Szanowni Państwo, W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu bezpośrednio z Państwa handlowcem lub pod numerem telefonu

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, uprzejmie informujemy, że od dnia 24 września 2012 r. Possible Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Toruniu wprowadza zmiany do Regulaminu Świadczenia Usługi Programu IMO. Zmiany podyktowane są potrzebą szczegółowego określenia zasad współpracy i dostosowaniem Regulaminu do nowych formularzy zamówień usług świadczonych przez Possible. Treść nowego Regulaminu załączamy do niniejszej korespondencji. Akceptacja zmian Regulaminu nie wymaga podpisania i/lub odesłania do Possible żadnych dokumentów. Zgodnie z nowym Regulaminem Świadczenia Usługi Programu IMO, przysługuje Państwu prawo odmowy przyjęcia proponowanych zmian w najbliższym terminie wypowiedzenia przypadającym na koniec miesiąca września 2012 roku. Po tym terminie stosowane będą nowe warunki Regulaminu. Odmowa przyjęcia zmian oznacza wypowiedzenie umowy świadczenia usługi programu IMO. Przypominamy także, że zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych, każde biuro pośrednictwa jest administratorem danych osobowych i ma obowiązek zarejestrowania zbioru w GIODO. Do niniejszej korespondencji załączamy wzór Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, którego uzupełnioną wersję należy przesłać na adres korespondencyjny Possible. Wniosek zgłoszeniowy rejestracji zbioru danych można złożyć przez Internet; przewodnik wypełniania wniosku znajduje się pod adresem: W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu bezpośrednio z Państwa handlowcem lub pod numerem telefonu Z poważaniem, Krystyna Pęczek, Prezes Zarządu Possible Sp. z o.o. Strona1

2 REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUGI PROGRAMU IMO 1. Definicje 1. Usługodawca Possible Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (NIP: ) wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem , z siedzibą w Toruniu (87-100) przy ulicy Zbożowej 180, świadcząca usługi drogą elektroniczną zgodnie z postanowieniami poniższego regulaminu. 2. Klient przedsiębiorca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Usługi świadczonej przez Usługodawcę w ramach posiadanych Kont Użytkownika, dla celów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. 3. System zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania działającego na serwerach Usługodawcy, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przy użyciu sieci Internet. 4. Program IMO oprogramowanie umożliwiające Klientowi korzystanie z Usługi i Systemu przy użyciu sieci Internet i przeglądarki internetowej. 5. Instancja Programu IMO (zwana dalej również w skrócie Instancją) Program IMO udostępniony i skonfigurowany dla konkretnego Klienta, wraz z przypisanymi mu Kontami Użytkownika, adresem URL i dostępem do danych wprowadzonych tylko przez Użytkowników w ramach tej samej Instancji. 6. Usługa Programu IMO (zwana dalej również w skrócie Usługą) świadczenie wykonywane przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegające na: udostępnieniu Instancji programu IMO i dostępu do niej przy użyciu sieci Internet i przeglądarki internetowej, regularnym wykonywaniu raz dziennie kopii bezpieczeństwa danych wprowadzanych przez Klienta zgodnie z zaplanowanym cyklem zadań serwera, przechowywaniu kopii bezpieczeństwa z siedmiu ostatnich dni, odtwarzaniu danych z zapisanej kopii bezpieczeństwa w uzasadnionych przypadkach. 7. Pomoc techniczna usługa świadczona w dni robocze w godzinach polegająca na udzielaniu odpowiedzi na pytania Użytkowników związane z Programem IMO za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. 8. Aktualizacje czynność polegająca na aktualizacji Programu IMO w celu poprawy działania aplikacji i/lub dodania nowych funkcjonalności. 9. Hosting przechowywanie w bezpieczny sposób Instancji Programu IMO i Danych wprowadzanych przez Klienta, 10. Usługi dodatkowe grupa trzech usług, na którą składają się Pomoc techniczna, Aktualizacje, Hosting. 11. Użytkownik osoba fizyczna, której Klient udzielił zezwolenia na korzystanie ze swojej Instancji. Użytkownik nie musi być pracownikiem Klienta. Użytkownik identyfikowany jest na podstawie unikalnej nazwy Użytkownika w danej Instancji oraz hasła. 12. Konto Użytkownika (zwane dalej również jako Login) identyfikator reprezentujący pojedynczego Użytkownika w danej Instancji Klienta. Użytkownik posiada dostęp do Instancji jednego Klienta. 13. Administrator firmy Konto użytkownika wskazane przez Klienta, posiadające wszystkie dostępne uprawnienia nadane przez Usługodawcę podczas aktywacji Usługi. Administrator zarządza uprawnieniami wszystkich Kont użytkowników w ramach danej Instancji. 14. Strona domowa programu strona internetowa dostępna pod adresem URL wraz z podstronami, zawierająca informacje dotyczące Programu IMO. Strona2

