Aneksowanie, rozliczenia i kontrola projektów realizowanych w ramach POIG Działanie 8.1 oraz 8.2

Transkrypt

1 Aneksowanie, rozliczenia i kontrola projektów realizowanych w ramach POIG Działanie 8.1 oraz 8.2 Marta Juszczak Poznań, 14 października Analiza zapisów umowy o dofinansowanie 2. Podstawowe dokumenty 3. Realizacja zakresu rzeczowego projektu 4. Zabezpieczenie realizacji umowy o dofinansowanie 5. Wprowadzanie zmian do umów o dofinansowanie 6. Zaliczka jako forma finansowania projektów 7. Wydatkowanie i rozliczanie zaliczki 8. Wniosek Beneficjenta o płatność 9. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność 10. Kontrola realizacji projektów 11. Rozwiązanie umowy i zwrot dofinansowania Agenda 2 1

2 Analiza zapisów umowy o dofinansowanie 3 Okres realizacji projektu ( 6 ust. 3 umowy o dofinansowanie) Zapisy dotyczące rozpoczęcia i zakończenia realizacji Projektu ( 6 umowy o dofinansowanie) Terminy składania wniosków o aneks ( 9 i 15 umowy o dofinansowanie) Terminy składania wniosków o płatność ( 7 umowy o dofinansowanie) Konieczna dokumentacja dotycząca rozliczania Projektu ( 7 umowy o dofinansowanie) Konieczna dokumentacja dotycząca kontroli Projektu ( 10 umowy o dofinansowanie) Sposób promocji i wizualizacji Projektu ( 11 umowy o dofinansowanie) Procedura wyboru ( 12 umowy o dofinansowanie) Zapisy dotyczące rozwiązania umowy o dofinansowanie ( 13 umowy o dofinansowanie) 3 Podstawowe dokumenty 4 Umowa o dofinansowanie Rozporządzenie MRR w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej Rozporządzenie MRR w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Ustawa o utworzeniu PARP Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków Ustawa o finansach publicznych Ustawa o podatku dochodowym (od osób fizycznych i prawnych) Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej Ustawa o rachunkowości Kodeks Spółek Handlowych Kodeks Pracy Kodeks Cywilny inne 4 2

3 Realizacja zakresu rzeczowego projektu 5 RIF weryfikuje wnioski o płatność z uwzględnieniem zapisów następujących dokumentów: Harmonogram rzeczowo-finansowy Wniosek o dofinansowanie Wnioski o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie Przykładowe problemy: Zakup oprogramowania operacyjnego do zakupionych komputerów / laptopów, pomimo braku ich wykazania w HRF Zakup zestawu komputerowego a zakup laptopa Zakup oprogramowania antywirusowego Zmiana sposobu zatrudniania osób (z umowy o pracę na umowy zlecenia/o dzieło i odwrotnie) Zmiana ilości godzin świadczonych usług doradczych Zmiana ilości miesięcy świadczenia usług ciągłych (najem, telekomunikacja itp.) Zmiana wykonanych działań promocyjnych 5 Efektywność i racjonalna gospodarka 6 6 ust. 1 Warunkiem uznania wydatków za kwalifikujące się do objęcia wsparciem jest poniesienie ich przez Beneficjenta w związku z realizacją Projektu, zgodnie z postanowieniami Umowy, w szczególności zgodnie z 6 ust. 11 i 12 Umowy, katalogiem wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem określonym w Rozporządzeniu oraz z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów. Ocena zachowania zasady najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów może być dokonywana przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia zarówno na każdym etapie realizacji Projektu, jak i po jego zakończeniu. Negatywna ocena w powyższym zakresie może skutkować uznaniem całości bądź części wydatków za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem 12 ust. 2 Beneficjent zobowiązuje się do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego Umową w związku z jej realizacją 6 3

4 Weksel i deklaracja wekslowa 7 Zabezpieczenie ustanawiane jest na okres realizacji Projektu, o którym mowa w 6 ust. 3, oraz na okres trwałości Projektu, o którym mowa w 8 ust. 2, w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą nie na zlecenie wraz z deklaracją wekslową według wzorów, stanowiących odpowiednio załączniki nr 4 i 5 do Umowy. Beneficjent zobowiązany jest do złożenia w Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia prawidłowo wystawionego zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 2 z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie Umowy, nie później jednak niż w dniu złożenia wniosku o pierwszą płatność. Weksel oraz deklaracja wekslowa mogą zostać podpisane w obecności pracownika RIF przez osoby uprawnione do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym Weksel podlega zwrotowi, za zgodą Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, na pisemny wniosek Beneficjenta, w przypadku rozwiązania umowy o dofinansowanie oraz zmiany formy prawnej 7 8 Wprowadzanie zmian do umowy o dofinansowanie 4

5 Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy 9 Wniosek należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej zgodnie z terminami określonymi w 9 umowy o dofinansowanie: 30 dni od zaistnienia przyczyny konieczności wprowadzenia zmian niezwiązanych z okresem realizacji projektu 30 dni przed dniem upływu okresu kwalifikowalności wydatków 30 dni przed dniem upływu okresu realizacji etapu Jednocześnie niektóre zmiany mogą być wprowadzane jako akceptacja zmian do umowy bez konieczności zawierania aneksu, jednak zgodnie z zapisami 15 ust. 2 umowy o dofinansowanie wymagają one poinformowania na piśmie Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia w terminie do 30 dni od dnia zaistnienia zmiany lub przyczyny zmiany Wniosek o wprowadzenie zmian Regionalna Instytucja Finansująca rozpatruje w terminie max. 14, a każde uzupełnienie w terminie max. 10 dni od wpływu wersji papierowej. Wnioski o zmianę dotyczące zakresu rzeczowego złożone po okresie realizacji projektu zostaną odrzucone 9 10 Wniosek o wprowadzenie zmian do umowy Wniosek należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej w formie papierowej (załączniki w wersji elektronicznej pliki tekstowe / arkusze kalkulacyjne nie PDF) Załączniki do wniosku o wprowadzenie zmian do Umowy: Uzasadnienie wnioskowanych zmian (z uwzględnieniem zapisów umowy o dofinansowanie oraz zapisów wniosku o dofinansowanie) Uzasadnienie terminu złożenia wniosku o wprowadzenie zmian Uzasadnienie niedochowania terminu na złożenie wniosku jeśli dotyczy Zaktualizowany Harmonogram rzeczowo-finansowy Zaktualizowany Harmonogram płatności Zaktualizowany plan finansowy (punkt z wniosku o dofinansowanie) Zaktualizowana tabela skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu (punkt z wniosku o dofinansowanie) jeśli dotyczy Zaktualizowana tabela dotycząca lokalizacji (punkt z wniosku o dofinansowanie) jeśli dotyczy 10 5

