POLITYKA RACHUNKOWOŚCI

Transkrypt

1 POLITYKA RACHUNKOWOŚCI 2016 Z KOMENTARZEM DO PLANU KONT DLA JEDNOSTEK BUDŻETOWYCH I SAMORZĄDOWYCH ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH WSKAZÓWKI, JAK W PRAKTYCE ZASTOSOWAĆ AKTUALNE ZASADY KSIĘGOWE BIBLIOTEKA JEDNOSTEK PUBLICZNYCH I POZARZĄDOWYCH

2 Elżbieta Gaździk, Ewa Ostapowicz Polityka rachunkowości 2016 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych Stan prawny na 1 stycznia 2016 r.* * Na podstawie rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.). Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

3 2 Autorzy: Elżbieta Gaździk Ewa Ostapowicz Wydawca: Katarzyna Bednarska Redaktor: Lidia Pogodzińska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład, łamanie: Raster Studio Druk: MillerDruk, ul. Jagiellońska 82, Warszawa Nakład: 700 ISBN Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Publikacja Polityka rachunkowości 2016 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Polityka rachunkowości 2016 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Informacje o prenumeracie: Tel: cok@wip.pl

4 3 Spis treści Wstęp... 7 Rozdział I. Wprowadzenie do polityki rachunkowości Rozdział II. Polityka rachunkowości dla jednostek budżetowych Zarządzenie w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Podstawa prawna Charakterystyka jednostki Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Zasady i terminy inwentaryzacji składników majątkowych Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego Zasady wyceny aktywów i pasywów obowiązujące w jednostce Sposób ustalania wyniku finansowego Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych Zakładowy plan kont Wykaz kont księgi głównej Zasady klasyfikacji operacji gospodarczych Wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe i ich ochrona Przechowywanie zbiorów i dokumentów Udostępnianie danych i dokumentów Rozdział III. Polityka rachunkowości dla samorządowych zakładów budżetowych Zarządzenie w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych... 69

5 4 Spis treści 2.1. Podstawa prawna Charakterystyka jednostki Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Zasady i terminy inwentaryzacji składników majątkowych Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego Zasady wyceny aktywów i pasywów obowiązujące w jednostce Sposób ustalania wyniku finansowego Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych Zakładowy Plan Kont Wykaz kont księgi głównej Zasady klasyfikacji operacji gospodarczych występujących w Wykaz kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe i ich ochrona Przechowywanie zbiorów Udostępnianie danych i dokumentów Rozdział IV. Komentarz do planu kont Konta bilansowe Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe Zespół 2 Rozrachunki i rozliczenia Zespół 3. Materiały i towary Zespół 4. Koszty według rodzajów i ich rozliczenie Zespół 5. Koszty według typów działalności i ich rozliczenie Zespół 6. Produkty Zespół 7. Przychody, dochody i koszty Zespół 8. Fundusze, rezerwy i wynik finansowy Konta pozabilansowe Płatności ze środków europejskich Wydatki strukturalne Plany finansowe Zaangażowanie środków i wydatków Rozdział V. Plan kont w przykładach Ewidencja dochodów z tytułu najmu w jednostkach budżetowych przypadek wystawienia faktury obejmującej okres przekraczający rok obrachunkowy Ewidencja księgowa odsetek naliczonych w fakturze za usługi telekomunikacyjne Ewidencja nadpłaty składek ZUS w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych

6 Spis treści 5 4. Ewidencja pierwszego wyposażenia w jednostkach budżetowych Ewidencja sprzedaży lub likwidacji środka trwałego w księgach jednostek budżetowych Ewidencja szkody wyrządzonej przez pracownika Przyjęcie do ksiąg rachunkowych składników majątkowych rok później niż faktycznie przyjęto je do używania Wadium i zabezpieczenie w księgach rachunkowych jednostek budżetowych Ewidencja mylnego obciążenia przez bank Ewidencja dotacji przedmiotowej w samorządowym zakładzie budżetowym Ewidencja nakładów inwestycyjnych w jednostce budżetowej Ewidencja spłat nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych wraz z odsetkami w jednostkach budżetowych Ewidencja kar naliczonych wykonawcy z tytułu nieterminowej realizacji umowy w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych Ewidencja grzywny wraz z kosztami egzekucji w jednostkach budżetowych Ewidencja kosztu szkolenia wyjazdowego pracownika w jednostkach budżetowych Ewidencja wynagrodzeń wraz z pochodnymi w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych Ewidencja odszkodowania otrzymanego od ubezpieczyciela za zniszczenie mienia jednostki w wyniku pożaru Ubezpieczenia majątkowe w rozliczeniach międzyokresowych kosztów w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych Ewidencja rezerw na przyszłe zobowiązania w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych Ewidencja zobowiązań zastępczo uregulowanych przez pracownika jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego Ewidencja księgowa pobranych przez pracowników zaliczek i ich rozliczenie Błędy w ustaleniu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Darowizna w księgach rachunkowych jednostki budżetowej Sumy na zlecenia w księgach państwowej jednostki budżetowej Ewidencja dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów i wydatków nimi sfinansowanych w budżetowej jednostce prowadzącej działalność oświatową Ewidencja zdarzeń związanych z kradzieżą środka trwałego Ewidencja czeku gotówkowego Ewidencja niedoboru ujawnionego w wyniku inwentaryzacji Ewidencja inwestycji w samorządowych zakładach budżetowych z przychodów własnych Ewidencja inwestycji w samorządowych zakładach budżetowych z dotacji celowej Ujawnienie fałszywych znaków pieniężnych w ewidencji księgowej w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych w jednostce budżetowej i zakładzie budżetowym

7 6 Spis treści 33. Ewidencja wynagrodzenia przysługującego płatnikowi z tytułu terminowego wpłacania podatków Ewidencja odpisów aktualizujących należności w jednostce budżetowej Ewidencja odsetek w samorządowym zakładzie budżetowym ujęcie bilansowo-podatkowe Modernizacja budynku w księgach rachunkowych jednostki Wymiana podłogi remont a ulepszenie w księgach rachunkowych zakładu budżetowego Odłączenie części składowej środka trwałego wpływ na wartość początkową i umorzenie Ewidencja nieruchomości przekazanej w trwały zarząd Ewidencja dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej Ewidencja opłat leasingowych w jednostce budżetowej (leasing finansowy) Zakup części składowej środka trwałego a zwiększenie jego wartości początkowej Ewidencja umorzenia pożyczki udzielonej pracownikowi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Aktualizacja oprogramowania komputerowego a skutki amortyzacji w księgach rachunkowych Amortyzacja nieużywanego środka trwałego Wpływy sum niewiadomego pochodzenia na rachunek bieżący jednostki (subkonto dochodów) lub rachunek dochodów jednostek budżetowych (oświatowych) Ewidencja opłat z tytułu gospodarowania odpadami Wykaz aktów prawnych

8 WSTĘP Oddajemy w Państwa ręce szóste wydanie książki Polityka rachunkowości z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Opracowanie to analogicznie do poprzedniego wydania zostało przygotowane na podstawie uregulowań zawartych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), z uwzględnieniem wielu przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie, uwzględniających specyfikę działalności jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, jak również innych przepisów mających zastosowanie w określonych częściach w odniesieniu do tych jednostek. Głównym celem niniejszego opracowania jest pomoc dla kierowników jednostek w przygotowaniu dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, jak również pomoc dla służb finansowo-księgowych w zakresie rozwiązań ewidencyjnych, które są częstokroć odmienne od rozwiązań ewidencyjnych występujących w podmiotach spoza sfery jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki powinny jednak pamiętać, że zaproponowane w opracowaniu rozwiązania co do zakresu formy, jak też treści dokumentacji dotyczącej przyjętych zasad rachunkowości oraz co do rozwiązań ewidencyjnych są propozycją do ewentualnego wykorzystania i nie mają one obligatoryjnego charakteru. Szóste wydanie książki, tak jak poprzednie, składa się z kilku części. Rozdział pierwszy zawiera wprowadzenie do polityki rachunkowości, w którym określono ogólne wskazówki, co ma być przedmiotem jej treści oraz jakich zasad jednostka powinna obligatoryjnie przestrzegać przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Rozdział drugi zawiera propozycję/wzór dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych, a w rozdziale trzecim

