KODEKS ETYKI GRUP KAPITAŁOWEJ DUON GRUPY

Transkrypt

1 KODEKS ETYKI GRUP KAPITAŁOWEJ DUON GRUPY GRUDZIEŃ 2013

2 1. Po co nam Kodeks Etyki? Kodeks Etyki służy kompleksowemu przedstawieniu zasad i wartości, którymi kierujemy się w codziennej działalności w Grupie Kapitałowej DUON. Kodeks ma zapobiegać popełnianiu błędów i popierać omówione dalej wartości i zasady. Ich przestrzegania oczekuje się zarówno od Członków Zarządów i Rad Nadzorczych, wszystkich Pracowników oraz przedstawicieli każdej ze spółek Grupy Kapitałowej DUON. Definicje: Grupa Kapitałowa DUON (także Grupa DUON,, Grupa Kapitałowa, DUON) Pracownicy Zarząd Grupy wszystkie spółki wchodzące w skład grupy kapitałowej, której podmiotem dominującym jest spółka Grupa DUON S.A. osoby zatrudnione w Grupie Kapitałowej DUON na podstawie umów o pracę oraz innych umów cywilnoprawnych o podobnym charakterze, Członków Zarządu oraz Rad Nadzorczych wszystkich spółek Grupy, chyba że z kontekstu zdania wynika inne znaczenie oznacza Zarząd spółki Grupa DUON S.A. 2. Pracownicy W Grupie Kapitałowej DUON relacje pomiędzy Pracownikami są oparte na szacunku dla ich godności osobistej oraz wzajemnej życzliwości Zatrudniamy i awansujemy Pracowników, biorąc pod uwagę kwalifikacje wymagane na danym stanowisku. Pracownicy nie są dyskryminowani ze względu na rasę, narodowość, kolor skóry, wiek, płeć, stan cywilny, macierzyństwo/ojcostwo, preferencje seksualne, niepełnosprawność, przekonania polityczne, religijne, niemające wpływu na rezultaty wykonywanej przez nich pracy. W procesie rekrutacji nie faworyzujemy członków rodziny i znajomych Dążymy do zapewnienia stabilnych miejsc pracy oraz staramy się rzetelnie informować Pracowników o perspektywach zatrudnienia Z myślą o docenieniu wysiłków poszczególnych osób mających wkład w sukces Grupy DUON, stosujemy reguły przejrzystej i czytelnej polityki wynagradzania Pomagamy Pracownikom w podnoszeniu kwalifikacji i wspieramy ich karierę Wspieramy wzajemną wymianę wiedzy pomiędzy Pracownikami Grupy Kapitałowej DUON jako kluczowy filar budowania wartości i jakości usług i produktów DUON Stawiamy na pracę zespołową i efektywne działanie ukierunkowane na wspólne osiąganie wyznaczonych celów Zarząd informuje Pracowników o celach działalności Grupy Kapitałowej, a przełożeni o zadaniach na poszczególnych stanowiskach pracy. Dążymy do zapewnienia jak 2