6 Podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie 11 Aneks jest podpisywany przez osobę uprawnioną do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem Aneks podpisuje osoba wskazana w komparycji aneksu W treści aneksu wprowadza się zmiany w paragrafach umowy, a także informację o zmianie poszczególnych załączników (jak np. Harmonogramu rzeczowo-finansowego, Harmonogramu płatność) lub ich części (jak np. punkt dotyczący skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów projektu, lokalizacji projektu) Aneks może posiadać następujące załączniki: Pełnomocnictwo dla WARP Aktualny dokument rejestrowy Pełnomocnictwa dla osób podpisujących ze strony Beneficjenta Harmonogram rzeczowo-finansowy Harmonogram płatności Tabela aktualizująca skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu Tabela aktualizująca lokalizację projektu Przykładowe zmiany w umowie o dofinansowanie Zmiana terminu realizacji etapu/działania Zmiana terminu realizacji projektu (wydłużenie i skrócenie) Przeniesienie zadań pomiędzy etapami/działaniami Dzielenie kosztów jednego zadania między etapy/działania Zmiana wysokości kosztów dla poszczególnych zadań Zmiana wielkości kosztów kwalifikowanych i wysokości dofinansowania Zmiana wysokości zaliczki Zmiana lokalizacji projektu Zmiana siedziby Beneficjenta Zmiana danych kontaktowych i korespondencyjnych Zmiana numerów rachunków Zmiany prawno-organizacyjne Cesja wierzytelności 12 6

7 13 Zaliczka jako forma finansowania projektów Ogólne zasady 14 Zaliczka przekazywana jest na podstawie wniosku o płatność zaliczkową wypełnionego w Generatorze wniosków o płatność Łączne dofinansowanie wypłacone w formie zaliczek wraz z płatnościami pośrednimi nie może przekroczyć 90% maksymalnej kwoty dofinansowania 5 umowy o dofinansowanie Wysokość zaliczki stanowi maksymalnie 50% kwoty dofinansowania przyznanego Umową 5 umowy o dofinansowanie (dla umów wskazujących na 30% istnieje możliwość aneksowania umowy o dofinansowanie w powyższym zakresie) O zaliczkę można wystąpić niezwłocznie po zawarciu umowy o dofinansowanie jednak nie później niż przed dniem rozpoczęcia etapu, na który Beneficjent ubiega się o zaliczkę 5 umowy o dofinansowanie (uwaga na szczegółowe zapisy umowy) Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie refundacji będzie możliwe pod warunkiem rozliczenia w złożonym wniosku o płatność całkowitej kwoty przekazanej zaliczki 5 umowy o dofinansowanie 14 7

8 15 Zobowiązania Beneficjenta (1) Ogólne zasady Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia odrębnego rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych. Wpłaty na ten rachunek mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Wdrażającej, natomiast wypłaty mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za usługi, towary i koszty podróży zaplanowane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, Etapie na który zaliczka była wnioskowana Odsetki bankowe narosłe na tym rachunku są wykazywane w punkcie 12 wniosku o płatność i pomniejszają kwotę kolejnej płatności Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania, wraz z wnioskiem o płatność, wyciągów z rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych, za okres którego dotyczy wniosek o płatność za okres od otwarcia rachunku do dnia złożenia wniosku o płatność Zobowiązania Beneficjenta (2) Ogólne zasady Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących trybu wydatkowania, rozliczania i zwrotu środków dotacji rozwojowej niewykorzystanych w danym roku budżetowym w tym do ewentualnego zgłaszania środków o nadanie im statusu niewygasających z upływem roku budżetowego, zgodnie z zapisami Ustawy o finansach publicznych Beneficjent jest zobowiązany zwrócić do 10 stycznia roku następującego po roku wypłaty zaliczki, 15% wartości (część z budżetu państwa) niewykorzystanej kwoty zaliczki zwrot dofinansowania przekazanego w formie zaliczki wraz z odsetkami bankowymi wygenerowanymi od kwoty zaliczki w przypadku rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze stron oraz zwrot dofinansowania na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie 16 8

9 Ogólne zasady 17 Zasady zaliczkowania Beneficjent może ponosić wydatki z rachunku bieżącego w okresie między dniem złożenia wniosku o płatność zaliczkową a dniem otrzymania zaliczki. Następnie należy zrefundować wartość wydatkowanych kosztów kwalifikowanych z rachunku zaliczkowego na bieżący. Rozliczenie zaliczki odbywa się zgodnie z Harmonogramem płatności. Refundacja płatności następuje po rozliczeniu pełnej kwoty zaliczki. Beneficjent jest zobowiązany do wydatkowania zaliczki w wysokości co najmniej 70% kwoty dofinansowania przypadającego na dany etap, w przypadku gdy Harmonogram płatności przewiduje rozliczanie zaliczki w kolejnym etapie. Jeżeli w danym etapie przewidziane jest rozliczenie całości zaliczki, Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć 100 % zaliczki. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę musi zostać złożony na kwotę i w terminie. RIF/PARP naliczy zatem odsetki jak dla zaległości podatkowych w przypadku późniejszego złożenia wniosku o zaliczkę oraz w przypadku niewydatkowania wartości wskazanych powyżej. 17 Zaliczka jako forma finansowania Projektu 18 Problem wydatkowania a rozliczania zaliczki Problem obliczania należnego dofinansowania Wypłata dofinansowania a rozliczenie co najmniej 70% zaliczki (zapisy umowy o dofinansowanie) Problem narosłych odsetek na koncie zaliczkowym Nieprawidłowe wydatkowanie środków a konto nieoprocentowane (bilansowanie) Nieprawidłowe wydatkowanie środków a konto oprocentowane (oświadczenie banku o odsetkach, jakie narosłyby na rachunku) 18 9

