Załącznik nr 2 Regulamin procedur kontroli finansowej w Pierwszym Śląskim Urzędzie Skarbowym w Sosnowcu. Rozdział I.

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 Regulamin procedur kontroli finansowej w Pierwszym Śląskim Urzędzie Skarbowym w Sosnowcu Rozdział I Przepisy ogólne 1 1. Regulamin procedur kontroli finansowej określa zakres, zasady i tryb procedur kontroli finansowej w Pierwszym Śląskim Urzędzie Skarbowym w Sosnowcu. 2. W szczególności Regulamin obejmuje: 1) postanowienia ogólne procedur kontroli finansowej, 2) pobieranie i gromadzenie środków publicznych, 3) wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków środków publicznych, 4) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym zaciągania i dokonywania wydatków ze środków publicznych, 5) zamówienia publiczne, 6) gromadzenie i gospodarowanie środkami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, 7) gospodarowanie mieniem, 8) postanowienia końcowe. 2 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) Funduszu Świadczeń Socjalnych należy przez to rozumieć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o którym mowa w ustawie z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.) 2) Izbie Skarbowej należy przez to rozumieć Izbę Skarbową w Katowicach jako organ nadzorczy w rozumieniu odrębnych przepisów 3) klasyfikacji wydatków rozumie się przez to klasyfikację o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczególnej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.), 4) komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć: działy, referaty oraz wieloosobowe i jednoosobowe stanowiska pracy funkcjonujące w Pierwszym Śląskim Urzędzie Skarbowym w Sosnowcu, 5) Naczelniku należy rozumieć przez to Naczelnika Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu, 6) podatku naliczonym, podatku należnym oraz zwrocie należy przez to rozumieć podatek naliczony, podatek należny i zwrot nadwyżki podatku 1

2 naliczonego nad należnym w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.), 7) Regulaminie rozumie się przez to Regulamin procedur kontroli finansowej w Pierwszym Śląskim Urzędzie Skarbowym w Sosnowcu obowiązującym od dnia roku. 8) rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości jednostki budżetowej należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752), 9) rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości podatków i niepodatkowych należności budżetowych należy rozumieć przez to rozporządzenie Ministra finansów z dnia 29 października 2003r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i niepodatkowych należności budżetowych przez urzędy skarbowe jako organy podatkowe (Dz.U. Nr 187, poz. 1827), 10) środkach publicznych rozumie się przez to środki o których mowa w art. 3 Ustawy, 11) Urzędzie należy rozumieć przez to Pierwszy Śląski Urząd Skarbowy w Sosnowcu jako państwową jednostkę budżetową określoną w odrębnych ustawach, 12) ustawie rozumie się przez to ustawę z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155 poz z późn. zm.), 13) ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji rozumie się przez to ustawę z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002r. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.), 14) zamówieniach publicznych rozumie się przez to wydatki w trybie i na zasadach ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2002r. Nr 729, poz. 664 z późn. zm.). 3 Przez procedurę kontroli finansowej rozumie się wszelkie czynności, które służą wystarczającej pewności, że cele stawiane przez kontrolę finansową zostaną osiągnięte. 4 Kontrola finansowa obejmuje całość środków i mechanizmów istniejących w Urzędzie, dotyczących prawidłowego funkcjonowania procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. 5 Kontrola finansowa ma na celu badanie i ocenę wszelkich czynności związanych z procesem gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem pod względem: 2

3 1) celowości stwierdzenia czy prowadzenie (przeprowadzenie) określonej operacji jest (było) konieczne, 2) gospodarności określenia czy zamierzenia nie można (nie można było) zrealizować lepiej, szybciej, taniej, przy bardziej oszczędnym zużycia środków pieniężnych i rzeczowych, 3) rzetelności ustalenia czy zdarzenia wynikające z dowodu księgowego rzeczywiście miały miejsce, a więc czy dowód nie jest fikcyjny 4) legalności sprawdzenia czy operacje realizowane (zrealizowane) są zgodne z obowiązującym prawem oraz z przyjętymi zamierzeniami Kontrolę finansową gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem prowadzi się poprzez: 1) samokontrolę kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich pracowników bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności tj. obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, 2) kontrolę funkcjonalną kontrolę sprawowaną w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz niekierowniczych w zakresie powierzonych im obowiązków, 3) kontrolę wstępną (uprzednia, ex-ante) kontrolę przeprowadzaną przed podjęciem decyzji rodzącej skutki finansowe, 4) kontrolę następczą (następna, ex-post) kontrolę przeprowadzaną po zaistnieniu zdarzeń gospodarczych, mającą na celu wykrycie nieprawidłowości i wskazanie sprawcy ich powstania 5) kontrolę powtórną kontrolę polegającą na ponownym badaniu szczególnie istotnych zagadnień, 6) kontrolę faktyczną kontrolę stanu rzeczywistego, dokonaną osobiście i bezpośrednio przez kontrolowanego, 7) kontrolę dokumentalną kontrolę polegającą na pośrednim ustaleniu stanu rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych i finansowych oraz stanu składników majątkowych na podstawie dokumentów odzwierciedlających ten stan, 8) kontrolę formalną kontrolę stanu i sposobu sporządzania dokumentów i sprawozdań oraz prowadzenia ksiąg, 9) kontrolę merytoryczną porównanie merytoryczne zaistniałych zdarzeń z obowiązującymi wyznacznikami, 10) kontrolę całkowitą kontrolę wszystkich zaszłości gospodarczych szczególnie istotnych dla prawidłowego funkcjonowania urzędu, 11) kontrolę wyrywkową kontrolę określonej grupy zjawisk gospodarczych lub dokumentów reprezentujących całokształt badanego zagadnienia. 3