9 8 Polityka rachunkowości przedstawiono taką propozycję/wzór dokumentacji dla samorządowych zakładów budżetowych. Rozdział czwarty opisuje zasady funkcjonowania poszczególnych kont, jak również przedstawia: ich treść ekonomiczną, zasady prowadzenia ewidencji analitycznej, zasady ewidencji na poszczególnych kontach ze wskazaniem konta przeciwstawnego, przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej do poszczególnych kont kosztowych, sposób wyceny oraz rodzaje dowodów księgowych będących podstawą zapisów księgowych, charakterystykę sald poszczególnych kont. Rozdział piąty prezentuje praktyczne rozwiązania w ewidencji księgowej operacji występujących w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. Przedstawiono tu kilka sposobów dekretowania dla operacji typowych, jak i nietypowych, które stwarzają najwięcej trudności w ich zaksięgowaniu. Rozdział szósty to wykaz aktów prawnych powołanych w niniejszym opracowaniu. Przekazywane do Państwa rąk opracowanie uwzględnia wszystkie wprowadzone w ostatnim okresie zmiany do ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych, w tym w szczególności liczne zmiany wprowadzone do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.) obowiązującego już na przestrzeni kilku lat, w tym uwzgledniające ostatnie zmiany wprowadzone rozporządzeniem ministra finansów z 2 listopada 2015 r. zmieniającym rozporządzenie cytowane powyżej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1954). Reasumując, zarówno jednostki budżetowe, jak i samorządowe zakłady budżetowe powinny pamiętać, że ustalane przez nie zasady rachunkowości po raz pierwszy, jak też każde ich kolejne aktualizacje wynikające ze zmian przepisów, specyfiki działalności jednostki, rozszerzenia lub zaprzestania części jej działalności muszą zapewniać możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych oraz innych określonych odrębnymi przepisami ( 15 rozporządzenia). Oznacza to, że przy ich ustalaniu, a zwłaszcza przy konstruowaniu planu kont należy pamiętać o podstawowych zasadach, z których wynika, że: konta wskazane w planach kont trzeba traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce,

10 Wstęp 9 plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być uzupełniony, w miarę potrzeby, o właściwe konta planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych, zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności. Oprócz wymienionych powyżej zasad jednostki powinny również pamiętać o zapisach 16 cytowanego rozporządzenia. Zapisy te określają, że w przypadku gdy przepisy dotyczące sporządzania sprawozdań nakładają obowiązek: wykazywania w sprawozdaniach obrotów na określonych kontach stosowana technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów, uzyskiwania informacji również w innych układach niż określone w planie kont ewidencja aktywów, pasywów oraz kosztów i przychodów może być dokonywana według innych dodatkowych klasyfikacji. Prawidłowo sporządzona polityka rachunkowości pozwala wyeliminować wiele błędów, zwłaszcza tych dotyczących wyceny i ewidencji księgowej. Jednocześnie trzeba pamiętać, jak ważną rolę we właściwym funkcjonowaniu systemu rachunkowości jednostki odgrywają odpowiedni obieg oraz kontrola i przechowywanie dokumentów księgowych. Dlatego oddając w Państwa ręce to wydanie książki, autorki zaktualizowały jej treść stosownie do zmian, które wystąpiły w ostatnim okresie. W szóstym wydaniu publikacji, analogicznie do poprzednich, zawarto przykłady zapisów różnych zdarzeń czy operacji gospodarczych występujących w jednostkach, w świetle rozwiązań wynikających z przepisów powołanych w opracowaniu.

11

12 ROZDZIAŁ I WPROWADZENIE DO POLITYKI RACHUNKOWOŚCI Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, będąc jednostkami sektora finansów publicznych zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do postanowień art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm., dalej: uor), mają obowiązek stworzyć dokumentację opisującą przyjęte przez każdą z nich zasady rachunkowości. Zasady te, zwane również polityką rachunkowości, powinny określać pojęcia wraz z ich opisem, reguły stosowane w jednostce, dokumenty i metody stosowane w czynnościach i procedurach księgowych jednostki. Polityka rachunkowości musi nazywać i opisywać: 1) ścisłe terminy trwania roku obrotowego (zwanego również rokiem obrachunkowym) obejmującego kolejnych 12 miesięcy oraz jego podział na okresy sprawozdawcze, 2) stosowane przez jednostkę metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podstawowych urządzeń księgowych służących do rejestrowania zdarzeń gospodarczych w jednostce, w tym: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz ksiąg głównych, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, którego podstawą sporządzenia dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych jest plan kont stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek

13 12 Polityka rachunkowości budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), b) wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz ich jednoznaczne identyfikatory, wraz z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opis procesu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera opis systemu informatycznego zawierającego dokładny i szczegółowy wykaz wszystkich programów tworzących ten system, zastosowanych procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto dokładne określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, d) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych oraz wszystkich innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów. Opracowanie, jak również aktualizowanie tych zasad, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 uor należy do obowiązków kierownika każdej jednostki. Brak opracowania takiej dokumentacji, jak też prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, stosownie do postanowień art. 77 tej ustawy, podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2, a nawet obu tym karom łącznie. Opracowanie właściwej polityki rachunkowości ma niewątpliwie wpływ także na uniknięcie ewentualnego popełnienia czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych, do których między innymi, stosownie do postanowień art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 168), zaliczamy: zaniechanie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, wykazanie w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Aby ułatwić pracę pracownikom działów księgowych, którzy są w przeważającej części twórcami tych dokumentów, w dalszej części opracowania został zaprezentowany przykład polityki rachunkowości, do ewentualnego wykorzystania, po odpowiednim dostosowaniu tych zasad do zindywidualizowanej specyfiki jednostki od strony organizacyjnoprawnej oraz przedmiotu jej działalności. W zależności od uznania jednostka w ramach swojej polityki rachunkowości może opracować wewnętrzne dokumenty dotyczące następujących zagadnień: obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

14 Wprowadzenie do polityki rachunkowości 13 zasad przeprowadzania inwentaryzacji, zasad rejestracji, wydawania i przechowywania druków ścisłego zarachowania, obrotu kasowego. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, podobnie jak wszystkie inne podmioty, powinny bezwzględnie przestrzegać nadrzędnych zasad rachunkowości, do których należą: Zasada rzetelnego i jasnego obrazu (art. 4 ust. 1 1a i 1b uor). Mówi ona, że jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Określenie rzetelnie znaczy zgodnie ze stanem rzeczywistym (prawdą materialną), natomiast określenie jasno oznacza wymóg prowadzenia ksiąg na powszechnie uznanych zasadach, określonych w przepisach prawa. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostka jest obowiązana przedstawiać wszelkie dodatkowe informacje konieczne do spełnienia tego obowiązku w informacji dodatkowej. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach stosowanie określonego przepisu ustawy nie pozwoliłoby na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, jednostka nie stosuje tego przepisu, a w informacji dodatkowej uzasadnia przyczyny jego niezastosowania oraz określa wpływ, jaki niezastosowanie przepisu wywiera na obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki. Zasada wyższości treści nad formą (art. 4 ust. 2 uor). Zgodnie z tą regułą zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym według ich treści ekonomicznej. Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 uor). W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Oznacza to, że niezapłacone koszty będą ujmowane jako zobowiązanie, natomiast nieopłacone przychody stanowią należności jednostki. Zasada kasowa. Dotyczy wyłącznie dochodów oraz wydatków budżetu, które ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą (art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). Zasada ta stosowana jest wyłącznie w jednostkach budżetowych. Zasada współmierności (6 ust. 2 uor). Ta norma stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące

15 14 Polityka rachunkowości przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasada zakazu kompensat (art. 7 ust. 3 uor). Z założenia tego wynika, że wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Jednocześnie zabrania ona kompensowania ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych. Zasada istotności (art. 4 ust. 4 i 4a uor). Zgodnie z tą regułą jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Należy przy tym wskazać, że nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne. W bezpośrednim związku z tą zasadą pozostaje także art. 8 ust. 1 uor, w którym ustawodawca nakazuje, aby przy określaniu polityki rachunkowości zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Zasada ciągłości (art. 5 ust. 1 uor). Przyjętą politykę rachunkowości należy stosować przez kolejne lata. Zasada ta nakłada bezwarunkowy obowiązek ujęcia wykazywanych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, stanów aktywów i pasywów w takiej samej wysokości jak na dzień otwarcia następnego roku obrotowego. Tak sformułowana zasada nie oznacza jednak, że jednostka nie może dokonywać żadnych zmian. Jednostka może, bez względu na datę podjęcia decyzji, od pierwszego dnia bieżącego lub następnego roku obrotowego zmienić dotychczas stosowane rozwiązania (art. 8 ust. 2 uor). Zasada kontynuacji działalności (art. 5 ust. 2 uor). Zgodnie z tą normą należy przyjąć założenie, że jednostka będzie kontynuowała, w dającej się przewidzieć przyszłości, działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości. Należy zwrócić uwagę, że zasada ta praktycznie nie będzie miała zastosowania w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych, gdyż ich faktyczny byt jest uzależniony od decyzji organu założycielskiego. Zasada ostrożnej wyceny (art. 7 ust. 1 i 2 uor). Ta norma nakazuje jednostkom z ostrożnością podchodzić do wyceny aktywów i pasywów, uwzględniając w swym wyniku finansowym:

