OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Informacje ogólne Zamawiający wymaga wdrożenia Gospodarki Własnej (dalej: SGW ), złożonego z komponentów opisanych w Rozdziale 6 Zakres komponentowy, wspierającego w optymalny sposób procesy zachodzące u Zamawiającego, wymienione w Rozdziale 4 Kluczowe założenia metodyki prowadzenia Projektu. Po zakończeniu prac wdrożeniowych Zamawiający wymaga wsparcia ze strony Wykonawcy w bieżącym administrowaniu i drobnych pracach rozwojowych, do momentu osiągnięcia przez Zamawiającego poziomu kompetencji pozwalających w pełni przejąć odpowiedzialność za wdrożony SGW, zgodnie z opisem w Rozdziale 2 Zakres usług. Użyte definicje są zgodne z zapisami Projektu Umowy. 2. Zakres usług W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: Dostarczenia licencji dla Oprogramowania Licencjonowanego (definicja w Projekcie Umowy), niezbędnych do obsługi przez wskazaną liczbę użytkowników (w szczególności dla wymaganych Podsystemów oraz oprogramowania bazodanowego dla wszystkich wymaganych środowisk zbudowanych po stronie Zamawiającego); Zapewnienia serwisu Producenta Oprogramowania w okresie nie krótszym niż okres obowiązywania Umowy, Zapewnienia infrastruktury tymczasowej (przejściowej) dla środowiska deweloperskiego i testowego, nie dłużej niż do momentu migracji rzeczywistych danych historycznych. Dopuszczalne są rozwiązania typu Cloud, pod warunkiem nie kolidowania okien serwisowych z harmonogramem prac i czasem pracy zespołów wdrożeniowych, Wykonania Wdrożenia, w opisanym zakresie i zgodnie z metodyką opisaną w Rozdziale 3, Kluczowe założenia metodyki prowadzenia Projektu, w szczególności pełnienia wiodącej roli we Wdrożeniu, Dostarczenia infrastruktury szkoleniowej w wyznaczonych lokalizacjach zgodnie z Rozdziałem Wymagania dot. przygotowania Zespołu Wdrożeniowego, użytkowników, administratorów, s. 29. Świadczenia Usług Gwarancyjnych na dostarczony System, W ramach Usługi Administrowania Systemem Wykonawca będzie odpowiadać za sprawne działanie, bieżącą administrację Systemem i wsparcie użytkowników. W szczególności Wykonawca będzie: - monitorował dostępność i wgrywał zmiany oprogramowania opracowane przez producenta, dotyczące dostosowywania do zmian prawnych oraz aktualizacji i rozbudowy funkcjonalności; - rozwiązywał problemy związane z obsługą i zmianą procesów biznesowych (dostosowanie do zmian, drobniejsze adaptacje rozwój w sensie dodatkowych komponentów nie jest objęty tym zakresem) - asystował przy wykonywaniu zmian w konfiguracji lub dokonywał takich zmian na żądanie Zamawiającego. - monitorował prawidłowość działania uruchomionych funkcjonalności, 1

2 - reagował na zgłoszenia i kwalifikował zgłoszenia wspólnie z Zamawiającym, zarządzał Błędami i Usterkami, - realizował niezbędne dla działania systemu czynności w imieniu użytkowników, - współpracował z zespołem Zamawiającego w przypadku zagadnień związanych z Systemem, a realizowanych przez Zamawiającego, takich jak administracja systemem operacyjnym, zagadnienia sprzętowe, backupy, zabezpieczenie ciągłości działania, - wgrywał pakiety rozszerzeń, - prowadził bądź brał udział w komunikacji z producentem oprogramowania, - administrował Systemem i bazą danych, - zarządzał uprawnieniami i użytkownikami, - wspierał użytkowników, - zapewniał, wspólnie z Zamawiającym, 2-gą linię wsparcia (administratorów) dla zapewnienia wydajności i dostępności, w tym: o konfigurował i utrzymywał System (w tym warstwę Oprogramowania Narzędziowego, w szczególności bazę danych) zgodnie z dobrymi praktykami producenta oprogramowania oraz zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi u Zamawiającego, w tym pod kątem wydajności, o wspierał kluczowych użytkowników/administratorów w ich pracy, przez transfer wiedzy do użytkowników lub asystę dla użytkowników przy pracy z Systemem, o monitorował (analizował) logi systemowe oraz podejmował działania zapobiegawcze i naprawcze w przypadku wykrycia incydentów, o asystował w wykonywaniu kopii, odtwarzaniu z kopii zapasowych oraz uruchamianie systemu po awarii, o obsługiwał kolejki wydruków, zadań lub innych, o przenosił konfigurację pomiędzy środowiskami, o utrzymywał dostępność interfejsów z innymi systemami teleinformatycznymi, o analizował okresowo (co miesiąc) wydajność programów/rozszerzeń Zamawiającego i rekomendował usprawnienia, przedstawione w formie pisemnej, o współpracował w realizacji testów regresji po wgraniu poprawek, o utrzymywał aktualizację dokumentacji technicznej. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z Prawa Opcji Wykonawca będzie świadczył Usługi Administrowania Po Odbiorze, które mają zapewnić efektywny transfer wiedzy do zespołu Zamawiającego w zakresie administrowania kompletnym Systemem. Usługi Administrowania Po Odbiorze będą mogły być świadczone przez okres do 3 m-cy od dnia Odbioru Końcowego. Usługi Administrowania Po Odbiorze świadczone będą w cyklach miesięcznych. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z Prawa Opcji Wykonawca będzie świadczył Usługi Dodatkowego Wsparcia, rozliczane godzinowo, w ramach których Zamawiający może zamówić dowolne wsparcie Użytkowników bądź zmian w Systemie. Świadczenie Usług Dodatkowego Wsparcia rozpocznie się z chwilą zakończenia Usługi Administrowania Systemem i zakończy z chwilą wyczerpania się puli 3200 roboczogodzin bądź upływu 6 miesięcy od zakończenia Usługi Administrowania Po Odbiorze. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z Prawa Opcji, Wykonawca będzie świadczył Usługę Udostępnienia Zasobów. Musi ona spełniać następujące warunki: - Wykonawca wynajmie (wydzierżawi, udostępni) Zamawiającemu niezbędne zasoby: obliczeniowe, powierzchni dyskowej, mechanizmy backupu i archiwizacji danych, pozwalające na utrzymywanie i eksploatację środowisk developerskiego, testowoszkoleniowego i produktywnego. - Celem usługi jest tymczasowe zapewnienie niezbędnej dla SGW infrastruktury sprzętowej, spełniającej jednocześnie wymogi skalowalności, bezpieczeństwa, niezawodności i wydajności. Wykonawca zapewni infrastrukturę, spełniającą wymogi wydajnościowe systemu SGW na każdym z etapów projektu (budowa, testy, eksploatacja). 2

