ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 87/15 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG. z dnia 4 września 2015 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 87/15 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG z dnia 4 września 2015 r. zmieniające Zarządzenie Wewnętrzne nr 104/12 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 05 października 2012 roku w sprawie wdrożenia Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Kołobrzeg Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) oraz 7 ust. 2 pkt 18 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg stanowiącego Załącznik nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 36/14 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 01 lipca 2014 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg zarządzam, co następuje: 1. Z dniem 4 września 2015 roku wprowadza się do stosowania Procedurę Rozpatrywanie petycji nr P-III-03 stanowiącą Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Wykaz procedur Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Kołobrzeg stanowiący Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 104/12 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 5 pażdziernika 2012 r. w sprawie wdrożenia Wewnętrznego Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Kołobrzeg otrzymuje brzmienie zgodnie z Załącznikiem Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Kołobrzeg Janusz Gromek Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 87/15 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 4 września 2015 r. Urząd Miasta Kołobrzeg ul. Ratuszowa Kołobrzeg woj. zachodniopomorskie PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Właściciel procedury Naczelnik wydziału Organizacji PROCEDURA PROCESOWA Nr P-III-03 ROZPATRYWANIE PETYCJI Uwaga: Procedura jest własnością Urzędu Miasta Kołobrzeg Udostępnienie oraz kopiowanie bez zgody Prezydenta Miasta Kołobrzeg lub Pełnomocnika ds. SZJ jest ZABRONIONE. 1. Cel procedury 2. Zakres procedury 3. Odpowiedzialność 4. Terminologia 5. Tryb postępowania 6. Algorytm postępowania 7. Wykaz dokumentów związanych 8. Załączniki 9. Zapisy 10. Karty usług 11. Zmiany ZAWARTOŚĆ PROCEDURY Opracował Zaakceptował Zatwierdził Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 1

3 Stanowisko: Inspektor ds.administracji i Obsługi Kancelarii Prezydenta Imię i Nazwisko: Kinga Stankiewicz Stanowisko: Sekretarz Miasta Imię i Nazwisko: Ewa Pełechata Stanowisko: Prezydent Miasta Imię i Nazwisko: Janusz Gromek... Data podpis... Data podpis... Data podpis 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest sprawne i właściwe (zgodne z Ustawą o petycjach z dnia 11 lipca 2014 r.) rozpatrywanie petycji. 2. Zakres procedury Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały, biura i stanowiska samodzielne Urzędu Miasta Kołobrzeg. 3. Odpowiedzialność 3.1 Prezydent Miasta Odpowiada za : a) zapoznanie się ze złożoną petycją, b) prawidłową dekretację petycji, c) podpisanie przygotowanej odpowiedzi, d) podjęcie decyzji o dalszym toku postępowania w sytuacji, kiedy petycja była uzasadniona Ma prawo do: a) wyciagnięcia konsekwencji służbowych, b) bezpośredniej interwencji w sprawach możliwych do załatwienia bez zbędnej zwłoki Pracownik Merytoryczny Wydziału OR Odpowiada za: a) nadzór nad terminowością udzielenia odpowiedzi zgodnie z Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach, b) rejestrację petycji w rejestrze petycji, c) umieszczenie na stronie internetowej urzędu informacji zawierającej odwzorowanie cyfrowe (skan) petycji, datę jej złożenia oraz imię i nazwisko albo nazwę podmiotu wnoszącego petycję, d) przeprowadzenie co 12 miesięcy, w terminie do dnia 30 czerwca, analizy petycji oraz sporządzenie sprawozdania z realizacji petycji w formie tabelarycznej, e) aktualizację niniejszej procedury, f) archiwizację dokumentacji Ma prawo do: a) egzekwowania terminowości w udzielaniu odpowiedzi na petycję przez pracowników urzędu Naczelnik Wydziału Merytorycznego Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 2

