System do zarządzania firmą SFSQL

Transkrypt

1 1 System do zarządzania firmą SFSQL

2 2 Spis treści Wstęp... 4 Podstawowy interfejs uŝytkownika SFKlientSQL... 5 Logowanie... 5 Zmiana hasła... 6 Menu programu... 8 Obsługa tabel z danymi widoki... 9 Modyfikacja danych edycja, autobazy Menu widoku tabeli Zmiana wyglądu personalizacja widoku Sortowanie i uporządkowanie danych w tabeli widoku Wydruki robocze z danych w tabeli Filtrowanie danych w tabeli Eksport roboczy danych do innych programów Zaznaczanie, selekcja danych w tabeli System Finansowo księgowy Słowniki Słownik towarów - kartoteki towarowe Słownik kontrahentów - CMR ( relacje z kontrahentami) Słownik krajów Słownik Stawek VAT Słownik - Schematy księgowe zakupu, sprzedaŝy Okresów księgowych Słownik odsetek ustawowych Słownik kursów walut Słownik zamienników magazynowych Słowniki domyślnych zdarzeń księgowych Księga Handlowa Plan kont Bilans otwarcia Blokady okresów księgowych Obroty i salda Polecenia księgowanie PK Wydruk księgi handlowej Analizy, bilans i rachunek zysków i strat Rozrachunki z kontrahentami: naleŝności, zobowiązania Kontroling kosztów i przychodów Rejestr sprzedaŝy VAT Fakturowanie Fakturowanie bufor sprzedaŝy Rejestr VAT - sprzedaŝ księgowanie Rejestr zakupu VAT - faktury zakupu Środki Trwałe

3 3 Wstęp Schemat systemu Moduł środków trwałych Grupy środków trwałych Dodawanie środków trwałych Plan amortyzacji (szablon) Usuwanie planu amortyzacji Likwidacja środka SprzedaŜ środka Umarzanie środków trwałych Zestawienie na okres Wydruk zestawienia na okres, na konta Raporty do intrastatu (eksport, import) Raport wyświetlający sprzedaŝ po KODACH TARIC Raport wyświetlający zakup po KODACH TARIC Środki pienięŝne: kasy gotówkowe, konta bankowe Zlecenia od odbiorców Specyfikacje wydania Zamówienia do dostawców Forecasty - specyfikacje dostawy Zamknięcie roku obrotowego System magazynowy Zasady pracy na magazynie Rozpoczęcie pracy w nowym okresie Dokumenty magazynowe Stany magazynowe Rezerwacje magazynowe Dokumenty produkcyjne receptury Raporty magazynowe - analizy błędów Raporty magazynowe finansowo księgowe dla rocznego okresu magazynowego Inwentaryzacja Zarządzanie informacją Informator wewnętrzny między uŝytkownikami systemu Terminarz serwisowy przykładowy Przykładowe systemy zbudowane pod zamówienie Przykładowy system obsługi kart serwisowych Gdzie znaleźć podstawowe raporty Serwer bazodanowy Archiwizacja danych Konserwacja serwera

4 4 Wstęp Schemat komunikacji systemu SFSQL PowyŜszy schemat pokazuje współczesne systemy informatyczne. Ich podstawą jest specjalizowany do tego celu program typu serwer on w bezpieczny sposób realizuje zlecania klientów, czyli uŝytkowników programu. Serwer w specjalnym języku wysokiego poziomu SQL spełnia zlecenia klientów serwera. Ogólny przykładowy schemat modułów systemu

5 5 Podstawowy interfejs użytkownika SFKlientSQL Logowanie ma na celu dwie rzeczy. Określić z jakiego serwera chcemy pobierać dane np. czy pracujemy w firmie czy zdalnie z internetu oraz odpowiednie załadowanie oprogramowania przydzielonego do danego modułu logowania. Konto logowania w systemie w danej chwili naleŝy do jednego modułu np. konto (uŝytkownik) Ewa do modułu KSIE, czyli jest księgowa i zostanie podczas logowania załadowane oprogramowanie księgowe. Oczywiście programowi wystarcza tylko wpisać Ewa i hasło a program sam z tabeli ustawionej przez administratora sprawdzi jaki moduł przypisano temu uŝytkownikowi i załaduje dla niego oprogramowanie. Tak więc widok menu programu jak i moŝliwości programu zmieniają się w zaleŝności od modułu do jakiego się zalogujemy. Tak więc nie ma znaczenia komputer, z którego się logujemy a jedynie na jakie konto się logujemy od tego zaleŝy jakie zostanie w grane oprogramowanie. Podczas logowania zwłaszcza jeśli pracujemy z przenośnego wpinanego do róŝnych sieci laptopa zachodzi konieczność przełączania profili logowania. Profil logowania podaje programowi informacje gdzie aktualnie znajduje się w sieci komputerowej komputer z danymi (czyli SFSQL serwer SQL). Aby po zmianie profilu logowania program przy uruchamianiu domyślnie zapamiętał wybrany profil połączenia naleŝy nacisnąć przycisk Ustaw jako domyślny (od tej pory od będzie przy starcie proponowany). Dla osób administrujących programem moŝe przydać się opis pól profilu logowania, które moŝna zobaczyć po naciśnięciu przycisku PokaŜ ustawienia

6 6 IP serwer SQL : adres IP serwera SQL, moŝe być podany w postaci dziesiętnej, lub domenowej np. gdzie program sam skomunikuje się z serwerami nazw i określi IP serwera. To testu czy pod danym adresem domenowym jest zarejestrowane IP serwera słuŝy przycisk Test IP. Tak wiec program moŝe równieŝ pracować z serwerami na dynamicznym IP np. zainstalowanymi na neostradzie. Port: port określa numer, na którym oczekuje na zlecenia serwer SQL. Domyślnym portem jest 3333 ale administrator serwera moŝe ustawić dowolny port. Tak więc port klienta zaleŝy od poru na serwerze, najczęściej zmienia dla nowego roku obrotowego w księgowości. Typ serwera SQL: zawsze WinSQL S.FREUS (pozostałe są w specjalnych systemach) http: IP: serwer SFSQL nie gromadzi BLOB (Binary Large Object) duŝych obiektów, typu obrazki czy filmy są one przechowywane na serwerze (najczęściej UNIX-owym) i pobierane przez oprogramowanie z serwera http. Specjalnym protokołem opartym na CGI jako rozszerzenie serwera http. W tym polu naleŝy wpisać adres IP serwera http realizującego to zadanie. Zmiana hasła Administrator programu zalogowany na moduł ADMIN tworzy nowych uŝytkowników programu i nie ma moŝliwości nadania im hasła. Tak więc uŝytkownicy przy pierwszym logowaniu (po zalogowaniu) wpisują tylko nazwę przydzielonego konta (uŝytkownika) bez hasła, w menu zaloguj -> Zmiana hasła

7 7 moŝe zmienić hasło na własne nikomu nie znane (nawet administratorowi programu). Po wybraniu opcji zmiany hasła program zapyta się o hasło aktualnie jeśli jest to pierwsze logowanie lub nie było wcześniej hasła naciskamy przycisk Dalej (czyli zostawiamy oba pola puste) jeśli natomiast konto posiadało hasło wcześniej naleŝy je tu wpisać dwukrotnie w pozycji Podaj hasło i powtórz hasło. Po naciśnięciu przycisku dalej program zapyta się o podanie nowego hasła. Gdzie dwukrotnie naleŝy wprowadzić nowe hasło. Jeśli z jakiś powodów uŝytkownik zapomni hasła do programu administrator moŝe jego hasło usunąć i uŝytkownik zaloguje się bez hasła i będzie mógł sam załoŝyć nowe.

8 8 Menu programu Po zalogowaniu, program w zaleŝności od modułu logowania przypisanego do uŝytkownika wyświetli róŝne pozycje menu. Menu programu jest oknem składającym się z czterech części. W górnej części jest pasek systemowy z menu (Moduły programu, O programie), do którego dostęp uzyskujemy z klawiatury naciskając lewy alt lub (oczywiście myszką). Kolejnym paskiem jest informacja o zalogowanym uŝytkowniku z przypisanym dla niego modułem (oprogramowaniem jakie ma się wykonywać). PoniŜej jest obszar informacyjny, którego zawartość zmienia się w zaleŝności od danego modułu (np. na jakim pracujemy magazynie, w jakim okresie obrotowym, jaka jest licencja programu itp.). Ostatni pasek to menu programu, którego zawartość równieŝ zaleŝy od modułu logowania. Poruszanie się po menu jest standardowe dla tz. drzewek okienek środowiska MS Windows czyli w górę i w dół menu poruszmy się kursorami. Jeśli natomiast w danej pozycji z lewej strony znacznik pozycji wyświetla znak '+' to znaczy Ŝe ta pozycja ma podpozycje i moŝemy je wyświetlić naciskając strzałkę w prawo '->' lub klawisz ENTER. Nastąpi rozwinięcie podpozycji i znacznik pozycji zmieni się z '+' na '-' oznaczając Ŝe juŝ wszystkie podpozycje są na ekranie. Jeśli chcemy zwinąć gałązkę z podpozycjami naciskamy będąc na nazwie gałązki klawisz ENTER lub kursor w lewo '<-'. Uwaga klawisz ENTER ukrywa i pokazuje zawartość gałązki tylko będąc na jej nazwie natomiast jeśli stoimy juŝ na podpozycji oznacza wejście i jej wybór (uruchomienie podprogramu przypisanemu tej podpozycji). W drzewie menu działają jeszcze klawisze szybkiego wyboru. Pojawiają się one na ekranie jako Ctrl+'X' gdzie X jest dowolna litera i oznacza ze jeśli naciśniemy tę kombinacje klawiszy to podpozycja zostanie wybrana od razu. Innym sposobem poruszania się po menu jest naciskanie pierwszych liter tekstu w pozycji. Po naciśnięciu program automatycznie przemieszcza zaznaczenie do tej pozycji, która zaczyna się od tej literki. Jeśli jest więcej pozycji na tę sama literę to kolejne naciśnięcie tej samej literki przemieszcza nas do następnej pozycji, która zaczyna się od tej litery.

9 9 Obsługa tabel z danymi widoki Większość okien dialogowych w programie, który wyświetlają dane ma wygląd tabeli przedstawionej poniŝej. Takie rozwiązani, w którym wygląd i obsługa jest identyczna ma ogromne zalety poniewaŝ nie trzeba się uczyć kolejnych nowych okienek a jedynie dane w tabelce się zmieniają np. raz to będzie rejestr faktur a innym razem rejestr zleceń. Kolumny z danymi w tej samej tabelce mogą być zupełnie inne dla róŝnych modułów np. moduł KSIE księgowej widzi ceny zakupu na fakturze a juŝ moduł DH działu handlowego tylko ceny sprzedaŝy. Tak więc ilość kolumn w tym samym okienku zaleŝy od modułu do jakiego jesteśmy zalogowani. Opis ogólny pracy z tabela danych Tabela składa się z kilku pasków roboczych pasek górny, którego wysokość i szerokość zmienia się zawiera informacje opisową czego dotyczy właśnie wyświetlaną tabelka. PoniŜej części opisowej jest ciemno-szary pasek informacyjny, w którym program wyświetla informacje czy jest zastosowany a jeśli tak to jaki filtr np. Ŝe aktualnie wyświetlane są faktury z rejestru sprzedaŝy, których kontrahent zawiera w nazwie 'MU'. Pojawi się na szarym pasku napis KONTRAH zawiera [MU]. Kolejnym paskiem roboczym jest pasek przycisków standardowych, który zawiera zestaw przycisków dostępnych dla danego widoku dla tego modułu. Czyli przyciski te są wyświetlane tylko jeśli dany uŝytkownik ma je dostępne, czyli jego moduł logowania ma do nich dostęp. Poszczególne przyciski mają następujące znaczenie Podczas pracy w sieci komputerowej wszystkie dane gromadzone są przez serwer danych(sfsql) więc zawartość tabelki jeśli nikt na komputerze nie pracuje np. wyjdziemy na 2 godziny zawiera nieaktualne dane bo mogło one być zmienione przez kogoś innego w sieci. Przycisk ten pozwala pobrać ponownie z serwera i uaktualnić zawartość tabeli.

10 10 Ustawienia wyglądu Przycisk pozwala zapamiętać wygląd tabeli, ilość i kolejność wyświetlanych kolumn, szerokości kolumn, wysokości rozmiarów okna, domyślnego sortowania i kolorów paska opisu. Zmiana uporządkowania danych w tabeli. Szczegółowy opis w podrozdziale Sortowanie danych w tabeli Standardowy wydruk danych całej tabeli i pojedynczego rekordu (wiersza). Szczegółowy opis w podrozdziale Wydruk danych z tabeli Pozwala budować wykresy liczbowe z zawartości w wybranych kolumnach tabeli. Mini edytor tekstu formatowanego, pozwala budować szablony automatycznie wypełniane danymi z tabeli. np. podziękowania, czy ogłoszenia dla kontrahentów Filtrowanie danych w tabeli. Wyświetlenie tylko takich danych, które spełniają warunek. Powrót do stanu tabeli przed filtrowaniem przycisk Anuluj filtr. Szczegółowy opis w podrozdziale Filtrowanie danych w tabeli Export danych to opcja pozwalająca zapisać na dysku tabelę danych w odpowiednim formacie np. programu MS Excel czy przenieś do schowka (i np. wkleić do MS Word). Szczegółowy opis w podrozdziale Export danych z tabeli Przycisk pomocniczy pokazuje lub ukrywa menu z prawej strony tabeli. Ukrycie menu pozwala wyświetlić więcej kolumn na ekranie np. bardzo przydatne przy monitorach o małej rozdzielczości. Kolejnym paskiem informacyjnym jest pasek na samym dole okna, który zawiera informacje kiedy pobrano wyświetlane dane z serwera i jak długo to trwało. Bardziej przydatne dla uŝytkownika są dwa ostatnie panele. Pierwszy zawiera ile aktualnie rekordów (wierszy) jest w tabelce (nie ma sensu przewijać czasami tysiące wierszy aby sprawdzić ile jest pozycji w tabeli). Drugi panel zawiera informacje jak aktualnie są posortowane dane w tabeli. Następnie idąc do góry mamy kolejny pasek informacyjny z przyciskami do modyfikacji. w pasku tym pojawiają się informacje co aktualnie robi program a jeśli uŝytkownik zaznacza pozycje w tabeli to w pasku tym pojawiają się sumy z zaznaczonych pozycji dla tych kolumn, które miały znacznik sumowania. Czyli taki mały kalkulator podliczający zaznaczone pozycje liczbowe (bardzo przydatny podczas pracy). W pasku tym jeśli uŝytkownik ma takie uprawnienie pojawiają się przyciski od dopisywania Nowego rekordu przycisk Insert, edycji(zmiany) - przycisk F4 lub usunięcia istniejącego przycisk

11 11 Del. Szczegółowy opis dopisywania i edycji jest w podrozdziale Modyfikacja danych - wprowadzanie nowych, edycja Po prawej stronie okna tabeli znajduje się często menu dla tej tabeli szczegółowy opis pracy z menu znajduje się w podrozdziale Menu tabeli Szczegóły pozycji F12 opcja ta jest dostępna jako zakładka na ekranie. Naciśnięcie przycisku F12 powoduje Ŝe program nie wyświetla juŝ tabeli z danym tylko. Wyświetla jeden wybrany rekord (wiersz) w postaci dwukolumnowej (nazwy pola i jego wartości). Opcja bardzo przydatna poniewaŝ tabelka nie moŝe wyświetlać zbyt wiele kolumn bo one po prostu się na ekranie nie mieszczą. A opcja F12 wyświetli zestawienie wszystkich kolumn pionowo a nie poziomo co powoduje Ŝe duŝo więcej informacji widzimy na ekranie. Poruszając się po tych polach program u dołu wyświetla w tym widoku opis do czego dane pole słuŝy. Będąc w tej opcji naciśnięcie przycisku wydruk i export F5 spowoduje Ŝe na drukarce (do pliku, schowka) nie wydrukuje się tabela z danymi tylko właśnie pionowe wypisanie wszystkich pól rekordu.

12 12 Powrót do tabeli jest poprzez klawisz ENTER lub powtórne naciśnięcie przycisku F12 Modyfikacja danych edycja, autobazy Podczas modyfikacji lub wpisu danych program automatycznie wyświetla okienka wpisu specjalnego zastosowania w zaleŝności jakiego typu daną chcemy zmienić. Czy jest to data, czy godzina, czy zwykła łańcuch tekstowy albo znacznik Tak/Nie. PoniŜej przedstawiono poszczególne typy modyfikujące okienek w programie.

13 13 Okienku dla typu data, daje moŝliwość wpisania daty klawiatury, przy czym podczas wpisywania mamy datę podzieloną na trzy sekcja dzień, miesiąc, rok. W chodzą w poszczególne sekcje wpisujemy np. dzień i aby przejść na miesiąc naciskamy strzałkę w kierunku sekcji miesiąc. Czy strzałkami (kursorami) przechodzimy pomiędzy poszczególnymi sekcjami daty. Uwaga: format daty wyświetlany w tym okienku zaleŝy od Państwa ustawień danego komputera w panelu sterowania Windows, ustawienia regionalne gdzie w zakładka data zmieniamy na format dd.mm.rrrr czyli taki jak obsługują Polacy (domyślnie Windows ustawia inny) i jako znak separujący dla daty dobrze jest wprowadzić. (kropkę). Specjalną opcją w programie jest data pusta. Jeśli chcemy usunąć datę czyli zrobić Ŝe pole nie zawiera nic to wybieramy przycisk Pusta. W przycisku inne znajdują się operacja pomocnicze np. moŝna policzyć ile jest dni pomiędzy datami, lub przesunąć się do daty odległej o zadaną ilość dni, przydatne podczas ustalania róŝnych terminów. Jeśli natomiast chcemy zobaczyć cały kalendarz i z niego wybrać datę nas interesującą to rozwijamy strzałką w dół i wyświetli się kalendarz miesięczny. Szybki wybór zmiany roku czy miesiąca uzyskujemy klikając na jego nazwę. Okienko wyboru TAK/NIE. Program ustawia tak lub nie zadając pytanie. Przemieszczamy się kursorami do przycisku TAK lub NIE i naciskamy ENTER.

14 14 Na ekranie TAK zamienione jest na obrazek faji a NIE na znak - (minus) natomiast bark decyzji ani TAK ani NIE pojawi się na ekranie jako znak zapytanie?. Okno wpisywania liczb. Kiedy uŝytkownik zostanie poproszony o wpisanie liczby na ekranie pojawi się specjalne okienko, w którym z klawiatury wprowadzamy daną liczbę. Program kontroluje ilość miejsc po przecinku jakie moŝna było wprowadzić. Podczas wprowadzania moŝna uŝywać specjalnych opcji poniewaŝ wartość jaką wpiszemy jest analizowana i traktowana jak cały ciąg instrukcji w wyniku, którego otrzymujemy po obliczeniu jeden rezultat. Tak więc moŝna wprowadzić szereg operacji a program to obliczy następująco

15 /4*6. Aby zobaczyć wynik na ekranie naleŝy nacisnąć klawisz '=' (równa się). A jeśli po obliczeniu ma się od razu wynik wprowadzić i zamknąć okienko to naciskamy klawisz 'ENTER'. Jest pewna uwaga. Obliczenia program realizuje zgodnie z regułami matematycznymi czyli w kolejności '%', '*', '/', '+', '-'. Jeśli kolejność ma być inna moŝna stosować nawiasy zwykłe czyli (34+45)+((2/4)*6). Program najpierw obliczy to co w nawiasach. Znak procent uŝywamy jako ile procent z danej wartości czyli 20%360. Oznacza obliczyć ile będzie 20% z 360 (w tym przypadku wynik będzie 72) Ciekawą opcją jest moŝliwość zdefiniowania precyzji obliczeń oraz sposobu zaokrąglenia wyniku. MoŜliwość ta dotyczy kaŝdego nawiasu. Jeśli chcemy aby program obliczył coś z dokładnością wyniku z nawiasu do 2 miejsc po przecinku to po nawisie otwierającym '(' wpisujemy precyzje obliczeń. np. (2~3.567*5.789) i odpowiedni znak określający czy wynik ma być do tej precyzji zaokrąglana czy nie, czyli po tej precyzji ma być reszta liczby obcinana. Zaokrąglenie realizujemy znakiem '~' a obcięcie znakiem '^'. Czyli zapis (2~3.567*5.789) oznacza Ŝe wynik z nawisu ma być zaokrąglony do 2-uch miejsc po przecinku a zapis (3^3.567*5.789) Ŝe wynik z nawisu ma być do 3-ch miejsc po przecinku obcinany. Jeśli natomiast jako znak po precyzji wprowadzimy znak '`' np. (3`3.567*5.789) to program obliczy zadaną precyzję i jako wynik z nawiasu policzy wartość bezwzględną czyli wynik = abs(3.567*5.789) przy wyniku zaokrąglonym do 2-ch miejsc po przecinku. Ciekawą opcją edytora jest równieŝ moŝliwość obliczeń prowadzonych na dacie np. jeśli chcemy obliczyć ile dni jest pomiędzy datami wystarczy wpisać (koniecznie polski format daty czyli dd.mm.rrrr) np a program obliczy ile to dni (w tym przypadki wynik poda 57 dni). Oczywiście obliczenia są prowadzone zgodnie z kalendarzem i uwzględnieniem lat przestępnych. Oprócz obliczanie ile to dni miedzy datami moŝna równieŝ przesunąć sie z datą zarówno do przodu jak i do tyłu w kalendarzu. Czyli zapis spowoduje dodanie do daty 17 dni i program wyświetli jaka to będzie data w kalendarzu i wynik w tym przypadku wyniesie Oczywiście moŝemy się równieŝ cofać w kalendarzu odejmując dni np Aby zobaczyć wynik obliczeń naciskamy klawisz '=' a nie klawisz 'ENTER'. Okno wpisu tekstu

16 16 Kiedy uŝytkownik będzie miał wpisać dowolny tekst pojawi się na ekranie okienko przedstawione poniŝej. W programie pewne znaki są nie dozwolone. Program nie pozwoli wpisać następujących znaków ''', '#', '$', '(', ')', '"', & i będzie je automatycznie zastępował innymi. Ilość maksymalna znaków jaką moŝna wprowadzić w tym polu jest z góry określona przez programistę i zaleŝy od pola. Okno wpisu moŝe mieć aŝ 256 znaków i tekst podczas wpisu moŝe nie mieścić się w polu edycji. Dlatego zawsze na ekranie poniŝej w szarym oknie program wyświetla wpisywaną wartość wielowierszowo łamiąc na końcu wiersza wyrazami tak aby cała treść była widoczna. AUTOBAZA pola tekstowego Jeśli na ekranie będą dostępne poniŝsze przyciski. To znaczy Ŝe moŝna samemu zbudować bazę podpowiedzi tz AUTOBAZĘ, czyli wartości, z których później będziemy mogli wybierać i juŝ nie trzeba będzie za kaŝdym razem je wpisywać. Aby samemu zbudować taką bazę podpowiedzi naleŝy wpisać wartość nową treść i nacisnąć przycisk F6. Program zapyta się czy dodać ją do listy podpowiedzi. Jeśli natomiast chcemy usunąć to wybieramy tę pozycję na liście i naciskamy przycisk F9. PoniewaŜ z całej listy najczęściej wybieraną jest jakaś jedna pozycja moŝemy ustawić Ŝeby program domyślnie zawsze ją jako pierwszą proponował i za nas wprowadzał automatycznie. Aby ustawić taką pozycję z listy jako domyślną naleŝy wybrać ją z listy i nacisnąć klawisz F5. Jeśli juŝ wpiszemy jakąś treść lub wybierzemy z listy to klawisz ENTER zamyka okno akceptując wpis a klawisz ESC zamyka rezygnując z wpisu odrzucając dany wpis. RELACJE POWIĄZNIA Automatyczne wprowadzanie wartości na podstawie innych tabel jest bardzo częstą operacją w programie. np. wybór kontrahenta do faktury poprzez wskazanie kontrahenta ze słownika kontrahentów i automatyczne pobranie jego danych do faktury. Jeśli pole w programie ma automatyczne powiązanie z polami z innej tabeli program wyświetli tabele powiązaną i na ekranie pojawi się przycisk OK.[F2] w prawym górnym rogu obok przycisku zamykającego okno ESC zamknij

17 17,którego wybór oznacza Ŝe pozycja na której aktualnie stoimy (jej wartości) zostanie wprowadzone w pole, które mieliśmy wypełnić. W przypadku kiedy nie uŝywamy myszki zawsze po naciśnięciu klawisza 'ENTER' będąc na tabelce program pokazuje jakie operacje moŝna z tym rekordem wykonać. Ale będąc w czasie relacji wyboru jako pierwsze oprócz przycisku OK.[F2] pokaŝe się w menu pozycja o nazwie Wybieram te dane co oznacza Ŝe te dane zostaną przeniesione do pola wpisu wynikającego z relacji czyli ten sam

18 18 efekt jak byśmy nacisnęli przycisk OK.[F2]. Po wyborze program automatycznie zamknie okienko z tabelą i powróci do wpisywania następnych pól. Oczywiście będąc w relacji jeśli w tabeli nie będzie takiej wartości jak szukaliśmy (np. takiego kontrahenta) moŝemy od razu przyciskiem Insert go załoŝyć (lub zmienić mu dane F4) i dopiero wybrać. Menu widoku tabeli Menu, które pokazuje się na ekranie przy danym widoku tabeli zamienia się w zaleŝności od uprawnień i modułu uŝytkownik moŝe widzieć róŝne pozycje. Przy czym menu danego widoku jest tylko dla myszki natomiast uŝytkownik ma do menu dostęp po przez naciśnięcia przycisku ENTER będąc na tabeli widoku. Po naciśnięciu tego przycisku program wyświetli menu a w postaci listy wyboru na kursory (strzałka w górę, strzałka w dół) czyli na programie moŝemy pracować bez myszki co znacznie przyspiesza pracę poniewaŝ ręka jest ok. 3 krotnie szybsza od myszki. Oznacza to Ŝe pracując na programie warto nauczyć się klawiszy przypisanych do operacji a nie wyszukiwać ikonki Na ekranie. PowyŜej widzimy przykład jak program po naciśnięciu na klawisz ENTER wyświetlił listę odpowiadającą menu z prawej strony. Jeśli ktoś chce zyskać miejsce na ekranie moŝe schować menu przyciskiem i pracować tylko z pomocą przycisku ENTER. Zmiana wyglądu personalizacja widoku

19 19 Tabela danych moŝe zwierać bardzo duŝo kolumn. UŜytkownik nie jest w stanie oglądać wszystkich na raz bo ogranicza go rozmiar okienka. Dlatego najwaŝniejsze jest aby wybrał pola(kolumny) jakie dla niego są najwaŝniejsze w danym widoku i te ustawił jako widoczne. Program przechowuje na serwerze dla kaŝdego uŝytkownika i kaŝdego okienka (widoku tabeli) ustawienia indywidualne. To znaczy Ŝe ten sam widok np. zleceń inaczej moŝe sobie poustawiać kaŝdy z uŝytkowników. Dla jednego najwaŝniejszy będzie numer zlecania i on będzie w pierwszej kolumnie a dla drugiego pola kiedy to zlecanie zostało przyjęte. KaŜdy z uŝytkowników sam sobie ustawia jakie pola i w jakiej kolejności mają się danym widoku pojawić jakiej mają być szerokości i wysokości poszczególne kolumny. Oprócz tego moŝna ustawić w jakim kolorze ma być cały panel w tym widoku i domyślny sposób sortowania w danej tabeli. Czyli np. chcemy aby zawsze baza towarów nam się sortowała po indeksie ale inna osoba moŝe chcieć aby jak wejdzie w bazę towarów to jej ma się sortować po nazwie a nie po indeksie. Do pewnych zmian wyglądu na ekranie będzie niestety potrzebować myszkę, poniewaŝ jednak konfigurację wyglądu wykonujemy bardzo rzadko nie przeszkadza to w pracy. Konfigurację wyglądu naleŝy rozpocząć od ustawienia kolejności kolumn na w tabeli. Aby zmienić kolumnę wyświetlaną naciskamy na jej nazwę. Program wyświetli wszystkie dostępne dla nas dane. Wybieramy z listy i automatycznie kolumna zmienia zawartość na wybraną. Teraz moŝemy myszką przyciskając na styku krawędzi (w nazwach kolumn) dwóch kolumn złapać (myszka z kursora strzałki zamieni się na strzałkę czterokierunkową) i powiększyć szerokość kolumny natomiast wysokość wiersza dla pozycji uzyskujemy przez wprowadzenie w lewym górnym rogu ile wierszy tekstu ma zajmować jedna pozycja. Na przykładnie poniŝej liczba 3. Po tym zabiegu dane są na widoku ale gdybyśmy z niego wyszli i weszli jeszcze raz mielibyśmy po stare ustawiania, to znaczy Ŝe program dopóki nie naciśniecie Państwo przycisku F11 i Zapamiętaj na stałe ustawienie (kolumn) w tabeli traktuje te zmiany jako chwilowe, czyli na chwilę chcecie kolejność kolumn. Tak więc kaŝda zmiana aby została zapamiętana wymaga zapamiętania na serwerze przez okno F11.

20 20 W okienku tym moŝemy równieŝ zmienić kolor (tła) dla panela, oraz ile kolumn ma w tabeli wyświetlać program (nie ma sensu przewijać w prawo na ekranie aby zobaczyć więcej kolumn lepiej wybrać kilka najwaŝniejszych a szczegóły czyli wszystkie pozostałe kolumny danego rankoru mamy pod klawiszem F12 ). Ostatnią opcją, którą moŝna ustawić dla uŝytkownika jest zapamiętywanie sortowania jakie program ma zastosować dla tego widoku. Oczywiście sortowanie naleŝy najpierw zastosować czyli wybrać przycisk Uporządkuj F7 (opisany dalej), który pozawala posortować dane w tabeli wielowariantowo i dopiero zaraz po przycisku F7 jak dane są posortowane wykonujemy F11 i koniecznie zaznaczmy w polu aktualne uporządkowanie w tabeli i dopiero Zapamiętaj na stałe ustawienie (kolumn) w tabeli, co spowoduje Ŝe od tej pory program będzie tak prezentował dane dla tego uŝytkownika. Takie rozwiązanie (personalizacja ustawień) bardzo poprawia mobilność pracy, poniewaŝ nie waŝne z jakiego miejsca w sieci komputerowej się zalogujemy zawsze nasz program wygląda tak samo jak go ustawiliśmy, poniewaŝ cała konfiguracja trzymana jest na centralnym serwerze danych. Sortowanie i uporządkowanie danych w tabeli widoku Sortowanie czyli jak mają być poukładane dane w tabeli moŝemy zmieniać w dowolnej chwili. Przez naciśnięcie przycisku Uporządkowanie F7, po jego wyborze program wyświetli okno z moŝliwością ustawienia parametrów w jaki sposób dane mają być poukładane.

21 21 Aby wykonać sortowanie musimy najpierw wybrać w polu (W pierwszej kolejności) po jakim polu (kolumnie tabeli) chcemy sortować np. pole kontrahent będąc w tabeli faktur. Jeśli nie mamy jakiś specjalnych Ŝyczeń to juŝ to wystarczy naciskamy przycisk Sortuj( program zamknie okienko i posortuje od razu dane w tabeli). Jeśli natomiast mamy specjalne Ŝyczenia mamy kilka parametrów do konfiguracji danego sortowania. Pierwszym parametrem jest czy dane mają być uporządkowane rosnąco czy malejąco. Oczywiście waga tego parametru zaleŝy o typu pola jeśli pole jest tekstowe np. nazwa kontrahenta to rosnąco oznacza od A-Z a malejąco od Z-A. Dla pól typu liczbowego rosnąco to od najmniejszej do największej a malejąco odwrotnie natomiast dla dat rosnąco oznacza on najstarszej do najmłodszej a malejąco odwrotnie. Pozostałe parametry mają znacznie specjalne tz. Np. pole AUTOKOREKTA CZCIONKI ma sens jeśli w danym polu mogliśmy wpisywać duŝe i małe litery, poniewaŝ dla komputera waga małej litery np. a i duŝej a jest zupełnie inna więc sortowanie pól o mieszanych wielkościach liter spowoduje błędne sortownie aby tego uniknąć naleŝy wybrać jeden z autokorekt NA DUZĘ LITERY Lu NA MAŁAE LITERY co oznacza Ŝe przed sortowaniem program pozamienia wartości w tych polach i dopiero posortuje. Zasadniczo programiści przewidują takie sytuacje i w polach po których się wyszukuje lub sortuje w programie jest blokada i nie moŝna wprowadzać mieszanych wielkości liter, stąd opcja ta jest bardzo rzadko uŝywana. Kolejnym specjalizowanym parametrem jest ZACZNIJ OD ZNAKU. Opcja przydane jeśli mamy pole, w którym na przykład mamy mieszane dane czyli tekst z liczbami w jednym polu np. numer zlecenia postaci ZAM/A/00123/2009. Gdzie A to numer oddziału. Zwykłe sortowanie ułoŝyło by alfabetycznie czy kolejne numery w róŝnych oddziałach były by porozrzucane. Aby program do sortowania ominął z przodu kilaka znaków i dopiero zaczął sortować wpisujemy w tym polu właśnie ile znaków ominą czyli od którego znaku sortować. W tym przykładzie jeśli wpiszemy 7 to ominiemy pierwszych 6 znaków i program zacznie do sortowania od liczby co spowoduje poprawne sortowanie numerów mimo iŝ są tam jeszcze teksty. Ostatnią opcją podczas sortownie jest znacznik Z DOPEŁNINIEM ZERAMI Z LEWEJ, opcja ta pomaga uporządkować pola zawierające liczby w tekście. To znaczy jeśli mamy 23/ZAM, i 2/ZAM i 4/ZAM, 44/ZAM takich numerów programy komputerowy nie posortują poniewaŝ dal komputera jako pierwsza pojawia się np. cyfra 4 czyli liczby 4, 443, 434 będą koło siebie mimo iŝ między nimi będą 33,35. Rozwiązaniem na ten problem jest dopełnienie z przodu zerami co powoduje Ŝe liczba wpisana do komputera mieszana z łańcuchami tekstowymi będzie popranie sortowana czyi. 0004/ZM, 0044/ZM, 0034/ZM. Nie zawsze jednak mamy tak zbudowaną numerację w komputerze i aby liczby, które nie są poprzedzane zerami program automatycznie przed sortowanie poprzedzał zaznaczmy dany znacznik. Sortowanie po jednym polu często jest niesatysfakcjonujące, jeśli na przykład mamy sortownie po kontrahentach i powtarzają nam się nazwiska kontrahentów to naturalnym jest aby program posortował nam w tym przypadku jeszcze po imionach. Do tego celu słuŝą pozostałe dwie sekcje w sortowaniu. Czyli jeśli dane w pierwszej sekcji (w pierwszej kolejności) się powtórzą to sortuj je zgodnie z regułami drugiej sekcji itd. trzeciej. Czyli mamy moŝliwość trzystopniowego sortowania.

22 22 Wydruki robocze z danych w tabeli W kaŝdej chwili na tabeli danych (jeśli mamy takie uprawnienia) moŝemy wykonać wydruk roboczy. Wydruk roboczy oznacza, Ŝe dane na drukarkę zostaną ułoŝone tak jak uŝytkownik ma w okienku na ekranie. Wydruki tego typu nie stanowią dokumentów finansowo księgowych (do tego celu są w menu tabeli specjalnie do tego celu wydruki specjalizowane) a stanowią szybki wydruk aktualnych danych w tabeli na drukarkę. Program formatuje dane na drukarkę dokładnie tak jak są ułoŝone w tabeli na ekranie, oznacz to ze jeśli zmienimy szerokość kolumny czy jej wysokość czy kolejność kolumn to automatycznie na wydruku roboczym zmieni się wydruk (w niektórych przypadkach naleŝy zapamiętać F11 konfigurację i dopiero wydruk równieŝ się z aktualizuje) Program wydrukuje dane na drukarce w zaleŝności, czy byliśmy w widoku tabeli czy szczegółów rekordu F12. Jak w widoku tabeli to dane z tabeli a jak w szczegółach rekordu to te szczegóły. Dla widoku tabeli program wydrukuje wszystkie pozycje z tej tabeli dzieląc je na strony. Przy czym w okienku konfiguracyjnym wydruku mamy moŝliwość zdefiniowania kilku parametrów. Przed danymi w tabeli wydrukuje się tytuł (domyślnie jest to opis z nagłówka tabeli) moŝemy go zmodyfikować lub pobrać z pliku z dysku. Czyli moŝemy opisy dla wydruków zrobić sobie jako szablon i zapisać go na dysku a jak zajdzie potrzeba pobrać jako tytuł dla wydruku. Do tego celu słuŝą przyciski Z pliku i Zapisz do... To samo dotyczy tekstu na końcu wydruku. Dwie opcje w znaczny sposób poprawiają efektywność wydruki. Pierwsza to Rozmiar czcionki, który powoduje przy poprawnym ustawieniu Ŝe mieszczą się dane w kolumnach na wydruku co automatycznie zmniejszy liczbę stron na wydruku. Drugi parametr Wydruk poziomy jest bardzo przydatny jeśli mamy więcej kolumn na wydruk w pionie kartki mieści bardzo mało kolumn stąd przełączenie na wydruk w poziomie pozwoli na duŝo większą liczbę kolumn oczywiście kosztem ilości stron (będzie ich 30% więcej). Pozostałe parametry definiują jak ma wyglądać i co ma nie zawierać tabela na wydruku: czy drukować sumy (posumowanie dla pól liczbowych), czy rysować ramki, numery stron i nazwy kolumn. Filtrowanie danych w tabeli Program pozwala uŝytkownikowi na filtrowanie danych czyli wyświetlenie tylko tych pozycji które spełniają dany warunek. Dostęp do tych opcji uzyskujemy przez naciśniecie przycisku Filtruj [F3].

23 23 Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno z parametrami filtru. Filtr jest wielostopniowy i moŝe definiować trzy warunki. W pierwsej kolejności musimy wybrać, które pole (kolumna) z tabli ma być analizowana. Rozwijając pole Filtrujemy po polu program wyświetli dostępne pole (kolumny) w tym widoku, wybieramy nas interesującą. Następnie musimy określić jakiego typu filtr chcemy zastosować. Typ filtru jest ściśle związany z polem dane, gdzie wpisujemy treść (wartość), która ma być spełniona w warunku tego filtru. Czyli w polu, w którym wartości są, wybieramy rodzaj warunku Jaki musi spełnić pozycje w wybranej kolumnie np. zaczynających się od.. i wartość od której maja się zaczynać pozycje wpisujemy w polu dana, np. KIL, co w przypadku jeśli wybierzemy pole handlowiec to program na ekranie wyświetli tylko te pozycje w których handlowiec zaczyna się na KIL. PoniewaŜ filtr jest wielostopniowy moŝemy definiować trzy takie stopnie, przy czym pomiędzy stopniami filtrów naleŝy wybierać poprawnie opcje W operacji (i lub). Czyli jeśli chcemy wykonać filtr wielostopniowy dla przykładu powyŝej czyli mieliśmy wszystkich handlowców zaczynających się na KIL ale jeszcze chcemy aby jednocześnie WARTOŚĆ faktury była większa od To w filtrze poziomu drugiego wybieramy pola WARTOŚĆ i w typie wartości w polu są większe od frag i w polu dana wpisujemy 1000 a w polu W operacji ustawiamy i. Bardzo waŝne jest poprawne wpisywanie w polu dana, poniewaŝ filtry są uniwersalne ale uŝytkownik moŝe wybrać pola róŝnego typu: tekstowe, daty, godziny, logiczne. Jeśli więc filtrujemy pole daty to naleŝy poprawnie ją wprowadzić dd.mm.rrrr w polskim formacie. Nie ma problemu z filtrowaniem tekstu, natomiast filtrując pole logiczne, które moŝe mieć trzy stany TAK, NIE (i nie ustawiony czyli ani tak ani nie) naleŝy specyficznie ustawiać filtry. Jeśli chcemy aby program

24 24 wyświetlił pola, które mają ustawiony znacznik (fajkę czyli TAK) wybieramy, Ŝe pole ma być dokładnie równe i wpisujemy literę T. ( lub angielski TRUE, polski TAK) a jeśli chcemy wyświetlić pozycje, w których dane pole nie ma ustawionego znacznika wybieramy litery N lub F (N - Nie lub F False). Filtr działa lokalnie, to znaczy, Ŝe dane są filtrowane z tabeli, którą aktualnie mamy na ekranie a nie z całego zbioru na serwerze. Czyli jeśli w danym widoku mieliśmy faktury z miesiąca stycznia to filtr tylko filtruje ze zbioru tych faktur (a nie całego lub wielu lat). Po zastosowaniu filtru program wyłączy przycisk Filtruj i zostanie włączony przycisk Anuluj filtr [F9], pozywa to na szybki powrót i wyświetlenie danych przed zastosowaniem filtru. Eksport roboczy danych do innych programów Program zawiera moŝliwość eksportu danych do innych programów, praktycznie w kaŝdym widoku tabeli. Jeśli przycisk ten nie jest dla dane go uŝytkownika zablokowany to pozwala wyeksportować dane na zewnątrz programu NaleŜy zdawać sobie sprawę, Ŝe opcje ta jest bardzo uŝyteczne tabela np. pojawia się w Excelu ale jednoczenie bardzo niebezpieczna pozwala jednym guzikiem wyeksportować dane np. wszystkich kontrahentów co moŝe się przydać naszej konkurencji jeśli nasz pracownik jest nie uczciwy. Stąd w procesie wdroŝenia moŝna tę opcję zablokować w wybranych taelach. Eksport danych mamy w róŝnych postaciach od formatu Excel, przez csv, jako pliki tekstowe czy bazodanowe. Przy czym co będzie eksportowane zaleŝy od uŝytkownika. Program eksportuje dokładnie te kolumny i w takiej kolejności jakie są widoczne na ekranie w tabeli. Czuli jeśli chcemy zmienić kolejność lub nazwy kolumn to zmieniamy na ekranie. Oczywiście program eksportuje dane w zaleŝności czy jesteśmy w widoku tabeli czy w widoku szczegółów pozycji F12. Bardzo przydatna opcją jest np. będąc w szczegółach pozycji eksport do schowka co powoduje Ŝe opis danej pozycji jej wszystkich pól i ich stanów moŝemy poprzez schowek w kleić np. do Wora-d (zewnętrznego edytora tekstu). Zaznaczanie, selekcja danych w tabeli

25 25 Jedną z częstych opcji uŝywanych podczas pracy na programie jest selektywne i multiselektywne zaznaczanie pozycji. W przykładzie powyŝej mamy pozycje 2,3 i 4 zaznaczone selektywnie program podświetlił je na niebiesko. Jak zaznaczyć tak pozycje? Są trzy sposoby. Jeśli dane są kolejno w jednym bloku zaznaczenie. Stajemy kursorem na pierwszej lub ostatniej pozycji i trzymając klawisz SHIFT przesuwamy się po pozycjach, które chcemy zaznaczyć. Program automatycznie je zaznacza. Drugim sposobem jest wciśnięcie lewego przycisku myszki i trzymając ją albo rolką myszki albo ciągniemy po pozycjach zaznaczając automatycznie i puszczamy przycisk muszy jak zakończymy zaznaczenie. Ten sposób nie zapewnia moŝliwości zaznaczenia kilu bloków pozycji dlatego w programie jest pełny multiselektywny system zaznaczanie pozycji. Otrzymujemy go przez naciśniecie SPACJI na wybranej pozycji (powtórne naciśniecie spacji odznacza daną pozycję). W tym jednak systemie zaznaczenie pojawia się przy numeracji jako czerwone tło dla numeru pozycji. MoŜna w ten sposób zaznaczać dowolne pozycje nawet nie będące koło siebie. Ogromnym atutem programu jest automatyczne zliczanie sum dla zaznaczonych pozycji dla wszystkich kolumn, które miały zdefiniowane sumy w nagłówku. Na przykładzie powyŝej mamy Ŝe pole NA STANIE ma zdefiniowane przez programistę Ŝe ma być podsumowane w tabeli. Dla tego typu pól program automatycznie pozycje zaznaczone sumuje i wyświetla ich wartość na pasku poniŝej tabeli w naszym przykładzie na stanie Jeśli natomiast chcemy szybko zaznaczyć wszystkie pozycje w tabelce przechodzimy na pierwszą pozycję (przycisk HOME) i trzymając przycisk SHIFT naciskamy przycisk END. Czyli HOME to pierwszy rekord a END ostatni.

26 26 System Finansowo księgowy Słowniki Słowniki (rejestry) stanowią bazę róŝnych tabel, które słuŝą do gromadzenia danych, z których później często korzysta uŝytkownik do wypełniania automatycznego róŝnych dokumentów. Słowniki jest duŝa róŝnorodność np. kontrahentów, krajów, stawek VAT, schematów księgowych itp. W podręczniku jest opisanych większość standardowych słowników, przy czym ich wyświetlanie w danym module lub moŝliwości modyfikacji zleŝą od modułu logowania i uprawnień danego uŝytkownika. Większość moŝliwości konfiguracji (zmiany) w słownikach przyporządkowana jest do modułu księgowego. Słownik towarów - kartoteki towarowe System magazynowy opiera się o słownik towarów, czyli aby moŝna było uŝyć towaru na magazynie lub w sprzedaŝy musi on być opisany w rejestrze towarów (kartoteka towarowa). W Słowniku towarów jest bardzo duŝo roŝnych informacji zaleŝnych od wersji wdroŝenia w danej firmie (róŝnorodność pól jest inna i specyficzna dla fabryki butów, okiennych, drukarni itp, przy czym pewne pola moŝna zaliczyć to standardu i zostały opisane poniŝej. KaŜdy towar w słowniku towarów ma swój jeden niepowtarzalny indeks. Indeks jest polem w bazie danych na podstawie, którego moŝemy jednoznacznie określić, o który towar chodzi. KaŜdy towar (indeks) ma na magazynie swoją kartotekę w module magazynowym wynikającą z ruchu towaru na podstawie dokumentów magazynowych. Dobrym zwyczajem jest aby generując indeks był jak najbardziej pomocny przy wyszukiwaniu. Czyli np. pierwsze litery indeksu to skróty grupy towarowej do jakiej naleŝy, kolejne to podgrupy i potem niepowtarzalna sekwencja znaków i cyfr jednoznacznie określająca dany towar. Taki zapis powoduje bardzo łatwe wyszukiwanie wpisując pierwsze litery juŝ mamy wszystkie towary z danej grupy, potem podgrupy itd. Indeks niepowtarzalny identyfikator towaru raz wpisany nie moŝe być modyfikowany, budowany z dowolnych znaków (max 20 znaków). Nazwa nazwa towaru (standardowo 40 znaków) Jm - jednostka miary np. SZT,. M3 (standardowo 6 znaków) Grupa 1 - grupa towarowa Grupa 2 - grupa towarowa 2 [pole opcjonalne moŝe nie występować] towar moŝe naleŝeć do kilku grup towarowych Grupa 3 - grupa towarowa 3 [pole opcjonalne moŝe nie występować] Grupa 4 - grupa towarowa 4 [pole opcjonalne moŝe nie występować] PKWiU - symbol klasyfikacji towaru usługi potrzebny do wystawiania na fakturę VAT KOD TARIC - kod klasyfikacji towaru przy eksporcie i imporcie, po tym polu program buduje pozycji CRM(eksportowe jeśli były wdroŝone) jak równieŝ generuje raporty do sprawozdań intrastat KOD DOSTAWCY - moŝe występować na wydruku zamówienia do dostawcy (oznacza pod jakim indeksem ten artykuł jest u naszego dostawcy), jak równieŝ po tym polu moŝna wyszukiwać w rejestrze jak otrzymujemy FV od dostawcy i budujemy PZ. DOSTAWCA - identyfikator dostawcy z rejestru kontrahentów, oznacza kto jest dostawcą tego artykułu pole wykorzystywane do budowania z pozycji zleceń od odbiorców zamówień do danego dostawcy WAGA JM - pole typu liczbowego, waga jm danego artykułu, pole moŝe być uŝyte do sprawozdań na fakturach, intrastatach, czy listach wywozowych zaleŝy od wdroŝonej wersji programu

27 27 Typowe - [pole opcjonalne moŝe nie występować] oznacza Ŝe dany asortyment jest dla naszej firmy standardowy lub specjalny pole przyjmuje wartość albo TAK albo NIE Stan min1 - pole liczbowe wykorzystywane do budowania raportu co jest na magazynie aktualnie poniŝej minimum, w polu tym wpisujemy ile danego artykułu mamy mieć na stanie wpisanie wartości 0 oznacza Ŝe dany towar nie wchodzi w system kontroli stanu na magazynie. Stan min2 - [pole opcjonalne moŝe nie występować] oznacza to samo co pole Stan min1, przy czym moŝna budować dwa stany minimalne np. na zimę i lato i dwa róŝne raporty jeden na lato drugi na zimę prowadzą kontrolę na podstawie danych z magazynu i tego pola czy stan minimalny został przekroczony W RECEPTURZE - pole liczbowe automatycznie wypełniane przez system komputerowy jeśli ten artykuł ma recepturę (lub kompletację) wartość pola W RECEPTURZE zawiera informację ile pozycji (ile składników) zawiera receptura (KOMPLETACJA) oczywiście 0 oznacza Ŝe dany towar nie ma receptury. Moduły fakturowania i moduły magazynowe pobierają na dokumenty dane właśnie z rejestru towarów, który jest wspólny dla wszystkich magazynów i modułu sprzedaŝy. Z tego rejestru budowane są cenniki i receptury. Czyli w rejestrze towarów znajdują się zarówno materiały do produkcji, komplety, półprodukty jak i towary handlowe.

