ZINTEGROWANY SYSTEM INFORMATYCZNY DLA BIUR NIERUCHOMOŚCI ENCOM Sp z o.o

Transkrypt

1 ZINTEGROWANY SYSTEM INFORMATYCZNY DLA BIUR NIERUCHOMOŚCI 2012 ENCOM Sp z o.o

2 ZINTEGROWANY SYSTEM DLA POŚREDNIKA NIERUCHOMOŚCI REN24 integruje w jeden spójny system wszystkie niezbędne narzędzia informatyczne dla pośrednika nieruchomości. Z systemu użytkownik zarządza informacją o ofertach w systemie MLS, portalach ogłoszeniowych i stronach WWW REN24 integruje w jeden spójny system informatyczny: program do zarządzania prywatną bazą zleceń pośrednika nieruchomości, system MLS (System Wielokrotnego Oferowania Nieruchomości), program do zdalnego zarządzania pracą agentów, program do publikowania informacji w portalach ogłoszeniowych, program do publikowania informacji na stronach WWW ( CMS).

3 DZIERŻAWA Usługa polega na wynajmowaniu systemu i przechowywaniu danych za stałą miesięczną opłatę abonamentową. System jest idealnym rozwiązaniem dla firm rozpoczynających działalność, które nie chcą w początkowym okresie przeznaczać dużych kwot na zakup oprogramowania. System pozwala zredukować koszty związane z informatyzacją firmy oraz znacznie redukuje koszty korzystania i utrzymania systemu komputerowego. REN24 jest usługą obejmującą: dzierżawę oprogramowania, dzierżawę serwera, obsługę administratora.

4 BEZPIECZEŃSTWO System jest zgodny z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych. Zastosowane w systemie mechanizmy gwarantują bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa gromadzonych danych. Jako jedyny dostawca tego typu usługi zastosowaliśmy zaawansowane szyfrowanie danych oraz dwupoziomowy system zabezpieczeń. Fizycznie serwery przechowywane są w profesjonalnych DATACENTER gwarantujących ciągłą ochronę oraz obsługę administratorów. Łącze szyfrowane SSL posiada odpowiedni certyfikat.

5 UNIWERSALNOŚĆ Oprogramowanie uruchamiane jest z dowolnego systemu operacyjnego za pomocą przeglądarki internetowej. System nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania. Wymagane jest tylko posiadanie dowolnej przeglądarki internetowej oraz darmowego programu Adobe Reader do przeglądania plików PDF. Polecamy darmowe przeglądarki : Firefox, Opera, Safari, Google Chrome

6 FUNKCJONALNOŚĆ POŚREDNIK * Gromadzenie i zarządzanie informacjami o własnych ofertach, podzielonych na kilka grup i podgrup. * Szyfrowanie danych poufnych. * Opisywanie ofert za pomocą atrybutów obligatoryjnych, fakultatywnych oraz dowolnej ilości zdjęć z opisem. Bogaty słownik atrybutów zintegrowany z bazami branżowymi. * Automatyczne dopasowanie rozmiaru dowolnego zdjęcia. * Lokalizowanie ofert z wykorzystaniem wbudowanego pełnego słownika administracyjnego kraju. * Podpisanie oferty przez agenta, agenta prowadzącego na wydrukach i w eksportach. * Podział ofert na prywatne, biurowe, publiczne. * Archiwizacja ofert. * Przeliczanie kwot do m2. * Wagowanie zleceń zależnie od rodzaju umowy z klientem. * Gromadzenie informacji o kliencie przypisanej do ofert wraz z zaawansowaną wyszukiwarką. * Automatyczne lokalizowanie ofert na mapie. * Generowanie raportów i zestawień do plików PDF, XLS, CSV. * Wysyłanie informacji o ofertach za pomocą poczty wprost z systemu. Możliwość wybierania zdjęć, rodzaju informacji wysyłanych w u. * Terminarz zintegrowany z bazą ofert i klientów. * Kilka rodzajów zintergrowanych wyszukiwarek ofert własnych, innych użytkowników w firmie, ofert z MLS. * Możliwość sortowania oraz agregowania informacji o ofertach na listach oraz w schowkach. * Kalkulator opłat transakcyjnych.

