ESCULAP Sp. z o.o. ul. Fabryczna 1, Marki

Transkrypt

1 Strona 1 z 13 ESCULAP Sp. z o.o. ul. Fabryczna 1, Marki Marki, dnia: 13 Stycznia 2017 r. Comarch Healthcare S. A. ul. Jana Pawła II 39A Kraków W odpowiedzi na pismo z dnia otrzymane drogą elektroniczną w dniu dotyczące: Zapytanie ofertowe nr 1/2016 na wdrożenie systemu elektronicznej dokumentacji medycznej. zawierające pytania do Zapytania Ofertowego na Wdrożenie systemu elektronicznej dokumentacji medycznej przesyłamy odpowiedzi na zadane pytania. Z Poważaniem Jakub Wiącek

2 Strona 2 z 13 PYTANIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Pytanie 1 Jakie aplikacje są aktualnie wykorzystywane w Państwa organizacji? Prosimy wskazać producenta, nazwę systemu i platformę bazodanową na której zostały oparte. : KS-SOMED firmy Kamsoft S.A. na bazie Oracle 10g system jednak nie służy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej a do rozliczeń z NFZ Enova Program do obsługi kadr Pytanie 2 Prosimy o uszczegółowienie, które systemy spośród aktualnie wykorzystywanych zamierzają Państwo pozostawić (integracja) a które wymienić (ewentualna migracja danych). : Zależnie od propozycji wygranego oferenta Zamawiający nie wskazuje konkretnego rozwiązania. Dostarczony system musi spełniać warunki zawarte w zapytaniu ofertowym. Konieczna jest także migracja danych z systemu KS-SOMED w zakresie co najmniej: Dane pacjentów; Dane rozliczeniowe (rozliczenia z NFZ) z ostatnich 5 lat tak, by umożliwić ewentualne korekty wymagane przez NFZ w docelowym systemie bez konieczności utrzymywania dwóch platform.

3 Strona 3 z 13 Pytanie 3 Jaka jest przewidywana liczba użytkowników korzystających z poszczególnych modułów systemów? Prosimy o wymienienie liczby osób w tabeli. Użytkownicy w podziale na moduły systemu Wszyscy użytkownicy, w tym: a. Rejestracja (poradnia) b. Gabinet (poradnia) c. Rozliczenia NFZ d. Raporty/statystyka e. Diagnostyka obrazowa f. Inni Ilość osób : Użytkownicy w podziale na moduły systemu Wszyscy użytkownicy, w tym: Ilość osób a. Rejestracja (poradnia) 25 użytkowników b. Gabinet (poradnia) 65 użytkowników ( w tym również pracownicy medyczni poradni nie będący lekarzami) c. Rozliczenia NFZ 10 użytkowników d. Raporty/statystyka 10 użytkowników e. Diagnostyka obrazowa 20 użytkowników

4 Strona 4 z 13 Pytanie 4 Ile osób planujecie Państwo przeszkolić w ramach wdrożenia systemu w podziale na role? Użytkownicy w podziale na role Ilość osób Wszyscy użytkownicy, w tym: a. Lekarze w poradni b. Pielęgniarki c. Farmaceuci (apteka szpitalna) d. Rejestratorki w poradni e. Osoby w diagnostyce obrazowej f. Osoby w rozliczeniach NFZ g. Osoby w statystyce h. Administratorzy i. Inni Użytkownicy w podziale na role Ilość osób Wszyscy użytkownicy, w tym: a. Lekarze w poradni 50 osób b. Pielęgniarki 20 osób c. Farmaceuci (apteka szpitalna) 0 (nie posiadamy apteki) d. Rejestratorki w poradni 25 osób e. Osoby w diagnostyce obrazowej 20 osób f. Osoby w rozliczeniach NFZ 10 osób g. Osoby w statystyce 10 osób h. Administratorzy 10 osób