16 Wprowadzenie do polityki rachunkowości 15 zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych oraz odpisów aktualizujących z tytułu trwałej utraty ich wartości, wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne, wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne, rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń. Zdarzenia te jednostka powinna uwzględnić także wtedy, gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Opracowując politykę rachunkowości, nie wolno zapominać, że do wyceny aktywów i pasywów używane są różne rodzaje cen, których definicje podano poniżej. Cena zakupu jest to kwota obejmująca kwotę należną sprzedającemu za dany składnik aktywów, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. Cena nabycia jest to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego a w przypadku importu zwielokrotniona jest o obciążenia o charakterze publicznoprawnym, powiększona także o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu i załadunku, wyładunku, składowania lub przystosowania do sprzedaży, obniżona natomiast o rabaty, opusty i inne zmniejszenia oraz odzyski (art. 28 ust. 2 uor). Jeżeli zakupiony składnik aktywów trwałych lub obrotowych nie wymaga przystosowania do sprzedaży i pochodzi od dostawców krajowych, to cena nabycia takiego składnika jest równa cenie zakupu. Koszt wytworzenia produktów (wyrobów gotowych i usług) obejmuje wszystkie koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją oraz inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów, przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych. Do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów: będących konsekwencją niewykorzystanych zdolności produkcyjnych, a także strat produkcyjnych,

17 16 Polityka rachunkowości ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzaniem produktu do postaci i miejsca, w jakich on się znajduje na dzień wyceny, magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów, chyba że poniesienie tych kosztów jest niezbędne w procesie produkcji, kosztów sprzedaży produktów. Koszty niezaliczane do kosztu wytworzenia wpływają na wynik finansowy okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione (art. 28 ust. 1 pkt 4 uor). Cena sprzedaży netto (art. 28 ust. 5 uor) jest to wartość składnika aktywów możliwa do uzyskania na dzień bilansowy w razie jego sprzedaży, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, natomiast powiększona o należną dotację przedmiotową. Wartość godziwa (art. 28 ust. 6 uor) kwota, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane, na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. W przypadku gdy dla danych aktywów nie istnieje aktywny rynek, wówczas wartość godziwą określa się szacunkowo, we własnym zakresie lub przy pomocy rzeczoznawców. Kwota wymagająca zapłaty to wielkość zobowiązania, którą jednostka powinna zapłacić, lecz: pomniejszona o kwotę już spłaconą, powiększona o naliczone kary umowne, odszkodowania, zasądzone koszty sądowe oraz o należne odsetki tytułu nieterminowej zapłaty. Kwota wymagająca zapłaty wynika najczęściej z faktury, rachunku lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie zobowiązania lub naliczonych, a nie wypłacanych jeszcze wynagrodzeń. Kwota wymaganej zapłaty należność od dłużnika, która jest nieuznana przez jednostkę za umorzoną, przedawnioną lub nieściągalną, za wykonane na jego rzecz świadczenia (dostawy lub usługi): pomniejszona o kwotę już spłaconą, powiększona o naliczone kary umowne, odszkodowania, zasądzone koszty sądowe oraz o należne odsetki za zwłokę. Cena ewidencyjna najczęściej spotykana definicja ceny ewidencyjnej mówi, że jest to stała cena (niezmienna przez pewien czas), która jest przyjęta do wartościowej ewidencji rzeczowych składników majątku. Stosowanie cen ewidencyjnych wymaga rozliczenia odchyleń w danym okresie.