7 FUNKCJONALNOŚĆ BIURO * Wymiana informacji o ofertach z innymi pracownikami biura. * Zdalne zarządzanie pracą innych agentów. PORTALE OGŁOSZENIOWE * Eksportowanie ofert do portali ogłoszeniowych w kilku sesjach na dobę. * Eksport całkowicie automatyczny. Oferty z ustawionym atrybutem "PUBLICZNA" bez udziału użytkownika są wysyłane do portali ogłoszeniowych. Uaktualnienia informacji o ofercie w systemie są automatycznie wprowadzane w portalach. * Pełna historia eksportów do poszczególnych portali. * Eksporty przyrostowe. * Możliwość wymuszenia eksportu całościowego. * Obecnie system eksportuje oferty do 18 portali. Trwają prace nad integracją z następnymi portalami branżowymi.

8 FUNKCJONALNOŚĆ MLS * Zintegrowana wyszukiwarka ofert z MLS, ofert biurowych i prywatnych. Baza MLS jest dostępna ON-LINE dla każdego użytkownika. * Wybrane oferty użytkownika są eksportowane do systemu MLS. * Eksport jest całkowicie automatyczny. * Uaktualnienia w MLS on-line. WWW * Automatyczne wysyłanie ofert na strony www biura. * Eksportowanie ofert w kilku sesjach na dobę.

9 Jak zostać użytkownikiem systemu ren24? Konto nowego użytkownika jest zakładane przez administratora systemu po rejestracji na stronie Każdy nowy użytkownik powinien postępować zgodnie z poniższymi krokami: 1. Zapoznać się z następującymi dokumentami: Na stronie kliknąć link REJESTRACJA i uzupełnić formularz rejestracyjny. Na podany w formularzu adres zostaną wysłane wszystkie niezbędne informacje niezbędne do pierwszego logowania. 3. Na podstawie otrzymanych danych należy uruchomić system ren24 poprzez sieć internet. Wejście do systemu na stronie klikając ikonę LOGOWANIE..

10 4. Każdy użytkownik otrzyma od administratora LOGIN - niezmienny identyfikator użytkownika w systemie ren24 HASŁO - hasło przypisane do LOGINA. Hasło otrzymany przy rejestracji należy zmienić na inne znane tylko użytkownikowi. LOGIN i HASŁO stanowią pierwszy poziom zabezpieczenia dostępu do bazy użytkownika. 5. Przy pierwszej próbie zapisania zlecenia w systemie, program ren24 poprosi o ustanowienie przez zalogowanego użytkownika KLUCZA oraz HASŁA DO KLUCZA. KLUCZ jest plikiem wygenerowanym w systemie przez użytkownika. Plik użytkownik powinien zabezpieczyć i zapisać na lokalnym nośniku ( dysk, pendriwe..). KLUCZA oraz HASŁA DO KLUCZA będą wymagane przez system w każdej następnej próbie zapisania danych w systemie lub odczytania danych poufnych. KLUCZ i HASŁO DO KLUCZA stanowią drugi poziom zabezpieczenia dostępu do bazy użytkownika. Drugi poziom zabezpieczenia szyfruje dane poufne w bazie użytkownika.

