SZTAB GENERALNY WOJSKA POLSKIEGO CENTRUM DOKTRYN I SZKOLENIA SIŁ ZBROJNYCH

Transkrypt

1 SZTAB GENERALNY WOJSKA POLSKIEGO CENTRUM DOKTRYN I SZKOLENIA SIŁ ZBROJNYCH INSTRUKCJA SYSTEMU WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ W SIŁACH ZBROJNYCH RP BYDGOSZCZ 2011

2 SZTAB GENERALNY WP ROZKAZ Nr 904/Szkol/CDiS SZ SZEFA SZTABU GENERALNEGO WP z dnia 22 września 2011 r. w sprawie wprowadzenia do użytku Instrukcji Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 1996 r. Nr 10, poz. 56 z późn. zm.) oraz 7 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej" stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 listopada 2006 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej (Dz. Urz. MON Nr 21 poz. 270 z późn. zm.) rozkazuję: 1. Wprowadzić z dniem 1 stycznia 2012 roku do użytku w Siłach Zbrojnych RP Instrukcję Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP stanowiącą załącznik do niniejszego rozkazu. 2. Rozkaz wchodzi w życie z dniem podpisania. /-/ Generał Mieczysław CIENIUCH 2

3 SPIS TREŚCI WSTĘP... 4 DOKUMENTY ODNIESIENIA... 7 ROZDZIAŁ 1. ORGANIZACJA I STRUKTURA SYSTEMU WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ W SZ RP Funkcjonowanie systemu Struktura i obowiązki komórek/specjalistów SWD w SZ RP Charakterystyka funkcjonalna Centralnej Bazy Danych (CBD) ROZDZIAŁ 2. PROCES WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ W SZ RP Etap I /Identyfikacja obserwacji/ Etap II /Analiza/ Etap III /Zatwierdzanie i stawianie zadań/ Etap IV /Implementacja i monitorowanie/ Etap V /Weryfikacja/ ZAŁĄCZNIKI

4 Wstęp Analiza doświadczeń historycznych minionych wojen oraz współcześnie realizowanych operacji z udziałem kontyngentów wojskowych wydzielanych z SZ RP wskazują na potrzebę bieżącego i w miarę możliwości wyprzedzającego doskonalenia sposobów użycia i działania wojsk. Kierunek systemowego uwzględniania doświadczeń w działalności bieżącej i planistycznej wskazują również teoria i praktyka zarządzania w organizacjach. Systemy pozyskiwania i wdrożenia doświadczeń są również integralną częścią systemów zarządzania nowoczesnych organizacji, działających w warunkach turbulencyjnego otoczenia XXI wieku. Systemy zbierania, analizowania i wykorzystania doświadczeń funkcjonują w większości sił zbrojnych państw NATO i Unii Europejskiej. Rozwój i doskonalenie tych systemów traktuje się priorytetowo, z uwagi na wymierne korzyści, wyrażające się między innymi w osiąganiu lepszych wyników szkoleniowych, wprowadzaniu w praktykę doskonalszych rozwiązań organizacyjnych oraz użycia wojsk w operacjach, a także osiąganiu wyższej jakości wyposażenia i uzbrojenia. Właściwie funkcjonujący System Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP (SWD) przyczyni się do zmniejszenia ryzyka powtarzania błędów i zwiększy szanse na powtarzalność sukcesów, co w wojskowym kontekście oznacza zmniejszenie ryzyka operacyjnego, zwiększony poziom ochrony i obrony wojsk, a także racjonalizację kosztów SZ RP i poprawę efektywności operacyjnej. Umiejętność identyfikacji i eliminowania błędów w ramach działalności służbowej na wszystkich szczeblach dowodzenia w SZ RP należy traktować jako niezbędną cechę każdego dowódcy 1. Stąd proces wykorzystania doświadczeń ma być realizowany w skali całych SZ RP we wszystkich obszarach i okresach ich funkcjonowania. Cel. Celem Systemu Wykorzystania Doświadczeń SZ RP (SWD) jest wspieranie dowódców w procesie doskonalenia działalności i zdolności podległych im struktur 1 W niniejszej instrukcji określenia dowódca używa się również w odniesieniu do: szefa, komendanta, dyrektora, itd. 4

5 organizacyjnych w okresie pokoju, kryzysu i wojny 2 poprzez wdrażanie zdobytych doświadczeń i dobrych praktyk. System przeznaczony jest do doskonalenia funkcjonowania SZ RP w oparciu o zdobyte doświadczenia własne oraz właściwe wykorzystanie doświadczeń państw Sojuszu, partnerskich i koalicyjnych, w tym również w oparciu o wnioski z operacji wojskowych i konfliktów zbrojnych uwzględniające źródła historyczne. Istota. SWD funkcjonuje w okresie pokoju, kryzysu i wojny, wspierając i zasilając wszystkie systemy funkcjonalne SZ RP. Podstawowymi zasadami funkcjonowania SWD są: 1) powiązanie działań SWD z misją, zadaniami i priorytetami wynikającymi z planów i programów rozwoju SZ RP; 2) ekonomizacja wysiłku w ramach Procesu Wykorzystania Doświadczeń (WD) poprzez umiejętne sprawowanie roli organizatora i koordynatora przez CDiS SZ; 3) wypracowywanie wniosków i rekomendacji w oparciu o naukowe metody badawcze; 4) powszechność dostępu i udziału wszystkich zainteresowanych dowódców i decydentów w Procesie WD; 5) połączenie Procesu WD z obszarem rozwoju koncepcji i eksperymentowania; 6) właściwe wykorzystanie doświadczeń sojuszników oraz wniosków z operacji wojskowych i konfliktów zbrojnych, uwzględniając źródła historyczne. Doświadczenia uzyskane w SWD podlegają upowszechnianiu w SZ RP za pośrednictwem dostępnych mediów, w tym technologii informatycznych oraz publikacji. Determinantami efektywności SWD są: 1) zaangażowanie w Proces Wykorzystania Doświadczeń dowódców na wszystkich szczeblach dowodzenia i kierowania SZ RP; 2 Funkcjonowanie SWD SZ RP w okresie kryzysu i wojny zostanie określone i unormowane w oddzielnym dokumencie. 5