18 Wprowadzenie do polityki rachunkowości 17 Odchylenia od cen ewidencyjnych mogą być: debetowe stała cena ewidencyjna jest wówczas niższa od ceny zakupu, kredytowe występują, gdy cena rzeczywista jest niższa od ceny ewidencyjnej. Stałe ceny ewidencyjne stosuje się tylko w trakcie roku obrotowego. Natomiast na dzień bilansowy wyceny rzeczowych składników majątku, do których jednostka stosuje ceny ewidencyjne, dokonuje się w cenach nabycia lub koszcie wytworzenia, nie wyższych od cen sprzedaży netto na dzień bilansowy. Skorygowana cena nabycia cena nabycia, w jakiej składnik aktywów finansowych lub zobowiązań finansowych został po raz pierwszy wprowadzony do ksiąg rachunkowych, pomniejszona o spłaty wartości nominalnej, odpowiednio skorygowana o skumulowaną kwotę zdyskontowanej różnicy między wartością początkową składnika a jego wartością w terminie wymagalności, wyliczoną za pomocą efektywnej stopy procentowej, a także pomniejszona o odpisy aktualizujące wartość. Przy zastosowaniu efektywnej stopy procentowej kwoty przychodów bądź kosztów, przypadające na poszczególne okresy, są odmienne. Pozostaje natomiast na niezmienionym poziomie stopa rentowności aktywów bądź zobowiązań. Trwała utrata wartości istnienie dużego prawdopodobieństwa, że posiadany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych. W takiej sytuacji jednostka dokonuje odpisu aktualizującego, mającego na celu doprowadzenie wartości składnika majątkowego (wynikającej z ksiąg rachunkowych) do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku do ustalonej w inny sposób wartości godziwej.

19

20 Rozdział II POLITYKA RACHUNKOWOŚCI DLA JEDNOSTEK BUDŻETOWYCH Wzory dokumentów składających się na politykę rachunkowości 1. Zarządzenie w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości Obowiązkiem kierownika jednostki jest opracowanie zasad (polityki) rachunkowości, które wprowadza w kierowanym podmiocie, wydając stosowne zarządzenie. Przykładowy wzór zarządzenia przedstawiono poniżej. Zarządzenie Nr.../20. Dyrektora z dnia 20 r. w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w. Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) oraz szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) i rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych

21 20 Polityka rachunkowości zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.) ustala się, co następuje: 1 Wprowadza się jako obowiązujące od dnia r. zasady (politykę) rachunkowości, obejmujące: 1) Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych załącznik nr 1 do zarządzenia. 2) Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego załącznik nr 2 do zarządzenia. 3) Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz funkcjonowania kont ksiąg pomocniczych załącznik nr 3 do zarządzenia. 4) Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych załącznik nr 4 do zarządzenia. 5) Zasady działania programu. oraz ich funkcje opisane (nazwa oprogramowania) w Instrukcji użytkownika załącznik nr 5 do zarządzenia. 6) Zasady działania programu oraz ich funkcje opisane (nazwa oprogramowania) w Instrukcji użytkownika załącznik nr 6 do zarządzenia. 7) System ochrony danych i zbiorów opisany został w załączniku nr 6. 2 Zakładowy plan kont dostosowany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera w systemie... (nazwa oprogramowania) 3 1. Uprawnienia i obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. w zakresie wynikającym z postanowień art. 4 ust. 3 pkt 2 6 ustawy o rachunkowości przenosi się na Głównego Księgowego (z wyjątkiem przeprowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury). 2. Zobowiązuje się Głównego Księgowego.. do bieżącej aktualizacji dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i potrzeb prowadzonej działalności oraz proponowania wprowadzania zmian. 3. Uprawnienia i obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych Główny Księgowy..... realizuje przy pomocy. (np. zespołu finansowo-księgowego)

22 Polityka rachunkowości dla jednostek budżetowych 21 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Otrzymują: (podpis kierownika jednostki) 2. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Opracowując tę części polityki rachunkowości, trzeba brać pod uwagę obowiązujące ustawy: ustawę o finansach publicznych, ustawę o rachunkowości itp., jak również akty wykonawcze wydane na ich podstawie, w tym dotyczące specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności. Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr./20 Dyrektora z dnia r. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 2.1. Podstawa prawna 1) ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), 2) ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), 3) rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), 4) rozporządzenie ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.), 5) rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255),