4 2. Formy kontroli finansowej procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem dobierane są w zależności od rodzaju, ryzyka oraz wielkości środków publicznych. 7 Kontrola finansowa ma spełnić następujące funkcje: 1) sygnalizacyjną poprzez dostarczanie kierownikom wszystkich szczebli informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowanie faktów wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację, 2) instruktażową poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wykazywanie sposobów i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości, 3) profilaktyczną poprzez zapobieganie w wyniku wniosków pokontrolnych występowania niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań. 8 Procedura kontroli finansowej gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem polega na: 1) badaniu zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa, 2) badaniu efektywności działania i realizacji zadań określonych w odrębnych przepisach, 3) badaniu realizacji procesów zachodzących w Urzędzie poprzez porównanie ich z planem i określonymi normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych działań, 4) ujawnieniu nieprawidłowości w gromadzeniu i rozdysponowaniu środków publicznych oraz marnotrawstwa mienia, a także ustaleniu osób odpowiedzialnych za ich powstawanie, 5) wskazania sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości. 9 Procedury kontroli finansowej powinny uwzględniać m. in. następujące elementy: 1) badanie dokumentów pod względem merytorycznym, polegające na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością przy uwzględnieniu zasad określonych w 5 Regulaminu, 4

5 2) badanie dokumentów pod względem formalnym, polegające na stwierdzeniu, czy posiadają one wszystkie typowe dla nich elementy, a w szczególności czy: 3) wystawione zostały w sposób prawidłowy, podpisane przez upoważnione osoby, 4) zawierają inne cechy wymagane obowiązującymi przepisami, 5) badanie dokumentów pod względem rachunkowym, polegające na ustaleniu prawidłowości zawartych w nich działań arytmetycznych, 6) kontrolę zupełności i kompletności operacji, zmierzająca do zapewnienia, aby wszystkie zaistniałe operacje zostały poprawnie udokumentowane i zaewidencjowane w księgach rachunkowych, 7) porównanie treści operacji z różnymi źródłami informacji oraz zatwierdzenie dokumentów przez upoważnione osoby, 8) porównywanie zamierzeń i wykonania z planem finansowym, 9) przeprowadzenie inwentaryzacji Osobą odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie kontroli finansowej dotyczącą procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem jest Naczelnik. 2. Naczelnik powierza określone obowiązki w zakresie kontroli finansowej pracownikom Urzędu. 3. Przyjęcie obowiązków w tym zakresie przez poszczególnych pracowników Urzędu powinno być stwierdzone dokumentem określającym zakres obowiązków służbowych Dowodem kontroli finansowej przez osoby upoważnione do kontroli dotyczącą procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem jest złożenie podpisu wraz z datą na dokumentach dotyczących danej operacji. 2. Złożenie podpisu przez osoby upoważnione do kontroli finansowej na dokumentach, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej osoba dokonująca kontroli zobowiązana jest: 5