6 2) kreatywne i innowacyjne myślenie żołnierzy i pracowników wojska ukierunkowane na doskonalenie działalności i zdolności SZ RP; 3) gotowość do dzielenia się doświadczeniami i wymiana informacji w ramach systemu obejmująca wszystkie szczeble dowodzenia i kierowania w SZ RP oraz współdziałanie w tym zakresie z komórkami organizacyjnymi MON; 4) sukcesywna aktualizacja dokumentów doktrynalnych uwzględniająca doświadczenia wykorzystane i dobre praktyki. SWD nie zastępuje systemu meldunkowo-rozliczeniowego w SZ RP. Treść. Instrukcja Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP określa zasady funkcjonowania, strukturę organizacyjną, precyzuje zakres kompetencyjnozadaniowy uczestników systemu oraz sposób realizacji procesów WD na wszystkich szczeblach dowodzenia SZ RP. Zapisy instrukcji uwzględniają standardy obowiązujące w NATO, stąd spełnienie jej wymogów w praktyce działania i doskonalenia zdolności SZ RP zapewni spójność narodowego SWD ze standardami NATO, UE i armii sojuszniczych. Przedstawiony w niniejszej instrukcji wykaz pojęć podlega okresowej aktualizacji stosownie do potrzeb SZ RP oraz w przypadku nowelizacji sojuszniczej doktryny w zakresie WD (Bi-SC 80-6 Lessons Learned). 6

7 Dokumenty odniesienia 1. Koncepcja Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP z dnia 17 czerwca 2009 r. 2. Rozkaz nr 2/Szkol./P7 Szefa Sztabu Generalnego WP z dnia 3 stycznia 2011 r. w sprawie wdrożenia i funkcjonowania Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP. 3. Wytyczne Zastępcy Szefa Sztabu Generalnego WP z dnia 23 maja 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania Systemu Wykorzystania Doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP. 4. Bi SC Command Directive 80 6 Lessons Learned, 6 lipca 2011 r. 5. BI SC Collective Training and Exercise Directive (CT&ED) 75-3, 28 październik 2010 r. 1. JALLC, Joint Analysis Handbook Edycja 3, Lizbona 2007 r. 2. JALLC, Lessons Learned Handbook Edycja 1, Lizbona 2010 r. 3. EU Military Lessons Learned (LL) Concept, Bruksela, 1 lipca 2011 r. 7

8 Rozdział 1. ORGANIZACJA I STRUKTURA SYSTEMU WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ W SZ RP 1.1 Funkcjonowanie systemu SWD jest integralnym elementem Sił Zbrojnych RP SWD funkcjonuje w oparciu o jednolity i uniwersalny dla Sił Zbrojnych RP Proces Wykorzystania Doświadczeń, zwany dalej Procesem WD, oraz strukturę organizacyjną obejmującą wyspecjalizowane komórki organizacyjne oraz specjalistów na strategicznym, operacyjnym i taktycznym poziomach dowodzenia. Dla zapewnienia synergii SWD jest połączony kooperatywnymi relacjami z jednostkami i komórkami organizacyjnymi MON Za koordynację i funkcjonowanie SWD w Ministerstwie Obrony Narodowej odpowiada Dyrektor Departamentu Transformacji MON. Sposób funkcjonowania systemu w departamentach i biurach Ministerstwa Obrony Narodowej, Żandarmerii Wojskowej, Inspektoracie Uzbrojenia, placówkach wyższego szkolnictwa wojskowego, Dowództwie Garnizonu Warszawa oraz w placówkach naukowo-badawczych określono w odrębnym dokumencie. Sposób połączenia systemu wykorzystania doświadczeń MON z SWD przedstawiono na rysunku nr 1. Rys. nr 1. Relacje SWD na poziomie strategicznym. 8

9 1003. Relacje w ramach tej współpracy obejmują: 1) opracowanie propozycji problemów badawczych do List Priorytetowych Analiz (LPA) 3 ; 2) udział w Procesie Wykorzystania Doświadczeń; 3) wzajemne korzystanie z wiedzy ekspertów i wymiana informacji; 4) korzystanie z Centralnej Bazy Danych Systemu Wykorzystania Doświadczeń Sił Zbrojnych RP W Systemie Wykorzystania Doświadczeń uczestniczą wszystkie jednostki organizacyjne SZ RP, prawo zgłaszania obserwacji mają wszyscy żołnierze i pracownicy wojska Organizatorem i koordynatorem Systemu WD w SZ RP jest Dyrektor Centrum Doktryn i Szkolenia SZ (CDiS SZ), który podlega Szefowi SG WP. MINISTER OBRONY NARODOWEJ Departament Transformacji Szef Sztabu Generalnego WP POZIOM STRATEGICZNY CBD CDiS SZ POZIOM OPERACYJNY Komendant Główny ŻW Dowódca Operacyjny SZ Dowódca WL Dowódca SP Dowódca MW Dowódca WS Szef IWspSZ Szef IWSZ Komórka WD Komórka WD Komórka WD Komórka WD Komórka WD Komórka WD Komórka WD Komórka WD PKW/PJW Specjalista WD POZIOM TAKTYCZNY Dowódca: korpusu, dywizji (równorzędny) Sekcja / Specjalista WD Dowódca: brygady, pułku (równorzędny) Specjalista WD Rys. nr 2. Schemat ideowy specjalistycznej struktury SWD. Legenda: bezpośrednia współpraca wynikająca z organizacji SWD realizacja SWD na zasadzie współpracy partnerskiej 3 Patrz wykaz pojęć. 4 Dalej używa się określenia CBD. 9