3 - Wynajem zasobów może mieć charakter: prywatnej chmury obliczeniowej (infrastruktura jako usługa (IaaS) lub platforma jako usługa (PaaS), usługi hostingu (sprzęt dedykowany dla Zamawiającego) lub podobny. - W każdym z tych przypadków Wykonawca zapewni wymaganą przepustowość do punktu brzegowego sieci Zamawiającego w Bydgoszczy i w Warszawie. - W każdym z powyższych przypadków środowisko posiada następujące cechy: środowisko SGW wydzielone dla Zamawiającego (chmura prywatna-firmowa) Wykonawca umożliwi zarządzanie środowiskami SGW zgodnie ze standardami Zamawiającego Wykonawca zapewni zarządzanie fizycznymi zasobami środowisk Zamawiającego umieszczonymi w centrum/ach danych pozostającymi pod kontrolą Dostawcy Wykonawca zapewni usługi wsparcia i utrzymania środowisk Zamawiającego w reżimie 8/5 (bieżąca eksploatacja, parametryzacja, testy) oraz na żądanie w reżimie 24/7 (aktualizacje, migracje, itp.) dostęp do danych jedynie z poziomu sieci Zamawiającego komunikacja z szyfrowaniem danych uwierzytelnienie użytkowników poprzez Active Directory Zamawiającego procedury wykonywania kopii oraz odzyskiwania danych, w tym na żądanie Zamawiającego przechowywanie kopii zapasowych i archiwów w zasobach Wykonawcy położonych w drugiej odległej lokalizacji spełniającej standardy bezpieczeństwa nie mniejsze niż zasoby podstawowe integralność i zachowanie poufności kontrola dostępu, rejestrowanie i raportowanie zdarzeń bezpieczeństwa zabezpieczenie fizyczne i środowiskowe danych izolacja środowiska produkcyjnego/deweloperskiego/testowego ochrona danych osobowych procesy składowania i przetwarzanie danych wyłącznie w Europie W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z Prawa Opcji oraz świadczenia Usługi Udostępnienia Zasobów, Wykonawca będzie świadczył Usługę Przeniesienia. Z chwilą decyzji Zamawiającego o zmianie środowiska dzierżawionego na środowisko on premise zrealizuje usługę przeniesienia systemu (bazy danych, danych transakcyjnych, konfiguracji itd.) na środowisko docelowe. Usługa przeniesienia będzie zrealizowana w terminie nie dłuższym niż 4 miesiące. 3

4 Schemat 1. Zakres usług Przedmiotem zamówienia nie jest: Dostawa drukarek do wydruków masowych; Dostawa skanerów dla digitalizacji dokumentów ani aplikacje klasy OCR; Dostawa skanerów kodów paskowych, używanych w procesie inwentaryzacji; Dostawa infrastruktury sprzętowej (dla każdego ze środowisk opisanych w OPZ), w tym backupu, z wyłączeniem udostępnienia środowiska tymczasowego, jak powyżej. Dostawa infrastruktury klucza publicznego. W obszarze warstwy funkcjonalnej i aplikacyjnej przedmiotem zamówienia nie są: Bazy danych in-memory ani rozwiązania klasy In-memory; Procesy planowania i budżetowania; Procesy zarządzania remontami i inwestycjami (z wyjątkiem księgowego ujęcia tychże); Procesy konsolidacji sprawozdań finansowych z wyjątkiem ewidencji danych w układzie niezbędnym do wykonania konsolidacji (w szczególności eliminacji marż i obrotów); Aplikacje lub narzędzia dedykowane do transformacji i mapowania danych podstawowych (w szczególności konwersji planów kont w przekazywanych dekretach), chyba że Wykonawca uzna, że są niezbędne w celu realizacji wymaganych interfejsów; Odrębne/dedykowane aplikacje lub funkcje o charakterze narzędzi CRM, chyba że Wykonawca uzna, że ich wdrożenie i licencje są efektywne kosztowo a komponenty są niezbędne w celu pełnej realizacji wymagań (np. prowadzenia rejestru kontrahentów lub umów);. Aplikacje lub funkcje o charakterze workflow i Document Management System, z wyjątkiem integracji z tymi narzędziami, w szczególności ewentualne ścieżki akceptacji w SGW mają dotyczyć tylko zmiany statusu/stanu dokumentów lub danych podlegających akceptacji (faktur zakupu i sprzedaży, kontrahentów). Zaimplementowane rozwiązanie musi umożliwiać akceptację dokumentów na różnych etapach ich obiegu oraz umożliwiać ich prezentowanie w kolejce zgodnie z uprawnieniami i przypisaniem organizacyjnym użytkowników. Zaimplementowane 4

5 rozwiązanie nie musi dynamizować obiegu poprzez wysyłanie komunikatów do uczestników obiegu dokumentów; Konfiguracja mechanizmów archiwizujących (przenoszących do innej przestrzeni bazy danych, odciążając obszar intensywnie zapisywany/czytany) dane transakcyjne podlegające polityce retencji; Specjalizowane i uniwersalne aplikacje raportowe, mające charakter hurtowni danych/business warehouse, chyba że Wykonawca uzna, że są one niezbędne do elastycznego i wydajnego raportowania danych zgodnie z wymaganiami raportowymi Zamawiającego lub model danych odpowiada w pełni oferowanemu oprogramowaniu SGW a integracja z SGW jest bezproblemowa i natywna. W szczególności aplikacje raportowe mają obejmować wyłącznie zakres procesowo funkcjonalny SGW; Ustawienie Podsystemu Komunikacji do integracji aplikacji innych niż skomunikowane z SGW (tylko do i z SGW) oraz technicznej integracji z korporacyjną szyną danych. Zamawiający, w ramach niniejszego postępowania, nie zamawia licencji dla komponentów nie leżących w zakresie wdrożenia. 3. Kluczowe założenia metodyki prowadzenia Projektu Zamawiający wymaga realizacji każdego z Wydań w podziale na następujące Fazy oraz Produkty (opisuje wyłącznie usługi o charakterze wdrożeniowym). LP Kluczowe Fazy Projektu Krótki opis Wydanie I Wydanie II Inne usługi 1 Organizacja Projektu Celem etapu jest przygotowanie przez Wykonawcę wszystkich niezbędnych dokumentów określonych w Karcie Projektu. W ramach organizacji projektu następuje powołanie struktur projektowych, w tym Komitetu Sterującego dla projektu Odrębnie, dla Wariantu I stanowi jednak podstawę dla obu Wydań Odrębnie, wymagane aktualizacja Jak dla Wydania II 2 Przygotowanie zespołu wdrożenioweg o W oparciu o przygotowane środowisko systemowe Wykonawca przeprowadzi warsztaty dla Zespołu Wdrożeniowego Zamawiającego obejmujące funkcjonalność systemu. Odrębnie, dla Wydania I kluczowe Odrębnie, wymagane aktualizacje Nie dotyczy 3 Zwymiarowani e, dostawa i instalacja Wykonawca przeprowadzi wymiarowanie środowiska produkcyjnego i instalację zakupionego przez Zamawiającego Oprogramowania na sprzęcie Zamawiającego i W Wydaniu I realizacja podstawowej warstwy technologicznej, z możliwością zwiększania wydajności dla kolejnych Wydań. Nie dotyczy 5

6 skoordynuje prace dostawcy sprzętu związane z dostawą. Uwaga!: Zwymiarowanie sprzętu, ze względu na procedury przetargowe Zamawiającego, musi być wykonane niezwłocznie po uzyskaniu niezbędnych informacji wpływających na parametry sprzętu, nie później niż w 3 tygodniu od rozpoczęcia fazy Opracowanie Projektu. 4 Opracowanie Projektu Opracowanie przez Wykonawcę dokumentu opisującego m.in. sposób obsługi docelowych procesów biznesowych oraz spełnienia wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych przez System. Odrębnie, jednak Projekt należy w ogólnym ujęciu przygotowa ć dla wszystkich wydań (opisującym przewidzian e zmiany dla Wydania II - uwzględniaj ący rozwiązania tymczasowe i docelowe). Dla wydania II należy zaktualizow ać Projekt i uzupełnić go o nowe funkcjonaln ości Obejmuje wyłącznie specyfikacje zmian 5 Budowa rozwiązania Konfiguracja i parametryzacja w oparciu o opracowany dokument Projektu, tak aby rozwiązanie systemowe odzwierciedlało oczekiwania Zamawiającego określone w zdefiniowanych wymaganiach oraz docelowych mapach procesów biznesowych. Zamawiający zapewni środowisko techniczne dla w terminie umożliwiającym zbudowanie na nim środowiska do testów Odrębnie Odrębnie Tylko w przypadku rozwóju systemu 6