10 Wydatkowanie zaliczki 19 UWAGA: Wypłaty z wyodrębnionego rachunku mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w ramach Projektu Powyższe oznacza, że zaliczka jest wydatkowana na pokrycie kosztów kwalifikowanych Dopuszczalne jest ponoszenie z wyodrębnionego do obsługi płatności zaliczkowych rachunku bankowego niekwalifikowanego podatku od towarów i usług (VAT) pod warunkiem, że: niekwalifikowany koszt VAT odnosi się do wydatku kwalifikującego się do objęcia wsparciem; w tym samym dniu, w którym Beneficjent dokonał z tego rachunku zapłaty za niekwalifikowany podatek VAT, rachunek ten zostanie zasilony kwotą odpowiadającą kwocie niekwalifikowanego podatku VAT Wydatkowanie zaliczki Wydatkowanie zaliczki PRZYKŁAD Biorąc pod uwagę przykład (koszty z faktury są kwalifikowane w 100%): wartość faktury netto wartość podatku VAT wartość brutto procent dofinansowania 70% dobrze wydatkowana kwota z rachunku zaliczkowego netto z rachunku zaliczkowego VAT z rachunku bieżącego 20 10

11 Rozliczenie zaliczki (1) 21 PRZYKŁAD I (rozliczenie 100% zaliczki w ramach jednego wniosku o płatność): Zaliczka jest rozliczana w odniesieniu do należnego dofinansowania. wartość zaliczki (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji działania) wartość kosztów kwalifikowanych wartość dofinansowania (70%) Obliczenie wartości należnego dofinansowania: Poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości Kwota wnioskowana * 70% = pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki = Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią pierwszą = Rozliczenie zaliczki (2) 22 PRZYKŁAD II (rozliczenie zaliczki w więcej niż jednym etapie): - część I wartość zaliczki ,00 (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji projektu) wartość kosztów kwalifikowanych I etapu wartość dofinansowania I etapu (70%) wartość kosztów kwalifikowanych II etapu wartość dofinansowania II etapu (70%)

12 Rozliczenie zaliczki (3) 23 PRZYKŁAD II (rozliczenie zaliczki w więcej niż jednym etapie): - część II W ramach I etapu poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości W tym wydatkowano z konta zaliczkowego na pokrycie 100% kosztów kwalifikowanych I etapu Kwota dofinansowania za I etap: * 70% (procent wsparcia) = pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki = Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią pierwszą = 0,00 Rozliczono zaliczkę w wysokości Pozostała do rozliczenia kwota Rozliczenie zaliczki (4) 24 PRZYKŁAD II (rozliczenie zaliczki w więcej niż jednym etapie): - część III W ramach II etapu poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości Z konta zaliczkowego nie wydatkowano już środków na pokrycie kosztów kwalifikowanych II etapu, ponieważ cała zaliczka została wydatkowana w I etapie Kwota dofinansowania za II etap: * 70% (procent wsparcia)= Kwota dofinansowania za II etap pomniejszona o wartość zaliczki pozostającej do rozliczenia: = Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią drugą = UWAGA! Kwota dofinansowania we wniosku o płatność pośrednią ostatecznie rozliczającym zaliczkę jest pomniejszana o narosłe odsetki oraz powiększana o zwroty zaliczki dokonane przez Beneficjenta. Kwoty dofinansowania zaokrągla się w dół do dwóch miejsc po przecinku

13 Rozliczenie zaliczki (5) PRZYKŁAD III (zaliczka przewidziana do rozliczenia w jednym etapie): wartość zaliczki (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji etapu) wartość kosztów kwalifikowanych wartość dofinansowania (70%) Obliczenie wartości należnego dofinansowania: Poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości Kwota wnioskowana * 70% = pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki = Sprawdzamy: zaplanowana (w Harmonogramie płatności) do rozliczenia kwota zaliczki rozliczono: do wypłaty: ( = ) Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią pierwszą = PRZYKŁAD III (zaliczka przewidziana do rozliczenia w jednym etapie): wartość zaliczki (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji działania) wartość kosztów kwalifikowanych wartość dofinansowania (70%) Obliczenie wartości należnego dofinansowania: Poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości Kwota wnioskowana * 70% = pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki = Rozliczenie zaliczki (6) Sprawdzamy: zaplanowana (w Harmonogramie płatności) do rozliczenia kwota zaliczki rozliczono: do wypłaty: ( = 0,00) Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią pierwszą = 0,00 Nierozliczona kwota zaliczki od której zostaną naliczone odsetki:

