REGULAMIN udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1578/2016 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 18 sierpnia 2016 roku REGULAMIN udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 1 Regulamin niniejszy określa zasady udzielania przez Urząd Miejski w Radomiu zamówień, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro oraz zamówień, których przedmiotem jest zakup czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych, a także zasady prowadzenia postępowania oraz sporządzania dokumentacji niezbędnej do jego udzielenia. Regulamin opracowany został na podstawie: 2 1. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015, poz ze zm.) 2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2013, poz. 885 ze zm.). Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 3 1. organizatorach postępowania należy przez to rozumieć komórki organizacyjne, o których mowa w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta w Radomiu. 2. zamówieniu należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi i dostawy nie zaliczane do projektów i robót budowlanych, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, a także umowy, bez względu na ich wartość, dotyczące zakupu czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych. 4 Przy udzieleniu zamówienia organizatorzy postępowania winni faktycznie mieć zagwarantowane środki przeznaczone na sfinansowanie zamówienia Określenia przedmiotu zamówienia, ustalenia wartości zamówienia dokonuje organizator postępowania z należytą starannością, w sposób obiektywny i bezstronny z zachowaniem przejrzystości dokonywanych czynności. 2. Niedopuszczalne jest zaniżanie wartości zamówienia lub wybieranie sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

2 3. Niedopuszczalne jest, w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, łączenie zamówień, które odrębnie udzielane wymagają zastosowania różnych przepisów ustawy oraz dzielenie zamówienia na odrębne zamówienia, w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości. 4. Wartość szacunkową zamówienia (tj. całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą starannością) oblicza się zgodnie z zasadami postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych tj. zgodnie z art. 32 i 34 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z uwzględnieniem średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. 6. Ustalenie wartości zamówienia polegające na analizie i badaniu rynku może mieć formę ofertowego zapytania przeprowadzonego drogą pisemną, faxową, elektroniczną lub dokonane być w formie rozmowy telefonicznej. W przypadku dokonania czynności w formie rozmowy telefonicznej, osoba jej dokonująca sporządza notatkę, w której zawarta jest co najmniej informacja nt. daty przeprowadzonej rozmowy, nazwy oferenta oraz ceny Udzielenie zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, wymaga wcześniejszego złożenia do Biura Zamówień Publicznych wniosku o wszczęcie postępowania wg załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 1579/2016 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 18 sierpnia 2016 r. w sprawie rejestracji w Biurze Zamówień Publicznych planowanych wydatków oraz wniosków o wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub o udzielenie informacji o możliwości udzielenia zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych lub zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Procedury niniejszego regulaminu w zakresie wyboru wykonawcy ( 7 i 8) nie mają zastosowania do: 1) udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych oraz zakupu materiałów eksploatacyjnych do samochodów, jeżeli ich wartość każdorazowo nie przekracza równowartości kwoty euro, 2) udzielania zamówień, których wartość w skali wydatków całego Urzędu nie przekracza równowartości kwoty euro, 3) udzielania zamówień na usługi społeczne, o których mowa w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, 4) udzielania zamówień dotyczących zakupu czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych. 3. Zamówienia, bez względu na ich wartość winny być dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: 1) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