7 6 Testy Akceptacyjne 7 Przygotowanie uruchomienia produkcyjneg o i start produktywny akceptacyjnych. Do momentu zapewnienia środowiska technicznego przez Zamawiającego, Wykonawca będzie realizował prace na środowisku zapewnionym we własnym zakresie (dedykowany sprzęt lub rozwiązania typu Cloud prywatny). Przeprowadzenie testów przez Zamawiającego zgodnie z planem testów na sparametryzowanym Systemie i zmigrowanych danych w oparciu o dokument zawierający zestaw Scenariuszy Testowych Przeprowadzenie migracji wszystkich niezbędnych danych do nowego systemu oraz uruchomienie produkcyjne. Przygotowanie użytkowników końcowych do eksploatacji w oparciu o poprawnie skonfigurowane i ostatecznie zaakceptowane przez Zamawiającego rozwiązanie systemowe. Rozpoczęcie ewidencji zdarzeń gospodarczych w Systemie. Uruchomienie interfejsów stałych. Odrębnie Odrębnie Testowanie każdej zmiany bądź grup zmian zaplanowan ych do wprowadze nia na środowisko produkcyjne Odrębnie Odrębnie j.w. 8 Stabilizacja Wsparcie Zamawiającego przez Wykonawcę w pierwszych okresach produkcyjnego użytkowania. Zakres prac Wykonawcy powinien obejmować m.in.: Odrębnie, jednak w ramach Usługi Administrow ania Systemem Odrębnie, jednak w ramach Usługi Administrow ania Systemem Odrębnie usuwanie Błędów 7

8 rekomendowanie lub podejmowanie akcji mających na celu zapobieżenie powtórzeniu się wystąpienia Błędów; aktywne monitorowanie pracy ; aktywne monitorowanie problemów użytkowników; proponowanie działań zaradczych i sposobów obejścia problemów z Systemem ; organizacja i prowadzenie spotkań projektowych; raportowanie statusu Błędów i zagadnień otwartych; asysta Współpracowników Wykonawcy dostępnych w siedzibie Zamawiającego, ze szczególnym uwzględnieniem okresów zwiększonej intensywności prac, doraźna asysta telefoniczna lub zdalna udzielana przez Współpracowników Wykonawcy; aktualizacja dokumentacji projektowej. Podział na w/w Fazy ma na celu zapewnienie kompletności działań związanych z realizacją prac Wykonawcy oraz weryfikację statusu dostarczanego na każdym z cykli jego życia. Powyższe Fazy mogą podlegać odbiorowi w trybie zbiorczym, dostosowanym do niezmienialnych warunków płatności przyjętych Umową (Załącznik nr 4 do Umowy - Harmonogram i Załącznik nr 7 - Płatności). Ewentualne szczegóły trybu zbiorczego zostaną udokumentowane w Karcie Projektu. Następująca lista Produktów procesu wdrożenia będzie podlegać odbiorowi, zgodnie z Projektem Umowy: Lp. Produkt Typ Produktu Kluczowa Faza Projektu 1 Karta Projektu Dokument Organizacja projektu 2 Przygotowanie Zespołu Wdrożeniowego Warsztat Przygotowanie zespołu wdrożeniowego 8

9 3 Zwymiarowanie sprzętu dla środowiska produkcyjnego Dokument Zwymiarowanie, dostawa i instalacja 4 Projekt Dokument Opracowanie Projektu 5 Plan testów akceptacyjnych 6 Scenariusze i przypadki testowe dla testów akceptacyjnych 7 Środowisko dla testów akceptacyjnych 8 Plan warsztatów instruktażowych dla administratorów, developerów/programistów i użytkowników końcowych 9 System po testach akceptacyjnych 10 Materiały warsztatowe i instruktażowe dla administratorów, developerów/programistów i użytkowników 11 Przygotowanie administratorów, developerów/programistów i użytkowników 12 Plan przejścia na środowisko produkcyjne 13 System przygotowany do Startu Produkcyjnego Dokument Dokument Inne dotyczące Dokument Inne dotyczące Dokument Warsztat Dokument Inne dotyczące Budowa rozwiązania Budowa rozwiązania Budowa rozwiązania Przygotowanie uruchomienia produkcyjnego i start produktywny Testy akceptacyjne Przygotowanie uruchomienia produkcyjnego i start produktywny Przygotowanie uruchomienia produkcyjnego i start produktywny Przygotowanie uruchomienia produkcyjnego i start produktywny Przygotowanie uruchomienia produkcyjnego i start produktywny 14 Dokumentacja wdrożenia Dokument Stabilizacja 15 Stabilny System Inne dotyczące Stabilizacja Oprócz w/w Produktów wdrożeniowych stanowiących część wymaganej metodyki wdrożeniowej, procedurom odbioru, zgodnie z Umową, będą podlegać ponadto (Załącznik nr 3 Umowy): Dostawa licencji (Świadczenia); Usługa Administrowania Systemem; Usługa Gwarancji; 9

10 Usługi Administrowania Po Odbiorze; Usługi Dodatkowego wsparcia; Wydania/System. Każdy z powyżej wymienionych Produktów musi posiadać poniżej określony zakres i cechy jakościowe, które będą kryterium odbioru Produktów. Lp. Produkt Opis Produktu 1 Karta Projektu Karta projektu musi zawierać co najmniej następujące elementy: Misja i cele biznesowe Projektu. Szczegółowe cele, miary realizacji Projektu i krytyczne czynniki sukcesu. Strategia wdrożenia. Metodyka wdrożenia zgodna z Kluczowymi założeniami metodyki prowadzenia Projektu. Szczegółowy Harmonogram Projektu, zgodny z Harmonogramem stanowiącym Załącznik nr 4 do Umowy Plan i organizacja warsztatów i instruktaży dla zespołu wdrożeniowego. Plan i organizacja warsztatów i instruktaży dla użytkowników końcowych. Standardy i procedury projektowe i wdrożeniowe, w tym procedurę rozstrzygania rozbieżności Opis struktur i ról projektowych, w tym opis przyznanych uprawnień i odpowiedzialności. Harmonogram zawarty w Karcie Projektu musi uwzględniać oczekiwania i możliwości Zamawiającego, a ponadto sekwencyjność i zależność poszczególnych Faz dla każdego z Wydań. Nie dopuszcza się realizacji wdrożenia w sposób, w którym następuje spiętrzenie odbiorów większości bądź istotnych produktów i faz pod koniec prac dla każdego z Wydań. 2 Przygotowanie Zespołu Wdrożeniowego 3 Zwymiarowanie sprzętu dla środowiska produkcyjnego Warsztaty instruktażowe dla Zespołu Wdrożeniowego Zamawiającego mają na celu zapoznanie osób biorących udział w Projekcie z procesami wspieranymi przez wdrażane funkcjonalności. Celem warsztatów jest przygotowanie członków Zespołu Wdrożeniowego do udziału w tworzeniu Projektu oraz parametryzacji. Wykonawca na podstawie uzyskanych od Zamawiającego informacji sporządzi listę i parametry wymaganego sprzętu i technologii, które są wystarczające i konieczne do efektywnego i wydajnego działania (środowiska produkcyjnego) dla Wydania I i następnych. Sprzęt dla środowiska produkcyjnego musi gwarantować przenaszalność ustawień systemu, danych podstawowych i transakcyjnych pomiędzy środowiskami. 4 Projekt Projekt ma zawierać co najmniej: 10