10 1.2 Struktura i obowiązki komórek/specjalistów SWD w SZ RP Wyspecjalizowana struktura SWD obejmuje: 1) Pion Rozwoju Koncepcji i Wykorzystania Doświadczeń CDiS SZ na poziomie strategicznym; 2) komórki wewnętrzne WD 5 bezpośrednio podległe Dowódcy Operacyjnemu SZ, Dowódcom Rodzajów SZ, Szefowi IWsp SZ, Szefowi IWSZ na poziomie operacyjnym; 3) sekcję/specjalistę WD 6 na poziomie taktycznym; 4) sekcję/specjalistę WD 7 - PKW/PJW Centrum Doktryn i Szkolenia SZ odpowiada za: 1) opracowanie i aktualizowanie LPA SZ RP na podstawie zgłoszonych do Centrum oraz zidentyfikowanych we własnym zakresie problemów do analizy; 2) przedstawienie LPA SZ RP do akceptacji Szefowi SG WP 8 ; 3) prowadzenie analiz zgodnie z LPA oraz organizowanie procesu weryfikacji wdrożonych działań naprawczych, w ramach procesów WD obejmujących połączone zdolności operacyjne oraz pokojowe funkcjonowanie Sił Zbrojnych RP; 4) aktywne pozyskiwanie obserwacji oraz formułowanie wynikających z nich problemów do analizy; 5) upowszechnianie najlepszych rozwiązań (dobrych praktyk 9 ) wypracowanych w ramach SWD; 6) zarządzanie CBD; 7) przedstawianie Szefowi SG WP wniosków i propozycji w zakresie funkcjonowania systemu; 8) organizowanie i koordynowanie współpracy w zakresie wykorzystania doświadczeń w Siłach Zbrojnych RP oraz w wymiarze sojuszniczym i międzynarodowym; 5 Strukturę i organizację komórek określa właściwy dowódca. 6 Ibid. 7 Ibid. 8 LPA zatwierdzona przez Szefa SG WP stanowi załącznik do Planu Zasadniczych Przedsięwzięć CDiS SZ. 9 Patrz wykaz pojęć. 10

11 9) organizowanie odpraw koordynacyjnych, szkoleń i warsztatów dotyczących problematyki wykorzystania doświadczeń; 10) opracowanie i przedstawienie Szefowi SG WP, w terminie do 31 stycznia każdego roku, sprawozdania z realizacji zamierzeń w zakresie funkcjonowania SWD w SZ RP za rok poprzedni Wewnętrzne komórki WD (DO SZ, RSZ, IWsp SZ, IWSZ) realizują następujące zadania: 1) aktywne pozyskiwanie obserwacji oraz formułowanie wynikających z nich problemów do analizy; 2) wykorzystywanie CBD w ramach realizowanych procesów WD zgodnie z posiadanymi kompetencjami i nadanymi uprawnieniami; 3) opracowanie LPA na podstawie zgłoszonych do Dowództwa/Inspektoratu oraz zidentyfikowanych we własnym zakresie problemów do analizy; 4) prowadzenie analiz zidentyfikowanych obserwacji; 5) przygotowanie sprawozdań końcowych z przeprowadzanych analiz; 6) koordynowanie wdrażania Planów Działań Naprawczych 10 do realizacji których Dowództwo/Inspektorat określono jako głównego wykonawcę; 7) upowszechnianie w skali SZ RP najlepszych rozwiązań (dobrych praktyk) wypracowanych w ramach SWD; 8) udział w odprawach koordynacyjnych, warsztatach i spotkaniach roboczych dotyczących SWD; 9) sprawozdania z funkcjonowania SWD oraz osiągniętych efektów składać poprzez Dyrektora CDiS SZ (według wzorca w załączniku A) w terminie do 10 stycznia każdego roku, za rok ubiegły Komórka wewnętrzna WD Dowództwa Operacyjnego SZ realizuje zadania w zakresie prowadzenia analiz i weryfikacji działań naprawczych obejmujących: 1) operacje realizowane przez Polskie Kontyngenty Wojskowe (PKW) i Polskie Jednostki Wojskowe (PJW) poza granicami państwa (z wyłączeniem operacji znajdujących się w kompetencjach Dowództwa Wojsk Specjalnych); 10 Patrz wykaz pojęć. 11

