Kliknij, aby edytować styl. potencjał wykorzystania ELO do wsparcia obszarów sourcingu i procesu Purchase-to-Pay

Transkrypt

1 Kliknij, aby edytować styl potencjał wykorzystania ELO do wsparcia obszarów sourcingu i procesu Purchase-to-Pay

2 Informacje o Marketplanet 2

3 Od 13 lat Marketplanet dostarcza ponad 500 firmom platformę wymiany dokumentów elektronicznych, umożliwiającą: transfer dokumentów elektronicznych pomiędzy systemami klientów, integrację systemów IT z wykorzystaniem różnych technologii, gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności danych, dostęp do największego elektronicznego rynku B2B w Polsce. 3

4 Klienci Marketplanet 1 Zmiany organizacyjne i procesowe 2 Doradztwo w obszarze zakupów, Szkolenia 3 Wdrożenia i udostępnienie rozwiązań IT oraz analiza architektury i narzędzi IT 4 4

5 ELO nowoczesne narzędzie optymalizujące procesy biznesowe 5

6 ELO - Komunikacja w organizacji OTOCZENIE BIZNESOWE FIRMA KOMUNIKACJA BIZNESOWA WEJŚCIA KOMUNIKACJA BIZNESOWA WYJŚCIA ELO zapewnia kompleksową obsługę w każdym obszarze przepływu i składowani dokumentów 6

7 Trudności każdej organizacji Rozproszona lokalizacja archiwów Rozwiązanie Długi czas dotarcia do dokumentów Wysoki koszt gromadzenia i przechowywania danych Brak gwarantowanej jakości zarządzaniem wersjami dokumentów Brak standaryzacji przetwarzania informacji dla zróżnicowanych formatów dokumentów 7

8 Proces zakupowy na poziomie P2P Zgłoszenie zapotrzebowania Planowanie Wybór dostawcy Podpisanie umowy Archiwizacja umowy Składanie zamówienia Odbiór zamówienia Obsługa faktur Archiwizacja protokołów odbioru Obsługa opracowania i archiwizacji 8

9 Potencjał wykorzystania ELO w obszarze sourcingu i procesu P2P 9

10 Korzyści z elektronicznej współpracy z dostawcami 1. Przyspieszenie procesu obsługi zamówień i faktur poprzez automatyzację 2. Eliminacja pomyłek wynikających z manualnej obsługi procesu elektroniczna obsługa procesu P2P 3. Kontrolowanie struktury wydatków i przepływów faktur poprzez dostępne raporty 4. Uzyskanie oszczędności na materiałach i maszynach biurowych 5. Zmniejszenie nakładów pracy na realizację procesu składania zamówienia i obsługi faktur 10

11 proces zakupowy Obszary wsparcia procesu P2P przez narzędzia elektroniczne baza wiedzy drzewo kategorii rynek strategie zakupowe praca grupowa nad umową zapotrzebowania i zamówienia faktura każdy format archiwum przetwarzanie sourcing procurement strategia zakupowa monitorowanie umowy odbiory/ potwierdzenia dostaw proces 3WM (3 way matching) 11

12 Baza wiedzy drzewo kategoryzacji asortymentowej specyfikowanie wymagań monitorowanie rynku dostawców strategie zakupowe zarządzanie wiedzą w organizacji wspólne repozytorium danych o rynkach, asortymencie i dostawcach oszczędność nakładów, przeznaczanych na zdobywanie i propagowanie informacji stały dostęp do wyselekcjonowanych danych, pomocnych w budowie strategii i specyfikacji zakupowych 12

13 Zarządzanie umowami wspólne w organizacji repozytorium umów i archiwum usprawnienie pracy nad projektem umowy (praca grupowa nad dokumentem) usprawnienie procesu opiniowania umowy (obieg akceptacyjny) zarządzanie publikacją i dostępem do treści integracja z systemami klasy ERP - zakładanie umów w systemie ELO jako serwer dokumentów REPOZYTORIUM SZABLONÓW UMÓW struktura katalogu powiązana z Drzewem kategorii PRACA GRUPOWA NAD UMOWĄ personalizacja umowy uruchomienie pracy grupowej linkowanie dokumentów powiązanych AKCEPTACJA UMOWY obieg akceptacyjny metryka z ekstraktem umowy ARCHIWIZACJA - ELEKTRONICZNE REPOZYTORIUM oryginał umowy (wersja papierowa) metryka elektroniczna skan umowy z podpisami AKTYWNE MONITOROWANIE UMÓW terminy obroty na umowie progi rabatowe struktura obrotów 13

