Projekty badawcze w funduszach strukturalnych. Anna Ober

Transkrypt

1 Projekty badawcze w funduszach strukturalnych Anna Ober

2 Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu lub dostarczenia unikalnej usługi. Przez tymczasowość należy rozumieć więc, iż każdy projekt ma swój początek i koniec. Cechy projektu i ich konsekwencje w praktyce zorientowanie na cel, skoordynowane podejmowanie powiązanych ze sobą działań (złożoność), skończony czas trwania (projekty mają swój początek i koniec), wyjątkowość (niepowtarzalność).

3

4 Serwisy programów

5 W latach Polska ma do dyspozycji 82,5 mld euro w ramach polityki spójności Źródło: ny/glowna.aspx#strona=1&zakladka=2

6 Inteligentne specjalizacje (lub specjalizacje regionalne) Inteligentne specjalizacje to nowy instrument Unii Europejskiej, który zobowiązuje regiony państw członkowskich do wybrania tych obszarów, w których chcą się specjalizować i podnosić konkurencyjność. Krajowa Inteligentna Specjalizacja (KIS) wskazuje na preferencje w udzielaniu wsparcia rozwoju prac badawczych, rozwojowych i innowacyjności (B+R+I) w ramach nowej perspektywy finansowej na lata Krajowe inteligentne specjalizacje: krajowych inteligentnych specjalizacji

7 20 inteligentnych specjalizacji określono w ramach następujących działów: zdrowe społeczeństwo, biogospodarka rolno-spożywcza, leśno-drzewna i środowiskowa, zrównoważona energetyka, surowce naturalne i gospodarka odpadami oraz innowacyjne technologie i procesy przemysłowe (wersja z lipca 2016) ZDROWE SPOŁECZEŃSTWO 1. Technologie inżynierii medycznej, w tym biotechnologie medyczne 2. Diagnostyka i terapia chorób cywilizacyjnych oraz w medycynie spersonalizowanej 3. Wytwarzanie produktów leczniczych BIOGOSPODARKA ROLNO-SPOŻYWCZA, LEŚNO-DRZEWNA I ŚRODOWISKOWA 4. Innowacyjne technologie, procesy i produkty sektora rolnospożywczego i leśno-drzewnego 5. Żywność wysokiej jakości 6.Biotechnologiczne procesy i produkty chemii specjalistycznej i inżynierii środowiska

8 ZRÓWNOWAŻONA ENERGETYKA 7. Wysokosprawne, niskoemisyjne i zintegrowane układy wytwarzania, magazynowania, przesyłu i dystrybucji energii 8. Inteligentne i energooszczędne budownictwo 9. Rozwiązania transportowe przyjazne środowisku SUROWCE NATURALNE I GOSPODARKA ODPADAMI 10. Nowoczesne technologie pozyskiwania, przetwórstwa i wykorzystania surowców naturalnych oraz wytwarzanie ich substytutów 11. Minimalizacja wytwarzania odpadów, w tym niezdatnych do przetworzenia oraz wykorzystanie materiałowe i energetyczne odpadów (recykling i inne metody odzysku) 12. Innowacyjne rozwiązania i technologie w gospodarce wodnościekowej

9 INNOWACYJNE TECHNOLOGIE I PROCESY PRZEMYSŁOWE (W UJĘCIU HORYZONTALNYM) 13. Wielofunkcyjne materiały i kompozyty o zaawansowanych właściwościach, w tym nanoprocesy i nanoprodukty 14. Sensory (w tym biosensory) i inteligentne sieci sensorowe 15. Inteligentne sieci i technologie geoinformacyjne 16. Elektronika drukowana, organiczna i elastyczna 17. Automatyzacja i robotyka procesów technologicznych 18. Fotonika 19. Inteligentne technologie kreacyjne 20. Innowacyjne technologie morskie w zakresie specjalistycznych jednostek pływających, konstrukcji morskich i przybrzeżnych oraz logistyki opartej o transport morski i śródlądowy

