PROTOKÓŁ KONTROLI. w Punkcie Przedszkolnym Bajkowy Pałacyk w Słupsku przy ul. Matejki 6

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI w Punkcie Przedszkolnym Bajkowy Pałacyk w Słupsku przy ul. Matejki 6 Działając na podstawie upoważnienia Nr 412/2015 z dnia r., wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska w związku z art. 90 ust. 3e, 3f i 3g ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz ze zm.), oraz 12 i 13 uchwały Nr XLVI/634/14 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 29 stycznia 2014 roku w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Miasta Słupska dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych oraz zakresu i trybu kontroli prawidłowości ich wykorzystania ze zm. pracownik Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku: Henryk Barna inspektor, nr legitymacji służbowej 12/2013, przeprowadził w dniach od r. do r. kontrolę w Punkcie Przedszkolnym Bajkowy Pałacyk prowadzonym w Słupsku przy ul. Matejki 6. Organem prowadzącym punkt przedszkolny były osoby fizyczne: - od r. do r. pani Wioleta Karpińska, zamieszkała w XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX, - od r. pani Dorota Żyglicka, zamieszkała w XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. Przedszkole jest wpisane do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez Miasto Słupsk pod nr 246 (Zaświadczenie nr OKiS-XI z dnia 16 sierpnia 2012 r.). Przedmiotem kontroli była prawidłowość wykorzystania i rozliczenia dotacji oświatowej przyznanej i przekazanej z budżetu Miasta Słupska w okresie od stycznia 2013 roku do grudnia 2014 roku. USTALENIA KONTROLI I. Ustalenia ogólne Z dokumentacji złożonej w Wydziale Oświaty, Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Słupsku wynika, iż: 1. Wniosek o udzielenie dotacji oświatowej na rok 2013 r. dla Punktu Przedszkolnego "Bajkowy Pałacyk" podpisała pani Wioleta Karpińska. 2. W roku 2013 miesięczne informacje o aktualnej (faktycznej) liczbie uczniów/wychowanków według stanu na 16 dzień miesiąca oraz rozliczenia dotacji oświatowej otrzymanej z budżetu miasta Słupska podpisała pani Dorota Żyglicka, - w informacji miesięcznej za miesiąc lipiec - brak pieczątki imiennej osoby działającej w imieniu organu prowadzącego, - w informacjach miesięcznych za miesiące listopad i grudzień brak wpisów w rubryce Nazwa szkoły, przedszkola lub placówki, - w rozliczeniu dotacji za miesiąc maj brak podpisu osoby działającej w imieniu organu prowadzącego, - w rozliczeniach dotacji za miesiące czerwiec, lipiec i sierpień - brak pieczątki imiennej osoby działającej w imieniu organu prowadzącego. 3. Wniosek o udzielenie dotacji oświatowej na rok 2014 r. dla "Bajkowego Pałacyku" podpisała pani Dorota Żyglicka. 4. W roku 2014 miesięczne informacje o faktycznej liczbie uczniów i rozliczenia dotacji

2 oświatowej otrzymanej z budżetu miasta Słupska podpisała pani Dorota Żyglicka, - w informacjach miesięcznych za miesiące od lutego do listopada brak wpisów w rubryce Nazwa szkoły, przedszkola lub placówki oraz liczba uczniów wpisana w niewłaściwej rubryce Przedszkole zamiast Punkt przedszkolny, - w informacji miesięcznej za miesiąc grudzień - liczba uczniów wpisana w niewłaściwej rubryce Przedszkole zamiast Punkt przedszkolny. Punkt przedszkolny w kontrolowanym okresie funkcjonował w nieruchomości położonej przy ul. Matejki 6 w Słupsku, wynajmowanym na podstawie umowy najmu z dnia r., zawartej pomiędzy Dorotą Żyglicką a XXXXXXXXXXXXXX zamieszkałym w Słupsku. W treści niniejszej umowy właściciel domu zastrzegł, iż nie będzie pobierał opłat za dzierżawę przez okres trwania umowy w zamian za utrzymanie domu w należytej