Psychologia administracji. Zarys problematyki, Magdalena Budyn-Kulik, Piotr Szreniawski, Wydawnictwo UMCS, Lublin Wstęp

Transkrypt

1 Psychologia administracji. Zarys problematyki, Magdalena Budyn-Kulik, Piotr Szreniawski, Wydawnictwo UMCS, Lublin 2016 Wstęp Dla prawidłowego działania administracji ważne jest zarówno istnienie dobrych przepisów prawa, wystarczających zasobów materialnych, jak i odpowiednich kadr. Problematyka kadr administracji, jakości działań poszczególnych pracowników administracji, a także ich relacji z klientami może być badana z wielu różnych perspektyw, takich jak nauka o organizacji czy socjologia. W tym zakresie ważna jest również perspektywa psychologiczna. Zrozumienie mechanizmów psychologicznych związanych z działaniami człowieka w ogóle oraz z jego funkcjonowaniem w ramach struktur administracji lub w zetknięciu z nimi może pomóc w poprawie jakości pracy administracji, ułatwić komunikację między pracownikami administracji i klientami oraz co nie jest bez znaczenia zapobiegać negatywnym zjawiskom (np. wypaleniu zawodowemu). Opracowanie ma za zadanie zebranie wiedzy rozproszonej dotychczas w ramach wielu różnych dyscyplin naukowych, takich jak psychologia organizacji czy nauka administracji. Informacje zawarte w podręczniku nie wyczerpują badań nad administracją z perspektywy psychologicznej; autorzy wręcz chcieliby, aby książka stała się inspiracją dla dalszych badań. Publikacja jest przeznaczona dla studentów kierunku administracja i kierunków pokrewnych, ale także dla wszystkich innych osób interesujących się problematyką psychologii administracji. Opracowanie zostało podzielone na dwie części. W pierwszej zebrano podstawowe zagadnienia z zakresu pracy w administracji. Ze względu na krąg odbiorców monografii ta część jest stosunkowo mało rozbudowana, stanowiąc punkt odniesienia dla części drugiej, w której przedstawiono zagadnienia z zakresu psychologii. Ze względu na to, że celem opracowania jest poszerzenie wiedzy psy-

2 8 Wstęp chologicznej administratywistów, druga część jest bardziej rozbudowana każdy rozdział zawiera bowiem podstawowe informacje z zakresu psychologii w ogóle, które następnie zostają odniesione do specyfiki pracy w administracji.

3 Część A Zagadnienia z zakresu administracji Piotr Szreniawski

4

5 Rozdział I Badania nad administracją z perspektywy psychologicznej 1.1. Psychologia administracji jako subdyscyplina naukowa Psychologia administracji to subdyscyplina naukowa dotycząca procesów myślowych związanych z administrowaniem. Termin psychologia wywodzi się od greckich pojęć: psyche oznaczającego umysł, logos określającego naukę, oraz od łacińskich: ad przedrostek podkreślający celowość, ministrare służyć. Przedmiotem badań psychologii administracji jest administracja rozumiana przedmiotowo i podmiotowo, czyli jako procesy administrowania oraz jako aparat służący zarządzaniu. Zgodnie z tradycją europejską pojęcie administracji jest kojarzone przede wszystkim z administracją publiczną, czyli obejmującą podmioty, których celem nie jest zysk finansowy, lecz służenie społeczeństwu. W myśl teorii trójpodziału władzy administracja publiczna jest najbardziej związana z władzą wykonawczą w państwie, choć zarówno sądownictwo, jak i władza prawodawcza nie mogą funkcjonować bez własnej administracji, a ponadto organy obu tych gałęzi władzy wykonują niejednokrotnie funkcje administracyjne, czyli nie tworzą prawa ani nie rozstrzygają sporów. Z kolei biorąc pod uwagę tzw. definicję negatywną administracji, można stwierdzić, że administracją jest ta działalność państwa, która pozostaje po wyodrębnieniu władzy ustawodawczej i sądowniczej. Psychologia administracji, zajmując się kwestiami dotyczącymi administracji publicznej, obejmuje zatem cały szereg zagadnień dotyczących procesów poznawczych związanych z szerokim spektrum działania jednostek w ramach władzy publicznej, a ponadto w swoich badaniach uwzględnia zagadnienia dotyczące klientów administracji, czyli praktycznie wszystkich mieszkańców państwa.