3 najpełniejszej komunikacji z każdym Pracownikiem. Kadra kierownicza zobowiązana jest do kształtowania właściwej atmosfery pracy Informacje uzyskane od Pracowników podczas pracy nie są używane dla jakiegokolwiek innego, konkurencyjnego celu niż ten, dla którego były udostępnione Zapewniamy poufność danych medycznych przekazywanych przez Pracowników Nie tolerujemy molestowania seksualnego i innych form maltretowania psychicznego lub fizycznego Pracowników Działamy zgodnie z zasadami prawa Dążymy do rozwiązywania sporów bez dopuszczenia do eskalacji konfliktu W przypadku konieczności zwolnienia pracowników podejmujemy starania, aby w miarę możliwości pomóc w znalezieniu nowej pracy. 3. Klienci DUON dokłada wszelkiej staranności, by oferowane produkty i usługi były dostarczane w jak najlepszej jakości i by były bezpieczne w użytkowaniu Dotrzymujemy zobowiązań wobec klientów Dążymy do tego, by klienci obsługiwani byli profesjonalnie i przez kompetentnych Pracowników. Jesteśmy otwarci na potrzeby i oczekiwania naszych klientów W przypadku złożenia skargi lub reklamacji, deklarujemy rozpatrzenie jej bez zbędnej zwłoki oraz wdrożenie działań zapobiegawczych i naprawczych Nie podajemy niepełnych informacji oraz wprowadzających w błąd opisów dotyczących oferowanych usług i produktów, również w przekazach reklamowych Stosujemy procedury bezpieczeństwa informacji, dbamy o bezpieczeństwo tajemnicy handlowej, a także utrzymujemy w tajemnicy zastrzeżone informacje uzyskane od klientów. 4. Dostawcy Dokonujemy starannego doboru dostawców, korzystając z przejrzystego procesu wyboru, opierając się na obiektywnych kryteriach i dowodach. Jeżeli jest to możliwe, przed wyborem dostawcy porównujemy ze sobą co najmniej kilka konkurencyjnych ofert Pracownicy współpracujący z dostawcami zobowiązani są oceniać partnerów biznesowych wyłącznie na podstawie przesłanek merytorycznych, zapoznać partnerów biznesowych z naszymi standardami etycznymi oraz upewnić się o jakości świadczonych przez nich usług Dążymy do tworzenia trwałych, partnerskich relacji z naszymi dostawcami oraz dotrzymujemy przyjętych zobowiązań W sytuacjach trudnych i konfliktowych staramy się rozwiązywać problemy na drodze dialogu. Każde powiązanie z dostawcą należy zgłosić na poziomie powyżej swojego przełożonego, aby wykluczyć możliwość oskarżeń o stronniczość i nieczyste prowadzenie interesów. 3

4 5. Konkurencja DUON uczciwie współzawodniczy z konkurentami i nie podważa ich reputacji W kontaktach z konkurencją Pracownicy unikają sytuacji umożliwiających przekazanie poufnych informacji dotyczących Grupy DUON DUON nie próbuje pozyskiwać informacji dotyczących konkurencji środkami nielegalnymi, np. poprzez szpiegostwo przemysłowe, zatrudnianie pracowników konkurencji w celu otrzymania od nich tajnych informacji, nakłanianie personelu konkurencji lub jej klientów do ujawniania posiadanych przez nich informacji oraz inne środki wyżej nie wymienione. 6. Inwestorzy, analitycy, media Dbamy o interesy naszych akcjonariuszy oraz respektujemy prawo do równego ich traktowania Poprzez nasze działania mające na celu budowę wartości Grupy Kapitałowej DUON, dążymy do osiągnięcia przez naszych akcjonariuszy atrakcyjnej stopy zwrotu z kapitału w długim okresie Prowadzimy uczciwą i otwartą politykę informacyjną, m.in. w zakresie naszej strategii, osiągnięć, niepowodzeń, wyników finansowych i perspektyw rozwoju. W miarę możliwości udzielamy wyczerpujących odpowiedzi na pytania dotyczące działalności Grupy Kapitałowej Komunikacji zewnętrznej nie podlegają dane osobowe, informacje poufne i giełdowe do momentu ich publikacji oraz tajemnice handlowe. Wszystkie pytania kierowane do spółek Grupy Kapitałowej od dziennikarzy, analityków, inwestorów należy zgłosić Zarządowi Grupy. Przed jakąkolwiek rozmową z dziennikarzem lub analitykiem na tematy dotyczące Grupy DUON należy skontaktować się z Zarządem Grupy i uzyskać zezwolenie. Należy dbać o to, by nie zaszkodzić reputacji DUON w komunikatach kierowanych do szerszego grona odbiorców zewnętrznych. W tym celu przełożeni powinni dokonywać akceptacji materiałów informujących o Grupie DUON i jej produktach oraz usługach (m.in. prezentacje, ulotki, foldery). 7. Korupcja, łapówkarstwo, prezenty Żaden pracownik, członek Zarządu, Rady Nadzorczej ani inny przedstawiciel spółek Grupy DUON nie może uczestniczyć w działaniach mogących prowadzić do naruszenia krajowego oraz/lub zagranicznego prawa antykorupcyjnego. DUON oczekuje od swoich Pracowników i przedstawicieli, że będą dokładać wszelkich starań w celu dokładnego poznania partnerów biznesowych Grupy DUON i zastosują środki ostrożności w celu przestrzegania prawa antykorupcyjnego oraz zapobiegania wszelkim formom korupcji W szczególności Pracownicy DUON oraz członkowie ich rodzin nie mogą przyjmować ani żądać od obecnych lub potencjalnych klientów i dostawców korzyści materialnych, prezentów, zaproszeń oraz innych świadczeń, które mogą wpłynąć na podejmowane przez nich decyzje. 4

