Zarządzenie Nr 32/2008 Wójta Gminy Michów z dnia 27 maja 2008 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 32/2008 Wójta Gminy Michów z dnia 27 maja 2008 r. w sprawie ustalenia Zasad rachunkowości oraz plan kont, sposób ewidencjonowania i finansowania wydatków na realizację Programu Integracji Społecznej w ramach PPWOW w latach Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 Ustalam Zasady rachunkowości, plan kont, sposób ewidencjonowania i finansowania wydatków na realizację Programu Integracji Społecznej (PIS) w ramach Poakcesyjnego Programu Wspierania Obszarów Wiejskich realizowanego w latach Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi gminy. 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Wójt Gminy mgr inŝ. Janusz Jankowski

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 33/2008 Wójta Gminy Michów z dnia 27 maja 2008 r. Procedura wdraŝania Poakcesyjnego Programu Wspierania Obszarów Wiejskich realizowanego w latach , w ramach Programu Integracji Społecznej stanowiącego wykonanie postanowień umowy poŝyczki nr 7358 POL z dnia 7 kwietnia 2006 r., zawartej między Rzeczpospolitą Polską a Międzynarodowym Bankiem Odbudowy i Rozwoju, zwanego równieŝ Bankiem Światowym. Procedura obejmuje: I. Wstęp. II. Obieg dokumentów w zakresie: 1. przekazywania środków, 2. obieg dokumentów i sprawozdawczość z realizacji projektu. III. Dokumentacja księgowa projektu IV. Przechowywanie dokumentacji projektu. I. Wstęp. Procedurę niniejszą opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących, a w szczególności na podstawie: 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.), 3. Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia :Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), 4. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020). 5. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 r., poz. 726 z późn. zm.). 6. Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.

3 Ustawa o finansach publicznych środki pomocowe zalicza do środków publicznych i jednakowo traktuje środki krajowe i środki z funduszy pomocowych. Kwalifikuje je do działu i rozdziału klasyfikacji budŝetowej. W porozumieniu o współpracy przy realizacji PIS w ramach PPWOW zawartym pomiędzy Województwem Lubelskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa, w imieniu którego działają: Andrzej Olborski Wicemarszałek Województwa Lubelskiego i Krzysztof Grabczuk Członek Zarządu Województwa Lubelskiego a Gminą Michów reprezentowaną przez Janusza Jankowskiego Wójta Gminy Michów i Danutę Wiak Skarbnika Gminy Michów, określono dotację dla Gminy w łącznej kwocie nie przekraczającej Euro. PowyŜszy projekt realizowany będzie w następujący sposób: - ewidencja operacji finansowych związanych z wpływem środków na wydatki PPWOW odbywać się będzie w organie budŝetu gminy i jednostce Urzędu Gminy. PoniewaŜ załoŝono wyodrębniony rachunek bankowy tylko dla tych środków, wpływające środki ewidencjonowane będą w organie na konie 137/6O i 907/6O, a w jednostce 137/J6 i 750/6J. - ewidencja operacji związanych z wydatkami środków na realizację PPWOW oraz opracowanie przepisów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości, planu kont, sposobu ewidencjonowania wydatków, nadzoru, kontroli i przechowywania dokumentów oraz sprawozdawczości odbywać się będzie w jednostce Urzędu Gminy. Osobą odpowiedzialną za wdraŝanie zadań PIS w ramach PPWOW w gminie jest Koordynator Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Dorota Kosior. Ewidencja operacji finansowych związanych z realizacją PPWOW. W realizacji tego Projektu biorą udział następujący pracownicy Urzędu Gminy i OPS w Michowie: - Wójt Gminy, - Z-ca Wójta Gminy - Sekretarz Gminy, - Skarbnik Gminy, - Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej (OPS), - księgowa budŝetowa w UG, - referent ds. promocji w UG. Pracownicy Urzędu Gminy w Michowie z tytułu powierzonych im obowiązków przy realizacji Projektu winni zapoznać się z treścią tej procedury i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. II. Obieg dokumentów. 1.przekazywanie środków:

