Zaproszenie do składania ofert Wielokrotna umowa ramowa o świadczenie usług

Transkrypt

1 Dział E1 Planowanie Perspektywiczne, Analizy i Sieci Akademickie Kierownik działu Bruksela, 20 maja 2014 r. KT/CB/dfm - D/1049/2014 Zaproszenie do składania ofert Wielokrotna umowa ramowa o świadczenie usług Sygn.: CDR/DE/39/2014: Stosunki zewnętrzne Procedura otwarta Szanowni Państwo! 1. Komitet Regionów (zwany dalej Komitetem ) zamierza udzielić wyżej wymienionego zamówienia publicznego. W załączeniu przesyłamy specyfikację odnośnego zamówienia z wyszczególnieniem wszystkich dokumentów, które należy sporządzić w celu złożenia oferty, jak również projekt umowy. 2. Jeśli są Państwo zainteresowani wzięciem udziału w postępowaniu przetargowym, ofertę sporządzoną w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej proszę przesłać w trzech egzemplarzach (jeden oryginał i dwie kopie). 3. Oferent przesyła ofertę na piśmie: a) pocztą lub pocztą kurierską, nie później niż 10 lipca 2014 r., przy czym za datę wysłania oferty uznaje się datę stempla pocztowego lub datę potwierdzenia nadania, na następujący adres: Invitation to tender Ref.: CDR/DE/39/2014 Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks Unit for Forward Planning, Studies and Academic Networks (Office VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË 1/5 PL

2 b) lub składa w nieprzekraczalnym terminie do 10 lipca 2014 r. do godz na następujący adres: Invitation to tender Ref.: CDR/DE/39/2014 Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks Unit for Forward Planning, Studies and Academic Networks (Office VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË W tym przypadku dowodem złożenia oferty będzie potwierdzenie odbioru, opatrzone datą i podpisane przez pracownika głównej recepcji Komitetu, któremu zostały przekazane dokumenty. Biuro to jest otwarte od godz do od poniedziałku do piątku. Biuro jest zamknięte w soboty, niedziele oraz dni wolne od pracy w Komitecie. 4. Oferta musi zostać złożona w podwójnej kopercie. Obie koperty muszą być zaklejone, na kopercie wewnętrznej zaadresowanej do podanego wyżej biura powinien znajdować się dopisek Appel d offres à ne pas ouvrir par le service du courrier / Invitation to tender not to be opened by the internal mail department [ Zaproszenie do składania ofert nie otwierać w biurze podawczym ]. Koperty samoprzylepne muszą zostać dodatkowo zaklejone taśmą klejącą, w poprzek której powinien zostać umieszczony podpis nadawcy. Koperta wewnętrzna powinna także zawierać dwie zaklejone koperty, jedną ze specyfikacjami technicznymi (jeden oryginał i dwie kopie), a drugą z ofertą cenową (jeden oryginał i dwie kopie). Każda z tych kopert powinna być opatrzona dopiskiem informującym o jej zawartości ( Technical Opis techniczny i Financial Oferta cenowa ). 5. Każda oferta powinna: zostać podpisana przez oferenta lub odpowiednio upoważnionego pełnomocnika; być całkowicie czytelna, w celu wykluczenia wszelkich wątpliwości co do sformułowań lub liczb; zostać sporządzona w oparciu o formularze odpowiedzi umieszczone w specyfikacji w przypadkach, gdy jest to wymagane. 6. Okres ważności ofert, podczas którego oferent jest zobowiązany do utrzymania wszystkich warunków swojej oferty, wynosi 9 miesięcy, licząc od ostatecznego terminu składania ofert. 7. Złożenie oferty oznacza zaakceptowanie wszystkich warunków zawartych w niniejszym zaproszeniu do składania ofert, w specyfikacji zamówienia i w projekcie umowy oraz, w niektórych przypadkach, rezygnację przez oferenta z jego własnych ogólnych lub 2/5

