Instrukcja użytkownika aplikacji FairPay Connect

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika aplikacji FairPay Connect Wersja beta Wersja beta (w rozwoju) Czas wersji Liczba stron 38 Autor Łukasz Muzyka, Łukasz Kowalski Nadzór Krystian Mirek, Bartłomiej Drozd Kontakt

2 Spis treści Spis treści Wstęp czyli jak działa program FairPay Connect Kwestie techniczne Jakie systemy księgowe wspiera program? Jakie wymagania sprzętowe musi spełnić mój komputer? Jakie wymagania programowe musi spełnić mój komputer? Jak zainstalować i skonfigurować aplikacje? Pobierz i zainstaluj Zaakceptuj licencję Wpisz login i hasło do Panelu Klienta Zaakceptuj Ogólne Warunki Usługi Połączenie z systemem księgowym Wspierane systemy ERP COMARCH Optima Asseco WAPRO WF-Mag Insert Subiekt GT Sage Symfonia Finanse i Księgowość COMARCH XL SONETA ENOVA Integracja plikowa csv/excel Wybór firmy (opcjonalne) Uruchom aplikacje Główne okno aplikacji Panel Klienta Przekazane faktury Lista braków Czas synchronizacji Pomoc Synchronizacja Ustawienia Konfiguracja programu (przycisk ustawienia) Do góry dokumentu str. 2 Wersja beta

3 1. Zakładka BIG Zakładka Wymia danych Zakładka Kontrahenci Zakładka Konfiguracja Częste pytania Co to jest brak Jak uzupełnić braki? Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu Subiekt GT Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu WAPRO WF-Mag Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu COMARCH Optima Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu Symfonia Finanse i Księgowość Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla COMARCH XL Wykaz wymaganych danych enova Uzupełnianie danych w aplikacji FairPay Connect Do góry dokumentu str. 3 Wersja beta

4 1. Wstęp czyli jak działa program FairPay Connect. Program FairPay Connect codziennie pobiera informacje o wszystkich fakturach z odroczonym terminem płatności z Twojego systemu księgowego i automatycznie zleca ich obsługę w Systemie Terminowych Płatności FariPay.pl. Od teraz nie musisz już ręcznie zlecać usług i uzupełniać danych w Panelu Klienta, program FairPay Connect zrobi to za Ciebie, a dodatkowo przekaże też każdą informacje o spłacie faktury. Pobierz i zainstaluj program, zajmie Ci to kilka sekund. Przejdź przez intuicyjną konfiguracje. Bez obaw wystawiaj faktury przelewowe. Program automatycznie przekaże Twoje faktury do obsługi w Systemie Terminowych Płatności FairPay.pl. Napij się dobrej kawy, a my w tym czasie zadbamy o terminowe płatności Twoich kontrahentów. Do góry dokumentu str. 4 Wersja beta

5 2. Kwestie techniczne. 2.1 Jakie systemy księgowe wspiera program? Aplikacja FairPay Connect obecnie wspiera system: - COMARCH Optima ERP i XL ERP (wersja 2015), - InsERT Subiekt GT, - Asseco WAPRO WG-MAG, - Sage Symfonia Finanse i Księgowość, -Soneta enova365 - Integracje plikową csv/excel Stale pracujemy nad rozwojem naszego programu i w najbliższych tygodniach dodamy obsługę kolejnych systemów tj. InterLAN SPEED. Jeżeli chcesz, by konektor wspierał Twój system księgowy, napisz do nas na adres pomocit@fairpay.pl 2.2 Jakie wymagania sprzętowe musi spełnić mój komputer? Twój komputer powinien posiadać: - system operacyjny Microsoft Windows 7, 8, 8.1 lub 10, - 1GB wolnej przestrzeni na dysku twardym(aplikacja FairPay Connect wykorzysta tylko 10MBTwojego dysku, pozostała pamięć jest potrzebna do sprawnego działania systemu operacyjnego), - 2GB pamięci RAM, - procesor taktowany zegarem min. 2 GHz. 2.3 Jakie wymagania programowe musi spełnić mój komputer? By aplikacja FairPay Connect działała poprawnie powinieneś: - zainstalować biblioteki Microsoft.NET Framework 4.5, - odblokować porty do komunikacji HTTPS (443), -ustawić wyjątki dla programu FairPay Connect w twoim oprogramowaniu antywirusowym lub firewall. Do góry dokumentu str. 5 Wersja beta