10 Celem głównym POIR (PO Inteligentny Rozwój) jest wzrost innowacyjności polskiej gospodarki Cel ten zostanie osiągnięty przede wszystkim poprzez zwiększanie nakładów na B+R ponoszonych przez przedsiębiorstwa Najważniejszym założeniem POIR jest wsparcie projektów badawczorozwojowych realizowanych przez przedsiębiorców lub w ramach konsorcjów naukowo-przemysłowych oraz wprowadzenie wyników tych projektów na rynek Priorytety: I. Wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa II. Wsparcie otoczenia i potencjału przedsiębiorstw do prowadzenia działalności B+R+I III. Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach IV. Zwiększenie potencjału naukowo-badawczego

11 IV oś POIR służy podniesieniu jakości polskiej nauki. W jej ramach finansowane są badania naukowe i prace rozwojowe prowadzone przez sektor nauki we współpracy z przedsiębiorcami. Dodatkowo, finansowaniem objęta jest publiczna infrastruktura badawczorozwojowa, ograniczona do projektów znajdujących się na Polskiej Mapie Drogowej Infrastruktury Badawczej Konkursy dla przedsiębiorstw takie jak: 1.2 PO IR (INNOLOT) program sektorowy innowacyjne lotnictwo badania przemysłowe i prace rozwojowe albo prace rozwojowe 1.2 PO IR (INNOMED) program sektorowy w obszarze medycyny innowacyjnej - badania przemysłowe i prace rozwojowe albo prace rozwojowe

12 Konkursy dla przedsiębiorstw takie jak: Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa (tzw. szybka ścieżka ) badania przemysłowe i eksperymentalne prace rozwojowe albo eksperymentalne prace rozwojowe Prace B+R związane z wytworzeniem instalacji pilotażowej/ demonstracyjnej wyłącznie prace rozwojowe z uwzględnieniem wytworzenia instalacji demonstracyjnej W powyższych konkursach przewidziano, iż Wnioskodawca może powierzyć realizację części prac w projekcie PODWYKONAWCY Podwykonawstwo najczęściej ograniczone jest do max. 50%-60% kosztów kwalifikowanych całego projektu

13 PODWYKONAWSTWO części prac merytorycznych w projekcie można zlecać wyłącznie: uczelni publicznej państwowemu instytutowi badawczemu instytutowi PAN innej jednostce naukowej będącej organizacją badawczą prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzę (zgodnie z definicją w rozporządzeniu 651/2014), która podlega ocenie jakości działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej jednostek naukowych (o której mowa w ustawie o zasadach finansowania nauki) i otrzymała co najmniej ocenę B Podwykonawca musi zostać wybrany w konkurencyjnej procedurze jeżeli wartość zamówienia przekracza 50 tys. zł netto (wartość ZBILANSOWANA). Możliwość wyboru przed złożeniem wniosku lub po.

14 Korzyści wynikające z podwykonawstwa: Większa swoboda w kształtowaniu budżetu jaki jednostka naukowa planuje przeznaczyć na realizację zadania (brak katalogu kosztów kwalifikowanych, podwykonawstwo figuruje w budżecie firmy Wnioskodawcy w jednej pozycji koszty podwykonawstwa Rozliczanie się fakturą za zakupione usługi podwykonawstwa Pozostałe działania dla przedsiębiorstw, w których jednostki naukowe mogą realizować podwykonawstwo lub sprzedać wyniki prac B+R: PO Polska Wschodnia (PARP) wsparcie dla przedsiębiorstw dotyczące inwestycji początkowej i prowadzące do stworzenia innowacyjnych (przynajmniej na poziomie kraju) produktów poprzez wdrożenie własnych lub nabytych wyników prac B+R

15 3.2.1 PO IR Badania na rynek (PARP) projekty dotyczące wdrożenia wyników prac B+R przeprowadzonych przez Wnioskodawcę samodzielnie lub na jego zlecenie prowadzących do wprowadzenia na rynek nowych bądź znacząco ulepszonych produktów (wyrobów lub usług) w tym dofinansowanie na prace rozwojowe i usługi doradcze 4.2 PO IR rozwój nowoczesnej infrastruktury badawczej sektora nauki (OPI) Wyłącznie dla podmiotów wpisanych na Polską Mapę Drogową Infrastruktury Badawczej na dzień przed ogłoszeniem konkursu Uwaga! Udział wkładu własnego Wnioskodawcy pochodzącego z własnej działalności gospodarczej Wnioskodawcy lub środków prywatnych (od przedsiębiorstw) w części gospodarczej projektu wynosi min. 50% kosztów kwalifikowanych tej części projektu