6 12 Część A. Zagadnienia z zakresu administracji Ponadto należy pamiętać, że pojęcie administracji rozciąga się także na administrację prywatną a zatem m.in. administrację podmiotów gospodarczych, administrację gospodarstw domowych rozumianą przede wszystkim jako zarządzanie budżetem domowym czy załatwianiem typowych, powtarzalnych spraw dotyczących gospodarstwa domowego. Psychologia administracji, koncentrując się na zagadnieniach dotyczących administracji publicznej, może jednak sięgać do zjawisk związanych z administracją prywatną, zarówno w celu tworzenia porównań, jak i np. ze względu na to, że określone doświadczenia są przenoszone pomiędzy administracją prywatną i publiczną. Psychologia administracji wykorzystuje psychologiczne metody badawcze. Zajmuje się przede wszystkim procesami poznawczymi dotyczącymi jednostki funkcjonującej w ramach aparatu administracyjnego oraz jednostki mającej styczność ze zjawiskami dotyczącymi administrowania. Jako przykłady zagadnień ważnych z punktu widzenia psychologii administracji można wskazać m.in. stres, emocje, uczucia, bezosobowość, komunikację, uczenie się, dobór kadr, rutynę, wypalenie zawodowe czy władzę. Procesy poznawcze związane z procesem administrowania oraz pracą w zhierarchizowanej organizacji posługującej się metodami biurokratycznymi, jaką jest zwykle administracja mają znaczenie dla funkcjonowania zarówno poszczególnych osób, jak i całego społeczeństwa. Psychologia administracji może pomagać zrozumieć szereg zjawisk związanych m.in. z załatwianiem spraw klientów administracji czy dotyczących nastawienia urzędników do swojej pracy, ale także może być użyteczna w podnoszeniu jakości działań administracji i relacji administracji z jej otoczeniem. Dziedzina ta może służyć rozwiązywaniu problemów, ale również może ukazywać prawidłowości dotyczące np. motywacji, samooceny, stresu czy konfliktów międzyludzkich. Pojęcie psychologii administracji odnosi się ponadto do dyscypliny dydaktycznej, czyli do przedmiotu nauczania dotyczącego procesów poznawczych związanych z administrowaniem. W praktyce są i mogą być stosowane różne nazwy dyscypliny dydaktycznej obejmującej treści związane z psychologią administracji. Obok nazwy psychologia administracji można wymienić przykładowo takie nazwy, jak psychologia w administracji, psychologia dla urzędników czy psychologia administrowania. Poza tym należy dostrzegać pokrewieństwo, a nawet częściowe pokrywanie się tematyczne, psychologii administracji z takimi przedmiotami dydaktycznymi, jak psychologia zarządzania czy psychologia menedżerska. Trzeba też zauważyć, że najlepiej jest, kiedy dany przedmiot nauczania zostaje dostosowany do potrzeb określonej grupy słuchaczy, choć czasem odbieganie tematyczne od przedmiotu studiów może sprzyjać poszerzaniu zainteresowań, pozytywnie wpływając na postrzeganie własnej dziedziny.

7 Rozdział I. Badania nad administracją z perspektywy psychologicznej 13 Psychologia administracji czerpie przede wszystkim z dorobku psychologii ogólnej oraz z takich gałęzi psychologii, jak psychologia organizacji, psychologia pracy, psychologia polityki, a także z dorobku nauki administracji i prakseologii. Należy pamiętać o tym, że jest wiele zagadnień istotnych z punktu widzenia psychologii administracji, m.in. filozoficznych, biologicznych, medycznych, architektonicznych, prawnych, pedagogicznych. Podstawowe pojęcia ważne z punktu widzenia psychologii administracji zostały wypracowane w ramach psychologii ogólnej. Nauka ta wyznacza również metodykę badań naukowych i wskazuje, jakie zagadnienia należy uznać za istotne z punktu widzenia psychologii administracji, a jakie nie są związane z poznawaniem administracji z punktu widzenia psychologicznego. Wykorzystanie dorobku psychologii ogólnej, przez zastosowanie metod badawczych i analizę wybranych przypadków, może być przydatne dla zbudowania ogólnego obrazu psychologii administracji, lecz dla zbudowania specyficznej subdyscypliny naukowej, jaką jest psychologia administracji, konieczne jest sięgnięcie do dorobku psychologii organizacji i psychologii pracy. Psychologia nie musi tworzyć własnej definicji pojęcia administracji, ale może wskazywać typowe cechy czy zjawiska psychiczne związane z procesem administrowania. Ogół takich spostrzeżeń z punktu widzenia psychologii może pomóc w określeniu, czym dla psychologii jest administracja, jednakże podstawą definiowania administracji pozostaje punkt widzenia nauk administracyjnych, w tym nauki prawa administracyjnego. Wiele problemów psychicznych dotyczących pracy w administracji jest podobnych do problemów dotyczących pracy w ogóle, lecz określone zjawiska występują w administracji w szczególnym natężeniu lub mogą mieć odrębne przyczyny czy cechy. Przykładowo problemy psychologiczne związane z nudą w pracy urzędniczej czy problemy stresu w pracy w służbach mundurowych mogą być uznawane za ściśle związane z postrzeganiem administracji z perspektywy psychologicznej, niewystępujące w tym stopniu gdzie indziej, choć z drugiej strony wiele zagadnień psychologicznych związanych z pracą w administracji dotyczy pracy w ogóle. Administracja jest organizacją specyficznego typu, posługującą się biurokratycznymi metodami działania, działającą w sposób trwały i powtarzalny. Niejednokrotnie jej działania są związane także ze sferą władczą. Specyficzne cechy administracji, wyróżniające ją spośród innych organizacji, predestynują psychologię administracji nie tylko do wykorzystania dorobku psychologii organizacji w zakresie odnoszącym się do funkcjonowania organizacji w ogóle, ale również do wskazywania na cechy charakterystyczne i wyróżniające administrację z innych organizacji. Specyfika pracy w ramach aparatu administracyjnego analogicznie pozwala na dostrzeganie znaczenia psychologii pracy dla analizy pracy w administracji z psychologicznego punktu widzenia, prowadząc też do dostrzegania ty-