11 Odwzorowanie wymagań biznesowych (tj. mapowanie wymagań na zapisy Projektu ) w Systemie z zapewnieniem spójności pomiędzy poszczególnymi obszarami merytorycznymi (opis działania po zmianach, założenia konfiguracyjne); Opis docelowych procesów biznesowych objętych wdrożeniem wykonany wg Metodyki mapowania w narzędziu ARIS (Zamawiający nie dostarcza wymaganych licencji ARIS), Odwzorowanie struktury organizacyjnej Zamawiającego w Systemie (podmioty, działy gospodarcze, centra zysku, MPK, spółki, jednostki powiązane itp. zależnie od wdrażanej funkcjonalności), Szczegółowy opis danych podstawowych i transakcyjnych, wskazanie pól obligatoryjnych i opcjonalnych, a w przypadku pól słownikowych przedstawienie zawartości słowników; Koncepcja administracji systemu, zawierająca: architekturę techniczną środowisko systemowe, wymagania odnośnie infrastruktury sieciowej, logistykę oprogramowania, bezpieczeństwo systemów, zasady administrowania środowiskiem systemowym, zasady ochrony danych osobowych w Systemie; Koncepcję realizacji integracji z innymi systemami wykorzystywanymi przez Zamawiającego (zakres i przepływ danych, sposób i forma przekazywania danych, częstotliwość i sposób uruchamiania, wolumen danych, monitorowanie poprawności działania narzędzia integracyjnego, specyfikacja funkcjonalna wraz z kompletnymi założeniami technicznymi niezbędnymi do jej realizacji) Koncepcję realizacji migracji danych (zakres i przepływ danych, sposób i forma przekazywania danych, częstotliwość i sposób uruchamiania, wolumen poszczególnych danych, monitorowanie poprawności działania, postępowanie w przypadku błędów, postępowanie awaryjne, specyfikacja funkcjonalna wraz z kompletnymi założeniami technicznymi niezbędnymi do jej realizacji). Koncepcja musi uwzględniać migracje próbne (testy migracji), opisywać narzędzia i zasady weryfikacji migracji, kolejność migracji, zasady przenoszenia ewentualnych dodatkowych danych transakcyjnych po starcie oraz identyfikować osoby odpowiedzialne za poświadczenie prawidłowości migracji. Opracowanie technicznych założeń do archiwizacji obiektów biznesowych w Systemie na użytek docelowych procedur archiwizacji, w szczególności mechanizmy umożliwiające przechowywanie danych z okresu 11

12 podlegającego wymaganej retencji i udostępnianych online, które pozwolą na uniknięcie obciążenia centralnej bazy danych. Formularze, zestawienia, raporty (cel i opis działania, odbiorca biznesowy, częstotliwość uruchamiania, parametry selekcji, układ graficzny z uwzględnieniem kryteriów sortowania i sumowania, rozwiązanie alternatywne, specyfikacja funkcjonalna wraz z kompletnymi założeniami technicznymi niezbędnymi do jej realizacji) Rozszerzenia i modyfikacje (cel i opis działania, odbiorca biznesowy, rozwiązanie alternatywne, skutki rozszerzenia dla pozostałych komponentów, specyfikacja funkcjonalna wraz z kompletnymi założeniami technicznymi niezbędnymi do jej realizacji) Koncepcja uprawnień (zawierająca wykaz ról z opisem i relacjami pomiędzy nimi) Koncepcja testów wydajnościowych rozwiązania (zawierającą: listę operacji do zmierzenia ich wydajności, uszczegółowione założenia dotyczące maksymalnych akceptowalnych przez Klienta czasów wykonania tych transakcji przy założonym obciążeniu systemu, sposób realizacji testu, listę standardowych raportów systemowych pokazujących statystyki wydajnościowe wykonywanych operacji), Założenia do administracji systemem w trakcie eksploatacji, w szczególności:, koncepcja skalowania, koncepcja monitorowania, koncepcja architektury (m.in. opis dwuośrodkowej architektury, moduły i komponenty, landscape, zakres wirtualizacji), koncepcja wykorzystania aktualnych zasobów licencyjno-sprzętowych, pozwalające na zaprojektowanie organizacji wsparcia po stronie Zamawiającego, wykorzystującej istniejące obecnie struktury, procedury i narzędzia. Polityka backup, wskazująca jakie zasoby podlegają backup-om, z jaką częstotliwością oraz jak długo przechowywane są poszczególne kopie bezpieczeństwa, Założenia dla polityki przekazania wiedzy (co najmniej zakres szkoleń do odbycia przez kluczowych użytkowników biznesowych, trenerów, użytkowników końcowych biznesowych, developerów oraz administratorów biznesowych i technicznych, uwzględniająca posiadana przez Zamawiającego platformę e-learning, wraz z kryteriami oceny uczestników i instruktaży.) Założenia dla procesu testów, Zarys i plan opracowania koncepcja zarządzania zmianą w Systemie, Polityka bezpieczeństwa na bazie wytycznych dostarczonych przez Zamawiającego. 12

13 Projekt dla danego Wydania ma zawierać: Szczegółową koncepcję ustawień dla danego Wydania, Ramowe (kierunkowe) wytyczne dla ustawień dla kolejnych Wydań, w tym wpływających na dane Wydanie, Aktualizację zapisów Projektu dla poprzednich (już zrealizowanych) Wydań. 5 Plan testów Opracowany plan testów, z uwzględnieniem testów wydajnościowych, integracyjnych między modułami systemu oraz pełnego testu migracji danych obejmujący: 6 Scenariusze testowe cel, zakres (lista scenariuszy testowych wraz z zakresem przypadków testowych), harmonogram, podział odpowiedzialności za zadania, przypisanie scenariuszy testowych do zadań, kryteria akceptacji testów, sposób oznaczania i klasyfikacji błędów, plan przygotowania danych testowych (migracja testowa), sposób prezentacji wyników testów, sposób klasyfikacji błędów, kryteria odbioru po testach akceptacyjnych, związane z procentowym udziałem błędów danej kategorii w stosunku do łącznej liczby testów. Harmonogram testów w Planie testów musi gwarantować wykonanie co najmniej 2 rund testów akceptacyjnych (obejmujących testy regresji), w całym oczekiwanym zakresie funkcjonalnym i testowym (testy funkcjonalne, integracyjne, procesowe, wydajnościowe, uprawnień i migracji) przez przygotowany personel Zamawiającego. Scenariusze testowe na uzgodnionym formularzu zawierające: Opis testu, metod postępowania i nawigacji w systemie, Listę wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych z Załącznika nr 11 do SIWZ, które podlegają testowaniu w ramach scenariusza; Sytuacje wariantowe (przypadki testowe pozytywne i negatywne) podlegające weryfikacji, Przypadki użycia Dane wejściowe, na bazie których test będzie prowadzony Spodziewane rezultaty testu (w tym wartości danych otrzymanych w wyniku testu). Kryteria akceptacji testu procesu. 7 Środowisko dla testów akceptacyjnych Sparametryzowany system gotowy do przeprowadzenia testów akceptacyjnych, tj przetestowany przez Wykonawcę pod kątem poprawności i zgodności z założeniami Projektu (testy 13