16 Gdzie szukać informacji o ogłoszonych konkursach: Przykład konkursu PO Inteligentny Rozwój Projekt powinien obejmować badania przemysłowe i eksperymentalne prace rozwojowe albo eksperymentalne prace rozwojowe (wg definicji z rozporządzenia 651/2014) Eksperymentalne prace rozwojowe oznaczają zdobywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i biznesu oraz innej stosownej wiedzy i umiejętności w celu opracowywania nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług. Mogą one także obejmować na przykład czynności mające na celu pojęciowe definiowanie, planowanie oraz dokumentowanie nowych produktów, procesów i usług.

17 Eksperymentalne prace rozwojowe mogą obejmować opracowanie prototypów, demonstracje, opracowanie projektów pilotażowych, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt zasadniczo nie jest jeszcze określony. Mogą obejmować opracowanie prototypów i projektów pilotażowych, które można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku gdy prototyp lub projekt pilotażowy z konieczności jest produktem końcowym do wykorzystania do celów komercyjnych, a jego produkcja jest zbyt kosztowna, aby służył on jedynie do demonstracji i walidacji. Eksperymentalne prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług oraz innych operacji w toku, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

18 Projekt powinien być realizowany w konsorcjum W skład konsorcjum powinna wchodzić: co najmniej 1 jednostka naukowa (w rozumieniu organizacji prowadzącej badania i upowszechniającej wiedzę wg art.2 pkt 83 rozporządzenia 651/2014; nie może to być podmiot, którego wyłącznym celem jest rozpowszechnianie wyników prac B+R poprzez nauczanie, publikacje lub transfer wiedzy), co najmniej jedno przedsiębiorstwo (w rozumieniu art. 1 Załącznika nr 1 do rozporządzenia 651/2014: podmiot prowadzący działalność gospodarczą bez względu na jego formę prawną ) Konsorcjum może liczyć nie więcej niż 5 podmiotów, przy czym liczba przedsiębiorstw nie może być mniejsza niż połowa łącznej liczby konsorcjantów Liderem może być jednostka naukowa lub przedsiębiorstwo Konsorcjum w danym składzie może złożyć max. 1 wniosek w konkursie Dofinansowanie może być udzielone pod warunkiem zobowiązania się beneficjenta do wdrożenia wyników projektu

19 Przez wdrożenie rozumie się: wprowadzenie wyników badań przemysłowych i eksperymentalnych prac rozwojowych albo eksperymentalnych prac rozwojowych do własnej działalności gospodarczej przedsiębiorcy poprzez rozpoczęcie produkcji lub świadczenia usług na bazie uzyskanych wyników projektu lub udzielenie licencji (na zasadach rynkowych) na korzystanie z przysługujących wnioskodawcy i/lub konsorcjantom praw własności przemysłowej w działalności gospodarczej prowadzonej przez innego przedsiębiorcę lub sprzedaż (na zasadach rynkowych) praw do wyników badań przemysłowych i eksperymentalnych prac rozwojowych albo eksperymentalnych prac rozwojowych w celu wprowadzenia ich do działalności gospodarczej przedsiębiorcy spoza konsorcjum (z tym że za wdrożenie nie uznaje się zbycia tych wyników w celu ich dalszej odsprzedaży)

20 Ze wsparcia wykluczone są pewne obszary działalności, m.in.: przedsiębiorstwa w trudnej sytuacji w rozumieniu przepisów UE dotyczących pomocy państwa, projekty dotyczące przedsięwzięć, które mogą mieć znacząco negatywny wpływ na środowisko lub klimat Nie można złożyć wniosku, który jest przedmiotem oceny toczącej się w ramach innego naboru wniosków finansowanego ze środków publicznych albo procedury odwoławczej albo postępowania sądowoadministracyjnego. Rozpoczęcie projektu może nastąpić najwcześniej w dniu następującym po dniu złożenia wniosku (jest to jednocześnie początek kwalifikowalności wydatków w projekcie), w przypadku gdy okaże się, że projekt rozpoczęto wcześniej, będzie on w całości niekwalifikowany Zakończenie realizacji projektu nie może wykroczyć poza datę końca programu, tj r.