5 Strona 5 z 13 Pytanie 5 ambulatoryjna o treści: otwarcie okna rejestracji po naciśnięciu lewego klawisza i przeciągnięciu myszą w terminarzu z automatycznie ustawionym czasem trwania odpowiadającym zaznaczonemu myszą (na skutek przeciągnięcia z przytrzymanym lewym klawiszem myszy) obszarowi; Pytanie: Co zamawiający miał na myśli poprzez ten zapis? Jaki efekt ma zostać uzyskany? Zapis ten mówi o funkcjonalności polegającej na możliwości rejestracji wizyty po jednym kliknięciu myszy w terminarzu jednak w ten sposób, by proponowany czas trwania wizyty był ustawiony zgodnie z zaznaczonym wcześniej w terminarzu obszarem (przez przeciągnięcie myszą); zaznaczenie większego fragmentu terminarza ma uruchamiać okienko rezerwacji dłuższej wizyty, mniejszego fragmentu krótszej. Pytanie 6 ambulatoryjna o treści: automatyczne uzupełnienie imienia i nazwiska z systemu ewuś po podaniu PESELu. Zapis jest sprzeczny z zasadą uzupełnianiania danych na podstawie dokumentu tożsamości. Istnieje możliwość wyciągnięcia danych przy posiadaniu jedynie nr PESEL pacjenta. Podstawą dla pracownika jednostki do uzupełnienia danych jest dokument tożsamości przedstawiony przez pacjenta. Dane systemu ewuś nie zawsze są spójne z aktualna tożsamością pacjenta (np. zmiana nazwiska, błąd po stronie systemu ewuś, nieaktualne dane po stronie systemu ewuś). Prosimy o wykreślenie zapisu. Wymaganie nie jest sprzeczne z przytoczoną zasadą. Pracownik rejestracji ma zawsze obowiązek sprawdzić tożsamość na podstawie odpowiednich dokumentów, dane pobrane z systemu ewuś mają być tylko sugestią ułatwiającą pracę. Zapis karty pacjenta z pobranymi automatycznie danymi musi wymagać potwierdzenia pracownika. Zamawiający podtrzymuje wymaganie.

6 Strona 6 z 13 Pytanie 7 ambulatoryjna, o treści: możliwość łatwej edycji zarejestrowanej wizyty przez kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie z menu kontekstowego opcji Edytuj lub po prostu przez podwójne kliknięcie lewym klawiszem w wizytę; Czy Zamawiający zgodzi się na inne rozwiązanie dotyczące możliwości łatwej edycji zarejestrowanej wizyty poprzez np. podświetlenie (najechanie) myszką na tą wizytę i wybranie przyciskiem myszki pożądanej opcji? Podane rozwiązanie należy traktować jako przykładowe, Zamawiający zaakceptuje każdą propozycję, która nie zwiększy liczby kliknięć podanej w przykładach (dwa) i jednocześnie nie spowoduje, że funkcji będzie trzeba szukać w innych widokach czy w gąszczu innych opcji. W pracy rejestracji, proces edycji umówionych wizyt występuje bardzo często, w związku z tym, konieczna jest jego optymalizacja. Pytanie 8 ambulatoryjna, o treści: możliwość łatwego usunięcia zarejestrowanej wizyty z terminarza przez kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie z menu kontekstowego opcji usuń. Czy Zamawiający zgodzi się na inne rozwiązanie dotyczące możliwości łatwego usunięcia zarejestrowanej wizyty poprzez podświetlenie tej wizyty, która ma zostać usunięta i wybranie przycisku Odwołaj? Zamawiający zaakceptuje takie rozwiązanie zgodnie z uwagami do punktu powyżej.

7 Strona 7 z 13 Pytanie 9 ambulatoryjna, o treści: na karcie rejestracji automatyczne uzupełnianie pracownika z zapamiętanego pracownika (z zalogowanego operatora lub wybranego ręcznie i wyświetlonego na stałe w dolnej części ekranu), jeśli rejestracja następuje w kontekście gabinetu. Czy Zamawiający dopuści inne rozwiązanie powyższej funkcjonalności np. poprzez wybór gabinetu z przypisanego gabinetu do pracownika, dla którego rejestrację należy wykonać? Zamawiający podtrzymuje wymaganie. Opisana funkcja go nie spełnia. Przypadek dotyczy rezerwacji odbywającej się w kontekście gabinetu (np. fizjoterapia) tj. na terminarzu gabinetu a nie pracownika. Wówczas Zamawiający chce mieć możliwość, po otwarciu karty rezerwacji, automatycznego uzupełniania się pracownika na dwa sposoby: na podstawie zalogowanego operatora (np. przypisanie na karcie operatora domyślnego pracownika) i na podstawie tymczasowej wartości domyślnej domyślnego pracownika (wybranego np. na cały czas trwania sesji zalogowanego operatora). Pytanie 10 ambulatoryjna, o treści: na karcie rejestracji automatyczne uzupełnianie gabinetu z zapamiętanego gabinetu (domyślny gabinet przypisany z pracownika pochodzącego z zapamiętanego pracownika lub zalogowanego operatora zapamiętany gabinet wyświetlany jest na stałe w dolnej części ekranu), jeśli rejestracja następuje w kontekście pracownika. Czy Zamawiający dopuści inne rozwiązanie powyższej funkcjonalności np. poprzez wybór pracownika z listy pracowników przydzielonych do danego gabinetu, jeśli rejestracja następuje w kontekście gabinetu? Uwagi jak pytaniu powyżej. Zaproponowane rozwiązanie nie wyczerpuje wymagania. Zamawiający podtrzymuje wymaganie.