6 3 Jak zainstalować i skonfigurować aplikacje? 3.1 Pobierz i zainstaluj. Aplikację FairPay Connect można pobrać ze strony www: Instalacja programu trwa kilka sekund i w jej trakcie aplikacja FairPay Connect pobierze z serwera najnowszą wersję. Wystarczy, że klikniesz zainstaluj. Do góry dokumentu str. 6 Wersja beta

7 3.2 Zaakceptuj licencję. Po instalacji programu zostaniesz poproszony o akceptacje licencji, której treść wyświetla się w oknie aplikacji. Aby przejść do konfiguracji programu należy kliknąć przycisk DALEJ. Do góry dokumentu str. 7 Wersja beta

8 3.3 Wpisz login i hasło do Panelu Klienta. Kolejny krok to wpisanie loginu i hasła do Systemu Terminowych Płatności FairPay.pl. Login otrzymałeś w pierwszym mailu z naszego systemu, a hasło przesłaliśmy sms em na numer zaufanego telefonu komórkowego. Do góry dokumentu str. 8 Wersja beta

9 3.4 Zaakceptuj Ogólne Warunki Usługi. Jeżeli nie zaakceptowałeś ogólnych warunków świadczenia usługi Systemu Terminowych Płatności FairPay.pl w Panelu Klienta program poprosi Cię, o ich akceptację. Akceptacja warunków OWU jest jednorazowa i poprosimy o nią ponownie tylko, gdy zmienią się ogólne warunki świadczenia usługi. Do góry dokumentu str. 9 Wersja beta

10 3.5 Połączenie z systemem księgowym. Wybierz swój system księgowy Wspierane systemy ERP Do góry dokumentu str. 10 Wersja beta

11 3.5.1 COMARCH Optima Uzupełnij pola login i hasło danymi, których używasz, by zalogować się do systemu księgowego. Jeżeli nie zmieniłeś danych do logowania domyślnym loginem powinien być Admin, a pole hasło należy pozostawić puste. Do góry dokumentu str. 11 Wersja beta

12 3.5.2 Asseco WAPRO WF-Mag W polu Serwer podaj adres bazy danych SQL wykorzystywanej przez program WF-Mag. Uwaga!!! Jeżeli baza jest zainstalowana lokalnie (na komputerze, na którym zainstalowałeś FP Connect) wpisz w tym polu nazwę komputera. Jeżeli baza danych jest zainstalowana na innym komputerze lub serwerze poprzedź nazwę komputera adresem IP np \CON2-7. W polu Baza danych wpisz nazwę bazy SQL, z którą ma połączyć się aplikacja FP Connect. Ostatnie dwa pola to login i hasło do bazy danych, są one uzupełnione domyślnymi danymi. Do góry dokumentu str. 12 Wersja beta

13 Jeżeli masz problem ze znalezieniem danych serwera, w dolnym prawym rogu okna programu WF-Mag znajdziesz nazwę Serwera i Bazy Danych. Do góry dokumentu str. 13 Wersja beta

14 3.5.3 Insert Subiekt GT W polu Serwer podaj pełną ścieżkę (pisaną wielkimi literami) do bazy danych SQL wykorzystywanej przez program SubiektGT. Np. CON-81\SUBIEKTGT Uwaga!!! Jeżeli baza danych jest zainstalowana na innym komputerze lub serwerze poprzedź nazwę komputera adresem np \SERWER1\SUBIEKTGT Pozostałe dwa pola to login i hasło do bazy danych SQL (są one uzupełnione domyślnymi danymi). Do góry dokumentu str. 14 Wersja beta

