieli zalegających z płatnościami na poszczególne tytuły płatności wg dowolnie zdefiniowanego klucza. 19. Automatyczne wystawianie rachunków dla Gminy jako właściciela zgodnie z obciąŝeniem miesięcznym na typie obrotów opłaty eksploatacyjne i fundusz remontowy z zachowaniem kolejnej numeracji dla kaŝdej wspólnoty z osobna. 20. MoŜliwość automatycznego wystawiania rachunków korygujących, not księgowych. 21. Automatyczne kojarzenie zapłat z naliczeniami. 22. MoŜliwość generowania i wydruk informacji o zmianie opłat, potwierdzeń sald i innych korespondencja indywidualna i masowa do właścicieli. 23. MoŜliwość samodzielnego tworzenia wzorów pism dot. Korespondencji z właścicielami lokali indywidualnie i masowo. 24. MoŜliwość drukowania blankietów/ksiąŝeczek wpłat z naniesionymi indywidualnymi danymi właściciela lokalu. 25. MoŜliwość generowania plików z danymi właścicieli lokali wg określonego wzoru i wybranego zakresu do przygotowania masowego druku ksiąŝeczek opłat. Generowanie wirtualnych rachunków bankowych dla właścicieli lokali, kontynuacja numeracji istniejących rachunków. Automatyczna dekretacja do modułu FK wspólnot mieszkaniowych. 26. MoŜliwość importu danych do innych modułów systemu (takŝe obcych). 27. MoŜliwość eksportu danych, raportów do plików Excela, Worda, itp. 28. Współpracę z modułem FK wspólnot mieszkaniowych, Windykacja, Ewidencji zarządzanych wspólnot mieszkaniowych, Czynsze, Media. XIV MODUŁ EWIDENCJI ZARZĄDZANYCH ZASOBÓW zapewni co najmniej: 1. Ewidencja danych o zarządzanych/dzierŝawionych nieruchomościach: a) adres b) administrator c) funkcja uŝytkowa budynku d) obrazy moŝliwość dołączenia np. wyrys z rejestru gruntów

12 e) forma własności właściciel (w przypadku osób fizycznych moŝliwość wpisania danych osobowych właścicieli) f) data przejęcia w zarządzanie g) podstawa prawna przejęcia w zarządzanie h) data zdjęcia z zarządu i) podstawa zdjęcia z zarządu j) nr księgi wieczystej k) nr działki l) pow. działki m) w przypadku wspólnot skład zarządu n) liczba klatek schodowych o) liczba kondygnacji p) liczba piwnic q) liczba komórek r) liczba garaŝy s) liczba lokali mieszkalnych ogółem t) liczba lokali wykupionych w przypadku wspólnot u) liczba lokali niewykupionych w przypadku wspólnot v) liczba i rodzaj przewodów kominowych w) kubatura x) pow. uŝytkowa wszystkich lokali y) pow. lokali mieszkalnych z) pow. lokali uŝytkowych aa) pow. garaŝy bb) pow. lokali wykupionych i suma udziałów tych lokali w przypadku wspólnot cc) pow. uŝytkowa budynku do podatku od nieruchomości dd) rodzaje instalacji, w które wyposaŝony jest budynek ee) obrazy-moŝliwość dołączenia np. protokół przeglądu 2. Ewidencja danych o lokalach mieszkalnych, uŝytkowych, garaŝach a) adres i nr lokalu b) charakter lokalu np. komunalny, socjalny, pomieszczenie tymczasowe, własnościowy, itp. c) najemca bądź właściciel lokalu d) ilość osób przebywających w lokalu e) dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (umowa najmu, przyrzeczenie, akt notarialny) f) obrazy- moŝliwość dołączenia inwentaryzacji lokalu, protokołu przeglądu, aktu notarialnego, umowy najmu, itp. g) nr księgi wieczystej lokalu w przypadku lokali wykupionych h) udział lokalu wykupionego w pow. ogólnej budynku i) kondygnacja j) dodatkowe pole opisujące lokal k) liczba pokoi l) pow. poszczególnych pokoi m) pow. przedpokoju n) pow. kuchni o) pow. łazienki p) pow. wc

13 q) pow. garaŝu r) pole opisujące rodzaj instalacji, w które wyposaŝony jest lokal s) charakter prowadzonej działalności gospodarczej w lokalu uŝytkowym. t) wpłata kaucji/wpłacona kwota, nr KP, data wpłaty 3. Ewidencja zawieranych ugód dot. Remontów. a) adres i numer lokalu b) najemca lokalu c) obrazy-moŝliwość dołączenia skanu ugody d) data zmiany stawki czynszu 4. Ewidencja uchwał wspólnot mieszkaniowych a) adres budynku b) nr uchwały c) data obowiązywania d) pole opisujące treść uchwały e) pole opisujące wykonanie uchwały (faktura, wartość)