System PROGMATE DOCs stanowi rozwiązanie, które usprawnia działanie administracyjne przedsiębiorstwa. MARCIN PROŃCZUK.

Transkrypt

1

2 CEL: prawdziwy porządek!prezes Zarządu Funkcjonowanie przedsiębiorstwa wymaga tworzenia i przechowywania wielu, różnego rodzaju dokumentów. Większość procesów biznesowych związana jest z ich przepływem. Tworzenie, edytowanie oraz przechowywanie dokumentów, w sposób właściwy, to skomplikowany proces. Jego efektem mogą być nieoczekiwane problemy, wiążące się często z poważnymi konsekwencjami dla funkcjonowania danej organizacji. System PROGMATE DOCs stanowi rozwiązanie, które usprawnia działanie administracyjne przedsiębiorstwa. MARCIN PROŃCZUK 1 Wprowadzenie

3 Budowa systemu PROGMATE DOCs jest nowoczesnym systemem o budowie modułowej. System PROGMATE DOCs składa się z następujących modułów: zarządzanie dokumentami rdzeń systemu, który umożliwia zarządzanie dokumentami, ich przechowywanie oraz wyszukiwanie, magazyn łączy dokumenty z ich fizycznym miejscem przechowywania, poczekalnia zarządza kanałami, przez które dokumenty są wprowadzane do systemu, workflow odpowiada za obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, integracja umożliwia łączenie dokumentów z danymi z innych systemów. Interakcja między modułami a rdzeniem Budowa systemu 2

4 Rozwiązania systemowe w pigułce Znalezienie dokumentu nie musi oznaczać przeszukiwania stosu segregatorów! Codzienna praca z dokumentami zajmuje dużo czasu. Czasochłonne jest zwłaszcza znalezienie tego jednego, potrzebnego. Zwykle powoduje to konieczność wielokrotnego, aż do skutku, przekładania przepełnionych segregatorów. A można to zrobić w dużo łatwiejszy sposób... System PROGMATE DOCs gwarantuje szybki dostęp do dokumentów. Każdy z nich posiada opis, zawierający określone informacje, tzw. metadane. Są one wykorzystywane do kategoryzacji oraz wyszukiwania dokumentów. Składają się na nie: klasy dokumentów, które są definiowane przez administratora systemu np.: umowa, faktura itd., unikatowy numer dokumentu, który nadawany jest wszystkim dokumentom w obrębie systemu i służy również jako kod kreskowy, tytuł dokumentu, który jest obowiązkowy i zwiększa jego czytelność, atrybuty dokumentów, które są definiowane przez administratora i dodatkowo opisują dokumenty np.: data wystawienia faktury data, podpisana umowa wartość logiczna (tak, nie), słowa kluczowe, które pobierane są automatycznie z dokumentów poprzez OCR i charakteryzują zawartość treści danego dokumentu, słowa kluczowe, które może dodać użytkownik, aby ułatwić sobie wyszukiwanie dokumentów. Każdy program jest tylko na tyle dobry na ile jest przydatny. 3 Rozwiązania systemowe w pigułce

5 Szybki dostęp do dokumentów to bardziej efektywna praca. System jest wyposażony w dwa typy wyszukiwania: proste i zaawansowane, umożliwiające równoczesne korzystanie z wielu kryteriów. WYSZUKIWANIE PROSTE pozwala na znalezienie dokumentów, posługując się numerem, tytułem oraz słowami kluczowymi, np.: kiedy po dwóch latach szukamy umowy licencyjnej, pamiętając jedynie, że pojawiły się w niej słowa PROGMATE DOCs, to wpisujemy w stosowne pole wyszukiwania wyrazy, które zapamiętaliśmy. System odnajduje wtedy dokumenty zawierające te pojęcia. WYSZUKIWANIE ZAAWANSOWANE jest bardziej kompleksowe. Umożliwia znalezienie dokumentów korzystając z takich parametrów jak: numer, tytuł, słowa kluczowe, słowa kluczowe użytkownika, szablon, klasa, nazwa pliku, data utworzenia, data ostatniej zmiany, osoba zmieniająca ostatnio dokumenty, osoba blokująca dokumenty, zablokowane dokumenty oraz katalog i podkatalogi. Wyszukiwanie przy użyciu słów kluczowych dopuszcza stosowanie wyrażeń typu or, and, and not, cudzysłowu i nawiasów. Tak definiowane wyrażenia pozwalają odnaleźć dokumenty dzięki kilku znajdującym się w nich słowach. Dodatkowo każdy z modułów systemu wnosi opcje wyszukiwania, które są udostępnione w wyszukiwarce. Rozwiązania systemowe w pigułce 4