6 1) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień, 2) odmówić podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami prawa, zawiadamiając jednocześnie na piśmie o tym fakcie Naczelnika, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowania. 2. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku dokonywania kontroli osoba dokonująca tej kontroli jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić przełożonego oraz podjąć niezbędne czynności zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości W przypadku ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Naczelnika, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty mogące stanowić dowód przestępstwa. 2. Ujawnienie czynu mającego znamiona przestępstwa wymaga zawiadomienia organów powołanych do ścigania przestępstw oraz Dyrektora Izby Skarbowej. 3. W przypadku o którym mowa w ust. 2 do Naczelnika należy w szczególności: 1) zlecenia czynności mające ustalić jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu, 2) zbadanie czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli, 3) rozważenie możliwość skierowania sprawy na podstawie własnych ustaleń do rozpatrzenia przez rzecznika dyscyplinarnego lub wypowiedzenia stosunku pracy pracownikowi naruszającemu obowiązki pracownicze w zakresie nieprzestrzegania procedury kontroli finansowej, 4) przedsięwzięcie środków organizacyjnych zmierzających do zapobieżenia w przyszłości naruszeniom procedur kontroli finansowej, 5) przygotowanie ewentualnego wystąpienia do sądu z powództwa cywilnego o naprawienie szkody majątkowej przeciwko osobom winnym zaniedbania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli finansowej. Rozdział II Pobieranie i gromadzenie środków publicznych 6

7 14 1. Urząd realizując dochody o których mowa w Ustawie obowiązany jest: 1) prawidłowo i terminowo ustalać należności z tytułu dochodów budżetu państwa i przychodów środka specjalnego, 2) pobierać wpłaty i terminowo dokonywać zwrotów nadpłat, 3) prowadzić ewidencję wszystkich dochodów, a także przychodów środka specjalnego wg działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, 4) terminowo wysyłać do zobowiązanych upomnienia oraz podejmować w stosunku do nich czynności egzekucyjne przewidziane ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 2. Obowiązki w zakresie ustalania i pobierania dochodów z tytułu podatków i niepodatkowych należności budżetowych realizowane są przez Naczelnika jako organ podatkowy w zakresie i na zasadach określonych w przepisach prawa podatkowego oraz wynikających z: 1) wytycznych Ministra Finansów oraz Dyrektora Izby Skarbowej, 2) aktów prawnych Naczelnika, a w szczególności zarządzeń, instrukcji, decyzji Dochody budżetowe z tytułu podatków i niepodatkowych należności budżetowych oraz dochody państwowych jednostek budżetowych realizowane przez te jednostki we własnym zakresie gromadzone są na rachunku bieżącym Urzędu jako organu podatkowego z wyodrębnieniem subkont dla wpływów z tytułu: 1) podatku dochodowego od osób prawnych: ) podatku dochodowego od osób fizycznych: ) podatków pośrednich: ) podatkowe i niepodatkowe należności budżetowe: Pozostałe dochody budżetowe gromadzone są na rachunku bieżącym Urzędu subkonto dochodów w tym: 1) dochody budżetowe pobierane na podstawie odrębnych przepisów m. in. wpłaty z tytułu mandatów karnych, opłaty za wydanie duplikatów NIP, odsetki bankowe od sum depozytowych, wynagrodzenie płatnika za terminowe przekazywanie składek ZUS, przepadki na rzecz Skarbu Państwa itp., 2) wpływy z tytułu zwrotu wydatków, jeżeli zwrot nastąpił po upływie roku budżetowego, w którym dokonano wydatku, 3) wpływy z oprocentowania środków zgromadzonych na rachunku pomocniczym sum depozytowych. 16 7

8 1. Z rachunku bieżącego Urzędu subkonto dochodów dokonywane są: 1) zwroty nadpłat wraz z oprocentowaniem uregulowanym odrębnymi przepisami, 2) przelewy zrealizowanych dochodów budżetowych na odpowiednie subkonto rachunku bieżącego właściwego urzędu skarbowego. 2. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty o której mowa w ust. 1 jest pisemne polecenie zwrotu podpisane przez upoważnionego kierownika, Zastępcę Naczelnika, Naczelnika oraz głównego księgowego. 17 Obsługę bankową rachunków wymienionych w 16 prowadzi Narodowy Bank Polski na podstawie umowy rachunku bankowego i obowiązujących norm prawnych Zrealizowane dochody budżetowe, pomniejszone o odpis 8% wpływów z tytułu mandatów karnych, Urząd przekazuje dwa razy w miesiącu, według stanu środków na: 1) 15 dzień miesiąca do dnia 20 danego miesiąca, 2) 25 dzień miesiąca do ostatniego dnia miesiąca. na rachunek bieżący właściwego miejscowo urzędu skarbowego. 2. Polecenie przelewu na którym dokonuje się przekazania dochodów budżetowych, w polu tytułem powinno zawierać symbol części budżetu państwa Z rachunków bieżących Urzędu mogą być dokonywane wyłącznie: 1) zwroty nadpłat i oprocentowanie tych nadpłat, 2) przekazywanie pobieranych przez Urząd dochodów jednostkom samorządu terytorialnego oraz należnych tym jednostkom udziałów w dochodach budżetu państwa, w terminach i na zasadach określonych w odrębnych przepisach, 3) przekazania na rachunek bankowy środka specjalnego Izby Skarbowej 20% odpisu dodatkowych wpływów podatków i niepodatkowych należności budżetu państwa i budżetów samorządu terytorialnego, 4) przekazania dochodów na centralny rachunek bieżący budżetu państwa. 20 8