8 14 Część A. Zagadnienia z zakresu administracji powych zjawisk związanych z pracą w administracji, niejednokrotnie różniących się od zjawisk dotyczących pracy w ogóle. Cechy charakterystyczne dotyczące pracy w administracji w pewnych wymiarach przeważają nad cechami istotnymi z punktu widzenia psychologii pracy w ogóle, lecz w dużej mierze psychologia administracji może i powinna bazować na dorobku, a nawet na przykładach z zakresu psychologii pracy. Możliwe jest odpowiednie odczytywanie analogicznych przypadków z zakresu psychologii pracy poza administracją i przenoszenie ich na grunt administracji. Ponadto właśnie porównywanie z typowymi cechami pracy w ogóle, odróżniającymi ją od typowych cech pracy w administracji, może pozwolić na ocenę specyfiki administracji rozumianej jako miejsce pracy. Wśród innych nauk psychologicznych, mających znaczenie dla psychologii administracji, należy dostrzec m.in. psychologię polityki, psychologię sądową czy psychologię wojska. Każda z tych dziedzin może naświetlać część działań administracji związanej czy to z polityką, czy to z administracją sądów, czy z wojskiem które także mogą być rozumiane jako część szeroko rozumianej administracji. Wybrane aspekty wskazanych dziedzin mogą umożliwiać poznanie części administracji będącej tworem rozległym i zróżnicowanym. Pogranicze administracji i polityki oraz powiązania między administracją a polityką stanowią niezwykle interesujące i ważne zagadnienia również z punktu widzenia psychologii administracji. Działalność sądów nie byłaby możliwa bez jej wymiaru administracyjnego, związanego zarówno z organizowaniem aparatu wymiaru sprawiedliwości, jak i poszczególnych postępowań sądowych. Ponadto istnienie w wielu krajach sądów administracyjnych predestynuje psychologię administracji do zajmowania się kwestiami dotyczącymi działań sądów. Nauka administracji, mimo że nie wypracowała własnej metody badawczej, jest istotna z punktu widzenia psychologii administracji przede wszystkim ze względu na zgromadzenie znaczącego materiału faktograficznego. Nauka administracji może pomagać w określeniu obszaru badawczego psychologii administracji przez ukazywanie tego, czym jest administracja, wskazywanie zagadnień związanych z procesami administrowania i dostrzeganiem problemów praktyki administrowania. Wątki psychologiczne dotyczące funkcjonowania administracji są od lat obecne w badaniach zaliczanych do nauki administracji. Psychologia administracji może pozwolić na ich wyodrębnienie i uporządkowanie. Dorobek innych nauk, takich jak prakseologia, także może być istotny z punktu widzenia psychologii administracji. Praktyczne wykorzystanie tej nauki może być nakierowane m.in. na osiąganie określonej sprawności działania pracownika administracji, natomiast prakseologia może być wykorzystywana do oceny efektów działań osiąganych przez poszczególnych pracowników lub w ramach konkretnych procesów. Z drugiej strony psychologia administracji może pozwalać na dostrzeganie kosztów psychicznych ponoszonych przez jednostkę, związanych z ciągłą pracą, stresem czy przemęczeniem.