15 Jeżeli masz problem z ustaleniem adresu serwera SQL, znajdziesz go na górnej belce programu Subiekt GT. Do góry dokumentu str. 15 Wersja beta

16 3.5.4 Sage Symfonia Finanse i Księgowość Uzupełnij pola login i hasło danymi, których używasz, by zalogować się do systemu księgowego. Do góry dokumentu str. 16 Wersja beta

17 3.5.5 COMARCH XL W polu Serwer podaj pełną ścieżkę do bazy danych SQL wykorzystywanej przez program COMARCH XL. Np. SERWER\ERPXL Pozostałe dwa pola to login i hasło do bazy danych SQL ich uzupełnienie pozwoli aplikacji FairPay Connect na odczytywanie danych z odpowiednich pól SQL. Do góry dokumentu str. 17 Wersja beta

18 3.5.6 SONETA ENOVA 365 W pierwszym polu należy podać adres bazy danych ( domyślnie baza na komputerze lokalnym -.\enova ) Jeśli baza znajduję się na innym komputerze należy dodać adres IP komputera np \enova Drugie pole to nazwa użytkownika i hasło do systemu Enova 365 (domyślnie uzupełniona danymi administratora). Do góry dokumentu str. 18 Wersja beta

19 3.5.7 Integracja plikowa csv/excel Integracja plikowa pozwala na przekazanie do Systemu Terminowych Płatności FairPay informacji na temat należności w postaci pliku csv, który możesz edytować w programie Excel. Jeżeli Twój system pozwala na eksport wymaganych danych (patrz punkt 6.1 Dane wymagane przez aplikacje FP Connect) i zapisanie ich do pliku csv możesz dokonać importu faktur za pomocą naszej aplikacji. W trakcie konfiguracji programu FP Connect wybierz opcje Integracja z Excel. Określ katalog docelowy, w którym będziesz umieszczał plik exportu. Klikając w pierwsze pole Katalog zapisu plików, a następnie wybierz istniejący katalog lub utwórz nowy. Po wybraniu katalogu kliknij Generuj przykładowy plik. Zostaną utworzone w wybranym katalogu trzy pliki CSV. Do góry dokumentu str. 19 Wersja beta

20 Do góry dokumentu str. 20 Wersja beta

21 Po umieszczeniu pliku w wybranym katalogu aplikacja FP Connect będzie codziennie sprawdzać dane w tej lokalizacji (katalogu). Jeżeli plik zostanie nadpisany lub nastąpią w nim zmiany, program zaktualizuje dane w Systemie FairPay np.: - pojawi się nowa faktura aplikacja przekaże ją do Systemu FairPay, - zmieni się saldo zadłużenia (nastąpi spłata częściowa lub całkowita) program przekaże informacje o spłacie. Układ kolumn w pliku CSV może być edytowany w ustawieniach programu (Ustawienia>>Wymiana danych>>zmień ustawienia pliku), dzięki czemu każdej kolumnie w pliku CSV. można przypisać odpowiedni typ danych. Do góry dokumentu str. 21 Wersja beta

22 3.6 Wybór firmy (opcjonalne). Jeżeli w swoim systemie ERP rozliczasz dokumenty księgowe z kilku firm (lub utworzyłeś kilka baz danych) wybierz z listy podmiot (bazę danych), który chcesz obsługiwać w Systemie Terminowych Płatności FairPay. Pamiętaj! Wybrana firma musi mieć podpisaną umowę na świadczenie naszych usług. Do góry dokumentu str. 22 Wersja beta