9 1. Przekazanie dochodów na centralny rachunek bieżący budżetu państwa, z zachowaniem podziału wg subkont dokonuje się trzy razy w miesiącu, wg stanu środków na: 1) 15 dzień miesiąca do 20 dnia danego miesiąca, 2) 25 dzień miesiąca do ostatniego dnia danego miesiąca, 3) ostatni dzień danego miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca. 2. Polecenie przelewu na którym dokonuje się przekazania, w polu tytułem winno zawierać symbol Do dnia 15 stycznia roku następującego po roku budżetowym Urząd przekazuje zrealizowane roczne dochody budżetowe na rachunek bieżący właściwego urzędu skarbowego. 2. Do dnia 20 stycznia roku następującego po roku budżetowym, Urząd jako organ podatkowy dokonuje ostatecznego rozliczenie dochodów budżetowych i udziałów w dochodach budżetu państwa jednostkom samorządu terytorialnego. 3. Do dnia 25 stycznia roku następującego po roku budżetowym zrealizowane, roczne dochody budżetowe państwowych jednostek budżetowych oraz z tytułu podatków i niepodatkowych należności budżetowych Urząd jako organ podatkowy przekazuje na centralny rachunek bieżący budżetu państwa Przychodami środka specjalnego w Urzędzie są: 1) środki pochodzące z pobieranej od wierzycieli opłaty w wysokości 5% od kwot ściągniętych w trybie egzekucyjnym, a także wpłaconych w wyniku zastosowania środków egzekucyjnych, 2) opłat za czynności egzekucyjne, 3) opłaty manipulacyjnej, 4) odsetki bankowe od środków zgromadzonych na rachunku bankowym środka specjalnego. 2. Przychody środka specjalnego, o których mowa w ust. 1, gromadzone są na rachunku pomocniczym w dowolnym banku. 3. Obsługa rachunku prowadzona jest na podstawie umowy rachunku bankowego Kontrolę finansową realizacji zadań w zakresie pobierania i gromadzenia środków prowadzą właściwe merytorycznie komórki wymiarowe w zakresie podatków bezpośrednich oraz podatków pośrednich, komórki rachunkowości budżetowej i podatkowej oraz komórki egzekucji administracyjnej w Urzędzie. 9

10 2. Przeprowadzenie kontroli potwierdza swoim podpisem osoba, której zostały powierzone określone obowiązki w zakresie kontroli finansowej. Rozdział III Wydatkowanie środków publicznych oraz zaciąganie zobowiązań Dział I Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków Każde zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków należy poprzedzić oceną ich celowości (stwierdzenia czy zaciągnięcie zobowiązania lub poniesienie wydatku jest konieczne). 2. Dokonując oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, należy dokonać analizy w zakresie gospodarności, określić czy danego zamierzenia nie można zrealizować lepiej, szybciej, taniej, przy bardziej oszczędnym zużyciu środków pieniężnych i rzeczowych Ocena celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków dokonywana jest na podstawie zapotrzebowania: 1) sporządzonego przez kierownika komórki d/s ogólnych, jeżeli dotyczą one funkcjonowania jednostki budżetowej, 2) sporządzonego przez pracowników Urzędu, jeżeli dotyczą wykonywania zadań statutowych. 2. Zapotrzebowanie winno zawierać: 1) określenie przedmiotu zapotrzebowania co do rodzaju i ilość oraz zadania dla realizacji którego konieczne jest zaciągnięcie zobowiązania lub poniesienie wydatku, 2) uzasadnienie potrzeby wydatkowania środków publicznych, 3) ocena wpływu na terminowość realizacji zadania, 4) wartość szacunkową przedmiotu zapotrzebowania, 5) podstawę prawną dokonania wydatku w przypadkach określonych w 27 pkt 1. 6) podlega /nie podlega opiniowaniu przez Zespół ds. wydatkowania środków publicznych, 7) do zamówień stosuje się/ nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. 3. Zapotrzebowanie z którego wynika celowość zaciągania zobowiązania lub poniesienia wydatku stanowi podstawę sporządzenia przez kierownika 10