8 Strona 8 z 13 Pytanie 11 ambulatoryjna, o treści: na karcie rejestracji automatyczne uzupełnianie pracownika z domyślnego pracownika dla wybranego gabinetu, jeśli rejestracja następuje w kontekście gabinetu a brak zapamiętanego pracownika. Prosimy o uszczegółowianie co ma być efektem końcowym tego wymagania. W przywołanym wymaganiu chodzi o to, by dostarczyć automatyzację uzupełniania pola pracownik na karcie rezerwacji w sytuacji, gdy rezerwacja następuje w kontekście gabinetu (tj. na terminarzu gabinetu a nie pracownika). Wówczas pole gabinet jest już wypełnione gdyż rezerwacja następuje do konkretnego gabinetu, którego czas pracy został odzwierciedlony w terminarzu. Zamawiający wymaga, by automatyzację tę zapewnić na dwa sposoby: uzupełnienie pracownika z ustawienia domyślnego dla np. konkretnej sesji pracy z aplikacją (operator na początku pracy lub w dowolnej innej chwili ustawia pożądanego pracownika i pracownik ten jest uzupełniany następnie we wszystkich polach wymagających właśnie wprowadzenia informacji o pracowniku); uzupełnianie pracownika na podstawie innych danych na karcie rezerwacji np. jest już wybrany gabinet a gabinet ma ustawionego domyślnego pracownika wówczas automatycznie uzupełnia się pracownik zgodnie z konfiguracją gabinetu. Priorytet powinien mieć pierwszy automat a dopiero gdy pracownik domyślny w sesji nie jest zapamiętany wówczas można podstawiać pracownika z konfiguracji gabinetu. Pytanie 12 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, Sprzedaż i gospodarka magazynowa, o treści: przyjęcie zewnętrzne; Pytanie: O jakiego typu przyjęcia chodzi? Czy są to materiały czy leki? Wszelkie przyjęcia zewnętrzne do magazynu materiały i leki.

9 Strona 9 z 13 Pytanie 13 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, Sprzedaż i gospodarka magazynowa, o treści: przesunięcia międzymagazynowe. Pytanie: Jakie jest ograniczenie co do ilości magazynów? Zamawiający spodziewa się, że będzie miał możliwość tworzenia nowych magazynów. Nie będzie ich więcej niż kilkanaście (centralny i np. po dwa w każdej komórce organizacyjnej osobny dla leków i materiałów), jednak powinno być to ustalone szczegółowo podczas analizy przedwdrożeniowej w kontekście konkretnego rozwiązania informatycznego i przy udziale Wykonawcy. Pytanie 14 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, pkt. w o treści: obsługa serii (istotne dla leków) i daty ważności w magazynie towarów i materiałów, wsparcie dla wybierania do sprzedaży towaru lub materiału z najkrótszą datą przydatności; Pytanie: Czy Zamawiający uzna zapis za spełniony jeżeli to użytkownik będzie decydował o poborze materiału widząc listę z uwzględnioną datą ważności? Zamawiający uzna wymóg za spełniony, o ile lista będzie posortowana automatycznie po dacie przydatności (Automatyczne sortowanie bez konieczności klikania w kolumnę sortowania będzie wystarczającym wsparciem do wyboru najstarszych produktów). Pytanie 15 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, Sprzedaż i gospodarka magazynowa, o treści: automatyczne podpowiadanie możliwych wskazań rejestracyjnych Pytanie: Czy Zamawiający rozumie przez to podpowiadanie rozpoznania względem wybranego leku? Zamawiający oczekuje, że program będzie podpowiadał wszystkie możliwe wskazania rejestracyjne dla konkretnego leku (podpowiadał, tzn. udostępniał wybór z zamkniętego katalogu z dodatkową opcją poza wskazaniami ), tj. wskazania, o których mowa w części Szczegółowe dane kliniczne Charakterystyki Produktu Leczniczego.