14 Zapotrzebowania i zamówienia obieg akceptacyjny dla zapotrzebowań wczesne dekretowanie zapotrzebowań w oparciu o obiekty dekretacyjne z systemu ERP transfer zamówień do Dostawców bilansowanie zobowiązań per dostawca utworzenie zapotrzebowania ścieżka akceptacji integracja z systemem ERP elektroniczny transfer zamówienia do dostawcy zapotrzebowania generowane z gospodarki magazynowej zarządzanie konfiguracją ścieżek akceptacyjnych integracja na poziomie słowników, danych dekretacyjnych i zapotrzebowań optymalizacja procesu wymiany dokumentów z dostawcami 14

15 Odbiory dostaw odbiory na poziomie Gospodarki Magazynowej potwierdzenia odbiory na stanowisku pracy odbiory prac inwestycyjnych (np. odbiory techniczne, dokumentacja odbiorcza świadectwa bezpieczeństwa itp.) przychód zewnętrzny linkowanie dokumentów integracja z ewidencją środków trwałych protokół odbioru inwentaryzacja odbiorcza świadectwa bezpieczeństwa/atesty 15

16 Faktury skanowanie dokumentów repozytorium skanów integracja z ERP obieg akceptacyjny i dekretacja księgowa faktury ekstrakcja danych z faktur na potrzeby automatyzacji księgowania w ERP faktura EDI wersja papierowa wspólny format dla danych z różnych źródeł dane dekretacyjne zintegrowane z ERP transfer danych do systemu ERP 16

17 Automatyzacja procesu rozliczeń 3WM weryfikacja zgodności zamówienia, odbioru i faktury umożliwia usprawnienie procesu rozliczania płatności i pozwala na osiąganie wymiernych korzyści: oszczędność czasu i pieniędzy poprzez redukcję czynności manualnych w procesie translacji, konwersji i transferu danych skrócenie czasu realizacji i optymalizacja transakcji handlowych w procesie P2P (zamówienie» sprzedaż» dostawa» fakturowanie» płatność) minimalizacja ryzyka błędu w procesie generowania i rejestracji dokumentów automatyzacja obsługi zamówień i faktur cyklicznych (czynsze, energia elektryczna, opłaty ryczałtowe) 17

18 Cele automatyzacji procesu P2P i potencjał korzyści skrócenie średniego czasu akceptacji zapotrzebowań dzięki obsłudze procesu akceptacji na poziomie systemu eliminacja papierowego obiegu dokumentów i usprawnienie komunikacji z dostawcami poprzez zwiększenie ilości elektronicznych zamówień usprawnienie procesu płatności poprzez zwiększenie ilości faktur elektronicznych i ich automatyczne powiązanie z zamówieniami usprawnienie procesu monitorowania i raportowania obrotów z dostawcami i ponoszonych wydatków 18

19 DOSTAWCY 1% LINIE FAKTUR 50% linii e-faktur Linie faktur papierowych *) Przy założeniu linii e-faktur rocznie 1% dostawców, wystawiających e-faktury pozwala zautomatyzować rozliczenie nawet 50% linii faktur Wprowadzenie e-faktur pozwala wypracować 1 milion PLN * oszczędności rocznie 19

20 Potencjalne technologie integracyjne Integracja online jako usługa Integracja SAP integracja z systemem SAP OnLine z wykorzystaniem rozwiązań WebService (BAPI) oferowanych przez system SAP R3 Integracja plikowa Integracja poprzez SAP BC (SAP Business Connector) Integracja w oparciu o RFC (Remote Function Call) integracja na zasadzie wywołań RFC z systemu ERP SAP SAP XI (Exchange Infrastructure element platformy NetWeaver), zastosowanie gotowych adapterów komunikacyjnych daje możliwości pełnej wymiany danych 20