11 komórki d/s ogólnych wniosku o wydatkowanie środków finansowych, który przedkłada głównemu księgowemu do akceptacji w zakresie zabezpieczenia środków finansowych, a następnie Naczelnikowi do zatwierdzenia. 26 Wartość szacunkową zobowiązań i wydatków określa : 1) rzeczowych (pozapłacowych) kierownik komórki d/s ogólnych, 2) płacowych w zakresie wynagrodzenia zasadniczego, dodatku na staż pracy i innych dodatków oraz premii regulaminowych pracownik d/s kadr i szkolenia, 3) płacowych w zakresie naród jubileuszowych, odpraw rentowych i emerytalnych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i na Fundusz Pracy -pracownik rachunkowości budżetowej na podstawie danych otrzymanych od pracownika d/s kadr i szkolenia. 27 Oceny celowości poprzez wydanie opinii na druku zapotrzebowania o którym mowa w 25, dokonuje: 1) kierownik komórki d/s ogólnych w zakresie wydatków osobowych nie zaliczonych do wynagrodzeń ( 3020 klasyfikacji wydatków) tj. dopłat do okularów, jednorazowego odszkodowania z tytułu stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu albo śmierci oraz odszkodowania za przedmioty utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy, przysługującego od pracodawcy, odprawy pośmiertnej, 2) Naczelnik, Z-ca naczelnika lub główny księgowy odpowiednio do zakresu pełnionego nadzoru w zakresie wynagrodzeń osobowych pracowników i członków korpusu służby cywilnej ( 4010 i 4020 klasyfikacji wydatków), odpowiednio do zakresu pełnionego nadzoru z uwzględnieniem średniorocznego limitu zatrudnienia oraz planu wynagrodzeń osobowych ustalonego dla Urzędu, 3) W zakresie zakupu materiałów i wyposażenia ( 4210 klasyfikacji wydatków): a) kierownik komórki d/s ogólnych mebli i sprzętu biurowego, materiałów biurowych, materiałów do eksploatacji samochodów, środków czystości, b) informatyk materiałów komputerowych, c) Naczelnik, Z-ca naczelnika lub główny księgowy odpowiednio do zakresu pełnionego nadzoru prenumeraty czasopism i innych wydawnictw, 4) kierownik komórki d/s ogólnych w zakresie zakupu usług remontowych i naprawczych środków transportu, urządzeń i sprzętu, usług remontowych i konserwacji pomieszczeń ( 4270 klasyfikacji wydatków), 11

12 5) kierownik komórki d/s ogólnych po uzyskaniu opinii komisji bhp w zakresie badań okresowych oraz pracownika d/s kadr i szkolenia w zakresie zakupu usług zdrowotnych ( 4280 klasyfikacji wydatków), przy zakupie usług zdrowotnych w celu uzyskania przez pracownika zaświadczenia o zdolności do pracy, 6) w zakresie zakupu pozostałych usług ( 4300 klasyfikacji wydatków), w tym: a) kierownik komórki d/s ogólnych usług drukarskich i introligatorskich, pralniczych, dotyczących przeglądów samochodów, ogłoszeń związanych z wydatkami dotyczącymi funkcjonowania jednostki budżetowej, b) informatyk licencji i programów komputerowych, c) komornik skarbowy dotyczących ogłoszeń w postępowaniu egzekucyjnym, 7) Naczelnik lub Zastępcy Naczelnika różnych opłat i składek ( 4430 klasyfikacji wydatków) w tym dotyczących ubezpieczenia samochodów i ubezpieczeń rzeczowych Celowość zaciągania zobowiązań z tytułu delegacji służbowych ( 4410 klasyfikacji wydatków), powinna być stwierdzona na druku delegacji, poprzez wpisanie celu delegacji np.: kontrola podatkowa, wyjazd na szkolenie (miejsce szkolenia, temat), służba egzekucyjna na terenie właściwości urzędu. 2. Oceny celowości ponoszenia wydatków na szkolenia zewnętrzne członków korpusu służby cywilnej, oprócz szkolenia w ramach służby przygotowawczej ( 4550 klasyfikacji wydatków), dokonuje Naczelnik, Z-ca Naczelnika lub główny księgowy odpowiednio do zakresu pełnionego nadzoru bezpośrednio na ofercie wpływającej do Urzędu. 29 Wyłącza się z trybu oceny celowości, określonych w niniejszym dziale, zaciąganie zobowiązań, których celem jest zapewnienie jednostce budżetowej normalnego funkcjonowania, a dotyczące m.in.: 1) zakupu energii ( 4260 klasyfikacji wydatków), 2) usług konwojowania, pocztowych, telekomunikacyjnych, telefonicznych, utrzymania czystości pomieszczeń, kominiarskich, wywozu śmieci, ochrony mienia ( 4300 klasyfikacji wydatków)