11 Ważne uwagi odnośnie bezpieczeństwa. Konto nowego użytkownika jest zakładane tylko przez administratora na podstawie danych wysłanych przy rejestracji. Dane są weryfikowane po rejestracji. W żadnym przypadku nie należy wysyłać informacji o hasłach, kluczu na adres administratora. Utrata klucza i/lub hasła do klucza BEZPOWROTNIE uniemożliwi dostęp do danych poufnych. Administrator ma możliwość nadpisania hasła nowym do przyznanego logina tylko na wniosek użytkownika. Po takie czynności użytkownik zmienia samodzielnie hasło na nowe. Połączenie z serwerem jest szyfrowane (SSL). Dzięki temu dane przesyłane są przez Internet w sposób bezpieczny. Przed zalogowaniem sprawdź czy w pasku adresowym przeglądarki adres niniejszej strony zaczyna się od https, czy w obrębie okna przeglądarki znajduje się mała kłódka oznaczająca połączenie szyfrowane, a także czy po kliknięciu na kłódkę pojawia się informacja o tym, że certyfikat został wydany dla s1.realestatenet.pl i jest on ważny?

12 KLIENT REN24 schemat obiegu informacji MOJE BIURO MOJA BAZA BAZA BIURA 1 PRYWATNE BIUROWE PUBLICZNE BAZA AGENTA Z BIURA PRYWATNE BIUROWE PUBLICZNE BAZA BIURA 2 BAZA BIURA..N PUBLICZNE PRYWATNE BIUROWE MLS WWW BIURA PORTALE OGŁOSZENIOWE: domiporta.pl gratka.pl...

13 Zlecenia podstawowe informacje Wszystkie rejestrowane zlecenia zostały pogrupowane w kilka typów i podtypów. Typy podstawowe. Mieszkania Domy Działki Lokale Obiekty Podtypy. Każdy z wymienionych typów dzieli się na kilka podtypów np. Działki :budowlana, rolna, leśna, usługowa, rekreacyjna, ogrodnicza. Każde zlecenie opisują następujące grupy atrybutów: obligatoryjnie podstawowe atrybuty opisujące ofertę, fakultatywnie zaawansowane atrybuty opisujące ofertę, fakultatywnie załączniki dowolne pliki przypisane do oferty, zazwyczaj zdjęcia, kontrahenta przypisanego do zlecenia, nazwa użytkownika, który ofertę wpisał, wpisy w terminarzu przypisane do oferty.

14 Stany zleceń (ofert) Stan oferty/zlecenia Użytkownik zalogowany Dla współpracowników biura zalogowanego użytkownika PRYWATNA aktualna rezerwacja archiwalna Widoczna pełna informacja Niewidoczna Niewidoczna Dla wszystkich użytkowników systemu i w portalach ogłoszeniowych. BIUROWA aktualna rezerwacja archiwalna Widoczna pełna informacja Widoczna, ukryty dokładna lokalizacja nieruchomości i dane klienta. Archiwalne zlecenia są niewidoczne Niewidoczna PUBLICZNA aktualna rezerwacja archiwalna Widoczna pełna informacja Niewidoczna. Widoczna, ukryty dokładna lokalizacja nieruchomości i dane klienta. Archiwalne zlecenia są niewidoczne. AKTUALNA - będzie widoczna w systemie, REZERWACJA - będzie widoczna z atrybutem rezerwacja, ARCHIWALNA - będzie widoczna w Moje zlecenia jeżeli użytkownik wybierze w wyszukiwarce ARCHIWALNA. Użytkownik możesz tak przeglądać tylko swoje oferty które są w archiwum. Nie można przeglądać ofert archiwalnych innych użytkowników. Zlecenie może mieć atrybut ARCHIWALNE jeżeli zrobisz to jawnie poprzez edycję lub automatycznie zrobi to system jeżeli minie data wygaśnięcia oferty.