3 15. Dane wszelkie informacje w bazie Instancji i pliki zapisane przez Klienta przechowywane w programie IMO. 16. Limit wielkości danych dla Instancji mierzona w Gigabajtach (GB), maksymalna wielkość danych zapisanych w pamięci masowej serwera przynależna do jednej Instancji Klienta. 17. Zawieszenie Usługi okresowe zaprzestanie świadczenia Klientowi Usługi wraz z Usługami dodatkowymi lub jej elementów. 18. Opłata uiszczane przez Klienta na rzecz Usługodawcy wynagrodzenie za Usługę zgodnie z warunkami i cenami podanymi w formularzu zamówienia składanym przez Klienta, obliczane na podstawie cennika obowiązującego w dniu przesłania Klientowi formularza zamówienia przez Usługodawcę. W przypadku Klientów, którzy zawarli Umowę przed dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu, Opłatą jest wynagrodzenie za Usługę zgodnie z postanowieniami łączącej Strony Umowy. 19. Umowa umowa zawarta w drodze przyjęcia przez Klienta oferty przesłanej mu przez Usługodawcę w formie formularza zamówienia, dotycząca świadczenia Usługi w ramach Systemu na warunkach i zasadach opisanych w niniejszym Regulaminie oraz w formularzu zamówienia. 20. Regulamin niniejszy Regulamin świadczenia Usługi Programu IMO wydany na podstawie art. 8 ust. 1 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r., dostępny na stronie 2. Postanowienia ogólne 1. Przepisy zawarte w niniejszym Regulaminie określają zasady świadczenia Usługi przez Usługodawcę na rzecz Klienta. 2. Sposób korzystania z poszczególnych funkcji Programu IMO został opisany w instrukcji dostępnej na Stronie domowej programu. 3. Cenniki Usługi dostępne są na Stronie domowej programu. 3. Zawarcie umowy 1. Aktywacja i korzystanie z Usługi wymaga zawarcia Umowy w drodze przyjęcia przez Klienta oferty złożonej mu przez Usługodawcę w postaci formularza zamówienia przesłanego Klientowi przez Usługodawcę. Oferta określa dane zamówienia i warunki świadczonej Usługi. 2. Do przyjęcia oferty dochodzi poprzez otrzymanie przez Usługodawcę odesłanego przez Klienta poprawnie uzupełnionego i podpisanego formularza zamówienia. 3. Uzupełniony i podpisany formularz zamówienia należy przesłać na numer fax lub adres Usługodawcy podany w formularzu zamówienia. 4. Po otrzymaniu poprawnie uzupełnionego i podpisanego formularza zamówienia Usługodawca dokona aktywacji Instancji programu IMO i prześle jej adres URL oraz dane autoryzacyjne na adres Klienta podany w formularzu zamówienia. 5. W formularzu zamówienia Klient oświadcza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i akceptuje w całości jego warunki. 6. Podając w formularzu zamówienia swoje dane służące do identyfikacji i rozliczeń, Klient potwierdza ich autentyczność i zgodność ze stanem faktycznym. Strona3

4 4. Informacje o przetwarzaniu danych, ochronie danych osobowych i polityce prywatności 1. Klient jest wyłącznym właścicielem i administratorem wszystkich Danych wprowadzonych przez wszystkich Użytkowników danej Instancji. 2. Usługodawca jest administratorem bezpieczeństwa informacji, któremu Klient powierzył przetwarzanie danych na zasadach określonych w odrębnej umowie pomiędzy Usługodawcą a Klientem, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 3. Podczas korzystania z programu IMO, oprócz Danych wprowadzanych przez Użytkowników, zbierane są także dane dotyczące adresu IP Użytkownika, typu przeglądarki, typu systemu operacyjnego. 4. Wszystkie dane przesyłane w ramach Usługi przez sieć Internet są szyfrowane w celu uniemożliwienia ich podsłuchania. 5. Klient w każdej chwili ma prawo wglądu do wprowadzonych przez niego Danych i jest uprawniony do ich zmiany. 6. Usługodawca nie udostępnia żadnych Danych podmiotom trzecim, z wyjątkiem Danych przekazywanych do systemu IMOMLS za zgodą Klienta. 7. W przypadku kontroli Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych, Dane mogą zostać udostępnione przedstawicielom Inspektoratu zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych. 8. W przypadku naruszenia Regulaminu lub gdy będą wymagały tego przepisy prawa, Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym do tego organom. 9. W celu zapewnienia niezbędnych warunków technicznych do działania Usługi i zapewnienia trwałości Danych, Usługodawca może kopiować, zwielokrotniać dane i przechowywać je na serwerach znajdujących się w serwerowniach obsługiwanych przez podmioty trzecie, świadczące usługi przechowywania i zabezpieczania Danych dla Usługodawcy. 