Kolejki oczekujących. Spis treści. Parę słów wprowadzenia czym są kolejki oczekujących?

Transkrypt

1 Kolejki oczekujących Spis treści 1 Parę słów wprowadzenia czym są kolejki oczekujących? 1.1 Średni rzeczywisty czas oczekiwania 1.2 Kolejki w systemie 2 Obsługa kolejek oczekujących w systemie 2.1 Kolejki do poradni specjalistycznych Zmiana terminu wizyty Anulowanie kolejki do poradni 2.2 Kolejki na oddział szpitalny Dodawanie wpisu do kolejki Przyjmowanie pacjenta z kolejki na oddział Inne przyczyny skreślenia z kolejki 3 Raportowanie kolejek do NFZ 3.1 Generowanie raportu kolejek dla NFZ 3.2 Błędy związane z kolejkami oczekujących 3.3 Raporty systemowe związane z kolejkami Parę słów wprowadzenia czym są kolejki oczekujących? Kolejki oczekujących są listami osób oczekujących na udzielenie świadczenia w ZOZ. Kolejkę mogą prowadzić różne jednostki zarówno poradnie specjalistyczne jak i oddziały szpitalne. Co istotne kolejki takie należy prowadzić na bieżąco, to znaczy dbać o to, aby w systemie znajdowały się możliwie najbardziej aktualne ich dane. Pozwoli to uniknąć problemów ze sprawozdawczością do Narodowego Funduszu Zdrowia (problemy te omówiono w końcowej części tego podręcznika). O tym czy dana komórka organizacyjna (poradnia lub oddział) prowadzi kolejki oczekujących sprawozdawane do NFZ decyduje checkbox jednostka prowadzi kolejki oczekujących dostępny na ekranie edycji danej komórki organizacyjnej (zakładka główna Komórki organizacyjne). Każdy wpis do kolejki (nazywany pozycją kolejki) składa się z trzech elementów: 1. data zapisu do kolejki jest to data zgłoszenia się pacjenta ze skierowaniem do poradni lub szpitala 2. data skreślenia z kolejki określa dzień, w którym pacjent został przyjęty lub skreślony z kolejki z innego powodu. Powody te określa ostatni, trzeci element, czyli 3. przyczyna skreślenia zgodnie z powyższym określa powód, dla którego pacjent został skreślony z kolejki. Możliwe przyczyny skreślenia z kolejki to: udzielenie świadczenia (kod: 1) powiadomienie przez osobę wpisaną na listę oczekujących o rezygnacji (kod: 2) zaprzestanie wykonywania świadczenia danego rodzaju przez danego świadczeniodawcę (kod: 3) przeniesienie osoby wpisanej na listę oczekujących na inną listę oczekujących u danego świadczeniodawcy (kod: 5) zgon osoby wpisanej na listę oczekujących (kod: 6) potwierdzona przez Fundusz informacja, że osoba znajduje się na liście oczekujących na to samo świadczenie u innego świadczeniodawcy (kod: 7) inna przyczyna (kod: 9)

2 Kolejki dzieją się również na dwie kategorie: przypadki pilne i przypadki stabilne. Każda z tych kategorii jest osobno naliczana po stronie NFZ. Średni rzeczywisty czas oczekiwania Średni Rzeczywisty Czas Oczekiwania jest bardzo ważną wartością z punktu widzenia NFZ. Jest to jak sama nazwa wskazuje uśredniony czas oczekiwania pacjenta na udzielenie świadczenia w danej komórce organizacyjnej i jako taki pełni ważną rolę w statystykach prowadzonych przez Fundusz. Jak Fundusz wylicza jego wartość? Bardzo prosto. Sumuje czas oczekiwania wszystkich pacjentów, którym udzielono świadczenia w ostatnich sześciu miesiącach (w miesiącu bieżącym i pięciu poprzednich) i dzieli uzyskaną wartość przez liczbę tych pacjentów. Na poniższym przykładzie przedstawiono mechanizm wyliczania Średniego Rzeczywistego Czasu Oczekiwania na lipiec: Najpierw liczymy liczbę pacjentów skreślonych z kolejki z kodem przyczyny "1" (udzielenie świadczenia) i sumujemy ich liczbę dni oczekiwania. Załóżmy, że w lipcu przyjęliśmy dwudziestu siedmiu pacjentów każdy z nich czekał w kolejce określoną liczbę dni. Suma dni dla wszystkich tych pacjentów wyniosła 645. Podobnie postępujemy dla poprzednich pięciu miesięcy. Miesiąc sprawozdawczy Liczba skreślonych z przyczyną "1" Suma czasu oczekiwania skreślonych z przyczyną "1" styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec SUMA Uwagi Wartości nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu (są starsze niż 5 miesięcy) sumy pacjentów skreślonych i czasów oczekiwania z sześciu miesięcy Jak widać w powyższej tabeli, ilość skreślonych i sumę dni oczekiwania za poszczególne miesiące są sumowane. Następnym krokiem jest podzielenie uzyskanej sumy dni oczekiwania przez uzyskaną sumę przyjętych pacjentów: 3800/190 = 20 Z powyższych danych wynika, że Średni Rzeczywisty Czas Oczekiwania dla tej konkretnej komórki organizacyjnej na lipiec wynosi 20.