15 Zlecenia rejestracja nowej oferty Rejestracja zlecenia możliwa jest po: zalogowaniu użytkownika w systemie ( login + hasło ), wczytaniu klucza oraz podaniu hasła do klucza. Każdy użytkownik może edytować tylko swoje zlecenia. Rejestracja zlecenia zazwyczaj jest 3 etapowa: Podstawowe - podstawowe informacje o zleceniu. Opis podstawowy należy traktować jako obligatoryjny dla każdego typu nieruchomości. Zaawansowane - fakultatywne atrybuty opisujące zlecenie, wybierane przez użytkownika z bogatej listy atrybutów zdefiniowanych w systemie lub opisując nieruchomość własnymi słowami. Załączniki - pozwala na fakultatywne przypisanie do zlecenia dowolnej ilości załączników. Każdy załącznik może posiadać krótki opis. Załączniki zdjęcia są prezentowane w przeglądarkach, a pozostałe typy załączanych plików są pobierane na dysk lokalny. Załącznik nie może mieć większej objętości niż 3Mb. Załączniki zdjęcia są w trakcie wczytywania skalowane do rozmiarów wymaganych przy eksportach do portali ogłoszeniowych.

16 Zlecenia rejestracja nowej oferty Numeracja zleceń każde zlecenie identyfikowane jest za pomocą identyfikatora składającego się z przedrostka + generowanego przez system ciągu znaków. Przedrostek może być dowolnie ciągiem znaków wpisany przez użytkownika. Pozostała część identyfikatora automatycznie generuje system. Zlecenia można wyszukiwać na podstawie identyfikatora. Waga oferty w systemie wprowadzono wagowanie ofert. Rozwiązanie to ma na celu podzielenie zleceń zależnie od źródła pochodzenia. Waga określa stopień wiarygodności oferty. Przyjęto za najbardziej wiarygodną ofertę z umową na wyłączność ( 100 punktów na 100). Lokalizacja - w systemie wbudowany jest pełny słownik administracyjny województw, powiatów i gmin z odpowiednimi relacjami. Słownik miejscowości oraz dzielnic jest tworzony przez użytkowników na bieżąco. Miejscowości są przypisane do poszczególnych gmin a dzielnice do miejscowości. Geolokalizacja system na podstawie danych podanych w opisie oferty automatycznie lokalizuje nieruchomości na mapie.

17 Zlecenia prezentacja Dane zapisane w prywatnej bazie użytkownika można prezentować na kilka sposobów: pobrać lub wydrukować plik PDF w kilku wersjach, wysłać z systemu do klienta a z ofertą lub ofertami w załaczniku, pobrać plik z listą wyselekcjonowanych ofert w postaci pliku XLS ( Excel ), prezentować klientowi na komputerze w biurze agencji, zamieścić ofertę w wewnętrznym systemie MLS, wysłać do portali ogłoszeniowych, wysłać na stronę www biura.

18 PDF/drukowanie System na podstawie danych zapisanych w bazie generuje pliki PDF w kilku wersjach: opis podstawowy i zdjęcia w zakładce MLS I ZLECENIA W tej wersji plik PDF zawiera opis zlecenia jak w zakładce MLS oraz może zawierać wybrane lub wszystkie zdjęcia. opis pełny i zdjęcia tylko w zakładce ZLECENIA W tej wersji plik PDF zawiera wszystkie zapisane informacje w bazie na temat zlecenia także dane odszyfrowane Pobrany plik PDF można: - wydrukować, - zapisać na dysku lokalnym, - wysłać pocztą elektroniczną. W postaci plików PDF można również pobrać listę zleceń zebranych w schowkach. Listę można zapisać lub wydrukować.

19 PDF/ System na podstawie danych zapisanych w bazie generuje pliki PDF w kilku wersjach, który można następnie wysłać do klienta bezpośrednio z systemu. System wysyła pocztę ze zwrotnym adresem zalogowanego użytkownika ( adres podany przy rejestracji ) oraz dodatkowo kopię na adres użytkownika. Pozostaje na serwerze pocztowym ślad po wysłanej poczcie. W systemie można wysłać pojedynczą ofertę w załączniku lub grupę ofert. Wysyłać można oferty własne i oferty z MLS. Jednoczesne wysyłanie informacji o większej ilości zleceń należy wykonać z wykorzystaniem SCHOWKÓW.

20 XLS System na podstawie danych zapisanych w bazie generuje pliki XLS z listą zapisaną w SCHOWKU. Plik można pobrać na dysk lokalny. W programie Excel można na podstawie tych danych robić dowolne zestawienia.