4 Na realizację zadań PPWOW w roku 2008 i 2009 przyznane zostały środki w wysokości zł. Z tego w roku 2008 na kwotę zł i w 2009 r. na kwotę zł. Źródłami finansowania zadań PPWOW są środki pozyskane przez RP na podstawie Umowy Kredytowej nr 7358 POL z dnia 7 kwietnia 2006 r. zawartej z Bankiem Światowym. Środki do Gminy wpływają jako dotacja z Urzędu Wojewódzkiego. 2.obieg dokumentów i sprawozdawczość z realizacji projektu: W sporządzeniu i sprawdzaniu dowodów dotyczących zadań PPWOW biorą udział samodzielne stanowiska pracy wymienione w rozdziale I, przy zastosowaniu zasady samokontroli obiegu poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. Księgowa budŝetowa sporządza sprawozdania miesięczne zgodnie z Rozporządzeniem MF z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Kwartalne, półroczne i roczne sprawozdania naleŝy przekazać obowiązującym terminie do RIO w Lublinie. III. Dokumentacja księgowa projektu W Urzędzie Gminy Michów ewidencjonowanie operacji dotyczących Projektu odbywa się poprzez wydzielenie kont analitycznych do właściwych kont syntetycznych umoŝliwiających rozliczenie projektu. Dokumentowanie księgowe Projektu następuje zgodnie z załączonym planem kont będącym integralną częścią niniejszej procedury, który stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. KaŜdy dowód księgowy dotyczący Projektu powinien charakteryzować: - dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentalność zdarzenia lub stanów w danym miesiącu lub czasie), - trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu), - rzetelność danych (dane w dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący), - kompletność danych (dane w dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości), - chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych), - systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych dotyczących projektu (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać kolejną numerację od początku roku obrotowego), - identyfikacyjność kaŝdego dowodu księgowego (numery nadawane są na wyciągu bankowym z zachowaniem numeracji kolejnego zapisu, inne dowody księgowe winny mieć nadany kolejny numer zapisu), - rzetelność (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą

5 dokumentują), - wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych dotyczących tego Projektu wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach wewnętrznych winny być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby do tego upowaŝnionej. Nie wolno poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. V. Przechowywanie dokumentacji projektu Dokumenty dotyczące Projektu przechowywane są: 1. dokumenty księgowe u księgowej budŝetowej pani Barbary Tomasik. 2. pozostałe dokumenty u skarbnika gminy. Dokumenty przechowywane będą w sposób nie pozwalający na zniszczenie lub kradzieŝ. Wykaz osób upowaŝnionych do sporządzania i weryfikacji dokumentacji związanej z realizacją projektu zawiera Załącznik Nr 1 do procedury. Karta wzorów podpisów osób upowaŝnionych do sporządzania, weryfikacji i akceptacji dokumentacji związanej z realizacją projektu zawiera Załącznik Nr 2 do procedury. Załącznik Nr 1 do procedury Wykaz osób upowaŝnionych do sporządzania i weryfikacji dokumentacji związanej z realizacją projektu. 1. Przygotowanie projektu Imię i nazwisko Stanowisko Dorota Kosior Kierownik OPS Janusz Jankowski Wójt gminy Zakres czynności Sporządzenie dokumentów i nadzór nad realizacją projektu Akceptacja projektu 2.Weryfikacja dokumentów Imię i Stanowisko Zakres czynności nazwisko Janusz Wójt Gminy Akceptacja i zatwierdzenie do wypłaty Jankowski Artur Z-ca Wójta Weryfikacja dokumentów pod względem

6 Karpiński Danuta Wiak Barbara Tomasik Skarbnik Gminy Księgowa budŝetowa merytorycznym Weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie do wypłaty Weryfikacja dokumentów pod względem formalnorachunkowym, przygotowanie dyspozycji do wypłaty, sporządzanie not, sprawozdań, księgowanie dokumentów Załącznik Nr 2 do procedury Karta wzoru podpisów osób upowaŝnionych do sporządzania i weryfikowania dokumentacji związanej z realizacją projektu. 1.Przygotowanie dokumentów Imię i nazwisko Stanowisko Artur Karpiński Z-ca Wójta Wzór podpisu Dorota Kosior Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej 1. Weryfikacja dokumentów Imię i nazwisko Stanowisko Wzór podpisu Janusz Jankowski Wójt Gminy Danuta Wiak Skarbnik Gminy Barbara Tomasik Księgowa budŝetowa