6 Korespondencja papierowa? To nie problem. System PROGMATE DOCs oferuje możliwość wielokanałowego wprowadzania dokumentów, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Wśród przygotowanych rozwiązań znajdują się te, z których na co dzień korzystają przedsiębiorstwa. Dokumenty można wprowadzać do systemowej poczekalni w formie plików, wykorzystując urządzenia wielofunkcyjne, skanery, faksy nowej generacji oraz firmowe skrzynki . Z wprowadzonych do poczekalni plików tworzy się dokumenty, które przechowywane są w elektronicznym repozytorium. PROGMATE DOCs jest zintegrowany z OCR, który umożliwia analizę dokumentów w różnych językach przy jednoczesnym, automatycznym pobieraniu słów kluczowych oraz stwarza możliwość konwersji (np.: z pdf na doc) podczas wprowadzania do systemu. Dodatkowo system umożliwia opisanie dokumentów wcześniej zdefiniowanymi metadanymi, takimi jak: klasa dokumentu (np.: umowa), tytuł, atrybuty. Każdy dokument trafia do elektronicznego repozytorium, co pozwala na zapoznanie się z nim bez konieczności szukania wersji papierowej. Repozytorium oferuje drzewiastą strukturę katalogów, która porządkuje zawarte zasoby zgodnie z zasadami przyjętymi w przedsiębiorstwie. Ponadto dla każdego z katalogów można ustawić uprawnienia odczyt, zapis i administrację. Każdy dokument otrzymuje niepowtarzalny numer, który można umieścić w formie etykiety z kodem kreskowym na oryginale, jeśli będzie przechowywany w magazynie. System oferuje unikalne rozwiązanie, które pozwala na powiązanie elektronicznego dokumentu z papierowym odpowiednikiem, umieszczonym w tzw. pozycji magazynowania. Takie rozwiązanie w znakomity sposób upraszcza zlokalizowanie papierowej wersji dokumentu. Wejście dokumentów do systemu 5 Rozwiązania systemowe w pigułce

7 Dokument znalazł się w systemie i co dalej? Obieg dokumentacji w większości firm należy do najbardziej skomplikowanych procesów. Pracownicy często nie orientują się, jak powinien być on zorganizowany, by działać zgodnie z normatywami. Nie znając zasad, nie przestrzegają ich. System PROGMATE DOCs dostarcza narzędzia do wprowadzenia prostych i jasnych procedur dotyczących obiegu dokumentacji i zarządzania nią. Dodatkowo pozwala na kontrolowanie terminowego załatwiania spraw. System wyposażony został w przejrzysty edytor, dzięki któremu użytkownik projektuje procesy obiegu dokumentacji. Mają one charakter diagramu punktowego. Diagram przedstawia wszystkie czynności, których dokonuje się na dokumentach. Można na nim prześledzić obieg dokumentu od pierwszej do ostatniej fazy. Każdy z uczestników procesu jest informowany o oczekujących zadaniach za pomocą stosownego widoku. Wykonując zadanie pracownik może obserwować cały diagram oraz śledzić drogę obiegu dokumentu. Zadania, które mają narzucony, konkretny termin wykonania, są zaznaczone na liście kolorami, które wraz z upływem czasu ulegają zmianie. Taka organizacja procesu wymusza dotrzymanie terminów, a system w czytelny sposób informuje o upływie czasu. Wpływa to na przejrzystość procedur dotyczących obiegu dokumentów oraz jakość ich realizacji. Dodatkowym atutem PROGMATE DOCs jest możliwość automatycznego wykonywania zdefiniowanych zadań np.: stworzenie nowego dokumentu i uruchomienie dla niego procesu, przeniesienie dokumentu do innego folderu. Przed wdrożeniem systemu Po wdrożeniu PROGMATE DOCs Rozwiązania systemowe w pigułce 6