5. Prawa i obowiązki Klienta 1. Klient ma prawo do korzystania z Usługi w ramach przypisanej mu Instancji, z zachowaniem warunków niniejszego Regulaminu i treści podpisanego formularza zamówienia. 2. Warunkiem koniecznym korzystania z aktywnej Usługi jest posiadanie przez Klienta dostępu do sieci Internet. 3. Klient, który za korzystanie z Usługi rozlicza się w formie opłaty miesięcznej ma prawo do bezpłatnych Aktualizacji, Pomocy technicznej i Hostingu przez cały okres korzystania z Usługi. 4. Klient, który za korzystanie z Usługi rozlicza się w formie jednorazowej opłaty ma prawo do bezpłatnych Aktualizacji i Pomocy technicznej przez okres jednego roku od momentu aktywacji Usługi. W kolejnych latach Aktualizacje i Pomoc techniczna mogą być świadczone odpłatnie na indywidualne zamówienie Klienta według cen podanych w cenniku obowiązującym w dniu złożenia zamówienia. 5. Klient, który za korzystanie z Usługi rozlicza się w formie jednorazowej opłaty zobowiązany jest wnosić z góry opłatę za Hosting według cen i warunków podanych na formularzu zamówienia. 6. Klient ma prawo do bycia informowanym o wszelkich planowanych dłuższych przerwach w świadczeniu Usługi związanych z pracami konserwacyjnymi lub wdrożeniami nowych wersji Systemu lub Programu IMO. 7. Klient ma prawo do przekazywania Usługodawcy opinii o Usłudze, zgłaszania błędów, sugestii i zapotrzebowania na nowe funkcjonalności, za pomocą poczty elektronicznej, formularza kontaktowego dostępnego na Stronie domowej programu, telefonicznie, bądź z poziomu Programu IMO za pomocą funkcji zgłaszania sugestii. 8. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Program IMO działał przy użyciu wersji aktualnie najpopularniejszych przeglądarek internetowych. Użytkownik ma prawo korzystać z innych Strona4

5 przeglądarek internetowych, ale wtedy Usługodawca nie gwarantuje poprawnego działania Programu IMO. 9. Klient ma prawo korzystać z Usługi wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem. 10. Klient ma prawo zamówić utworzenie nowego Konta Użytkownika w swojej Instancji. Zamówienia Konta Użytkownika dokonuje się według procedury opisanej w 3 ust. 1-3 niniejszego Regulaminu. Po otrzymaniu poprawnie uzupełnionego i podpisanego formularza zamówienia Usługodawca utworzy nowe Konto Użytkownika w Instancji Klienta. 11. Zabronione jest ujawnianie osobom trzecim haseł do Kont Użytkowników. 12. Zabronione jest umieszczanie w zasobach Systemu materiałów nielegalnych oraz podejmowania wszelkich działań niezgodnych z prawem. Klient zobowiązuje się w szczególności nie dostarczać do Systemu treści o charakterze bezprawnym. 13. Zabronione jest umyślne podejmowanie prób blokowania lub nadmiernego obciążania działania Systemu, bez uzasadnionej potrzeby Użytkownika. 14. Zabronione jest podejmowanie prób wykradania Danych innych Użytkowników i Klientów, umieszczania wirusów lub skryptów mogących negatywnie wpłynąć na działanie Systemu lub urządzenia za pomocą, których Użytkownicy korzystają z Usługi. 15. Klient zobowiązuje się przestrzegać oraz zobowiązać Użytkowników, oraz wszystkie osoby, którym Klient umożliwi korzystanie z Systemu do przestrzegania postanowień ust powyżej. 16. Klient poprzez przekazanie Użytkownikowi danych autoryzacyjnych do Konta Użytkownika w postaci loginu i hasła, oświadcza, że posiada zaufanie do tego Użytkownika i ponosi odpowiedzialność za jego działania wykonywane w ramach używania Instancji Klienta. Odpowiedzialność karną regulują odrębne przepisy. 17. Klient zobowiązany jest utrzymywać w Instancji, co najmniej jedno Konto Użytkownika z nadanymi uprawnieniami Administratora firmy. 18. Klient ma prawo do Limitu wielkości danych wynoszącego 10 GB dla Instancji posiadającej od jednego do pięciu Kont Użytkowników. 19. Każde kolejne Konto Użytkownika powyżej piątego, przypisane do Instancji Klienta powiększa Limit wielkości danych o 1 GB. 20. Klient ma prawo do Limitu wielkości danych wynoszącego maksymalnie 50 GB, w przypadku Instancji z nielimitowaną liczbą Kont Użytkowników. 21. Klient ma prawo zamówić odpłatne zwiększenie Limitu wielkości danych dla Instancji zgodnie z aktualnym cennikiem dostępnym na Stronie domowej programu. 22. Klient, który w okresie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania mailowo na adres podany w zamówieniu, informacji od Usługodawcy o przekroczeniu Limitu wielkości danych dla Instancji, nie złoży zamówienia na zwiększenie limitu wielkości przechowywanych Danych, jest zobowiązany samodzielnie usunąć Dane w okresie 30 dni kalendarzowych od momentu otrzymania powiadomienia, aby nie przekraczać Limitu wielkości danych przydzielonego dla Instancji. Nieusunięcie Danych w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim rozumie się jako rozszerzenie zakresu zamówienia Klienta. W takim wypadku Usługodawca rozpocznie rozliczać Klienta za zwiększenie Limitu wielkości danych zgodnie z cennikiem dostępnym na Stronie domowej programu. 