3 Kolejki w systemie W naszym systemie wszystkie pozycje kolejki dla danego pacjenta można sprawdzić klikając na link Kolejka oczekujących widoczny przy każdym z pacjentów na zakładce głównej Pacjenci: Po kliknięciu na link pojawi się lista wpisów do kolejki dla danego pacjenta może ona wyglądać mniej więcej tak jak poniżej: Na powyższym ekranie przy każdej z pozycji kolejki pacjenta jest widoczna komórka organizacyjna i data zapisu do kolejki. Widać też daty i przyczyny skreślenia, dla tych pozycji kolejek, które są uzupełnione. Dodawanie wpisów do kolejki omówiono w następnym rozdziale tego podręcznika.

4 Obsługa kolejek oczekujących w systemie Zapisywanie pacjenta do kolejki oczekujących może przebiegać na dwa sposoby w zależności od tego czy zapisujemy do poradni specjalistycznej czy na oddział szpitalny. Poniżej omówiono obydwa te sposoby. Kolejki do poradni specjalistycznych Zapisywanie do kolejki specjalistycznej powinno odbywać się poprzez wizytę pierwszorazową. Aby dodać wizytę pierwszorazową, należy przed wyborem terminu wizyty zaznaczyć na grafiku, że wizyta będzie pierwszorazowa pokazano to na poniższej ilustracji: Po zaznaczeniu, że dodawana wizyta ma być pierwszorazową możemy wybrać termin wizyty. Wizyta zostanie utworzona, a wraz z nią wpis do kolejki oczekujących. Wpis taki będzie wyglądał następująco: data zapisania do kolejki będzie równa dacie bieżącej data skreślenia z kolejki będzie równa dacie zaplanowanej wizyty przyczyna skreślenia będzie równa 1 (udzielono świadczenia) Oczywiście dwie ostatnie wartości zostaną sprawozdane do NFZ dopiero wtedy, gdy wizyta już się odbędzie. UWAGA: jeśli tworzymy wizytę pierwszorazową nie możemy wybrać dzisiejszego terminu wizyty! Według wytycznych NFZ wpis do kolejki oczekujących jest ważny wówczas, gdy data skreślenia z kolejki jest co najmniej o jeden dzień późniejsza niż data skreślenia z niej zatem system nie pozwoli dodać kolejki, która będzie miała datę zapisania równą dacie skreślenia. Zmiana terminu wizyty Aby zmienić termin zaplanowanej wizyty pierwszorazowej należy posłużyć się linkiem zmiana terminu wizyty dostępnym przy wizycie. Po kliknięciu na link pojawi się standardowy grafik wyboru terminu jeśli wybierzemy nowy termin, to zapisane w kolejce dane dotyczący daty skreślenia również zostaną zaktualizowane.