10 Strona 10 z 13 Pytanie 16 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, Rozliczenia z NFZ, o treści: możliwość wyświetlenia zarejestrowanych usług w widoku drzewka NFZ - zestaw świadczeń (epizod), kontakt, produkt. Ale Czy Zamawiający dopuści inne rozwiązanie prezentujące możliwość wyświetlenia zarejestrowanych usług w systemie w widoku hierarchicznym pakiet, świadczenie, produkt? Zamawiający uzna takie rozwiązanie za spełniające wymóg. W wymogu chodzi właśnie o hierarchiczność, która znajduje wyraz m.in. w raportach wysyłanych do NFZ (zagnieżdżenie elementów). Pytanie 17 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, Rozliczenia z NFZ, o treści: monitoring wykonania umowy NFZ z alarmowaniem o przekroczonych limitach. Pytanie: Na jakim poziomie alarmowanie ma się odbywać? Czy ma być blokujące (niepozwalające na dalszą realizację) czy ma być tylko informacją podawaną do wiadomości. Dla jakich użytkowników / uprawnień i w jakich modułach systemu dany monit ma być wyświetlany. Sugerujemy usunięcie zapisu. Zamawiający nie może usunąć zapisu, funkcjonalność taka jest jedną z kluczowych. Alarmowanie powinno odbywać się co najmniej w kontekście wyświetlanego zestawienia monitoringu umowy. Do przeanalizowania w trakcie analizy przedwdrożeniowej forma powiadamiania niektórych użytkowników. Funkcjonalność oczywiście nie powinna i nie może w sposób automatyczny blokować jakichkolwiek zapisów, ma dostarczać jedynie informację.

11 Strona 11 z 13 Pytanie 18 Jaki zakres danych Zamawiający rozumie pod pojęciem dane rozliczeniowe. W jakim formacie powyższe dane zostaną udostępnione do importu? Za jaki okres dane mają być zaimportowane? Jaki jest wolumen tych danych? Dane rozliczeniowe rozumiane są jako wszystkie dane konieczne do prawidłowej sprawozdawczości do NFZ (rozliczanie świadczeń, kolejka oczekujących). Konieczny jest import wszystkich danych rozliczeniowych z dotychczas posiadanego systemu (KS-SOMED firmy Kamsoft S.A.) tak, by nie było konieczne utrzymywanie dwóch systemów przez okres, w którym NFZ ma prawo korygować rozliczenie świadczeń. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, żeby przeprowadził import we własnym zakresie lub przy współpracy z producentem (jednak na własny koszt) pobierając dane z udostępnionej przez Zamawiającego aplikacji i bazy danych Oracle 10g. Pytanie 19 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Punkt 31. Analiza przedwdrożeniowa przygotowanie założeń do wdrożenia modułów. Pytanie: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem zakup usługi zewnętrznej? Czy do opracowania analizy przedwdrożeniowej musi być zatrudniona osoba trzecia czy też wystarczy aby wykonał to wykwalifikowany pracownik wykonawcy? Zamawiający pozostawia decyzję Wykonawcy. Określenie zewnętrzna odnosi się do organizacji Zamawiającego i to w stosunku do niej ma być zewnętrzna, tj. niezależna od tej organizacji. Zamawiający dopuszcza, by analizę wykonał np. wykwalifikowany personel Wykonawcy. Pytanie 20 Dotyczy: Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, pkt.3. Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie pod zapisem uruchomienie próbki musi być możliwe na komputerze Zamawiającego. Czy próbka ma być dostępna na płycie CD lub urządzeniu zewnętrznym? Czy Zamawiający dopuszcza inne rozwiązania dostarczenia próbki wraz z ofertą, np. na maszynie wirtualnej dostarczonej przez oferenta? Zamawiający dopuszcza maszynę wirtualną, w wymaganiu chodzi o możliwość uruchomienia takiej instalacji fizycznie w siedzibie i na fizycznym komputerze Zamawiającego bez dostępu do usług i serwerów zewnętrznych (próbka kompletna). Forma w jakiej zostanie przygotowana nie ma znaczenia, maszyna wirtualna wydaje się być dobrym rozwiązaniem.