5 7. 3. Prezenty i zaproszenia można przyjąć, jeśli: mają znikomą wartość materialną i nie przekraczają ogólnie przyjętych na danym rynku zwyczajów; nie mają wpływu na realizowane zadania i decyzje; nie obligują do wzajemności; są to upominki reklamowe, firmowe, wręczone oficjalnie lub publicznie. Jeśli to możliwe, otwieranie upominków powinno odbywać się publicznie Pracownikom DUON zabrania się oferowania partnerom biznesowym płatności, prezentów, zaproszeń i innych świadczeń mających na celu uzyskanie przez oferującego jakichkolwiek korzyści biznesowych, za wyjątkiem zwyczajowo przyjętych upominków, głównie korporacyjnych, o znikomej wartości materialnej. We wszystkich wątpliwych sytuacjach dotyczących przyjmowania korzyści materialnych lub korzystania z oferowanych atrakcji, należy skonsultować się z Zarządem Grupy lub bezpośrednim przełożonym. W przypadku złożenia pracownikowi oferty korupcyjnej, należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie przełożonego i sporządzić notatkę służbową. 8. Sponsoring, dotacje Polityka Grupy Kapitałowej DUON w zakresie wspierania różnych form działalności społecznej, artystycznej, kulturalnej czy sportowej jest jawna Nie wspieramy działalności politycznej i nie traktujemy w sposób szczególnie uprzywilejowany polityków i przedstawicieli władzy Wszelkiego rodzaju dotacje i formy sponsoringu: wspierają wizerunek Grupy DUON, są przyznawane w rozsądnych ilościach i z rozsądną częstotliwością, w zależności od kondycji finansowej Grupy DUON, są zgodne z prawem, są należycie rejestrowane i raportowane. 9. Konflikt interesów Konflikt interesów to wystąpienie sprzeczności pomiędzy interesem osobistym Pracownika (lub jego znajomych i członków rodziny), a interesem Grupy DUON Pracownicy DUON i członkowie najbliższej rodziny nie mogą prowadzić działalności konkurencyjnej oraz szkodzącej interesom Grupy DUON ani stwarzać sytuacji, w których występuje konflikt interesów Pracownikom nie wolno współpracować z firmami konkurencyjnymi w stosunku do DUON w zakresie świadczenia im usług doradczych, wykonywania pracy etatowej czy zleconej, pełnienia jakichkolwiek funkcji we władzach firmy konkurencyjnej. Zabrania się posiadania znaczących pakietów udziałów/akcji (powyżej 5%) w firmach konkurencyjnych. 5