5 Anulowanie kolejki do poradni Jeśli chcemy anulować zaplanowaną wizytę w poradni specjalistycznej, należy skorzystać z linku Anulowanie wizyty dostępnego przy wizycie pierwszorazowej (link ten jest widoczny tylko w sytuacji, gdy wizyta jeszcze się nie odbyła). Jeśli wizyta którą chcemy anulować ma powiązanie z wpisem do kolejki oczekujących, to na ekranie anulowania wizyty pojawi się dodatkowe pole umożliwiające wybór przyczyny skreślenia z kolejki (innej niż "1"):

6 Kolejki na oddział szpitalny Zapis do kolejki na oddział odbywa się nieco inaczej niż do poradni w takim przypadku należy najpierw stworzyć wpis do kolejki, a dopiero w momencie gdy pacjent jest przyjmowany do szpitala zainicjować skreślenie z niej. Poniżej omówiono sposób postępowania w takim przypadku. Dodawanie wpisu do kolejki Aby dodać wpis do kolejki na oddział należy skorzystać z wcześniej wspomnianego linku Kolejka oczekujących widocznego przy każdym z pacjentów na zakładce głównej Pacjenci. Następnie należy kliknąć na link Dodaj, widoczny ponad listą wpisów do kolejki. System przeniesie nas na ekran edycji wpisu do kolejki może on wyglądać tak jak poniżej: Na powyższym ekranie należy wypełnić następujące dane: Jednostka w tym polu wybieramy oddział, do którego zapisujemy pacjenta Osoba zapisująca wybieramy osobę personelu, która dokonuj wpisu do kolejki (domyślnie postawia się tam aktualnie zalogowany użytkownik) Planowane przyjęcie wybieramy tu datę planowanego przyjęcia pacjenta na oddział. Pozostałe dane są opcjonalne. Po wypełnieniu formularza zatwierdzamy go przyciskiem OK. Wpis do kolejki zostanie utworzony. Dodany w ten sposób wpis do kolejki różni się od wpisu do kolejki do poradni specjalistycznej tym, że nie ma jeszcze daty i przyczyny skreślenia wynika to z faktu, że pobyt na oddziale do którego się odnosi ten wpis do kolejki jeszcze nie został utworzony.

7 Przyjmowanie pacjenta z kolejki na oddział Przyjmowanie pacjenta z kolejki oczekujących na oddział polega na zainicjowaniu daty i przyczyny skreślenia z poziomu pobytu na oddziale. Załóżmy, że pacjent ma wpis do kolejki, który stworzyliśmy w poprzednim punkcie wpis do kolejki na oddział chirurgiczny. Jeśli tak jest, po przyjęciu pacjenta do szpitala wchodzimy na ekran edycji pobytu na oddziale zobaczymy tam dodatkowe pola związane z przyjęciem pacjenta z kolejki: Jak widzimy, system umożliwia określenie, że przyjęcie na oddział jest jednocześnie skreśleniem z dodanego wcześniej wpisu do kolejki oczekujących. Domyślnie pole zapis w kol. ocz. wskazuje na istniejący wpis do kolejki, zatem nie trzeba w standardowej sytuacji wykonywać żadnych dodatkowych działań po wypełnieniu innych danych na tym formularzu i kliknięciu na przycisk OK system zainicjuje przyjęcie z kolejki z przyczyną "1" i datą skreślenia równą dacie przyjęcia na oddział. Oczywiście możemy również określić, że to przyjęcie na oddział nie jest przyjęciem z kolejki oczekujących w takim wypadku należy wybrać wartość żaden z powyższych. Inne przyczyny skreślenia z kolejki Jeśli chcemy anulować wpis do kolejki oczekujących na przyjęcie na oddział, należy również skorzystać z linku Kolejka oczekujących przy pacjencie. Na liście wpisów do kolejki pacjenta odnajdujemy pozycję kolejki oddziałowej i klikamy na link edycja przy tej pozycji. Należy wypełnić pola Data i godzina skreślenia oraz Przyczyna skreślenia. Oczywiście nie możemy wybrać przyczyny o kodzie "1" tę przyczynę można zainicjować tylko z poziomu pobytu na oddziale, co omówiono wcześniej. Po wypełnieniu formularza klikamy na przycisk OK data i przyczyna skreślenia z kolejki zostały zapisane.