21 W projekcie możliwe jest powierzenie przez przedsiębiorcę (członka konsorcjum) realizacji części prac B+R podwykonawcom. Wartość prac realizowanych na zasadzie podwykonawstwa nie może przekroczyć 50% kosztów kwalifikowanych ponoszonych przez danego przedsiębiorcę w projekcie. Uwaga! Zasada konkurencyjności. Uwaga! Jednostka naukowa nie może takich prac zlecać. Minimalna wartość kosztów kwalifikowanych projektu wynosi 2 mln zł Maksymalna wartość dofinansowania w projekcie wynosi 10 mln zł Nie jest możliwe łączenie badań przemysłowych i eksperymentalnych prac rozwojowych w ramach tego samego etapu, rozumianego jako fragment prac realizowany w ramach projektu (dla każdego z typów badań przewidziane są różne poziomy dofinansowania) Poziom dofinansowania uzależniony jest od statusu (wielkości) przedsiębiorstwa i rodzaju badań (przemysłowe, rozwojowe)

22 wielkość przedsiębiorcy/ rodzaj badań mikroprzedsiębiorca/ mały przedsiębiorca wariant podstawowy w przypadku spełnienia warunku "skutecznej współpracy" albo gdy wyniki projektu są szeroko rozpowszechniane badania przemysłowe 70% 80% prace rozwojowe 45% 60% średni przedsiębiorca badania przemysłowe 60% 75% prace rozwojowe 35% 50% przedsiębiorca inny niż mikro, mały i średni badania przemysłowe 50% 65% prace rozwojowe 25% 40%

23 Skuteczna współpraca. Projekt obejmuje współpracę między: przedsiębiorstwami, z których co najmniej jeden jest mikro-, małym lub średnim przedsiębiorcą, lub współpraca ma charakter międzynarodowy, co oznacza, że badania przemysłowe są prowadzone w co najmniej dwóch państwach członkowskich UE i żaden z przedsiębiorców nie ponosi więcej niż 70% kosztów kwalifikowanych albo przedsiębiorcą a co najmniej jedną jednostką naukową będącą organizacją prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzę, która ponosi co najmniej 10% kosztów kwalifikowanych i ma prawo do publikowania wyników projektu w zakresie, w jakim pochodzą one z prowadzonych przez nią badań wyniki projektu są szeroko rozpowszechniane: podczas konferencji technicznych lub naukowych, w formie publikacji w czasopismach naukowych lub technicznych, za pośrednictwem powszechnie dostępnych baz danych zapewniających swobodny dostęp do uzyskanych wyników badań lub za pośrednictwem oprogramowania bezpłatnego albo oprogramowania z licencją otwartego dostępu

24 W okresie 3 lat od zakończenia realizacji projektu wyniki uzyskane przez beneficjenta oraz konsorcjanta zostaną: zaprezentowane na co najmniej 3 konferencjach naukowych i technicznych, w tym co najmniej jednej o randze ogólnokrajowej lub opublikowane w co najmniej dwóch czasopismach naukowych lub technicznych z listy czasopism opracowanej przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (w części A wykazu wykaz czasopism) lub bazach danych zapewniających swobodny dostęp do uzyskanych wyników projektu (surowych danych badawczych) lub w całości rozpowszechnione za pośrednictwem oprogramowania bezpłatnego lub oprogramowania z licencją otwartego dostępu. Koszty kwalifikowane muszą jednocześnie: wpisywać się w katalog podany w dokumentacji konkursowej być zgodne z wytycznymi dot. kwalifikowalności wydatków w programie Inteligentny Rozwój, być zgodne z wytycznymi MIR dotyczącymi kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS, zostać wpisane we wniosku o dofinansowanie

25 Koszty: wynagrodzenia (wraz z składkami na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu /personel badawczo-naukowy, techniczny i pomocniczy/ ponoszony ze środków własnych wnioskodawcy amortyzację środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości zabudowanych wykorzystywanych w realizacji projektu wydatki na zakup usług badawczych oraz ekspertyz, które są wskazane we wniosku o dofinansowanie projektu, bądź są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu (podwykonawstwo) wydatki na promocję projektu koszty ogólne ryczałt do 17% wydatki poniesione na usługi w zakresie audytu zewnętrznego w przypadku projektów, w których całkowita wartość dofinansowania przekracza 2 mln złotych, o ile przeprowadzenie audytu jest wymagane przez IZ podatek VAT, który nie może zostać odzyskany przez Beneficjenta w oparciu o obowiązujące przepisy krajowe

