Zarządzenie Nr 153/07

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 153/07 Burmistrza Gminy i Miasta Przemków z dnia 31 grudnia 2007 w sprawie wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów Na podstawie 16 lit b Regulaminu Organizacyjnego Urzędu zarządzam, co następuje: Wprowadza się w Urzędzie Gminy i Miasta w Przemkowie elektroniczny obieg dokumentów w oparciu o rozwiązanie mis-partner21/urzędy. 2. Szczegółowy opis rozwiązania zawiera załącznik do Zarządzenia. 2. Z dniem wejścia w Ŝycie Zarządzenia tracą moc: 1) Okólnik nr 1_07 Burmistrza w sprawie zasad edycji i udostępniania Uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza. 2) Okólnik nr 2_07 w sprawie utworzenia elektronicznego rejestru umów. 3) Okólnik Nr 3_07 w sprawie zasad opracowywania i publikowania w sieci wewnętrznej urzędu uchwał i zarządzeń. 4) Okólnik Nr 5_07 w sprawie dokumentowania załatwiania spraw w sieci informatycznej Urzędu oraz ustalenia układu pism. 3. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem 1 stycznia Burmistrz Gminy i Miasta Przemków Stanisław Pępkowski

2 Załącznik Zarządzenia nr 153/07 z 31 grudnia 2007 Zakres stosowania elektronicznego obiegu dokumentów 1. Załatwianie spraw: W systemie naleŝy rejestrować wszelkie dokumenty związane zarówno z korespondencją przychodzącą, wychodzącą i wewnętrzną przypisując wszystkie wytworzone dokumenty i notatki do konkretnej sprawy. Pisma wychodzące przed wydrukowaniem i złoŝeniem podpisu na wersji papierowej muszą być zatwierdzone w systemie przez upowaŝnione osoby. 2. Dokumentowanie czynności kancelaryjnych w systemie elektronicznym nie zwalnia pracowników z prowadzenia równolegle dokumentacji papierowej, zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Wyjątkiem od powyŝszej zasady jest prowadzenie i załatwianie spraw które wpłynęły wyłącznie w formie elektronicznej spełniającej wymogi dokumentu elektronicznego oraz tworzenie i obieg dokumentów wewnętrznych, które nie muszą mieć reprezentacji papierowej. 3. Nowe dokumenty w systemie naleŝy tworzyć w oparciu o wewnętrzny edytor platformy Lotus Notes. W przypadku tworzenia dokumentów o określonej formie graficznej takich jak: uchwały rady miejskiej, zarządzenia burmistrza, decyzje oraz dokumentów generowanych przez inne programy, których nie moŝna zapisać w edytorze systemu moŝna je zapisywać w formie załączników. Dokumenty w formie załączników naleŝy tworzyć wg wzorów dokumentów dostępnych w katalogu \\Fserwer\sekretariat. 4. Obieg faktur Faktury rejestruje się w systemie jako korespondencję przychodzącą w kategorii Rejestr faktur. Pracownik rejestrujący faktury do rejestru wprowadza tylko dane kontrahenta i cyfrową reprezentacje faktury. Pracownik opisujący fakturę pod względem merytorycznym zamieszcza opis merytoryczny i informacje o trybie udzielenie zamówienia w komentarzach oraz wiąŝe fakturę z istniejąca sprawą lub zakłada nowa sprawę. Po nadaniu numeru sprawy naleŝy zmienić kategorię dokumentu na rejestr faktur. (nie naleŝy tego czynić przed nadaniem numeru sprawy, bo wtedy numer sprawy nie przeniesie się do rejestru). Następnie pracownik merytoryczny dopisuje do rejestru termin płatności faktury, zmienia stan merytoryczny dokumentu na W trakcie załatwiania i dekretuje dokument do Referatu Finansowego. Pracownik Referatu Finansowego po zapłaceniu faktury wprowadza do rejestru datę zapłaty faktury, zmienia stan merytoryczny na Załatwiono i dekretuje dokument z powrotem do pracownika merytorycznego, który zmienia stan merytoryczny dokumentu na Koniec obiegu. Równolegle z obiegiem elektronicznym odbywa się obieg papierowy dokumentu zgodnie z Instrukcją obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych 5. Zasady składania podpisów elektronicznych na dokumentach. KaŜda czynność wykonywana przez pracownika w systemie jest rejestrowana. Przed przekazaniem pism, które nie były w trakcie obiegu zatwierdzane do wysyłki naleŝy uŝyć przycisku podpisz i zablokuj treść. Pisma wysyłane w formie elektronicznej, uchwały rady miejskiej, zarządzenia burmistrza, pisma w postaci załączników, podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odpowiedzialność za wykonane czynności i przygotowane dokumenty w systemie elektronicznym. UŜytkownicy systemu przez przystąpieniem do pracy w systemie elektronicznym podpisują następujące oświadczenie, które jest dołączane do ich akt osobowych: Oświadczam, Ŝe wiem, Ŝe wszelkie operacje jakie przeprowadzam w systemie elektronicznym mis-partner21/urzędy są rejestrowane. Operacje wykonywane przeze mnie w systemie są zabezpieczone znanym wyłącznie mi hasłem dostępu. W przypadku udostępnienia mojego hasła osobom trzecim ponoszę odpowiedzialność za czynności tych osób wykonane z uŝyciem mojego hasła.

