Zarządzenie nr 15/2013 Dyrektora Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu z dnia 30 października 2013r.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 15/2013 Dyrektora Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu z dnia 30 października 2013r. w sprawie: zmiany Zarządzenia Nr 2/2006 Dyrektora Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu z dnia r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości wraz z późniejszymi zmianami. Na podstawie przepisów art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. Nr 330) i szczególnych ustaleń zawartych w art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 885) oraz w: 1) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013, poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem, 2) rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103); 3) rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji tytułów dłużnych - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu klasyfikacji tytułów dłużnych zaliczanych do państwowego długu publicznego, w tym długu Skarbu Państwa (Dz. U. z 2011 nr 298, poz. 1767) 4) ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych - rozumie się przez to ustawę z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2011r nr 74 poz. 397 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

2 1 1. Zmianie ulega załącznik nr 1A do zarządzenia nr 2/2006 Dyrektora Łużyckiego Centrum Rozwoju w Lubaniu z dnia r. w spawie zasad prowadzenia rachunkowości 2. W załączniku nr 3 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych zmianie ulega 10 i otrzymuje brzmienie zgodne z załącznikiem do niniejszego zarządzenia. W pozostałym zakresie treść zarządzenia i załączników pozostaje bez zmian. 2 3 Wykonanie zarządzenia powierzam Głównej Księgowej. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Małgorzata Wąs Dyrektor Łużyckiego Centrum Rozwoju

3 WYKAZ PROGRAMÓW KOMPUTEROWYCH DOPUSZCZONYCH DO UŻYTKOWANIA W Łużyckim Centrum Rozwoju W LUBANIU (załącznik nr 1A)

4 1. DOKUMENTACJA SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH. Wykaz programów komputerowych pracujących w Łużyckim Centrum Rozwoju w Lubaniu opracowanych przez: - SIGID Poznań 1) SIGID program księgowy, rozpoczęto eksploatację w styczniu 2008 r., (wersja oprogramowania KB 2.44b ) 2) Program Płatnik- służy do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, rozpoczęto eksploatację w maju 2001 r. (wersja oprogramowania A) 3) Program Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) został stworzony w celu powszechnego udostępnienia informacji publicznej w postaci elektronicznej. Biuletyn ten składa się z witryny www, na której władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo, rozpoczęto eksploatację w styczniu 2006 r. (wersja oprogramowania ) 4) BESTI@ - system zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego. 5) SIGID- program kadrowo płacowy, rozpoczęto eksploatację w październiku 2013 roku (wersja oprogramowania PL 2.49a OPIS ORAZ SPOSÓB DZIAŁANIA W/W PROGRAMÓW. Ad. 1. SIGID program księgowy. Program księgowy SIGID przeznaczony jest do obsługi prac w pionie głównego księgowego w instrukcjach budżetowych. Program umożliwia realizacje operacji księgowych, takich jak dekretacja dokumentów, przetwarzanie zgromadzonych danych, sporządzanie, wyświetlanie i drukowanie sprawozdań i bilansów wg życzenia użytkownika. Funkcje programu KB SIGID 1. Obsługa planu kont, funkcje umożliwiające złożenie w komputerze słownika kont analitycznych do kont syntetycznych. 2. Założenie i obsługa kont w ciągu roku, po rozpoczęciu księgowania bilansu otwarcia. 3. Rejestracja dokumentów, czyli wprowadzenie do ewidencji komputera danych o dokumentach oraz danych z dokumentów, które to dane będą na polecenie operatora zaksięgowane na kontach.

5 4. Księgowanie dokumentów, czyli funkcje pozwalające operatorowi wydać polecenie wykonania danych wprowadzonych podczas rejestracji 5. Zamykanie miesiąca 6. Zamykanie roku i automatyczne generowanie bilansu otwarcia na rok następny. 7. Wprowadzenie planu wydatków i dochodów budżetowych wg klasyfikacji budżetowej 8. Wydawnictwa księgowe, czyli funkcje pozwalające na wyświetlenie i wydruk zestawień służących do sporządzania sprawozdań wewnętrznych w ŁCR jak i sprawozdań dla jednostek nadrzędnych. Dokumentacja wraz z opisem programu znajduje się na stanowisku pracy Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera obejmują zbiory danych: 1. Dziennika 2. Kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna) 3. Kont ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) Ad 1 Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w całości lub w części przy użyciu komputera należy stosować poniższe zasady: a. ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone b. nie udostępniać zbioru do modyfikacji, czyli dla dokonywania jakichkolwiek zmian c. zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów Zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem kompletności ujęcia w całym roku obrotowym. Dziennik powinien zawierać: a. kolejną numerację dziennika b. obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w roku obrotowym Jeżeli jest prowadzonych kilka dzienników, wówczas należy sporządzić zestawienie zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające. Ad 2 Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznych z zachowaniem chronologii na stronach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej winny być uprzednio równolegle dokonane z zapisami w dzienniku. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym planie kont co najmniej ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika. Obroty wszystkich kont winny być zgodne z obrotami dziennika. Ad 3 Konta dla ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) winny być prowadzone co najmniej dla: a. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych b. rozrachunki z kontrahentami c. rozrachunki z pracownikami d. operacje sprzedaży i zakupu