23. W czasie korzystania z Usługi, Klient zobowiązany jest do niezwłocznej aktualizacji danych służących do identyfikacji, rozliczeń i prowadzenia korespondencji oraz każdorazowego informowania o tym fakcie Usługodawcy poprzez przesłanie odpowiedniej informacji na aktualny numer fax lub adres Usługodawcy podany w formularzu zamówienia, lub na stronie W przypadku rozwiązania Umowy, Klient ma prawo w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia rozwiązania Umowy zamówić odpłatną usługę wykonania kopii wprowadzonych Danych i udostępnienia jej w formie pliku XML o strukturze ustalonej przez Usługodawcę. Strona5

6 6. Prawa i obowiązki Usługodawcy 1. Usługodawca zobowiązuje się do starannego świadczenia Usługi, Usługodawca oświadcza, że podejmie starania w celu rozbudowy Programu IMO, dokonywania modyfikacji i ulepszeń. 2. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Dane wprowadzane przez Klienta były przesyłane i przechowywane w bezpieczny sposób oraz zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. 3. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Danych wprowadzonych przez Klientów do Systemu, poprzez regularne wykonywanie raz dziennie kopii bezpieczeństwa Danych i przechowywanie kopii z siedmiu ostatnich dni. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego działania lub trwałego uszkodzenia jednego ze składników Systemu, Usługodawca zastrzega sobie możliwość przywrócenia Danych w Instancji Klienta do stanu z ostatniej poprawnie wykonanej kopii bezpieczeństwa. 4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane ujawnieniem przez Klienta lub Użytkownika hasła do Konta Użytkownika osobom trzecim. 5. Usługodawca ponosi odpowiedzialność na zasadach określonych w niniejszym regulaminie. 6. Usługodawca zastrzega sobie możliwość przeprowadzania niezbędnych konserwacji i aktualizacji Systemu, w trakcie których mogą występować przerwy w działaniu Usługi. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby przerwy takie następowały w czasie, który spowoduje możliwie najmniejsze zakłócenia w pracy Użytkowników. 7. Usługodawca zastrzega sobie prawo wysyłania do Użytkownika i Klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej istotnych informacji, w tym informacji o nowych funkcjach programu IMO, planowanych przerwach konserwacyjnych, ewentualnych zaistniałych problemach, awariach, ostrzeżeniach bezpieczeństwa, zmianach w Regulaminie lub cennikach, a także informacji handlowych dotyczących usług świadczonych przez Usługodawcę. 8. Usługodawca ma prawo przyznać wybranym Klientom bezpłatny okres testowego korzystania z Usługi. 9. Usługodawca nie odpowiada za treść Danych wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników. 10. Usługodawca ma prawo częściowo lub całkowicie zawiesić świadczenie Usługi, jeżeli: a) Klient przy użyciu Usługi dokonuje działań niezgodnych z prawem lub dobrymi obyczajami, b) Klient podejmuje działania utrudniające lub uniemożliwiające świadczenie lub korzystanie z Usługi przez innych Klientów Usługodawcy, c) Klient przy pomocy Usługi dystrybuuje wirusy komputerowe, niezamówione informacje, podejmuje działania mające na celu uzyskanie nieautoryzowanego dostępu do systemów komputerowych, danych lub oprogramowania, d) Klient udostępnia Usługę lub świadczy usługi z wykorzystaniem Usługi osobom trzecim bez zgody Usługodawcy wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności, e) Klient podał w formularzu zamówienia lub w trakcie korzystania z Usługi nieprawdziwe informacje mogące mieć wpływ na jej wykonywanie, f) Klient opóźnia się z zapłatą całości lub części jakiejkolwiek należności na rzecz Usługodawcy przez okres dłuższy niż 21 dni pomimo mailowego wezwania na adres podany w formularzu zamówienia do uregulowania przeterminowanej należności, g) Usługodawca zostanie zobowiązany przez organy państwowe do zawieszenia świadczenia Usługi, h) Usługodawca utraci uprawnienia niezbędne do świadczenia Usługi, i) Usługodawca z innych względów, w szczególności technicznych i organizacyjnych, utraci możliwości świadczenia Usługi. 11. Usługodawca zobowiązuje się do aktywacji Usługi po ustaniu przyczyn Zawieszenia Usługi. W wypadku, o którym mowa w 6 ust. 10 pkt f. aktywacja Usługi nastąpi nie wcześniej niż po uiszczeniu przez Klienta zaległych należności wobec Usługodawcy. Strona6