12 2) proces szkolenia i zgrywana dowództw, sztabów oraz sił wydzielonych z RSZ do operacji połączonych; 3) zdolności operacyjne narodowych komponentów wydzielonych do Sił Odpowiedzi NATO (SON) i Grup Bojowych Unii Europejskiej (GB UE) Organami właściwymi do prowadzenia analiz i weryfikacji działań naprawczych w ramach realizacji procesów wykorzystania doświadczeń są: 1) wewnętrzne komórki WD Dowództw Rodzajów Sił Zbrojnych w odniesieniu do zdolności operacyjnych oraz pokojowego funkcjonowania RSZ; 2) wewnętrzna komórka WD Inspektoratu Wsparcia SZ w odniesieniu do kompleksowego rozwiązywania problemów organizacji i kierowania systemem wsparcia bojowego oraz zabezpieczenia logistycznego Sił Zbrojnych RP; 3) wewnętrzna komórka WD Inspektoratu Wojskowej Służby Zdrowia w odniesieniu do kompleksowego rozwiązywania problemów zabezpieczenia medycznego Sił Zbrojnych RP Na poziomie taktycznym sekcja/specjalista WD realizuje następujące zadania: 1) koordynowanie funkcjonowania SWD w podległych jednostkach; 2) opracowanie LPA na podstawie zgłoszonych oraz zidentyfikowanych we własnym zakresie problemów do analizy; 3) wykorzystywanie CBD w ramach realizowanych procesów WD zgodnie z posiadanymi kompetencjami i nadanymi uprawnieniami; 4) prowadzenie wstępnej analizy zgłaszanych problemów oraz przygotowywanie wniosków przekraczających kompetencje dowódcy do właściwego przełożonego; 5) prowadzenie analiz zidentyfikowanych obserwacji 11 oraz zgłoszonych problemów do analizy; 6) przygotowanie sprawozdań końcowych z przeprowadzanych analiz zgodnie z opisem w załączniku B; 7) identyfikowanie obserwacji na bieżąco i bezpośrednio po każdej działalności ZT/oddziału, takich jak misje, szkolenia lub ćwiczenia oraz formułowanie problemów do analizy; 11 Patrz wykaz pojęć. 12

13 8) pozyskiwanie dodatkowych informacji i danych na potrzeby SWD szczebla nadrzędnego; 9) monitorowanie procesu WD; 10) upowszechnianie wykorzystanych doświadczeń; 11) doskonalenie procedur funkcjonowania oraz przedstawianie wniosków i propozycji w tym zakresie; 12) prowadzenie szkoleń w zakresie SWD; 13) pełnienie funkcji punktu kontaktowego w SWD; 14) opracowywanie sprawozdań z działalności SWD Ponadto sekcja/specjalista PKW/PJW odpowiada za: 1) prowadzenie autonomicznego zbioru informacji z zakresu WD na potrzeby kontyngentu i sojuszników w przypadku braku dostępu do CBD; 2) wykorzystywanie obserwacji i doświadczeń w ramach sojuszniczych systemów WD funkcjonujących na teatrze działań; 3) współpracę w zakresie sojuszniczych systemów WD funkcjonujących na teatrze działań Stosownie do posiadanych kompetencji, możliwości oraz potrzeb szefowie komórek organizacyjnych tworzących Sztab Generalny WP, Centrum Zarządzania Kryzysowego Ministerstwa Obrony Narodowej, Inżynierii Wojskowej, Obrony Przeciwlotniczej, Obrony Przed Bronią Masowego Rażenia, Zespołu ds. Sytuacji Szczególnych realizują następujące zadania: 1) monitorowanie i wspieranie realizacji procesów WD wykorzystując CBD; 2) wdrażanie Planów Działań Naprawczych, w których Zarząd/Centrum/ Szefostwo/Zespół określono jako głównego wykonawcę działań naprawczych; 3) zapewnianie, na wniosek Dyrektora CDiS SZ lub szefów wewnętrznych komórek WD poziomu operacyjnego, udziału ekspertów lub przedstawicieli gestorów w etapie analizy procesu WD; 4) aktywne pozyskiwanie obserwacji oraz formułowanie wynikających z nich problemów do analizy. 1.3 Charakterystyka funkcjonalna Centralnej Bazy Danych (CBD) Upowszechnianie w SZ RP informacji o przebiegu realizacji procesu WD oraz wdrożonych doświadczeniach jest jednym z zasadniczych zadań SWD. 13

14 1015. Pozytywne zmiany wypracowane przez SWD, tj. zmiany doktrynalne, proceduralne oraz dotyczące nowych zdolności operacyjnych, powinny być upowszechniane, a wszyscy zainteresowani odbiorcy powinni posiadać do nich dostęp, szczególnie w celu szybkiej implementacji przekładającej się na praktyczne działania Upowszechnianie oraz archiwizacja informacji SWD są realizowane w głównej mierze poprzez dostęp do CBD, zarządzanej na szczeblu strategicznym przez CDiS SZ. Do bazy trafiają wszystkie obserwacje oraz aktualne informacje dotyczące procesów realizowanych w ramach SWD, portali informacyjnych Centrum, biuletynów informacyjnych, sprawozdań, opracowań, prac naukowych oraz wszelkich publikacji dotyczących obszaru WD CBD jest wykorzystywana w procesie WD na wszystkich jego etapach, poczynając od identyfikacji obserwacji, a kończąc na weryfikacji przyjętych rozwiązań CBD jest zarządzana przez wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną, jaką stanowi Wydział Upowszechniania Wniosków i Doświadczeń CDiS SZ Zamieszczanie informacji w CBD jest jednym z zasadniczych obowiązków komórek i specjalistów uczestniczących w Systemie Wykorzystania Doświadczeń SZ RP CBD zapewnia efektywne funkcjonowanie Systemu Wykorzystania Doświadczeń oraz umożliwia wymianę informacji pomiędzy jej użytkownikami Do najważniejszych funkcji CBD należą: 1) archiwizacja obserwacji i doświadczeń zidentyfikowanych oraz doświadczeń wykorzystanych; 2) wsparcie Procesu Wykorzystania Doświadczeń; 3) systematyzacja archiwizowanych informacji; 4) zaawansowane wyszukiwanie i szybki dostęp do informacji; 5) zestawianie informacji (sprawozdań) na potrzeby meldunkowe CBD umożliwia monitorowanie, zamieszczanie komentarzy oraz generowanie zestawień i informacji dotyczących każdego etapu realizacji procesu wykorzystania doświadczeń Środowiskiem pracy oprogramowania CBD jest resortowa sieć teleinformatyczna MIL-WAN. W przyszłości możliwe są inne rozwiązania. 14

