REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZIELONOGÓRSKIEGO OŚRODKA KULTURY W ZIELONEJ GÓRZE. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZIELONOGÓRSKIEGO OŚRODKA KULTURY W ZIELONEJ GÓRZE Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin Organizacyjny określa organizację wewnętrzną Zielonogórskiego Ośrodka Kultury w Zielonej Górze, zwanego daje ZOK, oraz zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych. Rozdział 2 Struktura organizacyjna ZOK 2. W skład ZOK wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Animacji i Upowszechniania Kultury (AU); 2) Dział Promocji i Organizacji Imprez (PO); 3) Dział Finansowo-Księgowy (GK); 4) Dział Administracji i Obsługi (AO); 5) Filia Centrum Nauki Keplera ( CK); w skład której wchodzą: a) Planetarium Wenus (PW); b) Centrum Przyrodnicze (CP). Rozdział 3 Zakres działania komórek organizacyjnych ZOK 3. Do zadań Działu Animacji i Upowszechniania Kultury (AU) należy w szczególności: 1) prognozowanie działalności kulturalnej, roczne planowanie działalności ZOK, opracowywanie rocznego kalendarza imprez; 2) analizowanie działalności i określanie form pomocy animatorom życia kulturalnego w mieście; 3) analizowanie i programowanie zadań w dziedzinie edukacji kulturalnej dzieci i młodzieży; 4) wyszukiwanie, opieka i promocja talentów w dziedzinie teatru, muzyki, plastyki, form literackich; 5) organizowanie udziału w konkursach krajowych i międzynarodowych; 6) organizowanie kształcenia i doskonalenia animatorów kultury; 7) wspieranie działań społecznych i kulturalnych służących rozwojowi amatorskiego ruchu artystycznego; 8) rozpoznawanie potrzeb kulturalnych mieszkańców, prowadzenie impresariatu imprez; Regulamin organizacyjny ZOK 1

2 9) organizowanie imprez upowszechniających wartościowy dorobek kultury polskiej; 10) organizowanie działań służących promowaniu ruchu artystycznego w środowisku, środkach masowego przekazu, we własnych wydawnictwach; 11) prowadzenie dokumentacji merytorycznej ZOK; 12) organizowanie i nadzorowanie działalności grup i zespołów amatorskich działających w ramach programu edukacji kulturalnej dzieci i młodzieży oraz własnych; 13) przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję w sprawie organizacji archiwum zakładowego. 4. Do zadań Działu Promocji i Organizacji Imprez (PO) należy w szczególności: 1) organizowanie działań promocyjnych, pozyskiwanie patronów medialnych i społecznych; 2) pozyskiwanie mecenatu dla działalności ZOK; 3) opracowywanie i prowadzenie strony internetowej ZOK; 4) prowadzenie działalności wydawniczej w tym wydawanie informatora kulturalnego; 5) rozpoznawanie potrzeb kulturalnych rynku. Prowadzenie Banku Informacji i Usług oraz impresariatu. Sprzedaż usług ZOK; 6) organizowanie imprez upowszechniających wartościowy dorobek kultury polskiej oraz lokalnych artystów; 7) prowadzenie całokształtu spraw związanych z organizacją imprez w amfiteatrze i poza nim. 8) Realizacja ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych; 9) koordynacja kalendarza imprez ZOK; 10) organizowanie współpracy międzynarodowej; 11) realizowanie zadań w sprawie pozyskiwania środków pomocowych; 12) prowadzenie biura Ogólnopolskiego Festiwalu Piosenki Dziecięcej i Młodzieżowej FUMA; 13) współorganizacja Dni Zielonej Góry Winobranie; 14) wizualne i medialne dokumentowanie działalności merytorycznej ZOK; 15) przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję w sprawie organizacji archiwum zakładowego. 5. Do zadań Działu Finansowo Księgowego (GK) należy w szczególności: 1) zakresie finansów: a) przeprowadzanie kontroli operacji gospodarczych; b) przeprowadzanie formalnej i rachunkowej kontroli dokumentów stanowiących przedmiot księgowania; c) przeprowadzanie operacji księgowych; d) prowadzenie ewidencji i rozliczeń pobranych zaliczek gotówkowych; e) sporządzanie wewnętrznej informacji ekonomicznej oraz obowiązującej sprawozdawczości finansowej; f) dokonywanie rozliczeń finansowych; g) naliczanie obowiązujących podatków; Regulamin organizacyjny ZOK 2