12 Strona 12 z 13 Pytanie 21 W jaki sposób Zamawiający będzie weryfikował próbkę, czy zostaniemy poinformowani i wezwani na prezentację próbki czy Zamawiający będzie sam weryfikował próbkę? Jeżeli Zamawiający zamierza weryfikować próbkę w obecności wykonawcy lub poprosić wykonawcę o zaprezentowanie tych funkcjonalności prosimy o podanie szczegółowego scenariusza weryfikacji próbki, ewentualnie podanie ile osób może uczestniczyć w prezentacji, jaki czas będzie przewidziany oraz dokładnie jakie funkcjonalności będą weryfikowane. Zamawiający będzie weryfikował próbkę samodzielnie, jednak zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawcy, jeśli będzie taka potrzeba, o czym Wykonawcy zostaną odpowiednio wcześniej powiadomieni; wówczas w zaproszeniu znajdzie się scenariusz prezentacji. Mogą być weryfikowane wszystkie funkcjonalności wymagane w Zapytaniu. Pytanie 22 Zamawiający wymaga dostarczyć wraz z ofertą wersję demonstracyjną wszystkich ofertowanych funkcji opisanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Ponieważ oprogramowanie takie musi być specjalnie skonfigurowane pod opisane funkcjonalności i wymaga integracji z innymi modułami (np. laboratorium). Prosimy o przedstawienie konkretnych i wybranych wymagań, które są dla Państwa najbardziej istotne (jak sama nazwa wskazuje jest to próbka), które mają się znaleźć na próbce z wyszczególnieniem nazwy modułu i wybranej funkcjonalności. Sugerujemy wybranie funkcjonalności, które nie wiążą się z integracją z innymi modułami (np. laboratorium) ze względu na to, iż takie zadania realizowane są na etapie wdrożenia, a nie w momencie złożenia bądź weryfikacji oferty. Zamawiający informuje, że potrafi odróżnić brak funkcjonalności od braku możliwości korzystania z danej funkcjonalności ze względu na szczątkową konfigurację i brak zintegrowanych systemów dziedzinowych. Mogą być weryfikowane wszystkie funkcjonalności wymagane w Zapytaniu. Pytanie 23 Dotyczy: Opis przedmiotu zamówienia, Elektroniczna dokumentacja medyczna, Gabinet lekarski o treści: dostęp do bazy leków Pharmindex. Pytanie: W punkcie nr 44 Parametryzacja Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zamawiający dopuszcza bazę leków Pharmindex lub równoważną, w związku z tym prosimy o dopisanie do powyższego punktu tożsamego zapisu lub równoważną. Zamawiający zmienia brzmienie przywołanego zapisu na dostęp do bazy leków Pharmindex lub równoważnej.

13 Strona 13 z 13 Pytanie 24 Dotyczy Portal Pacjenta. Pytanie: Czy Zamawiający rozważa jako alternatywne rozwiązanie logowanie się do Portalu Pacjenta poprzez indywidualny login i hasło nadawane podczas zakładania konta? Wykorzystanie kont e-puap w Polsce jest znikome i teoretycznie będzie to stało na drodze do realizacji celów projektu (poprawa dostępności) jak być może również jego wskaźników (np. ilość pobrań dokumentacji medycznej ) Zamawiający podtrzymuje wymaganie. Pytanie 25 Dotyczy e-konsultacje. Pytanie: Czy e-konsultacje pomiędzy placówkami mają polegać na udostępnianiu dokumentacji medycznej pacjenta i dodawaniu komentarzy? Konieczne jest dostarczenie funkcjonalności polegającej na wysłaniu elektronicznego zlecenia do lekarza konsultującego i odebranie wyniku tekstowego. Dodatkowe udostępnianie innych dokumentów tym kanałem jest wartościowym dodatkiem, jednak nie jest przez Zamawiającego wymagane. Pytanie 26 Zakres: Opis przedmiotu zamówienia, punkt 3: Zintegrowany System Informatyczny Moduł Diagnostyka Obrazowa. Zapis: Uprawnieni pracownicy medyczni będą mieli możliwość przeglądania wyników badań wprost z modułu Gabinet lekarski. Pytanie: Czy Zamawiający dysponuje przeglądarką DICOM, pozwalającą w opisanym zakresie wyświetlać obrazy medyczne udostępnione zgodnie z opisem : Odbieranie wyniku badania (wynik opisowy i informacja o miejscu przechowywania obrazów w formacie DICOM).? Jeśli tak, prosimy o podanie producenta i nazwy używanego oprogramowania. Jeśli nie, czy taka przeglądarka oraz całość mechanizmów pozwalających na wyświetlenie udostępnionych obrazów w standardzie DICOM mają zostać włączone do zakresu niniejszego postępowania oraz wycenione jako część Modułu Diagnostyka Obrazowa? Zamawiający nie posiada przeglądarki DICOM. Przeglądarka taka powinna zostać dostarczona w ramach modułu Diagnostyka Obrazowa.