15 1024. Użytkownikami CBD są wyłącznie żołnierze i pracownicy wojska, którzy posiadają uprawnienia nadane przez CDiS SZ Nadawanie użytkownikom CBD uprawnień w postaci loginu i hasła odbywa się na podstawie wniosku o uzyskanie dostępu do CBD. Formularz wniosku o uzyskanie dostępu oraz opis konfiguracji stanowiska komputerowego sieci MIL-WAN są dostępne na portalu informacyjnym WISE CDiS SZ CDiS SZ prowadzi ewidencję użytkowników CBD Sposób korzystania z CBD określi Instrukcja użytkownika Centralnej Bazy Danych SWD. 15

16 Rozdział 2. PROCES WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ W SZ RP System Wykorzystania Doświadczeń funkcjonuje w oparciu o jednolity Proces Wykorzystania Doświadczeń (schemat - załącznik C), który realizowany jest zgodnie z algorytmem postępowania w procesie WD (załącznik D) obejmującym następujące etapy: 1) identyfikacja obserwacji; 2) analiza; 3) zatwierdzenie działań naprawczych i ich wykonawców oraz stawianie zadań; 4) wdrażanie i monitorowanie zmian; 5) weryfikacja przyjętych rozwiązań. 2.1 Etap I /Identyfikacja obserwacji/ Identyfikacja obserwacji to działanie mające na celu określenie powtarzających się problemów lub negatywnych zjawisk, które mają zasadniczy wpływ na zdolności operacyjne SZ lub ich pokojowe funkcjonowanie, a które nie zostały rozwiązane w ramach zwykłej działalności służbowej. Identyfikacja obserwacji dotyczy również zaobserwowanych dobrych praktyk Identyfikacja obserwacji rozpoczyna Proces Wykorzystania Doświadczenia 12. Polega ona na określeniu podstawowych informacji niezbędnych do rozpoczęcia procesu analizy Identyfikacja obserwacji odbywa się zgodnie ze schematem działania (rys. nr 3) obejmującym trzy zasadnicze czynności: 1) zbieranie danych; 2) interpretacja danych; 3) kwalifikacja problemu. 12 Patrz wykaz pojęć. 16

17 ZBIERANIE DANYCH INTERPRETACJA DANYCH KWALIFIKACJA PROBLEMU Pozyskiwanie danych Grupowanie danych Sformułowanie sytuacji problemowej Porównanie sytuacji z założeniami Stwierdzenie różnic Sformułowanie problemu Określenie charakteru problemu Określenie zasadności problemu do dalszego procedowania Rys. nr 3. Identyfikacja obserwacji Każdy żołnierz i pracownik wojska ma możliwość dokonania spostrzeżeń odnoszących się do: 1) zdolności operacyjnych: dowodzenia; rozpoznania; użycia sił; potencjału SZ; przemieszczenia i mobilności; utrzymania ciągłości działania; skutecznego działania; przetrwania i ochrony wojsk; projekcji siły; udziału w operacjach sojuszniczych i koalicyjnych. 2) pokojowego funkcjonowania sił zbrojnych Informacje należy pozyskiwać w ramach realizowanych: 1) operacji; 2) szkoleń i ćwiczeń w wymiarze narodowym i międzynarodowym; 17

18 3) kontroli i inspekcji; 4) innych ważnych przedsięwzięć i istotnych elementów działalności bieżącej; 5) wykorzystując doświadczenia innych armii i źródła historyczne Zebrane dane powinny zawierać wszelkie informacje dotyczące obserwowanego problemu. Na tym etapie należy, w miarę możliwości, uzyskać następujące informacje: 1) "co się stało? (np. co funkcjonuje niewłaściwie); 2) "jakie są rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a pożądanym?" oraz określenie potencjalnych przyczyn; 3) czas i miejsce (lokalizację); 4) uczestników; 5) charakter, nazwę realizowanego zadania, ćwiczenia, przedsięwzięcia; 6) jaki jest priorytet? (np. do natychmiastowego rozpatrzenia, pilne, inne); 7) wpływ na realizowane zadania (np. krytyczny, użyteczny, pożądany); 8) szacunkową częstotliwość występowania (np. często, sporadycznie, rzadko); 9) odniesienie do zadania głównego komórki, jednostki, instytucji; 10) odniesienie do zdolności operacyjnej; 11) odniesienie do komponentów funkcjonalnych zdolności (doktryny, organizacja, personel, szkolenie, dowodzenie i kierowanie, infrastruktura, interoperacyjność, zasoby); 12) szczebel dowodzenia (polityczny, strategiczny, operacyjny lub taktyczny); 13) źródło uzyskanych informacji (bezpośrednia obserwacja, wywiad, dane oprzyrządowania, badania itp.); 14) inne fakty, okoliczności, czynniki mogące mieć wpływ na zdarzenie Obserwacje zgłoszone zgodnie z załącznikiem E (Formularz zgłoszenia obserwacji) mogą mieć różny poziom dojrzałości i przydatności dla rozpoczęcia procesu analizy. Wymagają one dokonania wstępnej weryfikacji przez komórkę/specjalistę WD przed przedłożeniem jej przełożonemu Weryfikacja polega na: 1) określeniu czy obserwacja jest obiektywna; 2) wykluczeniu skarg, donosów itp.; 3) określeniu czy jest to problem systemowy czy też prosty błąd ludzki; 18