23 22 Polityka rachunkowości 6) rozporządzenie ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1773), 7) rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz ze zm.), 8) rozporządzenie ministra finansów z 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz.U. nr 298, poz. 1766), 9) rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). (Pozostałe akty prawne do uzupełnienia w zależności od specyfiki jednostki) 2.2. Charakterystyka jednostki 1) jest jednostką organizacyjną sektora finansów publicznych nieposiadającą osobowości prawnej, działającą w formie jednostki budżetowej. 2) działa na podstawie statutu określającego jej nazwę, siedzibę oraz przedmiot działalności. 3) Podstawą gospodarki finansowej. jest plan dochodów i wydatków. 4) Za całość gospodarki finansowej odpowiada kierownik jednostki, z wyjątkiem spraw powierzonych pracownikom, określonych w imiennych upoważnieniach lub w regulaminie organizacyjnym, z wyłączeniem przeprowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury. 5) Podstawowa działalność.. obejmuje: (należy uzupełnić, wpisując rodzaj wykonywanej działalności)

24 Polityka rachunkowości dla jednostek budżetowych Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe. prowadzone są w siedzibie jednostki, tj Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych 1) Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, obejmujący rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. 2) Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, za które sporządza się: deklarację ZUS, deklarację VAT-7, deklaracje PFRON,.. (uzupełnić o inne występujące w jednostce) sprawozdania budżetowe określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.). 3) sporządza następujące sprawozdania budżetowe: a) za okresy miesięczne dla państwowych jednostek budżetowych (do wyboru) sprawozdanie Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych, sprawozdanie Rb-23A o stanie środków na rachunku bankowym izb celnych do gromadzenia dochodów budżetowych z podatku akcyzowego, podatku od gier oraz podatku od wydobycia niektórych kopalin, sprawozdanie R-23B o stanie środków na rachunkach bankowych izb celnych, z wyłączeniem rachunku do gromadzenia dochodów budżetowych z podatku akcyzowego oraz podatku od gier, od podatku od wydobycia niektórych kopalin sprawozdanie Rb-24 o stanie środków na rachunkach bankowych urzędów skarbowych sprawozdanie Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych, sprawozdanie Rb-27 UE z wykonania planu dochodów budżetu środków europejskich, sprawozdanie Rb-28 sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa,

25 24 Polityka rachunkowości sprawozdanie Rb-28UE z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, sprawozdanie Rb-28NW z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego, sprawozdanie Rb-28 Programy z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, sprawozdanie Rb-28NW Programy z wykonania planu wydatków budżetu państwa, które nie wygasły z upływem roku budżetowego w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, dla samorządowych jednostek budżetowych (do wyboru) sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych; b) za okresy kwartalne: dla państwowych jednostek budżetowych (do wyboru) sprawozdanie Rb-70 o zatrudnieniu i wynagrodzeniach dla samorządowych jednostek budżetowych (do wyboru) sprawozdanie Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych, sprawozdanie Rb-28NWS z wykonania planu wydatków samorządowej jednostki budżetowej, które nie wygasły z upływem roku budżetowego (za I i II kwartał), sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, sprawozdanie Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom; c) za okresy półroczne dla państwowych jednostek budżetowych Rb-BZ1 półroczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym; d) za okresy roczne dla państwowych jednostek budżetowych (do wyboru) sprawozdanie Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych, sprawozdanie Rb-23A o stanie środków na rachunku bankowym izb celnych do gromadzenia dochodów budżetowych z podatku akcyzowego, podatku od gier oraz podatku od wydobycia niektórych kopalin,

26 Polityka rachunkowości dla jednostek budżetowych 25 sprawozdanie Rb-23B o stanie środków na rachunkach bankowych izb celnych, z wyłączeniem rachunku do gromadzenia dochodów budżetowych z podatku akcyzowego oraz podatku od gier oraz podatku od wydobycia niektórych kopalin, sprawozdanie Rb-24 o stanie środków na rachunkach bieżących urzędów skarbowych do gromadzenia dochodów budżetowych, sprawozdanie Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych, sprawozdanie Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa, sprawozdanie Rb-28UE z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, sprawozdanie Rb-28NW z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego, sprawozdanie Rb-28 Programy z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, sprawozdanie Rb-28NW Programy z wykonania planu wydatków budżetu państwa, które nie wygasły z upływem roku budżetowego w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, Rb-BZ1 roczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym, sprawozdanie Rb-WSb o wydatkach strukturalnych w podziale wojewódzkim (regionalnym) poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych, (dla samorządowych jednostek budżetowych do wyboru) sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, sprawozdanie Rb-WSa o wydatkach strukturalnych. 4) Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza sprawozdanie finansowe obejmujące: bilans jednostki, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu, zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 5, 7, 8 do rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. w sprawie

