JAK ZREDUKOWAĆ KOSZTY WYJAZDÓW FIRMOWYCH O 20%? 10 POMYSŁÓW

Transkrypt

1 JAK ZREDUKOWAĆ KOSZTY WYJAZDÓW FIRMOWYCH O 20%?

2 Chcesz ograniczyć koszty wyjazdów służbowych? Powinieneś wprowadzić takie elementy polityki podróży jak: limity kwotowe, konieczność akceptacji wyjazdów przez przełożonych oraz wymóg rezerwowania przelotów z wyprzedzeniem. A przede wszystkim wywołać wśród pracowników tzw. efekt visual guilt czyli sprawić, by pracownicy czuli się współodpowiedzialni za swoje wydatki na podróże służbowe i dbali o to, by nie były one zbyt rozdmuchane. Jak to zrobić? 2

3 Czy mogłabyś mi zarezerwować na jutro samolot? to chyba jedno z najczęstszych zdań padających z ust wybierających się w delegację. Kierujemy je zwykle do asystentek, czy działów administracyjnokadrowych. Zdarzają się też firmy, w których podróżami służbowymi zajmują się wyłącznie wydzielone zespoły. Kłopot w tym, że rezerwowanie wyjazdów na chwilę przed podróżą, wiąże się z większymi kosztami. Nie jest żadną tajemnicą branży lotniczej, że ten, kto rezerwuje wcześniej, płaci mniej. Ale w wielu firmach, mało kto o tych zasadach pamięta. Dlaczego? 3

4 To problem psychologiczny. W firmach zwykle istnieją dokumenty zawierające zestaw zasad wyboru oferty usług związanych z delegacją takich jak przelot, nocleg, transfery itp. zwane polityką podróży, ale często nie są one przestrzegane. Dzieje się tak, bo w firmach odpowiedzialność za rezerwacje bez wykorzystywania żadnego narzędzia online - pozostaje rozmyta. Pracownicy w momencie, gdy zamawiają bilet lotniczy czy nocleg, nie sprawdzają gdzie i za ile mogą przenocować czy polecieć, a przełożeni te niesprawdzane oferty akceptują. W efekcie polityka podróży firmy - nawet jeśli znana przez pracowników nie jest realizowana. Jak rozwiązać ten problem? 4

5 Pomysłem może być wdrożenie narzędzia zwanego self booking tool (SBT). Zysk dla firmy? Przede wszystkim poważne oszczędności. Zobacz w jaki sposób jak wynika z analiz - można oszczędzić nawet 23% na wydatkach na podróże w swojej firmie. 5 Polityka podróży to zestaw reguł realizowania podróży służbowych w firmie. Służy standaryzacji i uproszczeniu obszaru wyjazdów służbowych. Ukierunkowana jest na obniżenie kosztów podróży.

6 1. Daj pracownikom swobodę, aby sami zaczęli się kontrolować Rozwiązanie polegające na tym, że przełożeni akceptują wyjazdy pracowników często na początku budzi opór i niepokój pracowników. Menadżerowie mówią zwykle, że na akceptowanie podróży będą potrzebowali czasu, którego ciągle im brakuje. Tymczasem pracownicy, aby nie zostać posądzonym o rozrzutność wolą, aby zrobiła to za nich np. asystentka działu. To często jedynie gra. Zwykle potem tacy pracownicy przekonują asystentkę, aby wybrała dla nich coś lepszego, i ciekawszego. Wprowadzenie jednak przejrzystego systemu informatycznego, w którym czarno na białym w systemie online widać, który hotel jest najdroższy, który najtańszy, automatycznie zmienia podejście pracowników. Taki system pozwala zobaczyć bezpośrednio na platformie, w którym momencie przekraczamy poziom cen akceptowanych przez firmę. System informatyczny zaczyna działać psychologicznie, bo pracownicy widząc możliwości wyboru, sami zaczynają się ograniczać. Zamiast wybierać droższe samoloty i hotele, zwykle wybierają te ze środka stawki. Chcą być dobrze postrzegani przez swoich przełożonych. W krótkim czasie pracownicy przekonują się też, że samodzielny wybór hotelu pozwala poczuć się odpowiedzialnym za własne wyjazdy i samodzielnie wpływać na ich kształt. Tego typu rozwiązanie pozwala także samym menadżerom zacząć spoglądać na realne koszty podróży. Efekt visual guilt rodzaj psychologicznego efektu, jaki można osiągnąć po wdrożeniu narzędzia SBT. Pracownicy widząc w oprogramowaniu możliwe do osiągnięcia oszczędności, wolą dokonywać tańszych wyborów i zaczynają się samoograniczać. 6