14 wewnętrzne), środowisko testowe uwzględniające co najmniej: Wykonanie konfiguracji i prac programistycznych (parametryzacja, rozszerzenia, raporty, formularze, interfejsy jednorazowe i stałe) opisanych w Projekcie Przygotowanie modelu uprawnień Przygotowanie narzędzi i mechanizmów do przeniesienia danych Zasilenie środowiska przykładowymi danymi i metadanymi odzwierciedlającymi rzeczywiste lub hipotetyczne dane niezbędne do przeprowadzenia testów Utworzenie kont użytkowników wraz z parametrami i uprawnieniami Przekazanie dokumentacji przeprowadzonych testów wewnętrznych Opisywane środowisko musi zostać potwierdzone przez przekazanie przez Wykonawcę dokumentacji testów wewnętrznych (co do zakresu tożsamych z testami funkcjonalnymi), obejmujących co najmniej w/w zakres zagadnień. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia części testów na środowisku tymczasowym Wykonawcy, z wyłączeniem testów wydajnościowych, przy czym po przeniesieniu na docelowe środowisko część testów zostanie powtórzona (w szczególności integracyjne). 8 Plan warsztatów instruktażowych dla administratorów, developerów/pro gramistów i użytkowników końcowych Plan zawiera: Katalog instruktaży i zakres odpowiedniego przygotowania Listę prowadzących Listę uczestników Harmonogram spotkań, wraz z lokalizacjami Agendę dnia instruktażowego w podziale i dla każdego rodzaju i treści spotkań oddzielnie Szablon/wzorzec materiałów Formularz ankiety ocen Sposób realizacji sprawdzianu zdobytej przez uczestników wiedzy Wymagania organizacyjne i dot. infrastruktury dla warsztatów realizowanych w lokalizacjach Zamawiającego i przy użyciu infrastruktury/środowiska Zamawiającego W szczególności warsztaty powinny być zaplanowane w podziale na warsztaty dla: Testerów Użytkowników końcowych Użytkowników kluczowych Administratorów (Technicznych, Merytorycznych), Developerów/programistów 9 System po testach System po testach akceptacyjnych to docelowe rozwiązanie biznesowe (w postaci przygotowanego do użytkowania 14

15 akceptacyjnych 10 Materiały warsztatowe i instruktażowe dla administratorów, developerów/pro gramistów i użytkowników opartego na Oprogramowaniu), którego poprawność stwierdza się na podstawie następujących elementów Produktu: Przeprowadzonych testów wraz z dokumentacją przeprowadzenia (raporty z testu i zbiorczy raport z testu z wykazem błędów wykrytych w Systemie wraz z opisem błędów i sposobem oraz terminami, w jakich będą usunięte) Dokumentacji usuniętych błędów. Statystyki testów uprawniających stwierdzenia poprawności działania systemu, zgodnie z Planem testów Dokumentacji testów. Materiały dotyczą dokumentacji: Dla użytkownika w postaci materiałów instruktażowych, podręczników i procedur, obejmujących pełen zakres merytoryczny odpowiadający wymaganiom biznesowym, w oparciu o działanie systemu. Szczegółowość materiałów przygotowana będzie na poziomie pozwalającym na rozpoczęcie pracy nowemu użytkownikowi Dla administratora w postaci podręczników administratorskich (administratora technicznego i administratorów obszarowych/modułowych) oraz dokumentacji konfiguracji i rozszerzeń oraz zaktualizowaną koncepcję biznesową Materiały muszą posiadać cechy, umożliwiające: Użytkownikom końcowym - samodzielne korzystanie z, opis funkcjonalności, kolejność czynności w procesie, opis elementów ekranów, opis komunikatów generowanych przez System zamieszczonych w Podsystemie Wiedzy. Administratorom i developerom/programistom instalację i konfigurację komponentów systemu, procedury administrowania na poziomie, bazy danych, warstwy biznesowej, procedury backupu, procedury naprawcze w przypadku przywracania kopii, zasady wymiany danych, procedury bezpieczeństwa i monitorowania działania systemu, zasady programowania w języku aplikacji. Materiały zostaną przygotowane i dostarczone w formacie MS Powerpoint oraz w postaci pozwalającej na realizację treningu w formule e-learning (skrypt interaktywny), pozwalającej na przygotowanie nowych użytkowników i utrwalenie wiedzy zdobytej na warsztatach instruktażowych. Aplikacja umożliwiająca przeprowadzenie i przygotowanie kursów e- learning będzie dostarczona przez Zamawiającego. Materiały dla użytkowników końcowych, administratorów biznesowych i trenerów wewnętrznych zostaną przygotowane w języku polskim. Dopuszcza się przygotowanie materiałów dla administratorów technicznych i developerów w języku angielskim. Wymagane jest także wsparcie Zamawiającego w opracowaniu Procedur Organizacyjnych powiązanych z instruktażem 15

16 funkcjonalnym. 11 Przygotowanie dla użytkowników, developerów/pro gramistów i administratorów 12 Plan przejścia na środowisko produkcyjne 13 System przygotowany do Startu Produkcyjnego Warsztaty przygotowane i przeprowadzone na wersji zgodnej z Systemem po testach akceptacyjnych poświadczone obecnością zaplanowanych osób. Warsztaty będą odbywać się w formule tradycyjnej, z wykorzystaniem i oddzielnych stanowisk szkoleniowych dla każdego z uczestników. Dane na potrzeby przeprowadzenia przygotowania, dostarczy Wykonawca. Spotkania będą prowadzone w języku polskim. Wykonane spotkania instruktażowe będą podlegać procedurze akceptacji, związanej z poświadczeniem uzyskania przez użytkowników kompetencji niezbędnych do prawidłowej i efektywnej pracy z Systemem. Ewidencję uczestników wraz z punktacją sprawdzianu zdobytej wiedzy oraz zestawienie ocen instruktaży wraz z podsumowaniem przekazuje Wykonawca. Jakość spotkań instruktażowych będzie podlegać ocenie przez uczestników (w formie ankiety). Plan przejścia na środowisko produktywne musi zawierać: Harmonogram przejścia na środowisko produktywne Harmonogram transferu (migracji) danych do systemu, z uwzględnieniem elementów wymagających pracy ręcznej zgodnie z koncepcją migracji danych Założenie użytkowników docelowych oraz przypisanie im wymaganych uprawnień i parametrów Przygotowanie środowiska pracy dla użytkowników końcowych (instalacja interfejsu użytkownika, podłączenie drukarek itp.) Plan awaryjny, obejmujący również działania w przypadku braku Startu Produktywnego, z uwzględnieniem przypisania odpowiedzialności za poszczególne zadania Przygotowane do eksploatacji przez Zamawiającego i zweryfikowane przez Wykonawcę oraz członków Zespołów Wdrożeniowych docelowe rozwiązanie biznesowe na środowisku produktywnym w postaci przygotowanego do użytkowania skonfigurowanego, obejmującego ustalone rozszerzenia i modyfikacje, z przygotowanymi interfejsami, raportami, formularzami, procedurami i/lub narzędziami do migracji danych, usuniętymi zidentyfikowanymi błędami, wykonaną migracją danych przewidzianą w planie Startu Produktywnego oraz wykonanymi testami wydajnościowymi oraz założonymi użytkownikami z ustalonym profilem autoryzacji. Zamawiający zastrzega możliwość weryfikacji poprawności systemu przygotowanego do startu produkcyjnego poprzez równoległą rejestrację rzeczywistych operacji gospodarczych. Dodatkowa weryfikacja obejmie także potwierdzenie gotowości użytkowników i nadanych uprawnień do działania w docelowym środowisku produktywnym. 16