28 28 Pola z zakładki CENY ZAKUPU są widoczne tylko dla uprawnionych osób najczęściej dla operatorów modułów magazynowych i kierownictwa pola te zawierają informacje statystyczną z ruchu towaru z wszystkich magazynów na raz średnia cena zakupu, ilość dni od ostatniego dokumentu przychodowego i rozchodowego oraz numer ostatniego dokumenty przychodowego i rozchodowego. Liczby te naleŝy traktować poglądowo poniewaŝ są one liczone tylko jeśli dany dokument

29 29 magazynowy został zamknięty a dane do magazynów nie były importowane z zewnętrznych modułów (lub wgrywane przez serwis programu). Do szczegółowej analizy tych parametrów zaleca się raporty magazynowe opisane w module (patrz System magazynowy). Pole UMÓW. CENA ZAK. słuŝy do porównywania przy rejestracji zakupu czyli wpisywaniu w magazynie PZ na podstawie faktury zakupu cena jest zgodna z ceną umówioną z dostawcą. UWAGA: Zmiana danych w rejestrze towarów ma ogromny wpływ na raporty i wystawiane dokumenty. O ile indeksu towaru nie moŝna modyfikować po jego wpisaniu to pozostałe pola jeśli uŝytkownik posiada uprawnienia moŝe modyfikować. PoniewaŜ zmiana np. wagi danego asortymentu automatycznie zadziała wstecznie i na wszystkich nawet starych dokumentach pozmienia się na nową wpisaną (a klient otrzymał dokument kiedyś z inną wagą). Największy jednak skutek modyfikacji uzyskuje się asortymentu, który jest na stanie magazynowym poniewaŝ moŝe dojść do zupełnie rozdwojenia zapisów na magazynie poniewaŝ magazyn pracuje po pięciu parametrach czyli INDEKS, JM, NAZWA, CENA_MAG, DOSTAWA i kompletuje stan na magazynie grupując własności tych czterech pierwszych pól. Jeśli teraz na magazynie mamy towar i został on przyjęty pod starą nazwą lub wręcz pod inna nazwą np. ten sam indeks a ktoś zmienił nazwę (lub jednostkę miary) z np. OGÓREK KISZONY na JABŁKO i przyjmie na PZ ten indeks ale juŝ po nowej nazwie to na magazynie dostaniemy ten sam indeks i stany o róŝnych nazwach, Czyli moduł magazynowy potraktuje to jak dwa róŝne asortymenty (to samo z jednostką miary mogła być SZT. a zmieniono na M3) automatycznie magazyn taki nowo przyjęty towar rozbije. (patrz System magazynowy) Jeśli opisany powyŝej przypadek wystąpi przez przypadek i chcemy aby wszystkie dokumenty na magazynie przyjęły jedną nową nazwę lub jednostkę miary naleŝy skorzystać z opcji Opcje te modyfikują dane w dokumentach magazynowych przypisując wybranemu artykułowi aktualną nazwę i jm ze słownika towarów ale tylko danym okresie obrotowym magazynu. Czyli dla systemów miesięcznych jest to w danym miesiącu a rocznym dla całego roku. W rejestrze towarów mamy dostęp bezpośredni do definicji receptury (dla produkcji) kompletacji (patrz Receptury kompletacje) czy dany asortyment jest w rezerwacjach magazynowych (patrz Rezerwacje magazynowe) jak równieŝ mamy dostęp w menu HISTORIA RUCHU TOWARU NA MAGAZYNIE do szybkiego podglądu w karty magazynowe i podgląd na rozchody i przychody na aktualnym magazynie czyli

30 30 historię jakimi dokumentami zmieniał się stan na magazynie tego asortymentu. Program zapyta z jakiego zakresu czasu nas interesuje informacja i wyświetli zestawienie ruchu towaru Podobnie moŝemy z rejestru towarów bezpośrednio podejrzeć na jakich dokumentach sprzedaŝy czyli szybki raport komu i ile sprzedaliśmy tany artykuł HISTORIA SPRZEDAśY TOWARU Program zapyta z jakiego zakresu czasu nas interesuje informacja i wyświetli zestawienie ruchu towaru na fakturach sprzedaŝy gdzie znajdziemy wszystkie informacje z jakiego magazynu, ile sztuk, za jaką ceną, komu, ile nadano rabatu, na jakim dokumencie (numer faktury)

31 31 Cenniki W rejestrze występują jeszcze pola wykorzystywane do budowania cennika i dokumentów sprzedaŝy WALUTA - symbol waluty w jakiej jest podana cena sprzedaŝy danego artykułu CENA NETTO - cena sprzedaŝy netto VAT - stawka VAT sprzedaŝy PODATEK - podatek VAT CENA BRUTTO - cena brutto tego artykułu System cenników w zaleŝności od wdroŝenia ma bardzo duŝo wersji podstawowa wersja programu opiera się o pola wpisane powyŝej i jest zwykłym przypisaniem cen sprzedaŝy do danego artykułu. Cena z cennika jest wykorzystywana do wystawiania dokumentów sprzedaŝy czyli faktur. W momencie wpisywania (wybierania ze słownika towarów) artykułu na fakturę program automatycznie pobierze ceny i przeniesie do nowej pozycji faktury (patrz Faktury VAT SprzedaŜy) przeliczając walutę po kursie wpisanym w dokumencie sprzedaŝy. To samo dotyczy faktur wystawianych na podstawie innych dokumentów np. magazynowych czy kart pracy. Wyjątek stanowi wystawienie faktury na podstawie zalecania od odbiorcy poniewaŝ zakładamy Ŝe wpisane w zlecenie ceny są juŝ uzgodnione z odbiorcą i program je przenosi bezpośrednio na pozycje faktury. Systemy cenników specjalnych są budowane pod zamówienie ich róŝnorodność jest bardzo duŝa i w zaleŝności od wersji programu mogą występować cenniki z kategoriami czyli w rejestrze towarów pojawia się tyle cen ile grup cenowych np. A, B, C a klient naleŝy do jakiejś grupy cenowej i program automatycznie po wyborze odpowiedniego kontrahenta na fakturę pobiera dla artykułu odpowiednią cenę zgodnie z grupą do jakiej naleŝy kontrahent. Istnieją wersje programu z cenami ewidencyjnymi i indywidualnymi czyli kaŝdy odbiorca moŝe mieć zdefiniowany indywidualny cennik na wybrane artykuły a jeśli danego artykułu w tym cenniku nie będzie to program pobiera cenę z cennika ewidencyjnego czyli podstawowego. Istnieją równieŝ wersje ze specjalnymi systemami rabatowania na artykułu grupy i podgrupy cenowej. Receptury / kompletacje patrz System magazynowy -> Dokumenty produkcyjne receptury

32 32 Słownik kontrahentów - CMR ( relacje z kontrahentami) Słownik kontrahentów przechowuje wszystkich kontrahentów (dostawców, odbiorców, pracowników etc.). Jest to tabela słownikowa, która jest wykorzystywana w wielu miejscach w programie (m.in. w fakturach, kartach pracy, zamówieniach, magazynie itd.). Wszędzie tam gdzie potrzebny jest kontrahent program wyświetli słownik kontrahentów do uch wybrania, czyli nie moŝna zdefiniować dokumentu, w którym potrzebny jest kontrahent bez wpisania go do słownika kontrahentów. MoŜemy dodawać i edytować konkretnych kontrahentów z wyjątkiem pola ID i SKRÓT. Pola jakie pojawiają się podczas wpisu/edycji to: ID ID Kontrahenta, moŝna wpisać tylko raz, domyślnie generowane jest kolejne wolne w systemie jest to niepowtarzalny numer kontrahenta, po którym jednoznacznie program rozpoznaje kontrahenta. Numer ten jest automatycznie numerem analitycznym w księdze handlowej we wszystkich kontach rozrachunkowych. Stanowi człon analityczny konta. ID Obce [pole opcjonalne] ID z innego obcego programu w celu uzgodnienia (wykorzystywane w programach zintegrowanych z innymi systemami komputerowymi (obcych firm) gdzie stanowi identyfikator tego samego kontrahenta w ich systemie) SKRÓT Nazwa skrócona kontrahenta, wykorzystywana w celu łatwiejszego wyszukiwania. Nazwa skrócona równieŝ nie moŝe się powtórzyć w systemie czyi jest unikatowa. HANDLOWIEC Handlowiec przypisany do danego kontrahenta (AUTOBAZA) Oddział obsł. Oddział obsługujący kontrahenta (AUTOBAZA) Nazwa Firmy, Ulica NR., Kod pocztowy, Poczta, Miejscowość, Województwo, Kraj, REGON Dane adresowe na fakturę NIP - numer identyfikacji podatkowej. W wielu systemach program przy zakładaniu nowego kontrahenta sprawdza czy inny kontrahent nie posiada takiego samego nip-u i informuje na ekran uŝytkownika. Inne F. Inne dane do wyświetlenia na fakturze RABAT rabat automatycznie domyślny przypisany do kontrahenta i stosowany przy wystawianiu dokumentów sprzedaŝy Forma zapłaty domyślna forma zapłaty dla kontrahenta kopiowana na dokumenty sprzedaŝy Dni płatności domyślna ilość dni płatności jaką ma dany kontrahent wynikającej z formy płatności ZALICZKA % - Domyślny procent zaliczki jaki musi wpłacić aby z nim wykonywać transakcje sprzedaŝy Nazwisko, Imie1, Imie2, PESEL, NR Dowodu dane wpisywane tylko jeśli kontrahent jest naszym pracownikiem

33 33 Adres pomiar. Dane adresowe klienta (do pomiarów, montaŝy) pomocniczy do wykorzystania we własnym zakresie Telefon, FAX, , WWW Dane szczegółowe PRACOWNIK, DOSTAWCA, ODBIORCA, OSOBA FIZ. rodzaj kontrahenta KIERUNEK numer kierunku wywozu moŝe być wykorzystywane prze logistykę TYP. KONTRAH rodzaj kontrahenta, pozwala grupować kontrahentów w zbiory ZNACZNIKI indywidualne znaczniki kontrahenta WIE O NAS Z skąd klient dowiedział się o firmie DATA KONTAKTU data umówionego kontaktu SPOSÓB KONTAKTU wybór sposobu kontaktu z klientem BANK nazwa banku klienta NR. RACH numer rachunku klienta INNE pole dodatkowej informacji (nie wyświetlane na dokumentach) HASŁO hasło dostępowe do systemu dla klienta jeśli jest system internetowego dostępu (przez internet) LIMIT KREDYTU kwota na jaką maksymalnie moŝe być zadłuŝony kontrahent w terminie i po terminie LIMIT PO TERMINIE limit n kontrahenta po terminie płatności LIMIT DNI PO TERMINIE limit dni po terminie po jakim system zablokuje kontrahenta KLIENT WPISANY data wpisania klienta do systemu BLOKADA czy kontrahent jest zablokowany uwaga: Zmiana danych w polach moŝe mieć róŝne skutki. Dla dokumentów finansowych dane są ze słownika kontrahentów kopiowane kompletne i zmiana danych nie powoduje zmiany w juŝ wystawionych dokumentach, natomiast w innych modułach najczęściej zapamiętywany jest tylko identyfikator kontrahenta i ponowny wybór wydruku starego dokumentu spowoduje Ŝe wydrukują się nowe te zmodyfikowane dane na tym starym dokumencie. Część raportów finansowo księgowych jest czuła na zmianę pola SKRÓT i jego zmiana nie powinna mieć miejsca poniewaŝ w dokumentach finansowych program zapamiętał juŝ starą nazwę i robiąc raport wyszukując po skrócie moŝe nie odnaleźć danego kontrahenta lub wyświetlić Ŝe ma dwa róŝne skróty i potraktuje te skróty jak dwóch róŝnych kontrahentów. Absolutnie niedopuszczalne jest kasowanie kontrahenta poniewaŝ jego dane mogą być juŝ w dokumentach wystawionych i w tych dokumentach, w których był zapamiętany tylko identyfikator przy wydrukach program będzie w słowniku kontrahentów poszukiwał reszty danych o tym kontrahencie. Program jest częściowo zabezpieczony ale tylko na dokumenty finansowe (bez BO księgi handlowej) i próba skasowania kontrahenta nie powiedzie się a program poinformuje Ŝe ten kontrahent został uŝyty w dokumencie i jakim. Kontroli podlegają moduły środki pienięŝne, faktury zakupu i sprzedaŝy, zlecenia. Pozostałe moduły nie są podpięte pod system kontroli poniewaŝ są zaleŝne od wersji programu. Jeśli natomiast uda nam się usunąć kontrahenta i w raporcie lub dokumencie pojawi się komunikat Ŝe taki kontrahent nie istnieje. Trzeba go powtórnie wpisać do słonika kontrahentów pod tym samym numerem ID jaki miła przed skasowaniem i wszystko automatycznie wróci do normy. Wyszukiwanie w słowniku realizowane jest przez dwa pytanie. Pierwsze pytanie o jaki zbiór nam chodzi oczywiście to wyszukiwanie moŝe dać błędne dane jeśli osoby wprowadzające nie zaznaczyły kim jest dany kontrahent w związku z tym najpewniejszą opcją wyszukiwania jest wybranie WSZYSTKICH.

34 34 po pierwszym pytaniu program zapyta się po jakim polu chcemy szukać. Wpisujemy jak najmniej, czyli np. jeśli szukamy po nazwie firmy to wpisując BET program wyświetli wszystkie firmy, w których występuje ten człon nie waŝne czy na końcu nazwy czy w środku. W słowniku kontrahentów po prawej stronie jest zawarte menu. W zaleŝności od tego w jakim jesteśmy module, takie menu zostanie wyświetlone czyli inne dla księgowości a inne dla działu handlowego w zaleŝności od uprawnień. PoniŜej znajduje się opis dla dwóch głównych modułów w systemie MENU dla uŝytkownika o małych uprawnieniach Wyślij Po wybraniu tej opcji zostanie uruchomiony klient pocztowy gotowy do wysłania a na adres zaznaczonego właśnie kontrahenta. PokaŜ WWW Po wybraniu tej opcji zostanie uruchomiona przeglądarka internetowa wyświetlająca stronę WWW zaznaczonego właśnie kontrahenta. Koperty Wydruk kopert dla zaznaczonych kontrahentów Kalendarz kontaktów

35 35 Wyświetla bazę kontaktów z klientem. Po wybraniu opcji zostaniemy poproszeni o podanie przedziału czasowego, z którego mają być wyświetlone kontakty z danym kontrahentem. Jak równieŝ w menu głównym programu moŝna wyświetlić spotkanie umówione na uŝytkownika jak i wszystkie przez wszystkich uŝytkowników (np. handlowców). Zamówienia Analogicznie jak wyŝej tylko zostaną wyświetlone wszystkie zlecenia powiązane z danym kontrahentem Karty pracy do kontrahenta Wyświetla wszystkie karty pracy, które są w systemie powiązane z tym kontrahentem Specyfikacje do kontrahenta Analogicznie jak wyŝej tylko wyświetlone zostaną specyfikacje powiązane z kontrahentem Faktury wszystkie SPRZEDAś Po wybraniu opcji poproszeni zostaniemy o wybranie przedziału czasowego. Następnie system wyświetli wszystkie faktury sprzedaŝy z tego okresu dla danego kontrahenta Towary sprzedane kontrahentowi Sytuacja podobna do powyŝszej. Jednak wyświetlone zostaną wszystkie towary sprzedane kontrahentowi z danego okresu czasu (towary figurujące na fakturach). WZ wyjazdowe Po podaniu roku, z którego trzeba pobrać WZ - ki system wyświetli listę wszystkich WZ - ek, który były wystawione w podanym roku w ramach zaznaczonego kontrahenta. NaleŜności rozliczone Po wybraniu tej opcji system zapyta o to, które konto rozrachunkowe ma wyświetlić w ramach zaznaczonego kontrahenta. Po wybraniu konta rozrachunkowego oraz waluty zostanie wyświetlona historia dokumentów handlowych powiązanych z kontrahentem. MENU dla uŝytkownika o duŝych uprawnieniach Moduł sprzedaŝy i księgowości ma w słowników kontrahentów wszystkie te opcje, które znajdują się w module ODDZIAŁ. Dodatkowo zawiera opcje: Faktury wszystkie - ZAKUP Po wybraniu tej opcji na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie faktury zakupu powiązane z danym kontrahentem z okresu, który musimy podać wcześniej.

36 36 Dokumenty kasowe, bankowe Jw. Tylko po wybraniu okresu zostaną wylistowane wszystkie operacje na środkach pienięŝnych w ramach zaznaczonego kontrahenta. NaleŜności nierozliczone NaleŜności nierozliczone w ramach danego kontrahenta NaleŜności rozliczone NaleŜności rozliczone w ramach danego kontrahenta Zobowiązania nierozliczone Zobowiązania nierozliczone w ramach danego kontrahenta Zobowiązania rozliczone Zobowiązania rozliczone w ramach danego kontrahenta Usuń kontrahenta Usuwa kontrahenta z systemu. Przed usunięciem kontrahenta z systemu zostanie sprawdzone czy ma on w systemie przypisane jakieś zlecenia, faktury lub dokumenty kasowe. Jeśli takie zostaną znalezione system nie pozwoli na usunięcie kontrahenta. Moduł CRM Moduł CRM (czyli system monitorowania relacji z kontrahentem) zaczyna się i kończy właśnie w słowniku kontrahentów bo poprzez niego wybieramy o jakiego kontrahenta nam chodzi. Ilość opcji jeśli mamy takie uprawnienia jest to olbrzymia i w pełni moŝna poznać charakterystykę kontrahenta. Mamy tu moŝliwość wyświetlenia, dokumentów sprzedaŝy, pozycji sprzedaŝy, dokumentów zakupu, naleŝności, zobowiązań, dokumentów kasowych i bankowych, zewnętrznych dokumentów magazynowych, zamówień, kart pracy, zamówień do dostawców i raportów finansowych. Czyli pełny obraz firmy wynikający z dokumentów. Dodatkowym oczkiem pozwalającym na pełne informacje dotyczące współpracy jest moŝliwość w opcji KALAENDARZ SPOTKAŃ rejestrowania spotkań czy kontaktów telefonicznych zarówno juŝ obytych jak i do realizacji. Mamy wtedy moŝliwość pełnej analizy co, kiedy i kto z naszej firmy z danym kontrahentem prowadził kontakty. Jeśli jeszcze połączymy te informacje z systemem zewnętrznych plików przypisanych do kontrahenta (opisanych poniŝej) otrzymujemy ogromne narzędzie informacyjne. Oczywiście w menu głównym mamy moŝliwość wyświetlenia terminarza na uŝytkownika lub całego na wszystkich uŝytkowników, co pozwala wyświetlać kalendarz spotkań na kiedy się umówiliśmy. Moduł CRM - pliki zewnętrzne powiązane z kontrahentem Program został zaopatrzony (opcja menu DOKUMENTY ZEWNĘTRZNE ZWIĄZANE Z KONTRHENTEM) w narzędzie przechowywania duŝych plików zewnętrznych dotyczących kontrahenta, mogą to być dowolne pliki *.pdf, *doc, *.txt czy obrazkowe. MoŜna sobie ten moduł wyobrazić jak szufladkę gdzie moŝna wprowadzać dowolne pliki. Przy czym wszyscy uŝytkownicy systemu mający dostęp do słownika kontrahentów mogą te pliki przeglądać i pobierać do swojego komputera w opcji menu POBIERZ / POKAś. Po wybraniu tej opcji program ściąga z serwera plik i uruchamia domyślny w danym komputerze program z wiązany z tym rozszerzeniem pliku np. jeśli plik jest *.pdf to uruchomi w komputerze program przeglądający *.pdf najczęściej Acrobat Reader, jeśli natomiast to jest *.doc to np. MS Worda itp. Tak więc mamy automatyczny system podglądu na dokumenty zewnętrzne dotyczące kontrahenta. System ten bardzo często słuŝy do zapamiętywania zeskanowanym protokołów, umów czy instrukcji aby kaŝdy miał do nich dostęp. Przy czym ogromnie waŝny jest format pliku aby nie wgrywać plików prosto ze skanera np. TIFF o olbrzymiej dokładności i rozmiarze ale pliki przekonwertowane np. do PDF, które będą małe i spakowane wewnętrzną kompresją.

37 37 Oczywiście wdroŝenie tego systemu jest obarczone moŝliwościami technicznymi serwerów poniewaŝ duŝe pliki wymagają szybkich łączy i miejsca na dysku. Stąd jest to system dedykowany i wprowadzanie dokumentów do niego jest obarczone specjalnymi uprawnieniami i najczęściej w firmie jedna osoba wprowadza i weryfikuje zarazem pliki wysyłane do serwera. Dodanie pliku do kontrahenta ma my w opcji DODAJ / WGRAJ NA SERWER. Przy czym aby ta opcja była udostępniona operatorowi musi on mieć w parametrze 3 logowania literę F. Po wybraniu tej opcji program wyświetli okno z wyborem pliku na dysku, który ma zostać umieszczony na serwerze i nastąpi proces transportu, który w zaleŝności od wielkości pliku moŝe chwilę potrwać. Zaleca się aby dodawanie plików wykonywać w sieci lokalnej a nie poprzez internet, który dla duŝych plików moŝe mocno obciąŝać łącze internetowe. Słownik krajów Słownik krajów wykorzystywany jest do przypisania kontrahenta do jakiego naleŝy kraju, strefy. Informacja ta jest wykorzystywana do budowania raportów sprzedaŝy na poszczególne strefy i kraje jak równieŝ do budowania raportów statystycznych np. Intrastat. Skrót kraju - międzynarodowy symbol kraju

38 38 NAZWA KRAJU - pełna nazwa kraju STREFA - tu naleŝy wybrać z listy UE - unia europejska, KR- Kraj, EX - export poza unię ZNACZNIK - znacznik jest wykorzystywany we własnym zakresie i pozwala grupować kraje według własnych reguł. W zaleŝności od wdroŝenia mogą być przygotowane raporty wykorzystujące to pole.

39 39 Słownik Stawek VAT Słownik stawek VAT standardowo dopisywanie nowych stawek VAT moŝe wykonywać moduł księgowy. Przy czym stawki VAT są wspólne zarówno dla dokumentów sprzedaŝy jak i zakupów. PoniewaŜ podczas wdroŝenia dopasowywane są rejestry VAT (gównie wydruki) dodanie nowej stawki moŝe spowodować bark tej stawki w rejestrach VAT i na wydrukach. Wynika to z faktu iŝ ilość stawek VAT w rozbiciu na netto brutto i VAT nie mieści się na kartkach formatu A4 a czasami nawet A3. Stąd podczas wdroŝenia wydruki i rejestry są budowane pod konkretne stawki wykorzystywane w Państwa firmie, tak aby wszystko pomieściło się na wydrukach. Standardowe stawki VAT mieszczące się w systemie NP, ZW, 0, 3, 7, 12, 22 [%]. Osobnym problemem jest moŝliwość zdefiniowania do zadanej stawki VAT automatów księgowych, jeśli taka sytuacja ma miejsce będą musiały być równieŝ zmodyfikowane schematy do automatycznego księgowania, które były uzaleŝnione (najczęściej księgowanie VAT-u) od stawki VAT. Stawki VAT mają jeszcze kolumnę SYM. FIS., w której wpisywany jest symbol stawki VAT dla urządzeń fiskalnych poruszających się właśnie w takich symbolach patrz ( Fiskalizacja ) w przypadku kiedy nie ma urządzeń fiskalnych typu drukarka fiskalna, kasa fiskalna pole to nie ma znaczenia.

40 40 Słownik - Schematy księgowe zakupu, sprzedaży Księgowa w dowolnej chwili moŝe dopisać lub zmodyfikować schematy automatycznego księgowania. KaŜdy schemat księgowy ma w polu DOTYCZY znacznik 'S' lub 'Z' oznaczający czy dany schemat dotyczy sprzedaŝy czy zakupów. Pole ID musi być niepowtarzalne w zbiorze schematów zarówno sprzedaŝy jaki i zakupów, pole to jest bardzo waŝne poniewaŝ jednoznacznie identyfikuje dany schemat księgowy i po tym polu będzie program rozpoznawał, który schemat zastosować. Pole ID moŝe przyjmować tylko 3 znaki i po zdefiniowaniu schematu nie wolno go modyfikować. W polu OPIS wpisujemy dokładnie w jakim przypadku ten schemat księgowy naleŝy uŝyć. Opis musi być dokładny poniewaŝ uŝytkownik tworząc dokument sprzedaŝy, czy zakupu musi wybrać jakim schematem (zdefiniowanym przez księgowość) ma zostać automatycznie zaksięgowany ten tworzony dokument. Księgowość natomiast moŝe zrezygnować z automatycznego księgowania i wykonać ręczne księgowanie dekretu. Przy definicji schematu moŝe pojawić się jeszcze pole ODDZIAŁ/MAGAZYN, które dla systemów z podziałem na oddziały oznacza, Ŝe program wyświetli dla tego uŝytkownika tylko schematy księgowania zdefiniowane przez księgową dla jego oddziału. Sposób tworzenia schematów księgowych zakupu i sprzedaŝy jest taki sam. Po stworzeniu wyŝej opisanych pól naciskamy w menu przycisk PokaŜ schemat i przechodzimy do wpisywania pozycji automatycznego dekretu z jakich ma składać się wybrany schemat księgowy. Zakładając nową pozycję lub modyfikując istniejącą w schemacie księgowym musimy określić jakiego rodzaju kwota z dokumentu ma być zaksięgowana na jakim koncie księgowym. Przy czym jedna pozycje ze schematu księgowego dotyczy księgowania po jednej stronie albo po Dt albo po Ct. Czyli nie moŝemy wpisać jednocześnie i Dt i Ct zawsze jedna z tych stron musi mieć wpisana wartość zero. Powstający dekret w księdze handlowej na podstawie tego schematu musi zgodnie z regułami księgowymi mieć takie same sumy po stronie Dt i Ct. O kolejności zapisów w księdze handlowej jak i operacji zamykających się w tym schemacie księgowym decydują pola OPERACJA i POZYCJA w operacji. Na obrazu powyŝej widać Ŝe mamy dwie operacje w tym schemacie, kaŝda z operacji po zaksięgowaniu powinna mieć sumę Dt i Ct taką samą, a w polu pozycja określamy kolejność zapisu w księgę handlowej w ramach tej operacji. Tworząc pojedynczy wpis w schemacie mamy do zdefiniowania następujące pola KWOTA - rodzaj kwoty, która jeśli wystąpi w dokumencie i jest pozycją w schemacie wykona się w dekrecie. WaŜne jest to Ŝe jeśli w danym schemacie uŝyjemy rodzaju kwoty, która nie

41 41 występuje w księgowanym dokumencie to pozycja ta ze schematu jest omijana przy automatycznym dekrecie. o NETTO - cała kwota netto księgowanego dokumentu skrót [NE] o BRUTTO - cała kwota brutto księgowanego dokumentu skrót [BR] o VAT CAŁY - cała kwota VAT księgowanego dokumentu skrót [VA] (w przypadku zakupu VAT do odliczenia i nie do odliczenia czyli suma) o -NETTO - cała kwota netto księgowanego dokumentu przemnoŝona przez [-1] czyli ze zmienionym znakiem, przydatna przy księgowaniu zaliczek w starym sposobem z faktur końcowych pojawiały się ze znakiem ujemnym z dokumentów sprzedaŝy a w księdze handlowej księgując na odpowiedniej stronie konta muszą być ze znakiem dodatnim. skrót [-N] o -BRUTTO opis jak wyŝej tylko dotyczy całej kwoty brutto dokumentu skrót [-B] o -VAT opis jak wyŝej tylko dotyczy całej kwoty VAT dokumentu skrót [-V] o VO VAT ODLICZANY - skrót [VO], dotyczy tylko schematów dla rejestru VAT zakup i jest sumą wartości z dokumentu wszystkich stawek VAT podlegającym odliczeniu VAT o VN VAT NIEODLICZANY - skrót [VN] dotyczy tylko schematów dla rejestru VAT zakup i jest sumą wartości z dokumentu wszystkich stawek VAT niepodlegającym odliczeniu VAT o V22 VAT 22% - skrót [V2], wartość podatku w stawce VAT 22% o V7 VAT 7% - skrót [V7], wartość podatku w stawce VAT 7% o V3 VAT 3% - skrót [V3], wartość podatku w stawce VAT 3% o R+ RÓśNICE KURSOWE NA PLUS ZALICZKI - skrót [R+], dotyczy tylko schematów dla rejestru VAT sprzedaŝ stosowany przy rozliczeniu zaliczki walutowej przypisanej do faktury końcowej. Automatyczne policzenie i zaksięgowanie odchyleń kursowych z wpłaconych zaliczek walutowych w momencie dekretowania faktury końcowej. Dotyczy odchylenia kursowego tylko jeśli wyjdzie na plus w przeciwnym wypadku ten wpis przy stosowaniu schematu jest omijany. o R- RÓśNICE KURSOWE NA PLUS ZALICZKI - skrót [R-], dotyczy tylko schematów dla rejestru VAT sprzedaŝ stosowany przy rozliczeniu zaliczki walutowej przypisanej do faktury końcowej. Automatyczne policzenie i zaksięgowanie odchyleń kursowych z wpłaconych zaliczek walutowych w momencie dekretowania faktury końcowej. Dotyczy odchylenia kursowego tylko jeśli wyjdzie na minus w przeciwnym wypadku ten wpis przy stosowaniu schematu jest omijany. o RKZ- róŝnice kursowe jednostronne księgowanie - skrót [RK], dotyczy tylko schematów dla rejestru VAT sprzedaŝ stosowany przy rozliczeniu zaliczki walutowej przypisanej do faktury końcowej. Automatyczne policzenie i zaksięgowanie odchyleń kursowych z wpłaconych zaliczek walutowych w momencie dekretowania faktury końcowej. Dotyczy odchylenia kursowego jest księgowane zarówno na plus jak i minus po wybranej stronie konta księgowego o BG - brutto gotówka - skrót [BG], dotyczy tylko schematów dla rejestru VAT sprzedaŝy. Wykonanie tej pozycji w schemacie jest uzaleŝnione od faktury sprzedaŝy, na której uŝytkownik moŝe wprowadzić w polu Gotówka (zaliczki bez faktury zaliczkowej) kwotę większą od zera. Czyli przyjął gotówkę za fakturę, na którą nie było faktury zaliczkowej. Np. klient płaci za fakturę częściowo gotówką a częściowo przelewem. Opcja ta dotyczy tych firm, które nie prowadzą raportów kasowych i nie wystawiają w kasie KP a chcą aby program automatycznie tę kwotę zaksięgował na jakimś koncie np. kasie. Po wypełnieniu pola KWOTA wypełniamy pole Dt lub Ct jedno z nich. Tu program zaproponuje 6 opcji o BRAK OPERACJI - bark operacji jeśli chcemy wykasować poprzednią zawartość w tym polu. Po wyborze program wpisze zero. o KONTO KOSZTOWE[4..] - wybieramy do konto w przypadku schematu dla rejestru zakupu, program wprowadzi w schemacie wartość KONTO_KOSZT, która w momencie wykonywania dekretu zostanie zastąpiona fizycznym numerem konta przypisanym do dokumentu zakupu. Najczęściej jest to konto zespołu 4 o KONTO KOSZTOWE2[5..] - wybieramy do konto w przypadku schematu dla rejestru zakupu, program wprowadzi w schemacie wartość KONTO_KOSZT5, która w momencie

42 42 wykonywania dekretu zostanie zastąpiona fizycznym numerem konta przypisanym do dokumentu zakupu. Najczęściej jest to konto zespołu 5 o KONTO Z PLANU KONT - najczęściej wykorzystywana opcja pozwala wybrać dowolne konto z planu kont. Po wybraniu tej opcji program zapyta się o początek konta z planu kont i wyświetli nam plan kont z kontami spełniającymi zadany warunek. Wybieramy konto z planu kont a program wprowadzi wybrany numer konta do schematu. Przy czym jeśli chcemy aby program zaksięgował na koncie rozrachunkowym z analityką kontrahenta wybieramy konta z 'XXXXX'. Pięć XXXXX oznacza Ŝe podczas budowania dekretu program w to miejsce wstawi ID kontrahenta z księgowanego dokumentu, czyli zaksięguje na jego analityce. np. konto 200-XXXXX zostanie zastąpione gdzie 23 jest identyfikatorem kontrahenta. o KONTO ROZLICZENIE PRACOWNIKA[234-^^^^^] - dotyczy tylko schematu zakupu. Program do pozycji schematu wprowadzi wartość 234-^^^^^^. Zakładając, Ŝe rozrachunki z pracownikami mamy na koncie 234 automatyczny dekret wprowadzi w miejsce '^^^^^^' (pięciu daszków) ID pracownika (przydatne przy księgowaniu dokumentów, za które np. zapłacił pracownik lub pobrał zaliczę na poczet zakupu) i chcemy na jego analityce trzymać wartość tych dokumentów. W dokumentach zakupu jest pole ID_PRACOWNIKA z którego ta informacja jest pobierana do automatycznego dekretu. o KONTO WYBORU ANALITYKI[???-*****] - pozycja schematu stosowana przy bardzo rozbudowanej analityce gdzie nie moŝna zbudować setek schematów księgowych bo nie miało by to sensu a w dekrecie chcemy księgować prawie zawsze na innych kontach analitycznych. Np. Prowadzimy 200 miejsc, w których budujemy domy i chcemy w księgowości kaŝde miejsce mieć w osobnej analityce na kontach kosztowych i przychodowych. Budujemy wspólny schemat dla księgowania tych miejsc (bo część pozycji dekretu jest wspólna VAT czy BRUTTO) a rozbijamy na analityki wartość netto. Wprowadzając w schemat tę opcje pojawi się w schemacie???-***** gdzie program w momencie wykonywania dekretu będzie poszukiwał w dokumencie księgowanym wpisanego przez uŝytkownika pola o nazwie konto specjalne, które jeśli nie będzie wpisane zatrzyma automatyczny dekret. Automatyczny dekret zatrzyma się i poda komunikat błędu, Ŝe w schemacie jest konto specjalne i musi ono zostać przypisane do dokumentu księgowanego. UŜytkownik zatem dla kaŝdego dokumentu, który chce zaksięgować schematem z takim wpisem najpierw przypisuje z planu kont konto analityczne, na którym chce zarejestrować dane wpis (np. konto analityczne na gdzie jest np. numerem budowy) Ostatnią pozycją do wypełnienia w schemacie księgowym jest pole MAGAZYN. Wypełniać tylko dla schematów sprzedaŝy nie mają znaczenia dla schematów zakupu. Natomiast w przypadku sprzedaŝy pole to ma ogromne znaczenie. Jeśli nic nie wpiszemy w ani jednej pozycji magazynu to pole magazyn nie ma znaczenia dla schematu księgowego. Ale jeśli wprowadzimy choćby w jedno pole magazyn to ograniczamy daną pozycję ze schematu księgowego, Ŝe ma się wykonać tylko dla tego jednego przypadku z takim magazynem w innym przypadku ma nie działać. Wykasowanie magazynu w pozycji wykonujemy przez wybranie ze słownika magazynów dowolnego magazynu i po wybraniu program zawsze wyświetla pole edycyjne wpisu i moŝna skasować wybraną zawartość. Mechanizm automatów księgowania dla sprzedaŝy z wpisanym magazynem jest następujący. Pomimo to, Ŝe wykonujemy księgowania z rejestru sprzedaŝy VAT program dane o tym dokumencie do księgowania nie pobiera z tego rejestru ale bezpośrednio w pozycji faktury sprzedaŝy. Tam są między innymi informacje do jakiego magazynu zaliczyć daną pozycję sprzedaŝy. Program analizuje pozycje faktury i wylicza ile z tej faktury netto, vat i brutto na poszczególne magazyny i w momencie kiedy w schemacie mamy wybrany dany magazyn tylko kwota dotycząca tego magazynu zostanie zaksięgowana a jeśli w dokumencie nie ma magazynu, którego dotyczy pozycja schematu to automat omija tę pozycję schematu księgowego. Budując schemat księgowy (zwłaszcza dodając magazyn w systemie magazynowym) trzeba pamiętać aby dodać go do schematu księgowego bo inaczej dekret będzie nie kompletny. Mechanizm ten słuŝy do automatycznego księgowania róŝnych przychodów na róŝnych kontach przychodowych sprzedanych na tym samym dokumencie sprzedaŝy. Np. sprzedaŝ z magazynu towarów chcemy zaksięgować na koncie 701 a sprzedaŝ z wyrobów gotowych, które produkujemy na koncie 702 a usługi na koncie 703 itp. Tak więc w schemacie zbudujemy trzy takie same wpisy dla kwoty netto ale z innym magazynem. Reasumując program 'rozrzuci' po kontach przychody automatycznie dla róŝnych

43 43 magazynów. Dla magazynu usług trzeba zdefiniować wirtualny magazyn USŁ, na którym nie ma Ŝadnych operacji ale jego identyfikator jest wybierany do pozycji faktury sprzedaŝy aby automat mógł zliczyć pozycje dotyczące usług w danej fakturze sprzedaŝy. Specjalne znaczenie dla programu ma magazyn o nazwie zastrzeŝonej do tego celu 'ZAL' taki magazyn musi być zdefiniowany jako wirtualny czyli, taki na którym nie wykonujemy operacji słuŝy on tylko do wyboru w pozycjach faktury sprzedaŝy, Ŝe dana pozycja dotyczy zaliczki (faktury zaliczkowe) lub (w starej technologii) do odejmowania z faktury wpłaconych zaliczek na fakturze końcowej i budując schemat moŝemy wybierając -N w kwocie obrócić znak tych pozycji i zaksięgować (np. przenieś z konta przyszłych okresów na konto przychodowe). Poprawność schematu lub jego zmianę moŝna łatwo sprawdzić wystarczy przypisać go do dokumentu sprzedaŝy czy zakupu i wykonać dekret program zawsze pobiera schemat aktualny i go wykonuje. Tak samo jeśli chcemy aby program zaksięgował dokument juŝ zaksięgowany innym lub poprawionym schematem wystarczy zdjąć dekret (jeśli oczywiście dany okres księgowy nie jest juŝ zablokowany przed modyfikacją) dotyczący tego dokumentu potem zmienić schemat i zadekretować jeszcze raz, czyli ponowne zadekretowanie powtórnie wywołuje automat księgujący zawsze z aktualnymi pozycjami schematu. W przypadku schematów dla zakupu są one powiązane z Słownikami domyślnych zdarzeń księgowych Przykładowe schematy księgowe sprzedaŝy

44 44

45 45 Przykładowe schematy księgowe zakupu

46 46

47 47 Okresów księgowych Okresy księgowe to słownik, z którego korzysta kilka raportów do automatycznego generowania informacji z jakiego okresu dat aktualnie mają być księgowane lub raportowane dokumenty. Wpisany okres księgowy jest równieŝ automatycznie pobierany do programu SFDzienikHandlowy gdzie generowane są wydruki i analizy z zadanego okresu bilansowego. Jeśli program mamy juŝ kilka lat to będziemy mieć tyle wpisów ile okresów bilansowych, przy czym okres bilansowy moŝna zdefiniować od dowolnej daty do dowolnej daty poniewaŝ firma mogła zacząć działalność w połowie roku lub kończyć działalność w połowie roku obrotowego. Z nowym rokiem obrotowym koniecznie trzeba w systemie wpisać zakres dat od kiedy do kiedy nowy rok obrotowy funkcjonuje.

48 48 Słownik odsetek ustawowych Słownik odsetek ustawowych słuŝy do wprowadzenia kiedy ministerstwo finansów ogłasza zmianę ustawowej stawki procentowej odsetek naliczanych od nieterminowych płatności. Wpisujemy tutaj tylko datę i procent a program z tych danych nalicza w modułach naleŝności i zobowiązania odsetki ustawowe np. na wezwaniach do zapłaty, czy notach odsetkowych. W tabeli powinny zostać wpisane wszystkie zmiany procentu wstecz do czasu z jakiego mamy najstarszą nieuregulowaną płatność zobowiązania czy naleŝności. Program z tego słownika pobiera nalicza odsetki progowo w takt chronologicznych zmian stawki procentowej. Słownik kursów walut Słownik kursów walut jest elementem pomocniczym nie obowiązkowym. We wszystkich miejscach w programie gdzie program pyta się o kurs dla waluty najczęściej podpięty jest dostęp do tego słownika. Słownik ten pozwala zarejestrować jaki był kurs np. sprzedaŝy w danym dniu np. z NBP dla danej waluty i potem cała firma ma juŝ ten kurs nie musi go szukać i automatycznie po wyborze zostaje on wprowadzony na wybrany dokument. Czyli pierwsza osoba z rana, która nie odnajdzie kursu wprowadza go a reszta osób juŝ ma go automatycznie. Słownik ten przechowuje wszystkie kursy wstecznie i mamy historię zmiany kursu w systemie. Oczywiście słownik jest tylko podpowiedzią i jeśli uŝytkownik nie chce tego kursu z tabeli to naciska ENTER (OK nawet jeśli tabela będzie pusta) na tym kursie, na którym stoi a program zapyta go o akceptację z moŝliwością zamiany na inny niŝ w słowniku.

49 49 Słownik zamienników magazynowych W programie zdefiniowany jest system zamienników magazynowych. Dostęp do niego otrzymujemy przez zalogowanie się do modułu MZAM. Przy czym system ten działa globalnie to znaczy po zdefiniowaniu zamiennika magazynowego jednego indeksu na inny program w momencie (tylko rozchodów automatycznych) jeśli nie wykryje wystarczającej ilości na stanie jaka jest potrzebna do rozchodu zdejmie ten towar z zamiennika jeśli on ma coś na stanie. System zamienników jest zarówno bardzo pomocny jak i niebezpieczny poniewaŝ moŝna zdefiniować zamiennik, który np. z indeksu magazynowego np. AGREGAT nakaŝę zamianie i ściągać np. NAKRĘTKI czyli zupełnie róŝne artykuły o skrajnie róŝnej wartości. Tak naprawdę tylko odpowiedzialna osoba na magazynie moŝe mieć do tego dostęp stąd specjalny moduł, który moŝe definiować zamienniki. PoniewaŜ automaty do RW produkcyjnych przy błędnych zamiennikach mogą doprowadzić do chaosu na stanach magazynowych stąd są pod specjalną kontrolą i ich modyfikacja jest w specjalnym logowaniu MAZM. Zamienniki maja moŝliwość przeliczenia jednostki z jednego artykułu na inny i bardzo są przydatne przy towarach, które mają róŝne indeksy dla róŝnych pojemności opakowań np. inny indeks jak towar przyjedzie na palecie a inny jak luzem. Definiując zamiennik na PZ wprowadzamy jednostkę i indeks oryginalny z faktury zakupu a podczas automatycznych RW program na podstawie zamiennika ścięgnie i przeliczy jednostki z zamiennia gdy na oryginalnym indeksie wystąpi bark na stanie magazynowym.

50 50 Słowniki domyślnych zdarzeń księgowych Podczas pracy w modułach, w których są automatyczne dekrety księgowania duŝo łatwiej jest pracować na listach moŝliwych operacji niŝ na planie kont i wymyślać jakie konta powinny brać udział w takim zdarzeniu księgowym. Dlatego w programie zostały zbudowane specjalne słowniki zdarzeń księgowych, w których do danego zdarzenia przypisane są konta księgowe jakie program ma uŝyć przy księgowaniu. Słownik zdarzeń księgowych jest róŝny dla róŝnych typów dokumentów. Osobna pula jest dla operacji kasowych wpłat KP (kasa przyjmie) operacji kasowych wypłat KW (kasa wyda) operacji bankowych wpłat BP (bank przyjmie) operacji bankowych wypłat BW (bank wyda) operacji kosztowych zakupu ZK Czyli księgowa przygotowuje we wszystkich tych słownikach listę moŝliwych operacji z przypisanymi do nich kontami a potem juŝ dowolna osoba nie koniecznie księgowa moŝe obsługiwać moduł bankowy, czy kasowy bo wybiera nie po kontach ale po zdarzeniach. Np. Zapłata za fakturę sprzedaŝy, czy zaliczka na poczet sprzedaŝy itp. Do tych zdarzeń przypisane są konta jakie tej operacji towarzyszą i w połączeniu z automatycznymi schematami księgowania budują bez udziału księgowej kompletny dekret zdarzenia księgowego. Przy czym inna zasada uŝycia słownika jest dla środków pienięŝnych a inna dla operacji kosztowych zakupu. RóŜnica polega na tym, Ŝe automatyczne księgowanie w raportach kasowych i wyciągach bankowych nie jest powiązane z automatycznymi schematami księgowania natomiast słownik kosztów zakupu jest ściśle z nim powiązany. W przypadku księgowania środków pienięŝnych uŝytkownik jest juŝ w konkretnej kasie czy banku i do niego globalnie jest przypisany numer konta, na którym prowadzone są zapisy w księdze handlowej. Czyli w księgowaniu dwustronnym zawsze mamy juŝ jedną stronę jest to konto reprezentujące dany środek pienięŝny np. konto 100 kasa pierwsza, czy 131 konto bankowe w ING. I do wykonania dwustronnego dekretu potrzebne jest tylko jedno konto przeciwstawne. Dlatego przy budowaniu słownika zdarzeń dla środków pienięŝnych. Wypełniamy tylko TYP np. KP i tylko pole KONTO_KOSZTOWE1, którym wpisujemy konto przeciwstawne do konta środka pienięŝnego. Oczywiście podczas wpisu program zaproponuje wybranie jakiegoś konta z planu kont. Podczas budowania dekretu działają to reguły zastępowania członu 'XXXXX' analityką kontrahenta i '^^^^^^' analityką pracownika, którego dotyczy księgowany dokument. Nazwy operacji zdarzenia są wstępnie kopiowane z nazwy konta wybranego z planu kont ale uŝytkownik moŝe je zmodyfikować.

51 51 KONTO_KOSZTOWE2 ma znaczenia tylko w nowszych wersjach systemu moŝna w tym polu wprowadzić automatyczny schemat dla dodatkowych wpisów do dekretu. Jeśli np. chcemy zaksięgować prowizje bankową, która jednocześnie idzie na konto kasy i jakąś 4.. kosztową to brakuje nam księgowanie na 5.. i 490. Aby program automatycznie dopisywał takie księgowania do dekretu wystarczy wpisać odpowiedni dodatkowy schemat automatyzujący ten proces. Schemat jest następującej postaci [konto Dt, konto Ct],[konto Dt, konto Ct] czyli pary księgowania na konta Dt, Ct kwota pobierana jest z wartości wpisanej w dokument. Przy czym moŝna uŝywać nazw KON_DOK i KONTO_KASY, które zostaną automatycznie zamienione na konta wybrane w dokumencie i wprowadzone do schematu. Natomiast ostatnie pola SCHEMAT RÓśNIC KURSOWYCH ma ogromne znaczenie dla operacji walutowych w kasie czy banku. W słowniku operacji moŝemy od razu podać co program ma zrobić jak z odchyleniami kursowymi. Zdefiniowanie tego schematu powoduje Ŝe program będzie automatycznie księgował razem z dekretem kasy wpisy dotyczące odchyleń kursowych. Aby zdefiniować odchylenia kursowe w polu tym wpisujemy regułę w następujący sposób. najpierw podajemy znak o jaką róŝnice kursową nam chodzi czy ujemną czy dodanią, potem w nawiasach kwadratowych podajemy operacje dwustronną jaką ma wykonać automat dekretujący. czyli konto dla strony Dt, przecinek konto dla strony Ct. Oczywiście dana operacja wykona się tylko jeśli taka róŝnica kursowa wystąpi. Czyli prawie zawsze będziemy definiować dwa przypadki dla róŝnicy dodatniej i dla róŝnicy ujemnej. np. +[KON_DOK,280-02] -[280-02,KON_DOK] zapis powyŝej opisuje co zrobić odchyleniem na plus i na minus a uŝyte słowo specjalne KON_DOK zostanie zastąpione kontem wpisanym w polu KONTO_KOSZT1 (czyli kontem przeciwstawnym do kasy). Pozwala to np na wyksięgowywanie róŝnic kursowych z rozrachunku kontrahenta jeśli kontem przeciwstawnym będzie 200-XXXXX to program wyksięguje róŝnice kursowe na rozrachunkach i koncie (róŝnice kursowe sprzedaŝy). Słownik operacji kosztowych zakupu ma taki sam sens działania jak opisany wyŝej przy czym pola mają, w niektórych przypadkach inne znaczenie i są ściśle powiązane z automatycznymi schematami księgowania zakupu. W tym przypadku nie brane pod uwagę jest pole SCHEMAT RÓśNIC KURSOWYCH natomiast KONTO_KOSZT1 i KONTO_KOSZT2 stanowią podstawę do wypełnienia automatycznego schematu księgowego, gdzie pola te jawnie występują w schemacie księgowym

52 52 zakupu. Np. jeśli księgujemy na zespole 4 i 5 koszty to wykorzystamy oba pola a jeśli nie to moŝemy wykorzystać tylko jedno.