6 e. kosztów dochodów i innych istotnych dla jednostki składników majątku f. dochodów i wydatków z podziałem na klasyfikację budżetową co najmniej ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych służące uszczegółowieniu zapisu kont księgi głównej prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej. Wydruki komputerowe powinny być: 1. Trwale oznakowane nazwą jednostki której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rozdziału księgi rachunkowej. 2. Wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia. 3. Powinny mieć automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej ( koniec druku ) oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone nazwa programu przetwarzania. Zapisy księgowe powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny nośnik danych w niżej wymienionych terminach: 1. Na koniec roku sporządza wydruki a. zbiorów dziennika, które powinny zawierać: - sumy obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku - kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji - datę miesiąca którego operacje dotyczą b. zestawienie obrotów i sald sporządzony na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, które powinno zawierać: - symbole lub nazwy poszczególnych kont - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald - obroty winien i ma oraz sumę obrotów - obroty winien i ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę - salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald c. sprawozdania miesięczne dla wydatków i odpowiednio dla dochodów Narastająco od początku roku obrotowego obroty tego zestawienia powinny być zgodnie z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika 2. Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki: - kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) - kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) Powyższe wydruki powinny zawierać: - symbole lub nazwy szczególnych kont - salda kont na początkuj roku - daty początku i końca okresu, którego dotyczą - nazwę programu sporządzającego wydruk - faktyczną datę sporządzenia wydruku - kolejną numerację stron - zapisy na poszczególnych kontach oznaczonych numerem pozycji, pod którą zostały zaksięgowane w dzienniku - obroty winien i ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów - salda kont na koniec okresu na jaki sporządzany jest wydruk oraz sumę ogółem salda winien i ma

7 3. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzić należy zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych zawierających obok danych wymienionych wyżej również: - symbole lub nazwy kont pomocniczych - symbole lub nazwy kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej, której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) - salda kont oraz ich łączne sumy 4. Na dzień inwentaryzacji należy sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych Otwieranie i zamykanie ksiąg: Wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputera następuje ręcznie i również w tym przypadku należy sporządzić wydruk zestawienia obrotów i sald wprowadzonego bilansu otwarcia jako sprawdzianu zamknięcia. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na początku roku następnego sald kont figurujących na koniec danego roku obrotowego pod warunkiem, iż jest możliwość stwierdzenia żądła pochodzenia zapisów pierwotnych z roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych i kompletności zapisów. Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilans otwarcia, które jednocześnie spełniają rolę sprawdzianu poprawności ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawianiem obrotów i sald bilansu otwarcia. Ad.2. PROGRAM PŁATNIK Program Płatnik zapewnia on pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z ZUS. Program przeznaczony jest do instalowania i użytkowania przez płatników składek oraz podmiotów upoważnionych, w tym pracowników biur rachunkowych, którzy instalują program Płatnik po raz pierwszy, lub używali wcześniejszych wersji programu. Ad. 4 Program BIP Biuletyn Informacji Publicznej to system stron internetowych służący powszechnemu i bezpłatnemu dostępowi do informacji publicznej. Dostęp do informacji zawartych w biuletynie jest możliwy poprzez: Stronę główną biuletynu znajdującą się pod adresem zawierającą podstawowe informacje o podmiotach (nazwa, dane teleadresowe, informacje o redaktorze strony) wraz z odsyłaczami do stron podmiotowych, Strony podmiotowe, przygotowane przez podmioty ustawowo zobowiązane do ich prowadzenia, z informacjami o prowadzonej przez siebie działalności. Adresy tych stron można znaleźć na stronie BIP. Za stworzenie, utrzymanie i aktualizację treści zawartych w podmiotowych stron BIP odpowiadają podmioty udostępniającej informację publiczną. Minister właściwy ds. informatyzacji zobligowany jest do budowy i utrzymania strony głównej biuletynu. Ad. 4. BESTI@ - SYSTEM ZARZĄDZANIA BUDŻETAMI JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO System wspomaga sporządzanie sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych. Obsługuje także tworzenie bilansów jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych

8 jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego. Wspomaga pracę w zakresie sprawozdawczości i uchwał budżetowych, planów finansowych oraz uchwał w sprawie wieloletniej prognozy finansowej. Program umożliwia tworzenie raportów w różnych przekrojach na podstawie wprowadzonych danych oraz obsługuje elektroniczne przesyłanie sprawozdań budżetowych do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem właściwej terytorialnie regionalnej izby obrachunkowej. Wymiana danych odbywa się z możliwym wykorzystaniem podpisu elektronicznego i bez użycia zewnętrznych programów pocztowych. Ad. 5 SIGID- PROGRAM KADROWO PŁACOWY. Program kadrowo płacowy SIGID przeznaczony jest do obsługi prac w pionie głównego księgowego. Komputerowy system Kadry - Płace", w wersji jedno lub wielostanowiskowej, umożliwia obsługę większości prac ewidencyjnych, realizowanych w kadrach oraz prac związanych z wyliczaniem i wypłatą wynagrodzeń, wykonywanych przez płace. System jest przeznaczony głównie do obsługi jednostek administracji państwowej i samorządowej, również z uwzględnieniem specyfiki oświaty". System składa się z dwóch podstawowych modułów: - z modułu Kadry" i z modułu "Płace". Każdy z modułów korzysta z tzw. Tabel instalacyjnych", zawierających słowniki dla systemów, czyli zestaw dopuszczalnych wartości dla pewnych grup informacji. Każdy pracownik wprowadzany do programu otrzymuje unikalny pięcioznakowy identyfikator. Podstawowe informacje kadrowe zgromadzone są w głównej i w kilku pomocniczych kartotekach kadrowych. Z poziomu programu, dane dostępne są do przeglądania i edycji w postaci kilku ekranów", z których każdy zawiera określone grupy informacji. Informacje o przysługującym pracownikowi wynagrodzeniu i ewentualnych potrąceniach zapisywane są w zbiorze o nazwie Kartoteka Wynagrodzeń Pracowników. W kartotece tej zapisuje się, dla poszczególnych pracowników, wszystkie składniki wynagrodzeń i potrąceń o charakterze względnie stałym, podając okres w jakim dany składnik przysługuje. Przypisując pracownikowi poszczególne składniki, operuje się kodami składników. Kartoteka Wynagrodzeń Pracowników jest kartoteką o charakterze stałym, nie ewidencjonuje się w niej jednorazowych zmian płacowych, nie dopisuje składników lub potrąceń występujących sporadycznie np. różnych nagród, wyrównań, itp. oraz składników typu np. nadgodziny, dyżury itp., których wartość jest uzależniona od faktycznie przepracowanego w danym miesiącu czasu. W celu przygotowania wypłaty informacje zawarte w Kartotece Wynagrodzeń Pracowników są co miesiąc kopiowane do tzw. Kartoteki Miesięcznych Wynagrodzeń, tworzonej w postaci osobnego zbioru, dla każdego przetwarzanego miesiąca. W kartotece tej rejestruje się wszystkie jednorazowe zmiany płacowe, wynikające np. z rozliczenia nieobecności, z rozliczenia nadgodzin itp. Na podstawie informacji z tej kartoteki, są naliczane i drukowane listy płac. Po załatwieniu" wszystkich wypłat w danym miesiącu, wykonuje się tzw. procedurę zamknięcia miesiąca", w wyniku której następuje podliczenie różnych narastających podstaw", sterujących naliczaniem podatku i składek, a kartoteka miesięczna staje się kartoteką archiwalną. Listy płac umieszcza się w archiwum. Informacje przechowywane w kartotekach miesięcznych archiwalnych stanowią podstawę dla realizacji szeregu zestawień płacowych, do wyliczania zasiłków chorobowych, rocznego rozliczenia podatku itp..