3 Opis systemu Aplikacja mis-partner21/urzędy jest systemem zarządzania dokumentami. System daje moŝliwość grupowania danych, ich katalogowania, wyszukiwania i analizowania. Program wykorzystuje moŝliwości tworzenia obiegu dokumentów, przydzielania uprawnień oraz pracy grupowej Zastosowanie systemu umoŝliwia: Usprawnienie obsługi mieszkańców, poprzez dostęp uprawnionych osób do kompletnych informacji dot. toczących się spraw. Nadzorowanie terminów realizacji spraw. Znaczne skrócenie dostępu do poszukiwanych informacji i dokumentów. Uporządkowanie i szybki dostęp do dokumentów i rejestrów Urzędu np. uchwał organów samorządu gminnego, aktów wewnętrznych, skarg i wniosków, protokołów, zarządzeń, procedur itp. Prowadzenie rejestrów dokumentów. Przeszukiwanie bazy dokumentów według zadanych kryteriów. Tworzenie i wydruk raportów. Wszystkie zarejestrowane dokumenty w aplikacji mis-partner21/urzędy zawierają szczegółowe informacje, jakie są umieszczane w ciągu całego cyklu Ŝycia dokumentów. Na etapie rejestracji dokumentu są rejestrowane między innymi.: - data wpływu, - data zapisu, - uŝytkownik rejestrujący dokument i jego komórka organizacyjna, - instytucja lub osoba, z którą dokument jest związany źródło, - numery dokumentu (moŝe być wiele numerów jeśli pismo przypisane jest do kilku róŝnych rejestrów). W trakcie jego kwalifikacji i dekretacji: sprawa z jaką jest powiązany i informacje o niej, kategoria, rodzaj, status, termin, priorytet, komórka i osoba odpowiedzialna za załatwienie sprawy. KaŜdy dokument jest powiązany z innymi dokumentami, sprawami czy instytucjami bądź osobami. Architektura systemu. Struktura systemu składa się z modułów funkcjonalnych (baz). Moduły funkcjonalne aplikacji to: Baza adresowa hierarchiczna baza danych adresowych. Baza zawiera informacje adresowe zarówno organizacji jak i osób z nimi związanych, kontaktujących się z urzędem. W Bazie rejestrowane są wszystkie dane teleadresowe. Baza dokumentów bazy lub baza, w których jest gromadzona korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna urzędu, zgodnie z instrukcją kancelaryjną. System mis-partner21/urzędy moŝe składać się z dowolnej ilości powiązanych ze sobą baz dokumentów.

4 Baza BOI baza dokumentów dedykowana dla Biura Obsługi Interesanta pełni rolę punktu przyjmowania korespondencji przychodzącej do urzędu i obsługi wysyłki korespondencji wychodzącej. Baza statusów zapewnia uŝytkownikom systemu dostęp do podstawowych informacji o wszystkich dokumentach zarejestrowanych w systemie, bez względu na brak uprawnień dostępu do samej treści dokumentu (uŝytkownik moŝe sprawdzić, czy dany dokument o który pyta dany petent, istnieje w urzędzie i kto z pracowników urzędu aktualnie zajmuje się dokumentem). Baza pomocy baza zawierająca opis systemu i podpowiedzi dla uŝytkowników, jak wykonywać aplikacji pewne czynności Baza pomocnicza jest to właściwie baza administracyjna, w której administrator systemu moŝe samodzielnie definiować kategorie dokumentów, dodatkowe rejestry dokumentów i tworzyć definicje raportów Katalog Systemu słuŝy do przechowywania wszystkich informacji o instytucji korzystającej z aplikacji. Głównym elementem Katalogu Systemu jest struktura organizacyjna wraz ze zdefiniowanymi stanowiskami i osobami je zajmującymi. Podejście takie pozwala na definiowanie uprawnień do dokumentów w oparciu o stanowiska, a nie o nazwy uŝytkowników. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby odświeŝania uprawnień przy kaŝdej zmianie personalnej. NiezaleŜnie od struktury organizacyjnej w Katalogu Systemu przechowywane są równieŝ informacje o lokalizacjach urzędu (pozwalają one na pracę z systemem w instytucjach o rozproszonej strukturze), dniach wolnych, strukturze płaskiej uŝytkowników (dodatkowo moŝna grupować stanowiska/osoby w grupy funkcyjne), profilach uŝytkowników (m.in. z profilów wynikają uprawnienia do dokumentów dla innych uŝytkowników) Moduł WorkFlow baza, która zawiera definicje procesów(procedur). Dzięki tej bazie jest moŝliwe zarządzanie zdefiniowanymi procesami i automatyzacja przepływu zadań pomiędzy uŝytkownikami systemu. Środowisko systemu mis-partner21/urzędy Lotus Domino Aplikacja mis-partner21/urzędy pracuje w środowisku Lotus Notes/Domino. Lotus Domino jest oprogramowaniem (serwer) zarządzającym bazami danych dokumentów, przepływem wiadomości elektronicznych, kalendarzami oraz autoryzacją uŝytkowników. Przy projektowaniu serwera Domino bardzo duŝy nacisk został połoŝony na zapewnienie poufności i bezpieczeństwa danych. WiąŜe się to z bardzo szerokim wykorzystaniem mechanizmów kryptograficznych, które są obecne prawie w kaŝdym elemencie funkcjonalności. MoŜliwe jest szyfrowanie baz danych, połączeń pomiędzy serwerami i uŝytkownikami oraz dokumentów. Podpisy cyfrowe są uŝywane takŝe wewnętrznie przez Domino do weryfikacji autorstwa elementów projektowych baz danych. Bardzo rozbudowana jest równieŝ kontrola dostępu do danych. MoŜliwe jest przyznawanie praw dostępu do serwerów, baz danych, dokumentów a nawet fragmentów dokumentów. W celu nawiązania połączenia z Domino wymagane jest posiadanie specjalnego pliku zawierającego zaszyfrowane klucze prywatne oraz certyfikaty, oraz znajomość hasła do tego pliku. Dodatkowo samo hasło jest weryfikowane przy nawiązywaniu połączenia. Przy tworzeniu zabezpieczeń Domino zostały uwzględnione takie sytuacje, jak zmiana nazwisk uŝytkowników lub utrata haseł lub pliku z kluczami. Przy odpowiednim procesie implementacji systemu Domino moŝliwe jest zagwarantowanie, Ŝe Ŝadna osoba samodzielnie nie jest w stanie dostać się do tajnych informacji włączając administratorów oraz osoby posiadające fizyczny dostęp do serwera. UŜytkownicy systemu korzystają z funkcjonalności mis-partner21/urzędy za pośrednictwem Lotus Notes klienta, za pomocą którego następuje połączenie stacji roboczej uŝytkownika z serwerem Domino.