4 Odpowiada za: a) wszechstronne wyjaśnienia i terminowe załatwianie petycji, b) ustosunkowanie się do treści, c) przygotowanie treści odpowiedzi, d) przedłożenie projektu odpowiedzi do akceptacji Sekretarzowi Miasta, a następnie do podpisu Prezydentowi Miasta, e) wysłanie podpisanej odpowiedzi, f) niezwłoczne przekazanie do Pracownika Merytorycznego Wydziału OR kopii odpowiedzi wysłanej do podmiotu składającego petycję, g) niezwłoczne aktualizowanie informacji na stronie internetowej dotyczących przebiegu postępowania, zasięganych opinii, przewidywanego terminu rozpatrzenia petycji oraz sposobu załatwienia petycji Ma prawo do: a) złożenia wyjaśnień Sekretarzowi Miasta, b) uzyskania wyjaśnień od podległego pracownika, c) nadzorowania całego procesu związanego z rozpatrywaniem petycji Sekretarz Miasta Odpowiada za: a) parafowanie i analizę projektów odpowiedzi na petycję, b) nadzór nad rozpatrywaniem petycji, c) analizę petycji pod kątem właściwości Ma prawo do a) przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. 4. Terminologia 4.1. Ustawa Ustawa o petycjach z dnia 11 lipca 2014 r. 4.2 Petycja sprawa wnoszona przez klienta, która może być żądaniem, w szczególności, zmiany przepisów prawa, podjęcia rozstrzygnięcia lub innego działania w sprawie dotyczącej podmiotu wnoszącego petycję, życia zbiorowego lub wartości wymagających szczególnej ochrony w imię dobra wspólnego, mieszczących się w zakresie zadań i kompetencji adresata petycji. 4.3 NWM - Naczelnik Wydziału merytorycznego - Naczelnik wydziału odpowiedzialny za udzielenie odpowiedzi na petycję 4.4 PM Pracownik Merytoryczny Wydziału Organizacji 4.5 P Prezydent Miasta. 4.6 S Sekretarz Miasta. 4.7 Rejestr petycji rejestr znajdujący się u PM zawierający datę, imię i nazwisko, adres strony oraz informację, czego dotyczy petycja. 4.8 Właściciel procedury pracownik odpowiedzialny za nadzór nad realizacją niniejszej procedury. 4.9 System kancelaria System elektronicznego obiegu dokumentów 4.10 BOK Biuro Obsługi Klienta UMK Urząd Miasta Kołobrzeg. 5. Tryb postępowania Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 3

5 Petycję składa się w formie pisemnej albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli petycja wpłynie do UMK w formie maila, nadanie biegu sprawie uzależnione jest od podania danych adresowych oraz złożenia własnoręcznego podpisu przez wnoszącego w celu udzielenia mu pisemnej odpowiedzi. NWM informuje wnoszącego w terminie 7 dni od daty wpłynięcia maila na serwer Urzędu, na podany adres mailowy, o konieczności podania danych adresowych i złożenia podpisu. Do momentu uzupełnienia danych mail pozostawia się bez rozpoznania, zgodnie z art i 2 Kodeksu Postępowania Administracyjnego Klient składa petycję (w formie pisemnej bądź elektronicznej) Petycja wpływa do Urzędu Miasta Kołobrzeg do: PM, BOK Sekretarz Miasta analizuje petycję pod kątem właściwości. Jeżeli Prezydent nie jest właściwy do rozpatrzenia wówczas NWM jest obowiązany niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie trzydziestu dni, przekazać petycję właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym wnioskodawcę, albo wskazać mu organ właściwy do rozpatrzenia petycji Jeśli Prezydent jest organem właściwym do rozpatrzenia petycji wówczas: Prezydent Miasta dekretuje petycję do wydziału merytorycznego i przekazuje ją do Sekretarza Miasta Sekretarz Miasta przekazuje NWM kopię petycji, celem dalszej realizacji. Oryginał petycji jest przekazywany do PM PM rejestruje petycję w Rejestrze petycji (152) oraz ustala termin udzielenia odpowiedzi: bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej złożenia. w przypadku nie załatwienia petycji w tym terminie (w sprawach skomplikowanych) termin zostaje przedłużony nie dłużej niż do 3 miesięcy licząc od upływu terminu pierwotnego Po zapoznaniu się z treścią petycji NWM przeprowadza postępowanie wyjaśniające i przygotowuje projekt odpowiedzi, prowadząc konsultacje z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu i innymi instytucjami. NWM przygotowuje projekt odpowiedzi. Przygotowane odpowiedzi są uzgadniane z Sekretarzem Miasta Jeżeli odpowiedź na petycję jest wystarczająca i nie wymaga nanoszenia poprawek wówczas Sekretarz Miasta parafuje projekt odpowiedzi Prezydent podpisuje odpowiedź NWM przekazuje odpowiedź na skargę/wniosek do wysłania i jednocześnie przekazuje kopię wysłanej odpowiedzi do PM. Odpowiedzi na petycje wysyłane są za potwierdzeniem odbioru PM umieszcza odpowiedź na petycję w zbiorze petycji oraz odnotowuje w rejestrze datę załatwienia sprawy. Zwrotne potwierdzenie odbioru NWM przekazuje do PM celem dołączenia do odpowiedzi znajdującej się w rejestrze petycji Petycje i odpowiedzi na nie PM przekazuje do publikacji w BIP w zakładce Petycje, po wcześniejszej weryfikacji pod kątem ochrony danych osobowych. Uwagi: 1) Jeżeli w ciągu miesiąca od otrzymania petycji przez podmiot właściwy do rozpatrzenia petycji składane są dalsze petycje dotyczące tej sprawy, podmiot właściwy do rozpatrzenia petycji może zarządzić łączne rozpatrywanie petycji (petycja wielokrotna). 2) Podmiot właściwy do rozpatrzenia petycji może pozostawić bez rozpatrzenia petycję złożoną w sprawie, która była przedmiotem petycji już rozpatrzonej przez ten podmiot, jeżeli w petycji nie powołano się na nowe fakty lub dowody nieznane podmiotowi właściwemu do rozpatrzenia petycji. 3) Sposób załatwienia petycji nie może być przedmiotem skargi. Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 4