czystości i używalności. Najemca natomiast zobowiązał się dbać o dom oraz zawrzeć umowy z dostawcami mediów zobowiązując się jednocześnie do regularnego opłacania rachunków za te media. Umowa została zawarta na okres od dnia r. do r. z możliwością przedłużenia po uprzednim uzgodnieniu warunków najmu i wysokości czynszu. W dniu r. zawarto kolejną umowę obowiązującą do r, która ustaliła analogiczne warunki najmu nieruchomości położonej przy ul. Matejki 6. Konta bankowe Na podstawie danych zawartych we wniosku o udzielenie dotacji na rok 2013, złożonym przez panią Wioletę Karpińską w dniu 12 września 2012 r., dotacja miała być przekazywana na konto nr XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. W piśmie złożonym w Urzędzie Miejskim w Słupsku w dniu r. p. Dorota Żyglicka oświadczyła, iż ze względu na zmianę organu prowadzącego Punkt Przedszkolny Bajkowy Pałacyk środki z dotacji należy przekazywać na nowy numer konta: Alior Bank, P.U. DORKON, Bajkowy Pałacyk, nr rachunku XXXXXXXXXXXXXXXX. W korekcie wniosku o udzielenie dotacji na rok 2014, złożonym przez panią Dorotę Żyglicką w dniu 23 stycznia 2014 r., ponownie wskazano ten sam nr konta w Alior Banku XXXXX XXXXXXXXXXX jako konto Punktu Przedszkolnego Bajkowy Pałacyk P.U. DORKON. Z przedstawionego potwierdzenia otwarcia rachunku w Alior Bank S.A. z dnia r. wynika, że zgłoszony rachunek bankowy nie był rachunkiem Punktu Przedszkolnego Bajkowy Pałacyk ponieważ w rubryce Nazwa Klienta wymienia Przedsiębiorstwo Usługowe DORKON Dorota Żyglicka mieszczące się przy ul. Jana Matejki 6 w Słupsku. II. Stan ewidencyjny a stan faktyczny dzieci w przedszkolu Kontrolą objęto dokumentację przyjęcia dzieci do punktu przedszkolnego oraz dzienniki lekcyjne. Nabór dokonywany był na podstawie złożonych przez rodziców kart zgłoszenia dziecka do przedszkola. Z rodzicami (opiekunami) zawierane były umowy o świadczenie usług przedszkolnych na dany rok szkolny. Na kolejny rok szkolny zawierano odrębne umowy. Zgodnie ze Statutem przedszkola dyrektor może podjąć decyzję o skreśleniu dziecka z punktu przedszkolnego w określonych przypadkach. Z zawieranych z rodzicami (opiekunami) umów o świadczenie usług przedszkolnych wynika, że rodzice (opiekunowie) mają prawo rozwiązać umowę z 2 - tygodniowym okresem wypowiedzenia z zastrzeżeniem, że rozwiązanie umowy następuje z końcem miesiąca. W kontrolowanym okresie zajęcia odbywały się w oddziale, stanowiącym jedną grupę przedszkolną. Dzienniki lekcyjne dokumentujące zajęcia edukacyjne w punkcie przedszkolnym, zawierające listę uczniów, ich dane osobowe oraz tematy zajęć edukacyjnych, prowadzone były dla oddziału w każdym roku szkolnym. Kontrolą objęto dzienniki za rok szkolny 2012/2013, 2013/2014 i 2014/

3 Podstawą do skreślenia dziecka z listy uczniów w kontrolowanym okresie w przypadku rezygnacji rodzica (opiekuna) z uczęszczania dziecka do przedszkola były adnotacje dotyczące obecności sporządzane w dzienniku przez p. Dorotę Żyglicką lub wychowawczynię dzieci p. XXXXXXXXXXXXX. Dokumentów dotyczących wypowiedzenia umowy przez rodziców (opiekunów) nie przedstawiono. Wyjaśnienie w sprawie braku pisemnych wypowiedzeń umów o świadczenie usług przedszkolnych, które winni składać rodzice w przypadku rezygnacji z tych usług, złożone przez p. Żyglicką stanowi załącznik nr 1. W wyniku kontroli dokumentacji, przeprowadzonej z udziałem osoby prowadzącej punkt przedszkolny pani Doroty Żyglickiej, stwierdzono rozbieżności pomiędzy liczbą uczniów wykazanych w miesięcznych informacjach, a faktyczną liczbą uczniów, wynikającą z prowadzonej ewidencji w dziennikach lekcyjnych. Pani Żyglicka pisemnie potwierdziła stan osobowy dzieci