19 4) sprawdzeniu czy opis obserwacji jest jasny i zrozumiały; 5) określeniu czy ewentualne przewidywane skutki finansowe oraz organizacyjne uzasadniają rozpoczęcie procesu WD Przedstawiciele specjalistycznych struktur powinni w sposób aktywny pozyskiwać informacje z prowadzonych operacji oraz ćwiczeń i na ich podstawie formułować problemy do rozwiązania w ramach SWD Zalecaną formą pozyskania informacji są wywiady i ankiety. Do ich przeprowadzenia przygotowuje się specjalne kwestionariusze ankiet lub wywiadów. Zaletą kwestionariuszy jest możliwość zachowania anonimowości Pozyskane informacje (dane), odnoszące się do dokonanych spostrzeżeń, są przedstawiane w formularzu zgłaszania obserwacji (wzór dokumentu stanowi załącznik nr E) niniejszej instrukcji lub poprzez CBD Zweryfikowaną obserwację przedstawia się dowódcy jako propozycję problemu do analizy w ramach Procesu WD Po zatwierdzeniu obserwacji przez dowódcę do dalszego procedowania w ramach SWD (np. na podstawie wypełnionego formularza) specjalista/komórka WD umieszcza ją w CBD jako obserwację zidentyfikowaną CDiS SZ, komórki WD RSZ oraz specjaliści WD opracowują Listę Priorytetowych Analiz stanowiącą załącznik do planu zasadniczych przedsięwzięć. LPA zatwierdzana jest przez właściwego dowódcę LPA (zał. F) opracowywana jest na dany rok w oparciu o wnioski nadesłane do CDiS SZ/komórki/specjalisty WD oraz pozyskane we własnym zakresie propozycje problemów do analizy. 2.2 Etap II /Analiza/ Etap analizy obejmuje ogół czynności badawczych, mających na celu identyfikację zaobserwowanego problemu lub negatywnego zjawiska oraz jego elementów, polegających na zrozumieniu czynników wywołujących ich występowanie i zachodzących między nimi związków Etap realizowany jest przez specjalistów/komórki WD lub zespoły robocze. W skład powoływanych zespołów roboczych wchodzą przedstawiciele 19

20 (specjaliści): komórek WD, gestorów oraz eksperci stosownie do potrzeb i możliwości W wyniku przeprowadzonej analizy formułowane są rekomendacje działań naprawczych oraz identyfikowani są wykonawcy Analiza jest etapem Procesu WD, mającym na celu przełożenie Obserwacji Zidentyfikowanej w Doświadczenie Zidentyfikowane 13. Proces analizy prowadzi się zgodnie z sześciofazowym modelem 14 postępowania Etap analizy obejmuje: 1) Faza wstępna: a. zbadanie obserwacji (problemu do analizy) - uzyskanie odpowiedzi na następujące pytania: czy obserwacja zawiera określenie przyczyn zaobserwowanego problemu (tzn. wyjaśnienie dlaczego wystąpił problem)? czy wyjaśnienia przyczyn są prawidłowe? czy obserwacje zawierają zalecenia (rozwiązania) w zakresie wyeliminowania przyczyn zaobserwowanego problemu? czy proponowane zalecenia są właściwe w odniesieniu do przyczyn? czy określono wykonawców proponowanych zaleceń i czy dokonano tego właściwie? b. potwierdzenie celowości prowadzenia dalszej analizy (jeżeli odpowiedź na wszystkie powyższe pytania brzmi tak, należy uznać obserwację jako doświadczenie zidentyfikowane 15 i odstąpić od dalszej analizy. Jeżeli na którekolwiek z tych pytań odpowiedź brzmi nie, to należy uznać, że obserwacja wymaga dalszej analizy); c. określenie szczegółowych problemów do analizy; d. określenie niezbędnych danych do przeprowadzenia analizy; e. zaplanowanie pozyskiwania informacji (danych); f. zaplanowanie procesu analizy; g. opracowanie meldunku z fazy wstępnej (formę określa dowódca). 13 Patrz wykaz pojęć. 14 JPA JALLC (Joint Analysis and Lessons Learned Centre) PROJECT APPROACH - oparty na metodyce zarządzania projektami grupowymi PRINCE2 (Project In a Controlled Enviroment) model postępowania stosowany w NATO oraz większości państw członkowskich. 15 Patrz wykaz pojęć. 20

21 2) Faza pozyskiwania informacji (danych): a. zbieranie danych; b. formułowanie wstępnych wniosków; c. określenie celowości prowadzenia dalszej analizy; d. weryfikacja planu przeprowadzenia analizy; e. opracowanie meldunku z fazy pozyskiwania informacji (formę określa dowódca); f. zaplanowanie analizy danych. 3) Faza analizy obserwacji zidentyfikowanej (problemu do analizy) oraz pozyskanych danych: a. analiza danych; b. weryfikacja i uzupełnienie danych; c. potwierdzenie celowości prowadzenia dalszej analizy; d. opracowanie struktury sprawozdania końcowego z analizy; e. opracowanie meldunku z fazy analizy danych (formę określa dowódca); f. zaplanowanie fazy uzgodnień. 4) Faza uzgodnień projektu sprawozdania końcowego z analizy: a. opracowanie projektu sprawozdania; b. potwierdzenie celowości prowadzenia dalszej analizy; c. rozesłanie projektu do uzgodnień; d. opracowanie meldunku z fazy uzgodnień (formę określa dowódca); e. zaplanowanie harmonogramu opracowania sprawozdania końcowego. 5) Faza opracowania sprawozdania końcowego z analizy: a. przegląd propozycji zebranych w ramach uzgadniania; b. uzupełnienie projektu sprawozdania; c. potwierdzenie celowości projektu; d. formułowanie rekomendacji działań naprawczych i identyfikowania ich wykonawców; e. podpisanie sprawozdania przez wykonawców; f. sporządzenie meldunku z fazy opracowania sprawozdania (formę określa dowódca). 6) Zamknięcie projektu: a. potwierdzenie dostarczenia sprawozdania końcowego z analizy do wszystkich zainteresowanych; 21