17 14 Dokumentacja wdrożenia Dokumentacja wdrożenia musi zawierać co najmniej: Komplet aktualnych wersji Produktów Projektu typu Dokumentacja; Komplet materiałów instruktażowych i dokumentacji, zawierających: materiały instruktażowe, podręczniki i procedury, obejmujących pełen zakres merytoryczny odpowiadający wymaganiom biznesowym, w oparciu o działanie systemu dla: użytkowników końcowych, administratorów technicznych, modułowych/obszarowych, developerów/programistów. pełną dokumentację konfiguracji (założenia konfiguracyjne, zrzuty ekranu wraz z wyjaśnieniem) i rozszerzeń programistycznych (algorytmów, opisu założeń dla rozszerzeń, użytych danych, kodów programów z komentarzem wprowadzonym wg uzgodnionych zasad itp.) Dokumentację ustaleń dotyczących zarządzania zmianą Dokumentacja projektowa musi spełniać następujące wymagania w zakresie jakości: czytelna i zrozumiała struktura opracowań; spójna struktura, forma i sposób prezentacji treści opracowań; kompletność danego opracowania (dokumentu), rozumiana jako pełne przedstawienie omawianego problemu, a w szczególności jednoznaczne i wyczerpujące przedstawienie wszystkich zagadnień; spójność opracowania, rozumiana jako zapewnienie wzajemnej zgodności pomiędzy wszystkimi rodzajami informacji oraz brak logicznych sprzeczności pomiędzy informacjami. Dokumentacja musi być przygotowana w języku polskim, z wyłączeniem specjalizowanej, dokumentacji technicznej dla administratorów technicznych i developerów/programistów, która może być dostarczona w języku angielskim. Dokumentacja powinna zostać dostarczona w wersji elektronicznej umożliwiającej edycję w formacie.ppt(x),.doc(x),.xls(x) i.pdf w Podsystemie Wiedzy. Dokumentacja wdrożenia musi być zgodna z wymaganiami Art. 10. ust. 1. ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późniejszymi zmianami), w szczególności powinna opisywać struktury danych i algorytmy przetwarzania danych mających wpływ na sprawozdania finansowe oraz mechanizmy programowych zasad ochrony danych. 15 Stabilny System System wspierany przez okres nie krótszy niż 3 miesiące, posiadający następujące cechy: a) z zamkniętymi 3 okresami księgowymi objętymi okresem wsparcia; b) dla którego wszystkie występujące problemy i uwagi użytkowników końcowych zostały rozwiązane lub wyjaśnione, a błędy i/lub usterki Produktów zidentyfikowane 17

18 podczas wsparcia po starcie produktywnym zostały usunięte; c) dla którego wsparcie, w okresie stabilizacji, było realizowane przez Wykonawcę w reżimie opisanym w OPZ. Każdy z w/w Produktów typu Dokument musi być dostarczony w języku polskim, w wersji elektronicznej, umożliwiającej edycję, aktualizację i zarządzanie wersjami. Obowiązuje następujący podział odpowiedzialności i zadań pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym: o jednostka odpowiedzialna za realizację danego zadania; w - jednostka wspierająca realizację zadania. Podział Zadań Kolejność Nazwa zadania Wykonawca Zamawiający 1 Organizacja Projektu 1.1 Powołanie struktur oraz Zespołu Projektowego O O 1.2 Opracowanie Karty Projektu O W 1.3 Oficjalny start Projektu W O 1.4 Ustanowione struktury Projektu (Produkt) W O 2 Przygotowanie zespołu wdrożeniowego 2.1 Przygotowanie środowiska, w oparciu o które zostaną zrealizowane warsztaty O W 2.2 Warsztaty dla zespołów wdrożeniowych O W 3 Zwymiarowanie, dostawa i instalacja 3.1 Zwymiarowanie sprzętu dla środowiska produkcyjnego 3.2 Zakup i dostawa sprzętu dla środowiska produkcyjnego, deweloperskiego i szkoleniowego O W W O 3.3 Instalacja sprzętu W O 3.4 Instalacja wymaganego Oprogramowania (dla środowisk: produkcyjnego, deweloperskiego i testowo-szkoleniowego) 4 Opracowanie Projektu O W 4.1 Analiza procesów biznesowych O W 4.2 Szczegółowa analiza architektury aplikacyjnej O W 18

19 Podział Zadań 4.3 Szczegółowa analiza architektury technicznej O W 4.4 Opracowanie Dokumentu Projektu Przygotowanie Projektu O W Koncepcja integracji w ramach przyjętej architektury O W Koncepcja migracji danych historycznych O W Koncepcja testów O W Koncepcja modelu uprawnień użytkowników O W Koncepcja uruchomienia systemu produkcyjnego O W Odbiór Projektu O 5 Budowa rozwiązania 5.1 Konfiguracja systemu O W 5.2 Budowa rozszerzeń O W 5.3 Budowa interfejsów O W 5.4 Budowa interfejsów migracji danych O W 5.5 Budowa hierarchii uprawnień użytkowników O W 5.6 Testy wewnętrzne O W 5.7 Przygotowanie planu testów O W 6 Testy akceptacyjne 6.1 Przygotowanie danych testowych O W 6.2 Przygotowanie scenariuszy testów akceptacyjnych O W 6.3 Weryfikacja kompletności scenariuszy O 6.4 Testy wydajnościowe rozwiązania O W 6.5 Testy akceptacyjne I runda Testy migracji danych historycznych W O Testy funkcjonalne rozwiązania (I runda) W O Testy integracyjne rozwiązania (I runda) W O 19

20 Podział Zadań Testy uprawnień użytkowników (I runda) W O Naprawa zidentyfikowanych Wad i Usterek O W 6.6 Testy akceptacyjne II runda Testy funkcjonalne rozwiązania (II runda) W O Testy integracyjne rozwiązania (II runda) W O Testy uprawnień użytkowników (II runda) W O 7 Przygotowanie uruchomienia produkcyjnego i start produktywny 7.1 Przygotowanie materiałów instruktażowych dla użytkowników, administratorów i developerów/programistów O W 7.2 Przygotowanie infrastruktury O W 7.3 Instruktaż użytkowników, administratorów i developerów/programistów O W 7.4 Dostarczenie danych do migracji W O 7.5 Migracja danych (podstawowych, historycznych i sald początkowych) 7.6 Przygotowanie i uruchomienie produkcyjne 8 Stabilizacja O O W W 8.1 Stabilizacja Wydania O W 8.2 Opracowanie Dokumentacji wdrożenia O W Wszystkie Kluczowe Fazy Projektu Zarządzanie Projektem W szczególności kierowanie Projektem, planowanie prac, zapewnienie nadzoru i koordynacji wszelkich działań, raportowanie postępu prac Wszystkie Kluczowe Fazy Projektu Administracja Systemem W szczególności dokonywanie czynności technicznych w Systemie, to jest na systemach odpowiednio: deweloperskim, testowym i produkcyjnym - zarówno w środowisku podstawowym jak i zapasowym - począwszy od dnia zainstalowania Oprogramowania, w O O W W 20

21 Podział Zadań szczególności: administracja systemem i bazą danych, monitorowanie i optymalizacja działania, monitorowanie i wgrywanie poprawek oraz uzupełnień dostarczanych przez producenta Oprogramowania, zarządzanie Wadami i Usterkami, w tym zgłaszanie Wad i Usterek do serwisu utrzymaniowego producenta Oprogramowania, zarządzanie uprawnieniami i użytkownikami, zarządzanie konfiguracją, zarządzanie kopiami zapasowymi, w tym wykonywanie i odtwarzanie kopii Wszystkie Kluczowe Fazy Projektu Zarządzanie Zmianą W szczególności realizacja strategii wprowadzania zmian i komunikacji, komunikacji w organizacji, implementacja zmian w organizacji W O 4. Zakres procesowy wdrożenia Zamawiający oczekuje, że następujące procesy zostaną objęte wdrożeniem oraz zostaną zoptymalizowane przy wykorzystaniu logiki biznesowej : 4.1. Zaopatrzenie i gospodarka materiałowa 1) Obsługa zamówień i umów; Obsługa rejestru i parametrów umów w ramach Centralnego Rejestru Umów Obsługa zamówień na materiały magazynowe oraz usługi z referencją do kontraktu / umowy; Obsługa pozostałych zamówień na materiały magazynowe w tym znaczki; Obsługa zamówień na usługi i materiały związane z nakładami na Środki Trwałe (dalej: ŚT ); Obsługa zamówień na pozostałe materiały niemagazynowe i usługi; 2) Obsługa dostaw materiałów i usług: Zarządzanie dostawami z zagranicy (z UE oraz spoza - wymagającymi obsługi celnej); Przyjęcie materiału/wyrobu/towaru do magazynu / jednostki Zamawiającego; Przyjęcie materiału/towaru z pominięciem dostawy do magazynu; Przyjęcie (akceptacja) wykonania usługi; Obsługa reklamacji/ zwrotów zakupionych materiałów i usług; Obsługa zwrotów do magazynu; Przyjęcie do/z depozytu / komisu / agencji; Merytoryczna kontrola faktur zakupu; Weryfikacja faktury w kontekście dokumentu przyjęcia (PZ, ilość) i zamówienia (ilość / cena); 3) Obsługa wydań; 21