wynikający z dokumentacji. Potwierdzone przez p. Żyglicką zestawienie stanu osobowego dzieci w latach stanowi załącznik nr 2. W wyniku dalszych czynności kontrolnych stwierdzono, iż w okresie od r. do r. w dziennikach nie dokonano żadnych adnotacji dotyczących obecności w punkcie przedszkolnym dzieci zapisanych pod pozycjami od 1 do 8. D. Żyglicka stwierdziła, że brak tych adnotacji spowodowany był niedopatrzeniem nowo zatrudnionej wychowawczyni p. XXXXXXXXXXXXXXX. Stwierdzono także, iż od r. w dziennikach dokonywano wpisów obecności na zajęciach jedynie w rubryce dotyczącej pierwszej godziny zajęć. Wyjaśnienie p. Żyglickiej dotyczące tak dokonywanych wpisów oraz braku zaznaczenia obecności dzieci na zajęciach w październiku 2013 r. stanowi załącznik nr 3. Ponadto stwierdzono, iż zapisy dotyczące pracy wychowawczo-dydaktycznej dokonywane w dziennikach zajęć, w 2013 r. prowadzone były do dnia 24 maja, podobnie jak w 2014 r. do dnia 24 maja. W trakcie kontroli ustalono także, iż jedno z dzieci wykazano w dzienniku zajęć w miesiącu czerwcu 2013 r. pomimo zawarcia umowy o świadczenie usług przedszkolnych obejmujących wskazane dziecko na okres lipca i sierpnia 2013 r. Wyjaśnienie złożone w tej sprawie stanowi załącznik nr 4. Liczba uczniów zgłoszona w miesięcznych informacjach (stan na dzień 16 danego miesiąca) oraz liczba ustalona w trak cie kontroli Miesiąc Liczba zgłoszona w inform acji Liczba faktyczna * W miesiącach od stycznia do marca 2013 r. stwierdzono różnicę pomiędzy ilością zgłoszonych dzieci w miesięcznych informacjach o aktualnej liczbie uczniów oraz w rozliczeniach dotacji (4) a ilością dzieci na które przysługiwała dotacja (3). Wynikało to z faktu, iż jedno z wykazywanych dzieci osiągnęło wymagany próg wieku (2,5 roku) dopiero w miesiącu kwietniu 2013 r. W roku 2013 do dotacji wykazano 76 uczniów natomiast faktyczna liczba uczniów, wynikająca z dokumentacji, wynosi w tym okresie 87 uczniów. W roku 2014 do dotacji wykazano 162 uczniów, zawyżając liczbę uczniów w następujących miesiącach: w lutym o 1 osobę; 3 Liczba zgłoszona w in formacji Liczba faktyczna styczeń* luty* marzec* kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Suma

4 w marcu o 1 osobę; w kwietniu o 1 osobę; w maju o 1 osobę; w czerwcu o 2 osoby. Stawka dotacji na jednego ucznia w niepublicznym punkcie przedszkolnym, ustalona zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska Nr 314/OKiS/2014 z dnia 29 kwietnia 2014 r. w sprawie ustalenia wysokości miesięcznej dotacji na jednego ucznia udzielanej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu Miasta Słupska w 2014 r. wynosiła 295,50 zł. Tym samym pobrano dotację w nadmiernej wysokości: 6 osób x 295,50 zł/na ucznia = 1773,00 zł Wyżej wymienioną kwotę należy zwrócić do budżetu Miasta Słupska wraz z należnymi odsetkami, liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania środków z budżetu Miasta Słupska w poszczególnych miesiącach. III. Rozliczenie i wykorzystanie dotacji Na podstawie ustalonych zarządzeniami Prezydenta Miasta Słupska (Zarządzenie Nr 561/OKiS/2013 z dnia 23 maja 2013 r., Zarządzenie Nr 314/OKiS/2014 z dnia 29 kwietnia 2014 r.,) miesięcznych stawek na jednego ucznia dla placówek i szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych oraz liczby zgłoszonych uczniów, Punkt Przedszkolny Bajkowy Pałacyk prowadzony przez Dorotę Żyglicką otrzymał w okresie od stycznia 2013 r. do grudnia 2014 r. dotację w następujących kwotach: 2013 r ,00 zł 2014 r ,00 zł. Poniżej przedstawiono kwoty dotacji z podziałem na poszczególne lata i miesiące: - dotacji przekazanej - dane na podstawie dokumentu obroty i salda kont analitycznych, stanowiącego