13 Tryb oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków nie wyszczególnionych w niniejszym dziale ustala każdorazowo Naczelnik na druku zapotrzebowania. Dział II Badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych Zaciąganie zobowiązań i ponoszenie wydatków ze środków publicznych może następować tylko na cele i w wysokości ustalonych w planach finansowych (wydatków budżetowych i środka specjalnego na wydatki związane z prowadzeniem egzekucji administracyjnej) jednostki budżetowej. 2. Jednostka budżetowa dokonuje wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków Przed zawarciem umowy, w wyniku której powstanie zobowiązanie z tytułu usług, dostaw i robót budowlanych jeden jej egzemplarz opiniuje radca prawny pod względem formalno prawnym oraz główny księgowy w zakresie zabezpieczenia środków finansowych. 2. Bieżący nadzór nad realizacją umowy sprawuje kierownik komórki d/s ogólnych Badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym zaciągania zobowiązań i ponoszenia wydatków w przypadku dokumentów zewnętrznych stanowiących dowody księgowe poniesionych wydatków (faktury) podlegają ewidencji w rejestrze korespondencji i są przekazywane do komórki d /s ogólnych 2. Sprawdzenia dokumentów dotyczących wydatków budżetowych jednostki, oraz wydatków ze środków specjalnych, związanych z prowadzeniem egzekucji administracyjnej, pod względem merytorycznym dokonuje: a) kierownik komórki d/s ogólnych 3. Osoby wymienione w ust. 2 potwierdzają klauzulą: Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia..., podpis... 13

14 4. Sprawdzony pod względem merytorycznym dokument kierownik komórki d/s ogólnych przekazuje w ciągu 2 dni od wpływu do Urzędu do komórki rachunkowości budżetowej Pracownik komórki d/s rachunkowości budżetowej dokonuje sprawdzenia dowodu księgowego, o którym mowa w 33 pod względem formalnym i rachunkowym oraz przedkłada Głównemu księgowemu. 2. Czynności o których mowa w ust. 1 pracownik komórki d/s rachunkowości potwierdza klauzulą: Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia...,podpis Podpis głównego księgowego jest dowodem wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentu oraz oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń do oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentu. 2. Czynności o których mowa w ust. 1 główny księgowy potwierdza klauzulą: Potwierdzam przeprowadzenie wstępnej kontroli i nie zgłaszam zastrzeżeń dnia...,podpis Podpis głównego księgowego oraz Naczelnika jest zatwierdzeniem dokumentu do wypłaty, co oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym i jednostka budżetowa posiada środki na ich pokrycie. 2. Czynności o których mowa w ust. 1 potwierdza się klauzulą: Zatwierdzam, sumę zł... słownie... do wypłaty ze środków... dział...rozdział dnia Gł.księgowy Naczelnik 37 14

15 1. Delegacje służbowe pracowników działów kontroli z przeprowadzonych czynności kontrolnych pod względem merytorycznym sprawdzają kierownicy działów kontroli. 2. Delegacje służbowe dotyczące szkoleń pracowników pod względem merytorycznym sprawdzają kierownicy odpowiednich działów lub pracownik wieloosobowego stanowiska d/s kadr i szkolenia 3. Delegacje służbowe pracowników pod względem formalnym i rachunkowym sprawdza pracownik rachunkowości budżetowej. 4. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje główny księgowy i Naczelnik Kierownik d/s ogólnych lub kierownik komórki na rzecz której została wykonana praca na podstawie umowy zlecenie lub o dzieło stwierdza wykonanie i przyjęcie prac na rachunku do umowy. 2. Rachunek o którym mowa w ust. 1 sprawdza: 1) pod względem merytorycznym pracownik d/s kadr i szkolenia, 2) pod względem formalnym i rachunkowym pracownik rachunkowości budżetowej, 3. Zatwierdza do wypłaty główny księgowy i Naczelnik Listy wypłat wynagrodzeń osobowych zasadniczych w formie czasowej, dodatków stażowych oraz innych dodatków, premii i nagród, dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, wynagrodzeń za czas niewykonywania pracy, nagród jubileuszowych, odpraw rentowych i emerytalnych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i innych, list wypłat dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy sprawdza: 1) pracownik d/s kadr i szkolenia pod względem merytorycznym, 2) pracownik komórki d/s rachunkowości budżetowej pod względem formalnym i rachunkowym, 2. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje główny księgowy i Naczelnik Listy wynagrodzeń prowizyjnych sprawdza: 1) komornik skarbowy pod względem merytorycznym, 2) pracownik d/s rachunkowości budżetowej pod względem formalnym i rachunkowym, 2. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje główny księgowy i Naczelnik