8 Raportowanie kolejek do NFZ Dane kolejek oczekujących raportowane są do NFZ w cyklu miesięcznym, odbywa się to za pośrednictwem standardowego raportu kolejek oczekujących (LIOCZ). Standardowo raport ten gromadzi dane kolejek oczekujących do wszystkich komórek organizacyjnych prowadzących takie kolejki. Kolejki mogą być sprawozdawane w dwóch trybach (w zależności od komórki organizacyjnej, która prowadzi kolejkę): 1. Tryb danych statystycznych zawiera tylko dane liczbowe kolejki: liczbę pacjentów przyjętych do kolejki w danym miesiącu, liczbę pacjntów skreślonych z niej i liczbę pacjentów, którzy nadal oczekując w kolejce na udzielenie świadczenia. 2. Tryb danych szczegółowych zawiera informacje o poszczególnych wpisach do kolejki: numer PESEL pacjenta, datę zapisu do kolejki i datę skreślenia z niej. Dokładne odzwierciedlenie danych przesyłanych do NFZ raportem kolejek oczekujących można podejrzeć korzystając z raportu Raport zapisów do kolejki oczekujących w trybie NFZ Raport zbiorczy zgodny z komunikatem XML. Generowanie raportu kolejek dla NFZ Aby wygenerować raport kolejek dla NFZ należy przejść na zakładkę główną NFZ Komunikaty. Na ekranie tym, w sekcji Generuj komunikat dostępny jest link kolejki, po kliknięciu w który zostaniemy przeniesieni na ekran generacji nowego komunikatu (raportu) kolejek. Wygląda on tak jak poniżej: Poszczególne pola na tym ekranie oznaczają: Eksport do pliku tutaj możemy określić, czy raport kolejek ma być zapisany pod standardową nazwą (na przykład: 5492_ KLX), czy też pod wybraną przez nas (na przykład: reh_ KLX). Wykonaj to pole należy zaznaczyć, jeśli generujemy docelowy plik dla NFZ. Jeśli nie zostanie zaznaczone, to raport nie zostanie wygenerowany system przeprowadzi tylko symulację jego generowania. Może to okazać się przydatne w sytuacji, gdy chcemy sprawdzić, czy nie ma żadnych rażących błędów w kolejkach na dany okres. Okres sprawozdawczy Określa okres sprawozdawczy (miesiąc), z którego generowany będzie komunikat. Standardowo w tym polu podstawia się ubiegły miesiąc oczywiście możemy to zmienić, aby na przykład wygenerować ponownie raport za okres wcześniejszy. Data oceny data oceny kolejki Generacja w tym polu możemy określić, czy raport ma być generowany całościowo (innymi słowy ma zawierać

