OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonanie usługi szkoleniowej Zarządzanie konfliktem w relacjach społecznych i w organizacji

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ - DSP.KM OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonanie usługi szkoleniowej Zarządzanie konfliktem w relacjach społecznych i w organizacji Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 2 dniowych warsztatów wyjazdowych (z noclegiem) dla 45 uczestników. Odbiorcami warsztatów będzie kadra zarządzająca domami pomocy społecznej (dyrektorzy i kierownicy) i kadra zarządzająca placówkami opiekuńczo wychowawczymi (dyrektorzy i kierownicy) z terenu województwa lubelskiego, jak również przedstawiciele Instytucji Realizującej. Warsztaty zostaną przeprowadzone w dni robocze od poniedziałku do piątku, w 3 grupach średnio 15 osobowych, w wymiarze 16 godzin szkoleniowych (1 godz. szkoleniowa - 45 minut zegarowych) dla każdej grupy. Szkolenie może odbywać się w tym samym terminie dla obu grup lub w różnych terminach. Uczestnik lub jednostka organizacyjna kierująca na warsztaty jest zobowiązany(a) do pokrycia 15% kosztów warsztatów przypadającego na jednego uczestnika. Zasady wnoszenia wkładu własnego zostały szczegółowo opisane w poniższej tabeli (opis Obowiązków wykonawcy). Wykonawca wykona wszystkie elementy wchodzące w skład usługi szkoleniowej. W ramach usługi szkoleniowej Wykonawca: przeprowadzi rekrutację uczestników zgodnie z zasadami rekrutacji; zapewni zakwaterowanie i wyżywienie, w tym przerwy kawowe; zapewni trenerów i ich wynagrodzenie; zapewni salę szkoleniową; zapewni bezpłatny parking dla uczestników szkolenia na terenie obiektu; opracuje i powieli materiały szkoleniowe dla uczestników szkolenia, w postaci wydruków; przygotuje dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie szkolenia zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności: a) listy obecności, b) potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych, posiłków, przerw kawowych, c) dzienniki zajęć, d) listy potwierdzające odbiór zaświadczeń, e) kserokopie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wykonawca zastrzega sobie prawo rozszerzenia powyższej listy o dodatkowe dokumenty. Powyższa dokumentacja powinna być sporządzona wg wzorów przekazanych przez Zamawiającego. Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. 1

2 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne wymagania co do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych określa załącznik nr 8 do rozporządzenia. ZADANIE - Zarządzanie konfliktem w relacjach społecznych i w organizacji Termin i miejsce realizacji zamówienia: Cel główny szkolenia: Zakres warsztatów: Warsztaty powinny zostać zrealizowane w terminie październik - listopad 2015 r., w dni robocze od poniedziałku do piątku, w przedziale godzin od 9:00 do 18.00, z tym że w drugim dniu w przedziale godzin od 9.00 do Ostateczny harmonogram i termin realizacji warsztatów zostanie ustalony z wybranym Wykonawcą przy podpisaniu umowy. Miejsce warsztatów: województwo lubelskie, w promieniu 30 km od granic administracyjnych Miasta Lublin lub na terenie Miasta Lublin. Celem warsztatów jest nabycie przez uczestników praktycznych umiejętności zapobiegania konfliktom w relacjach społecznych i w życiu społecznym, sposobów jego załagodzenia lub całkowitego rozwiązania. I MODUŁ - Elementy konfliktu Komunikacja Jak być otwartym na innych? Jak budować wypowiedź? Jak aktywnie słuchać? Jak zadawać pytania otwarte? Jak prowadzić dwukierunkową komunikację? Konkurencja Jak wykorzystywać dostępne ale ograniczone zasoby takie jak czas, pieniądze, pomieszczenia biurowe, materiały, wyposażenie itp. Niekonsekwencja Jak radzić sobie ze zmieniającą się polityką w firmie, z przejawami niekonsekwencji itp.? Różnorodność Jak rozumieć innych styl pracy? Jak akceptować inne systemy wartości? Jak radzić sobie z plotkami, podejrzeniami, zatargami? Jak radzić sobie z różnicami w wieku, płci, pochodzenia, doświadczenia i wiedzy itp.? Perspektywa Jak rozumieć inny styl działania, inny sposób postrzegania informacji? Jak rozumieć inne pokolenia w firmie? Jak radzić sobie ze sprzecznymi dążeniami? Wzajemne zależności Jak radzić sobie z coraz częstszymi interakcjami? Ja radzić sobie gdy wzajemne zależności wymagają zrozumienia priorytetów, potrzeb i punktów widzenia innych ludzi? 2