16 1. Listy wypłaty świadczeń odszkodowawczych z tytułu wypadku przy pracy sprawdza: 1) pracownik d/s bhp pod względem merytorycznym, 2) pracownik d/s rachunkowości budżetowej pod względem formalnym i rachunkowym, 2. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje główny księgowy i Naczelnik. 42 Kontrolę zgodności z przepisami ustalania średniorocznego zatrudnienia do naliczania odpisów na zakładowy fundusz socjalny ustalania podatków i opłat, wpłat na PFRON, przeprowadza główny księgowy. 43 Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami dokonywane są wydatki stanowiące: 1) wynagrodzenia prowizyjne dla pracowników wykonujących egzekucję administracyjną ( 4020 klasyfikacji wydatków), 2) dodatkowe wynagrodzenia roczne ( 4040 klasyfikacji wydatków), 3) składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy i wpłaty na PFRON ( 4110, 4120 i 4140 klasyfikacji wydatków), 4) odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( 4440 klasyfikacji wydatków), 5) podatek od nieruchomości ( 4480 klasyfikacji wydatków), 6) pozostałe podatki na rzecz budżetu państwa ( 4490 klasyfikacji wydatków), 7) opłaty na rzecz budżetów jednostki samorządu terytorialnego ( 4520 klasyfikacji wydatków), 44 Tryb kontroli stanu faktycznego ze stanem wymaganym zaciągania zobowiązań i dokonywanie wydatków ze środków publicznych nie wymienionych w Dziale II ustala każdorazowo Naczelnik. Dział III Zamówienia publiczne 45 Urząd dokonuje zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych

17 1. Za wydatkowanie środków publicznych zgodnie z procedurami określonymi w prawie o zamówieniach publicznych odpowiada Naczelnik z wyjątkiem przypadków określonych w ust Nadzór inwestorski zadań remontowo - inwestycyjnych o dużym stopniu złożoności oraz wymagające dużej wiedzy i uprawnień z zakresu m.in. budownictwa prowadzi Izba Skarbowa. 3. Środki publiczne za wykonanie poszczególnych zadań prowadzonych przez Urząd przekazywane są przez Izbę Skarbową na pisemny wniosek Naczelnika po dokonaniu wszelkich czynności formalnych (przedstawieniu kserokopii faktury, opis merytoryczny itp.) Zasady i tryb postępowania w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz wydatkowania środków finansowych nie podlegających ustawie prawo zamówień publicznych w Urzędzie, określa zarządzanie Naczelnika. 2. W instrukcji o której mowa w ust. 1 należy w szczególności: 1) wskazać pracownika odpowiedzialnego za realizację jej postanowień, 2) nałożyć obowiązek prowadzenia rejestru zamówień publicznych o wartości przekraczającej EURO i rejestru wydatków, których wartość szacunkowa nie przekracza EURO oraz wskazać pracownika prowadzącego rejestry, 3) wprowadzić wymóg zamieszczania na fakturach z tytułu zamówień realizowanych w trybie ustawy prawo zamówień publicznych, przed przedłożeniem głównemu księgowemu w celu zatwierdzenia do wypłaty, klauzuli: Zakupu dokonano w trybie... art...data...podpis... 4) określić wzór wniosku o którym mowa w 25 ust. 3 regulaminu o wydatkowaniu środków finansowych z tytułu wydatków do których nie stosuje się ustawy o zamówieniach publicznych oraz wzór wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie zamówienia publicznego. Wnioski akceptuje pod względem zabezpieczenia środków finansowych główny księgowy a zatwierdza Naczelnik, 5) podać kiedy powoływana jest komisja prowadząca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz określić jej zadania oraz regulamin pracy, 6) wskazać pracownika przyjmującego oraz dokonującego zwrotu wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 17

18 7) tryb opiniowania umowy w sprawie zamówień publicznych. Umowę podpisuje Naczelnik, 8) określić okresy sporządzania zbiorczych zestawień zamówień publicznych realizowanych przez Urząd. 48 Zasady odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, za czyn polegający na naruszeniu zasady, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego, określa ustawa o zamówieniach publicznych. Dział IV Zasady dokonywania zwrotów środków publicznych Obsługa zwrotów w podatku od towarów i usług prowadzona jest zgodnie z decyzją Ministra Finansów, regulującą zwrot podatku od towarów i usług Różnica między kwotą podatku naliczonego a kwotą podatku należnego przy spełnieniu określonych przesłanek ustawowych, podlega zaliczeniu na poczet innych zobowiązań podatkowych Zwrot w podatku dochodowym należy dokonać w terminie określonym w odrębnych przepisach. Dział V Gromadzenie i gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Podstawą gromadzenia i gospodarowania środkami Funduszu Świadczeń Socjalnych jest ustawa o której mowa w 2 pkt 14 Regulaminu. 2. Osobą odpowiedzialną za gromadzenie i gospodarowanie Funduszem Świadczeń Socjalnych jest Naczelnik