22 Wydanie zewnętrzne (sprzedaż); Inne wydanie wewnętrzne (w koszty, na środki trwałe, itp.); Wydanie materiału do zużycia (w tym na potrzeby własne); Likwidacja zbędnych materiałów; Wydanie do/z depozytu / komisu / agencji; 4) Transfery zapasów/ przesunięcia międzymagazynowe; Zmiana lokalizacji / statusu zapasów magazynowych; Przekwalifikowanie zapasów; 5) Zarządzanie poziomem zapasów w magazynie; Monitorowanie poziomu i uzupełnianie zapasów; 6) Inwentaryzacja materiałów; Cykliczna inwentaryzacja materiałów; Doraźna inwentaryzacja materiałów; Inwentaryzacja dla wybornej grupy zapasów; 7) Zarządzanie opakowaniami zwrotnymi; Ewidencja i zarządzanie opakowaniami zwrotnymi (fakturowanymi / wypożyczonymi); 8) Analizy w gospodarce materiałowej; Wielopłaszczyznowe analizy danych związanych z zaopatrzeniem i gospodarką materiałową; 9) Interfejsy do systemów dziedzinowych w zakresie Gospodarki Materiałowej i Zaopatrzenia; 4.2. Sprzedaż 1) Zarządzanie umowami sprzedaży w ramach Centralnego Rejestru Umów (dalej: CRU ); Wprowadzanie i aktualizacja umów na sprzedaż usług (w tym m.in.: rejestracja, dystrybucja, archiwizacja, skanowanie, tagowanie, integracja z Document Management System); Zarządzanie umowami sprzedaży: Rejestracja, dystrybucja i archiwizacja umów sprzedaży; 2) Realizacja umów i zamówień sprzedaży; Sprzedaż krajowa usług; Sprzedaż eksportowa usług; Pozostała sprzedaż (np. środki trwałe, wyposażenie, wynajem powierzchni); Zarządzanie limitem kredytowym klienta; 3) Zarządzanie cennikiem; Zarządzanie cennikami dla klienta; Zarządzanie cennikiem katalogowym; Zarządzanie rabatami; 4) Analiza sprzedaży; 22

23 Analiza sprzedaży (w różnych ujęciach); 5) Interfejsy w zakresie importu sprzedaży z systemów dziedzinowych; 4.3. Rachunkowość finansowa (Ewidencja księgowa i raportowanie) 1) Zarządzanie polityką rachunkowości oraz planem kont i Miejsc Powstawania Kosztów (dalej: MPK ); 2) Zarządzanie Centralną Bazą Kontrahentów; 3) Księgowa ewidencja sprzedaży (dane z systemów źródłowych), z uwzględnieniem: Ewidencja otrzymanych zaliczek dotyczących przekazów pocztowych i przedpłat na usługi; Ewidencja usług bankowych (Bank Pocztowy); Monitorowanie należności; Windykacja należności; Sporządzanie i ewidencja not odsetkowych; Sprzedaż wierzytelności; Ewidencja odpisów aktualizujących należności; Ewidencja sprzedaży walorów i towarów filatelistycznych; Ewidencja sprzedaży detalicznej (sprzedaż gotówkowa); Ewidencja obrotu celnego; Ewidencja obrotu kantorowego; Ewidencja sprzedaży komisowej; Ewidencja obrotu towarami handlowymi (kraj i zagranica); Ewidencja kaucji i wadiów przekazanych; Ewidencja sprzedaży kredytowej i przedpłaconej; Ewidencja i rozliczania międzyokresowego przychodów; 4) Księgowa ewidencja zakupów z uwzględnieniem: Ewidencja zakupu materiałów, towarów i usług (kraj i zagranica, zarówno faktur rozlicznych w systemie zintegrowanym jak i poza systemem); Ewidencja rozrachunków z tytułu ŚT leasingowanych; Ewidencja wadiów i kaucji otrzymanych; Ewidencja i rozliczania międzyokresowego kosztów (czynnych i biernych); Obsługa płatności (w PLN i walutach obcych); 5) Księgowa ewidencja obrotu magazynowego, z uwzględnieniem: Ewidencja towarów handlowych; Ewidencja walorów i towarów filatelistycznych; Ewidencja towarów komisowych i agencyjnych; Ewidencja znaczków pocztowych; Ewidencja wyników inwentaryzacji; 6) Księgowa ewidencja rozliczeń międzyokresowych, rezerw; 7) Księgowa ewidencja rozrachunków publicznoprawnych, z uwzględnieniem: 23

24 Ewidencja podatku CIT; Ewidencja podatku PIT; Ewidencja podatku VAT; Ewidencja podatków lokalnych; Ewidencja cła; 8) Księgowa ewidencja kosztów osobowych i rozliczeń z nimi związanych; Ewidencja wynagrodzeń i ekwiwalentów za wynagrodzenia; Ewidencja rozliczenia zaliczek pracowniczych (rozliczenie zakupów, rozliczenie delegacji); Ewidencja narzutów na wynagrodzenia; Ewidencja PFRON; Ewidencja ZFŚS; 9) Księgowa ewidencja i rozliczanie środków trwałych w budowie (inwestycje); 10) Księgowa ewidencja operacji finansowych, z uwzględnieniem: Ewidencja pożyczek; Ewidencja lokat; 11) Księgowa ewidencja i rozliczanie środków pieniężnych, z uwzględnieniem: Ewidencja wyciągów bankowych (w PLN i w walutach obcych); Ewidencja kas gotówkowych (w PLN i walutach obcych); Ewidencja przekazów pocztowych, w tym wypłata świadczeń KRUS; Ewidencja wpłat i wypłat dokonanych za pomocą terminali POS; Rozliczanie braków i nadwyżek kasowych w Urzędach Pocztowych; Obsługa Kas Zbiorczo Zasilających (KZZ); Ewidencja i rozrachunki usterek rachunkowych; 12) Księgowa ewidencja, kalkulacja i alokacja kosztów, z uwzględnieniem: Rozliczania kosztów wspólnych; 13) Sporządzanie zewnętrznych sprawozdań finansowych, z uwzględnieniem: Zamykania okresów (w tym roku obrotowego), w tym wycena do bilansu, przeksięgowania; Sporządzania jednostkowego sprawozdania finansowego; 14) Sporządzanie raportów; 15) Księgowość Środków Trwałych (w tym Wartości Niematerialnych i Prawnych oraz Niskocennych Składników Majątku): Ewidencja bilansowa i pozabilansowa kartotek ŚT; Ewidencja i rozliczenie nakładów inwestycyjnych na ŚT; Ewidencja i księgowanie zakupów gotowych ŚT; Ewidencja ŚT leasingowanych; Ewidencja i księgowanie likwidacji ŚT; Ewidencja i księgowanie sprzedaży ŚT; 24