26 Uwaga na powiązanie: problem, cel opis Problem, jaki rozwiązany zostanie poprzez realizację projektu definiujemy problem Cel projektu znając problem, który chcemy rozwiązać możemy określić CEL projektu Wskaźniki: produktu i rezultatu Opis co zostanie w ramach projektu zrealizowane (zadania) znając CEL określamy jak będziemy osiąganie tego CELU mierzyć znając cele szczegółowe możemy opisać zadania, jakie należy wykonać aby te cele osiągnąć

27 Jak powstaje projekt? układ logiczny projektu Cel problem ogólny Rezultat/wynik Cel szczegółowy 1 Cel szczegółowy 2 Cel szczegółowy 3 Rezultat/wynik 1 Rezultat/wynik 2 Rezultat/wynik 3 zadanie 1 zadanie 2 zadanie 3 projekt

28 Jak określić cele projektu spójne ze szczegółowym opisem priorytetów cele muszą mieć odzwierciedlenie w rezultatach!!! cele muszą być mierzalne i możliwe do osiągnięcia

29 Skwantyfikowane cele projektu Uwaga na różnicę pomiędzy: Produktem efekt materialny np.: 5 nowych sal szkoleniowych 230 absolwentów kierunku X Rezultatem pozytywny wpływ (korzyść) np. zwiększony potencjał szkoleniowy o 10% 20 uzyskanych patentów Oddziaływaniem długofalowe konsekwencje np. wzrost inwestycji w regionie o 1%

30 Planując wskaźniki Wskaźnik DOCELOWO Liczba osób zaangażowanych w projekt Liczba wdrożeń Liczba jednostek objętych wsparciem Ogólna zasada: -Jeden pesel liczymy jeden raz -Jeden NIP liczymy jeden raz

31 Najczęściej występujące problemy i błędy na przykładach z życia Uczelni Kierownik Projektu nie jest zaangażowany przy opracowaniu założeń projektu (dotyczy również projektów z innymi podmiotami) UWAGA na projekty pisane przez firmy zewnętrzne, wymagają dokładnego sprawdzenia! Niekorzystna umowa partnerska/ umowa konsorcjum (zobowiązania, odpowiedzialność, podział środków), umowa musi być precyzyjna! Brak przypisania szczegółowych budżetów i harmonogramów każdemu z partnerów (przykład spektrofotometru i przeprowadzenia badań próbek za zł); Zbyt optymistyczny harmonogram (przykład laboratorium kompatybilności elektromagnetycznej i urządzenia dla biblioteki) Uwaga! Prace zawsze trwają dłużej niż mógłbyś przypuszczać Ken Bell, producent (czas trwania zadania a koszty, przykład amortyzacji) Odkładanie pojawiających się problemów na później (potem będziemy się martwić o wskaźnik korzystających z sali) Niedoszacowanie budżetu w poszczególnych kategoriach

32 Brak podziału ryzyk na partnerów (koordynator odpowiada za wszystko lub próba przerzucenia całej odpowiedzialności na partnera); odpowiedzialność solidarna (szczególnie w przypadku projektów z przedsiębiorstwami i projektów o dużych budżetach); Niemożliwe lub bardzo trudne do osiągnięcia wskaźniki; Brak zrozumienia relacji: problem cel wskaźniki; Brak przestrzegania zapisów umowy o dofinansowanie; Brak uwzględnienia zmian, jakie mogą wystąpić (np. wzrost wynagrodzeń lub innych kosztów projektu, zmiany wytycznych dotyczących kwalifikowalności Personel badawczy Udokumentowane kwalifikacje do prowadzenia określonych prac badawczych (podlega kontroli) Umowa o pracę i jej ograniczenia, umowy cywilno-prawne: - umowa zlecenie (obecnie tylko z obcym pracownikiem) - umowa o dzieło (nie we wszystkich konkursach) Dodatek specjalny (umowa o pracę) Dokumentacja sprawozdaniami bądź dziełami