8 A w dokumentach ciągle zmiany, poprawki... Dokumentacja powstająca w przedsiębiorstwie jest zapisem jego działalności i podlega ciągłym zmianom. W przypadku dokumentacji papierowej kontrolowanie zmian, które zostały naniesione na dokument, jest czasochłonne i wymaga zachowania dyscypliny. Odstępstwo od przyjętych zasad powoduje, że ustalenie autora zmian okazuje się trudne, a często wręcz niemożliwe. Rozwiązaniem jest wprowadzenie systemu, który umożliwi pełną kontrolę nad kolejnymi wersjami dokumentu. W systemie PROGMATE DOCs każda dokonana i zapisana zmiana skutkuje utworzeniem nowej wersji dokumentu, która zawiera informację o autorze zmian. Wszystkie wersje dostępne są w historii wersji dokumentu. W przypadku stwierdzenia błędów, zawsze istnieje możliwość przywrócenia poprzednich wersji. Dzięki takiej organizacji wersjonowania, kontrolowanie wszelkich zmian związanych z dokumentem jest proste i skuteczne. Wprowadza to ważny dla zarządzania jakością dokumentacji ład oraz osobistą odpowiedzialność za zmiany w niej dokonane. W systemie dostępna jest historia zmian dokumentu, w której zapamiętywane są wszystkie operacje dotyczące dokumentu, wśród nich zmiany metadanych, np.: atrybutów, tytułu itd., które zapisywane są wraz z wartościami i informacją o osobie dokonującej zmiany. Wersjonowanie 7 Rozwiązania systemowe w pigułce

9 Nad papierem również trzeba zapanować! Idea korzystania wyłącznie z dokumentacji elektronicznej jest decyzją słuszną, jednak regulacje prawne nakładają na przedsiębiorstwa konieczność przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Magazyny i archiwa są zapełnione niezliczoną ilością segregatorów z dokumentami. W przedsiębiorstwach wielokrotnie dochodzi do ich zagubienia. Najczęstszą przyczyną takiego stanu rzeczy jest wymiana dokumentów pomiędzy pracownikami. Utrudnia to, a czasami wręcz uniemożliwia ich odnalezienie. System PROGMATE DOCs został zaprojektowany, aby uniknąć takich sytuacji. W systemie stworzono organizację fizycznych magazynów, w których przechowuje się papierowe oryginały oraz opracowano mechanizm wysyłek, za pomocą których użytkownicy przekazują między sobą dokumenty. Proponowana funkcjonalność umożliwia śledzenie procesu wysyłki oraz jego kompletności. Dużym ułatwieniem jest możliwość skorzystania z generowanych automatycznie przez system kodów kreskowych, którymi dokumenty są oznaczone. Eliminuje to błędy oraz przyspiesza wybranie właściwych pozycji z magazynu. Dopełnieniem procesu jest pokwitowanie odbioru przez adresata, które automatycznie zmienia pozycję magazynowania dokumentów, wchodzących w skład wysyłki. Ponadto w magazynie istnieje możliwość nadawania uprawnień do pozycji magazynowania (odczyt, zapis, administracja). Wprowadzenie systemu PROGMATE DOCs pozwala zmniejszyć powierzchnię magazynowania, a co się z tym wiąże, obniżyć koszty lokalowe. Po zeskanowaniu można zniszczyć dokumenty, których przechowywanie w papierowym oryginale nie jest konieczne z punktu widzenia organizacji przedsiębiorstwa, gdyż w dowolnym momencie dostępne będą one w systemie informatycznym. Proces wysyłki Rozwiązania systemowe w pigułce 8