21 ZAKŁADKA MLS System wykorzystuje wbudowany moduł MLS. Pozwala na automatyczną wymianę WYBRANYCH informacji o zleceniach z innymi użytkownikami REN24. W systemie MLS prezentowane są wyłącznie te oferty, dla których ustawiono atrybut PUBLICZNA. Każdy użytkownik wszystkie swoje oferty widzi w systemie MLS, ale dla innych widoczne są tylko oferty z atrybutem PUBLICZNA. Zlecenia z atrybutem BIUROWA w MLS widoczne są tylko dla użytkowników naszego biura. System MLS gwarantuje automatyczne zamieszczanie zleceń użytkowników systemu REN24, dlatego dane w MLS są bardzo aktualny. W MLS są wszystkie oferty, także bez umowy na wyłaczność. Korzystając z wyszukiwarki można zawęźić prezentacje tylko do ofert na wyłaczność.

22 PORTALE OGŁOSZENIOWE System automatycznie, w kilku sesjach na dobę wysyła informacje do portali ogłoszeniowych w których użytkownik ma założone konto. Eksporty są całkowicie automatyczne. Użytkownik musi dla zleceń, które chce zamieścić w portalach ustawić atrybut PUBLICZNA. Wszystkie zmiany w opisie zlecenia są automatycznie wprowadzane w portalach. Informacje o zleceniach są wysyłane w ograniczonym zakresie. Bez szczegółowej lokalizacji, bez danych o kliencie i bez pozycji poufnych. Obecnie system wysyła informacje do 18 portali ogłoszeniowych. Ciągle trwają prace na integracja systemu z nastepnymi portalami.część portali jest bezpłatna, w pozostalych administratorzy portali ogłoszeniowych pobierają opłaty za utrzymanie konta. Konfigurację REN24 do wykonywania eksportów wykonuje administrator systemu po otrzymaniu informacji od użytkownika o parametrach konta w portalu ogłoszeniowym. Użytkownik w zakładce EKSPORTY posiada pełną kontrolę która oferta i kiedy została wysłane.

23 PORTALE OGŁOSZENIOWE System posiada rekomendacje portali ogłoszeniowych. Współpraca poparta doświadczeniem gwarantuje sprawne działanie systemu łączacego pracę kilkudziesięciu serwerów. Obsługiwane portale ogłoszeniowe: allegro.pl bankier.pl budujemydom.pl domiporta.pl gratka.pl interia.pl nieruchomosci.inwestycje.pl krn.pl kupsprzedaj.pl najdom.pl nowyadres.pl onet.pl otodom.pl oferty.net trader.pl trojmiasto.pl wp.pl.

24 STRONA WWW BIURA System REN24 automatycznie w czasie rzeczywistym prezentuje dane na stronie www biura nieruchomości. Eksporty są całkowicie automatyczne. Użytkownik musi dla zleceń, które chce zamieścić na stronie www biura ustawić atrybut PUBLICZNA. Wszystkie zmiany w opisie zlecenia są automatycznie wprowadzane na www. Informacje o zleceniach są wysyłane w ograniczonym zakresie. Bez szczegółowej lokalizacji, bez danych o kliencie i bez pozycji poufnych. Użytkownik w zakładce EKSPORTY posiada pełną kontrolę, która oferta i kiedy została wysłane. Projekt nowej strony lub adaptację istniejącej strony www biura wykonuje firma ENCOM.

25 WYSZUKIWARKA ZLECEŃ Dane zapisane w prywatnej bazie użytkownika można wyszukiwać w zakładce ZLECENIA. Wyszukiwarka pozwala wygenerować listę zleceń spełniających nasze kryteria: Listę można posortować klikając na nagłówek. Wyszukiwarki pozwalają wybierać oferty wg numeru. np. wpisująć 234kr system znajdzie oferty z numerem rozpoczynającym się od wpisanych znaków wpisująć %234kr system znajdzie oferty z numerem kończącymi się na wpisane znaki. Wyszukiwarki działają w prywatnej bazie użytkownika zakładka ZLECENIA lub w MLS. Wyszukiwarki w MLS odnajdują zlecenia z bazy publicznej MLS oraz całej bazy użytkownika zalogowanego niezależnie czy zlecenie jest w MLS.