9 Do archiwum przenoszeni są pracownicy zwolnieni w poprzednich latach, po załatwieniu wszystkich niezbędnych działań - takich jak rozliczenie podatku, wypłata ewentualnej trzynastki", wystawienie PITów, itd.. Archiwum kadrowo płacowe wydzielono jako osobny moduł, wywoływany z poziomu głównego menu. Przenoszenie zwolnionych pracowników do archiwum realizuje się przy pomocy specjalnej procedury uruchamianej w ramach systemu Kadry Płace. Każdy przeniesiony do archiwum pracownik otrzymuje automatycznie nowy, niezmienny kod, składający się z pierwszych dwóch liter nazwiska i numeru kolejnego w ramach tych liter, np. KO001, KO002, KO003, RA001, RA002 itd. Numeracja ta jest prowadzona niezależnie od numeracji używanej w normalnym systemie" kadrowo płacowym. Archiwum płacowe składa się z następujących modułów: kartoteki miesięczne, kartoteka korekt, kartoteka zasiłków chorobowych, zestawienia płacowe (wydruki), kartoteki mogą być tylko przeglądane - nie są dostępne żadne funkcje edycyjne, zestawienia płacowe, zestawienie wypłaconych wynagrodzeń, karta wynagrodzeń pracownika, karta zasiłkowa pracownika 3. OCHRONA DANYCH. Zabezpieczenie przed zniszczeniem lub modyfikacją polega na stosowaniu odpornych na zagrożenie nośników (papier, dyski magnetyczne), stosownych środków ochrony zewnętrznej (szafy zamkniętej), systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych. Określone są prawa dostępu do poszczególnych opcji przez konkretne osoby. W celu zapobieżenia istniejącym zagrożeniom wprowadza się następujące reguły do ścisłego przestrzegania przez pracownika służb księgowych i pozostałych użytkowników systemu a mianowicie: wprowadza się obowiązek sporządzania kopii zapasowej, co należy wykonywać przy każdorazowym wprowadzaniu danych do komputera, wprowadza się obowiązek sporządzenia kopii zapasowej co spoczywa na operatorze, który jako ostatni w danym dniu pracował z systemem, dyskietki zawierające zarchiwizowane dane muszą być przechowywane do czasu ponownego wykorzystania pod zamknięciem, dyskietki zawierające dane zarchiwizowane w ostatnim roboczym tygodniu mogą zostać powtórnie wykorzystane nie wcześniej niż po zakończeniu miesiąca. W celu ochrony danych i ich zbiorów przed możliwością ich całkowitej lub częściowej utraty w wyniku różnych nieprzewidzianych zdarzeń wprowadza się jako obowiązujące niżej podane zasady ścisłego stosowania: od kradzieży sprzętu komputerowego: pomieszczenie, w którym znajduje się komputer zawierający chronione dane musi być zamykane w okresie, gdy nie przebywa w nim żaden z pracowników oraz odpowiednio zabezpieczone przed możliwością włamania, od uszkodzenia sprzętu komputerowego spowodowanego niewłaściwymi parametrami zasilania sieci energetycznej: wymagane jest zapewnienie właściwego stanu instalacji zasilającej, stosowanie wyłącznie instalacji z uziemieniem oraz zasilaczy awaryjnych tzw. UPS lub co najmniej urządzeń zapewniających eliminację przepięć występujących w sieci energetycznej, od świadomego usunięcia danych z twardego dysku: obowiązuje maksymalne ograniczenie dostępu do komputera zawierającego dane księgowe a także

10 bezwzględny zakaz pozostawiania włączonego komputera w sieci bez opieki lub możliwości uruchomienia programu oraz dokonywania w nim jakiejkolwiek operacji z klawiatury bez podania hasła, od przypadkowego usunięcia danych przez użytkownika: obowiązuje szczególna uwaga przy wykonywaniu operacji usuwających zbiory (kasowanie, formatowanie), od przypadkowego usunięcia lub modyfikacji danych w wyniku działania innego programu (wirusa): obowiązuje bezwzględny zakaz wykorzystywania komputera do odtwarzania danych i uruchamiania programów z jakichkolwiek nośników nie poddanych uprzednio sprawdzeniu programem antywirusowym. Ochrona danych przed celowym ich zniekształceniem przez osoby niepowołane polega na przestrzeganiu powyższych ustaleń oraz zdefiniowaniu dla każdego użytkownika programu kadrowo płacowego i księgowego jego identyfikatora i hasła. W przypadku użytkowania komputera w sieci lokalnej, administrator sieci obowiązany jest dodatkowo ograniczyć dostęp do katalogów z programem księgowym wyłącznie do użytkowników uprawnionych. Przeniesienie i przechowywanie ksiąg rachunkowych na inny nośnik danych dopuszcza się pod warunkiem zapewnienia możliwości ich odtworzenia w formie wydruków.

11 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych Załącznik nr 3 10 otrzymuje nowe brzmienie Listy płac sporządza księgowy na podstawie dowodów źródłowych, komputerowo przy pomocy programu SIGID kadry płace. 2.Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane: - okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, - łączną sumę do wypłaty, - nazwisko i imię pracownika, - sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki płac, - sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, 3. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: - należności egzekucyjnych, - inne potrącenia poświadczone dokumentami przystąpienia 4. Listy płac powinny być podpisane przez: - księgowego- naliczenie - Dyrektora ŁCR- akceptacja - pracownika ds. kadr- sprawdzenie pod względem merytorycznym 5. Listy płac, lub zbiorcze zestawienie listy płac po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby pozostaje w księgowości. Księgowy dokonuje przelewów wynagrodzenia na konta osobiste wskazane przez pracownika bądź wystawia czeki gotówkowe. 6. Zbiorcze zestawienie list płac stanowi podstawę do sporządzenia polecenia księgowania.

12