53 53 Księga Handlowa System finansowo-księgowy składa się z kilku niezaleŝnych modułów, których wspólną cechą jest wykonanie wpisu do księgi handlowej jako dekretu. Księga handlowa składa się z ksiąg pomocniczych, w których rejestrujemy zdarzenia. Przy rozpoczęciu pracy z programem logując się na konto księgowe w opcji SŁOWNIKI -> OKRESY KSIĘGOWE naleŝy zdefiniować okres księgowy. Standardowo okres księgowy zaczyna się RRRR (RRRR to rok) a kończy RRRR czyli trwa 12 miesięcy. UŜytkownik moŝe jednak zdefiniować dowolny okres np jeśli firma powstała pod koniec roku czyli okres księgowy będzie miał 14 miesięcy. Otwarcie nowego roku obrotowego równieŝ naleŝy zacząć od dopisanie nowego okresu obrotowego. Księga handlowa podzielona jest na księgi pomocnicze i tak naprawdę w tych księgach są prowadzone chronologicznie dekrety księgowe. Podstawowymi księgami pomocniczymi juŝ zbudowanymi w programie są BO - księga pomocnicza do rejestrowania bilansu otwarcia (na pierwszy dzień obrotowego okresu księgowego) PK księga pomocnicza polecenia księgowe KOM księga pomocnicza kompensaty naleŝności z zobowiązaniami tego samego kontrahenta

54 54 Księga BO jest uprzywilejowana i wpisy w tej księdze są bezpośrednio w dziennik księgowania czyli nie wymagają dekretacji. Dodanie nowej pozycji jest jednoznaczne z wpisaniem pozycji w księdze handlowej. Natomiast pozostałe księgi pomocnicze są wykonywane poprzez specjalne rejestry księgowe (Księgowanie rejestr zakupu, Księgowanie rejestr sprzedaŝy VAT, Środki pienięŝne raporty kasowe, Środki pienięŝne wyciągi bankowe, Polecenia księgowania - PK) i dopiero z nich dekretem (poprzez dekretacje automatyczną lub ręczną) księgowane są w księdze handlowej. Księgi pomocnicze zakłada księgowa dodając w poszczególnych pięciu modułach księgowych rejestry księgowe, czyli dla kaŝdego konta bankowego, kasy gotówkowej, rejestru sprzedaŝy, rejestru zakupu. Księgi pomocnicze mają 4 znakowe identyfikatory wymyślane przez uŝytkownika i nie mogące się powtórzyć w ramach całej księgi handlowej czyli np. skrót ING załoŝony w banku nie moŝe pojawić się ani w rejestrach zakupu ani w sprzedaŝy. Przykładowe skróty zakładane przy tworzeniu rejestrów. We wszystkich dokumentach ING konto w banku śląskim IG2 drugie konto w banku śląskim K1 kasa gotówkowa firmy K2 kasa gotówkowa na stoisku SPR rejestr faktur sprzedaŝy krajowych SPZ rejestr faktur sprzedaŝy zaliczkowych KSP rejestr faktur korygujących sprzedaŝy Itp.. W programie moŝna załoŝyć nieograniczoną liczbę banków, kas gotówkowych, rejestrów sprzedaŝy, zakupów czyli ksiąg pomocniczych dla księgi handlowej. Księgi pomocnicze pozwalają na rejestracje zdarzeń tego samego rodzaju oraz łatwiejsze przeszukiwanie i archiwizacje. PoniewaŜ wydruk z księgi głównej moŝe być bardzo duŝy lepiej drukować księgę handlową poszczególnymi księgami pomocniczymi słuŝy do tego celu program SFDziennikHandlowy, który chronologicznie operacjami na kontach wyświetli dekret danego zdarzenia księgowego dokładny opis programu patrz Wydruki księgi handlowej. Program ten pozwala wyświetlić dekrety zdarzeń księgowych dla wybranej księgi pomocniczej i okresu (np. miesiąca). Przy czym aby moŝliwe było przeglądnie poszczególnymi księgami pomocniczymi księgowość musi wprowadzić w KSIĘGA HANDLOWA -> KSIĘGI POMOCNICZE te same skróty, które zdefiniowała w poszczególnych modułach księgowych (Środkach pienięŝnych, SprzedaŜy, Zakupie) czyli ING, IG2, SPR itp. Wpisując te skróty w KSIĘGACH POMOCNICZYCH nadajmy im nazwę jak ta księga pomocnicza ma się nazywać na dokumentach księgowych i drukowanych raportach z księgi handlowej. System SFSQL zdarzenie księgowe w księdze handlowej rejestruje pod konkretną niepowtarzalną sygnaturą. Budowa sygnatury moŝe być róŝna dla poszczególnych modułów dekretujących ale zawsze w swoim ciągu znaków zawiera okres księgowy postaci mm/rrrr czyli miesiąc rok nazwę księgi pomocniczej (rejestru) i kolejny numer w ramach tej księgi pomocniczej w danym okresie miesięcznym. Czyli z samej sygnatury juŝ wiadomo gdzie szukać danego dokumentu w systemie (skąd pochodzi dekret). Budowa sygnatur do zdarzeń księgowych w poszczególnych modułach dekretujących. Wyciągi bankowe i raporty kasowe Okres-typ dokumentu numer / rejestr- dokument numer Np. 01/2006-RK 203/KG-KP 84 oznacza księgowanie wpłaty z okresu 01/2006 raportem kasowym 203 w kasie o nazwie (skrócie kasy czyli nazwie księgi pomocniczej) KG (kasa główna) dotyczy dokumentu KP (kasa przyjmie) o numerze 84. Widzimy Ŝe dla banku i kasy w sygnaturze księgowej jest zawarta pełna informacja o źródle pochodzenia dekretu księgowego. Dokumenty sprzedaŝy

55 55 Okres księga pomocnicza numer Np. 01/2006-FS oznacza dokument z rejestru sprzedaŝy o nazwie FS (faktury sprzedaŝy) numer w ramach okresu 01/2006. Czyli dla kaŝdego dokumentu w module sprzedaŝy budowana jest sygnatura księgowa o takiej postaci. Dokumenty zakupu Okres księga pomocnicza / dział numer Np. 01/2006-FZM/PM oznacza dokument z rejestru zakupu o nazwie FZM (faktury zakupu materiału) numer w ramach okresu 01/2006 z działu PM. Dział to pomocnicza nazwa do grupowania zakupów (kosztów) o tym samym schemacie księgowania. Czyli oprócz rejestrów zakupu moŝna jeszcze w danym rejestrze grupować sobie dokumenty na poszczególne działy (schematy księgowe). Polecania księgowania PK Okres PK numer- operacja pozycja Np. 01/2006-PK oznacza polecenie księgowania numer 12 z okresu 01/2006 operacja w PK numer 2 pozycja w operacji numer 3. W poleceniu księgowania moŝna wpisać wiele zdarzeń księgowych. Pojedyncze zdarzenie to operacja i w niej moŝe być wiele wpisów czyli pozycji. Suma Dt i Ct operacji powinna być równa. Bilans otwarcia BO Okres BO pozycja Np. 01/2006-BO oznacza pozycje w bilansie otwarcia numer 1 (bilans z okresu 01/2006). Bilans otwarcia jest tworzony na pierwszy miesiąc okresu księgowego. Poprawienie dokumentów juŝ zaksięgowanych Aby zmodyfikować dokument naleŝy usunąć n nim dekretować dokonać modyfikacji i zaksięgować powtórnie. Powtórne księgowanie usuwa stare wpisy w księgę handlową dotyczące tej sygnatury księgowej i wprowadza nowe na jej miejsce chronologicznie w miejsce i okres z jakiego te dane pochodziły oczywiście jeśli nie ma blokady na danym miesięcznym okresie księgowym. Plan kont Pierwszym elementem do wprowadzenie w programie jest oczywiście plan kont poniewaŝ na jego podstawie wpisujemy BO (bilans otwarcia księgi handlowej) budujemy schematy księgowe i słowniki zdarzeń księgowych jak równieŝ wykonujemy księgowania manualne np. PK.

56 56 Nowe konto w planie kont Program jest domyślnie przygotowany na podwójną analitykę czyli konto syntetyczne moŝe składać się z analityki pierwszej a analityka pierwsza moŝe być syntetyką analityki drugiej. Aby dopisać nowe konto w planie kont musimy zdefiniować następujące pola. KONTO PEŁNE - zawiera numer konta księgowego, który zbudowaliśmy pole buduje się automatycznie na podstawie wpisów cząstkowych czyli NR KONTA PODST. i CZŁON ANA1 i CZŁON ANAL 2 NAZWA - pełna nazwa konta OPIS - dodatkowy opis jeśli nazwa nie była precyzyjna lub zbyt ogólna NR KONTA PODST - wpisując nowe konto w palnie kont wpisujemy cząstkowo osobno numer konta syntetycznego i osobno, którą jesteśmy analityką, w tym polu podajemy konto zespołu podstawowego.

57 57 NR KONTA PODST - wpisując nowe konto w palnie kont wpisujemy cząstkowo osobno numer konta syntetycznego i osobno którą jesteśmy analityką, w tym polu podajemy konto zespołu CZŁON ANAL 1 - pierwsza analityka konta podstawowego (lub jednocześnie konto syntetyczne dla drugiej analityki) CZŁON ANAL 2 - druga analityka konta podstawowego a jednocześnie analityka dla konta CZŁON ANAL1 OPCJE - pole wykorzystywane we własnym zakresie słuŝy do nietypowego oznaczania kont i późniejszej analizy księgi handlowej po tych wartościach (w programie SFKsięgaHandlowa) np. analiza sumy sald, które w opcjach mają literkę 'P' TYP_SALDA - pole bardzo waŝne poniewaŝ na podstawie tego pola program wylicza saldo na raportach księgowych naleŝy wybrać jeden z trzech opcji powyŝej ROZRACHUNKOWE - pole bardzo waŝne dla kont rozrachunkowych moŝe przyjmować cztery wartości 'Z' - zobowiązania, 'N' - naleŝności, I - inne rozrachunki, '-' nie rozrachunkowe. Przy czym dwa pierwsze czyli N, Z są bardzo waŝne, jeśli dane konto jest Z lub N to po pierwsze program automatycznie doda to konto do wyboru przy analizie i raportowaniu z sytemu rozrachunkowego czyli naleŝności i zobowiązania oraz przy przenoszeniu sald miedzy okresami bilansowymi jeśli ten znacznik jest ustawiony program będzie przenosił nierozliczone dokumenty a nie salda konta na nowy okres księgowy (patrz BO księgi handlowej) MA ANALITYKĘ - czy konto ma analitykę czyli czy jest kontem syntetycznym BLOKADA i WALUTA - w nowej wersji programu, nie mają zastosowania poniewaŝ dotyczyły wersji jednowalutowej Jeśli budujemy konta syntetyczne i analityczne to naleŝy pamiętać, Ŝe oba konta musza mieć wpis w planie konta np. Chcemy zbudować analitykę do konta zespołu 010 to zakładamy w palnie kont wpis NR KONTA PODST=010 i puste człony analityczne ustawiając mu znacznik Ŝe MA ANALITYKĘ. I wprowadzamy dopiero kolejne analityki jako osobne wpisy czyli wprowadzamy NR KONTA PODST=010 i CZŁON ANAL 1=01 co daje w koncie pełnym i tak dalej moŝemy budować analityki konta. W przypadku kiedy budujemy konto analityczne i jako człon analityczny wpiszemy XXXXX to oznacza Ŝe chcemy aby program automatycznie dla nas budował konta analityczne do konta syntetycznego na podstawie niepowtarzalnego numeru kontrahenta

58 58 np. wprowadzamy w plan konto syntetyczne 200 (rozrachunki z odbiorcami) i ustawiamy mu znacznik Ŝe ma analitykę. Następnie wprowadzamy nowy wpis w plan kont gdzie konto podstawowe będzie 200 ale CZŁON ANAL 1=XXXXX czyli pełny numer konta 200-XXXXX. PoniewaŜ na kocie syntetycznym nie moŝna księgować a saldo tego konta wynika z sald kont analitycznych do niego zbudowanych zawsze w programie do operacji na konkretnym koncie analitycznym będziemy wybierać konto 200-XXXXX a nie konto syntetyczne 200. We wszystkich operacjach na tym kocie program automatycznie zamieni XXXXX na numer ID kontrahenta, czyli będzie budował automatycznie zapisy analityczne w księdze handlowej dla danego kontrahenta. przykład poniŝej Zapisy na koncie Zapisy na kontach w księdze handlowej Wyświetlenie zapisów na koncie Aby wyświetlić zapisy na koncie naleŝy wejść w menu KONTA następnie wybrać PLAN KONT, program zapyta się jakie konta wyświetlić, po wyświetlaniu w menu pojawi się opcje Zapisy na koncie w postaci tabelek, w których moŝna sortować i filtrować dane. W wyniku sortowania i filtrowania zawsze pojawi się podsumowana kolumna Dt, Ct czyli moŝna wyświetlać zapisy dotyczące konta z dowolnymi warunkami. Ostatnia opcja Wydruk zapisów na koncie z dowolnego okresu jest w pełni funkcjonalnym wydrukiem księgowym program nie wyświetli tabelki tylko sporządzi wydruk z opisem konta, saldami początkowymi i wszystkimi operacjami na tym koncie z zadanego okresu. - z danego okresu na którym aktualnie jesteśmy zalogowani ten raport pokazuje zapisy na koncie z aktualnego miesiąca w postaci tabeli którą moŝna eksportować, drukować filtrować wszystkich zapisów na koncie z danego okresu bez zapisów BO (które są widoczne w nagłówku raportu jako saldo)

59 59 - raport z dowolnego okresu zestawienie jak poprzednio ale z dowolnego zakresu dni w ramach rocznego okresu księgowego - wydruk z dowolnego okresu Wydruk jest kompletnym zestawieniem za dany okres zapisów na wybranym koncie przygotowanym do postaci wydruku papierowego (BO jest saldem w nagłówku wydruku)

60 60 NajwaŜniejszymi polami opisującymi zapis do księgi handlowej są: Legenda pól księgi handlowej

61 61 ZDNIA data księgowania zapisu Dt, Ct wartościowe strony księgowania KONTO - kolumna konto zawiera informacje na jakie konto zaksięgowano dany wpis. Przy czym program nie obsługuje wpisów jednoczesnych na Dt i Ct. Oznacza to, Ŝe kwota księgowania moŝe się pojawić tylko po jednej ze stron albo Dt albo Ct. Księgowe operacja dwustronne zawsze w programie składają się z co najmniej dwóch wpisów na róŝnych kontach ale kwoty po przeciwnych stronach dekretu. SYGNATURA kolumna, która podaje najwięcej informacji skąd pochodzi dany zapis do księgi handlowej. W przypadku zapisu z środków pienięŝnych w tym polu jest numer i rodzaj środka pienięŝnego (czyli identyfikator kasy, banku ) i numer dokumentu, z którego pochodzi np. KP 1. W przypadku dokumentów sprzedaŝy czy zakupu jest tu numer w ramach danego rejestru VAT i okres księgowania tego rejestru W przypadku wpisów rozrachunkowych program analizuje jeszcze następujące pola ID_ROZ jest to kolumna, w której znajduje się identyfikator po jakim rozliczono dany zapis rozrachunkowy np. pole do dokumentu zawiera numer faktury a pole zaliczka do tej faktury zawierała numer zlecenia czyli nie rozliczyły by się same poniewaŝ jeden zapis był do numeru zamówienia a drugi do numeru faktury aby program rozliczył te dwa zapisy ID_ROZ musi być takie same. Dlatego moŝna zmienić ID_ROZ (który na początku ma taka samą wartość jak DO DOKUMENTU) na wspólny identyfikator dla obu transakcji np. zmienić numer zamówienia w polu ID_ROZ w zaliczce na numer faktury końcowej i program automatycznie te dwa dokumenty powiąŝe. TERMIN_ZAP kolumna dla wpisów rozrachunkowych określa kiedy upływa termin tej wpłaty DO_DOK_ZDNIA - data wystawiania dokumentu, którego tyczy się zapis (nie księgowania) Rozliczenie dokumentów Przy oglądaniu w księdze zapisów na koncie wyświetlając koło siebie kolumny DO_DOKUMENTU i ID_ROZ moŝna stwierdzić jak operacja była rozliczona jeśli te kolumny są róŝne to znaczy Ŝe ktoś uŝył mechanizmu ręcznego rozliczenia i w kolumnie ID_ROZ pojawi się numer dokumentu, z którym księgowość nakazała mu się rozliczyć (patrz NaleŜności). Drugi szybki sposób na otrzymanie roboczych zapisów na koncie razem z zapisami bilansu otwarcia konta Najszybszym sposobem na robocze wyświetlenie zapisów na koncie jest wejście w opcje menu SALDA ANALITYCZNIE KONTA.

62 62 program zapyta się o początek kont, które nas interesują a następnie o okres, z którego obroty i salda chcemy zobaczyć. Po odpowiednim wyborze pokaŝe nam zestawienie obrotów i sald wszystkich kont zaczynających się od wpisanego fragmentu (jeśli nic nie wpisaliśmy przy pytaniu o początek konta to wyświetli wszystkie konta całej księgi. Przy czym program wyświetla tylko konta, na których wykryje zapisy w księdze handlowej z zadanego okresu czasu. Nie wyświetla kont, które nie miały ani jednego zapisu. Po wyświetleniu tych kont moŝna dowolne konta zaznaczyć SPACJĄ (program numery tych pozycji zaznaczy na czerwono) i u dołu okienka (w szarym okienku pod pozycjami) automatycznie zliczy ich salda i obroty. Z prawej strony w menu moŝemy wyświetlić zapisy na koncie juŝ kompletne razem z zapisami z bilansu otwarcia w postaci raportu do sortowanie filtrowanie i wyszukiwania oraz wydrukowania, przy czym jest to wydruk roboczy nie stanowi pełnego wydruku z nagłówkami dokumentu jaki moŝemy uzyskać z planu kont.

63 63 Bilans otwarcia Wprowadzenie bilansu otwarcia odbywa się przez opcje KSIĘGA HANDLOWA BILANS OTWARCIA KSIĘGI HANDLOWEJ. Okno wpisu podzielone jest na dwie części górna zawiera podsumowane obroty i salda kont analitycznych wynikających z zapisu w BO. A dolna pojedyncze wpisy w do danego konta. W dokumencie BO księgowa co rok ma zapisane salda z poprzedniego roku obrotowego przy czym jeśli jest to kolejny rok pracy na systemie SFSQL to program automatycznie (na Ŝądanie) przenosi wybrane salda z poprzedniego okresu obrotowego specjalnym programem SFBilansOtwarcia.exe opisanym w dalszej części. Jeśli natomiast pierwszy raz pracujemy na systemie SFSQL to BO wpisujemy ręcznie. NiezaleŜnie czy BO zostało utworzone automatycznie czy ręcznie zawsze moŝemy je zmodyfikować aŝ do uzyskania poprawnych danych. Przenosząc automatycznie program dla kont rozrachunkowych (naleŝności, zobowiązania) przenosi wszystkie nierozliczone dokumenty a nie pojedyncze saldo konta analitycznego. Czyli osoba oglądająca zapisy na koncie na BO zobaczy wszystkie wpisy z poprzedniego roku, dla których dokument nie miał rozliczenia, oczywiście saldo w BO takiego konta analitycznego jest takie samo jak saldo zamknięcia poprzedniego okresu ale obroty Dt, Ct na BO są sumą wszystkich transakcji nierozliczonych na tym koncie. Dlatego przy wpisie nowej lub modyfikacji juŝ istniejącej pozycji BO na górnej części mamy podsumowane saldo całego konta analitycznego wynikające z cząstkowych zapisów na tym koncie. Takie rozbicie zapisów jest jeszcze wykorzystywane do prowadzenia w nowym roku pełnej informacji w rozrachunkach za co (jaki dokument) i ile jeszcze mamy zobowiązania lub naleŝności nierozliczonej i z jakich to wynika dokumentów.

64 64 Wpisując pozycje BO automatycznie tworzy nam się sygnatura BO kolejnego wpisu i program poprosi o wpisanie kolejnych pól. KONTO księgowe. W przypadku transakcji rozrachunkowych obowiązkowo muszą być wpisane pola WALUTA, WALUTA KURS, Wartość w walucie Dt WALUTA, Ct WALUTA, TERMIN PŁAT. i DO DOK Z DNIA, przy czym dla waluty PLN kurs musi wynosić Dla transakcji na kasie walutowej np. EUR waŝnym polem jest WALUTA ZDNIA poniewaŝ kasa walutowa pilnuje aby wydawać środki w danej walucie jako FIFO (first input first output pierwsze przyszło pierwsze wyszło) czyli kolejno po kursach w jakich do kasy waluta napływała. Program do budowania BO z BZ poprzedniego okresu Opis programu SFBilansOtwarcia do przenoszenia na BO (bilans otwarcia) danych z BZ (bilansu zamknięcia) z poprzedniego roku obrotowego Program na pierwszy rzut oka wydaje się skomplikowany ale przy pomocy informatyka z Państwa firmy, który zna parametry serwera w łatwy sposób moŝna go skonfigurować. Program ma dlatego opcje sieciowe do wpisania poniewaŝ, moŝna poszczególne okresy księgowe przechowywać fizycznie na róŝnych serwerach w sieci komputerowej. Czyli róŝne komputery przechowują dane pozwala to na odseparowania archiwów dla poszczególnych okresów księgowych. Po uruchomieniu programu mamy dwie tabelki górna (BILANS ZAMKNIĘCIA) i dolna (BILANS OTWARCIA). W tabeli górnej program wyświetla miejsce do wpisania początku zespołu kont, który chcemy przenieść np Wciskamy guzik Pobierz typ i wartość salda spowoduje to, Ŝe program wyświetli wszystkie salda analityczne tego zespołu z obrotami zarówno w starym jak i nowym roku (jeśli wcześniej juŝ coś było przenoszone). Przy czym jednocześnie program z planu kont sprawdza jakiego typu jest to konto czy przypadkiem nie rozrachunkowe. Jeśli jest nie rozrachunkowe to przenosi na nowy analityki jednym saldem

65 65 Natomiast jeśli rozrachunkowe przenosi wszystkie nierozliczone dokumenty na tym koncie w oryginalnej walucie i w PLN. Naciśnięcie przycisku Przenieś saldo kont na Bo nowego roku przenosi właśnie te salda. Uwaga: po przeniesieniu salda na nowy rok saldo starego roku musi być takie same jak saldo przeniesione na nowy rok, jeśli po przeniesieniu nie jest to znaczy Ŝe jakieś dokumenty są w księdze handlowej (z błędną datę księgowania, lub terminem płatności wcześniejszym niŝ data dokumentu wystawionego!!!) W przypadku kiedy jeszcze po przeniesieniu BZ na BO nowego roku w księgowości trzeba dokonywać zmian w starym roku. NaleŜy dokonać zmian jednocześnie w starym i poprawić BO w nowym lub powtórnie automatycznie po zmianie w starym roku wykonać przeniesienie BO z poprzedniego roku programem SFBilansOtwarciaNNNNFFF.exe. Przy przenoszeniu danych ze starego na nowy rok programem SFBilansOtwarcia.exe trzeba zwrócić uwagę czy w planie kont są poprawnie poustawianie znaczniki rozrachunkowa czyli N,Z bo dla tych kont program nie przenosi salda na nowy rok tylko dokumenty nierozliczone tak aby były szczegółowe rozrachunki. W celu ochrony danych jak i przyspieszenia pracy w programie najczęściej kolejne lata księgowe są trzymane na osobnych serwerach i wymiana danych BO między nimi wymaga konfiguracji pliku na podstawie, którego SFBilandOtwarcia okresli gdzie szukać danych do przeniesienia, taką konfiguracje moŝe wykonać sam informatyk Państwa firmy lub zlecić naszemu serwisowi firmie (konfiguracja zmienia się co rok bo dochodzi nowy serwer do obsługi nowego roku obrotowego)

66 66 Konfiguracja pliku bo_licencja.cfg gdzie słowo licencja naleŝy zastąpić nazwą Państwa firmy np. IZOTERM. w pojedynczym wierszu w pliku tekstowym edytowanym notatnikiem pola oddzielone znakiem ' ' wpisujemy. 1) Nazwa opis np. Przeniesienie bilansu > 2009 IP serwera starego roku Port serwera starego roku Stary rok obrotowy zaczynał się od dnia Stary rok obrotowy kończył się na dniu IP serwera nowego roku Port serwera nowego roku Nowy rok obrotowy zaczynał się od dnia Nowy rok obrotowy kończył się na dniu Przykładowe zapisy w pliku: Przeniesienie bilansu > Przeniesienie bilansu >

67 67 Blokady okresów księgowych Program przygotowany jest na całkowite zablokowanie danego okresu księgowego przed modyfikacją uŝytkownika czego wymaga ustawa o rachunkowości prowadzonej na systemach komputerowych. Po zakończeniu miesiąca obrotowego na podstawie, którego wypełniane były PIT, CIT itp. księgowa ma obowiązek całkowicie zablokować dekrety z tego okresu przed modyfikacją. Blokadę wykonuje się przez dodanie w tabeli Blokady okresów księgowych odpowiedniego wpisu gdzie wpisujemy okres, który chcemy zablokować (uwaga: pomyłka zablokuje nie odwołalnie wpisany okres bardzo uwaŝać przy tej czynności). Po wpisie okresu program wstawi automatycznie kto dokonał blokady. Przy czym mamy dwa rodzaje blokad jedna blokada dotyczy modyfikacji juŝ istniejących dekretów z danego okresu, po blokadzie program nie pozwoli na zmianę dekretu. Ale bardzo często zdarza się, Ŝe np. w lutym mamy badanie bilansu za rok poprzedni i musimy wykonać bilans dla kontroli, która zaŝąda aby dane dostarczone nie uległy zmianie, stąd naleŝy zablokować ostatnie miesiące roku poprzedniego. Ale w księgowości rozliczenie kosztów za zeszły rok trwa do kwietnia, czyli mogą jeszcze spłynąć dokumenty, które naleŝy zaksięgować w poprzednim roku ale tam jednak są juŝ blokady. Aby było to moŝliwe blokada podzielona jest na dwa etapy BLOKADA MODYFIKACJI działa tylko na juŝ zadekretowane dokumenty natomiast BLOKADA DOPISYWANIA działa na nowo wpisywane dokumenty i jeśli jej nie ma to moŝna dopisywać dokumenty i je tylko jeden raz zadekretować bo po dekrecie zadziała blokada modyfikacji. Czyli jeśli księgowa wie Ŝe juŝ nic nie przyjdzie na 100% to ustawia obie blokady, natomiast jeśli natomiast tak jak te koszty rozliczane do kwietnia za poprzedni rok tylko blokujemy te juŝ wpisane dokumenty ale nowe jeszcze moŝemy dopisać i blokadę dopisywania ustawimy dopiero w kwietniu jak zarejestrujemy wszystkie dokumenty. Obroty i salda Program dysponuje kilkoma miejscami, w których w mniejszym lub większym stopniu pozwala analizować obroty i salda Roboczy szybki podgląd na obroty i salda z programu KlientSQL:

68 68 Opcje menu SALDA ANALITYCZNIE KONTA. program zapyta się o początek kont które nas interesują a następnie o okres z którego obroty i salda chcemy zobaczyć. Po odpowiednim wyborze pokaŝe nam zestawienie obrotów i sald wszystkich kont zaczynających się od wpisanego fragmentu (jeśli nic nie wpisaliśmy przy pytaniu o początek konta to wyświetli wszystkie konta całej księgi). Przy czym program wyświetla tylko konta, na których wykryje zapisy w księdze handlowej z zadanego okresu czasu. Nie wyświetla kont, które nie miały ani jednego zapisu. Po wyświetleniu tych kont moŝna dowolne konta zaznaczyć SPACJĄ (program numery tych pozycji zaznaczy na czerwono) i u dołu formy (w szarym okienku pod pozycjami) automatycznie zliczy ich salda i obroty. Z prawej strony

69 69 w menu moŝemy wyświetlić zapisy na koncie juŝ kompletne razem z zapisami z bilansu otwarcia w postaci raportu do sortowanie filtrowanie i wyszukiwania oraz wydrukowania. Zestawienie obrotów i sald księgi handlowej Szybkie wyświetlenie obrotów i sald dla kont analitycznych najłatwiej wykonać w programie w MENU SALDA ANALITYCZNIE KONTA, skąd równieŝ moŝna analizować i wydrukować zapisy na koncie opisujące z czego te salda wynikają. Do pełnej analizy całej księgi handlowej pod względem obrotów i sald w systemie SFSQL przewidziano osobny program o nazwie SFKsiegaHandlowa moŝna się do niego zalogować tylko z konta o uprawnieniach księgowych moduł KSIE. Wybieramy okres obrotowy (domyślnie program ustawia bieŝący okres obrotowy). Jeśli program nie wyświetla okresu obrotowego to znaczy, Ŝe nie został zdefiniowany i naleŝy w programie KlientSQL w menu OKRESY KSIĘGOWE wprowadzić nowy okres obrotowy i dopiero uruchomić jeszcze raz program SFKsiegaHandlowa. Po wybraniu okresu naciskamy przycisk Pobierz dane do analizy program pobiera z serwera wszystkie operacje na koncie z całego okresu obrotowego (czyli cały rok). Po wczytaniu danych ustawiamy pole Ogranicz analizę na koniec okresu jaki okres rok/miesiąc nas interesuje i program od razu wyświetla zestawienie obrotów i sald syntetycznych. Na zadanym okresie.

70 70 Po analizie program wyświetla w dolnym okienku obroty i salda a w lewym górnym okienku pokazuje drzewo planu kont z nazwami i typem sald. A w przypadku kont rozrachunkowych pokazuje dane kontrahenta tego konta. Przy pierwszym wyświetleniu program wyświetla obroty i salda syntetycznie z całe księgi handlowej z zadanego okresu. W dowolnej chwili moŝna wyświetlić syntetycznie całą księgę naciskając przycisk Wyświetl obroty i salda kont syntetycznych. Konta syntetyczne, które posiadają analitykę w drzewie kont wyświetlonych w lewym górnym rogu moŝna wyświetlić klikając na znaczek + co spowoduje rozwinięcie tej gałęzi drzewa i wyświetlenie kont analitycznych. Jeśli natomiast chcemy wyświetlić ich obroty i salda to musimy ustawić kursor (podświetlenie, wybrać) dane konto syntetyczne i nacisnąć przycisk Wyświetl obroty i salda kont analitycznych konta syntetycznego. Program wyświetli poszczególne konta i podsumuje u góry całą analitykę. W dowolnym momencie moŝna wydrukować to co jest aktualnie wyświetlone w okienku z obrotami i saldami przez naciśniecie przycisku Wydruk aktualnego natomiast jeśli chcemy aby komputer wydrukował obroty i salda automatycznie na wszystkie konta z całej księgi handlowej zarówno analityczne jak i syntetyczne to naciskamy przycisk Wydruk analityczny i syntetyczny cała księga. Aby podczas pracy dowidzieć się z czego wynika dana kwota moŝna naciskając dwukrotnie szybko myszką lub wybierając przycisk Zapisy na koncie uzyskać zapisy szczegółowe na koncie, na którym właśnie mamy podświetloną pozycję. Pozwala to bardzo szybko analizować wybrane fragmenty księgi handlowej bez przechodzenia do programu SFKlientSQL.

71 71 Przydatnym przyciskiem moŝe okazać się Export_plik gdzie aktualną tabelką z obrotami i saldami program zapisze do pliku o rozszerzeniu *.csv, który jest akceptowany przez program bp. Excel i moŝna sobie zaimportować zestawienie do innego programu. Aby ograniczyć konta wyświetlane do jakiś zespołów konta naleŝy w polu Tylko konta o początku wprowadzić jakie konta maja być brane do analizy np. 4 i nacisnąć przycisk Wyświetl obroty i salda kont syntetycznych lub Wyświetl obroty i salda kont analitycznych konta syntetycznego. Program wyświetli tylko konta spełniające warunek i podsumuje na zielonym pasku obroty i salda z całego wybranego zespół kont.

72 72 Polecenia księgowanie PK Polecenie księgowania PK - dokumenty księgowe na podstawie, których budowane są dekrety do zdarzenia księgowego. Wchodząc w programie w PK widzimy dokumenty wystawione w danym okresie miesięcznym np. 08/2009 (jeśli chcemy przeglądać starsze dokumenty musimy zmienić miesiąc księgowy). Dokumenty PK tworzymy dwuetapowo najpierw tworzymy nagłówek dokumentu, gdzie wpisujemy informacje ogólne o danym zdarzeniu księgowym a następnie pozycje dokumentu czyli poszczególne księgowania na kontach. Pozycje nagłówka dokumentu tworzymy przez naciśnięcie przycisku INSERT, po którym mamy do wypełnienia następujące dane Program zapyta się o kolejny numer dokumentu PK (w ramach roku obrotowego), poda nam wykryty kolejny (najwyŝszy w tym roku plus jeden). Generalnie nie ma potrzeby modyfikować numeru

73 73 ale jeśli skasujemy PK i powstanie dziura w numeracji mamy moŝliwość w tę dziurę się w pasować. Program oczywiście sprawdza czy taki numer juŝ nie istnieje i na duplikat nie pozwoli (przy zapisie F2 danych na serwer). Po zatwierdzeniu numeru dokumentu PK program wygeneruje niepowtarzalną sygnaturę księgową dokumentu dla tego dokumentu z szablonu OKRES - PK NUMER. Kolejnymi polami wymagalnymi do wypełnienia są DATA KSIĘGOWANIA (koniecznie z okresu, w którym tworzymy PK) oraz OPIS zdarzenia księgowego. Pole DOK. Z DNIA jest datą dokumentu na podstawie, którego tworzymy PK. Pozostałe pola mają charakter pomocniczy dla operacji, w których są potrzebne. TERMIN ZAP - termin zapłaty ma oczywiście znaczenie jeśli będą zapisy na kontach rozrachunkowych i księgowana kwota musi mieć informacje kiedy upływa termin zapłaty (dla systemu naleŝności i zobowiązań). Pola ID_KONTRACH i KONTRAH identyfikują kontrahenta (czyli człon analityczny rozrachunku kontrahenta) i skrót nazwy kontrahenta są równieŝ dla konta rozrachunkowych tworzonych w pozycjach PK (jeśli kont rozrachunkowych z analityką kontrahenta nie będzie w PK nie trzeba tych pól wpisywać). Ostatnie pola to MPK (sygnatura kontrolingowa) wybieramy jeśli dokument ma być w systemie kontrolingowym. Wpisany MPK w nagłówku PK stanowi jedynie wzorzec do podstawienie w pozycjach PK, gdzie i tak moŝemy go zmienić dla kaŝdej pozycji z osobna. Po wpisaniu pól nagłówka przechodzimy do wypełnienie pozycji dokumentu. Wypełnienie pozycji dokumentu jest takie same dla wszystkich miejsc w programie gdzie będzie opcja Księgowanie ręczne. Oczywiście zamiast PK dokumentem nagłówkowym jest np. faktura VAT z rejestru sprzedaŝy, faktura VAT z rejestru zakupu czy innych modułów gdzie przewidziano księgowanie ręczne. Oczywiście księgowanie ręczne jest tylko moŝliwe dla tych modułów, w których są generowane sygnatury księgowe. Wypełnianie pozycji księgowania ręcznego jest następujące

74 74 Operacja określa kolejność zapisu pozycji w dekrecie księgi handlowej, czyli operacja stanowi jedną zamkniętą transakcję księgową (czyli pozycje, których suma Dt jest równa sumie Ct i dotyczą tego samego rozliczenia). Czyli np. zaksięgowanie sprzedaŝy zostanie rozbite na trzy pozycje w ramach jednej operacji bo po Dt brutto pójdzie na rozrachunek a po Ct na dwie nowe osobne pozycje netto na sprzedaŝ konto 7.. i VAT na 22..., czyli jedna transakcja (operacja) księgowa gdzie zamykają się strony Dt, Ct a trzy pozycje. Do dokumentu oczywiście wpisujemy symbol, numer dokumentu, z którym powiązana jest operacja. np. przy sprzedaŝy lub zakupie jest to numer faktury umowy itp. domyślnie pobierany i podstawiany z nagłówka dokumentu ale moŝemy go modyfikować dla kaŝdej pozycji na inny co często ma miejsce jeśli np. chcemy zaksięgować jedną wpłatę dotyczącą kilku dokumentów np. faktur. Aby wykonać zapis księgowy mamy konto strony Dt i konto strony Ct, poniewaŝ większość zapisów na koncie w księgowości dotyczy zapisów tej samej kwoty na dwóch przeciwstawnych kontach po stronie Dt i Ct stąd tak właśnie jest zbudowany taki pojedynczy wpis w pozycji. Podajemy jedną kwotę i dwa konta przeciwstawne Dt i Ct gdzie ją naleŝy zaksięgować. Przy czym dla operacji, w której na Dt i Ct mają iść róŝne kwoty wpisujemy tylko jedno konto albo Dt albo Ct (a konto strony przeciwstawnej zostawiamy puste) i tworzymy wiele pozycji w dokumencie z róŝnymi kwotami i jedną stroną księgowania. Po wyborze pola konto Dt (Ct) program wyświetli okno z pytaniem o początek numeru kona o jaki nam chodzi i wyświetli plan kont z kontami zaczynającymi się od naszej sekwencji (nie wpisanie nic wyświetli konta całego planu kont). Wybieramy konto, o które nam chodziło, przy czym jeśli jest to konto analityczne rozrachunkowe wybieramy z członem XXXXX i program automatycznie zamieni ten człon na numer analityczny kontrahenta (czyli jego ID) z nagłówka dokumentu. Aby usunąć konto z pola Dt lub Ct jeśli zajdzie taka potrzeba naleŝy wybrać dowolne konto z planu kont a po wyborze program wyświetla okno wpisu z wybranym kontem i wtedy usunąć całą zawartość. Kolejnym polem do wpisania jest WALUTA oczywiście wszystkie operacje w księdze handlowej są zawsze w PLN a dla szczegółowej informacji moŝna wprowadzić walutę oryginalną transakcji po wyborze tego pola pojawią się waluty zdefiniowane w systemie ze słownika walut i moŝemy zmienić na dowolną walutę. Domyślnie pole to ma WALUTĘ z dokumentu nagłówkowego (jeśli jest walutowy) a dla PK jest to PLN. Oczywiście dla operacji innych niŝ PLN koniecznie naleŝy wpisać WALUTA KURS, który dla PLN musi być równy Kursy są bardzo waŝne poniewaŝ jeśli wpiszemy w polu KWOTA WALUTA to automatycznie po kursie program przeliczy i wyliczy ile to jest w KWOTA PLN i odwrotnie wpisując w PLN automatycznie po kursie przeliczy ile to w walucie. Przy czym po przeliczeniu wyświetli okno z wartością i pozwala skorygować jeśli taka jest potrzeba (czasami z mnoŝenia i po zaokrągleniu otrzymujemy róŝnice po przecinku a chcemy wyjść zaokrąglenia z dokumentu obcego np. dokumentu importowego). W przypadku księgowania ręcznego pole to pobierane jest domyślnie z nagłówka dokumentu (jeśli jest walutowy np. faktura sprzedaŝy wystawiona w walucie) i jest bardzo waŝne dla kont rozrachunków i operacji w walucie poniewaŝ

75 75 system pilnuje rozrachunków zarówno w PLN jak i w WALUCIE i pozwala na analizę zobowiązań i naleŝności w dowolnej walucie. Ostatnim polem wpisywanym jest pola MPK (sygnatura kontrolingowa) po naciśnięciu, którego program wyświetli do wybrania słownik kontrolingowych sygnatur księgowych. Pole nie obowiązkowe wybierane jeśli operacja ma być kontrolowana (jeśli uŝywamy systemu kontrolingowego parze opis ). Domyślnie pole wypełniane z nagłówka dokumentu. Oczywiście tworzenie pozycji księgowania ręcznego nie jest wykonywane na księdze handlowej a jedynie stanowi szablon do zbudowania dekretu. Po wpisaniu wszystkich pozycji musimy nacisnąć przycisk Wykonaj dekret co spowoduje zaksięgowanie i zablokowanie przed modyfikacją całego dokumentu nagłówka i pozycji. Przy czym proces budowania dekretu weryfikuje czy dokument sumy Dt, Ct są identyczne, czy daty księgowania pokrywają się z okresem dokumentu i jeśli nie to na ekranie pojawi się komunikat i dokument nie zostanie zaksięgowany. Przy księgowaniu wiąŝąca jest sygnatura księgowa, program usuwa wcześniejsze księgowania pod tą sygnaturą i wykonuje nowe wpisy w księgę handlową (dekret). Aby zmodyfikować dany dokument naleŝy go jeśli to jest moŝliwe i mamy uprawnienia oddekretować co go odblokuje (usunięte zostaną wszystkie zapisy w księdze handlowej dotyczące tego dokumentu (sygnatury księgowej)). Po modyfikacji ponowne wykonanie dekretu wprowadzi nowe aktualne wpisy w księgę handlową. W kaŝdej chwili naciskając w opcji PokaŜ dekret (po wykonaniu dekretu) moŝemy zobaczyć jak on wygląda juŝ w zapisach na księdze handlowej gdzie w polach konto oraz Dt i Ct mamy najwaŝniejsze informacje jak to zostało zaksięgowane. Wydruk księgi handlowej Chronologiczny wydruk księgi handlowej wykonujemy poprzez specjalny program dodany do modułu księgowego moŝe go wykonać tylko osoba z kontem logowania do modułu KSIE. PoniewaŜ wydruk moŝe zawierać setki a nawet tysiące stron duŝo wygodniej jest drukować KSIĘGAMI POMOCNICZYMI. W programie często uŝywana nazwa zastępcza ksiąg pomocniczych to DZIENNIKI KSIĘGI HANDLOWEJ. Aby wyświetlić dane z księgi handlowej naleŝy wybrać zakres dat od kiedy do kiedy zapisy w księdze nas interesują, następnie wybieramy z listy KSIĘGA DZIENNIKA o jaką konkretnie księgę nam chodzi lub jeśli chcemy cała księgę handlową to zaznaczamy Wszystkie księgi na raz i dopiero naciskamy przycisk Wyświetl dane. Po kaŝdej zmianie parametrów powyŝszych trzeba nacisnąć przycisk Wyświetl dane. Program wyświetli chronologicznie zapisy na kontach zdarzeniami księgowymi (czyli jak zostało zaksięgowane (dekretowane) dane zdarzenie księgowe). W górnej

76 76 ramce mamy zakładkę Suma obrotów, w której po wyświetleniu danych mamy zestawienie obrotów z danych wpisanych w księgę z wybranego okresu. Natomiast przechodząc na zakładkę Wykaz obrotów kont otrzymujemy w wybranej podksiędze np. SFC (jeden z rejestrów sprzedaŝy) sumy na jakie konta poszły księgowania w wybranym okresie czasu. czy przykład dla wybranego rejestru zakupu Przykładowy wydruk księgi handlowej...

77 77 Na końcu wydruk jako pomocnicze pojawia się zestawienie kont wynikające z powyŝszych dekretów Analizy, bilans i rachunek zysków i strat Pogram przygotowany jest na analizę księgi handlowej i budowanie własnych z niej raportów. Dwoma podstawowymi raportami są Bilans księgi handlowej i Rachunek zysków i strat. Tak naprawdę róŝnią się one drzewem podpunktów, które mamy obliczyć i wyświetlić analizując zapisy w księdze handlowej oraz ich wydrukiem.

78 78 Budowanie nowego raportu analitycznego wykonujemy przez naciśnięcie przycisku INSERT i najwaŝniejsze jest wpisanie pola opis i zakresu dat, których dotyczy. Po wprowadzeniu tych danych moŝna później w dowolnej chwili modyfikować zakres (okres dat) i program powtórnie przeliczy dane na podstawie księgi handlowej. Pozycje raportu moŝemy sami modyfikować, dopisywać nowe lub usuwać stare. Istnieje dowolna moŝliwość budowania gałązek drzewa opisującej dany raport. Dla bilansu uŝyjemy najpierw strony, potem sekcji, potem litery rzymskie itd. aŝ raport nabierze określonego wyglądu. PoniŜej przykłady wpisu nowej pozycji dla bilansu a następnie dla rachunku zysków i strat.

79 79 Teraz nadszedł czas na wprowadzenie reguł obliczeń dla danej pozycji. Przy czym oczywiście poniewaŝ jest to struktura drzewiasta wpisujemy tylko w najniŝsze gałązki a gałązki wyŝej połoŝone w drzewie same się obliczą zliczając swoje konary. Patrząc na przykład poniŝej. Sekcja A obliczy się automatycznie zliczając wszystkie gałązki zaczynające się od sekcji A. Rzymski I w sekcji A czyli A.I. równieŝ policzy się automatycznie z wszystkich podpunktów 1..4 czyli A.I.1 do A.I.4 ale te podpunkty juŝ w sobie nie mają więcej gałązek więc nie mają się z czego policzyć i dla nich czyli A.I.1 do A.I.4 musimy podać wzory i reguły jak je policzyć z księgi handlowej. Te same reguły tycza się sekcji A.II.1.a do e tylko te pozycje trzeba uzupełnić o reguły aby gałęzie główne same się przeliczyły. Czyli najpierw program wyliczy A.II.1 potem A.II a na końcu A zliczając sumy z poszczególnych gałązek. Dodawanie reguł obliczeniowych uzyskamy przez naciśnięcie opcji KONTA W POZYCJI. Program wyświetli całą tabelkę reguł jak dana gałązka ma zostać obliczona. Reguły mogą być proste np. pobierz saldo z jakiegoś konta z księgi handlowej lub złoŝone, np. pobieranie sald obrotów ich róŝnice sumy aŝ do operacji na wynikach z innych gałązek raportu.

80 80 PowyŜej widać kilka przykładów jak mogą być podane reguły skąd pobrać wartość danej gałązki raportu. Aby wpisać nową pozycję naciskamy przycisk INSERT

81 81 i wypełniamy poszczególne pola OPIS jest to nasz własny komentarz odnośnie wpisywanej pozycji. NajwaŜniejsze pola do wpisania to KONTO, ZNAK, TYP i AKT PAS. Te pola stanowią podstawę do obliczenia pojedynczej pozycji. Po naciśnięciu na pole KONTO program wyświetli listę wyboru czy chcemy wybrać konto z planu kont czy wpisać z reki. Jeśli wybierzemy z planu kont to wyświetli okienko z moŝliwością wpisania jego początku i wybrania z planu kont konta, o które nam chodzi (oczywiście nie wybieramy kont szablonowych XXXXX). Następnie podajemy w polu ZNAK czy wartość z tego pola ma być ze znakiem dodatnim czy ujemnym (czasami musimy odjąć ). Następnie w polu TYP określamy typ obliczeń z wybranego konta czyli co program ma pobrać z księgi handlowej dla wybranego konta czy saldo, czy obroty, czy bilans otwarcia. Ostatni parametr określa czy dane wybrane konto moŝe mieć w sobie analityki, które są z punktu widzenia bilansu aktywno-pasywne. Np. konta rozrachunkowe naleŝności maja to do siebie, Ŝe salda z tych kont mogą być i pasywami i aktywami. Jeśli np. kontrahent ma u nas nadpłatę bo wpłacił zaliczkę to jego saldo tak naprawdę nie jest naleŝnością tylko naszym wobec niego zobowiązaniem. Czyli saldo tego konta rozrachunkowego musi być policzone jako suma strony z sald z kont analitycznych. Czyli konto rozrachunkowe wykazuje salda dwustronne i dla tego typu kont naleŝy ustawić w polu AKT PAS na tak dla pozostałych kont wykazujących tylko zawsze jedno saldo ustawiamy na nie.