26 SCHOWKI W systemie wprowadzono dwa niezależne schowki. Przeznaczone są do agregowania zleceń wyszukanych w MLS lub bazie zleceń prywatnych. Ofert zebrane w niezależnych schowkach można hurtowo zapisać do plików PDF lub wysłać z systemu pocztą wprost do klienta. Listę wybranych zleceń można pobrać w postaci pliku XLS (Excel) w celu dalszej analizy.

27 ZAKŁADKA TERMINARZ W systemie wprowadzono TERMINARZ zintergrowany z bazą zleceń. Wpisy w terminarzu można bezpośrednio przypisać do zlecenia. TERMINARZ jest prywatnym narzędziem każdego użytkownika.

28 ZAKŁADKA BrokerPanel Zakładka BrokerPanel przeznaczona jest dla nadrzędnego użytkownika w biurze BROKERA. BROKER jest użytkownikiem, który ma przypisanych innych użytkowników z swojego biura. Ma on prawo przeglądania zleceń innych użytkowników pod warunkiem: - należą do tego samego biura, - są przypisani przez administratora REN24 do BROKERA, - użytkownik, który ma być kontrolowany przez BROKERA musi przekazać BROKEROWI KLUCZ oraz HASŁO. Wszystkie powyższe warunki muszą być spełnione jednocześnie. BROKER ma prawo przypisania sobie ofert innego użytkownika za jego zgodą. W zakładce POŚREDNICY prezentowany jest czas ostatniego logowania użytkowników.

29 ZAKŁADKA KONTRAHENCI Zakładka KONTRAHENCI pozwala każdemu użytkownikowi gromadzić informacje o kontrahentach. Zakładka pozwala zapisąć dane lub wyszukać z bazy. Do każdego klienta można przypisać dowolną ilość zleceń. DANE O KONTRAHENTACH SĄ SZYFROWANE. Dostęp do zakładki tylko po wczytaniu klucza i podaniu hasła.

30 Konfiguracja eksportów do portali ogłoszeniowych System automatycznie wysyła informacje do portali ogłoszeniowych w których użytkownik ma założone konto. System w kilku sesjach na dobę wysyła informacje o nowych ofertach oraz aktualizuje wysłane wcześniej dane o ofertach. Zarządzanie ofertami w portalach odbywa się z systemu REN nie ma potrzeby logować się na stronie portalu. Konfiguracja eksportów wykonywana jest przez administratorów REN24. Użytkownik powinien na adres admin@ren24.pl wysłać parametry eksportu do systemu REN24 otrzymane od administratorów portalu ogłoszeniowego. Użytkownik może też zgłosić administratorowi portalu ogłoszeniowemu, aby wysłał na adres admin@ren24.pl stosowne parametry. Jeżeli parametry eksportów zostaną poprawnie ustawione w zakładce EKSPORTY będą widoczne informacje, która oferta i w jakim czasie była wysłana. Użytkownik bezpośrednio z systemu REN24 może z jednego miejsca zarządzać ofertami we wszystkich portalach ogłoszeniowych w których ma założone konto.

31 Dziękujemy za wybranie naszego produktu. Mamy nadzieję, że spełni on Państwa oczekiwania, pozwoli wydajnie i elastycznie zarządzać bazą ofert podnosząc konkurencyjność Waszego przedsiębiorstwa. Wszelkie uwagi na temat działania systemu, które Państwa zdaniem powinny się w niej znaleźć w kolejnej wersji, prosimy kierować na adres admin@ren24.pl ENCOM Sp. z o.o.