19 1. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie odrębnych przepisów. 2. Osobą odpowiedzialną za zabezpieczenie prawidłowej wysokości corocznego odpisu na Fundusz Świadczeń Socjalnych jest główny księgowy. 3. Środki finansowe Funduszu Świadczeń Socjalnych przechowywane są na osobnym rachunku bankowym, a odsetki uzyskane z tego tytułu powiększają fundusz O sposobie podziału środków z Funduszu Świadczeń Socjalnych decyduje Naczelnik na podstawie corocznego preliminarza. 2. Naczelnik może powołać Komisję Socjalną, która przedstawia propozycje podziału środków z Funduszu Świadczeń Socjalnych. 3. Szczegółowe zasady tworzenia i podziału Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz funkcjonowania Komisji Socjalnej określa Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu 4. Wydatkowanie środków z Funduszu Świadczeń Socjalnych następuje z zachowaniem zasad określonych w ustawie o zamówieniach publicznych Dokumenty księgowe związane z wydatkowaniem środków z Funduszu Świadczeń Socjalnych sprawdza: 1) pracownik d/s kadr i szkolenia pod względem merytorycznym, 2) pracownik d/s rachunkowości budżetowej pod względem formalnym i rachunkowym. 2. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje główny księgowy i Naczelnik Główny Księgowy przedstawia Naczelnikowi rozliczenie gromadzenia i wydatkowania środków z Funduszu Świadczeń Socjalnych do 31 stycznia następnego roku kalendarzowego 2. Zatwierdzone przez Naczelnika sprawozdanie z gospodarowania środkami Funduszu Świadczeń Socjalnych przedstawiane jest wszystkim pracownikom Urzędu. 19

20 Rozdział VI Gospodarowanie mieniem 57 Kontrolę gospodarowania mieniem dokonuje się w drodze inwentaryzacji Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku i źródeł ich pochodzenia. 3. Realizację tego celu warunkują następujące czynności: 1) weryfikacja ksiąg rachunkowych, 2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i rozliczeń osób odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im mienie i za powstanie tych różnic, 3) zapewnienie ochrony mienia i dokonanie oceny stanu zabezpieczenia przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi, 4) dokonanie oceny gospodarczej przydatności posiadanych składników majątkowych pod względem ilości i jakości, 5) podjęcie działań skierowanych na przeciwdziałanie powstaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem Urzędu a zwłaszcza gromadzeniu zapasów zbędnych i nadmiernych oraz powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód) Tryb przeprowadzenia kontroli w drodze inwentaryzacji określa instrukcja inwentaryzacyjna w Urzędzie. 2. Instrukcja inwentaryzacyjna powinna określać między innymi: 1) rodzaje i metody inwentaryzacji, 2) terminy i częstotliwość inwentaryzacji, 3) organizację, przebieg, rozliczenie i wykorzystanie wyników inwentaryzacji, 4) powołanie i zadania komisji inwentaryzacyjnej, 5) zasady inwentaryzacji drogą spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku, 6) zasady inwentaryzacji drogą potwierdzeń sald i porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją, 7) wycenę wyników inwentaryzacji, ustalenie, weryfikację i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

21 Pracownicy ponoszący odpowiedzialność materialną za powierzone mienie składają oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności. 61 Ochrona mienia w Urzędzie winna być realizowana zgodnie z postanowieniami: 1) Planu Ochrony uzgodnionym z Komendą Wojewódzką Policji w Katowicach, 2) zasad ochrony osób, budynku i mienia w Urzędzie. Rozdział VII Postanowienia końcowe Pracownicy wykonujący kontrolę gospodarki finansowej w terminie określonym przez Naczelnika dokonują oceny: 1) przebiegu wykonywania zadań oraz dochodów i wydatków, 2) przestrzegania realizacji procedur kontroli oraz zasad wstępnej oceny celowości poniesienia wydatków oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. 2. Przedmiotem oceny o której mowa w ust. 1 powinna być w szczególności: 1) prawidłowość i terminowość pobierania dochodów, 2) zgodność wydatków z planem, 3) prawidłowość wykorzystania środków finansowych, w tym zakres zrealizowanych zadań. 3. Wyniki kontroli i oceny należy przedłożyć Naczelnikowi i przedstawić na naradzie kadry kierowniczej Urzędu. Na oryginale podpisał: Naczelnik Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego mgr Michał Sapa 21