27 26 Polityka rachunkowości szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. 5 Sprawozdania budżetowe jednostkowe sporządza się w złotych i groszach, stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami o sprawozdawczości. 6) Sprawozdania budżetowe sporządzane są w formie elektronicznej w programie oraz w formie dokumentu, w terminach określonych (nazwa programu) w obowiązujących przepisach o sprawozdawczości, z uwzględnieniem odrębnych uregulowań wynikających z dyspozycji jednostki nadrzędnej, tj..... (nazwa jednostki nadrzędnej) (III) Sprawozdanie finansowe i sprawozdania budżetowe są sporządzane na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki. (IV) W przypadku gdy ostatni dzień złożenia sprawozdań budżetowych przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy (niedziela święta), sprawozdanie podlega złożeniu w pierwszym dniu roboczym następującym po tym dniu. (V) Sprawozdanie finansowe i sprawozdania budżetowe podpisywane są przez kierownika jednostki oraz głównego księgowego. Podpisy składane są odręcznie w miejscu oznaczonym na formularzu. Pod podpisem umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych 1) Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są przy zastosowaniu technik komputerowych, począwszy od dnia.., za pomocą systemu..., który to system (nazwa systemu stosowanego przez jednostkę) obejmuje: program Finansowo-księgowy..... (nazwa systemu stosowanego przez jednostkę) program Środki Trwałe.. (nazwa programu stosowanego przez jednostkę) program Kadry Płace.. (nazwa programu stosowanego przez jednostkę)

28 Polityka rachunkowości dla jednostek budżetowych 27 program. (wpisać nazwy innych programów stosowanych przez jednostkę) 2) Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą systemu. (nazwa systemu stosowanego przez jednostkę) zapewniają automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. 3) Księgi rachunkowe jednostki otwiera się na początek każdego roku obrotowego, tj. na 1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy, tj. na 31 grudnia, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych. następuje do 30 kwietnia roku następnego lub w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (wariant do wyboru) Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi. 4) Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych, wykaz aktywów i pasywów (inwentarz). 5) Księgi rachunkowe są: trwale oznaczone skróconą nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, prowadzone są w języku i walucie polskiej (w złotych i groszach), wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, przechowywane starannie w ustalonej kolejności. 6) Księgi rachunkowe podlegają wydrukowaniu nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. 7) Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony, zawierające sumowania na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. 8) Dziennik: zawiera chronologiczne ujecie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym,

29 28 Polityka rachunkowości prowadzony jest w sposób umożliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły, sposób zapisów w dzienniku umożliwia ich powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, z uwagi na stosowanie dzienników częściowych, uwzględniających rodzaj grupowania operacji gospodarczych ze względu na specyfikę prowadzonej działalności, sporządza się zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy (alternatywa w przypadku stosowania dzienników częściowych). 9) Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób gwarantujący: zasadę podwójnego zapisu, zasadę systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych, zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu którego dotyczą, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 10) Księgi pomocnicze to tzw. konta analityczne, stanowiące zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzone są w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Zapisy dokonywane na tych kontach są powtórzeniem zapisów na kontach księgi głównej. 11) Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych, umorzeniowych, oraz odpisów aktualizujących z tytułu trwałej utraty ich wartości, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, w tym imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia, operacji sprzedaży, operacji zakupu, kosztów, operacji gotówkowych, innych istotnych dla jednostki składników aktywów (przykładowe zbiory kont księgi pomocniczej do wyboru i uzupełnienia przez jednostkę). 12) Konta pozabilansowe są kontami, na których rejestrowane dane nie wpływają na zmianę stanu składników aktywów i pasywów. Pełnią one wyłącznie funkcję informacyjno-kontrolną. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis: jednostronny,