14 Rozliczenie zaliczki (7) 27 PRZYKŁAD III (zaliczka przewidziana do rozliczenia w więcej niż jednym etapie - rozliczenie co najmniej 70% zaliczki): wartość zaliczki (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji działania) wartość kosztów kwalifikowanych wartość dofinansowania (70%) Obliczenie wartości należnego dofinansowania: Poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości Kwota wnioskowana * 70% = pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki = Wartość dofinansowania w punkcie 10 wynosi 0 Sprawdzamy, czy rozliczono co najmniej 70% przyznanej kwoty zaliczki: Zaplanowano do rozliczenia w danym etapie: ; rozliczono: Wymagana do rozliczenia kwota zaliczki: *70%= Zaliczka prawidłowo rozliczona. Do rozliczenia w kolejnym wniosku o płatność pozostaje PRZYKŁAD III (zaliczka przewidziana do rozliczenia w więcej niż jednym etapie - rozliczenie co najmniej 70% zaliczki): wartość zaliczki (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji działania) wartość kosztów kwalifikowanych wartość dofinansowania (70%) Obliczenie wartości należnego dofinansowania: Poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości Kwota wnioskowana * 70% = pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki = Wartość dofinansowania w punkcie 10 wynosi 0 Sprawdzamy, czy rozliczono co najmniej 70% przyznanej kwoty zaliczki: Zaplanowano do rozliczenia w danym etapie: ; rozliczono: Wymagana do rozliczenia kwoty zaliczki: *70%= Zaliczka nie została rozliczona Konieczne jest naliczenie odsetek od dnia wypłaty zaliczki w kwocie do dnia ostatecznego rozliczenia różnicy pomiędzy min. 70% kwoty zaliczki wymaganej do rozliczenia a kwotą faktycznie rozliczoną, czyli od kwoty w wysokości Do rozliczenia w kolejnym wniosku o płatność pozostaje Rozliczenie zaliczki (8) 28 14

15 Zaliczka a przelew wierzytelności 29 W przypadku Beneficjentów, którzy zawarli z bankami umowy przelewu wierzytelności z tytułu umowy o dofinansowanie, aneks wprowadzający zaliczki może zostać zawarty pod warunkiem, że umowa przelewu wierzytelności zostanie uprzednio zmieniona pod kątem wyłączenia kwoty dofinansowania wypłacanej w formie zaliczki z umowy cesji Ewentualny przelew wierzytelności będzie mógł dotyczyć jedynie części dofinansowania, która zostanie wypłacona w formie refundacji poniesionych wydatków Beneficjenci, którzy już zawarli umowy o przelew wierzytelności oraz planują wnioskować o wprowadzenie zaliczek do umowy o dofinansowanie, powinni w pierwszej kolejności odpowiednio aneksować umowę o przelew wierzytelności i uzyskać jej akceptację przez Instytucję Wdrażającą Wniosek Beneficjenta o płatność 15

16 Wniosek Beneficjenta o płatność Dane przedstawione we wniosku o płatność muszą być spójne z danymi zawartymi w Umowie o dofinansowanie wraz z późniejszymi zmianami i jej załącznikami. Szare pola we wniosku o płatność wypełniane są przez pracownika RIF Przystępując do wypełniania wniosku o płatność należy zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność, która znajduje się zakładce Pomoc w Generatorze Wniosków o Płatność. Wniosek o płatność jest składany z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie. W terminie do 30 dni od zakończenia etapu (zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu) 7 ust. 19 Umowy o dofinansowanie Do dnia zakończenia realizacji projektu (zgodnie z 6 ust. 3 Umowy o dofinansowanie) - 7 ust. 20 Umowy o dofinansowanie 31 Wniosek Beneficjenta o płatność 1. Wniosek za okres do Dla wniosku o płatność pośrednią należy wskazać datę zakończenia etapu zgodnie z zapisami Harmonogramu rzeczowo-finansowego Dla wniosku o płatność końcową należy wskazać datę zakończenia realizacji projektu wskazaną w 6 ust. 3 Umowie o dofinansowanie Dla wniosku o płatność zaliczkową nie wypełnia się 32 16

17 Wniosek Beneficjenta o płatność 2. Dane Beneficjenta Informacje o Beneficjencie (nazwa, telefon, faks, ) najbardziej aktualne dane UWAGA! W przypadku zmiany danych kontaktowych, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowania Instytucji Wdrażającej o dokonanych zmianach. W przypadku, gdy zmiana danych kontaktowych wynika ze zmian w dokumencie rejestrowym (w tym zmian w zarządzie, udziałowcach, kapitale) i/lub ma wpływ na zmianę lokalizacji projektu, Beneficjent składa wniosek o wprowadzenie zmian Dane osoby do kontaktu osoba rzeczywiście przygotowująca wniosek o płatność Numer rachunku bankowego zgodny z Umową o dofinansowanie lub zatwierdzoną przez RIF/PARP Umową o przelew wierzytelności w przypadku zaliczki wyodrębniony do obsługi płatności zaliczkowych (zgodny z umową o dofinansowanie) zmiana numeru rachunku bankowego wymaga złożenia wniosku o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie 33 Wniosek Beneficjenta o płatność 3. Oś priorytetowa Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt, wybierając z listy rozwijalnej Działanie 8.1 Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki 4. Działanie Należy podać nazwę i numer działania, w ramach którego realizowany jest projekt, wybierając z listy rozwijalnej Działanie 8.1 Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej 4a. Poddziałanie Należy podać numer i nazwę Poddziałania, w ramach którego realizowany jest projekt (jeżeli dotyczy), wybierając z listy rozwijalnej W przypadku POIG 81 nie należy zaznaczać żadnej odpowiedzi 34 17

18 Wniosek Beneficjenta o płatność 5. Nazwa projektu Należy podać nazwę / tytuł projektu zgodnie z 2 Umowy o dofinansowanie 6. Numer projektu Należy podać numer projektu / wniosku o dofinansowanie zgodny z numerem określonym w umowie o dofinansowanie. (np. WND-POIG /09; WND-POIG /09) 7. Umowa / decyzja o dofinansowanie (Należy podać numer umowy) UDA-POIG /09-00 UDA-POIG / Płatność Należy wybrać jedną z opcji Płatność zaliczkowa, płatność pośrednia, płatność końcowa, nie dotyczy 35 Wniosek Beneficjenta o płatność 8a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem Kwota wynikająca z sumy kolumny 6 punktu Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem Kwota wynikająca z sumy kolumny 8 tabeli 11 wniosku o płatność oraz sumy kolumny 8 punktu 13 wniosku o płatność 10. Wnioskowana kwota Refundacja kwota wynikająca z przeliczenia wartości z punktu 9 przez intensywność wsparcia dla danej kategorii wynikającą z Umowy o dofinansowanie pomniejszona o wartość otrzymanej zaliczki, ewentualne odsetki i powiększona o zwrot zaliczki. UWAGA! Kwota jest zawsze zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku w dół Zaliczka kwota zaliczki wynikająca z Harmonogramu płatności 36 18