33 Umowa na zł - Składki ZUS pracownika - koszty uzyskania (20%, 50%) - podatek dochodowy +Składki ZUS zakładu pracy Ok. 18% Pracownik otrzyma na konto ok. 750 zł Pracodawca wyda 1.180zł

34 Przykład (kwoty zaokrąglone, przykładowe): Umowa na kwotę zł wypłata w maju: zł zł ZUS pracownika zł podatek = zł netto (na konto) Wydatek poniesiony w maju: zł Wydatek w czerwcu: 697 zł 417 zł ZUS i podatek pracownika ( ) 280 zł ZUS zakładu pracy Łączny koszt projektu: zł

35 Kwota w budżecie na zakup materiałów zł - W tej kwocie jest już zawarty podatek VAT (stawka 23%) Ile wynosi kwota netto? Jaka kwota VATu zawarta jest w zł? 1.000/1,23 = 813 zł VAT: 187 zł

36 Umowa o dofinansowanie dla koordynatora Umowy sprawdzane zgodnie z zarządzeniem lista kontrolna Czy podpisujący ma prawo do zawierania umów w imieniu instytucji pełnomocnictwo Rektora Zapewnienie osiągnięcia celów projektu i utrzymania jego trwałości Informowanie o procedurach przetargowych Sprawozdawczość Inne wytyczne np. płatności wyłącznie przelewem z konta bankowego projektu, wykorzystanie środków w danym roku budżetowym, SANKCJE Dofinansowanie w kwocie nie większej niż Wkład własny: Wydatki niekwalifikowane pokryte zostaną ze środków własnych Zamówienia publiczne i zasada konkurencyjności!!!

37 Jakie koszty są kwalifikowane Kosztami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są koszty, które jednocześnie: 1) zostały poniesione w związku z realizacją Projektu i są niezbędne do jego prawidłowego wykonania; (Uwaga! Wyjazd na konferencję niezwiązaną tematycznie; wynagrodzenia osób, które w rzeczywistości nie wykonywały pracy w projekcie; pieczenie barana ; dekoracja stołu ) 2) zostały poniesione zgodnie z postanowieniami Umowy, a w szczególności z Harmonogramem rzeczowo finansowym wg zadań oraz Harmonogramem płatności wg kwartałów; (Uwaga! Nazewnictwo w zadaniach; w czasie trwania zadania; zadanie przypisane odpowiedniemu partnerowi) 3) mieszczą się w Katalogu kosztów kwalifikowanych dla projektów składanych w konkursie w XXX r. w ramach Poddziałania XXX stanowiącym załącznik nr XXX do Umowy; (Uwaga! W niektórych programach taki katalog zmienia się w czasie trwania projektu)

38 Kosztami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są koszty, które jednocześnie: 4) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności kosztów Projektu, o którym mowa w ust. XXX; (Uwaga! W czasie trwania projektu, w niektórych programach dodatkowo można dokonać zapłaty w ciągu np. 30 dni od zakończenia projektu pod warunkiem, że płatność dotyczy zadań zrealizowanych w czasie trwania projektu; w niektórych projektach koszt audytu może być poniesiony po zakończeniu realizacji projektu) 5) zostały poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów; (Uwaga! Kontrole często wymagają udokumentowania, że tak właśnie wydatek został poniesiony) 6) zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję Pośredniczącą; 7) zostały prawidłowo udokumentowane. (Uwaga! W przypadku dostaw nie tylko faktura, ale również potwierdzenie zapłaty oraz protokół odbioru szczegółowy)

39 Zarządzanie projektem Raz w miesiącu monitoring planowanych i faktycznych kosztów projektu monitoring taki musi być prowadzony przez personel projektu, nie można opierać się na danych z księgowości ponieważ: księgowanie do 20 następnego miesiąca zakupy w toku np. ogłoszony przetarg na zakup aparatury badawczej o wartości zł pomimo braku faktury, te środki muszą być już zablokowane dane z księgowości służą do weryfikacji Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej Obowiązek przechowywania dokumentacji co najmniej do.., w niektórych projektach przez 10 lat licząc od zakończenia projektu! Obowiązkowa promocja Zamieszczanie we wszystkich dokumentach, które przygotowujemy w ramach projektu informacji o udziale UE oraz budżetu państwa we współfinansowaniu projektu oraz logo programu i logo Unii Europejskiej, oznakowanie biura projektu