5 Interface uŝytkownika Menu główne Aplikacja zapewnia dostęp do zarejestrowanych dokumentów za pośrednictwem przejrzystego systemu nawigatorów i widoków, Widok jest listą dokumentów posortowanych lub zgrupowanych na wiele sposobów. W widokach są prezentowane najistotniejsze informacje o dokumentach w nich zawartych, takich jak nazwisko autora, data utworzenia, kontrahent, osoba odpowiedzialna, termin załatwienia, itp. Nawigator jest obszarem, za pomocą którego moŝna dostać się do odpowiedniego zestawu widoków. Nawigator moŝe zawierać takŝe łącza do innych baz danych(modułów). Rysunek 1 Menu uŝytkownika systemu Dla uŝytkownika po otwarciu aplikacji pokazuje się powyŝszy ekran. Zawiera on łącza do poszczególnych modułów systemu: Dokumenty Baza(moduł) korespondencji, która zawiera zarejestrowane dokumenty pogrupowane według typu: Wszystkie umoŝliwia przejście do widoków prezentujących dokumenty kaŝdego typu Sprawy - umoŝliwia przejście do widoków zawierających formatki spraw Korespondencja przychodząca - umoŝliwia przejście do widoków zawierających dokumenty przychodzące (pisma, faksy, e) Korespondencja wychodząca - umoŝliwia przejście do widoków zawierających dokumenty wychodzące (pisma, faksy, e) Kontakty - umoŝliwia przejście do widoków zawierających notatki

6 Dokumenty wewnętrzne - umoŝliwia przejście do widoków zawierających dokumenty wewnętrzne BOI odnośnik dostępny dla osób pracujących w BOI - udostępnia m.in. widok pism wychodzących, które są w trakcie wysyłki z urzędu Kontrahenci moduł danych teleadresowych firm, i osób Raporty pozwala na wybór i wygenerowanie odpowiedniego raportu Wyszukaj pozwala na wyszukiwanie dokumentów według zadanych kryteriów Korespondencja seryjna moduł do generowania korespondencji wychodzącej seryjnej Konstruowanie widoków w systemie mis-partner21/urzędy oparte jest na standardowych informacjach jakie zawierają dokumenty w systemie. Rysunek 2 Korespondencja przychodząca wg kontrahentów UŜytkownik moŝe posługiwać widokami ( w lewym dolnym rogu) przy wyszukiwaniu dokumentów, w danym widoku moŝe sortować dokumenty według kolumn, przestawiać kolumny, aby dostosować widok do własnych potrzeb, wyszukiwać dokumenty według danych w kolumnach lub stosować wyszukiwanie pełnotekstowe.. Klikając podwójnie na wybranym wierszu, uŝytkownik otwiera dokument w pełnym ekranie. Ma wtedy dostęp do wszystkich informacji charakteryzujących dokument i do jego treści. Zarządzanie dokumentami i ich obiegiem mis-partner 21/Urzędy wspomaga pracowników urzędu w załatwianiu spraw. Aplikacja pozwala na rejestrację dokumentów i wiązanie dokumentów wspólnych merytorycznie w sprawy. Aplikacja zawiera funkcjonalność ułoŝoną tak, aby było moŝliwe odwzorowanie ścieŝki obiegu dokumentu w urzędzie, lub wręcz zastąpienie obiegu tradycyjnego (w formie papierowej) obiegiem elektronicznym W mis-partner 21/Urzędy wyróŝnia się kilka rodzajów dokumentów, ze względu na ich przeznaczenie: Korespondencja przychodząca korespondencja, która wpływa do urzędu Korespondencja wychodząca korespondencja, która jest tworzona w urzędzie i jej celem jest wysyłka na zewnątrz (zazwyczaj są to odpowiedzi na korespondencję przychodzącą) Dokumenty wewnętrzne korespondencja wewnętrzna urzędu (róŝnego rodzaju rozporządzenia, instrukcje regulaminy, ogłoszenia wewnętrzne)

7 Kontakty notatki ze spotkań, rozmów telefonicznych, notatki słuŝbowe dot. załatwianej sprawy Dokumenty grupuje się w Sprawy widok Sprawy zawiera informacje o prowadzonej sprawie i zawiera zestawienie dokumentów dotyczących danej sprawy. System pozwala równieŝ na rejestrację Teczek i zgodnie z instrukcja kancelaryjną grupowanie spraw dot. tej samej kategorii RWA oraz spisów zdawczo-odbiorczych, które zawierają zestawienia teczek kierowanych do archiwum Baza adresowa Integralną częścią systemu związaną z korespondencją przychodzącą i wychodzącą z Urzędu jest baza adresowa. Moduł bazy adresowej spełnia wymagania związane z ochroną danych osobowych. Informacje o wprowadzanych danych i ich zmianie oraz informacje o udostępnianiu tych danych są szczegółowo rejestrowane w systemie. Rysunek 3 Wypełnianie danych teleadresowych Główną zaletą bazy adresowej jest dostęp do bazy przez wszystkich pracowników i moŝliwość jej aktualizacji, tj. kaŝdy (o ile nie zablokuje tej moŝliwości administrator systemu) moŝe wpisywać dane, z których będą mogły skorzystać wszystkie osoby pracujące w systemie Przyjęcie korespondencji przychodzącej Istnieją róŝne drogi przyjmowania korespondencji przez urząd. Na wszystkie z nich jest przygotowana aplikacja. Obecnie jest tendencja do organizowania Biura Obsługi Interesanta w