3 Inteligencja emocjonalna - Jak pamiętać o tym, że inni też mają własne życie i własne problemy? II MODUŁ - Konflikt w organizacji Jakie są dodatkowe koszty ignorowania konfliktów w firmie oprócz takich jak zwiększona rotacja, absencja pracowników, problemy zdrowotne, roszczenia odszkodowawcze pracowników narażonych na stres? Jak radzić sobie z podskórnymi konfliktami? Jak radzić sobie z podziałami w zespole? Jak radzić sobie z rosnącą rywalizacją? Jak radzić sobie z ograniczonym zaufaniem do szefa, zespołu, do firmy? III MODUŁ - Przekształcenie konfliktu we współpracę Jak radzić sobie z odruchową reakcją na konflikt polegającą na oddawaniu ciosów lub zaostrzaniu rywalizacji? Jak zrozumieć wpływ naszych reakcji na wynik konfliktu? Dlaczego konflikt może być pozytywny? Jak ćwiczyć umiejętność prowadzenia dialogu? Jak dzielić się swoimi opiniami? Kiedy warto ignorować konflikty w organizacji, w zespole? Kiedy warto narzucić własne zdanie i wygrać z przeciwnikiem? Kiedy warto ulec drugiej osobie i odpuścić? Kiedy warto zgodzić się na kompromis, zmuszający każdą ze stron do rezygnacji z części swoich roszczeń? Kiedy warto uparcie dążyć wypracowania rozwiązań korzystnych dla obu stron? IV MODUŁ - Współpraca w konflikcie Jak radzić sobie z oporem w zespole? Jak pomóc zespołowi pokonać frustrację? Jak budować zaufanie w zespole? Jak uczyć zespół dostrzegać ogólny obraz korzyści ze skutecznego rozwiązywania konfliktów? Jak budować w zespole kreatywną współpracę? Jak przejmować kontrolę nad sytuacją i opracować plan działania zamiast prowadzenia bezproduktywnych sporów i pogłębiania konfliktu? Jak stworzyć uniwersalną procedurę rozwiązywania konfliktów? 3

4 Metody i techniki, jakie wykonawca zobowiązany jest zastosować podczas szkolenia. Wykłady - mają stanowić jedynie wprowadzenie do zagadnień teoretycznych i wstęp do poszczególnych zajęć warsztatowych. Warsztaty - podstawową metodą powinny być warsztaty z wykorzystaniem takich metod jak: praca w grupach, studium przypadku, ćwiczenia rozwijające twórcze myślenie, zespołowe rozwiązywanie zadań, gry symulacyjne, wizualizacje, dyskusje, wymiana doświadczeń. Materiały szkoleniowe Autorskie materiały szkoleniowe przygotowane, powielone i przekazane uczestnikom szkoleń - (przeniesienie autorskich praw majątkowych zgodnie z warunkami umowy). Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dla wszystkich uczestników warsztatów, materiały szkoleniowe, trwale ologowane (logowanie dotyczy materiałów merytorycznych) zgodnie z wytycznymi Zamawiającego zawierające: omówienie wszystkich zagadnień zawartych w programie warsztatów; prezentacje multimedialne w wersji papierowej, wykorzystywane podczas warsztatów; inne materiały wykorzystane podczas szkolenia tj. kartki do notowania w formacie A4 (min. 10 szt. na osobę), długopis (Zamawiający nie wymaga aby na długopisie znajdowały się logotypy, rodzaj długopisu do wyboru Wykonawcy). Obowiązki Zamawiającego Obowiązki Wykonawcy Przekazanie Wykonawcy wzorów dokumentacji niezbędnej do rozliczenia warsztatów, opatrzone logotypami, tytułem warsztatów. I Przeprowadzi rekrutację uczestników według poniższych zasad: 1. Uczestnikami warsztatów mogą zostać pracownicy będący kadrą zarządzającą domami pomocy społecznej (dyrektorzy i kierownicy) i kadrą zarządzającą placówkami opiekuńczo wychowawczymi (dyrektorzy i kierownicy) z terenu województwa lubelskiego, jak również przedstawiciele Instytucji Realizującej. 2. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania wszystkich domów pomocy społecznej oraz wszystkich placówek opiekuńczo wychowawczych z terenu województwa lubelskiego o rozpoczynającej się rekrutacji uczestników na warsztaty, przeprowadzenia rekrutacji uczestników i dostarczenia do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie osobiście lub za pośrednictwem poczty oryginalnych dokumentów rekrutacyjnych, takich jak: a) właściwego formularza zgłoszeniowego, 4