7 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 33/2008 Wójta Gminy Michów Z dnia 27 maja 2008 r. Plan kont dla budŝetu gminy na realizację Programu Integracji Społecznej w ramach PPWOW I. Wykaz kont księgi głównej: Konta bilansowe 1) 137/6O Rachunek środków funduszy pomocowych PPWOW 2) 907/6O Dochody z funduszy pomocowych PPWOW 3) 908/6O Wydatki z funduszy pomocowych PPWOW 4) 967/O6 Fundusze pomocowe PPWOW Konta pozabilansowe 1) 991/O6 Planowane dochody budŝetu PPWOW 2) 992/O6 Planowane wydatki budŝetu PPWOW Zasady funkcjonowania kont Księgi Głównej 1.Konto 137/6O Rachunek środków funduszy pomocowych PPWOW. Konto 137/6O słuŝy do ewidencji operacji związanych z realizacją w zakresie finansowym w ramach działań PPWOW. Na stronie Wn konta 137/6O ujmuje się wpływ środków na finansowanie projektu w korespondencji z kontem 907/6O. Na stronie Ma konta 137/6O ujmuje się wypłaty środków z tytułu zapłaconych rachunków i zwrot niewykorzystanych środków w korespondencji z kontem 908/6O i 907/6O. Zapisy na koncie 137/6O dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych do wyodrębnionego konta bankowego i są zgodne z zapisami w księgowości banku. 1. Konto 907/6O Dochody z funduszy pomocowych PPWOW Konto 907/6O słuŝy do ewidencji osiągniętych dochodów budŝetu z tytułu dotacji na realizację projektu. Na stronie Wn konta 907/6O ujmuje się przeniesienie, w końcu roku sumy osiągniętych dochodów budŝetu na konto 967/O1. Na stronie Ma konta 907/6O ujmuje się wpływ środków na realizację projektu. Ewidencja szczegółowa do konta 907/6O umoŝliwia ustalenie stanu poszczególnych dochodów budŝetu według podziałek klasyfikacji budŝetowej.

8 3. Konto 908/6O Wydatki z funduszy pomocowych PPWOW Konto 908/6O słuŝy do ewidencji wydatków projektu. Na stronie Wn konta 908/6O księguje się wydatki projektu w korespondencji z kontem 137/6O. Na stronie Ma konta 908/6O ujmuje się przeniesienie w końcu roku sumy dokonanych wydatków w korespondencji z kontem 967/O6. Ewidencja szczegółowa do konta 908/6O umoŝliwia ustalenie stanu poszczególnych wydatków budŝetu według podziałek klasyfikacji budŝetowej. Konto 967/O6 - Fundusze pomocowe PPWOW Konto 967/O6 słuŝy do ustalenia wyniku budŝetu za dany rok związanego z przeniesieniem przez jednostkę, w ramach Projektu objętego odrębną ewidencją księgową wydatków projektu. Pod datą ostatniego dnia roku budŝetowego na stronie Wn ujmuje się przeniesienie poniesionych wydatków projektu, w korespondencji z kontem 908/6O a na stronie Ma przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów projektu, w korespondencji z kontem 907/6O. JeŜeli zakończenie projektu w następnym roku budŝetowym i związane z tym zamknięcie ksiąg rachunkowych nastąpi przed zatwierdzeniem sprawozdania z wykonania budŝetu, do przeksięgowanie salda konta 967/O6 za rok poprzedni na konto 960/O nastąpi pod datą zamknięcia ksiąg rachunkowych danego Projektu. Konto 960/O nie wystąpi w przypadku, gdy otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych dla danego projektu ma miejsce w trakcie trwania roku budŝetowego. JeŜeli okres realizacji Projektu wykracza poza dany rok budŝetowy, konto 960/O słuŝy do ustalania skumulowanego niedoboru budŝetu z tytułu realizacji Projektu za okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do końca roku poprzedzającego dany rok budŝetowy. Na stronie Ma konta 960/O ujmuje się przeksięgowanie salda konta 967/O6. Konta pozabilansowe 1.Konto 991/O6 Planowane dochody budŝetu PPWOW Konto 991/O6 słuŝy do ewidencji planu dochodów budŝetowych środków Projektu oraz jego zmian. Na stronie Wn konta 991/O6 ujmuje się zmiany budŝetu zmniejszające plan dochodów budŝetu. Na stronie Ma konta 991/O6 ujmuje się planowane dochody budŝetu oraz zmiany budŝetu zwiększające planowane dochody. Saldo Ma konta 991/O6 określa w ciągu roku wysokość planowanych dochodów z tytułu realizacji projektu. Pod datą ostatniego dnia roku budŝetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn konta 991/O6. 1.Konto 992/O6 Planowane wydatki budŝetu PPWOW Na stronie Wn konta 992/O6 ujmuje się planowane wydatki budŝetu oraz zmiany budŝetu zwiększające planowane wydatki danego Projektu.. Na stronie Ma konta 992/O6 ujmuje się zmiany budŝetu danego Projektu zmniejszające plan wydatków budŝetu lub wydatki zablokowane.