8 urzędzie, czyli punktu w którym jest przyjmowana cała korespondencja przychodząca do urzędu i z niego wychodząca. W mis-partner21/urzędy jest moŝliwość rejestracji korespondencji przez wyznaczone do tego celu osoby (BOI) i przekazanie dokumentu (juŝ w formie elektronicznej) do właściwego pracownika zainteresowanego danym dokumentem. W mis-partner21/urzędy jest równieŝ moŝliwość obsługi kancelarii rozproszonej, tzn. jeśli dokument trafi bezpośrednio do danego wydziału, moŝe zostać tam zarejestrowany. Nie ma równieŝ przeszkód, aby rejestrować w systemie korespondencję elektroniczną ( ) dotyczącą spraw słuŝbowych. UŜytkownik w tym przypadku moŝe zautomatyzować sobie pracę poprzez zaznaczenia a w skrzynce pocztowej, który zamierza zaimportować do systemu obiegu dokumentów, a w efekcie powstaje nowy rejestrowany dokument w bazie z juŝ wpisanymi tematem i treścią. W przypadku integracji mis-partner21/urzędy z serwerem faksów, system zapewnia moŝliwość obsługi przysyłanych faksów w sposób całkowicie automatyczny. Faks zamiast wydruku, jest bezpośrednio zapisywany w bazie korespondencji. Osoba rejestrująca pismo w BOI powinna przede wszystkim odnotować najbardziej istotne informacje o dokumencie. Pozostałe dane mogą być uzupełniane w dalszym toku załatwiania sprawy (np. po wnikliwym przeczytaniu pisma przez wyznaczoną do tego osobę merytoryczną). Informacje o dokumencie niezbędne do zarejestrowania to: nadawca pisma temat pisma (czego dotyczy) kategoria (moŝe być na wstępie określona jako Ogólna) Kolejnym krokiem jest skanowanie dokumentu do pola Treść. System pozwala na skanowanie dokumentu bezpośrednio w aplikacji, tj. nie ma konieczności przechodzenia do aplikacji dedykowanej do skanowania dokumentów, zapisywania na dysku komputera, następnie złączania do formatki dokumentu w mis-partner21/urzędy. Te operacje są wykonywane automatycznie po wybraniu odpowiedniej opcji w mis-partner21/urzędy. Rysunek 4 Pismo przychodzące - załącznik w polu Treść

9 UŜytkownik, który ze swojego komputera ma dostęp do skanera i ma zainstalowaną aplikację Finereader moŝe dołączać zeskanowane pliki i wykonywać polski OCR (rozpoznawanie tekstu). W dokumencie, którego treść chcemy zeskanować lub wykonać OCR naciskamy przycisk Skanuj. Następnie jest uruchamiana aplikacja w tle, jest skanowany i OCR-owany dokument. Po zakończeniu pracy, w treści dokumentu w mis-partnerze21/urzędy jest wstawiamy zeskanowany załącznik lub OCR-owany tekst. Rysunek 5 Menu w widoku "Pismo przychodzące" W przypadku dostarczonej osobiście przez petenta korespondencji moŝna wydrukować potwierdzenie przyjęcia korespondencji. Rysunek 6 Potwierdzenie przyjęcia pisma

10 3.1.3 Przekazywanie dokumentu dekretacja, powiadomienia Kolejnym krokiem obsługi dokumentu jest jego przekazanie do właściwej osoby, która zdecyduje kto ma zająć się rozpatrywaniem sprawy. Zarówno ta czynność, jak i inne związane z obiegiem dokumentów w urzędzie są dostępne pod przyciskiem Czynności na formatce dokumentu. Pracownik, który jest w danej chwili odpowiedzialny za obsługę dokumentu moŝe uzupełniać formatkę o kolejne informacje oraz informować lub przekazywać dokument do kolejnych zainteresowanych osób. Rysunek 7 MoŜliwe czynności UŜytkownik ma moŝliwość wybrania osoby do której dokument zamierza skierować. Pomaga w tym zestawienie pracowników urzędu posortowane według nazwisk lub stanowisk według struktury organizacyjnej urzędu (wydziały, stanowiska oraz nazwiska osób przydzielone do odpowiednich stanowisk)

11 Rysunek 8 Wykaz pracowników wg stanowisk Przy dekretacji osoba dekretująca wskazuje dekretowanego oraz wpisuje dyspozycję. W efekcie takich działań w sposób automatyczny zmienia się układ uprawnień związanych z dostępem do tego dokumentu (nowy Odpowiedzialny moŝe uzupełnić formatkę, przekazywać dokument dalej, były odpowiedzialny moŝe juŝ tylko obserwować dokument w systemie i zmiany jakie w nim zachodzą) oraz jest wysyłane powiadomienie do wskazanego adresata. Rysunek 9 Dekretacja pisma Aby skierować dokument do osoby merytorycznej, postępuje się w niemal identyczny sposób. Dekretację moŝna wykonywać wielokrotnie, tj. kaŝda kolejna osoba odpowiedzialna za dokument ma moŝliwość przekazywania dokumentów za pomocą czynności Dekretacja. Jeśli jest potrzeba poinformowania o dokumencie osobę lub grupę osób, moŝna to wykonać za pomocą czynności Powiadom. W efekcie osoby powiadamiane zostaną dopisane do czytelników dokumentu, a w ich skrzynkach pocztowych znajdzie się powiadomienie z linkiem do dokumentu.

12 3.1.4 Automatyzacja obiegu dokumentów, zadań - workflow Automatyzacja obiegu polega na określeniu zbioru reguł (procedur), którymi będzie kierował się system sterując przepływem dokumentów. Wszelkie przepływy dokumentów i czynności są automatyzowane w oparciu o dokładny opis procedury, moŝliwy do odzwierciedlenia w aplikacji mis-partner21/urzędy. Szybką i wygodną formą modelowania i definicji procedur w module Workflow jest wykorzystanie interfejsu graficznego. Moduł wykorzystuje intuicyjne elementy procesów i pozwala w łatwy i szybki sposób budować i modyfikować juŝ istniejące definicje Rysunek 11. Dzięki rozłoŝeniu procedury na podstawowe elementy składowe, system mis-partner21/urzędy po odpowiednim skonfigurowaniu, jest w stanie odwzorować definicję procedur o dowolnym stopniu skomplikowania. Modelowanie moŝe odbywać się etapami. Po uruchomieniu zakładanej początkowo liczby procedur w dowolnym momencie będzie moŝna dodawać kolejne, co nie spowoduje Ŝadnych zmian obsłudze dotychczas realizowanych. Szybką i wygodną formą modelowania i definicji procedur w module Workflow jest wykorzystanie interfejsu graficznego rysunek 11. Moduł wykorzystuje intuicyjne elementy procesów(procedur) i pozwala w łatwy i szybki sposób budować i modyfikować juŝ istniejące definicje.