82 82 Pozostałe pola czyli salda końcowe i początkowe oraz pole zawierające wynik z obliczeń czyli pola DO BILANSU nie wpisujemy zostaną one automatycznie wpisane po wyliczeniu raportu z księgi handlowej. Po zbudowaniu pozycji raportu naciskamy przycisk OBLICZ BILANS Z KH, program zacznie obliczać wszystkie pozycje i uzupełni pola w pozycjach oraz sumy w drzewkach. Bardzo waŝne jest aby sprawdzić czy daty wpisane do obliczeń bilansu są poprawne jeśli nie to trzeba je zmienić. W niektórych przypadkach jak np. w raporcie zysków i strat jest potrzeba aby program nie liczył z księgi handlowej ale z sumował lub odjął coś z juŝ wyliczonych gałązek. Aby to uzyskać w polu KONTO naleŝy wprowadzić, wzór jakie gałązki mają być sumowane lub odejmowane np. obliczenie zysku moŝe być zapisane jako ZYSK STRATA BRUTTO minus PODATEK DOCHODOWY minus POZOSTAŁE OBOWIĄZKOWE ZMNIEJSZENIE ZYSKU. Aby program wyliczył to automatycznie podajemy mu w polu konto regułę. Wszystkie reguły zaczynają się od znaku = (równa się), po którym piszemy tzw. adres gałązki i operacje matematyczne. Dla przykładu powyŝej jest to =RZIS.K- RZIS.L - RZIS.M Oczywiście poniewaŝ są dwa rodzaje szablonów bilansowy i RZIS więc są dwa rodzaje wydruków. FRAGMENT PRZYKŁADOWEGO WYDRUKU RACHUNKU ZYSKÓW I STRAT

83 83 FRAGMENT PRZYKŁADOWEGO WYDRUKU BILANSU

84 84

85 85 Rozrachunki z kontrahentami: należności, zobowiązania Program ma pełne wsparcie do kontrolowania rozrachunków. PoniewaŜ jedynym miejscem, w którym jest moŝliwe pełne wyliczenia salda i rozliczenie dokumentów są zapisy na koncie, stąd w programie nie prowadzi się osobnych zapisów od nośnie rozrachunków bo program analizując zapisy na kontach rozrachunkowych automatycznie rozlicza i analizuje poszczególne dokumenty. W większości programach na rynku, ktoś musi czuwać i uzupełniać takie dane natomiast w systemie SFSQL są bardzo zaawansowane algorytmy do takiej analizy i nikt nad tym nie musi czuwać. Zapisy na koncie odzwierciedlają całą historię płatności za dany dokument od zaliczek, wpłat bankowych kasowych, kompensat czy poleceń księgowania z moŝliwością wyliczenia odsetek od poszczególnych wpłat i rozliczeń. Aby program automatycznie pobierał dane do analizy z danego konta w planie kont konto rozrachunkowe syntetyczne musi mieć ustawiony znacznik w polu ROZRACHUNKOWE N - dla konta naleŝności od odbiorców (nabywców) lub Z - dla zobowiązań względem dostawców. Program proponuje tylko takie konta do wyświetlenia stanu rozrachunków. Po wyborze rodzaju rozrachunku (NaleŜności, Zobowiązania) program zapyta się na jaki dzień ma przeprowadzić analizę (moŝna przeprowadzić analizę na dowolny wybrany dzień wstecznie równieŝ) i wyświetli listę kont rozrachunkowych z planu kont, które mają ustawiony znacznik N lub Z. Zaznaczmy, o które konto nam chodzi i program zapyta się w jakiej walucie ma wyświetlić analizę. Przy czym nie chodzi o przeliczenie rozrachunku na dany kurs tylko o wyświetlenie w rozrachunku, którego oryginalna transakcja była w tej walucie czyli jeśli wybierzemy PLN dostaniemy rozrachunek

86 86 dla wszystkich operacji rozrachunkowych (w dowolnej walucie przeliczonej na PLN) natomiast wybierając walutę inną niŝ PLN otrzymujemy tylko rozrachunek tych transakcji, które były w takiej walucie wprowadzone. Aby nie pogubić się w rozrachunkach to zawsze prawdziwe są PLN natomiast analiza na walutę wymaga aby z danym klientem umówić się na rozliczenie w jednej walucie np. EUR i wtedy wybierając walutę mamy do wyboru tylko jedną i nie musimy przełączać się miedzy walutami aby zobaczyć ile pozostało do rozliczenia w pozostałych walutach tego kontrahenta. Program przeanalizuje zapisy na koncie i wyświetli pełną analizę rozrachunku. Pokazując sumy w terminie, po terminie, zaliczki nierozliczone, saldo i rozbicie na poszczególne dni po terminie. Jeśli w danym raporcie pojawi się tylko ID kontrahenta bez nazwy skrótu firmy oznacza tom, Ŝe ktoś usunął kontrahenta ze słonika kontrahentów i naleŝy pod tym samym ID jeszcze raz go dopisać. Znaczenie poszczególnych kolumn jest następujące. W TERMINIE - kwota naleŝności jaką kontrahent ma do zapłaty ale jeszcze w terminie płatności jaki otrzymał na dokumencie sprzedaŝy PO TERMINIE - kwota naleŝność, która przekroczyła juŝ termin płatności ZALICZKI NIEROZLICZONE - jest to kwota, która została zapisana w księgowości po stronie wpłaty i niepowiązana z dokumentem do zapłaty, czyli np. moŝe to być prawdziwa wpłata czekająca na fakturę końcową ale najczęściej (poniewaŝ prawdziwa zaliczka ma od razu fakturę zaliczkową więc ona się automatycznie rozlicza do 0 - faktura z wpłatą) jest to wpłata, która wymaga rozliczenia czyli powiązania z dokumentem. Czyli jeśli mamy jakieś kwoty w terminie lub po terminie to pozycja w kolumnie ZALICZKI NIEROZLICZONE oznacza Ŝe są jakieś wpłaty nie powiązane z dokumentem do zapłaty. SALDO - aktualny stan rozrachunku licząc w terminie, po terminie i zaliczki nierozliczone. Oczywiście jeśli saldo jest ujemne to znaczy Ŝe zaliczki nierozliczone lub faktury korygujące na minus przewaŝyło Ŝe saldo jest ujemne czyli mamy w naleŝnościach nadpłatę. Kolejne pola raportu są ustawiane przez uŝytkownika jako przedziały, w których program wyświetla jaka kwota po terminie jest w danym przedziale. Przedziały te moŝna przestawiać we własnym zakresie w menu opcja Ustawienie dni po terminie.

87 87 W menu rozrachunków mamy moŝliwość zobaczyć z czego wynika dane saldo i wszystkie dokumenty, które składają się na dane saldo są wyświetlane po wybraniu Zapisy w księdze dotyczące rozrachunku. Otrzymujemy w tedy kwoty i numery dokumentów na podstawie, których program obliczył saldo jak równieŝ w polu SYGNATURA informacje skąd ten dokument pochodzi. Bardzo waŝnym polem przy rozrachunku jest ID ROZ.i pole IND ROZ Jest to identyfikator transakcji co z czym miało być rozliczone. Przy wprowadzaniu danych do księgi handlowej pola te maja ta sama wartość np. numer faktury, czy zamówienia. W momencie kiedy wpłata i np. faktura ma ten sam numer rozliczenia np. nr zlecenia wszystko się automatycznie samo wiąŝe i rozlicza. Kiedy mają róŝne identyfikatory to uŝytkownik moŝe powiązać płatność z dokumentem, za który jest płacone i wtedy pola IDN ROZ zawiera wartość oryginalną a pole ID_ROZ zawiera wartość z jakim dokumentem zostało to rozliczone. Stąd wiadomo Ŝe jeśli pola te maja róŝną wartość w ramach jednego wpisu w księgę to ktoś wykonał powiązanie ręcznie i nakazał rozliczenia tych dwóch dokumentów ze sobą jako jedna transakcja. Aby zobaczyć wszystkie dokumenty rozliczone danego kontrahenta wybieramy w menu opcje Dokumenty rozliczone. Po wyborze tej opcji uzyskamy widok wszystkich tych dokumentów. Jeśli by się okazało, Ŝe ktoś źle rozliczył jakąś wpłatę i nie dotyczyła ona tej faktury tylko innej to moŝe

88 88 nacisnąć przycisk w menu Cofnij ręczne rozliczenie dokumentu. Co spowoduje Ŝe dany dokument zniknie z dokumentów rozliczonych i wróci do dokumentów nie rozliczonych z osobnymi pozycjami dla dokumentu do zapłaty i osobno do nich wpłaty co spowoduje Ŝe będziemy mogli w zbiorze dokumentów nierozliczonych rozliczyć dane wpłaty z innymi dokumentami. Wchodząc natomiast w zbiór dokumentów nierozliczonych. Otrzymujemy aktualny stan rozrachunku na dokumenty nierozliczone osobno kaŝdy dokument i jego stan. Czyli ile było do zapłaty, ile juŝ wpłacono, ile pozostało i dni po terminie. MoŜemy wyświetlić stan rozrachunku na dowolny dzień i w dowolnej walucie. Oczywiście na kaŝdy dokument mamy w menu opcje dowiedzenia się z jakich dokumentów wynika taki rozrachunek. Przez naciśniecie w menu Wpisy w księgę dotyczące tego dokumentu. Rozliczenie rozrachunku do tego celu mamy w programie zakładkę w menu ROZLICZENIE RĘCZNE. Program w widoku dokumenty rozliczone i nierozliczone w polu DOKUMENT wyświetla przeanalizowana wartość ile do zapłaty i było wpłat rozliczając je po wartości(treści) w polu ID_ROZ (analizując zapisy na koncie rozrachunkowym księgi handlowej). Czyli na początku po numerze dokumentu. Jeśli numer dokumentu wpłaty porywa się z numerem dokumentu do zapłaty to program sam wiąŝe to jako transakcja (tak moŝna automatycznie wiązać wpłaty z fakturami w raportach kasowych i wyciągach bankowych) ale jeśli wpłata ma inne numery dokumentów to pojawi się w rozrachunku jak Wpłaty nie rozliczone. Czyli musimy powiązać tę wpłatę z dokumentem, do którego miała się tyczyć. Aby to zrobić musimy najpierw zdecydować jeśli dwa dokumenty o róŝnych numerach powiąŝemy ze sobą to pod jakim numerem ostatecznie ma się pojawić w rozrachunkach rozliczonych czy tym podanym przy wpłacie czy tym przy dokumencie do zapłaty. Oczywiście z punktu

89 89 widzenia księgowego musi to być numer faktury a nie numer dokumentu wpłaty (np. zlecenia) (często wpłata jest do numeru zlecenia). Tak więc pierwszą czynnością jest pokazanie programowi, który dokument do zapłaty chcemy rozliczyć. Wykonujemy to przez najechanie na ten dokument i wybranie w menu przycisku Zapamiętaj, kopiuj identyfikator rozliczenia. Program potwierdzi Ŝe zapamiętał. Następnie wyszukujemy pozycje, która ma kwotę wpłaty nierozliczoną i wybieramy w menu przycisk Zmień identyfikator rozliczenia zaznaczonym. To spowoduje Ŝe w pozycji wpłaty w polu ID_ROZ zostanie przypisany identyfikator faktury i automatycznie wpłata zniknie i pojawi się jako rozliczona z dokumentem faktury czyli w polu Suma wpłat pojawi się jej wartość. Jeśli kwoty będą identyczne czyli do zapłaty i wpłaty to dokument zniknie z dokumentów nierozliczonych i pojawi się w dokumentach rozliczonych. Jeśli operacja powiązania płatności będzie pomyłkowa w kaŝdej chwili moŝna wybrać w menu przycisk Cofnij ręczne rozliczenie dokumentu i przywrócić stan przed rozliczeniem. Oczywiście będąc w rozrachunku moŝna wydrukować wezwania do zapłaty i potwierdzanie sald. Ze względu na róŝny rodzaj treści mniej lub bardziej agresywnej przypominającej o naleŝnościach mamy kilka moŝliwych wydruków. Dane do wypełnienie dokumentów telefony adresy i numery kont pobierane są z danych konfiguracyjnych programu. MoŜe je wpisać i zmieniać administrator systemu logując się do modułu ADMI i przechodząc do opcji DANE FIRMY.

90 90 Przykład wezwanie do zapłaty BEZ ODSETEK.

91 91 Przykład wezwanie do zapłaty PRZYPOMNIENIE.

92 92 Przykład wezwanie do zapłaty BRUTALNE.

93 93 W głównym menu rozrachunku będąc w zestawieniu sald wszystkich kontrahentów mamy jeszcze moŝliwość wyświetlenia rozrachunków dokumentami nierozliczonymi z wszystkich kontrahentów na raz. Czyli otrzymamy raport gdzie program ułoŝy od najstarszego nie rozliczonego dokumentu, przy czym Do zapłaty wyświetla tylko dokumenty do zapłaty nie rozliczone a Do zapłaty i wpłaty wyświetla równieŝ wpłaty nie powiązanie. Jest to bardzo obciąŝający system raport (analizować moŝe dziesiątki tysięcy dokumentów) moŝe chwile potrwać i w wyniku otrzymamy przy duŝej firmie setki a nawet tysiące dokumentów nierozliczonych.

94 94 Często zachodzi potrzeba naliczenia odsetek od nieterminowych płatności dlatego w programie istniej moŝliwość naliczenia odsetek i wydrukowanie noty odsetkowej, która jest swoistym wezwaniem do zapłaty odsetek od nieterminowych wpłat. Przyciskając w menu tę opcję musimy wybrać następujące parametry na jaki dzień (dokumenty do jakiego dnia mają być brane do analizy) z jakiego konta, w jakiej walucie i na samym końcu program zapyta się o od jakiego dnia zacząć analizę dokumentów tu proponuje domyślnie od początku okresu obrotowego rrrr. Następnie wyświetli pytanie jakie dokumenty pobrać do analizy moŝemy naliczyć odsetki od juŝ całkowicie zapłaconych jak równieŝ od jeszcze nie do końca zapłaconych ale naliczymy odsetki od kaŝdej wpłaty po terminie.

95 95 Program wyświetli zestawienie dokumentów i w pozycji z dnia widać kiedy dany dokument zaczyna być rozliczany a kiedy następuje rozliczenie innego dokumentu. Algorytm rozliczenia jest następujący w polu DOKUMENT mamy informacje czego dotyczy ta pozycja. Zawsze w pierwszej pozycji rozliczenia jest dokument, za który wymagana była zapłata następnie program wypisze wpłatę kiedy była ile dni po terminie i dopiero w kolejnej pozycji wyliczy odsetki sprawdzi w tabeli odsetek ustawowych jaki w tym okresie był procent do naliczenia i wypisze jaka kwota stanowi podstawę do obliczenia odsetek, jeśli program wykryje Ŝe w danym okresie po terminie zmieniły się progi odsetek ustawowych kilkakrotnie wypisze tyle razy pozycje ODSETKI ile razy zmienił się procent odpowiednio korygując ilość dni po terminie w danym przedziale progowym. I tak rozpisze wszystkie wpłaty do tego dokumentu wyliczając odsetku ustawowe. Natomiast jeśli wybierzemy opcję dokumenty nierozliczone to w pozycji DOKUMENT pojawi się wpis ODSETKI OD NIEZAPŁACONYCH, który jest wyliczeniem ile klient by musiał zapłacić odsetek gdyby dziś wpłacił (fizycznie moŝe nie być przy dokumencie Ŝadnej wpłaty) Kompensaty Rodzaj specjalnego polecenia księgowania są kompensaty. Czyli dokumenty, w których wiąŝemy dokumenty ze zobowiązań z dokumentami z naleŝności. Czyli nasz kontrahent z jednej strony wystawił nam fakturę i jest ona naszym zobowiązaniem a z drugiej strony my wystawiliśmy mu fakturę i jest ona naszą naleŝnością aby dwa róŝne konta rozrachunkowe (z naleŝności i zobowiązań) dla tej samej analityki ten sam numer id kontrahenta rozliczyć wybieramy z menu opcję KOMPENSATA. Kompensata nie wymaga dekretu poniewaŝ sama jest dekretem czyli pozycje kompensaty są bezpośrednio wpisywane w księgę handlową. Zakładając nową kompensatę przyciskiem INSERT mamy do wyboru o jakiego kontrahenta nam chodzi z jakiego dnia ma być kompensata i pod jaką datą zaksięgowana. Numer kompensaty

96 96 generuje się automatycznie i w danej chwili widzimy tylko kompensaty z danego okresu miesięcznego. Kompensaty mają własny skrót (pomocniczą księgę handlową) KOM. Wchodząc w menu pozycje dokumentu wyświetlamy zawartość kompensaty i moŝemy dopisywać kolejne pozycje rozrachunkowe. Oczywiście kwota faktury z naleŝności nie musi pokrywać się z kwotą z faktury ze zobowiązań. Wpisując kolejne pozycje kompensaty mamy po Dt zobowiązania i wpisy z faktur do rozliczenia a po Ct naleŝności i wpisy faktur. PoniŜej przykład, Ŝe jedna faktura ze zobowiązań pokrywa dwie faktury z naleŝności. Przy czym jeśli chcemy aby kwoty idealnie się rozliczyły moŝemy z danej faktury wpisać do kompensaty tylko część kwoty, którą chcemy rozliczyć w kompensacie. Podczas wpisu pozycji do rozliczenia wybieramy najpierw konto, o które nam chodzi np XXXXX (naleŝności) program automatycznie zastąpi XXXXX numerem analitycznym kontrahenta. A następnie naciskamy na polu DO DOK. program automatycznie wyświetli nierozliczone dokumenty z wcześniej wybranego konta tego kontrahenta. Wybieramy dokument program automatycznie na podstawie tego dokumentu wypełni kwoty, waluty i daty. MoŜemy to zaakceptować lub zmienić kwotę na taką jaka chcemy rozliczyć. Przy czym naleŝy pamiętać Ŝe w kaŝdej pozycji moŝe być wpisany tylko jeden dokument i kwota po jednej stronie albo Dt albo Ct (albo naleŝność albo zobowiązanie). Czyli jeśli najpierw wpisaliśmy jak naleŝność to ponownie naciskamy INSERT i wpisujemy konta dla zobowiązań i wybieramy z dokumentów nierozliczonych w zobowiązaniach, z którym chcemy to rozliczyć.

97 97 Po wystawieniu kompensaty moŝemy ją wydrukować i jest ona specyficznym poleceniem księgowania, które teraz moŝna wysłać do kontrahenta jako informacja jak zostały rozliczone jego rozrachunki wobec Państwa firmy Kontroling kosztów i przychodów System kontrolingowy w księdze handlowej pozawala na szczegółową analizę kosztów i przychodów bez nadmiernego rozbudowywania analityki księgi handlowej. Polega on na tym, Ŝe do kaŝdego dekretu, czyli przy sprzedaŝy, zakupie, pk, kasie, banku przypisujemy sygnaturę kontrolingową czyli oprócz numeru konta gdzie zaksięgować idzie informacja do jakiej grupy kosztów czy przychodów zaliczyć kwotę księgowania. Oprogramowanie do kontrolowania jest tak skonstruowane Ŝe w tabeli sygnatur gdzie wpisujemy co chcemy kontrolować szczegółowo podajemy jeszcze numery kont (początki) z których ta analiza ma być wykonywana dla danej sygnatury kontrolingowej. Czyli tylko z tych kont dla tej sygnatury będzie brana informacja. Sygnatury (MPK, miejsce powstawania kosztu) mogą być liczbowe jak w tabeli poniŝej lub tekstowe (pole do 20 znaków)

98 98 W raportach otrzymujemy z dowolnego zakres czasu ile było przychodu i rozchodu na daną sygnaturę (dla takiego przypadku naleŝy podać w tabeli konta kosztowe i przychodowe) i dostajemy saldo, które podaje np. jeśli dana sygnatura określa jakąś inwestycje i z tego ponieśliśmy kosztów a ile przychodów. Przy czym sygnatury kontrolingowe są uzupełnieniem kont analitycznych i program moŝe daną sygnaturę kontrolingową przeanalizować szczegółowo dodatkowo na poszczególne konta analityczne i wtedy dana pozycje ma postać. I z tego miejsca moŝemy wyświetlić wszystkie zapisy na koncie dotyczące danego konta i sygnatury kontrolingowej czyli określić co się składa na dany koszt czy przychód. Pełna moc systemu kontrolingowego zaleŝy od kreatywności budowania sygnatur kontrolingowych. MoŜna np. kontrolować przychody i koszty poszczególnych handlowców i naciśnięciem jednego guzka mieć ich opłacalność czy kontrolować koszty napraw serwisowych poszczególnych maszyn. Czy analizować poszczególne biura handlowe. Rejestr sprzedaży VAT Fakturowanie Faktury sprzedaŝy tworzone są w rejestrach sprzedaŝy dostęp do nich jest poprzez menu Rejestr SprzedaŜy VAT - Fakturowanie. Moduł sprzedaŝy realizowany jest dwuetapowo, osobno trzymane

99 99 są dokumenty sprzedaŝy Fakturowanie bufor sprzedaŝy (gdzie wystawiamy i edytujemy dokumenty sprzedaŝy) a osobno tworzony jest z nich Rejestr VAT wymagany przez urząd skarbowy i dostępny z menu Rejestr VAT SprzedaŜ księgowanie. Czyli w buforze sprzedaŝy edytujemy i tworzymy faktury i korekty a w Rejestrze SprzedaŜy VAT - księgowanie na podstawie wystawionych dokumentów tworzymy Rejestr VAT oraz automatycznie z rejestru VAT księgujemy dokumenty w księdze handlowej. Oglądając powyŝszy diagram, widać Ŝe wystawiona faktura jest zaciągana automatycznie na Ŝyczenie księgowej do Rejestru SprzedaŜy VAT. Podczas pobierania informacji do rejestru VAT program generuje dla danej faktury niepowtarzalny numer sygnatury księgowej i buduje dla tej faktury wpis w Rejestrze SprzedaŜy VAT, oczywiście do rejestru VAT nie pobiera całej faktury z pozycjami a jedynie informacje ogólne i sumach z pozycji wartości podatku i netto w poszczególnych stawkach VAT (czyli nagłówek bez pozycji). Ten sposób pracy ma swoje uzasadnienie poniewaŝ nie wszystkie faktury wystawione w buforach sprzedaŝy mają pojawić się w rejestrze sprzedaŝy VAT. Np. nie zaciągamy faktur proforma, czy faktur wewnętrznych. Program doskonale wie ile faktur jeszcze nie jest pobranych do rejestru VAT i z jakiego bufora sprzedaŝy, poniewaŝ dokumenty pobrane mają sygnaturę księgową a nie pobrane jeszcze nie. Po zaciągnięciu pozycji do rejestru VAT program pozwala dla kaŝdego danemu przypisać okres księgowy, w którym podatek VAT ma zostać rozliczony. Z rejestru VAT mamy moŝliwość wykonania ręcznie dekretu do tej faktury lub automatycznie zaksięgowanie faktury na podstawie schematu księgowego przypisanego do danego dokumentu w momencie jego wystawiania. WaŜne jest aby zaraz po pobraniu z buforów sprzedaŝy dekretować faktury, poniewaŝ dekret faktury blokuje przed modyfikacją i usuwaniem pierwotny dokument sprzedaŝy. Czyli po zaksięgowaniu nie moŝna modyfikować dokumentu w buforach sprzedaŝy. Zakładanie rejestrów sprzedaŝy moŝe wykonać tylko moduł księgowy. Wpisując dane o danym rejestrze mamy do wypełnienia następujące dane

100 100 Pole do wypełnienia mają następujące znaczenie: NR REJ. - pole pomocnicze, słuŝy do uporządkowania na ekranie podczas wyświetlania listy rejestrów w pewnej kolejności. np. numery tak wpisujemy aby program proponował nam te rejestry jako pierwsze, w których najwięcej wystawiamy faktur SYMBOL - bardzo waŝne pole jest to niepowtarzalny 3 znakowy skrót (identyfikator) rejestru. Nie moŝe on się nigdzie powtórzyć ani w skrótach bankowych, kasowych, rejestrach zakupu, nie moŝe teŝ przyjmować skrótu BO, BZ, PZ (skróty zarezerwowane) skrót tu wpisany stanowi skrót księgi pomocniczej w księdze handlowej (czyli wszystkie dekrety z tego rejestru będą naleŝały do księgi handlowej o tym samym skrócie (identyfikatorze)). Skrót ten stanowi równieŝ człon w numeracji dokumentów z tego rejestru. Skrót ten wymyślamy sami np. FSZ (faktura sprzedaŝy zaliczkowa) NAZWA - nazwa rejestru pokazująca się na raportach sprzedaŝy DOKUMENT - nazwa dokumentów wystawianych w tym rejestrze na wydruku np. Faktura SprzedaŜy VAT, Faktura SprzedaŜy VAT - proforma itp. TYP REJESTRU - wybieramy jakiego typu jest ten rejestr F - faktury, K - korekty, O - oferty, proformy POZ. DEKLARACJI - wpisujemy w jaką pozycję deklaracji naleŝy wartość z tego rejestru wpisać przy rozliczeniu z US. Pozycja ta pomaga w wypełnianiu pitów, citów. Jeśli w rejestrach sprzedaŝy wpiszemy odpowiednie pola z cit, pit np to program w raportach wyświetli nam ile mamy poszczególnych wartości przychodu ze sprzedaŝy (sumując odpowiednie rejestry o tych samych wpisanych wartościach w tym polu) WALUTA - domyślna proponowana waluta dla dokumentów wystawionych w tym rejestrze. FAKTURY WEWNĘTRZNE - zaznaczenie tego pola oznacza, Ŝe w tym rejestrze będą wystawiane dokumenty wewnętrzne (na wydrukach następuje zamiana sprzedawcy z nabywcą) Ilość rejestrów VAT jest oczywiście uzaleŝniona od księgowej wygodnie jest podzielić sprzedaŝ na rejestr faktur zaliczkowych, krajowych, WDT, moŝna podzielić na róŝna waluty czy na oddziały sprzedaŝy jakie państwo posiadacie. Podobnie z korektami czyli nie ma w programie ograniczeń na ilość rejestrów sprzedaŝy. Fakturowanie bufor sprzedaży

101 101 Wystawianie dokumentów w buforze sprzedaŝy zaczynamy od wyboru rejestru sprzedaŝy, w którym chcemy dany dokument wystawić. Rejestry tworzy księgowa i w razie nie jasności, który rejestr do ewidencji jakich dokumentów słuŝy naleŝy się z nią kontaktować. W rejestrze sprzedaŝy widzimy tylko dokumenty z aktualnego miesiąca jeśli chcemy widzieć z innego musimy zmienić okres. Faktury VAT sprzedaży Wystawiając dokument sprzedaŝy w pierwszej kolejności tworzymy nagłówek dokumentu a następnie pozycje tego dokumentu. W nagłówku są informacje o kontrahencie, formach płatności, terminach itp. natomiast w pozycjach dokumentu jest informacja co zostało sprzedane. W nagłówku dokumentu jest bardzo duŝo pól do wypełnienia ale większość wypełnia się automatycznie. Oczywiście przy wdroŝeniu pola mogą ulegać zmianie moŝe ich być mnie lub więcej w zaleŝności jaką wersję firma zamówiła i jaki jej jest profil sprzedaŝy. Pola do wypełnienia: KURS PLN - kurs, który obowiązuje dla cennika w walucie czyli jeśli cennik w rejestrze towarów mamy w EUR to po tym kursie będzie program zaciągał cenę towaru ze słownika. Przy czym kurs domyślnie przyjmuje wartość czyli trzeba bardzo uwaŝać aby przy cenniku walutowym, nie zapomnieć ustawić ten kurs bo sprzedamy coś kilka razy taniej niŝ mamy w cenniku. Cennik moŝe być mieszany czyli PLN i dowolna WALUTA program ten kurs stosuje tylko dla pozycji ze słownika towarów, w których waluta jest inna niŝ PLN patrz (Słownik towarów).

102 102 Z DNIA - data wystawienia dokumentu (podlega kontroli przy księgowaniu nie moŝna zaksięgować dokumentu z datą nie będącą okresu, z którym został utworzony w rejestrze np. ze stycznia tylko dokumenty z datą ze stycznia). Program zawsze domyślnie wypełnia datą bieŝącą z komputera, czyli jeśli uzupełniamy stary miesiąc wygodnie jest zmienić datę w komputerze na ten moment (panel systemu windows). DATA TRANSAKCJI - data sprzedaŝy (transakcji) wymagana prze US. Aktualnie mamy 7 dni od daty transakcji na wystawienie faktury do tej sprzedaŝy ZAMKNIĘTY - czy dany dokument jest zablokowany przez księgowość i juŝ zaksięgowany jednocześnie zablokowany przed modyfikacją i moŝna go tylko wydrukować FAKTURA WEWNĘTRZNA - czy faktura jest fakturą wewnętrzną (sami wystawiamy sobie faktury) PEŁNY NR - kolejny numer dokumentu. Program przechowuje dwa numeru, pełny czyli z nazwą rejestru miesiącem i rokiem i ukryty dla uŝytkownika liczbowy kolejny numer w tym rejestrze dokumentu w ramach danego roku. PoniewaŜ pracujemy w sieci komputerowej i w danej chwili moŝe wystawiać fakturę z danego rejestru wiele osób na raz. Przy generowaniu (po naciśnięciu na to pole) wyświetli pytanie o potwierdzenie czy pasuje nam kolejny numer dokumentu np Program kolejny numer dokumentu wylicza szukając największy wystawiony aktualnie numer w tym rejestrze dodając do niego jeden aby otrzymać kolejny. UŜytkownik moŝe zmienić ten numer bo np. ma dziurę w numeracji i chciałby go w tę dziurę wpisać. Po zatwierdzeniu numeru program wygeneruje pełny numer. Przy czym jeśli uŝytkownik wpisze liczbę nie zaproponowaną przez komputer tylko swoją bardzo duŝą to program kolejne faktury będzie liczył od tej wpisanej czyli aktualnie największej w rejestrze. Pełny numer utworzony przez program dla nowego dokumentu podlega weryfikacji przy zapisie F2 nagłówka faktury i jeśli w czasie wystawiania faktury ktoś inny pracujący w sieci pierwszy zajmie ten numer (pierwszy wykonał F2) dostaniemy komunikat, Ŝe taki numer juŝ istnieje. W tej sytuacji jeszcze raz naciskamy na pole PEŁNY NR i program sprawdzi jaki jest kolejny wolny i wygeneruje on nowa pełny numer i teraz zapamiętujemy jeszcze raz przez naciśnięcie F2 wpisane dane. Taki mechanizm obsługi numeracji jest stosowany w wszystkich rodzajach dokumentów w systemie. KATEGORIA - pole wyboru automatycznego schematu księgowania, waŝne aby księgowa tworząc schematy księgowania sprzedaŝy tak je opisywała aby wszyscy wystawiający dokumenty wiedzieli jaki schemat wybrać. Oczywiście uŝytkownik nie moŝe modyfikować schematu moŝe go tylko wybrać. Czyli juŝ osoba wystawiająca klasyfikuje dokument jak on się zaksięguje, oczywiście księgowa moŝe tę klasyfikacje zmienić. W niektórych wersjach (kategoria jest jako własność rejestru sprzedaŝy ustawia go księgowa i pobiera się on automatycznie z wybranego rejestru sprzedaŝy a uŝytkownik nie moŝe zmieniać kategorii w dokumencie). patrz (Automatyczne schematy księgowe) Przykładowe schematy do wyboru:

103 103 KONTRAHENT - skrót (identyfikator) kontrahenta, nabywcy. Po naciśnięciu tego pola program wyświetli słownik kontrahentów z moŝliwością wyszukiwania po wielu polach (patrz Słownika kontrahentów) i pozwoli wybrać, o którego kontrahenta nam chodzi jeśli jest to nowy kontrahent to od razu moŝna dopisać go do słownika kontrahentów i wybrać na fakturę. Program ze słownika kontrahentów pobiera automatycznie do faktury następujące pola. kopiowane ze słownika bez moŝliwości modyfikacji w fakturze ID KONTRAH. KONTRAHENT NAZWA <----- NAZWA1 NAZWA2 ADRES <----- ULICA KOD, MIST. <----- KOD, POCZTA, MIASTO NIP REGON KRAJ dla wersji z adresem dostawy na fakturach moŝliwość modyfikacji DOSTAWA ADRES1 <----- KONTRAH_NAME DOSTAWA ADRES2 <----- KONTRAH_ADRES DOSTAWA ADRES3 <----- KONTRAH_KODMIAS HANDLOWIEC <----- HANDLOWIEC domyślny HANDLOWIEC przypisany do kontrahenta moŝna go zmienić w fakturze, który handlowiec odpowiada ze tę transakcje do obliczenia systemu prowizji, czy raportów sprzedaŝy na handlowca RABAT DEF. <----- RABAT domyślny rabat przypisany do kontrahenta przenosi się na fakturę (w zaleŝności od wersji programu moŝe być później zmieniany lub zablokowany) Rabat ten automatycznie wymusza przy dodawaniu pozycji z cennika na fakturę przeliczenie ceny i obniŝenie o zadany rabat.

104 104 FORMA ZAP. <----- FORMZAP DNI PŁAT. <---- DNI PLATNOŚCI domyślna forma zapłaty przypisana do kontrahenta przenosi się na fakturę (w zaleŝności od wersji programu moŝe być później zmieniana lub zablokowana). Dni płatności są ściśle powiązane z formą zapłaty jeśli w nazwie formy zapłaty mają Przelew 14 dni to DNI PŁAT oznaczają ile dni opóźnienia dajemy kontrahentowi na zapłatę z tych dni program oblicza TERMIN ZAPŁATY do daty wystawienia dodaje dni płatności. Dla wersji z moŝliwością zmiany formy zapłaty na fakturze innej niŝ przypisana do kontrahenta, po naciśnięciu na pole FORMA ZAP program wyświetli formy płatności zdefiniowane w słowniku form zapłaty i pozwoli wybrać dowolną. Po wybraniu automatycznie wyliczy nowy termin płatności przez dodanie do daty wystawienia dokumentu DNI KREDYTU wynikające z formy płatności. DO DOK - najwaŝniejsze pole pod względem powiązania faktury z innymi dokumentami na podstawie, których została on wystawiona. Pole to musi zostać wpisane.

105 105 UŜytkownik wybiera do jakiego dokumentu chce wystawić fakturę. Jeśli wybór jest inny niŝ WPIS Z RĘKI to program wyświetli wyszukiwanie w wybranym zbiorze dokumentów, przy czym wyświetli tylko dokumenty, które dotyczą danego kontrahenta z wystawianej faktury, czyli najpierw trzeba wybrać kontrahenta. W zaleŝności od wybranego dokumentu i na jego podstawie program uzupełni pola w fakturze. NR ZLEC., DO DOK Z DNIA, NR ZAM. KLIENTA DO DOK. Z DNIA - pole wypełniane najczęściej automatycznie przez program po wyborze w polu DO DOK, jeśli wybierzemy tam odpowiedni dokument np. zamówienie, karta pracy, faktura do korekty program przenosi tu informacje z jakiego dnia był ten dokument BANK i NR RACH - to pola pobierane z bazy kont bankowych jakie Państwo posiadacie. Księgowa moŝe dodawać i zabierać konta, na które odbiorca ma wpłacać naleŝność z tytułu sprzedaŝy. Wybór ten jest po to aby zmienić bank na wydruku faktur i operacje np. w EURO chcemy aby wpłacali na konto walutowe bo nie będzie dodatkowego przeliczania po kursie a operacje w PLN na konto PLN. Więc operator wybiera jakie konto ma pojawić się na fakturze, oczywiście nie moŝe go modyfikować a jedynie wybrać. GOTÓWKA - (ZALICZKI BEZ FV pole określa ile zaliczki wpłacił klient ale tylko tych w gotówce, na które nie było faktur zaliczkowych. W normalnym trybie jeśli prowadzone są poprawnie Raporty kasowe, klient musi najpierw te gotówkę wpłacić i powstanie w programie KP na Raporcie kasowym i program będzie mógł pobrać te informacje z kasy i wprowadzić na fakturę, w tego typu systemach to pole jest zablokowane i moŝna tylko wybierać z wpłaconych na KP pozycji nie moŝna wpisywać z ręki tej wartości. Często jednak zanim powstanie KP juŝ chcemy wystawić fakturę i w takiej wersji programu (z odblokowanym polem z reki) uŝytkownik sam wprowadza ile pieniędzy przyjął od klienta z reki a program automatycznie tę kwotę odejmie od kwoty do zapłaty dokumentu sprzedaŝy ale nie będzie o niej w systemie kasowym śladu bo nie wystawiono KP dlatego naleŝy pamiętać o wygenerowaniu KP w późniejszym terminie dla tej pozycji, która pojawi się w księdze handlowej zaksięgowana tak jak by ta wpłata miała miejsce. Istnieje teŝ moŝliwość zdefiniowania takiego automatu księgowego aby nie robić KP natomiast automatycznie księgować tę pozycję gotówki na koncie KASY (patrz Automatyczne schematy księgowe) UWAGI - dowolne treść wpisywana przez uŝytkownika i drukowana na wydruku faktury DO WZ1, DO WZ2, DO WZ3, DO WZ4, DO WZ5 - w polach tych robimy powiązanie z dokumentem magazynowym. Po naciśnięciu na te pola program wyświetla dokumenty magazynowe wystawione do kontrahenta z bieŝącej faktury i przez wybór z listy wybieramy, o który dokument nam chodzi. Do jednego dokumentu faktury moŝna podpiąć pięć dokumentów WZ (WM). Na podstawie tych dopiętych dokumentów w pozycjach faktury program moŝe automatycznie pobrać dane (pozycje dokumentów magazynowych) do faktury z wszystkich na raz przypisanych WZ. Czyli moŝemy wystawić pozycje faktury automatycznie z pozycji dokumentów WZ. DO PZ, FV WEW - w polach tych robimy powiązanie z dokumentem magazynowym typu PZ np. jeśli chcemy wystawić fakturę wewnętrzną, czyli sami sobie fakturę. Po naciśnięciu na te pola program wyświetli dokumenty PZ tego kontrahenta i pozwoli wybrać. Po wybraniu PZ w pozycjach faktury opcją (Pozycje z PZ -faktura wewnętrzna) automatycznie moŝemy zbudować pozycje faktury z pozycji dokumentu PZ. FAKTURA ZALICZ, KURS ZAL. Z DNIA, KURS ZALICZKI - pola wymagane dla faktur zaliczkowych. Dla waluty PLN kurs jest zawsze a dla faktur walutowych wprowadzamy kurs po jakim program ma obliczyć róŝnice kursowe w momencie ich rozliczenia. Kurs ten najczęściej jest kursem bankowym, po którym została przyjęta w banku zaliczka na konto firmowe. Pole FAKTURA ZALICZ musi być koniecznie zaznaczone na TAK poniewaŝ dla poniewaŝ program wystawiając fakturę końcową wyszukuje zaliczki do niej tylko w zbiorze faktur ze znacznikiem, Ŝe jest to faktura zaliczkowa.

106 106 NR PAR. FIS. - w systemach z urządzeniem fiskalnym (drukarką fiskalną) w momencie fiskalizacji program pobiera numer paragonu fiskalnego i wstawia w to pole. Wpisanie w to pole numeru większego od zera automatycznie blokuje fakturę przed modyfikacją bo program zakłada Ŝe została zafiskalizowana i nie moŝe ulec zmianie. Dla faktur wystawionych w walucie innej niŝ PLN obowiązują pola do przeliczeń księgowań na walutę PLN. KURS Z DNIA POD. DOCH KURS POD. DOCH dane musza być wpisane dla faktury w walucie obcej i z tego kursu skorzysta program przy księgowaniu wartości z faktury w księdze handlowej KURS VAT Z DNIA KURS DO VAT - dane musza być wpisane dla faktury w walucie obcej i z tego kursu skorzysta program przy księgowaniu wartości z faktury w Rejestrze VAT zasadniczo jeśli ustawa o VAT i ustawa o podatku dochodowym jest spójna ten kurs jest taki sam ale program jest przygotowany na robicie tych księgowań po róŝnym kursie, poniewaŝ takie sytuacje zdarzają się w polskich przepisach podatkowych MPK - pole wypełniane w przypadku wykorzystywania przez księgowość systemu kontrolingowego księgi handlowej (patrz: Kontroling księgi handlowej) Polami, do których nie ma dostępu uŝytkownik bo liczą się one automatycznie na podstawie sumy wartości z pozycji faktury są SUMA FAK. ZALICZ. - do dokumentu moŝna dopiąć i rozliczyć faktury zaliczkowe (czyli wpłaty zaliczek przez klienta na poczet zakupu) jeśli takie dokumenty zostaną dopięte program przechowuje w tym polu sumę z faktur zaliczkowych, o którą zmniejszona zostanie wartość do zapłaty na fakturze NETTO - suma netto dokumentu BRUTTO - suma brutto dokumentu PODATEK VAT - suma podatku VAT wynikająca z dokumentu DO ZAPŁATY - wartość pozostała do zapłaty liczona jako BRUTTO - SUMA FAK. ZALICZ - GOTÓWKA Oczywiście w róŝnych wersjach programu moŝe pojawić się tu duŝo innych informacyjnych pól np. NR PRODUKCYJNY, WAGA NETTO, OBJĘTOŚĆ, NR SPECYFIKACJI, NR KARTY PRACY, NR CRM WYWOZOWEGO, ID WYJAZDU, ILOŚĆ PALET w zaleŝności od rozbudowanego systemu na zamówienie Jest moŝliwe nie uŝywanie systemu faktur zaliczkowych powiązanych z fakturą a zastąpienie tej metody wpisywaniem na minus ZALICZKI jako kolejna pozycja faktury. Jednak z punktu widzenia US ta metoda nie do końca jest poprawna poniewaŝ najczęściej podatki w fakturach są liczone od NETTA a faktura zaliczkowa była od BRUTTA (bo klient tyle wpłacił). Czyli w jednym dokumencie fakturze końcowej mamy dwa sposoby obliczeń czego nie dopuszcza ustawa o VAT. Jeśli natomiast ustawimy Ŝe cały dokument jest od jednej z metod obliczeniowych to róŝnica obliczeń powoduje Ŝe dostajemy inne wartości podatku (oczywiście róŝnice są małe kilka groszy) ale naleŝy być tego świadomym bo potem w księgowości pojawiają się róŝnice groszowe na fakturach końcowych. Przykładowe menu programy (elementarne - w zaleŝności od wersji moŝe być duŝo więcej opcji)

107 107 POZYCJE DOKUMENTU SPRZEDAśY Po wypełnieniu nagłówka dokumentu opisanego powyŝej naciskamy na opcje w menu Wyświetl pozycje dokumentu, po naciśnięciu, której pojawi nam się widok z pozycjami sprzedaŝy. Generowanie pozycji na fakturze moŝe być ręczne lub automatyczne. Wpisując ręcznie naciskamy Inset i program pozwoli nam wprowadzić dane o pojedynczej pozycji sprzedaŝy. Przy czym artykuł sprzedaŝy pobieramy ze słownika towarów naciskając na pole INDEKS program pozwoli nam przeszukać słownik i wybrać o jaki artykuł nam chodzi. Jeśli danego artykułu lub usługi nie będzie w słowniku moŝemy go dopisać i od razu wybrać na fakturę. Czyli indeks towaru musi być pobrany ze słownika i jego dane ze słownika są automatycznie kopiowane do pozycji sprzedaŝy: NAZWA, JM - jednostka miary, WAGA JM (waga jednostki miary), PKW i U (symbol klasyfikacji towarów i usług), stawka VAT oraz cena sprzedaŝy (jeśli w słowniku była w walucie zostanie przemnoŝona po kursie KURS PLN wpisany w nagłówku faktury) automatycznie w nowo tworzonej pozycji faktury zastosowany będzie rabat domyślny wpisany w nagłówku faktury. Jedynym polem, który musimy wpisać to ilość ile dane artykułu chcemy sprzedać. Oczywiście wszystkie pola pozycji moŝemy zmienić (w niektórych wersjach mogą być załoŝone blokady) z wyjątkiem pola INDEKS, którego ręcznie nie moŝemy modyfikować a jedynie wybrać inny ze słownika towarów. Natomiast NAZWĘ, JM, CENĘ, RABAT %, RABAT KWOTA, ILOŚĆ wszystkie pola moŝna modyfikować. Oczywiście zmiana pozycji, które mają wpływ na wartość danej pozycji automatycznie zostają przeliczone powtórnie po kaŝdej zmianie.

108 108 Jednostkowa CENE NETTO towaru sprzedaŝy pobierana ze słownika moŝe zostać zmieniona o ile TYP OBLICZEŃ jest względem N (czyli netto i podatek jest doliczany do ceny netto z procentu wynikającego ze stawki VAT) natomiast zmianę CENY BRUTTO moŝemy wykonać tylko jeśli TYP OBLICZEŃ. jest od B (czyli liczona od wartości brutto, taki sposób obliczeń dokumentu jest dla faktur zaliczkowych i fiskalizowanych). Podatek ceny jednostkowej nie moŝna wpisać jest wyliczany automatycznie na podstawie TYPU OBLICZEŃ i stawki VAT. Domyślnie typ obliczeń jest pobierany do pozycji z nagłówka dokumentu. Następnie program wylicza CENĘ N Z RAB. (czyli cenę netto po rabacie). Rabat moŝemy wpisać procentowo lub kwotowo, przy czym wpisanie jednej z tych wartości automatycznie wyliczy pozostałą. Czyli po obliczeniu CENY N. Z RAB (ceny jednostkowej netto po rabacie) (CENA NETTO - RABAT KWOTA) program automatycznie z CENY N. Z RAB wylicza na podstawie stawki VAT PODATEK Z RAB. i CENA B. Z RAB podatek jednostkowy po rabacie i cenę brutto jednostkową po rabacie. WARTOŚĆ NETTO pozycji wyliczana jest przez pomorzenie CENĘ N Z RAB prze ILOŚĆ. Przy czym naleŝy pamiętać Ŝe przy obliczeniu względem netto WARTOŚĆ BRUTTO I WARTOŚĆ PODATKU jest tylko poglądowa poniewaŝ aktualna ustawa o VAT nakazuje nie sumować wartości podatków z pozycji dokumentu sprzedaŝy a wyliczyć go na końcu dokumentu po zsumowaniu w poszczególnych stawkach VAT WARTOŚCI NETTO i dopiero od tych sum wyliczyć podatek jaki naleŝy się z tytułu VAT (z czego automatycznie wynika brutto dokumentu). Oznacza to Ŝe zsumowanie WARTOŚCI PODATKU, czy WARTOŚCI BRUTTO z wszystkich pozycji dokumentu nie musi dać tego samego wyniku co wyliczenie zgodnie z ustawą. Tak więc aby klient przy sumowaniu na kalkulatorze nie reklamował faktury nie powinno się pokazywać wartości brutto ani podatków pojedynczych pozycji a jedynie poruszać się wartościami netto a podatki i wartość brutto zostają policzone dla całego dokumentu na końcu. Natomiast dla firm pracujących z klientem indywidualnym czyli na urządzeniach fiskalnych, które obliczają podatki od wartości brutto nie ma tego problemu poniewaŝ fiskalizowana jest kaŝda pozycja z osobna i suma wartości brutto i podatków w pozycjach jest równa sumie podatków dla całego dokumentu. Ogromne znaczenie dla programu ma pole MAG (magazyn), domyślnie przy tworzeniu nowych pozycji faktury przypisywany jest ten, na którym uŝytkownik jest aktualnie zalogowany. Znaczenie magazynu w przypadku faktury sprzedaŝy jest dwojakie dla faktur wystawianych na podstawie dokumentów magazynowych oczywiste zawiera informacje z jakiego magazynu pochodzi dana sprzedaŝ. Natomiast w drugim przypadku pole to wykorzystywane jest do automatycznego księgowania pozycji faktury (patrz Automatyczne schematy księgowania) i na podstawie wirtualnych magazynów czyli takich, na których nie ma Ŝadnych stanów a jedynie są definiowane do kontroli ruchu wartościowego i poprawnego księgowania. Takimi magazynami są np. ZAL magazyn zaliczek, USŁ magazyn usług. Magazyny te nie istnieją fizycznie ale wybierając je na pozycjach faktury automatycznie grupujemy dla księgowej do jakiej kategorii zaliczyć te pozycję sprzedaŝy. Urzędy skarbowe często wymagają aby księgowania na kontach sprzedaŝy były z rozbiciem ile było usług, towarów handlowych, produkcyjnych i zaliczek itp. Aby księgowa nie musiała podliczać poszczególnych składników faktury wartościowo, automat księgujący pogrupuje i podsumuje wartości z pozycji na poszczególne magazyny i w takt automatycznego schematu księgowego w zaleŝności od magazynu zaksięguje na róŝnych kontach w księdze handlowej. Czyli praca uŝytkownika wystawiającego fakturę pozwala na pełną automatyzację procesu księgowania bez udziału księgowej (oczywiście po zdefiniowaniu automatycznych schematów księgowych). Pozostałe pola dokumentu mogą być róŝne w zaleŝności od zamówionej wersji programu np. TYPOWE (czy asortyment był typowy czy nie), ZNACZNIK NR SERYJNY - jeśli kontrolujemy numer seryjny produktu, w niektórych wersjach sytemu pojawiają się pola związane z eksportem OBJETOŚCI, WAGI, KODY TARIC, CECHY TOWARU, KOLORY, NAZWY OBCOJĘZYCZNE, m2, m3, ILOŚĆ PALET, ILOŚĆ PACZEK i wiele innych budowanych na specjalne zamówienie przy wdroŝeniu programu. AUTOMATYCZNE BUDOWANIE POZYCJI na podstawie innych dokumentów Przykładowe menu programu podczas wystawiania pozycji faktury moŝe mieć róŝne automaty pobierania danych na fakturę

109 109 Wystawienie faktury na podstawie zlecania pozwala na automatyczne wystawienie faktury przez pobranie zaznaczonych pozycji ze zlecania przypisanego w nagłówku dokumentu sprzedaŝy do pola DO ZAMÓWIENIA. Po naciśnięciu tego przycisku program wyświetli pozycje tego zamówienia i pozwoli zaznaczyć, które przenieś na fakturę. Przy czym ceny nie pobierane są z cennika ale ze zlecania (zakłada się Ŝe zlecanie zawiera juŝ ceny uzgodnione i zatwierdzone do sprzedaŝy). Wystawienie faktury na podstawie WZ-tek pozwala na automatyczne wystawienie faktury przez pobranie zaznaczonych pozycji z przypisanych w nagłówku dokumentu dokumentów magazynowych WZ 1.. WZ5. Po naciśnięciu tego przycisku program wyświetli pozycje z wszystkich tych dokumentów i pozwoli zaznaczyć, które przenieś na fakturę. Przy czym ceny pobierane są ze słownika towarów (w razie potrzeby automatycznie przeliczane po KURS PLN i rabatowane zdefiniowanym rabatem z nagłówka dokumentu). Wystawienie faktury na podstawie PZ-tek pozwala na automatyczne wystawienie faktury przez pobranie zaznaczonych pozycji z przypisanych w nagłówku dokumentu sprzedaŝy dokumentów magazynowych PZ (wykorzystywane do wystawiania faktur wewnętrznych). Po naciśnięciu tego przycisku program wyświetli pozycje z dokumentu i pozwoli zaznaczyć, które przenieś na fakturę. Przy czym ceny pobierane są ze z magazynu a nie ze słownika towarów. Wystawienie faktury - kopiuj pozycje z innej faktury pozwala na automatyczne wystawienie faktury przez kopiowanie zaznaczonych pozycji z wybranej faktury. Po naciśnięciu tego przycisku program wyświetli pozycje z dokumentu i pozwoli zaznaczyć, które przenieś na fakturę. Przy czym ceny kopiowane bez zmian. Opcja ta pozwala na wystawianie szablonów czyli regularnych cyklicznych faktur jak równieŝ budowanie faktury końcowej na podstawie faktury proforma. Wystawienie faktury karty pracy pozwala na automatyczne wystawienie faktury przez pobranie zaznaczonych pozycji z karty pracy (dla firm usługowych rejestrujących usługę w postaci karty pracy) program na podstawie przypisanego w nagłówku dokumentu sprzedaŝy pola DO DOKUMENTU, w którym uŝytkownik wybrał Ŝe ta faktura jest do karty pracy. Program w przypadku obsługi usług na karty pracy automatycznie analizuje co zostało wydane w częściach na RW (Rozchód wewnętrzny) (dolna tabela) jak równieŝ jakie czynności serwisowe wykonano o jakiej wartości i ile to roboczo godzin te informacje pobierane są z karty pracy.