załącznik nr 5. Załącznik ten stanowi równocześnie potwierdzenie przekazania dotacji i wyrównania dotacji w kontrolowanym okresie. - rozliczenia dotacji na podstawie miesięcznych rozliczeń złożonych w Wydziale Oświaty, Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego. Miesiąc 2013 r. styczeń 958,00 958,00 luty 958,00 958,00 marzec 958,00 958,00 kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik* listopad grudzień Suma Dotacja prze kazana z Urzędu Miejskie go Kwota rozlicz ona w miesięcz nym rozlicz eniu dotacji 1 277, , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 * w październiku pomniejszono dotację przekazaną o 8,00 zł (korekta, zwrot różnicy wynikającej ze zmienionych stawek) 4

5 W okresie od stycznia do maja 2013 r. dotacja naliczona została według stawki wprowadzonej zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska Nr 250/O/2012 z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości miesięcznej dotacji na jednego ucznia udzielanej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu Miasta Słupska w 2012 r. (stawka 319,20 zł na jednego ucznia). Od czerwca naliczano dotację według nowej stawki wprowadzonej zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska Nr 561/OKiS/2013 z dnia 23 maja 2013 r. w sprawie ustalenia wysokości miesięcznej dotacji na jednego ucznia, udzielanej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu Miasta Słupska w 2013 r. (stawka 318,70 zł na jednego ucznia) oraz dokonano korekty stawki na jednego ucznia kwota należnej dotacji za okres I V 2013 r. (za ten okres kwota dotacji zmniejszyła się o 8,00 zł). [(17 uczniów x 5 miesięcy) x (stawka 319,20 zł 318,70 zł)] = 8,50 zł (po zaokrągleniu 8,00 zł) W dniu 17 października 2013 r. Punkt Przedszkolny Bajkowy Pałacyk zwrócił dotację w wysokości 8,00 zł. Podstawą zwrotu było zawiadomienie o wszczęciu postępowania z 7 października 2013 r., w którym wskazano obowiązek dokonania zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości w kwocie 8,00 zł w terminie 7 dni od otrzymania pisma. Mie siąc styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Suma 2014 r. Dotacja otrzymana z Urzędu Miejskiego w Słupsku Kwota rozliczona w miesięcznym rozliczeniu dotacji 3 187, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 W okresie od stycznia do kwietnia 2014 r. dotacja naliczona została według stawki wprowadzonej zarządzeniem Nr 561/OKiS/2013 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 23 maja 2013 r. w sprawie ustalenia wysokości miesięcznej dotacji na jednego ucznia udzielanej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu Miasta Słupska w 2012 r. (stawka 318,70 zł na jednego ucznia). Od maja naliczano dotację według stawki wprowadzonej zarządzeniem Nr 314/OKiS/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 kwietnia 2014 r. w sprawie ustalenia wysokości miesięcznej dotacji na jednego ucznia udzielanej szkołom i placówkom niepublicznym z budżetu Miasta Słupska w 2013 r. (stawka 295,50 zł na jednego ucznia). W wyniku zmiany stawki na jednego ucznia (zmniejszenie stawki z 318,70 zł na 295,50 zł) w maju przekazano dotację w kwocie 3 795,00 zł, którą otrzymano pomniejszając kwotę należnej dotacji o kwotę dotacji pobranej w nadmiernej wysokości. Przy wyliczeniach zastosowano zaokrąglenia do pełnych złotych wynikające z 3 uchwały Nr XLVI/634/14 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 29 stycznia 2014 r. 5