13 Rysunek 11 Interfejs graficzny - przykład realizacji procedury Powiązanie ze sprawą, RWA Osoba merytoryczna (nowy odpowiedzialny w odpowiednim wydziale) zapoznaje się z treścią dokumentu i przyporządkowuje dokument do spraw, które prowadzi. Jeśli dokument wszczyna nową sprawę, uŝytkownik wykonuje czynności, których efektem jest załoŝenie nowego numeru sprawy i przyporządkowanie dokumentu do tej sprawy. Tworzenie tego typu zaleŝności jest zgodne z wymogami instrukcji kancelaryjnej i procentuje w późniejszym czasie przy poszukiwaniu dokumentów, czy teŝ przy zapoznawaniu się z dokumentami danej sprawy.

14 Rysunek 12 Powiązanie pisma ze sprawą mis-partner21/urzędy posiada wbudowany słownik haseł RWA. UŜytkownik, zakładając sprawy, posługuje się słownikiem, do scharakteryzowania sprawy. Informacja klasyfikująca sprawę zgodnie z rzeczowym wykazem akt jest elementem informacyjnym przechowywanym w dokumencie sprawy. System umoŝliwia klasyfikowanie spraw według rzeczowego wykazu akt (RWA). Określenie sprawy polega na wybraniu odpowiedniej pozycji ze słownika RWA. Słownik ten w systemie mis-partner21/urzędy wykorzystywany jest w tworzeniu rejestrów numeracyjnych oraz tworzeniu widoków pozwalających grupować sprawy zgodnie z tą klasyfikacją. Symbol RWA jest zawarty w numerze sprawy.

15 Rysunek 13 Klasyfikacja sprawy zgodnie ze słownikiem RWA Uwaga: Na etapie wdraŝania systemu zawartość słownika jest weryfikowana i dostosowywana szczegółowo do potrzeb danej instytucji. Administrator ma moŝliwość aktualizacji słownika podczas eksploatacji systemu ZaleŜność pomiędzy dokumentem a sprawą moŝna zaobserwować w wielu miejscach systemu m. in: dokumenty powiązane ze sprawą, poza własnym (niepowtarzalnym) numerem, zawierają numer sprawy, pod którą są podpięte. Numery dokumentów wewnętrznych i wychodzących zawierają w sobie numer sprawy. Rysunek 14 Pismo z nadaną przez system numeracją W odpowiednich widokach sprawy są przedstawiane w sposób hierarchiczny z dokumentami

16 powiązanymi. Rysunek 15 Widok Sprawy W dokumencie Sprawa znajduje się lista dokumentów, które są powiązane ze sprawą. W tabeli mamy dostęp do podstawowych informacji o dokumentach (nr, temat, data rejestracji, itp.) oraz moŝliwość szybkiego przejścia do dokumentu, który nas w tej sprawie interesuje. Rysunek 16 Sprawa wraz z dokumentami z nią powiązanymi Kontakty W mis-partner21/urzędy jest moŝliwość pełnego odwzorowania toku prowadzonej sprawy. Nie jest to obowiązkowe, niemniej jednak moŝna w P21 sprawę uzupełniać informacjami (notatki z rozmów, ze spotkań) które mają wpływ na dalszy tok postępowania. Do tego celu słuŝy formatka pt. Notatka.

17 Rysunek 17 Przykład notatki Utworzenie odpowiedzi pismo wychodzące, szablony W mis-partner21/urzędy moŝna tworzyć korespondencję wychodzącą w powiązaniu z daną sprawą. Jeśli jest potrzeba wystosowania pisma w danej sprawie, pracownik merytoryczny tworzy w mis-partner21/urzędy nową formatkę, która będzie zawierała treść pisma wychodzącego oraz najistotniejsze informacje o tym dokumencie. Dokument powinien zostać powiązany ze sprawa, której dotyczy.

18 Rysunek 18 Pismo wychodzące - powiązanie ze sprawą W systemie mis-partner21/urzędy jest moŝliwość skorzystania z szablonów korespondencji. W przypadku korespondencji wychodzącej, wybierając odpowiednią kategorię dokumentu, uŝytkownik moŝe otrzymać w polu treść załącznik z szablonem korespondencji. Rysunek 19 Szablony pism wychodzących Uwaga: Ilość, zakres szablonów jest przedmiotem ustaleń na etapie wdroŝenia aplikacji, poza tym

19 administrator otrzymuje narzędzie, które pozwala na aktualizację i rozbudowę tych elementów w trakcie eksploatacji systemu Załącznik w polu Treść moŝna edytować otwierając bezpośrednio w mis-partner21/urzędy. Zapisanie zmian edytowanego dokumentu powoduje automatyczną aktualizację załącznika w formatce pisma wychodzącego. Rysunek 20 Pismo wychodzące - załącznik w formacie *.doc Przekazywanie dokumentu zatwierdzanie, przekazanie do wysyłki Dokumenty wychodzące zanim zostaną wysłane, zazwyczaj są kierowane do zatwierdzenia. Taką sytuację moŝna w mis-partner21/urzędy równieŝ odwzorować. Oprócz moŝliwości dekretowania i powiadamiania osób o dokumentach moŝna dokumenty kierować do zatwierdzenia do wybranej osoby. Osoba zatwierdzająca podejmuje decyzję równieŝ za pomocą przycisku Czynności. Jeszcze przed przekazaniem dokumentu osobie, która kierowała dokument do zatwierdzenia moŝna zablokować treść za pomocą przycisku Podpisz i zablokuj treść. Po podpisaniu i zatwierdzeniu dokumentu, jego treść nie moŝe juŝ być zmieniona. Wyjątkiem jest utworzenie nowej wersji dokumentu zablokowany oryginał zostaje zapamiętany, a system tworzy jako nową wersję identyczny dokument z odblokowaną treścią.

20 Rysunek 21 Zatwierdzanie dokumentu Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu, dokument wraca do osoby która skierowała dokument z prośbą o zatwierdzenie. Osoba ta otrzymuje stosowne powiadomienie za pomocą 'a w skrzynce pocztowej. Rysunek 22 Powiadomienie adresata pisma wiadomość pocztowa Drukowanie koperty, zwrotki, ksiąŝki pocztowej Przed przekazaniem dokumentu do wysyłki w mis-partner21/urzędy jest moŝliwe wydrukowanie kopert.. Na podstawie zebranych w formatkach dokumentów informacji system jest w stanie automatycznie wykonać taką czynność dla zaznaczonych przez uŝytkownika dokumentów. Jest moŝliwy wybór formatu koperty.