7 2. Zaimplementuj do systemu limity kwotowe Pewnym psychologicznym zabiegiem może być także wprowadzenie limitów kwotowych na podróże. Wdrożenie takich ograniczeń pozwala pracownikom wprowadzić tzw. politykę podróży w realia firmy. W systemie informatycznym pracownicy widzą bowiem np. w formie ikon, które oferty mieszczą się w limicie, a które go przekraczają. Nie muszą więc zadawać dodatkowych pytań np. osobom zajmującym się administracją. Zaczynają się też ograniczać wyjazdy na ostatnią chwilę, na które specjalną zgodę może wydać np. wyłącznie prezes czy dyrektor finansowy firmy. W oprogramowaniu SBT wszystkie limity mogą uwzględniać strukturę firmy, tzn. np. menadżerowie mogą mieć wyższe limity niż szeregowi pracownicy, a niższe niż zarząd. Limity mogą być też wprowadzane na określone elementy podróży (lot, hotel) lub określone destynacje. Aż 51 proc. podróżujących służbowo zmienia plan podróży po dokonaniu rezerwacji,w tym 38 proc. robi to w jej trakcie. 7

8 3. Wprowadź raportowanie i kwartalną ocenę kosztów W wielu firmach podróże zamawiane są na bardzo różnych stronach internetowych np. loty na stronie linii lotniczej, samochody na stronach wypożyczalni, a hotele na hrs.com, booking.com czy stronie hotelu. Nawet więc ograniczając w firmie wybory do jednego operatora lotniczego, jednego samochodowego i jednego hotelowego, i tak jako firma otrzymujemy trzy źródła informacji. W efekcie mamy bardzo mocno utrudnioną dokładną analizę kosztów podróży. Tymczasem wdrożenie rozwiązania SBT pozwala w każdej chwili wygenerować raport pokazujący całkowite koszty podroży firmy, jak i ich strukturę. Raporty oczywiście mogą też dotyczyć poszczególnych pracowników. System raportów z podróży służbowych pozwala więc realnie wpływać na kształtowanie firmowej polityki wyjazdów biznesowych. 1 na 3 podróżnych postępuje niezgodnie z polityką podróży firmy; w przypadku osób mających ponad 10 podróży rocznie co drugi. 8

9 4. Zdefiniuj tzw. powód wyjazdu Decydując się na daną podróż pozwól pracownikom określać cel swojej podroży. W ten sposób będziesz mógł przeanalizować jak wyjazdy do klientów przekładają się na efektywność sprzedawców, a jak udają się spotkania biznesowe twoich przedstawicieli regionalnych. Możliwość wyboru powodu wyjazdu służbowego jest nieograniczona a ich typ może być ustawiany w zależności od potrzeb firmy. Dzięki self booking tools możesz też sprawdzić, w jakich miejscach aktualnie przebywają Twoi pracownicy, a więc jednocześnie, na bieżąco zarządzać ewentualnymi zmianami planów w ich podróżach. 66% podróżnych w korporacjach może rezerwować swoje wyjazdy przez Internet, ale tylko 33% ma możliwość korzystania z urządzeń mobilnych do tego celu. 9

10 5. Wprowadź wymóg rezerwowania przejazdów z wyprzedzeniem Wielokrotnie, gdy w firmach wprowadzana jest reguła typu: podróże rezerwujmy z wyprzedzeniem minimum tygodniowym, zasada ta szybko okazuje się jedynie wymogiem funkcjonującym tylko na papierze. Sytuacja ulega jednak zmianie, gdy takie ograniczenie wprowadzimy do systemu informatycznego. W narzędziach typu SBT, można ustawić terminy rezerwacji elastycznie ograniczenia mogą być wprowadzone na stałe, ale gdy zaistnieje nagła potrzeba szybkiego wyjazdu, istnieje możliwość wprowadzenia takich ustawień, które pozwolą mimo wszystko zakupić tak bilet. 50% firm zamawia wyjazdy służbowe online przez Internet, telefon, tablet 10