6 Lp Algorytm postępowania Nie dotyczy 7. Wykaz dokumentów związanych 7.1. Dokumenty związane z procedurą: Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach( Dz.U poz.1195) Zarządzenie wewnętrzne Nr 67 /10 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 18 maja 2010 r. w sprawie wyznaczenia Zespołu ds. materiałów zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej miasta Kołobrzeg Procedury związane Nie dotyczy 8. Załączniki brak 9. Zapisy Nazwa teczki Rejestr petycji 10. Karty usług nie dotyczy 11. Zmiany brak Oznaczenie OR.152. Miejsce przechowyw ania PM Stanowisko odpowiedzialn e PM Forma przechowywani a Papierowa i elektroniczna Okres przechowywani a 2 lata Sposób postępowani a Kategoria A archiwizacja Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 5

7 Lp. Nr procedury Nazwa procedury Załącznik Nr 2 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 87/15 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 4 września 2015 r. Właściciel P-1 NADZOROWANIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 1 P-l-01 Nadzorowanie dokumentacji Sekretarz 2 P-l-04 Aktualizacja Katalogu Usług Sekretarz P- II ZARZADZANIE ZASOBAMI 3 P-ll-01 Nabór kandydatów na wolne stanowiska dyrektorów jednostek organizacyjnych Miasta Kołobrzeg 4 P-ll-02 Nabór kandydatów na wolne stanowiska kierownicze w Urzędzie Miasta Kołobrzeg 5 P-ll-03 Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miasta Kołobrzeg 6 P-ll-06 Stosowanie i aktualizacja karty stanowiskowej w UM Kołobrzeg 7 P-ll-07 Udzielanie delegacji służbowych dla pracowników UM Kołobrzeg oraz zasad ich rozliczania 8 P-ll-08 Przeprowadzanie oceny okresowej pracowników urzędu oraz dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta Kołobrzeg 9 P-ll-09 Zarządzanie systemem informatycznym INF P- III OKREŚLENIE WYMAGAŃ KLIENTA 10 P-lll-02 Rozpatrywanie skarg i wniosków OR 11 P-III-03 Rozpatrywanie petycji OR P- IV ZAKUPY TOWAROW I USŁUG 12 P-IV-01 Uruchamianie zamówień publicznych - powyżej EURO BZ 13 P-IV-02 Uruchamianie zamówień publicznych - poniżej EURO oraz nadzór nad realizacją umów Sekretarz P- V REALIZACJA PROCESOW/USŁUG 14 P-V-03 Wydawanie decyzji administracyjnej dotyczącej usuwania drzew lub krzewów K 15 P-V-04 Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach K 16 P-V-06 Wydawanie warunków technicznych na odprowadzanie wód oraz przyłączy K wodno - kanalizacyjnych 17 P-V-07 Realizacja inwestycji - roboty budowlane I 18 P-V-10 Windykacja należności cywilnoprawnych D 19 P-V-11 Windykacja należności z tytułu nałożonych kar i grzywien w postępowaniu mandatowym SM 20 P-V-13 Podejmowanie uchwał Rady Miasta BRM 21 P-V-14 Planowanie, kontrola i realizacja dnia pracy SM SM 22 P-V-25 Wydawanie wypisu i wyrysu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego UA 23 P-V-27 Zbywanie i przejmowanie nieruchomości GN 24 P-V-28 Zawieranie umów GN 25 P-V-33 Umarzanie wierzytelności z tytułu opłat za używanie komunalnych lokali mieszkalnych K 26 P-V-34 Udostępnianie informacji publicznej OR Id: 3E5CA16C-060E-40A1-BA22-C Przyjęty Strona 1