21 Rysunek 23 Wydruk kopert Uwaga: Administrator ma moŝliwość definiowania szablonów kopert w miarę potrzeb uŝytkowników podczas eksploatacji systemu. W kaŝdym piśmie wychodzącym znajduje się sekcja Poczta, w której moŝna określić warunki wysyłania dokumentu. Dane wpisane w tym miejscu pozwolą np. na wydruk zwrotki i ksiąŝki pocztowej. Rysunek 24 Warunki wysłania dokumentu Wydruk zwrotek dla pism wychodzących generuje się, podobnie jak w przypadku wydruku kopert, dla zaznaczonych w widoku dokumentów. Dokument pisma wychodzącego w mis-partner21/urzędy przekazuje się do wysyłki. Dla pism wychodzących pod przyciskiem Czynności jest dostępna czynność PrzekaŜ do wysyłki. Wykonanie tej czynności w P21.Urzędy pozwala usprawnić pracę w biurze podawczym. Osoba zajmująca się wysyłką korespondencji w BOI ma do dyspozycji podgląd na sytuację bieŝącą za pomocą odpowiedniego widoku w mis-partner21/urzędy, moŝe zorientować się ile i jakie dokumenty są przygotowywane przez wydziały do wysyłki. Pracownik BOI, nie ma dostępu do

22 treści dokumentów wychodzących 3.2 Korespondencja seryjna mis-partner21/urzędy posiada moduł korespondencji seryjnej. UŜytkownik systemu moŝe, na podstawie szablonu dokumentu, wygenerować wiele egzemplarzy dokumentu o tym samym numerze, właściwościach i treści z wyjątkiem danych teleadresowych, które zwykła znajdują się w nagłówku dokumentu. MoŜliwość generowania korespondencji seryjnej dotyczy zarówno pism, jak i faksów oraz 'i wychodzących. Rysunek 25 Korespondencja seryjna UŜytkownik tworzy szablon korespondencji z zaznaczeniem typu dokumenty wychodzącego: pismo, lub faks. Następnie za pomocą przycisku Twórz korespondencję uruchamia moduł, generowania korespondencji. System pyta się o szablon na podstawie którego ma stworzyć korespondencję oraz o wskazanie adresatów. UŜytkownik wskazuje adresatów posiłkując się listą z bazy adresowej. W efekcie powstaje tyle pism, ilu wybrano adresatów. KaŜde pismo ma ten sam numer i treści, natomiast róŝni się danymi adresowymi w nagłówku.

23 Rysunek 26 Dokumenty przygotowane do wysyłki ksiąŝka pocztowa BOI ma do dyspozycji dedykowany widok, w którym są prezentowane tylko dokumenty przygotowane do wysyłki. Posiłkując się tym widokiem moŝna szybko zweryfikować listę dokumentów i wydrukować ksiąŝkę pocztową lub oznaczyć dokumenty jako wysłane. W BOI jest moŝliwość automatycznego wydruku ksiąŝki pocztowej na podstawie informacji znajdujących się w formatkach pism wychodzących. MoŜna wykonać wydruk zwrotek, jeśli drukowanie zwrotek odbywa się w BOI, a nie na wydziałach. RównieŜ automatycznie są powiadamiane osoby merytoryczne o fakcie dokonania przekazania dokumentów na pocztę Dokumenty wewnętrzne W mis-partner21/urzędy moŝna rejestrować dokumenty, które dotyczą spraw wewnętrznych urzędu, tj. róŝnego rodzaje instrukcje, rozporządzenia, ogłoszenia itp.

24 Rysunek 27 Widok "dokument wewnętrzny" Sprawa i korespondencja z nią związana W efekcie prowadzonej za pomocą mis-partner21/urzędy rejestracji i obiegu korespondencji w urzędzie mamy silne narzędzie, które w usystematyzowany sposób prezentuje informacje o sprawach i dokumenty związane ze sprawami. W miarę gromadzenia dokumentów i informacji o dokumentach w systemie, zwiększają się korzyści wynikające z oszczędności czasu zwłaszcza przy poszukiwaniu dokumentów, lub generowaniu zestawień. KaŜdy z pracowników moŝe sprawdzić tok prowadzonych spraw (w miarę posiadanych uprawnień), przeczytać korespondencję dot. danej sprawy, sprawdzić na jakim etapie załatwienia jest dany dokument lub kto się w danej chwili tym dokumentem zajmuje. Ilość i zakres dostępności do informacji i dokumentów zaleŝy od uprawnień, moŝe być tak, Ŝe pracownik, który nie ma nic wspólnego ze sprawą nie widzi jej w systemie i nie ma dostępu do treści dokumentów związanych ze sprawą. Niemniej jednak kaŝdy z pracowników moŝe dostać się do podstawowych informacji o dokumentach zarejestrowanych w urzędzie, tj. moŝe odszukać dokumenty według numeru dokumentu lub nazwiska petenta, czy nazwy firmy i sprawdzić na jakim etapie załatwiania jest dokument i kto w danej chwili jest odpowiedzialny.

25 Rysunek 28 Dokumenty w BOI posortowane wg kontrahenta Taki podręczny widok pozwala na szybką reakcję np. na telefon od petenta z zapytaniem o stan załatwienia jego pisma. Nawet pracownik urzędu, który nie ma nic wspólnego z daną sprawą, moŝe sprawdzić czy dokument jest załatwiony, kto tym dokumentem aktualnie się zajmuje i ewentualnie przekierować rozmowę do pracownika, który jest najbardziej zorientowany w sprawie (odpowiedzialny za dokument) Jeśli dany pracownik ma odpowiednie uprawnienia, to moŝe otworzyć dokument i dokładniej zorientować się w sytuacji. PoniewaŜ dokument jest powiązany z numerem sprawy, łatwo moŝe przejść do formatki i zapoznać się z informacją o sprawie i przejrzeć dokumenty z nią związane.