22 b. wprowadzenie danych do CBD; c. archiwizacja dokumentacji Przeprowadzenie procesu analizy zgodnie z przedstawionym modelem w pełnym zakresie, szczególnie w odniesieniu do złożonych problemów, wymaga udziału specjalistów/ekspertów z zakresu zarządzania projektami grupowymi. Najczęściej niezbędny jest również udział w nim specjalistów z zakresu analiz (np. systemowych, matematycznych itp.) Realizacja etapu analizy w odniesieniu do złożonych problemów na poziomie operacyjnym, strategicznym i politycznym trwa zwykle od 9 do 15 miesięcy Realizacja etapu analizy na poziomie taktycznym i operacyjnym nie powinna trwać dłużej niż 12 miesięcy. 2.3 Etap III /Zatwierdzanie i stawianie zadań/ Wnioski i rekomendacje zawarte w sprawozdaniu końcowym z analizy przedstawiane są do zatwierdzenia dowódcy. Po ich akceptacji stają się podstawą do opracowania Planu Działań Naprawczych W przypadku, gdy rekomendowane działania naprawcze przekraczają kompetencje dowódcy, może on zdecydować o przesłaniu wniosku o podjęcie działań naprawczych do przełożonego wyższego szczebla Plan Działań Naprawczych powinien obejmować: 1) działania naprawcze (tytuł obserwacji); 2) określenie głównego wykonawcy; 3) zadania do realizacji; 4) określenie miejsca wprowadzania zmian; 5) zasoby/środki do wykonania zadania; 6) określenie terminu wykonania zadania; 7) określenie terminu i sposobu weryfikacji Plan Działań Naprawczych jest zatwierdzany przez przełożonego właściwego do stawiania zadań wykonawcom Przykładowy wzór Planu Działań Naprawczych przedstawiono w załączniku G Obserwacja w odniesieniu do której opracowano i zatwierdzono Plan Działań Naprawczych staje się Doświadczeniem Zidentyfikowanym Patrz wykaz pojęć. 22

23 2.4 Etap IV /Implementacja i monitorowanie/ Wdrożenie działań naprawczych realizowane jest zgodnie z zatwierdzonym Planem Działań Naprawczych. Główny wykonawca składa sprawozdania z realizacji działań naprawczych zatwierdzającemu plan Sprawozdania składa się zgodnie z terminami określonymi w harmonogramie zawartym w Planie Działań Naprawczych Wszelkie zmiany wprowadzane do Planu Działań Naprawczych w trakcie jego realizacji podlegają akceptacji przez zatwierdzającego plan Realizacja wszystkich powiązanych ze sobą działań naprawczych jest koordynowana przez głównego wykonawcę oraz monitorowana przez komórkę/specjalistę WD, którzy są informowani przez wskazanych w Planie Działań Naprawczych wykonawców o: 1) przebiegu i skutkach realizacji zadań; 2) wszelkich odstępstwach w realizacji zadań wynikających z Planu Działań Naprawczych; 3) potrzebie dokonania modyfikacji działań naprawczych; 4) zamiarze wprowadzenia zmian do Planu Działań Naprawczych; 5) zakończeniu poszczególnych etapów i całości procesu implementacji działań naprawczych Komórka/specjalista WD monitorująca przebieg realizacji działań naprawczych współpracuje z wykonawcami w zakresie przygotowania sprawozdań z realizacji procesu implementacji oraz wspiera ich w realizacji zadań Realizacja procesu wdrażania działań naprawczych jest na bieżąco aktualizowana w CBD przez komórkę/specjalistę WD. 2.5 Etap V /Weryfikacja/ Weryfikacja określa skuteczność procesu WD, tak w zakresie przeprowadzanych analiz jak i działań naprawczych, podjętego w celu wyeliminowania zaobserwowanego problemu Pozytywny wynik weryfikacji zamyka proces WD i powoduje, że Doświadczenie Zidentyfikowane w drugim etapie procesu staje się Doświadczeniem Wykorzystanym Patrz wykaz pojęć. 23

24 2038. Weryfikacja obejmuje przedsięwzięcia mające na celu sprawdzenie właściwego funkcjonowania poprawionych elementów zdolności lub skuteczności wyeliminowania negatywnego zjawiska Jeśli to możliwe weryfikacja jest prowadzona w ramach przedsięwzięć realizowanych zgodnie z Planem Zasadniczych Przedsięwzięć W szczególnych przypadkach podyktowanych interesem SZ RP Szef SG WP, na wniosek Dyrektora CDiS SZ, może wyrazić zgodę na organizację dodatkowych ćwiczeń, przeprowadzenie eksperymentów pod kątem zbadania i wypracowania wniosków w zakresie doskonalenia priorytetowych zdolności operacyjnych SZ RP Negatywny wynik weryfikacji jest podstawą do zakończenia lub ponownego uruchomienia jednolitego Procesu WD. Decyzję o zakończeniu procesu na tym etapie podejmuje dowódca który nakazał jego przeprowadzenie. 24