110 110 UŜytkownik ma moŝliwość automatycznego przeniesienia na fakturę z wyliczeniem ceny sprzedaŝy ze słownika towarów (dla waluty z przeliczeniem po kursie dokumentu KURS PLN) zarówno pobranych części jak i usług. Oczywiście po przeniesieniu na fakturę moŝe dokonywać modyfikacji zarówno na pozycjach przeniesionych jak i dopisywać nowe. Mamy równieŝ moŝliwość dopisywać pozycje na podstawie notatek z karty pracy Ekstra zafakturować z karty pracy opcja ta pozwala zobaczyć jakie inne wykonano czynności i naleŝy dopisać je do faktury. PRZYPISANIE WARTOŚCI Z FAKTURY ZALICZKOWEJ DO KOŃCOWEJ Aby w fakturze odjąć wpłacone przez kontrahenta zaliczki, na które były wystawione faktury zaliczkowe naleŝy w do danego dokumentu sprzedaŝy odpowiednio przypisać informacje o kwocie zaliczki i w przypadku zaliczki walutowej równieŝ o kursach. Do kaŝdego dokumentu sprzedaŝy moŝna przypisać listę faktur zaliczkowych, które chcemy rozliczyć wartościowo w fakturze sprzedaŝy. Wystawianie jako pozycja ujemna w pozycjach nie jest poprawne z punktu widzenie urzędu skarbowego, poniewaŝ w jednym dokumencie VAT nie moŝna mieszać sposobów obliczeń czy liczymy podatki od brutta (faktura zaliczkowa) czy od netta (faktura końcowa). Poprawnie jest wyliczyć fakturę końcową tylko z pozycjami sprzedaŝy a w osobnej tabeli wypisać osobno jakie faktury zaliczkowe klient otrzymał i chcemy je rozliczyć w tej fakturze. Przy czym ustawa wymaga aby informacja o fakturze zaliczkowej na fakturze końcowej zawiera informacje z jakiego dnia, jaki numer, kwotę i wartość podatku vat. A w przypadku systemów walutowych po jakim kursie przeliczono tę zaliczkę, kurs ten równieŝ jest potrzebny do automatycznego rozliczenia zaksięgowanej faktury zaliczkowej i róŝnic kursowych z nią związanych (patrz Schematy księgowe zakupu, sprzedaŝy). Tabela zaliczek do rozliczenia w danym dokumencie sprzedaŝy (fakturze końcowej) dostępna jest po wyborze w menu Domyślnie tabela faktur zaliczkowych do rozliczenia jest pusta i aby tych wszystkich informacji nie wpisywać mamy w menu opcję pobierz dane z faktur zaliczkowych. Program automatycznie pokaŝe wszystkie faktury zaliczkowe (uwaga tylko ze znacznikiem zaliczkowe) tego kontrahenta, w których pole do zamówienia jest takie same jak w fakturze końcowej sprzedaŝy. Czyli najpierw wystawiona była faktura zaliczkowa do zlecenia (zamówienia) odbiorcy a następnie w fakturze

111 111 końcowej równieŝ wybieramy Ŝe ona jest do tego zamówienia. Program w tedy automatycznie podpowiada do pobrania tylko te faktury zaliczkowe, które trzeba. Oczywiście faktur zaliczkowych moŝe być kilka i w tedy zaznaczmy wszystkie i program informacje z tych faktur przeniesie to tabelki przechowującej powiązanie z fakturą końcowa. PoniewaŜ nie wiąŝemy a kopiujemy dane o fakturze zaliczkowej więc w tabelce powiązania moŝna zmienić (F4 edycja) kwotę co spowoduje Ŝe z danej faktury zaliczkowej pobierzemy tylko częśc wartości a nie całą. Jeśli natomiast nie wystawiamy faktur do numeru zamówienia to w tym polu musimy wpisywać w fakturze zaliczkowej i końcowej te same znaczniki. np. nr umowy czy karty pracy. Program na wydruku wyświetla jakie faktury zaliczkowe rozliczył w fakturze końcowej i odpowiednio obniŝa wartość do zapłaty. Automaty księgowe są przygotowane do pracy z tym powiązaniem i rozliczają faktury zaliczkowe przy księgowaniu faktur końcowych przenosząc wartości z kona przychody przyszłych okresów na odpowiednie konta sprzedaŝy z automatycznym rozliczeniem odchyleń kursowych od transakcji walutowych. Przykładowy wydruk faktury z tabelą faktur zaliczkowych podpiętych do roszczenia z daną fakturą sprzedaŝy. Faktury VAT sprzedaży - proforma, oferta Fakturę proforma, moŝna potraktować jak szablony i na jej podstawie wystawiać np. co miesiąc fakturę sprzedaŝy za usługę lub traktować jak ofertę poniewaŝ nazwa rejestru sprzedaŝy typu=p, jest dowolna i wpisywana przy zakładaniu. Dobrze jest zbudować sobie np. trzy rejestry typu='p' jeden to szablony drugi prawdziwe proformy wysyłane do klienta a trzeci to np. oferty. Nazwę dla dokumentów na wydruku wpisujemy właśnie w definicji rejestru sprzedaŝy i moŝemy nazwać dowolnie. Rejestry

112 112 sprzedaŝy typu='p' oczywiście nie są księgowane i zaciągane do rejestrów VAT księgowych. Sposób wystawiania niczym nie róŝni się od standardowej faktury sprzedaŝy (patrz Faktury VAT sprzedaŝy), której pozycje moŝna pobrać automatycznie z dowolnej faktury szablonowej, czy proformy. Korekty VAT sprzedaży Aby skorygować fakturę naleŝy utworzyć stosowny dokument. W tym calu otwieramy zakładkę SprzedaŜ w menu głównym i wybieramy pozycję Korekty faktur sprzedaŝy. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie rejestry korekt typ=k. Wybieramy ten, w którym chcemy dodać korektę i wyświetlamy wszystkie dokumenty w nim zawarte (odpowiednia opcja w menu po prawej stronie ekranu). Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie nagłówki korekt faktur. Dodajemy nowy nagłówek korekty. Proces ten jest analogiczny do tworzenia nagłówka zwykłej faktury. Pola, które naleŝy wypełnić są identyczne jak w przypadku pól zwykłej faktury. Istotną kwestią jest wypełnienie pola DO DOK. Pole to powiąŝe tworzoną korektę z daną fakturą. Powiązanie moŝemy wpisać z ręki (jeśli faktura nie jest w systemie SFSQL) lub wybrać fakturę z systemu (Opcja Do faktury sprzedaŝy). Wybierając fakturę z systemu będziemy mieli moŝliwość korygowania pozycji w juŝ istniejącej fakturze co znacznie ułatwi proces tworzenia dokumentu. Po wybraniu opcji będziemy poproszeni o podanie numeru faktury do korekty. Wpisany przez nas ciąg będzie wyszukiwany pośród numerów faktur w ramach podanego wcześniej kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie faktury tego kontrahenta naleŝy w polu tekstowym wpisać 0 lub zostawić puste. Przy pomocy menu moŝemy wyświetlić pozycje w danej korekcie, czy usunąć dokument z systemu. MoŜliwy jest takŝe wydruk korekty. Po utworzeniu nagłówka dokumentu korekty wyświetlamy

113 113 jego pozycje. Najprostszym sposobem dodawania pozycji jest pobranie ich z faktury korygowanej (jeśli oczywiście wcześniej odpowiednio zdefiniowaliśmy powiązanie korekty z fakturą w nagłówku dokumentu). Aby pobrać pozycje z faktury korygowanej wybieramy opcję z menu Pobierz pozycje z faktury <nr faktury>. Na ekranie wyświetlone zostaną pozycje korygowanej faktury. Teraz naleŝy wybrać wszystkie pozycje, które chcemy skorygować. MoŜemy wybrać pojedynczy element (Enter), zaznaczyć wiele (Shift + strzałka) lub wybrać selektywnie wiele pozycji (Spacja). Po zaznaczeniu pozycji wybieramy opcję Pobierz zaznaczone pozycje do korekty. System przekieruje nas z powrotem do pozycji korekty faktury. W pozycjach pojawią się wszystkie zaznaczone przez nas uprzednio pozycje faktury korygowanej. KaŜda pozycja pojawi się na liście 3 krotnie ale z róŝnym polem STATUS. Status PRZED KOREKTĄ oznacza pozycję przed korygowaniem (z faktury), czyli ta pozycja jest kopią pozycji z faktury korygowanej. Status PO KOREKCIE, to jest to miejsce w którym wpisujemy dane jakie powinny być, czyli co powinno być a nie było czyli na fakturze było 5 szt a powinno być 3 to PO KOREKCIE wpisujemy 3 i tak samo z pozostałymi polami cenami, jm, stawką VAT itd. W pozycji o statusie RÓśNICA program automatycznie wyliczy co uległo zmianie w tej pozycji nic nie wpisujemy RÓśNICA=PO KOREKCIE PRZED KOREKTĄ. Aby skorygować pozycje jako zwrot towaru naleŝy zmodyfikować w pozycji ze statusem PO (edycja F4 ) ilość na zero (0). RóŜnice zostaną obliczone automatycznie.

114 114 Dodatkowo moŝemy do korekty dopisać pozycje z ręki, które nie występowały na fakturze korygowanej. W tym calu w menu bocznym wystarczy skorzystać z opcji Dodaj pozycje. Po tym system poprosi nas o podanie numeru pozycji na fakturze, wybrania magazynu do którego będzie przypisana dana korekta (jest to waŝne przy automatycznym księgowaniu) a następnie podania indeksu towaru. Po tych trzech krokach na liście pozycji korekty ten towar pojawi się trzykrotnie (z trzema statusami, jak to było w przypadku pozostałych pozycji, kaŝdy status ma w polu ILOŚĆ wpisane 0). Teraz zadaniem wystawiającego dokument korygujący jest wpisanie odpowiednich ilości dla pozycji. Ostatnią opcją w menu jest usunięcie danej pozycji. Po najechaniu na daną pozycję i wybraniu tej opcji zostaną usunięte wszystkie trzy statusy tej pozycji (PRZED KOREKTĄ, PO KOREKCIE oraz RÓśNICA). Program sam na podstawie zmian wylicza czy naleŝy się zwrot czy kontrahent ma dopłacić. Natomiast przyczynę korekty wymaganą przez US na wydruku naleŝy wpisać w nagłówku korekty w polu UWAGI. Po zdefiniowaniu wszystkich pozycji i pól moŝemy wydrukować dokument korygujący (opcja w menu nagłówków korekt). Przykładowy podgląd jest widoczny poniŝej, przed wydrukiem moŝna zadecydować o nadruku kopia, oryginał itp.

115 115 Przykładowy wydruk faktury korygującej

116 116 Fiskalizacja dokumentu Program jest przygotowany na fiskalizację dokumentów sprzedaŝy na dwa sposoby oczywiście zaczynamy od wystawienia fakturę VAT sprzedaŝ (patrz Faktury VAT sprzedaŝy ). Dokument do fiskalizacji musi być wyliczony względem ceny brutto (TYP OBLICZEŃ = B), inaczej nie będzie moŝna fiskalizować poniewaŝ urządzenia fiskalne obliczają od brutta. Pierwszy sposób fiskalizujemy tylko jedną kwotą cała fakturę. Paragon fiskalny będzie miał jedną pozycję z opisem do jakiego numeru faktury. Drugim sposobem jest będąc w pozycjach faktury fiskalizownie wszystkich pozycji aby na paragonie fiskalnym pojawiły się z cenami wszystkie pozycje faktury. PO FISKALIZACJI faktura zostaje zablokowane przed modyfikacją bezpowrotnie. Program przystosowany jest do pracy z drukarką fiskalną, ustawienia poszczególnych stawek VAT do symboli urządzenia fiskalnego wykonujemy w Słowniku stawek VAT. Ustawienia portu do komunikacji program pobiera z ustawień domyślnych danego portu z systemu Windows. Instalator drukarki ustawia parametry transmisji portu RS (z godnie z wymaganiami drukarki fiskalnej) w systemie Windows dla portu COM1. Program nie wymaga konfiguracji domyślnie ma sterownik do drukarek firmy POSNET (inni producenci maja moŝliwość wybrania emulacji posnet i równieŝ działa). Raporty z buforów sprzedaży Końcowe raporty ze sprzedaŝy otrzymujemy z rejestru sprzedaŝy VAT, czyli z modułów księgowych czasami jednak potrzebujemy informacje o wystawionych dokumentach sprzedaŝy, ofertach czy proformach, które nie są księgowane albo jeszcze nie zostały pobrane do rejestrów VAT. Czyli raporty z dokumentów, które znajdują się w buforach sprzedaŝy czyli wyświetlają informacje na bieŝąco jak tylko dokument zostanie wystawiony (a nie koniecznie zaksięgowany). Przykładowe zestawienie z buforów sprzedaŝy. SprzedaŜ dzienna pozwala na bieŝąco obserwować sumy z wystawionych dokumentów sprzedaŝy z dowolnego okresu, w rozbiciu na poszczególne waluty i w przeliczeniu na PLN.

117 117 Przydatny wydruk Raport z pozycji faktur [magazynowo] pozwala bez księgowania dokumentów wyświetlić wartości sprzedaŝy z dokumentów w buforach sprzedaŝy z dowolnego okresu od dnia do dnia. Raport ten pozwala równieŝ na analizę błędów wynikający ze źle wystawionych faktur poniewaŝ zawiera w sobie cztery zestawienie oprócz sum na dany rejestr równieŝ zestawienie sum ile i z jakich magazynów pochodziły utworzone pozycje w fakturze. Pozwala to na wyłapanie błędów, w których w danym rejestrze np. dotyczący tylko sprzedaŝy usług, ktoś wystawił fakturę z pozycjami z magazynu towarów lub surowców. Przydatne jest równieŝ ostatnie zestawienie gdzie oprócz rejestru i magazynu mamy jeszcze rozbicie na stawki VAT. Tu np. w przypadku kiedy mamy rejestr usług np. na 7% (montaŝ okien) nie powinny pojawiać się w fakturze pozycje z 22% VAT. Zestawienia te pozwalają szybko wyłapać takie błędy oglądając je na bieŝąco co dziennie poprawimy dokumenty zanim trafią do księgowości.

118 118

119 119 Czasami zdarza się Ŝe urzędy statystyczne lub skarbowe wymagają zwłaszcza dla obniŝonych stawek VAT np. 7% szczegółowego zestawienia ile na poszczególne PKWIU było sprzedaŝy w danej stawce. Np. aktualnie dla montaŝu stolarki okiennej wymagany jest wykaz ile zamontowano stolarki dla budownictwa jednorodzinnego a ile wielorodzinnego. Takie rozbicie mamy właśnie w innym PKWiU i raport SprzedaŜ z pozycji faktur [PKWiU] czy PKOB poniŝej nam to wyświetli i podobnie jak raport powyŝej w rozbiciu na rejestry magazyny i stawki VAT z dowolnego okresu czasu.

120 120

121 121

122 122 Kolejnym raportem z buforów sprzedaŝy jest raport porównawczy Raport sprzedaŝy kontrahentów raport wyświetla obroty z dowolnego obrotu czasu w poszczególnych walutach w przeliczeniu na PLN i z analizą procentową kontrahentów jaki stanowią udział obrotów sprzedaŝy w naszej firmie.

123 123 Raport ten nie jest wydrukiem a tabelą danych moŝna w nim sortować i analizować wybranych kontrahentów. Kolejny raport Ranking netto miesiącami to zestawienie porównujące obroty sprzedaŝy na poszczególne miesiące. Raport ma to do siebie Ŝe ustawia miesiącami a potem latami i pozwala porównać obroty ze sprzedaŝy w poszczególnych latach i miesiącach.

124 124 Ostatni przykładowy raport pomocniczy pokazujący, kto ile wystawił faktur w zadanym okresie Raport na operatorów faktur.

125 125 Rejestr VAT - sprzedaż księgowanie Zgodnie z diagramem pokazanym na początku tego rozdziału (patrz Rejestr sprzedaŝy VAT - fakturowanie) kolejnym etapem po wystawieniu faktury sprzedaŝy czy korekty jest pobranie jej z buforów sprzedaŝy. Oczywiście pobieramy tylko z tych rejestrów sprzedaŝy, które dotyczą faktur sprzedaŝy (nie proform czy ofert) czyli typ rejestru K i F. Program wybierając opcje menu Rejestr VAT sprzedaŝy - księgowanie wyświetla dokumenty z danego miesiąca juŝ pobrane do rejestru VAT z buforów sprzedaŝy. Aby sprawdzić czy w buforach sprzedaŝy wystawił nowe faktury naciskamy przycisk Do pobrania z buforów sprzedaŝy program wyświetli ile i w jakim buforze sprzedaŝy (rejestrze sprzedaŝy) jest nowych dokumentów jeszcze nie pobranych do rejestru VAT. Przy czym firma sama decyduje kiedy księgowość ma zaciągać dokumenty do rejestru VAT. MoŜna to robić kaŝdego dnia rano czyli zaciągać wszystkie wystawione faktury z dnia poprzedniego. MoŜna zrobić to rzadziej ale tu niestety jest pułapka poniewaŝ dokument niezaksięgowany jest cały czas do edycji (czyli modyfikacji) dział handlowy moŝe go modyfikować. W systemie SFSQL jest prowadzony automatyczny system kontroli naleŝności od kontrahenta. Aby program miał świeŝe dane i zaliczył tę fakturę do naleŝność musi być ona zaksięgowana. Czyli aby poprawnie działały naleŝności (patrz NaleŜności ) musimy jak najszybciej zaciągać do rejestru VAT i z niego wykonywać dekrety poniewaŝ od momentu dekretu następuje pełna blokada i aktualizacja w naleŝnościach (z których bardzo często zakładane są blokady na limity kupieckie dla kontrahentów i ich sens istnienia zaleŝny jest od rzetelnych danych). Aby zaciągnąć faktury do rejestru VAT wchodzimy w księgowanie sprzedaŝy i wybieramy, o który rejestr nam chodzi. Będąc w rejestrze VAT naciskamy przycisk Pobieranie faktur do rejestru VAT. Program wyświetli faktury z buforów sprzedaŝy jeszcze nie pobrane przy czym (program zapyta się o miesiąc w którym były wystawione zawsze zaproponuje ten, w którym aktualnie jesteśmy w rejestrze VAT) oczywiście jest moŝliwe pobranie dokumentów wystawionych w innym miesiącu do rejestru VAT i jeśli to jest konieczne do tego właśnie jest ten wybór.

126 126 Zaznaczamy, które chcemy pobrać (Shfit +END) zaznaczy wszystkie i naciskamy przycisk Przenieś. Program przeniesie dane o fakturze i jeśli była wystawiona w walucie przeliczy ją po kursie do VAT z dokumentu sprzedaŝy. Do rejestru VAT przenoszone są tylko dane z nagłówka faktury bez jej pozycji. I oczywiście przeliczone po kursie sumy netto i wartości podatku w poszczególnych stawkach VAT. Podczas przenoszenia Okres sprzedaŝy i okres podatkowy są sobie równe przyjmują dany miesiąc w rejestrze VAT. Oczywiście ustawa o VAT jest tworem dynamicznym są tam róŝne ulgi, które zmieniają się i dlatego księgowa moŝe zmienić okres podatkowy dokumentu. W rejestrze VAT zaciągnięte dane z buforów faktur sprzedaŝy moŝna modyfikować przed zaksięgowaniem oczywiście jeśli zajdzie taka potrzeba. Jak równieŝ istnieje moŝliwość dopisywania pozycji ręcznie (Insert) do rejestru VAT, przy czym musimy w takim przypadku wszystkie pola opisowe dokument wprowadzić ręcznie: wartości netto i podatków w poszczególnych stawkach VAT. Ręczne wpisywanie pozycji do rejestru VAT ma jednak ograniczenie poniewaŝ takiej pozycji nie moŝna księgować automatycznymi schematami księgowymi (tylko ręczne księgowanie). Czasami moŝe się zdarzyć tak, Ŝe księgowa pobrała do rejestru VAT dane z buforów sprzedaŝy ale nie księgowała tych faktur i dział handlowy mogąc modyfikować fakturę zmienił ją, czyli mamy tę samą fakturę ale zupełnie inne dane w buforze sprzedaŝy niŝ w rejestrze VAT. PoniewaŜ podczas pobierania do rejestru VAT danej faktury sprzedaŝy została przypisana sygnatura księgowa (niepowtarzalny kolejny chronologiczny numer zdarzenia księgowego) więc nie moŝemy skasować jej w rejestrze VAT a jedynie pobrać (odświeŝyć) dane z prawdziwej faktury z buforów sprzedaŝy do tego celu słuŝy opcja OdświeŜ dane faktury z oryginalnej faktury sprzedaŝy. Dlatego teŝ absolutnie zaleca się zaraz po pobraniu dokumentów do rejestru VAT wykonać ich automatyczne księgowanie (dekretowanie). MoŜemy równieŝ usunąć z rejestru VAT pozycje (oczywiście jeśli nie jest zaksięgowana) usunięcie pozycji z rejestru VAT spowoduje dziurę w numeracji w rejestrze VAT stąd powinno się usuwać tylko ostatnią pozycję w rejestrze VAT a jeśli chcemy mieć numerację zachowaną to usunąć wszystkie pozycje od pozycji, którą chcemy usunąć do końca (w danym miesiącu) co spowoduje Ŝe faktury w buforach sprzedaŝy wrócą do stanu jak by nigdy nie były pobierane i będzie moŝna pobrać je jeszcze raz do rejestru i zostanie im nadana nowa chronologiczna kolejność sygnatur księgowych. To wszystko oczywiście jest moŝliwe jeśli nie ma dekretów lub moŝemy wycofać dekret

127 127 bo dany okres (miesiąc księgowy) jeszcze nie został zamknięty przy czym osoba księgowa musi mieć uprawnienia do wykonania tego procesu (param 3 SZEF). Dekretowanie (księgowanie) sprzedaży Fazą końcową w rejestracji dokumentu sprzedaŝy jest jego zaksięgowanie w księgach handlowych. Wykonanie automatycznego dekretu księgowego odbywa się poprzez rejestr VAT gdzie mamy pobrane z buforów sprzedaŝy wszystkie dokumenty podlegające rejestracji jako zdarzenie księgowe. Moment wykonania dekretu powinien nastąpić jak najszybciej poniewaŝ blokuje on przed modyfikacja dokumenty sprzedaŝy zarówno w rejestrze VAT jak i w buforach sprzedaŝy. Gdzie pojawi się znacznik ZAKSIĘGOWANE, który oznacza Ŝe faktura ma juŝ dekret księgowy i nie podlega modyfikacji. Do budowania dekretu w menu przewidziano następujące narzędzia. Mechanizm powstawania (po naciśnięciu przycisku Wykonaj dekret dokumentu..) dekretu jest następujący. Program sprawdza czy dla tego dokumentu (niepowtarzalnej sygnatury księgowej) nie ma wpisanych pozycji księgowania ręcznego, jeśli jest to nie ma znaczenia KATEGORIA (księgowa) czyli automatyczny schemat księgowy przypisany do dokumentu tylko pozycje księgowania ręcznego zostaną potraktowane jako szablon księgowy i z nich powstanie dekret. Jeśli natomiast nie ma pozycji księgowania ręcznego program wykona automatyczne budowanie dekretu księgowego zgodnie ze schematem księgowym przypisanym do dokumentu w polu KATEGORIA. Księgowanie ręczne (jeśli nie ma schematu automatycznego np. nietypowa transakcja sprzedaŝy) wykonywane jest tak jak by ktoś pod sygnaturę sprzedaŝy dokumentu dopiął polecenie księgowania, gdzie w dowolny sposób moŝna zaksięgować dany dokument. Dokładny opis został zrobiony w punkcie Polecenie księgowania - PK w części dotyczącej pozycji dokumentu.

128 128 Księgowanie ręczne jest bardzo sporadyczne w przypadku sprzedaŝy, praktycznie 99,99 procent robi automatyczne księgowanie na podstawie schematów księgowych. Schematy księgowe zostały opisane w punkcie Schematy księgowe zakupu, sprzedaŝy, gdzie opisano jak budować i konfigurować takie schematy. Mechanizm działania w module księgowania jest następujący. Po naciśnięciu opcji Wykonaj dekret jeśli (nie ma pozycji dla księgowania ręcznego) wykonuje dekret automatyczny. Dekret automatyczny nie pobiera danych z rejestru VAT a ponownie analizuje i oblicza dane z pozycji faktury wystawionych w buforach sprzedaŝy, czyli liczby wpisane w rejestrze VAT są niezaleŝne od dekretu. Dekret w księdze handlowej jest kreowany do danej sygnatury księgowej i przed budowaniem dekretu program usunie z księgi handlowej wszystkie wpisy dotyczące tej sygnatury księgowej i stworzy nowe wpisy na podstawie schematu księgowego. Czyli jeśli okaŝe się Ŝe dany schemat księgowy był zły wystarczy usunąć dekretować i wykonać dekret jeszcze raz z nowym lub zmodyfikowanym schematem (program zawsze pobiera przed dekretem najnowszą wersję schematu). PoniewaŜ automat do schematów sprzedaŝy pobiera dane z pozycji faktury wystawionej stąd nie moŝna księgować automatycznie a jedynie księgowanie ręczne pozycji w Rejestrze VAT wpisanych z ręki a nie pobranych z buforów sprzedaŝy. Księgowanie automatyczne pobiera pozycje faktur wystawionych, grupuje je w poszczególne stawki VAT a następnie grupuje te sumy dla poszczególnych magazynów przypisane do pozycji takie sumy wyliczone pośrednio stanowią podstawę dla schematu księgowego. Do tego schematu pobierane i grupowane są jeszcze informacje z faktur zaliczkowych przypisanych do dokumentu sprzedaŝy. Aby zmienić KATEGORIĘ, czyli jaki schemat księgowy lub zmienić cokolwiek w tej fakturze naleŝy dokonać tego w buforze sprzedaŝy czyi w miejscu gdzie była wystawiona (oczywiście aby moŝna było zmieniać faktura nie moŝe mieć dekretu). Jeśli np. w danym schemacie księgowym uŝyliśmy tylko szablonów dla trzech magazynów a w dokumencie sprzedaŝy ktoś uŝył magazynu, którego nie ma w szablonie to program nie wykona dekretu i napisze komunikat, Ŝe taki magazyn nie istniej w szablonie. Wtedy albo dopisujemy do szablonu co ma program zrobić z wartościami z tego magazynu albo jest to błąd osoby wystawiającej i ten towar powinien być z innego magazynu. Wchodzimy w tedy w dokument sprzedaŝy w buforach sprzedaŝy i poprawiamy na poprawny magazyn. Tak samo aby zmienić KATEGORIE teŝ trzeba przejść do buforów sprzedaŝy i tam zmodyfikować, przy czym w tym przypadku mamy juŝ zmianę teŝ danych, które wcześniej były pobrane do rejestru VAT dlatego w takim przypadku po modyfikacji naleŝy będąc juŝ w Rejestrze VAT nacisnąć przycisk OdświeŜ dane z oryginalnej faktury co uaktualni dane w rejestrze VAT. Po modyfikacji Dekretujemy i dekret wykonuje się juŝ z nowymi danymi. Raporty rejestru sprzedaży VAT

129 129 W zaleŝności od okresu podatkowego i okresu, w którym został wystawiony dokument mamy moŝliwość wydrukowania rejestrów sprzedaŝy VAT. Oczywiście raporty są przy wdroŝeniu dopasowywane do potrzeb ale przy wykorzystaniu przez firmę wszystkich stawek VAT mieszczą się tylko na drukarkach formatu A3. W przypadku kiedy chcemy aby program wykonał zestawienie dokumentów z wielu okresów miesięcznych na raz jak np. Rejestr VAT - zbiorczo wiele okresów podatkowych naleŝy po przecinku podać okresy, które nas interesują 01/2009,02/2009,03/2009 i otrzymamy zestawienie kwartalne. Przykładowe zestawienie zbiorcze zawiera dwa zestawienia w jednym wydruku. Pierwsze podsumowanie w poszczególnych stawkach VAT kaŝdy rejestr sprzedaŝy i drugi podsumowanie na pozycje deklaracji (w kaŝdym rejestrze jest pole pozycja deklaracji), co powoduje Ŝe mamy gotową sumę z rejestru VAT jaką naleŝy wprowadzić w deklarację US.

130 130 Przykładowy wydruk zestawienia dokumentów z rejestru VAT

131 131 Zestawienie informacji zbiorczej czyli na raz z wszystkich rejestrów o jednym okresie miesięcznym jest w raporcie zbiorczo podsumowanie jeden okres gdzie w jednym wydruku mamy kilkanaście tabel z poszczególnymi sumami

132 132

133 133 Czasami przydatny jest raport z podsumowaniem sprzedaŝy dla danego kontrahenta w rejestrze VAT w poszczególnych stawkach zbiorczo dla wszystkich kontrahentów, który w tym okresie dokonali w naszej firmie zakupów VAT

134 134 Rejestr zakupu VAT - faktury zakupu Dokumenty zakupu rejestrowane są w rejestrach zakupu i dopiero z rejestrów zakupu automatycznie wykonywane są dekrety do księgi handlowej. W programie moduł księgowy moŝne załoŝyć nieskończoną ilość rejestrów zakupu. Wybierając Rejestr Zakupu KSIĘGOWANIE otwieramy listę zdefiniowanych rejestrów zakupu. Tworząc nowy rejestr zakupu (tylko osoby z modułu KSIE) najwaŝniejszym jego elementem jest pole SYMBOL musi on być niepowtarzalny i nigdzie juŝ nie uŝyty (nie moŝe być nazwą kasy, banku, rejestru sprzedaŝy itp.) symbol ten jest jednocześnie nazwą pomocniczej księgi handlowej i w kaŝdej chwili moŝna wyświetlić operacje w księdze handlowej dotyczące tego rejestru (patrz opis księgi handlowej i ksiąg pomocniczych). Symbole zawsze piszemy duŝymi literami. Nie wolno zmieniać tego symbolu jeśli wprowadzono w nim jakieś dokumenty. Pracując w module księgowym zawsze w danej chwili wybieramy okres (miesiąc), w którym aktualnie chcemy pracować. Tak wiec dokumenty jakie wyświetlimy w danym rejestrze pochodzą z

135 135 wybranego okresu np. 11/2006. jeśli chcemy wyświetlić dokumenty z innego okresu musimy najpierw zmienić okres i dopiero rejestr zakupu wyświetli dokumenty z tego okresu. PoniewaŜ łatwiej gromadzi się koszty (zakupu) podzielone na ich charakterystyczne własności, program w danym rejestrze wprowadza jeszcze podział na podrejestry ( w opisie nazywane działy zakupu). Aby wyświetlić dokumenty zakupu z danego rejestru program wyświetli listę działów do jakich chcemy dany dokument zakwalifikować. Działy mają jeszcze jedną własność a mianowicie wszystkie dokumenty zakupu z danego działu maja ten sam schemat księgowania kosztów. Program umoŝliwia w pełni automatyczne księgowanie kosztów aby jednak było to moŝliwe trzeba dla kaŝdego działu zdefiniować schemat księgowania. Czyli schematy księgowania zakupu są działami w rejestrze zakupu. Definiowanie automatycznych schematów zakupu zostało opisane w Schematy księgowe zakupu sprzedaŝy. W menu SŁOWNIKI -> Schematy księgowe zakupu mamy listę schematów księgowych dla zakupu. Oczywiście lista jest przykładowa i naleŝy zdefiniować swoją taką jaką w danej firmie chcemy uŝywać. Przy tworzeniu nowego schematu dla zakupu najwaŝniejsze jest pola ID, które identyfikuje schemat księgowy pola tego nie wolno zmieniać jeśli zdefiniujemy pozycje schematu.

136 136 Wpis nowego dokumentu do rejestru zakupu wykonujemy przez przycisk INSERT i pojawia nam się wykaz pól które naleŝy uzupełnić.

137 137 Pojedynczy wpis jednego dokumentu ma pola opisujące sam dokument, sposób księgowania oraz sumy netto i vat w poszczególnych stawkach. Program proponuje kolejny numer sygnatury księgowej w ramach rejestru i automatycznie wprowadza datę księgowania i okres podatkowy na bieŝący w komputerze. Oczywiście moŝna ustawić na dowolny, przy czym data księgowania nie moŝe być z poza danego miesiące (okres miesięczny rejestru), w którym aktualnie wprowadzany jest dokument. Jeśli dany dokument ma przesunięty okres podatkowy to zmieniamy go. Wprowadzając dokument zakupu wybieramy w polu ID KONTRAH kontrahenta z bazy kontrahentów (przy czym moŝna zarejestrować dokument bez kontrahenta) i jeśli by nie istniał moŝna go tam od razu dopisać patrz Słownik kontrahentów. Następnie wypełnimy numer dokumentu obcego w polu DOKUMENT OBCY (np. faktury zakupu) wprowadzamy z jakiego dnia jest ten dokument i termin płatności jaki na nim widnieje (dane muszą być prawdziwe poniewaŝ te informacje później idą do systemu zobowiązań automatycznie). Jeśli jest to korekta lub dokument wystawiony na podstawie innego dokumentu moŝna wpisać w polu ZWIĄZANY Z i ZWIĄZANY Z DNIA informacje z jakim dokumentem jest związany i dla korekty będzie do faktura korygowana. Jeśli dany zakup ma być rozliczony z delegacją i w modułach jest dograny system obsługi delegacji moŝna powiązać w polu DO DELEGACJI z jaką delegacją jest tan dokument skojarzony wybierając numer delegacji z tabeli delegacji. Jeśli natomiast ten dokument był płacony poprzez zaliczkę dla pracownika na poczet zakupu lub pracownik zapłacił ze swoich funduszy moŝemy to zarejestrować i rozliczać w schematach księgowych do tego celu słuŝą pola PRACONIK ZALICZ. i ID PRACOWNI. np. prowadzimy konto analityczne rozrachunków pracownika np. 234-XXXX to w słowniku kontrahentów nasi pracownicy są naszymi kontrahentami i mają swoje ID niepowtarzalne (numer konta analitycznego) i moŝna go poprzez słonik kontrahentów wybrać do tego dokumentu, po wyborze. Jeśli w automatycznych schematach księgowania zbudujemy poprawny schemat to moŝna rozliczyć konta pracownika 234-^^^^^^ automatycznie patrz Schematy księgowe zakupu sprzedaŝy. Oczywiście do danego dokumentu moŝna przypisać sygnaturę kontrolingową (patrz Kontroling kosztów i przychodów) Po wpisaniu danych podstawowych pozostało wpisać kwoty z dokumentu w poszczególne pola dla stawek VAT. Przy czym wpisując ile kwoty netto i podatku jest w danej stawce mamy moŝliwość automatycznie wprowadzić ile jest VATu nie do odliczenia i ile jest netto nie do odliczenia. Pole te są dostępne w schematach księgowych i automatycznie zostaną zaksięgowane w księdze handlowej na koncie przewidzianym w schemacie dla takiego netta i vatu. np. na dzień pisanie tej instrukcji VAT od paliwa od aut osobowych nie podlega odliczeniu VAT i będzie właśnie w tej rubryce. Automatyczne schematy księgowe najczęściej zawierają w sobie pewne reguły, które trzeba jeszcze w dokumencie podać poniŝej schemat przykładowy

138 138 widzimy w tym schemacie, Ŝe są tam w miejscu kont na Dt i Ct dwa zapisy KONTO_KOSZT i KONTO_KOST5 są to specjalne zapisy, które na podstawie danych z dokumentu zostaną zastąpione właściwymi kantami z planu kont. Moment kiedy wybieramy te pozostałe konta do schematu jest właśnie w dokumencie po wybraniu pola OPIS-RODZAJ program wyświetli zdefiniowane przez księgową moŝliwe podpowiedzi gdzie taki przypadek zaksięgować. Czyli zamiast pracować na kontach z planu kont pracujemy na rodzajach operacji, do których księgowa przypisała konta jakie mają tej operacji towarzyszyć patrz Słowniki domyślnych zdarzeń księgowych

139 139 W zdarzeniach tych mamy opis i dwa konta, które moŝemy przypisać do zdarzenia. Przy czym jeśli w schemacie księgowym są wymagane dwa konta a my w zdarzeniu przypiszemy tylko jedno to program wyświetli komunikat Ŝe nie moŝe jednym kontem uzupełnić schematu księgowego i go nie wykona aŝ nie wprowadzimy brakującego konta. Po wyborze zdarzenia księgowego do dokumentu zakupu program przekopiuje opis ze zdarzenia i konta do pól do dokumentu OPIS-RODZAJ, KONTO KOSZT[4..], KONTO KOSZT [5..]. Przy czym wybór był tylko podpowiedzą to znaczy Ŝe zarówno opis jak i konta moŝemy w dokumencie zmienić i wybierając pole KONTO KOSZT[4..] lub KONTO KOSZT[5..] program wyświetli plan kont i pozwoli zmienić na dowolne. Księgowanie dokumentów z rejestru zakupu odbywa się podobnie jak w rejestrze sprzedaŝy. To znaczy Ŝe w pierwszej kolejności program sprawdzi czy ten dokument nie ma księgowania ręcznego.

140 140 Ręczne księgowanie daje moŝliwość wprowadzenia dla danej sygnatury księgowej tak jakby polecenie księgowania i utworzyć dekret ręcznie patrz Polecanie księgowanie PK - wprowadzanie pozycji. Jeśli wprowadzimy pozycje do księgowania ręcznego to znaczy Ŝe nie chcemy aby program wykonywał automatyczne schemat księgowania i pola wpisane w dokumencie KONTO KOSZT[4..], KONTO KOSZT [5..] nie mają znaczenia bo program zaksięguje to co zostało wpisane w księgowaniu ręcznym. Jeśli w księgowaniu ręcznym nie będzie pozycji wykonuje się dekret z godnie ze schematem księgowym i danymi wprowadzonymi w polach KONTO KOSZT[4..], KONTO KOSZT [5..] uzupełniającymi schemat księgowy. Po wykonaniu dekretu program ustawi znacznik w polu DEKRET i zablokuje dokument przed modyfikacja. MoŜemy w kaŝdej chwili obejrzeć jak został dany dokument zaksięgowany w księdze handlowej naciskając przycisk PokaŜ dekret dokumentu. Jeśli mamy odpowiednie uprawnienia (parametr 3 logowania SZEF) i dany okres księgowy nie został juŝ zablokowany mamy moŝliwość cofnięcie dekretu Usuń dekret dokumentu co spowoduje Ŝe program skasuje dekret w księdze handlowej, zdejmie blokadę przed modyfikacją i będzie moŝna poprawić dane w dokumencie po czym wykonać nowy dekret z nowymi danymi. Oczywiście jeśli dokument nie jest zadekretowany moŝna go usunąć bezpowrotnie z rejestru VAT przyciskiem Usuń cały dokument z rejestru. Wydruki z rejestru VAT są dopasowywane do potrzeb uŝytkownika. Raporty z Rejestru sprzedaŝy VAT są przystosowane do wydruku na formacie A3 a poniŝej przedstawiono przykładowe wydruki Większość raportów wygląda podobnie zmieniają się w nich tylko dokumenty naleŝące lub nie do załoŝonego warunku np. z tego okresu podatkowego, czy przeniesione na inny okres. Specyficzny

141 141 natomiast jest report zestawienie zbiorcze gdzie na poszczególne rejestry i działy mamy wiele tabel z sumami na wszystkie warianty. PoniŜej przedstawiono przykład.

142 142

143 143 Środki Trwałe Wstęp Program Środki Trwałe słuŝy do rozliczania i zarządzania środkami trwałymi naleŝącymi do firmy. MoŜliwe jest umarzanie środków trwałych według wygenerowanych planów amortyzacji, przewartościowywanie środków a takŝe inne operacje. Wszystkie funkcjonalności zostaną opisane w poniŝszym dokumencie. Schemat systemu PoniŜszy schemat obrazuje idee działania modułu Środków Trwałych. Szczegóły zostaną omówione w dalszej części dokumentu. Moduł środków trwałych Aby dodać nowy środek trwały naleŝy wejść do modułu Środków Trwałych w systemie SF Sql. Jeśli na naszym koncie są przydzielone odpowiednie uprawnienia w menu głównym programu powinna znajdować się gałąź:

144 144 W celu dodania środka trwałego naleŝy wybrać opcję PokaŜ środki trwałe. Po jej wybraniu na ekranie pojawi się lista wszystkich grup środków trwałych zdefiniowanych w systemie. Dany środek trwały moŝe naleŝeć do jednej grupy. Grupy środków trwałych Grupy mogą być nazwami opisowymi zbiorów w które chcemy pogrupować wszystkie środki trwałe w firmie. MoŜliwe jest równieŝ nazywanie grup środków trwałych na podstawie ich numerów i nazw z Klasyfikacji Środków Trwałych. Decyzja, którą konwencję nazewnictwa przyjąć naleŝy do osoby obsługującej program. Przykładowy widok grup jest załączony poniŝej. Przy dodawaniu nowej grupy naleŝy podać jej nazwę. Nazwa ta moŝe być podana tylko przy zakładaniu nowej grupy i nie moŝe być zmieniana. Nie jest moŝliwe równieŝ kasowanie grupy jeśli zawiera ona w sobie jakieś środki trwałe. Po załoŝeniu grupy moŝemy przystąpić do dodawania środków trwałych. W menu bocznym moŝemy wyświetlić środki trwałe w zaznaczonej grupie w zaleŝności od metody jaka została zastosowana. Jest to więc filtr po polu metoda w środku trwałym. MoŜemy równieŝ zrezygnować z ograniczeń co do metody i przeglądania wszystkich środków w grupie. W większości przypadków korzystać będziemy właśnie z tej opcji.

145 145 Dodawanie środków trwałych Na ekranie pojawią się wszystkie środki w danej grupie. Z tego miejsca mamy wiele moŝliwości. MoŜemy generować plany amortyzacji (kaŝdy środek posiada swój plan amortyzacji), usuwać plany. MoŜna równieŝ dokonać likwidacji środka a takŝe wpisu o sprzedaŝy. Przy dodawaniu nowego środka trwałego naleŝy podać następujące pola:

146 146 NR pole generalne automatycznie. Jest o niepowtarzalny numer środka trwałego w ramach naszej firmy. Numer jest generowany według wzoru: ST/ROK/nr_kolejny, gdzie kolejny numer jest podawany przez uŝytkownika. Komputer kontroluje duplikację numerów. Nazwa pełna nazwa środka trwałego. Pole opisowe. Uwagi Pole dodatkowe z uwagami. MoŜna tam podać dodatkowe cechy środka. METODA metoda, jaka będzie stosowana w przypadku generowania środka trwałego. Mamy do wyboru: m. LINIOWA komputer automatycznie wygeneruje plan amortyzacji na podstawie kwoty i ilości miesięcy jakie podamy. KaŜdy z miesięcy otrzyma równą stawkę do zamortyzowania m. DEGRESYWNA - komputer wygeneruje plan amortyzacji podobnie jak w metodzie liniowej z tą róŝnicą, Ŝe początkowe stawki będą większe, a kolejne mniejsze. Procent amortyzacji będzie zmieniał się dynamicznie. m. INDYWIDUALNA- komputer wygeneruje plan amortyzacji jedynie na wyznaczony okres, ale na kaŝdy miesiąc przypisze stawkę 0.00zł, którą później będzie moŝna wyedytować ręcznie. STATUS Status środka trwałego. Statusy są nadawane automatycznie. MoŜliwe statusy to: N środek nowy, wlasnie dodany, w którym Ŝadna rata niezostała jeszcze umorzona. T- środek w trakcie umarzania, w którym co najmniej jedna rata została umorzona. U środek umorzony w którym wszystkie raty zostały umorzone. S środek sprzedany. Z środek zlikwidowany. SZABLON pole tylko do odczytu informuje czy środek trwały ma wygenerowany szablon (plan amortyzacji). Jeśli środek ma plan to nie jest moŝliwa jego edycja ani usuwanie. PRZYCZ. LIKWIDACJI przyczyna likwidacji środka. Jej podanie moŝliwe będzie po wybraniu odpowiedniej opcji w menu. NR. FABRYCZNY numer fabryczny środka. Pole informacyjne.

147 147 DATA ZAKUPU data zakupu środka trwałego DATA ROZP. Uś. data rozpoczęcie uŝytkowania środka trwałego. NR. EWIDENCYJNY numer ewidencyjny dodatkowy numer do identyfikacji środka w firmie. OSOBA ODPOW. osoba odpowiedzialna za środek trwały. Pole informacyjne. KONTO konto w planie kont na jakie mają być księgowane kwoty amortyzacji. Jest to relacja do planu kont w naszej firmie. STOPA PROC. stopa procentowa do zastosowania w obliczaniu rat amortyzacji. Jest to procent wynikający z przydzielenia do określonej grupy KŚT. WARTOŚĆ ZAKUPU - wartość z dokumentu zakupu (informacyjna) WARTOŚĆ POCZ. UMORZONA bardzo często zaczynamy pracę na programie mając juŝ w innym programie część wartości zakupu juŝ umorzoną wpisujemy tę wartość w tym polu a program z wzoru wartość= wartość zakupu - wartość pocz. umorzona wyliczy wartość całkowitą środka trwałego w chwili pierwszego wpisania go do programu WARTOŚĆ wartość całkowita środka trwałego bez potrącenia program wylicza ją automatycznie z wzoru wartość zakupu - wartość pocz. umorzona. STAWKA VAT, PROC. VAT stawka VAT uŝyta do rozliczania środka. KWOTA NIE AM. kwota jaka będzie odjęta od początkowej wartości środka przed rozpoczęciem generowania planu amortyzacji. Ta kwota nie będzie wliczana do amortyzacji. WART. ŚT wartość środka trwałego. Jest to kwota wartości pomniejszona o kwotę nie amortyzowaną. Właśnie ta kwota będzie rozbijana podczas generowania planu amortyzacji. Jest ona wyliczana automatycznie na podstawie poprzednich wartości. MIESIĘCY ilość miesięcy na jaką będzie generowany plan amortyzacji. Jest to najwaŝniejsza liczba, gdyŝ tak naprawdę ona determinuje ile będzie rat amortyzacji i jakiej będą one wartości. DATA ZAMORTY. data zamortyzowania środka trwałego. DODANO Data dodania środka trwałego DODAŁ osoba tworząca wpis.