25 Ewidencja zmian na ŚT (m.in. zmiany miejsc użytkowania); Ewidencja i księgowanie zmian wartości ŚT (m.in. przeszacowania); Naliczenie i księgowanie amortyzacji; Inwentaryzacja i księgowanie różnic inwentaryzacyjnych ŚT; Obsługa i księgowanie korekt VAT; Raportowanie i sprawozdawczość; 4.4. Rozliczenia z tytułu nieruchomości 1) Ewidencja nieruchomości na potrzeby ewidencji kosztów i przychodów; 2) Rejestracja umów związanych z nieruchomościami w CRU; 3) Ewidencja liczników i obmiarów (parametrów rozliczania kosztów wspólnych); 4) Alokowanie kosztów i przychodów wspólnych związanych z nieruchomościami. 5. Zakres terytorialny Wdrożenie ma objąć przede wszystkim Centrum Rachunkowości (dalej: CR ), jednostkę organizacyjną o zasięgu ogólnopolskim. CR jest zlokalizowane w następujących miastach: Warszawa Białystok Bielsko-Biała Bydgoszcz Gdynia Katowice Kielce Kraków Lublin Łódź Nowy Sącz Olsztyn Poznań Radom Rzeszów Wrocław Zespół Projektowy będzie zlokalizowany w Warszawie. Część warsztatów lub wsparcia Użytkowników odbędzie się w więcej niż jednej z powyższych lokalizacji. W/w lokalizacje posiadają określone specjalizacje tj. zajmują się ściśle określonym zakresem procesów finansowo-księgowych. 6. Zakres komponentowy Dostarczony System musi się składać z następujących komponentów aplikacyjnych: System Transakcyjny mający na celu ewidencję zdarzeń gospodarczych oraz udostępnienie usług obsługi procesów objętych zakresem wdrożenia; Podsystem Komunikacyjny szyna danych wykorzystywana do połączenia komponentów, wymiany informacji poprzez Data Distribution Services lub web services, zapewniająca w miarę potrzeb prostą translację danych (np. numerów kont); Portal Wiedzy gromadzący dokumentację systemową i kontekstową; Podsystem portalowy umożliwiający dostęp do systemu z poziomu przeglądarki internetowej. 25

26 Oprócz komponentów wymienionych powyżej Wykonawca, jeśli uzna to za konieczne w celu spełnienia wymagań raportowych Zamawiającego, dostarczy komponent stanowiący warstwę bazodanową (o charakterze hurtowni danych, opcjonalnie z funkcjami raportowymi) na potrzeby działania Podsystemu Raportowego.. Wszystkie ww. komponenty muszą być jednorodne/homogeniczne (pochodzące od jednego producenta, posiadające wewnętrzną wbudowaną, prekonfigurowaną integrację pomiędzy komponentami i składowymi Oprogramowania Narzędziowego, spójne technologicznie w zakresie Oprogramowania Narzędziowego). Ponadto System Transakcyjny musi dysponować natywnym (oferowanym w ramach standardowych funkcji) połączeniem do podsystemu komunikacji i systemu raportowego SAP Business Objects, posiadanego obecnie i rozwijanego przez Zamawiającego. Podsystem portalowy Warstwa bazodanowa (hurtownia) dla Podsystemu raportowego Podsystem raportowy (BOBJ) Portal Wiedzy System Transakcyjny (funkcjonalności: FK, ST, GM, CBK, CRU) Komunikacja z systemami bankowymi Homebanking Systemy bankowe Podsystem komunikacyjny Document Management System Podsystem Komponent homogeniczny Komponent istniejący Legenda Komponent w planach z innych przedsięwzięć Schemat 2: Komponenty SGW 7. Zakres integracji Zakres i sposób integracji został opisany w wymaganiach (rozdział Wymagania interfejsy i w formularzu zakładka 1k IFW). Poniżej przedstawiono poglądowy zakres wymiany danych 26

27 Kadry Płace 2000 Kadry Płace 2000 Dekrety listy płac i potrąceń Lista MPK Dane wg modelu danych BOBJ Business Objects Pracownicy CSIP Lista MPK Rozrachunki z pracownikiem Pracownik jako kontrahent Salda i obroty kont Dekrety księgowe (efekt rozliczenia kosztów ABC) ABC Środki trwałe IT LanDesk EJP Lista MPK Środki trwałe IT - komputery GLPI Usterki korekty dekretów sprzedaży z systemu okienkowego informacje o obrocie gotówkowym Kontrahenci Dane dot. statusu monitowania i windykacji (Remote Function Call) Stan rozliczeń z kontrahentem (Remote Function Call) ContactCenter MAT Lista MPK dekrety sprzedaży z systemu okienkowego informacje o obrocie gotówkowym Obraz faktur i umów (link) Słowniki do metryk (Kontrahenci) DMS ehandel SMP Kontrahenci Umowy dekrety sprzedaży towarów handlowych rozchody/przychody towarów Kredyt kupiecki/saldo obrotów Kontrahenci Umowy Dekrety sprzedaży usług paletowych Kredyt kupiecki/saldo obrotów SGW (w tym CRU i CBK i składnica danych dla Podsystemu Raportowego) SNMP dane monitorowania środowiska wykonawczego powiązanie umów poprzez podanie numeru sprawy sądowej i łącza do REJSS z CRU Zabbix REJSS DotCRM Kontrahenci Umowy Dekrety sprzedaży usług koncesjonowanych i obrót gotówkowy Kredyt kupiecki/saldo obrotów Pola spisowe i lista ŚT Rezultaty spisu z natury Tygrys MRUmR(x16) i MRUmR(x16) MRUmC i MRUmC Umowy dekrety księgowe usługi pocztowe na podstawie umowy Kontrahenci Kredyt kupiecki/saldo obrotów Widoki danych m.in. Atrybuty i wartości ŚT ilości transakcji dla MPK, listy i obroty kont księgowych, listy kontrahentów FK, rejestry zakupu, źródła finansowania nakładów, schemat podziału kosztów itp PROMIS CKP Arvaldi System Zagranicznego Obrotu Przekazowego Dane ilościowo-liczbowe m.in. o realizowanych przelewach bankowych i fakturach COF Umowy Kontrahenci Kredyt kupiecki/saldo obrotów informacje o przedpłatach, fakturach dokumentach magazynowych i sprzedażowych Kontrahenci obrót z zagranicznymi operatorami pocztowymi w walucie obcej lub SDR Zlecenia/dyspozycje płatności Rezultaty dyspozycji Wyciągi bankowe Faktury, zamówienia, status Rezultaty akceptacji, status Środki trwałe, Plan kont, MPK itp CIN, lokalizacje, obiekty nieruchomości Limit kredytowy Kontrahenci Rezultaty akceptacji, status Umowy Parametry rozliczenia kosztów wspólnych (powierzchnia itp.) Dekrety przychodowe (z faktur) i kosztowe (opcja faktury zakupu, rezul taty rozliczenia) SEPA Bank Pocztowy Workflow/Sharepoint Aplikacja do zarządzania nieruchomościami (docelowo) 8. Zakres i terminy Wydań Zamawiający wymaga wdrożenia wyspecyfikowanego zakresu funkcjonalnego w podziale na 2 Wydania: Wydanie I wszystkie funkcjonalności posiadające wpływ na politykę rachunkowości, związane także pośrednio z obszarem finansowo-księgowym, uruchomione produktywnie (zakończona procedura startu) w okresie 1-15 stycznia 2016 Wydanie II pozostałe funkcje, uruchomione produktywnie w okresie 1-15 lipca 2016 Zakres Wydanie I (na dzień bilansowy) Rachunkowość finansowa, Księga Główna, Ręczne księgowania Rozrachunki z dostawcami (w ujęciu finansowym) Rozrachunki z klientami (w ujęciu finansowym) Rozrachunki z pracownikami (integracja z CSIP i Integracja z 27