25 Wykaz pojęć stosowanych w ramach Systemu Wykorzystania Doświadczeń w SZ RP i NATO 18 W celu zapewnienia jednolitej interpretacji zapisów ujętych w dokumentach narodowych i sojuszniczych dotyczących Systemu Wykorzystania Doświadczeń zaleca się stosowanie w SZ RP następujących pojęć: Analiza (ang. Analysis) ogół czynności mających na celu zbadanie zaobserwowanego problemu, negatywnego lub niedoskonałego zjawiska, jego elementów oraz zrozumienia przyczyn, czynników wywołujących ich występowanie i zachodzących między nimi zależności. Centralna Baza Danych (ang. Lessons Learned Database - LLDb) centralnie administrowany, dostępny zgodnie z posiadanymi certyfikatami bezpieczeństwa i przystępnie zorganizowany zbiór obserwacji, doświadczeń zidentyfikowanych oraz doświadczeń wykorzystanych. W SZ RP CBD administrowana jest przez CDiS SZ. Doświadczenie Zidentyfikowane (ang. Lesson Identified - LI) obserwacja w stosunku do której opracowano Plan Działań Naprawczych oraz określono wykonawcę i uczestników procesu. Doświadczenie Wykorzystane (ang. Lessons Learned - LL) rezultat działań naprawczych, efektywne i pożądane zmiany w komponentach funkcjonalnych zdolności. Działania Naprawcze (ang. Remedial Action - RA) możliwe do realizacji przedsięwzięcia, które zapewnią usunięcie problemu i zapobiegną jego powtarzaniu się. Dobra Praktyka (ang. Best Practice) techniki, metody lub procesy, które potwierdziły w praktyce swoją przydatność. Stosowane często w obszarach, w których nie funkcjonują oficjalnie przyjęte i zaakceptowane procedury lub techniki. Eksperyment wojskowy (ang. Experimentation) jest metodą naukowego poznania określonego wycinka rzeczywistości funkcjonowania SZ, polegającą na czynnej modyfikacji wybranych cech komponentów funkcjonalnych zdolności 18 JALLC, Joint Analysis Handbook Edycja 3, Lizbona 2007 oraz JALLC, Lessons Learned Handbook Edycja 1, Lizbona

26 (DOTMLPF-I) 19 stanowiących przedmiot badań celem poznania związków, zależności (zmian) powstałych pod ich wpływem. Proces Wykorzystania Doświadczeń (ang. Lessons Learned Process) proces kompleksowy, podczas którego obserwacja jest przetworzona w procesie analizy, w Doświadczenie Zidentyfikowane, a poprzez podjęte działania naprawcze staje się Doświadczeniem Wdrożonym. Lista Priorytetowych Analiz (ang. Prioritized Analyses Requirements List) dokument określający priorytety w odniesieniu do zgłoszonych problemów (obserwacji) na określonym szczeblu dowodzenia. Obserwacja (ang. Observation) zidentyfikowany do naprawy problem, negatywne lub niedoskonałe zjawisko, wymagające poprawy lub zaobserwowana dobra praktyka. Obserwacja zidentyfikowana (ang. Identified observation) obserwacja w stosunku do której rozpoczęto proces analizy. Plan Działań Naprawczych (ang. Action Plan - AP) opracowany w formie pisemnej, przez wykonawcę działań naprawczych, plan realizacji działań naprawczych, zawierający terminy i punkty decydujące, warunkujące powodzenie. Plan Pozyskiwania Danych (ang. Data Collection Plan) dokument określający jakie informacje są niezbędne do dokonania analizy oraz sposób ich pozyskania. Problemy do Analizy (ang. Analysis Requirements) problem, niedoskonałość, wadliwie funkcjonujące rozwiązanie, brak zdolności wymagające znalezienia jego efektywnego rozwiązania. Sprawozdanie Końcowe z Analizy (ang. Final Report) dokument końcowy będący wynikiem procesu analizy, zawierający konkluzje i rekomendacje wskazujące obszary zmian w komponentach funkcjonalnych zdolności. Rozwój Koncepcji i Eksperymentowanie (ang. Concept Development & Experimentation CD&E) jest procesem towarzyszącym Procesowi Rozwoju Zdolności (CDP), jednym z wielu środków (narzędzi) do identyfikacji negatywnych zjawisk w poszczególnych zdolnościach poprzez dostarczanie innowacyjnych koncepcji i rozwiązań. 19 Doctrine, Organization, Training, Materiel, Leadership, Personnel, Facilities Interoperability (Doktryny, Organizacja, Szkolenie, Zasoby, Dowodzenie i Kierowanie, Personel, Infrastruktura Interoperacyjność). 26

27 Specjalista ds. SWD (ang. Lessons Learned Staff Officer - LL SO) przeszkolony w zakresie WD żołnierz lub pracownik wojska posiadający umiejętności w zakresie prowadzenia analiz i realizacji Jednolitego Procesu WD. Weryfikacja (ang. Validation) określa, czy zaobserwowany problem, zgodnie z planem, został skutecznie wyeliminowany w toku Działań Naprawczych. Wykonawca Działań Naprawczych (ang. Action Body - AB) organizacja (jednostka, komórka organizacyjna), która otrzymała zadanie wdrożenia lub wsparcia procesu wdrożenia zaakceptowanych Działań Naprawczych. 27

28 Załączniki Załącznik A Sprawozdanie roczne /wzór/ Załącznik B Układ i treść sprawozdania końcowego z analizy Załącznik C Schemat jednolitego Procesu WD w SZ RP Załącznik D Algorytm postępowania w Procesie WD Załącznik E Formularz zgłoszenia obserwacji Załącznik F Lista Priorytetowych Analiz /wzór/ Załącznik G Plan Działań Naprawczych /wzór/ 28