26 Rysunek 29 Dokument powiązany ze sprawą Przeglądanie bazy, wyszukiwanie dokumentów Interfejs bazy dokumentów mis-partner21/urzędy umoŝliwia przeglądanie korespondencji w wielu widokach (zestawieniach). Posługując się menu głównym i zestawem widoków, moŝna szybko dostać się do grupy poszukiwanych dokumentów. W widoku są zawsze prezentowane najbardziej istotne informacje o dokumentach. Aby zapoznać się ze szczegółami i treścią dokumentu, naleŝy kliknąć dwukrotnie na wybranym wierszu to spowoduje otwarcie dokumentu w pełnym ekranie. KaŜdy uŝytkownik moŝe dostosować dany widok do własnych potrzeb. Istnieje moŝliwość przestawiania kolumn. Jeśli dla danej osoby bardziej istotne są informacje znajdujące się w np. ostatniej kolumnie, moŝe metodą drag-and-drop przenieść kolumnę na lepiej widoczne miejsce. Zazwyczaj w widokach jest moŝliwość dodatkowego sortowania według wybranej kolumny. Klikając na nagłówku wybranej kolumny, uŝytkownik powoduje przesortowanie widoku według właśnie tej kolumny. W kaŝdym widoku jest moŝliwość wyszukiwania danych wpisując frazę, która poszukujemy w kolumnie według której jest widok posortowany

27 Rysunek 30 Wyszukiwanie danych w widoku Najbardziej zaawansowanym sposobem wyszukiwania dokumentów jest tzw. wyszukiwanie pełnotekstowe. W odpowiednim polu uŝytkownik moŝe pisać słowa, lub fragmenty słów, które mechanizm wyszukiwania uwzględni przy przeszukiwaniu bazy. W efekcie zostaną zaprezentowane w widoku tylko te dokumenty, które zawierają wpisane przez uŝytkownika słowa niezaleŝnie od tego czy widoczne są w widoku, czy ukryte np. w treści dokumentu Rysunek 31 Wyszukiwanie pełnotekstowe Dla ułatwienia wyszukiwania dokumentów o naturze urzędowej, został przygotowany kolejny mechanizm wyszukiwania dokumentów w postaci dedykowanej formatki. Za pomocą opcji w menu głównym Wyszukaj, mamy do dyspozycji formatkę, w której moŝna określić dokładnie zakres poszukiwanych dokumentów

28 Rysunek 32 Wyszukiwanie dokumentów urzędowych wg określonych kryteriów Rejestry, raporty, wydruki W niektórych wydziałach, zwłaszcza w duŝych instytucjach oprócz ogólnego rejestru korespondencji są prowadzone rejestry dla charakterystycznych typów korespondencji, np. rejestr skarg, rejestr uchwał, rejestr wydanych upowaŝnień i pełnomocnictw, rejestr umów inwestycyjnych. Aby dokument (przychodzący, wewnętrzny lub wychodzący) zaistniał w danym rejestrze, uŝytkownik przy tworzeniu wybiera odpowiednią kategorię dokumentu. Kategoria zawiera informacje, na podstawie, których moŝna dokument przyporządkować do odpowiedniego rejestru. Ponadto w formatce dokumentu, poniŝej pola treść, pojawiają się dodatkowe pola charakterystyczne dla danego rejestru te pola są odpowiednikami kolumn w rejestrze. Na podstawie odpowiednio uzupełnionej formatki dokumentów, moŝna w kaŝdej chwili wygenerować raport, który zaprezentuje zawartość rejestru.

29 Rysunek 33 Pismo wychodzące z widokiem pól do przygotowania raportu Wydruk rejestru moŝna uzyskać w module Raporty. Oprócz generowania wybranych rejestrów, moduł umoŝliwia tworzenie róŝnego rodzaju zestawienia, niekoniecznie związane z prowadzonymi rejestrami korespondencji, np. zestawienia liczbowe spraw przeterminowanych prowadzonych w danym wydziale, lub listę tych spraw z najwaŝniejszymi o nich informacjami Baza raportów moŝe być wykorzystywana do generowania raportów na podstawie informacji o dokumentach znajdujących się w ich formatkach. Baza raportów składa się z trzech modułów: 1) definicje raportów 2) definicje wyglądu raportów 3) wygenerowane raporty UŜytkownik ma do dyspozycji trzeci moduł, w którym będzie mógł przeglądać gotowe raporty i generować nowe.

30 Rysunek 34 Tworzenie raportów Grupowanie w teczki, spisy zdawczo-odbiorcze W aplikacji mis-partner21/urzędy dokumenty Spraw wraz z zawartością merytoryczną mogą być grupowane w jednostki wyŝszego rzędu jakimi są teczki. Teczki grupują sprawy określonych typów. KaŜdy uŝytkownik odpowiedzialny za obsługę merytoryczną spraw ma moŝliwość utworzenia nowej teczki (za pomocą przycisku Nowy dokument) lub skorzystania z juŝ istniejących, aby grupować wybrane sprawy. Numeracja teczek zawiera symbol biura w którym teczka została załoŝona i typy spraw (określone według RWA) które będzie zawierała.

31 Rysunek 35 Grupowanie spraw w teczki Aby przypisać sprawę teczce, w odpowiednim widoku spraw naleŝy zaznaczyć sprawę lub wiele spraw, które chcemy dołączyć, następnie za pomocą przycisku PowiąŜ z teczką wybrać tą teczkę, która nas interesuje. Rysunek 36 Powiązanie sprawy z teczką W wyniku tych działań, w dokumencie sprawy pojawią się dodatkowe informujące o teczce, do której sprawa została przyporządkowana:

32 Rysunek 37 Uzupełnione pola w widoku "Sprawa" System umoŝliwia sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego spraw przekazywanych do archiwum. Dokument spisu tworzy się za pomocą przycisku Nowy dokument. Aby powiązać sprawę ze spisem, naleŝy posłuŝyć się przyciskiem w odpowiednim widoku. Wydruk spisu zdawczoodbiorczego tworzy się za pomocą przycisku Drukuj system posiłkuje się szablonem Rysunek 38 Spis zdawczo-odbiorczy przygotowanym w formacie MS Word Uprawnienia do baz, dokumentów, baza statusów Dostęp do nowoutworzonego dokumentu ma tylko osoba, która ten dokument rejestruje. Uprawnienia mogą być poszerzane w sposób ręczny, przez tą osobę lub automatyczny, wynikający