6 9. 3. Najbliższych członków rodziny pracujących na rzecz Grupy DUON nie powinny łączyć relacje podwładny bezpośredni przełożony. Każde powiązanie z partnerem zewnętrznym należy zgłosić na poziomie powyżej swojego przełożonego, aby wykluczyć możliwość oskarżeń o stronniczość i nieczyste prowadzenie interesów. 10. Informacje poufne i tajemnica przedsiębiorstwa W Grupie DUON dbamy o właściwą ochronę informacji związanych z produktami, usługami, działaniami, osiągnięciami oraz planami DUON Wykorzystanie poufnych informacji dotyczących Grupy Kapitałowej DUON dla celów osobistych pracownika lub jakiejkolwiek innej osoby jest zabronione. Informacje poufne obejmują informacje niepubliczne, które mogą być przydatne dla konkurencji, inwestorów lub w przypadku ujawnienia, mogą zaszkodzić Grupie DUON lub jej interesariuszom Wykorzystywanie niepublicznych istotnych informacji jest również zabronione w przypadku nabywania i zbywania papierów wartościowych emitowanych przez Grupę DUON. Zabronione jest wyjawianie tych informacji innym osobom, które mogą przeprowadzać transakcje naszymi papierami wartościowymi. Istotne informacje oznaczają wszelkie informacje, o których powinien wiedzieć rozważny inwestor przez zainwestowaniem w firmę (np. niedostępne jeszcze publicznie: sytuacja finansowa, prognozy, strategia, plany, umowy) W szczególności Pracownicy posiadający dostęp do informacji poufnych nie mogą w czasie trwania okresu zamkniętego nabywać lub zbywać, na rachunek własny lub osoby trzeciej akcji Grupy DUON, praw pochodnych dotyczących tych akcji oraz innych instrumentów finansowych z nimi powiązanych oraz dokonywać, na rachunek własny lub osoby trzeciej, innych czynności prawnych powodujących lub mogących powodować rozporządzenie tymi instrumentami finansowymi. Do określenia, które informacje mogą być wyjawiane, a które nie, potrzebny jest zdrowy rozsądek. Jeśli pojawią się wątpliwości związane z tym, czy dana informacja jest poufna lub stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, pracownik powinien skonsultować się z przełożonym. 11. Mienie Pracownicy mają obowiązek troski o majątek Grupy Kapitałowej DUON oraz korzystania z niego w sposób nie generujący zbędnych kosztów Nie wolno nadużywać majątku Grupy Kapitałowej DUON do celów innych niż związane z wykonywaniem powierzonych obowiązków oraz wykonywać w czasie pracy prywatnych zobowiązań Tylko upoważnieni pracownicy mogą w imieniu DUON podejmować zobowiązania finansowe zgodnie z przyjętym zakresem uprawnień. 6

7 Podejmując decyzje biznesowe w imieniu spółek Grupy Kapitałowej DUON, Pracownicy powinni wykorzystywać swoją najlepszą wiedzę i umiejętności w celu zabezpieczenia interesu Grupy DUON. 12. Rejestrowanie i raportowanie Uczciwie, dokładnie, obiektywnie i terminowo rejestrujemy i raportujemy informacje o Grupie DUON. Dotyczy to zarówno danych finansowych, jak i niefinansowych Wszelkie opracowywane przez nas dane dokładnie odzwierciedlają faktyczne transakcje i zdarzenia. Dotyczy to danych finansowych i innych informacji, np. danych kadrowych, statystycznych Fałszowanie zapisów księgowych lub wprowadzanie zapisów księgowych celowo zniekształcających faktyczny stan rzeczywistości jest zabronione Wszystkie transakcje powinny być zawierane na podstawie odpowiedniego upoważnienia i rejestrowane. 13. Bezpieczeństwo i ochrona środowiska DUON nieustannie dąży do poprawy bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia pracowników Dbamy o to, by zapewnić czyste, zdrowe i bezpieczne środowisko pracy zgodnie ze standardami i przepisami prawa. Pracownicy ze swojej strony mają obowiązek dołożyć starań, aby uniknąć wypadków, zranienia siebie, swoich kolegów, a także osób postronnych Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów, zasad i norm obowiązujących na zajmowanym stanowisku Pracownik ma prawo odmówić wykonania polecenia przełożonego w przypadku braku odpowiednich środków ochrony zdrowia i życia, przewidzianych dla określonej czynności niezabezpieczonej przez pracodawcę W sytuacjach zagrożenia Pracownicy DUON zobowiązani są w pierwszej kolejności do ratowania życia własnego i innych Nie wolno stawiać się do pracy pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających Podejmując decyzje biznesowe bierzemy pod uwagę potrzeby społeczności lokalnych oraz staramy się, by nasze działania operacyjne nie oddziaływały negatywnie na środowisko. 14. Biznes międzynarodowy DUON zobowiązuje się do przestrzegania panującego w innych krajach prawa DUON respektuje tradycje i kulturę każdego kraju, w którym działa DUON działa odpowiedzialnie w zakresie międzynarodowego handlu, zgodnie z uznanymi przez Polskę porozumieniami. 7