7 12. Usługodawca zastrzega sobie prawo żądania od Klienta zapłaty kary umownej, w przypadku zajścia przyczyn uprawniających Usługodawcę do Zawieszenia Usługi. Wysokość kary umownej jest równa opłatom za Usługi za okres odpowiadający okresowi Zawieszenia Usług. 13. Usługodawca zastrzega sobie prawo pobierania opłaty za wydanie Danych wprowadzonych przez Klienta na jego życzenie, w formie pliku XML i plików graficznych. 14. Usługodawca ma prawo usunąć Dane oraz Instancję Klienta najwcześniej 31 dni po terminie rozwiązania Umowy. 7. Płatności 1. Klient jest zobowiązany do terminowego regulowania opłat za korzystanie z Usługi i Usług dodatkowych na warunkach zawartych w treści podpisanego formularza zamówienia oraz zgodnie z Regulaminem. 2. Opłaty za korzystanie z Usługi i Usług dodatkowych są wskazane w treści podpisanego przez Klienta formularza zamówienia, a ich wyliczenie następuje w oparciu o wartości usług określone w cenniku obowiązującym w dniu złożenia przez Usługodawcę oferty Klientowi. 3. Wysokość opłat będzie powiększona o podatek od towarów i usług (VAT) według aktualnie obowiązującej stawki. 4. Podstawą wartości rozliczenia za usługi, inne niż Usługa lub Usługi dodatkowe wskazane w formularzu zamówienia jest wysokość opłat określona w cenniku dostępnym na Stronie domowej programu, bądź gdyby cennik nie określał ceny usług dodatkowych danego rodzaju, cena zostanie odrębnie uzgodniona pomiędzy Usługodawcą a Klientem. 5. Opłaty za korzystanie z Usługi i Usług dodatkowych wnoszone są z góry. 6. Klient dokonuje płatności za korzystanie z Usługi na podstawie wystawionej przez Usługodawcę faktury VAT z czternastodniowym terminem płatności. 7. Klient dokonuje płatności przelewem na numer rachunku bankowego podany na fakturze VAT otrzymanej od Usługodawcy. 8. Klient upoważnia Usługodawcę do wystawienia faktury VAT bez jego podpisu. 9. Wystawiona faktura VAT jest przesyłana Klientowi w postaci pliku PDF na adres podany w podpisanym formularzu zamówienia bądź w formie papierowej za pośrednictwem poczty tradycyjnej, w zależności od wskazanego przez Klienta sposobu jej dostarczenia. 10. Dla Usługi rozliczanej w cyklu miesięcznym, aktywowanej w terminie innym niż pierwszy dzień miesiąca, płatność za pierwszy niepełny miesiąc jest naliczana proporcjonalnie do pozostałej liczby dni w danym miesiącu. 11. W przypadku nieterminowych wpłat, Usługodawca poinformuje Klienta o zaległościach poprzez wysłanie przypomnienia za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w formularzu zamówienia. Po upłynięciu 14 dni od daty terminu zapłaty zaległej płatności Usługodawca ponownie wyśle przypomnienie. W przypadku nieuregulowania należności przez Klienta w ciągu 7 dni od daty drugiego przypomnienia funkcja eksportu Danych w Usłudze zostanie zawieszona do czasu zapłaty przez Klienta wszystkich należności względem Usługodawcy, na zasadach określonych w 6 ust powyżej. 12. W przypadku braku wpłat za dwa okresy rozliczeniowe świadczenia Usługi lub Usług dodatkowych, Usługodawca może wypowiedzieć Umowę na warunkach określonych w 8 ust. 1 i 2 z zachowaniem postanowień określonych w 8 ust. 4. W takiej sytuacji wypowiedzenie Umowy przez Usługodawcę jest traktowane jako wypowiedzenie z winy Klienta. Strona7

8 8. Czas trwania i rozwiązanie umowy 1. Jeśli treść formularza zamówienia nie stanowi inaczej, zarówno Klient jak i Usługodawca mogą w dowolnym momencie i bez podania przyczyny wypowiedzieć Umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia, informując o tym drugą stronę Umowy poprzez wysłanie podpisanego oświadczenia drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną. Bieg wypowiedzenia Umowy liczony jest od początku kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po okresie, w którym zostało ono złożone. 2. W przypadku zmiany postanowień Regulaminu, Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w najbliższym terminie wypowiedzenia. 3. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Klienta w okolicznościach, o których mowa w ust. 2 powyżej, Usługodawca zobowiązany jest zwrócić część opłaty wniesionej z góry proporcjonalnie do niewykorzystanego okresu dostępu do Usługi i Hostingu. 4. W przypadku wypowiedzenia przez Usługodawcę z winy Klienta lub wypowiedzenia przez Klienta Umowy podpisanej na czas określony w trakcie jej obowiązywania, z powodu innego niż określony w 8 ust. 2 powyżej, Usługodawca będzie miał prawo żądać od Klienta zapłaty kary umownej w wysokości sumy Opłat, które zgodnie z podpisanym formularzem zamówienia przysługiwałyby Usługodawcy do końca ustalonego okresu świadczenia Usługi. 5. Brak płatności za Usługę zgodnie z zasadami opisanymi w 7 powyżej, stanowi przyczynę wypowiedzenia Umowy przez Usługodawcę z winy Klienta. 