3 szczegółowych warunków świadczenia usług. Oferta jest wiążąca dla oferenta przez cały czas realizacji umowy, jeżeli zostanie on wykonawcą zamówienia. 8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty są ponoszone przez oferentów i nie są zwracane. 9. Podczas całego postępowania przetargowego kontakty między instytucją zamawiającą a oferentami dozwolone są wyłącznie w wyjątkowych wypadkach. Są one możliwe tylko przy zachowaniu następujących warunków: Przed upływem terminu składania ofert: * Na prośbę oferentów instytucja zamawiająca może przekazać dodatkowe informacje, których jedynym celem jest udzielenie wyjaśnień dotyczących charakteru przetargu. Wnioski o dodatkowe informacje powinny być kierowane wyłącznie na piśmie do Unit E1 Studies & Legislative Planning [Dział E1 Planowanie Perspektywiczne, Analizy i Sieci Akademickie ] na następujący adres elektroniczny: studies@cor.europa.eu, lub faksem: +32-(0) Nie ma możliwości udzielenia odpowiedzi na wniosek o dodatkowe informacje otrzymany mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert. * Komitet może z własnej inicjatywy przekazać zainteresowanym podmiotom informacje o wszelkich błędach, nieprecyzyjnych sformułowaniach, pominięciach lub jakichkolwiek innych błędach pisarskich w treści dokumentacji zaproszenia do składania ofert. Wszelkie dodatkowe informacje, w tym informacje, o których mowa powyżej, zostaną opublikowane w internecie na stronie KR-u ( tak aby mieli do nich dostęp wszyscy zainteresowani oferenci. Strona ta będzie systematycznie aktualizowana, zaś obowiązek sprawdzenia, czy w okresie przetargowym miały miejsce aktualizacje lub zmiany, spoczywa na oferentach. Po otwarciu ofert: * W przypadku, gdy któraś z ofert wymaga wyjaśnień lub jeśli konieczne jest skorygowanie oczywistych błędów pisarskich w treści oferty, instytucja zamawiająca może skontaktować się z oferentem, jednak kontakty te nie mogą spowodować zmian w warunkach oferty. 10. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi żadnego zobowiązania ze strony Komitetu. Takie zobowiązanie staje się wiążące dopiero z chwilą podpisania umowy z wybranymi zleceniobiorcami. 3/5

4 Instytucja zamawiająca może do momentu podpisania umowy zrezygnować z zamówienia lub odwołać procedurę udzielenia zamówienia, a kandydaci lub oferenci nie mają wtedy prawa do żadnego odszkodowania. W takim wypadku kandydaci lub oferenci zostaną poinformowani o takiej decyzji wraz z podaniem powodów. Od chwili otwarcia oferty przez Komitet, dokument staje się własnością Komitetu i jest traktowany jako poufny. 11. O wynikach niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia oferenci zostaną poinformowani pocztą elektroniczną. Oferenci zobowiązani są podać w swojej ofercie aktualny adres wraz z innymi danymi kontaktowymi oraz regularnie sprawdzać przychodzące wiadomości. 12. Jeżeli oferta obejmuje podwykonawstwo, w postanowieniach umów z podwykonawcami zaleca się umieszczenie zapisu o stosowaniu mediacji jako jednej z metod rozwiązywania sporów. 13. Rozpatrzenie Państwa odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert wiąże się z rejestracją oraz przetwarzaniem danych osobowych (np. nazwiska/nazwy, adresu, CV). Dane te będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. Jeśli nie zaznaczono inaczej, odpowiedzi na pytania oraz wymagane dane osobowe są konieczne do celów oceny Państwa oferty, zgodnie ze specyfikacją zawartą w zaproszeniu do składania ofert, i będą przetwarzane wyłącznie w tym celu przez p. Kyriakosa Tsirimiagosa. Na Państwa wniosek mogą Państwo otrzymać informacje o zgromadzonych danych osobowych. O poprawienie wszelkich nieścisłości lub niekompletnych danych mogą się Państwo zwracać do kontrolera danych, pocztą elektroniczną na adres: studies@cor.europa.eu. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych mogą Państwo kierować na adres data.protection@cor.europa.eu. W każdej chwili mają Państwo prawo odwołania się w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych Informujemy, że w celu ochrony interesów finansowych Unii Państwa dane osobowe mogą być przekazywane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi ds. nieprawidłowości finansowych i/lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). 1 edps@edps.europa.eu. 4/5

5 Dane osobowe (nazwa, imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej, adres, forma prawna i nazwa oraz imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji, podejmowania decyzji lub nadzoru w przypadku osób prawnych) podmiotów gospodarczych znajdujących się w sytuacjach, o których mowa w art. 106, 107, 109 ust. 1 lit. b) i 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia nr 966/2012, mogą zostać umieszczone w centralnej bazie danych o wykluczeniach prowadzonej przez Komisję (CED) i przekazane wyznaczonym osobom w Komisji, innych instytucjach, agencjach, władzach i organach wymienionych w art. 95 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 966/2012. Każdej stronie, której dane zostały wprowadzone do bazy danych, przysługuje prawo do otrzymania informacji na temat dotyczących jej danych, na wniosek składany do księgowego Komitetu Regionów lub bezpośrednio do księgowego Komisji. Przed zarejestrowaniem w CED zainteresowany kandydat lub oferent będzie miał możliwość wyrażenia swojej opinii w formie pisemnej (w ciągu 14 dni kalendarzowych). Jednakże przed wydaniem ewentualnej decyzji dotyczącej czasu wykluczenia oraz celem ochrony interesu finansowego UE, wniosek o tymczasową rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu może zostać wystosowany jeszcze przed umożliwieniem zainteresowanej stronie trzeciej wyrażenia swojego stanowiska. Bazę CED prowadzi Komisja, odpowiednie oświadczenie dotyczące prywatności można znaleźć na stronie internetowej: (podpis) Kyriakos TSIRIMIAGOS Kierownik Działu Planowania Perspektywicznego, Analiz i Sieci Akademickich 5/5