19 Wniosek Beneficjenta o płatność 11. Zestawienie dokumentów (1) Kolumna 1 - numer dokumentu księgowego Kolumna 2 - numer ewidencyjny lub księgowy np. faktury, rachunku kosztów podróży wskazanego w rejestrach, m.in. VAT) Kolumna 3 - data wystawienia dokumentu Kolumna 4 - Kolumna 5 - Kolumna 6 - Kolumna 7 - data zapłaty należy podać wszystkie daty zapłaty dokumentu księgowego nazwa towaru lub usługi należy wskazać wyłącznie pozycje kwalifikowane kwota dokumentu brutto należy wskazać wartość brutto dokumentu kwota dokumentu netto należy wskazać wartość netto dokumentu 37 Wniosek Beneficjenta o płatność 11. Zestawienie dokumentów (2) Różnica pomiędzy wartościami w kolumnach kwota dokumentu brutto i kwota dokumentu netto (kolumna 6 i 7) może wynikać wyłącznie z podatku VAT. Dokument księgowy wykazujemy w jednym wierszu tabeli 11 również w przypadku, gdy koszty są związane z kilkoma kategoriami wydatków (nie dotyczy 8.2). Wyjątek stanowią dokumenty księgowe rozliczające zakup usług/towarów o różnej stawce VAT

20 Wniosek Beneficjenta o płatność 11. Zestawienie dokumentów (3) Data zapłaty w kolumnie 4 Płatności powinny być dokonywane w terminie do złożenia wniosku o płatność. Jeżeli wydatek został poniesiony choć w części w terminie przed złożeniem wniosku o płatność, a płatności uzupełniające (np. składki od wynagrodzeń lub VAT z faktury, itp.) zostaną dokonane w trakcie oceny wniosku o płatność, to można rozliczyć ten wydatek w złożonym wniosku o płatność. W przypadku, gdy cały wydatek został poniesiony po terminie złożenia wniosku o płatność, należy wyłączyć ten wydatek i rozliczyć w kolejnym wniosku o płatność (konieczna jest aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego i Harmonogramu Płatności wprowadzona akceptacją zmian lub aneksem). 39 Wniosek Beneficjenta o płatność 11. Zestawienie dokumentów (4) Kwalifikowanie wartości w kolumnie 8 punktu 11 W kolumnie 8 punktu 11 kwalifikujemy wydatki do poziomu limitu określonego dla danego wydatku w harmonogramie rzeczowo-finansowym (z ewentualnym 10% przesunięciem) UWAGA! przesunięcia dotyczą 10% kategorii wydatków, a zatem przesunięcia mogą dotyczyć całego projektu (zgodnie z 9 ust. 12 Umowy o dofinansowanie) 40 20

21 Wniosek Beneficjenta o płatność PRZESUNIĘCIA ZGODNE Z UMOWĄ O DOFINANSOWANIE kwoty netto!! Limit wydatków kwalifikowanyc Numer etapu Kategorie h zgodnie z Poniesione 10% L.P. / okres Nazwy wydatków Nadwyżki Niedobory wydatków Harmonograme wydatki realizacji kategorii m rzeczowofinansowym Możliwe przesunięcia Ostateczna wartość wydatków kwalifikowa nych 1 zakup nowych środków trwałych [TRW] Zakup serwera, 1 sztuka , ,00 0, , , , ,00 2 usługi informatyczne, techniczne, doradcze [INF] Zakup systemu do zarządzania produktem, 1 sztuka , , ,00 0, , , ,00 3 Etap I 01/07/ /12/2013 wynagrodzenia brutto wraz z pozapłacowymi kosztami pracy [WYN] Wynagrodzenie kierownika projektu, 1 osoba, 6 miesięcy , , ,00 0, , , ,00 4 promocja projektu [PRO] Promocja projektu druk materiałów promocyjnych oraz ich dystrybucja, 1000 sztuk , , ,00 0, , , ,00 5. koszty ogólne [KOG] Wynajem powierzchni biurowej 6 m-cy 6.000, ,00 0,00 600,00 600,00 0, ,00 Razem Etap I , , , , , , W przypadku dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikowanych zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent powinien dostarczyć: pismo / tabelę z informacją o dokonanych przesunięciach dla poszczególnych wydatków: nazwę wydatku z jakiego oraz do jakiego dokonywane jest przesunięcie etap w jakim wydatki zostały ujęte limit kosztów dla wydatku z jakiego oraz do jakiego dokonywane jest przesunięcie z harmonogramu rzeczowo-finansowego (umowa lub aneks) wartość poszczególnych wydatków po przesunięciach tabela sporządzana jest narastająco dla wszystkich etapów Przesunięcia do 10% 42 21

22 Przesunięcia do 10% 43 pismo / tabelę z informacją o dokonanych przesunięciach dla kategorii wydatków łącznie nazwy wszystkich kategorii z jakich oraz do jakich dokonywane są przesunięcia (również ze wskazaniem kategorii, w których nie dokonywano żadnych przesunięć) limit kosztów dla kategorii z jakiej oraz do jakiej dokonywane jest przesunięcie z harmonogramu rzeczowo-finansowego (umowa lub aneks) wartość procentowa przesunięć (zarówno in plus jak i in minus) wartość kategorii po przesunięciach tabela jest sporządzana narastająco dla wszystkich etapów Zaktualizowany harmonogram rzeczowo-finansowy Zaktualizowany harmonogram płatności Zestawienie dokumentów Wniosek Beneficjenta o płatność Kolumny 6, 7, 8 w przypadku faktur wystawionych w walutach obcych wartość na PLN należy przeliczyć wg kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty Przykłady płatności: Faktura w walucie obcej, płatność w walucie obcej Faktura w walucie obcej, płatność w PLN Faktura w PLN, płatność w walucie obcej Faktura w walucie obcej, płatność częściowo w PLN, częściowo w walucie obcej Kolumna 9 w kolumnie 13 nie uwzględniamy podatku VAT jeśli nie jest kwalifikowany 12. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność Należy wskazać odsetki narosłe na rachunku bankowym oraz wskazane w oświadczeniach banku w przypadku nieprawidłowego wydatkowania zaliczki 44 22