6. Klient i Usługodawca zgodnie oświadczają, że po upływie minimalnego okresu świadczenia Usługi określonego w formularzu zamówienia, okres świadczenia Usługi ulegnie przedłużeniu na czas nieokreślony, na warunkach ustalonych w formularzu zamówieniu oraz Regulaminie, o ile Klient nie złoży Usługodawcy odmiennego oświadczenia w formie pisemnej nie później niż na 7 dni przed upływem minimalnego okresu świadczenia Usługi określonego w formularzu zamówienia. 9. Gwarancja i odpowiedzialność Usługodawcy 1. Użytkownik zgłasza reklamacje dotyczące działania Systemu drogą elektroniczną na adres podany na Stronie domowej programu lub za pomocą specjalnego formularza zgłoszeniowego dostępnego z poziomu Programu IMO. 2. Reklamacja może być składana tylko w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Usługi i musi określać: pełną nazwę Klienta lub adres URL Instancji, przedmiot reklamacji, okoliczności uzasadniające reklamację. 3. Zgłoszenie reklamacyjne powinno nastąpić niezwłocznie po wystąpieniu błędu będącego przedmiotem reklamacji. 4. W przypadku zgłoszenia reklamacyjnego wymagającego uszczegółowienia, Usługodawca zwróci się do Użytkownika o uzupełnienie informacji zawartych w zgłoszeniu. 5. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania kompletnego zgłoszenia. 6. W przypadku uznania reklamacji Usługodawca zobowiązuje się podjąć działania mające na celu naprawę błędu. 7. Usługodawca udziela odpowiedzi na zgłoszenia reklamacyjne wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej. 8. Usługodawca nie odpowiada za niedotrzymanie terminu rozpoczęcia realizacji Usług i Usług dodatkowych oraz za skutki nieprawidłowego działania i przerw w działaniu Usług i Usług Strona8

9 dodatkowych jeżeli jest to wynikiem okoliczności zewnętrznych, na które Usługodawca nie miał wpływu lub, którym nie mógł przeciwdziałać, w szczególności, jeśli są wynikiem: a) działań lub zaniechań Klienta, Użytkowników albo osób trzecich z nimi związanych, b) siły wyższej obejmującej zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia, c) braku dostępu do sieci Internet przez Klienta, d) niewłaściwych parametrów działania połączenia internetowego pomiędzy urządzeniem wykorzystywanym przez Użytkownika do korzystania z Programu IMO, a serwerami Usługodawcy, e) niewłaściwego działania urządzenia wykorzystywanego przez Użytkownika do obsługi programu IMO, f) korzystania z przeglądarek internetowych nieobsługiwanych przez program IMO; o nazwach i wersjach przeglądarek obsługiwanych Usługodawca informuje na stronie logowania do Instancji Programu IMO w formie komunikatu, g) awarii sprzętu lub oprogramowania serwerowego używanego do obsługi Systemu, wynikającej z okoliczności nie leżących po stronie Usługodawcy. 9. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu jakichkolwiek strat lub szkód poniesionych przez Klienta lub osoby trzecie (w tym Użytkowników) w związku z błędnym funkcjonowaniem Systemu, w tym ewentualną utratą danych, szkód poniesionych na skutek interakcji Systemu z innym oprogramowaniem użytkowanym przez Klienta lub Użytkowników; Usługodawca nie ponosi również odpowiedzialności z tytułu szkód spowodowanych nieuprawnionym działaniem osób trzecich lub obcych oprogramowań (w tym wirusów, itp.) możliwym na skutek obejścia zabezpieczeń Systemu. 10. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki działań lub zaniechań dostawców Hostingu, ani za szkody powstałe w związku z uniemożliwieniem transferu danych Klienta lub Użytkowników na serwery dostawców Hostingu. 11. W każdym przypadku, w którym Usługodawca będzie ponosił odpowiedzialność, będzie ona ograniczona do odpowiedzialności z tytułu szkód rzeczywistych. 10. Postanowienia końcowe 1. Prawa autorskie i prawo własności dotyczące stworzonych przez Usługodawcę części Systemu i Programu IMO należą wyłącznie do Usługodawcy. Prawa autorskie podlegają ochronie prawnej zgodnie z Ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.). 2. Usługodawca zastrzega sobie możliwość zmiany treści Regulaminu, o czym powiadomi klientów za pośrednictwem wysłanej wiadomości na adres poczty elektronicznej wskazany przez Klienta w formularzu zamówienia. 3. Usługodawca może w trakcie trwania Umowy wydać nowy Regulamin lub dokonać zmian w treści niniejszego Regulaminu, m.in. w przypadku: a) zmiany warunków technicznych świadczenia Usługi, związanych z postępem technicznym lub technologicznym, b) zmiany warunków świadczenia usług innych podmiotów, w szczególności dostawcy usług hostingowych, Strona9