10 Wygoda korzystania z wielu aplikacji. W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa bierze udział wiele programów i narzędzi informatycznych, które nie są zintegrowane. W dużej mierze ogranicza to automatyzację pracy. PROGMATE DOCs w ramach systemu oferuje zintegrowane narzędzia do edycji dokumentów. Współpracuje z zewnętrznymi pakietami biurowymi, takimi jak: Microsoft Office i Open Office z poziomu interfejsu użytkownika. Dodatkowo system zintegrowany jest z pakietem Acrobat Reader oraz innymi edytorami i narzędziami do przeglądania dokumentów. Pozwala to również na przeglądanie i edytowanie dokumentów bez konieczności stosowania różnych aplikacji. Edycja dokumentu odbywa się poprzez zablokowanie go do edycji w elektronicznym repozytorium, naniesienie na niego zmian oraz zapisanie ich wraz z komentarzem. Dokument w tym samym czasie może być zablokowany do edycji tylko przez jedną osobę. Wspomaga to utrzymanie porządku w prowadzeniu dokumentacji. System kontroluje jednocześnie zmiany w treści dokumentów, przechowując ich kolejne wersje. Integracja z pakietami biurowymi 9 Rozwiązania systemowe w pigułce

11 Systemy informatyczne rozmawiają ze sobą. Firmy prowadząc swoją działalność, współpracują z wieloma podmiotami, np.: kontrahentami. W celu systematyzowania takiego rodzaju danych tworzy się różnego rodzaju bazy teleadresowe, zbiera się wizytówki itp. Rzadko się jednak zdarza, aby wszystkie potrzebne dane zebrane zostały w jednym miejscu. System PROGMATE DOCs posiada moduł integracji, który umożliwia powiązanie dokumentów z danymi pochodzącymi z innych systemów, wykorzystywanych w firmie (są to tzw. rekordy zewnętrzne). Wśród takich danych mogą znajdować się informacje np.: o kontrahentach, pacjentach, pracownikach itp. W module tym importowane są dane w postaci plików (XML, CSV, czysty tekst), technologii Web Services lub bezpośredniej integracji z bazami danych. Moduł integracji pozwala importować dane lub tworzyć własne, które będą podlegać edycji. PROGMATE DOCs traktuje w taki sam sposób dane pochodzące z innych systemów, jak dane wewnętrzne. Dzięki temu możliwe jest wyszukiwanie dokumentów poprzez powiązane z nimi dane zewnętrzne. Integracja danych zewnętrznych Rozwiązania systemowe w pigułce 10