9 dane ze wszystkich komórek prowadzących kolejki), czy też cząstkowo (ma zawierać dane tylko z wybranych komórek). Po wybraniu wartości cząstkowa system wyświetli listę wszystkich komórek organizacyjnych prowadzących kolejki i umożliwi wybranie które spośród nich mają zostać uwzględnione w generowanym raporcie. Po wypełnieniu danych klikamy na przycisk Drukuj. System wygeneruje raport kolejek. Po wygenerowaniu pojawi się link podgląd, który umożliwia pobranie raportu na dysk. UWAGA: jeśli przed kliknięciem na Drukuj nie zaznaczyliśmy pola wykonaj, to również będzie można pobrać plik raportu, jednak należy pamiętać, że służy on tylko celom testowym próba przesłania takiego pliku do NFZ zakończy się błędem. Błędy związane z kolejkami oczekujących Błędy związane z kolejkami oczekujących widoczne na portalu SZOI wynikają najczęściej z nieprzemyślanych działań użytkowników. Najczęściej spotykane komunikaty błędów widoczne na portalu SZOI to: LICZBA OSÓB SKREŚLONYCH W OSTATNICH SZEŚCIU MIESIĄCACH Z POWODU WYKONANIA ŚWIADCZENIA JEST RÓŻNA OD SUMY PRZEKAZANYCH ZA OSTATNIE SZEŚĆ MIESIĘCY LICZB OSÓB SKREŚLONYCH W MIESIĄCU Z POWODU WYKONANIA ŚWIADCZENIA SUMA LICZBY OSÓB OCZEKUJĄCYCH ORAZ SKREŚLONYCH Z LISTY NIE MOŻE BYĆ MNIEJSZA NIŻ LICZBA OSÓB OCZEKUJĄCYCH W BEZPOŚREDNIO POPRZEDZAJĄCYM OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM Problemy tego typu wynikają z faktu, że personel wykonuje zmiany w danych kolejek wstecznie czyli już po zaraportowaniu danego okresu kolejek do NFZ. Na przykład już po zaraportowaniu kolejek za marzec dodano pacjentowi marcową datę skreślenia z kolejki. Po wykonaniu takiej operacji liczba skreślonych z kolejki w marcu zmieniła się należałoby zatem ponownie sprawozdać kolejki za marzec do NFZ. Jeśli nie zostaną zaraportowane to rezultatem są właśnie takie problemy. Co zrobić w takiej sytuacji? Dotarcie do źródła (odnalezienie pacjentów, którzy powodują ten błąd) umożliwia raport "komparator kolejek oczekujących", jednak ma on zastosowanie tylko w przypadku kolejek sprawozdawanych w formie danych szczegółowych (czyli listy pacjentów oczekujących i skreślonych w danym okresie). Jeśli kolejka raportowana jest w trybie danych statystycznych (ilości pacjentów oczekujących i skreślonych), to odnalezienie źródła jest utrudnione, a może wręcz okazać się niemożliwe. Komparator w takiej sytuacji pokazuje jedynie różnice pomiędzy ilościami pacjentów sprawozdanych do NFZ a analogicznymi wartościami które aktualnie są widoczne w systemie nie pokaże dokładnie których pacjentów dotyczą te różnice. W przypadku takich problemów zawsze należy skontaktować się z NFZ. Problemy z kolejkami oczekujących wynikły z celowych zmian w danych kolejek, można zatem założyć, że aktualny obraz kolejek oczekujących jest prawidłowy, a jedyny problem to fakt, że dane przesyłane do NFZ nie były aktualizowane na bieżąco. Z naszej praktyki wynika, że z reguły Fundusz odblokowuje wówczas archiwalne dane kolejek (sześć miesięcy wstecz) i prosi o ich ponowne przesłanie. Naliczanie średniego rzeczywistego czasu oczekiwania zaczyna się wówczas od nowa. Jak zabezpieczyć się przed takimi problemami na przyszłość? Należy zadbać o dwie rzeczy: 1. Upomnieć personel, aby nie zmieniał danych kolejek oczekujących wstecz, a jeśli już musi to zrobić aby informował o tym każdorazowo dział rozliczeń. Dobrą praktyką jest ścisłe wyznaczenie granic czasowych, w ramach których personel może modyfikować dane kolejek na przykład "w środę wysyłany raport kolejek za luty, prosimy o wykonanie wszystkich niezbędnych zmian w kolejkach do środy, do godziny 9:00. Wszelkie zmiany dokonane po tym terminie i dotyczące kolejek za luty prosimy zgłaszać do działu RUM". 2. Każdorazowo po wygenerowaniu raportu kolejek do NFZ skorzystać z raportu "Raport zapisów do kolejki oczekujących". Raport taki należy wygenerować w trybie "Generacja XML do Komparatora", a wynikowy plik zapisać na dysku i przechowywać w bezpiecznym miejscu. W razie potrzeby można z niego skorzystać aby porównać dane w systemie z tymi przesłanymi raportem do NFZ (plik zawiera szczegółowe dane o wszystkich kolejkach, również tych, które są sprawozdawane w trybie statystycznym).

10 Raporty systemowe związane z kolejkami Komparator Listy Oczekujących raport ten umożliwia porównanie danych przesłanych do NFZ z tymi, które aktualnie znajdują się w systemie. Przy porównywaniu może korzystać on zarówno ze wskazanego komunikatu kolejek, jak i specjalnie wygenerowanego pliku (do generacji takiego pliku służy specjalny tryb raportu zapisów do kolejki oczekujących) Raport zapisów do kolejki oczekujących raport ten pokazuje dane kolejek za dany okres. Umożliwia wydrukowanie zestawienia danych przesyłanych do NFZ, jak również szczegółowej listy pacjentów którzy zostali zapisani do kolejki, skreśleni z niej lub nadal oczekują na udzielenie świadczenia. Umożliwia również wygenerowanie pliku do komparatora na podstawie aktualnego obrazu danych kolejek w systemie. Kolejka oczekujących zaplanowane przyjęcia umożliwia wyświetlenie listy zaplanowanych przyjęć w danej kolejce. Analiza historii sprawozdawania kolejek oczekujących raport bazuje na komunikatach kolejek przesłanych dotychczas do NFZ (widocznych na głównej zakładce NFZ Komunikaty). Analizuje on historię sprawozdawczości kolejek i porównuje dane przesłane do NFZ z tymi które aktualnie znajdują się w systemie.