11 6. Nie dawaj pracownikom szans na przepłacanie za taksówki Gdy pracownik wyjeżdża do nieznanego miasta, często nie wie czego może się spodziewać na miejscu. W takiej sytuacji firma zwykle przepłaca na dojazdach do hotelu. Wybierając narzędzie SBT warto zatem spojrzeć czy istnieje możliwość korzystania z agregatora ofert lokalnych taksówek, dostępnej w kilkudziesięciu lokalizacjach świata. Nawet jeśli oferta takiej firmy nie zawsze będzie najtańsza, daje pewność i bezpieczeństwo w sytuacji, gdy pracownik rzeczywiście kraju nie zna i może zostać skasowany przez taksówkarza na niebotyczną kwotę. Ponadto, transfer z czy na lotnisko można wcześniej opłacić a cena za tę usługę jest znana z wyprzedzeniem. 7. Pozwól pracownikom sugerować się opiniami osób, które podróżują służbowo Zdarza się często, że pracownik przyjeżdżający do wybranego hotelu jest nim mocno rozczarowany. Nie dlatego, że hotel nie zawiera tego, o czym pisano w ofercie. Dlatego, że podczas podróży biznesowych często istotne są kwestie, o których na serwisach typu Trip Advisor mało kto pisze. Z systemu opinii w serwisach SBT można poznać ocenę innych osób, które skorzystały z noclegu w tym hotelu podczas podróży służbowej a nawet ograniczyć je wyłącznie do pracowników naszej, międzynarodowej korporacji. Ponadto same oceny dotyczące jakości hotelu wystawiane są przez osoby podróżujące służbowo, a więc o podobnych do nas potrzebach. Pozwalają więc zwiększyć satysfakcję delegacji, ale też czasem pomóc zmniejszyć koszty (np. na dojazdy). 11

12 8. Włącz modyfikowanie podroży na telefonach mobilnych Osoby często podróżujące doskonale wiedzą jaki wpływ na nasze plany mają przedłużające się konferencje, konieczność odwiedzenia dodatkowego oddziału firmy czy przesunięty lot. Taka zmiana planów, kończy się często dla firmy dodatkowymi kosztami związanymi np. z potrąceniem wydatków na noclegi czy późnym przebookowaniem zamówienia. Dlatego ważne jest, aby nasze zamówienia można było modyfikować z poziomu samego smartfona. 9. Sprawdź czy kontent, z którego korzystasz jest dopasowany do Twojej firmy Ważne, aby Twoja firma mogła dodawać własne hotele do zbioru dostępnych obiektów. To istotne, bo zdarza się, że w pewnych lokalizacjach firmy wolą korzystać z mniej znanych ale sprawdzonych hoteli, niedostępnych w dużych serwisach. Czasami pojawiają się też miejsca noclegowe, których właścicielem są same korporacje. Takie rozwiązanie daje nam komplementarną wiedzę. Ponadto ważne jest to, aby narzędzie SBT posiadało dostęp do oferty najważniejszych przewoźników low costowych i było często aktualizowane (np. o oferty nowych linii lotniczych). 10. Wprowadź obowiązkowość SBT Ważne, aby z narzędzia self booking tool korzystali wszyscy pracownicy firmy. Każdy wyjątek od reguły, negatywnie wpływa na postrzeganie przydatności tego typu narzędzia. Stosuj tutaj jasne reguły dla wszystkich, wtedy wdrożenie SBT zacznie przynosić korzyści całemu przedsiębiorstwu. 12

13 O partnerze poradnika: Amadeus jest globalnym dostawcą najwyższej jakości zaawansowanych rozwiązań technologicznych i usług przetwarzania danych dla światowej branży turystycznej, dzięki którym Klienci mogą efektywnie rozwijać swój biznes. Firmie zaufało już ponad 7000 korporacji na całym świecie, które wdrożyło flagową aplikację Amadeus e-travel Management do zarządzania podróżami służbowymi redukując koszty i optymalizując procesy. Doskonałe połączenie innowacyjnej technologii i dogłębnej wiedzy oraz jasna wizja przyszłości pozwalają nam od lat kształtować przyszłość świata podróży. Amadeus posiada swoje przedstawicielstwa w ponad 70 krajach, dzięki czemu może pomagać rozwijać działalność z wykorzystaniem swoich rozwiązań w dowolnym miejscu na świecie.