12 Zestawienie funkcji systemu Zarządzanie dokumentami Katalogi: tworzenie i zarządzanie drzewiastą strukturą katalogów w elektronicznym repozytorium, zarządzanie uprawnieniami do katalogów odczyt, zapis, administracja. Operacje na dokumentach: dodawanie dokumentów z systemu plików i na bazie szablonów, dodawanie szablonów dokumentów np.: listownik, dodawanie i zarządzanie plikami składowymi dokumentów, możliwość tworzenia dokumentów z plików o różnych rozszerzeniach. Atrybuty: nadawanie nazwy atrybutom,» wybieranie klasy, do której ma należeć dany atrybut, nadawanie typu atrybutu: lista, tekst, data, data z czasem, wartość logiczna, liczba, tekst długi, nadawanie wymagalności atrybutu, nadawanie uprawnień do uzupełnienia atrybutu, nadawanie wartości domyślnej dla atrybutu. Edycja: wbudowany edytor do otwierania i edycji dokumentów, obsługiwanie przez zintegrowany edytor programów pakietów biurowych Open Office i Microsoft Office, zapisywanie w historii dokumentu wszystkich zmian. Wersjonowanie: zapisywanie w historii wersji, kolejnych wersji dokumentu, przywracanie starszych wersji dokumentu, eksportowanie dokumentów do systemu plików. Rozszerzone właściwości: zintegrowany moduł OCR do automatycznej ekstrakcji słów kluczowych z dokumentów w różnych językach, zintegrowany pakiet Acrobat Reader, dodawanie słów kluczowych użytkowników do dokumentów, tworzenie i zarządzanie powiązaniami między dokumentami, nadawanie skonfigurowanych atrybutów i zarządzanie nimi w obrębie dokumentów, dodawanie notatek do dokumentów, dodawanie i zarządzanie rekordami zewnętrznymi, przypisanymi do dokumentów np.: kontrahent, kontrola zmian zachodzących w dokumentach (historia zmian dokumentu). Wyszukiwanie: wyszukiwanie dokumentów według jednego lub kilku kryteriów, wyszukiwanie proste poprzez: numer dokumentów, tytuł dokumentów, słowa kluczowe, wyszukiwanie zaawansowane poprzez: numer dokumentu, tytuł dokumentu, słowa kluczowe, słowa kluczowe użytkownika, klasę dokumentu, nazwę pliku, datę utworzenia, datę ostatniej zmiany, osobę blokującą dokument, umieszczenie w katalogu, wyszukiwanie zaawansowane atrybuty dokumentu: wyszukiwanie przy użyciu skonfigurowanych atrybutów, opisujących dokumenty. Współpraca z pocztą elektroniczną: import i przeglądanie wiadomości , możliwość tworzenia dokumentów z wiadomości , wysyłka dokumentów na adres . Drukarka i czytnik kodów kreskowych: drukowanie kodów kreskowych dla dokumentów, wyszukiwanie dokumentów w repozytorium za pomocą czytnika kodów kreskowych. Funkcje administracyjne: tworzenie grup użytkowników i zarządzanie nimi, tworzenie i zarządzanie użytkownikami systemu, integracja za pomocą LDAP, tworzenie klas dokumentów i zarządzanie nimi, tworzenie i zarządzanie dowolnie skonfigurowanymi atrybutami dokumentów, tworzenie i zarządzanie różnorodnymi powiązaniami między dokumentami, trwałe usuwanie lub odtwarzanie dokumentów usuniętych przez użytkowników, kontrolowanie zmian dokumentów, dokonanych przez użytkowników, kontrolowanie zawartości elektronicznego repozytorium, zarządzanie kontami użytkowników systemu. 11 Zestawienie funkcji systemu