23 3.7 Uruchom aplikacje. Gdy klikniesz przycisk Start program FairPay Connect codziennie będzie sprawdzał czy wystawiłeś faktury przelewowe i przekaże je do Systemu Terminowych Płatności FairPay.pl. Pamiętaj! Jeżeli któraś z przekazanych faktur zostanie spłacona aplikacja FairPay Connect automatycznie zaktualizuje informacje w naszym systemie Do góry dokumentu str. 23 Wersja beta

24 4 Główne okno aplikacji 1. Panel Klienta. Pod tym przyciskiem kryje się link do strony logowania do Panelu klienta. 2. Przekazane faktury. Ten licznik prezentuje ilość faktur przekazanych do systemu w danym miesiącu. Po kliknięci otworzy się okno z lista Faktur Przekazanych do System FairPay.pl 3. Lista braków. Jeżeli w czasie importu dokumentów program nie znajdzie danych wymaganych do przekazania faktury i zlecenia usługi ten przycisk wywoła listę braków. Patrz też punkt 6.1 Jak uzupełnić braki? 4. Czas synchronizacji. W tym miejscu prezentowany jest czas, który upłynął od ostatniej synchronizacji Twojego systemu księgowego z Systemem Terminowych Płatności FairPay.pl 5. Pomoc. Ten link skieruje Cię do strony WWW z materiałami dotyczącymi obsługi konektora. Do góry dokumentu str. 24 Wersja beta

25 6. Synchronizacja. Przycisk synchronizacji wywołuje import dokumentów z systemu księgowego i ich export do Systemu Terminowych Płatności FairPay.pl (odświeżanie ). 7. Ustawienia. Przejście do menu pozwalającego na konfiguracje istotnych elementów działania programu. Patrz też punkt 5 Ustawienia. Do góry dokumentu str. 25 Wersja beta

26 5. Konfiguracja programu (przycisk ustawienia). 1. Zakładka BIG Na tej zakładce możesz zdefiniować: - czy chcesz, by przy publikacji informacji gospodarczych w Biurze Informacji Gospodarczych, były widoczne wszystkie Twoje dane (jako wierzyciela) czy tylko informacja o branży, - czy chcesz, by pozytywna informacja gospodarcza została opublikowana w BIG jeżeli Twój kontrahent spłaci zobowiązanie w terminie późniejszym niż 14 dni (do 59) od daty wymagalności faktury. Do góry dokumentu str. 26 Wersja beta

27 2. Zakładka Wymia danych W tej sekcji możesz: - możesz zmienić integrację ( system Ksiegowy ERP) - wprowadzić nowe dane do logowania zarówno do Systemu FairPay.pl jak i do systemu księgowego. Również w tym miejscu po zmianie hasła w Panelu klienta KRD masz możłiwość wprowadznia nowego do aplikacji. - zdecydować czy chcesz, by faktury były pobierane z bufora (dot. Optimy i Symfonii Do góry dokumentu str. 27 Wersja beta

28 3. Zakładka Kontrahenci. Po wybraniu kontrahenta z listy i kliknięciu Wyklucz kontrahenta, program nie będzie przekazywał faktur wystawionych na tą firmę do Systemu Terminowych Płatności FairPay. Ponowne kliknięcie przycisku wyklucz na tym samym kontrahencie odblokuje przekazywanie faktur. Możesz również wykluczyć kontrahentów masowo z pliku zawierającego numery NIP kontrahentów wykluczonych Systemu terminowych płatności. Do góry dokumentu str. 28 Wersja beta

29 4. Zakładka Konfiguracja W tej sekcji konfiguracja możesz: - włączyć lub wyłączyć automatyczna synchronizację - zmienić godzinę automatycznej synchronizacji dokumentów - zdecydować o wysyłce SMS do kontrahentów - czy faktury (zobowiązania ) wysłać logi do biura obsługi. Do góry dokumentu str. 29 Wersja beta