8 15. Uwagi końcowe Każdy Pracownik Grupy Kapitałowej DUON ma obowiązek zapoznać się z zapisami Kodeksu Etyki Grupy Kapitałowej DUON i stosować się do nich. Pracownicy mają prawo otrzymać od swoich przełożonych wyjaśnienie niejasnych dla nich zapisów lub wątpliwości związanych z treścią Kodeksu Etyki, zgłaszać uwagi oraz inicjować zmiany i uzupełnienia w jego zapisach Wszyscy Pracownicy odpowiadają za dobro Grupy Kapitałowej DUON, także w obszarach nie będących bezpośrednio związanymi z zajmowanymi przez nich stanowiskami. Dlatego każdy Pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o naruszeniu lub uzasadnionym podejrzeniu naruszenia prawa i zapisów Kodeksu Etyki, tak by można było podjąć działania zapobiegawcze lub interwencyjne W sytuacji naruszenia Kodeksu Etyki, Pracownik powinien poinformować powołanego w Grupie DUON Rzecznika ds. Etyki. Pracownik zgłaszający przypadek naruszenia Kodeksu Etyki ma zagwarantowaną anonimowość. Proces wyjaśniania sprawy, rozpatrywania skargi, prowadzony jest zgodnie z Procedurą postępowania w przypadku naruszenia postanowień Kodeksu Etyki, stanowiącą załącznik do niniejszego Kodeksu Zastosowanie się do Kodeksu Etyki jest warunkiem zatrudnienia w DUON. Nie przestrzeganie tych zasad są poważnymi przewinieniami i podlegają działaniom dyscyplinarnym. Zarząd Grupy oraz bezpośredni przełożeni odpowiadają za dystrybucję zasad Kodeksu Etyki pośród swoich pracowników, jak również za uświadomienie ich o znaczeniu określonych wymagań tej polityki Kodeks Etyki nie obejmuje wszystkich możliwych zagadnień, tak więc pytania dotyczące sytuacji, które nie zostały w jego ramach omówione, powinny być kierowane do Rzecznika ds. Etyki, bezpośrednich przełożonych lub Zarządu Grupy. 8