148 148 Plan amortyzacji (szablon) Po dodaniu środka do systemu naleŝy wygenerować plan amortyzacji. Bez tego nie będzie moŝliwe ręczne dodawania wpisów a co za tym idzie równieŝ amortyzowanie środka. W celu wygenerowania rat amortyzacji naleŝy skorzystać z opcji generuj plan amortyzacji w menu bocznym. Po wygenerowaniu pozycji amortyzacji program automatycznie ustawi flagę szablonu w danym środku trwałym. Od tej pory nie jest moŝliwe edytowanie ani usuwanie środka. Wszelkie zmiany wartościowe muszą być dokonywane w samym planie amortyzacji. Po wygenerowaniu planu amortyzacji moŝemy podejrzeć jego pozycje. W karcie amortyzacji danego środka trwałego widzimy szereg informacji na temat tego środka. W górnej części okna oprócz nazwy i kwot wartościowych środka widnieje równieŝ aktualny stan zamortyzowania a takŝe kwota pozostała do amortyzacji. Plany amortyzacji są sercem modułu. Przy generowaniu planu są tworzone pozycje szablonowe. Nie są one jednak jeszcze nigdzie księgowane. Są to po prostu podpowiedzi o tym w jaki sposób naleŝy umarzać środek trwały. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie aby dodawać nowe pozycje czy edytować juŝ istniejące. Wpisy są posortowane nap odstawie okresów. Oznacza to, Ŝe w momencie dodawania nowego wpisu nie będzie on dodany na końcu tabeli, a pojawi się w odpowiednim miejscu jeśli chodzi o czas amortyzacji. Jeśli na dany okres mamy więc dwie pozycje amortyzacji to obie będą umorzone podczas dokonywania umorzenia na okres i obie te pozycje będą wpływały na aktualny stan amortyzacji danego środka trwałego. KaŜdy rekord planu amortyzacji zawiera następujące dane:

149 149 DO ŚRODKA dwojakiego środka trwałego wygenerowano ten plan amortyzacji. Jest to pole tylko do odczytu. NA OKRES na jaki okres będzie księgowana kwota umorzenia. To ta data zadecyduje w którym miesiącu w zestawieniu pokaŝe się ta pozycja amortyzacji. DO UMORZENIA Planowana kwota umorzenia. UMORZONO Kwota umorzona faktycznie. Jest to pole tylko do odczytu i kwota ta wpisywana jest w trakcie umarzania kwot w danym okresie. To na podstawie tych kwot wyliczany jest aktualny stan umorzenia środka. CZY UMORZONO blokada sprawdzająca czy dana pozycja amortyzacji została juŝ umorzona. Jeśli tak to nie jest moŝliwa jej edycja lub modyfikacja. OPIS opis operacji amortyzacji. W momencie generowania jest to po prostu amortyzacja za jakiś okres. Jednak przy dodawaniu nowej pozycji moŝemy wpisać tam dowolny opis dotyczący naszej operacji. TYP czy wpis został dodany automatycznie (wygenerowany) czy utworzony ręcznie przez uŝytkownika. MODYFIKOWAŁ czas modyfikacji oraz osoba modyfikująca [%] DO UMORZENIA Program wylicza jakim procentem całej kwoty jest aktualna kwota umorzenia. Usuwanie planu amortyzacji W menu środków trwałych moŝliwe jest równieŝ usunięcie planu amortyzacji. Zostaną skasowane wszystkie pozycje amortyzacji i moŝliwa będzie ponowna edycja środka lub jego usunięcie. Likwidacja środka Z menu środków moŝliwe jest równieŝ dokonanie likwidacji środka trwałego. Spowoduje to ustawienie statusu środka na Z oraz wpisanie odpowiedniej przyczyny likwidacji. Jest to moŝliwe nawet pod wygenerowaniu szablonu.

150 150 Po wybraniu opcji dokonaj likwidacji środka system poprosi o podanie przyczyny likwidacji środka po czym uzupełni odpowiednie dane w rekordzie środka. Sprzedaż środka Analogicznie wygląda sytuacja sprzedaŝy środka. Program ustawie status środka na S. Wystarczy więc tylko wybrać opcję Dokonaj sprzedaŝy środka. Jest to moŝliwe nawet pod wygenerowaniu szablonu. Umarzanie środków trwałych Wszystkie dotychczasowe operacje nie wpływały na stan umorzenia środków trwałych. Nadszedł jednak czas, aby rozpocząć miesięczne umarzanie środków. Tama moŝliwość jest z poziomu menu głównego za pomocą opcji Dokonaj umorzenia na okres. Po wybraniu tej opcji system poprosi nas o podanie okresu umorzenia a następnie będziemy musieli potwierdzić, Ŝe chcemy dokonać umorzenia na zadany okres. Po zaakceptowaniu okienka dialogowego system dokona umorzenia. Umorzenie polega na tym, Ŝe program zajrzy we wszystkie plany amortyzacji wszystkich środków trwałych. Wśród tych planów wyszuka pozycje na dany okres i podsumuje kwoty z tych okresów. Wszystkie pozycje spełniające warunek okresu zostaną zaznaczone jako umorzone i kwoty umorzenia zostaną uzupełnione automatycznie. Zaktualizowane zostaną teŝ faktycznie stany umorzenia środków. Po wykonaniu tych operacji program wyświetli podsumowanie.

151 151 WaŜne jest, aby wykonywać operację umorzenia przed drukowaniem zestawień. Jeśli zdarzy się, Ŝe nie dokonamy umorzenia na pewien okres nie będzie on brany pod uwagę podczas wydruku zestawienia do księgowania. Teraz po dokonaniu umorzenia moŝemy podejrzeć plany amortyzacji środków. KaŜdy z nich powinien mieć flagi w polu CZY UMORZONO ustawione na ptaszka i przepisane odpowiednie kwoty umorzenia. Jeśli dodaliśmy jakiś środek trwały po dokonaniu umorzenia na okres moŝliwe jest wykonanie umorzenie na ten sam okres jeszcze raz. System po prostu odświeŝy wszystkie kwoty i jednocześnie doda brakujące umorzenia. UWAGA: Tylko po tym dane w raportach będą aktualne! Zestawienie na okres Po umorzeniu danych na okres moŝliwe jest wygenerowanie zestawienie wszystkich rat umorzeń ze wszystkich środków trwałych w systemie. Program sprawdzi wszystkie plany kont kaŝdego środka i wybierze do raportu te pozycje, które są przypisane do wybranego przed raportem okresu. Na raporcie widnieje więc nazwa ŚT, opis operacji, konto na jakie powinniśmy zaksięgować kwotę oraz kwota do zaksięgowania. Przykładowy wydruk jest widoczny poniŝej. Wydruk zestawienia na okres, na konta Program umoŝliwia równieŝ zgrupowanie wpłat w sumy w obrębia danego konta do zaksięgowania. Po wybraniu odpowiedniej opcji w menu głównym (Wydruk zestawienia na okres, na konta) system dokona identycznej operacji jak w przypadku poprzednim. Jedyną róŝnicą będzie to, Ŝe pozycje poprzedniego raportu zostaną pogrupowane w ramach kant księgowych i kwoty zostaną zsumowane.

152 152 Na wynikowym raporcie widoczne więc będą gotowe sumy do zaksięgowania na odpowiednich kontach w ramach podanego przed raportem okresu. Przykładowy wydruk raportu jest widoczny poniŝej:

153 153 Raporty do intrastatu (eksport, import) Raport wyświetlający sprzedaż po KODACH TARIC (eksportowych kodach przypisanych po danego artykułu). Pozwala na analizę i wykonanie raportów statystycznych intrastat (lub podobnych) do jakiego kraju w jakiej ilości i w jakiej wadze zostały sprzedane towary. Program sumuje z faktur wszystkie pozycje z danego kodu TARIC, przy czym aby wszystko działało poprawnie muszą w słowniku towarów być wpisane kody taric dla wszystkich towarów eksportowych i to samo tyczy się wagi danego artykułu. Raport wyświetla sumy sprzedaŝy dla poszczególnych kodów taric dla wszystkich krajów wykrytych w fakturach. W przypadku kiedy nie uzupełnione zostaną dane o kodzie taric oraz wadze w słowniku towarów pola te będą puste i jedynie będziemy otrzymywać w raporcie sumy ilości tak jak przykładzie poniŝej. Oczywiście raport moŝemy wykonać z dowolnego okresu z danego roku obrotowego. Jeśli mamy w systemie wszystko uzupełnione w słoniku towarów otrzymamy poprawny raport bez pustych pozycji

154 154 Raport wyświetlający zakup po KODACH TARIC (importowych kodach przypisanych po danego artykułu). Pozwala na analizę i wykonanie raportów statystycznych ile z jakiego kraju i w jakiej wadze zostało zakupione (importowane), przy czym raport ten wykonywany jest z dokumentów magazynowych PZ ( Przychody zewnętrzne) jest identyczny jak raport intrastat sprzedaŝy opisany wyŝej i ma te same wymagania jedyna róŝnica to pobieranie danych z PZ a nie faktur sprzedaŝy. Środki pieniężne: kasy gotówkowe, konta bankowe W programie moŝna zdefiniować nieograniczoną ilość kas gotówkowych, w których będzie przyjmowana gotówka. Gotówka przyjmowane jest na poszczególnych kasach przez dokumenty typu Raporty Kasowe. Moduł księgowy moŝe zakładać nowe kasy i modyfikować istniejące przyciskami Insert, F4, Del.

155 155 Poszczególne pola jakie trzeba wypełnić to: SYMBOL pole, które jest identyfikatorem danej kasy (jednocześnie jest nazwą księgi pomocniczej księgi handlowej, tak aby moŝna było wydrukować wszystkie zaksięgowane operacje z tej kasy) moŝna je zmieniać dopóki nie dokonamy Ŝadnych operacji na tej kasie. Niedopuszczalna jest zmiana tego pole jeśli były jakieś zapisy w tej kasie. Pole symbol moŝe być tylko trzy znakowe. Pole OPIS moŝna zmieniać w dowolnej chwili jest to opis co to za kasa. Pole NUMER KONTA jest niepowtarzalnym numerem konta, na którym będą księgowane wszystkie operacja z tej kasy. Pole to nie moŝna modyfikować jeśli były juŝ jakieś operacje na tym koncie księgowane. Pole WALUTA jest polem mówiącym w jakiej walucie przyjmowane są środki w tej kasie. Czyli czy dana kasa jest jedno walutowa. W przypadku wersji wielowalutowej program zawsze księguje w PLN (po przeliczeniu z kursu) i dodatkowo w oryginalnej walucie czyli księga ma 4 kolumny Dt PLN, Ct PLN, Dt WALUTA, Ct WALUTA. Pole SALADO pokazuje ile środków pienięŝnych jest w danej kasie, przy czym jest aktualne dopiero po naciśnięciu przycisku Wyświetl, oblicz aktualne salda. Po zdefiniowaniu kas wpłaty i wypłaty rejestrujemy poprzez dokument o nazwie Raport kasowy a dostęp do tych dokumentów mamy poprzez naciśniecie przycisku RAPORTY / WYCIAGI z prawej strony menu. Oczywiście kaŝda kasa ma własne raporty kasowe.

156 156 Raporty kasowe są numerowane względem danego roku od jednego ale w danej chwili na liście widzimy tylko te numery raportów, które powstały w danym miesiącu, księgowość loguje się na dany okres np. 11/2006 i zobaczy tylko raporty z tego okresu czyli raporty poprzednie wymagają zmiany na inny okres np. 10/2006. Raporty kasowe mogą dotyczyć wielu dni a nie mogą mieć wpisów z dwóch miesięcy, czyli na początku kaŝdego miesiąca trzeba otworzyć nowy raport kasowy. Wygodnie jest tworzyć jeden raport kasowy na dzień czyli w miesiącu na danej kasie będzie tyle raportów kasowych ile dni roboczych ale nic nie stoi na przeszkodzie aby pracować na tygodniowym lub miesięcznym raporcie kasowym. Tworzenie nowego raportu kasowego odbywa się przez naciśniecie przycisku Nowy RAPORT KASOWY. Po naciśnięciu, którego program wyświetli okienko z kolejnym numerem raportu i poprosi o jego potwierdzenie (raporty liczone są od jednego). Następnie program wyświetli okienko z aktualnym saldem po stronie WN z poprzedniego raportu kasowego. Jeśli wcześniej nie było salda to wpisujemy z ręki takie jakie powinno być. Później z zapyta się o to samo ale po stronie MA. Po czym program zapyta się od jakiego dnia ma rozpocząć się ten raport. NaleŜy na tę datę szczególnie zwrócić uwagę zwłaszcza jak płatności nie są rejestrowane na bieŝąco tylko uzupełniane po jakimś czasie. Program jako dzień startowy dla raportu proponuje datę systemową z komputera jeśli nie poprawnie ustawimy datę program dany raport zakwalifikuje do takiego miesiąca z jakiego jest ta data a więc jeśli będziemy np. 1 grudnie wpisywać raport z 29 listopada to jeśli nie zmienimy daty przy tworzeniu raportu na listopad to utworzy on się w grudniu. Usuniecie raportu kasowego jest moŝliwe tylko jeśli w nim nie ma Ŝadnych wpisów (wpłat, wypłat), czyli Ŝeby usunąć raport kasowy trzeba skasować wszystkie jego pozycje. Po skończeniu wpisów w raport kasowy, w którym juŝ nic nie będziemy modyfikować naleŝy go wydrukować przyciskiem Podgląd Wydruk. Przykładowy wygląd wydruku raportu jest poniŝej

157 157 Wpisy wpłat i wypłat z danego raportu kasowego są dostępne pod przyciskiem Zawartość / pozycje. Po naciśnięciu, których program wyświetli wszystkie operacje w tym raporcie kasowym. Numeracja poszczególnych dokumentów KP (kasa przyjmie), KW (kasa wyda) jest dla kaŝdego raportu kasowego od 1-dynki. Aby wprowadzić nową pozycję do raportu naciskamy przycisk Insert. Poszczególne pola dla pojedynczego wpisu operacji (dla kasy wielowalutowej) zestawione są poniŝej

158 158 Wpis nowej pozycji po wyborze klawisza Insert zaczynamy od naciśnięcia na polu TYP program wyświetli pytanie czy to będzie pozycje przychodowa czy rozchodowa. Po wyborze typu program wyświetli jaki powinien być kolejny numer tego typu dokumentu. Program po potwierdzeniu automatycznie wprowadzi numer tego dokumentu do pola SYMBOL DOK. Np. KP 3. Następnie po kolei w wypełniamy pola, w przypadku pola PERSON/FIRMA program pozwoli przeszukać bazę kontrahentów (baza kontrahentów jest wspólna zawiera w sobie zarówno dostawców,odbiorców jak i pracowników). Po wyborze kontrahenta, którego dotyczy płatność naciskamy na polu RODZAJ po którym wyświetli się słownik operacji jakie są moŝliwe dla tego typu dokumentu.

159 159 Dla kaŝdego typu dokumentu czyli KP, KW, BP (bank przyjmie), BW (bank wyda) księgowa buduje słownik jakie operacje są dostępne dla operatora kasy. Słonik ten pozwala pracować na nazwach i nie trzeba pamiętać numerów kont księgowych są one przyporządkowane do nazwy operacji (zdarzenia księgowego). Czyli operacje w kasie mogą wykonywać osoby nie posiadające wiedzy księgowej jeśli księgowa przygotuje dla nich odpowiedni słownik operacyjny. Konta księgowe pobrane ze słonika, które w swoim członie posiadają XXXXX są automatycznie zastępowane numerem analitycznym konta rozrachunkowego kontrahenta i wyświetlane na ekranie w polu NA KONTO. W nowszych wersjach programu pojawia się pole DODAJ KSIĘGOWANIA, w którym do dekretu moŝna dodawać automatyczne schematy księgowe np. księgowanie prowizji oprócz konta kasy i 4.. czasami trzeba zaksięgować na 5.. i 490 i ten dodatków dekret przypisać aby wykonywał się automatycznie. Zobacz opis Słownika automatycznych zdarzeń księgowych Kolejnym polem do wypełnienia jest DO DOK. Do jakiego dokumentu tyczy się ta wpłata (wypłata). Po naciśnięciu na to pole program wyświetli okienko z wyborem Wybieramy Do faktury jeśli faktura, której dotyczy płatność była zarejestrowana u nas w systemie jako naleŝność lub zobowiązanie. Jeśli wybierzemy Do zamówienia program wyświetli zamówienia danego kontrahenta i pozwoli odnaleźć to z odpowiednim numerem. Natomiast wpis z ręki pozwala wpisać dowolny numer dokumentu. W przypadku wyboru Do faktury program wyświetli rozrachunek (naleŝności lub zobowiązania ) z nierozliczonymi dokumentami i pozwoli wybrać odpowiedni dokument.

160 160 wybierając odpowiedni dokument program zaproponuje całą kwotę jaka była do rozliczenia na dokumencie ale jeśli kwota wpłacana w kasie jest inna poprawiamy ją na taką jak naprawdę wpłaca klient. Jeśli natomiast w rozrachunkach nie ma takiej faktury, której dotyczy operacja to wybieramy dowolną pozycję z rozrachunku, moŝe być nawet pusta i po wyborze program pozwoli nam zmienić zarówno kwotę jak i wybrać do dokumentu z ręki i wprowadzić jego numer. W przypadku kiedy wpłata dotyczy wielu pozycji np. wielu faktur postępujemy inaczej. W polu do dokumentu wpisujemy z ręki WIELE i nie wprowadzamy Ŝadnej koty. Zapamiętujemy klawiszem F2 taki pusty bez kwot wpis w raport kasowy. Następnie naciskamy przycisk podpozycje dokumentu edycja i wyświetli się tabelka, w której będziemy mogli rozbić tę wpłatę na wiele dokumentów Przykładowy wydruk dokumentu kasowego

161 161 Na wydruku widać tabelkę z dokumentami rozliczonymi tą wpłatą. W przypadku kasy wielowalutowej kaŝda operacja jest w PLN i danej walucie z informacją o kursie danej waluty z wybranego dnia. Przy czym wprowadzenie wartości w pola walutowe automatycznie przelicza po kursie w polach PLN i odwrotnie. Jeśli natomiast dana operacja jest tylko w PLN kurs waluty z dnia trzeba wpisać o wartości Księgowanie raportów kasowych Księgowanie wpisów w raporcie kasowym obywa się automatycznie poprzez opcje dostępne w menu raportu kasowego KaŜdą pozycję w raporcie kasowym księgujemy osobno przez naciśniecie przycisku Wykonaj dekret dokumentu. Program automatycznie wykona dekret i zaznaczy Ŝe dokument został zaksięgowany. Po zaksięgowaniu dokument zostaje zablokowany przed modyfikacją. Jeśli jednak chcemy zmodyfikować

162 162 dane naleŝy najpierw oddekretować dokument i naciskając przycisk Usuń dekret dokumentu. W kaŝdej chwili moŝemy zobaczyć jak dany dokument został zaksięgowany w księdze naciskając przycisk PokaŜ dekret dokumentu. Program wykonuje dekret pozycji raportu kasowego poprzez księgowanie dwustronne po jednej stronie konto przypisane do kasy a po drugiej stronie wybrane konto z pozycji raportu kasowego. Wpisów w księgę handlową jest tyle ilu dokumentów dotyczyła dana transakcja. Przykładowy dekret automatyczny dokumentu kasowego Po wykonaniu dekretu automatycznego jeśli jest taka potrzeba moŝna skorygować cały dekret wpisu w księgę handlową. PoniewaŜ rozrachunek w systemie SFSQL jest prowadzony poprzez analizę wpisów w księgę handlową dotyczących kont rozrachunkowych oznacza to, Ŝe dokument i płatności z nim związane pojawią się dopiero w rozrachunku kiedy zostaną zaksięgowane. Czyli wpisanie płatności w raporcie kasowym nie zostanie ujęte w rozrachunkach (naleŝnościach i zobowiązaniach) jeśli dokumentu nie zaksięgujemy. Przed kreowaniem nowego raportu kasowego naleŝy sprawdzić czy wszystkie pozycje zostały zaksięgowane. Program automatycznie potrafi sprawdzić czy cały raport kasowy jest zaksięgowany w księdze handlowej. Naciskając przycisk Raport informacyjny program wyświetli sumy zaksięgowane w księdze handlowej i sumy obrotów z raportu kasowego jeśli nie są takie same to znaczy, Ŝe nie wszystko zostało zaksięgowane.

163 163 Rejestracja wyciągów bankowych działają dokładnie tak jak kasy gotówkowe zmienia się tylko nazwa zamiast raportu kasowego dokument przyjmuje nazwę WYCIĄG BANKOWY a operacje to BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda) zmienia się równieŝ numeracja tych dokumentów, która jest w ramach danego wyciągu.

164 164 Zlecenia od odbiorców Moduł zamówień od odbiorców jest najbardziej modyfikowanym modułem przy wdroŝeniu na zamówienie poniewaŝ zupełnie inne pola i reguły ma fabryka okien, inne fabryka butów a jeszcze inne drukarnie. PoniŜej przedstawiono opis najbardziej standardowy. System zamówień od odbiorców moŝna podzielić na rodzaje i dla tego dla przykładu pokazany zostanie podział na produkty finalne F i identycznie obsługiwany system zamówień np. na części C. Zaczynamy od wpisania zamówienia do systemu wchodząc w menu ZAMÓWIENIA OD ODBIORCÓW -> Wszystkie program zapyta się o zakres dat jakie zamówienia ma wyświetlić (domyślnie 30 dni wstecz) Po podaniu zakresu wyświetlone zostaną zlecenia od dostawców, które wpłynęły w zadanym okresie. Naciskamy przycisk INSERT i wprowadzamy nowe zlecanie

165 165 Tworząc nowe zamówienie wypełniamy (mając odpowiednie uprawnienia moduł DH) : kiedy przesłano do nas to zlecanie, kto jest płatnikiem (KLIENT FAKTURA ) za wykonane zlecanie. Przy czym moŝe być inny podmiot zamawiającym a inny płatnikiem dlatego mamy jeszcze pole ZAMAWIAJĄCY gdzie ze słownika kontrahentów (patrz Słownik kontrahentów) moŝna wybrać dowolnego innego kontrahenta. Pozostałe pola: AKCEPTACJA DO FV, WALUTA, WALUTA Z DNIA, WALUTA KURS, VAT%, FORMA ZAPŁATY są polami informacyjnymi to znaczy, Ŝe wpisujemy jest po to aby w przyszłości ktoś mógł na podstawie tych pól wystawić fakturę są to pola umówione z klientem w jaki sposób się rozliczymy za zlecanie. Przy czym pole AKCEPTACJA DO FV. Jest polem uprzywilejowanym i ustawić je moŝe tylko uprawniony handlowiec i merytorycznie oznacza, Ŝe dane wpisane powyŝej jak i pozycje zlecenia są sprawdzone i moŝne na ich podstawie wystawiać fakturę. Pole HANDLOWIEC (autobaza ) wybieramy handlowca odpowiedzialnego za dane zlecenie. NR ZAMÓWIENIA - pole określające kolejny numer zamówienia np. ZAM/0009/09/F program zlicza zamówienia i przy kaŝdym nowym wpisanym zleceniu generuje o jeden wyŝszy, przy czym jeśli zostanie wpisany numer nie kolejny ale wyŝszy od faktycznego, program będzie zliczał od niego, czyli reguła jest taka Ŝe program w ramach roku dodaje przy nowym zleceniu plus jeden do najwyŝszego wykrytego numeru. Oczywiście jeśli wykasowaliśmy jakiś zlecanie i mamy dziurę w numeracji to moŝemy wpisać ten numer program tylko sprawdzi czy wpisany numer na pewno nie istnieje (nie jest duplikowany) i pozwoli go utworzyć. NR ZAM. KLIENT - numer informacyjny pod jakim klienta chciałby u nas mieć to zlecanie TERMIN REALIZACJI - umowny termin z klientem na kiedy chcemy zrealizować dane zlecanie Pozostałe pola nagłówka zlecania wypełniają się automatycznie koto i kiedy wpisał nagłówek zlecenia. Pole czy są uwagi do zlecenia wypełnia się automatycznie jak tylko pojawi się w tabeli uwag chociaŝ jedna uwaga do zlecenia. Podobnie wartość netto wyliczy się automatycznie po wpisaniu lub modyfikacji pozycji zlecanie.

166 166 Kolejnym etapem jest wpisanie pozycji do zamówienia moŝliwość tą uzyskujemy naciskając przycisk Pozycje zamówienia.

167 167 Wpis nowej pozycji na zamówieniu uzyskujemy przyciskiem INSERT. Większość pól wypełnia się automatycznie z nagłówka zamówienia. Pierwszym krokiem jest wybór w polu INDEKS o jaki artykuł nam chodzi, czyli ze słownika towarów wybieramy konkretny artykuł. Program przekopiuje informacje o tym artykule do pól pozycji zamówienia INDEKS, NAZWĘ, JM (jednostkę miary) i DOSTAWCĘ oraz cenę. Oczywiście jeśli cena nam nie odpowiada moŝemy ją zmienić jak równieŝ moŝemy zastosować rabat. PoniewaŜ proces realizacji zamówienia wiąŝe się róŝnymi etapami dlatego w programie dla kaŝdej pozycji zostały przewidziane pola informacyjne o poszczególnych etapach. Pól tych najczęściej nie wypełniamy wypełniają się one automatycznie kiedy dna pozycje przejdzie z jednego etapu na drugi. MoŜna analizować te pola pomocnicze ale aby szybciej określić stan pozycji wprowadzone zostało pole STATUS, które literą określa w jakim etapie jest ta pozycja. PoniewaŜ podczas róŝnych etapów potrzebujemy róŝne uwagi dotyczące tej pozycji stąd moŝliwości ich wpisania. UWAGA WEWNĘTRZNA - uwaga nie pojawia się na oficjalnych wydrukach, pozwala wewnątrz firmy poinformować wszystkich o nietypowych ustaleniach dotyczących tej pozycji DATA ODBIORU OD DOSTAWCY - wpisujemy kiedy dostawca ma nam dostarczyć dany towar (automatycznie moŝe być modyfikowane przy forecast i zamówieniu do dostawcy) UWAGI DOSTAWCA - pole drukowane tylko na zamówieniu do dostawcy patrz ( zamówienia do dostawcy) UWAGI FORECAST - pole drukowane tylko na specyfikacjach dostawy - forecast patrz ( zamówienia do dostawcy forecast) Pozostałe pola nie moŝna wpisywać są one wprowadzane przez program podczas kolejnych etapów w jakich znajduje się pozycja zlecania. Menu pozycji zlecania jest dosyć rozbudowane i pozwala

168 168 manipulować stanem danej pozycji. Po wpisaniu pozycji zlecenia ma ona status N oznacza to nowe zlecenie, z którym nie podjęto jeszcze decyzji co robimy. Po wpisaniu jeśli tego wymaga polityka firmy moŝe nastąpić etap zatwierdzania. Etap ten moŝe ale nie musi nastąpić poniewaŝ podczas tego etapu program zapamiętuje osoby zatwierdzające z data i godziną kiedy to zrobiły, ale brak akceptacja nie blokuje dalszych etapów a jedynie stanowi podstawę do wykonanie kolejnego etapu dla osoby, która ma go wykonać. Przewidziano w programie dwie osoby akceptujące odpowiednie przyciski w menu Zatwierdzam HANDLOWIEC i Zatwierdzam KIEROWNIK. Przy czym aby taka osoba mogła być kierownikiem lub handlowcem, musi mieć w parametrze 3 logowania ustawione odpowiednie znaczniki mówiące Ŝe ma takie uprawnienia. Dla handlowca musi być duŝa literak H, dla kierownika duŝa literaka K, natomiast dla wszystkich operacji anulowania literką A. Oczywiście moŝe być zdefiniowany super uŝytkownik, który ma KHA. Zatwierdzenie spowoduje, Ŝe odpowiednio w polach ZATW. HANDLOWIEC, ZATW KIEROWNIK pojawią się informacje kto i kiedy. W przypadku anulowania pozycji status zlecania zmieni się na A a pole ANULOWAŁ będzie zawierało informacje jaki uŝytkownik i kiedy anulował tę pozycje zlecanie. Jeśli wpisywanie pozycji nie wykonuje ta sama osoba co podejmuje decyzje jak realizujemy dane zamówienie to etap wpisu się kończy a zaczyna się etap podejmowania decyzji. Aby osoba, podejmująca decyzje nie musiała przechodzić po róŝnych zleceniach przewidziano w programie specjalny widok, w którym pojawiają się wszystkie pozycje z wielu zleceń ze statusem N, czyli takie dla których nie podjęto jeszcze decyzji. Jest on dostępny z głównego menu Pozycje DO ZAPLANOWANIA. Ale jeśli osoba wpisująca od razu podejmuje decyzje to nic nie stoi na przeszkodzie i moŝna to od razu wykonać zmianę statusu będąc w pozycjach zleceniu. Pierwszym krokiem pomocnym przy podjęciu decyzji jest naciśnięcie przycisku Informacja o stanie tego artykułu, pojawi się widok przedstawiony poniŝej gdzie program poinformuje nas co

169 169 wykrył w róŝnych etapach o tym artykule, ile jest tego artykułu aktualnie na bieŝącym magazynie ile w rezerwacjach i róŝnice czyli magazyn minus rezerwacje (stan). UŜytkownik podejmuje decyzje czy zamawiamy ten artykuł u dostawcy czy rezerwujemy na magazynie ze stanu magazynowego. Jeśli chcemy zabrać ze stanu wykonujemy rezerwacje przyciskiem Wykonaj rezerwacje na magazynie... (patrz Rezerwacje magazynowe). Przed rezerwacją mamy moŝliwość wyświetlenia równieŝ przyciskiem PokaŜ aktualne rezerwacje na tym indeksie co i kto do jakiego zlecania zarezerwował taki artykuł (patrz Rezerwacje magazynowe). Wykonując rezerwacje program zapyta się o opis dla rezerwacji (dowolny tekst) zrobi wpis rezerwacyjny aby magazynier wiedział, do jakiego zamówienia i ile ma zarezerwowane. Po tej operacji status zlecania zmienia się na R a w polu NR REZERWACJI w pozycji zlecania pojawi się wpis NUMER ZLECANIA : ID POZYCJI czyli numerem rezerwacji na magazynie. Na tym etapie kończy się wpis do zamówienia a pozostałe etapy wypełniają poszczególne pola jeśli miały miejsce takie zdarzenia. Czyli jeśli teraz pozostałe pozycje chcemy zamówić u dostawcy to wykonujemy zamówienie do dostawcy (patrz Zamówienia do dostawców). Po zamówieniu automatycznie pojawi się w zleceniu w polu NR ZAM DOST numer zamówienia do dostawcy, na którym zostało to umieszczone a status automatycznie zmieni się na D. W kolejnym etapie jeśli do zamówienia dostawcy wymagany jest wcześniej forecast - specyfikacja dostawy to pola FORECAST automatycznie wypełni się numerem forecastu, na którym ta pozycja została ujęta. Jeśli dany artykuł zostanie dostarczony przez dostawcę to przy budowaniu PZ w magazynie program automatycznie zaznaczy, na którym dokumencie PZ to przyjechało i zmieni się status na M, co oznacza Ŝe towar od dostawcy dotarł i jest na magazynie a w polu NR PZ pojawi się numer dokumentu PZ (przychód magazynowy) (patrz Gospodarka magazynowa - przychód zewnętrzny). Ostatnim oczkiem zamykającym prace z pozycjami zleceń jest wykonanie specyfikacji wydania tego towaru i po wykonaniu specyfikacji w polu NR SPEC, pojawi się informacja na jakiej specyfikacji ten towar został wydany (patrz Specyfikacje wydania). W momencie wystawienia specyfikacji program automatycznie zabiera daną pozycje ze zbioru raportu menu główne Pozycje w realizacji. Jeśli natomiast nie wymagana jest specyfikacja do niektórych pozycji zlecania lub chcemy mieć pełną informacje, Ŝe dana pozycje jest juŝ całkowicie zrealizowana to osoba zamykająca całe zlecanie (np. magazynier) ustawia opcją Ustaw status na K (koniec, u klienta, zakończono). Spowoduje to Ŝe status zmienia się na K, a w polu STATUS ZREALIZOWANE pojawi się koto i kiedy dokonał zamknięcia danej pozycji. Tylko osoby ze znacznikiem logowania 'M' w trzecim parametrze mogą ten status ustawiać. Ostatnim bardzo waŝnym tematem jest przechodzenie poprzez etapy róŝnej ilości asortymentu niŝ w pozycji zlecania. Aby rozbijać ilości w pozycjach przygotowano w programie specjalny przycisk Rozbij pozycje. Po rozbiciu otrzymujemy dwie pozycje, których suma w polu ILOŚĆ jest taka jak przed rozbiciem co powoduje Ŝe np. mając 5 sztuk chcemy 3 sztyki pobrać z magazynu i wykonać rezerwacje a dwie sztuki na zamówienie do dostawcy. Rozbijamy na 3 i 2 i mając dwie niezaleŝne pozycje moŝemy juŝ je przydzielać do róŝnych etapów.

170 170 Przykładowy wydruk zlecania

171 171 Specyfikacje wydania W niektórych wersjach programu wdraŝane są specyfikacje wydania. Jest to dokument powiązany z systemem zamówień na podstawie, którego magazyn ma wysłać lub przyjąć towar. Taki sposób pracy jest jak najbardziej poprawny poniewaŝ dokument magazynowy powinien powstawać u magazyniera na magazynie, który odpowiada za stany magazynowe materialnie. Dlatego pomiędzy zamówieniem od klienta a fizycznym wydaniem z magazynu często pojawia się dokumenty specyfikacji wydania czy zwrotu. Sens tych dokumentów jest jeszcze taki, Ŝe zlecenie moŝe być realizowane etapami i właśnie specyfikacja zawiera informacje co teraz wysłać czy przyjąć na magazyn jak równieŝ moŝliwość kompletacji pewnych dodatków, które wynikają z zamówienia np. ktoś zamówi agregat chłodniczy ale do tego agregatu w jego przypadku musi być jeszcze masę innych dodatków (nietypowe złącza w aucie, zestaw montaŝowy do tego typu auta itp.) o tym wie technolog czy handlowiec ale nie ma obowiązku wiedzieć magazynier i specyfikacja jednoznacznie określi co trzeba wydać z magazynu. Dokument specyfikacji fizycznie nie ma Ŝadnego połączenia z magazynem, nie wpływa na jego stan to magazynier na jego podstawie utworzy odpowiednie dokumenty magazynowe. W chodząc w bazę specyfikacji moŝemy je oczywiście odpowiednio przeszukiwać po numerze specyfikacji, po zamówieniu czy nazwie klienta. Ogólnie zasady wystawienia dokumentu specyfikacji wydania nie róŝnią się od specyfikacji zwrotu jedyna róŝnica jest w tym Ŝe w specyfikacji zwrotu trzeba wybrać w polu ZWROT DO SPECYFIKACJI do jakiej specyfikacji był zwrot a to spowoduje Ŝe pozycje specyfikacji mogą być tylko z pozycji specyfikacji wydania a w przypadku specyfikacji wydania tylko ze zlecania. Czyli domyślnie system jest zablokowany i w przypadku jeśli nie ma zlecania to nie moŝna zbudować specyfikacji najpierw trzeba wpisać w system zlecanie na podstawie, którego ma być wykonana specyfikacja. I równieŝ zwroty mogą być tylko do czegoś co wydaliśmy czyli do specyfikacji wydania. Przykładowe pola nagłówka specyfikacji:

172 172 Pełny numer : kolejny numer SWT globalny w ramach całego roku. Podczas wpisu program zaproponuje pierwszy wolny kolejny numer. Jeśli jednak w czasie wpisywania ktoś będzie szybszy i pod tym numerem w sieci zapisze swój dokument dostaniemy podczas zapisu F2 komunikat, Ŝe taki numer juŝ istnieje. NaleŜy wtedy jeszcze raz najechać i wybrać pełny numer program namierzy pierwszy kolejny i dopiero F2. Opis zlecania: autobaza firma sama wprowadza czego dotyczy specyfikacja (ogólnie), sami budujemy bazę wyboru Do oddziału: specyfikacje mogą być wystawiane globalnie z jednego miejsca i mogą być kierowane do oddziałów naszej firmy które mają to wykonać, tu wybieramy który oddział. Dla systemów zintegrowanych oddział automatycznie zobaczy u siebie tą wystawioną specyfikację (pozostałych nie widzi) Zwrot do spec.: Pole wypełniane tylko dla specyfikacji ZWROTU i pozwala przypisać specyfikacje wydania, do której chcemy wykonać zwrot. Kontrahent, Klient ID, Nazwa kontrahenta, NIP, adres: Do kogo kierowane jest wydanie zwrot, pobieramy ze słownika kontrahentów. Adres dostawy: PoniewaŜ w polach wyŝej jest nazwa i adres kontrahenta oficjalna a zupełnie gdzie indziej trzeba dostarczyć artykuły stąd modyfikowane pole adres dostawy.

173 173 Dotyczy zamówienia: konieczne do wypełnienia poniewaŝ nie ma moŝliwości zbudowania specyfikacji bez zamówienia od klienta (zlecenia). Po wyborze pojawia się wyszukiwanie zlecanie wśród zleceń danego kontrahenta. Przewoźnik, Opłaca, Nr listu przew: kto dostarcza artykuły (firma kurierska itp.) i płaci za dostarczenie. Pewna pola po wysłaniu uzupełnia magazynier podając numer listu przewozowego, wagę, ilość paczek(opakowań), datę wydania i w razie potrzeby wymiary. Załączone dokumenty: jest to lista kilku pól, które charakteryzują jakie dokumenty naleŝy dołączyć do wysyłki FORM. GWARAN. (formularz gwarancyjny ), INST. OBSŁ.(Instrukcje obsługi), LISTA SS (Lista stacji serwisowych, punktów naprawczych ) i w polu INNE DOK. moŝemy wpisać dowolny inny dokument, który naleŝy załączyć. Po wprowadzeniu danych do nagłówka specyfikacji przychodzi kolej na wprowadzenie artykułów jakie mają zostać wydane lub zwrócone i w menu specyfikacji wybieramy opcję Pozycje specyfikacji. Pozycje specyfikacji i w zaleŝności od rodzaju czy jest to wydanie czy zwrot mamy dostępne dwie opcje w menu. Jeśli wybierzemy opcje menu SWT - pobierz pozycje z zamówienia, program wyświetli wszystkie pozycje zlecenia (o numerze wprowadzonym w nagłówku specyfikacji), które nie były przydzielone do Ŝadnej specyfikacji (czyli nie mają przypisanego numeru specyfikacji) i nie były anulowane. Po wyborze, zaznaczeniu, o które pozycje nam chodzi naciskamy Przydziel zaznaczone pozycje do specyfikacji i automatycznie zostaną one przekopiowane do specyfikacji a w pozycjach zleceń zostanie automatycznie uzupełnione pole NR SPEC numerem danej specyfikacji (co spowoduje, Ŝe nie będzie juŝ moŝna wybrać tej pozycji na inną specyfikację i jednocześnie osoba przeglądająca zlecania wie równieŝ, którą specyfikacją towar został

174 174 wysłany). MoŜemy oczywiście (jeśli nie została jeszcze wysłana do realizacji) usunąć w specyfikacji pozycję co spowoduje, Ŝe program wykasuje związany z nią wpis NR SPEC w pozycji zleceń i będzie moŝna ją powtórnie wysłać inną specyfikacją. Nie moŝna dopisywać nowych pozycji nie pochodzących z zamówień od odbiorców. Jeśli mamy coś na magazynie nie przypisane nikomu jako stan i chcemy teraz to wysłać i przypisać do kontrahenta to najpierw musimy wpisać do systemu zlecanie, Ŝe taki klient zamawia dany artykuł i dopiero wystawić specyfikację wydania do tego zlecania. Podczas przenoszenia pozycji ze zlecania program nie pyta się ile danego asortymentu przenieść na specyfikację zawsze przenoś tyle ile było wpisane w zamówieniu w danej pozycji aby moŝna było przenosić róŝne ilości, czyli kilka sztuk zostawić i nie wysyłać a kilka wysyłać trzeba uŝyć z menu opcji Rozbij pozycje, która w zlecaniu rozbije pozycje na dwie pozycje o róŝnych ilościach (których suma da ilość z przed rozbicia) i dopiero w tedy pobrać do specyfikacji (patrz Zamówienia od odbiorców) Natomiast w przypadku specyfikacji zwrotu program pozwala pobrać tylko pozycje z wpisanej do nagłówka SPECYFIKACJI w polu Zwrot do spec. Przy tej operacji program automatycznie czyści pole NR SPEC w pozycjach zlecania na podstawie, którego była zrobiona specyfikacja wydania. Czyli towar wraca w zleceniach do powtórnego uŝycia w specyfikacji wydania. Pola w specyfikacji są standardowe jak w zlecaniu, natomiast mamy to moŝliwość uzupełniania informacji o danym artykule. NR SERYJNY - jeśli jest wymagany

175 175 oraz pięć pól dotyczących karty gwarancyjnej na dany produkt, pola te stanowią później bazę do wyszukiwania po numerze seryjnym danych o gwarancji

176 176 Zamówienia do dostawców Zamówienia do dostawcy podzielone są na typy wynika to z tego, Ŝe w ramach tej samej firmy moŝna zamawiać od tego samego dostawcy merytorycznie róŝne elementy. Czyli np. samochody zamawia jedna osoba ale części do nich juŝ inna i wtedy otrzymujemy dwa typy zamówień np. oznaczone F elementy finalne C- części. TYP zlecania musi pokrywać się z typem zamówienia do dostawcy. Wymusza to rozbijanie zleceń od klientów na takie typy jakie przewidziano w zamówieniach do dostawców czyli np F - finalne, C - częściowe. W chodząc do rejestru zamówień automatycznie widzimy ten typ zamówień jaki wybraliśmy z MENU, np. F zamówienia finalne. Zakładając nowe zamówienie do dostawcy (przycisk INSERT) określamy dostawcę i datę na kiedy chcemy aby dany asortyment do nas dotarł. Automatycznie naciskając na polu NUMER program generuje kolejny numer w ramach tego kontrahenta i bieŝącego roku. Ogromnie waŝnym polem jest pole DOSTAWCA, poniewaŝ program przy zaciąganiu pozycji z zamówień od odbiorców pokaŝe tylko te, które mają w pozycji zamówienia wpisane, Ŝe dostawcą jest właśnie ten kontrahent. Pole dostawca w fazie wypisywania zamówienia od odbiorcy jest domyślnie pobierane z rejestru towarów i 'wędruje' na pozycje zamówienia od odbiorcy automatycznie przy czym operator moŝe w zamówieniu zmienić dostawcę danego asortymentu na poprawnego. Tak naprawdę program nie ma osobnych pozycji na zamówieniu do dostawcy a tylko odpowiednio przypisane pozycje z zamówień od odbiorców stanowią pozycje zamówienia do dostawcy. Czyli nie moŝna nic zamówień u dostawcy co nie ma zamówienia w systemie zamówień od odbiorców. Jeśli chcemy coś zamówić np. na magazyn to naleŝy wpisać w systemie zamówień od odbiorców zamówienie gdzie zamawiającym będzie nasza własna firma. Pozycjami zamówienia do dostawcy są tak naprawdę odpowiednio powiązane pozycja z zamówień od odbiorców i opis poszczególnych pól naleŝy szukać w opisie zamówień od odbiorców. Do takiego zamówienia do dostawcy moŝna tak długo dodawać pozycji z zamówień od odbiorców aŝ nie naciśniemy przycisku Ustaw zamówiono wysłano do dostawcy, po tym przycisku pole ZAMÓWIONO zmieni znacznik i zablokuje ten dokument przed modyfikacją. W kaŝdej chwili moŝemy wydrukować jak i wyświetlić pozycje zamówienia wchodząc w opcje Wyświetl pozycje zamówienia. do dostawcy

177 177 Widok pozycji zamówienia do dostawcy tak naprawdę wyświetla pozycje ze zleceń od odbiorcy z wszystkimi polami jakie tam występują. Polem, które decyduje czy dane pozycja ze zleceń naleŝy do zamówienia jest pole NR_ZAM_DO_ZOST, w którym przypisana jest informacja do jakiego zamówienia do dostawcy została przydzielona. Aby dodać pozycje do zamówienia do dostawcy naciskamy przycisk Dodaj pozycje do zamówienia, program wyświetli wszystkie pozycje z zamówień, które nie są w innym zamówieniu do dostawcy ani nie są zarezerwowane na magazynie czyli mają status 'N'. Oczywiście widzimy tylko te pozycje, które mają w zamówieniach, Ŝe dostarcza je ten dostawca. Z prawej strony menu widzimy przycisk Przydziel do zamówienia., i wybrane pozycje zostają przypisane do danego zamówienia do dostawcy. Spowoduje wpisanie numeru zamówienia do dostawcy w polu NR ZAM DO DOST w pozycjach zlecenia od odbiory i zmianę statusu w tej pozycji na 'D" czyli zamówiono u dostawcy co automatycznie zablokuje powtórne wybranie tej pozycji na inne zamówienie do dostawcy. W kaŝdej chwili moŝna wycofać daną pozycję z zamówienia do dostawcy. Zostanie jej usunięty NR_ZAM_DO_DOST i moŝna ją poprzez zamówienie od odbiorcy np. zarezerwować w magazynie i nie wysyłać do dostawcy. Jest to moŝliwe tylko dopóki nie ustawimy znacznika ZAMÓWIONO na danym zamówieniu do dostawcy. Polem specjalnie przygotowanym pod zamówienie do dostawcy jest UWAGI DOSTAWCA, w którym dla kaŝdej pozycji z zamówienia do dostawcy moŝemy wpisać dowolny opis. Zostanie on na zamówieniu wydrukowany przy danej pozycji. RównieŜ pole DATA DOSTAWY moŝe być zmieniane

178 178 dla kaŝdej pozycji. Pole to informuje dostawcę na kiedy poszczególne pozycje chcemy otrzymać. Do szybkiej manipulacji tymi polami przewidziano w menu Dodaj / usuń uwagi do dostawcy oraz Ustaw datę dostawy przez dostawcę. Usunięcie zamówienia do dostawcy jest tylko moŝliwe jeśli w środku nie ma pozycji. Czyli jeśli chcemy usunąć zamówienie do dostawcy to najpierw musi ono być odblokowane (oczywiście nie wysłane do dostawcy) i wszystkie pozycje wycofane co automatycznie spowoduje ich zmianę statusu na N w pozycjach zlecania od dostawcy i wykasowanie w polu NR ZAM DO DOST informacji, Ŝe są one na zamówieniu do dostawcy. Dopiero puste zamówienie do dostawcy moŝna usunąć z systemu. Na wydruku zamówienia do dostawcy pozycje są grupowane po indeksie, dacie dostawy, uwagach do dostawcy, numerze zamówienia od odbiorcy oznacza to Ŝe program takie same pozycje zsumuje w polu ilość zamawiana jeśli te cztery pola są takie same. Przykładowy wydruk zamówienia do dostawcy Forecasty - specyfikacje dostawy Specyfikacje dostawy - forecast jeśli muszą być wystawiane stanowią dokument towarzyszący zamówieniu do dostawców i stanowią wykaz, które pozycje z zamówień wysłanych do danego dostawcy mają być dostarczone w danym transporcie. Czyli operator tworzy nową specyfikacje dostawy i wprowadza dane dotyczące danego transportu.

179 179 TYP - oznacza dokładnie to samo co w zamówieniach do dostawcy WERSJA - pozwala na wyminę specyfikacji między dostawcą w celu uzgodnienia ostatecznej wersji co mogą załadować. Czyli my szykujemy swoją specyfikacje wysyłamy dostawcy on nanosi poprawki co się zmieści i co moŝe wysłać więc nanosimy poprawki i zmieniamy na kolejną wersję A, B, C itd. aŝ uzyskamy konsensus. Z DNIA - kiedy wystawiono specyfikacje dostawy NUMER - kolejny numer automatycznie wystawiany ale moŝna go modyfikować UWAGI - uwagi do danej specyfikacji pozostałe pola są specjalizowane pod daną dostawę i dotyczą załadunku przewoźnika i miejsca załadunku - pola modyfikowane dowolnie WAGA BRUTTO, OBJĘTOŚĆ, POJAZD, NR TRANSPORTU, PRZEWOŹNIK, ZAŁADUNEK DATA, ZAŁADUNEK MIEJSCE, ROZŁADUNEK DATA Po zbudowaniu nagłówka specyfikacji moŝemy wejść w opcje menu Pozycje forecastu, Pozycje specyfikacji dostawy tak naprawdę są to pozycje z zamówień od odbiorców (patrz opis) natomiast kilka pozycji w tych zamówieniach słuŝy do przydzielenia ich do forecastu.