23 Wniosek Beneficjenta o płatność 13. Postęp rzeczowo-finansowy Kolumna 1 należy wykazać wszystkie zadania w ramach wszystkich etapów wskazane (w kolejności) w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Tabela 1 Wyszczególnienie wydatków w podziale na etapy, kolumna Wyszczególnienie działań w ramach etapu. Kolumna 2 należy wskazać krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, zgodnych z wnioskiem/umową o dofinansowanie. opis może nawet zostać określony jako zrealizowano, w trakcie realizacji, nie zrealizowano Postęp rzeczowo-finansowy Wniosek Beneficjenta o płatność Kolumny 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym (umową) powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań, łącznie dla całego projektu Suma kolumny 3 jest spójna z wartością całkowitego kosztu projektu wskazanego w umowie o dofinansowanie Suma kolumny 4 jest spójna z wydatkami kwalifikowanymi wskazanymi w umowie o dofinansowanie oraz Harmonogramie rzeczowo-finansowym

24 Wniosek Beneficjenta o płatność 13. Postęp rzeczowo-finansowy Kolumna 5 i 6 wydatki ogółem (netto) oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu narastająco, włącznie z wydatkami rozliczanymi niniejszym wnioskiem o płatność. Kolumna 7 i 8 należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie objętym wnioskiem. Wydatki powinny wynikać z faktur wymienionych w punkcie 11 wniosku o płatność. Kolumna 9 - procentową relację wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. Wiersz Razem przedstawia zbiorczą informację o stanie realizacji wszystkich zadań/etapów projektu. 47 Wniosek Beneficjenta o płatność 14. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku Beneficjent powinien wskazać zadania/etapy/działania, jakie planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność (zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym). 15. Wskaźniki realizacji celów Tabele dotyczą katalogu wskaźników realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie i wcześniej zawarł we wniosku o dofinansowanie. 15a. Wskaźniki produktu Tabela wypełniana dla wniosku o płatność pośrednią i końcową. W przypadku pierwszego wniosku o płatność, wartości wykazane w kolumnie 5 i 6 są takie same. 15b. Wskaźniki rezultatu Tabela wypełniana wyłącznie przy wniosku o płatność końcową

25 Wniosek Beneficjenta o płatność 16. Informacje na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu W przypadku wniosku o płatność końcową należy podać poziom osiągnięcia wskaźników rezultatu wraz z uzasadnieniem niepełnej realizacji któregokolwiek ze wskaźników rezultatu. 17. Harmonogram Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Harmonogram musi być spójny z Harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie 18. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie/decyzji o dofinansowanie. 49 Wniosek Beneficjenta o płatność 19. Informacja na temat promocji projektu Należy zamieścić opis działań podjętych przez Beneficjenta w celu informowania o udziale w programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków EFRR. Opis powinien dotyczyć okresu od dnia złożenia poprzedniego wniosku beneficjenta zawierającego informacje w tym zakresie lub w przypadku, gdy jest przedstawiany po raz pierwszy od początku realizacji projektu. Należy zwrócić uwagę na zapisy 11 umowy o dofinansowanie (prawidłowe oznakowanie oraz konieczność zamieszczenia informacji na portalu web.gov.pl) Informacja i promocja współfinansowania z EFRR to nie działania promocyjne związane ze zdobywaniem rynku 50 25

26 Wniosek Beneficjenta o płatność 20. Oświadczenie Beneficjenta Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania) oraz zaznaczyć możliwość lub brak możliwości odzyskania podatku VAT. 21. Załączniki Należy wybrać z listy załączniki oraz wpisać miejsce i datę. Należy zawsze wpisywać bieżącą / aktualną datę wypełnienia wniosku o płatność. W przypadku, gdy adres przechowywania dokumentów wskazany w punkcie 20 jest inny niż adres siedziby należy koniecznie ostemplować wniosek pieczęcią firmową Beneficjenta. W pozostałych przypadkach stempel również jest wskazany, ale nie jest konieczny. 51 Wniosek Beneficjenta o płatność Wniosek o płatność sporządzany jest w Generatorze wniosków o płatność dostępnym na stronie Wersja elektroniczna wniosku musi zostać zapisana na nośniku informatycznym (wersja xml oraz pdf) Wniosek należy czytelnie podpisać Wniosek podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych 52 26

27 53 Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność Dokumenty księgowe (1) 54 Kopie faktur lub innych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych oraz niekwalifikowanych kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym należy dostarczyć również faktury proforma oraz inne dokumenty mogące być podstawą dokonania płatności zaliczkowych Opis na fakturach musi zostać umieszczony na oryginale dokumentu księgowego. Tak więc kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie opisu potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych

28 Dokumenty księgowe (2) 55 Dokumenty księgowe (należy je opisywać na odwrocie): faktury faktury korygujące rachunki (wystawiane przez firmy nie będące płatnikami VAT) listy płac rachunki do umów o dzieło i zlecenia Nie należy opisywać następujących dokumentów: faktur proforma dokumentów OT protokołów umów wyciągów bankowych / poleceń przelewu (nie dotyczy wydatków związanych z prowadzeniem rachunku bankowego) Dokumenty księgowe (3) Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać wskazując następujące informacje: nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; opis związku wydatku z umową o dofinansowanie należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą; dodatkowo należy wskazać nazwę konkretnego działania/zadania; informacja o procencie i kwocie współfinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego należy podać wartość stanowiącą 85% kwoty dofinansowania zaokrągloną w dół do dwóch miejsc po przecinku; 56 28