9 Saldo Wn konta 992/O6 określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków Projektu. Pod datą ostatniego dnia roku budŝetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta 992/O6. Plan kont dla budŝetu Urzędu Gminy na realizację Programu Integracji Społecznej w ramach PPWOW I. Wykaz kont księgi głównej: 1) 137/J6 Rachunek środków funduszy pomocowych PPWOW 2) 750/6J Przychody i koszty finansowe PPWOW 3) 400/6J Koszty według rodzajów- PPWOW 4) 860/J6 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy PPWOW Zasady funkcjonowania kont Księgi Głównej Konto 137/J6 Rachunek środków funduszy pomocowych PPWOW Konto 137/J6 słuŝy do ewidencji środków pienięŝnych otrzymanych w ramach działań PPWOW. Na konie 137/J6 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 137/J6 między księgowością Urzędu Gminy a księgowością banku. Na stronie Wn konta 137/J6 ujmuje się wpływ środków na finansowanie projektu, oprocentowanie środków na tym rachunku, obciąŝenia z tytułu omyłek i błędów bankowych oraz ich korekt, w korespondencji z kontem 750/6J. Na stronie Ma konta 137/J6 ujmuje się wypłaty tych środków z tytułu zapłaconych rachunków i faktur, zwrot niewykorzystanych środków oraz uznania z tytułu omyłek i błędów bankowych i ich korekt, wynikające z dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów z ewidencją księgową banku. Konto 137/J6 moŝe wykazywać saldo Wn, które oznacza sumę stanów środków realizowanego projektu. 2. Konto 750/6J Przychody i koszty finansowe PPWOW Konto 750/6J słuŝy do ewidencji przychodów i kosztów operacji finansowych oraz przychodów z tytułu finansowych dochodów budŝetowych. Na stronie Ma konta 750/6J ujmuje się przychody z tytułu dochodów realizowanego projektu oraz oprocentowanie środków na rachunku bankowym. Na stronie Wn konta 750/J6 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów związanych z realizacją projektu (zwrot niewykorzystanych środków). W końcu roku obrotowego przenosi się: - przychody z tytułu dochodów związanych z realizacją projektu na stronę Ma konta 860/J6 - odpisy przychodów z tytułu dochodów związanych z realizacją projektu (zwrot niewykorzystanych środków), na stronę Wn konta 860/J6. Na koniec roku konto 750/6J nie wykazuje salda.

10 3.Konto 400/6J Koszty wg rodzajów PPWOW Na stronie Wn konta 400/6J ujmuje się poniesione koszty związane z realizację projektu głównie dotyczące: a)zuŝytych materiałów, b) róŝnych usług, c) wynagrodzenia, ubezpieczenia i inne świadczenia na rzecz osób fizycznych, d) inne obciąŝające koszty związanie z realizacją projektu. Na stronie Ma konta 400/6J ujmuje się: a)zmniejszenia poniesionych kosztów danego projektu b) przeniesienie sumy kosztów danego projektu na konto 860/J6. 4.Konto 860/J6 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy PPWOW Konto 860/J6 słuŝy do ustalenia wyniku finansowego w związku z realizacją projektu. Na stronie Wn konta 860/J6 ujmuje się w końcu roku obrotowego lub po zakończonej realizacji projektu, sumę poniesionych kosztów w korespondencji z kontem 400/6J. Na stronie Ma konta 860/J6 ujmuje się w końcu roku obrotowego lub po zakończeniu projektu, sumę uzyskanych przychodów z tytułu dochodów budŝetowych związanych z realizacją danego projektu. -