13 Magazyn Pozycje magazynowania: tworzenie i zarządzanie drzewiastą strukturą w elektronicznym magazynie, modelowanie struktury firmy poprzez magazyn podział na budynki, pokoje, szafy np.: Budynek główny Sekretariat Sejf 2 Półka 4 Segregator C01, zarządzanie uprawnieniami do korzystania z pozycji magazynowania odczyt, zapis, administracja. Operacje na dokumentach: umieszczanie dokumentów w pozycji magazynowania, zarządzanie dokumentami umieszczonymi w pozycjach magazynowania, wyszukiwanie dokumentów w magazynie z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych, śledzenie i kontrolowanie przemieszczania się papierowych dokumentów poprzez historię zmian w dokumencie, szybkie przenoszenie się do elektronicznego repozytorium, np. w celu edycji dokumentu. Wysyłki: zarządzanie wzajemnym przekazywaniem dokumentów między użytkownikami, kontrolowanie odpowiedzialności za dokument, automatyzacja pracy wykorzystanie czytnika kodów kreskowych przy tworzeniu i odbieraniu wysyłek, wyszukiwanie wysyłek przy wykorzystaniu jednego lub kilku kryteriów, wyszukiwanie wysyłek przy wykorzystaniu informacji o ich nazwie, stanie, w jakim się znajdują (w trakcie wysyłki, niekompletne, anulowane, odebrane, zweryfikowane), dacie lub zakresie dat. Wyszukiwanie: wyszukiwanie dokumentów przy użyciu jednego lub wielu kryteriów, wyszukiwanie zaawansowane magazyn: poprzez pozycję magazynowania lub pozycję magazynowania z podpozycjami. Funkcje administracyjne: kontrolowanie zawartości magazynu, kontrolowanie wysyłek dokumentów. Poczekalnia Źródła plików: skanowanie poprzez skaner lub urządzenie wielofunkcyjne, automatyczne pobieranie faksów do systemu. Operacje na plikach: zarządzanie plikami w obrębie poczekalni, tworzenie dokumentów z plików. Rozszerzone właściwości: zintegrowany moduł OCR do ekstrakcji automatycznych słów kluczowych z plików w różnych językach, dodawanie słów kluczowych użytkowników dla plików. Funkcje administracyjne: tworzenie i zarządzanie dowolną ilością poczekalni, kontrolowanie zawartości poczekalni. Możliwości konfiguracyjne: zdefiniowanie innego systemu produkującego dokumenty jako źródła plików. Integracja Podstawowa funkcjonalność: synchronizacja z innymi systemami zawierającymi dane typu: kontrahent, pacjent itd. Źródła rekordów zewnętrznych: dane importowane z plików np. XML, dane importowane z baz danych lub poprzez wykorzystanie technologii Web Services, tworzenie rekordów wewnątrz systemu. Operacje: zarządzanie bazą rekordów w systemie, powiązanie dokumentów z rekordami. Wyszukiwanie: wyszukiwanie dokumentów przy wykorzystaniu jednego lub kilku kryteriów, wyszukiwanie zaawansowane rekordy zewnętrzne: poprzez klasę rekordu i wybrane pole zdefiniowane dla klasy oraz jego wartość. Możliwości konfiguracyjne: dowolna definicja pól w rekordzie, wykorzystywanie innego źródła importu. Zestawienie funkcji systemu 12

14 Workflow Podstawowa funkcjonalność: kontrolowanie terminowości załatwiania spraw, kontrolowanie procesu obiegu i jego historii, kontrolowanie i zarządzanie wszystkimi procesami, które zachodzą równocześnie w firmie. Definicje procesów: tworzenie i zarządzanie definicjami procesów dla klas dokumentów w firmie, graficzne przedstawienie obiegu dokumentów (składające się ze stanów, tranzycji i akcji), edytor graficzny utworzony w celu definiowania procesów, wersjonowanie definicji procesów, aktywowanie, dezaktywowanie i usuwanie definicji procesów. Stany: stany konfigurowane przez administratora, możliwość określenia punktów zatrzymania dokumentu w procesie, możliwość ustawienia maksymalnego czasu, w jakim dokument może przebywać w danym stanie. Tranzycje: tranzycje możliwe do zdefiniowania przez administratora podczas tworzenia graficznej definicji procesu, tworzenie zadań do wykonania dla użytkownika, zastosowanie systemu uprawnień dla grup upoważnionych do wykonywania zadania. Akcje: możliwość wyboru automatycznie wykonywanych czynności w trakcie procesowania dokumentów, akcje definiowane dla każdej tranzycji, typy dostępnych akcji: przeniesienie dokumentu do katalogu, stworzenie nowego dokumentu, stworzenie nowego dokumentu i uruchomienie dla niego procesu, uruchomienie procesu, zmiana klasy dokumentu. Zadania: systemowe przydzielanie zadań do wykonania zgodnie z procesem obiegu dokumentacji, rezerwacja zadań dla uczestników procesu, automatyzacja wykonywania czynności związanych z dokumentacją, kolorystyczne wyróżnienie czynności, na wykonanie których został wyznaczony określony czas, umożliwienie śledzenia obiegu dokumentów przez diagramy procesów, wymuszanie uzupełnienia wymaganych informacji (atrybutów) związanych z dokumentem. Wyszukiwanie: wyszukiwanie dokumentów przy wykorzystaniu jednego lub kilku kryteriów, wyszukiwanie zaawansowane procesy: szukanie poprzez informacje o klasie dokumentu, procesie, wersji procesu, stanie, nazwie stanu, zakresie czasowym uruchomienia procesu, zakresie czasowym ostatniej zmiany, użytkowniku uruchamiającym proces, procesie zakończonym, anulowanym, aktywnym, aktywnym po terminie. Podsumowanie modułów PROGMATE DOCs: zarządzanie dokumentami rdzeń systemu, który umożliwia zarządzanie dokumentami, ich przechowywanie oraz wyszukiwanie, magazyn łączy dokumenty z ich fizycznym miejscem przechowywania, poczekalnia zarządza kanałami, przez które dokumenty są wprowadzane do systemu, workflow odpowiada za obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, integracja umożliwia łączenie dokumentów z danymi z innych systemów. 13 Zestawienie funkcji systemu