40 Ryzyko w zarządzaniu projektami Możliwość wystąpienia niepożądanych skutków lub brak skutków pożądanych Miara ryzyka: Prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia niepożądanego i wysokość straty, jaką takie zdarzenie może wywołać Najczęściej przyjmuje się: Ryzyko = Prawdopodobieństwo wystąpienia x Wysokość straty Najczęściej w projektach współfinansowanych z FS brak zarządzania ryzykiem Jednym ze sposobów aktywnego zarządzania ryzykiem jest analiza zdarzeń niepożądanych, jakie wystąpiły w przeszłości W oparciu o dane z okresu programowania określono, że najczęściej występujące nieprawidłowości dotyczyły następujących obszarów:

41 Zamówienia publiczne, w tym:! niezastosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych,! zastosowanie niewłaściwego trybu zamówienia publicznego,! niedochowanie warunków związanych z udzieleniem zamówienia publicznego np. błędne ogłoszenie o zamówieniu, niedotrzymanie terminów dotyczących ogłoszenia o zamówieniu lub terminu rozpatrywania ofert,! nierówne traktowanie wykonawców,! zatajenie związków kapitałowych i osobowych z wykonawcą; Przyznanie dofinansowania nieuprawnionemu beneficjentowi, w szczególności wskutek przedstawienia przez beneficjenta fałszywych dokumentów

42 Refundacja wydatków niekwalifikowalnych, w tym w szczególności:! podwójne sfinansowanie tego samego wydatku np. zrefundowanie podatku VAT podlegającego zwrotowi w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.), zrefundowanie wydatku podlegającego finansowaniu w ramach innego programu współfinansowanego ze środków publicznych,! wydatków niezwiązanych z realizowanym projektem,! wydatków nieuzasadnionych (związanych z realizowanym projektem, lecz zbędnych),! wydatków zawyżonych często dotyczy to kosztów osobowych, nieujawniania otrzymanych rabatów,! wydatków poniesionych na szkolenia, związanych z uczestnictwem osób formalnie niekwalifikujących się do udziału w szkoleniu,! wydatków, które nie zostały faktycznie poniesione,! nieuwzględnienie przychodów uzyskiwanych przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem;

43 Przedstawienie we wniosku o płatność niekompletnej, nieprawidłowej lub sfałszowanej dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków (uwaga na koszty pośrednie) Brak realizacji przez beneficjenta działań przewidzianych w projekcie; Wystąpienie nieprawidłowości w ramach innych projektów realizowanych przez beneficjenta w przeszłości Planowanie reakcji na ryzyka Unikanie ryzyka modyfikujemy projekt tak aby wyeliminować ryzyko np. zmniejszamy zakres projektu, zwiększamy czas, zwiększamy zasoby Przeniesienie ryzyka na inny podmiot np. ubezpieczenie, przeniesienie w umowie konsorcjum, wymóg dłużej gwarancji od dostawców Łagodzenie ryzyka zmniejszenie do akceptowalnego poziomu jeżeli nie można go całkowicie uniknąć Akceptacja ryzyka gdy inne metody zawiodły Monitorowanie i kontrolowanie ryzyk Ryzyko zmienia się w czasie!!!

44 Dotychczasowa praktyka związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków strukturalnych Unii Europejskiej wskazuje, iż jednym z obszarów szczególnie narażonych na występowanie nieprawidłowości są zamówienia publiczne. Powyższa opinia znalazła odzwierciedlenie w zaleceniu Trybunału Obrachunkowego skierowanym do Komisji Europejskiej, który wskazał na potrzebę wzmożenia działań mających na celu kontrolę przestrzegania prawa zamówień publicznych oraz dokonywania korekt finansowych w przypadku wykrycia jego naruszeń. Taryfikator korekt finansowych za naruszenie przepisów dotyczących prawa zamówień publicznych i zasady konkurencyjności. W niektórych przepadkach kara wynosi 100% wartości wydatku.

45 kontakt: BIURO OBSŁUGI PROJEKTÓW STRUKTURALNYCH tel