29 Dokumenty księgowe (4) 57 dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. W przypadku prowadzenia tzw. uproszczonej księgowości, należy dostarczyć oświadczenie o rozliczaniu się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów Kopie dowodów zapłaty za faktury i inne dowody księgowe Dowody zapłaty (1) kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym. Dowód zapłaty powinien potwierdzać pełne dane obu stron, walutę rachunku, numery rachunków bankowych, kwotę przelewu, pełny numer faktury Wyciąg bankowy kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz z pierwszą stroną (w celu identyfikacji posiadacza rachunku). Potwierdzenie przelewu kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz ze stemplem właściwego banku potwierdzającym realizację przelewu oraz adnotacją banku o faktycznym wykonaniu zleconej transakcji lub informację o zgodności z ustawą Prawo bankowe 58 29

30 Dowody zapłaty (2) 59 Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie dla wniosków o dofinansowanie złożonych w 2012 i 2013: Płatności za działania wykonane w ramach Projektu dokonywane są za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta, który nie musi być tożsamy z rachunkiem bankowym, o którym mowa w 5 ust., z zastrzeżeniem płatności z zaliczki. W takim przypadku płatności muszą być dokonywane z rachunku wyodrębnionego dla płatności zaliczki, o którym mowa w 5 ust., z zastrzeżeniem postanowień 7 ust. 9. W przypadku, gdy płatność zostanie dokonana w sposób inny, niż określony w ust. 11 oraz ust. 13, Beneficjent zobowiązany jest poinformować Instytucję Wdrażająca/Instytucję Pośredniczącą II stopnia o sposobie poniesienia płatności i ją udokumentować. Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia w celu ustalenia kwalifikowalności takiego wydatku może poprosić Beneficjenta o dostarczenie dodatkowych dokumentów Dowody zapłaty (3) W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach, takich jak koszty zakupu biletów, czy podróży służbowej, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz z późn. zm.), zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, W przypadku Beneficjentów, którzy złożyli wnioski o dofinansowanie przed 2012 rokiem istnieje możliwość dokonania odpowiednich zmian w umowie o dofinansowanie, które umożliwią dokonywanie płatności w formie innej niż przelew i gotówka. Zmiana aneksem jest niezbędna przed zatwierdzeniem wniosku o płatność. Dla potwierdzenia prawidłowego rozliczenia kompensaty wymagane są dodatkowe dokumenty w zależności od przedłożonych wcześniej dokumentów

31 Dokumenty OT, Ewidencja ŚT i WNiP 61 Kopie dokumentów OT przyjęcie zakupionych środków trwałych na stan Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym. Dokumenty powinny mieć wypełnione wszystkie rubryki (nazwa urządzenia, numer dokumentu i data dokumentu, na podstawie którego przyjęto środek trwały na stan, podpisy osoby przyjmującej, odpowiedzialnej, stawkę amortyzacyjną, numer inwentarzowy, itp.) Wartość na dokumencie OT musi być równa (lub wyższa) wartości z faktury zakupu => jeśli wartość jest wyższa z dokumentu OT powinno wynikać jakie elementy podwyższyły wartość początkową Należy zweryfikować poprawność dokonywania odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do KŚT środka trwałego, dla którego przypisana jest odpowiednia stopa amortyzacji Uwaga! Beneficjent ma obowiązek dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zakupionych wartości niematerialnych i prawnych Kopie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym. Dokumenty powinny mieć wypełnione wszystkie rubryki Wartość w ewidencji musi być równa (lub wyższa) wartości z faktury zakupu => jeśli wartość jest wyższa z ewidencji powinno wynikać jakie elementy podwyższyły wartość początkową Należy zweryfikować poprawność dokonywania odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do KŚT środka trwałego, dla którego przypisana jest odpowiednia stopa amortyzacji Uwaga! Dokumenty OT, Ewidencja ŚT i WNiP Do wniosków o płatność konieczne jest również dostarczanie zdjęć zakupionych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z widocznym numerem seryjnym i oznaczeniem, o którym mowa w 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie 62 31

32 Protokoły 63 Kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym W przypadku pojawienia się w dokumentach zapisów o przeprowadzonych szkoleniach / instruktażach należy przedstawić wyjaśnienie sporządzone przez dostawców wyodrębniające ich cenę Np. protokoły zdawczo odbiorcze, protokoły z uruchomienia i in. protokoły są w szczególności wymagane jako potwierdzenie realizacji usług, w tym: informatycznych, doradczych, technicznych itp. data sprzedaży z faktury powinna być co do zasady spójna z datą sporządzenia protokołu, chyba że z umowy z wykonawcą wynika inaczej 63 Umowy 64 Kopie umów z dostawcami ( w szczególności usług) Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym W przypadku pojawienia się w dokumentach zapisów o przeprowadzonych szkoleniach / instruktażach należy przedstawić wyjaśnienie / specyfikację sporządzone przez dostawców wyodrębniające ich cenę UWAGA! Umowy są wymagane na realizację wszystkich usług: doradczych, informatycznych, technicznych, telekomunikacyjnych, dotyczących dzierżawy serwerów, najmu pomieszczeń itp

33 Wersje elektroniczne 65 Oprócz faktur, umowy, protokołu odbioru należy dostarczyć: elektroniczna wersja analiz sporządzonych w ramach Projektu (kopie wersji papierowej analiz muszą zostać dostarczone jedynie na żądanie Regionalnej Instytucji Finansującej lub Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia); 65 Wynagrodzenia (1) 66 oświadczenie o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach Projektu (wzór dokumentu nieobowiązkowy, przygotowany przez RIF, z możliwością modyfikacji, dostępny jest na stronie internetowej WARP Sp. z o.o. w zakładce Regionalna Instytucja Finansująca / Poradnik RIF), kopie wyciągu z listy płac lub kopie rachunku za wykonanie zlecenia / dzieła, kopie deklaracji ZUS DRA, RCA, RZA, RSA, kopię umowy określającą warunki zatrudnienia, kopie dokumentów potwierdzające wypłatę wynagrodzeń netto i zapłatę składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów w ramach wynagrodzeń; Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym

34 Wynagrodzenia (2) 67 Ofertowanie: Zatrudnienie osób w formie umowy zlecenia / o dzieło okoliczności powodujące konieczność przeprowadzenia procedury ofertowania Problemy: Zatrudnienie prezesa zarządu w przypadku jednoosobowego zarządu i jednoosobowej spółki Zatrudnienie prezesa zarządu w przypadku jednoosobowego zarządu i wieloosobowej spółki Zatrudnienie członka zarządu w przypadku wieloosobowego zarządu i wieloosobowej spółki Samozatrudnienie w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej Zatrudnienie osób o małej wiedzy, doświadczeniu i umiejętnościach Premie, nagrody, ekwiwalenty, praca w godzinach nocnych Promocja i wizualizacja Zgodnie z zapisami 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie: Beneficjent zobowiązany jest do realizacji działań informacyjnych i promocyjnych poprzez umieszczenie, co najmniej: emblematu Unii Europejskiej, spełniającego normy graficzne określone w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej; odniesienie do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; hasła określonego przez Instytucję Zarządzającą, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w Waszą przyszłość 68 34

35 Promocja i wizualizacja przykład minimum 69 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Dotacje na innowacje Inwestujemy w Waszą przyszłość 69 Strona e-usługi 70 Informacja na stronie e-usługi strona internetowa jest również elementem promującym projekt potwierdzeniem jest print screen strony potwierdzający zawarcie elementów promocyjnych zgodnych z 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie. W szczególności należy zwrócić uwagę, aby elementy wskazane w umowie o dofinansowanie znajdowały się w jednym miejscu na portalu. Zaleca się, aby hasło określone przez Instytucję Zarządzającą, podkreślające wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość znajdowało się w tym samym miejscu, co emblemat UE oraz odniesienie do EFRR. Dodatkowo zaleca się, aby niezbędna informacja została umieszczona na każdej stronie e-usługi w postaci tzw. stopki

36 web.gov.pl 71 Informacja na portalu web.gov.pl Zgodnie z zapisami 11 ust. 5 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 5 dni od dnia wejścia w życie Umowy, do zamieszczenia, a następnie do bieżącej aktualizacji, na portalu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Wspieramy e-biznes informacji o projekcie zawierającej: a. nazwę Beneficjenta, b. tytuł Projektu, c. wartość dofinansowania, d. opis e-usługi, e. zasięg Projektu, f. rynek docelowy, g. odnośnik do strony internetowej e-usługi lub firmy, zgodnie z Instrukcją zamieszczenia opisu projektu i wdrażanej e-usługi na portalu Wspieramy e-biznes 71 Promocja (1) 72 Najpopularniejsze rodzaje promocji wraz z przykładowymi dokumentami potwierdzającymi ich realizację: 1. pozycjonowanie potwierdzenie stanowi raport z pozycjonowania z wykazem słów kluczowych, określeniem efektywności pozycjonowania i wskazania, na której pozycji znajduje się dane słowo kluczowe w wyszukiwarce. Często stosowanym przez Beneficjentów rozwiązaniem do skorzystania z opcji pozycjonowania jest usługa Google. Efektywność wykupionych usług (mierzonych ilością wejść, odwiedzin wg dni, źródeł z których skierowano klienta na stronę www, wykazem słów kluczowych) można obserwować na postawie raportu Google Analytics lub raportu z innego panelu administracyjnego stosowanego przez wykonawcę. W takim wypadku do RIF należy dostarczyć raport w formacie PDF podpisany przez wykonawcę (print screen fragmentarycznego raportu jest niewystarczający); 2. linki sponsorowane potwierdzeniem jest raport systemowy wygenerowany z panelu administracyjnego (najczęściej jest to Google AdWords) z wykazem słów kluczowych, określeniem efektywności linkowania i poziomu wykorzystania budżetu; 72 36

37 Promocja (2) bannerowanie potwierdzenie stanowi raport ukazujący wykaz stron, na których umieszczono reklamę. W przypadku brak print screen ów potwierdzających daty, konieczne jest dostarczenie oświadczenia wykonawcy o terminie ukazywania się bannera na konkretnych stronach. Należy również dostarczyć wersję elektroniczną bannera; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 ust. umowy o dofinansowanie; 4. artykuły sponsorowane w Internecie potwierdzenie stanowi wersja elektronicna artykułu sponsorowanego wraz z print screen em ze stron, na których artykuł został zamieszczony. Należy również dostarczyć wersję elektroniczną artykułu; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 ust. umowy o dofinansowanie; 5. ing - potwierdzenie stanowi print screen treści maila ze skrzynki pocztowej z ukazaną datą i godziną wysyłki (nie tekst w formie WORD) oraz raport mailingowy potwierdzający do ilu odbiorców mailing trafił oraz jakie są efekty niniejszego elementu promocji Projektu; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 ust. umowy o dofinansowanie; 73 Promocja (3) promocja w czasopismach (reklama, artykuł sponsorowany) potwierdzeniem jest kopia strony gazety z widoczną reklamą oraz numerem strony gazety wraz z kopią I strony gazety; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 ust. umowy o dofinansowanie; 7. konferencje potwierdzeniem są zdjęcia (wskazujące całość sali z uczestnikami, prezentacją itp., a nie tylko osobę prowadzącą); plan konferencji, zaproszenie na konferencje, lista obecności z konferencji itp. 8. udział w targach potwierdzeniem są zdjęcia (wskazujące stoisko oznakowane zgodnie z 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie), wpis do katalogu targowego; 9. materiały promocyjne (plakat, ulotka, katalog) przedstawienie oryginału materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 ust. umowy o dofinansowanie; 10. reklama na środkach komunikacji miejskiej, reklama na wyświetlaczach LED itp. potwierdzeniem są zdjęcia wraz z oświadczeniem wykonawcy o terminie w jakim reklama była umieszczona oraz w przypadku reklam LED dokładnym wskazaniu wyświetlacza LED, na którym prezentowana była reklama; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 ust. umowy o dofinansowanie; 74 37