15 Architektura systemu PROGMATE DOCs działa w oparciu o architekturę wielowarstwową, w której strefa serwisów umieszczona jest na serwerze aplikacyjnym, współpracującym z serwerem bazy danych. Warstwa klienta końcowego współpracuje natomiast z serwerem aplikacji. Serwery aplikacji oraz baz danych mogą być uruchamiane na różnych serwerach i na różnej architekturze sprzętowej. W każdej z tych warstw istnieje możliwość skalowania warstwy serwerów z pojedynczych maszyn na grupy serwerów tworzących w ten sposób klastry. Ma to na celu obsługę większej ilości danych i użytkowników oraz zapewnienie niezawodności rozwiązania (ang. High Availability Clusters). Do wytworzenia aplikacji serwera oraz klienta została wykorzystana Java Enterprise (ang. JEE). Zastosowanie innowacyjnych technologii pozwoliło na obsługę większości nowoczesnych baz danych. Poprzez zastosowanie architektury SOA (ang. Service Oriented Architecture) oraz Web Services po stronie serwera aplikacji istnieje możliwość łatwej integracji z innymi systemami. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii oraz zaawansowanych rozwiązań PROGMATE DOCs jest w stanie przetwarzać i przechowywać miliony dokumentów. Użytkownicy otrzymują dostęp do systemu za pomocą PROGMATE DOCs Desktop Client lub PROGMATE DOCs Web Client. Wielowarstwowa architektura Architektura systemu 14

16 Korzyści płynące z wdrożenia PROGMATE DOCs: szybki dostęp do dokumentów poprzez wyszukiwanie proste i zaawansowane, redukcja kosztów i czasu potrzebnego na przetwarzanie i pracę nad dokumentami, redukcja ilości papierowych dokumentów, wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów, możliwość odtworzenia z elektronicznej kopii utraconych lub zniszczonych dokumentów papierowych, wysoka niezawodność rozwiązania oraz łatwość w odtworzeniu archiwum w razie nieszczęśliwego wypadku, np. pożaru, ułatwiony dostęp do dokumentów papierowych poprzez zapisaną w systemie pozycję ich fizycznego przechowywania w magazynie, automatyzacja pracy z dokumentami poprzez wykorzystanie czytników kodów kreskowych, centralne archiwum dokumentów w systemie, wprowadzenie formalnych norm obiegu dokumentów, kontrola terminowości załatwiania spraw, pełna kontrola nad zmianami zachodzącymi w dokumentach, wszystkie informacje związane z dokumentacją w przedsiębiorstwie zebrane w jednym systemie, redukcja kosztów operacyjnych, wzrost efektywności procesów biznesowych, sprawny nadzór nad procesami, usprawnienie komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa, poprawa jakości obsługi kontrahentów, przyjazny interfejs użytkownika, standaryzacja tworzonych dokumentów, dostęp do dokumentów za pomocą internetu z każdego miejsca na świecie. Copyright PROGMATE Sp. z o. o. ul. Wierzbięcice 44A, Poznań, POLAND info@progmate.pl