6 IV. Rozliczenie dotacji W toku kontroli do rozliczenia dotacji otrzymanej z Urzędu Miasta w Słupsku przyjęto przedstawioną przez p. Żyglicką ewidencję wydatków za rok 2013 (załącznik nr 6) i rok 2014 (załącznik nr 7). Po dokonaniu porównania ewidencji z miesięcznymi rozliczeniami dotacji, składanymi w Wydziale Oświaty, Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Słupsku stwierdzono, że w każdym z tych dokumentów wykazano inne wydatki. Dokumenty te nie są spójne. Ponadto stwierdzono następujące niezgodności: w kilku przypadkach do rozliczenia dotacji przedstawiono dokumenty finansowe z miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym; na drukach WOKiS-8 dokonywano błędnych zapisów, nie stosując się do zasady podawania kwot za dany miesiąc bądź zasady podawania kwot narastająco większość z przedstawionych do dotacji dowodów księgowych wystawionych było na Przedsiębiorstwo Usługowe DORKON Dorota Żyglicka, ul. Jana Matejki 6 w Słupsku. Poniższa tabela stanowi porównanie kwot dotacji wykazanych w rozliczeniach WOKiS-8 i kwot wykazanych w ewidencji wydatków rozliczonych z dotacji oświatowej w 2013 i 2014 roku. miesiąc 2013 r 2014 r styczeń 958,00 958,00 luty 958,00 958,00 marzec 958,00 958,00 kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Suma Kwota dotacji wykazana na druk ach WOKiS-8 Kwota wg ewidencji wydatków rozliczonych z dotacji Kwota dotacji wykazana na drukach WOKiS-8 Kwota wg ewidencji wydatków rozliczonych z dotacji 3 187, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Przyjmując do rozliczenia dotacji przedstawioną przez p. Żyglicką ewidencję wydatków, dokonano jej weryfikacji z dokumentami źródłowymi. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ostatecznie przypisano do zwrotu kwotę 1 773,00 zł (słownie: tysiąc siedemset siedemdziesiąt trzy zł), która stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości w związku z zawyżeniem ilości uczniów w 2014 r. 6

7 Wyżej wymienioną kwotę należy zwrócić do budżetu Miasta Słupska wraz z należnymi odsetkami, liczonymi jak dla zaległości podatkowych zgodnie z przepisami określonymi w art. 251 i art. 252 ustawy o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) POUCZENIE Na podstawie uchwały Nr XLVI/634/14 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 29 stycznia 2014 roku w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Miasta Słupska dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych oraz zakresu i trybu kontroli prawidłowości ich wykorzystania ze zm.: 1. Kontrolowanemu przysługuje prawo odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji ustaleń pokontrolnych. 2. Kontrolowany może, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, zgłosić do kierownika komórki kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku pisemne umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokole. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Kontrolowany: Kontrolujący: Dorota Żyglicka Henryk Barna (data i podpis ) (data i podpis ) Słupsk, dnia 26 sierpnia 2015 r. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. Załącznik Nr 1 Oświadczenie złożone przez panią Dorotę Żyglicką pismo z dnia 24 sierpnia 2015 r... - str Załącznik Nr 2 Zestawienie złożone przez panią Dorotę Żyglicką pismo z dnia 24 sierpnia 2015 r... - str. 3 7

8 3. Załącznik Nr 3 Oświadczenie złożone przez panią Dorotę Żyglicką pismo z dnia 24 sierpnia 2015 r... - str Załącznik Nr 4 Oświadczenie złożone przez panią Dorotę Żyglicką pismo z dnia 18 sierpnia 2015 r... - str Załącznik Nr 5 Zestawienie obrotów i sald kont analitycznych za lata 2013 i str Załącznik Nr 6 Ewidencja wydatków za 2013 r. złożona przez panią Dorotę Żyglicką... - str Załącznik Nr 7 Ewidencja wydatków za 2014 r. złożona przez panią Dorotę Żyglicką... - str. 6 Jawność danych została wyłączona na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.) 8