180 180 Aby pobrać pozycje na forecast Naciskamy przycisk Dodaj pozycje do forecastu program wyświetli wszystkie pozycje ze zleceń od odbiorców, które są na zamówieniach do tego dostawcy a jeszcze nie były na Ŝadnym forecast. Czyli widzimy tylko te pozycje, które były zamówione u dostawcy a nie ma ich na innych forecasach. Po zaznaczeniu, które pozycje chcemy dopiąć do forecastu i naciśnięciu przycisku Przenieś do forecstu.. program automatycznie w pozycjach zlecenia wpisze na jaki numer forecastu poszły te pozycje i wyświetli je w pozycjach forecastu. W przypadku forecastu dwa pola mają szczególne znaczenie pierwsze DATA DOSTAWY przez dostawcę, która teraz wybierając na forecast musi zostać uaktualniona na prawdziwą datę transportu i UWAGI FORECAST pole do wpisania dla kaŝdej pozycji dodatkowych opisów dotyczących transportu. Do szybkiej zmiany wartości w tych polach mamy przyciskami w menu działające na zaznaczonych pozycjach. Oczywiście jeśli chcemy aby coś nie jechało w danym forecasie naciskamy przycisk Wycofaj z forecastu i program usunie pozycje z forecastu i jednocześnie w pozycjach zlecanin wyczyści pole dotyczące forecastu co spowoduje Ŝe będzie moŝna daną pozycje wybrać na inny forecast. Przykładowy wydruk specyfikacji dostawy - forecastu

181 181

182 182 Zamknięcie roku obrotowego Najlepiej tę usługę zlecić do serwisu firmy ALFA STUDIO raz na rok dobrze obejrzeć stan serwerów, ale dla osób chcących samodzielnie uruchomić nowy rok obrotowy poniŝej wykaz operacji do przygotowania serwerów. Przykładowa lista operacji (moŝe się zmieniać w zaleŝności co ma być widoczne w nowym roku a co zablokowane) 1) Przy serwerze na nowy rok wykonywane jest porządkowanie starego roku, spakowanie logów informacyjnych (zajmują bardzo duŝo giga bajtów i spowalniają komputer duŝą strukturą drzewa plików) 2) Uruchomienie osobnego programu typu serwer aby obsługiwał nowy rok księgowy i przekopiowanie do niego danych z poprzedniego roku 3) Uruchomienie serwera na nowy rok pod nowym portem sieciowym (najczęściej port dla starego roku staje się portem dla nowego roku a dla roku starego przydziela się nowy wolny port, przy czym aby osoby pracujące zdalnie mogły się zalogować do starego roku trzeba zrobić przekierowanie portów na routerze) 4) Przygotowanie pliku konfiguracyjnego *.prf dla KlientSQL, który zawiera w sobie konfiguracje logowanie na nowy rok. Plik ten naleŝy pobrać ze strony internetowej i podmienić na wszystkich komputerach pracujących na systemie SFSQL (spowoduje on, Ŝe przy logowaniu (w okienku po uŝytkownikiem i hasłem wybrać odpowiedni profil logowania) uŝytkownik będzie mógł wybrać na którym roku chce pracować, przy czym nie wolno w zalogowaniu na stary rok wpisywać dokumentów na nowy rok). Po poprawnym wgraniu pliku NNNNFFF.prf (gdzie NNNNFFF to nazwa państwa firmy) przy logowaniu pojawi się wybór profilu logowania na nowy rok. 5) Sprawdzenie wszystkich baz pod względem spójności danych 6) W przypadku kiedy praca na systemie jest przez internet administrator musi na routerze przekierować porty nowego serwera (numery portów są przy logowaniu w KliencieSQL lub pliku *.prj) 7) Aby nie moŝna było przypadkowo zaksięgować dokumentów na nowym roku pochodzących ze starego roku wszystkie tabele z danymi są czyszczone zostawia się tylko tabele zleceń i faktur (dla historii operacji). Kasowane (zerowane) są tabele : księga handlowa, raporty i wyciągi bankowe, dokumenty zakupu, dokumenty w rejestrach sprzedaŝy, kompensaty, dokumenty magazynowe dotyczące starego roku. Uwaga: po zamknięciu magazynów na starym roku zgłosić się do administratora aby przekopiował pliki dmrrrr12, kmrrrr12, bzrrrr12, gdzie rrrr to stary rok np., 2008 i w kopiował je do katalogu base nowego roku inaczej nie moŝna przenieś stanów z magazynów na styczeń (poniewaŝ są one na innym fizycznie serwerze) Czyli po zalogowaniu na nowy rok tabele wyŝej wymienione są puste (nowy rok pracuje duŝo szybciej na pustych tabelach ). 8) UŜytkownik (tylko dla księgowej) pobiera program z internetu SFBilansOtwarciaNNNNFFF.exe, (gdzie NNNNFFF to nazwa Państwa firmy), i wgrać do katalogu gdzie jest program KlientSQL.exe. Program SFBilans przenosi bilans zamknięcia z poprzedniego roku na nowy. W raz z tym programem naleŝy z internetu pobrać plik bo_nnnnfff.cfg, w którym jest konfiguracja gdzie są serwery starego i nowego roku (aby księgowa nic nie musiała konfigurować) W przypadku samodzielnej konfiguracji skryptów trzeba ustawić interfejsy sieciowe starego i nowego roku. Wyczyszczenie bazy części dla zleceń zrealizowanych (opcjonalnie jeśli baza zleceń lub części zleceń (dokumentów sprzedaŝy) jest duŝa moŝna część dokumentów dotyczącą starych lat wyczyścić) 9) Aby działały programy SFKsiegaHndlowa koniecznie załoŝyć nowy okres księgowy (słowniki (lub konta)->okresy księgowe ) i wpisać [INSERT] na nowy rok obrotowy od dnia do dnia

183 183 Uwagi: Na starym roku administrator powinien wykasować wszystkich uŝytkowników i pozostawić tylko księgowość i szefa tak aby dane w starym roku księgowym nie zmieniły się (dotyczy księgowości) a wszyscy w firmie pracują juŝ na nowym serwerze i maja tam dane z poprzednich lat z wyjątkiem księgowych. W przypadku kiedy jeszcze po przeniesieniu BZ na BO nowego roku w księgowości trzeba dokonywać zmian w starym roku. NaleŜy dokonać zmian jednocześnie w starym i poprawić BO w nowym lub powtórnie automatycznie po zmianie w starym roku wykonać przeniesienie BO z poprzedniego roku programem SFBilansOtwarciaNNNNFFF.exe. Przy przenoszeniu danych ze starego na nowy rok programem SFBilansOtwarcia.exe trzeba zwrócić uwagę czy w planie kont są poprawnie poustawianie znaczniki rozrachunkowa czyli N,Z bo dla tych kont program nie przenosi salda na nowy rok tylko dokumenty nierozliczone tak aby były szczegółowe rozrachunki. Opis program (patrz SFBilansOtwarcia) Po uruchomieniu programu mamy dwie tabelki górna (BILANS ZAMKNIECIA) i dolna (BILANS OTWARCIA). W tabeli górnej program wyświetla miejsce do wpisania początku zespołu kont który chcemy przenieść np Wciskamy guzik Pobierz typ i wartość salda spowoduje on Ŝe program wyświetli wszystkie salda analityczne tego zespołu z obrotami zarówno w starym jak i nowym roku (jeśli wcześniej juŝ cos było przenoszone). Przy czym jednocześnie program z planu kont sprawdza jakiego typu jest to konto czy przypadkiem nie rozrachunkowe. Jeśli jest nie rozrachunkowe to przenosi analityki saldem na nowy rok a jeśli rozrachunkowe przenosi wszystkie nierozliczone dokumenty na tym koncie w oryginalnej walucie i w PLN tak aby persaldo oddało na BO saldo w nowym roku. Naciśnięcie przycisku Przenieś saldo kont na Bo nowego roku przenosi właśnie te salda. Uwaga: po przeniesieniu salda na nowy rok saldo starego roku musi być takie same jak saldo przeniesione na nowy rok, jeśli nie jest to znaczy Ŝe jakieś dokumenty są w księdze handlowej (z błędną datę księgowania, lub terminem płatności wcześniejszym niŝ data dokumentu wystawionego!!!)

184 184 System magazynowy Program przechowuje system gospodarki magazynowej miesiącami. Dotyczy to zarówno dokumentów wystawionych jak i fizycznych plików na dysku przechowujących informacje (istnieją wersje z fizycznie roczną bazą danych). W wersji miesięcznej kaŝdy miesiąc otwierany jest BOM (bilansem otwarcia magazynu), jeśli program wcześniej nie prowadził gospodarki magazynowej to jest on wpisywany z ręki a jeśli prowadził to BOM jest automatycznie tworzony z BZM (bilansu zamknięcia) z poprzedniego miesiąca. Dokumenty BOM i BZM magazynowe są tworzone na kaŝdy magazyn osobno. W wersji rocznej zamknięcie i otwarcie magazynów robimy na koniec i początek roku obrotowego. UŜytkownik nie ma moŝliwości wybrania czy pracuje w wersji rocznej czy miesięcznej jest to zaleŝne od zakupionej wersji programu. Program nie ma ograniczenia na ilość magazynów przy czym im ich więcej tym więcej jest pracy z zamykaniem i przenoszeniem na nowy miesiąc.. Tworzenie nowego magazynu Poprzez opcje z menu (tylko z modułu KSIE - księgowego) Okres księgowy» wybór magazynu Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych magazynów, z której moŝemy wybrać magazyn, na którym chcemy pracować. Aby dodać nowy magazyn naciskamy klawisz INSERT. W następnym okienku wypełniamy kolejne dane: identyfikator magazynu uwaga identyfikator musi być niepowtarzalny czyli skrót 4 literowy nigdzie w systemie nie uŝyty, następnie wprowadzamy pełną nazwę, decydujemy, czy ma on być ładowany domyślnie po zalogowaniu. NaleŜy na koniec takŝe zdefiniować sposób w jakim ma na tym magazynie działać rozchód automatyczny (FIFO pierwszy dokument wchodzący pierwszy wychodzi, LIFO ostatni dokument wchodzący pierwszy wychodzi lub BRAK REGUŁ). Operacje na magazynie moŝna podzielić na 4 rodzaje dokumentów: Przychodowe zewnętrzne Przychodowe wewnętrzne Rozchodowe zewnętrzne Rozchodowe wewnętrzne Zewnętrzne to takie, przy których trzeba określić kontrahenta, do którego lub od którego otrzymujemy towar. KaŜdy dokument w magazynie moŝe być tylko jednego typu albo przychodowego albo rozchodowego. Nie istnieją dokumenty dwu stanowe oznacza to, Ŝe jeśli mamy jakąś korektę np. PZ (przyjęcie magazynowe) i korekta stanu części towarów powoduje obniŝenie a części podniesienie ilości na magazynie to musimy wystawić dwa dokumenty w jednym rozchodowym pomniejszymy a drugim przychodowym podniesiemy dane stany.

185 185 Zasady pracy na magazynie Pracując zdalnie na sieci komputerowej moŝe nastąpić zerwanie połączenia z serwera i to w połowie rozkazu wysyłanego do serwera w róŝnych miejscach programu moŝe mieć to róŝne skutki. Zasadniczo program jest przygotowany na tego typu zdarzenie i uŝytkownikowi zawsze dostaje potwierdzenie czy operacja wykonała się poprawnie czy nie. MoŜe jednak dojść do sytuacji, Ŝe zawiesi się program klientssql (nie serwer) z róŝnych powodów system MS Windows (R) moŝe być uszkodzony, siec moŝe być uszkodzona, bardzo słaby komputer mało RAM, uszkodzony dysk, czy po prostu virus. Istnieje masę moŝliwości zawieszenia oprogramowania. Stąd przy pracy w sieci komputerowej przy operacjach wpisu lub modyfikacji danych (operacje przeglądania nie stanowią Ŝadnego zagroŝenia) program kaŝdą operację potwierdza Ŝe wykonał wszystko poprawnie i po klawiszu F2 otrzymujemy komunikat Ŝe serwer przyjął poprawne dane. WaŜne jest aby jeśli ktoś nie dostał takiego komunikatu bo np. zerwało łącze internetowe (program wyświetli błąd) mieć świadomość, Ŝe ten dokument jest nie skończony i trzeba do nie wrócić. Program ma zabezpieczenia takich awaryjnych sytuacji i np. nie wydrukuje faktury sprzedaŝy jeśli suma pozycji faktury liczona przed samym wydrukiem nie pokrywa się z wartością dokumentu zapamiętaną podczas jego tworzenia. W przypadku magazynu najwaŝniejszą czynnością jest zamykanie dokumentów, poniewaŝ czynność ta sprawdza wszystkie pozycje dokumentu przelicza je powtórnie i wylicza nagłówki dokumentu. Ale róŝnica jest zasadnicza te czynność wykonuje serwer nie bierze w tym udziału wadliwa sieć ani komputer uŝytkownika. Takie sytuacje nie zdarzają raczej w sieci lokalnej (rzadko psuje się sieć) ale w przypadku pracy zdalnie przez internet są zaleŝne od jakości łącza internetowego. Serwer pewne operacje, które zleca uŝytkownik układa w postaci transakcji czyli jeśli chociaŝ jeden z rozkazów wysłanych przez uŝytkownika nie wykona się to wycofywane są wszystkie zmiany jakie wykonała ta transakcja (tak jak by nie było tych rozkazów). Ale tego typu rozwiązania stosujemy tylko w neuralgicznych punktach programu (księgowość) poniewaŝ system transakcyjny bardzo spowalnia zdalną pracę na serwerze. Dlatego większość operacji nie jest transakcyjna a do wszystkich dokumentów są zbudowane raporty kontrolne pokazujące czy jakiś dokument jest niepoprawny obliczeniowo. Oczywiście takie dokumenty przy sprawnej sieci i komputerach uŝytkowników nie będą pojawiały się wcale. Stąd zamkniecie dokumentu ma ogromne znaczenie przy pracy zdalnej na programie. Drugim bardzo waŝnym powodem zamknięcia dokumentu magazynowego jego blokada przed modyfikacją czyli po zamknięciu nikt juŝ nie moŝe go modyfikować co ma ogromne znaczenie na magazynie gdzie wykonuje się operacje na podstawie stanów magazynowych więc manipulowanie starymi dokumentami ma ogromne konsekwencje. Dokument zamknięty na magazynie moŝna odblokować i osoba z takimi uprawnieniami moŝe to zrobić ale musi być świadoma zagroŝeń z tego wynikających. Oczywiście zmiana w dokumencie zmieni wartość magazynu i tu pytanie co na to księgowość, więc te zmiany są moŝliwe dopóki raport o stanie magazynowym nie trafił to księgowości, a księgowość nie moŝe przyjąć raportu (spada na nią obowiązek sprawdzenia raportu o nie zamkniętych dokumentach) jeśli chociaŝ jeden dokument magazynowy jest nie zamknięty lub pojawiły się stany ujemne (równieŝ obowiązek sprawdzenia czy są stany ujemne po zamknięciu dokumentów). W starej wersji programu (bez buforów dla dokumentów przychodowych) uŝytkownik mając uprawnienia decydował czy dany dokument chce czy nie chce usunąć z pełną odpowiedzialnością za powstała w wyniku tego zabiegu ujemne stany magazynowe. Dyscyplina pracy osób na magazynie musi być taka Ŝe przy modyfikacji dokumentów przychodowych obowiązkowo sprawdzają raport o stanach ujemnych (wcześnie przed modyfikacją wydrukować ten dokument) a po modyfikacji sprawdzamy co mamy ujemnego. Najnowsza wersja programu (na Ŝyczenie klienta podczas wdroŝenia) ma moŝliwość blokowania modyfikacji i usuwania pozycji z dokumentów, które mogły by spowodować stan ujemny. Czemu nie jest standardowo wgrywana taka opcja, poniewaŝ ta opcja wymusza ogromną dyscyplinę na magazynie w chronologicznym wpisywaniu zdarzeń magazynowych bez moŝliwości ich poprawiania. Czyli np. nie moŝna sobie na chwile wprowadzić PZ, bo towar przyszedł a my nie mamy cen zakupu bo nie ma faktury zakupu i aby wykonać rozchód na WZ wprowadzamy coś po nieprawdziwych cenach. Do tak wystawionego dokumentu musielibyśmy wykonać dokument korygujący. To samo tyczy się zamykania i otwierania stanów na kaŝdy miesiąc (czy rok w systemie rocznym) po zamknięciu jednego i przeniesieniu stanów

186 186 na nowy okres nie moŝna juŝ by było nic dopisywać w poprzednim. I tu mamy dylemat bo w systemach z kontrolą nie moŝna skasować raz wpisanego dokumentu przychodowego. Czyli koło się zamyka musimy z nowym okresem magazynowym mieć stany na nowym okresie a nie będziemy ich mieć jak nie zamkniemy poprzedniego. Taki system w wielu firmach jest potwornie uciąŝliwy więc wybierają wersję, Ŝe to nie komputer kontroluje tylko uŝytkownik i mogą kasować i wielokrotnie poprawiać i przenosić salda miedzy okresami. To samo tyczy się inwentaryzacji, ale oczywiście kosztem czasami spowodowania stanu ujemnego co na koniec miesiąca mają obowiązek księgowy doprowadzić do porządku. Modyfikacja dokumentów rozchodowych nie niesie Ŝadnego zagroŝenia dla funkcjonowania programu, program po skasowaniu takiego dokumentu czy pozycji w dokumencie wprowadzi po prostu te pozycje spowrotem na stan czyli zwiększy się stan magazynu (oczywiście zmieni się stan wartościowo ilościowy dla księgowości). W dokumentach rozchodowych jest o tyle dobrze Ŝe moŝemy rozchodować tylko to co mamy na stanie nie mamy moŝliwości nic zmienić (nazwy, jm, dostawy) a jedynie wpisać ile chcemy rozchodować danego artykułu i musi on być na stanie magazynowym. Jeśli chcemy zmienić ilość czy artykuł na dokumencie rozchodowym to najlepiej usunąć go najpierw z dokumentu co spowoduje automatycznie, Ŝe wróci na stan a następnie wybrać go jeszcze raz bo zobaczymy poprawny stan magazynu na tym artykule. Sytuacja diametralnie zmienia się jeśli modyfikujemy (chcemy skasować) dokument przychodowy oczywiście w wersji bez blokady systemowej. Dokument przychodowy misi być zamykany od razu po wpisaniu do komputera. Jego późniejsza modyfikacja musi być wykonana z pełną kontrolą stanów ujemnych przez uŝytkownika. Modyfikacja dokumentu przychodowego moŝe doprowadzić do zniszczenia stanów magazynowych w skrajnych przypadkach do stanów ujemnych. Jest to naturalne zjawisko jeśli ktoś wprowadził na stan PZtką, 30 stuk jakiegoś artykułu (nie pozamykał dokumentu, czyli moŝe go zmodyfikować) w tym czasie wykonują się dokumenty rozchodowe (RW, WZ itp) i pobierają z tego stanu 7 sztuk. A tu nagle ktoś z uprawnieniami kasuje PZ nie ma innej moŝliwości jak stan ujemny -7 na tym artykule. Z punktu widzenia księgowego nie wolno modyfikować dokumentów przychodowych a jeśli jest potrzeba korekty tych dokumentów naleŝy wykonać to specjalnymi dokumentami korygującymi PZM, PZP korekta PZ na plus, korekta PZ na minus te dwa dokumenty tworzą komplet korekty. Dokumentem PZM wycofujemy dany artykuł ze stanu np. po błędnie przyjętych cenach (jeśli jest to moŝliwe i nie nastąpił jego rozchód bo jeśli tak to nie moŝemy korygować w takim przypadku korygujemy tylko to co zostało (resztę juŝ rozchodowana koryguje księgowość wartościowo w księgach handlowych)) a dokumentem PZP na plus wprowadzamy poprawne dane np. po nowej cenie w jakiej powinny być na tym dokumencie i one pojawia się na stanie. Przedstawiona wyŝej sytuacja dotyczy się nie tylko ilości ale ceny zakup i numeru dostawy czy jednostki miary. Minusy na stanie wynikają z niepoprawnej obsługi magazynu a w wersji z buforami przychodowymi raczej nie występują. Aby stwierdzić z czego wynika na stanie dany minus naleŝy na danym indeksie wybrać opcje z menu wpisy w kartoteką. Pierwszym krokiem sprawdzamy czy we wszystkich pozycjach nie zmieniły się dane o danym towarze czyli czy kiedyś w rejestrze towarów ktoś nie pozmieniał danych o towarze i nagle na magazynie mamy sprzeczne informacje czyli ten sam artykuł raz na PZ został przyjęty pod nazwą JABŁKO i po zmianie w słowniku towarów na GRUSZKA (to samo tyczy się jednostki miary). Jeśli tak to w słowniku towarów jest opcja do naprawiania tego patrz Słownik towarów. Jeśli natomiast nazwa i j.m. jest we wpisach kartotekowych danego indeksu taka sama to znaczy, Ŝe zmiany mogła ulec cena zakupu czyli przypadek opisany powyŝej ktoś zmienił w PZ ceny lub numery dostaw (pole dostawa) i nie powinien był tego zrobić. Aby to naprawić trzeba jeśli to moŝliwe wejść do dokumentu rozchodowego, który ma błędne dane (oglądając wpisy w kartotekę mamy numery dokumentów) usunąć daną pozycję i wybrać jeszcze raz ale juŝ po poprawnej cenie, która jest na stanie. Jeśli natomiast nie jest moŝliwe modyfikowanie dokumentów to tylko utworzenie dokumentu przychodowego np. PW, który będzie miał dokładnie taką pozycję jak dane w pozycji ujemnej. Potem oczywiście naleŝy do kompletu wystawić dokument rozchodowy np. RW, który ściągnie ze stanu tę ilość, która była na minusie ale juŝ po innej cenie takiej jaką mamy naprawdę na stanie. Rozpoczęcie pracy w nowym okresie Rozpoczęcie pracy w nowym miesiącu (dla systemu miesięcznego)

187 187 Na początku kaŝdego miesiąca - dla wersji magazynów miesięcznych Wybrać opcje Utwórz bazy na nowy okres opcja jest bezpieczna i jeśli bazy juŝ będą istniały program nie zrobi nic. Program trzyma dane w osobnych bazach na poszczególne miesiące, powoduje to Ŝe duŝa ilość danych gromadzonych na magazynie nie spowalnia programu Praktycznie co miesiąc zaczynamy z rejestracją dokumentów od nowa dla firm o małym natęŝeniu dokumentów zaleca się system roczny. Aby jednak program wiedział co zostało na stanie z poprzedniego miesiąca trzeba nacisnąć przycisk Przenieś stany na BO z poprzedniego miesiąca z BZ. Dokument BZ jest dokumentem wewnętrznym, do którego uŝytkownik nie ma dostępu jego pozycje są automatycznie tworzone na podstawie analizy rozchodów i przychodów z kart magazynowych towarów. Przy przeniesieniu stanu z jednego okresu na drugi program wyświetli okno z pytaniem z jakiego miesiąca ma pobrać BZ i utworzyć z niego BO w bieŝącym magazynie. Czyli naleŝy być w okresie roboczy, ten na którym chcemy przenieś stany. UWAGA: trzeba dokładnie sprawdzić okresy jakie wyświetlił program, które wybraliśmy, poniewaŝ program przenosząc stany kasuje poprzednie jakie tam były czyli zastępuje stare BO nowym. W systemie z blokadami przychodu operacja jest nie odwracalna i jednorazowa. Oznacza to, Ŝe jeśli przeniesiemy na nowy okres stany a potem okaŝe się, Ŝe są jeszcze zmiany w poprzednim miesiącu to moŝemy powtórnie wykonać przeniesienie stanu (wcześniej naleŝy wykonać na tym magazynie w poprzednim okresie BZ) ale naleŝy pamiętać; Ŝe w nowym okresie gdzie juŝ stany były przeniesione ktoś z nich mógł juŝ wykonać jakiś rozchód. Program pozwolił mu na to bo miał na stanie. Jeśli teraz nowe BO będzie miało mniej towaru lub towar będzie po innej cenie zakupu to na BZ będą stany ujemne, czyli zmiany w poprzednim okresie magazynowym naleŝy wykonać po sprawdzeniu czy nie spowodują one ujemnych stanów w następnym okresie. Jeśli natomiast stany

188 188 ujemne się jednak pojawią to naleŝy w nowym okresie przejść do dokumentów rozchodowych, które pobrały informacje z pierwszego BO i powtórnie pobrać dane do tych dokumentów po aktualnej cenie z dostawy. Po zrobieniu przeniesienia stanu, program buduje dokument BO na danym magazynie. Dokument ten jest do edycji i moŝna w nim zmieniać stany na początek miesiąca ale trzeba pamiętać, Ŝe BZ z poprzedniego miesiąca musi się zgodzić z BO bieŝącego miesiąca. Edycja dokumentu na BO pozwala na dwie rzeczy po pierwsze jeśli dopiero co zaczynamy prace z programem to pozwala wpisać te stany ręcznie. Drugim powodem jest moŝliwość edycji tego dokumentu w celu uporządkowania na magazynie ale takiego, w którym wartość magazynu nie ulega zmianie. Czyli np. na stanie były w poprzednim miesiącu te same panele po tej samej cenie ale inny kolor i teraz te kolory się nie zgadzają. W takim przypadku moŝna zamienić indeksy w BO i uporządkować stany magazynowe. Dokumenty magazynowe Podstawowe dokumenty w programie PZ przyjęcie zewnętrzne (na podstawie faktury dostawcy przyjęcie towaru na magazyn) WZ wydanie na zewnątrz (na podstawie faktury sprzedaŝy wydanie towaru do odbiorcy) PW - przyjęcie wewnętrzne (najczęściej dokument tworzący na stanie wyprodukowany produkt) RW rozchód wewnętrzny ( najczęściej dokument pobierający materiały do produkcji wyrobu gotowego) Praktycznie tymi czterema dokumentami moŝna zrobić wszystko powodują zmianę stanu zarówno na plus jak i na minus z określeniem czy towar (produkt) pozostał w firmie czy ją opuścił. W celu bardziej czytelnego obrazu dlaczego poszczególne zmiany stanu nastąpiły w systemie pojawiają się inne rodzaje dokumentów ich istnienie jest uzaleŝnione od wersji programu jaką zamówił klient. ZZ zwrot zewnętrzny do dostawcy (reklamacja towaru i jego zwrot do dostawcy) pozwala kontrolować ilościowo i wartościowo zwroty ZW zwrot wydania od odbiorcy (pozwala kontrolować reklamacje kierowane w naszym kierunku ) WM wydanie na montaŝ (wewnętrzny dokument) stosowany kiedy firma fakturuje cały kontrakt jako usługę i poszczególnych surowców nie ma na fakturze. W przypadku korekty PZ (czyli faktury korygującej od dostawcy) najczęściej będą potrzebne dwa dokumenty PZP, PZM jednym wprowadzamy róŝnice na plus a drugim na minus. PZP Korekta PZ na plus dokument zewnętrzny korygujący inną PZ, w której stany zmieniły się na wyŝsze PZM Korekta PZ na minus dokument zewnętrzny korygujący inną PZ, w której stany zmieniły się na minus W przypadku produkcji często przydatne mogą być dokumenty korygujące wydanie i zwroty surowca na produkcje RWP Korekta RW na plus (zwrot surowca z produkcji na magazyn ) RWM Korekta RW na minus (np. błąd przeliczenia magazyniera więcej wydano niŝ było na RW i trzeba jeszcze ściągnąć ze stanu) Dokumenty specjalne

189 189 Przesunięcie międzymagazynowe opiera się na dwóch dokumentach, na jednym magazynie wystawiamy MM- z określeniem do jakiego magazynu chcemy przesunąć towar czyli ściągamy ze stanu a na drugim magazynie magazynier automatycznie po przeliczeniu towaru wygeneruje MM+ (na podstawie MM-) czyli przyjmie towary na stan w drugim magazynie. MM- przesuniecie magazynowe na minus MM+ przesunięcie miedzy magazynowe na plus Dwa dokumenty ZIM, ZIP są specjalizowane pod specyficzną produkcję i występują w niektórych wersjach programu, powodują zmianę jednego towaru w inny ale przez jego podział czyli suma cen (starego i nowego indeksu) nie ulega zmianie a zmienia się ilość lub sam towar na skutek prostej obróbki (teoretycznie powinno się zrobić RW i PW ale dla wartościowo małej obróbki moŝna stosować te dokumenty lub jeśli z jednego surowca powstaje inny). Np. folia w rolce 60cm szerokości o indeksie FR60, po przecięciu na pół juŝ będzie jej 2 razy więcej ale juŝ o innym indeksie FR30. Czyli dokumentem ZIM zabieramy ze stanu folię FR60 a dokumentem ZIP juŝ po innym indeksie FR30 przyjmujemy ją po dwa razy większej ilości (po cenie takiej aby suma operacji nie uległa zmianie, kontrolowanej przez program) ZIM zmiana indeksu na minus ZIP - zmiana indeksu na plus Wystawienie dokumentu czy przychodowego czy rozchodowego składa się z dwóch etapów. Najpierw rejestrujemy dokument bez pozycji czyli nagłówek dokumentu i tu nie ma róŝnicy miedzy typem dokumentu. Rejestr dokumentów danego typu np. WZ zawiera następujące informacje.

190 190 okres pole do jakiego okresu magazynowego naleŝy dany dokument. Z dnia określa datę wystawienia dokumentu, która nie moŝe być z poza okresu magazynowego. W przypadku dokumentów zewnętrznych pojawiają się pola KONTRAH i ID_KONTRAH, które określają kontrahenta. Obowiązkowym polem jest pole DO DOK określające na podstawie jakiego innego dokumentu jest wystawiany np. WZ na postawie np. zamówienia a PZ na podstawie faktury dostawcy itp. Aby dodać nowy dokument magazynowy wybieramy dany rejestr dokumentów magazynowych np. WZ program wyświetli listę dokumentów juŝ wystawionych w tym okresie na zadanym magazynie naciskamy przycisk Insert a jeśli chcemy zmodyfikować dane o dokumencie przycisk F4. Program automatycznie wprowadzi okres i z dnia na datę dzisiejszą NUMER kolejny dokumentu jest automatycznie budowany po naciśnięciu przycisku ENTER program wyświetli kolejny numer jaki powinien być uŝyty w tym rejestrze. Wpisujemy samą cyfrę. Numeracja dokumentów jest zawsze od 1 kaŝdego miesiąca na kaŝdy typ dokumentu osobno. Generalnie program mógłby nie pytać się o kolejny numer dokumentu tylko go wygenerować.

191 191 Zdarza się jednak, Ŝe trzeba usunąć jakiś dokument, po którym juŝ są wystawione nowe dokumenty i nastąpiła by luka w numeracji. Pamiętając o tym mamy moŝliwość nie zgodzenia się na kolejny numer tylko wpisania tego z luki. Program jest zabezpieczony i nie pozwoli na wystawienie dwóch tych samych dokumentów czyli jeśli wpiszemy numer juŝ istniejący to przy próbie zapisu (zapamiętania klawisz F2) nastąpi sprawdzenie i informacja Ŝe taki numer juŝ istnieje. Blokada ta równieŝ działa w przypadku kiedy dokumenty wystawiane są jednocześnie przez wielu uŝytkowników w sieci. Program przy tworzeniu nowego dokumentu klawiszem insert wygeneruje dla nich kolejny numer dokumentu poniewaŝ, taka operację wykonuje np. 5 osób na raz w sieci wszyscy dostaną ten sam numer. Pierwsza osoba, która naciśnie klawisz zapisz F2 dostanie tan numer a pozostałe otrzymają przy próbie zapisu komunikat, Ŝe taki numer juŝ istnieje. Muszą one wtedy jeszcze raz nacisnąć na polu NUMER i program zaproponuje kolejny pierwszy wolny i wtedy dopiero zapamiętają pod tym nowym numerem. Tak więc my wpisujemy tylko numer kolejny a pozostały człon numeru generowany jest automatycznie i ma ściśle określony format. DOK NUMER/MM/ROK4/MAGAZYN Np. WZ 00001/01/2007/GOT Czyli numer zawiera wszystkie informacje do późniejszego szybkiego odnalezienia dokumentu w systemie skrót dokumentu, kolejny numer w miesiącu, miesiąc, rok, i skrót magazynu, z którego pochodzi. W niektórych wersjach programu Numer ten moŝe być jeszcze zakończony Państwa prywatnym członem np. WZ 00001/01/2007/GOT/A Czyli na końcu numeru pojawiło się /A. Program po wpisaniu kolejnego numeru wyświetli okienko do wpisu tego ostatniego członu przy czym wpisujemy samo A, a kreskę łamaną sam dopisze.

192 192 Dopisek ten moŝna wykorzystać na dwa sposoby pierwszy oczywisty słuŝy do oznaczania pewnych dokumentów skrótami na końcu co Państwu pozwoli na rozpoznawanie ich pewnych własności np. moŝna PZ ze stawki VAT 22 na końcu dopiszemy 22 a ze stawki 7 dopiszemy 7 i łatwo moŝna potem zliczyć ile towaru zakupiono po stawce 22 a ile w stawce 7, oczywiście jeśli taka wiedza komuś jest potrzebne. Drugim bardziej praktycznym przykładem na wykorzystanie tego pola jest często spotykany przypadek zagubionych dokumentów. Mowa tu np. o fakturach zakupu gdzie na stan powinniśmy przyjąć z dniem dostawy jakąś ilość materiału dokument się zawieruszył i w tym czasie juŝ wystawiono kolejne PZ i tak przez np. 5 dni. Nagle dokument się odnajduje ale ma taka datę Ŝe jeśli wpiszemy jako kolejną PZ z poprawną datę przyjęcia z przed 5 dni to nie będzie kolejności w datach dokumentu ale będzie w numeracji. Aby temu zaradzić patrzymy jaki był ostatni numer PZ wystawiony przed 5 dniami i wpisujemy taki sam z tamtą datą ale łamiemy go przez własny skrót np. W. Program nie zabroni nam wpisania tego samego numeru bo zmienił się ostatni człon tego numeru czyli dla niego są to dwa róŝne numery ale w rejestrze zrobi się porządek bo numery ustawią się koło siebie i daty teŝ będą się zgadzać chronologicznie. Oczywiście pojawia się koło siebie dwa identyczne numery róŝniące się końcówką ale mamy wszystko pod względem chronologiczności numeru i dat naprawione. WZ 00001/01/2007/GOT/A WZ 00001/01/2007/GOT WaŜnym polem podczas wpisu nagłówka jest pole DO DOKUMENTU, program w tym miejscu wyświetli listę moŝliwych opcji jakie przewidziano przy wdroŝeniu w Państwa wersji np. gdzie uŝytkownik wybiera z listy do jakiego dokumentu chce utworzyć powiązanie. Po wyborze program wyświetli bazę danego typu dokumentu z moŝliwością przeszukiwania aby wybrać, o który

193 193 dokładnie dokument nam chodzi. Jeśli nie chcemy wiązać z Ŝadnym dokumentem w systemie moŝemy wybrać opcje WPIS Z RĘKI, gdzie program pozwoli nam wpisać dowolny ciąg znaków nie wiąŝąc z dokumentami w programie. Kolejnymi polami do wpisania są DO ZAMÓWIENIA, pole to informuje do jakiego zamówienia wystawiany jest ten dokument i jednocześnie jest wartością domyślną dla wszystkich pozycji w tym dokumencie. Jeśli dokument jest do wielu zamówień i chcemy aby program zapamiętał co do jakiego zamówienia zostało przyjęte to wybieramy numer zamówienia dla kaŝdej pozycji dokumentu będąc w pozycjach dokumentu a nie w nagłówku. Wybierając to program zapyta się czy wyświetlić zamówienia z systemu i uŝytkownik wybierze odpowiednie. Pole DOSTAWA jest domyślną wartością dla pozycji dokumentu jej znaczenie jest bardzo waŝne i zostanie omówione poniŝej, przy pozycji dokumentu. Pozostałe pola AUTOMAT, jest znacznikiem czy dokument został wpisany przez uŝytkownika czy zbudował go automatycznie program na podstawie jakiegoś algorytmu. Pole KATAEGORIA, w którym moŝna zrobić własną autobazę co uŝytkownik ma wpisywać jest pomocnicze przy grupowaniu dokumentów np. chcemy wiedzieć ile dokumentów dotyczyło jakiegoś przetargu to w kategorii moŝna wpisać numer przetargu. Pole Z DOK. WEWN. Jest to pole informacyjne wstawiane automatycznie przez program jeśli jeden dokument powstał na podstawie innego to tu będzie numer tego dokumentu na podstawie, którego powstał. Dokumenty przychodowe Dokument przychodowy (Pz, Pw itp.) Nagłówek dokumentu przychodowego wypełniamy jak kaŝdy inny dokument magazynowy opisany wyŝej. Specyfika sposób wystawiania dokumentów pojawia się dopiero przy budowaniu pozycji dokumentu czyli towarów, które przyjmujemy na stan.

194 194 Naciskając przycisk INSERT (lub nowa pozycje z menu) otrzymujemy pola do wpisu nowej pozycji dokumentu przychodowego. Pierwszym polem do wpisu jest Indeks nie moŝna wpisać go,,z ręki'' naleŝy odnaleźć go w jednym z dwóch miejsc do wyboru.

195 195 Pierwsze ze Słownika Towarów albo z magazynu. RóŜnica jest tak, Ŝe w Słownikau Towarów jest wszystko czym dana firma się zajmuje czyli i towary handlowe i usługi i surowce na produkcje z wszystkich magazynów naraz, natomiast jeśli weźmiemy opcje z magazynu program wyświetli tylko te indeksy, które aktualnie są na tym magazynie (lub są zerowe stany ale miały ruch w tym okresie obrotowym). Czyli jeśli dany towar wprowadzamy po raz pierwszy na pewno trzeba wybrać opcje Ze słownika natomiast jeśli tego towaru tam nie będzie najpierw musimy go utworzyć w Słowniku Towarów i dopiero wybrać na dokument magazynowy. Jeśli natomiast operujemy tymi samymi Indeksami cały czas to wygodniej jest wybrać opcje z magazynu bo program wyświetli aktualny stan tylko indeksów na tym magazynie gdzie moŝna zobaczyć oprócz stanu na tym magazynie równieŝ ceny zakupu po ile wcześniej kupowaliśmy te same towary (kontrola ceny zakupu). Po wyborze indeksu, który chcemy przyjąć program zapyta się o ilość jaką chcemy przyjąć na stan i cenę zakupu. Uwaga w wersji bez buforów dla dokumentów przychodowych po wpisaniu ceny zakupu i zapamiętaniu przez F2 juŝ dany towar jest dostępny w magazynie i moŝna z niego robić rozchody. Tak więc bardzo waŝne jest aby zamykać dokumenty magazynowe aby nikt nie modyfikował dokumentów juŝ wystawionych poniewaŝ jeśli na podstawie tego dokumentu przychodowego nastąpi rozchód po cenie zakupu a potem ktoś wejdzie w ten dokument i zmieni cenę zakupu to na magazynie powstanie stan ujemny poniewaŝ program nie odnajdzie w karcie towaru przychodu po takiej cenie zakupu. Czyli jeśli z tego przyjęcia były juŝ rozchody to nie moŝna zmieniać ceny zakupu w dokumencie przychodowym. NaleŜy wystawić dokument korygujący a nie modyfikować. Czyli zaraz po wystawieniu dokumentu przychodowego i sprawdzeniu go np. z fakturą zakupu naleŝy go zamknąć co spowoduje blokadę przed modyfikacją. W systemach z buforem dla dokumentów przychodu wpis nowego dokumentu przychodowego wykonujemy w specjalnym buforze gdzie moŝemy zmieniać dowoli dane w tym dokumencie poniewaŝ nie ma on jeszcze nic wspólnego z prawdziwym magazynem.

196 196 I dopiero jego zatwierdzenie spowoduje sprawdzenie dokumentu (czy nie jest pusty, czy ma ceny zakupu, czy ma nie zerowe ilości) i przeniesienie go na stany magazynowe z automatycznym zablokowaniem przed modyfikacją. W tym systemie uŝytkownik nie spowoduje stanów ujemnych z dokumentów przychodowych ale wszelkie korekty musi wykonać innymi dokumentami. Sposób wystawiania dokumentu w buforze jest identyczny jak na magazynie dochodzą tylko dodatkowe opcje w menu do zatwierdzenia dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu ZASTOSUJ NA MAGZYNIE przypisze wystawienie dokumentu uŝytkownikowi, który go wystawił w buforze. Natomiast informacje o zatwierdzeniu i zamknięciu przypisze uŝytkownikowi, który ZASTOSOWAŁ dany dokument na magazynie czyli przeniósł dany dokument z buforów na magazyn. Oznacza to Ŝe proces zatwierdzenia jest akceptacją poprawności dokumentu i moŝe być wykonywany przez inną osobę niŝ proces wpisywania dokumentu. Kolejnym waŝnym polem przy wpisie jest pole NR DOSTAWY/SERYJNY jest on bardzo waŝny poniewaŝ magazyn pracuje tak naprawdę przez parowanie ze sobą ilości przychodu i rozchodu o tych samych 5 własnościach. Czyli podstawą jest indeks następnie cena zakupu, i nr dostawy. Zakładając, Ŝe nikt nie modyfikuje w rejestrze towarów i podstawowej jednostki miary te trzy pola stanowią podstawę do wyliczenia stanu na magazynie. Jeśli natomiast ktoś między kolejnymi przyjęciami tego samego indeksu zmienił nazwę lub jm w rejestrze towaru to na magazynie pojawią się stany rozbite czyli pojawi się indeks tyle razy ile było róŝnych nazw i jednostek miary. Oznacza to Ŝe jeśli chcemy zmienić nazwę lub podstawową jednostkę miary moŝemy to zrobić albo jak tego indeksu nie będzie juŝ na stanie magazynowym albo na przełomie magazynowego okresu

197 197 obrotowego. Aby dokonać zmiany typ pól na poprawne trzeba zmienić nazwę i jm, w słowniku towarów i w BO nowego okresu obrotowego na magazynie. W niektórych wersjach programu w dokumentach przychodowych zewnętrznych np. WZ, ZW pojawia się w nagłówku dokumentu pole KURS POMOCNICZY domyślnie jest tam wartość Pole to jest bardzo przydatne w przypadku kiedy faktura zakupu jest w innej walucie niŝ ceny zakupu na magazynie. Jeśli np. mamy zakup w euro a magazyn pracuje w cenach PLN to po wpisaniu w tym polu kursu euro program będzie wszystkie ceny wpisywane z ręki w dokumencie mnoŝył przez kurs i automatycznie wyliczał PLN. Czyli wprowadzamy w oryginalnych cenach zakupu EURO a program automatycznie przyjmuje po przeliczeniu w PLN. Przy takich załoŝeniach, Ŝe NR DOSTAWY/SERYJNY jest wyznacznikiem do robienia stanów na danym magazynie naleŝy dla tych towarów, które mają być kontrolowane i konkretnie przeznaczone do jakiś celów np. są pod konkretne zamówienie klienta (i tylko dla niego) w polu dostawa wpisujemy numer zamówienia, jeśli natomiast chcemy kontrolować numery seryjne przedmiotów na magazynie to w polu tym wpisujemy numer seryjny. Jeśli natomiast dany towar jest surowcem na produkcji to w tym polu dobrze jest wpisać datę kiedy ten towar wpłynął poniewaŝ automatyczne ściąganie rozchodu na magazynie moŝe być ustawione aby sortowało przed rozchodem pole dostawa. WaŜne aby data była wpisana rrrrmmdd czyli najpierw rok potem miesiąc a na końcu dzień. Wpisując w pole dostawa dostajemy informacje szczegółowe ze stanem na magazynie na poszczególne indeksy i dostawy. Program będzie wyświetlał ile ma danego indeksu i w kaŝdej chwili moŝna zobaczyć z jakich dostaw (jakie numery seryjne są jeszcze na magazynie, czy kiedy były dostawy tego indeksu, czy do jakiego zamówienia jest towar na magazynie itp.). Jeśli natomiast nie chcemy aby program kontrolował indeksy na kaŝdą dostawę z osobna to w polu nr dostawy nie wpisujemy nic ma zostać puste. Uwaga pomiędzy okresami na magazynie tylko NUMER DOSTAWY przechodzi wraz z indeksem na następny okres natomiast pole DO_ZAM (do zamówienia) jest tylko polem informacyjnym w tym dokumencie nie pojawia się na Ŝadnym raporcie o stanach i moŝna je traktować jak pole typu,uwaga' to znaczy Ŝe widzimy je tylko jak wejdziemy w pozycje tego dokumentu przychodowego. Import pozycji do dokumentu przychodowego. W wielu wersjach programu pojawia (będąc w pozycjach dokumentu) się w menu moŝliwość automatycznego zaciąganie pozycji z innych dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych. Najczęściej stosowanym importem jest zaciągnie plików typu *.csv pochodzących np. z programu typu MS EXCEL, czy OpenOffice itp. Aby pobrać dane określony format: z pliku zewnętrznego opcje Import pozcji z *.csv plik ten musi mieć w pierwszym wierszu musi być opis kolumn a kolumny muszą być w następującej kolejności INDEKS;ILOŚĆ;CENA_ZAKUPU;JM;NAZWA;NR_DOSTAWY poszczególne kolumny z danymi muszą być rozdzielone średnikiem. Przy czym program szuka danego indeksu ale NAZWĘ i JM pobiera ze Słownika Towarów. Pole NR_DOSTAWY nie jest obowiązkowe moŝe nie istnieć w tym pliku jest opcjonalne. W całym systemie niedozwolone są znaki do importowania '#','$',''','(',')','&' znaków tych nie wolno uŝywać i nie mogą się znaleźć w zaciąganych plikach. PoniewaŜ pliki zewnętrzne mogą zawierać niedozwolone znaki jak równieŝ nie spełniać formatu koniecznie po zaciągnięciu nacisnąć przycisk F6 aby program odświeŝył dane na ekranie co naprawdę zostało zaimportowane. PoniewaŜ, wiele firm ma wersje programu, w której wykupili automatycznie zaciąganie dokumentów (faktury zakupu) z formatów elektronicznych obcych firm i w menu pojawia nam się import automatyczny z obcych dokumentów.

198 198 Przy tego typu imporcie bardzo waŝne jest aby nazwa pliku i katalog w którym mamy plik na dysku, z którego chcemy importować dane nie zawierał spacji. Czyli najlepiej te obce plik (faktury elektroniczne) umieścić w katalogu np. c:\import tak aby nie było tam spacji. To samo tyczy się nazwy pliku nie moŝe się on nazywać faktura xml poniewaŝ po słowie faktura jest spacja i w zaleŝności od systemu operacyjnego ta spacja jako parametr dla programu jest róŝnie traktowana stąd poprawna nazwa pliku to faktura23345.xml bez spacji. Po takim imporcie sprawdzamy czy suma pozycji w dokumencie przychodowym (czyli zaimportowanych) pokrywa się z fakturą i czy suma netto pokrywa się z sumą na dokumencie. Jeśli tak proces moŝna uznać za udany. W niektórych wersjach istnieje eksport pozycji dokumentów przychodowych ale jest on kupowany na zamówienie i format tego eksportu jest według zamówienia np. do formatu XML. ZWROT Pobierz pozycje z faktury sprzedaŝy jest to specjalna opcja do pobierania z faktury sprzedaŝy pozycji z cena magazynową po jakiej została rozchodowana z magazynu w dniu sprzedaŝy. Opcja ta działa tylko jeśli towar na fakturze był wystawiany na podstawie automatycznego pobierania danych do faktury z dokumentu WZ, w przeciwnym wypadku faktura nie posiada informacji jaka była magazynowa cena zakupu tego towaru. Opcja w szczególności bardzo przydatna do budowania dokumentu ZW(zwrot wydania) zwrot od odbiorcy np. w przypadku KOREKTY FV, która rejestruje tylko zdarzenie pod względem finansowym a towar aby wrócił na magazyn naleŝy wystawić dokument ZW. I tu operator ma problem poniewaŝ nie wie po jakiej cenie magazynowej ma przyjąć z powrotem ten towar na magazyn. Po wybraniu tej opcji program zapyta się o fragment numeru faktury korygującej i po wpisaniu program wyświetli faktury korygujące tego kontrahenta. Wybierając

199 199 odpowiednią korektę program wyświetli pozycje z faktury korygowanej (nie korekty) i pozwoli zaznaczyć, które pozycje z tej faktury mają wejść na dokument magazynowy. Przy czym program wyświetli pozycje faktury po cenie sprzedaŝy ale przeniesie do dokumentu magazynowego po cenie magazynowej zakupu. Proces przeniesienia po naciśnięciu opcji przenieś zaznaczone pozycje po cenie zakupu do dokumentu Jeśli natomiast faktura nie była wystawiona na podstawie WZ program przeniesie pozycje ale ceny będą zerowe i naleŝy je wpisać samemu odnajdując w systemie ręcznie dokument magazynowy na podstawie, którego wydano ten towar. Dokumenty Rozchodowe Tworzenie nagłówka dokumentu rozchodowego wykonuje się tak samo jak dla (patrz) dokumentu przychodowego nie ma w tym Ŝadnej róŝnicy. Natomiast większego znaczenia nabiera pole KATEGORIA, poniewaŝ dokumenty magazynowe zwłaszcza rozchodowe często trzeba księgować w merytorycznie róŝnych miejscach. Pole kategoria pozwala grupować je w tematyczne grupy i na raportach dla księgowej wyświetlić sumy w poszczególnych grupach potrzebne do księgowania. Tak więc jakie grupy mają być w kategoriach decyduje księgowość. Natomiast w programie jest specjalna nazwa wewnętrzna KOMPLETACJA, którą automatycznie wpisuje program jak buduje dokumenty RW i PW produkcyjne na podstawie receptury. Oczywiście kaŝdy dokument moŝna wydrukować dwojako czyli z wartościami i ilościami lub tylko z ilościami

200 200 Zasadnicza róŝnica, w wystawieniu dokumentu pojawia się w pozycjach dokumentu rozchodowego, do którego wchodzimy przez opcje menu Pozycje dokumentu. Praca na dokumencie rozchodowym polega na wyborze tylko tego co aktualnie mamy na stanie w danym magazynie. Aby zbudować pozycje w dokumencie rozchodowym moŝna wybrać dwie drogi. Pierwsza droga do wykonanie pozycji rozchodu przez naciśnięcie przycisku Insert gdzie pojawia nam się okno wpisu danych.