33 z obiegu, wybranej kategorii i konfiguracji uŝytkownika w Katalogu systemu (profil uŝytkownika). Zmiany w uprawnieniach według standardu: uŝytkownik ma do dyspozycji zakładkę Prawa do dokumentu, w którym moŝe zmieniać uprawnienia na poziomie czytelnika, redaktora i managera: Czytelnik uŝytkownik ma tylko moŝliwość zapoznania się z treścią dokumentu, nie moŝe dokumentu edytować. Redaktor uŝytkownik oprócz moŝliwości czytania moŝe edytować zawartość dokumentu. MenadŜer uŝytkownik oprócz posiadania praw jakimi dysponuje redaktor ma moŝliwość zmiany uprawnień do tego dokumentu innym uŝytkownikom Dodatkowo dostęp do czynności (przycisk Czynności) ma tylko osoba, która jest wymieniona w Rysunek 39 Nadawanie uprawnień polu Odpowiedzialny. Zmiany uprawnień wynikające z obiegu. W wyniku wykonania dekretacji, zmienia się osoba odpowiedzialna za dokument. Nowa osoba odpowiedzialna jest dopisywana do redaktorów i managerów. Poprzednia osoba (która dekretowała dokument) jest usuwana z grup redaktorów i managerów i pozostaje tylko czytelnikiem (czyli po dekretacji moŝe tylko obserwować co z dokumentem dzieje się w firmie, nie moŝe go modyfikować) Osoby, które powiadomiono o dokumencie są automatycznie dopisywane do czytelników: według kategorii W wyniku określenia dokumentu daną kategorią, uprawnienia mogą zostać dodatkowo rozszerzone, np. jeśli pismo przychodzące zostanie opatrzone kategorią faktura, to do grupy czytelników zostaną dodane osoby z działu księgowości. według profilów Dla kaŝdego uŝytkownika moŝe zostać zdefiniowany zestaw czytelników, redaktorów i managerów, którzy automatycznie dopiszą się do uprawnień dokumentu, który dana osoba (dla której został stworzony profil) utworzyła lub otrzymała w wyniku dekretacji Historia dokumentu, wersyjność, komentarze, usuwanie Historia dokumentu Do kaŝdego dokumentu w mis-partner21/urzędy automatycznie jest tworzona historia. W historii są rejestrowane wszystkie działania na dokumencie dokonane przez uŝytkowników systemu. KaŜdy wpis do historii zawiera informację kto, kiedy i co robił w danym dokumencie oraz ewentualny komentarz uŝytkownika zamieszczony przy wykonywaniu czynności (np. dekretacji).

34 Rysunek 40 Zapis historii dokumentu Wersyjność UŜytkownik ma moŝliwość poprawiania dokumentu. Niemniej jednak w przypadku zablokowania treści dokumentu lub gdy istnieje potrzeba zachowania poprzedniej treści dokumentu, uŝytkownik powinien utworzyć nową wersję dokumentu za pomocą przycisku Wersyjność. Zaletą postępowania w ten sposób jest zachowanie poprzedniej zawartości tego samego dokumentu (o tym samym numerze). Wszystkie poprzednie wersje dokumentu będą dostępne z poziomu dokumentu obowiązującego.

35 Rysunek 41 Wersje dokumentu Komentarze Za pomocą przycisku Komentarze moŝna tworzyć i przeglądać komentarze dotyczące bieŝącego dokumentu. Okno Komentarze słuŝy do powiadamiania o dokumencie oraz wpisania komentarza do powiadomienia. W celu wpisania nowego komentarza i wysłania powiadomienia naleŝy zaznaczyć opcję Nowy komentarz. Następnie naleŝy uzupełnić pola Tytuł i Treść i kliknąć przycisk Zapisz.

36 Rysunek 42 Komentarz do dokumentu Komentarz moŝna wysłać do osoby zainteresowanej. W tym celu naleŝy wcisnąć Wyślij i wybrać adresata z Listy. Rysunek 43 Wysyłanie komentarza W celu przeglądania treści komentarzy naleŝy zaznaczyć myszką opcję Przeglądaj komentarze. Przyciski oznaczone znakami większości i mniejszości umoŝliwiają przeglądanie kolejnych

37 komentarzy w przód i w tył. Przycisk oznaczony trzema kropkami umoŝliwia wyświetlenie okna Wszystkie komentarze zawierającego widok wszystkich komentarzy identyfikowanych po tytule komentarza. W widoku moŝna zaznaczyć myszką wybrany komentarz i kliknąć przycisk OK. co powoduje wyświetlenie się wybranego komentarza. Usuwanie UŜytkownicy będą mieli moŝliwość usunięcia dokumentu za pomocą odpowiedniego przycisku. Okno zostaje wyświetlone po uruchomieniu przycisku kosza. Wpisanie powodu usuwania dokumentu jest konieczne do jego usunięcia. Dokument usunięty znika z widoku, ale jest do odzyskania przez administratora. Rysunek 44 Usuwanie dokumentu Podpis elektroniczny W systemie obiegu elektronicznych dokumentów podpis elektroniczny pełni bardzo waŝną rolę. Przede wszystkim zabezpiecza elektroniczny dokument przed nieautoryzowanymi zmianami i gwarantuje niezmienność dokumentu od momentu jego podpisania. Oznacza to, Ŝe kaŝdy uŝytkownik korzystający z danego dokumentu moŝe przed jego przetwarzaniem sprawdzić, czy jest on wiarygodny. Ponadto dokument opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie miał taką samą moc prawną jak dokument papierowy z własnoręcznym podpisem autora. Dzięki temu dokumenty będą mogły funkcjonować jedynie w postaci elektronicznej, bez konieczność przechowywania dokumentów w postaci papierowej. Dokumenty w postaci elektronicznej (załączniki) opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym są obsługiwane przez mis-partner21/urzędy Współpraca z BIP System jest przystosowany do współpracy z Biuletynem Informacji Publicznej. Informacje, które mają być przekazywane na stronę BIP są przesyłane w formacie HTML.