3 h) prowadzenie ubezpieczeń rodzinnych, wypadkowych oraz współpraca z PZU; i) współpraca z Urzędem Skarbowym w zakresie podatkowym; j) prowadzenie obowiązującej dokumentacji oraz sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości; k) sprawowanie bieżącej kontroli formalno-rachunkowej dokumentów finansoworozliczeniowych oraz druków ścisłego zarachowania; 2) w zakresie księgowości: a) prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej operacji gospodarczych i majątku ZOK; b) dochodzenie roszczeń wraz z windykacją należności oraz uzgadnianie sald rozrachunków z kontrahentami; c) rozliczanie kosztów; d) opracowywanie planów finansowych; e) prowadzenie ewidencji analitycznej majątku oraz rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych; f) przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentów księgowych oraz sprawozdawczości finansowej, przechowywanie dokumentów w archiwum; g) prowadzenie tabeli umorzeń oraz przeszacowań środków trwałych; h) sporządzanie rocznych sprawozdań zgodnie z instrukcją GUS i ustawą; i) prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości oraz informacji w zakresie kosztów dla potrzeb dyrektora ZOK; j) dokonywanie wstępnej i bieżącej kontroli dokumentów księgowych; k) prowadzenie archiwum zakładowego; l) prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi 3) w zakresie kadr i płac: a) prowadzenie akt osobowych pracowników; b) sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem; c) sporządzanie list płac; d) rozliczanie delegacji służbowych; e) rozliczanie zasiłków f) naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od pracowników i innych osób fizycznych; g) sporządzanie i wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniach; h) naliczanie składek ZUS, prowadzenie rozliczeń ZUS; i) prowadzenie dokumentacji rentowej; j) prowadzenie ewidencji w zakresie dyscypliny pracy; k) prowadzenie spraw osobowych, przygotowywanie decyzji dyrektora dotyczących przyjmowania, zaszeregowania i zwalniania pracowników. 6. Do zadań Działu Administracji i Obsługi (AO) należy w szczególności: 1) organizacja i nadzór zabezpieczenia obiektu, ochrona mienia ZOK oraz prawidłowego użytkowania nieruchomości ZOK; Regulamin organizacyjny ZOK 3

4 2) prowadzenie drobnych remontów i konserwacji oraz wyposażenia sprzętowego; 3) prowadzenie racjonalnej gospodarki wodą, energią elektryczną i cieplną oraz dokonywanie kontroli w tym zakresie; 4) organizowanie pracy portierów i sprzątaczek; 5) zabezpieczenie pod względem technicznym i obsługowym imprez organizowanych w obiektach ZOK i poza nim; 6) utrzymywanie w ciągłej gotowości technicznej samochodów, organizowanie przewozu osób, sprzętu, materiałów i aparatury; 7) realizowanie zakupów materiałów, wyposażenia oraz sprzętu technicznego; 8) opracowywanie rocznych planów wyposażenia ZOK w sprzęt nagłośnieniowy i oświetleniowy; 9) prowadzenie wynajmu sprzętu i obsługa imprez własnych i zleconych; 10) organizowanie prac komisji likwidacyjnej; 11) wykonywanie cechowania sprzętu, sporządzanie wywieszek oraz dokonywanie ich korekty; 12) dokonywanie okresowych analiz i ocen stanu BHP i P/POŻ; 13) organizowanie i nadzór wyposażenia p.poż. ZOK, opracowywanie projektów, zarządzeń i poleceń w zakresie poprawy bezpieczeństwa i instrukcji p.poż.; 14) prowadzenie sekretariatu ZOK w oparciu o Instrukcję kancelaryjną; 15) prowadzenie statystyki; 16) prowadzenie i obsługa pokoi gościnnych; 17) organizacja i kontrola usług plakatowych świadczonych przez ZOK na słupach i tablicach ogłoszeniowych; 18) wystawiane faktur za wykonane usługi; 19) przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję w sprawie organizacji archiwum zakładowego. 7. Do zadań Filii Centrum Nauki Keplera (CN) w skład którego wchodzą Planetarium Wenus ( PW) oraz Centrum Przyrodnicze (CP) należy w szczególności: 1) prognozowanie działalności i roczne planowanie działalności Planetarium Wenus i Centrum Przyrodniczego opracowywanie rocznego kalendarza imprez; 2) popularyzacja astronomii i nauk przyrodniczych wśród dzieci i młodzieży; 3) organizowanie wystaw i pokazów; 4) organizowanie dla dzieci, młodzieży i nauczycieli przeglądów wystaw, warsztatów, wykładów; 5) kształtowanie i rozwijanie zainteresowań i uzdolnień w śród dzieci i młodzieży w zakresie astronomii i przyrody; 6) stwarzanie warunków do rozwoju dzieci i młodzieży uzdolnionej w kierunku astronomii i przyrody; 7) organizowanie zajęć dydaktycznych okazjonalnych, okresowych, stałych, prezentacji multimedialnych, konkursów; Regulamin organizacyjny ZOK 4