5 b) zaświadczenia o zatrudnieniu od pracodawcy, poświadczającego, że dany pracownik pracuje na stanowisku kierowniczym (dyrektor lub kierownik), c) oświadczenia o całkowitym pokryciu kosztów warsztatów w przypadku rezygnacji z udziału, d) zgodę na przetwarzanie danych osobowych, e) oświadczenia o pokryciu 15% kosztów warsztatów. Wzory dokumentów rekrutacyjnych zostaną przekazane przez Zamawiającego. 3. Wykonawca przedstawi potwierdzenie, że wszystkie domy pomocy społecznej oraz wszystkie placówki opiekuńczo wychowawcze z terenu województwa lubelskiego zostały poinformowane o rozpoczynającej się rekrutacji na warsztaty. 4. Przyjmowane będą jedynie kompletne, poprawnie wypełnione zgłoszenia na właściwym formularzu zgłoszeniowym, opatrzone datą i podpisem kandydata na warsztaty. 5. Wykonawca zobowiązany jest do ustalenia daty, do której przyjmowane będą zgłoszenia uczestników i stworzenia listy zgłoszeniowej podstawowej i listy zgłoszeniowej rezerwowej (na liście będą znajdowały się osoby, które złożyły dokumenty rekrutacyjne po ustalonym terminie). 6. W warsztatach uczestniczyć mogą osoby z listy podstawowej, natomiast w przypadku wolnych miejsc, rekrutowane będą osoby z listy rezerwowej zgodnie z kolejnością zgłoszeń. 7. Zgłoszenia na liście podstawowej i rezerwowej rejestrowane będą wg daty wpływu dokumentów rekrutacyjnych. 8. Wykonawca poinformuje uczestników o zakwalifikowaniu się na warsztaty. 9. Wykonawca na co najmniej 4 dni przed rozpoczęciem warsztatów dostarczy do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie dokumenty rekrutacyjne każdego uczestnika oraz listę zgłoszeniową podstawową i listę zgłoszeniową rezerwową. 10. Uczestnik lub jednostka organizacyjna kierująca na warsztaty jest zobowiązany(a) do pokrycia 15% kosztów warsztatów przypadających na jednego uczestnika. 11. Wykonawca w czasie rekrutacji poinformuje uczestników o konieczności wniesienia wkładu własnego. 12. Warunkiem zakwalifikowania uczestnika na warsztaty jest wniesienie przed rozpoczęciem warsztatów wkładu 5

6 ORGANIZACJA WARSZTATÓW Zakwaterowanie własnego przez uczestnika lub dom pomocy społecznej. 13. Wykonawca, na co najmniej 2 dni przed rozpoczęciem warsztatów dostarczy do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie potwierdzenia wpłaty przez uczestników lub domy pomocy społecznej wkładu własnego na konto bankowe Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie (nr rachunku bankowego: ). II Zapewni zakwaterowanie i wyżywienie, w tym przerwy kawowe. III Zapewni trenerów i ich wynagrodzenie. IV Opracuje i powieli materiały szkoleniowe dla uczestników szkolenia, w postaci wydruków. V Zapewni salę szkoleniową. VI Zapewni bezpłatny parking dla uczestników szkolenia na terenie obiektu. VII Przedstawi dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie szkolenia zgodnie z wzorami dokumentów przekazanymi przez Zamawiającego, w szczególności: 1. listy obecności, 2. potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych, posiłków, przerw kawowych, 3. dzienniki zajęć, 4. listy potwierdzające odbiór zaświadczeń, 5. kserokopie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wykonawca zastrzega sobie prawo rozszerzenia powyższej listy o dodatkowe dokumenty. Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z dnia 24 stycznia 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne wymagania co do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych określa załącznik nr 8 do rozporządzenia. Uczestnicy nie mogą być zakwaterowani w bursach, akademikach i budynkach szkolnych. Zakwaterowanie w pokojach 1 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym (tj. co najmniej toaleta, prysznic, umywalka). Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania uczestników w pokojach dwuosobowych do pojedynczego 6

7 wykorzystania. Powierzchnia pokoi powinna być nie mniejsza niż powierzchnia określona w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie dla pokoi 1 osobowych w hotelach dwu gwiazdkowych. Minimalne wyposażenie pokoi: łóżko lub łóżka, nocny stolik lub półka, szafa lub zabudowana wnęka garderobiana, biurko lub stół, krzesło, lustro. Wszystkie pokoje powinny posiadać łazienki wyposażone min. w: wannę z baterią i natryskiem lub kabinę natryskową, umywalkę, WC, zestaw ręczników, artykuły higieny osobistej. W okresie grzewczym pokoje muszą być ogrzewane. Sale szkoleniowe Sala szkoleniowa o pojemności dostosowanej do liczby uczestników kursu, sala z pełnym wyposażeniem (krzesła dla uczestników, stolik i krzesło dla trenerów, projektor multimedialny, laptop, flipchart + blok papierowy, flamastry). Sala szkoleniowa musi posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w dostosowaniu do liczby uczestników. Uczestnicy w trakcie szkolenia mają mieć zapewniony dostęp do szatni i węzła sanitarnego. Sale szkoleniowe nie mogą mieścić się w galeriach handlowych, bursach, akademikach i budynkach szkolnych. Wyżywienie W czasie 2-dniowych warsztatów Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika warsztatów co najmniej: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolację, 4 przerwy kawowe. Śniadanie, obiady i kolacja powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa. Wykonawca musi zapewnić wydanie posiłku jednocześnie dla wszystkich uczestników warsztatów i zapewni obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków. Wykonawca zapewni możliwość zamówienia posiłków wegetariańskich lub innych ze względu na szczególne wymagania żywieniowe. Zgłoszenia specjalnego typu wymagań żywieniowych powinno być uwzględnione przy dokumentach rejestracyjnych. 7