10 c) zmiany warunków korzystania przez Usługodawcę z oprogramowania lub korzystania z urządzeń użytych do świadczenia Usługi dokonanych przez producentów lub podmioty, którym przysługują prawa do oprogramowania lub prawa do urządzeń, d) zmiany podmiotu świadczącego usługi na rzecz Usługodawcy, w szczególności dostawcy Hostingu, e) wszelkich zmian organizacyjnych, przekształceń formalnych lub prawnych Usługodawcy, f) wprowadzenia przez uprawnione organy państwa zmiany przepisów prawa lub wydania orzeczeń mających lub mogących mieć wpływ na określone treścią umowy, prawa i obowiązki Usługodawcy i Klienta, g) siły wyższej. 4. Regulamin będzie miał zastosowanie do wszystkich Umów zawartych podczas jego obowiązywania. Nowe postanowienia Regulaminu będą wiązać Klienta od dnia, w którym upłynął termin wypowiedzenia Umowy, a Klient jej nie wypowiedział. 5. Zmiany cenników nie stanowią zmiany Regulaminu. 6. Brak wypowiedzenia Umowy przez Klienta zgodnie z postanowieniami 8 ust. 2 oznacza akceptację zmian w Regulaminie. 7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 8. W przypadku nieważności któregokolwiek postanowienia Regulaminu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Postanowienia nieważne zastąpione zostaną postanowieniami ważnymi zbliżonymi, w stopniu dozwolonym przez prawo, do postanowień nieważnych. 9. Usługodawca i Klient dołożą starań, aby ewentualne spory wynikające z obowiązków opisanych w Regulaminie rozwiązać polubownie. W przypadku, gdy powstałego sporu nie da się rozstrzygnąć w sposób wyżej określony w terminie 30 dni od pisemnego wezwania do rozwiązania sporu, będzie on rozstrzygnięty przez sąd właściwy miejscowo dla Usługodawcy. Strona10

11 UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zwana dalej Umową zawarta w dniu r. w Toruniu pomiędzy: dalej zwaną Zlecającym, a. (pieczęć firmowa z numerem NIP lub wpisać pełną nazwę firmy z adresem i numerem NIP) reprezentowaną przez:. (osoba/osoby uprawnione do reprezentowania Zlecającego oraz pełnione przez nich funkcje) Possible Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (NIP: ) wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem , z siedzibą w Toruniu (87-100) przy ulicy Zbożowej 180, reprezentowaną przez: Krystynę Pęczek Prezesa Zarządu dalej zwaną Zleceniobiorcą, zwanymi łącznie Stronami. Zważywszy, że Strony zawarły umowę w zakresie świadczenia usługi programu IMO i Zlecający, powierza Zleceniobiorcy do przetwarzania dane osobowe w zakresie określonym niniejszą Umową, Strony zgodnie postanowiły zawrzeć Umowę o następującej treści: 1. Strony zgodnie ustalają, że dla potrzeb realizacji niniejszej Umowy: 1 1) Zlecający jest Administratorem danych osobowych, 2) Zleceniobiorca jest Administratorem bezpieczeństwa informacji. w rozumieniu Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, zwanej dalej Ustawą. 2. Zlecający powierza Zleceniobiorcy przetwarzanie informacji w ramach zbioru lub zbiorów danych osobowych: 1) zgromadzonych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w bazach danych, które w całości działają z wykorzystaniem zasobów dostarczanych przez Zleceniobiorcę na podstawie umowy świadczenia usługi programu IMO, Strona11

12 2) zarejestrowanych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych Zleceniobiorca jest zobowiązany do zachowania w ścisłej tajemnicy: 1) wszelkich nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, handlowych lub organizacyjnych dotyczących Klienta, pozyskanych przez Zleceniobiorcę w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez Zlecającego w ramach niniejszej Umowy, 2) wszelkich informacji dotyczących warunków współpracy Stron z wyjątkiem, gdy ich ujawnienie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do wykonania przez współpracownika lub podwykonawcę zleconych czynności, 3) danych osobowych, do których ma dostęp w związku z wykonywaniem zleconych mu czynności oraz wszelkich innych informacji uzyskanych od Zlecającego lub osób działających w jego imieniu, dotyczących działalności Zlecającego, jego klientów i innych współpracowników. 2. W przypadku, gdy Zleceniobiorca powierza wykonanie czynności podwykonawcom lub wykonuje swoje zadania przy pomocy osoby trzeciej, zobowiązuje się on pouczyć taką osobę o obowiązku zachowania tajemnicy oraz odebrać od niej pisemne zobowiązanie do zachowania tajemnicy. Zleceniobiorca odpowiada także za zachowanie tajemnicy przez taką osobę. 3. Na pisemny wniosek Zlecającego, Zleceniobiorca jest zobowiązany do udzielenia informacji na temat zastosowanych przy przetwarzaniu danych osobowych środków technicznych i organizacyjnych, w terminie 14 dni od otrzymania wniosku. 4. Zleceniobiorca jest upoważniony do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, a także wszelkiego oprogramowania w zakresie niezbędnym do realizacji swoich obowiązków. 