5 8) integracja dzieci i młodzieży z różnych środowisk; 9) wymiana doświadczeń i współpraca z placówkami pokrewnymi; 10) prowadzenie obserwacji zjawisk astronomicznych i przyrodniczych; 11) współpraca z innymi instytucjami w szczególności z Uniwersytetem Zielonogórskim; 12) współpraca z Polskim Towarzystwem Miłośników Astronomii; 13) organizowanie działań promocyjnych, pozyskiwanie patronów medialnych i społecznych; 14) opracowywanie i prowadzenie strony internetowej; 15) organizowanie współpracy międzynarodowej; 16) realizowanie zadań w sprawie pozyskiwania środków pomocowych; 17) wizualne i medialne dokumentowanie działalności merytorycznej CN; 18) przygotowywanie dokumentów działu do archiwum zakładowego w oparciu o Instrukcję w sprawie organizacji archiwum zakładowego; 19) organizacja i nadzór zabezpieczenia obiektu, ochrona mienia PW i CP oraz prawidłowego użytkowania nieruchomości; 20) organizowanie pracy kadry merytorycznej i gospodarczej. Rozdział 4 Zasady zarządzania ZOK ZOK zarządza dyrektor. 2. Dyrektora ZOK powołuje i odwołuje Prezydent Miasta Zielona Góra Do zadań dyrektora należy: 1) kierowanie ZOK w sprawach działalności administracyjnej, organizacyjnej i gospodarczej, w tym ustalenie regulaminu organizacyjnego; 2) reprezentowanie ZOK na zewnątrz; 3) nadzór nad majątkiem ZOK; 4) ustalanie planów rzeczowych, finansowych, wniosków inwestycyjnych i sprawozdań oraz przedstawianie tych dokumentów organom Miasta Zielona Góra, jak również nadzór nad realizacją ustalonych planów; 5) stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników; 6) wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji wewnętrznych z zastrzeżeniem ust. 2; 7) wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników ZOK; 8) organizowanie kontroli wewnętrznej i nadzorowanie jej funkcjonowania; 9) organizowanie obsługi prawnej ZOK; 10) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych; 11) prowadzenie kontroli zarządczej. Regulamin organizacyjny ZOK 5

6 2. Dyrektor wydaje przepisy wewnętrzne w drodze zarządzeń, w formie regulaminów, instrukcji, pism okólnych itp. 3. W zależności od potrzeb, dyrektor może tworzyć inne niż ustalone w 2 działy lub stanowiska pracy oraz grupy zadaniowe Dyrektorowi bezpośrednio podlegają: 1) kierownik Działu Animacji i Upowszechniania Kultury; 2) kierownik Działu Promocji i Organizacji Imprez; 3) główny księgowy; 4) kierownik Działu Administracji i Obsługi; 5) kierownik Planetarium Wenus; 6) kierownik Centrum Przyrodniczego Organem doradczym dyrektora jest kolegium dyrektorskie, zwane dalej kolegium. 2. W skład kolegium wchodzą : 1) kierownik Działu Animacji i Upowszechniania Kultury; 2) główny księgowy; 3) kierownik Działu Administracji i Obsługi; 4) kierownik Działu Promocji i Organizacji Imprez; 5) kierownik Planetarium Wenus; 6) kierownik Centrum Przyrodniczego. 3. Do kompetencji kolegium należy : 1) proponowanie kierunków działań ZOK oraz filii, 2) analizowanie wniosków dotyczących organizacji pracy, struktury, spraw kadrowych oraz wykorzystania budżetu W czasie nieobecności dyrektora zastępuje go upoważniony odrębnie przez dyrektora pracownik. Zakres zastępstwa określa upoważnienie. 2. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora dokonuje kierownik Działu Animacji i Upowszechniania Kultury, z wyłączeniem czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustaleniem wysokości wynagrodzenia Główny księgowy: 1) nadzoruje pracę Działu Finansowo Księgowego; 2) upoważniony jest do podejmowania zobowiązań finansowo-prawnych w zakresie planu finansowego oraz ustaleń Regulaminu Organizacyjnego ZOK; 3) odpowiada za prowadzenie całokształtu zagadnień rachunkowości, finansów, podatków, wynagrodzeń, ubezpieczeń, prawidłową gospodarkę środkami majątkowymi; 4) wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi; Regulamin organizacyjny ZOK 6