3 2) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 7 1. W przypadku udzielania zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, organizator postępowania zobowiązany jest do przekazania zaproszenia do złożenia ofert cenowych do co najmniej trzech wykonawców, w drodze zapytania ofertowego, opisującego przedmiot zamówienia oraz warunki umowy, kierowanego w formie pisemnej, faxowej lub elektronicznej z podaniem terminu składania ofert. 2. Dopuszcza się możliwość udzielenia zamówienia w przypadku, gdy wpłynęła tylko 1 oferta cenowa. 3. Dopuszcza się możliwość negocjacji oferowanych cen. W przypadku uzyskania identycznych najkorzystniejszych ofert, kontrahenci zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych lub zaproszeni do dodatkowych negocjacji. W przypadku negocjacji organizator postępowania obowiązany jest sporządzić notatkę wg załącznika nr Kryterium wyboru oferty, w zależności od rodzaju zamówienia, stanowi cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria, w szczególności: jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne; aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp, dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników; aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia; aspekty innowacyjne; organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia; serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji. 5. W przypadku zastosowania więcej niż jednego kryterium oceny ofert ceny lub kosztu, ocena każdej oferty winna zostać dokonana na podstawie tego samego wzoru uwzględniającego ustalone wagi każdego z kryteriów oceny. 6. W przypadku zastosowania kryterium uznaniowego (jak jakość, walory użytkowe itp.) punktacja winna być przyznawana przez zespół co najmniej trzy osobowy. 7. Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który po uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego w zakresie przedmiotu zamówienia zaoferował najniższą cenę lub koszt, lub którego oferta jest najkorzystniejsza po uwzględnieniu wszystkich wskazanych kryteriów. 8. Czynności, o których mowa powyżej w pkt 1, 2 i 4 należy udokumentować sporządzając Zestawienie ofert cenowych wg załącznika nr Udzielenie zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, wymaga sporządzenia umowy lub zlecenia/zapotrzebowania w formie pisemnej w oparciu o Zestawienie ofert cenowych (załącznik nr 1) i notatkę z negocjacji (załącznik nr 2), o ile takie będą prowadzone. 2. Umowy/zlecenia: a) nie mogą wykraczać poza zakres przedmiotu zamówienia, b) mogą być zawierane wyłącznie na czas oznaczony, c) winny być zawierane z uwzględnieniem odpowiednich przepisów Kodeksu cywilnego.

4 9 Dopuszcza się możliwość odstąpienia za pisemną zgodą Prezydenta Miasta Radomia od zasad określonych w 7 i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (np. w przypadku krótkiego terminu realizacji zamówienia, zadania o specjalistycznym charakterze, w przypadku gdy zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca). W tym celu organizator postępowania składa do Prezydenta Miasta Radomia pisemny wniosek, zawierający uzasadnienia dla odstąpienia od zasad wyboru wykonawcy w trybie, o którym mowa w Dyrektor/Kierownik jednostki wszczynającej postępowanie zobowiązany jest do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia, umową o jego wykonanie oraz złożonymi i nie podlegającymi zwrotowi ofertami, przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich treści przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów. 2. Archiwizacja dokumentacji w sprawie zamówień publicznych odbywa się na podstawie odrębnych przepisów. 11 W sprawach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się następujące przepisy. 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015, poz ze zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2013, poz. 885 ze zm.). 3. Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. 2013r. poz. 168 ze zm.). 4. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. 2014r. poz. 121). 5. Wytyczne Prezydenta Miasta Radomia w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki oraz instrukcji archiwalnej. 6. Wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków w programie operacyjnym Unii Europejskiej, w ramach którego planowanie jest przedstawienie wydatku jako kwalifikowanego. 12 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

5 Zestawienie ofert cenowych Zaproszenie do złożenia ofert przekazano do: 1). Załącznik nr 1. 2).. 3).. Do dnia... wpłynęły następujące oferty: L.p. Nazwa wykonawcy Zaoferowana cena lub koszt Inne oceniane kryteria wraz z ustaloną wagą każdego z kryteriów Wybrano ofertę najtańszą/najkorzystniejszą z innych powodów niż najniższa cena lub koszt Powody wyboru oferty innej niż oferta z najniższą ceną lub kosztem: Podpis Dyrektora/Kierownika organizatora postępowania Niepotrzebne skreślić

6 Notatka z negocjacji z dnia... Załącznik nr 2. Spisana w Wydziale/Biurze...przez Przedstawiciele Zamawiającego... Przedstawiciele Wykonawcy Opis przedmiotu zamówienia W sprawie realizacji zamówienia zwrócono się do firmy (nazwa, adres) Ustalenia będące przedmiotem negocjacji: a. Cena lub koszt: - zaproponowana przez Wykonawcę ustalona po negocjacjach -... b. Dodatkowe kryteria: Na tym notatkę zakończono. Podpisy przedstawicieli Zamawiającego Podpisy osób uprawnionych do występowania w imieniu Wykonawcy