5. W celu zabezpieczenia danych osobowych Zleceniobiorca zobowiązany jest stosować środki techniczne i organizacyjne, które spełniają wymagania opisane w rozdziale piątym Ustawy. 6. Naruszenie obowiązku określonego w 2 ust. 5 polega w szczególności na przekazaniu, wykorzystaniu, ujawnieniu informacji objętej tajemnicą. 7. Zleceniobiorca jest wyłączony z odpowiedzialności za prawidłowe zabezpieczenie danych osobowych na zasadach opisanych w 2 ust. 5 Umowy w tej części systemu informatycznego, która jest zarządzana przez Zleceniodawcę na podstawie umowy świadczenia usługi programu IMO Zleceniobiorca nie pobiera opłat z tytułu realizacji Umowy. 2. Umowa została zawarta na czas obowiązywania umowy świadczenia usługi programu IMO. 3. Strony zgodnie ustalają, że wypowiedzenie Umowy skutkuje jednoczesnym wypowiedzeniem umowy świadczenia usługi programu IMO. Strona12

13 4. Strony mogą w dowolnym momencie i bez podania przyczyny wypowiedzieć Umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia, informując o tym drugą stronę Umowy poprzez wysłanie podpisanego oświadczenia drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną. 5. Okres wypowiedzenia Umowy wynosi jeden miesiąc. Bieg wypowiedzenia liczony jest od początku kolejnego miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym zostało ono złożone. 6. W przypadku rozwiązania Umowy, Zleceniobiorca jest zobowiązany umożliwić Zlecającemu odczyt danych osobowych przez okres 30 dni od daty rozwiązania Umowy za pośrednictwem programu IMO, a po upłynięciu tego okresu zniszczyć wszelkie dane opisane w 2 ust. 1 Umowy. 7. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania. 8. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. (Zlecający) (Zleceniobiorca) Załączniki: 1. Oświadczenie Zleceniobiorcy na temat poziomu zastosowanych środków bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Strona13

14 Załącznik nr 1 do Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych Oświadczenie Zleceniobiorcy na temat poziomu zastosowanych środków bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. 1. Środki sprzętowe infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej: a. Komputer służący do przetwarzania danych osobowych nie jest połączony z lokalną siecią komputerową, b. Zastosowano urządzenia typu UPS, generator prądu i/lub wydzieloną sieć elektroenergetyczną, chroniące system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych przed skutkami awarii zasilania, c. Dostęp do zbioru danych osobowych, który przetwarzany jest na wydzielonej stacji komputerowej/ komputerze przenośnym zabezpieczony został przed nieautoryzowanym uruchomieniem za pomocą hasła BIOS, d. Dostęp do systemu operacyjnego komputera, w którym przetwarzane są dane osobowe zabezpieczony jest za pomocą procesu uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła. e. Zastosowano środki uniemożliwiające wykonywanie nieautoryzowanych kopii danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych. f. Zastosowano systemowe mechanizmy wymuszający okresową zmianę haseł. g. Zastosowano system rejestracji dostępu do systemu/zbioru danych osobowych. h. Zastosowano środki kryptograficznej ochrony danych dla danych osobowych przekazywanych drogą teletransmisji. i. Dostęp do środków teletransmisji zabezpieczono za pomocą mechanizmów uwierzytelnienia. j. Zastosowano macierz dyskową w celu ochrony danych osobowych przed skutkami awarii pamięci dyskowej. k. Zastosowano środki ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem takim, jak np. robaki, wirusy, konie trojańskie, rootkity. l. Użyto system Firewall do ochrony dostępu do sieci komputerowej. m. Użyto system IDS/IPS do ochrony dostępu do sieci komputerowej. 2. Środki ochrony w ramach narzędzi programowych i baz danych: a. Wykorzystano środki pozwalające na rejestrację zmian wykonywanych na poszczególnych elementach zbioru danych osobowych. b. Zastosowano środki umożliwiające określenie praw dostępu do wskazanego zakresu danych w ramach przetwarzanego zbioru danych osobowych. c. Dostęp do zbioru danych osobowych wymaga uwierzytelnienia z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła. d. Zastosowano systemowe środki pozwalające na określenie odpowiednich praw dostępu do zasobów informatycznych, w tym zbiorów danych osobowych dla poszczególnych użytkowników systemu informatycznego. e. Zastosowano mechanizm wymuszający okresową zmianę haseł dostępu do zbioru danych osobowych. f. Zastosowano kryptograficzne środki ochrony danych osobowych. 3. Zastosowano środki bezpieczeństwa na poziomie wysokim. Strona14