7 5) z tytułu nadzoru nad archiwum ZOK, Główny Księgowy odpowiada za grupowanie, porządkowanie i archiwizowanie akt. 2. Do zadań Głównego Księgowego należy: 1) opracowywanie planów finansowych ZOK oraz podziału wypracowanych środków; 2) przygotowywanie do zatwierdzenia przez dyrektora dokumentacji zasad rachunkowości; 3) organizacja, nadzór, sprawowanie kontroli nad dokumentami księgowymi oraz ich dekretacja; 4) bieżąca kontrola stanu środków pieniężnych oraz czuwanie nad zabezpieczeniem płynności finansowej i korzystania ze źródeł finansowania; 5) nadzorowanie przebiegu prac, rozliczeń inwentaryzacji, wyceny składników majątkowych i ustalanie stanu majątku; 6) czuwanie nad realizacją należności i zobowiązań; 7) przygotowywanie decyzji, zarządzeń, instrukcji wewnętrznych w zakresie prawidłowego funkcjonowania finansów i majątku ZOK; 8) nadzór ekonomiczny nad zatrudnianiem i wynagrodzeniami pracowników, dbałość o terminowe wypłaty wynagrodzeń; 9) monitorowanie kosztów i przychodów ZOK; 10) organizowanie nadzoru nad archiwum ZOK; 11) kontrola przestrzegania dyscypliny finansowej, egzekwowanie kalkulacji imprez i ich rozliczanie; 12) organizowanie i doskonalenie rachunkowości z uwzględnieniem systemów informatycznych; 13) opracowywanie miesięcznych analiz realizacji budżetu oraz wniosków wynikających z tych analiz; 14) opracowywanie materiałów, informacji i sprawozdawczości w zakresie działalności finansowo-księgowej ZOK i ich analiza Kierownicy oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy powołani- zatrudnieni do określonych zadań, kierują pracą w ramach przysługujących kompetencji i są odpowiedzialni za ich wykonanie. 2. Pracownicy otrzymują zakres obowiązków na piśmie, równocześnie z zatrudnieniem na dane stanowisko lub z chwilą powierzenia innego zakresu pracy. 3. Wszelkie zmiany na stanowiskach pracy odbywają się w formie zmiany warunków pracy i płacy Przychody ZOK przeznacza się na zadania określone w statucie. 2. ZOK może tworzyć z zysku oraz innych środków przekazanych przez osoby prawne i osoby fizyczne fundusz załogi, z przeznaczeniem na wypłatę nagród indywidualnych oraz inne fundusze. 3. Zasady gospodarowania funduszami, o których mowa w ust. 2, określają regulaminy ZOK. Regulamin organizacyjny ZOK 7

8 Rozdział 6 Zasady obiegu dokumentów 15. Wewnętrzne akta normatywne dyrektor wydaje formie: 1) zarządzenia; 2) pisma okólnego; 3) polecenia pokontrolnego; 4) regulaminu; 5) instrukcji Korespondencję, sprawozdania i inne dokumenty wychodzące z ZOK podpisuje dyrektor. 2. Dyrektor może upoważnić kierowników i samodzielne stanowiska pracy do podpisywania pism i dokumentów wychodzących z ZOK. 3. Upoważnienie do podpisywania dokumentów bankowych udzielane jest w odrębnym trybie. 17. Radca prawny parafuje następujące dokumenty : 1) kierowane do organów ścigania, sądów i innych organów orzekających; 2) dotyczące rozwiązania umowy o pracę; 3) dotyczące stosunków majątkowych ZOK; 4) dotyczące umorzenia należności lub spisania w straty Tryb i zasady obiegu korespondencji, pism i innych dokumentów określają odrębne przepisy wewnętrzne Instrukcja kancelaryjna. 2. Zasady, tryb postępowania i przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych określa Instrukcja w sprawie organizacji archiwum zakładowego. Rozdział 7 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące. Dyrektor Regulamin organizacyjny ZOK 8