9 Załącznik Procedura postępowania w przypadku naruszenia postanowień Kodeksu Etyki W Grupie Kapitałowej DUON działa adres mailowy etyka@duon.pl, na który można wysłać informację o naruszeniu Kodeksu Etyki (dalej Kodeks ), a także inne sugestie dotyczące tematu etyki, np. zmian i rozszerzeń Kodeksu, niniejszej procedury etc. Maile wysłane na podany adres są rozpatrywane przez Rzecznika ds. Etyki (dalej Rzecznik ) z należytą powagą i starannością. Są również przekierowywane i na bieżąco monitorowane przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej spółki Grupa DUON S.A. Po otrzymaniu informacji o podejrzeniu naruszenia Kodeksu, Rzecznik podejmie następujące działania. 1. Każdy zgłoszony przypadek naruszenia Kodeksu Etyki zostanie odnotowany w rejestrze prowadzonym przez Rzecznika, w szczególności informacje o rodzaju zgłoszonego naruszenia, dacie zgłoszenia, imieniu i nazwisku zgłaszającego, zastrzeżeniu /odstąpieniu od zachowania anonimowości zgłaszającego. Rejestr będzie prowadzony w sposób zapewniający jego poufność, a dostęp do niego będzie miał Rzecznik, Prezes Zarządu Grupy DUON S.A. oraz Przewodniczący Rady Nadzorczej Grupy DUON S.A. 2. Zgłaszający (jeżeli ujawnił swoją tożsamość) zostanie poinformowany o przyjęciu zgłoszenia oraz poproszony o zachowanie poufności sprawy. Kontakt ze zgłaszającym będzie ograniczony jedynie do sytuacji, gdy konieczne będzie uzyskanie dodatkowych wyjaśnień/informacji dotyczących sprawy. 3. Rzecznik na początku prowadzonego postępowania ustali wstępny harmonogram i zakres procesu badania sprawy, jak również listę osób, które powinny zostać włączone w proces badania sprawy (dalej Zespół ds. Etyki lub Zespół ). W skład Zespołu wchodzą co najmniej 2 osoby, w tym Rzecznik oraz Członek Zarządu Grupy DUON S.A. lub Przewodniczący Rady Nadzorczej Grupy DUON S.A., jeśli sprawa dotyczy Zarządu. Jeżeli zgłoszenie naruszenia Kodeksu dotyczy Rzecznika, zostanie on odsunięty od prowadzenia sprawy i jego obowiązki w ramach niniejszej procedury przejmie Prezes Zarządu lub osoba przez niego wskazana. 4. Zespół na początku prowadzonego postępowania ustali czy potrzebne jest podjęcie natychmiastowych działań w celu zabezpieczenia informacji/dokumentów przydatnych w trakcie prowadzenia dochodzenia. W zależności od ustaleń Zespół zabezpieczy odpowiednie materiały. 5. Wszystkie osoby włączone w proces badania sprawy zobowiązane są do zachowania jego poufności. Poufnością objęte są również rozmowy z osobami zaangażowanymi w sprawę przeprowadzone w celu zebrania informacji. W uzasadnionych przypadkach Zespół może konsultować sprawę z doradcami zewnętrznymi prawnikami, audytorem, specjalistami ds. IT i innymi. 6. Rzecznik jest zobowiązany do przygotowania wstępnego raportu z przeprowadzonego dochodzenia (dalej Raport wstępny ), jeśli to możliwe w okresie 15 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia przypadku naruszenia Kodeksu. Raport wstępny jest konsultowany z 9

10 Zarządem, który decyduje czy zebrany materiał jest wystarczający by zakończyć sprawę, czy należy kontynuować badanie sprawy. 7. Ostateczny raport z przeprowadzonego dochodzenia (dalej Raport ) zostanie przekazany pracownikowi oskarżonemu o naruszenie Kodeksu, jego bezpośredniemu przełożonemu oraz Zarządowi. W raporcie można utajnić imiona i nazwiska osób, które dostarczyły informacji potrzebnych do przeprowadzenia postępowania. W przypadku gdy w efekcie dochodzenia zostanie ustalone, że dokonano naruszenia Kodeksu Etyki, Raport powinien zawierać zalecenia działań naprawczych, które mogą obejmować: Działania dyscyplinarne (upomnienie, nagana, kara pieniężna w przypadku gdy spółka poniosła szkodę pieniężną, odsunięcie od obowiązków pracowniczych, zwolnienie dyscyplinarne) Szkolenie Zmiany w wewnętrznych regulaminach i procedurach Wszczęcie postępowania na drodze prawnej (np. w celu odzyskania zdefraudowanych środków pieniężnych) Działania dyscyplinarne prowadzone są zgodnie z zasadami obowiązujących regulaminów wewnętrznych i w konsultacji ze Specjalistą ds. Kadr i Płac. 8. Oskarżony o naruszenie zasad Kodeksu może odwołać się od tez przedstawionych w Raporcie składając wniosek do Rzecznika (pisemnie albo mailowo). Zespół rozpatruje wniosek w okresie 5 dni roboczych i w przypadku, gdy uzna odwołanie za uzasadnione, może dokonać zmiany Raportu i ponownie przekazać go pracownikowi oskarżonemu o naruszenie Kodeksu Etyki, jego bezpośredniemu przełożonemu oraz Zarządowi. 9. Jeśli to możliwe, osoba dokonująca zgłoszenia zostanie poinformowana o rezultacie przeprowadzonego postępowania. Raport może zostać udostępniony tej osobie w wyjątkowych przypadkach na mocy odrębnej decyzji Zespołu. 10. Raport z przeprowadzonego dochodzenia zostanie zachowany w rejestrze prowadzonym przez Rzecznika. 10