201 201 Wszystkie pola są zablokowane a jedynym polem, które moŝemy modyfikować jest pole INDEKS. Po jego wybraniu program wyświetli nam moŝliwość wyszukania w stanach magazynowych, o który towar nam chodzi. Po wybraniu towaru program wyświetli listę dostaw i cenę zakupu jaką ma na stanie i pozwoli nam wybrać konkretną dostawę czy numer seryjny towaru. Podsumowując najpierw pojawi się okno ze stanami następnie wybieramy pokaŝ dostawy i ręcznie wybieramy po jakiej cenie i jaki numer dostawy nas interesuje.

202 202 Naciskając przycisk Wykonaj rozchód dostawy program zapyta się o ilość ile z tej dostawy ma rozchodować towaru oczywiście nie więcej niŝ jest w niej na stanie i daną wartość wprowadzi do pozycji rozchodowej w dokumencie. Jedynym polem, które moŝna modyfikować w dokumencie jest DO ZAM / NR SER to pole tak naprawdę stanowi opis tej operacji i naleŝy je traktować jak uwagę do tego rozchodu. Dla programu nie ma ono Ŝadnego znaczenia ale dla uŝytkownika moŝe nieść informacje np. DO ZAMÓWINIA Druga droga do wykonanie pozycji rozchodu wynika pewnej wady w pierwszej drodze. Mianowicie jeśli chcielibyśmy rozchodować np. 100 sztyk jakiegoś artykułu i mielibyśmy go na magazynie z pięciu dostaw po 20 sztuk po róŝnych cenach zakupu. W pierwszym sposobie rozchodu musielibyśmy wybierać 5 razy nową pozycje i za kaŝdym razem wybierać inną cenę zakupu i to co jest w niej na stanie. Bardzo uciąŝliwe rozwiązanie zostało zastąpione automatycznym rozchodem i zamiast naciskać przycisk Insert naciskamy przycisk Nowa pozycje rozchodowa program w tedy wyświetli stany magazynowe aby wybrać indeks, o który ma chodzi ale juŝ nie będzie wyświetlał dostawy i ceny zakupu tylko automatycznie zgodnie z FIFO zapyta się o ilość jaką chcemy rozchodować i automatycznie wykona za nas z zdjęcie z magazynu (z wielu dostaw na raz jeśli zajdzie taka potrzeba).

203 203 Podsumowując nowa pozycja rozchodowa ściąga zadaną ilość towaru z magazynu ale nie mamy wpływu po jakiej cenie i z jakich dostaw. Natomiast jeśli chcemy mieć kontrolę po jakiej cenie i z jakich dostawy (nr seryjnym) musimy wykonać rozchód ręcznie przez przycisk Insert. Przykładowy wydruk dokumentu Stany magazynowe Wyświetlanie stanów magazynowych moŝe odbywać się na trzy sposoby. Poprzez stany ilościowe, stany ilościowo-wartościowe oraz stany w przeliczeniu na opakowania. Stany ilościowe grupują wszystkie towary według indeksu. Czyli wszystkie towary o tym samym indeksie zostaną połączone w jeden widok z wyliczoną średnią ceną zakupu i sumaryczną ilością w magazynie. Stany ilościowo-wartościowe rozgraniczają towary nie tylko względem indeksów, ale takŝe względem centy po jakiej dana partia została kupiona a takŝe względem dostawy. Przykładowe widoki stanów ilościowych oraz ilościowo-wartościowych widać poniŝej. Rysunki przedstawiają ten sam magazyn, ale rozpatrywany pod względem róŝnych widoków. STAN ILOŚCIOWY:

204 204 STAN ILOŚCIOWO-WARTOŚCIOWY:

205 205 Rezerwacje magazynowe Tabela rezerwacji jest osobną bazą gdzie wprowadzamy dla danego magazynu co chcemy zarezerwować. Czyli rezerwacje dokonujemy na konkretny magazyn co pozwala wyświetlić ile mamy na stanie w magazynie ile w rezerwacji danego towaru. Opcje Rezerwacje w głównym menu programu wyświetla co aktualnie jest jeszcze w rezerwacji na danym magazynie w postaci róŝnicy między wpisami ile było zarezerwowane a ile juŝ z rezerwacji zostało zdjęte. Czy pole REZERWACJA zawiera aktualny stan ile jeszcze jest zarezerwowanej ilości danego towaru. Z prawej strony w menu tego raportu mamy moŝliwość wyświetlanie szczegółów dla kogo jest to zarezerwowane i jak wyglądała historia poszczególnych zdjęć z rezerwacji, przy czym będąc w kartotece (szczegółach wpisu) moŝemy juŝ moŝliwość wycofywać czyli ODREZERWOWAĆ asortyment z rezerwacji. Program zapyta się czy całą ilość zarezerwowaną ma zdjąć z rezerwować i wykona odrezerwowanie danej ilości oczywiście nie więcej niŝ było w rezerwacji. Przy czym w polu WPISAŁ i ODREZERWOWAŁ będzie informacja kto i kiedy zarezerwował i odrezerwował dany artykuł. Praktycznie zarówno w systmie zamówień jak równieŝ w stanach magazynowych jak i w głownym menu programu moŝemy podejŝeć czy dany artykuł ma rezerwacje i kto ją wykonał na jaką potrzebę jak równieŝ zobaczyć hsitorię rezerwacji. Poprzez menu główne programu moŝemy wyświetlić, jakie aktualnie na magazynie są rezerwacje.

206 206 Aby zobaczyć szczegóły rezerwacji danego asortymentu naciskamy przycisk Wpisy szczegóły Program wyświetli wpis szczegółowy, czyli, z jakiego dnia, do jakiego zamówienia ile sztuk itp. Jak równieŝ w polu rezerwował jest uŝytkownik, który dokonał rezerwacji, Przy czym mamy moŝliwość zlikwidowania rezerwacji (z wpisem do historii rezerwacji) przycisk Zdejmij z rezerwacji zrealizuj rezerwacje, który powinna wybierać osoba zamykająca zlecanie np. magazynier wysyłający zamówione artykuły lub przycisk Cofnij rezerwacje anulowanie rezerwacji. Przycisk ten całkowicie usuwa bez śladu w historii daną rezerwację (jest przydatny przy omyłkowym wykonaniu rezerwacji). Dla aktualnych rezerwacji moŝna zmieniać uwagi tak, aby kaŝdy, kto zagląda do rezerwacji, miał więcej szczegółów o tej realizacji. Aby dodać nową pozycje do rezerwacji naleŝy wystawić zamówienie od odbiorcy i w pozycjach zamówienia jest moŝliwość wykonanie rezerwacji tego towaru na danym magazynie. Czyli nie moŝna wykonać rezerwacji bez zamówienia w systemie zamówień na ten artykuł i tylko poprzez system zamówień moŝna wykonywać rezerwacje (jak równieŝ je wycofywać) patrz (Zamówienia od odbiorców). Dokumenty produkcyjne receptury Czasami zdarza się sytuacja gdy firma produkuje lub sprowadza części składowe jakiegoś produktu, a sprzedaje jako jeden towar złoŝony z produktów składowych. ZałóŜmy Ŝe mamy na magazynie deski i gwoździe, które są montowane w jeden płotek. Płotek składa się z 40 gwoździ oraz 20 desek. Towar jest składowany na magazynie w postaci części, ale po zmontowaniu trafia do klienta w postaci gotowego produktu. Program umoŝliwia tworzenie receptur i na ich podstawie analizować ile produktów składowych będzie potrzebnych aby otrzymać produkt częściowy. Aby utworzyć nowy

207 207 produkt, na podstawie receptury musimy dla danego produktu (kompletu) w słowniku towarów zdefiniować RECEPTURĘ, wchodząc w menu w opcję Receptura. Teraz pozostało tylko zdefiniować z jakich składników składa się nasz wyrób gotowy. W tym celu wybieramy ten towar na liście w słowniku klawiszem ENTER, a następnie korzystamy z opcji Surowce Receptura. Pojawia się lista surowców wchodzących w skład naszego wyrobu gotowego. Jest ona pusta. Aby dodać nową pozycję naciskamy klawisz ENTER lub INSERT i wybieramy opcję Nowa pozycja. Szukamy w słowniku towarów (nie moŝe to być wyrób gotowy z grupy W) i akceptujemy wybór klawiszem ENTER. Następnie zostaniemy poproszeni o podanie ilości surowca potrzebnego do receptury i nowa pozycja w słowniku została dodana. Postępujemy analogicznie dla kolejnych pozycji. Przykładową recepturę widać poniŝej. Nowa receptura została dodana. Magazyn produkcja» Dokumenty produkcyjne Tworzymy mowy dokument produkcyjny, który rejestruje wszystkie kompletacje i produkty, które zostały utworzone na podstawie receptur. Dokumenty produkcyjne moŝemy tworzyć na kaŝdy dzień osobno co powoduje Ŝe mamy pełny wgląd co kiedy powstało.

208 208 Poprzez insert tworzymy nowy dokument produkcyjny. Istotnymi polami są pola MAG. RW (informujące z jakiego magazynu ściągamy składniki) oraz MAG. PW (na jaki magazyn trafią gotowe produkty). Kolejnym etapem jest wejście w pozycje dokumentu i tworzenie kolejnych produktów które chcemy na magazynie wyprodukować na podstawie receptury.

209 209 Wybieramy ze słownika towarów INDEKS wyrobu (kompletu), do którego mamy recepturę, przy czym będąc w słowniku towarów wyrobu gotowego jaki ma powstać, oraz polu DO ZAM moŝemy wpisać do jakiego zamówienia lub do jakiego dokumentu tworzymy te produkty. Po wpisaniu tych danych wybieramy opcje Receptura tworzenie RW/PW. Program wyświetli zapotrzebowanie na surowiec aby wykonać rozchody na zadana ilość sztuk wyrobu. Przy czym nie przejdziemy dalej jeśli kolumna opisująca BRAKI nie będzie zerowa co znaczy Ŝe cały surowiec jest na stanie i moŝna wykonać RW i PW bez przeszkód. Na tym etapie jeśli mamy takie uprawnienia moŝemy manipulować recepturą poprzez zmianę surowca na inny, który np. aktualnie mamy na stanie do tego celu słuŝą przyciski Zmień indeks surowca ze słownika towarów i Zmień indeks surowca ze stanów magazynowych, przy czym po zmienia program powtórnie przeanalizuje dane i wyświetli braki jeśli będą nadal nie pozwoli wykonać procesu budowania RW i PW. Bardzo przydatną opcją dla firm, które chcą podczas budowania RW kontrolować jaki numer seryjny, czy konkretna dostawa ma być pobrana z surowca jest w menu przycisk Ustaw numer seryjny, gdzie program automatycznie wyświetli jakie są na stanie dostawy (nr seryjne) i po wybraniu przypisze do pola SERIA jaki ma pobrać z magazynu podczas tworzenia RW. Uwieńczeniem całego procesu jest wygenerowanie dokumentu RW i PW naciskając przycisk Buduj RW i PW na dzień. Program po zbudowaniu dokumentów na magazynie uzupełni pola DOKUMENT RW i DOKUMENT PW numerami utworzonych dokumentów w pozycjach dokumentu produkcyjnego.

210 210 Raporty magazynowe - analizy błędów PoniewaŜ, są róŝne wersje programu z blokadą i bez blokady stanów ujemnych, wersje transakcyjne i nie transakcyjne uŝytkownik magazynu ma obowiązek ZAMYKAĆ dokumenty magazynowe i nie wolno bez ich zamknięcia drukować raportów finansowo księgowych. Niezamknięte dokumenty magazynowe Dlatego absolutnie najwaŝniejszym raportem jest sprawdzenie czy wszystkie dokumenty zostały poprawnie wystawione (mogła być praca zdalna i przerwano pracę w sieci). Sprawdzenie poprawności i przeliczenie dokumentu uzyskujemy przez ZAMKNĘCIE dokumentu magazynowego. Pierwszy raport wyświetla wszystkie dokumenty z danego miesiąca, które nie są jeszcze zamknięte. Przykładowy raport Przy zamykaniu dokumentów program nie zamknie danego dokumentu jak nie będzie w nim poprawnie wpisanych wartości, czyli równieŝ nie mogą w nim wystąpić ceny zerowe. Ale dla szybszej analizy czy są gdzieś puste dokumenty czyli ktoś załoŝył nagłówek ale nie wpisał ani jednej pozycji np. RW.

211 211 Dokumenty zerowe bez pozycji Dokumenty bez ceny w pozycjach Program moŝe przeprowadzić analizę pustych i zerowych dokumentów zanim zostaną zamknięte i moŝemy je zobaczyć w raportach W tych raportach jak wyŝej otrzymujemy wykaz dokumentów. Ujemne stany magazynowe RównieŜ bardzo waŝny raport, który ogromnie jest przydatny w systemach gdzie nie ma automatycznej blokady dokumentów przychodowych (buforowanych) a zamknięcie dokumentu jest uzaleŝnione od operatora, który moŝe usunąć dokument przychodowy na podstawie, którego zrobił juŝ rozchód innym dokumentem. Raport ten wyświetla pozycje na wybranym magazynie ze stanami ujemnymi i przed zamknięciem miesiąca operator musi doprowadzić to do porządku. PoniŜej przykładowy wygląd raportu i aby dowiedzieć się więcej o przyczynie czemu dany indeks jest na minusie naciskamy przycisk Wpisy w kartotekę Dla przykładu poniŝej wpisy w kartotekę, które stwierdzają ze ten towar był tylko na RW a poniewaŝ nie moŝna rozchodować czegoś czego nie było na stanie stąd wniosek Ŝe ktoś usunął dokument przychodowy na podstawie, którego nastąpił ten rozchód. System ma pełne wsparcie i administrator systemu z logów ma moŝliwość sprawdzania kto i kiedy taki dokument usunął. To jednak jest trochę juŝ za późno bo na stanie mamy stan ujemny. Jak sobie radzić z takimi sytuacjami opisano w zasadach pracy na magazynie. Przy czym w systemach z buforowaniem dokumentów przychodowych, w których dopiero po akceptacji dokumenty przychodowe pojawiają się na magazyn nie ma takich problemów poniewaŝ raz wpisany dokument nie moŝe być juŝ modyfikowany a korekta musi być zrobiona nowym dokumentem magazynowym.

212 212 Parowanie MM+ z MM- Kolejnym raportem, który koniecznie musi być uzgodniony na koniec miesiąca jest raport MM+ z MM-. Raport ten powala wyświetlić czy wszystkie dokumenty MM- z jednego magazynu w pełni bez zmian zostały przyjęte jako przesunięcie międzymagazynowe MM+ na drugim magazynie. PowyŜszy raport dokonuje pełną analizę i wyświetla tylko dokumenty niezgodne, czyli jeśli mamy dokument, który ma tylko wartość wyszło oznacza to Ŝe wystawiono MM- a nie przyjęto jeszcze tej MM- na drugim magazynie jako MM+. Na koniec miesiąca muszą te dokumenty być koniecznie przyjęte inaczej raporty magazynowe będą nie prawdziwe. Jeśli kwota jest w obu polach wyszło i weszło a jest między nimi róŝnica oznacza to Ŝe nie wszystkie towary zostały przyjęte na MM+ z MMi trzeba wykonać korektę tej MM-. Jeśli natomiast jak w przypadku powyŝej mamy wartość weszło bez wartości i numeru dokument oznacza to Ŝe usunięto MM- w magazynie mimo iŝ pozostawiono ją jako przychód MM+ na drugim magazynie (operacja niedozwolona). W razie wątpliwości mamy w menu przycisk PokaŜ szczegóły, który wyświetli o jaki numer dokumentu chodzi. Raporty magazynowe finansowo księgowe dla rocznego okresu magazynowego Raporty finansowe z magazynów moŝna podzielić na dwa zestawy dotyczące wybranego magazynu i zbiorowe czyli wszystkie magazyny na raz czyli obraz całej firmy.

213 213 Obraz stanu ilościowo wartościowego na dowolny dzień otrzymujemy z wydruku Zestawienie ilościowo wartościowe na dzień...

214 214 Natomiast zestawienia obrotów na poszczególnych rodzajach dokumentów z wykazem dokumentów wartościowo otrzymujemy poprzez wydruk Zestawienie wartościowe na magazynie

215 215 Zestawienie zbiorcze pozwala w jednym wydruku wykonać analizę wszystkich magazynów w systemie i jest dostępne w menu w pozycji Zestawienie zbiorcze gdzie pojawia nam się stan dla wszystkich dokumentów z wykazem sum na kaŝdym magazynie dla poszczególnych rodzajów dokumentów. WaŜne aby przy wybieraniu okresu do raportu wpisywać od dnia początku okresu obrotowego na magazynie inaczej program wyświetli tylko analizę róŝnicową na magazynie z okresu czasu.

216 216 Bardzo przydatnym moŝe okazać się raport z podziałem na obroty i stany magazynowe w poszczególnych kategoriach przypisanych podczas wystawiania dokumentów magazynowych, przy czym raport ten analizuje wybrany miesiąc.

217 217 Inwentaryzacja Inwentaryzacja to proces weryfikacji czy to co jest na magazynie (spis z natury) pokrywa się z tym co pokazuje komputer na stanach magazynowych. Jeśli pierwszy raz uruchamiamy magazyny na programie to wprowadzamy dane jako BOM (bilans otwarcia magazynu patrz Magazyny) a nie inwentaryzacje.

218 218 Inwentaryzacja to proces wieloetapowy, w pierwszym etapie naleŝy załoŝyć wpis (przycisk INSERT ) o jaki magazyn nam chodzi na jaki dzień ma być inwentaryzacja. Program wygeneruje kolejny numer inwentaryzacji gdzie podajemy opis, który jednocześnie jest tytułem raportu z inwentaryzacji. Bardzo waŝne pola to magazyn i na dzień. O ile pole magazyn jest oczywiste o tyle na dzień musi być przemyślane. Na podstawie tej daty program w drugim etapie wygeneruje jaki był stan magazynowy dokładnie na ten dzień, czyli inwentaryzacje naleŝy wykonać w komputerze jeśli wszystkie dokumenty do dnia na dzień włącznie są juŝ po zamykane i na tym magazynie nie będzie zmian pod datą wcześniejszą. Na czas inwentaryzacji nie powinniśmy pracować na danym magazynie, czyli wystawiać nowe dokumenty rozchodowe. Dokumenty przychodowe (np. PZ )mogą być wpisywane oczywiście pod datą późniejszą niŝ na dzień, nie będą one wówczas brane do inwentaryzacji. Kolejny etap to naciśnięcie przycisku menu Przygotuj ze stanów na dzień, Po tym przycisku program zbuduje pozycje inwentaryzacji i wchodząc w menu Zawartość będziemy mogli wpisywać i wydrukować arkusz inwentaryzacji.

219 219 Program wygenerował wszystkie indeksy na stanie na dany dzień w tylu cenach i dostawach ile znalazł na stanie, przy czym moŝna drukować arkusz przez F8 (kolumny z ekranu) lub przez menu Wydruk po stanach komputera, gdzie ilość pól została ograniczona. Program tworząc arkusz wpisał ilość i cenę jaka ma w komputerze zadaniem operatora jest wpisanie ilości jaka jest fizycznie na magazynie lub jeśli nie ma takiego towaru w komputerze a jest na magazynie to go dopisać (INSERT). Po wpisie program wyliczy niedobory i nadwyŝki ilościowo i wartościowo, czyli jedynym polem które wypełniamy to ilość (pozostałe pola są zablokowane) ale w przypadku pozycji dotyczącej towaru, który nie istnieje w arkuszu wybieramy go ze słownika towarów i wprowadzamy równieŝ obowiązkowo ceną zakupu i dostawę jeśli jest wymagana pozostałe pola przekopiują się ze słownika towarów automatycznie. Podczas wpisu w sumach tabeli mamy wartości i ilości niedoborów i nadwyŝek. TYP WPISU - określa czy pozycja pochodzi ze stanów magazynowych 'K', czy została do arkusza wpisana ręcznie 'R'. moŝna do wygenerowanego arkusza dodać pozycję poniewaŝ zdarza się Ŝe na w magazynie przy spisie z natury znajdą się towary, których nie ma na stanach magazynowych (czyli w arkuszu inwentaryzacji). Operator nie moŝe tego pola ustawiać program wpisuje to wartość w zaleŝności jak powstała ta pozycja. Wygenerowanie arkusza i wpisanie spisu z natury stanowiło przygotowanie dokumentu inwentaryzacyjnego. Ostatnim etapem jest na podstawie tego dokumentu i bardzo waŝne dopiero po

220 220 jego całkowitym wpisaniu i uzgodnieniu naciśnięcie opcji w menu -> zawartość -> Zatwierdź do kartotek. Ten moment jest decydujący poniewaŝ nastąpi wygenerowanie na magazynie dwóch dokumentów (do których uŝytkownik nie ma dostępu) IW+, IW-. Inwentaryzacja zmieniająca stan na wyŝszy IW+ i inwentaryzacja zmieniająca stan na niŝszy IW-. MoŜna sobie wyobrazić, Ŝe są to jeden dokument przychodowy wpisujący o ile było więcej danego towaru na magazynie a drugi dokumenty rozchodowy o ile było mniej danego towaru na magazynie. Po tym zabiegu na stanie magazynowym pojawi się stan spisu z natury a odpowiednie wpisy IW+, IW- pojawią się w kartotekach magazynowych indeksów, które wymagały korekty z inwentaryzacji. MoŜemy równieŝ podejrzeć i wydrukować ilościowo i wartościowo raport towarów, które spowodowały nadwyŝki (menu NadwyŜki ) lub niedobory (menu Niedobory) oba te dokumenty są potrzebne do księgowości aby zamknąć protokół inwentaryzacyjny. Teoretycznie zamknięcie dokumentu inwentaryzacji blokuje moŝliwość jej zmiany. Program jednak przewiduje w opcji menu Cofnij zatwierdzenie z kartotek, które kasuje ukryte dokumenty IW+ i IW- wynikające z inwentaryzacji co automatycznie przywróci stan na magazynie z przed inwentaryzacji (moŝna w tedy poprawić coś w inwentaryzacji) i wykonać Zatwierdź do kartotek jeszcze raz. Oczywiście cofnięcie moŝe wykonać osoba tylko z uprawnieniami SZEF w trzecim parametrze logowania. NaleŜy pamiętać przy tym zabiegu, Ŝe jeśli na podstawie IW+ był juŝ jakiś rozchód bo magazyny pracowały to mogą powstać stany ujemne czyli absolutnie nie zaleca się Cofanie zatwierdzenia a jeśli juŝ musimy to zrobić to usunąć wcześniej dokumenty rozchodowe jeśli były późniejsze niŝ na dzień inwentaryzacji i wpisać je jeszcze raz po zatwierdzeniu do kartotek.

221 221 Zarządzanie informacją Informator wewnętrzny między użytkownikami systemu System SFSQL umoŝliwia wysyłanie wiadomości do uŝytkowników systemu. MoŜliwe jest wysłanie wiadomości do wszystkich osób lub do jednej konkretnej. W celu skorzystania z informatora wybieramy zakładkę Informator a następnie pozycję Informator wewnętrzny. Na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich wiadomości, które zostały rozesłane do wszystkich oraz do nas osobiście (są to wiadomości otrzymane oraz wysłane przez nas). Aby wysłać wiadomość wciskamy klawisz (Insert). W wyskakującym oknie wypełniamy pole DO oraz TREŚĆ. Jeśli chcemy wysłać wiadomość do wszystkich pozostawiamy pole DO puste. Pozostałe pola zostaną wypełnione automatycznie. UWAGA: Po wysłaniu wiadomości nie ma moŝliwości jej edycji lub skasowania.

222 222 Terminarz serwisowy przykładowy System SFSQL udostępnia równieŝ terminarz serwisowy. SłuŜy on do tego, aby centrala wiedziała jak będzie wyglądać praca serwisantów w nadchodzących dniach. Po wejściu w zakładkę Informator a następnie wybraniu pozycji Terminarz serwisowy oddziału zostaniemy poproszeni do podanie zakresu czasowego, z którego zostaną wybrane zaplanowane zadania. Na ekranie wyświetli się lista wszystkich zaplanowanych czynności serwisowych w ramach naszego oddziału w zadanym przedziale czasowym. Dodawanie moŝliwe tylko jeśli jesteśmy zalogowani jako moduł ODDZIAŁ (ODD). Dodajemy nową pozycję przy pomocy klawisza Insert. Uzupełniony zostanie oddział w jakim aktualnie jesteśmy zalogowani, a pola jakie musimy wypełnić to:

223 223 Z dnia data wykonywania usługi serwisowej Czas OD czas rozpoczęcia usługi Czas DO czas zakończenia usługi Kontrahent kontrahent zamawiający usługę Opis dodatkowe informacje o usłudze Specyfikacja usł. czy usługa jest naprawą, gwarancją, montaŝem czy przeglądem Opis agregatu Pełna nazwa agregatu (AUTOBAZA) Nr seryjny agregatu Numer seryjny agregatu. Nr rej. numer rejestracyjny pojazdu podlegającemu usłudze. Kontakt dane kontaktowe do usługi. Mechanik prowadzący mechanik z bazy w systemie, który nadzoruje usługę. Samochód serwisowy który samochód pojedzie na usługę (AUTOBAZA).

224 224 Przykładowe systemy zbudowane pod zamówienie Przykładowy system obsługi kart serwisowych Karty pracy Karty pracy słuŝą w systemie do opisywania prac wykonywanych w ramach serwisu danego agregatu. Do modułu dostajemy się po wybraniu w menu głównym programu pozycji KARTY PRACY/SPECYFIKACJE i wybraniu Baza kart pracy. Z tego miejsca moŝemy dokonać wyszukiwania kart pracy w systemie. MoŜemy szukać po numerze kary pracy, opisie zlecenia, numerze zlecenia przypisanego do danej karty pracy, nazwie klienta, na którego została wystawiona karta pracy, a takŝe po numerze seryjnym agregatu oraz numerze rejestracyjnym pojazdu bądź przyczepy. Po wybraniu którejkolwiek z tych opcji podajemy fragment do wyszukania, a następnie system przefiltruję wybrane wcześniej pole pod kątem wpisanego przez nas fragmentu. Okienko wyboru wyszukiwania jest widoczne poniŝej. Po przefiltrowaniu wyników mamy na ekranie widoczne karty pracy. W tym momencie moŝemy dodawać, usuwać bądź edytować karty wpisane do systemu.

225 225 KaŜda karta pracy jest definiowana przez szereg pół. Część z nich jest wypełniana automatycznie podczas tworzenia nowego dokumentu, a część z nich naleŝy podać. KaŜda karta pracy zawiera: Oddział oddział, w którym wykonywana jest usługa w ramach wystawianej właśnie karty pracy (wypełniane automatycznie na podstawie danych logowania) Rok rok, w którym wystawiana jest karta pracy (wypełniane automatycznie na podstawie daty, pole jest potrzebne w późniejszych etapach podczas filtracji kart pracy) Z dnia data wystawienia karty pracy (wypełniane automatycznie na podstawie daty) Numer kolejny numer karty pracy w ramach oddziału. Po wybraniu pola generowany jest pierwszy wolny numer w ramach danego oddziału i roku, a następnie wypełniany jest pełny numer. Pełny numer generowany jest automatycznie na podstawie poprzedniego numeru. KaŜda karta pracy jest numerowana według wzoru: KPR/ODDZIAŁ /KOLEJNY_NUMER /ROK Opis zlecenia krótki opis wykonywanej usługi. To pole jest autobazą, oznacza to to, Ŝe gdy jakiś opis pojawia się często na kartach pracy, to moŝemy go zapamiętać i później tylko wybierać z listy podpowiedzi. Dotyczy zamówienia tutaj wybieramy zamówienie, które dotyczy tej karty pracy. Po wybraniu tego pola zostaniemy poproszeni o podanie zakresu dat zamówień, a następnie wybranie konkretnego zamówienia do tej karty pracy. Kolejnym etapem jest wybranie danych kontrahenta. Po najechaniu na pozycję Kontrahent wybieramy ze słownika kontrahentów jednego, na którego ma być wystawiona karta pracy. Po zaakceptowaniu wyboru wszystkie pozostałe dane (Nazwa kontrahenta, adres oraz NIP) zostaną automatycznie pobrane do karty pracy. Kolejnym krokiem jest ustalenie specyfiki karty pracy.

226 226 W polu SPEC. USŁUGI zostaniemy poproszeni o podanie jednego z 4 rodzajów karty pracy. Jest to Naprawa, Gwarancja, MontaŜ oraz Przegląd. NaleŜy pamiętać, Ŝe poza pojawieniem się na wydruku, informacja ta zdeterminuje drugą stronę karty pracy (czyli zestaw czynności jakie powinien wykonać mechanik). Proces tworzenia drugiej strony karty pracy jest opisany w dziale Czynności serwisowe. W następnym kroku przechodzimy do podania szczegółów na temat agregatu. MoŜemy zatem podać Opis agregatu (autobaza), numer seryjny agregatu (wpisywany ręcznie), a takŝe datę montaŝu agregatu. W polu Numer kodowy agregatu zostaniemy przekierowani do słownika towarów, gdzie naleŝy wybrać konkretny agregat, którego dotyczy karta pracy. NaleŜy jeszcze podać Rodzaj przeglądu (A,B,C lub D). Jest to pole na podstawie którego będzie wypełniana druga strona karty pracy (czynności serwisowe). Najczęściej litery A,B,C,D określają konkretne przebiegi w ramach danego agregatu. Po powiązaniu ich z typem agregatu będzie moŝna jednoznacznie przydzielić mechanikowi określone czynności serwisowe. Ostatnim polem w tej sekcji jest data następnego przeglądu. Wpisujemy tu przewidywaną datę następnego przeglądu agregatu. Następnie przechodzimy do sekcji danych o pojeździe. W tym miejscu naleŝy podać takie informacje jak przebieg, przebieg diesla, przebieg stand by, wpisujemy nazwę pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz naczepy. Wpisujemy numer seryjny termografu oraz wybieramy indeks. W tym miejscu zostaniemy przekierowani do słownika towarów z prośbą o wskazanie konkretnego towaru (termografu). Po wybraniu termografu jego indeks i nazwa zostaną przepisane do karty pracy. Ostatnim polem w tej sekcji jest rodzaj czynnika chłodzącego (jest to pole typu autobaza więc moŝemy zapamiętać najczęściej wpisywane nazwy czynników chłodzących).

227 227 Na koniec przechodzimy do sekcji informacji dodatkowych o karcie pracy. Tutaj znajdują się dwa pola na uwagi (Uwagi oraz Uwagi cd). W moŝemy tutaj równieŝ powiązać z kartą pracy dokument gwarancyjny (numer gwarancji) oraz fakturę. Ostatnim polem w tej sekcji jest pole ID Mechanika. Po wybraniu zostaniemy przeniesieni do bazy mechaników i będziemy mogli przypisać mechanika prowadzącego do tej karty pracy. Tworzenie bazy mechaników jest opisane w dziale Baza mechaników. Po podaniu pół naciskamy klawisz F2 i karta zostaje utworzona w systemie. Po utworzeniu nagłówka karty pracy moŝemy przejść do wypełnienia poszczególnych czynności mechaników (robocizna). W tym celu wybieramy opcję PokaŜ czynności mechaników. Na ekranie zostanie wyświetlona lista czynności mechaników w ramach tej karty pracy. Nowe czynności dodajemy za pomocą klawisza INSERT.

228 228 Musimy podać datę czynności (domyślnie ustawiona na dzisiejszą) oraz czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. System automatycznie wyliczy czas trwania czynności. Kolejnym krokiem jest podanie liczby nadgodzin zawartych w czasie pracy. Potrzebne jest to do poprawnego pogrupowania i rozliczenia wartości na karcie pracy. W polu mechanik zostaniemy przeniesieni do bazy mechaników, gdzie moŝemy wybrać mechanika wykonującego daną czynność. Automatycznie zostanie przepisane równieŝ jego imię i nazwisko. W polu Czynność wpisujemy opis pracy wykonanej przez mechanika. Jest to pole autobaza więc moŝemy czynność zapisać na liście podpowiedzi. W polu rodzaj operacji wybieramy grupę (zostanie przy przeniesieni do bazy grup), po której mają być grupowane czynności do raportu. Czynności w ramach tej samej grupy zostaną połączone na wydruku w jedną. Na koniec naleŝy jeszcze podać cenę sprzedaŝy jednostki oraz ilość jednostek. Jest to potrzebne do wyliczenia cen na karcie pracy. Wypełniane w tej sekcji informacje znajdą się w dolnej części karty pracy. (pogrupowane w ramach grup). PoniŜej przykładowy wydruk. Obok listy kart pracy mamy widoczne menu. Po najechaniu na kaŝdą kartę pracy mamy do dyspozycji róŝne opcje. W dziale magazyn moŝemy skorzystać z dwóch opcji: PokaŜ dokumenty RW po wybraniu tego guzika, system przejdzie do bazy dokumentów magazynowych RW, przeszuka je i na ekranie wyświetli wszystkie te dokumenty RW, które są powiązane z tą kartą pracy. (ten numer karty pracy jest w polu DO DOK.)

229 229 PokaŜ pozycje RW opcja jest podobna do powyŝszej z tą róŝnicą, Ŝe na ekranie wyświetlona zostanie nie lista dokumentów RW, ale lista pozycji zawartych w tych dokumentach. Jednym słowem jakie pozycje zeszły z magazynu do tej karty pracy. W sekcji wydruki mamy trzy moŝliwości. Wydruk dokumentu wydrukowanie dokumentu z wszystkimi wypełnionymi danymi (dane wypełniane w rekordzie karty pracy oraz tabela czynności mechaników). Na ekranie zostanie wyświetlony podgląd do wydruku. Wydruk PUSTEJ same nagłówki wydrukowanie dokumentu z pustą tabelą czynności mechaników. Wypełnione zostaną nagłówki karty pracy (informacje o agregacie, pojeździe, kontrahencie),ale pusta zostanie tabela czynności mechaników. UmoŜliwi to wypełnienie jej później ręcznie. PoniŜej widoczny róŝniący się fragment wydruku.

230 230 Ostatnią opcją w tej sekcji jest Czynności serwisowe agregatu wydrukowanie drugiej strony karty pracy. System na podstawie typu agregatu, rodzaju przebiegu oraz przypisanych do nich rodzajów czynności serwisowych wygeneruje zestaw informacji dla mechanika o czynnościach, które musi wykonać bezwzględnie lub które powinien jedynie sprawdzić i w razie konieczności wykonać. Jeśli dobrze wypełniliśmy zaleŝne pola to na ekranie powinna pojawić się lista informacji o czynnościach dla mechanika. Jeśli listy są puste oznacza to, Ŝe błędnie zdefiniowaliśmy o informacje o czynnościach serwisowych w module Typy agregatów (opis definiowania jest w dziale Typy agregatów). Baza mechaników Podczas tworzenia kart pracy w systemie niejednokrotnie potrzebne jest wyspecyfikowanie mechanika (np. tego, który nadzoruje daną czynność serwisową). W kaŝdym z tych miejsc jest odwołanie do bazy mechaników. Są oni definiowani w zakładce KARTY PRACY/SPECYFIKACJE po wybraniu pozycji Baza mechaników. Dopisując nowe pozycje naleŝy podać Imię, Nazwisko oraz Oddział, w którym będzie widoczny dany mechanik. Po dodaniu do bazy mechaników będzie moŝna go wybrać w innych miejscach w systemie.

231 231 Czynności serwisowe Do zdefiniowania typów agregatów potrzebna będzie jeszcze lista czynności serwisowych. Dzięki tej liście moŝliwe będzie przypisanie jakie czynności powinny być wykonane podczas okresowych przeglądów lub montaŝy. Po wejściu w zakładkę KARTY PRACY/SPECYFIKACJE i wybraniu pozycji Czynności serwisowe dla agregatów na ekranie wyświetlona zostanie lista czynności Przy dodawaniu nowej pozycji do listy wystarczy wpisać jej opis. Powiązanie tej czynności z danym typem agregatu i konkretnym typem naprawy lub przeglądu odbędzie się w module TYPY AGREGATÓW. Lista czynności jest w systemie po to, aby nie trzeba było kilkukrotnie wpisywać tych samych czynności dla róŝnych agregatów. Wystarczy więc tylko raz zdefiniować czynność serwisową, a potem moŝna juŝ tylko powołać się kilkukrotnie na nią z poziomu moduły TYPY AGREGATÓW.

232 232 Typy agregatów Ostatnim krokiem do powiązania konkretnych typów agregatów, akcji serwisowych oraz czynności jakie powinny być wykonane podczas serwisu jest moduł Typy agregatów. Dostajemy się do niego po rozwinięciu zakładki KARTY PRACY/SPECYFIKACJE i wybraniu pozycji Typy agregatów. System poprosi nas o podanie jakiego typu agregat będziemy definiować. Jest to okienko typu AUTOBAZA, gdzie moŝemy zapamiętać wpisany tekst tak, aby następnym razem móc go wybrać z listy rozwijanej. Po wpisaniu typu agregatu i zaakceptowaniu go przyciskiem OK system pokaŝe nam listę przypisanych czynności serwisowych powiązanych z danym typem agregatu oraz typem akcji serwisowej.

233 233 Przy dodawaniu nowego rekordu powinniśmy zdefiniować pola. Agregat podajemy nazwę agregatu (domyślnie ustawione na nazwę podaną przez nas wcześniej) A, B, C, D kaŝde z tych pól to punkt serwisowe, mogą być to przebiegi dla danego agregatu w których trzeba wykonać akcje serwisowe (przeglądy okresowe). W kaŝdym z tych pól trzeba podać czy dana czynność podana w tej pozycji ma nie być wykonywana (Brak), ma zostać tylko sprawdzona i w razie potrzeby wykonana (Sprawdź) czy wykonana bezwzględnie (Wykonaj). ZałóŜmy Ŝe wpisana w pozycji jest czynność Wymień filtr osuszacz więc gdy np. w typie przeglądu A zdefiniujemy wartość Sprawdź będzie to oznaczać to, Ŝe mechanik powinien sprawdzić filtr osuszacz i gdy będzie wadliwy to wtedy go wymienić. Jeśli w polu będzie zdefiniowana wartość Wykonaj to mechanik powinien wymienić filtr bez względu na jego stan. MontaŜ podobnie jak w przypadku pól ABCD naleŝy wybrać typ akcji (Brak, Sprawdź, Wykonaj) wykonywanej w ramach danej czynności w przypadku montaŝu agregatu. Naprawa podobnie jak w przypadku pól ABCD naleŝy wybrać typ akcji (Brak, Sprawdź, Wykonaj) wykonywanej w ramach danej czynności w przypadku naprawy agregatu. Czynność tutaj naleŝy podać czynność wybieraną z listy czynności którą definiowaliśmy wcześniej.

234 234 Po zdefiniowaniu wszystkich czynności w ramach danego agregatu i określeniu jaki typ akcji serwisowej (Brak, Sprawdź, Wykonaj) ma byś wykonaniu w zaleŝności od przebiegu oraz faktu czy jest to naprawa lub montaŝ mamy pełny obraz tego jak serwisuje się dany model agregatu. To pozwoli na automatyczne wygenerowanie drugiej części karty pracy, która mówi jakie czynności naleŝy wykonywać przy konkretnym agregacie.

235 235 Gdzie znaleźć podstawowe raporty Cenniki sprzedaŝy patrz Słowniki -> Rejestr towarów Historia ruchu na magazynie jednego asortymentu patrz Słowniki -> Rejestr towarów Historia sprzedaŝy wybranego asortymentu patrz Słowniki -> Rejestr towarów Import cenników z pliku csv patrz moduł ADMIN Import z pliku cennika CRM Wpłaty i wypłaty bankowe kasowe kontrahenta Słownik -> kontrahentów NaleŜności rozliczone i nierozliczone kontrahenta Słownik -> kontrahentów Zobowiązania rozliczone i nierozliczone kontrahenta Słownik -> kontrahentów Faktury sprzedaŝy i korygujące sprzedaŝ kontrahenta Słownik -> kontrahentów Dokumenty wyjazdowe WZ kontrahenta Słownik -> kontrahentów Historia spotkań terminarz kontaktów z kontrahentem Słownik -> kontrahentów Dokumenty zewnętrzne: umowy, instrukcje związane z kontrahentem Słownik -> kontrahentów Dokumenty zakupu związane z kontrahentem (dostawcą) Słownik -> kontrahentów Zamówienia kontrahenta Słownik -> kontrahentów Karty pracy związane z kontrahentem Słownik -> kontrahentów Raporty z buforów sprzedaŝy Obroty sprzedaŝy dziennej Raporty z buforów sprzedaŝy - SprzedaŜ dzienna Obroty sprzedaŝy na poszczególne magazyny Raporty z buforów sprzedaŝy - Raport z pozycji faktur magazynowo Obroty sprzedaŝy na poszczególne PKWiU Raporty z buforów sprzedaŝy - Raport z pozycji faktur PKWiU Obroty sprzedaŝy porównanie kontrahentów kontrahentów Raporty z buforów sprzedaŝy - Ranking sprzedaŝy Porównanie sprzedaŝy miesiącami i latami Raporty z buforów sprzedaŝy - Ranking netto Raporty z rejestrów VAT sprzedaŝy SprzedaŜ raporty z rejestrów VAT Raporty z rejestrów VAT zakupu Zakup raporty z rejestrów VAT Raporty magazynowe Stan ilościowo wartościowy na dzień Magazyny raporty aktualny magazyn Obroty i stany wartościowo na poszczególne rodzaje dokumentów Magazyny raporty aktualny magazyn

236 236 Raport zbiorczy wartościowo wszystkie magazyny na raz Magazyny raporty zbiorcze wszystkie magazyny

237 237 Serwer bazodanowy Serwer SQL, pełni rolę zarządcy danych w sieci. Jest to oprogramowanie, specjalne stworzone do tego celu. Wgrywa się je do najmocniejszego komputera i on w bezpieczny sposób realizuje zlecania z sieci komputerowej od Klientów SQL czyli uŝytkowników programu SFSQL. Na świecie jest duŝa liczby programów typu serwer SQL przez róŝne firmy Oracle, MS SQL, Sybase, Interbase, MySQL itp. darmowe lub płatne komercyjne. Firma ALFA STUDIO (SOFTWARE_FREUS) opracowała przez 10 lat swój serwer SQL o nazwie dokładnie takiej jak system SF SQL. Decyzja taka była spowodowana elastycznością jaka daje własny serwer nie ograniczając się tylko do języka SQL ale ma wsobie wmontowany kodowany serwer plików, automatycznych kopii zapasowych itp. Stara wersja serwera (nie rozwojowa) Serwer SFSQL moŝe działalna dwa sposoby. Pierwszy z nich to uruchomienie go jako normalną aplikację. Wystarczy zalogować się na konto, a następnie uruchomić plik sf_sql.exe. Na ekranie pojawi się okno serwera: W szarym polu pojawiają się logi serwera, czyli wszelkie operacje serwerowe jak na przykład pobranie jakichś danych z bazy przez klienta, usunięcie dokumentu magazynowego czy logowanie do systemu. logi widoczne są od razu. Za pomocą przycisku Tryb administracyjny moŝemy zabronić dostępu klientom na czas ewentualnej konfiguracji czy konserwacji serwera. Zakładka konfiguracja umoŝliwia nam konfigurację serwera. W polu Katalog bazodanowy wpisujemy ścieŝkę do miejsca gdzie przechowywane są bazy danych. MoŜemy równieŝ zdefiniować jaka maksymalna ilość rekordów moŝe zostać zwrócona podczas jednego zapytania SQL (pobieranie bardzo duŝych ilości nie ma sensu). W zakładce tej moŝemy równieŝ zdefiniować priorytet procesu serwera w systemie operacyjnym oraz port na którym będzie odbywała się komunikacja. Zakładka Licencja/Autor zawiera informacje o autorze oraz nazwę uŝytkownika programu na którego wykupiona jest licencja. W dziale archiwizacja moŝna zdefiniować interwał czasowy dzielący kolejne kopie. Aplikacja SFSQL wykonuje osobną Kopina kaŝdy dzień w miesiącu. Program pamięta 30 oddzielnych kopi na 30 dni

238 238 wstecz. To daje nam pełny obraz miesiąca co umoŝliwia sprawne przywrócenie danych nawet po dłuŝszej awarii. W zakładce tej moŝna teŝ zdefiniować ścieŝkę w której maja znaleźć się kopie moŝna równieŝ wykonać dodatkową kopię w inne miejsce. Istnieje równieŝ moŝliwość wyłączenia kopii, ale nie jest to zalecane. Aktualna wersja serwera (rozwojowa) Drugim moŝliwym sposobem uruchomienia serwera jest włączenie go jako usługi w systemie MS Windows(R). System usług ma tę przewagę nad poprzednią wersją programu, Ŝe usługi uruchamiane są bez zalogowania uŝytkownika czyli automatycznie działają po restarcie komputera. W celu zainstalowania serwera jako usługi w systemie Windows potrzebujemy pliku sf_sql_servis.exe, który odpalamy z linii poleceń za pomocą komendy: sf_sql_servis.exe \INSTALL Aby odinstalować usługę wydajemy polecenie sf_sql_servvis.exe \UNINSTALL Aby uruchomić usługę wydajemy polecenie sf_sql_servvis.exe \START Aby zatrzymać usługę wydajemy polecenie sf_sql_servvis.exe \STOP Po zainstalowaniu serwera w usługach systemu pojawi się automatycznie uruchamiana przy starcie komputera usługa o nazwie SF SQL ALFA STUDIO nazwa własna. Gdzie nazwa własna podawana jest w pliku install.cfg jeśli tego pliku nie będzie nazwa usługi będzie tylko SF SQL ALFA STUDIO. Plik install.cfg ma zawierać tylko, krótką nazwą np. 2009, Ŝe jednoznacznie określającą Ŝe ta usługa obsługuje bazę na rok Jeśli w komputerze chcemy uruchomić kilka takich serwerów na róŝnych portach aby je odróŝnić w usługach systemu przed instalacją trzeba w pliku install.cfg wpisać róŝne nazwy. Oczywiście jeśli jest w komputerze firewall trzeba ten wpisany port w konfiguracji serwera odblokować. Serwer ma własny plik konfiguracyjny pobierany za kaŝdym razem przy starcie lub restarcie usługi serwerowej. Wiersze zaczynające się od znaku ';' średnika są nie wykonywane to komentarze. Usługa nie ma wersji wizualnej chodzi jako program w tle stąd wszytkie błędy i komunikaty oraz rejestrator pracy serwera zapisywany jest do pliku sfsql.log.w nim tekstowo zapisywane jest niezaleŝnie kaŝde uruchomienie usługi SF SQL. Przy kaŝdym uruchomieniu usługi serwer automatycznie pakuje i zapisuje pod datą uruchomienia logi z poprzedniego uruchomienia serwera i takie spakowane przechowuje w katalogu LOG.Czyli tyle jest plików ile uruchomień usługi serwera. Oczywiście moŝemy zatrzymywać i uruchamiać usługę serwera SF SQL w dowolnej chwili poprzez dostęp przez standardowy interfejs systemu operacyjnego Usługi

239 239 Oczywiście aby serwer automatycznie startował po włączeniu komputera musi być typ uruchomienia Automatyczny. ; konfiguracja serwera SFSQL (alfa studio ; katalog bazy danych (jeśli będzie średnik przyjmuje podkatalog./base ) ;BASE DIR= ; maksymalna liczba rekordów przesyłanych w odpowiedzi do uŝytkownika MAX REKORD=16000 ; maksymalna liczba rekordów w odpowiedzi w formacie html MAX REKORD HTTP=8000 ; port nasłuchujący serwera (taki sam musi mieć klientsql aby się skomunikować) PORT_TCP=3333 ; co ile godzin wykonywać automatyczna kopię bazy danych (0 nie rób kopi) BACKUP INTERVAL=6 ; konkretna godzina o której zrobić kopię (0 nie rób kopi) ; wpisanie godziny wyłącza BACKUP INTERVAL czyli albo mamy co kilka godzin ; albo o określonej