30 6. Częste pytania 6.1 Co to jest brak Brak do dokument, który nie posiada wszystkich danych wymaganych do zlecenie usługi FairPay. Braki możesz sprawdzić po naciśnięciu w głównym oknie na do uzupełnienia X faktur. Wyświetli się lista faktur z brakami. Po wybraniu faktury otworzy się okno z możliwością uzupełnienia braków w górnej części okna wyświetla się lista braków. Patrz punkt 6.9. Dane wymagane przez aplikacje FP Connect: - numer dokumentu, - data wystawienia, - termin płatności, - kwota netto/brutto, - waluta, - nazwa firmy, - NIP, - Ulica, nr domu i lokalu, - kod pocztowy, - imię i nazwisko osoby kontaktowej (opcjonalne), - stanowisko osoby kontaktowej (opcjonalne), - numer telefonu osoby kontaktowej(opcjonalne), - adres osoby kontaktowej, - saldo zadłużenia. 6.2 Jak uzupełnić braki? By przekazać fakturę do Systemu Terminowych Płatności aplikacja FairPay Connect może poprosić Cię o uzupełnienie niektórych danych. Brakujące informacje wymienione na liście braków należy uzupełnić w odpowiednich polach systemu księgowego. Najczęściej braki dotyczą danych kontrahenta (np. mail, telefon). Jeżeli uzupełnisz je na karcie kontrahenta aplikacja FP Connect zaktualizuje wszystkie faktury wystawione na tego klienta. Niektóre braki możesz uzupełnić w aplikacji FairPay na liście dokumentów ( faktur) patrz punkt 6.9 Do góry dokumentu str. 30 Wersja beta

31 6.3 Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu Subiekt GT Do góry dokumentu str. 31 Wersja beta

32 6.4 Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu WAPRO WF-Mag. Do góry dokumentu str. 32 Wersja beta

33 6.5 Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu COMARCH Optima. Do góry dokumentu str. 33 Wersja beta

34 6.6 Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla systemu Symfonia Finanse i Księgowość. Do góry dokumentu str. 34 Wersja beta

35 6.7 Wykaz wymaganych danych kontrahenta dla COMARCH XL. Do góry dokumentu str. 35 Wersja beta

36 6.8 Wykaz wymaganych danych enova 365 Do góry dokumentu str. 36 Wersja beta

37 6.9 Uzupełnianie danych w aplikacji FairPay Connect. Jeżeli chcesz szybko uzupełnić brakujące dane bezpośrednio w programie FairPay Connect kliknij w przycisk do uzupełnienia faktur 3 w głównym oknie aplikacji. Po otwarciu okna Faktury przejdź do zakładki Braki. Do góry dokumentu str. 37 Wersja beta

38 Teraz kliknij na dokument który chcesz uzupełnić. Otworzy się okno uzupełniania braków. W górnej części są widoczne dane wymagające uzupełnienia. Część informacji kontaktowych : telefon, osoba do kontaktu i można uzupełnić w aplikacji. W Polach Dane kontaktowe. Pozostałe braki należy uzupełnić z poziomu system ERP w zakładce kontrahenci( kod pocztowy, ulica itp.). Po uzupełnieniu Braków np. należy nacisnąć przycisk Zapisz a następnie zamknąć okno Przyciskiem Ok. Do góry dokumentu str. 38 Wersja beta

39 Po uzupełnieniu barków w aplikacji lub w Systemie ERP należy w zakładce Faktury nacisnąć przycisk Odśwież. W tym momencie aplikacja ponownie zweryfikuje dokument pod kontem braków. Jeśli w dokumencie usunięto wszystkie braki - dokument zostanie przniesiony do zakładki Do wysłania. By przekazać dokumenty do systemu FairPay należy użyć przycisku Wyślij do FairPay. W tym kroku uzupełnione dokumenty zostaną przesłane do systemu i ukarzą się w zakładce Przekazane do FairPay. KONIEC DOKUMENTU Do góry dokumentu str. 39 Wersja beta