8 Śniadanie Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu, w tym co najmniej: pieczywo różnorodne: białe, razowe, ciemne 100 g/ os. danie na ciepło do wyboru: np. jajecznica, kiełbaski na gorąco, naleśniki- 200 g/os. wędliny różnorodne - 40 g/os. sery różnorodne - 40 g/os. dżemy 20 g/os. mleko: ciepłe, zimne 200 ml/os. przetwory jogurtowe 150 g/os. płatki śniadaniowe 50 g/os. świeże warzywa np.: pomidory, ogórek zielony, papryka 100 g/os. masło 20 g/os. kawa ml/os. Herbata ml/os. cukier 4 saszetki po dwa gramy na osobę lub 10 g/os. Śniadanie dla każdego uczestnika powinno być podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Obiady Obiad składający się przynajmniej z: zupa: 350 ml/os., np. rosół, zupa wielowarzywna lub inna; drugie danie: - ziemniaki lub ryż lub makaron lub kasza g/os.; - sztuka mięsa g/os. bez sosu, z sosem 150 g/os. lub kotlet schabowy g/os. lub ryba g/os. lub drób 120 g/os.; - surówka - warzywa gotowane 200 g/os. lub zestaw surówek z warzyw sezonowych 200 g/os. deser: np. ciasto z kremem, lody, bita śmietana z owocami. Gramatury podane po obróbce termicznej. Wszystkie składniki obiadu podawanego pierwszego dnia szkolenia powinny być różne od składników obiadu podawanego w drugim dniu szkolenia. Obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Obiad może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu. Obiady dla uczestników szkolenia powinny być podane w sali znajdującej się na terenie obiektu, w którym zorganizowane jest szkolenie. Obiad podany przy stole, miejsce siedzące, 8

9 Kolacja Przerwy kawowe jednocześnie dla wszystkich uczestników szkolenia. Kolacja: kolacja podana przy stole, miejsca siedzące. Menu: danie główne podane na ciepło do wyboru np. ryba, forszmak, beef stroganoff, naleśniki, zapiekanka z makaronem i warzywami lub inne danie na ciepło do wyboru 250 g./os.; wędliny różnorodne - 40 g/os.; sery różnorodne 40 g/os.; pieczywo 100 g./os.; świeże warzywa np.: pomidory, ogórek zielony, papryka 100 g/os.; sałatki różne 2 rodzaje po 300 g./os, np. sałatka grecka, wielowarzywna, sałatka serowa, mix sałat włoskich z orzechami w sosie sezamowym, winegret; kawa ml/os.; herbata- 200 ml/os.; soki 200 ml/os.; woda mineralna gazowana 500 ml/os.; woda mineralna niegazowana 250 ml/os.; cukier 4 saszetki po dwa gramy na os.; przystawki: 3 rodzaje do wyboru np. tatar, jajka faszerowane, śledź, roladki z łososia lub inne - 50 g/os.; Wszystkie składniki kolacji powinny być różne od składników obiadów podawanych podczas warsztatów. Kolacja dla każdego uczestnika powinna być podana na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek Przerwy kawowe składające się przynajmniej z: serwis napojów gorących i zimnych. W ramach serwisu wykonawca zapewni świeżo parzoną gorącą kawę ml/osoba), herbatę (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach np. owocowa, zielona, czarna 6 szt./osoba, gorącą wodę w termosach, mleko w kartonikach ml/osoba), wodę mineralną gazowaną 500 ml/osoba niegazowaną 250 ml/osoba, soki owocowe: pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka 200 ml/osoba, cukier - 8 saszetek po dwa gramy na osobę, ciastka - min. 3 rodzaje 100 g/osoba. Ciastka podane będą przed rozpoczęciem szkolenia i w trakcie serwisu kawowego. Podane ilości dotyczą jednego serwisu kawowego. 9