21 Zalety wdrożenia systemu ECM Najważniejsze wnioski raportu: 69% badanych organizacji jako główny powód wdrożenia systemu ECM wskazuje potrzebę wprowadzenia centralnego rozwiązania, które usprawnia dostęp do danych, zwiększa bezpieczeństwo i obniża koszty utrzymania 74% przedsiębiorstw deklaruje osiągnięcie co najmniej oczekiwanego ROI z wdrożenia ECM 61% respondentów planowała pierwotnie wdrożenie systemu ECM w jednej lub w kilku dziedzinach działalności, jednak rozszerzyła później jego implementację na dodatkowe obszary Badanie przeprowadził w 2013r. : International Data Corporation (IDC) amerykańskie przedsiębiorstwo konsultingowe zajmujące się badaniem i analizą rynku (w szczególności rynku telekomunikacji i IT), opublikowała raport Enterprise Content Management: Turning Chaos into Productivity nt. oczekiwań przedsiębiorstw oraz osiągniętych korzyści i ROIz wdrożeń systemu ECM. Analiza powstała w oparciu o badania przeprowadzone wśród managerów 150 średnich i dużych przedsiębiorstw z Niemiec, Francji i Polski. 21

22 Dziękujemy za uwagę Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. ul. Domaniewska 49, Warszawa tel: fax:

23 SAP ELO Archive Link Dane z indeksacji są pobierane z SAP, przez dostęp do ELO użytkownicy sięgają po dokumenty pochodzące z SAP bez uprawnień dostępowych do SAP Pracownikom bez dostępu do ELO można instalować SAP viewer, który umożliwia dostęp do każdego archiwizowanego dokumentu (potrzebne jest instalowany SAP-ArchiveLink na instalacji ELO serwer Dane z indeksacji ELO mogą być przekazane do SAP poprzez Eksport Przy wypełnieniu masek można dane z SAP używać bez ograniczeń 23

24 Dowolne dokumenty Dowolne dokumenty SAP ELO Archive Link Office DVS FI SAP R/3 Moduly MM SD HR Faktury Rozliczenia wpłaty, przelewy faktury Noty kredytowe Reklamacje Umowy z klientami Plany dostaw Zapytanie Zamówienie sprzedaży Podanie o pracę Akta osobowe upomnienia Umowy ramowe zamówienie zapytanie oferty Potwierdzenie zam. Do. Dostawa Faktury Umowy korespondencja Zestawienia Lifo Zlecenia do produkcji 24

25 Korzyści z automatyzacji procesu P2P 1 z 2 realizacja celów strategicznych i optymalizacja kosztów operacyjnych oszczędności procesowe w wysyłce i archiwizacji dokumentów możliwość efektywnego zarządzania kupowanym asortymentem i procesem dostaw eliminacja archiwizacji dokumentów papierowych i ręcznej obsługi dokumentacji wykorzystanie potencjału organizacji zakupowej do celów strategicznych dzięki decentralizacji procesu składania zapotrzebowań (przeniesienie działań operacyjnych na klientów wewnętrznych) szybszy czas weryfikacji dokumentów dzięki elektronicznym ścieżkom akceptacji usprawnienie procesu sortowania, dystrybucji, organizacji i wyszukiwania dokumentów zakupowych automatyzacja obsługi zamówień i faktur cyklicznych (czynsze, energia elektryczna, opłaty ryczałtowe) integracja repozytorium skanów z wersjami dokumentów procesowanych w formie elektronicznej 25

26 Korzyści z automatyzacji procesu P2P 2 z 2 usprawnienie procesu przetwarzania faktur i uruchamiania płatności usprawnienie i automatyzacja raportowania usprawnienie procesu 3WM, dzięki wdrożeniu spójnego procesu w organizacji na jakość procesu rozliczania zakupu wpływają działania całej organizacji, a nie tylko działu zobowiązań eliminacja pomyłek wynikających z manualnej obsługi procesu - możliwość zaimplementowania w systemie zasad dekretowania dokumentów, weryfikacji warunków płatności możliwość bieżącego raportowania danych o obrotach z dostawcami i poziomu wykorzystania umów ramowych zasilanie systemu f-k w aktualne dane dostawców, umów, zamówień i odbiorów możliwość bieżącego raportowania obrotów w obszarze wybranych kategorii zakupowych raporty monitorujące efektywność procesu zakupowego 26